quản trị kho hàng tại công ty cổ phần mỹ phẩm thiên nhiên cỏ mềm

XÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Trên cơ sở các dữ liệu thứ cấp, công trình nghiên cứu về quản trị kho hàng và dữ liệu sơ cấp thu thập trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần M

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập quốc tế, hoạt động thương mại hàng hóa ngày càng tăng lên về cả quy mô và cơ cấu thị trường Các doanh nghiệp sản xuất có nhiều cơ hội hơn về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn thiện hoạt động logistics của mình cũng như hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng, các yếu tố vận chuyển đầu vào, lưu kho bảo quản hàng hóa, Nhưng cũng song song với đó, các doanh nghiệp phải cạnh tranh trong một thị trường rộng hơn với nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn đưa ra thị trường sản phẩm có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng với các sản phẩm ngoại nhập, thì cần thay đổi tư duy và cách quản lý để có thể thích ứng được với những cái mới, phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình Tìm mọi cách để tối ưu chi phí ở mọi mặt, bởi yếu tố cấu thành nên giá của sản phẩm bao gồm rất nhiều loại thuế và phí khác nhau như: chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí marketing, chi phí nguyên vật liệu, chi phí kho bãi, vận chuyển, mặt bằng, Trong chí phí logistics nói chung và chi phí trong quản trị kho hàng nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong nước còn đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản trị kho hàng, phương thức quản trị cũng như các hoạt dộng quy trình trong kho chưa được tối ưu dẫn đến các chi phí logistics gia tăng, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì vậy, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp đó là làm cách nào để cải thiện công tác quản trị kho hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh trong việc giảm chi phí quản lý kho, rút ngắn được thời gian quy trình tác nghiệp trong kho để làm giảm tối đa thời gian cung ứng sản phẩm đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ Quá trình toàn cầu hóa kinh tế làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn nhiều lần so với trước đây, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản trị kho hàng Hàng hóa cần phải được bảo quản tốt, an toàn đảm bảo chất lượng tốt nhất để đưa đến tay người tiêu dùng Đồng thời để tránh hàng tồn kho nhiều làm đọng vốn thì doanh nghiệp phải tính toán lượng hàng tồn kho sao cho phù hợp với từng thời điểm khác nhau Bên cạnh đó, tầm nhìn trong thiết kế quy hoạch không gian kho còn nhiều hạn chế dẫn đến nhà kho chỉ đáp ứng được một số chức năng, về lâu dài khi mở rộng quy mô, gia tăng lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục sử dụng được nữa và phải quy hoạch lại gây ra tốn chi phí cho doanh nghiệp Đi sâu vào trường hợp của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm, trong thời gian thực tập tại đây, sinh viên đã được tiếp cận với các hoạt động trong kho và cách thức quản trị kho hàng tại đây Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh mỹ phẩm, công ty có một khối lượng hàng hóa mỹ phẩm rất lớn về từng loại sản phẩm và số lượng Tuy đã có những chiến lược, quy trình cụ thể trong quản trị kho hàng nhưng nhìn chung để tiến một chiến lược quản trị kho hàng hiệu quả thì còn khá mơ hồ Công ty dễ

2 gặp phải tình trạng thiếu hàng vào các đợt bán hàng cao điểm, chứng từ xuất nhập kho chưa đủ rõ ràng dẫn đến khó khăn trong việc quản lý, các tác nghiệp trong kho chưa được quy chuẩn hóa nên ảnh hưởng khá lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị kho và thực trạng đang diễn ra tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm, sinh viên quyết định lựa chọn đề tài:

“Quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm thiên nhiên Cỏ Mềm” Với những vấn đề mà khóa luận này đề cập, sinh viên hi vọng sẽ giúp cho hoạt động quản trị kho hàng tại Cỏ Mềm nói riêng và các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam trở nên hoàn thiện hơn.

XÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trên cơ sở các dữ liệu thứ cấp, công trình nghiên cứu về quản trị kho hàng và dữ liệu sơ cấp thu thập trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiê nhiên Cỏ Mềm với vị trí nhân viên điều phối kho, sinh viên đã nhận thấy rằng: Mặc dù Cỏ Mềm nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đã nhận biết được tầm quan trọng của quản trị kho hàng và đã thiết lập các hoạt động quản trị trong kho khá đầy đủ, hiệu quả để có thể nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, nhưng bên cạnh đó, vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế mà doanh nghiệp chưa cải thiện được Những hạn chế này tồn tại trên nhiều tác nghiệp khác nhau trong hoạt động quản trị kho như trong quản lý lao động trong kho, quy hoạch không gian kho, quản lý trang thiết bị trong kho,

Xuất phát từ thực tế trên, vấn đề nghiên cứu của đề tài là: “Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm ở trên các khía cạnh cụ thể như: quản lý quy hoạch không gian kho, quản lý lao động trong kho, quản lý trang thiết bị trong kho và quản lý tác nghiệp kho; từ đó đưa ra những thành công và hạn chế trong hoạt động quản trị kho của công ty”

Trên cơ sở khám phá và giải quyết vấn đề nêu trên, khóa luận sẽ đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động quản tị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên

Cỏ Mềm và đưa ra một số kiến nghị vĩ mô đối với nhà nước; các tổ chức ban ngành có liên quan.

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài, sinh viên đã tìm kiếm trên các website, hệ thống thư viện điện tử của Trường Đại học Thương mại, và thông qua quá trình tìm hiểu và tổng hợp thì cho đến hiện nay đã có rất nhiều nghiên cứu tại trường có đề cập đến hoạt động quản trị kho hàng Trong đó, phải kể đến một số nghiên cứu dưới đây:

(1) Trần Thị Hường (2022), Giải pháp quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Kinh doanh Quốc tế CTS, Trường Đại học Thương Mại Trong khóa luận tốt nghiệp, tác giả đã làm rõ một số lí luận về hoạt động tác nghiệp trong kho và và quản trị kho tại doanh nghiệp Nghiên cứu trình bày thực tế hoạt động quản trị kho và các tác nghiệp trong kho tại một công ty thuộc lĩnh vực dịch vụ logistics Tác giả đã nêu ra được những mặt hạn

3 chế, nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị kho hàng của công ty Từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp để giúp hoàn thiện hệ thống quản trị kho

(2) PGS.TS An Thị Thanh Nhàn, PGS.TS Nguyễn Văn Minh, TS Nguyễn Thông Thái (2019), Giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, NXB Thống kê Tại chương 7 của giáo trình có đề cập đến các hoạt động quản lý kho hàng, và các ghiệp vụ kho, các quyết định cơ bản về quản lý kho hàng, tổ chức lao động, quá trình kho hàng và các dòng tác nghiệp trong kho diễn ra như thế nào, để từ đó các doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình những thiết kế, quy hoạch kho, tổ chức kho hàng sao cho hiệu quả và tối ưu chi phí (3) Lê Anh Tuấn (2015), Tài liệu tham khảo “Hướng dẫn thiết kế và quản lý vận hành kho hàng & trung tâm phân phối”, NXB Khoa học & Kỹ thuật Cuốn sách này tập trung trên mọi khía cạnh của quản trị kho hàng, bắt dầu từ việc thiết kế kho hàng phục vụ cho quá trình cung ứng dịch vụ, sản phẩm, vận chuyển đến khách hàng, Tác giả đề cập chi tiết hơn khi nói đến quản lý vận hàng kho hàng và trung tâm phân phối, quản lý tồn kho kết hợp với một số phương pháp tính toán Doanh nghiệp có thể vận dụng để củng cổ và quản lý kho hàng một cách hiệu quả

(4) Tống Thị Luyển (2019), Luận văn thạc sĩ “Quản trị kho hàng trung tâm tại công ty TH true milk”, Học viện khoa học xã hội Tác giả đã nghiên cứu về các mô hình và nhân tố ảnh hưởng đến quản trị kho hàng trung tâm của TH true milk trong chuỗi cung ứng sữa của doanh nghiệp Gắn với nghiên cứu thực trạng, đề tài đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị kho hàng trung tâm của Công ty

(5) Riccardo Manzini (2012), “Warehousing in the Global Supply Chain”, NXB Springer Cuốn sách trình bày và tổng hợp các mô hình, công cụ và ứng dụng thực tế, bao gồm một số nghiên cứu điển hình hiếm khi được các tài liệu khác trình bày đầy đủ chi tiết, để minh họa những thách thực chính trong hoạt động lưu kho Điều này bao gồm tất cả các hoạt động kho hàng (từ tiếp nhận đến vận chuyển), các vấn đề và rủi ro, sự cố cho các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu

Nhìn chung, có thể nói nội dung các đề tài nghiên cứu khá phong phú và đề cập đến nhiều khía cạnh khác nhau của quản trị kho hàng, một số đề tài nghiên cứu tập trung vào nghiên cứu riêng quản trị kho hàng của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng tiêu dùng mà chưa có đề tài nào nghiên cứ về quản trị kho hàng tại doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh mặt hàng mỹ phẩm Vì vậy đề tài mà sinh viên chọn không bị trùng lặp với các nghiên cứu trước đây.

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Khóa luận được nghiên cứu nhằm 3 mục tiêu cơ bản sau:

- Tóm lược các nội dung lý thuyết cơ bản về quản trị kho hàng;

- Phân tích thực trạng quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên

Cỏ Mềm, chỉ ra những thành tựu đã đạt được và hạn chế còn tồn tại trong hoạt động quản trị kho tại Công ty;

- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm nhắm phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

CÁC CÂU HỎI ĐẶT RA TRONG NGHIÊN CỨU

Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, khóa luận tập trung giải quyết một số câu hỏi đặt ra trong nghiên cứu như sau:

- Tại Việt Nam cũng như ở nước ngoài, hiện đã có những lý thuyết và công trình nghiên cứu tiêu biểu nào liên quan đến quản trị kho hàng?

- Thực trạng quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm hiện nay như thế nào, có những thành công và hạn chế gì?

- Để có thể nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm cần có những giải pháp gì đối với hoạt động quản trị kho hàng tại công ty?

Trả lời được các câu hỏi trên, đề tài sẽ đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề ra và chắc chắn sẽ có những đóng góp đáng kể cho việc phát triển cua Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm.

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Khóa luận này tiến hành nghiên cứu hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm

- Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm trên địa bàn thành phố Hà Nội

- Thời gian nghiên cứu: Khóa luận nghiên cứu dữ liệu và thực tế hoạt động quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm những năm gần đây, tập trung chủ yếu trong 3 năm từ năm 2021 đến năm 2023 Các giải pháp và kiến nghị đề xuất đến hết năm 2024 và tầm nhìn năm 2025

- Nội dung nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu về hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm qua bốn nội dung chính bao gồm: Quản lý quy hoạch không gian kho, quản lý lao động trong kho, quản lý trang thiết bị trong kho và quy trình tác nghiệp kho Qua đó rút ra mặt thành công, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp cho công ty.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Phương pháp thu thập dữ liệu Đối với dữ liệu liệu thứ cấp, nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu đến từ giáo trình, bài giảng của trường Đại học Thương mại và csc trường đại học kinh tế khác, các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tài quản tị kho hàng Nguồn dữ liệu liên quan đến tình hình kinh doanh, thực trạng quản trị kho hàng được cung cấp bởi các phòng ban của

Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm như phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng kho vận và trích xuất từ hệ thống quản lý bán hàng Nhanh.vn

Nguồn dữ liệu sơ cấp của nghiên cứu này được thu thập thông qua phương pháp quan sát thực tế trong suốt quá trình thực tập, làm việc trực tiếp, kết hợp với hỏi ý kiến những nhân viên tại công ty Sau đó tiến hàng ghi chép và chắt lọc các thông tin phù hợp để đưa vào khóa luận tốt nghiệp

- Phương pháp xử lý dữ liệu

Phương pháp so sánh, phân tích: So sánh kết quả kinh doanh của công ty qua từng năm, đánh giá hiệu quả của hoạt động quản trị kho hàng và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động này

Phương pháp tổng hợp thống kê: Tiến hàng tập trung, chỉnh lý các tài liệu đã thu thập được, từ đó rút ra những thông tin hữu ích và đưa ra những kết luận có tính chất chung quy và có thể tổng quát hóa.

KẾT CẤU KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Ngoài phần Tóm lược, Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu và hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung chính của đề tài được trình bày trong 4 chương như sau:

- Chương 1: Tổng quan nghiên cứu Đây là chương đầu tiên của đề tài nhằm giới thiệu tóm tắt về tính cấp thiết, mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và phương pháp thu thập dữ liệu của khóa luận

- Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị kho hàng Nội dung của chương 2 đề cập đến những kiến thức cơ bản nhất của quản tị kho hàng, bao gồm các khái niệm về kho hàng và quản trị kho hàng; mục tiêu của quản tị kho hàng trong doanh nghiệp, quy trình và các nội dung cơ bản trong quản trị kho hàng Đồng thời sinh viên cũng đưa ra những tác động từ môi trường vi mô và vĩ mô ảnh hưởng đến hoạt động quản trị của doanh nghiệp nói chung

- Chương 3: Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần

Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm Trong phần đầu của chương này, sinh viên sẽ trình bày tổng quan về Công ty bao gồm quá trình hình thành phát triển, lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây Tiếp theo sinh viên sẽ căn cứ vào những dữ liệu đã thu thập được và trình bày về thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại công ty và từ đó đưa những thành công và hạn chế còn tồn tại trong hoạt động quản trị kho hàng

- Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm Chương 4 nêu lên những định hướng của công ty trong thời gian tới và đề xuất một số giải nhắm cải thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG

KHÁI QUÁT VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG

2.1.1.1 Khái niệm, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kho hàng

Kho hàng là cơ sở logistics, được xây dựng tại địa điểm đạt các điều kiện nhất định, để thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho khách hàng với mục đích thích hợp và chi phí tối ưu Thông thường, kho hàng sẽ được xây dựng ở những nơi rộng rãi như thị xã, ngoại ô của thành phố Bên cạnh đó, hệ thống kho bãi nên gần với các đầu mối giao thông, đảm bảo cho việc doanh nghiệp có thể dễ dàng vận chuyển hàng hóa một cách tối ưu nhất Kho hàng là một bộ phận không thể thiếu của hầu hết các doanh nghiệp, hay một hệ thống logistics; là nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho Kho hàng liên quan tới các giai đoạn khác nhau của quá trình hoạt động của doanh nghiệp Với vị trí như vậy, kho hàng có các vai trò sau:

Thứ nhất, kho đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa

Trước diễn biến khó lường của thị trường, kho hàng đóng vai trò điều tiết hàng hóa, đảm bảo tính ổn định, giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với mọi tình huống thiếu hụt hay các sự cố chậm trễ Giúp duy trì nguồn cung ổn định bằng việc giúp tổ chức đặt hàng và lưu trữ hàng hóa với số lượng lớn từ đó giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm để giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng đồng thời giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc đặc biệt với các mặt hàng mang tính mùa vụ, việc lưu trữ tại kho sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng, giảm thiểu rủi ro nguồn cung hàng hóa

Thứ hai, kho góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Nhờ có kho mà các tổ chức có thể tạo ra các lô hàng có quy mô kinh tế trong quá trình hoạt động sản xuất và phân phối, từ đó giảm được chi phí bình quân trên một đơn vị sản phẩm Bên cạnh đó kho còn giúp tiết kiệm chi phí lưu thông qua việc quản lý tốt, giảm việc hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho không những giúp cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng từ đó giảm chi phí sản xuất, phân phối

Thứ ba, nâng cao dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng Kho đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa, đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của khách hàng bất kỳ lúc nào, vượt qua sự khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dùng, hỗ trợ cho chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức thông qua việc đảm bảo hàng hóa có sẵn về cả số lượng và chất lượng góp phần giao hàng đúng thời điểm và địa điểm Bên cạnh đó, kho là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm thừa,,,, trên cơ sở

7 đó tiến hành phân loại, xử lý, tái chế,,,, hỗ trợ hoạt động logisitcs ngược của doanh nghiệp để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Thứ tư, tăng sự hiện diện trên thị trường Hoạt động quản trị kho tốt giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, tạo dựng được lòng tin nơi khách hàng về chất lượng dịch vụ cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp từ đó rút ngắn khoảng cách tới khách hàng bằng cách dự trữ cơ bản hàng hóa, đảm bảo thời gian cung ứng là ngắn nhất, tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Như vậy, ta có thể thấy vai trò của kho hàng đối với hoạt động sản xuất, phân phối là rất quan trọng và vai trò của kho hàng cũng ngày càng được khẳng định và nâng cao Có thể nhận thấy kho hàng và việc quản trị kho hiệu quả sẽ góp phần tạo nên sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cố gắng giảm bớt nhu cầu về kho bãi khi có thể Điều này đòi hỏi phỉa nắm vừng mỗi liên hệ của kho với các hoạt động khác

Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải Người ta có thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho Tại đó sẽ tiến hành gom thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển Tương tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ Sản phẩm sẽ được tập trung ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho hợp lý ta có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển

Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản xuất có mối liên hệ rất mật thiết, đòi hỏi phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải tối ưu Nếu nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi của thị trường, tổ chức sản xuất từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho Nhờ đó chi phí quản lý kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phí sản xuất sẽ tăng, do phải thay đổi trang thiết bị cùng các yếu tố đầu vào khác Nói chung, chi phí sản xuất một đơn vị sản phẩm luôn tỷ lệ nghịch với quy mô sản xuất Chưa kể đến trường hợp, hàng không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khách sẽ chuyển sang mua sản phẩm khác có tính năng tương đương, mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp Còn nếu sản xuất với quy mô quá lớn thì có thể dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị

Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ, doanh nghiệp có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách Con người không thể dự báo hết được những tình huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hoá

Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác của hoạt động logistics, nên không thể tuỳ tiện tăng lên và cắt giảm Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như một địa điểm dùng để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa, để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác Hay nói cách khác, kho hàng được sử dụng cho ba mục đích chức năng chính là tập kết; phối hợp và lưu trữ hàng hóa,

Thứ nhất, kho hàng có chức năng tập kết hay thu gom hàng hóa Khi hàng hóa, nguyên vật liệu được cung cấp từ nhiều nguồn nhỏ lẻ khác nhau thì kho hàng đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn và tiếp tục vận chuyển tới nhà máy, thị trường bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau Nguyên vật liệu từ các nơi khác nhau về cùng một chỗ (kho của doanh nghiệp) Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí do tận dụng được lợi thế kinh tế nhờ quy mô

Thứ hai, phân loại và phối hợp hàng hóa Để có thể đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng thì kho hàng với nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra phối hợp và ghép loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có cho quá trình bán hàng

Thứ ba, kho hàng giúp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, tránh mất mát, hư hỏng Khi hàng hóa được lưu trữ trong kho sẽ đảm bảo được nguyên vẹn về chất lượng và số lượng, tránh các tác động từ môi trường bên ngoài Khi có kho hàng, việc quản lý và kiểm soát số lượng, chất lượng hàng hóa trở nên đơn giản và dễ dàng hơn Đồng thời tránh được những sai sót trong quá trình vận chuyển và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình xuất nhập hàng dễ dàng và nhanh chóng hơn, việc luân chuyển hàng được đảm bảo thông suốt

CÁC NỘI DUNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG

2.2.1 Quy hoạch không gian kho

Khi hàng hóa dự trữ có mặt trong mạng lưới logistics của doanh nghiệp, chúng phải được quản lý trong các không gian nhất định để đảm bảo duy trì tốt nhất về số lượng, chất lượng và điều phối hợp lý theo yêu cầu sản xuất và phân phối Không gian nhà kho sẽ đáp ứng các yêu cầu này, đây cũng là nơi thực hiện các tác nghiệp để biến đổi và tổ chức mặt hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp Quy hoạch không gian kho là việc phân tích, thiết kế cách sử dụng không gian kho để đảm bảo duy trì tốt nhất về số lượng, chất lượng và điều kiện phối hợp vật lý theo yêu cầu của sản xuất và phân phối Trong nhà kho có thể áp dụng hai hệ thống quy hoạch tổng thể là quy hoạch động và quy hoạch tĩnh tùy thuộc vào yêu cầu của chuỗi cung ứng và nguồn lực của doanh nghiệp Trong đó, hệ thống quy hoạch động cho phép thay đổi vị trí hàng hóa dự trữ tại kho theo thời gian nhập lô hàng mới với mục đích sử dụng hiệu quả diện tích và không gian kho, thường gặp ở các nhà kho tự động hay các trung tâm phân phối thuộc các chuỗi cung ứng có yêu cầu cao về tốc độ vận động Hệ thống quy hoạch tĩnh là mỗi loại hàng hóa được định vị cố định ở các khu vực nhà kho lựa chọn, lợi thế của hệ thống này là xác định ngay được vị trí bảo quản kho hàng hóa để đưa hàng vào lấy hàng ra, tuy nhiên hệ thống này sử dụng kém hiệu quả về không gian kho, thường hay gặp ở các nhà kho truyền thống không đòi hỏi tốc độ cung ứng cao Cho dù là kho riêng hay kho đi thuê việc bố trí không gian và thiết kế kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong kho

Thiết kế và quy hoạch không gian kho cần căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau: nhu cầu về hàng hóa lưu trữ và trung chuyển qua kho; khối lượng/thể tích hàng hóa và thời gian lưu kho của hàng hóa; bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như

13 nhận hàng, giao hàng và đường đi cho phương tiện/thiết bị nhà kho Kho hàng phải được thiết kế sao cho đảm bảo đáp ứng nhanh quá trình xuất nhập hàng hóa trong kho, phải hợp lý hóa việc phân bố dự trữ trong kho và đảm bảo chất lượng hàng hóa Dựa trên nhu cầu sử dụng kho, doanh nghiệp sẽ tính toán diện tích cần chứa và đặt kho ở đâu là hợp lý và tối ưu về vị trí

Và quá trình quy hoạch kho cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

Thứ nhất, sử dụng tốt nhất không gian kho Mọi doanh nghiệp đều muốn không gian trong kho của mình được tối ưu, từ đó, kho sẽ tạo ra các điều kiện tiên quyết cho các hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả trong kho Tối đa hóa việc sử dụng không gian kho cho mục đích lưu trữ, vận hành và xử lý Vì vậy, khi quy hoạch kho cần đảm bảo phù hợp với loại hàng hóa và đáp ứng các yếu tố sau: Tính toán chính xác tổng dung tích, dung tích chứa, xác định chiều cao hữu ích, kho cần kê kệ phù hợp kích thước, số lượng hàng hóa và tải trọng bốc xếp, không gian trong kho cần được thiết kế như hàng hóa có sự ngăn cách giữa các khu vực Tính toán đường đi tối ưu cho luồng hàng hóa, tránh chồng chéo thiết kế dẫn đến khó xuất nhập hàng, khó luân chuyển hàng hóa; luồng hàng đi thẳng giảm thiểu chi phí, giảm nhầm lẫn và tối đa thời gian vận chuyển Hàng nhận một đầu, giao tận nơi ở đầu kia của nhà kho

Thứ hai, tận dụng tốt các kỹ thuật di chuyển trong kho Các thiết bị di chuyển khối lượng lớn hàng hóa liên tục có thể tận dụng khả năng vận chuyển tốt hơn so với vận chuyển ít Di chuyển tài sản, sản phẩm với khoảng cách ngắn giữa các khu vực quản lý khác nhau, hoặc thay thế thiết bị liên tục sẽ lãng phí thời gian và tăng thiệt hại cho hàng hóa Để đáp ứng nhu cầu, cần chú ý bố trí hợp lý và khoa học các tuyến đường di chuyển và khoảng cách kệ Việc di chuyển hàng hóa theo quy mô lớn cho phép tận dụng các mức sản xuất kinh tế, đòi hỏi các hoạt động của nhà kho phải được duy trì và thực hiện với khối lượng lớn nhất có thể, thay vì di chuyển các sản phẩm riêng lẻ nhóm hàng hoặc nhiều đơn hàng yêu cầu Đồng thời, trên nguyên tắc giảm số lượng hoạt động và chi phí, bố trí khu vực lưu giữ hàng hóa có kích thước phù hợp và thiết bị vận tải có công suất phù hợp

Thứ ba, phù hợp với đặc trưng hàng hóa dự trữ tại kho Kho có thể chứa đồng thời nhiều loại hàng hóa khác nhau, đặc biệt là các kho hàng tiêu dùng, do đó, cần nắm vững các đặc trưng tính chất hàng hóa để bố trí một cách thích hợp Bố trí nhà kho cần căn cứ vào số lượng tải trọng và tần suất xuất nhập của hàng hóa, Sản phẩm có sản lượng bán cao, kích thước tải trọng lớn, cần đặt tại vị trí có khoảng cách gần nhất khi di chuyển, ở gần các lối đi chung, hoặc tại các vị trí lưu trữ thấp Sản phẩm có sản lượng bán thấp có thể đặt tại các vị trí xa hơn hoặc trên các giá để hàng Sản phẩm nặng xếp tại các vị trí thấp để giảm thiểu sức lao động và rủi ro khi bốc xếp Sản phẩm có hình dáng cồng kềnh đòi hỏi diện tích dự trữ rộng cần mở rộng không gian sàn hoặc sử dụng các giá hàng nhiều tầng

Quy trình quy hoạch không gian kho gồm các bước sau (hình 2.2):

Xây dựng mục tiêu cho hoạt động của nhà kho: nhằm cân bằng tối ưu giữa chi phí quản lý vật tư với mức độ sử dụng kho về thể tích thông qua việc sử dụng mặt bằng và không gian tối đa, lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa hiệu quả, tính toán các chi phí phát sinh trong quản trị kho như dụng cụ không gia kho, hàng hóa hư hỏng Cần đưa ra phương án cụ thể về chi phí lưu kho, thủ tục mua bán và phương án tổ chức quản lý tốt hàng hóa

Hình 2.2: Sơ đồ quy hoạch không gian kho

(Nguồn: Bài giảng Quản trị kho và trung tâm phân phối)

Kết nối các yếu tố cấu thành để đảm bảo kết nối các yếu tố cần thiết trong sử dụng tốt nhất không gian nhà kho Các công việc cần làm để đáp ứng bước này bao gồm: Đo được chính xác nhà kho qua bản vẽ chỉ rõ đặc điểm kỹ thuật (kê của docks ) phạm vi khuôn viên, đất đai; thống kê các mặt hàng hiện có hoặc trong tương lai (loại nào, cỡ nào) để định vị khu vực và giá kệ…; bố trí khu vực trống trước khi để tiếp nhận, kiểm tra hoặc đảo kho nếu cần Và cần có thông số kỹ thuật về sức chứa của kho (bao nhiêu tấn bao nhiêu thể tích ), nhiệt độ trong kho phù hợp với từng loại hàng hóa Xác định khu vực các bộ phận nghiệp vụ nhập – xuất xác định các vật cản cố định (kẻ giả, chỗ để xe nâng ).

Về quy hoạch từng khu vực bao gồm: Diện tích khu vực chính (bảo quản giao nhận, đóng gỏi), diện tích khu vực phụ, diện tích hành chính Cần phân định lối đi chuyển phù hợp hình thái bốc xếp thủ công, xe nâng tay, cơ giới, băng tải hàng, tự động Phải có lối đi đủ rộng để cứu hỏa, bốc xếp nhanh, lối đi các ngã ba ngã tư cần mở rộng Và và một số yếu tố khác như: hệ thống đặt hàng từ nhà cung cấp, trình độ nhân viên…

Hình 2.3: Bố trí các loại diện tích kho theo tính kế tiếp trong quy trình nghiệp vụ

Nguồn: An Thị Thành Nhàn và cộng sự (2019)

Phân tích: Đảm bảo nguyên vật liệu hàng hóa vật tư có thể được cất trữ an toàn mà không làm tổn hại cho một khu vực nhất định Cần xác định: Mỗi tầng kệ chứa sức nặng dựng Xây mục tiêu

Kết nối các yếu tố cấu thành

Bố trí sơ đồ vị trí diện tích hiệnThể Hoàn thiện

Khu vực Ghép đơn hàng

15 bao nhiêu? Mặt sàn kho chứa được bao nhiêu Pallet? Mỗi pallet có thể tích bao nhiêu và mỗi kiện chồng lên chịu được sức nặng bao nhiêu? Và tỷ lệ lối đi trong tổng thể kho hàng

Bố trí sơ đồ vị trí các diện tích: nhằm lập sơ đồ kho, phác thảo ra cách bố trí kho có thể thay thế nhau, tìm ra một cách bố trí kho tốt nhất Cách thiết kế kho chứa hàng là quá trình lập kế hoạch và tổ chức bố trí không gian để lưu trữ, quản lý và vận chuyển hàng hóa hiệu quả Một kho chứa hàng được thiết kế tốt sẽ giúp tối ưu hóa việc sắp xếp, tìm kiếm hàng hóa, từ đó cải thiện hiệu suất khai thác kho tốt nhất Các loại không gian trong kho bao gồm: Không gian lưu trữ hàng hóa – không gian bên trong các thùng, bên trên các giá kệ hay pallet đặt bên trong kho hàng hóa; không gian quản lý – nơi đặt các máy tính để nhập liệu hay kiểm tra hàng hóa trước khi ra hoặc vào kho; không gian vận chuyển – các đường đi trong kho để nhân viên hay hàng hóa của để di chuyển trong kho Hình 2.3; 2.4; và 2.5 thể hiện các phương pháp bố trí các loại diện tích trong kho

Hình 2.4: Sơ đồ bố trí diện tích kho theo đường thẳng

Nguồn: An Thị Thành Nhàn và cộng sự (2019)

Hình 2.5: Sơ đồ bố trí các loại diện tích trong kho theo hình móng ngựa

Nguồn: An Thị Thành Nhàn và cộng sự (2019)

Thực hiện: Đảm bảo được các phương án bố trí hàng hóa theo mùa theo thời vụ để tránh lung tung, bị động trong xếp hàng Thực hiện hiệu quả cần chú ý:Kiểm soát tốt vị trí hàng hóa trong kho, sơ đồ kho để định vị vị trí hàng hóa vị trí tồn trữ vị trí vật căn,

Khu vực để các loại hàng nhỏ Khu vực dự trữ hàng trên giá, pallet

Khu vực để hàng có trọng khối lớn

Khu vực ghép hàng theo đơn

Xếp hàng chờ giao Làm chứng từ nhận hàng Giao hàng Khu vực đậu xe Nhận hàng

16 sơ đồ kho thực tế hàng hóa xếp hàng ngày được cập nhật, cập nhật thông tin về mức chứa hàng hóa trong kho để chủ động bố trí.

Hoàn thiện: Đảm bảo hàng hóa được bố trí ở các phương án sơ đồ đã quy hoạch (hàng hóa sắp xếp hiệu quả và phục vụ khách hàng nhanh chóng)

2.2.2 Quản lý trang thiết bị

Thiết bị kho là các loại phương tiện vật chất – kỹ thuật được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ tiếp nhận, bảo quản và phát hàng ở kho; là bộ phận chủ yếu của tư liệu lao động đối với quản trị công nghệ kho nói riêng và đối với cách mạng khoa học công nghệ nói chung Có nhiều loại thiết bị đặc biệt được thiết kế để giảm thiểu chi phí nhân công hoặc tăng việc sử dụng không gian trong kho hàng

Bảng 2.2 Các loại thiết bị trong nhà kho

Tiêu thức phân loại Đặc điểm của các thiết bị

Thiết bị di chuyển xếp dỡ

Theo phương thức vận động

- Theo mặt phẳng nằm ngang hay mặt phẳng nghiêng nhỏ như các xe đẩy tay, xe tải, băng chuyển hàng

- Theo mặt phẳng đứng hoặc mặt phẳng nghiêng có độ dốc lớn, như ròng rọc, thang máy, băng chuyển ray

- Thiết bị di chuyển nhiều phương như cần trục, xe tải nâng hàng

Theo quy tắc chuyển động của thiết bị

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ KHO HÀNG

Các yếu tố kinh tế vĩ mô cơ bản bao gồm: tiềm năng tăng trưởng, tốc độ tăng trưởng của cả nền kinh tế hoặc của từng ngành, cơ cấu kinh tế của nền kinh tế quốc dân, xu hướng mở cửa nền kinh tế, mức độ lạm phát và khả năng kiểm soát lạm phát, tỷ giá hối đoái, lãi suất, thuế quan Những biến động của các yếu tố này có thể tạo ra cơ hội và cả những thách thức cho doanh nghiệp Đặc biệt, trong hoạt động quản trị kho, sự biến động của nhu cầu của khách hàng quyết định rất lớn tới hiệu quản của hoạt động kho và các tác nghiệp trong kho do mục đích của quản trị kho hàng là để đảm bảo việc cung ứng sản phẩm được diễn ra suôn sẻ Để duy trì sự cân bằng giữa mức tồn kho và thời gian chờ, không để hàng hóa bị dư thừa, tồn đọng trong kho thì việc dự đoán chính xác nhu cầu của khách hàng và lập kế hoạch sản xuất và cung ứng là rất quan trọng Doanh nghiệp cần phải có các công cụ và phương pháp phù hợp để dự đoán nhu cầu hàng hóa trong tương lai Dựa vào những dự đoán này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho sao cho phù hợp với mức nhu cầu dự kiến Tóm lại, doanh nghiệp cần theo dõi phân tích và dự báo biến động của các yếu tố kinh tế để đưa ra giải pháp, chính sách tương ứng cho từng thời điểm cụ thể đối với hoạt động kho hàng và vận chuyển

2.3.1.2 Môi trường chính trị, pháp luật

Mức độ công bằng và dân chủ trong kinh tế như sự tự do gia nhập thị trường, tự do cạnh trang theo luật, quyền được tham gia và rút khỏi thị trường và sự minh bạch của hệ thống pháp luật đặc biệt là các chính sách về thuế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và quản trị kho hàng của doanh nghiệp Các quy định trong chính sách phát triển hoạt động logistics sẽ có những tác động chung lên toàn bộ chuỗi hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có hoạt động kho và vận chuyển Các chính sách liên

22 quan đến ngoại thương của Nhà nước trong mỗi một thời kỳ cũng đều có sự điều chỉnh và thay đổi, sự thay đổi đó có thể là cơ hội cũng có thể là rủi ro mà mỗi doanh nghiệp cần nắm bắt được để điều chỉnh công tác quản trị kho hàng cho phù hợp Sự điều chỉnh và hoàn thiện của các cơ chế về quản lý kinh tế của nhà nước đặc biệt là các văn bản quy định về quyền lợi và trách nhiệm của các mối quan hệ kinh tế giữa những người cung ứng với người tiêu dùng, giữa người mua và người bán là một cơ sở quan trọng để doanh nghiệp điều chỉnh công tác quản trị kho hàng Các chính sách như các quy định liên quan đến xây dựng, phát triển các công trình công nghiệp hay các quy hoạch của nhà nước về đất đai, quy định về kho chứa hàng sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động quản trị kho hàng đặc biệt là việc quy hoạch không gian kho, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào những quy định, điều khoản mà nhà nước đưa ra để có thể tiến hành quy hoạch kho hàng và thực hiện tốt các hoạt động tác nghiệp trong kho Có thể nói, quản trị kho hàng liên quan đến rất nhiều khía cạnh của chính trị, pháp luật; vì vậy mà người quản trị nói riêng và doanh nghiệp nói chung đều phải nắm rõ các quy định để có thể thực hiện việc quản trị một cách hiệu quả nhất

Công nghệ một trong những yếu tố có tác động mạnh mẽ nhất đối với hoạt động logistics của bất kỳ doanh nghiệp nào Nhờ có công nghệ mà doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động logistics nói chung và hoạt động kho, vận chuyển nói riêng Song song với đó, khi khoa học – công nghệ càng phát triển thì chu kì sống của sản phẩm sẽ có xu hướng ngắn lại do các sản phẩm được áp dụng các tiến bộ khoa học – kĩ thuật ngày càng hiện đại và thân thiện với người tiêu dùng hơn Vì vậy doanh nghiệp cần phải theo dõi và kiểm soát tốc độ cải tiến của sản phẩm để quyết định số lượng và khối lượng của hàng hóa trong kho phù hợp để tránh tồn đọng sản phẩm Sự xuất hiện của các chủng loại hàng hóa mới ngày càng tiến tiến và hiện đại, sự xuất hiện của các phương thức quản trị và kinh doanh mới, các phương tiện và hình thức vận chuyển mới sẽ có ảnh hưởng tới quy mô và hoạt động quản trị của kho hàng Hiện nay, tỷ lệ các doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong hệ thống quản lý hàng tồn kho tăng với tốc độ khá cao Công nghệ giúp tự động hoá nhiều quy trình kho hàng và đưa ra dự báo dựa trên dữ liệu Hệ thống quản trị kho và mã vạch là những công nghệ thiết yếu giúp theo dõi mọi mặt hàng một cách tỉ mỉ, ngoài ra cũng có rất nhiều công nghệ tiên tiến giúp tăng hiệu suất và thoát khỏi việc quản lý thủ công, cải thiện được tốc độ cung ứng sản phẩm, gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Môi trường tự nhiên tác động mạnh mẽ đến các doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị kho hàng nói riêng Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết như nhiệt độ, độ ẩm không chỉ trực tiếp liên quan đến điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp mà còn liên quan đến hoạt động quản lý kho hàng, cơ cấu và số lượng hàng tồn kho, công tác bảo quản và chất lượng của hàng hóa trong kho Doanh nghiệp cần cân nhắc đến các yếu tố của tự

23 nhiên mà quyết định đến các hoạt động trong quản lý kho hàng, đặc biết là số lượng, cơ cấu hàng hóa và cách thực bảo quản một cách phù hợp nhất tránh hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng do điều kiện tự nhiên

Khách hàng ảnh hưởng đến mọi hoạt động quản trị của doanh nghiệp Khách hàng luôn bị thu hút bởi những hứa hẹn sẽ được hưởng khi mua hàng, nhu cầu của khách hàng thì luôn thay đổi, lòng trung thành của khách hàng thì luôn bị lung lay trước nhiều hàng hóa đa dạng Vì vậy, các nhà quản trị cần phải nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của khách hàng để đưa ra được những chiến lược hợp lý Trong quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị cũng phải phân tích các nhân tố về nhu cầu khách hàng, để đưa ra chiến lược nhập hàng hợp lý về số lượng cũng như chất lượng, mẫu mã; các mức tồn kho sao cho hợp lý để tránh thiếu hàng hóa khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, cũng như khi thị trường bão hòa thì phải có mức tồn kho hợp lý để tránh tồn đọng nhiều, gia tăng các chi phí tồn kho

Sự cạnh tranh là điều không thể tránh khỏi khi tham giao vào môi trường kinh doanh Doanh nghiệp phải cạnh tranh về nguồn lực, giá cả, chất lượng dịch vụ, Đối thủ cạnh tranh can thiệp và có thể gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác, đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Trong hoạt động quản trị kho, để có thể chiếm được ưu thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên cùng thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp cần tối ưu hóa các hoạt động, áp dụng những công nghệ mới, tiên tiến vào các tác nghiệp trong kho, nắm bắt được các xu hướng tiêu dùng trước các đối thủ để có thể nên kế hoạch dự trữ sản xuất, đáp ứng khách hàng một cách tốt nhất

Nhà cung cấp là các tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho doanh nghiệp, giữ vai trò đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu không có sự gắn bó bền chặt với nhà cung cấp thì không thể đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa ổn định và liên tục, gây ảnh hưởng đến hoạt động dự trữ và vận chuyển Số lượng, quan hệ và vị thế của doanh nghiệp với nhà cung cấp là nhân tố khá quan trọng giúp doanh nghiệp quyết định quản trị kho phù hợp nhất Tùy thuộc vào quyền của nhà cung cấp ở mức độ nào, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để đảm bảo lợi ích cho mình và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác Xây dựng một mối quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp duy trì được nguồn cung ứng ổn định, lượng dự trữ trong kho sẽ tối ưu hơn, có thể ổn định được mức dự trữ an toàn, không khiến hàng hóa bị tồn đọng trong kho hay lượng hàng tồn trong kho không đủ để phân phối Những biến đổi trong môi trường cung cấp có thể tác động quan trọng đến mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là hoạt động quản trị

24 kho hàng Các nhà quản trị cần theo dõi các thay đổi về giá của những cơ sở cung cấp chính yếu của mình Việc tăng giá phí cung cấp làm gia tăng chi phí, làm giảm sút doanh số dự liệu của doanh nghiệp Ngoài ra, khi hợp tác với những nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiếp cận được các nguồn lực, công nghệ, thông tin thị trường mới, tận dụng được kiến thức và kinh nghiệm của nhà cung cấp để cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động kho Hơn nữa, những nguồn cung ứng chất lượng, uy tín có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt động quản trị kho hàng nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung

2.3.2.4 Nguồn lực của doanh nghiệp a Nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Nguồn nhân lực là một phần không thể thiếu đối với quản trị kho hàng Lực lượng lao động dồi dào với nhiệt huyết, có nghiệp vụ cao sẽ giúp việc quản trị kho hàng dễ dàng, năng suất hơn, giảm tối đa rủi ro và sai sót trong công việc qua đó sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời thỏa mãn được những yêu cầu của khách hàng Nguồn nhân lực hiện nay rất dồi dào và đang trong giai đoạn vàng tuy nhiên chất lượng lao động và trình độ nghiệp vụ chưa cao Yêu cầu đối với nhân lực trong các hoạt động quản trị kho hàng đòi hỏi phải am hiểu, thành thạo kỹ năng kiểm tra, làm việc tỉ mỉ cẩn thận, nắm vững các quy trình tác nghiệp kho hàng và sử dụng được các phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp quá trình quản trị được thực hiện một cách dễ dàng và khoa học hơn Trình độ của nhân viên quản trị ảnh hưởng đến chất lượng quản trị kho hàng Người quản trị giỏi là người có nền tảng vững chắc và hiểu biết sau sắc và đặc điểm của tất cả các loại hàng hóa cũng như các hoạt động quy hoạch kho của doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp phải lựa chọn nhân lực thật phù hợp, đáp ứng được yêu cầu về mọi mặt để đảm bảo hoạt động quản trị kho hàng trong đả được hiệu quả tối ưu b Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp

Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến diện tích, quy mô và năng suất hoạt động của kho hàng Nguồn lực tài chính ổn định cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong nghiệp vụ kho, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô kho hàng, có thể đầu tư mạnh mẽ về công nghệ, đào tạo quản lý, cơ sở vật chất thiết bị tại kho hàng từ đó sẽ giúp hoạt động kho hàng trở lên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn Doanh nghiệp có vốn kinh doanh lớn sẽ có tiền lực cạnh tranh cao và khả năng huy động vốn cao Một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể mở rộng quy mô kho, nâng cao hệ thống các trang thiết bị trong kho, không thể để lượng hàng hóa tồn trong kho quá nhiều

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Thương hiệu mỹ phẩm thiên nhiên Cỏ Mềm được thành lập từ năm 2015 bởi Th.S Dược sĩ Thuận Thảo và cộng sự Khởi đầu của Cỏ Mềm là một phòng lab nhỏ trong căn chung cư của chị Thuận Thảo Nơi đó, chị bắt đầu hành trình nghiên cứu của mình với thỏi son dưỡng gạo đầu tiên dành cho con gái nhỏ, Ngày 25/11/2015, sản phẩm đầu tiên của Cỏ Mềm là “Son gạo - Lành như cơm” được đưa ra thị trường, đánh dấu sự thành lập của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm Với lĩnh vực hoạt động chính là sản xuất và phân phối mỹ phẩm thiên nhiên, công ty được ấp ủ và sáng lập bởi Founder Trịnh Đặng Thuận Thảo – thạc sĩ dược học tốt nghiệp tại Pháp và có 10 năm kinh nghiệm giảng dạy tại Đại học Dược Hà Nội; Co – Founder Nguyễn Quang Thái – Thạc sĩ Dược, đại học Saint Petersnurg Nga, Chủ tịch tập đoàn Thái Minh; và Co – Founder Phạm Mạnh Lân, Giám đốc Công nghệ NAL group Cỏ Mềm thành lập với mong muốn mang đến những giải pháp an toàn từ thiên nhiên thay thế hóa chất độc hại để chăm sóc con người và bảo vệ sự bền vững của trái đất; từ mong muốn mang đến cuộc sống khỏe và đẹp an toàn, bằng kiến thức và kinh nghiệm công ty cho ra mắt các sản phẩm đáp ứng nhu cầu chăm sóc cơ thể và sắc đẹp cho cộng đồng Sau khi thành lập Cỏ Mềm, Founder Thuận Thảo và các cộng sự của mình cùng làm việc trong một căn chung cư nhỏ, sau đó 3 năm,

2018, Cỏ Mềm bắt đầu bước chân vào hành trình phủ xanh thương hiệu thông qua chuỗi cửa hàng offline trên cả nước Vào 27/7/2018, Cỏ Mềm có được cửa hàng đầu tiên của riêng mình tại Số 1 Hoàng Cầu và đến tháng 1/2020, công ty đã sáp nhập với Tập đoàn Thái Minh Sau 8 năm thành lập và phát triển, hiện nay Cỏ Mềm đã sở hữu chuỗi 43 cửa hàng độc quyền cho riêng mình với danh mục sản phẩm đa dạng và đáp ứng nhu cầu mọi đối tượng từ trẻ nhỏ đến người trưởng thành như sản phẩm chăm sóc da, chăm sóc tóc, cơ thể, tinh dầu, nước hoa, trang điểm và dành cho bé, với thành phần thiên nhiên an toàn cho sức khoẻ và thân thiện với môi trường Các thông tin cơ bản khác về Công ty Cổ phần

Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm được cung cấp tại phụ lục 1

3.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty

Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm được thành lập từ năm 2015 và chính thức đăng ký giấy phép kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội vào ngày 09/04/2020 với những ngành nghề được cung cấp tại phụ lục 2 Trong đó, Công ty kinh doanh chủ yếu về sản xuất, phân phối và bán lẻ các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp từ thiên nhiên, thuần túy, tối giản, an toàn không chứa hóa chất độc hại bao gồm: mỹ phẩm chăm sóc da, chăm sóc tóc, cơ thể, răng miệng, gia đình,… các sản phẩm làm đẹp như son dưỡng, son màu; tinh dầu, nước hoa và cả các sản phẩm an toàn cho bé,… Phụ lục 3

26 cung cấp danh sách những mặt hàng cụ thể của Cỏ Mềm theo từng loại hình và nhóm sản phẩm khác nhau

Sản phẩm của Cỏ Mềm đều là kết quả của những câu chuyện xuất xứ, thời gian nghiên cứu khác nhau, trải qua các khâu khảo sát nhu cầu, test công thức, căn chỉnh tỉ lệ phù hợp làn da mái tóc Việt Nam, tìm nguyên liệu, dùng thử sản phẩm, thử độ ổn định, Trong khâu thực hiện phân phối và bán lẻ, Cỏ Mềm đã đưa màu xanh của thương hiệu mình lan tỏa rộng rãi khắp các tỉnh, thành nhờ hệ thống 43 cửa hàng phân phối độc quyền tại Hà Nội, Hải Phòng, Nghệ An, Đà Nẵng, TP, Hồ Chí Minh, Cần Thơ… Dù ở bất cứ đâu, những tín đồ yêu mỹ phẩm thiên nhiên cũng có thể tìm thấy cửa hàng do chính thương hiệu này trực tiếp thiết kế và vận hành Điều này không chỉ giúp Cỏ Mềm đảm bảo chất lượng sản phẩm từ bước nguyên liệu đến tận tay người tiêu dùng, mà còn là một kênh phân phối giúp khách hàng gia tăng điểm chạm với thương hiệu, giúp thương hiệu thấu hiểu khách hàng của mình hơn Nhờ đó, Cỏ Mềm có thể thường xuyên lắng nghe ý kiến, phản hồi từ người tiêu dùng để nhanh chóng cải tiến và đưa ra sản phẩm tốt nhất

3.1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm

Nguồn: Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm

Cơ cấu tổ chức của Công ty Cỏ Mềm (Hình 3.1) được thiết lập theo cơ cấu tổ chức theo chức năng Mỗi phòng ban thực hiện từng chức năng để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung Mô hình này giúp chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn hơn Đồng thời giúp Ban giám đốc có thể giám sát và điều hành phối hợp hoạt động của công ty một cách tổng quát và hiệu quả

Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên Nhiên Cỏ Mềm

P.Sale online - CSKH Chuỗi bán lẻ Kế toán – Kho vận – Nhân sự

Bảng 3.1 Cơ cấu nhân lực tại Cỏ Mềm theo từng chức vụ, phòng ban

STT Khoản mục Số lượng

3 Nghiên cứu phát triển sản phẩm 3 2,10

4 Cán bộ nhân viên văn phòng, chăm sóc khách hàng, chuỗi bán lẻ 191 81,62

5 Kế toán – Kho vận – Nhân sự hành chính 43 12,08

Nguồn: Công ty Cổ phần Mỹ phẩm thiên nhiên Cỏ Mềm Trung tâm R&D (Trung tâm nghiên cứu – phát triển sản phẩm): Phòng ban là nơi hình thành ý tưởng, xây dựng công thức cho các sản phẩm mới Chọn lọc các nguyên liệu, bao bì, thiết kế hình ảnh nhận diện sản phẩm sao cho phù hợp với tiêu chí “Lành và Thật” của công ty Tiến hành các thử nghiệm đánh giá sản phẩm để đưa những sản phẩm có chất lượng tốt nhất tới tay khách hàng Nhân sự của trung tâm là những dược sĩ có trình độ chuyên môn cao đứng đầu là founder Thuận Thảo – người chịu trách nhiệm chính trong việc đưa ra các ý tưởng, thành phần và công thức của sản phẩm mới Ngoài ra, trung tâm R&D cũng là nơi tiếp thu những ý kiến, phản hồi, giải đáp thắc mắc khiếu nại của khách hàng về sản phẩm để từ đó cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm

Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm đánh giá thị trường; thiết kế content, hình ảnh, xây dựng chương trình ra mắt sản phẩm mới; mở rộng và tiếp cận tệp khách hàng của công ty; mở rộng thị phần thương hiệu; phủ sóng thương hiệu trên các trang mạng xã hội, các sàn TMĐT, hay toàn bộ thị trường Việt Nam

Phòng Sale Online – CSKH: Thực hiện khâu dịch vụ khách hàng của công ty, có nhiệm vụ tư vấn, hỗ trợ, giải đáp và hướng dẫn nhằm thỏa mãn nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng, Nhân sự của phòng cũng sẽ phụ trách tư vấn và chốt đơn cho khách hàng trên các nền tảng trực tuyến như website chính thức của công ty, Shopee, TikTok

Chuỗi bán lẻ: Bao gồm 43 cửa hàng trên toàn quốc, là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, là điểm chạm giao tiếp của thương hiệu tới người tiêu dùng Bộ phận này sẽ cũng sẽ chịu trách nhiệm tư vấn, chăm sóc khách hàng và xây dựng, duy trì củng cổ tình cảm với khách hàng qua cách thức giao tiếp trực tiếp với khách hàng tại điểm bán Các chuỗi bán lẻ sẽ được chia thành từng khu vực theo vị trí địa lí khác nhau và được điều hành dưới của quản lý khu vực hay còn gọi là ASM

Phòng Kế toán – Kho vận – Nhân sự: Đây là bộ phận hành chính hay còn gọi là bộ phận Back Office (BO) chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động nội bộ của công ty Bộ phân này được chia làm các phòng ban nhỏ gồm: Kế toán, kho và hành chính nhân sự (1)

Phòng kế toán chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác về tình hình tài chính của công ty các chi phí, doanh thu, lợi nhuận; lập chứng từ về sự lưu chuyển của các loại tài sản, báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý và hàng năm để giúp Ban Giám đốc nắm rõ tình hình hoạt động của công ty; phụ trách đặt hàng, mua hàng nguyên vật liệu cần thiết cho công ty (2) Phòng kho vận sẽ có nhiệm vụ quản lý hàng hóa, theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo các tiêu chuẩn hàng hóa trong kho, kết hượp với các bộ phận khác để thực hiện hoạt động xuất hàng và nhập hàng Đồng thời, thực hiện tiếp nhận, xử lý, đóng gói và vận chuyển các đơn hàng trên các sàn TMĐT, website, các đơn hàng từ bộ phận CSKH và chuỗi cửa hàng đẩy về Bên cạnh đó, kho cũng đảm bảo vai trò đặt hàng với các đối tác, nhà cung ứng chính hay với kho tổng để đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định cho toàn bộ hệ thống, chịu trách nhiệm tối ưu hóa quá trình vận chuyển phân phối hàng hóa trên toàn hệ thống trong nước (3) Phòng nhân sự sẽ thực hiện hỗ trợ cho công ty toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự Đồng thời đảm bảo vai trò tuyển dụng, đào tạo nhân sự bài bản, nâng cao chất lượng nhân lực của công ty, lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng, bố trí nhân sự phù hợp cho từng phòng ban Thực hiện các nghiệp vụ hành chính, tổng hợp văn thư liên quan đến các phòng ban, thực hiện truyển thông nội bộ gắn kết các phòng ban và nhân viên trong công ty Quản lý những vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng của công ty

3.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây

Trong 3 năm gần đây, Cỏ Mềm liên tục phát triển một cách mạnh mẽ, mở rộng kinh doanh, khiến cho kết quả kinh doanh chung của nhiều công ty có nhiều biến động Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021 – 2023 (Bảng 3.2) cho thấy, tình hình hoạt động kinh doanh tại Cỏ Mềm diễn ra rất hiệu quả Trong giai đoạn từ năm 2021 – 2023, doanh thu và lợi nhuận của Công ty tăng dần qua các năm với con số khá khả quan Điều này cho thấy sự phát triển ổn định, nhanh chóng trong bối cảnh có nhiều biến động như hiện nay Tổng doanh thu của Cỏ Mềm trong giai đoạn 2021 –

2023 tăng dần Giai đoạn năm 2021 – 2022 là giai đoạn phục hồi của nền kinh tế Việt Nam sau những tác động tiêu cực của dịch bệnh Covid – 19 Dưới sự tác động của đặc điểm thị trường, doanh thu của Cỏ Mềm trong giai đoạn này cũng tăng đáng kể (47,71 tỷ đồng) Sang giai đoạn 2022 – 2023 cũng là thời kỳ phát triển vượt bậc của Cỏ Mềm, trong năm 2023 Công ty đã mở thêm 20 cửa hàng độc quyền phân phối trên toàn quốc, doanh thu từ các nền tảng TMĐT cũng tăng mạnh do độ phủ sóng của thương hiệu ngày càng rộng trên thị trường mỹ phẩm của Việt Nam Sự phát triển này cũng thể hiện rõ ràng qua tổng doanh thu mà Công ty đã đạt được trong năm 2023 Đi kèm với doanh thu tăng thì lợi nhuận qua các năm của Cỏ Mềm cũng có sự tăng trưởng mạnh mẽ Năm 2021, lợi nhuận sau thuế đạt 8,02 tỷ đồng, thấp nhất trong các năm do tác động của hậu dịch bệnh Covid – 19 Các năm tiếp theo, lợi nhuận đều tăng ổn định, lợi nhuận sau thuế năm 2022 so với năm 2021 tăng 38,53 %, và năm 2023 so với năm

2022 tăng 36,18 % Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận giữa 2 giai đoạn 2022– 2021 và 2023 –

2022 giảm là do chi phí phát sinh trong năm 2023 tăng cao do công ty đầu tư mở khá nhiều cửa hàng mới và quảng cáo, tiếp thị nhằm phủ sóng thương hiệu Nhìn chung, có thể thấy Cỏ Mềm phát triển khá tốt trong các năm gần đây, đặc biệt trong năm 2023 vừa qua, mặc dù là năm nền kinh tế chung gặp khá nhiều khó khăn, nhưng tốc độ tăng trưởng của Công ty vẫn ổn định, điều này có thể cho thấy sức tăng trưởng bền vững của Cỏ Mềm

Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Cỏ Mềm trong giai đoạn 2021 – 2023

Mức thuế TNDN = 20% Nguồn: Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm

Hiện nay, Cỏ Mềm đang sở hữu tất cả 43 chi nhánh độc quyền trên toàn quốc, trải dài các khu vực thành phố lớn từ Bắc vào Nam, và được chia làm 4 khu vực chính: Hà Nội – Các cửa hàng tại thành phố Hà Nội, Đông Bắc – các cửa hàng tại thành phố lớn thuộc các tỉnh phía Bắc đến Huế, Sài Gòn – các cửa hàng tại thành phố Hồ Chí Minh và Đông Nam – các cửa hàng tại thành phố lớn các tỉnh phía Nam Mỗi khu vực sẽ được giám sát và điều hành bởi ASM (quản lý khu vực)

Hình 3.2 Doanh thu tại các chi nhánh bán lẻ theo từng khu vực giai đoạn 2021 – 2023 (tỷ đồng)

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Hà Nội Sài Gòn Đông Bắc Đông Nam

PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ KHO HÀNG

Cùng với sự phát triển từ một quốc gia với mức thu nhập thấp trở thành một quốc gia với mức thu nhập trung bình, mức sống tại Việt Nam cũng không ngừng gia tăng theo từng năm Điều này dẫn tới việc người tiêu dùng Việt Nam ngày càng quan tâm nhiều hơn tới các sản phẩm chăm sóc cá nhân và chăm sóc sắc đẹp cá nhân Theo thống kê từ báo Đầu tư, một người tiêu dùng nữ thuộc tầng lớp trung lưu tại Việt Nam trung bình chi ra khoảng 450.000 – 500.000 đồng mỗi tháng cho các sản phẩm trang điểm và chăm sóc da

Chính vì vậy, trong những năm gần đây thị trường mỹ phẩm tại Việt Nam luôn có những khởi sắc tốt đẹp, được xếp vào hàng năng động nhất trong khu vực, Trong báo cáo gần đây của Statista về doanh thu của thị trường bán lẻ mỹ phẩm Việt Nam, năm 2022 doanh thu ngành mỹ phẩm đạt mức 2,2 tỷ USD và dự kiến sẽ đạt 2,69 tỷ USD vào năm

2027 Trong năm 2024, Statista dự đoán doanh thu từ thị trường bán lẻ mỹ phẩm tại Việt Nam đạt mức 2,8 tỷ USD Tỷ lệ tăng trưởng kép (CAGR) của thị trường bán lẻ mỹ phẩm Việt giai đoạn 2024 – 2027 ước đạt 3,42% Điều này đã tạo cơ hội cho sự phát triển của

Cỏ Mềm, thúc đẩy sự gia tăng về doanh số cũng như sản phẩm, điều này đòi hỏi các hoạt động quản trị kho hàng tại công ty cần thích nghi và nâng cao hơn để có thể đáp ứng được mọi nhu cầu phát triển của công ty

Hình 3.3 Biểu đồ thể hiện tuần suất sử dụng mỹ phẩm theo dộ tuổi

Thường xuyên Vài lần/tuần 1 lần/tuần Dưới 1 lần/tuần Không sử dụng

Thế hệ Millennials (Gen Y, 1986 – 1996) hiện tại đang đóng góp tỷ trọng lớn nhất trong việc tiêu thụ sản phẩm dưỡng da, Dự báo đến năm 2027, nhóm tuổi này sẽ tăng mức tiêu thụ và chiếm tỷ trọng cao hơn nữa trên thị trường, Theo một khảo sát khác, 93% phụ nữ từ 25 – 32 tuổi sử dụng sản phẩm chăm sóc da thường xuyên, Đây cũng là tập khách hàng chính mà Cỏ Mềm hướng tới, là một yếu tố tác động tích cực đến sự tăng trưởng của

Cỏ Mềm Sự gia tăng của nhu cầu này tác động rất lớn đến hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm, đòi hòi công ty phải gia tặng lượng hàng dự trữ trong kho, lên kế hoạch quản lý, dữ trữ tại kho hàng một cách phù hợp để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Cũng do sự gia tăng về nhu cầu này mà vào năm 2023 vừa qua, Cỏ Mềm đã mở rộng quy mô kho hàng của mình tại trị sở chính của công ty để có thể nâng cao hiệu quả hoạt động kho, đáp ứng khách hàng một cách tốt nhất

3.2.1.2 Môi trường chính trị pháp luật

Việt Nam đã trở thành một thị trường hấp dẫn các nhà sản xuất và phân phối mỹ phẩm do nhu cầu sử dụng người Việt đang có xu hướng gia tăng Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh mỹ phẩm đã được Chính phủ tạo nhiều thuận lợi thông qua việc ban hành Nghị định số 93/2016/ NĐ – CP quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm ngày 1/07/2016 Liên quan đến hoạt động quản lý kho hàng tại doanh nghiệp, nhà nước cũng có ban hành các chính sách, quy định để hỗ trợ doanh nghiệp như: Thông tư 84/2017/TT – BTC do Bộ Tài chính vừa ban hành hướng dẫn thực hiện Nghị định 68/2016/NĐ – CP của Chính phủ quy định về điều kiện kinh doanh hàng miễn thuế, kho bãi, địa điểm làm thủ tục hải quan, tập kết, kiểm tra, giám sát hải quan; những chính sách vay vốn hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng quy mô, xây dựng kho bãi, Nghị định 44/2015/NĐ – CP quy định chi tiết một số nội dung về quy hoạch xây dựng, thông tư 171/2016/TT – BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép quy hoạch, thông tư 10/2021/TT-BXD Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý an toàn lao động, chất lượng thi công xây dựng công trình và bảo trì công trình xây dựng, nghị định 57/2021/NĐ – CP bổ sung điểu khoản 2 Điều 20 Nghị định 218/2013/NĐ – CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 12/2015/NĐ – CP) về ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp đối với dự án sản xuất sản phẩm công nghiệp hỗ trợ, Tất cả các chính sách, văn bản pháp luật này đều phần nào giúp Công ty

3.2.1.3 Môi trường khoa học công nghệ

Khoa học công nghệ là chìa khóa nắm bắt thành công của bất kì một doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh nào Việc nắm bắt và ứng dụng những kỹ thuật – công nghệ tiên tiến một cách hiệu quả vào hoạt động kinh doanh là yếu tố hàng đầu giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh cho mình Tại Cỏ Mềm, công nghệ được ứng dụng trong rất nhiều hoạt động của công ty Đối với hoạt động logistics, đặc biệt là trong quản lý kho hàng, mọi hoạt động đều được vận hành bởi phần quản lý bán hàng Nhanh.vn và phần mềm quản lý doanh nghiệp Base.vn, hai phần mềm này giúp công ty dễ dàng trong việc kiểm soát hàng hóa, báo cáo kinh doanh,… giúp hoạt động quản lý kho hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh của công ty nói chung diễn ra thuận lợi hơn

Môi trường tự nhiên là yếu tố tác động đến cơ hội, thách thức của các doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm thiên nhiên khi tham gia vào thị trường mỹ phẩm Việt Nam là quốc gia có vị trí địa lý khá thuận lợi có thể đầu tư để lấy nguyên liệu từ thiên nhiên Người Việt thường có câu nói đất nước ta có “Rừng vàng, biển bạc” để miêu tả cho sự thuận lợi của các yếu tố tự nhiên ở đây Diện tích đất nông nghiệp lớn, môi trường xu hướng khí hậu nhiệt đới Phần lớn sản phẩm của Cỏ Mềm đều có thành phần từ các nguyên/dược liệu thiên như rau má, nghệ, sả, mà tại Việt Nam, tổng diện tích phát triển cây dược liệu là 357.178ha, trong đó diện tích trồng trên đất quy hoạch cho lâm nghiệp, trồng dưới tán rừng là 220.178ha; trồng trên đất nông nghiệp, cả cây lâu năm và cây ngắn ngày là 137.000ha, tổng số loài cây dược liệu gây trồng là 150 loài cây khác nhau Vùng Tây Bắc bộ là 46.181ha, bao gồm 57 loài, trong đó chủ yếu là cây quế (10.312ha), thảo quả (6.543,7ha), sơn tra/táo mèo (14.634ha); vùng Đông Bắc Bộ diện tích phát triển cây dược liệu là 270.565ha, bao gồm 59 loài; trong đó cây trồng chủ yếu là quế (160.207ha), hồi (59.525ha), thảo quả (16.155ha), ba kích (2.936ha); sa nhân (2.630ha); vùng Tây Nguyên diện tích phát triển cây dược liệu là 13.330ha, bao gồm 24 loài cây dược liệu; trong đó loài cây trồng chủ yếu là nghệ (2.894ha), sâm Ngọc Linh (1.750ha), gừng (1.179ha), sả (1.161ha)… Điều này đối với các doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm thiên nhiên như Cỏ Mềm thì đây là một lợi thế rất lớn, tác động tích cực đến nguồn cung nguyên vật liệu của doanh nghiệp Mặt khác, các điều kiện về địa lý cũng có ảnh hưởng đến quyết định phân phối mỹ phẩm đối với từng khu vực khác nhau do thị hiếu, sở thích mua sắm của người tiêu dùng có sự khác biệt giữa các vùng miền

Nhà cung cấp là thành viên rất quan trọng trong hoạt động của một chuỗi cung ứng, đóng vai trò là nguồn cung ứng đầu vào cho công ty, duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Hiện tại, Công ty Cỏ Mềm đã và đang hợp tác với hơn 20 nhà cung cấp lớn nhỏ, chủ yếu là nhà cung cấp trong nước Những nhà cung cấp này chủ yếu cung cấp bao bì sản phẩm, túi giấy, nhãn mác của hàng hóa, một số nguyên liệu sử dụng trong sản xuất,… Một số nhà cung cấp quan trọng có thể kể đến như Tập đoàn Thái Minh (Công ty mẹ), Organic Group, Pimichi cung cấp những nguyên liệu tinh chất từ thiên nhiên; Công ty in ấn Gia Hưng cung cấp bao bì, vỏ sản phẩm, túi giấy Khi tham gia vào chuỗi cung ứng của tập đoàn Thái Minh, Cỏ Mềm đã tận dụng được những lợi ích về công nghệ, cơ sở vật chất và cả nguồn cung đầu vào để có thể nâng cao các hoạt động tác nghiệp trong kho hàng Điều này mang lại lợi ích rất lớn cho Cỏ Mềm

Bên cạnh đó, nguyên liệu mà Cỏ Mềm sử dụng phần lớn có nguồn gốc từ thiên nhiên, nên để không bị phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp Công ty đã xây dựng một vùng trồng nguyên liệu của riêng mình tại nhiều nơi, đặc biệt là vùng trông sâm tại các xã thuộc

33 huyện Sìn Hồ tỉnh Lai Châu Điều này giúp Công ty làm chủ được nguồn nguyên liệu đầu vào phục vụ cho nghiên cứu sản xuất, tránh việc bị gián đoạn chuỗi cung ứng do nhà cung cấp

Cỏ Mềm hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán lẻ, nên khách hàng đóng vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động của công ty Khách hàng của Cỏ Mềm thường là những chị em phụ nữ yêu thích mỹ phẩm làm đẹp, chăm sóc bản thân có độ tuổi phần lớn từ 18 – 45 tuổi, là người yêu thích lối sống “xanh”, quan tâm đến các sản phẩm thiên nhiên, an lành, không hoá chất độc hại, quan tâm đến môi trường và thiên nhiên; thích trải nghiệm cái mới, ưu tiên chất lượng hơn giá cả, thích các bao bì thân thiện với môi trường Cụ thể, với tệp khách hàng có độ tuổi từ 18 – 25 thường quan tâm đến các dòng sản phẩm trang điểm, các sản phẩm chăm sóc da, tệp khách hàng có độ tuổi từ 25 – 40 thì nhu cầu sẽ đang dạng hơn, đây cũng là tệp khách hàng chính mang lại doanh thu lớn cho doanh nghiệp Nhìn chung, khách hàng của công ty đa phần là những người trẻ, dân trí cao, nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục Họ khá thành thạo trong việc mua sắm thông minh, nhạy bén trong việc tìm kiếm thông tin, đánh giá sản phẩm, đồng thời cũng sẵn sàng thay đổi thói quen mua sắm Do đó, công ty phải luôn nắm rõ tâm lý, thị hiếu và tìm hiểu phân tích nhu cầu của khách hàng, xây dựng chiến lược kinh doanh nói chung và chiến lược quản trị kho hàng, phân phối sản phẩm nói riêng để đạt được mục tiêu thỏa mãn nhu cầu khách hàng, mang lại doanh thu và lợi nhuận

Hình 3.4: Số lượng đơn hàng của Cỏ Mềm theo từng tháng năm 2023 (nghìn đơn)

Nguồn: Sinh viên trích xuất và tổng hợp từ phần mềm Nhanh.vn

Ta có thể thấy, vào nửa cuối năm 2023, thời điểm từ tháng 7/2023 đến tháng 12/2023 số lượng đơn hàng tăng trưởng đáng kể, điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu của khách

34 hàng tăng cao, khiến cho số đơn hàng tăng Thường trong một năm, Cỏ Mềm sẽ có 3 đợt bán hàng cao điểm là vào tháng 3 và tháng 10 và tháng, vào 3 tháng này, nhu cầu mua hàng của khách hàng sẽ tăng cao vì vào 3 dịp lễ lớn 8/3, 20/10 và 20/11, họ sẽ cần mua mỹ phẩm để làm quà tặng Chính vì vậy trong khoảng thời gian này, kho phải gia tăng năng suất để có thể đáp ứng được nhu cầu tăng cao của khách hàng Quản lý kho kết hợp với các phòng ban khác để đưa ra những phân tích đánh giá về cơ cấu khách hàng, xu hướng thị trường để lên kế hoạch cụ thể cho việc chuẩn bị nguyên vật liệu, hàng hóa và nhân lực, tránh trường hợp thiếu nhân lực, khan hiếm hàng hóa không đủ hàng hóa cung ứng cho khách hàng, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

Hiện tại, Cỏ Mềm đang sở hữu hai nhà kho: một kho tại nhà máy sản xuất và một kho ở tại trụ sở chính của công ty Kho tại trụ sở chính của Công ty sẽ là kho chính, chịu trách

38 nhiệm quản lý hàng hóa và các tác nghiệp khác tại ở hai kho Trong bài luận này, sinh viên sẽ trình bày thực trạng quản trị kho hàng tại kho chính ở trụ sở của Công ty Kho này nằm ở tầng 1,2 và tầng 3 trong tòa nhà Công ty, với diện tích tổng 3 tầng khoảng 900𝑚 2 , do không gian còn hạn chế nên chỉ có một lượng hàng hóa nhất định được lưu trữ tại đây Phần lớn không gian nhà kho được sử dụng để thực hiện công tác phân chia và ghép đơn hàng, điều phối/quản lý các hoạt động trong kho; là nơi lưu trữ một lượng nhỏ hàng hóa để thực hiện các đơn hàng lẻ từ bộ phận bán lẻ của công ty

3.3.1 Quy hoạch không gian kho hàng

Kho của Cỏ Mềm hoạt động trên 3 tầng của một tòa nhà, mỗi tầng sẽ được thiết kế và quy hoạch để phục vụ những nhiệm vụ khác nhau Tầng 1 sẽ là nơi để tiếp nhận và phát hàng, kho tầng 2 sẽ được thiết kế để thực hiện công tác phân chia và đóng gói đơn hàng và kho trên tầng 3 là nơi lưu trữ hàng hóa và thực hiện các công tác điều phối hàng hóa

Hình 3.5 Quy hoạch không gian kho tại Công ty

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Khu vực tiếp nhận, bốc dỡ (30 𝒎 𝟐 )

Nơi tiếp nhận và dỡ hàng

Lưu trữ bao bì đóng gói, vỏ hộp, túi,

Khu vực tác nghiệp chia chọn, đóng gói, phân loại đơn ( 120𝒎 𝟐 )

Thực hiện các chức năng chia chọn đóng gói hàng hóa theo từng đơn

Khu vực tiếp nhận/bốc dỡ (50 𝒎 𝟐 ) Nơi tiếp nhận và dỡ hàng sau đó hành đưa vào lưu trữ

Khu vực quản lý/ điều phối (15 𝒎 𝟐 )

Lưu trữ những dòng sản phẩm bán Thực hiện công tác điều phối hàng hóa và quản lý kho hàng

Tầng 2 của nhà kho sẽ là nơi lưu trữ bao bì, vỏ hộp, túi, để thực hiện cho các tác nghiệp chia chọn, phân loại và đóng gói đơn hàng Kho tại tầng 2 được bố trí theo tính kế tiếp trong quy trình nghiệp vụ trong kho Khu vực bên trái cửa kho sẽ là khu vực tiếp nhận và bốc xếp hàng hóa Hàng hóa sau khi được bốc dỡ và tiếp nhận sẽ được đưa vào lưu trữ tại khu vực lưu trữ, khu vực này ở ngay phía sau khu vực tiếp nhận và bốc xếp

Do kho tại tầng 2 chủ yêu thực hiện công tác chia chọn, đóng gói đơn hàng nên số lượng hàng hóa tiếp nhận và lưu trữ không nhiều Diện tịch 2 khu vực này chỉ chiếm khoảng 2/5 diện tích kho tầng 2 4/5 diện tích kho sẽ được sử dụng để thực hiện các tác nghiệp chia chọn, ghép, đóng gói đơn hàng Hàng hóa sẽ từ tầng 3 đưa tới khu vực này và tiến hành chia chọn, đóng gói thành các đơn hàng hoàn chỉnh, tại đây được bố trí 15 bàn chuyền để phục vụ cho việc đóng gói Năng suất hoạt động tại kho này có thể lên đến 3500 đơn hàng/1 ngày Sau khi hoàn thành việc chia chọn đóng gói, hàng hóa sẽ được đẩy đến khu vực phát hàng và được đóng gói theo lô chờ vận chuyển xuống khu vực chờ giao ở tầng

1, diện tích khu vực này chiếm khoảng 1/5 diện tích kho

Kho tại tầng 3 là kho chính để lưu trữ hàng hóa và điều phối hàng hóa, hầu hết không gian kho sẽ dùng để lưu trữ và bảo quản hàng hóa Kho tại đây được bố trí dưới dạng hình chữ U Bên trái cửa ra vào sẽ là tiếp nhận và bốc dỡ hàng hóa, thực hiện các tác nghiệp giống như tại tầng 2 Hàng hóa được vận chuyển đến tầng 3 và sẽ được tiếp nhận và bốc dỡ phân loại tại khu vực này Số lượng và chủng loại hàng hóa lưu trữ tại tầng 3 sẽ nhiều và đa dạng hơn so với tầng 2 nên cần bốc dỡ phân loại cẩn thận hơn Bên phải cửa ra vào sẽ là nơi để quản lý, thực hiện các công tác điều phối hàng hóa, thực hiện các chứng từ liên quan đến xuất nhập hàng hóa Khu vực lưu trữ sẽ được bố trí ở phía sau của nhà kho với khu vực lưu trữ động (sẽ chứa những hàng hóa có xu hướng bán chạy hoặc dễ xuất đi), và khu vực lưu trữ tĩnh (sẽ chứa những hàng hóa có vòng đời dài hơn và có xu hướng ở trên kệ lâu hơn) Hàng hóa sẽ được lưu trữ và sắp xếp trên các kệ đỡ tầng đôi theo từng dòng sản phẩm, trên mỗi kệ sẽ có dán nhãn phân biệt tên của dòng sản phẩm đó Khu vực lưu trữ này chiếm phần lớn diện tích nhà kho (khoảng 3/5 không gian kho), có thể lưu trữ được khoảng 3000 sản phẩm với hệ thống 20 kệ 4 tầng Các kệ này được đặt song song với nhau thành 4 hàng mỗi hàng 5 kệ đặt cách nhau khoảng 3m để thuận tiện cho các tác nghiệp chọn, nhặt hàng hóa trong kho

Dòng di chuyển hàng hóa trong kho cũng được bố trí khá khoa học Hàng hóa sau khi được tiếp nhận tại tầng khu vực nhận hàng tầng 1 sẽ được di chuyển đến thang máy vận chuyển lên tầng 2 hoặc tầng 3 Sau đó tiến hành bốc dỡ phân loại và di chuyển đến khu vực lưu trữ Tại tầng 2 dòng hàng hóa sẽ di chuyển từ khu vực lưu trữ sang khu vực đóng gói chia chọn và sẽ đến khu vực xuất hàng Hàng hóa tại tầng 3 sẽ được tiếp nhận và lưu trữ sau đó có thể xuất hàng di chuyển xuống tầng 2 để tiến hàng đóng gói

Hình 3.6 Bố trí dòng hàng hóa trong kho của Công ty

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

3.3.2 Quản lý trang thiết bị nhà kho Để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu chất xếp, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa trong kho, công ty đã đầu tư các trang thiết bị nhà kho, cụ thể như sau:

Bảng 3.4 Trang thiết bị sử dụng trong nhà kho

STT Trang thiết bị Số lượng

2 Kệ sắt tầng đôi (4 tầng) 20

Nguồn: Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm

Phụ lục 4 cung cấp hình ảnh của từng loại thiết bị trong kho của Công ty Cổ phần mỹ phẩm thiên nhiên Cỏ Mềm Vì tính chất hàng hóa là mặt hàng mỹ phẩm nên hầu hết đều là những mặt hàng nhẹ nhưng dễ vỡ Nên các kệ hàng hóa sẽ có độ cao vừa phải và tải trọng không cần quá lớn Xe đẩy hàng dùng vận chuyển các thùng hàng giữa các tầng một cách nhanh gọn dễ dàng

Kho của Cỏ Mềm sử dụng hai loại kệ là kệ đỡ tầng đơn và kệ đỡ tầng đôi Mỗi kệ sẽ được thiết kế thành 4 tầng có chiếu dài 3,2m; chiều rộng 0,5m và chiều cao 3m và được sắp xếp ngay ngắn thành các hàng song song Giữa các kệ sẽ có khoảng trống để thực hiện các tác nghiệp khác trong kho hàng Hệ thống 15 bàn chuyền đóng gói phục vụ công việc phân chia, đóng gói đơn hàng

Hệ thống an ninh gồm 5 camera an ninh và 1 camera cửa kho đề theo dõi hoạt động nhập hàng, giao hàng; 5 camera bố trí khắp các vị trí trong kho của mỗi tầng để phòng quản lý kho quan sát và chỉ đạo từ xa, đồng thời theo dõi lịch sử tiếp nhận, phân loại hàng hóa để tránh sai sót nhầm lẫn phát sinh

3.3.3 Tổ chức lao động trong kho Để đảm bảo các quy trình tác nghiệp hàng hóa trong kho thì kho hàng của Cỏ Mềm đang sử dụng đội ngũ nhân sự bao gồm các vị trí cụ thể như sau:

Bảng 3.5 Cơ cấu lao động trong kho

STT Vị trí công việc Số lượng Độ tuổi Trình độ

1 Quản lý kho 1 >35 tuổi Đại học

2 Thủ kho 2 30 – 35 tuổi Đại học

3 Nhân viên điều phối kho 2 25 – 35 tuổi Đại học

4 Nhân viên kho 15 – 30 18 – 25 tuổi Trung Cấp, Cao đẳng

5 Nhân viên giao hàng 5 30 – 40 tuổi Cao đẳng, Đại học

Nguồn: Nguồn: Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ Mềm

Quản lý kho có vai trò quản lý và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của kho hàng, quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, người lao động, tổ chức nghiệp vụ kho theo quy trình Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý khu vực kho hàng mà mình được phân công, có trách nhiệm triển khai các hoạt động xuất hàng và nhập hàng đồng thời kiểm đếm hàng hóa, chịu trách nhiệm trước công ty về số lượng và chất lượng hàng hóa Nhân viên điều phối kho có trách nhiệm điều phối hàng hóa, phân chia đơn hàng, điều phối tuyển đường để đảm bảo tối ưu hóa quá trình vận chuyển Nhân viên kho có trách nhiệm bốc xếp hàng hóa, phân loại sắp xếp hàng hóa lên kệ, lấy hàng được đánh dấu theo danh mục, số lượng có trước và đóng gói hàng hóa Hầu hết nhân viên kho đều là nhân viên làm việc part – time theo giờ, số lượng sẽ tùy vào thời điểm Nhân viên giao hàng thì sẽ thực hiện nhiệm vụ giao các đơn hàng của khách lẻ quanh khu vực nội thành Hà Nội Nhìn chung, đội ngũ lao động trong kho khá trẻ và rất năng động, nhiệt tình; nếu biết cách khai thác sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao Trình độ học vấn của hầu hết nhân viên trong kho đều là Cao đẳng, Đại học điều này cũng giúp việc quản lý được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả hơn

3.3.4 Quản lý tác nghiệp trong kho

Quy trình nhập hàng của Cỏ Mềm được thực hiện theo các bước như sau:

Hình 3.7 Quy trình nhập hàng

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Thông thường hàng hóa sẽ được chuyển từ kho nhà máy (nơi sản xuất) đến kho chính tại công ty và các cửa hàng bán lẻ của Cỏ Mềm Tần suất nhập hàng của các cửa hàng thường là 1 lần/1 tuần và kho chính sẽ là 1 – 3 lần/ tuần tùy vào thời điểm Công việc lên kế hoạch và lập phiếu nhập hàng sẽ do thủ kho và các cửa hàng trưởng thực hiện Các cửa hàng trưởng, thủ kho sẽ lập phiếu nhập hàng trên một file excel (phụ lục 5) liệt kê đầy đủ các mặt hàng và số lượng hàng hóa cần nhập Sau khi đã hoàn tất giai đoạn này, thủ kho và các cửa hàng trưởng sẽ gửi phiếu nhập hàng cho quản lý kho hàng qua email, quản lý kho sẽ tiếp nhận và chuyển phiếu nhập hàng xuống kho tổng của nhà máy, tại đây hàng hóa sẽ được đóng gói theo phiếu nhập hàng và chuyển đến các cửa hàng bán lẻ và kho chính tại Công ty Khi hàng hóa được giao đến, sẽ thực hiện công tác nhận hàng, sắp xếp, kiểm kê số lượng hàng hóa và xác nhận phiếu nhập hàng Phụ lục 6 cung cấp những hình ảnh về phiếu nhập hàng, các bước xác nhận phiếu nhập hàng và giao diện phần mềm Nhanh.vn

Do nhu cầu của khách hàng từng thời điểm khác nhau, nên đôi khi sẽ có xảy ra trường hợp các cửa hàng nhập thiếu lượng hàng hóa cần để bán cho khách hàng Khi hàng hóa bị thiếu, các cửa hàng sẽ tiến hành xin thêm hàng hóa từ trên kho của công ty Việc xin thêm hàng hóa này được trao đổi trên một nhóm Zalo Khi kho nhận được thông tin từ các cửa hàng, sẽ tiến hành nhặt hàng, đóng gửi hàng theo danh sách mà các cửa hàng đã gửi và lập phiếu xuất kho trên phần mềm Nhanh.vn cho các cửa hàng Phiếu xuất kho này còn được gọi là phiếu chuyển kho, hàng hóa sẽ được chuyển từ dữ liệu của kho trên công ty đến dữ liệu kho của cửa hàng Sau khi nhận được hàng gửi bổ sung, các cửa hàng kiểm tra số lượng rồi xác nhận phiếu chuyển kho trên phần mềm Nhanh.vn Nhóm Zalo này cũng là nơi thực hiện việc điều chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng, hàng hóa sẽ được chuyển từ kho của cửa hàng này qua cửa hàng khác trên hệ thống phần mềm Nhanh.vn Quản lý kho và nhân viên điều phối kho sẽ là người quản lý nhóm Zalo này và thực hiện các yêu cầu chuyển hàng từ các cửa hàng Hình ảnh về phiếu chuyển kho, xuất kho được cung cấp tạ phụ lục 7

Lập kế hoạch nhập hàng

Xác nhận và chuyển tới kho nhà máy

Nhận hàng, xác nhận phiếu

3.3.4.2 Lưu trữ hàng hóa trong kho

ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

Thứ nhất, về quy hoạch không gian kho, công ty Cỏ Mềm đã quy hoạch được không gian kho khá tối ưu, tận dụng được tối đa diện tích trong kho Xây dựng được quy trình riêng phù hợp với mục đích sử dụng của từng tác nghiệp thực hiện trong kho Dòng hàng hóa được phân bổ trong kho cũng rất khoa học Đồng thời việc thiết kế không gian diện tích trong kho hiện nay giúp công ty tận dụng được tối đa diện tích trong kho, không gây lãng phí, đem lại hiệu quả hoạt động cao Thiết kế kho hình chữ U tại tầng 3 giúp các tác nghiệp nhận hàng, lưu trữ và phân phối tại đây được diễn ra theo một trình tự nhất định, phân khu rõ ràng không vị rối loạn, điều này đem lại hiệu quả cao cho các tác nghiệp trong kho

Thứ hai, về quản lý dự trữ trong kho Hàng hóa dự trữ trong kho được sắp xếp khoa học, đã có phân chia rõ ràng về từng khu vực lưu trữ hàng hóa, lượng hàng hóa dự trữ trong kho đáp ứng khá tốt nhu cầu cung ứng cho khách hàng Công việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện thường xuyên, giúp quản lý kho kiểm soát tốt được lượng hàng hóa

46 trong kho, tránh được những trường hợp hàng hóa bị tồn đọng quá lâu, làm giảm chất lượng sản phẩm

Thứ ba, về quản lý nhân lực trong kho Nhân lực trong kho tại Cỏ Mềm hầu hết là nguồn nhân lực trẻ, năng động, giúp nâng cao năng suất quản trị của kho hàng, đáp ứng được nhu cầu của kho

Thứ tư, về quản lý trang thiết bị trong kho Hệ thống trang thiết bị trong kho được cung cấp đầy đủ, phục vụ tốt cho các hoạt động tác nghiệp trong kho, giúp quá trình tác nghiệp diễn ra nhanh hơn và tối ưu hơn

Thứ năm, về quản lý tác nghiệp trong kho Nhìn chung, quy trình tác nghiệp trong kho của Cỏ Mềm diễn ra khá khoa học, các hoạt động đều được thực hiện một cạch bài bản, chặt chẽ, có nguyên tắc Giúp nhà quản trị quản lý tốt được mọi việc trong kho, kịp thời xử lý khi có sự cố phát sinh Đảm bảo được hệ thống kho vận hành liên tục, góp phầm làm giảm chi phí, tối ưu hóa các hoạt động mang lại lợi ích cao cho doanh nghiệp

Những thành công kể trên mang lại lợi lích cho Cỏ Mềm về cả chi phía và hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu mà công ty đã đạt được, vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:

Thứ nhất, về quy hoạch không gian kho Tuy đã tận dụng được tối da diện tích kho nhưng do đặc điểm địa hình của kho là hoạt động theo tầng, nên công tác di chuyển hàng hóa qua lại giữa các tầng vẫn còn tồn tại khá nhiều khó khăn và mất thời gian Việc thực hiện lưu trữ hàng hóa tại tầng 3 và các công tác đóng gói tại tầng 2 dẫn đến việc mất thời gian trong việc di chuyển và chọn nhặt hàng hóa, dễ gây nhầm lẫn trong quá trình nhặt hàng sản phẩm theo từng đơn Không gian diện tích kho còn khá nhỏ, vào những thời gian cao điểm vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu hoạt động Cỏ Mềm cần xem xét và tiến hành cải tiến không gian tại kho hàng hơn để dòng hàng hóa được lưu thông một cách khoa học và tối ưu nhất Không những vậy, diện tích hành lang tại kho tầng 2 cũng khá hẹp, chỉ 2,5m không đủ diện tích cho xe đẩy hàng di chuyển, nên hầu hết các tác nghiệp bốc xếp hàng hóa tại tầng 2 đều dưa hàng sức người, điều này làm giảm hiệu suất hoạt động của kho hàng

Thứ hai, về quản lý dự trữ trong kho Hàng hóa trong kho chưa được sắp xếp theo một quy định cụ thể, dẫn đến việc nhầm lẫn khi xuất hàng, ảnh hưởng đến chất lượng hàng tồn trong kho Tại tầng 2, hàng hóa dự trữ chưa có quy hoạch cụ thể, không được để trên kệ đỡ hàng hay pallet mà chủ yếu xếp chồng trên đất, điều này có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng và làm chậm quá trình tác nghiệp trong kho khi phải mất thời gian tìm kiếm vì không có vị trí quy định cụ thể

Thứ ba, nguồn nhân lực trong kho còn chưa có trình độ chuyên môn cao, không đồng đều, chưa được đào tại bài bản Đặc biệt là các nhân viên đóng gói hàng hóa hầu hết đều

47 là nhân viên part – time chưa có trình độ cao, dẫn đến việc sai sót trong đóng gói hàng hóa và thiếu trách nhiệm trong công việc

Thứ tư, hệ thống các trang thiết bị trong kho hiện nay vẫn chưa thực sự đầy đủ để đáp ứng được tốt nhất các hoạt động tác nghiệp trong kho, xe đẩy hàng hiện tại chỉ có 4 cái, khi lượng hàng hóa cần di chuyển lớn, số lượng xe đẩy này không đáp ứng được nhu cầu Việc di chuyển hàng hóa trong kho hàng tại Cỏ Mềm chủ yếu là bằng thang máy để di chuyển giữa các tầng, nhưng hiện tại không gian thang máy lại quá hẹp, chỉ đủ diện tích chứa 1 xe chở hàng cho mỗi lần di chuyển, gây mất thời gian chờ đợi và làm giảm năng suất hoạt động của kho Ngoài ra, Camara an ninh trong kho khá ít, chỉ có 6 cái, 3 cái hoạt động tại tầng 3, 2 cái hoạt động tại kho tầng 2, và 1 cái hoạt động tại tầng 1 để quan sát quá trình xuất nhập kho Điều này chưa thực sự đảm bảo an toàn cho hàng hóa và sẽ gây kho khăn trong việc kiểm tra lại khi có tình huống phát sinh

Thứ năm, vấn đề luân chuyển điều phối hàng hóa vẫn chưa được thống nhất Do làm việc qua Zalo nên sẽ dẫn đến việc bị bỏ lỡ thông tin và khó kiểm soát thông tin về hàng hóa giữa các cửa hàng Việc điều chuyển kho giữa các cửa hàng không có chứng từ xuất nhập đi kèm cũng gây khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa Bên cạnh đó, do kho hoạt động trên 3 tầng nên việc giao tiếp, chuyển tiếp thông tin khá hạn chế, phải liên lạc qua điện thoại hoặc trực tiếp đi truyền đạt, điều này có thể làm chậm quá trình lưu thông của thông tin trong kho, làm giảm hiệu quả hoạt động

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

4.1.1 Dự báo về hoạt động kinh doanh của ngành mỹ phẩm tại Việt Nam

Ngành công nghiệp mỹ phẩm tại Việt Nam đang trải qua những biến động tích cực, đặc biệt là khi chúng ta bước vào năm 2024 Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển và nhu cầu làm đẹp ngày càng cao, thị trường mỹ phẩm tại Việt Nam đang chứng kiến những đổi mới đáng kể, cùng với xu hướng tiêu dùng thay đổi Theo dữ liệu mới nhất về dân số Việt Nam, Việt Nam là một trong những quốc gia có tốc độ gia tăng dân số thuộc tầng lớp trung lưu nhanh nhất Đông Nam Á Hiện nay, tầng lớp trung lưu ở Việt Nam chiếm 13% dân số và dự kiến sẽ lên đến 26% vào năm 2026 Khi thu nhập của người dân tăng, nhu cầu chăm sóc sức khỏe và làm đẹp bản thân cũng tăng lên, qua đó giúp thị trường bán lẻ mỹ phẩm phát triển hơn Số liệu thống kê từ trang điện tử, giai đoạn từ năm 2022 – 2023, tỷ lệ phụ nữ sử dụng mỹ phẩm tăng lên đáng kể khoảng 90% và dự kiến tốc độ tăng trưởng hàng năm của thị trường này sẽ tiếp tục duy trì ở mức 15 -20% Báo cáo gần đây của Statista về doanh thu của thị trường bán lẻ mỹ phẩm Việt Nam, năm 2023 doanh thu ngành mỹ phẩm đạt mức 2,2 tỷ USD và dự kiến sẽ đạt 2,69 tỷ USD vào năm 2027 Tỷ lệ tăng trưởng kép (CAGR) của thị trường bán lẻ mỹ phẩm Việt giai đoạn 2023 – 2027 ước đạt 3,32% Trong thị trường mỹ phẩm Việt Nam, số liệu từ Bộ Thương mại Mỹ cho thấy các sản phẩm đến từ Hàn Quốc chiếm ưu thế với 30% tổng thị phần nhập khẩu, theo sau là các sản phẩm đến từ Liên minh châu Âu, Nhật Bản, Thái Lan và Mỹ Ngoài ra, các sản phẩm đến từ Trung Quốc và Singapore hiện cũng đang chiếm lĩnh một tỷ lệ thị phần nhất định Trong hai năm trở lại đây, số lượng thương hiệu mỹ phẩm Việt Nam tham gia vào thị trường đang ngày càng gia tăng với những dòng mỹ phẩm đa dạng và độc đóc về mẫu mã không thua kém các thương hiệu nước ngoài, giá cả lại phù hợp Đồng thời, với độ am hiệu thị trường và đặc điểm tiêu dùng Việt sẽ tạo lên lợi thế giúp các thương hiệu mỹ phẩm Việt tham gia và chiếm lĩnh thị trường Bên cạnh đó, người tiêu dùng Việt Nam đang ngày càng quan tâm nhiều hơn tới sức khỏe của bản thân, cũng ngày càng chú trọng hơn tới thành phần có trong các sản phẩm làm đẹp trên thị trường.Việt Nam là một quốc gia thuộc vùng khí hậu nhiệt đới, với khả năng canh tác nhiều loại thảo dược và thực vật phục vụ cho ngành công nghiệp sản xuất mỹ phẩm, từ đó giúp cung cấp nguồn nguyên liệu tại chỗ dồi dào với giá thành rẻ, cho phép các doanh nghiệp có thể phát triển hệ thống dây chuyền sản xuất sản phẩm có nguồn gốc tự nhiên, giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng nội địa cũng như xuất khẩu Điều này mở ra nhiều cơ hội phát triển cho các hãng mỹ phẩm thiên nhiên nói chung và Cỏ Mềm nói riêng

4.1.2 Chiến lược và mục tiêu của Công ty Cổ phần Mỹ phẩm Thiên nhiên Cỏ

Mềm trong thời gian tới

Về mục tiêu chung, từ nay cho đến năm 2025, Công ty Cổ phẩn Mỹ phẩm Thiên nhiên

Cỏ Mềm định hướng mở rộng và phát triển ổn định thị trường trong nước Mở thêm nhiều cửa hàng chi nhánh độc quyền tại khu vực các tỉnh thành trên cả nước, gia tăng độ nhận diện thương hiệu Cỏ Mềm đối với người tiêu dùng Việt Đồng thời, trong năm nay, Cỏ Mềm cũng tập trung hơn vào quy trình quản lý chất lượng trong công ty, mục đích nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín thương hiệu trên thị trường mỹ phẩm trong nước Trong hoạt động quản lý kho hàng, Cỏ Mềm đang có nhu cầu mở rộng quy mô diện tích kho hàng và cải tiến phần mềm quản lý kho để có thể đáp ứng được nhu cầu hoạt động và nâng cao hiệu suất quản lý các tác nghiệp trong kho Tuy nhiên vấn đề này vẫn đang gặp nhiều khó khăn do chưa tìm được mặt bằng phù hợp và sự thay đổi cần đáp ứng được nhiều nhu cầu trong hoạt động vận hành của công ty Cụ thể:

Thứ nhất, để mở rộng độ phủ sóng thương hiệu trên cả nước, Cỏ Mềm sẽ tiếp tục mở thêm các chi nhánh, cửa hàng độc quyền tại các tình thành Hiện nay, Cỏ Mềm đang có

43 cửa hàng độc quyền trên cả nước, và mục tiêu đến năm 2025, công ty sẽ mở thêm 10 cơ sở cửa hàng và đạt mốc 55 cửa hàng trên toàn quốc

Thứ hai, để nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín thương hiệu, công ty đã ban hành nhiều quy chuẩn trong đầu năm 2024, liên quan đến các hoạt động của hệ thống cửa hàng độc quyền như: Quy chuẩn về trưng bày hàng hóa, quy chuẩn về tác phong nhân viên, quy chuẩn về cách tư vấn bán hàng, do cửa hàng và điểm chạm cuối cùng của thương hiệu với khách hàng nên công ty rất chú trọng điều này, và hệ thống các quy chuẩn này sẽ được mở rộng và nâng cao hơn nữa trong thời gian tới để có thể gia tăng uy tín thương hiệu một cách tốt nhất

Thứ ba, mục tiêu của Cỏ Mềm là tiến hành cải thiện các nghiệp vụ trong kho, quy trình hóa các tác nghiệp liên quan đến nhập hàng và xuất hàng, yêu cầu mọi quy trình nhập hàng xuất hàng đều phải rõ ràng có chứng từ đi kèm và hoàn thiện hơn tác nghiệp dự trữ và điều phối hàng hóa; cải tiến, công nghệ hóa các trang thiết bị trong kho Bênh cạnh đó, mục tiêu của Cỏ Mềm trong thời gian tới là duy trì ổn định hệ thống khách hàng hiện tại và có phát triển mở rộng thêm các tập khách hàng mới, tiến hành thu thập ý kiến khảo sát từ phía khách hàng về chất lượng sản phẩm để tiến hành cải tiến một cách hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hơn

Thông gia đoạn tới, bên cạnh những định hướng đúng đắn thì công ty cũng cần phải chuẩn bị các yếu tố khác như nguồn tài chính, nguồn nhân lực, trước khi tiển khai Việc đầu tư, phát triển và nâng cao cơ sở vật chất trang thiết bị, mở rông quy mô kho hàng cần nhiều nguồn lực cả về tài chính và về nhân lực, nên công ty phải chuẩn bị thật tốt các nguồn lực của mình để có thể vận hành, đạt được các mục tiêu chiến lược đề ra

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

TY CỔ PHẦN MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN CỎ MỀM

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện quy hoạch không gian kho

Hiện tại, quy hoạch không gian kho của Cỏ Mềm tuy đã tận dụng được tối đa không gian diện tích trong kho nhưng cách bố trí các loại diện tích trong kho còn ở mức đơn giản, vào những mùa cao điểm không gian trong kho không đủ để đáp ứng mức dự trữ cần thiết Khi công ty đã có kế hoạch mở rộng thị trường, đẩy mạnh kênh phân phối, đồng nghĩa với đó là tăng số lượng hàng hóa dự trữ trong kho Vì thế cần xây dựng kế hoạch thiết kế, bố trí và mở rộng kho, phân bổ lại luồng hàng hóa Do đặc điểm địa hình của kho tại Cỏ Mềm là hoạt động trên 3 tầng, việc di chuyển hàng hóa gặp nhiều bất tiện, khó khăncần phải bố trí lại không gian kho để việc di chuyển hàng hóa diễn ra một cách dễ dàng nhất Các lối đi, di chuyển hàng hóa ở hành lang, hay giữa các kệ hàng hóa cần phải được mở rộng hơn khoảng từ 4 – 6m, để đủ diện tích cho xe đẩy hàng di chuyển Bên cạnh đó, nên mở rộng khu vực tiếp nhận và bốc dỡ hàng hóa tại tầng 3 để có thể nâng cao quy mô tiếp nhận hàng hóa tại kho Hoặc cũng có thể dự trù thêm một khu vực linh hoạt trong kho để bổ sung đối phó với sự gia tăng đột xuất của hàng hóa khi nhập hàng vào các đợt cao điểm Không gian lưu trữ tại tầng 2 nên được quy hoạch sắp xếp lại chia theo từng khu vực riêng ví dụ như: khu vực để hộp, bìa đóng gói; khu vực để túi; khu vực để xốp khí chống sốc; khu vực để dụng cụ đóng hàng, trên mỗi khu vực nên được ghi tên và kí hiệu rõ ràng

Trong kho nên ứng dụng thêm công nghệ, xây dựng một phần mềm kiểm soát cũng như nhập vị trí của hàng hóa lên phần mềm theo đúng vị trí thực tế tại kho, khi nhân viên tìm kiếm hàng hóa có thể sử dụng máy tính cũng như phần mềm kiểm soát để tìm kiếm hàng hóa và vị trí của chúng trên giá kệ Nên số hóa địa chỉ kho cho từng loại hàng hóa trong kho, tạo địa chỉ kho hàng riêng biệt cho mỗi kệ hàng hóa, xây dựng một sơ đồ giá kệ trong kho, khu vực lưu trữ của từng mặt hàng để có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm hàng hóa, nhân viên kho sẽ không gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp nhận và làm quen với hệ thống quản lý mới

4.2.2 Giải pháp hoàn thiện quản lý trang thiết bị

Công ty nên bổ sung thêm một số các trang thiết bị trong kho để có thể nâng cao năng suất hoạt động và bảo quản chất lượng hàng hóa một cách tốt nhất Dựa vào những hạn chế đã nêu lên trong mục 3.4.2, sinh viên xin đề xuất một số trang thiết bị mà kho công ty Cỏ Mềm cần bỏ sung như sau:

Bổ sung thêm 3 xe đẩy hàng để có thể đáp ứng được tần suất xuất nhập hàng hóa tại kho và tối ưu thời gian tác nghiệp Các xe đẩy hàng nên được phân chia rõ ràng theo từng tầng và có mã vạch, kí hiệu riêng theo tầng Tại tầng 2 và tầng 3 mỗi tầng sẽ để 2 xe chở hàng để phục vụ cho việc di chuyển, bốc xếp hàng hóa tại kho, tầng 1 sẽ để 3 xe để phục vụ cho công tác nhập hàng và vận chuyển hàng hóa lên xe chở hàng Việc bổ sung này sẽ

51 giúp kho nâng cao được hiệu quả hoạt động qua, kiểm soát được các trang thiết bị riêng của từng tầng, tránh gây nhầm lẫn mất mát trang thiết bị

Bổ sung 6 pallet để hàng hóa tại tầng 2 của công ty để kê hàng tại khu vực lưu trữ và phát hàng Hiện tại bao bì, bìa hộp và các đơn hàng chờ phát tại tầng 2 hầu hết đều xếp chồng trên mặt đất, bổ sung thêm pallet kê hàng hóa lên để tránh ẩm mốc, làm hỏng hàng hóa Bên cạnh đó, việc sắp xếp hàng hóa lên pallet sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc phân loại và quy hoạch vị trí của các loại hàng hóa lưu trư trong kho, có thể dán mã vạch trên pallet và quy định khu vực chất xếp hàng hóa để có thể kiểm soát một cách tốt nhất Việc giao tiếp, truyền thông tin gặp khá nhiều khó khăn khi kho hoạt động trên 3 tầng khác nhau, nên việc bổ sung thêm bộ đàm để giúp cán bộ nhân viên trong kho có thể giao tiếp, truyền đạt thông tin dễ dàng hơn, không làm mất thời gian cũng như bị bỏ sót thông tin, đẩy nhanh hiệu suất hoạt động của kho hàng

Camera an ninh hiện tại của công ty khá ít, chưa thực sự đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong kho Mỗi tầng cần bổ sung thêm 2 camera để có thể kiểm soát được mọi hoạt động diễn ra trong kho, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa không đáng có xảy ra

Bảng 4.1 Chi phí bổ sung thiết bị

Tên thiết bị Số lượng Chi phí

Nguồn: Sinh viên đề xuất

Ngoài ra, công ty có thể mở rộng thêm không gian của thang máy, để hoạt động di chuyển hàng hóa trong kho được diễn ra nhanh hơn, tránh trì hoãn kéo dài, làm mất thời gian và nhân lực Công ty cũng nên thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết bị trong kho để tránh thiết bị bị hư hỏng, gây ảnh hưởng đến các hoạt động tác nghiệp Với việc không kiểm tra các thiết bị một cách thường xuyên sẽ khiến các trang thiết bị hưu hỏng mà không kịp thời phát hiện và sửa chữa gây gia tăng một phần chi phí bảo dưỡng và chi phí vận hành, điều này có thể vô hình chung gia tăng tổng chi phí của công ty

4.2.3 Giải pháp hoàn thiện quản lý nhân lực trong kho

Quản lý nhân lực vận hành kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc tối ưu hóa chi phí quản lý kho hàng Cỏ Mềm ngày càng phát triển hơn nữa cần phải có chính sách phát triển nhân lực sao cho thật hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động kho Đội ngũ nhân sự trong kho phù hợp, có trách nhiệm và dễ thích nghi với những đổi mới về công cụ quản lý, phương thức vận hành;… sẽ giúp cải thiện tỷ suất lợi nhuận, giảm sai sót trong việc thực hiện đơn hàng,…làm khách hàng hài lòng Công ty cần phải có kế hoạch chiến lược và quy hoạch nguồn nhân lực phù hợp cho từng bộ phận trong kho, chú

52 trọng trong việc đào tạo kiến thức lẫn kỹ năng nghiệp vụ thông qua việc mở các lớp, các buổi đào tạo kiến thức chuyên môn, kiến thưc nghiệp vụ để nâng cao năng lực tác nghiệp của nhân viên Đặc điểm chung của nhân lực trong kho của Cỏ Mềm thì đều là nguồn nhân lực trẻ, dễ thích nghi, năng động nên việc đào tạo nâng cao năng lực nghiệp vụ nếu được thực hiện tốt thì sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho mọi hoạt động quản lý kho hàn Bên cạnh việc đào tạo, công ty có thể đưa ra các chính sách lượng thưởng, KPI rõ ràng để tạo động lực làm việc Đặt mục tiêu năng suất cả theo bộ phận và theo từng cá nhân Các tiêu chuẩn này phải thực tế và dựa trên hiệu suất làm việc của kho theo từng tháng, từng quý hay từng năm Công ty nên tuyển dụng nhân lực làm fulltime thay vì nhân lực part – time, để thuận tiên hơn trong việc đào tạo kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ

Ngoài ra để có thể nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong kho, công ty cần xây dựng quy trình rõ ràng về chính sách nhân sự để quản lý các hoạt động và vị trí công việc trong kho Dưới đây là quy trình chính sách nhân sự mà sinh viên đề xuất:

Hình 4.1 Sơ đồ quy trình chính sách nhân lực đề xuất

Nguồn: Sinh viên đề xuất Bước 1: Xác định nhu cầu và quy mô công việc trong kho Phân tích các hoạt động cần thiết để vận hành kho, bao gồm việc nhập hàng, lưu kho, đóng gói, kiểm kê, và xuất hàng Xác định số lượng và loại vị trí công việc cần trong kho (ví dụ: nhân viên kho, nhân viên kiểm hàng, nhân viên đóng gói, quản lý kho)

Bước 2: Đặc điểm và yêu cầu công việc Xác định các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân cần thiết cho từng vị trí trong kho Lập danh sách các trách nhiệm và nhiệm vụ chi tiết cho mỗi vị trí công việc

B1: Xác định nhu cầu và quy mô công việc trong kho

B2: Đặc điểm và yêu cầu công việc

B3: Quy trình tuyển dụng và thuê nhân viên

B4: Đào tạo và phát triển nhân viên

B5: Thiết lập chính sách và quy định công việc

B6: Giám sát và đánh giá hiệu suất

B7: Quản lý xung đột và đối phó với vấn đề nhân viên

B8: Theo dõi và cải tiến

Bước 3: Quy trình tuyển dụng và thuê nhân viên Xác định các phương pháp tuyển dụng hiệu quả như đăng tuyển trên các trang web việc làm, sử dụng dịch vụ tuyển dụng, hoặc đề xuất từ nhân viên hiện tại Thực hiện quy trình phỏng vấn nghiêm ngặt để đánh giá kỹ năng và phù hợp của ứng viên với vị trí công việc Tiến hành kiểm tra và tham chiếu đối với ứng viên được chọn trước khi tuyển dụng

Bước 4: Đào tạo và phát triển nhân viên Cung cấp đào tạo ban đầu cho nhân viên mới về các quy trình và chính sách trong kho, bao gồm cách sử dụng thiết bị, quy trình lưu kho, an toàn lao động và quy trình mượn trả hàng Xây dựng chương trình đào tạo liên tục để phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VĨ MÔ

4.3.1 Kiến nghị với nhà nước

Nhà nước cần có sự quản lý chặt chẽ đến hoạt động quản trị kho hàng của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng và các doanh nghiệp Việt nói chung để tạo nên một sự cạnh tranh lành mạnh Quy mô thị trường logisitcs Việt Nam tuy nhỏ những tốc độ tăng trưởng đang có xu hướng tăng cao, ngành logistcs có sự đầu tư phát triển khá nhanh nên cần có những diện tích lớn ở trung tâm khu công nghiệp làm nơi tập kết hàng hóa, xây dựng kho bãi Vai trò định hướng và hỗ trợ của nhà nước cực kì quan trọng Nếu được nhà nước cho vay vốn, tạo điều kiện cho thuê đất dài hạn, các doanh nghiệp sẽ bớt được chi phí thuê đất và đầu tư vào trang thiết bị hạ tầng kho bãi, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, cạnh tranh với các công ty nước ngoài

4.3.2 Kiến nghị với các bộ ngành

Sinh viên xin đưa ra một số kiến nghị với Bộ Giao thông Vận tải nhằm phát triển hoạt động quản trị kho hàng nói riêng và hoạt động logistics nói riêng như sau:

Thứ nhất, hệ thống cơ sở hạ tầng quốc gia bao gồm hệ thống đường bộ, sân bay, cảng biển là những cơ quan quan trọng để phát triển các ngành dịch vụ logistics nói chung và mạng lưới kho hàng nói riêng Việc phát triển đồng bộ cơ sở hạ tầng nên được Chính phủ cùng Bộ Giao thông vận tải triển khai, giám sát tích cực hơn nữa, tạo cơ hội phát triển cho các hoạt động kho hàng, vận tải

Thứ hai, nên quy hoạch, tối ưu và đồng bộ các trung tâm logistics cũng như kho bãi chiến lược trên cả nước Vì đây là các điểm đầu mối, tiếp nhận hàng hóa, phương tiện, con người quy mô lớn Do đó, cần tối ưu để hoạt động đúng công suất, tránh hiện tượng ùn ứ, ách tắc hàng hóa, phương tiện tại các trung tâm này làm giảm hiệu quả và lãng phí nguồn lực

Thứ ba, tăng cường công tác quản lý Nên thành lập các cơ quan bộ phần chuyên trách quản lý về hoạt động quản trị kho bãi và tăng cường công tác thanh tra.

ĐỀ XUẤT CỦA SINH VIÊN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

4.4.1 Đề xuất về hoạt động marketing

Hiện nay, tuy Cỏ Mềm đã được khá nhiều người biết đến, những hoạt động marketing của Cỏ Mềm chỉ đang tập trung vào việc xây dựng các chương tình khuyến mại, chương trình khách hàng thân thiết, giới thiệu sản phẩm tới khách hàng qua Facebook và website Công ty nên đang dạng thêm các hoạt động marketing, nhất là trong bối cảnh truyền thông và digital marketing đang phát triển mạnh mẽ Công ty cần mở rộng kênh truyền thông của mình trên nhiều nền tảng khác ví dụ như TikTok, Instragram, đề có thể đưa thông tin tới khách hàng một cách phong phú và đa dạng hơn Hiện nay, nền tảng TikTok đang ngày một phổ biến đối với người dân Việt Nam, công ty nên đầu tư phát triển marketing trên nền tảng này mạnh hơn nữa để có thể mở rộng phạm vi phủ sóng của thương hiệu

Giải pháp về công nghệ

Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và cạnh tranh của doanh nghiệp bán lẻ Phần mềm quản lý Nhanh.vn hiện tại của Cỏ Mềm cũng đang làm khá tốt vai trò của nó Tuy nhiên với tác nghiệp tiếp nhận hàng hóa và dự trữ, công nghệ chưa được ứng dụng nhiều mà chủ yếu dựa vào sức người Vì vậy Cỏ Mềmcần đầu tư công nghệ cho hoạt động này, hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System

- WMS) đang là một cái tên nổi bật để tối ưu hóa việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho

Hệ thống này giúp theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý vị trí lưu trữ, tự động hóa quá trình nhập/xuất kho, và tăng cường khả năng dự báo và tái đặt hàng