HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÂN PHỐI SENKO VIỆT NAM.... Trong quá trình thực tập, dù còn bỡ ngỡ, thiếu kinh nghiệm, gặp nhiều khó khăn nhưng với sự giúp đỡ tận tình
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÂN PHỐI SENKO (VIỆT NAM)
Khái quát chung về quá trình hình thành, phát triển và chức năng nhiệm vụ của Công
vụ của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam)
Tên công ty: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÂN PHỐI SENKO (VIỆT NAM) Tên giao dịch: SENKO DISTRIBUTION SERVICE (VIETNAM) CO., LTD Thành lập: Tháng 3 năm 2017
Trụ sở chính: Lô đất TT, KCN Dệt May Phố Nối, Xã Liêu Xá, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên, Việt Nam
Email: senko-acc1@senkovn.com
Người đại diện: Saito Takayuki - Tổng giám đốc
Ngành nghề hoạt động: Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, Đại lý vận tải hàng hóa, Dịch vụ tư vấn quản lý, Dịch vụ thông quan thuộc dịch vụ hỗ trợ vận tải biển
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0901007949 do Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp lần đầu ngày 07/03/2017, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 02/07/2019
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
1.1.2 Khái quát quá trình hình thành phát triển
Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam) thuộc Tập đoàn Senko Group Holdings Co., Ltd (Nhật Bản), là tập đoàn đa quốc gia có trụ sở tại Nhật Bản, do ông Fukuda Yasuhisa sáng lập vào tháng 7/1946 Hiện nay, tập đoàn Senko có 449 cơ sở trong nước và 54 cơ sở tại nước ngoài với 13.915 nhân viên, 5.180 chiếc xe (gồm cả toa kéo), 69 chiếc tàu và diện tích trung tâm logistics là 3.220.000 m 2
Tập đoàn Senko có 33 công ty nước ngoài gồm 54 cơ sở, phối hợp với trong nước đảm bảo dịch vụ logistics trọn gói từ đầu đến cuối, đồng thời có cả các trung tâm dịch vụ logistics tại Trung Quốc, Thái Lan, Myanmar, Mỹ, Mexico và Việt Nam
Senko là tập đoàn logistics thực hiện các hoạt động vận tải đường bộ, đường sắt, hàng hải, dịch vụ kho bãi, dịch vụ logistics quốc tế, đồng thời mở rộng sang các lĩnh vực thương mại, xuất nhập khẩu và xử lý thông tin
Hình 1.2 Hoạt động kho bãi và vận chuyển của tập đoàn Senko
Hình 1.3 Thông tin cơ bản về Tập đoàn Senko Nguồn: Dựa theo số liệu của phòng Kế toán và Hành chính nhân sự ngày 31/12/2023
Hình 1.4 Quá trình phát triển của Tập đoàn Senko giai đoạn 2002-2018
3/6/2015: Thành lập văn phòng đại diện Hà Nội
9/2016: Thành lập công ty: Senko Logistics Vietnam tại Thành phố Hồ Chí Minh với nghiệp vụ chủ yếu là Forwarding
3/2017: Thành lập công ty: Senko Distribution Service (Vietnam) - Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam) tại Hưng Yên Đến 11/1/2018 chính thức hoàn thành xây dựng Trung Tâm Logistics và được đưa vào hoạt động
Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam) có trụ sở chính tại Phố Nối, tỉnh Hưng Yên với 44 nhân viên và tổng diện tích 35.000 m 2
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ
Cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất với chi phí cạnh tranh và sự tận tụy chăm sóc khách hàng, đồng thời luôn cố gắng tìm ra giải pháp tốt nhất cho từng lô hàng vận chuyển giao nhận
Phục vụ tất cả khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, lưu kho, xuất nhập khẩu hàng hóa chuyên nghiệp, an toàn, đúng thời gian và nhân viên thân thiện, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao
Tầm nhìn: “Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành đối tác đáng tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực Logistics, một người hướng dẫn tiên phong trong sự đổi mới và hiệu suất Chúng tôi cam kết mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng thông qua các giải pháp phân phối hiệu quả, sáng tạo và bền vững Đồng thời, chúng tôi đặt mục tiêu tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và phát triển bền vững cho cả nhân viên và cộng đồng mà chúng tôi phục vụ.”
Slogan: “Chắc chắn - Nhanh nhẹn - Tươi cười” mang ý nghĩa Senko luôn mang đến sự đáng tin cậy, linh hoạt và tận tâm đối với khách hàng trong mọi khía cạnh của quá trình phân phối hàng hóa
Lĩnh vực kinh doanh
Công ty Senko (Việt Nam) cung cấp một số dịch vụ cụ thể như:
Kho vận: lưu kho, bốc dỡ hàng hóa, đóng hàng
Những công việc liên quan đến kho: lấy hàng, dán tem, đóng gói sản phẩm…
Vận chuyển: vận chuyển hàng với khoảng cách gần – xa tùy theo yêu cầu của khách, vận chuyển nội địa…
Forwarding: các nghiệp vụ như báo giá cước tàu, booking, khai hải quan…
Thương mại: mua bán hàng hóa
Cơ cấu tổ chức
Công ty Senko có cơ cấu tổ chức hợp lý và phân bổ phù hợp với việc quản lý nhân sự và hoạt động kinh doanh, giúp hiệu suất làm việc của công ty đạt hiệu quả cao
Hình 1.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Khối Văn phòng của Senko
Nguồn: Phòng Nhân sự Senko
- Điều hành và quyết định mọi hoạt động của công ty, trực tiếp quản lý các hoạt động của các bộ phận trong công ty, đảm bảo sự hiệu quả và đồng bộ giữa các hoạt động
- Ban hành các quy định, chính sách của công ty, đặt ra các nguyên tắc và hướng dẫn để định rõ quy trình và tiêu chí thực hiện công việc
- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh, đưa ra chiến lược và kế hoạch thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty
- Quản lý quá trình đầu tư, quyết định về việc cấp vốn và phân phối nguồn lực để đảm bảo sự phát triển bền vững và có lợi nhuận cho doanh nghiệp
- Tìm kiếm và mở rộng mạng lưới khách hàng, đại lý và nhà cung cấp, đồng thời xây dựng mối quan hệ bền vững
- Ký kết hợp đồng và phát triển mối quan hệ với khách hàng sẵn có để đảm bảo sự hài lòng và duy trì mối quan hệ
- Đề xuất và quản lý triển khai các dự án kinh doanh mới
- Đề xuất ý kiến để cải thiện và phát triển dịch vụ mà công ty cung cấp
1.3.3.1 Phòng hành chính nhân sự
- Phụ trách việc tuyển nhân sự cho các phòng ban, đồng thời giám sát giờ giấc làm việc của nhân viên
- Theo dõi cung cấp vật dụng văn phòng để đảm bảo nhu cầu làm việc được đáp ứng kịp thời và hiệu quả
- Đặt và quản lý các dịch vụ hỗ trợ như nhà hàng, khách sạn và vé máy bay để hỗ trợ ban giám đốc và nhân viên
- Phụ trách theo dõi thu chi mọi hoạt động của công ty
- Theo dõi các khoản chi tạm ứng để nhân viên giao nhận làm hàng, lấy lệnh
- Theo dõi công nợ của khách hàng theo Debit Note
- Làm các báo cáo theo yêu cầu của Nhà nước và nội bộ tập đoàn
1.3.3.3 Phòng quản lý kế hoạch
- Xây dựng và thực hiện chiến lược tổ chức một cách hiệu quả, bao gồm việc phát triển kế hoạch chiến lược, đặt ra mục tiêu cụ thể, và xây dựng các chỉ số hiệu suất để đo lường và đánh giá kết quả
- Đảm bảo sự tuân thủ chính sách, quản lý rủi ro, và hỗ trợ các bộ phận khác trong việc thực hiện kế hoạch
- Duy trì và cập nhật thông tin để đảm bảo rằng chiến lược được triển khai một cách linh hoạt và có thể thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi
- Quản lý hàng tồn kho và các hoạt động liên quan đến xuất nhập kho, bao gồm duy trì thông tin chính xác về tồn kho, quản lý không gian lưu trữ, xử lý đơn đặt hàng, và phối hợp với bộ phận vận chuyển để đảm bảo vận chuyển hiệu quả
- Chuyển phát và vận chuyển hàng hóa từ một địa điểm đến địa điểm khác một cách hiệu quả và an toàn.
Nhân lực
Dưới đây là một số thống kê về nhân sự tại Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam)
Bảng 1.1 Thống kê nhân sự theo phòng ban tại Senko tính đến tháng 12/2023
Chức vụ/ Bộ phận Số lượng (người)
Nguồn: Phòng nhân sự Senko Bảng 1.2 Thống kê nhân sự theo các tiêu chí tại Senko tính đến tháng 12/2023
STT Tiêu thức Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
4 Trình độ học vấn Đại học, sau đại học 8 18,18%
Nguồn: Phòng nhân sự Senko
Số lượng lao động của công ty tính đến tháng 12/2023 là 44 người, trong đó nam chiếm số lượng chủ yếu (70,45%)
Trong công ty, lực lượng lao động từ 31 đến 40 tuổi chiếm đa số, tiếp đến là lực lượng lao động từ 20 đến 30 tuổi Đây là một lợi thế của công ty trong ngành dịch vụ đòi hỏi sự năng động, sáng tạo và sức trẻ Sau đó là lực lượng lao động trên 40 tuổi
Công ty đặc biệt quan tâm đến chất lượng đầu vào nguồn nhân sự Ban giám đốc, khối kinh doanh và khối quản lý đều có trình độ học vấn đại học, sau đại học Ngoài ra, nhu cầu nhân sự tại công ty cũng đòi hỏi kinh nghiệm từ 6 tháng trở lên trong ngành Điều này mang lại hiệu quả làm việc, thúc đẩy sự phát triển và khả năng cạnh tranh của công ty
Senko luôn coi trọng nguồn lực nhân sự và coi đó là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp Bên cạnh việc có được lực lượng lao động chất lượng, tay nghề cao, Ban lãnh đạo luôn cố gắng thúc đẩy các hoạt động đào tạo nội bộ, mang đến môi trường làm việc năng động, sáng tạo, giúp nhân viên phát huy được tối đa khả năng của bản thân
Ngoài ra, công ty Senko thường tổ chức các buổi đào tạo tay nghề cho nhân viên để giúp nhân viên làm việc có bài bản, chủ động hơn trong công việc, qua đó tăng năng suất làm việc và tạo hứng thú khi đi làm, chẳng hạn như đào tạo về chuyên môn, đào tạo lái xe nâng và an toàn lao động Công ty luôn tổ chức họp đầu giờ để thông báo công việc trong ngày để mọi người có thể nắm bắt được tình hình và những công việc cần đảm bảo tiến độ.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật
Công ty Senko (Việt Nam) đã đầu tư lớn vào trụ sở, kho, cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, làm nâng cao năng lực và chất lượng dịch vụ
Bảng 1.3: Diện tích xây dựng ban đầu của Senko
Cấu tạo kho: 1 tầng, sàn cao, cửa giao nhận hàng hai bên kho
Tổng diện tích 35.000 m 2 Tỷ lệ xây dựng 57,90%
Diện tích xây dựng 20.000 m 2 Mái bãi giao nhận hàng 12m
Kho thường 11.015 m 2 Chiều cao sàn 1.3m Kho ngoại quan 5.000 m 2 Chiều cao khả dụng 8m
518 m 2 Trọng tải sàn kho trên
Bãi nhận hàng 3.597 m 2 Cầu nâng giao nhận hàng
Phòng bảo vệ 30 m 2 Số vị trí xe giao nhận hàng
Tổng 20,160 m 2 Máy phát điện dự phòng
Nguồn: Phòng Kế toán Senko
Tháng 03/2023, công ty tiến hành xây dựng thêm nhà kho mới hai tầng với tổng diện tích sàn là 5.520 m 2 và diện tích xây dựng nhà kho là 2.160 m 2 với tổng chi phí hơn 30 tỷ VNĐ
Hình 1.6 Hình ảnh bên ngoài và bên trong của trung tâm phân phối
Tài chính
Kỳ kế toán năm của Công ty Senko bắt đầu từ ngày 01/04/N đến ngày 31/03/N+1
Bảng 1.4 Bảng tóm tắt Bảng cân đối kế toán của Senko giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
Nguồn: Trích từ Bảng cân đối kế toán của Senko
Tổng tài sản tăng nhẹ qua các năm trong giai đoạn 2021-2023 Trong đó, tài sản ngắn hạn tại 31/03/2023 cao (52.562.237.247 VNĐ) nên công ty quyết định đầu tư xây kho mới Sau khi hoàn thành, giá trị tài sản ngắn hạn giảm xuống còn 22.500.305.170 VNĐ vào cuối năm Tài sản dài hạn lớn vì công ty chủ yếu đầu tư vào kho, khấu hao trong 50 năm theo thời gian thuê đất Tại 31/03/2023, công ty đầu tư xây thêm kho mới (hơn 30 tỷ VNĐ) nên tài sản dài hạn cuối năm lên đến 170.220.580.255 VNĐ
Công ty Senko không có nợ dài hạn, chỉ có nợ ngắn hạn trong tháng Công ty Senko có ưu điểm là trả đúng hợp đồng, không bao giờ để quá hạn thanh toán
Khả năng thanh toán tổng quát và khả năng thanh toán hiện hành cao vì công ty dư tiền mặt, có nhiều sổ tiết kiệm Công ty có một nhược điểm là để nhiều tiền mặt mà không đưa vào các dự án đầu tư
Công ty chưa có khoản nộp ngân sách nhà nước do công ty mới thành lập, vẫn đang được ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp, dự kiến sẽ nộp từ năm tài chính 2024.
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÂN PHỐI SENKO (VIỆT NAM)
Khái quát chung về tình hình kinh doanh
Tháng 03/2017, tập đoàn Senko thành lập Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam) và đến 11/01/2018 chính thức hoàn thành xây dựng Trung Tâm Logistics và được đưa vào hoạt động
Dù thâm nhập thị trường Việt Nam trễ hơn nhiều so với các đối thủ Nhật Bản khác, nhưng công ty Senko (Việt Nam) đã gặt hái được nhiều thành tựu quan trọng như dần tăng doanh thu, lợi nhuận qua từng năm và ngày càng có nhiều đối tác, khách hàng mới Cụ thể:
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Senko giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giá vốn bán hàng 38.849.188.870 48.936.866.387 31.343.585.604 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu hoạt động tài chính
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo kết quả kinh doanh của Senko
Bảng 2.2: Doanh thu từ các dịch vụ kinh doanh của Senko giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo kết quả kinh doanh của Senko
Do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 nên công ty ngừng kinh doanh trong dịch vụ thương mại từ năm 2020 và tập trung chủ yếu vào các dịch vụ: kho, vận chuyển, forwarding Trong đó, lĩnh vực kho bãi được ghi nhận là nguồn doanh thu cao nhất trong công ty cho đến thời điểm hiện tại, tiếp đến là dịch vụ forwarding.
Theo báo cáo của Sở Lao động-Thương binh và Xã hội, do ảnh hưởng của dịch Covid, toàn tỉnh Hưng Yên có hơn 200 doanh nghiệp tạm dừng hoạt động với gần 10.000 người lao động bị ảnh hưởng; 42 doanh nghiệp đăng ký giải thể dẫn đến khoảng 250 lao động bị mất việc làm; 4/65 doanh nghiệp nằm trong các khu công nghiệp, khu chế xuất tạm dừng hoạt động với gần 120 lao động mất việc làm tạm thời Tuy nhiên, doanh thu-lợi nhuận của công ty tăng đột biến trong khoảng thời gian này, và nguồn thu đó phần lớn là từ hoạt động kho bãi vì nhiều khách hàng lớn của công ty do không thể xuất hàng ra thị trường được nên phải lưu kho nhiều tháng liền Khi thị trường ổn định, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển và forwarding có sự gia tăng
Bảng 2.3 Doanh thu từ các khách hàng chính của Senko giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
Daikin (Kho bãi) 18.019.523.426 16.050.235.680 12.923.764.737 Asahi (Forwarding) 14.873.919.070 21.343.884.509 9.870.174.525 Nishio (Vận tải) 230.540.000 251.300.000 610.700.000
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo kết quả kinh doanh của Senko
Công ty Daikin đã là đối tác lâu năm đáng tin cậy của Senko từ khi công ty mới thành lập và chiếm phần lớn diện tích kho trong dịch vụ của Senko Do đó, Daikin là nguồn doanh thu lớn nhất trong lĩnh vực dịch vụ kho bãi của công ty Senko
Từ 01/04/2021 đến 31/03/2022, doanh thu từ dịch vụ kho của Daikin đạt mức 18.019.523.426 VNĐ Tuy nhiên có sự giảm nhẹ trong những năm sau, và có thể được giải thích bằng việc tình hình dịch bệnh đã ổn định, Daikin có khả năng xuất đi
15 và lưu kho hàng hóa ít hơn so với thời điểm đỉnh điểm của đợt dịch bùng phát năm
2021, khi việc lưu kho tăng lên do những biến động đáng kể trong chuỗi cung ứng
Doanh thu từ dịch vụ forwarding của Asahi tăng từ 14.873.919.070 VNĐ (từ 01/04/2021 đến 31/03/2022) lên 21.343.884.509 VNĐ trong cùng giai đoạn năm sau Trong 9 tháng cuối năm 2023, doanh thu thu được là 9.870.174.525 VNĐ
Doanh thu từ dịch vụ vận tải của Nishio từ 01/04/2023 - 31/12/2023 có bước tiến đáng kể, tăng gần ba lần so với 2 năm trước, thể hiện sự hiệu quả và sự tin tưởng từ khách hàng.
Hoạt động kinh doanh quốc tế
Senko (Việt Nam) là công ty có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) thuộc Tập đoàn Senko Nhật Bản hoạt động trong lĩnh vực Logistics trên thị trường quốc tế Công ty chủ yếu nhập khẩu từ Nhật Bản và xuất khẩu sang các nhiều quốc gia khác như Nhật Bản, Úc, Hàn Quốc, và nhiều quốc gia khác
Senko (Việt Nam) tập trung chủ yếu vào thị trường Việt Nam và tạo liên kết chặt chẽ với công ty mẹ tại Nhật Bản Đồng thời, công ty còn xây dựng mạng lưới liên kết rộng rãi với nhiều đối tác trong tập đoàn, bao gồm Úc, Thái Lan, Trung Quốc, và nhiều quốc gia khác
Bảng 2.4 Bảng số liệu cơ cấu thị trường của Senko giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Phòng Kế toán Senko
2.2.2 Nhà cung cấp và khách hàng chính
Senko (Việt Nam) chú trọng tìm kiếm nhà cung cấp và khách hàng lớn, uy tín, chất lượng, phủ rộng toàn cầu Đặc biệt chú trọng những đối tác từ công ty mẹ hoặc có mối quan hệ từ tập đoàn.
Bảng 2.5 Một số nhà cung cấp chính của Senko
STT Tên Sản phẩm, dịch vụ
1 Công ty TNHH đại lý vận tải Evergreen (Việt
2 Công ty TNHH Maersk Việt Nam Forwarding, giao nhận
3 Công ty TNHH New SITC Container Lines Việt
4 Công ty TNHH Irifune DS Việt Nam Forwarding, giao nhận
5 Chi nhánh công ty TNHH giao nhận vận tải Hà
6 Chi nhánh Miền Bắc - Công ty TNHH Một Thành
7 Công ty TNHH giải pháp kiến thức kỹ thuật phần mềm
Dịch vụ tờ khai hải quan
8 Công ty TNHH Đào Tạo và Cung Ứng Nhân Lực
9 Công ty cổ phần express Thành Đạt Vận tải
10 Công ty TNHH thương mại và vận tải Minh
11 Công ty TNHH dịch vụ môi trường Sống Xanh Diệt côn trùng
12 Công ty TNHH xây dựng Penta-Ocean Việt Nam Xây dựng kho
13 Công ty TNHH bảo hiểm phi nhân thọ MSIG Việt
Bảo hiểm kho hàng hóa, công nhân viên
14 Chi nhánh Công ty cổ phần Hai Bốn Bảy tại Hà
15 Công ty TNHH Kamiyama Việt Nam Pallet
16 Senko (Thailand) Co.,Ltd – Thái Lan Forwarding, giao nhận
17 Senko Forwarding Co., Ltd – Nhật Bản Forwarding, giao nhận
Nguồn: Phòng kế toán Senko Bảng 2.6 Một số khách hàng chính của Senko
STT Tên Sản phẩm, dịch vụ
1 Công ty TNHH Aeon Việt Nam Kho bãi
2 Công ty TNHH Lotte Việt Nam Kho bãi
3 Công ty TNHH Vật liệu băng keo Nitto Denko
4 Công ty TNHH Nishio Rent All Việt Nam Vận tải
5 Chi nhánh Hưng Yên - Công ty CP Daikin Air
6 Công ty cổ phần Dệt 10/10 Kho bãi, vận tải
7 Công ty TNHH Hoya Glass Disk Việt Nam Kho bãi, vận tải
8 Công ty TNHH Taisho Việt Nam Kho bãi, vận tải
9 Công ty TNHH Visco Technologies Việt Nam Forwarding, giao nhận
10 Công ty TNHH JNC Filter Việt Nam Forwarding, giao nhận
11 Công ty TNHH Eco Omega Forwarding, giao nhận
12 Công ty TNHH Asahi Kasei Jyuko Việt Nam Forwarding, giao nhận
13 Công ty TNHH Asahi Kasei Advance Việt
14 Công ty cổ phần Netma Forwarding, giao nhận
16 Senko (Thailand) Co., Ltd – Thái Lan Forwarding, giao nhận
17 Senko Forwarding Co., Ltd – Nhật Bản Forwarding, giao nhận
18 Senko Logistics Australia Pty Ltd - Australia Forwarding, giao nhận
Nguồn: Phòng kế toán Senko 2.2.3 Quy trình Logistics và quản lý hàng tồn của Senko (Việt Nam)
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình Logistics và quản lý hàng tồn của Senko
1 Quy trình nhập khẩu hàng hóa
Bước 1: Nhận các chứng từ nhập khẩu từ khách hàng, bao gồm:
- Chứng từ làm thủ tục hải quan: Hóa đơn (Invoice), Phiếu Đóng Gói Hàng Hóa (Packing List), Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (C/O) (nếu có)
Nhập khẩu Vận chuyển Nhập kho
Xuất kho chuyểnVận Xuất khẩu
- Chứng từ nhập hàng: House Bill of Lading (HBL), Master Bill of Lading (MBL) Bước 2: Khi tàu gần cập cảng, tiếp nhận thông báo và giải quyết phí Local Charge Bước 3: Làm tờ khai nháp và thanh toán phí cho hãng tàu
Bước 4: Nhận hóa đơn và lệnh giao hàng từ hãng tàu
Bước 5: Thực hiện thủ tục thông quan, kiểm tra và nộp thuế nếu cần
Bước 6: Theo dõi yêu cầu hải quan và xử lý theo quy định
Bước 7: Nhận lệnh giao hàng cuối cùng và tờ khai thông quan, thanh toán chi phí nâng hạ tại cảng
Bước 8: Hoàn tất bằng việc lấy hàng về kho
Bước 1: Nhận kế hoạch nhập kho của khách hàng (ngày nhập, số container, packing list, )
Bước 2: Lập kế hoạch phân công nhân sự cho việc dỡ hàng và xác định vị trí lưu kho phù hợp
Bước 3: Thực hiện quá trình dỡ hàng từ container với sự chú ý đặc biệt đến việc bảo quản tính nguyên vẹn của hàng hóa
Bước 4: Tiến hành kiểm hàng (model, số lượng, ngoại quan)
Bước 5: Phân loại hàng hóa
Bước 6: Đặt hàng vào các vị trí lưu kho được xác định trước, với sự tổ chức hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý hàng tồn
Bước 7: Cập nhật thông tin vào file quản lý tồn kho và quản lý vị trí lưu kho
Bước 1: Nhận kế hoạch xuất kho từ khách hàng (order/phiếu xuất, ngày xuất, model, số lượng…)
Bước 2: Tạo phiếu hướng dẫn lấy hàng và giao cho người lấy hàng
Bước 3: Thực hiện lấy hàng, kiểm tra và ghi lại số liệu
Bước 4: Giao hàng cho lái xe do khách hàng chỉ định hoặc chuẩn bị gửi chuyển phát nhanh
Bước 5: Cập nhật thông tin vào file quản lý tồn kho và quản lý vị trí lưu kho
4 Quy trình xuất khẩu hàng hóa
Bước 1: Xác nhận lịch xuất kho dựa vào đơn hàng của khách, xác nhận lượng hàng hóa chuẩn bị và ngày có thể xuất hàng
Bước 2: Tiến hành booking với hãng tàu và chọn container tại khu lưu trữ container (Container Yard – CY)
Bước 3: Thực hiện thủ tục hải quan bằng cách lên tờ khai nháp, truyền tờ khai vào ngày đóng hàng, và thực hiện theo luồng xanh, vàng, đỏ
Bước 4: Thực hiện thủ tục xuất hàng bằng cách đóng hàng lên container, kẹp chì, và thanh toán chi phí nâng hạ
Bước 5: Vận đơn: Tạo HBL nháp từ SI, VGM, Invoice, Packing List, và Booking, sau đó kiểm tra thông tin và khai tờ khai hàng hóa trước (Advance Cargo Declaration – AFR)
Bước 6: Ngày tàu đi: Xác nhận ngày tàu đi, phát hành HBL chính thức, thanh toán cước biển, yêu cầu hãng tàu thả hàng, và gửi chứng từ cho Forwarder nước nhập khẩu
MỘT SỐ VẤN ĐỀ TỒN TẠI VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
CỨU 3.1 Phân tích SWOT của Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam)
Về trung tâm phân phối
- Vị trí địa lý: Nằm trong KCN
Dệt may Phố Nối, gần các KCN
Thăng Long II, KCN Yên Mỹ,… của tỉnh Hưng Yên, cũng như các
KCN ở Bắc Ninh, Hải Dương, Hà
Nam… và nằm trên trục giao thông giữa Hà Nội và Hải Phòng
- Cơ sở vật chất: Kho được thiết kế và xây dựng kiên cố với diện tích lớn, đáp ứng được nhu cầu xuất – nhập – lưu kho cho một lượng lớn hàng hóa
- Trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ phục vụ công việc (xe nâng điện, xe nâng tay,…)
- Có hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống an ninh (camera, cảm ứng,…) đảm bảo an toàn cho hàng hóa của khách hàng
- Có đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm trong vận hành kho
- Nhận sự đầu tư về vốn và hỗ trợ về kĩ thuật từ tập đoàn
- Nhận được sự ưu ái từ các khách hàng thân thiết của tập đoàn mẹ
- Bên cạnh những dự án ban đầu (chủ yếu lấy nguồn từ tập đoàn mẹ) thì việc mở rộng kinh doanh cũng là thách thức
- Ngoài các khách hàng có trang bị sẵn phần mềm quản lý, cũng có nhiều khách hàng không có phần mềm; lại có đặc điểm hàng hóa và điều kiện lưu kho, xuất – nhập khác nhau, dẫn đến việc áp dụng hệ thống quản lý khó khăn (Có nhiều công việc còn xử lý chủ yếu qua excel, word,…)
- Kho được thiết kế ban đầu không có hệ thống Pallet xếp tầng, nên việc tận dụng không gian lưu trữ chưa tốt (Từ tháng 08/2020 công ty đầu tư hệ thống giá kệ Pallet Rack để tối ưu diện tích lưu kho)
- Có thực tế là thường có sự xáo trộn về nhân sự ở hiện trường (người nghỉ, người vào), nên ở những thời điểm như vậy, công việc bị ảnh hưởng ít nhiều
(Được tạo điều kiện để kí kết hợp đồng lớn và cung cấp dịch vụ liên tục ngay từ những ngày đầu công ty đi vào hoạt động)
- Công ty thường tổ chức các buổi đào tạo tay nghề (chuyên môn, an toàn lao động) cho để giúp nhân viên làm việc có bài bản, chủ động hơn trong công việc, qua đó tăng năng suất công việc và tạo hứng thú khi đi làm
Về dịch vụ vận chuyển
- Đối tác trong khâu vận chuyển/ vận tải là các công ty có năng lực và uy tín
- Cũng nhận được sự tin tưởng của các khách hàng lớn, được tạo điều kiện để kí kết hợp đồng ngay từ sớm
- Công ty chưa sở hữu đội xe riêng nên phải thuê lại xe của những vendor khác
- Chưa có hệ thống điều xe (hiện tại số lượng đầu xe chưa nhiều nên ổn định, nhưng sẽ là vấn đề khi cùng lúc quản lý nhiều xe)
Về dịch vụ thương mại, xuất nhập khẩu
- Có nhiều đối tác tại Việt Nam do công ty Senko Nhật Bản giới thiệu
- Khó cạnh tranh với những đối thủ nội địa về mặt: giá thành, kinh nghiệm khai báo hải quan, mạng lưới hoạt động
- Trung tâm phân phối của công ty
Senko được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn chất lượng và độ an toàn cao của Nhật Bản nên đáp ứng
- Hiện có hơn 1000 công ty Logistics đang hoạt động nên đối thủ cạnh tranh nhiều, nhất là những công ty nội địa vì họ có
23 được các yêu cầu khắt khe của khách hàng khi chọn lựa kho để lưu trữ hàng hóa → cơ hội tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng trong mảng kho bãi này
- Ngày càng có nhiều công ty Nhật
Bản chuyển dây chuyền sản xuất của họ sang Việt Nam (trong đó có các khách hàng thân thiết như tập đoàn Asahi Kasei, JNC) nên đây là cơ hội lớn cho công ty Senko có thể cung cấp các dịch vụ logistics tổng hợp như lưu kho, vận chuyển, xuất nhập khẩu cho những khách hàng này
- Hiện tại, nhiều khách hàng của công ty chỉ sử dụng một phần nhỏ dịch vụ mà công ty đang cung cấp
(chỉ lưu kho hoặc chỉ thuê xe vận chuyển) nên nếu công ty thuyết phục những khách hàng này sử dụng tất cả những dịch vụ logistics mà công ty cung cấp thì có thể tăng doanh thu và lợi nhuận lên gấp nhiều lần mạng lưới hoạt động rất rộng và rất lành nghề trong nghiệp vụ khai báo hải quan
- Chi phí hoạt động cao so với những công ty nội địa nên giá dịch vụ của công ty cũng cao → khó cạnh tranh và dễ mất khách hàng
3.2 Phân tích những vấn đề mà công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam) đang phải đối mặt
Công ty không sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS)
Doanh thu và lợi nhuận của hoạt động ở kho bãi chiếm tỷ lệ cao trên tổng doanh thu của cả công ty nên việc tiếp tục duy trì tốt dịch vụ kho bãi, tức là việc giữ chân khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới sử dụng kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì doanh thu – lợi nhuận của công ty ngay cả trong giai đoạn chịu ảnh hưởng của đại dịch Covid
Bảng 3.1 Doanh thu từ các dịch vụ kinh doanh của Senko giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
Nguồn: Tổng hợp từ Báo cáo kết quả kinh doanh Công ty Senko (Việt Nam)
Tuy nhiên, ban quản trị chưa đưa hệ thống quản lý kho (WMS) vào để sử dụng nên đã gây ra những khó khăn cho những hoạt động kho bãi tại trung tâm phân phối
Công ty chưa chuẩn hóa một số quy trình nghiệp vụ kho bãi
Từ tháng 03/2023 đến tháng 08/2023, công ty Senko đã phải nhiều lần xin lỗi khách hàng Sekisui House vì lượng hàng tồn trong kho không khớp với số liệu thực tế
Hình 3.1: Sai sót trong khâu quản lý tại kho
Qua những lần sai sót này, khách hàng Sekisui House đã phàn nàn rằng quy trình xuất – nhập kho và kiểm soát hàng tồn của công ty Senko có quá nhiều sai sót, và yêu cầu công ty phải có biện pháp khắc phục ngay để không xảy ra tình trạng này nữa
Công ty Senko phải thuê nhà cung cấp bên ngoài để giải quyết các công việc liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu (forwarding)
Công ty TNHH dịch vụ phân phối Senko (Việt Nam) đã hợp tác với Công ty TNHH Irifune DS Việt Nam để bắt đầu cung cấp dịch vụ forwarding cho khách hàng chính là công ty Asahi Kasei Jyuko (AJV) từ tháng 01/2018 Nhiệm vụ của công ty Senko chỉ là làm trung gian để gửi chứng từ, tập hợp chi phí để làm Debit Note cho khách AJV mỗi cuối tháng nên công ty không mua và sử dụng bất kỳ phần mềm nào để quản lý cũng như thao tác các nghiệp vụ forwarding
Về việc công ty vẫn chưa đưa hệ thống quản lý kho (WMS) vào sử dụng
Có hai nguyên nhân chính:
Trung tâm phân phối của công ty Senko tại Phố Nối ban đầu được lên kế hoạch xây dựng để phục vụ cho khách hàng chính là Công ty cổ phần Daikin Air Conditioning Việt Nam, hơn ẵ diện tớch kho (khoảng 8.500 m 2 ) được dựng để lưu trữ mặt hàng máy lạnh Thông thường, trung tâm phân phối với diện tích lớn như vậy phải được trang bị hệ thống quản lý kho nhưng do khách hàng đưa ra yêu cầu rằng họ sẽ sử dụng hệ thống quản lý riêng của tập đoàn Daikin, nên phía Senko không cần phải chuẩn bị
Diện tích kho còn lại đã được dùng để lưu trữ hàng hóa của Hoya và những khách hàng khác Tuy nhiên hàng hóa của những khách hàng này có khối lượng – thể tích lớn và có tần suất nhập – xuất kho ít và cố định nên nhân viên hoàn toàn có thể kiểm điếm và quản lý thủ công bằng tay và Excel
→ Công ty đã cho rằng hệ thống quản lý kho là chưa cần thiết vì nhân viên vẫn có thể làm và quản lý thủ công được
Hình 3.2: Phần lớn diện tích kho dùng để lưu trữ hàng hóa có khối lượng và thể tích lớn
Về việc chưa chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ dẫn đến sai sót
Có hai nguyên nhân chính: