tâm đặc biệt đến công tác quản trị kho của doanh nghiệp mình.Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà phát hiện những
Tính cấp thiết của đề tài
Trong quá trình tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, logistics luôn là hoạt động không thể thiếu Xã hội ngày càng phát triển, logistics ngày càng khẳng định rõ hơn vai trò quan trọng của mình Giờ đây trong quá trình hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, cạnh tranh ngày càng khốc liệt để cạnh tranh thành công trong môi trường biến động như vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tham gia công việc kinh doanh của nhà cung cấp cung như khách hàng của họ bằng việc xây dựng riêng cho mình một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh Trong hệ thống các hoạt động logistics, nghiệp vụ kho là những hoạt động logistics tiếp nối và hỗ trợ cho quá trình cung ứng và đặc biệt là quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng Do đó, nhiệp vụ kho chịu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa bán, quản trị dự trữ và quản trị mua hàng. Mặt khác, quản trị kho góp phần làm gia tăng dịch vụ khách hàng Việc quản lý tốt nghiệp vụ kho còn giúp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp Do vậy, ngày nay các doanh nghiệp đã quan tâm nhiều hơn đến công tác quản trị kho hàng Nghiên cứu về quản trị kho là một vấn đề rất có ý nghĩa trong việc bổ sung kiến thức cho sinh viên.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều chưa đầu tư nhiều cho hệ thống logistics của doanh nghiệp mình Bên cạnh đó, các công ty liên doanh với nước ngoài thì họ có nền tảng công nghệ cao nói chung và nền tảng về hoạt động logistics của doamh nghiệp nói riêng, họ đã giành sự quan tâm nhiều hơn đến hoạt động logstics của doanh nghiệp, nhưng vấn đề quản trị kho hàng hóa chưa được quan tâm đúng mực Để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý kho hàng, đồng thời hỗ trợ tâm đặc biệt đến công tác quản trị kho của doanh nghiệp mình.
Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại công ty
CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà phát hiện những tồn tại của công ty, nhận thấy những vấn đề nổi cộm nhất là công tác quản trị kho tại công ty còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Là một doanh nghiệp chuyên cung cấp linh kiện trong phòng cháy chữa cháy, nên mật độ sư dụng nhà kho và dự trữ hàng hóa trong kho lớn Vì vậy mà việc tổ chức các nghiệp vụ trong kho rất được doanh nghiệp chú ý Vấn đề cấp thiết đặt ra là cần có những giải pháp khắc phục những hạn chế trong công tác quản lý kho tại công ty Do đó, cần nghiên cứu, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân để có những biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý.
Vì lý do đó em xin chọn đề tài: Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà.
Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu
Quản trị kho hàng một cách toàn diện và hiệu quả vẫn còn là vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt với doanh nghiệp thương mại, kho chiến vị trí vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh Trong quá trình học tập ở trường, em đã có những nhận thức nhất định về việc quản trị kho hàng và tầm quan trọng của nó trong các công ty thương mại Trong một vài năm gần đây đã có một số sinh viên của trường tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề quản trị kho hàng.
Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “Giải pháp quản trị kho hàng hóa của công ty TNHH một thành viên Thương mại và dịch vụ Thiên Long Hoàn Cầu” của tác giả Lê Thu Hoài, Khoa Kinh doanh thương mại, Đại học Thương Mại năm 2009
Chuyên đề “các giải pháp quản trị công tác kho của công ty CP xuất nhập khẩu HTC” của tác giả: Trần Hữu Huy, Khoa Kinh doanh thương mại, Đại học
Chuyên đề” Tăng cường hiệu lực hoạt động quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại công ty cổ phần in và bao bì Goldssun” của tác giả: Lê Thị Mai
Phương Khoa Marketing, Đại học Thương Mại năm 2011
Luận văn tốt nghiệp “Quản trị kho hàng tại công ty TNHH Korea- VietNam
Kyung Seung” của tác giả Giáp Thị Toàn, Khoa kinh doanh thương mại, Đại học
Tất cả các chuyên đề trên đều đã đi vào tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của kho hàng, các biện pháp khác nhau để có thể quản trị kho hàng một cách hiệu quả nhất Tuy nhiên, chưa có một chuyên đề nào đưa ra được các biện pháp quản trị kho hàng một cách tối ưu cho một công ty mang đặc thù là công ty thương mại Vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu đến kho hàng hóa của công ty CP Thương mại Thanh Hà Vì vậy với đề tài:
Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà Sẽ là cơ sở khoa học quan trọng trong việc quản trị kho hàng hóa tại công ty Thanh Hà.
Mục đích nghiên cứu đề tài
Xuât phát từ nhận thức về tầm quan trọng và tính cấp thiết về vấn đề quản trị kho hàng hóa đối với nền kinh tế nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng kết hợp với việc nghiên cứu thực tế quá trình nghiệp vụ quản trị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà nhằm mục đích sau:
Thứ nhất: nghiên cứu những vấn đề lý luận về việc quản trị kho hàng hóa trong doanh nghiệp
Quản trị kho hàng là một trong những nội dung quan trọng của các hoạt động hậu cần Đối với đề tài về quản trị kho muốn đi sâu nghiên cứu về đề tài đó trước hết phải nắm rõ những lý thuyết cơ bản trong công tác quản trị kho hàng hóa
Thứ hai: ứng dụng những lý thuyết về quản trị kho hàng hóa vào thực tế tại đơn vị đang thực tập Đi sâu nghiên cứu và làm rõ thực trạng công tác quản trị kho nhằm phát hiện ra những ưu điểm, những mặt còn hạn chế trong công tác quản trị kho hàng hóa
Thứ ba: sau khi tìm hiểu được thực trạng còn tồn tại và nguyên nhân gây nên,đưa ra những giải pháp nâng cao trình độ quản lý và khai thác hiệu quả hoạt động kho.Đây là mục tiêu then chốt của đề tài
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu, sách, các luận văn tốt nghiệp, các văn bản quy phạm pháp luật, các thông tin trên mạng internet, các diễn đàn doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến công tác quản trị kho hàng tại các công ty thương mại, các bài khóa luận tốt nghiệp của những người đi trước làm về hoạt động quản trị kho nói chung và về kho hàng của công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà Các số liệu về doanh thu, lợi nhuận của công ty trong 3 năm gần đây Các tài liệu liên quan đến việc quản trị nhà kho của công ty.
Thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp phỏng vấn sâu: phương pháp này được dùng để phỏng vấn một số cán bộ quản lý kho và các công nhân làm việc trong kho của công ty Nội dung phỏng vấn dựa trên bộ câu hỏi phỏng vấn với hệ thống các câu hỏi mở, nhằm tìm hiểu về thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại công ty.
Phương pháp quan sát: quan sát quá trình quản trị kho hàng tại Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà , như quá trình nhập, luân chuyển, vận chyển…Thời gian quan sát được thực hiện trong 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 được thực hiện trong 2 tuần cuối thực tập làm báo cáo thực tập ( từ 18/1/2016 đến 29/1/2016), giai đoạn 2 được thực hiện trong 2 tuần ( từ 22/2/2016 đến 5/3/2016) Địa điểm quan sát: Tại 2 nhà kho của công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà.
Phương pháp phân tích dữ liệu
Sau khi đã thu thập được những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình nghiên cứu đề tài, các dữ liệu được phân loại, đánh giá, tổng hợp theo từng đối tượng (công ty, khách hàng của công ty, thị trường) Qúa trình phân tích dữ liệu có sử dụng phương pháp phân tích định tính, phân tích định lượng và thống kê so sánh, biểu thị qua các số liệu, biểu đồ và hình vẽ.
Phương pháp phân tích định tính: Dựa trên các thông tin thứ cấp và sơ cấp cùng với việc quan sát tại công ty nhằm tạo ra lời giải đáp cho vấn đề nghiên cứu về quản trị logistics Trong bài khóa luận có sử dụng phương pháp phân tích định tính như dự báo xu hướng phát triển của thị trường , phân tích điểm mạnh, điểm yếu.
Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp này để tiến hành so sánh và đối chiếu các chỉ tiêu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm hay so sánh doanh thu, khối lượng hàng…
Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích những kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các bảng báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả phỏng vấn, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn một cách khoa học Sau đó, chọn lọc những thông tin một cách logic phù hợp với nội dung đề tài nghiên cứu.
Kết cấu đề tài
Đề tài được trình bày với kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng tại các công ty thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà
Chương 3: Giải pháp tăng cường quản trị kho hàng tại công ty CP Đầu tưThương mại Thanh Hà
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI
Kho hàng tại công ty thương mại
1.1.1 Khái niệm, vị trí và chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại a, Khái niệm kho hàng
Là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.
Kho là một bộ phận của hệ thống logistics, thực hiện các chức năng tồn trữ bảo quản, nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của hàng hóa được lưu trong kho.
Kho hàng tại doanh nghiệp thương mại chủ yếu thực hiện chức năng dự trữ, bảo quản hàng hóa. b, Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại.
Hình 1.1: Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại
Nhà cung ứng Công ty thương mại Khách hàng
Trong chuỗi cung ứng kho có vị trí vô cùng quan trọng, là một mắt xích trong chuỗi cung ứng, nó có nhiệm vụ duy trì và bảo quản hàng hóa về cả số lượng và chất lượng.
Tại các doanh nghiệp thương mại kho hàng có vị trí quan trọng, là nơi thực hiện chức năng nhiệm vụ chính của doanh nghiệp thương mại Là nơi tồn trữ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường, nó là cả đầu vào đồng thời cũng là đầu ra của các doanh nghiệp thương mại. c, Chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại
Ngày nay, nhà kho không chỉ đơn giản là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn được sử dụng như một nơi trung chuyển hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp thương mại bán buôn, kho là diện tích kinh doanh chính để gom hàng, tồn trữ hàng hóa Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, kho có chức năng phân chia hàng hóa, hỗ trợ cho các hoạt động phân phối đến tay người tiêu dùng, là một bộ phận nhất thể hóa của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như một địa điểm đến để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau:
Gom hàng: khi hàng hóa không đủ số lượng thì người gom hàng sẽ tập hợp,chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cách vận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa được nhận tù nhiều nguồn hàng nhỏ,kho đóng vai trò là điểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế về quy mô khi vận chuyển tới cho các khách hàng bằng các phương tiện vận chuyển.
Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiện vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không chỉ là những sản phẩm đơn lẻ Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tới khách hàng.
Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kho tại công ty thương mại a, Công ty thương mại
Công ty thương mại là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. b, Vị trí của công ty thương mại trong chuỗi cung ứng
Công ty thương mại thuộc khâu phân phối trong chuỗi cung ứng Giúp kết nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng Đồng thời các công ty thương mại này là cánh tay nối dài của các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong các ngành sản xuất có quy mô lớn.
- Đẩy mạnh tốc độ chu chuyển của sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân, tổ chức tốt công tác thu mua, phân phối và giảm bớt các khâu trung gian, giảm chi phí kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh đặc biệt là chi phí lưu thông.
- Đẩy mạnh các hoạt động tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông và phát triển các hoạt động dịch vụ thương mại đó là các hoạt động phục vụ cho hoạt động mua bán, dự trữ, bảo quản nhằm đảm bảo thuận tiện cho khách hàng.
Với vị trí và chức năng trên hoạt động kho là một trong những công việc quan trọng của công ty thương mại Là hoạt động chính yếu tại các doanh nghiệp thương mại nói chung. c, Hoạt động kho của công ty thương mại Đối với các doanh nghiệp lớn, có mạng lưới cửa hàng thì kho là một loạt những hệ thống hỗ trợ gom hàng, bảo quản và dự trữ tại các địa điểm, diện tích kho sao cho phù hợp để cung cấp cho các cửa hàng một cách thuận tiện, nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất Với các doanh nghiệp bán lẻ lớn: hệ thống kho dự trữ sẽ nhiều hơn, được phân bố rải rác dựa trên hệ thống bán, diện tích kho không cần quá rộng so với các doanh nghiệp bán buôn.
Các doanh nghiệp bán buôn, kho là bộ phận kinh doanh chính mang đầy đủ các chức năng: gom, dự trữ và bảo quản hàng hóa Lượng kho có thể ít hơn các doanh nghiệp bán lẻ, nhưng diện tích kho lớn hơn, độ chuyên nghiệp trong quản lý kho cũng đòi hỏi cao hơn Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức bán như bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng.
1.1.3 Các yêu cầu quản trị kho hàng tại công ty thương mại a, Khái niệm quản trị kho
Các nội dung cơ bản của quản trị kho hàng tại công ty thương mại
1.2.1 Lập kế hoạch mạng lưới nhà kho của công ty a, Số lượng kho
Là tổng số kho hàng hóa thuộc quyền sở hữu hay công ty sử dụng trong thời gian nhất định Doanh nghiệp cần quyết định sửu dụng bao nhiêu kho? Ít kho với quy mô lớn hay nhiều kho với quy mô nhỏ Số lượng kho, đặc biệt số lượng kho định hướng khách hàng có ảnh hưởng lớn đến trình độ dịch vụ khách hàng và chi phí của hệ thống logistics Biết được số lượng, diện tích kho thì có thể quản lý kho một cách dễ dàng, có được cái nhìn tổng quát về hoạt động kho của công ty. b, Vị trí kho
Chọn vị trí của kho như thế nào, gần thị trường/gần nguồn hàng, khoảng cách là bao nhiêu, có thuận tiện hay không thuận tiện cho việc luân chuyển hàng Có nên sử dụng kho có sẵn, xây mới hay đi thuê? Đó là các quyết định liên quan chặt chẽ với nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
Thị trường mục tiêu: quá trình phát trển thị trường của doanh nghiệp, tăng trưởng quy mô và cơ cấu nhu cầu trên thị trường mục tiêu, nhu cầu về dịch vụ logistics của khách hàng
Nguồn hàng: Số lượng quy mô và cơ cấu nguồn hàng cung ứng cho thị trường Điều kiện giao thông vận tải: mạng lưới các con đường giao thông, hạ tầng cơ sơ kĩ thuật của các điểm dừng đỗ; bến bãi, cảng, cước phí vận chuyển…
Phân bố mạng lưới kho: Với các công ty lớn có thị trường lớn, thị mạng lưới kho sẽ nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu Với các công ty kinh doanh về các sản phẩm nhanh hỏng như thực phẩm, mạng lưới kho cũng phải đáng lưu ý cho quá trình phân bố đến tay khách hàng. c, Trang thiết bị công nghệ Đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động có liên quan đến yêu cầu về đảm bảo hàng hóa, tổ chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hóa trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hóa Đảm bảo trang thiết bị công nghệ kho có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, tăng cường mức độ cơ giới hóa, giảm thiểu hao hụt hàng hóa và đồng bộ với việc xây dựng các loại hình kho hiện đại, áp dụng công nghệ kho tiên tiến. d, Các phương án kho
Khi đưa hàng hóa vào trong kho sẽ có hai phương án, lưu kho dài ngày hoặc trung chuyển qua kho sau đó chuyển luôn Với phương án lưu kho, khi hàng hóa được tiếp nhận tại kho qua quá trình gom tách được sắp xếp vào kho thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho, bảo quản dữ trữ trong kho Đối với phương án trung chuyển, hàng hóa được đưa về kho trong thời gian rất ngắn, đơn giản chỉ là nơi để hàng tạm thời không cần thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho.
1.2.2 Tổ chức, triển khai các hoạt động kho a, Tổ chức hoạt động kho.
Các công ty thương mại có thể hoạt động một trong hai hình thức hoặc là sự kết hợp sử dụng giữa tự làm những nghiệp vụ kho hoặc đi thuê ngoài Ở đây ta chỉ đề cập đến hình thức thuê ngoài là thuê kho và đưa lực lượng lao động của công ty vào quản lý Do tùy thuộc vào loại hàng, loại hình công ty… các doanh nghiệp sẽ sử dụng đến các dịch vụ outsourcing Có thể thuê kho bãi và sử dụng nguồn nhân lực của công ty để quản lý hay ngược lại Có thể dùng kho của công ty nhưng thuê nhân công và các thiết bị bảo quản… hoặc cũng có thể thuê hoàn toàn theo mùa vụ, ngắn hạn, dài hạn. Đối với việc tự thực hiện các nghiệp vụ kho: các công ty thương mại sẽ làm đầy đủ các quá trình nghiệp vụ kho Còn với đi thuê, các doanh nghiệp sẽ phải trả tiền thuê cho mặt bằng kho và vẫn thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho giống như bên kho của mình. b, Cơ cấu tổ chức và lao động kho
Liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho, xây dựng nội qui-qui chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan ( nhân viên kho, các đối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp), xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng, xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hóa theo các khâu của quy trình nghiệp vụ kho.
Quản lý lao động trong kho
Tổ chức lao động trong kho là việc phân công, bố trí sử dụng công nhân kết hợp với tư liệu lao động để hoàn thành những công việc nhất định một cách hợp lý, tiết kiệm nhất về số lượng và thời gian lao động.
Bộ máy và lao động nhân sự vận hành trong kho bao gồm:
Thủ kho: Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, lao động trong kho hàng và tổ chức tất cả các nghiệp vụ kho: tiếp nhận, giao hàng, sắp xếp bảo quản hàng hóa, ghi chép thẻ kho
Kế toán kho: Cùng với thủ kho thực hiện ghi chép các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa vào sổ kế toán, làm công tác hành chính tại kho.
Công nhân làm việc trong kho: Chất xếp hàng hóa trong kho, vệ sinh kho… Công nhân vận chuyển bốc dỡ: chuyên làm công việc vận chuyển, xếp dỡ, đảo hàng, xê dịch khi thay đổi chỗ dự trữ hoặc dồn hàng khi có nhập hoặc xuất.
Bảo vệ kho: giữ an ninh kho. c, Quá trình nghiệp vụ kho
Hình 1.2: Qúa trình nghiệp vụ kho ĐẦU VÀO
QÚA TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG KHO
Tiếp nhận xe theo lịch
Kiểm tra số lượng/chất lượng
So sánh với chứng từ
Tìm vị trí cất giữ
Chuẩn bị vận chuyển Đóng gói
Nghiệp vụ tiếp nhận hàng
Tiếp nhận hàng là hệ thống các mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng hàng hóa hực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định.
Xếp lịch chạy xe Chất hàng lên xe Vận đơn
Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhận hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên, đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác Thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hóa ở kho góp phần hạn chế tình trạng thiếu hụt mất mát, hàng kém chất lượng, tạo điều kiện giảm chi phí bảo quản, chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận.
Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho
Bảo quản hàng hóa là hệ thống các mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình dự trữ, tận dụng đến mức cao nhất diện tích và dung tích kho, nhằm nâng cao năng suốt thiết bị và lao động kho.
Trong toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho, bảo quản là công đoạn nghiệp vụ cơ bản và phức tập nhất, quyết định chất lượng công tác kho Công đoạn nghiệp vụ này có ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng của công đoạn nghiệp vụ tiếp nhận và phát hàng, thực hiện mục tiêu của quá trình nghiệp vụ kho.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho tại doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Các yếu tố chủ quan
Nguồn lực nội tại bao gồm nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân sự, cơ sở vật chất của công ty Nếu các doanh nghiệp có các nguồn lực này tốt sẽ dẫn đến kết quả tốt cho hoạt động kho và ngược lại. Điều kiện cơ sở vật chất như nhà kho, thiết bị bảo quản, hệ thống thông tin quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa Đối với các doanh nghiệp thương mại kho chiếm vai trò chính yếu trong đầu tư trang thiết bị, tuy nhiên không phải công ty thương mại nào cũng có sự quan tâm đúng mực cho vấn đề này.
Trình độ quản lý của công ty với đội ngũ nhân sự và điều hành các hoạt động. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kho. Một doanh nghiệp luôn năng động và bắt kịp xu hướng, thái độ quản lý tốt mọi nguồn lực thì công ty chắc chắn sẽ có những hiệu quả cao Nếu trình độ của công nhân viên cao, có trang bị kiến thức đầy đủ sẽ có những cách làm mới hiệu quả hơn, nhanh và tiết kiệm chi phí hơn Và ngược lại nếu trình độ công nhân thấp, thao tác chậm chạp, các nghiệp vụ thực hiện không tốt khó có thể thực hiện tốt.
1.3.2 Các yếu tố khách quan
Vị trí phân bổ nguồn cung ứng, khoảng cách giữa nhận hàng và giao hàng là những vấn đề khó có thể kiểm soát vì doanh nghiệp không biết trước được vị trí mà mình sẽ cung ứng cho khách hàng do đó thời gian và nguồn hàng, nguồn lực hoạt động trong sẽ phải thay đổi khác nhau.
Yếu tố của môi trường như thời tiết, mưa bão… sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả của hoạt động kho tại công ty Do đây là các yếu tố mà con người không thể can thiệp được nên chỉ có thể phòng chống nó, giảm thiệt hại. Đối thủ cạnh tranh tác động tương đối lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các chiến lược kho của đối thủ là điều mỗi doanh nghiệp nên học hỏi để đưa ra các biện pháp đối phó kịp thời cũng như phát triển doanh nghiệp Chẳng hạn như lưu kho nhanh hơn, kế hoạch kho linh hoạt hơn giữa các mặt hàng
Tính chất mặt hàng, ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá…
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THANH HÀ
Giới thiệu khái quát và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư Thương mại Thanh Hà
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
Công ty CP Đầu tư thương mại Thanh Hà được thành lập và hoạt động từ ngày 12-04-2013, giấy phép kinh doanh số 0106152108 được cấp bởi Sở kế hoạch đầu tư
Hà Nội Địa chỉ của công ty ở Cụm 6, thôn Đại Phùng, Xã Đan Phượng, Huyện Đan Phượng, Hà Nội Văn phòng giao dịch cũng là nơi khách hàng thường xuyên liên lạc nằm ở số 70 Ngõ 61 Đường Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, TP
Hà Nội, số điện thoại 0466577772, email: thanhhavn.jsc@gmail.com.y
Mặc dù mới được thành lập nhưng công ty đã có chỗ vững trên thị trường Hà Nội nhanh chóng do sự nắm bắt thị trường một cách nhanh nhạy và chính xác của ban lãnh đạo công ty Đến năm 2015 Công ty đã mở rộng thị trường của mình trên thị trường miền bắc và mở rộng đến thị trường miền trung Uy tín cũng như tên tuổi của công ty ngày càng được nhiều người biết đến
Với quan điểm kinh doanh: Cung cấp những sản phẩm tốt với giá cả cạnh tranh nhất đi kèm với dịch vụ hoàn hảo Thanh Hà JSC luôn tâm niệm làm hài lòng cho mọi khách hàng Cùng với đó là các triết lý kinh doanh: Liên tục đổi mới, sáng tạo và luôn quan tâm lắng nghe ý kiến của khách hàng Chân thành với đồng nghiệp, cùng nhau găn bó, góp sức xây dựng mái nhà chung Thanh Hà JSC Công ty luôn cố gắng đổi mới mình nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng với những Định hướng phát triển của công ty: Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, nhiều kinh nghiệm và luôn tâm huyết với công việc Định hướng phát triển con người là yếu tố then chốt Đầu tư nhanh không ngừng phát triển mạnh và bền vững trở thành một trong những công ty cung cấp thiết bị phòng cháy chữa cháy chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty.
Thanh Hà JSC là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh, xuất nhập khẩu linh kiện và thiết bị đường ống: cút thép, bích thép, tê, côn van, ống thép ,cung cấp sản phẩm cơ khí phục vụ cho lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy cho các công trình xây dựng.
2.1.2 Bộ máy quản lý nhân sự của công ty
Công ty CP đầu tư Thương mại Thanh Hà thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ với bộ máy tổ chức gọn nhẹ.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty Thanh Hà
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà) Ưu điểm cơ cấu tổ chức của công ty:
Phòng kinh doanh toán Bộ phận kho
Gọn nhẹ, ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả, phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ đề ra tạo lập năng lực và chất lượng hoạt động thúc đẩy kinh doanh phát triển, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế.
Hạn chế: Đòi hỏi nhà quả trị phải có sự ảnh hưởng lớn, có kiến thức toàn diện.
Một bộ phận thực hiện quá nhiều chức năng, không phát huy được khả năng chuyên môn hóa.
Trong đó, ban lãnh đạo có ông Lưu Văn Biên là Chủ Tịch Hội Đồng Thành Viên kiêm Giám Đốc Công Ty, bà Bùi Thị Thanh Huyền đang giữ chức vụ Phó Giám Đốc. Đứng đầu bộ phận tài chính kế toán là một kế toán trưởng lãnh đạo thực hiện các chức năng về chế độ tài chính, kế toán do nhà nước và các cơ quan có chức năng quy định Xử lí các nghiệp vụ kế toán trong quá trình kinh doanh, quản lí vốn, tham gia xác định giá, quản lí các nguồn thu thuộc phòng kinh doanh phản ánh tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập ngân sách và xác định nhu cầu vốn kinh doanh của công ty, cũng như xây dựng các kế hoạch sử dụng vốn và huy động vốn cho hoạt động kinh doanh.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập các kế hoạch, thực hiện và quản lí các kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức kí kết các hợp đồng kinh tế Tổ chức nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu dể xây dựng kế hoạch kinh doanh, lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp cho từng thị trường, lựa chọn tìm kiếm nguồn hàng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Bộ phận kho: Thực hiện chức năng tiếp nhận hàng vào kho tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho, đảm bảo chất lượng giảm chi phí, hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hoá Tổ chức dự trữ hàng hoá để duy trì hoạt động kinh doanh đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời, đồng bộ.
2.1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây
Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà từ năm 2013-2015
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
(Nguồn: phòng kế toán – năm 2015)
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh một số sản phẩm chính của công ty giai đoạn 2013 – 2015
Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu %
( Nguồn: phòng kế toán năm 2015)
Kết quả kinh doanh chung: Năm 2013 khi mới bước chân vào hoạt động kinh doanh còn thiếu thốn về mọi mặt, doanh thu của công ty chỉ là 6.845.950.500 đến năm
2014 con số này đã đạt 10.974.819.421, gấp hơn 1.7 lần năm 2013 Sang năm 2015 doanh thu đạt vượt quá so với kế hoạch kinh doanh của công ty, cao gấp gần 2 lần so với năm 2014 đạt hơn 17 tỷ đồng.
Lợi nhuận sau thuế cũng đều tăng với những con số ấn tượng Năm 2013 là 427.187.311 đến năm 2014 đạt 965.784.108 gấp gần 2,5 lần năm 2013 Năm 2015 công ty đạt lợi nhuận sau thuế cũng khá cao đạt hơn 1.8 tỷ đồng Những con số trên phần nào đã đánh giá được tiềm năng phát triển trong tương lai của công ty Sở dĩ như vậy là nhờ sự họa hỏi thị trường nhanh nhạy, sự phát triển nhân sự cũng như tài chính. Khi mới đăng kí kinh doanh vốn điều lệ của công ty chỉ có 1.9 tỉ, nhưng đến thời điểm hiện tại con số này đã lên đến 4.5 tỉ đồng.
Kết quả của công tác kho: Lượng nhập kho liên tục tăng qua các năm, phần trăm tồn kho được giảm đi đáng kể.
Bảng 2.3:Kết quả lượng hàng nhập và tồn kho của công ty giai đoạn 2013- 2015
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
( Nguồn: phòng kế toán năm 2015)Lượng hàng nhập kho của công ty liên tục tăng qua các năm, năm 2015 tăng hơn 2 lần so với năm 2013 Tỉ lệ hàng tồn kho giảm, nếu như năm 2013 tỉ lệ tồn kho là20%, thì đến năm 2015 chỉ còn là 16,2%.
Phân tích thực trạng quản trị kho hàng tại công ty Thanh Hà
2.2.1 Xây dựng kế hoạch kho hàng
Hiện nay công ty có một kho chính tại Văn Điển rộng 200 mét vuông, được trang bị đầy đủ các công cụ và thiết bị bảo quản: đảm bảo phẳng, tránh ẩm, thông thoáng, đảm bảo hoạt động của các phương tiện cơ giới, dễ vệ sinh Kho được chia thành các khu vực tiếp nhận, bảo quản, hàng tồn Các hoạt động nhập xuất và kiểm soát đều do nhân viên kho của công ty kiểm soát.
Với đặc thù khối lượng hàng lớn và nhiều mặt hàng công ty đã thuê thêm một kho tại kho An Khánh xã An Khánh huyện Hoài Đức -Hà Nội Đây là loại kho lớn, chất lượng tốt, phù hợp với mặt hàng của công ty Với loại kho thuê này Thanh Hà sẽ cử nhân viên của mình xuống kiểm soát, kiểm kê, về phần vận chuyển và nhân viên bốc dỡ vẫn thuê ngoài Chi phí sẽ được trả theo diện tích và thời gian thuê
Bảng 2.4: Mô tả chung các kho của công ty Thanh Hà
Nhà kho Kho Văn Điển Kho An Khánh
Diện tích 200 mét vuông 150 mét vuông
Vị trí Cách bễn xe Nước Ngầm 3km, gần trục đường 70 thuận tiện cho việc vận chuyển
KCN An Khánh – Hoài Đức, gần Đại Lộ Thăng Long, nằm ngay cửa ngõ của Hà Nội Thiết bị Khung thép Zamil đạt tiêu chuẩn công nghiệp, mái che toàn bộ, nền cao, không ngập lụt, có hệ thống PCCC, điện 3 pha , các thiết bị vệ sinh đầy đủ, xe kéo và dụng cụ đẩy hàng. Đèn chiếu sáng rất tốt, có phòng ngăn làm văn phòng, hệ thống camera, có điện 3 pha An toàn, có thông gió hút ẩm chống mốc.
- Đảm bảo việc đáp ứng các đơn hàng nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí: Kho ở Văn Điển và kho An Khánh có vị trí rộng, mặt bằng và chi phí sẽ rẻ hơn so với khu vực trung tâm.
- Gần địa bàn nơi cung ứng thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển bảo vệ, tránh khu vực hay xảy ra cháy nổ, trộm cắp Cả 2 kho trên đều nằm gần trục đường lớn nên thuận tiện cho việc vận chuyển.
Là công ty thương mại, kho đóng vị trí vô cùng quan trọng, nên công ty đã có kho Văn Điển riêng cho mình được trang bị đầy đủ, xe container 40feet vào được trong kho, giá 40 nghìn/m2/tháng So với các kho trung tâm như ICD Mỹ Đình thì kho này rẻ hơn nhiều, nhưng chất lượng kho cũng không thua kém gì Như vậy với tình hình công ty như hiện nay, có được 2 kho như thế này là tương đối ổn định và có thể đáp ứng tốt hoạt động kinh doanh cho công ty.
Về trang thiết bị công nghệ: Dựa trên những chỉ tiêu công ty đặt ra để trang bị cho các kho và những gì mà công ty đã có được.
Bảng 2.5: Các thiết bị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà
Tên thiết bị Số lượng Chỉ tiêu Nhận xét
Xe kéo, đẩy hàng 4 5 Thiếu 1
Dụng cụ xếp dỡ 5 8 Thiếu 3
Dụng cụ vệ sinh kho 5 5 Đủ
Thiết bị báo cháy tự động 2 2 Đủ
( Nguồn: Phòng kế toán năm 2015)
So với chỉ tiêu, công ty còn thiếu một số những trang thiết bị phục vụ trong kho như xe kéo, đẩy hàng, kệ hàng, dụng cụ xếp dỡ, bóng điện, lượng thiếu này tương đối nhiều Công ty sẽ nên kế hoạch với phòng kế toán để mua sắm thêm các trang thiết bị này để hỗ trợ tốt nhất các hoạt động kho.
Xác định lượng hàng được đưa vào kho: Số lượng hàng hóa cần được dự tính trước để có kế hoạch sắp xếp, dự trữ, được xây dựng theo công thức:
Vcm= Vcd + (Vd1- Vd2) Trong đó:
Vcm: Lượng hàng cần mua
Vcd: Lượng hàng cần dùng
Vd1: Lượng hàng dự trữ đầu kỳ kế hoạch
Vd2: Lượng hàng tồn kho cuối kỳ kế hoạch
Thiết kế kho: kho đủ rộng, có sự phân cách giữa các khu vực theo từng loại hàng hóa, từng lô Đáp ứng yêu cầu về đường đi, đường thoát hiểm, PCCC.
Thứ nhất: Mái nhà kho có thể làm mái đôi giúp cho việc thông gió giữa hai lớp mái, tránh đột nhập của kẻ gian từ trên mái hay trên trần kho Mái hiên đủ rộng để che vách kho tránh tia nắng mặt trời, tránh nước mưa chảy vào nền kho.
Thứ hai: Vách kho sử dụng gạch lỗ để làm tăng sự thông khí qua mặt ngoài của vách.
Thứ ba: Nền phải được xây dựng vững chắc (chịu được sức nặng của xe nâng), với đặc thù hàng hóa là các côn cút thép, tê, ren…rất nặng nên bề mặt cần được xử lý nhằm tránh vết nứt gãy.
Thứ tư: Cửa kho có kích thước phù hợp cho các loại xe chuyên dùng trong việc xuất nhập hàng hóa, làm bằng chất liệu chắc chắn có khóa an toàn hoặc hệ thống chống trộm.
Thứ năm: Hệ thống sân bãi thiết kế thấp hơn nền kho một khoảng tương đương với độ cao của sàn xe chuyên dùng Hướng đi một chiều được áp dụng cho các xe di chuyển trong khuôn viên kho.
2.2.2 Tổ chức triển khai các nghiệp vụ kho a, Cơ cấu tổ chức kho
Bộ máy và lực lượng nhân sự hoạt động trong kho của công ty Thanh Hà gồm
Bảng 2.6: Tổ chức lao động trong kho của công ty Thanh Hà
STT Chức vụ Số lượng
1 Thủ kho 2 Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, lao động trong kho hàng và tổ chức tất cả các nghiệp vụ kho: tiếp nhận, giao hàng, sắp xếp bảo quản hàng hóa, ghi chép thẻ kho
2 Kế toán kho 1 Cùng với thủ kho thực hiện ghi chép các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa vào sổ kế toán, làm công tác hành chính tại kho.
3 Công nhân làm việc trong kho
2 Chất xếp hàng hóa trong kho, vệ sinh kho…
4 Làm công tác vận chuyển, giao hàng cho khách theo yêu cầu và lệnh xuất kho
5 Bảo vệ kho 2 Bảo vệ an ninh kho.
( Nguồn: Phòng kế toán năm 2015)
Bảng 2.7: Cơ cấu nhân sự của bộ phận kho trong công ty Thanh Hà
STT Họ và tên Chức vụ Trình độ học vấn
2 Lương Hồng Yến Thủ kho Cử nhân
3 Phạm Thị Lượt Kế toán kho Cử nhân
4 Vũ Văn Phong Công nhân làm việc trong kho Cử nhân
5 Lâm Thị Thu Trang Công nhân làm việc trong kho Cao đẳng
6 Nguyễn Văn Hòa Nhân viên vận chuyển Cao đẳng
7 Phạm Văn Minh Nhân viên vận chuyển Trung cấp
8 Lê Xuân Hà Nhân viên vận chuyển Cử nhân
9 Đào Minh Hiển Nhân viên vận chuyển Cao đẳng
10 Nguyễn Văn Duy Bảo vệ kho Trung cấp
11 Nguyễn Văn Đông Bỏa vệ kho Cao đẳng
( Nguồn: Phòng kế toán năm 2015)
Kết luận về thực trạng
Công tác nhập hàng tại kho của công ty được thực hiện tương đối nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian
Trang thiết bị: Công ty đã đầu tư xây dựng nhà kho của mình với tường, sàn nhà được xây dựng và xử lý thích hợp đảm bảo đủ cứng, phẳng, tránh ẩm mốc, thông thoáng, đảm bảo hoạt động của các phương tiện cơ giới, dễ vệ sinh Có hệ thống điều hòa kiểm soát độ ẩm (
