TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP ĐƠN VỊ THỰC TẬP CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU GIA PHẠM Giáo viên hướng dẫn THS... HOẠT
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU GIA PHẠM
Khái quát quá trình hình thành và phát triển
Hình 1.1 Logo và slogan của công ty TNHH XNK Gia Phạm
Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Gia Phạm
Trụ sở chính: Số 132 Đường Nguyễn Văn Giáp, Phường Cầu Diễn, Quận Nam
Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động
Tên người đại diện theo pháp luật: Phạm Gia Linh
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước
Sản phẩm kinh doanh: Chuyên sản xuất và phân phối xuất khẩu các mặt hàng tóc giả, tóc nối, tóc thô,… được sản xuất tại Việt Nam
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Xuất nhập khẩu Gia Pham thành lập năm 2018 bởi ông Phạm Gia Linh, là một công ty chuyên sản xuất và phân phối xuất khẩu các mặt hàng tóc giả, tóc nối, tóc thô,… được sản xuất tại Việt Nam Thành lập từ năm
2018, là một trong những công ty có nhiều năm kinh nghiệm về sản xuất, phân phối
2 các sản phẩm ra thị trường tóc toàn cầu Sau thời gian dài phát triển, các sản phẩm của công ty đã và đang có mặt tại hơn 30 thị trường trên thế giới chủ yếu tại Châu Phi, Châu Mỹ, Châu Âu Hiện nay, công ty có 1 cửa hàng bán lẻ ở Lagos (Nigeria) và 1 cửa hàng ở Ibadan (Nigeria), 1 văn phòng ở Hà Nội và 4 xưởng sản xuất tóc ở Việt Nam
Công ty TNHH XNK Gia Phạm trải qua 3 giai đoạn:
Giai đoạn 2018: Thành lập công ty và xây dựng thương hiệu, chiến lược Dù mới là một công ty nhỏ, gặp rất nhiều những khó khăn nhưng công ty đã xuất khẩu được sang thị trường châu Phi và có chỗ đứng trên thị trường vào năm 2019
Giai đoạn 2019-2020: Tận dụng cơ hội, mở rộng thị trường
Không dừng lại ở việc chiếm lĩnh thị trường châu Phi, công ty còn đẩy mạnh xuất khẩu sang châu Mỹ và châu Âu Với nhu cầu tăng cao, công ty cũng đầu tư mạnh mẽ cho nhà máy sản xuất và phát triển sản phẩm với chất lượng tốt hơn Trong thời gian này, công ty đã thành lập văn phòng tại Nigeria và xây dựng cửa hàng bán lẻ tại thành phố Lagos (Nigeria), tăng vị thế trên thị trường và trả thành đối tác lớn của các nhà buôn tóc tại thị trường châu Phi và châu Mỹ
Giai đoạn 2021-2023: Tiếp tục phát triển và mở rộng kinh doanh
Công ty tiếp tục mở thêm 1 cửa hàng bán lẻ tại Ibadan và phát triển văn phòng kinh doanh tại Hà Nội Tập trung đẩy mạnh xuất khẩu sang các thị trường châu Phi, châu Mỹ và châu Âu Hiện nay công ty sở hữu đội ngũ cán bộ nhân viên ưu tú (văn phòng và xưởng sản xuất) với trình độ chuyên môn cao, sẵn sàng cống hiến và vắn bó với công ty.
Lĩnh vực sản xuất, kinh doanh
Công ty Gia Phạm chuyên nhà sản xuất và cung cấp các sản phẩm về tóc chất lượng cao (wig hair, tape hair, weft hair, tip hair ) cho khách hàng nội địa lẫn khách hàng quốc tế Lĩnh vực kinh doanh chính là xuất khẩu tóc giả được chế biến, sản xuất từ 100% tóc người thật của người Việt Nam, cụ thể như sau:
- Thương mại quốc tế: chuyên xuất khẩu tóc giả (chủ yếu là weft hair và wig hair) với thị trường chính là các đối tác đến từ Châu Phi, thị trường Âu - Mỹ
- Thương mại nội địa: công ty hoạt động như một đại lý bán buôn, phát triển mối quan hệ với các khách hàng nội địa.
Cơ cấu tổ chức
Hình 1.2 Cấu trúc tổ chức của công ty TNHH XNK Gia Phạm
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự
Tổng giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty
Văn phòng đại diện Việt Nam và Nigeria:
Phó Giám đốc văn phòng đại diện văn phòng Việt Nam là người chịu trách nhiệm cho việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ở thị trường nội địa, phân bổ vai trò cho các phòng ban trong công ty, đảm bảo hoạt động phối hợp giữa các bộ phận Đồng thời giám sát, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu đã đề ra, từ đó đưa ra các giải pháp kịp thời để điều chỉnh chất lượng làm việc của công ty
Phó giám đốc văn phòng đại diện văn phòng Nigeria, chịu trách nhiệm quản lý
2 cửa hàng bán lẻ tại đất nước này Giống với đại diện văn phòng Việt Nam, người đại diện văn phòng quốc tế cũng có vai trò trong việc xác định mục tiêu chiến lược, phân chia nhiệm vụ và đánh giá, giám sát hoạt động của công ty
Phòng kinh doanh: quản lý hoạt động bán hàng của nội địa và quốc tế Đối với phòng kinh doanh Việt Nam, có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng mới cả trong nước và quốc tế (các thị trường như châu Âu, Hoa Kỳ, châu Phi ), phòng kinh doanh ở
Nigeria chủ yếu tìm kiếm khách hàng ở Nigeria và các nước khu vực châu Phi Hoạt động tìm kiếm khách hàng thông qua các ứng dụng trực tuyến như Facebook, Instagram, Tiktok, WhatsApp, Nhân viên kinh doanh cũng có trách nhiệm chăm sóc khách hàng, tham gia vào thiết lập hệ thống thông tin khách hàng, Khi khách đặt hàng, sales có trách báo đơn hàng cho bộ phận kho, kiểm tra hàng khi xưởng làm xong, gửi hàng và theo dõi hành trình đơn hàng để thông báo với khách hàng Đồng thời thực hiện các hoạt động chăm sóc sau bán: khiếu nại của khách hàng, hoàn hàng, hướng dẫn khách sử dụng sản phẩm
Phòng kế toán thực hiện các công việc liên quan đến tài chính của công ty: kế toán nội bộ, quản lý tài sản, kiểm soát dòng tiền của công ty, kiểm soát vốn, tài sản, trả lương nhân viên, thực hiện các nhiệm vụ do cấp trên giao phó
Phòng nhân sự: quản lý nhân sự của công ty, bố trí nhân lực, tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên tiềm năng theo kế hoạch của lãnh đạo, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, thực hiện các vấn đề bảo hộ lao động, đảm bảo lương thưởng, chính sách dành cho nhân viên phù hợp với tiêu chuẩn nhà nước Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ của công ty
Bộ phận kho: Tiếp nhận đơn hàng từ sales, kiểm tra hóa đơn và tình trạng thanh toán của khách hàng Nếu không có vấn đề gì, người phụ trách kho sẽ đặt đơn hàng cho xưởng, có trách nhiệm đôn đốc xưởng hoàn thiện đơn hàng Nhận đơn hàng do xưởng gửi tới văn phòng, sau đó kiểm kê hàng hóa, nếu có lỗi, hoàn lại cho xưởng sửa chữa Quản lý hàng tồn kho và hàng hóa xuất nhập kho
Phòng Marketing: Quảng bá thương hiệu trên các nền tảng trực tuyến, chạy Ads tìm kiếm data khách hàng Lập kế hoạch truyền thông cho sản phẩm, setup chụp ảnh, quay video, lên lịch livestream sản phẩm
Bộ phận sản xuất: Quản lý hoạt động sản xuất ở xưởng, lên kế hoạch sản xuất sản phẩm điều phối nhân viên để hoàn thành đơn hàng, tham gia vào việc quản lý chất lượng sản phẩm
Bộ phận kho: Quản lý nguyên vật liệu xuất nhập kho, lên kế hoạch đặt hàng nguyên vật liệu theo tình hình đơn đặt hàng được gửi về và lượng hàng tồn Quản lý hàng tồn kho và thành phẩm Chịu trách nhiệm xuất thành phẩm, gửi tới văn phòng công ty ở Việt Nam và Nigeria
Bộ phận KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): dựa trên các tiêu chí đặt ra về chất lượng của tóc giả (độ bóng mượt, độ mềm, màu nhuộm không bị dính ra tay, không phai, khối lượng tóc, mật độ dày ), kiểm tra các thành phẩm nếu đạt cho thông qua, nếu không phải làm lại Tổ chức các buổi hướng dẫn cho nhân viên học nghề.
Nhân lực
Theo phòng hành chính nhân sự của công ty Gia Phạm, khối văn phòng có 58 người và bộ phận sản xuất có 380 người, tổng cộng 176 người Cơ cấu nhân sự phân theo độ tuổi, giới tình và trình độ học vấn được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự Công ty TNHH XNK Gia Phạm phân theo giới tính và độ tuổi tính tới ngày 15 tháng 1 năm 2024
Nam Nữ 18 - 30 tuổi 30 - 40 tuổi Trên 40 tuổi
Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Bảng 1.2 Cơ cấu nhân sự Công ty TNHH XNK Gia Phạm phân theo trình độ tới ngày 15 tháng 1 năm 2024
Trình độ văn hóa Trình độ tiếng Anh
Trên đại học Đại học – Cao đẳng
Sơ cấp Trung cấp Cao cấp
Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty TNHH XNK Gia Phạm Đánh giá chung cơ cấu nhân sự của công ty dựa vào 2 bảng trên:
Về giới tính, số lượng nhân viên nam gần gấp đôi số nhân viên nữ (nhân viên nam chiếm 63,86%, nhân viên nữ chỉ chiếm 36,14%) Trong số đó, nhân viên nam chủ yếu làm ở trong nhà xưởng, do đặc thù của xưởng là trại cai nghiện, công ty thuê người trong trại làm việc, giúp tạo công ăn việc làm cho người cai nghiện Khối văn phòng chủ yếu là nhân viên nữ, trong khối văn phòng, phòng kinh doanh chiếm số lượng lớn và 100% là nhân viên nữ
Về trình độ học vấn, 100% cán bộ quản lý (giám đốc, phó giám đốc, trưởng các phòng ban, leader team) có trình độ đại học trở lên, đảm bảo trách nhiệm dẫn dắt toàn bộ hoạt động của công ty và xây dựng chương trình đào tạo nhân viên Khối nhân viên văn phòng, 100% đều đang trong quá trình học đại học hoặc đã tốt nghiệp Đối với công nhân, hầu hết là lao động phổ thông hoặc trung cấp
Về trình độ tiếng Anh, 100% nhân viên khối văn phòng đều biết ít nhất 1 ngoại ngữ là tiếng Anh, ngoài ra có 3 nhân viên thông thạo thêm tiếng Trung Đối với
7 công nhân trong xưởng, có 55 người biết tiếng Anh, trong đó không ai có khả năng nói tiếng Anh thành thạo, chủ yếu là tiếng anh cơ bản
Hiện nay, công ty cũng đang liên tục tuyển chọn và đào tạo nhân sự mới để mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu Nhân viên được đào tạo bài bản từng nghiệp vụ Đối với bộ phận sản xuất, công ty liên tục có những chương trình đào tạo để nâng cao tay nghề cho công nhân để tạo ra những sản phẩm chất lượng tốt hơn.
Khái quát tình hình tài chính của công ty giai đoạn 2021 - 2023
Bảng 1.3 Kết quả kinh doanh của Công ty XNK Gia Phạm giai đoạn 2021 – 2023
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch
2 Chi phí sản xuất và kinh doanh
Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Từ bảng trên, có một số nhận xét chung về tình hình kinh doanh của công ty Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển, doanh thu và lợi nhuận sau thuế luôn tăng qua các năm
Doanh thu: Tuyệt đối giữa 2021/2022 và 2022/2023 đều tăng, doanh thu năm
2022 tăng 14,4% và năm 2023 tăng 19% Lợi nhuận và mức tăng trưởng của 2021/2022 lớn hơn 2020/2021 tuy nhiên đây cũng đã là một chỉ số thể hiện dấu hiệu tích cực trong quá trình kinh doanh sau những năm suy thoái do Covid
Lợi nhuận trước thuế: Năm 2021 lợi nhuận trước thuế đạt 1.025 triệu đồng giảm
86 triệu đồng so với năm 2020 Năm 2022 lợi nhuận trước thuế đạt 1.422 triệu đồng tăng so với 2 năm 2021 và 2022
Lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận sau thuế năm 2022 là 1.066 triệu tăng 298 triệu so với năm 2021 do lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng Đồng thời tình hình dịch bệnh suy giảm, nhu cầu tiêu dùng tóc trở nên cao hơn Tóm lại, thể đánh giá chung rằng công ty đang có sự phát triển, tăng lên về tài chính, tuy nhiên sự tăng trưởng này là không cao, chi phí còn lớn, chưa tối ưu hiệu quả bộ máy sản xuất từ đó dẫn đến lợi nhuận còn thấp Để có thể giúp phát triển vượt bậc hơn thì cần có sự cải tiến về bộ máy, chi phí sản xuất, nguồn cung cấp,
Tổng nguồn vốn, nợ phải trả và tài sản: Trong 3 năm, nguồn vốn của công ty tăng 27,3%, đây là một mức tăng nhanh chóng, đồng thời các chỉ tiêu về tài sản, nợ phải trả cũng tăng, cho thấy sự mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU GIA PHẠM
Sản phẩm của Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Công ty Gia Phạm cung cấp các sản phẩm làm từ 100% tóc thật (human hair), không bán tóc nhựa (synthetic hair), tóc trộn giữa tóc nhựa và tóc người (blend hair) Sản phẩm đa dạng về kiểu dáng, độ dài, màu sắc và độ dày, có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu của khách hàng
2.1.1 Phân loại theo chất lượng tóc
Bảng 2.1 Phân loại sản phẩm theo chất lượng tóc
Sản phẩm Mô tả Hình ảnh
Tóc remy Tóc người được thu thập từ những bó tóc rối, tóc rụng, được qua máy xử lý để tạo thành bó tóc có sợi cùng hướng
Tóc virgin Tóc được cắt trực tiếp từ người, chưa qua xử lí hóa chất, 100% tự nhiên và có chất lượng cao nhất, các sợi biểu bì tóc cùng hướng nên ít rối, rất mềm mượt Có thể tẩy lên màu cao nhất
Nguồn: Tự tổng hợp 2.1.2 Phân loại theo độ dày Độ dày của bó tóc mô tả sự phân bổ không đồng đều tỷ lệ sợi tóc dài và ngắn trong cùng một bó tóc
MILAN HAIR cung cấp 4 loại độ dày:
1 Super double drawn type 1 (SDD1): 85%-90%
2 Super double drawn type 2 (SDD2): 65%-80%
Hình 2.1 Các loại độ dày của tóc
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH XNK Gia Phạm
2.1.3 Phân loại theo cách sử dụng
Bảng 2.2 Một số sản phẩm của công ty Gia Phạm
Sản phẩm Mô tả Hình ảnh
Tóc Weft Đầu tóc được may 2 lần qua máy và bó lại thành bó
Tóc Tip Có lớp keratin trên đầu, có loại đầu dẹt, tròn hoặc chữ u, dùng máy bấm có nhiệt để dính trực tiếp lên tócA
Tóc Bulk Tóc thường, không có đường may
Tóc Tape Có miếng dán bằng keo chuyên dụng để dán trực tiếp lên tóc
Closure Tóc được móc vào lưới
Frontal Tóc được móc vào lưới, còn gọi là ear to ear closure
Wig Bộ tóc giả, làm từ 1 closure/frontal và 2-
Nguồn: Tự tổng hợp 2.1.4 Phân loại theo kiểu tóc
Straight (natural straight, bone straight): tóc thẳng Đây là loại tóc phổ biến nhất mà công ty xuất khẩu: tóc thẳng tự nhiên và tóc ép thẳng
Curl: tóc xoăn Công ty đang cung cấp các loại xoăn chủ yếu như bouncy curl, deep curl, trong đó bouncy curl rất được ưa chuộng
Wave: tóc sóng Công ty đang sản xuất và xuất khẩu một số kiểu tóc như wavy, deep wave, body wave
2.1.5 Phân loại theo màu sắc
Công ty có thể nhuộm đa dạng màu sắc, bảng màu gồm 140 màu, đáp ứng được hầu hết nhu cầu của khách hàng
2.1.6 Phân loại theo độ dài
Công ty cung cấp tóc dài từ 6 inch tới 32 inch Closure có kích thước bao gồm: 2x4, 2x5, 2x6, 3x6, 4x4, 4x6, 5x5, 5x6, 6x6 Frontal có 2 kích thước là 13x4, 13x6, phù hợp với nhiều kiểu tóc, đáp ứng nhu cầu từ khách hàng.
Kim ngạch xuất khẩu của Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Bảng 2.3 Kim ngạch xuất khẩu tóc giai đoạn 2021 - 2023 của công ty Gia Phạm
(Đơn vị tính: Triệu VNĐ)
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Qua bảng số liệu kim ngạch xuất khẩu tóc của công ty từ năm 2021 đến năm
2023, ta có thể thấy công ty đẩy mạnh xuất khẩu qua từng năm Công ty tăng trưởng đồng đều cho thấy tiềm lực phát triển và khả năng cạnh tranh của công ty dù trong hoàn cảnh kinh tế suy thoái
2.2.1 Giá trị kim ngạch xuất khẩu theo từng mặt hàng
Công ty TNHH XNK Gia Phạm cung cấp nhiều sản phẩm sang hơn 30 thị trường quốc tế, mỗi quốc gia lại có những thị hiếu tiêu dùng khác nhau Sau đây là bảng số liệu về kim ngạch xuất khẩu các sản phẩm tóc của công ty trong giai đoạn 2021-2023
Bảng 2.4 Kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng chính của công ty Gia Phạm giai đoạn 2021-2023
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Biểu đồ 2.1 Kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng tóc giả của Công ty Gia Phạm giai đoạn 2021-2023
Từ bảng trên ta có thể thấy mặt hàng đem lại doanh thu chủ yếu cho công ty là tóc remy với độ dày là super double drawn, double drawn và tóc virgin Single drawn có tỷ trọng thấp nhất trong cả 3 năm, năm 2021 là 1,561 tỷ VNĐ, năm 2022 tăng lên 1,974 tỷ, năm 2023 là 2,394 tỷ Mặt hàng có kim ngạch xuất khẩu cao nhất là tóc remy super double drawn, với kim ngạch xuất khẩu luôn đứng đầu trong cả 3 năm Điều này diễn ra bởi vì mặt hàng này rất được người dân châu Phi ưa chuộng, hơn nữa giá thành cũng cao hơn so với các loại tóc mỏng hơn, nên nó đem lại nguồn doanh thu vượt trội cho doanh nghiệp
Các mặt hàng tóc mỏng hơn như DD và SG thường được ưa chuộng bởi người da trắng, không phải những người có nhu cầu mua tóc quá nhiều Đối với virgin và wig, giá thành 2 sản phẩm này rất cao nên đây không phải thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty, mặt hàng cũng rất kén người mua
Tuy rằng công ty có rất nhiều mặt hàng nhưng nhu cầu người tiêu dùng tại các nước là khác nhau Bảng trên cũng thể hiện được thị trường chính mà doanh nghiệp đang hướng tới Đó là các nước Châu Phi - thị trường tiêu thụ tóc giả lớn nhất thế
15 giới, những người phụ nữ ở đây ưa chuộng mặt hàng như tóc SDD và có xu hướng tự mua closure về để may wig vì giá may wig bên đó rẻ hơn Họ cũng thường lựa chọn tóc remy vì giá thành rẻ thay vì tóc virgin
2.2.2 Giá trị kim ngạch xuất khẩu theo từng thị trường
Bảng 2.5 Kim ngạch xuất khẩu của các thị trường chính của công ty TNHH XNK
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu % Nigeria 4.037 23,0 5.374 26,3 7.046 29,5
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Thống kê số lượng sản phẩm xuất khẩu sang các thị trường giúp công ty đánh giá được tình hình kinh doanh và tiềm năng thị trường, từ đó công ty xác định mặt hàng kinh doanh chủ yếu, chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thị trường
Biểu đồ 2.2 Cơ cấu kim ngạch xuất khẩu theo thị trường lần lượt các năm 2021,
2022, 2023 của công ty Gia Phạm
Nhìn chung sản lượng ở các thị trường đều tăng trưởng tốt, trong đó 2 nước ở thị trường châu Phi là Nigeria, Zambia đem lại nguồn doanh thu lớn nhất Đặc biệt là Nigeria – thị trường chính mà doanh nghiệp hướng tới, đem lại doanh thu cao nhất trong cả 3 năm, lần lượt là 4 tỷ VNĐ, 5,374 tỷ VNĐ và 7.046 tỷ Quốc gia có số lượng tóc xuất khẩu thấp nhất là Bờ Biển Ngà – chỉ đạt 283,06 kg
Sản lượng của doanh nghiệp khi xuất khẩu sang các thị trường cũng tăng lên cụ thể năm 2021 là 2577 kg tóc giả, năm 2023 là 5468.4 kg tóc tăng 2126.6 kg tóc so với năm 2022 và 2973.8 kg tóc so với năm 2021
Từ đây ta có thể thấy được sản lượng tiêu thụ của doanh nghiệp qua các năm là tương đối cao, chứng tỏ việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng có nhiều hiệu quả
Quy trình xuất khẩu tóc giả của Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình thực thiện đơn hàng xuất khẩu của Công ty TNHH XNK
Nguồn: Công ty TNHH XNK Gia Phạm 2.3.1 Chuẩn bị và ký kết hợp đồng
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu để chào hàng
Công ty sẽ tiến hành các hoạt động marketing nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng Sau khi có được liên hệ của khách hàng, các nhân sự phòng marketing sẽ lựa chọn ra những khách hàng tiềm năng và giao cho phòng kinh doanh tư vấn kỹ hơn Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng tiềm năng, trước hết khách phải có nhu cầu mua hàng và có đủ ngân sách dể mua, bởi sản phẩm của công ty hướng tới phân khúc khách hàng cao cấp Khách hàng có thể mua để sử dụng hoặc mua dể kinh doanh Ngoài ra nhân viên phòng kinh doanh có thể tự tìm kiếm nguồn khách hàng qua các kênh mạng xã hội của công ty và của đối thủ, khách tự tìm đến sale
Bước 2: Làm invoice báo giá – đặt hàng
Hình 2.3 Commercial Invoice của Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH XNK Gia Phạm
Trong hóa đơn thương mại của Công ty gồm những thông tin sau:
- Thông tin bên bán: Tên, logo và slogan công ty, Địa chỉ, Website, Fanpage, Số điện thoại, Người đại diện, Email, Số điện thoại người bán, Dấu đỏ đại diện cho Giám đốc
- Thông tin hàng hóa: Mã số đơn hàng, Tên hàng, Số lượng, Phương thức giao hàng và giá
- Các thông tin khác: chính sách đổi trả hàng
Trong quá trình này cũng xác định với người mua sẽ đi theo phương thức vận chuyển nào để tính phí ship, tùy vào quốc gia và quyết định của khách hàng, công ty sẽ đưa ra phương thức vận chuyển phù hợp Hiện tại có 3 cách vận chuyển chính là đi qua agent, gửi hàng qua Fedex và gửi hàng qua DHL
Bước 3: Tạo và lập hợp đồng
Sau khi có khách hàng sẽ tiến hàng báo giá thương lượng, thỏa thuận các điều kiện hàng hóa và yêu cầu giữa các bên Sau khi đồng ý thì sẽ tiến hành ký hợp đồng
Thông thường do hoàn khoảng cách địa lý, hợp đồng giữa Công ty và phía khách hàng sẽ được ký qua mạng điện tử Nếu như có mâu thuẫn thì hướng giải quyết đầu tiên của Công ty là tiến hàng thương lượng Bởi Công ty đặt uy tín lên hàng đầu và muốn tạo lập quan hệ tốt đẹp, lâu dài với khách hàng Việc đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm, sau đó sẽ trình và đưa Tổng giám đốc ký
2.3.2 Lập phương thức thanh toán
Bước 4: Lập phương thức thanh toán Đa số các đơn hàng đều phải thanh toán trả trước 100% giá trị đơn hàng hoặc đặt cọc 50%, đến khi giao hàng sẽ thanh toán phần còn lại Hai bên sẽ thống nhất điều khoản thanh toán quốc tế Công ty có nhiều phương thức thanh toán phù hợp nhiều quốc gia
Bank transfer (T/T): là phương thức thanh toán theo đó ngân hàng thực hiện chuyển một số tiến nhất định cho người hưởng lợi bằng phương tiện chuyển tiền (điện Swift/telex) trên cơ sở chỉ dẫn của người trả tiền Phương thức này sẽ tính thêm 2,2$ phí chuyển tiền quốc tế
Money transfer (Western Union, Moneygram): chuyển tiền qua ứng dụng này thường không mất phí tuy nhiên không đảm bảo lợi ích của người chuyển tiền
Paypal, Onepay: là dịch vụ thanh toán trực tuyến cho phép cá nhân và doanh nghiệp chuyển tiền theo phương thức điện tử, tính phí người chuyển tiền từ 4% tới 7% giao dịch 2 ứng dụng này rất bảo vệ quyền lợi người mua, nếu có bất kì khiếu nại nào người mua có thể được hoàn tiền mà không phải trả hàng
2.3.3 Thực hiện hợp đồng mua bán
Bước 5: Xác định ngày hàng hóa sản xuất và vận chuyển
Tùy theo từng mặt hàng và số lượng khách đặt hàng thì Công ty TNHH XNK Gia Phạm sẽ xác định ngày đưa hàng hóa lên phương tiện vận chuyển, book chuyến và báo giá hàng hóa cho đơn vị vận chuyển quốc tế
Công ty TNHH XNK Gia Phạm thường xuyên phối hợp với các Công ty cung cấp dịch vụ Logistics khi xuất khẩu hàng hóa, giúp Công ty tập trung vào các nguồn lực quan trọng hơn, đồng thời tận dụng được năng lực nghiệp vụ của các doanh nghiệp chuyên về mảng vận chuyển quốc tế
Tùy theo hợp đồng giữa 2 Công ty thì phương tiện vận tải quốc tế sẽ được quy định Tùy từng tính chất hàng hóa, thời gian cần hàng chậm hay gấp mà lựa chọn đi đường biển hay đường hàng Khi lựa chọn phương tiện vận tải cần chú ý:
- Tên hàng vận chuyển, kinh nghiệm và năng lực của hãng vận tải giá vận chuyển;
- Lịch trình của phuơng tiện, thời gian vận chuyển;
- Thời gian muộn nhất khi giao hàng là khi nào;
- Giải quyết khi có tranh chấp khiếu nại
Bước 6 Tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng
Sau khi hai bên đã thống nhất về hãng vận chuyển, tên phương tiện vận chuyển, cảng đi, cảng đến, thanh toán, Công ty TNHH XNK Gia Phạm sẽ tiến hành sản xuất tóc theo hợp đồng Các mẫu tóc sẽ được sản xuất đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng trước khi gửi về văn phòng đại diện Trong quá trình hàng được sản xuất, phía nhân viên kinh doanh và bộ phận kho phải thường xuyên liên lạc với xưởng để kiểm tra tiến độ hàng Đồng thời nhân viên kinh doanh cũng phải thường xuyên trao đổi với khách về tình hình hàng nhằm tạo sự chuyên nghiệp và giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp
Bước 7 Kiểm tra sản phẩm trước khi vận chuyển
Do đặc thù ngành tóc và bán cho khách hàng nước ngoài, để đảm bảo quyền lợi của khách hàng tất cả các sản phẩm do Công ty TNHH XNK Gia Phạm sau khi sản xuất xong sẽ được gửi lên văn phòng đại diện
Tại đây, nhân viên kinh doanh chịu trách nghiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm, nếu có bất kì vấn đề gì sẽ phản hồi ngay với nhân viên khi để gửi hàng về xưởng sửa chữa Nếu không có vấn đề, nhân viên kinh doanh quay chụp sản phẩm gửi cho khách hàng kiểm tra trước khi gửi hàng quốc tế
2.3.4 Phối hợp với các công ty vận chuyển Logistics
Bước 8: Phối hợp với các công ty vận chuyển Logistics
Công ty TNHH XNK Gia Phạm hợp tác cùng UPS, DHL, FedEx, agent CHERUBIM, agent Gabriel và agent Trung Quốc trở thành một trong những đối tác chính của mình
MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU GIA PHẠM
Đề xuất vấn đề nghiên cứu
Từ những vấn đề đặt ra trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH XNK Gia Phạm, em xin đề xuất các hướng đề tài nghiên cứu cho Khóa luận tốt nghiệp như sau: Đề tài 1: Giải pháp thúc đẩy xuất khẩu mặt hàng tóc giả sang thị trường châu Phi của công ty TNHH Xuất nhập khẩu Gia Phạm Đề tài 2: Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng tóc giả sang thị trường châu Phi của công ty TNHH Xuất nhập khẩu Gia Phạm vii