Phân tích và định hướng phát triển quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES

Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES thông qua các dữ liệu đƣợc thu thập từ dữ liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2021– 9 tháng đầu năm 2023. Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê đƣợc từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này.

Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

• Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Yếu tố về cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hiệu quả của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty, bao gồm cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của doanh nghiệp nhƣ văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hoá, công nghệ bảo quản và lưu kho, các thiết bị công nghệ thông tin quản lý,… Nếu thiếu các cơ sở hạ tâng và trang thiết bị đó thì hoạt động giao nhận, xuất khẩu hàng hoá sẽ trở nên khó khăn trong tình hình ngoại thương phát triển như hiện nay. Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là ngành yêu cầu vốn đầu tư rất lớn cho cơ sở hạ tầng, kho bãi và năng lực tài chính doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đầu tƣ, mua sắm trang thiết bị, công nghệ, cơ sở hạ tầng…Có tiềm lực tài chính vững mạnh, nguồn vốn dồi dào, doanh nghiệp mới có thể tạo ra niềm tin với đối tác, nhất là đối tác nước ngoài.

Sự hình thành và phát triển công ty Các thông tin chung về công ty

Vin Lines là đối tác tin cậy của nhiều đại lý giao nhận vận tải tại nhiều quốc gia trên thế gới nhƣ Mỹ, Thái Lan, Canada, khu vực Châu Âu,..Đồng thời, công ty cũng trở thành thành viên của nhiều tổ chức, hiệp hội giao nhận vận tải thế giới nhƣ: Uỷ ban Hàng hải Liên bang Mỹ( US Federal Maritime Comission- FMC), Liên minh hàng hóa thế giới( World Cargo Alliance-WCA), mạng lưới logistics toàn cầu (JC Trans),. Vin Lines không chỉ cugng cấp giá cước biển cạnh tranh giúp khách hàng tiết kiệm đƣợc chi phí mà còn tƣ vấn cho khách hàng tuyến đường vận chuyển ngắn nhất, hãng vận tải phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng.

Cơ cấu tổ chức

Ban giám đốc của Vin Lines đƣợc bố chí gồm 1 Tổng giám đốc và 1 Phó tổng giám đốc, Họ nắm quyền điều hành các nhiệm vụ chính nhƣ lập kế hoạch và định hướng chiến lược để đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch của công ty đạt được một cách hiệu quả và bền vững, qua đó đánh giá tầm nhìn tương lai của công ty và định hướng phát triển dài hạn. Họ cũng đóng vai trò trong việc cung cấp số liệu kế toán cho các cơ quan hữu quan: thuế, thống kê, chính quyền, thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc vay tín dụng, lập phương án kinh doanh trình Ngân hàng khi có yêu cầu, và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến tài chính.

Khái quát về kết quả hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021-2023

(Nguồn: Báo cáo tài chính Vin Lines) Thị trường trọng điểm của Vin Lines là thị trường Châu Âu, tuy nhiên tỉ lệ phần trăm của thị trường này có xu hướng giảm do những bất ổn về chính trị và kinh tế trong năm 2022 và 2023, ngược lại 2 thị trường tiềm năng( Châu Á và Châu Mỹ) đang có xu hướng tăng trong 3 năm gần đây. Do đó doanh nghiệp cần phải chú trọng đầu tư phát triển vào hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng phương thức vận chuyển này, để qua đó giữ chân khách hàng hiện tại, thu hút các khách hàng tiềm năng, đồng thời cũng phải nâng cao tính hiệu quả của việc quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu và những giải pháp hợp lý trong hoạt động giao hàng trong thời kỳ nền kinh tế diễn biến phức tạp.

Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES

Cách thức giám sát công ty Vin Lines áp dụng: Để đảm bảo quá trình quản trị giao hàng xuất khẩu diễn ra đúng kế hoạch và hạn những sai sót và rủi ro các nhân viên theo dừi tỡnh trạng vận chuyển ở bộ phận kinh doanh sẽ tạo một dũng theo số thứ tự và cập nhật các thông tin về khách hàng của mình bao gồm các thông tin liên quan đến ngày dự kiến hàng đi, ngày dự kiến hàng đến, hãng tàu chuyên chở, số cân, đặc điểm hàng húa để cỏc nhõn viờn cỏc bộ phận khỏc theo dừi và hoàn thành cỏc bước tiếp theo trong quá trình giao hàng xuất khẩu. Để hoàn thiện hồ sơ và kết thúc một lô hàng, công ty sẽ tiến hành khâu cuối cùng của quy trình là khâu giám sát về tiến độ thanh toán cũng nhƣ các khoản đã thanh toán và các khoản chƣa thanh toán của khách hàng, mọi thông tin về nhận Debit Note hay dự kiến ngày thanh toán cũng sẽ đƣợc các nhân viên bộ phận kế toán cập nhật vào trang tính “Quản lý hàng” của công ty.

Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES

Thứ nhất, công ty đã xây dựng được quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho từng mặt hàng tương đối hoàn thiện, phận định rừ được nội dung trỏch nhiệm, mục tiêu cần đạt đƣợc cho từng phòng ban liên quan, đảm bảo công tác điều hành quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu đƣợc tiến hành một cách chặt chẽ, nhanh chóng, kiểm soát được các tình huống phát sinh và đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Đối với sai sót trong xử lý chứng từ, nguyên nhân có thể việc sai sót trong việc nhập chứng từ không phải ở nhân viên tại trung tâm mà do khách hàng cung cấp sai lệch, tuy nhiên, nhân viên có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng để khách hàng cung cấp thật chi tiết trước khi hàng về để hàng hóa khi tập trung tại trung tâm khai thác có thể đƣợc chuyển đi hoặc giao ngay mà không cần phải bị giữ lại để xác nhận lại chứng từ.