Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà phát hiện những tồn tại của công ty, nhận thấynhững vấn đề nổi cộm nhất là c
Tính cấp thiết của đề tài
Trong sự phát triển của tổ chức, logistics đóng vai trò thiết yếu, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh khốc liệt Để thành công, doanh nghiệp cần xây dựng chuỗi cung ứng hoàn chỉnh, kết nối chặt chẽ với cả nhà cung cấp và khách hàng Nghiệp vụ kho trong hệ thống logistics không chỉ hỗ trợ quá trình cung ứng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa, quản trị dự trữ và quản trị mua hàng.
Quản trị kho không chỉ nâng cao dịch vụ khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí logistics Vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng đến công tác quản lý kho hàng Nghiên cứu về quản trị kho đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp kiến thức cho sinh viên.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa chú trọng đầu tư vào hệ thống logistics, trong khi các công ty liên doanh với nước ngoài có nền tảng công nghệ cao đã quan tâm hơn đến hoạt động này Tuy nhiên, vấn đề quản trị kho hàng hóa vẫn chưa được xem trọng Để nâng cao hiệu quả quản lý kho và hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến công tác quản trị kho của mình.
Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại công ty
Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà đã nhận diện những vấn đề tồn tại trong quản trị kho, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Với vai trò là nhà cung cấp linh kiện phòng cháy chữa cháy, công ty cần chú trọng đến việc tổ chức kho bãi do mật độ sử dụng và dự trữ hàng hóa lớn Để cải thiện tình hình, việc nghiên cứu và phân tích thực trạng quản lý kho là cần thiết nhằm tìm ra nguyên nhân và đề xuất các giải pháp khắc phục kịp thời và hợp lý.
Vì lý do đó em xin chọn đề tài: Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà.
Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu
Quản trị kho hàng hiệu quả là thách thức lớn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, nơi kho bãi đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Qua quá trình học tập, tôi đã nhận thức rõ về tầm quan trọng của quản trị kho hàng trong các công ty thương mại Trong những năm gần đây, một số sinh viên của trường đã tích cực tìm hiểu và nghiên cứu về vấn đề này.
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Lê Thu Hoài, sinh viên Khoa Kinh doanh thương mại, Đại học Thương Mại năm 2009, tập trung vào “Giải pháp quản trị kho hàng hóa” tại công ty TNHH một thành viên Thương mại và dịch vụ Thiên Long Hoàn Cầu Nghiên cứu này nhằm đề xuất các phương pháp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Chuyên đề "Giải pháp quản trị kho của Công ty CP Xuất Nhập Khẩu HTC" của tác giả Trần Hữu Huy, thuộc Khoa Kinh doanh Thương mại, Đại học, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí Bài viết phân tích các thách thức hiện tại trong công tác kho và đề xuất những giải pháp cụ thể để cải thiện tình hình, từ đó giúp công ty tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Chuyên đề "Tăng cường hiệu lực hoạt động quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại công ty cổ phần in và bao bì Goldssun" của tác giả Lê Thị Mai tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý kho và logistics, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và phân phối sản phẩm bao bì Bài viết phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị kho, đồng thời đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, góp phần gia tăng năng suất và giảm chi phí cho công ty.
Phương Khoa Marketing, Đại học Thương Mại năm 2011
Luận văn tốt nghiệp “Quản trị kho hàng tại công ty TNHH Korea- VietNam
Kyung Seung” của tác giả Giáp Thị Toàn, Khoa kinh doanh thương mại, Đại học
Tất cả các chuyên đề đã nghiên cứu về chức năng và nhiệm vụ của kho hàng, cũng như các biện pháp quản trị kho hiệu quả Tuy nhiên, chưa có chuyên đề nào đề cập đến các biện pháp tối ưu cho công ty thương mại, đặc biệt là kho hàng hóa của công ty CP Thương mại Thanh Hà Do đó, đề tài này sẽ tập trung vào việc phát triển các giải pháp quản trị kho hàng phù hợp với đặc thù của công ty thương mại.
Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng hóa tại công ty.
Mục đích nghiên cứu đề tài
Nhận thức rõ tầm quan trọng và tính cấp thiết của quản trị kho hàng hóa đối với nền kinh tế và doanh nghiệp, bài viết này sẽ nghiên cứu thực tế quy trình quản trị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho.
Thứ nhất: nghiên cứu những vấn đề lý luận về việc quản trị kho hàng hóa trong doanh nghiệp
Quản trị kho hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hậu cần, vì vậy việc nghiên cứu sâu về lĩnh vực này yêu cầu hiểu biết vững về các lý thuyết cơ bản liên quan đến quản lý kho hàng hóa.
Vào thứ hai, tôi sẽ ứng dụng các lý thuyết quản trị kho hàng hóa vào thực tế tại đơn vị thực tập Tôi sẽ tiến hành nghiên cứu sâu về thực trạng công tác quản trị kho, nhằm phát hiện những ưu điểm cũng như những hạn chế còn tồn tại trong quy trình quản lý kho hàng hóa.
Sau khi phân tích thực trạng và nguyên nhân tồn tại, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao trình độ quản lý và tối ưu hóa hoạt động khai thác kho Đây là mục tiêu quan trọng mà đề tài hướng tới.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Các luận văn tốt nghiệp, văn bản quy phạm pháp luật và thông tin từ internet cùng với các diễn đàn doanh nghiệp cung cấp cái nhìn sâu sắc về công tác quản trị kho hàng tại các công ty thương mại Nghiên cứu các bài khóa luận tốt nghiệp trước đó liên quan đến hoạt động quản trị kho, đặc biệt là tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà, giúp hiểu rõ hơn về các phương pháp và chiến lược hiệu quả Bên cạnh đó, số liệu về doanh thu và lợi nhuận của công ty trong ba năm qua cũng là nguồn thông tin quý giá để đánh giá hiệu quả quản trị kho hàng Các tài liệu liên quan đến quản trị nhà kho của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quy trình và tối ưu hóa hoạt động kho bãi.
Thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp phỏng vấn sâu được áp dụng để phỏng vấn các cán bộ quản lý kho và công nhân trong kho của công ty Nội dung phỏng vấn dựa trên bộ câu hỏi mở, nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại công ty.
Phương pháp quan sát được áp dụng để nghiên cứu quy trình quản trị kho hàng tại Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà, bao gồm các hoạt động như nhập, luân chuyển và vận chuyển hàng hóa Quá trình quan sát được chia thành hai giai đoạn: giai đoạn 1 diễn ra từ 18/1/2016 đến 29/1/2016 trong hai tuần cuối của kỳ thực tập, và giai đoạn 2 từ 22/2/2016 đến 5/3/2016 cũng kéo dài hai tuần Địa điểm quan sát là tại hai nhà kho của công ty.
Phương pháp phân tích dữ liệu
Sau khi thu thập thông tin cần thiết cho nghiên cứu, dữ liệu được phân loại và đánh giá theo từng đối tượng như công ty, khách hàng và thị trường Quá trình phân tích sử dụng các phương pháp định tính, định lượng và thống kê so sánh, được thể hiện qua số liệu, biểu đồ và hình vẽ.
Phương pháp phân tích định tính được áp dụng trong nghiên cứu quản trị logistics thông qua việc sử dụng thông tin thứ cấp và sơ cấp, kết hợp với quan sát tại công ty Bài khóa luận này không chỉ tập trung vào việc dự báo xu hướng phát triển của thị trường mà còn phân tích các điểm mạnh và điểm yếu trong quản lý logistics.
Phương pháp so sánh là công cụ hữu hiệu để đối chiếu các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, như doanh thu và khối lượng hàng hóa Việc áp dụng phương pháp này giúp đánh giá sự phát triển và hiệu quả kinh doanh của công ty theo thời gian.
Phương pháp phân tích tổng hợp là quá trình đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các bảng báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động Phương pháp này kết hợp giữa lý luận và thực tiễn một cách khoa học, đồng thời lựa chọn thông tin một cách logic, phù hợp với nội dung nghiên cứu.
Kết cấu đề tài
Đề tài được trình bày với kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng tại các công ty thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà
Chương 3: Giải pháp tăng cường quản trị kho hàng tại công ty CP Đầu tưThương mại Thanh Hà
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI
Kho hàng tại công ty thương mại
1.1.1 Khái niệm, vị trí và chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại a, Khái niệm kho hàng
Cơ sở logistics là nơi chuyên trách việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa, nhằm cung cấp sản phẩm cho khách hàng với chất lượng dịch vụ tối ưu và chi phí hợp lý nhất.
Kho là một phần quan trọng trong hệ thống logistics, chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển hàng hóa Nó không chỉ là nơi cất giữ mà còn cung cấp thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của hàng hóa, đảm bảo sự hiệu quả trong chuỗi cung ứng.
Kho hàng tại doanh nghiệp thương mại chủ yếu thực hiện chức năng dự trữ, bảo quản hàng hóa. b, Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại.
Hình 1.1: Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại
Trong chuỗi cung ứng, kho đóng vai trò quan trọng như một mắt xích thiết yếu, đảm bảo việc duy trì và bảo quản hàng hóa cả về số lượng lẫn chất lượng.
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, thực hiện chức năng cốt lõi của hoạt động kinh doanh Đây là nơi lưu trữ hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời cũng là điểm xuất phát cho đầu ra của sản phẩm.
Nhà cung ứng Công ty thương mại Khách hàng
Kho hàng c, Chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại
Ngày nay, nhà kho không chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc trung chuyển hàng hóa Đối với doanh nghiệp thương mại bán buôn, kho là không gian chính để gom và tồn trữ hàng hóa Trong khi đó, đối với doanh nghiệp bán lẻ, kho giúp phân chia hàng hóa và hỗ trợ hoạt động phân phối đến tay người tiêu dùng, trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch mua hàng hợp lý và tận dụng kho bãi để thu gom, ghép, tách và hoàn thiện hàng hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí vận tải cùng các dịch vụ liên quan Kho bãi hiện đại thường có nhiều chức năng quan trọng.
Gom hàng là quá trình tập hợp và sắp xếp hàng hóa không đủ số lượng thành những lô hàng lớn hơn, giúp tối ưu hóa việc vận chuyển bằng container Khi hàng hóa được nhận từ nhiều nguồn nhỏ, kho đóng vai trò là điểm tập kết, tạo ra lợi thế về quy mô trong việc giao hàng tới khách hàng bằng các phương tiện vận chuyển.
Phối hợp hàng hóa là quá trình quan trọng nhằm đáp ứng đơn hàng đa dạng của khách hàng Kho bãi thực hiện việc tách lô hàng lớn và ghép các loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho bán hàng Điều này giúp cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ thay vì chỉ là những sản phẩm đơn lẻ Sau khi hoàn tất, từng đơn hàng sẽ được vận chuyển đến tay khách hàng bằng các phương tiện nhỏ.
Để đảm bảo và lưu giữ hàng hóa, cần duy trì số lượng và chất lượng hàng hóa nguyên vẹn trong suốt quá trình tác nghiệp Việc tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho là rất quan trọng, đồng thời cần chăm sóc và giữ gìn hàng hóa một cách cẩn thận trong kho.
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kho tại công ty thương mại a, Công ty thương mại
Công ty thương mại là một doanh nghiệp hợp pháp, chuyên thực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại Vị trí của công ty thương mại trong chuỗi cung ứng rất quan trọng, đóng vai trò kết nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, góp phần tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa.
Công ty thương mại đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, kết nối người sản xuất với người tiêu dùng Những công ty này không chỉ là cầu nối mà còn là cánh tay hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong các ngành có quy mô lớn.
Đẩy nhanh tốc độ lưu thông sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân là cần thiết, thông qua việc tổ chức hiệu quả công tác thu mua và phân phối Cần giảm thiểu các khâu trung gian và tối ưu hóa chi phí kinh doanh, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đặc biệt là trong lĩnh vực chi phí lưu thông.
Đẩy mạnh các hoạt động lưu thông và phát triển dịch vụ thương mại là cần thiết để phục vụ hiệu quả cho hoạt động mua bán, dự trữ và bảo quản hàng hóa, từ đó đảm bảo sự thuận tiện tối đa cho khách hàng.
Hoạt động kho là một trong những công việc quan trọng nhất của công ty thương mại, đóng vai trò chủ chốt trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh Đối với các doanh nghiệp lớn với mạng lưới cửa hàng, kho không chỉ là nơi gom hàng mà còn là hệ thống bảo quản và dự trữ được bố trí hợp lý để cung cấp hàng hóa nhanh chóng và tiết kiệm chi phí cho các cửa hàng Đặc biệt, với các doanh nghiệp bán lẻ lớn, hệ thống kho dự trữ thường phong phú hơn và được phân bố rải rác theo hệ thống bán hàng, trong khi diện tích kho không cần quá rộng như ở các doanh nghiệp bán buôn.
Doanh nghiệp bán buôn và kho giữ vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, thực hiện các chức năng như gom, dự trữ và bảo quản hàng hóa Mặc dù lượng hàng trong kho có thể ít hơn so với doanh nghiệp bán lẻ, nhưng diện tích kho lại lớn hơn và yêu cầu quản lý kho chuyên nghiệp hơn Các hình thức bán hàng đa dạng như bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng cũng được các doanh nghiệp áp dụng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Các nội dung cơ bản của quản trị kho hàng tại công ty thương mại
1.2.1 Lập kế hoạch mạng lưới nhà kho của công ty a, Số lượng kho
Số lượng kho hàng hóa mà doanh nghiệp sở hữu hoặc sử dụng trong một khoảng thời gian xác định rất quan trọng Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa việc sử dụng ít kho với quy mô lớn hay nhiều kho với quy mô nhỏ Số lượng kho, đặc biệt là kho phục vụ khách hàng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ và chi phí logistics Hiểu rõ số lượng và diện tích kho giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn và có cái nhìn tổng quát về hoạt động kho bãi.
Khi chọn vị trí kho, cần xem xét sự gần gũi với thị trường và nguồn hàng, đồng thời đánh giá khoảng cách và tính thuận tiện trong việc luân chuyển hàng hóa Quyết định sử dụng kho có sẵn, xây mới hay thuê kho cũng phải dựa trên các yếu tố liên quan chặt chẽ với nhau.
Thị trường mục tiêu đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, giúp tăng trưởng quy mô và cơ cấu nhu cầu Đặc biệt, nhu cầu về dịch vụ logistics của khách hàng ngày càng tăng, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp mở rộng và nâng cao hiệu quả hoạt động trong lĩnh vực này.
Nguồn hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định quy mô và cơ cấu cung ứng cho thị trường Điều kiện giao thông vận tải, bao gồm mạng lưới đường giao thông và hạ tầng cơ sở kỹ thuật tại các điểm dừng, bến bãi và cảng, cũng ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả vận chuyển và cước phí.
Phân bố mạng lưới kho là yếu tố quan trọng đối với các công ty lớn, giúp đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả hơn, đặc biệt đối với sản phẩm nhanh hỏng như thực phẩm Trang thiết bị công nghệ trong kho cũng đóng vai trò then chốt, liên quan đến việc bảo đảm hàng hóa và tổ chức lao động, từ đó nâng cao năng suất lao động, tăng cường cơ giới hóa và giảm thiểu hao hụt hàng hóa Việc áp dụng các công nghệ kho tiên tiến và xây dựng các loại hình kho hiện đại sẽ giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa.
Khi đưa hàng hóa vào kho, có hai phương án chính: lưu kho dài ngày và trung chuyển Đối với lưu kho, hàng hóa được tiếp nhận, sắp xếp và bảo quản đầy đủ trong kho Ngược lại, phương án trung chuyển chỉ yêu cầu hàng hóa được đưa về kho tạm thời trong thời gian ngắn mà không cần thực hiện các nghiệp vụ kho phức tạp.
1.2.2 Tổ chức, triển khai các hoạt động kho a, Tổ chức hoạt động kho.
Các công ty thương mại có thể hoạt động bằng cách tự quản lý kho hoặc thuê ngoài Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào hình thức thuê kho và sử dụng nguồn nhân lực của công ty để quản lý Tùy thuộc vào loại hàng hóa và hình thức doanh nghiệp, các công ty sẽ lựa chọn dịch vụ outsourcing phù hợp Họ có thể thuê kho và sử dụng nhân lực của mình để quản lý, hoặc ngược lại, sử dụng kho của công ty nhưng thuê nhân công và thiết bị bảo quản Ngoài ra, việc thuê kho có thể diễn ra theo mùa vụ, ngắn hạn hoặc dài hạn Khi tự thực hiện các nghiệp vụ kho, các công ty thương mại sẽ tiến hành đầy đủ các quy trình kho bãi Trong khi đó, khi thuê kho, doanh nghiệp vẫn phải trả tiền thuê mặt bằng và thực hiện các nghiệp vụ kho giống như khi quản lý kho của riêng mình.
Việc phân công lao động trong kho cần dựa trên chức trách và nhiệm vụ cụ thể, đồng thời gắn liền với quy trình hoạt động của kho Cần xây dựng nội quy và quy chế hoạt động kho phù hợp với các đối tượng liên quan, bao gồm nhân viên kho và các bên giao dịch trong và ngoài doanh nghiệp Ngoài ra, cần thiết lập chế độ bảo quản theo từng lô hàng và xây dựng định mức công tác, đặc biệt chú trọng đến việc quản lý định mức hao hụt hàng hóa trong các khâu của quy trình nghiệp vụ kho.
Quản lý lao động trong kho
Tổ chức lao động trong kho là quá trình phân công và bố trí công nhân cùng với tư liệu lao động nhằm hoàn thành các nhiệm vụ một cách hợp lý, tối ưu hóa số lượng và thời gian lao động.
Bộ máy và lao động nhân sự vận hành trong kho bao gồm:
Thủ kho có trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất và hàng hóa trong kho, đồng thời tổ chức các nghiệp vụ kho như tiếp nhận, giao hàng, sắp xếp và bảo quản hàng hóa, cũng như ghi chép thông tin trên thẻ kho.
Kế toán kho: Cùng với thủ kho thực hiện ghi chép các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa vào sổ kế toán, làm công tác hành chính tại kho.
Công nhân làm việc trong kho: Chất xếp hàng hóa trong kho, vệ sinh kho…
Công nhân vận chuyển bốc dỡ đảm nhiệm các nhiệm vụ quan trọng như vận chuyển, xếp dỡ, đảo hàng và di chuyển hàng hóa khi có sự thay đổi về chỗ dự trữ Họ cũng thực hiện việc dồn hàng khi có nhập hoặc xuất, góp phần duy trì sự thông suốt trong quá trình logistics.
Bảo vệ kho: giữ an ninh kho. c, Quá trình nghiệp vụ kho
Hình 1.2: Qúa trình nghiệp vụ kho ĐẦU VÀO
QÚA TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG KHO ĐẦU RA
Nghiệp vụ tiếp nhận hàng
Tiếp nhận hàng là quy trình kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập kho, nhằm xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên liên quan.
Tiếp nhận xe theo lịch
Kiểm tra số lượng/chất lượng
So sánh với chứng từ
Xếp lịch chạy xe Chất hàng lên xe Vận đơn
Tìm vị trí cất giữ
Ghép hàng theo đơn giao nhận là một phần quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo việc chuyển giao quyền sở hữu và quyền quản lý hàng hóa tuân thủ các văn bản pháp lý quy định.
Các yêu cầu tiếp nhận hàng hóa ở kho:
Xác định rõ trách nhiệm vật chất giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng là rất quan trọng, bao gồm việc kiểm tra kế hoạch nhận hàng và thực hiện hợp đồng mua bán, vận chuyển Điều này đảm bảo quá trình tiếp nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác, từ đó hạn chế tình trạng thiếu hụt, mất mát và hàng kém chất lượng Việc thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hóa không chỉ giúp giảm chi phí bảo quản và sản xuất mà còn tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho
Bảo quản hàng hóa là hệ thống các biện pháp nhằm duy trì số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình lưu trữ, tối ưu hóa diện tích và dung tích kho, từ đó nâng cao hiệu suất của thiết bị và lao động trong kho.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho tại doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Các yếu tố chủ quan
Nguồn lực nội tại của doanh nghiệp bao gồm tài chính, nhân sự và cơ sở vật chất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kho Cơ sở vật chất như nhà kho, thiết bị bảo quản và hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hóa Mặc dù kho là yếu tố chính trong đầu tư trang thiết bị của các doanh nghiệp thương mại, nhưng không phải công ty nào cũng chú trọng đúng mức đến vấn đề này.
Trình độ quản lý của công ty, cùng với đội ngũ nhân sự, đóng vai trò then chốt trong việc điều hành các hoạt động Yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của kho.
Một doanh nghiệp năng động và nhạy bén với xu hướng, cùng với việc quản lý hiệu quả các nguồn lực, sẽ đạt được hiệu quả cao Khi đội ngũ công nhân viên có trình độ cao và được trang bị kiến thức đầy đủ, họ sẽ áp dụng những phương pháp làm việc mới, hiệu quả hơn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí Ngược lại, nếu trình độ công nhân thấp và thao tác chậm chạp, việc thực hiện các nghiệp vụ sẽ gặp nhiều khó khăn và không đạt chất lượng.
1.3.2 Các yếu tố khách quan
Vị trí phân bổ nguồn cung ứng và khoảng cách giữa nhận hàng và giao hàng là những yếu tố khó kiểm soát, khiến doanh nghiệp không thể dự đoán chính xác địa điểm cung ứng cho khách hàng Điều này dẫn đến sự biến đổi về thời gian, nguồn hàng và nguồn lực hoạt động.
Yếu tố môi trường như thời tiết và mưa bão có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kho của công ty, do đó cần có biện pháp phòng chống để giảm thiểu thiệt hại Bên cạnh đó, đối thủ cạnh tranh cũng tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh, vì vậy các doanh nghiệp nên học hỏi chiến lược kho của đối thủ để có biện pháp ứng phó kịp thời và phát triển Ví dụ, cải thiện tốc độ lưu kho và xây dựng kế hoạch kho linh hoạt hơn cho các mặt hàng khác nhau.
Tính chất của mặt hàng, như hàng nông sản dễ hỏng và hàng máy móc cồng kềnh, ảnh hưởng đến cách bao gói, xếp dỡ và chằng buộc hàng hóa Để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình giao nhận và vận chuyển, cần tuân thủ quy cách phù hợp với từng loại hàng.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO
Giới thiệu khái quát và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư Thương mại Thanh Hà
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
Công ty CP Đầu tư thương mại Thanh Hà, được thành lập vào ngày 12 tháng 4 năm 2013, hoạt động dưới giấy phép kinh doanh số 0106152108 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Công ty có trụ sở tại Cụm 6, thôn Đại Phùng, Xã Đan Phượng, Huyện Đan Phượng, Hà Nội Văn phòng giao dịch, nơi khách hàng thường xuyên liên lạc, tọa lạc tại số 70 Ngõ 61 Đường Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội.
Hà Nội, số điện thoại 0466577772, email: thanhhavn.jsc@gmail.com.y
Dù mới thành lập, công ty đã nhanh chóng khẳng định vị thế trên thị trường Hà Nội nhờ sự nhạy bén và chính xác trong việc nắm bắt nhu cầu thị trường của ban lãnh đạo Đến năm 2015, công ty đã mở rộng hoạt động sang miền Bắc và miền Trung, nâng cao uy tín và tên tuổi, ngày càng được nhiều người biết đến.
Thanh Hà JSC cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả cạnh tranh và dịch vụ hoàn hảo, nhằm làm hài lòng mọi khách hàng Công ty luôn chú trọng đổi mới, sáng tạo và lắng nghe ý kiến khách hàng Với triết lý chân thành và gắn bó giữa các đồng nghiệp, Thanh Hà JSC phấn đấu xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng, công ty tập trung vào việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao và tâm huyết Định hướng phát triển con người là yếu tố then chốt trong chiến lược của công ty, với mục tiêu đầu tư mạnh mẽ để trở thành một trong những nhà cung cấp thiết bị phòng cháy chữa cháy hàng đầu tại Việt Nam.
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty.
Thanh Hà JSC là công ty hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu linh kiện và thiết bị đường ống như cút thép, bích thép, tê, côn van, ống thép Chúng tôi cung cấp các sản phẩm cơ khí chất lượng cao phục vụ lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy cho các công trình xây dựng.
2.1.2 Bộ máy quản lý nhân sự của công ty
Công ty CP đầu tư Thương mại Thanh Hà thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ với bộ máy tổ chức gọn nhẹ.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty Thanh Hà
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà) Ưu điểm cơ cấu tổ chức của công ty:
Gọn nhẹ và tiết kiệm chi phí, mô hình này tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực, đáp ứng hiệu quả các yêu cầu và nhiệm vụ đề ra Nhờ đó, nó không chỉ tạo lập năng lực và nâng cao chất lượng hoạt động mà còn thúc đẩy sự phát triển kinh doanh, cải thiện hiệu quả kinh tế.
Hạn chế: Đòi hỏi nhà quả trị phải có sự ảnh hưởng lớn, có kiến thức toàn diện.
Một bộ phận thực hiện quá nhiều chức năng, không phát huy được khả năng chuyên môn hóa.
Ban lãnh đạo công ty gồm ông Lưu Văn Biên giữ chức Chủ Tịch Hội Đồng Thành Viên kiêm Giám Đốc, cùng bà Bùi Thị Thanh Huyền là Phó Giám Đốc Bộ phận tài chính kế toán do một kế toán trưởng lãnh đạo, thực hiện các chức năng tài chính và kế toán theo quy định của nhà nước Kế toán trưởng chịu trách nhiệm xử lý nghiệp vụ kế toán, quản lý vốn, xác định giá, và quản lý nguồn thu, đồng thời lập ngân sách và xác định nhu cầu vốn kinh doanh, xây dựng kế hoạch sử dụng và huy động vốn cho hoạt động của công ty.
Phòng kinh doanh toán Bộ phận kho
Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và quản lý hoạt động kinh doanh, đồng thời tư vấn cho giám đốc trong việc ký kết hợp đồng kinh tế Ngoài ra, phòng cũng tổ chức nghiên cứu thị trường để nắm bắt nhu cầu, từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp và lựa chọn phương thức kinh doanh hiệu quả cho từng thị trường Họ cũng tìm kiếm nguồn hàng cần thiết, phát triển mối quan hệ với khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Bộ phận kho có nhiệm vụ tiếp nhận và bảo quản hàng hóa, đảm bảo chất lượng và giảm thiểu chi phí, hao hụt, mất mát, hư hỏng Đồng thời, bộ phận này tổ chức dự trữ hàng hóa để duy trì hoạt động kinh doanh, đáp ứng kịp thời và đồng bộ với nhu cầu của khách hàng.
2.1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây
Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà từ năm 2013-2015
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Doanh thu thuần 6.845.950.500 10.974.819.421 17.678.900.820 Tổng chi phí 6.298.274.460 9.767.589.285 15.380.643.173 Lợi nhuận trước thuế 547.676.040 1.207.230.136 2.298.257.107 Lợi nhuận sau thuế 427.187.311 965.784.108 1.838.605.686
(Nguồn: phòng kế toán – năm 2015)
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh một số sản phẩm chính của công ty giai đoạn 2013 – 2015
Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu %
( Nguồn: phòng kế toán năm 2015)
Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2013 cho thấy sự phát triển ấn tượng; khi mới bắt đầu hoạt động, doanh thu chỉ đạt 6.845.950.500 đồng, nhưng đã có những bước tiến đáng kể trong các năm tiếp theo.
Năm 2014, doanh thu đạt 10.974.819.421 đồng, tăng hơn 1.7 lần so với năm 2013 Đến năm 2015, doanh thu vượt kế hoạch kinh doanh, cao gần gấp 2 lần so với năm 2014, đạt hơn 17 tỷ đồng.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã có sự tăng trưởng ấn tượng, từ 427.187.311 đồng năm 2013 lên 965.784.108 đồng năm 2014, gấp gần 2,5 lần so với năm trước Năm 2015, công ty tiếp tục ghi nhận lợi nhuận sau thuế cao, đạt hơn 1.8 tỷ đồng Những con số này phản ánh tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong tương lai, nhờ vào khả năng nắm bắt thị trường nhanh chóng và sự phát triển bền vững của nhân sự cũng như tài chính.
Khi mới đăng kí kinh doanh vốn điều lệ của công ty chỉ có 1.9 tỉ, nhưng đến thời điểm hiện tại con số này đã lên đến 4.5 tỉ đồng.
Kết quả của công tác kho: Lượng nhập kho liên tục tăng qua các năm, phần trăm tồn kho được giảm đi đáng kể.
Bảng 2.3:Kết quả lượng hàng nhập và tồn kho của công ty giai đoạn 2013-2015
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Lượng hàng nhập kho của công ty đã tăng liên tục qua các năm, với mức tăng hơn 2 lần vào năm 2015 so với năm 2013 Đồng thời, tỉ lệ hàng tồn kho cũng giảm đáng kể, từ 20% vào năm 2013 xuống chỉ còn 16,2% vào năm 2015.
Phân tích thực trạng quản trị kho hàng tại công ty Thanh Hà
2.2.1 Xây dựng kế hoạch kho hàng
Công ty hiện có một kho chính rộng 200 mét vuông tại Văn Điển, được trang bị đầy đủ công cụ và thiết bị bảo quản để đảm bảo môi trường kho luôn phẳng, khô ráo và thông thoáng Kho được chia thành các khu vực tiếp nhận, bảo quản và hàng tồn, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý Tất cả hoạt động nhập xuất và kiểm soát hàng hóa đều được giám sát chặt chẽ bởi đội ngũ nhân viên kho của công ty.
Công ty Thanh Hà đã thuê một kho lớn tại An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội để đáp ứng nhu cầu lưu trữ hàng hóa với khối lượng lớn và đa dạng Kho này có chất lượng tốt, phù hợp với mặt hàng của công ty Nhân viên của Thanh Hà sẽ đảm nhận việc kiểm soát và kiểm kê hàng hóa, trong khi công ty sẽ thuê ngoài dịch vụ vận chuyển và bốc dỡ Chi phí thuê kho sẽ được tính theo diện tích và thời gian sử dụng.
Bảng 2.4: Mô tả chung các kho của công ty Thanh Hà
Nhà kho Kho Văn Điển Kho An Khánh
Diện tích 200 mét vuông 150 mét vuông
Vị trí Cách bễn xe Nước Ngầm 3km, gần trục đường 70 thuận tiện cho việc vận chuyển
KCN An Khánh – Hoài Đức, nằm gần Đại Lộ Thăng Long và cửa ngõ Hà Nội, được trang bị khung thép Zamil đạt tiêu chuẩn công nghiệp Khu vực này có mái che toàn bộ, nền cao không ngập lụt, cùng hệ thống PCCC và điện 3 pha Các thiết bị vệ sinh đầy đủ, có xe kéo và dụng cụ đẩy hàng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng Hệ thống chiếu sáng tốt, phòng ngăn làm văn phòng, camera giám sát và hệ thống thông gió hút ẩm chống mốc cũng được trang bị đầy đủ.
Việc xây dựng và chọn lựa thuê kho hàng này được dựa trên việc:
- Đảm bảo việc đáp ứng các đơn hàng nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí:
Kho ở Văn Điển và kho An Khánh có vị trí rộng, mặt bằng và chi phí sẽ rẻ hơn so với khu vực trung tâm.
Cả hai kho hàng đều được đặt gần các tuyến đường lớn, thuận lợi cho việc xuất nhập và vận chuyển hàng hóa Vị trí này không chỉ giúp dễ dàng tiếp cận mà còn đảm bảo an toàn, tránh xa các khu vực có nguy cơ cháy nổ và trộm cắp.
Công ty thương mại sở hữu kho Văn Điển riêng, được trang bị đầy đủ với khả năng tiếp nhận xe container 40 feet, với giá thuê chỉ 40 nghìn/m2/tháng So với các kho trung tâm như ICD Mỹ Đình, kho Văn Điển có mức giá rẻ hơn nhiều nhưng vẫn đảm bảo chất lượng Với tình hình hiện tại, việc có hai kho như vậy giúp công ty ổn định và đáp ứng tốt cho hoạt động kinh doanh.
Công ty đã xác định các chỉ tiêu cần thiết để trang bị công nghệ cho các kho, dựa trên những thiết bị hiện có và yêu cầu phát triển trong tương lai.
Bảng 2.5: Các thiết bị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà
Tên thiết bị Số lượng Chỉ tiêu Nhận xét
Xe kéo, đẩy hàng 4 5 Thiếu 1
Dụng cụ xếp dỡ 5 8 Thiếu 3
Dụng cụ vệ sinh kho 5 5 Đủ
Thiết bị báo cháy tự động 2 2 Đủ
( Nguồn: Phòng kế toán năm 2015)
Công ty hiện đang thiếu một số trang thiết bị quan trọng trong kho, bao gồm xe kéo, đẩy hàng, kệ hàng, dụng cụ xếp dỡ và bóng điện Số lượng thiết bị thiếu này khá lớn, do đó, công ty cần phối hợp với phòng kế toán để lập kế hoạch mua sắm nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động kho.
Để xác định lượng hàng hóa đưa vào kho, cần dự tính số lượng hàng cần thiết trước, từ đó xây dựng kế hoạch sắp xếp và dự trữ hiệu quả Công thức tính toán sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho.
Vcm= Vcd + (Vd1- Vd2) Trong đó:
Vcm: Lượng hàng cần mua
Vcd: Lượng hàng cần dùng
Vd1: Lượng hàng dự trữ đầu kỳ kế hoạch
Vd2: Lượng hàng tồn kho cuối kỳ kế hoạch
Thiết kế kho cần đảm bảo không gian rộng rãi, với sự phân chia rõ ràng giữa các khu vực theo từng loại hàng hóa và từng lô Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa việc sắp xếp và quản lý hàng hóa mà còn đáp ứng các yêu cầu về lối đi, lối thoát hiểm và an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC).
Mái nhà kho có thiết kế mái đôi, giúp thông gió hiệu quả giữa hai lớp mái và ngăn chặn kẻ gian đột nhập từ trên cao Ngoài ra, mái hiên rộng còn bảo vệ vách kho khỏi tác động của tia nắng mặt trời và nước mưa, giữ cho nền kho luôn khô ráo.
Thứ hai: Vách kho sử dụng gạch lỗ để làm tăng sự thông khí qua mặt ngoài của vách.
Nền kho cần được xây dựng chắc chắn để chịu được trọng lượng của xe nâng, đặc biệt khi hàng hóa là các côn cút thép, tê, ren có trọng lượng lớn Do đó, bề mặt nền cần được xử lý cẩn thận để tránh tình trạng nứt gãy, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Cửa kho được thiết kế với kích thước phù hợp cho các loại xe chuyên dụng trong xuất nhập hàng hóa, sử dụng chất liệu bền chắc và trang bị khóa an toàn hoặc hệ thống chống trộm hiệu quả.
Hệ thống sân bãi được thiết kế thấp hơn nền kho, phù hợp với độ cao của sàn xe chuyên dụng Để đảm bảo hiệu quả di chuyển, khuôn viên kho áp dụng hướng đi một chiều cho các phương tiện.
2.2.2 Tổ chức triển khai các nghiệp vụ kho a, Cơ cấu tổ chức kho
Bộ máy và lực lượng nhân sự hoạt động trong kho của công ty Thanh Hà gồm
Bảng 2.6: Tổ chức lao động trong kho của công ty Thanh Hà
STT Chức vụ Số lượng
Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa và lao động trong kho Họ tổ chức các nghiệp vụ kho như tiếp nhận, giao hàng, sắp xếp và bảo quản hàng hóa, cũng như ghi chép thông tin trên thẻ kho.
2 Kế toán kho 1 Cùng với thủ kho thực hiện ghi chép các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa vào sổ kế toán, làm công tác hành chính tại kho.
3 Công nhân làm việc trong kho
2 Chất xếp hàng hóa trong kho, vệ sinh kho…
4 Nhân viên vận 4 Làm công tác vận chuyển, giao hàng cho khách chuyển theo yêu cầu và lệnh xuất kho
5 Bảo vệ kho 2 Bảo vệ an ninh kho.
( Nguồn: Phòng kế toán năm 2015)
Bảng 2.7: Cơ cấu nhân sự của bộ phận kho trong công ty Thanh Hà
STT Họ và tên Chức vụ Trình độ học vấn
1 Trần Ngọc Tuấn Thủ kho Cử nhân
2 Lương Hồng Yến Thủ kho Cử nhân
3 Phạm Thị Lượt Kế toán kho Cử nhân
4 Vũ Văn Phong Công nhân làm việc trong kho Cử nhân
5 Lâm Thị Thu Trang Công nhân làm việc trong kho Cao đẳng
6 Nguyễn Văn Hòa Nhân viên vận chuyển Cao đẳng
7 Phạm Văn Minh Nhân viên vận chuyển Trung cấp
8 Lê Xuân Hà Nhân viên vận chuyển Cử nhân
9 Đào Minh Hiển Nhân viên vận chuyển Cao đẳng
10 Nguyễn Văn Duy Bảo vệ kho Trung cấp
11 Nguyễn Văn Đông Bỏa vệ kho Cao đẳng
( Nguồn: Phòng kế toán năm 2015)
Công ty chia đều lượng nhân viên cho hai kho, bao gồm kho của công ty và kho thuê Một kế toán sẽ phụ trách cả hai kho, đảm bảo mọi hoạt động quản trị kho diễn ra đồng nhất Mặc dù chỉ thuê mặt bằng và trang thiết bị, nhưng các nghiệp vụ kho tại cả hai địa điểm đều được thực hiện tương tự nhau.
Nghiệp vụ tiếp nhận hàng:
Kết luận về thực trạng
Công tác nhập hàng tại kho của công ty được thực hiện tương đối nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian
Công ty đã đầu tư xây dựng một nhà kho hiện đại với tường và sàn được xử lý đảm bảo độ cứng và phẳng, giúp tránh ẩm mốc và tạo không gian thông thoáng cho các phương tiện cơ giới hoạt động hiệu quả Hệ thống điều hòa không khí duy trì độ ẩm dưới 70%, ngăn ngừa tình trạng han rỉ hàng hóa Ngoài ra, trang thiết bị như giá kệ, xe nâng hàng và xe chở hàng đều đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng Đặc biệt, hệ thống phòng cháy chữa cháy đã được kiểm nghiệm bởi Công an phòng cháy chữa cháy Thành phố Hà Nội, đảm bảo an toàn cho kho hàng.
Kho đi thuê cũng đáp ứng những yêu cầu để thực hiện tốt các hoạt động kho.
Công tác bảo quản hàng hóa tại công ty rất hiệu quả, không xảy ra tình trạng mất mát hay thiếu hụt Các nghiệp vụ bảo quản được công ty chú trọng, đồng thời công tác phòng cháy chữa cháy cũng được cán bộ nhân viên thực hiện nghiêm túc và hiệu quả.
Chất lượng nguồn nhân lực hiện tại chưa đạt yêu cầu, với nhân viên thiếu tính chuyên nghiệp trong công việc Họ chưa xử lý kịp thời các tình huống phát sinh, dẫn đến sai sót trong việc soạn hàng và ghi chép, như nhầm lẫn hàng hóa hoặc không nhớ hết các mã hàng.
Chưa có quy định chi tiết và thực hiện việc kiểm soát đầy đủ với hàng nhập kho.
Hàng hóa nhập về thường không có chỗ xếp do kho chưa được dọn dẹp, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho Phương pháp soạn hàng thiếu khoa học, với việc nhân viên tự phát tiến hành mà không có lộ trình rõ ràng Tại khu vực kiểm hàng, nhân viên vận hành xe nâng chỉ ghi nhớ các pallet hàng, làm tăng khả năng xảy ra sai sót, giảm khối lượng và số lượng hàng xử lý, đồng thời gây khó khăn trong việc chuyển giao ca làm việc.
Cơ sở hạ tầng hiện tại, bao gồm nhà kho và trang thiết bị, chưa đáp ứng tiêu chuẩn cần thiết, với nhiều thiết bị đã cũ và thiếu hụt một số công cụ quan trọng Việc di chuyển và chất xếp hàng hóa hiện đang phụ thuộc vào lao động thủ công nặng nhọc, do đó cần thiết phải được cơ giới hóa để nâng cao hiệu quả và giảm bớt gánh nặng cho người lao động.
Hệ thống thông tin quản lý hiện tại chưa được cập nhật và thiết kế để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng cũng như sự thay đổi trong dịch vụ của công ty trong tương lai Thời gian đồng bộ thông tin và tạo báo cáo vẫn còn chậm do phải xử lý thủ công.
Công ty CP Đầu tư thương mại Thanh Hà gặp phải nhiều hạn chế trong quản trị kho hàng do chưa chú trọng đúng mức đến công tác này, mà chỉ tập trung vào hoạt động tiêu thụ hàng hóa Việc bảo quản hàng hóa trong kho chưa được xem trọng, vì công ty cho rằng các mặt hàng dễ bảo quản Đội ngũ nhân viên thiếu đào tạo bài bản và kỹ năng chuyên môn còn hạn chế Thêm vào đó, công ty còn non trẻ trên thị trường, dẫn đến thiếu kinh nghiệm và vốn đầu tư hạn chế.
Công ty hiện chưa có mô hình đánh giá cụ thể cho hoạt động kho, dẫn đến việc đánh giá chủ yếu dựa vào cảm tính cá nhân Hơn nữa, việc chưa xây dựng phương pháp tính toán hàng tồn kho khiến cho việc tổng hợp chi phí liên quan như chi phí tồn trữ và chi phí bảo quản trở nên khó khăn.
Kế toán phải quản lý hai kho, dẫn đến khối lượng công việc lớn và việc di chuyển giữa hai kho Khi cả hai kho hoạt động đồng thời, điều này gây khó khăn cho kế toán và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ lao động cho công nhân còn thiếu, điều này đã ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của kho Hơn nữa, việc chưa có phần mềm quản lý kho cũng là một yếu tố cản trở sự phát triển và tối ưu hóa quy trình làm việc.
GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG
Xu hướng phát triển mạng lưới kho của các doanh nghiệp thương mại, chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2020
3.1.1 Xu hướng phát triển mạng lưới kho của các doanh nghiệp thương mại
Trong thời gian tới đây xu hướng xây dựng hệ thống các nhà kho đa chức năng
“Cross-docking” giúp giảm chi phí lưu trữ hàng tồn kho và tăng cường khả năng phân phối sản phẩm linh hoạt, kịp thời, từ đó nâng cao sức cạnh tranh Khách hàng ngày càng yêu cầu hàng hóa và dịch vụ chất lượng cao, chính xác, đúng hạn, tiện lợi và giá thành thấp Đối với các doanh nghiệp thương mại, vai trò của kho bãi đang giảm dần do sự phát triển của công nghệ và phần mềm quản trị kho hiện đại Thay vì dự trữ hàng hóa, doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc Just In Time, cho phép hàng hóa được giao đến kho đúng lúc cần thiết mà không cần lưu trữ.
Các công ty thương mại cần đặc biệt chú trọng đến logistics và quản trị dự trữ hàng hóa, vì đây là yếu tố sống còn của doanh nghiệp Khi công nghệ phát triển, hệ thống thông tin logistics có thể thay thế hoạt động dự trữ truyền thống, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa.
Hoạt động logistics tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ và đầy tiềm năng, với hệ thống cơ sở hạ tầng và thông tin ngày càng hiện đại hóa Dự báo đến năm 2020, lĩnh vực logistics sẽ tiếp tục mở rộng, đồng thời việc quản trị dự trữ tại kho sẽ trở nên tinh gọn hơn.
3.1.2 Chiến lược phát triển của công ty đến năm 2020
Mặc dù mới xuất hiện trên thị trường, việc tìm kiếm khách hàng và khẳng định vị thế là thách thức lớn đối với công ty, đặc biệt khi đối tượng khách hàng chủ yếu là các tổ chức Tuy nhiên, công ty đã thành công trong việc thu hút và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với những khách hàng lớn như Công ty CP Cơ Điện lạnh Hà Nội và Công ty CP xây dựng và Công nghiệp NSN.
Công ty xây dựng Bách Thuật , Công ty Cổ phần Nichitech Doanh thu và lợi nhuận liên tục tăng qua các năm.
Chiến lược phát triển của công ty Thanh Hà trong 5 năm 2016-2020 là:
Công ty đặt ra mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận từ 10% đến 15% so với năm trước, thông qua việc triển khai kế hoạch hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Thị trường thiết bị phòng cháy chữa cháy đang có nhu cầu cao do tiêu chuẩn hóa tại các công trình xây dựng Công ty không chỉ duy trì khách hàng hiện tại mà còn mở rộng tìm kiếm khách hàng ở ngoại thành Hà Nội và trên toàn quốc, đồng thời hướng đến mục tiêu xuất khẩu.
Để nâng cao vị thế cạnh tranh trong lĩnh vực cung cấp thiết bị phòng cháy chữa cháy, các công ty cần liên tục đổi mới và nắm bắt xu hướng mới trong xây dựng và lắp đặt Mục tiêu trong 5 năm tới là cải thiện chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu thị trường, từ đó nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh so với các đối thủ trong ngành.
Giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng tại công ty Thanh Hà
3.2.1 Xây dựng kế hoạch mạng lưới kho
Vị trí kho hàng của công ty cần được xác định lại để tối ưu hóa quá trình nhập và xuất hàng Hai kho hàng hiện tại nằm gần trục đường lớn, thuận lợi cho vận chuyển đường bộ, nhưng việc nhập hàng chủ yếu qua cảng Hải Phòng và cảng Cái Lân Thay vì thuê kho An Khánh - Hoài Đức, công ty nên xem xét thuê kho ngay tại cảng Hải Phòng, điều này sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc nhập hàng và cung cấp hàng hóa cho các tỉnh lân cận, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển và tiết kiệm thời gian.
Công ty Thanh Hà đang mở rộng thị trường ra ngoài Hà Nội, bao gồm các tỉnh lân cận và miền Nam, do đó, vị trí hiện tại của hai kho không còn phù hợp Kho Văn Điển và kho An Khánh chỉ đủ khả năng phục vụ cho Hà Nội và các tỉnh gần như Bắc Giang, Bắc Ninh, dẫn đến việc vận chuyển cho toàn bộ thị trường trở nên tốn kém và mất thời gian Để tối ưu hóa quy trình phân phối, công ty nên quy hoạch lại hệ thống kho bãi theo vùng miền, bao gồm một kho trung tâm và các kho nhỏ hơn để thuận tiện hơn trong việc phân phát hàng hóa.
Công ty cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các phương án kho nhằm tránh tình trạng trùng lặp giữa việc lưu kho dài ngày và quá trình trung chuyển hàng hóa Việc này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu chi phí phát sinh.
Để tối ưu hóa việc quản lý hàng hóa trong kho, cần phân bổ vị trí riêng biệt cho hàng hóa trung chuyển trong thời gian ngắn, tránh lẫn lộn nhằm giảm thiểu nhầm lẫn Nên sử dụng các sảnh hoặc gian đầu tiên của kho để lưu trữ những lô hàng này, đặc biệt là các đơn hàng theo dự án với số lượng đã được xác định trước và cần chuyển đi ngay sau khi hàng nhập về Điều này đòi hỏi phải có một khu vực trống dễ tiếp cận trong kho Đối với hàng hóa lưu kho dài ngày, việc kiểm soát cần được thực hiện chặt chẽ, với kế toán ghi lại đầy đủ thông tin để thuận tiện cho việc quản lý lâu dài.
Quy tắc ABC giúp phân chia khu vực tồn trữ và soạn hàng thành ba khu vực dựa trên tốc độ luân chuyển mặt hàng Khu vực A chứa các mặt hàng ít nhưng có số lượng tồn kho lớn, khu vực B là nơi lưu trữ các mặt hàng luân chuyển bình thường với số lượng trung bình, trong khi khu vực C chứa các mặt hàng luân chuyển chậm, có số lượng nhiều nhưng tồn kho mỗi loại lại rất ít Áp dụng phương pháp này sẽ giúp tiết kiệm tổng khoảng đường đi và thời gian vận chuyển cho nhân viên.
Để đảm bảo đáp ứng đủ chỉ tiêu, cần bổ sung các thiết bị thiếu hụt như xe kéo hàng, dụng cụ xếp đỡ và bóng điện theo kế hoạch đã đề ra Mỗi kho của công ty nên được trang bị ít nhất một xe nâng hàng để hỗ trợ việc xếp hàng lên các pallet một cách hiệu quả.
Công ty nên áp dụng phần mềm quản lý kho hàng IBOM.S để tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ tạo ra bước đột phá trong quản lý kho, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác và kịp thời thông tin hàng hóa Nhờ đó, người quản lý có thể đưa ra quyết định sáng suốt, giảm chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh và cải thiện kết quả sản xuất kinh doanh Phần mềm IBOM.S hỗ trợ hiệu quả trong việc xuất nhập hàng hóa, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu Nó cho phép quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng loại, nhóm và chi tiết hàng hóa trong nhiều kho, đồng thời đáp ứng đầy đủ các phương pháp tính giá xuất kho và cung cấp các biểu mẫu cần thiết như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và sổ tổng hợp tồn kho theo quy định.
3.2.2 Tổ chức và triển khai quá trình nghiệp vụ kho Thay đổi phương pháp tổ chức của bộ phận kho Trước đây khi hàng đến kho, công ty chỉ có thủ kho kiểm tra nhận hàng sau đó mới thông báo lại cho kế toán, lên lịch để công nhân bốc dỡ Nếu vẫn duy trì phương pháp này, sẽ gây áp lực cho thủ kho Công ty nên để cả kế toán và công nhân tham gia vào công tác nhập và xuất kho, thông tin sẽ chân thực, tránh nhầm lẫn, công nhân làm việc cũng biết trước được lượng hàng, lô như thế nào, cũng như đặc điểm của nó.
Công ty nên xem xét việc bổ sung thêm nhân sự, cụ thể là tuyển dụng thêm một kế toán để giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao tính chuyên môn Mỗi kế toán sẽ phụ trách một kho, giúp cập nhật thông tin kịp thời hơn Đồng thời, công ty Thanh Hà cũng cần tăng cường lực lượng lao động trong kho bằng cách tuyển thêm một công nhân cho mỗi kho, nhằm đáp ứng khối lượng hàng hóa nhập về thường xuyên trên 40 tấn.
Hoàn thiện công tác tổ chức, đãi ngộ lao động ở kho hàng hóa
Chế độ đãi ngộ hợp lý cho lao động khuôn vác là cần thiết để khuyến khích tinh thần làm việc trong kho Do tính linh hoạt của công việc, việc bố trí lao động cũng cần phải linh hoạt, cho phép điều chuyển giữa các công việc và kho khác nhau Để nâng cao hiệu quả công tác kho, lao động cần có trình độ chuyên môn và hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Các khóa đào tạo cần được tổ chức thường xuyên, đặc biệt cho các vị trí quan trọng, với nguồn đào tạo từ cả bên ngoài lẫn bên trong công ty Việc phân tích rõ nhiệm vụ và nghiệp vụ của từng nhân viên sẽ kích thích sự sáng tạo và tăng cường sự hứng thú với công việc Đào tạo thực hành tại nơi làm việc cần được chú trọng và tích hợp vào quy trình đào tạo, đồng thời khuyến khích phát triển và giao lưu thông tin nghề nghiệp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả quản trị kho, cần chú trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kho, bao gồm thủ kho, kế toán kho và lao động phổ thông Việc đào tạo nhân viên kho cần được đặc biệt quan tâm nhằm cải thiện năng lực và hiệu quả công việc.
Hoàn thiện một số nội dung của quản trị nghiệp vụ kho
Để cải tiến nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa, công ty cần trang bị thêm máy móc hiện đại nhằm nâng cao độ chính xác trong quá trình tiếp nhận Hàng hóa sẽ được đếm kỹ lưỡng trước khi đưa vào kho, đảm bảo quy trình nhập kho diễn ra hiệu quả và chính xác hơn.
Để giảm thiểu sai sót và thiếu hụt, công ty cần áp dụng các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ, chẳng hạn như sử dụng máy đo và máy đếm.
Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho tại công ty cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt và bài bản, bởi vì chất lượng hàng hóa chịu ảnh hưởng lớn từ trình độ và trách nhiệm của nhân viên kho Để đảm bảo hiệu quả trong công tác này, đội ngũ nhân viên kho phải được đào tạo chuyên môn và có tinh thần trách nhiệm cao Đối với hàng hóa mới, việc kiểm tra nguồn gốc và chất lượng cần được thực hiện kỹ lưỡng Ngoài ra, công ty cần hoàn thiện các loại chứng từ liên quan đến việc nhập kho để thuận lợi cho việc hạch toán và giám sát hàng hóa, yêu cầu nhân viên kế toán kho phải có trình độ chuyên môn cao để theo dõi chính xác tình hình nhập xuất hàng hóa.
Thứ hai, Cải tiến nghiệp vụ bảo quản hàng hóa tại kho
