TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Sự hình thành và phát triển của công ty
Các thông tin chung về công ty
Tên tiếng việt: công ty TNHH Vin Lines
Tên tiếng anh: Vin Lines company limited
Tên viết tắt: Vin Lines Co., Ldt Địa chỉ trên ĐKKD: 352 Giải Phóng, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Tầm nhìn của Vin Lines
Vin Lines là một tổ chức dẫn đầu trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam và khu vực là nơi mà tất cả các thành viên trong công ty luôn được quan tâm, che trở, được đào tạo và phát triển bản thân ở mức độ tốt nhất, công bằng nhất Xây dựng một văn hóa làm việc giúp các thành viên đảm bảo về mặt tài chính, sức khỏe, trí tuệ, tinh thần
Sứ mệnh của Vin Lines
Sứ mệnh của Vin Lines chính là phát triển những sản phẩm dịch vụ Logistics đem lại những giá trị hơn cả sự kỳ vọng của khách hàng, không ngừng sáng tạo để luôn là người đi đầu trong lĩnh vực của mình
Sơ lược sự hình thành và phát triển
Vin Lines được thành lập vào năm 2019 với mục tiêu trở thành một trong những công ty kết nối dịch vụ vận tải hàng đầu
Từ năm 2019 đến nay, Vin Lines đã không ngừng mở rộng mạng lưới nhà cung ứng, thị trường và tệp khách hàng tiềm năng trên toàn cầu Xuất phát điểm là một văn phòng nhỏ ở Hà Nội với đội ngũ nhân sự 20 người đến này công ty đã phát triển đến 3 chính nhánh ở Việt Nam nâng tổng số nhân lực lên gần 100 người.
Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm thị trường
1.2.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
Vin Lines hiện đang cung cấp các dịch vụ logistics chính quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu Trước hết là hoạt động cung cấp dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển và kết nối vận chuyển đường hàng với tất cả các loại hàng FCL/LCL/Hàng lạnh/Hàng rời/Hàng gom/Hàng nặng/Hàng DG từ các cảng chính ở Việt Nam Đối với dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển Công ty có thể cung cấp cho khách hàng đa dạng các dịch vụ như người mua hợp nhất (Đại diện nhập khẩu hàng lẻ cho nhiều người mua), nhập khẩu và xuất khẩu FCL và LCL, dịch vụ trung chuyển hàng hóa, phát hành và kiểm tra các chứng từ vận chuyển, môi giới hải quan xuất nhập khẩu dịch vụ Door to door…
Bên cạnh dịch vụ kết nối vận chuyển biển, dịch vụ kết nối vận chuyển hàng không mà Vin Lines đang cung cấp cũng khá cạnh tranh trên thị trường như vận chuyển các bưu kiện nhanh, dịch vụ Door to Door và khai thuế, kiểm tra chứng từ hải quan
Một trong những dịch vụ chính yếu đem lạo doanh thu đáng kể cho công ty phải kể đến đó là dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa nội địa- tập hợp các dịch vụ như xếp, dỡ container, giao nhận hàng hóa, dịch vụ vận tải hàng hóa giữa các cảng Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, vận tải hàng hóa bằng đường thủy nội địa giữa miền Bắc và miền Nam Việt Nam, và vận tải hàng hóa bằng đường sắt đến các thành phố lân cận…
Hiện nay Vin Lines đang hướng đến tập khách hàng ở 3 thị trường mục tiêu bao gồm Châu Mỹ, Châu Âu, Châu Á,…
Tuy vậy công ty vận đang tập trung vào thị trường trọng điểm: Châu Âu
Cơ cấu tổ chức
Hình 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Vin Lines
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Vin Lines)
Chức trách các bộ phận
Tổ chức và nhân sự cảu Vin Lines bao gồm các thành viên chủ chốt đó là Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, các thành viên hội đồng quản trị Các thành viên có nhiệm vụ cung cấp vốn, xác định chiến lược lâu dài cho công ty Đồng thời đưa ra quyết định, giải pháp phát triển thị trường , tiếp thị và công nghệ
Ban giám đốc của Vin Lines được bố chí gồm 1 Tổng giám đốc và 1 Phó tổng giám đốc, Họ nắm quyền điều hành các nhiệm vụ chính như lập kế hoạch và định hướng chiến lược để đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch của công ty đạt được một cách hiệu quả và bền vững, qua đó đánh giá tầm nhìn tương lai của công ty và định hướng phát triển dài hạn họ cũng có vai trò trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ cộng đồng, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác, cổ đông, khách hàng và cộng đồn, đảm
Phòng Marketing, thiết kế, nghiên cứu sản phẩm
Phòng chăm sóc khách hàng Phòng Kinh doanh( sales) Phòng chứng từ Phòng kế toán, tài chính
Chi nhánh Hải Phòng, Hồ Chí Minh Phòng giao nhận Ban giám đốc bảo công ty tuân thủ các quy định pháp luật và làm việc một cách đạo đức và trách nhiệm Bên cạnh đó Giám đốc là người định hướng phát triển sản phẩm và dịch vụ, đưa ra quyết định về việc phát triển và cải tiến sản phẩm và dịch vụ của công ty, đảm bảo sự cạnh tranh và sự khác biệt của công ty trên thị trường Quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Người luôn đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định pháp luật, chuẩn mực đạo đức và quản lý rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh Cuối cùng họ là những người định hình văn hóa tổ chức, xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức phù hợp với giá trị và mục tiêu của công ty, đảm bảo môi trường làm việc tích cực và sự phát triển của nhân viên
Phòng nhân sự, đào tạo
Phòng nhân sự, đào tạo của Vin Lines luôn bao gồm 1 trưởng phòng và 1 phó phòng Họ chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên, thực hiện quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên mới để đảm bảo tổ chức có đủ nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc Họ giúp xây dựng chế độ và chính sách nhân sự, đảm bảo tổ chức có các chính sách, quy định, quy trình liên quan đến quản lý nhân sự, bao gồm chế độ lương, chế độ phúc lợi, chế độ làm việc, chính sách khen thưởng và kỷ luật, và nhiều chính sách khác Đồng thời phòng nhân sự cũng có trách nhiệm đào tạo và phát triển nhân viên Chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao kỹ năng, kiến thức và năng lực làm việc của nhân viên trong tổ chức Trong suốt quá trình làm việc, phòng nhân sự phải luôn đảm bảo hiệu suất làm việc và đánh giá nhân viên, thực hiện việc quản lý hiệu suất và đánh giá định kỳ về công việc của nhân viên, từ đó xác định kết quả làm việc và đề xuất các biện pháp để cải thiện hiệu suất làm việc Không chỉ có vậy họ cũng phải quản lý mối quan hệ lao động Giám sát và duy trì mối quan hệ lao động trong tổ chức, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động, bảo vệ quyền và lợi ích của nhân viên Cuối cùng là xây dựng văn hóa tổ chức Trưởng phòng và phó phòng tham gia vào việc xây dựng và duy trì một văn hóa tổ chức khỏe mạnh, tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực cho nhân viên
Phòng marketing, thiết kế, nghiên cứu sản phẩm
Phòng marketing, thiết kế, nghiên cứu sản phẩm được bố chí bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và nhân viên Họ có nhiệm vụ tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực marketing Đồng thời tiến hành nghiên cứu và phát triển các sản phẩm dịch vụ mới cho công ty qua đó tìm giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả các kênh marketing cũ của công ty, nghiên cứu và phát triển các kênh marketing mới
Phòng chăm sóc khách hàng Được bố chí nhân sự tương tự như các phòng khác Phòng chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm cho việc tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng Họ quản lý, giao dịch, chăm sóc và hỗ trợ những khách hàng được công ty giao phó Cùng với đó, họ thường xuyên cập nhật, báo cáo kết quả công việc với trưởng phòng kinh doanh Tổ chức, ghi nhận tổng hợp ý kiến khiếu nại của khách hàng trong công ty, qua đó phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục, phòng ngừa và theo dõi quá trình thực hiện Hàng năm, phòng chăm sóc khách hàng tổng kết hoạt động khiếu nại của khách hàng, phân tích chỉ số khiếu nại Tổ chức và xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng tiếp cận thông tin về công ty, sản phẩm, dịch vụ của công ty…cuối cùng là lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm trình Trưởng phòng bán hàng xem xét và đề xuất Ban giám đốc thông qua Tổ chức thực hiện theo ngân sách đề ra
Phòng kinh doanh là một trong những phòng đóng vai trò quan trọng trong công ty Dĩ nhiên, một công ty mạnh là một công ty có đội ngũ sales giỏi Họ chính là những người quyết định đến doanh thu của công ty, do đó việc bố trí nhân sự ở vị trí này chiếm phần nhiều hơn so với các phòng ban khác bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 2 trưởng nhóm và các nhân viên Các thành viên đóng vai trò tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh đồng thời xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm của công ty (Bao gồm: các công việc cần triển khai, nguồn lực cần thiết, doanh số đạt được, ) Các thành viên của phòng Kinh doanh cũng phối hợp với các bộ phận liên quan cùng lập các chương trình thúc đẩy kinh doanh với đối tác để giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ khác được giao Quan trọng hơn hết và việc họ tổ chức và quản lý hệ thống dữ liệu Khách hàng/Đối tác của Công ty cũng như mở rộng mạng lưới Khách hàng/Đối tác của Công ty theo kế hoạch trong từng giai đoạn Làm báo cáo kết quả kinh doanh theo tuần, tháng, quý nộp lên ban giám đốc những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin
Cách tổ chức nhân sự phòng chứng từ cũng bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và nhân viên Có nhiệm vụ tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực chứng từ Họ giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động chứng từ và thực hiện các nhiệm vụ khác được giao Nhận viên chứng từ phải cập nhật, nâng cao khả năng nghiệp vụ theo sự phát triển của thị trường Tìm tòi, sáng tạo ra những phương thức quản lý chứng từ mới Đồng thời, họ cũng làm báo cáo kết quả công việc theo tuần, tháng, quý nộp lên ban giám đốc, và phối hợp với Phòng Hành chính nhân sự và các Phòng liên quan trong Công ty để xây dựng Kế hoạch Mục tiêu chất lượng hàng năm
Phòng tài chính, kế toán Được bố chí tường tự như các phòng ban khác, nhiệm vụ chính của phòng tài chính kế toán đó chính là tham mưu giúp Tổng Giám Đốc Công ty thực hiện toàn bộ công tác hoạch toán, kế toán, tài chính mà Hội đồng quản trị giao theo quy định của Điều lệ Công ty Họ tiến hành kiểm tra giám sát việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính và chế độ kế toán trong doanh nghiệp Đồng thời thực hiện công tác hạch toán kế toán của Công ty Tổng hợp, phân tích tài chính trong Công ty một cách thường xuyên, hàng tháng bảo phục vụ cho công tác điều hành của Tổng giám đốc, đồng thời xây dựng các quy định quản lý tài chính trong doanh nghiệp trình Tổng giám đốc ban hành Lập kế hoạch và đảm bảo kế hoạch tài chính: trả nợ ngân hàng, mua hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, các khoản phát sinh khác Họ cũng đóng vai trò trong việc cung cấp số liệu kế toán cho các cơ quan hữu quan: thuế, thống kê, chính quyền, thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc vay tín dụng, lập phương án kinh doanh trình Ngân hàng khi có yêu cầu, và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến tài chính công ty: công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp Nhân viên thuộc phòng kế toán chịu trách nhiệm tính lương và các chế độ khác cho nhân viên bán hàng Lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu Công ty tại từng thời điểm
Phòng giao nhận đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong công ty Họ có trách nhiệm quản lý và điều phối công việc liên quan đến hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa Phòng giao nhận nhận và xử lý các đơn hàng từ khách hàng Các nhân viên sẽ kiểm tra thông tin đặt hàng, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trước khi tiến hành vận chuyển, sau đó lập kế hoạch vận chuyển dựa trên thông tin cung cấp từ khách hàng Tiếp sau họ đảm nhận việc theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến Họ liên lạc với đội lái xe hoặc công ty vận chuyển để theo dõi và cập nhật vị trí hàng hóa, đảm bảo việc vận chuyển được thực hiện đúng thời gian và địa điểm dự kiến Khi hàng hóa vận chuyển qua biên giới quốc gia, phòng giao nhận chịu trách nhiệm xử lý các thủ tục hải quan Họ chuẩn bị và nộp các tài liệu yêu cầu, đảm bảo tuân thủ các quy định và thủ tục hải quan cục bộ
Chi nhánh Hải Phòng, Hồ Chí Minh
Nhiệm vụ chính của chi nhánh Hải Phòng và Hồ Chí Minh trước hết đó chính lá tham mưu cho ban giám đốc, phòng kinh doanh và các phòng ban khác phương pháp, sách lược mới để phát triển công việc kinh doanh Chí nhánh điều hành thực hiện các chiến lược đề ra và tham gia vào việc xây dựng chiến lược, chính sách chung của công ty Đồng thời nhân viên ở chi nhánh chịu trách nhiệm làm báo cáo kết quả công việc theo tuần, tháng, quý nộp lên ban giám đốc Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin Đồng thời, họ phải tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, du lịch Phát hiện khách hàng tiềm năng Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và kí kết hợp đồng Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng Thực hiện tiếp thị- Phát triển lĩnh vực kinh doanh mới Thu nhập và đánh giá thông tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường Sẵn sàng làm những công việc phát sinh khác theo tính chất công việc
Các nguồn lực của công ty
Để có thể hình thành và phát triển bền vững một công ty phải đảm bảo 3 nguồn lực chính bao gồm nguồn lực tài chính, mạng lưới tài sản, các điều kiện vật chất kĩ thuật và nguồn nhân lực Tuy nhiên do nguồn tiếp cận còn hạn chế nên trong bài báo cáo này em xin phép được phân tích rõ hơn về nguồn nhân lực
1.4.2 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật
Cơ sở vật chất Vin Lines bao gồm 3 chi nhánh văn phòng lần lượt ở Hà Nội, Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh với tổng trang bị 110 chiếc máy tính sẵn sàng phục vụ tốt nhất nhu cầu khách hàng
Tổng số lao động của doanh nghiệp
Bảng 1 Tỷ lệ lao động theo từng tiêu chí
Tỷ lệ giới tính Độ tuổi Kinh nghiệm Trình độ học vấn
< 5 năm thâm niên Đại học
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Vin Lines)
Có thể thấy công ty đang sỏ hữu một đội ngũ nhân sự trẻ tuổi, nhiệt huyết và đầy trách nhiệm Điều nay tạo điều kiện giúp công ty không ngừng đổi mới với những ý tưởng mang tính sáng tạo góp phần gia tăng sự hài lòng của khách hàng
Không những về nguồn lực mà công ty còn sở hữu nguồn tài nguyên về trí lực, đảm bảo trình độ đại học trở lên Điều này giúp doanh nghiệp thúc đẩy nhanh quá trình đào tạo, đồng thời nhân viên có tể thích ứng một cách nhanh nhạy sự biến động của thị trường.
Một số kết quả kinh doanh chủ yếu
Bảng 2 Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Vin Lines giai đoạn 2021– 09/2023
(Nguồn: Báo cáo tài chính Vin Lines)
So sánh tốc độ tăng giảm của các chỉ tiêu này qua các năm:
Về doanh thu: Tổng doanh thu của công ty dựa trên 3 phương thức kinh doanh chính: Vận tải đường biển, vận tải đường hàng không, vận tải nội địa( đường bộ, đường sắt) Ba phương thức kinh doanh chính này góp phần chủ yếu vào tổng doanh thu của công ty Ngoài ra công ty còn thu lợi nhuận từ việc chia lợi nhuận với hãng tàu hoặc chênh lệch tỉ giá, hay từ dịch vụ đi kèm như vận chuyển nội địa, vận chuyển bưu kiện nhanh bằng đường hàng không Thông qua kết quả kinh doanh của công ty, ta có thể thấy công ty đã trải qua nhiều biến động Cụ thể, năm 2021 là một năm bùng nổ về doanh thu của Vin Lines khi công ty đạt được doanh thu nổi bật (9 tỉ 336 triệu đồng), có thể nói trước tình hình đại dịch covid diễn biến phức tạp, tuy vậy điều đó vẫn không gây ảnh hưởng quá lớn đến tình hình doanh thu của công ty Đến năm 2022 mặc dù doanh thu có sự giảm nhẹ nhưng không đáng kể, Vin Lines vẫn ghi nhận được mức doanh thu khá ổn định (ở mức 9 tỉ 198 triệu đồng) Tuy nhiên bước sang năm 2023, mức doanh thu ghi nhận ở doanh nghiệp này không đạt được như kỳ vọng với tổng doanh thu cả năm 2023 đạt 8 tỉ 120 triệu đồng điều này xuất phát từ một số nguyên nhân chính như sản lượng vận chuyển liên tục giảm, buộc các hãng tàu dần điều chỉnh giá cước về mức tương đương cuối năm 2019 Xung đột Nga - Ukraine khiến giá năng lượng biến động thất thường, kinh tế châu Âu gặp khó khăn, nhu cầu về hàng hóa suy giảm, trong khi đây là thị trường trong điểm, quan trọng của công ty
Về chi phí: Tổng chi phí phải bỏ ra vào năm 2021 đạt hơn 6 tỉ 551 triệu đồng
Tuy nhiên vào năm 2022và 2023, mức chi phí ghi nhận có sự giảm lần lượt 6 tỉ 486,8 triệu đồng và 5 tỉ 684 triệu đồng Tuy nhiên với mức chi phái này vần chiếm tỉ lệ khá cao so vớ doanh thu
Về lợi nhuận: Năm 2021 tổng lợi nhuận của công ty đạt mức hơn 2 tỉ 784 triệu đồng Năm 2022, lợi nhuận chỉ giảm chỉ còn hơn 2 tỉ 711 triệu đồng, một con số không tương đồng so với chi phí phải bỏ ra Năm 2023, với sự tác động mạnh mẽ của ngành kinh tế đang suy thoái, các hoạt động Logistics chưa ghi nhận được sự phục hồi đáng kể Đó là nguyên do lợi nhuận công ty năm 2023 ghi nhận được sự sụt giảm mạnh ở mức 2 tỷ 648 triệu đồng
Vị trí và nhiệm vụ của sinh viên tại đơn vị thực tập
Vị trí: Thực tập sinh sale oversea thuộc Phòng kinh doanh(sale)
Với vai trò là một thực tập sinh sale Logistics mảng oversea, sinh viên hiện tại đang chịu trách nhiệm cho tập khách hàng là những doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh sản phẩm thuộc thị trường Châu Âu( bao gồm các nước Ý, Hà Lan, Ba Lan, Bồ Đào Nha) Nhiệm vụ cụ thể mà sinh viên phải thực hiện bao gồm tìm kiếm thông tin khách hàng là doanh nghiệp có nhu cầu ( email, website), tiếp đó là tiến hành gửi mail chào giá đến khách hàng tiềm năng và thực hiện tư vấn cho khách hàng về những sản phẩn dịch vụ của công ty Khi xác nhận có đơn hàng, sinh viên chịu trách nhiệm liên hệ với các phòng ban (phòng mua, và chứng từ) để thực hiện đơn hàng cho khách hàng dựa trên những thỏa thuận đã được thống nhất trước đó.
BỐI CẢNH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS
Các yếu tố môi trường vĩ mô/ngành ảnh hưởng đến hoạt động logistics của công
2.1.1 Các yếu tố môi trường vĩ mô
Tình hình kinh tế thế giới
Tình hình kinh tế tiếp tục diễn biến phức tạp, khó lường; cạnh tranh chiến lược các nước lớn ngày càng gay gắt, tính bất định gia tăng, tăng trưởng kinh tế toàn cầu phục hồi còn chậm và khó khăn, tiềm ẩn nhiều rủi ro; khủng hoảng năng lượng, đứt gãy chuỗi cung ứng nguyên liệu sản xuất đầu vào còn tiếp diễn;
Nền kinh tế toàn cầu đang bước vào một thời kỳ mới, với đầy rủi ro và thách thức; nguy cơ suy thoái kinh tế, lạm phát và lãi suất tiếp tục duy trì ở mức cao khiến nhu cầu tiêu dùng giảm mạnh tại các quốc gia trên thế giới, trong đó có khu vực châu Âu - châu
Xu hướng phi toàn cầu hoá đang trỗi dậy mạnh mẽ; Chính sách bảo hộ của các nước ngày một tăng Các nước phát triển ngày càng quan tâm nhiều đến các vấn đề an toàn cho người tiêu dùng, phát triển bền vững, chống biến đổi khí hậu sẽ là tiền đề để họ dựng lên những tiêu chuẩn và quy định mới liên quan đến chuỗi cung ứng, nguyên liệu, lao động, môi trường đối với các sản phẩm nhập khẩu
Xu hướng dịch chuyển nguồn cung về gần thị trường tiêu thụ để giảm thiểu các rủi ro gián đoạn nguồn hàng
Tình hình kinh tế Việt Nam
Thứ nhất, tăng trưởng chậm lại và biến động hơn Tốc độ tăng trưởng trung bình đang chậm lại qua các giai đoạn; trong khi tốc độ tăng trưởng trong ngắn hạn trở nên biến động hơn
Thứ hai, tăng trưởng 3 quý của năm 2023 dù được cải thiện nhưng vẫn thấp Chỉ số tăng trưởng GDP của quý II cao hơn so với quý I nhưng còn thấp hơn nhiều mức trung bình 5 năm của giai đoạn trước Covid -19
Thứ ba, các nền tảng phục hồi kinh tế không chắn chắn Công nghiệp chế biến chế tạo liên quan đến xuất khẩu và bất động sản sụt giảm mạnh
Tình hình chính trị thế giới
Căng thẳng chính trị, xung đột Nga - Ukraine tiếp tục kéo dài, đặc biệt là xuất hiện một số rủi ro, thách thức mới về an ninh lương thực toàn cầu các cuộc xung lớn hơn ở Trung Đông gây ra khủng hoảng hàng hải ở Biển Đỏ đang bắt đầu làm gián đoạn hoạt động vận chuyển
Tình hình chính trị Việt Nam
Việt Nam hiện tại đang tiếp tục duy trì sự ổn định chính trị dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam Chính phủ gắn kết với mục tiêu của việc phát triển kinh tế và cải thiện chất lượng cuộc sống của người dân Việt Nam cũng đã tiếp tục mở cửa và thúc đẩy quan hệ ngoại giao với các quốc gia khác, từ đó đem lại nhiều cơ hội kinh tế và hợp tác quốc tế
Với đặc điểm nhân khẩu học hấp dẫn, tổng dân số trên 97,47 triệu dân, kết cấu dân số trẻ, người trong độ tuổi lao động nhiều, có xu hướng tập trung về các thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh để phát triển Người trẻ năng động, sáng tạo, thích ứng nhanh với công nghệ mới Đây chính là điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành logistics bởi đây chính là nguồn nhân lực vàng giúp phát triển ngành Ngoài ra, trình độ học vấn của nguồn nhân lực này ngày càng được cải thiện nên sẽ tạo nên những yếu tố gia tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp khi doanh nghiệp tham gia vào thị trường quốc tế
Có nhiều chính sách liên quan đến logistics được ban hành cuối năm 2022 và
2023 Các chính sách tiêu biểu gồm:
Cơ chế chính sách chung về logistics
Lĩnh vực đường thủy nội địa
2.1.2 Các yếu tố môi trường ngành
Sức mạnh của nhà cung cấp
Vin Lines có danh sách hệ thống nhà cung cấp đa số là các hãng tàu và hãng hàng không toàn cầu Với số lượng tương đối ít nhưng quy mô khá rộng lớn, và sử dụng sản phẩm độc quyền Chi phí chuyển đổi và thay thế nhà cung ứng khá cao do đó Vin Lines đang phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp đặc biệt là chí phí giá cước Đối thủ tiềm năng
Mối đe dọa từ các đối tiềm nằng đề cập đến là những công ty mới tham gia thị trường có thể đe dọa số lượng hàng bán và thị phần của chính Vin Lines Tuy nhiên thị trường logistics hiện nay đang trải qua thời kỳ đầy biến động ro những bất ổn về chính trị và kinh tế điều này tạo nhiều dào cản khi ra nhập Ngược lại, Vin Lines- với gần 5 năm trên thị trường Logistics, điều này giúp công ty có được uy tín và lượng khách hàng ổn định trên thị trường toàn cầu
Sức ép của khách hàng
Sức mạnh thương lượng của người mua là cực kỳ lớn Khách hàng của Vin Lines là những doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn cầu, họ luôn mong muốn tìm được đối tác forwarder với chất lượng dịch vụ tốt nhất và giá cả cạnh tranh Do đó người mua có thể đẩy giá sản phẩm xuống thấp Với thị trường logistics hiện nay sẵn nhiều thông tin, người mua có thể tìm kiếm các nguồn cung cấp khác, điều này có thể dẫn đến rủi ro mất khách hàng của Vin Lines
Sự xuất hiện các sản phẩm thay thế
Nhìn nhận một cách khách quan, dịch vụ vần tải đường biển và vận chuyển đương hàng không là 2 dịch vụ luôn được ưu tiên sử trong giao nhận quốc tế vì nó đảm bảo được một số yếu tố cốt lõi là thời gian, chi phí và trọng tải Do đó nhu cầu về việc sử dụng 2 sản phẩm dịch vụ này đang không ngừng gia tăng trên toàn cầu, nên việc sử dụng các dịch vụ khác thay thế gần như không thể hoặc rất ít
Sức ép của các đối thủ cạnh tranh hiện tại trong ngành
Hiện nay ở Việt Nam có tới khoảng 1000 doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và hàng trăm doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần công ty liên doanh, công ty tư nhân cùng cạnh tranh với Vin Lines trong lĩnh vực hoạt động Logistics Những công ty lớn hiện tại là đối thủ khá mạnh của Vin Lines cũng như những công ty khác là: Schenker, Kuhn & Nagel, Gematrans, Vinatrans, Transimex,…Nhìn chung các công ty này đều có lợi thế về thương mại, cơ sở vật chất sẵn có, đội tàu, có quan hệ rộng rãi cùng với đội ngũ lành nghề và là các công ty có uy tín trên thị trường Để có thể cạnh tranh và phát triển, chi nhánh Vin Lines luôn luôn phải làm hài lòng khách hàng nhiều hơn đối thủ cạnh tranh về giá cả và chất lượng dịch vụ.
Thực trạng hoạt động kinh doanh các dịch vụ logistics của công ty
2.2.1 Thực trạng về hoạt động kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận tải của công ty Vin lines
2.2.1.1 Tình hình kinh doanh dịch vụ vận tải đường biển của công ty TNHH Vin Lines
Bảng 3 Tình hình kinh doanh dịch vụ vận tải đường biển của công ty
(Nguồn: Báo cáo tài chính Vin Lines)
9 tháng đầu năm 2023, tổng doanh thu của dịch vụ vận tải đường biển chiếm tỉ lệ đáng kể so với các ngành dịch vụ khác của công ty với 50 % tương đương 4 tỉ 079,56 triệu đồng tuy vậy còn số này vẫn chứng kiến một sự suy giảm mạnh so với năm 2021 và năm 2022 khi doanh thu đến từ dịch vụ vận tải đường biển ở mức cao lần lượt là 4 tỉ
610,9 triệu đồng và 4 tỉ 422,23 triệu đồng Nền kinh tế toàn cầu ảm đạm, sức tiêu dùng suy giảm đã và đang ảnh hưởng lớn đến thị trường vận tải biển quốc tế Trong khi đó thị trường chính của công ty- các nước châu Âu đang có lượng hàng tồn kho lớn khi cung vượt cầu dẫn đến thị trường ảm đạm và cạnh tranh cao hơn Lượng hàng tồn kho cần thời gian để xử lý và dự kiến ít nhất phải quý IV/2023 thị trường mới có thể bắt đầu sôi động trở lại Do đó nhu cầu cho hoạt động xuất nhập khẩu cũng diễn ra ít hơn
2.2.1.2 Tình hình kinh doanh dịch vụ vận tải đường hàng không Vin Lines
Bảng 4 Tình hình kinh doanh dịch vụ vận tải đường hàng không của công ty
(Đv: Triệu đồng) Năm Doanh thu
(Nguồn báo cáo tài chính Vin Lines)
Dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không trong 9 tháng đầu năm 2023 đạt mức tổng doanh thu 1 tỉ 732,13 triệu đồng Nhìn chung dịch vụ logistics hàng không của công ty đã giảm gần 4,2% kể từ năm 2021 do tăng trưởng kinh tế chậm lại, theo đó, khối lượng hàng hóa giảm do thị trường hạ nhiệt sau thời kỳ tăng trưởng mạnh bởi đại dịch Covid-
2.2.1.3 Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải nội địa Vin Lines
Bảng 5 Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải nội địa
(Đv: Triệu đồng) Năm Doanh thu
2022 1.507,447 (tăng 7,1%) 1.004,787 ( tăng 2,4%) 502,66 (tăng 7,13%) 09/2023 1.483,96 ( giảm 1,5%) 987,65 (giảm 1,7%) 496,31 (giảm 1,3%)
(Nguồn báo cáo tài chính Vin Lines)
Dịch vụ giao nhận vận tải nội địa của công ty luôn chiến tỉ trọng thấp so với các loại dịch vụ khác Đây cũng không phải là dịch vụ chủ chốt, cốt lõi của Vin Lines Mức doanh thu mà dịch vụ này đem lại cho công ty ở mức khá khiêm tốn với 1 tỉ 483,96 triệu đồng trong 9 tháng đầu năm 2023
2.2.1.4 Thực trạng về tình hình mặt hàng của hoạt động giao nhận, vận tải của Vin Lines
Bảng 6 Cơ cấu mặt hàng Vin Lines vận chuyển và giao nhận 2021, 2022, 2023 ĐTV: tấn
Mặt hàng Năm 2021 Năm 2022 Măm 2023
(Nguồn: Báo cáo tài chính Vin Lines)
Hàng tiêu dùng, kinh doanh như bình ác quy, quần áo, nước xả vải, thực phẩm…Hàng sản xuất như băng keo, chì, nguyên vật liệu, sắt,…Hàng gia công như vải, len, chỉ, cúc áo,…
Từ bảng 6 cho thấy hàng tiêu dùng và hàng sản xuất kinh doanh là những mặt hàng mà Vin Lines thường vận chuyển, giao nhận Sản lượng các mặt hàng giảm qua các năm nhưng số lượng không đáng kể Cụ thể năm 2022, hàng tiêu dùng giảm 11,25 tấn so với năm 2021 Mặt hàng sản xuất có sản lượng giảm qua các năm, riêng năm 2023 sản lượng hàng sản xuất Vin Lines giảm mạnh xuống còn 1195,5 tấn Riêng mặt hàng gia công có chiều hướng giảm, năm 2023 giảm 24,25 tấn so với năm 2022 Một trong những nguyên nhân khiến mặt hành này giảm là các đối tác đặt hàng gia công đã chuyển sang gia công tại Trung Quốc, nơi dồi dào nhân công với giá thuê rẻ hơn Việt Nam
2.2.1.5 Thị trường của hoạt động giao nhận vận tải tại Vin Lines
Về hoạt động vận tải quốc tế thì Vin Lines thường làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài, danh sách hệ thống đại lý của chi nhánh ngày càng được mở rộng với nhiều nước, nhiều tuyến đường… Đặc biệt là thị trường Châu Âu
Hình 2 Biểu đồ tỉ lệ phân bổ thị trường Vin Lines
(Nguồn: Báo cáo tài chính Vin Lines)
Thị trường trọng điểm của Vin Lines là thị trường Châu Âu, tuy nhiên tỉ lệ phần trăm của thị trường này có xu hướng giảm do những bất ổn về chính trị và kinh tế trong năm 2022 và 2023, ngược lại 2 thị trường tiềm năng( Châu Á và Châu Mỹ) đang có xu hướng tăng trong 3 năm gần đây.
Hoạt động kinh doanh Logistics chính tại công ty
2.3.1 Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty Vin Lines
Hình 2 Sơ đồ chuỗi cung ứng công ty Vin Lines
Qua sơ đồ trên ta có thể thấy hiện các nhà cung cấp của Vin Lines chính là các hãng tàu, hãng hàng không và các hãng chuyển phát nhanh Đồng thời Vin Lines cũng có cho mình tập khách hàng là các công ty logistics ở nước ngoài, hay các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất
2.3.2 Thực trạng hoạt động Logistics tại công ty Vin Lines
2.3.2.1 Dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển/ Đường hàng không hàng xuất khẩu
Hình 3 Sơ đồ quy trình thực hiện hàng xuất khẩu
Quy trình đối với dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển/ đường hàng không hàng nhập khẩu bao gồm tổng cộng 9 bước Đầu tiên Khách hàng liên hệ với công ty Tiếp đến phòng giao nhận cử nhân viên làm việc với khách hàng, nhân viên giao nhận tiến hành liên hệ với khách hàng và nhận chứng từ liên quan đến xuất khẩu Những chứng từ cần thiết gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan nhà nước Đến bước 4, sau khi nhận đầy đủ chứng từ bản chính, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai Hải Quan xuất khẩu trên phần mềm có kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của Hải Quan dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ và tiến hành khai báo Hải Quan và chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính: xanh, vàng, đỏ Sau khi khai báo Hải Quan xong, nhân viên giao nhận tiến hành đưa hàng đến cảng/ kho của sân bay (trong trường hợp vận chuyển bằng đường hàng không) để nhân viên Hải Quan tiến hành kiểm hóa, ký tên đóng dấu “đã làm thủ tục Hải Quan” đồng thời ký tên đóng dấu lên hai biên bản bàn giao ở bước 8, Sau khi nhận được tờ khai bản lưu người khai Hải Quan và là một biên bản bàn giao, nhân viên giao nhận tiến hành thanh lý tờ khai với Hải Quan kho hoặc bãi xuất để công chức Hải Quan nơi đây sẽ xác nhận hàng đã thực xuất theo khai báo trên tờ khai bản lưu người khai Hải Quan Đến bước 9 Sau khi tất cả các thủ tục liên quan đã hoàn thành, nhân viên giao nhận tiến hành thanh lý tờ khai và bàn giao hồ sơ cần thiết cho khách hàng Công ty Vin Lines sẽ nhận phí dịch vụ từ khách hàng dựa trên hợp đồng đã ký
2.3.2.2 Dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển/ Đường hàng không hàng nhập khẩu
Hình 4 Sơ đồ quy trình thực hiện hàng nhập khẩu
Quy trình đối với dịch vụ kết nối vận chuyển đường biển/ đường hàng không hàng nhập khẩu bao gồm tổng cộng 10 bước Tương tự sau khi khách hàng liên hệ với công ty, Phòng giao nhận cử nhân viên làm việc với khách hàng, nhân viên giao nhận liên hệ với khách hàng nhận chứng từ liên quan đến nhập khẩu và chuẩn bị bộ chứng từ khai Hải Quan để tiến hành khai báo Hải Quan Đến bước 6, Hải quan sẽ kiểm tra lại thuế đã tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp đã nộp không, nếu doanh nghiệp được hạn thuế thì đóng dấu xác nhận, Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận sẽ đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách nhà nước, nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận và tiến hành kiểm hóa Sau đó nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng và đóng phí Sau đó nhân viên giao nhận nộp cho hải quan kho tờ khai bản lưu người khai hải quan, phiếu xuất kho và lệnh giao hàng đã đối chiếu Manifest để hải quan kho ký tên, đóng dấu công chức lên phiếu xuất kho Nhân viên giao nhận mang phiếu xuất kho đưa cho thủ kho, yêu cầu nhân viên kho điều xe nâng đưa hàng ra khỏi kho Ở bước 9, nhân viên giao nhận đến bộ phận hải quan giám sát cổng để làm thủ tục thanh lý và thanh lý tờ khai
2.3.2.3 Dịch vụ kết nối vận chuyển nội địa
Hình 5 Sơ đồ quy trình thực hiện hàng hóa vận chuyển nội địa
Quy trình đối với dịch vụ kết nối vận chuyển nội địa của công ty Vin Lines có thể bao gồm Trước hết là tiếp nhận yêu cầu, khách hàng liên hệ với Vin Lines để yêu cầu dịch vụ kết nối vận chuyển nội địa, bao gồm thông tin về mặt hàng, điểm gửi và điểm nhận tiếp sai đó nhận viên bộ phần kinh doanh (sales) tiến hành tư vấn và báo giá về các loại hình vận chuyển phù hợp và phương thức đóng gói Công ty cũng thực hiện báo giá
Tư vấn báo giá Đặt lịch chuyển vận
Kiểm tra và đóng gói hàng hóa chuyển Vận hàng hóa
Hoàn thanh tất toán dịch vụ dựa trên thông tin cung cấp sau đó nhận kinh doanh tiến hành đặt lịch vận chuyển nội địa theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm thời gian lấy hàng, thời gian giao hàng và tuyến đường vận chuyển Trước khi vận chuyển, Vin Lines kiểm tra hàng hóa để đảm bảo chất lượng và tính nguyên vẹn của mặt hàng Sau đó, công ty thực hiện đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn vận chuyển Vin Lines sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa từ điểm gửi đến điểm nhận theo đúng lịch trình và quy định giao hàng Trong quá trình vận chuyển, Vin Lines sẽ theo dõi và cung cấp thông tin về tình trạng của hàng hóa cho khách hàng Điều này giúp khách hàng có thể biết được thời gian giao hàng và trạng thái của đơn hàng Khi hàng hóa đến điểm nhận, Vin Lines sẽ tiến hành quá trình giao nhận hàng và xác nhận với khách hàng về việc nhận hàng thành công và thực hiện thanh toán theo thỏa thuận trước đó với khách hàng.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẤP THIẾT VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đánh giá về thực trạng hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công
Với 5 năm hoạt động trên thị trường logistics, Vin Lines đã tạo được uy tín trên thị trường Khách hàng quen thuộc của công ty là những công ty lớn đến từ các thị trường tiền năng và có mức tăng trưởng cao Công ty cũng đang sở cho mình một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ và chuyên môn nghiệp vụ cùng với cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, có hệ thống kho bãi đáp ứng nhu cầu khách hàng Cuối cùng Vin Lines đã xây dựng mối quan hệ tốt với các đại lý hãng tàu, cơ quan hải quan
Mức doanh thu hành năm đang có xu hướng giảm, nguồn vốn chi nhánh còn hạn chế Sự chênh lệch về trình độ giữa các nhân viên cũng như Khả năng tìm kiếm khách hàng của bộ phận kinh doanh chưa cao, liên lạc thông tin còn chưa chặt chẽ giữa một số bộ phận
Một số định hướng giải quyết
Hoàn thiện quy trình giao nhận
Vận dụng công nghệ để tối ưu hóa bộ máy quản lý bằng cách xây dựng các phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, phần mềm kế toán, vi tính hóa quy trình làm việc để kiểm soát tốt chất lượng dịch vụ
Chấp nhận giảm giá dịch vụ để cạnh tranh nhưng vẫn tiếp tục hoàn thiện bộ máy hơn nữa để nâng cao chất lượng dịch vụ
Nhân viên nên áp dụng đúng quy trình làm việc: nhằm tối ưu hóa sự vận hành của bộ máy, loại bỏ rủi ro trong các khâu công việc, hạn chế sai sót về mặt nghiệp vụ của nhân viên, đảm bảo mục tiêu, kế hoạch giao nhận hàng hóa được đúng tiến độ, đạt hiệu quả kinh tế cao hơn
Tăng cường công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Trong thực tế bất kỳ hoạt động nào con người cũng đóng vai trò quyết định tất cả mọi việc Vì vậy, để tiếp tục cuộc cạnh tranh ngày càng gay gắt, trước hết chi nhánh cần nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân sự
Hình thành cơ cấu quản lý nguồn nhân lực một cách hệ thống và có hiệu quả, có sự trực tiếp chỉ đạo và phối hợp chức năng giữa các phòng ban nhằm xác định thông tin một cách chính xác và hiệu quả
Tuyển chọn nhân viên có năng lực, dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc năng động, nhất là nhân viên sale phải giỏi, chuyên nghiệp trong lĩnh vực phân tích thị trường, đề ra biện pháp thâm nhập tìm kiếm khách hàng mới
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Vin Lines cần có những biện pháp để duy trì và nâng cao vị thế của mình trong thị trường cạnh tranh để đảm bảo tính đồng bộ, toàn diện theo hướng phát triển đi lên Trước hết, coong ty phải tăng cao khả năng cạnh tranh bằng việc giảm chi phí chug bằng việc tập trung hoàn thiện bộ máy tổ chức và quy trình làm việc đồng thời hoàn thiện quy trình đào tạo nhân viên mới
Thứ hai, tăng cao khả năng cạnh tranh bằng việc kéo dài chuỗi giá trị Công ty cần đa dạng hóa dịch vụ Logistics và cung cấp cho khách hàng một giải pháp tổng thể về quản trị chuỗi cung ứng.
Định hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp
- Hoàn thiện hoạt động kết nối dịch vụ vận tải đường biển và đường hàng không tại công ty TNHH Vin Lines
- Quản trị quy trình cung cấp dịch vụ vận tải đường biển đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH Vin Lines