Giải pháp quản trị kho hàng hiệu quả cho Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

• Môi trường vĩ mô
• Môi trường vi mô
• Quy trình tác nghiệp kho hàng

Với phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ ngày này thì các doanh nghiệp có thể áp dụng khoa học công nghệ trong hoạt động quản trị kho hàng như sử dụng hệ thống quản lý kho hàng, hệ thống mã vạch cho hàng hóa, hệ thống robot và xe tự vận hành trong việc vận chuyển hàng hóa trong kho, sử dụng hệ thống máy móc bốc dỡ hàng, hệ thống gom hàng,… Việc áp dụng khoa học vào trong hoạt động quản trị kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, năng suất hoạt động, giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành khác. Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Các nhà cung cấp của Công ty CPTM Q&V là các nhà cung cấp đến từ nước ngoài và các nhà cung cấp trong nước chính (Bảng 3.4) vì vậy công ty cần xây dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt với nhà cung cấp dựa trên cơ sở tôn trọng và cùng có lợi nhằm đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định, chất lượng và giá cả phù hợp. Một số nhà cung cấp của công ty ở nước ngoài hấu hết từ các nước Châu Âu như: Ba Lan, Thổ Nhĩ kỳ, Đức, Ý.. Với việc đa dạng hóa nguồn cung từ nhiều quốc gia khác nhau, Công ty CPTM Q&V cần thiết lập một hệ thống quản lý nhà cung cấp hiệu quả để đảm bảo rằng mọi quy trình vận hành diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Điều này bao gồm việc thiết lập các hợp đồng cung ứng rừ ràng và minh bạch, đỏnh giỏ và theo dừi hiệu suất của cỏc nhà cung cấp, và thúc đẩy sự hợp tác và phát triển liên tục. Đồng thời, việc xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp trong nước cũng là yếu tố quan trọng. Bằng cách này, công ty có thể tận dụng được lợi thế địa phương, tối ưu hóa chi phí vận chuyển và giảm thiểu rủi ro. liên quan đến biến động giá cả và tình trạng không ổn định trong thị trường quốc tế. Quan hệ hợp tác bền chặt này cũng cần được xây dựng trên cơ sở tôn trọng, minh bạch và công bằng, đảm bảo rằng cả hai bên đều được hưởng lợi từ mối quan hệ này. Điều này không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định và chất lượng, mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và lâu dài cho cả hai bên. Đối thủ cạnh tranh. Hiện nay, trên thị trường đã xuất hiện nhiều doanh nghiệp cạnh tranh với doanh nghiệp trong lĩnh vực bán buôn dược phẩm, thiết bị y tế, hóa mỹ phẩm, chế phẩm vệ sinh và thực phẩm bảo vệ sức khỏe. Một số doanh nghiệp cạnh tranh cùng ngành với công ty cụ thể như: Công ty thiết bị y tế Hà Nội, Công ty Cổ Phần dược phẩm Hà Tây, Công ty TNHH Dược Phẩm Ba Đình… Hầu hết đối thủ cạnh tranh cùng ngành với Công ty CPTM Q&V Việt Nam đều có lợi thế cạnh tranh riêng và có nhiều năm kinh doanh trên lĩnh vực bán buôn dược phẩm, thiết bị y tế, hóa mỹ phẩm, chế phẩm vệ sinh và thực phẩm bảo vệ sức khỏe. Các đối thủ cạnh tranh của công ty điều có các sản phẩm độc quyền về dược phẩm và thiết bị vật tư y tế gây nhiều khó khăn trong sự cạnh tranh trên thị trường đối với công ty về giá cả và hoạt chất của sản phẩm. Có thể nói như cùng một loại hoạt chất giống nhau trên các sản phẩm nhưng giá cả lại thấp hơn so với công ty gây nhiều sự khó khăn trong việc cạnh tranh. Nhận diện được đối thủ cạnh tranh Công ty CPTM Q&V Việt Nam cần phải có chiến lược trong hoạt động quản trị kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kho hàng, tăng cường khả năng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp cùng ngành và thu hút khách hàng. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp. a) Cơ sở vật chất. Hiện tại trụ sở văn phòng và kho hàng của công ty được đạt tại quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Công ty đã đầu từ Nhiều trang thiết bị nhằm phục vụ cho hoạt động kho hàng và hoạt động kinh doanh cụ thể là:. - Mạng lưới nhà kho: Hiện nay, công ty đang có 1 kho hàng với diện tích kho là 500m2, trong kho được trang bị đầy đủ trang thiết bị để phục cho quá trình lưu trữ, bảo quản và vận chuyển hàng hóa. Hàng hóa trong kho được phân làm các khu vực riêng biệt và có đường qua lại đủ lớn để có thể sử dụng xe đẩy dễ dàng mang hàng hóa ra chất xếp lên phương tiện vận tải. - Phương tiện vận tải: Do đặc điểm là doanh nghiệp bán buôn vì công ty đã đầu tư một số trang thiết bị hiện đại để phục vụ nhu cầu của vận chuyển hàng hóa hàng ngày của công ty. Hiện tại công ty đang sở hữu: 2 xe tải vận chuyển. - Thiết bị phục vụ bán hàng: Công ty trang bị đầy đủ cơ sở vật chất thiết yếu cho các hoạt động hàng ngày của nhân viên như hệ thống máy vi tính đồng bộ, đều sử dụng bộ vi xử lý tốc độ cao và đều được kết nối internet và mỗi phòng ban đều được đặt 1 máy in photo giấy bản A4. - Thiết bị điều hành cho hoạt động kho, dự trữ: kệ sắt, kệ gỗ, pallet, quạt thông gió, máy do độ ẩm, máy đo nhiệt độ, hệ thống chiếu sáng, camera giám sát, xe đẩy, dòng dọc, máy lạnh…. b) Các nguồn lực của doanh nghiệp.

Nhận xét chung về quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

Công ty có sự đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kho hàng như các loại thiết bị di chuyển hàng hóa, thiết bị bảo quản hàng hóa, thiết bị lưu trữ hàng hóa, thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng, hệ thống chiếu sáng, hệ thống giám sát và phòng cháy chữa cháy. - Về quy trình tác nghiệp trong kho hàng: Quy trinh tác nghiệp trong kho đã được công ty xây dựng nhưng chưa được tối ưu, các khâu kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa vẫn mất nhiều thời gian vì phương pháp chỉ yếu là kiểm đếm, quá trình chuẩn bị hàng.

Định hướng phát triển hoạt động quản trị kho hàng hóa của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam đến năm 2026

Việc đào tạo của công ty cho nhân có thể đảm bảo rằng nhân viên trong bộ phận kho hàng được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng cường hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức. Một số đề xuất hoàn thiện quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương.

Một số đề xuất hoàn thiện quản trị kho hàng của Công ty Cổ phần Thương mại Q&V Việt Nam

Thứ nhất, công ty có thể phân chia lực lượng lao động có thể chia thành 2 nhóm để làm việc, mỗi nhóm sẽ được phân chia cụ thể là: một nhóm sẽ đảm nhiệm các công việc của dòng hàng hóa nhập kho và nhóm còn lại sẽ đảm nhiệm dòng hàng hóa xuất kho (bảng ). Mỗi nhúm sẽ cú một thủ kho quản lý và phõn chia nhiệm vụ rừ ràng của từng nhân viên trong nhóm đó. Thủ kho đảm nhận việc quản lí nhóm, xử lí các công việc giấy tờ, phân chia công việc và báo cáo công việc hàng ngày cho quản lí kho, đánh giá hiệu quả làm việc của từng thành viên trong nhóm theo từng tháng từng quý. Bảng 4.2: Phân công nhiệm vụ theo nhóm làm việc trong kho. Nhiệm vụ Số lượng người. Chức vụ Kiểm tra hàng hóa xuất nhập kho 1 - 2 người Thủ kho, nhân viên. Chuẩn bị hàng hóa xuất kho 1- 2 người Nhân viên kho. Di chuyển, xếp dỡ hàng hóa vào nơi lưu trữ. Vệ sinh kho hàng 1 người Nhân viên kho. Công việc giấy tờ 1 người Thủ kho hoặc quản lí kho. Nguồn: Tác giả tự thực hiện Thứ hai, công ty có thể phân chia lao động đảm nhiệm theo khu vực kho. Mỗi nhóm nhân viên sẽ phụ trách một khu vực kho nhất định và chịu trách nhiệm, thực hiện nhiệm vụ do thủ kho và quản lí kho giao phó. Việc lựa chọn mô hình phân chia nhân lực. phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, cấu trúc kho hàng, lượng hàng hóa nhập/xuất kho và trình độ đội ngũ nhân viên. Giải pháp về trang thiết bị trong kho. Nhà kho của công ty CPTM Q&V Việt Nam đã trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho hoạt đông kho hàng của doanh nghiệp. Các thiết bị đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kho hàng của công ty. Tuy nhiên có một số trang thiết đã có tuổi thọ khá là cao. Ví dụ như các thiết bị như máy tính, đèn chiếu sáng, hệ thống camera và hệ thống máy lạnh dùng trong kho lạnh.. Mặc dù những thiết bị này vẫn còn sử dụng được nhưng giá trị của những trang thiết bị này đã bị khấu hao hết, làm cho năng suất kém hơn, tăng chi phí bảo dưỡng. Doanh nghiệp cần xem xét thay mới những thiết bị cần thiết trong nhà kho nhằm phục vụ tốt nhất đảm bảo hoạt động kho hàng được hiệu quả. Dựa theo phân tích nhu cầu thực tế tại kho hàng của của Công ty CPTM Q&V Việt Nam thì một số trang thiết bị phục vụ hoạt động kho hàng có thể thay mới hoặc trang bị thêm:. Bảng 4.3: Danh sách đề xuất trang thiết bị cần thay mới và bổ sung thêm. STT Tên thiết bị Số lượng 1 Đèn chiếu sáng 20. Nguồn: Tác giả tự thực hiện. Hệ thống chiếu sáng và hệ thống máy lạnh trong kho lạnh đã có tuổi thọ khá cao, nên hiệu quả mà hệ thống đem lại đã có sự suy giảm vì vậy công ty có thể thay mới nhằm đảm bảo hệ thống chiếu sáng và kho lạnh một cách tốt nhất. Ngoài ra, do kế hoạch lượng hàng hóa sẽ tăng thêm trong thời gian tới công ty cần trang bị thêm xe nâng điện và xe đẩy hàng phục vụ cho việc di chuyển hàng hóa vào nơi lưu trữ bên cạnh đó là việc trang bị thêm các kệ sắt để tăng khả năng lưu trữ của kho hàng trong thời gian tới. Giải pháp hoàn thiện các tác nghiệp trong kho. a) Sử dụng mã vạch hàng hóa. Trong việc chuẩn bị hàng hóa xuất nhập kho, hầu hết khâu kiểm tra số lượng, kiểm tra chất lượng đều được thực hiện bằng việc kiểm đếm của thủ kho và nhân viên. Việc kiểm đếm gây mất nhiều thời gian và số lượng người cần trong việc kiểm đếm từ 2 đến 3 người làm cho hiệu quả, hiệu suất của công việc không được tối ưu. Nếu hàng hóa có vấn đề về số lượng và chất lượng như: giao thiếu, hàng hóa bị rách hỏng, bong tróc, hư hỏng thì cần liên hệ với nhà cung cấp ngay để kịp thời xử lý.Quy trình kiểm kê kho chủ yếu sử dụng phương pháp đếm, điền chỉ số vào bảng Excel hoặc sổ sách. Vậy là mỗi lần kiểm kê kho mất cả mấy ngày trời mới xong nhưng con số cũng không chính xác. Để giải quyết tình trạng trên, giải pháp đưa ra cho công ty là sử dụng mã vạch hàng hóa cho các loại hàng hóa trong kho. Mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Việc sử dụng mã vạch hàng hóa sẽ kiểm soát được lượng hàng tồn kho, giảm thiệt hại do hàng tồn kho quá lâu, giảm sai sót trong quá trình xuất nhập kho nhờ tính chính xác của mã vách. Với quy trình nhập kho thì nhân viên kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch. Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… sẽ được ghi nhận vào hệ thống. Ngoài ra khi sử dụng phần mềm và mã vạch hang hóa, công tác kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng, thuận tiện, chính xác cao. Nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này. Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ kho hàng. b) Sử dụng phần mềm quản lí kho hàng. Trong quá trình thực tập tại Công ty CPTM Q&V Việt Nam, nhận thấy rằng công tác quản trị kho hàng còn nhiều bất cập, công ty chưa có sự đầu tư đào tạo nhân lực, lực lượng lao động trong kho chưa có trình độ chuyên môn chiếm tỷ lệ khá cao dẫn đến sự thiếu hụt kỹ năng, kiến thức chuyên môn dẫn đến hiệu suất làm việc không cao, gây ra sự lãng phí thời gian và nguồn lực.