TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU KIM CHÍ BẢO
Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên Tiếng Anh: KIM CHI BAO IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước
- Người đại diện: NGUYỄN THỊ THU PHƯỢNG – Chức vụ: Giám đốc
- Địa chỉ: Số 502 Nguyễn Trãi, Phường Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh
❖ Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo được thành lập năm 2018 (là một trong những công ty con của Công ty TNHH Thiết bị máy móc bao bì Bảo Bảo) là công ty thuộc Liên minh hợp tác xã Việt Nam Hoạt động trong lĩnh vực thương mại và đang đạt được những thành tựu nhất định Từ khi mới thành lập, Kim Chí Bảo được chọn là nhà phân phối độc quyền thiết bị máy móc xây dựng cho Công ty TNHH Lan Minh Nguyễn (Công ty Thiết bị Công nghiệp Lan Minh Nguyễn) Lan Minh Nguyễn là 1 trong 10 công ty Thiết bị công nghiệp lớn nhất Tp Hồ Chí Minh Sau
7 này trở thành đối thủ cạnh tranh với Kim Chí Bảo về lĩnh vực này Trải qua gần 6 năm hoạt động, công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng, nhập khẩu hàng hóa đến từ nhiều quốc gia Cùng với đó, công ty cũng mở rộng nhập khẩu hàng hóa thiết bị máy móc ngành thực phẩm tăng mặt hàng kinh doanh Đến nay Kim Chí Bảo đã hợp tác với nhiều đối tác Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, nhằm nhập khẩu thiết bị chất lượng, phục vụ công nghiệp nhiều ngành nghề khác nhau.
Lĩnh vực kinh doanh chính
Chức năng: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo thực hiện chức năng chính là nhập khẩu và phân phối các loại máy móc thực phẩm, thiết bị nâng hạ, thiết bị công nghiệp ra thị trường (chủ yếu là thị trường trong nước) Đảm bảo cam kết nguồn gốc xuất xứ, đáp ứng theo tiêu chuẩn chất lượng của khách hàng với dịch vụ bảo hành hỗ trợ tốt
Nhiệm vụ: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo hoạt động theo Luật doanh nghiệp của Nhà nước, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về phí, thuế theo quy định của pháp luật Công ty đăng ký và kinh doanh đúng ngành nghề, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của doanh nghiệp, tạo thêm nguồn vốn để đảm bảo tăng trưởng hoạt động kinh doanh của công ty Tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi và trau dồi kinh nghiệm và nâng cao chế độ đãi ngộ nhân viên để củng cố tinh thần tăng hiệu quả làm việc Đồng thời, công ty cũng cần phải đảm bảo và sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả theo như quy định của pháp luật hiện hành
Lĩnh vực kinh doanh chính: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo hiện đang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực: nhập khẩu và cung cấp các loại máy móc thiết bị phục vụ cho công nghiệp như ngành thực phẩm, ngành xây dựng,
Cơ cấu tổ chức
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu bộ máy của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo
(Nguồn: Công ty TNHH XNK Kim Chí Bảo)
Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo thiết lập cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm tình hình kinh doanh theo mô hình công ty cổ phần trên cơ sở tuân thủ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, tuân thủ quy định của Luật doanh nghiệp và quy định của pháp luật có liên quan
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty:
(1) Giám đốc : Là người đứng đầu công ty, có quyền hành cao nhất, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, hoạch định, xây dựng và triển khai các kế hoạch của công ty, chỉ đạo trực tiếp các phòng ban thực hiện các kế hoạch được đề ra
(2) Phó Giám đốc : Là người chịu trách nhiệm hỗ trợ cho Tổng giám đốc trong việc điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty Thực hiện phân tích thị trường và dự đoán nhu cầu về máy móc thiết bị, giám sát hiệu quả hoạt động của các phòng ban để tham mưu cho Giám đốc
- Tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh
- Nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩm chủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, tìm kiếm đối tác Chủ động giao dịch, đàm phán, ký các thư từ, đơn chào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng trong quá trình giao dịch, đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh
- Soạn thảo các hợp đồng có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết;
- Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt; chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Ban giám đốc Công ty
(4) Phòng Hành chính : Chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý hồ sơ và tài liệu quan trọng của công ty, bao gồm hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và văn bản pháp lý; Quản lý chế độ, phúc lợi và thời gian làm việc, tiền lương nhân viên cùng các trang thiết bị trong công ty
(5) Phòng Tài chính – Kế toán : Theo dõi và quản lý tài chính của công ty, xây dựng và duy trì hệ thống kế toán, lập kế hoạch ngân sách, quản lý chi phí và thu chi, và báo cáo tài chính định kỳ cho lãnh đạo công ty
(6) Phòng Kỹ thuật : Chịu trách nhiệm xây dựng, quản lý, theo dõi quy trình quy phạm kỹ thuật Quản lý và kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các mặt hàng, sản phẩm theo đúng mẫu mã, quy trình kỹ thuật, nhiệm vụ thiết kế theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Là đơn vị chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật
Qua những phân tích trên, ta nhận thấy, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo theo mô hình quản trị trực tuyến chức năng Bộ máy quản lý theo hướng điều hành tập trung và được tổ chức thành các phòng ban để thực hiện các chức năng quản lý nhất định Giám đốc có thể hoạt động độc lập toàn quyền quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty với sự hỗ trợ, góp ý kiến của các phòng ban
Nhân lực của công ty
Cùng với quá trình phát triển của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo, đội ngũ nhân sự trong công ty cũng được nâng cao về trình độ và quy mô qua từng năm
Bảng 1.1 Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo giai đoạn 2021 – 2023 Đơn vị: Người
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
Từ bảng 1.1, ta thấy tổng số lao động trong công ty có xu hướng tăng từ năm
2021 đến năm 2023 Sau những gián đoạn của dịch Covid-19, thị trường kinh doanh có sự khởi sắc trở lại, để đáp ứng cho nhu cầu gia tăng của khối lượng công việc, lượng lao động trong công ty cũng có sự gia tăng từ 43 nhân viên (năm 2021) lên 52 nhân viên (năm 2023)
Về giới tính , tỷ lệ lao động nữ luôn lớn hơn lao động nam trong suốt giai đoạn 2021
- 2023 (năm 2021 tỷ lệ nữ là 60,47%, lớn hơn 39,53% so với lao động nam) Điều này đáp ứng với tính chất công việc hành chính, liên quan đến việc xử lý giấy tờ, cần sự cẩn thận, tỉ mỉ,
Về độ tuổi nhân sự , tỷ lệ nhân sự trong độ tuổi từ 40 trở lên có xu hướng giảm từ
6,98% xuống 3,7% và tăng tỷ lệ nhân viên trong độ tuổi dưới 40 cho thấy công ty đang thực hiện trẻ hóa nhân sự, phù hợp hơn với xu hướng hiện nay khi nhiều giấy tờ, thủ tục đang được số hóa
Về trình độ , do tính chất công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao nên phần lớn nhân viên trong công ty có trình độ đại học, cao đẳng trở lên (chiếm khoảng hơn 90% số lượng nhân viên) Hầu hết các nhân viên trong công ty đều biết ít nhất một ngoại ngữ (chủ yếu là Tiếng Anh và Tiếng Trung) Theo thống kê của Phòng hành chính, những nhân viên có trình độ THPT chủ yếu tập trung trong Phòng Kinh doanh.
Tài chính của công ty
Nhìn chung, tình hình tài chính của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo được duy trì ổn định trong suốt giai đoạn 2021 - 2023
Bảng 1.2 Các chỉ số tài chính của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí
Bảo trong giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
4 Nợ phải trả ngắn hạn 26.584.900.247 27.381.692.745 50.257.901.225
5 Hệ số thanh toán ngắn hạn 1,22 1,23 1,36
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Theo số liệu thống kê của bảng 1.2, tổng tài sản của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo có sự gia tăng trong giai đoạn 2021 - 2023, trong đó lượng tài sản ngắn hạn luôn chiếm phần lớn trong tổng tài sản Hoạt động kinh doanh của công ty được duy trì và được đẩy mạnh trong giai đoạn 2023
Nguồn vốn kinh doanh của công ty có sự gia tăng Cơ cấu vốn cho thấy nguồn vốn vay ngắn hạn của công ty luôn cao hơn 50% Tỷ trọng này tăng từ 58,68% năm
2021 lên 62,33% năm 2023 Các khoản nợ chủ yếu đến từ vay ngân hàng, vay đối tác,
Tuy mức vay nợ cao nhưng trong 3 năm gần đây, hệ số thanh toán ngắn hạn của công ty luôn trên mức 1, cụ thể trong các năm 2021, 2022, 2023 lần lượt là 1,22; 1,23; 1,36 Do đó thấy được khả năng cân đối tài chính của doanh nghiệp
Với tình hình tài chính hiện tại, kết hợp với sự khởi sắc trở lại của thị trường thiết bị thực phẩm, xây dựng, công ty có thể mở rộng quy mô kinh doanh trong thời gian sắp tới, từ đó giúp tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU KIM CHÍ BẢO
Tình hình hoạt động của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo trong
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu
Kim Chí Bảo từ 2021 – 2023 Đơn vị: VNĐ
(Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)
Bảng 2.2 Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của Công ty TNHH Xuất
Nhập khẩu Kim Chí Bảo
Chênh lệch (VND) Tỷ lệ Chênh lệch
(Nguồn: Tác giả tính toán từ bảng 2.1)
Dựa vào bảng 2.1 và bảng 2.2, ta có thể đánh giá tổng quan về tình hình phát triển của Công ty giai đoạn 2021 - 2023, cụ thể như sau:
- Về doanh thu và lợi nhuận:
Doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giai đoạn 2021 - 2023 có sự biến động nhẹ Sự biến động này phụ thuộc nhiều vào hoạt động chính của doanh nghiệp là nhập khẩu và xuất khẩu thiết bị máy móc khi hoạt động này chiếm hơn 90% doanh thu của cả công ty Năm 2022, doanh thu và lợi nhuận công ty ghi nhận sự tăng trưởng, cụ thể doanh thu tăng 4.911.166.648 VNĐ so với năm 2021 (tăng 31,9%) và lợi nhuận tăng hơn 50% Sự tăng trưởng này cho thấy công ty đã dần lấy lại đà tăng trưởng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh sau đại dịch Covid – 19 Nhiều nhà máy phía Trung Quốc, Nhật Bản đã phải đóng cửa để ngăn chặn đà lây lan của dịch Hai thị trường xuất khẩu chính hoạt động còn yếu nên số lượng máy móc thiết bị bị hạn chế, ảnh hưởng tới nguồn thu của doanh nghiệp
Tuy nhiên, bước sang năm 2023, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp cho thấy được sự khởi sắc đáng kinh ngạc Mức doanh thu năm 2023 tăng hơn 18 tỷ đồng, tương đương tăng gần 1,5 lần so với năm 2022 và lợi nhuận mà doanh nghiệp thu về trong năm này cũng tăng khoảng 4 lần so với năm 2022 Sự tăng trưởng này đến từ hoạt động có hiệu quả của tổ chức doanh nghiệp cùng sự mở cửa trở lại của các thị trường nước ngoài Nền kinh tế phục hồi, chính phủ đẩy mạnh các chính sách hỗ trợ khiến cho lượng hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng nhanh chóng
- Về chi phí : Năm 2021, chi phí hoạt động kinh doanh của công ty là 14.026.478.305
VNĐ, đến năm 2022 tăng lên 18.206.725.300 VNĐ, tăng 29,8% Chi phí tăng do sự quay trở lại của thị trường, của thương mại quốc tế, các hoạt động về xây dựng bắt đầu hồi phục Bên cạnh đó, công ty cũng tìm kiếm thêm các thị trường mới bù đắp sự thiếu hụt từ những thị trường bị ảnh hưởng nặng nề của dịch Covid Đến năm 2023, chi phí tăng lên 28.269.231.405 VNĐ, gấp khoảng 1,5 lần so với năm 2022 Giai đoạn này công ty đã hồi phục và đi vào phát triển, ngoài việc tiếp tục tìm kiếm nhà cung cấp mới, công ty đi vào đào tạo, tuyển chọn, thuê thêm nhân viên, văn phòng để mở rộng kinh doanh
Thực trạng hoạt động nhập khẩu thiết bị máy móc của doanh nghiệp
Ngay từ khi mới thành lập Công ty đã hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên nhập khẩu và phân phối thiết bị máy móc trong ngành xây dựng, sau đó phát triển thêm mặt hàng thiết bị máy móc ngành thực phẩm và cho đến nay hoạt động nhập khẩu vẫn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế quốc tế của công ty
2.2.1 Kim ngạch nhập khẩu của công ty Đơn vị: Tỷ VNĐ
Hình 2.1: Kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Từ hình 2.1 có thể thấy kim ngạch nhập khẩu của công ty có sự tăng trưởng liên tục trong giai đoạn 2021 - 2023 Cụ thể, kim ngạch nhập khẩu năm 2021 là 2.210.290.872 VNĐ, sau đó kim ngạch nhập khẩu tăng gần 3 lần vào năm 2022 và tiếp tục tăng thêm 7 lần trong năm 2023, đạt mức 14.823.535.354 VNĐ Giá trị kim ngạch thấp vào năm 2021 được lý giải bởi tình hình dịch bệnh Covid-19 căng thẳng, ảnh hưởng đến tiến độ nhập khẩu của công ty Năm 2022, khi nền kinh tế bắt đầu phục hồi trở lại thì Công ty đã có sự bứt phá mạnh Đạt được kết quả trên là nhờ vào
16 sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, đặc biệt là nhờ vào các chính sách thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của chính phủ Trong năm 2022 và năm 2023 hoạt động kinh doanh của Công ty dần đi vào ổn định và có được sự tín nhiệm của bạn hàng, số lượng đặt hàng tăng mạnh mẽ, vì vậy mà tình hình nhập khẩu của Công ty luôn tăng theo năm
2.2.2 Các mặt hàng nhập khẩu chính của công ty
Bảng 2.3: Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo giai đoạn 2021 – 2023 Đơn vị: VNĐ
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Tình hình nhập khẩu của Công ty những năm qua đã đạt được kết quả đáng khích lệ, kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng tăng lên qua các năm theo sự mở rộng quy mô
Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu bao gồm máy hút chân không, máy hàn miệng túi, máy ép miệng ly, máy phát điện, máy in, kẹp móc, cân treo điện tử, máy tời, palang xích, động cơ rung, Nhìn chung các mặt hàng chính của công ty vẫn giữ nguyên qua các năm chỉ có sự thay đổi vị trí thứ bậc giữa các mặt hàng này Mặt hàng chiếm tỷ trọng và giá trị nhập khẩu lớn nhất là palang xích và động cơ rung, 2 mặt hàng này chiếm khoảng 38% tỷ trọng nhập khẩu của công ty và sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới Hiện tại, công ty thực hiện chiến lược kinh doanh đa dạng hóa mặt hàng, tìm kiếm những nhà cung cấp lớn, sản phẩm có uy tín trên thị trường quốc tế để cung cấp cho khách hàng Nhằm tạo uy tín với khách hàng, nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các Công ty khác, hàng hóa Công ty cung cấp đảm bảo đúng chất lượng, quy cách, tính năng kỹ thuật của sản phẩm
2.2.3 Thị trường nhập khẩu của Công ty
Bảng 2.4: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của Công ty TNHH Xuất
Nhập khẩu Kim Chí Bảo giai đoạn 2021 – 2023 Đơn vị: VNĐ
Tỷ trọng Giá trị (VNĐ) Tỷ trọng
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Hình 2.2 Cơ cấu kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của Công ty TNHH
Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo năm 2023
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Qua bảng 2.4 và hình 2.2, ta thấy thị trường nhập khẩu chính của công ty chủ yếu là Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan Về kim ngạch nhập khẩu từ các thị trường, có sự thay đổi qua các năm Qua các năm thì Trung Quốc luôn là thị trường nhập khẩu lớn nhất của Công ty (chiếm 35,05% vào năm 2023), đây là thị trường Công ty đã có quan hệ nhập khẩu từ khi mới thành lập Chất lượng hàng nhập từ Trung Quốc khá cao Và giá cả của chúng cũng chênh lệch không quá nhiều so với các loại hàng cùng loại từ các thị trường khác Giá trị hàng nhập khẩu từ Trung Quốc có tốc độ tăng khá đều qua những năm qua
Thị trường Nhật Bản và Hàn Quốc là 2 thị trường lớn mà Công ty có quan hệ hợp tác, tổng kim ngạch nhập khẩu từ 2 thị trường này dao động ở mức 43% so với tổng kim ngạch nhập khẩu từ năm 2021 - 2023.
Quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa của Công ty
Bước 1: Lên kế hoạch nhập hàng
Bộ phận thực hiện: nhân viên mua hàng (Phòng kinh doanh) kết hợp nhân viên kho
Nội dung thực hiện: Đầu tiên, cần xác định rõ mặt hàng cần nhập khẩu Tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích những và rút ra kết luận về: tình hình nhu cầu trên thị trường cũng như khả năng cung ứng hiện tại về mặt hàng đó trên thị trường; biến động giá cả mặt hàng đó trên thị trường để có những điều chỉnh phù hợp khi đàm phán về giá
Kết hợp nhân viên kho để nắm bắt tình trạng hàng tồn kho, sự thừa thiếu hàng để lên thời gian đặt hàng và số lượng hàng phù hợp
Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Bộ phận thực hiện: Phòng kinh doanh hoặc Giám đốc (với lô hàng giá trị lớn)
Hợp đồng thương mại là một chứng từ quan trọng để làm cơ sở cho các chứng từ còn lại, thể hiện ký kết giao dịch giữa hai bên Vì vậy, Công ty luôn chú ý kiểm tra chính xác các nội dung được ghi trên hợp đồng
Nội dung thực hiện: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo tiến hàng nhập khẩu trực tiếp không qua trung gian Với những đối tác mới sẽ tiến hành gặp mặt trực tiếp còn với các đối tác lâu năm thì các điều khoản cơ bản (thông tin bên bán và bên mua, tên hàng hoá, xuất xứ, số lượng, chất lượng, giá cả, điều khoản incoterm, hình thức và các điều khoản thanh toán, đóng gói, giao hàng và các chứng từ được yêu cầu) đã được xây dựng từ đầu và cứ thế áp dụng cho những lần sau
Hình thức đàm phán được đơn giản hóa qua fax, email, điện thoại vì các đối tác cung cấp đến nay đã được hình thành tạo mối quan tin cậy Mỗi lần nhập hàng mới gửi mail thông báo bên phía đối tác về số lượng hàng, các mốc thời gian
Bước 3: Kiểm tra chứng từ hàng
Bộ phận thực hiện: Nhân viên mua hàng (Phòng kinh doanh)
Nội dung thực hiện: Đối tác cung cấp sẽ gửi bộ chứng từ gồm Invoice, packing list, B/L qua chuyển phát nhanh cho công ty Khi nhận được chứng từ, kiểm tra chi tiết nội dung của chứng từ dựa trên căn cứ Hợp đồng ngoại thương đã ký kết Sau đó gửi chứng từ bản mềm cho bên FWD để họ lên tờ khai Hải quan nháp
❖ Bộ chứng từ khai Hải quan gửi bên FWD gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sale Contract): 1 bản sao y công ty
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản sao y công ty
- Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List): 1 bản sao y công ty
- Giấy chứng nhận lưu hành tự do: 1 bản chứng thực
- Giấy giới thiệu (mẫu sẵn bên FWD): 1 bản gốc
- CO, CQ và các chứng từ yêu cầu với từng loại mặt hàng
Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan
Bộ phận thực hiện: Nhân viên mua hàng (Phòng kinh doanh)
- Sau khi nhận được giấy báo hàng đến thì Công ty tiến hành khai báo hải quan điện tử, qua phần mềm ECUS5 (trước 1 ngày dự kiến hàng về) Cần điền đầy đủ thông tin của mặt hàng nhập khẩu khi khai báo, tránh trường hợp sai sót vì sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa
- Khi đã khai báo hoàn tất và được truyền đi, số sẽ được hệ thống cấp tự động nếu các thông tin chính xác và đầy đủ Kiểm tra lại các thông tin để chắc chắn và không có lỗi sai sót
- Sau khi tờ khai xuất ra thuế, chuyển ngay kế toán nộp thuế, nộp trước 3h chiều xin dấu tròn của kho bạc, nộp thuế và lấy giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Bước 5: Lấy lệnh giao hàng
Bộ phận thực hiện: Nhân viên mua hàng (Phòng kinh doanh)
Nội dung thực hiện: Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu đã cập cảng, hãng tàu hoặc forwarder gửi giấy báo hàng đến (Arrival Notice) cho người nhận hàng Cần chuẩn bị bộ hồ sơ và mang đến hãng vận chuyển khi muốn lấy được lệnh giao hàng
Bước 6: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Bộ phận thực hiện: Nhân viên mua hàng (Phòng kinh doanh)
Nội dung thực hiện: tùy vào kết quả phân luồng tờ khai mà cần chuẩn bị các hồ sơ, chứng từ khác nhau Có 3 trường hợp:
- Đối với luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa khi doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định pháp luật hải quan
- Đối với luồng vàng: hải quan sẽ miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng kiểm tra chi tiết hồ sơ Do đó, cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chi tiết nhất có thể và nắm kỹ thông tin của hàng hóa để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi
- Đối với luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng Đây là trường hợp gắt gao nhất, bắt buộc phải chuẩn bị thật kỹ các giấy tờ cần thiết và mọi giấy tờ khác liên quan
Bước 7: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Bộ phận thực hiện: Phòng Tài chính – Kế toán
Nội dung thực hiện: Cần tiến hành nộp 2 loại thuế chính cho lô hàng nhập khẩu, đó là: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng VAT Ngoài ra, tuỳ vào một số loại hàng mà cần phải nộp thêm các loại thuế khác như: thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt,
Bước 8: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản
Bộ phận thực hiện: Nhân viên mua hàng kết hợp với phòng tài chính - kế toán
Nội dung thực hiện: Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, Công ty cần nộp phí và nhận phiếu giao nhận để được bốc xếp hàng lên xe và chở về kho bảo quản Đồng thời, thuê phương tiện chuyên chở đến lấy hàng về kho nếu có kho riêng hoặc thuê nhà kho/bến bãi để có thể bảo quản lô hàng
MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI VÀ ĐỀ XUẤT NGHIÊN CỨU
Đánh giá hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian gần đây
Là một công ty trẻ, mới trải qua 5 năm xây dựng và phát triển, trong tình hình phải đối mặt với những biến động bất thường của đại dịch Covid - 19 khiến nền kinh tế toàn cầu suy thoái, song với những chiến lược ngắn hạn, dài hạn đúng đắn của Ban giám đốc công ty cùng với sự nỗ lực của đội ngũ công nhân viên đã không ngừng vươn lên và đạt được nhiều thành tựu to lớn:
Về doanh thu và lợi nhuận : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty có biến động trong giai đoạn 2021 - 2023 Đại dịch Covid - 19 đã ảnh hưởng nặng nề đến doanh thu và lợi nhuận của công ty Nhưng công ty đã cố gắng khắc phục và đạt mức tăng 18 tỷ đồng từ 2021 - 2023 Lợi nhuận của công ty cũng có dấu hiệu hồi phục trong thời gian trở lại đây
Các mặt hàng nhập khẩu : Các mặt hàng được đa dạng hóa từ các thiết bị máy móc phục vụ ngành thực phẩm như: máy hút chân không, máy hàn miệng túi, máy ép miệng ly, máy pha cà phê, công ty còn nhập khẩu thêm các máy móc thiết bị trong ngành xây dựng và dần trở thành mặt hàng đem lại doanh thu cao nhất cho công ty Công ty chú trọng hơn đến hình thức nhập khẩu trực tiếp nên doanh thu hợp đồng kinh tế nhập khẩu trực tiếp ngày càng tăng
Phạm vi thị trường : Công ty đã tạo lập và củng cố được lòng tin cho rất nhiều khách hàng và luôn có những đối tác quen thuộc đến nhập khẩu đều đặn các sản phẩm của Công ty, trở thành nhà phân phối uy tín cho nhiều công ty, tập đoàn, doanh nghiệp lớn tại Việt Nam Bên cạnh những thị trường nhập khẩu tin cậy và lâu dài như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan,… công ty đã và đang tìm hiểu những thị trường mới như Hoa Kỳ Đây là các thị trường tiềm năng của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị xây dựng, máy móc thực phẩm Hiểu được điều này, Công ty đã có các biện pháp để nâng cao năng lực nhập khẩu các sản phẩm từ các thị trường chính này
Về nhân lực trong công ty : Đội ngũ nhân viên của công ty có tính chuyên môn cao Các nhân viên của các phòng ban được tuyển chọn và đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, nghiệp vụ chuyên môn của các phòng ban được đảm bảo Nguồn nhân lực dồi dào với lực lượng nhân viên đang dần trẻ hóa nhưng vẫn đảm bảo chất lượng kết hợp với những nhân viên dày dặn kinh nghiệm là tiền đề cho sự phát triển sau này của công ty Bên cạnh đó, công ty quan tâm đến từng cán bộ nhân viên trong các phòng ban, các chế độ ưu đãi khuyến khích nhằm phát huy ưu điểm và tính sáng tạo, lòng nhiệt tình của từng cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi cho họ phát huy được khả năng của mình
Nâng cao uy tín, phát triển tốt mối quan hệ với đối tác, khách hàng : Công ty tạo dựng được sự uy tín đối với khách hàng trong suốt quá trình hoạt động, công ty luôn thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết, đáp ứng yêu cầu về mẫu mã và chất lượng hàng hóa mà khách hàng yêu cầu Công ty cũng đảm bảo thời gian giao nhận hàng theo đúng điều khoản hợp đồng đã ký kết, đây là một trong những yếu tố giữ chữ tín trong mua bán hàng hóa
Bên cạnh những thành tựu đạt được, công ty vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục trong thời gian sắp tới:
Tình trạng quá tải công việc : Công ty chưa có đội ngũ nhân viên chuyên nghiên cứu và cập nhật tình hình thị trường nên dẫn đến việc quá tải công việc cho nhân viên Phòng Kinh doanh Dẫn đến đôi khi xác định thời gian nhập hàng chưa kịp thời bỏ lỡ nhiều cơ hội bán hàng Do vậy nhiều trường hợp việc lựa chọn mặt hàng và đối tác nhập khẩu chưa thực sự tối ưu
Quy trình ký kết hợp đồng và xử lý thông tin còn kém : Khả năng xử lý, phân loại thông tin kém, chất lượng thông tin bị giảm do phải qua quá nhiều khâu khiến cho nhiều khi công ty đã nắm được các thông tin nhưng vẫn bị lỡ mất cơ hội
Chậm trễ trong việc thực hiện các thủ tục hành chính và thủ tục hải quan : Thủ tục hành chính rườm rà, nhất là các thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng rất phức tạp, để thực hiện được mất rất nhiều thời gian Quy trình làm thủ tục hải quan vẫn còn khá nhiều bất cập dẫn đến nảy sinh tiêu cực (chủ yếu từ phía khách quan) Đôi
25 khi là do các phòng ban hoạt động chưa có sự phối hợp nhịp nhàng, nhiều trường hợp phòng kế toán chậm đóng thuế dẫn đến tình trạng hàng đã về nhưng chưa kịp đóng thuế làm kéo dài thời gian lưu kho
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Thứ nhất , công ty chưa thực sự chú trọng chiến lược Marketing Phần lớn các hoạt động của công ty ít gắn với hoạt động Marketing Bên cạnh đó, công ty cũng ít tham gia các hội chợ xúc tiến thương mại ở thị trường trong và ngoài nước Vì vậy, các sản phẩm mà công ty nhập khẩu chưa được biết đến nhiều Hiện nay Công ty đang trong giai đoạn đổi mới cơ cấu nhân sự nên đội ngũ nhân viên tuy tích cực nhưng còn khá non trẻ, chưa đủ để bao quát công việc, dẫn tới quá tải, công việc chưa đạt hiệu suất ở mức tối đa
Thứ hai , đa số các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được ký kết với các đối tác truyền thống, quen thuộc, đối tác lâu năm do đó hợp đồng thường mang tính hình thức là chính, các nội dung cũng như điều khoản trong hợp đồng đều rất sơ sài như không có các điều khoản thưởng phạt, vì các bên tin tưởng nhau
Thứ ba , chính sách quản lý xuất nhập khẩu, chính sách về thuế, hải quan còn chưa minh bạch khiến cho công ty còn bị động trong hoạt động nhập khẩu, nhiều chi phí phát sinh làm ảnh hưởng đến kế hoạch nhập khẩu của công ty Thủ tục hành chính và hải quan liên quan đến hoạt động nhập khẩu còn rườm rà, gây mất thời gian, chi phí của công ty.
Vấn đề đặt ra trong hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp
Thứ nhất , tìm kiếm thị trường: Công ty cần đẩy mạnh hoạt động Marketing để thu hút nhiều khách hàng đối tác hơn, tăng cường nghiên cứu tìm kiếm thị trường, nhu cầu người dùng, đối thủ cạnh tranh, những điểm mạnh, yếu của mình cũng như tìm kiếm các cơ hội mới từ thị trường tiềm năng khác như là các nước Châu Âu, Hoa Kỳ Đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự, phân bố nhân sự hợp lý đặc biệt là ở phòng kinh doanh để thực hiện chuyên môn hóa và tối ưu hóa hiệu suất làm việc
Thứ hai , đào tạo nhân viên chuyên môn về các quy trình kí kết hợp đồng, xây dựng và chú trọng hơn về tính chặt chẽ của các điều khoản hợp đồng Xây dựng quy trình ngắn gọn mà vẫn đúng đắn, tiết kiện thời gian, nắm rõ thông tin và xử lý chuyên nghiệp, tránh việc chậm trễ và sai sót trong khâu kí kết hợp đồng
Thứ ba , tuân thủ các quy định và thủ tục hải quan, chuẩn bị các giấy tờ và chứng từ đúng cách Đây là những yếu tố quan trọng trong việc nhập khẩu Công ty cần phải nắm vững các quy định này để tránh xử lý sai hoặc trễ hạn trong quá trình nhập khẩu; Tăng cường giám sát và theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển, lập kế hoạch cẩn thận và đề xuất giải pháp cho từng lô hàng Đồng thời, cần xem xét các tùy chọn vận chuyển khác nhau như đường bộ và chuyển cảng để giải quyết tình trạng thiếu tàu biển và đảm bảo khả năng linh hoạt trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng về đúng tiến độ.
Đề xuất hướng nghiên cứu
Từ những nghiên cứu có được trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo, em xin đề xuất một số đề tài nghiên cứu sau: Đề tài 1: Nâng cao hiệu quả nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo Đề tài 2: Giải pháp nâng cao chất lượng hàng hóa nhập khẩu mặt hàng thiết bị máy móc từ thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo Đề tài 3: Giải pháp mở rộng thị trường nhập khẩu thiết bị máy móc của công ty
TNHH Xuất Nhập khẩu Kim Chí Bảo