giải pháp quản trị kho hàng của công ty cổ phần thương mại qv việt nam

Hoạt động quản trị kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí không cần thiết như chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí vận hành kho, và chi phí do tồn kho quá mức hoặc t

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong thời đại toàn cầu hoá, hoạt đông logistics đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và doanh nghiệp nói riêng Thậm chí, chiến lược quản lý chuỗi dịch vụ logistics tối ưu sẽ giúp ích rất nhiều trong sự phát triển doanh nghiệp Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, giảm chi phí và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp Để hoạt động logistics đạt hiệu quả cao, không thể không nhắc đến hoạt động quản trị kho hàng Đây là mắt xích quan trọng trong hoạt động logistics của doanh nghiệp, đóng góp một phần không nhỏ tới việc tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp bên cạnh đó cũng giảm thiểu chi phí trong hoạt động logistics cho doanh nghiệp Việc quản trị kho hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến hàng hóa và các chi phí quản lí kho hàng Ngược lại, công tác quản lý kho hàng yếu kém sẽ làm tăng các chi phí liên quan từ đó ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp bán buôn, hoạt động quản trị kho hàng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp Để đạt được sự phát triển tốt và lâu dài doanh nghiệp bán buôn cần xây dựng được hoạt động quản trị kho hành một cách hiệu quả cao và liên tục cải tiến Hoạt động quản trị kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí không cần thiết như chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí vận hành kho, và chi phí do tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa; đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có khi cần thiết, giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng và tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng đối với các yêu cầu đặc biệt điều này góp phần nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng Bên cạnh đó việc quản trị kho hàng còn giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong việc cung cấp dịch vụ tốt hơn, giá cả cạnh tranh hơn, thu hút và giữ chân khách hàng Việc quản trị kho hàng một cách chuyên nghiệp giúp đảm bảo dòng chảy hàng hóa mượt mà từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến việc di chuyển hàng hóa, từ đó cải thiện hiệu suất tổng thể của hệ thống logistics Cuối cùng là việc quản trị kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến hư hỏng hàng hóa, mất mát và thất thoát, qua đó bảo vệ giá trị tài sản của doanh nghiệp Vì vậy, Hoạt động quản trị kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống logistics trong doanh nghiệp, có tác động trực tiếp và dài hạn đến chi phí, khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của khách hàng, đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Tại Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam hoạt động quản trị kho hàng đã được triển khai thực hiện một cách khá logic và đạt được những hiệu quả nhất định Bộ phận kho được sắp xếp quy trình làm việc một cách phù hợp, hệ thống trao đổi thông tin qua lại theo trình tự, các quy trình dự trữ, bảo quản, phân phối hàng hóa được diễn ra trình tự, được xử lý một cách nhanh chóng Điều này giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra theo quy trình, đảm bảo dòng thông tin và vận chuyển vật chất trong doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp còn một số hạn chế như chưa áp dụng nhiều yếu tố công nghệ vào trong quá trình làm việc, hầu hết các hoạt động nhập dữ liệu của công ty đều được thực hiện thủ công, chưa có phần mềm quản lý trên máy tính, hoạt động xuất nhập kho chưa áp dụng công nghệ thường sử dụng phương pháp kiểm tra đếm số lượng

Việc nghiên cứu hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam là vô cùng cần thiết, nhằm đưa ra những đánh giá về hiện trạng và các phương pháp đổi mới giúp hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng của công ty Trong quá trình thực tập, nhận thấy hoạt động kho hàng và vận chuyển của công ty còn một số điểm bất cập tại Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam, do đó đề tài khóa luận tốt nghiệp “Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam” đã được lựa chọn với mục tiêu phân tích thực tiễn hoạt động quản trị kho hàng, từ đó đưa ra được các biện pháp, kế hoạch hành động nhằm cải tiến, nâng cao các hoạt động này.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài, đã có rất nhiều nghiên cứu của các tác giả về hoạt động quản trị kho hàng tại doanh nghiệp Hầu hết các nghiên cứu đều nhấn mạnh đến sự quan trọng của hoạt động quản trị kho hàng đối với doanh nghiệp và đưa ra những kiến nghị, giải pháp, định hướng để hoàn thiện, nâng cao hoạt động quản trị kho hàng trong doanh nghiệp Trong đó, phải kể đến một số nghiên cứu sau:

Giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, PGS.TS An Thị Thanh Nhàn, PGS.TS Nguyễn Văn Minh, TS Nguyễn Hồng Thái, (2018), NXB Hà Nội Tại chương 7 của giáo trình có đề cập đến các hoạt động quản lý kho hàng, các nghiệp vụ kho hàng, tổ chức lao động trong kho hàng, quá trình kho hàng diễn ra như nào để từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn cách bố trí không quan kho hàng, tổ chức lao động trong kho, trang thiết bị, quy trình tác nghiệp và đánh giá sự hiểu quả trong kho hàng

Tài liệu tham khảo “Cẩm nang quản trị kho”, TS.Phan Thanh Lâm (2014), NXB Phụ Nữ Tài liện nói về chức năng, nhiệm vụ của quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hàng, cách thức nhập kho, hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quản hàng hóa, phương thức kiểm kê kho mỗi ngày, những quy tắc trong vận hàn quản trị kho hàng, quản lý hành chính kho, quản trị rủi ro trong quản lý kho bãi

Luận văn “Quản trị kho hàng của Công ty TNHH GTGL Việy Nam tại thị trường

Hà Nội” (2022), tác giả Đỗ Thị Hồng Thúy Tác giả đã nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị kho hàng của doanh nghiệp Gắn với nghiên cứu thực trạng của doanh nghiệp đề tài đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng của Công ty

Luận văn “Giải pháp quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế

CTS” (2022), tác giả Trần Thị Hường Trong luận văn, tác giả đã trình bày một số lý luận cơ bản về quản trị kho hàng của doanh nghiệp Tác giả cũng chỉ ra thực trạng quản trị kho hàng của doanh nghiệp từ đó, tìm ra các hạn chế và kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị kho hàng

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phân Thương Mại Q&V Việt Nam tác giả nhận thất một số công tác quản trị kho hàng còn nhiều hạn chế, tác giả quyết định lựa chọn đề tài “Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt

Nam” Tác giả hi vọng những vấn đề mà khóa luận đề cập sẽ giúp ích cho hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam và các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực trở nên hoàn thiện hơn.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Nghiên cứu được thực hiện với mục đích tìm hiểu, phân tích và đánh giá về hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam, từ đó đánh giá và đưa ra giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng của công ty trong thời gian tới

Mục tiêu cụ thể: Được đưa ra để thực hiện mục tiêu chung đã đề cập, bìa khóa luận có mục tiêu chung như sau:

- Hệ thống hóa về cơ sở lý luận của hoạt động quản trị kho hàng tại doanh nghiệp

- Trên cơ sở lý thuyết sẽ phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam

- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam

- Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu về hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty

Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam tại thị trường Việt Nam

- Thời gian nghiên cứu: Phân tích dữ liệu kinh doanh liên quan đến hoạt động quản trị kho hàngcủa công ty được thu thập trong giai đoạn ba năm gần đây từ năm 2021 –

2023 và từ đó đưa ra đề xuất giải pháp trong tương lai giai đoạn ba năm tới từ năm 2024 – 2026 và tầm nhìn đến năm 2030

- Nội dung nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu về hoạt động quản trị kho hàng, các nội dung về quản trị kho hàng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng, mức độ thực hiện công tác quản trị kho hàng tại công ty CPTM Q&V Việt Nam qua đó đánh giá thành công, hạn chế và đưa ra giải pháp phù hợp cho công ty.

Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp

Nguồn cung cấp dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các tài liệu về quản trị kho hàng, các tạp trí chuyên ngành; các thông tin về ngành vật tư thiết bị y tế, ngành dược; các Thông tư, bộ luật ban hành về ngành Dược, ngành vật tư thiết bị y tế Ngoài ra nguồn dữ liệu được thu thập từ các tài liệu từ doanh nghiệp như: các báo cáo, tài liệu được lưu trữ trong sổ sách của công ty, các báo cáo tài chính, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021-2023

Quy trình thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp được tiến hành như sau: Đầu tiên là liên hệ với các tổ chức cung cấp thông tin để thu thập và sao chép tài liệu; Sau đó rà soát các nguồn thông tin đại chúng; tiếp theo là kiểm tra dữ liệu nhằm lựa chọn được những dữ liệu hữu ích, có độ tin cậy cao nhất để phục vụ đề tài; Cuối cùng là xử lý và phân tích dữ liệu theo mục tiêu đã xác định của đề tài

1.5.2 Phương pháp thu thâp và phân tích dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp cần thu thập và phân tích là các dữ liệu phản ánh thực trạng quản trị kho hàng tại công ty Cổ phần Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam Các dữ liệu này được thu thập thông qua việc phỏng vấn các lãnh đạo cấp cao của công ty kết hợp với quá trình tham khảo ý kiến các nhân viên tại bộ phận kho hàng về thực trạng quản trị kho hàng tại công ty Nội dung phỏng vấn xoay quanh các câu hỏi về thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại công ty giai đoạn 2021-2023 Sau đó tiến hành ghi chép và chắt lọc các thông tin phù hợp để đưa vào khóa luận tốt nghiệp.

Kết cấu khoá luận tốt nghiệp

Ngoài phần Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu và hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, khoá luận được kết cấu thành 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị kho hàng

Chương 3: Thực trạng quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

Chương 4: Một số giải pháp quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG

Khái quát kho hàng

2.1.1 Khái niệm, vai trò và chức năng của kho hàng

2.1.1.1 Khái niệm và vai trò

Kho là loại hình cơ sở Logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hoá nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động Logitstics của doanh nghiêp Kho chứa là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động logistics của doanh nghiệp Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hoá dự trữ, chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp Với vị trí như vậy, kho hàng hoá có các vai trò như sau: Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất

- Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho

- Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hoá sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm

- Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa…

2.1.1.2 Chức năng của kho hàng hóa

Kho hàng là một phần không thể thiếu trong mạng lưới cơ sở vật chất của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như một địa điểm đến dùng để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hoá, để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng, bên cạnh đó cũng tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác Kho hàng thường giữ một số chức năng sau:

Là nơi tập kết hay thu gom hàng hóa, nguyên vật liệu từ các nơi khác nhau về cùng một chỗ (kho của doanh nghiệp) Khi hàng hóa, nguyên vật liệu được cung cấp từ nhiều nguồn nhỏ lẻ khác nhau thì kho hàng đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn và tiếp tục vận chuyển tới nhà máy, thị trường bằng các phương tiện bằng các phương tiện đầy toa/xe/thuyền Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí do tận dụng được lợi thế kinh tế nhờ quy mô Đàm bảo và lưu giữ hàng hóa Kho hàng giúp đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp Kho hỗ trợ quá trình xuất nhập hàng dễ dàng và nhanh chóng hơn, việc luân chuyển hàng được đảm bảo thông suốt Khi có kho hàng, việc quản lý và kiểm soát từ số lượng đến chất lượng hàng đi, hàng về cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn

2.1.2 Phân loại kho hàng hoá

Có nhiều cách phân loại kho hàng, tuy nhiên dưới đây là những cách phân loại thông dụng nhất

2.1.2.1 Theo đặc điểm sở hữu

Kho riêng là kho được sở hữu bởi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, do doanh nghiệp tự đầu tư và điều hành hoạt động kho Lợi ích của kho riêng là khả năng kiểm soát, tính linh hoạt trong quản trị cũng như các lợi thế về hình ảnh doanh nghiệp Tuy nhiên điều này cũng đồng thời làm tăng chi phí logistics của doanh nghiệp

Kho công cộng là kho được doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh thuê ngoài, do công ty được thuê kiểm soát hoạt động nghiệp vụ kho Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào năng lực cốt lõi, đồng thời kho thuê ngoài thường sẽ được đầu tư đầy đủ cơ sở vật chất tiêu chuẩn Kho công cộng cung cấp tính linh hoạt do dễ thay đổi vị trí, quy mô và lượng kho, cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh nguồn hàng, khách hàng và nhu cầu thời vụ Nhược điểm khi sử dụng kho công cộng là doanh nghiệp sẽ phải chia sẻ kho với những doanh nghiệp khác

Kho tự quản là kho do doanh nghiệp thuê ngoài và tự đứng ra quản lý Thời hạn thuê của hình thức này thường dài và có ràng buộc Các kho này đều đáp ứng những tiêu chuẩn cơ bản về cơ sở vật chất để lưu trữ hàng hóa của doanh nghiệp

Kho bảo thuế là nơi lưu trữ hàng hóa các lô hàng, nguyên liệu, vật tư đã được thông quan nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế

Kho CFS còn gọi là điểm thu gom hàng lẻ của doanh nghiệp) là kho được sử dụng để thực hiện tất cả các hoạt động thu gom, chia, tách riêng hàng hóa của rất nhiều chủ hàng, vận chuyển chung container trong xuất khẩu và nhập khẩu

Kho ngoại quan là loại kho bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu trữ, bảo quản hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ trong nước đưa vào kho theo các hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa chủ ngoại quan và chủ hàng

Kho Cross Docking: Kết hợp các nguồn hàng từ nhiều điểm khác nhau thành đơn hàng hoàn chỉnh được xác định trước và được cá nhân hóa cho một khách hàng cụ thể trong khoảng thời gian rất ngắn, thường là dưới 24h Loại kho này giúp loại bỏ chức năng lưu trữ và thu gom đơn hàng, chỉ thực hiện chức năng tiếp nhận và gửi hàng hóa, phù hợp với các công ty không có diện tích kho hàng lớ

2.1.2.3 Theo ứng dụng công nghệ kho

Kho thủ công là loại hình kho đơn giản nhất và rất phổ biến Hàng hóa trong kho thường được để trong thùng, hộp và trên kệ Việc di chuyển hàng hóa trong kho được thực hiện chủ yếu bằng sức người với những thiết bị đơn giản như xe đẩy pallet bằng tay, băng tải cơ học Loại hình kho này phù hợp cho hàng hóa có kích thước nhỏ và nhẹ, kệ hàng không được đặt quá cao, thường thì kho sẽ cần có điều hòa và được chiếu sáng đầy đủ

Kho cơ giới hóa có đặc điểm là thay thế một phần sức người bằng máy móc, hàng hóa trong kho thường được tập hợp theo đơn vị tiêu chuẩn/ kích cỡ đồng nhất việc di chuyển hàng hóa vẫn do con người kiểm soát với sự hỗ trợ của các thiết bị thường thấy như xe nâng, băng chuyền, máy lấy hàng, Loại hình kho này sẽ phù hợp cho hàng hóa cồng kềnh và nặng nề hơn, giá kệ trong kho có thể được thiết kế cao hơn

Kho tự động hóa là loại kho áp dụng công nghệ tự động hóa trong vận hành và quản lý, giảm thiểu đến tối đa sự xuất hiện của con người Thiết bị trong kho được tự động hóa, được kiểm soát bởi hệ thống máy tính: robot, RFID Hàng hóa trong kho tự động hóa đa dạng với mật độ hàng hóa cao, kệ hàng tương đối hẹp và cao, có thể lên tới 40m Kho tự động hóa có năng suất và tốc độ cao

2.1.2.4 Theo đối tượng phục vụ

Kho định hướng thị trường: Kho đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu Loại hình kho này còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng, có chức năng chủ yếu là dịch vụ khách hàng tổng hợp các lỗ hàng và cung ứng thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng

Nội dung của quản trị kho hàng

2.2.1 Quy hoạch không gian nhà kho

Kho hàng có thể áp dụng hai hệ thống quy hoạch tổng thể là quy hoạch động và quy hoạch tĩnh tùy thuộc vào yêu cầu của chuỗi cung ứng và nguồn lực của doanh nghiệp

Hệ thống quy hoạch động (định vị theo dòng) cho phép thay đổi vị trí hàng hoá dự trữ tại kho theo thời gian nhập lô hàng mới với mục đích sử dụng hiệu quả diện tích và không gian kho Thường gặp ở các nhà kho tự động hay các trung tâm phân phối thuộc các chuỗi cung ứng có yêu cầu cao về tốc độ vận động Hệ thống quy hoạch tĩnh (định vị cố định), mỗi loại hàng hoá được định vị cố định ở các khu vực nhà kho lựa chọn Lợi thế của hệ thống này là xác định ngay được vị trí bảo quản hàng hoá để đưa hàng vào và lấy hàng ra Tuy nhiên, hệ thống này sử dụng kém hiệu quả về không gian kho Thường hay gặp ở các nhà kho truyền thống không đòi hỏi tốc độ cung ứng cao

Cho dù là kho riêng hay kho đi thuê, việc bố trí không gian và thiết kế mặt bằng kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong kho Thiết kế và quy hoạch mặt bằng kho cần căn cứ vào những yếu tố sau: nhu cầu về hàng hoá lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tương lai); khối lượng/thể tích hàng hoá và thời gian lưu hàng trong kho; bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng, giao hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì và đường đi cho phương tiện/thiết bị kho Thiết kế kho hàng bao gồm việc tổ chức và phấn phối không gian kho thành các khu vực hoạt động và các khu vực giá kệ lưu trữ khác nhau

Kho hàng hoá phải được thiết kế sao cho đảm bảo đáp ứng nhanh quá trình mua bán hàng hoá qua kho, phải hợp lý hoá việc phân bố dự trữ trong kho và đảm bảo chất lượng hàng hoá.Vì vậy, cần lưu ý đến những nguyên tắc thiết kế và quy hoạch mặt bằng kho hàng hoá như sau: Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho; Sử dụng tối đa độ cao của kho;

Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dỡ, chất xếp; Di chuyển hàng hoá theo đường thẳng nhằm tối thiểu hoá khoảng cách vận động của sản phẩm dự trữ

2.2.2 Tổ chức lao động trong nhà kho

2.2.2.1 Đặc điểm, mục tiêu và nguyên tắc

Tổ chức lao động nhà kho là việc phân công, bố trí, sử dụng nhân lực kết hợp với vận hành thiết bị và công cụ lao động để hoàn thành nghiệp vụ kho có chất lượng, năng suất, tiết kiệm về thời gian lao động Đặc điểm lao động ở kho là loại lao động nặng nhọc, phức tạp, đòi hỏi phải có hiểu biết sâu về tính chất lý, hóa của hàng hóa và kỹ thuật nghiệp vụ như chất xếp, bảo quản, sử dụng các thiết bị và dụng cụ lao động thành thạo Lao động kho có tính không liên tục, không đều đặn do điều kiện nguồn hàng, khách hàng, phương tiện vận tải, yêu cầu về kiểm nghiệm, kiểm nhận hàng hóa theo đặc thủ từng lô hàng hoặc yêu cầu mùa vụ, do đó bố trí lao động không cố định mà linh hoạt Lao động thủ công chiếm phần nhiều nên cần bố trí lực lượng phù hợp, tránh lãng phí

Mục tiêu của tổ chức lao động nhà kho là nhằm bảo đảm cho quy trình lao động liên tục, nhịp nhàng, có năng suất cao, giảm ách tắc, lãng phí trong cung ứng Bên cạnh đó kết hợp sử dụng sức lao động và thiết bị hợp lý, giúp giảm chi phí cho một đơn vị hàng hóa qua kho

Nguyên tắc tổ chức lao động kho: Phải phù hợp với công việc trên các mặt số lượng, chất lượng, chuyên môn Phải kết hợp giữa chuyên môn hóa và hợp tác hóa nhằm nâng cao năng suất lao động; khuyến khích lao động sáng tạo

2.2.2.2 Các loại lao động ở kho

Quản lý kho có vai trò quản lý và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động kho hàng, quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, người lao động, tổ chức nghiệp vụ kho theo quy trình Quản lí kho có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong kho; quản lý hàng hóa nhập xuất, lưu trữ, bảo quản hàng hóa và kiểm kê định kì; quản lí tài sản trong kho; báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình kho hàng cho ban lãnh đạo

Thủ kho, phụ kho, trưởng các bộ phận kho: chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, người lao động trong phạm vi được phân công; Tổ chức nghiệp vụ theo thủ tục và thể lệ quy định; Tổ chức bảo quản và ghi chép theo chế độ

Công nhân vận chuyển - bốc dỡ: chuyển làm công tác di dời hàng hóa trong kho Đối với công nhân vận chuyển - bốc dỡ thủ công yêu cầu sức khỏe, kỹ thuật xếp dỡ, vận chuyển, nâng hạ Đối với công nhân vận chuyển - bốc dỡ thủ công yêu cầu cơ giới: yêu cầu phải học nghề kỹ thuật và có chứng chỉ sử dụng thiết bị phù hợp

Công nhân bảo quản phân loại, chọn lọc, đóng gói, chuẩn bị hàng hóa: lao động trực tiếp; có hiểu biết về tính chất hàng hóa; nắm yêu cầu về kỹ thuật bảo quản, phân loại, chọn lọc, đóng gói

Nhân viên bảo vệ: không trực tiếp với hàng hóa; liên quan đến thủ tục ra vào kho; vị trí làm việc ngoài kho; nhiệm vụ bảo vệ kho và hàng hóa; thời gian làm việc theo ca luân phiên theo giờ

2.2.3 Trang thiết bị nhà kho

Thiết bị kho là các loại phương tiện vật chất - kỹ thuật được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ tiếp nhận, bảo quản và phát hàng ở kho Thiết bị kho là bộ phận chủ yếu của tư liệu lao động đối với quản trị công nghệ kho nói riêng và đối với cách mạng khoa học công nghệ nói chung

2.2.3.1 Thiết bị di chuyển, xếp dỡ thông dụng

Xe chuyển hàng kéo tay: Là loại phương tiện thủ công dùng sức của người công nhân, xe có nhiều loại: loại xe có một bánh, loại hai bánh, loại có ba bánh và loại xe có bốn bánh Kích thước to nhỏ khác nhau phù hợp với từng loại hàng dự trữ bảo quản ở trong kho Đòn bẩy con lăn: Cấu tạo gồm một thanh dài, phần cuối dày hơn có một trục xuyên qua, 2 đầu trục lắp 2 con lăn đường kính khoảng 80mm; trọng tải bẩy được khoảng 1 tấn

Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị kho hàng

Môi trường chính trị pháp luật bao gồm các thể chế chính trị, các văn bản quy định, các bộ luật, các chính sách của từng quốc gia Các quy định chính sách của nhà nước có những tác động chung lên sự phát triển của hoạt động logistics của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản trị kho hàng Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của các cơ quản quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và pháp luật Vì vậy các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định chính sách của chính phủ về hoạt động kho hàng Mỗi quốc gia đều có các quy định, chính sách riêng để phù hợp cho sự phát triển ngành logistics; thúc đẩy hoạt động hoạt động logistics, hoạt động kho hàng phát triển, cải tiến tốt hơn

Nều kinh tế phản ánh nhiều tác động đến việc mua hàng của các khách hàng và gây ảnh hưởng chính đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp, sự biến động trong nền kinh tế có thể là một thách thức lớn Điều này có thể dẫn đến giảm doanh số bán hàng, tăng chi phí vay vốn và áp lực tăng cường hiệu quả hoạt động để duy trì lợi nhuận Đồng thời, nhu cầu thay đổi của khách hàng cũng có thể yêu cầu các doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh của mình để đáp ứng nhu cầu mới và tối ưu hóa tỷ suất chuyển đổi Nền khinh tế càng phát triển và có nhiều triển vọng sẽ khiến nhu cầu hàng hóa của xã hội ngày càng tăng, các hoạt động quản trị kho hàng từ đó cũng tăng theo

Môi trường tự nhiên ảnh hưởng lớn đến các hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng cũng như hoạt động quản trị kho hàng của công ty Đây được xem như một điều kiện bất khả kháng xảy ra trong quá trình cung ứng hàng hoá, ảnh hưởng đến quá trình lấy hàng, giao nhận hàng hoá, bảo quản hàng hóa Ảnh hưởng của thời tiết xấu trong quá trình di chuyển dòng hàng hoá sẽ khiến cho hàng hóa bị ảnh hưởng về chất lượng, về tính chất Điều kiện thời tiết ảnh hưởng tới hoạt động logistics của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới hoạt động quản trị kho hàng trong việc bảo quản và lưu trữ hàng hóa Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng là các yếu tố ảnh hưởng chính tới chất lượng của các sản phẩm

Yếu tố môi trường công nghệ có tác động mạnh mẽ trong mô hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trong thời đại số hóa hiện nay, việc sử dụng công nghệ khoa học vào trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh giúp công việc được hiệu quả diễn ra cách nhanh chóng, giảm thiểu được nhiều bước phức tạp, cải thiện được chất lượng công việc Việc bắt kịp, cập nhật kịp thời trong việc ứng dụng công nghệ vào trong hoạt đông giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả năng suất trong công việc một cách tối đa

2.3.1.5 Môi trường văn hóa – xã hội

Các nền văn hóa thường phát triển theo tâm lý nhóm, đi theo các giá trị cốt lõi và niềm tin chung, định hình cách các các nhân trong những nền văn hóa Như vậy, nhu cầu xã hội ngày càng gia tăng, xã hội ngày càng phát triển thì người tiêu dùng càng quan tâm đến chất lượng và các dịch vụ liên quan đến sản phẩm Doanh nghiệp cần chú ý sự khác biệt văn hóa xã hội

Vai trò của nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng là rất quan trọng Các nhà cung cấp sẽ đảm bảo được nguồn hàng hóa chất lượng cho công ty Doanh nghiệp cần lựa chọn và hợp tác với các nhà cung cấp uy tín có kinh nghiệm, có năng lực cung cấp hàng hóa chất lượng phù hợp đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Việc các nhà cung cấp đáp ứng được nhu cầu hàng hóa thường xuyên giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được hiệu quả, việc lưu trữ hàng hóa và bảo quản sẽ được tiến hành đều đặn, khả năng lấp đầy của kho hàng phải được đảm bảo tránh tình trạng thiếu hàng nhằm tối ưu chi phí lưu trữ và luôn đáp ứng đủ nguồn hàng nhằm đáp ứn nhu cầu của khách hàng Bên cạnh đó công ty cần xây dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt với nhà cung cấp dựa trên cơ sở tôn trọng và cùng có lợi nhằm đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định, chất lượng và giá cả phù hợp

Khách hàng là một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty và cũng là nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công ty trong lĩnh vực đang hoạt động cũng như hoạt động quản trị kho hàng Sự tồn tại và phát triển của khác hàng của doanh nghiệp phụ thuộc vào khác hàng do đó doanh nghiệp cần đáp ứng nhu tốt nhu cầu của khách hàng Đặc điểm là một công ty cung cấp sản phẩm nên cần phải chú trọng vào chất lượng sản phẩm, số lượng sản phẩm cần được đảm bảo Vì vậy, hoạt động kho hàng cần được chú trọng nhằm đảm bảo được lượng hàng hóa dự trữ, cũng như bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất để đáp ứng như cầu của khách hàng Doanh nghiệp cần xây dựng các chiến lược hoạt động tổ chức cụ thể nhằm cải thiện hoạt động kho hàng

Sự cạnh tranh ngành nghề là điều không thể tránh khỏi khi tham gia vào môi trường kinh doanh Doanh nghiệp phải cạnh tranh về nguồn lực, giá cả, chất lượng dịch vụ, dịch vụ chăm sóc khách hàng Doanh nghiệp cần phải phát huy những điểm mạnh nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh đối với các doanh nghiệp khác Hoạt động quản trị kho hàng là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tạo ra lợi thế đối với các đối thủ cạch tranh cùng ngành Việc quản trị kho hàng tốt sẽ đảm bảo được nguồn hàng, số lượng hàng hóa, và chất lượng của hàng hóa một cách tốt nhất đáp ứng nhu cầu của khách hàng tạo ra lợi thế riêng của doanh nghiệp Hoạt động quản trị kho hàng tốt sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, đem lại niềm tin cho khách hàng và đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi công tác quản trị kho hàng của doanh nghiệp phải tốt hơn, cải thiện hơn để đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI QUẢN TRỊ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI Q&V VIỆT NAM

Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

3.1.1 Quá trình hình thành phát triển

Công ty CPTM Q&V Việt Nam tên đăng ký đầy đủ là Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam (Tên tiếng Anh là: Q&V VIET NAM TRADING JOINT STOCK COMPANY) được thành lập vào ngày 7 tháng 3 năm 2014 do bà Nguyễn Thị Đan đại diện pháp lý.Trụ sở chính của Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam được đặt tại Quận Nam Từ Liên, thành phố Hà Nội

Hình 3.1: Logo Công ty CPTM Q&V Việt Nam

Nguồn: Công ty CPTM Q&V Việt Nam Khi mới thành lập, Công ty CPTM Q&V Việt Nam hoạt động chỉ với khoảng 20 nhân viên Đây là giai đoạn khó khăn vì vừa mới được thành lập, kinh nghiệm trong lĩnh bán buôn còn hạn chế Ngoài ra, Công ty phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh mạnh trong ngành Đối tượng khách hàng trong thời kỳ này chủ yếu là các đơn hàng lẻ, tập trung chủ yếu tại thành phố Hà Nội

Sau gần 10 năm hoạt động, công ty không ngừng phát triển và đổi mới, vươn lên trở thành một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực bán buôn Với nỗ lực liên tục tiến lên, sự phát triển đa dạng các mặt hàng, chất lượng uy tín đã mang đến cho Q&V một mạng lưới khách hàng lớn trên toàn quốc

Từ tháng 6/2016 đến năm 2023 Công ty Công ty CPTM Q&V đã không ngừng mở rộng quy mô thị trường (có mặt tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam và có được một lượng khách hàng trung thành của mình Số nhân viên cũng tăng lên 56 người ở các phòng ban

3.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty

Công ty CPTM Q&V Việt Nam kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn đồ dùng khác cho gia đình cụ thể là bán buôn dụng cụ y tế, bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh Các sản phẩm chính của công ty bao gồm: dụng cụ y tế, hóa mỹ phẩm, chế phẩm vệ sinh và thực phẩm bảo vệ sức khỏe Ngoài ra công ty còn một số các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khách như là:

- Bán buôn thực phầm ( Kinh doanh thực phẩm chức năng)

- Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép

- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy công nghiệp

- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy móc khác (Bán buôn máy móc, thiết bị y tế)

- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh

3.1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

Hình 3.2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Chức trách các bộ phận trong Công ty Cổ phần Thương Mại Q&V Việt Nam: Ban giám đốc: Ban giám đốc đóng là những người đứng đầu công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp Ban giám đốc có trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nghiên cứu, xây dựng và ban hành các chiến lược, chính sách, giám sát, đánh giá hoạt động của các phòng ban

Phòng hành chính - nhân sự: Thực hiện các hoạt động về tuyển dụng và đào tạo nhân viên, quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi và đánh giá tiến độ làm việc, sự tuân thủ quy định của nhân viên

Phòng tài chính - kế toán: Phòng tài chính - kế toán quản có chức năng quản lý các nghiệp vụ kế toán, quản lý toàn bộ nguồn thu-chi tài chính cho doanh nghiệp theo đúng pháp luật hiện hành Tham mưu trong việc quản lý, tổ chức thực hiện các công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp

Phòng kinh doanh: Bao gồm hai bộ phận là bộ phận kinh doanh và bộ phận thu mua Bộ phận kinh doanh đảm nhiệm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, phát triển thị trường, xây dựng chiến lược bán hàng, và duy trì các mối liên kết với đối tác kinh doanh Bộ phận thu mua tập trung vào việc đảm bảo nguồn cung ổn định và chi phí hiệu quả cho công ty

Phòng vận hành:Bao gồm hai bộ phận là bộ phận kho và bộ phận quản lý - điều phối vận tải:

Bộ phận kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo lưu trữ, bảo quản hàng hóa an toàn, khoa học và hiệu quả Bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm soát, quản lý hàng hóa; quản lý tài sản kho hàng, quản lý nhân sự trong kho; lưu trữ hàng hóa; bảo quản hàng quá đúng quy cách và đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của phòng kinh doanh và khách hàng Một số nhiệm vụ chính của bộ phận kho hàng có thể kể đến như: xuất nhập hàng hóa; kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa xuất nhập kho; lưu trữ, bảo quản hàng hóa đúng quy định của công ty; sắp xếp hàng hóa và vệ sinh kho hàng; kiểm kê lượng hàng hóa, kiểm tra hàng hóa định kỳ; lập kế hoạch xuất nhập kho và cập nhật thông tin xuất nhập kho trên hệ thống; quản lí tài sản, quản lí nhân sự trong kho …

Bộ phận quản lý - điều phối vận tải có nhiệm vụ quản lý nhân viên vận tải và các phương tiện vận tải của công ty Thực hiện tiến hành công tác bố trí, sắp xếp, điều phối phương tiện vận tải và nhân viên vận tải đáp ứng yêu cầu của công ty, khách hàng về việc thực hiện hoạt động vận tải hàng hóa; xác định nhu cầu vận tải dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; theo dõi, giám sát quá trình vận chuyển và giải quyết các vấn để phát sinh trong quá trình vận tải; lưu trữ và quản lý các tài liệu liên quan đến hoạt động vận tải; Báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động vận tải cho ban lãnh đạo doanh nghiệp

3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Công ty CPTM Q&V Việt Nam là một doanh nghiệp được thành lập vào năm 2014, với gần 10 năm hoạt động và phát triển thì công ty đã chỗ đứng trên thị trường của ngành bán buôn dụng cụ y tế , bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện ở (Bảng 3.1):

Hoạt động kinh doanh của Công ty CPTM Q&V Việt Nam trong giai đoạn từ năm

2021 đến năm 2023 Trong giai đoạn này hoạt động kinh doanh của công ty đều có lợi nhuận dương nhưng không sự tăng trưởng vượt bậc qua các năm Tuy nhiên chỉ có năm

2021 lợi nhuận, doanh thu của công ty tăng đột biến do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid nên nhu cầu tiêu dùng về các công cụ y tế, hóa mỹ phẩm và sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe của khách hàng tổ chức, cá nhân tăng cao đạt lợi nhuận và doanh thu cao lần lượt là 3,428 tỷ đồng và 21,561 tỷ đồng Sau đại dịch Covid kết thúc công ty phải đối mặt với sự suy thoái của nền kinh tế, vì vậy hoạt động của công ty trở nên khó khăn và chỉ tăng trưởng ở mức độ thấp Lợi nhuận năm 2022 ghi nhận tăng 1,19% so với lợi nhuận năm 2021 Trước tình hình nền kinh tế suy thoái công ty đưa ra những kế hoạch để cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty và năm 2023 lợi nhuận của công ty đã tăng so 4.66% với năm 2022 đây là một mức tăng trưởng khá tốt trong bối cảnh suy thoái kinh tế gây nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp

Bảng 3.1: Chi tiết tình hình tài chính Công ty CPTM Q&V Việt Nam (2021-2023)

Tỷ lệ phần trăm lợi nhuận 15,9 15.6 15.8

Nguồn: Phòng tài chính - kế toán

3.2 Phân tích thực trạng các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị kho hàng của Công ty

Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

Trong thời điểm đại dịch Covid 19 diễn ra, ngành dược và thiết bị - vật tư y tế lại ghi nhận mức doanh thu và lợi nhuận cải thiện tăng trưởng Tuy nhiên, không phải chờ đến lúc mỗi đe dọa bệnh tật liền kề mới làm gia tăng nhu cầu chăm sóc y tế, trên thực tế Việt Nam luôn được đánh giá là thị trường dược phẩm và vật tư – thiết bị y tế vô cùng tiềm năng Về quy mô GDP theo giá hiện hành năm 2023 ước đạt 10.221,8 nghìn tỷ đồng, tương đương 430 tỷ USD GDP bình quân đầu người năm 2023 theo giá hiện hành ước đạt 101,9 triệu đồng/người, tương đương 4.284 USD, tăng 160 USD so với năm 2022.Về sử dụng GDP năm 2023, tiêu dùng cuối cùng tăng 3,52% so với năm 2022 Có thể thấy Việt Nam đang là nước phát triển, thu nhập bình quân trên đầu người tăng dần qua các năm vì vậy nhu cầu thiết yếu cho sức khỏe cũng được tăng lên và đây là cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp kinh doanh vật tư y tế, dược phẩm

Thực trạng quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

3.3.1 Quy hoạch không gian kho hàng

Hiện tại, Công ty CPTM Q&V Việt Nam sở hữu một nhà kho tại Nam Từ Liêm Đây là nơi thực hiện quá trình tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hàng hoá phục vụ hoạt động kinh doanh Nhà kho của công ty được xây dựng rộng rãi và phía trên là mái tôn, có hệ thống lối đi rộng rãi, nhà kho được thiết kế gồm hai cửa, có khu vực lùi xe vào bốc hàng, đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách dễ dàng, linh hoạt

Hình 3.3: Sơ đồ kho hàng của Công ty CPTM Q&V Việt Nam

Nguồn: Công ty CPTM Q&V Việt Nam Kho hàng của công ty được thiết kế theo kiểu hình hộp và có diện tích tại kho 500m2 Kho hàng được chia thành 6 khu vực gồm 2 khu vực lưu trữ, khu vực xuất nhập hàng, khu vực văn phòng và sảnh với các khoảng diện tích khác nhau (Bảng 3.7)

- Khu vực nhập hàng, xuất hàng: có diện tích mỗi khu vực là 50m2 với thiết kế hai cửa gồm cửa nhập và cửa xuất được bố trí gần nhau và có lối đi thông nhau Việc tách riêng hai khu vực nhập hàng và xuất hàng sẽ đảm bảo hàng hóa không nhầm lẫn lẫn giữa các khu vực Khu vực nhập hàng sẽ dùng để tiếp nhận hàng nhập kho; kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa nhập kho; khu vực dùng để chất xếp hàng nhập kho chuẩn bị cho việc lưu trữ Khu vực xuất kho sẽ dùng để cho việc chuẩn bị hàng hóa xuất kho; kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hóa theo từng đơn hàng; khu vực chất xếp hàng hóa xuất kho để bàn giao vận chuyển

- Khu vực văn phòng: công ty có thiết kế văn phòng với khoảng 60m2 ở giữa 2 khu vực nhập kho và xuất kho nhằm tạo sự thuận lợi cho công tác kiểm soát lượng hàng hóa ra vào, kiểm tra và ghi chép các hàng hóa ra vào một cách nhanh chóng Khu vực văn phòng được thiết kế hai cửa, xung quanh là các vách ngăn tạo hình hộp Khu vực văn phòng được trang 2 máy tính, máy in, 2 máy lạnh công suất lớn nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên

- Khu vực lưu trữ thường: Là khu vực có diện tích lớn nhất trong kho vì hàng hóa chính của công ty thường lưu trữ ở điều kiện bảo quản nhiệt độ thường nên do đó không gian dữ trữ thường sẽ được công ty bố trí rộng nhất

- Khu vực kho lạnh: hành hóa trong kho hàng của công ty có nhiều sản phẩm phải có điều kiện bảo bảo ở nhiệt độ lạnh và mát và thường có nhiệt độ bảo quản từ 2-15 độ C Khu vực kho lạnh được chia ra thành hai khu vực: khu vực bảo quản các hàng hóa ở nhiệt độ lạnh là từ 2-8 độ C và khu vực bảo quản hàng hóa ở nhiệt mát từ 8-15 độ C Hệ thống làm lạnh sẽ được điểu chỉnh ở nhiệt độ đúng mức nhiệt yêu cầu trong bảo quản Vì vậy, các sản phẩm sẽ được phân loại và đưa vào bảo quản theo đúng khu vực

Bảng 3.7 : Diện tích từng khu vực trong kho

STT Khu vực Diện tích

1 Khu vực lưu trữ thường 240m2

(Nguồn: Bộ phận kho hàng Công ty CPTM Q&V Việt Nam) Nhìn chung, không gian kho của Công ty CPTM Q&V Việt Nam tận dụng mọi không gian kho cho việc chưa hàng hóa Có sự phân chia khu vực rõ ràng, thuận tiện cho nhân viên sắp xếp hàng hóa vào khu vực phù hợp, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa Giữa các khu vực sẽ có các lối đi ở giữa thuận tiện cho việc đi lại và di chuyển hàng hóa Kho của Công ty CPTM Q&V Việt Nam thiết kế cửa nhập hàng và xuất hàng riêng biệt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập hàng và giao hàng kể cả khi hai nghiệp vụ này được diễn ra cùng lúc Hàng hóa trong kho được lưu trữ theo từng khu vực khác nhau theo từng yêu cầu bảo quản của các loại hàng hóa

3.3.2 Tổ chức lao động trong kho hàng Để đảm bảo các quy trình tác nghiệp hàng hóa qua kho thì kho hàng của Công ty CPTM Q&V Việt Nam đang sử dụng đội ngũ nhân sự bao gồm các vị trí cụ thể như sau:

Bảng 3.8: Tổ chức lao động trong kho

STT Chức vụ Số lượng Trình độ Độ tuổi

1 Quản lí kho 1 Đại học 30 - 45

3 Nhân viên kho 8 Lao động phổ thông 18 - 35

4 Nhân viên bảo vệ 4 Lao động phổ thông 18 - 35

Nguồn: Bộ phận kho hàng Công ty CPTM Q&V Việt Nam

Trách nhiệm của các chức vụ trong kho:

Quản lý kho có vai trò quản lý và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động kho hàng, quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, người lao động, tổ chức nghiệp vụ kho theo quy trình Quản lí kho có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong kho; quản lý hàng hóa nhập xuất, lưu trữ, bảo quản hàng hóa và kiểm kê định kì; quản lí tài sản trong kho; báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình kho hàng cho ban lãnh đạo

Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý khu vực quản lý kho hàng mà mình được phân công, có trách nhiệm triển khai các hoạt động xuất hàng hóa và nhập hàng hóa đồng thời kiểm đếm hàng hóa, chịu trách nhiệm trước công ty về số lượng và chất lượng hàng hóa Thủ kho có một số nhiệm vụ như: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa theo phiếu nhập kho; chuẩn bị hàng hóa theo phiếu xuất kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi xuất; sắp xếp hàng hóa khoa học, bảo quản hàng hóa theo đúng quy định; theo dõi tình trạng hàng hóa, báo cáo hư hỏng; tham gia kiểm kê hàng hóa định kỳ và báo cáo kết quả cho quản lý kho; lập và lưu trữ các chứng từ liên quan đến xuất nhập kho

Nhân viên kho có nhiệm vụ bốc hàng hóa lên và xuống xe tại cửa xuất và nhập, di chuyển hàng hóa vào nơi lưu trữ; hỗ trợ thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa xuất nhập kho; sắp xếp hàng hóa lên các giá kệ hoặc lấy hàng đã được đánh dấu theo danh mục, giữ gìn vệ sinh kho hàng; tham gia kiểm kê hàng hóa định kỳ và theo dõi tình trạng hàng hóa báo cáo hư hảng nếu có

Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ giữ an ninh và đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tài sản trong kho; quản lý, kiểm soát việc ra vào của xe chở hàng; thực hiện tuần tra định kỳ trong khu vực kho hàng; đảm bảo an ninh của kho hàng, kiểm soát người ra vào trong kho hàng

Bộ phận kho hàng sẽ làm việc từ thứ 2 đến thứ 7 với khung thời gian cố định là từ 8h30 đến 18h đối với nhân viên kho, thủ kho và quản lý kho Đối với nhân viên bảo vệ thời gian làm việc sẽ chia thành 3 ca làm việc khác nhau mỗi ca làm việc là 8 tiếng; thời gian làm việc của ca 1 là từ 6h đến14h, ca 2 là từ 14h đến 22h, ca 3 là từ 22h đến 6h sáng ngày hôm sau Nhân viên bảo vệ sẽ được phân công theo các ca làm việc, mỗi tuần sẽ được đổi ca làm việc

Hoạt động quản trị kho hàng đang được vận hành một cách ổn định với đội ngũ lao động trong kho khá trẻ nên rất năng động, nhiệt tình nếu biết cách khai thác sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao Tuy nhiên, trình độ của lao động trong kho có sự chênh lệch cao, trình độ đại học chỉ chiếm khoảng 20%, còn lại là lực lượng lao động trung cấp và phổ thông nhiều nên việc quản lý sẽ gặp khó khăn nếu không khéo léo và có biện pháp thích hợp để quản lý sẽ có nhiều vấn đề phức tạp xảy ra trong quá trình làm việc

3.3.3 Quản lý Trang thiết bị kho hàng

Công ty CPTM Q&V Việt Nam đã trang bị một số các trang thiết bị, phương tiện để đảm bảo hoạt động kho hàng như sau (Bảng 3.9):

Thiết bị phục vụ việc di chuyển gồm có xe nâng và xe đẩy Xe nâng tay dùng để đưa các hàng hóa lên các tầng cao của kệ đỡ với tải trọng 400kg Xe đẩy hàng dùng vận chuyển các thùng hàng và sản phẩm đến vị trí lưu trữ

Bảng 3.9: Trang thiết bị sử dụng trong nhà kho

STT Trang thiết bị Số lượng

7 Máy đo độ ẩm, nhiệt độ 1

Nhận xét chung về quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

Công ty CPTM Q&V Việt Nam đã xây dựng bố trí kho hàng một cách hợp lý và quy hoạch kho hàng thành nhiều khu vực khác nhau Bố trí diện tích một cách hợp lí nhằm đảm bảo hoạt động kho hàng vận hành một cách tối ưu

Có sự phối hợp nhịp nhàng nhờ có sự phân chia nhiệm vụ trong kho một cách hợp để hoạt động tác nghiệp được diễn ra thông suốt Phân công lao động rõ ràng đảm bảo hoạt động kho hàng được vận hàng trơn tru Nhiệm vụ được phân chia từ cấp cao xuống cấp thấp một cách rõ ràng Việc phân công lao động rõ ràng cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá năng suất làm việc của nhân viên Thêm vào đó, khi có sự cố xảy ra, việc quy chụp trách nhiệm cũng dễ dàng hơn

Công ty có sự đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kho hàng như các loại thiết bị di chuyển hàng hóa, thiết bị bảo quản hàng hóa, thiết bị lưu trữ hàng hóa, thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng, hệ thống chiếu sáng, hệ thống giám sát và phòng cháy chữa cháy

Xây dựng được quy trình tác nghiệp trong kho nhằm đảm bảo việc vận hành kho được diễn ra thông suốt Việc xây dựng và tuân thủ quy trình tác nghiệp trong kho một cách cẩn thận và liên tục giúp công ty có thể đảm bảo rằng việc vận hành kho diễn ra một cách thông suốt và hiệu quả, từ đó tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu lãng phí

3.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân

Bên cạnh những thành công thì Công ty CPTM Q&V Việt Nam còn tồn tại một số hạn chế như sau:

- Bố trí không gian kho hàng: Việc lưu trữ hàng hóa chỉ dừng lại là việc di chuyển hàng hóa vào khu vực nhóm hàng hóa được phân chia vào các kệ gây tốn thời gian trong việc tìm kiếm hàng hóa chuẩn bị xuất kho Nguyên nhân là do công ty chưa có quản lí được vị trí của từng hàng hóa, chưa xây dựng được biểu đồ vị trí sắp xếp lưu trữ hàng hóa sao cho phù hợp cũng như quản lý vị trí hàng hóa

- Về tổ chức lao động trong kho hàng vẫn còn gặp nhiều vấn đề, trình độ học vấn đại học còn chiếm tỉ lệ thấp chủ yếu ở các cấp quản lí Lực lượng lao động phổ thông còn chiếm 80% khá cao nên việc quản lý sẽ gặp khó khăn nếu không khéo léo và có biện pháp thích hợp để quản lý sẽ có nhiều vấn đề phức tạp xảy ra trong quá trình làm việc Nguyên nhân do tài chính công ty còn hạn chế, chưa có nhiều ngân sách cho việc đào tạo nhân lực, việc tiếp cận với các khoá đào tạo nghiệp vụ chưa được chú trọng

- Về trang thiết bị trong kho hàng: Cơ sở vật chất trong kho còn thô sơ, chưa có sự đầu từ vào máy móc và ứng dụng công nghệ Trang thiết bị phần lớn chưa được tự động hóa, chủ yếu dựa vào sức người để hoạt động dẫn tới năng suất lao động chưa được cao, tốn nhiều thời gian và nhân lực Nguyên nhân là do nguồn lực tài chính của công ty đang ở mức vừa, bên cạnh đó lực lượng lao động phổ thông còn cao nên việc áp dụng công nghệ còn nhiều khó khăn tốn nhiều thời gian đào tạo

- Về quy trình tác nghiệp trong kho hàng: Quy trinh tác nghiệp trong kho đã được công ty xây dựng nhưng chưa được tối ưu, các khâu kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa vẫn mất nhiều thời gian vì phương pháp chỉ yếu là kiểm đếm, quá trình chuẩn bị hàng hóa mất thời gian vì chưa ứng dụng việc quản lí vị trí hàng hóa, thủ tục giấy tờ vẫn còn nhiều Nguyên nhân là do công ty chưa có kế hoạch đầu tư ứng dụng công nghệ vào trong hoạt động tác nghiệp, lực lượng lao động phổ thông chiếm tỉ lệ cao cần đào tạo để sự dụng công nghệ tốn nhiều chi phí.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI Q&V VIỆT NAM

Dự báo các triển vọng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam trong thời gian tới

Dưới góc nhìn của Quỹ Tiền tệ quốc tế (IMF), GDP của Việt Nam trong năm 2024 cũng khá tích cực với mức tăng 5,8% và nằm trong nhóm 20 nền kinh tế tăng trưởng cao nhất thế giới Một trong những lý do khiến IMF tin tưởng về triển vọng tăng trưởng của Việt Nam là nhờ nền tảng hỗ trợ tăng trưởng kinh tế của Việt Nam có được từ trước thời kỳ đại dịch Covid-19 vẫn được duy trì trong năm 2024 cho dù nền kinh tế định hướng xuất khẩu đã chịu nhiều tác động của nhu cầu sụt giảm từ bên ngoài trong năm 2023 Theo đó, IMF cho rằng tăng trưởng GDP năm 2025 của Việt Nam có thể leo lên mức 6,9% Với nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, ổn định tạo cho các doanh nghiệp kinh doanh nói chung và Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam nói riêng kinh doanh sản xuất phát triển quy mô doanh nghiệp một cách bền vững và ổn định Khi nền kinh tế mở của tạo cho công ty tiếp cận được nhiều đối tác, nhà cung cấp nước ngoài mới nhằm tìm được nguồn hàng mới, chất lượng bên cạnh đó cũng ổn định được nguồn cung ứng từ các nhà cung cấp nước ngoài Còn đối với doanh nghiệp việc hoạt động kinh doanh phát triển sẽ tạo được điều kiện cho doanh nghiệp phát triển được thị trường, có nguồn vốn dồi dào hơn, phát triển cơ sở vật chất cha công ty.

Định hướng phát triển hoạt động quản trị kho hàng hóa của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam đến năm 2026

Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam muốn hướng tới trong tương lãi sẽ ứng dụng công nghệ trong hoạt động quản trị kho hàng và cũng trang bị các máy móc hiện đại phục vụ cho hoạt động kho hàng Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam dần hướng tới việc áp dụng nhà kho tự động hóa Việc sử dụng nhà kho tự động hóa sẽ tiết kiệm chi phí thuê nhân công, chi phí sai sót khi nhân công thực hiện sai quy trình kho, đồng thời tạo năng lực cạnh tranh cho nhà kho Một số ứng dụng công nghệ có thể kể đến như: phần mềm quản lý kho hàng, tự động hóa và robot, Internet vạn vât…

Công ty dự định trong thời gian tới sẽ đầu tư, trang bị thêm thêm một số loại thiết bị trong kho để hoàn thiện hơn nghiệp vụ xếp dỡ, chuyển dịch hàng hóa trong kho Ngoài ra công ty cũng có dự định sẽ ứng dụng một số hệ thống thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý nghiệp vụ kho Một số ứng dụng hệ thống thông tin mà công ty đang hướng tới: hệ thống mã vạch hàng hóa, công nghệ truyền tin, công nghệ phân tích thông tin, hệ thống quản lý kho hàng WMS Smartlog Đối với nhân viên trong bộ phận kho hàng, công ty dự định tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ cho các cấp để nâng cao hiệu quả của hoạt động kho hàng Việc tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên trong bộ phận kho hàng là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị kho hàng Đối với các nhân viên mới, đào tạo giúp họ hiểu rõ về các quy trình và quy định liên quan đến việc quản lý và vận hành kho hàng Đồng thời, đào tạo cũng cung cấp cơ hội để cập nhật kiến thức và kỹ năng mới cho những nhân viên hiện có, giúp họ làm việc hiệu quả hơn và đáp ứng được các yêu cầu công việc mới Việc đào tạo của công ty cho nhân có thể đảm bảo rằng nhân viên trong bộ phận kho hàng được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng cường hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.

Một số đề xuất hoàn thiện quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

4.3.1 Giải pháp về quy hoạch không gian kho hàng a) Xây dựng biểu đồ vị trí lưu trữ hàng hóa:

Việc sắp xếp, bố trí hàng hóa lưu trữ trong kho hàng của công ty vẫn chưa được hiệu quả, gây rắc rối cho việc chuẩn bị hàng xuất kho Hầu hết các hàng hóa sẽ được sắp xếp vào những vị trí còn trống nên do đó việc tìm kiếm hàng hóa còn gây tốn nhiều thời gian và chuẩn bị hàng hóa xuất kho còn khá lâu tuy rằng kho hàng đã chia ra từng khu vực hàng hóa lưu trữ riêng của từng nhóm hàng hóa như dược phẩm, vật tư thiết bị y tế và sản phẩm khác là chế phẩm vệ sinh với thực phẩm bảo vệ sức khỏe Công ty cần xây dựng sơ đồ hàng hóa nhằm bố trí lưu trữ hàng hóa một cách logic, hợp lí hơn Dòng hàng hóa lưu trữ trong kho sẽ được bố trí lưu chuyển như sau:

Hình 4.1 : Bố trí dòng hàng hóa lưu chuyển trong kho Công ty CPTM Q&V

Nguồn: Tác giả tự thực hiện Dòng hàng hóa sẽ được lưu chuyển trừ ngoài vào trong và từ phải sang trái theo từng các nhóm hàng hóa khác nhau như: Dược phẩm, thiết bị - vật tư y tế và sản phẩm khác Đối từng nhóm hàng hóa sẽ được chia ra lưu trữ ở các hàng kệ nhất định, đối với nhóm hàng hóa có số lượng lớn sẽ có số kệ và pallet lưu trữ nhiều hơn Sơ đồ giá kệ trong kho sẽ được mã hóa theo dòng hàng hóa, từ ngoài vào trong và từ phải qua trái và được đặt bảng tên từng đầu mỗi giá kệ (Ví dụ như A - B - C – D) Đối với hàng hóa thuộc từng nhóm mà có thời gian lưu kho ít sẽ được đặt ở những kệ giá phía ngoài, còn những hàng hàng hóa có thời gian lưu kho dài hơn sẽ được lưu trữ ở phía trong và mỗi loại hàng hóa sẽ được cập nhật vị trí thường xuyên b) Xây dựng thẻ tên tên hàng hóa và phần mềm quản lí hàng hóa

Sử dụng thẻ hàng hóa:

Thẻ hàng hóa được gắn trên tổ hợp hàng hóa cùng chủng loại, cùng nhóm hàng Khi nhân viên lấy hàng tại kho thay vì phải đi tìm kiếm thủ công nhân viên có thể nhìn thẻ tên hàng hóa để xác định hàng hóa cần tìm cũng như ngày nhập hàng hóa vào kho một cách chính xác nhất

Bảng 4.1 : Thẻ tên hàng hóa

Tên hàng hóa Thuốc kháng sinh

Nguồn: Tác giả tự thực hiện Mỗi loại hàng hóa sẽ có một địa chỉ lưu kho riêng, tránh việc phải nhớ vị trí của từng loại (Ví dụ: sản phẩm X có vị trí là A - 1 - 2 thì sẽ là ở hàng kệ A, kệ thứ nhất và tầng số 2)

Xây dựng phần mềm quản lí vị trí hàng hóa:

Hình 4.2 : Xây dựng phần mềm quản lí vị trí hàng hóa trong kho trên EXCEL

Nguồn: Tác giả tự thực hiện

Do số lượng các loại hàng hóa của công ty không quá nhiều và đối với từng loại mặt hàng thì các loại sản phẩm không qua đáng kể lí do là hình thức kinh doanh của công ty là một doanh nghiệp là bán buôn cho nên đối với nhóm hàng hóa là dược phẩm có gần

30 sản phẩm khác nhau; vật tư y tế và sản phẩm khác mỗi loại hàng hóa là gần 20 sản phẩm khác nhau Do quy mô lưu trữ không quá lớn và số lượng các sản phẩm không quá nhiều vì vậy công ty có thể tự quản lý vị trí hàng hóa thông qua Excel.Việc cập nhật vị trí thường xuyên trên Excel để nhân viên dễ theo dõi vị trí và kiểm tra hàng hóa Ở mỗi hàng kệ thì các kệ và các tầng của kệ đó sẽ được dán bảng tên để thuận tiện cho nhân viên dễ dàng cho việc tìm kiếm chuẩn bị hàng, sắp xếp hàng hóa nhập vào đúng vị trí

4.3.2 Giải pháp về tổ chức lao động trong kho

Hầu hết lực lượng lao động trong kho chiếm phần lớn là lao động phổ thông, và lao động phổ thông chiếm đến hơn 80% lực lượng lao động trong kho hàng Các công việc hầu hết là chỉ đạo từ trên xuống không có sự chủ động trong công việc Để giải quyết vấn đề trên giải pháp đưa ra cho công ty là chia bộ phận kho thành các nhóm làm việc cụ thể là:

Thứ nhất, công ty có thể phân chia lực lượng lao động có thể chia thành 2 nhóm để làm việc, mỗi nhóm sẽ được phân chia cụ thể là: một nhóm sẽ đảm nhiệm các công việc của dòng hàng hóa nhập kho và nhóm còn lại sẽ đảm nhiệm dòng hàng hóa xuất kho (bảng ) Mỗi nhóm sẽ có một thủ kho quản lý và phân chia nhiệm vụ rõ ràng của từng nhân viên trong nhóm đó Thủ kho đảm nhận việc quản lí nhóm, xử lí các công việc giấy tờ, phân chia công việc và báo cáo công việc hàng ngày cho quản lí kho, đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên trong nhóm theo từng tháng từng quý

Bảng 4.2: Phân công nhiệm vụ theo nhóm làm việc trong kho

Nhiệm vụ Số lượng người tham gia

Kiểm tra hàng hóa xuất nhập kho 1 - 2 người Thủ kho, nhân viên

Chuẩn bị hàng hóa xuất kho 1- 2 người Nhân viên kho

Di chuyển, xếp dỡ hàng hóa vào nơi lưu trữ

Vệ sinh kho hàng 1 người Nhân viên kho

Công việc giấy tờ 1 người Thủ kho hoặc quản lí kho

Nguồn: Tác giả tự thực hiện Thứ hai, công ty có thể phân chia lao động đảm nhiệm theo khu vực kho Mỗi nhóm nhân viên sẽ phụ trách một khu vực kho nhất định và chịu trách nhiệm, thực hiện nhiệm vụ do thủ kho và quản lí kho giao phó Việc lựa chọn mô hình phân chia nhân lực phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, cấu trúc kho hàng, lượng hàng hóa nhập/xuất kho và trình độ đội ngũ nhân viên

4.3.3 Giải pháp về trang thiết bị trong kho

Nhà kho của công ty CPTM Q&V Việt Nam đã trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho hoạt đông kho hàng của doanh nghiệp Các thiết bị đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kho hàng của công ty Tuy nhiên có một số trang thiết đã có tuổi thọ khá là cao Ví dụ như các thiết bị như máy tính, đèn chiếu sáng, hệ thống camera và hệ thống máy lạnh dùng trong kho lạnh Mặc dù những thiết bị này vẫn còn sử dụng được nhưng giá trị của những trang thiết bị này đã bị khấu hao hết, làm cho năng suất kém hơn, tăng chi phí bảo dưỡng Doanh nghiệp cần xem xét thay mới những thiết bị cần thiết trong nhà kho nhằm phục vụ tốt nhất đảm bảo hoạt động kho hàng được hiệu quả Dựa theo phân tích nhu cầu thực tế tại kho hàng của của Công ty CPTM Q&V Việt Nam thì một số trang thiết bị phục vụ hoạt động kho hàng có thể thay mới hoặc trang bị thêm:

Bảng 4.3: Danh sách đề xuất trang thiết bị cần thay mới và bổ sung thêm

STT Tên thiết bị Số lượng

Nguồn: Tác giả tự thực hiện

Hệ thống chiếu sáng và hệ thống máy lạnh trong kho lạnh đã có tuổi thọ khá cao, nên hiệu quả mà hệ thống đem lại đã có sự suy giảm vì vậy công ty có thể thay mới nhằm đảm bảo hệ thống chiếu sáng và kho lạnh một cách tốt nhất Ngoài ra, do kế hoạch lượng hàng hóa sẽ tăng thêm trong thời gian tới công ty cần trang bị thêm xe nâng điện và xe đẩy hàng phục vụ cho việc di chuyển hàng hóa vào nơi lưu trữ bên cạnh đó là việc trang bị thêm các kệ sắt để tăng khả năng lưu trữ của kho hàng trong thời gian tới

4.3.4 Giải pháp hoàn thiện các tác nghiệp trong kho a) Sử dụng mã vạch hàng hóa

Trong việc chuẩn bị hàng hóa xuất nhập kho, hầu hết khâu kiểm tra số lượng, kiểm tra chất lượng đều được thực hiện bằng việc kiểm đếm của thủ kho và nhân viên Việc kiểm đếm gây mất nhiều thời gian và số lượng người cần trong việc kiểm đếm từ 2 đến 3 người làm cho hiệu quả, hiệu suất của công việc không được tối ưu Nếu hàng hóa có vấn đề về số lượng và chất lượng như: giao thiếu, hàng hóa bị rách hỏng, bong tróc, hư hỏng thì cần liên hệ với nhà cung cấp ngay để kịp thời xử lý.Quy trình kiểm kê kho chủ yếu sử dụng phương pháp đếm, điền chỉ số vào bảng Excel hoặc sổ sách Vậy là mỗi lần kiểm kê kho mất cả mấy ngày trời mới xong nhưng con số cũng không chính xác Để giải quyết tình trạng trên, giải pháp đưa ra cho công ty là sử dụng mã vạch hàng hóa cho các loại hàng hóa trong kho Mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần Việc sử dụng mã vạch hàng hóa sẽ kiểm soát được lượng hàng tồn kho, giảm thiệt hại do hàng tồn kho quá lâu, giảm sai sót trong quá trình xuất nhập kho nhờ tính chính xác của mã vách

Với quy trình nhập kho thì nhân viên kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… sẽ được ghi nhận vào hệ thống

Ngoài ra khi sử dụng phần mềm và mã vạch hang hóa, công tác kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng, thuận tiện, chính xác cao Nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ kho hàng b) Sử dụng phần mềm quản lí kho hàng

Công ty CPTM Q&V Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ nên còn nhiều hạn chế về mặt nguồn vốn, chưa có tiềm lực để đầu tư xây dựng hệ thộng phần mềm quản lí kho hàng thông minh riêng Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp cho thuê phần mềm quản lý hàng hóa Công ty không cần đầu tư ban đầu lớn cho việc mua phần mềm, cài đặt và bảo trì hệ thống Các phần mềm cho thuê thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ giúp doanh nghiệp có thể sử dụng ngay lập tức mà không cần tốn thời gian cài đặt và các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê phần mềm thường có đội ngũ chuyên gia IT đảm bảo an ninh mạng và bảo mật dữ liệu cho khách hàng Một số nhà cung cấp dịch vụ cho thuê phần mềm quản lý kho hàng uy tín tại Việt Nam: Kiotviet, Sapo, BePOS…Công ty có thể sử dụng phần mềm quản lí kho hàng của KiotViet để kiểm soát kho hàng một cách nhanh chóng

Đề xuất của sinh viên trong quá trình thực tập

Trong quá trình thực tập tại Công ty CPTM Q&V Việt Nam, nhận thấy rằng công tác quản trị kho hàng còn nhiều bất cập, công ty chưa có sự đầu tư đào tạo nhân lực, lực lượng lao động trong kho chưa có trình độ chuyên môn chiếm tỷ lệ khá cao dẫn đến sự thiếu hụt kỹ năng, kiến thức chuyên môn dẫn đến hiệu suất làm việc không cao, gây ra sự lãng phí thời gian và nguồn lực Giải pháp của công ty là cần tạo các buổi đào tạo chuyên môn cơ bản cho các nhân viên của kho hàng để nhân viên có thể nắm rõ được nhiệm vụ từng vị trí mà minh đảm nhiệm Việc đào tạo chuyên môn cơ bản cho nhân viên kho hàng là giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần xây dựng chương trình đào tạo bài bản, phù hợp với nhu cầu và trình độ của nhân viên, đồng thời lựa chọn phương pháp đào tạo hiệu quả để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra Một số nội dung mà công ty có thể hướng đến đào tạo như là: các kĩ năng nghiệp vụ kho hàng; các kiến thức chung về kho hàng, hàng hóa; tập huấn phòng cháy chữa cháy trong kho hàng; kiến thức về lưu trữ bảo quản hàng hóa trong kho Doanh nghiệp có thể hợp tác với các trường Đại học để tổ chức các buổi đào tạo về kiến thức kho hàng cho nhân viên; một số trường Đại học như: Trường Đại học Giao thông vận tải, Trường Đại học Thương mại, Trường Đại học Kinh tế quốc dân… Bên cạnh đó công ty cũng cần có một số buổi tập huấn cho nhân viên về kĩ năng phóng cháy chữa cháy trong kho hàng