Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Cùng với sự phát triển của các ngành khoa học, công nghệ việc ra đời các loại phần mềm giúp giảm thiểu khối lượng công việc đồng thời lưu trữ thông tin cho các doanh nghiệp ngày càng đóng vai trò quan trọng
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm khác nhau trong đó phần mềm quản lý nhân sự được yêu thích hơn cả Nó hỗ trợ hầu hết các công việc từ: Tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương, quản lý hồ sơ, bảo hiểm,… nhờ đó mà doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí không cần thiết.
So với phương pháp quản lý nhân sự thủ công ta có thể thấy một số hạn chế như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đồng bộ được việc cập nhật dẫn tới sai sót là điều tránh khỏi, chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của con người, môi trường, lưu trữ thông tin khó khăn, không nhất quán, dễ bị trùng lặp, các thông tin trên giấy lãng phí, khi mở rộng quy mô hoạt động thì quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Mất nhiều thời gian để thống kê, báo cáo, phân tích đưa ra quyết định Chính vì vậy việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện đại thay thế cho việc quản lý nhân sự thủ công là vô cùng quan trọng Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian quản lý, tránh sai sót cho việc quản lý nhân sự cho công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới thay cho hệ thống hiện tại đã không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của công ty Chính vì thế em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân
Thời Đại” nhằm giúp công tác quản lý nhân sự được nhanh chóng, tiện lợi, giảm thiểu sức người, sức của, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTTT, HTTT quản lý, HTTT quản lý nhân sự, phân tích, thiết kế hệ thống.
- Nghiên cứu các lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
- Phân tích đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự hiện tại của Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
- Định hướng phát triển và đề xuất phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tạiCông ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
- Tổng kết lý thuyết thực tiễn, cơ sở lý luận, các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
- Tìm hiểu thực trạng, phân tích, đánh giá tình hình quản lý nhân sự tại Công ty
CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
- Dựa vào các cơ sở lý luận trên và tình hình thực tế để định hướng phát triển và đề xuất phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
4.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Nguồn bên trong công ty:
Bảng tin thông báo, các bài báo nội bộ, hệ thống hiện tại đang hoạt động tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
- Nguồn bên ngoài công ty:
Các tài liệu về phân tích thiết kế HTTT như giáo trình các môn học hệ thống thông tin, giáo trình quản lý nhân sự, giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin của Trường Đại Học Thương Mại,website,…
4.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Các dữ liệu thu được từ phương pháp sử dụng phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp với một số nhân viên và nhà quản trị của Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
Phương pháp quan sát: Thông qua việc quan sát thực tế hoạt động quản lý nhân sự tại công ty, xây dựng được quy trình quản lý nhân sự, các công việc mà phần mềm sẽ phải thực hiện và các yêu cầu, nguyện vọng mà phần mềm sẽ đáp ứng được từ phía người dùng Từ đó sản phẩm xây dựng ra sẽ có chức năng gần gũi với người sử dụng và phù hợp với thực tế tại công ty.
Phương pháp khảo sát thực tiễn: thu thập thông tin bởi quá trình nghiên cứu đối tượng thực, bằng phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Tiến hành phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo, nhân viên công ty về các vấn đề thực tế, lập phiếu điều tra trắc nghiệm và tiến hành phát phiếu điều tra Tổng hợp và phân tích kết quả Đưa ra các mô hình, bảng biểu cần thiết Các công việc này được áp dụng trong giai đoạn tiếp theo của thời gian thực hiện đề tài.
Phương pháp phỏng vấn: Nhằm thu thập thêm một số thông tin và mong muốn của nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty, giúp cải thiện phần mềm hướng đến người sử dụng nhiều hơn.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sau khi quan sát, khảo sát, phỏng vấn, với kiến thức đã học, hiểu lý thuyết liên quan đến cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế để tìm ra cách thức thực hiện các yêu cầu chức năng của phần mềm
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Tiến hành chọn lọc phân tích tổng hợp thông tin dữ liệu cần thiết qua các câu hỏi phỏng vấn nhân viên,cán bộ, ban lãnh đạo trong công ty.Những câu hỏi phỏng vấn xoáy sâu vào đề tài nghiên cứu sẽ được hỏi nhiều hơn, theo từng ngữ cảnh khác nhau. Các câu hỏi về mức độ hài lòng sẽ được nâng dần lên theo mức độ bậc thang, đưa ra những đáp án gần nhất với thực tế Từ đó chọn được thông tin phù hợp với mục đích phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Sau khi nhận được các thông tin, dữ liệu từ phương pháp thu thập dữ liệu liên quan đến vấn đề quản lý nhân sự của Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại đã được tổng hợp, phân tích và xử lý Từ đó có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng quản lý nhân sự trong doanh nghiệp và tính cấp thiết của việc phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty
Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng biểu, danh mục hình vẽ, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo thì khóa luận tốt nghiệp bao gồm các phần chính:
Phần mở đầu: nêu ra tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu, đối tượng và phạm vi đề tài đồng thời đưa ra tổng quan tình hình nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu.Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Hệ thống quá kiến thức, nêu các khái niệm cơ bản về HTTT
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
Tổng quan về công ty, phân tích thực trạng và đánh giá quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại. Đưa ra định hướng phát triển và đề xuất nghiên cứu phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống được xem như là tập các phần tử (vật chất và nhân lực) tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu xác định Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, các mối quan hệ quyết định sự tồn tại và phát triển của hệ Mỗi khi thêm bớt phần tử sẽ làm biến đổi các mối quan hệ.
Hệ thống luôn có mục tiêu, có tính kiểm soát, có giới hạn xác định, nằm trong một môi trường (Đoàn Văn Ban và Nguyễn Điềm Tĩnh (2011), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Đại học Sư Phạm).
Hệ thống thông tin là hệ thống lưu trữ, tìm kiếm, biến đổi và biểu diễn mọi thông tin cho người xử dụng khi khối lượng dữ liệu lớn, phức tạp thì hệ thống thường được tổ chức thành các hệ cơ sở dữ liệu phần lớn theo mô hình quan hệ hay hướng đối tượng (Đoàn Văn Ban và Nguyễn Điềm Tĩnh (2011), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Đại học Sư Phạm).
- Hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng là của một tổ chức) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thông tin từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Đoàn Văn Ban và Nguyễn Điềm Tĩnh
(2011), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Đại học Sư Phạm).
1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh doanh Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân sự là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người (PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm, Giáo trình Quản lý nhân lực, Nhà xuất bản Giáo Dục).
- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự:
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Xét ở mức tác nghiệp có: HTTT quản lý lương, HTTT quản lý vị trí làm việc, HTTT quản lý người lao động, HTTT đánh giá tình hình công việc và con người, HTTT tuyển nhân viên và sắp xếp công việc,…
Xét ở mức chiến thuật có: HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT phân tích thiết kế công việc, HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…
1.1.3 Khái niệm về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Phân tích hệ thống là phân tích về chức năng xử lý cần thiết kế, xây dựng các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý Cụ thể là chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic, từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Phân tích về dữ liệu cần xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức quan niệm giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu trong hệ thống Xây dựng mô hình thực thể liên kết.
Thiết kế hệ thống là quá trình nghiên cứu sự thực thi hệ thống và đưa ra những quyết định về cài đặt, phù hợp với điều kiện công nghệ có được và đáp ứng các yêu cầu phi chức năng về phía người dùng.
Một số lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
1.2.1 Các phương pháp phân tích HTTT quản lý
Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng
- Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhắm đến thực hiện một công việc nhất định.
- Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.
Phương pháp hướng đối tượng
- Cách tiếp cận hướng đối tượng là một cách tư duy theo hướng ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thành các phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả hành động và các dữ liệu liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua mối quan hệ tương tác giữa chúng.
+ Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm.
+ Chương trình được chia thành các đối tượng.
+ Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin thông qua các hàm với cơ chế thông báo.
+ Đóng gói các chức năng và dữ liệu (mỗi đối tượng ta không thể truy cập trực tiếp vào các thành phần dữ liệu mà phải thông qua các thành phần cấu trúc).
+ Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả các đối tượng.
+ Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên cấu trúc dữ liệu đó.
Để thấy rõ ưu và nhược điểm của hai phương pháp thiết kế ta có bảng phân tích dưới đây:
Bảng 1.1 Sự khác nhau giữa hai phương pháp thiết kế hướng chức năng và hướng đối tượng
Phân tích thiết kế hướng chức năng
Phân tích thiết kế hướng đối tượng Ưu điểm - Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng.
- Dễ phân tích được các chức năng của hệ thống.
- Dễ theo dõi được các luồng dữ liệu.
- Gần gũi với thế giới thực.
- Tái sử dụng dễ dàng.
- Thừa kế làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở cao hơn.
- Đóng gói che giấu thông tin giúp hệ thống tin cậy hơn.
- Xây dựng hệ thống phức tạp. Nhược điểm
- Thiết kế các ứng dụng sử dụng lại gặp nhiều khó khăn.
- Không phù hợp với hệ thống thường xuyên thay đổi.
- Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì.
- Phương pháp này khá phức tạp, khó theo dõi được luồng dữ liệu do có nhiều luồng dữ liệu ở đầu vào.
1.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML
UML là ngôn ngữ mô hình hóa, trước hết nó mô tả ký pháp thống nhất, ngữ nghĩa các định nghĩa trực quan tất cả các thành phần của mô hình UML được sử dụng, hiển thị, đặc tả, tổ chức, xây dựng và làm tài liệu các vật phẩm của quá trình phát triển phần mềm hướng đối tượng, đặc biệt là phân tích, thiết kế dưới dạng báo cáo, biểu đồ, bản mẫu hay các trang web UML là ngôn ngữ mô hình hóa độc lập với các công nghệ phát triển phần mềm (Đoàn Văn Ban và Nguyễn Thị Tĩnh (2011) Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML,Nhà xuất bản Đại học Sư Phạm).
Các biểu đồ quan trọng trong UML
Các biểu đồ trong UML dùng để biểu diễn hệ thống đang xây dựng dưới các góc độ quan sát khác nhau thông qua các phần tử của mô hình.
Các biểu đồ bao gồm: Biểu đồ use case, biểu đồ lớp, biểu đồ trạng thái, biểu đồ tương tác, biểu đồ hoạt động, biểu đồ thành phần, biểu đồ triển khai.
Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kí hiệu UML, đây là ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất được xây dựng để mô hình hóa quá trình phát triển phần mềm hướng đối tượng Phân tích thiết kế hướng đối tượng chia làm hai pha: Pha phân tích và pha thiết kế:
Xây dựng biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đồ use case là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể
Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp.
Xây dựng biểu đồ tuần tự: Mô tả sự trao đổi thông điệp giữa các đối tượng trình tự theo thời gian, thông điệp được gửi và nhận bởi các đối tượng đang hoạt động trong hệ thống.
Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): Mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các lớp đã xác định trong pha phân tích.
Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: Tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ xung các lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp
Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp.
Xây dựng biểu đồ thành phần: Xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm theo các thành phần đó.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước Ứng dụng HTTT quản lý nhân sự vào hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý nhân lực hiệu quả hơn Hiện nay có nhiều công trình nghiên cứu về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự, tuy nhiên với các hình thức hoạt động, cách quản lý nhân sự của các doanh nghiệp là khác nhau vì vậy mỗi đề tài nghiên cứu sẽ có điểm chung và điểm riêng khác nhau Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan:
- Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần dịch vụ du lịch và truyền thông ISVN20” của Phan Thị Quỳnh, K49- Khoa HTTT kinh tế, trường Đại học Thương Mại. Đề tài đã nghiên cứu được lý luận để xây dựng một HTTT quản lý, Tìm hiểu được lý thuyết về phân tích và thiết kế quản lý nhân sự Những nội dung mà đề tài đã giải quyết phân tích và khảo sát hiện trạng và từ đó phân tích thiết kế hệ thống nhân sự theo hướng đối tượng Đề tài được nghiên cứu cơ sở lý luận chặt chẽ, đầy đủ, được tìm hiểu nghiên cứu và phân tích sâu.
- Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Minh Phúc” của Nguyễn Thị Dung K50- Khoa HTTT kinh tế và Thương mại điện tử, trường Đại học Thương Mại.
Những nội dung mà đề tài đã giải quyết và phân tích, khảo sát hiện trạng và từ đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo hướng đối tượng, đề tài này đã khá kĩ về quản lý nhân sự tại công ty TNHH Minh Phúc, xây dựng một hệ thống thông tin phù hợp thân thiện với người sử dụng, đáp ứng được với hệ thống thực tế Cơ sở dữ liệu của hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng nhưng bước đầu mới chỉ xây dựng trên máy cục bộ.
- Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng- chi nhánh Hà Nội” của Phi Thị Duyên K49- Khoa HTTT kinh tế, trường Đại học Thương Mại. Đề tài này đã phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu và đặc biệt đã xây dựng được phần mềm Đề tài đã giải quyết được bài toán quản lý nhân sự mà công ty đặt ra, đầy đủ chức năng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng hơn nữa đề tài đã xây dựng được chức năng quản lý tiền lương mọt cách chi tiết.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
- Cuốn sách: “Human Resource Information system” trên trang web trường đại học Pondicherry University: http://www.pondiuni.edu.in/ Đã khái quát nhu cầu về dữ liệu và thông tin cho quản lý nhân sự, nguồn dữ liệu, vai trò của HTTT trong quản lý nhân sự, công nghệ thông tin cho quản lý nhân sự, khái niệm, cơ cấu HTTT Khảo sát gói phần mềm cho HTTT quản lý nhân sự.
Tuy nhiên cuốn sách vẫn thiên về lý thuyết nhiều hơn mô hình hoạt động của hệ thống chúng ta chỉ nhìn thấy hệ thống ở mức khái quát nhất.
- Cuốn sách “Management Information System”, Indrajit Chatterjee Cuốn sách này giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý Mang đến những kiến thức bổ ích giúp cho các chuyên gia, giám đốc điều hành và mọi người nắm bắt được các yếu tố cần thiết của một hệ thống thông tin quản lý Cuốn sách này bàn luận về tất cả các lĩnh vực trong hệ thống thông tin, trong đó có sự ảnh hưởng của hệ thống thông tin đến doanh nghiệp.Nó cũng thảo luận về các phương pháp phát triển của phân tích hệ thống và thiết kế cho phép các hệ thống thông tin thực tế được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của một tổ chức.Qua đây chúng ta có thể nắm được nhiều kiến thức quý báu và có cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình xây dựng, thiết kế một hệ thống thông tin.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI TÂN THỜI ĐẠI
Tổng quan về Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
2.1.1 Giới thiệu về công ty
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
- Tên công ty: công ty cổ phần đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
- Tên viết tắt: công ty Tân Thời Đại
- Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2, Tòa R2, KĐT Royal City - 72A Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: http://tanthoidai.com.vn/
- Logo của công ty hiện nay:
Hình 2.1 Logo thương hiệu Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân
2.1.2 Quá trình thành lập công ty
Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại được thành lập năm
2010, Với hơn 8 năm phân phối các dự án bất động sản cao cấp của chủ đầu tư Vinhomes, tập đoàn Vingroup – công ty là một trong những đơn vị bán hàng đặc biệt: Chỉ phân phối sản phẩm bất động sản của chủ đầu tư Vinhomes
Kiên định xây dựng và phát triển đại lý theo mô hình "Hợp tác, chia sẻ và phát triển", là nơi quy tụ những con người có tầm về chiến lược phát triển dự án, tài trong kỹ thuật bán hàng
Với hơn 10 dự án trên khắp cả nước: từ biệt thự đất nền, căn hộ chung cư, shophouse, bất động sản nghỉ dưỡng Công ty luôn mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất tới khách hàng
Với bề dầy kinh nghiệm đúc kết trong nhiều năm qua, cộng thêm sự uy tín, tạo niềm tin vững chắc từ khách hàng, công ty đã không ngừng lớn mạnh, đạt được những thành quả khích lệ trên con đường phát triển của mình.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Qua hơn 8 năm đi vào hoạt động với những khó khăn, đến nay Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại đã khẳng định được vị trí của mình trong cơ chế thị trường, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên Để đạt được điều đó, doanh nghiệp đã tổ chức được bộ máy quản lý chặt chẽ và gọn nhẹ để điều hành.
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại
( Nguồn: Phòng hành chính- nhân sự)
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty cổ phần đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại đảm bảo hoạt động đúng nguyên tắc và chịu trách nhiệm trong hoạt động quản lý, điều hành công ty Đảm bảo sự nhất quán trong việc duy trì những tiêu chí thích hợp trong hoạt động, tổ chức, kiểm soát và quản lý doanh nghiệp Giám đốc: Là người đứng đầu điều hành công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, người đại diện hợp pháp trước pháp luật Người tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty, điều hành phát triển kinh doanh, xây dựng các chính sách phát tiển của công ty. Phòng hành chính- Nhân sự: Là bộ phận điều hành quản lý nhân sự trong công ty, xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, sẵn sàng tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự khi công ty cần Kết hợp với các phòng ban và yêu cầu từ cấp trên, đào tạo, nâng cao trình độ nhân sự, quản lý chế độ lương, thưởng, phạt để báo cáo cấp trên và kết hợp với các phòng ban cùng xử lý.
Phòng tài chính – kế toán: Bộ phận quản lý các công việc liên quan đến thu chi, sử dụng tài chính Ghi chép, cập nhật chính xác thông tin vào phần mềm quản lý kế toán các khoản như: chi phí văn phòng, trả lương cho nhân viên, thuế Hàng tháng thống kê tài chính báo cáo cấp trên, đề ra hướng sử dụng tài chính hiệu quả nhất, dự trù tài chính kiểm soát công ty có thể hoạt động bao lâu để có phương án giải quyết. Phòng marketing: Là bộ phận tìm hiểu, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, thị trường, tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh, Đưa ra các chiến lược mới để thu hút khách hàng Triển khai các kế hoạch xúc tiến của công ty
Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong quá trình tìm hiểu thị trường và tham mưu, báo cáo lên cấp trên về chiến lược kinh doanh, tình hình hoạt động của công ty sao cho phù hợp với như cầu thị trường, pháp luật Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián tiếp và đề xuất phương án giải quyết với cấp trên Xây dựng dịch vụ bán hàng, đề xuất dịch vụ sau bán.
Phòng kỹ thuật: Thẩm định chất lượng website của công ty, thiết kế cũng như phát hiện các lỗi kịp thời sửa chữa phát hiện và khắc phục các lỗi phát sinh.
2.1.4 Cơ cấu nhân sự công ty
Công ty cổ phần đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại hiện đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ trẻ tuổi và nhiệt tình với tổng số nhân sự trực tiếp là 60 người, tuổi trung bình là 28 và tỉ lệ nam nữ là 60,55% / 39,45% ( nguồn: Phòng hành chính- Nhân sự).
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự công ty năm 2018 Đơn vị tính: người
Chức vụ Số lượng nhân viênChủ tịch hội đồng quản trị 1
Phòng hành chính- Nhân sự 9
Phòng tài chính- Kế toán 7
(Nguồn: Phòng hành chính- Nhân sự)
2.1.5 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại là một trong những đơn vị bán hàng đặc biệt: Chỉ phân phối sản phẩm bất động sản của chủ đầu tư Vinhomes
Với hơn 10 dự án trên khắp cả nước: từ biệt thự đất nền, căn hộ chung cư, shophouse, bất động sản nghỉ dưỡng
Trở thành công ty kinh doanh và dịch vụ bất động sản chuyên nghiệp hàng đầu, có tiềm lực về kinh tế, uy tín về chuyên môn Lấy hiệu quả đầu tư, sự hài lòng của khách hàng làm phương châm hoạt động đem lại sự phát triển bền vững cho công ty
2.1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2016- 2018)
Từ năm 2016 đến nay Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại đang phát triển ổn định Qua điều tra khảo sát tại phòng kế toán ta có bảng kết quả hoạt động kinh doanh.
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2016- 2018 Đơn vi: 1000 đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
(Nguồn: Báo cáo tài chính Phòng kế toán Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại)
Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty từ năm 2016 đến năm 2018 ta thấy hoạt động kinh doanh của công ty đã liên tục tăng trưởng, phát triển, cụ thể:
- Doanh thu của công ty năm 2016 là 71.049.051.917 nghìn đồng, đến năm
2017 doanh thu đã tăng lên 72.505.776.850 nghìn đồng tăng 2,06% so với năm 2016. Năm 2018 doanh thu tăng cao hơn lên đến 77.202.320.955 nghìn đồng và tăng 6,48% so với năm 2017
Lợi nhuận sau thuế qua các năm từ năm 2016 đến năm 2018 đều tăng, lợi nhuận sau thuế năm 2017 của công ty là 53.211.462.192 nghìn đồng tăng 1.011.779.276 nghìn đồng so với năm 2016, lợi nhuận sau thuế năm 2018 là 57.755.600.870 nghìn đồng tăng 4.544.138.678 nghìn đồng.
Thực trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự của công ty
2.2.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, HTTT của công ty
Trang thiết bị phần cứng của công ty bao gồm:
Bảng 2.3 Trang thiết bị phần cứng
STT Tên phần cứng Số lượng
- Máy chủ: Máy chủ được đặt tại phòng kỹ thuật của công ty Máy chủ Dell PowerEdge T30 Xeon E3-1225v5 3.3Ghz/8GB 2133Mhz ECC/1TB/DVD-RW/Dos.
- Máy tính để bàn: Công ty có tất cả 55 chiếc máy tính để bàn của các hãng Dell, Acer, và LG được đặt ở các phòng ban khác nhau phục vụ cho công việc của nhân viên.
- Laptop: Trong toàn công ty có 35 chiếc laptop của các hãng khác nhau, trong đó có 12 chiếc nhãn hiệu Dell, 6 chiếc của Acer, 7 chiếc của HP và 10 chiếc của Asus.
- Máy in: Công ty có 09 chiếc máy in Canon.
- Camera: Có 02 chiếc camera được lắp đặt tại dãy hành lang
- Công ty sử dụng mạng nội bộ LAN, WAN để truyền tải dữ liệu, kết nối các thiết bị đầu cuối gồm máy chủ, máy tính, camera, trong công ty Việc sử dụng mạng nội bộ giúp cho công ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng như kết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng.
Phần mềm của công ty
Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại phân phối các dự án bất động sản cao cấp của Chủ đầu tư Vinhomes, tập đoàn Vingroup Các sản phẩm được giới thiệu đến khách hàng chủ yếu trên website của doanh nghiệp Bởi thế công ty có sử dụng các phần mềm liên quan đến thiết kế website, thiết kế đồ họa photoshop.
Sử dụng hệ điều hành: Window 2010 Tất cả các máy tính của công ty đều được trang bị hệ điều hành Window 2010, trình vận hành driver
- Phần mềm kế toán MISA: dùng trong kế toán tài chính
- Phần mềm SQL quản lý cơ sở dữ liệu
- Một số phần mềm để nhân viên trao đổi, kết nối với nhau skype, yahoo messenger, facebook messenger, zalo
- Công ty sử dụng các phần mềm hỗ trợ việc quảng cáo như: Email marketing, SMS marketing, phần mềm SEO
- Phần mềm Microsoft excel, phần mềm kế toán Bravo để phục phụ cho công tác quản lý tài chính của công ty.
2.2.2 Thực trạng về tình hình nhân sự của công ty
Qua quá trình điều tra bởi các phiếu điều tra và tổng hợp số liệu về tình hình nhân sự ta thấy từ năm 2016 đến năm 2018 công ty đã có nhiều sự thay đổi về nhân sự, được biểu diễn bởi biểu đồ dưới đây:
Tình hình nhân sự qua các năm từ 2016 đến 2018
Hình 2.3 Biểu đồ tình hình phát triển nhân sư của công ty từ năm 2016- 2018
(Nguồn: Phòng hành chính- Nhân sự)
Từ biểu đồ trên cho thấy tình hình phát triển nhân sự của công ty ngày càng nhanh do nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh Vì vậy việc đưa HTTT quản lý nhân sự vào công ty là rất cần thiết trong thời gian tới.
Tình hình hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty Tân Thời Đại CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
Phòng nhân sự của Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại chính là bộ phận quản lý nguồn nhân lực về tất cả mọi mặt, từ khâu tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi quá trình công tác,… của toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty cũng như đưa ra báo cáo về lao động và tiền lương cho cấp trên.
Một số nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại:
Quản lý thông tin nhân viên, phòng ban: Quản lý và lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên, giúp bộ phận quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty nắm bắt được số lượng nhân viên ở từng thời điểm.
Quản lý lương: Nhân viên khi được tuyển dụng sẽ tùy vào từng bộ phận sẽ có những cách tính lương phù hợp với các nhân viên làm trong bộ phận khác nhau
2.2.3 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty
Hiện nay Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại đang quản lý và thiết lập hệ thống nhân sự cho toàn bộ cán bộ nhân viên cũng như quản lý tiền lương dựa vào sổ sách, giấy tờ, có sự trợ giúp của phần mềm Excel trong tạo bảng và tính toán Quy trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty bao gồm các hoạt động chính:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý về các thông tin cá nhân nhân viên như tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email,… Các thông tin này sẽ được lưu trữ, cập nhật, sửa, xóa khi có sự thay đổi.
- Quản lý chấm công nhân viên: Công việc chấm công hằng ngày cho nhân viên qua excel Sau đó tổng hợp lại cuối tháng để dựa vào đó tính lương.
- Quản lý lương: Cập nhật, thêm số ngày công theo số ngày làm việc của nhân viên trong tháng Sau đó cuối tháng tính và trả lương cho nhân viên.
- Báo cáo thống kê: Nhân viên quản lý nhân sự sẽ thống kê thông tin của các nhân viên, nhân viên kế toán sẽ thống kê lương của các nhân viên, in báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
Do tình hình kinh doanh của công ty đang ngày càng phát triển nên côn ty có nhu cầu lớn về mặt nhân sự trong thời gian tới Tuy nhiên quy trình nhân sự của công ty hiện nay chỉ làm thủ công nên điều cấp thiết hiện tại của công ty là cần có một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự để quản lý tốt hơn.
Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự của công ty
- Tất cả mọi nhân viên trong từng phòng ban đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, có khả năng sử dụng thành thạo máy tính, các phần mềm, có chuyên môn trong việc quản lý hệ thống Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nâng động và nhiệt tình trong công việc Công ty thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiên bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
- Công ty có phần hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin khá hiện đại và đầy đủ Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Vì thế, mặc dù vẫn đang thực hiện công tác quản lý nhân sự hoàn toàn bằng thủ công nhưng đây là một thuận lợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn bằng máy tính, bằng sử dụng công nghệ thông tin để mang lại hiệu quả cao và mang tính chuyên nghiệp.
- Song song với những ưu điểm thì cơ sở hạ tầng và hệ mạng truyền thông của công ty cần chi phí bảo trì, sửa chữa các thiết bị máy móc và hệ thống mạng định kỳ, chi phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ Internet của công ty cao.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhân sự của công ty khi ứng dụng Excel các thao tác còn mang tính thủ công nhiều, dễ gây nhiều sai sót và lưu trữ khó khăn, dễ bị mất thông tin Việc tìm kiếm, truy xuất thông tin chậm, kém hiệu quả gây khó khăn trong việc quản lý Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
- Hình thức quản lý nhân sự của công ty chưa được tin học hóa toàn bộ, các nghiệp vụ lưu trữ, xử lý thông tin chủ yếu lưu trữ trên văn bản giấy tờ Công ty chưa xây dựng một CSDL chung, thống nhất và hoàn thiện cho toàn bộ hệ thống.
- Công ty chưa có chính sách đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự nhằm tăng chế độ đãi ngộ đồng thời quản lý sát sao hơn đối với nhân viên.
Từ những nhược điểm trên, vấn đề cần đặt ra tại công ty là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự Hệ thống này được xây dựng với mục đích giúp các công tác quản lý tiết kiệm thời gian, chi phí.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CPĐT PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI TÂN THỜI ĐẠI
Giải pháp về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng của công ty, sau khi phỏng vấn nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tại công ty. Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và sẽ được hưởng mức lương, ưu đãi của công ty Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên Hợp đồng lao động có các thông tin mã hợp đồng, một số thông tin của nhân viên, ngày kí kết và ngày kết thúc hợp đồng Đồng thời nhân viên quản lý nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm) các thông tin về nhân viên và hợp đồng lao động
Thông tin của nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email Nhân viên được chia theo phòng ban và có chức vụ khác nhau Mỗi nhân viên có một chức vụ và chỉ thuộc về một phòng ban, Một phòng ban có thể có nhiều nhân viên.
Hàng ngày, quá trình làm việc của nhân viên được theo dõi qua bảng chấm công.Đến cuối tháng nhân viên kế toán tổng hợp bảng chấm công, thưởng phạt, tính lương theo hệ số lương, trợ cấp và lập bảng lương cho nhân viên Bảng tính lương mà nhân viên sẽ nhận được có dạng:
Bảng 3.1 Bảng tính lương hiện tại của Công ty CP đầu tư phát triển thương mại
Tân Thời Đại (Nguồn: Tài liệu phòng tài chính- Kế toán của Công ty CP đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại)
Hàng tháng nhân viên quản lý nhân sự và nhân viên kế toán sẽ lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty theo mẫu báo cáo Báo cáo tình hình tăng giảm nhân sự theo từng tháng có dạng như sau:
Bảng 3.2 Bảng báo cáo tình hình nhân sự tháng 11 năm 2019 tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại (Nguồn: Tài liệu phòng hành chính- Nhân sự của Công ty CP đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại) Để thuận tiện cho việc quản lý, hệ thống phải cho phép nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế toán và ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin của nhân viên một cách thuận tiện nhất.
3.1.2 Yêu cầu chức năng của hệ thống
Chức năng đăng nhập: Chức năng này yêu cầu người dùng nhập vào các thông tin usename và password Chức năng này kết hợp phân quyền người dùng sẽ hạn chế việc rủi do cho dữ liệu của hệ thống
Chức năng quản lý hồ sơ: Khi có nhân viên mới hoặc thôi việc sẽ trực tiếp cập nhật sự thay đổi vào hệ thống Chức năng giúp Ban lãnh đạo có thể quản lý thông tin nhân sự tại công ty Các thao tác chính là thêm hồ sơ, sửa thông tin, xóa hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ.
Quản lý bảng chấm công: Lưu thông tin chấm công của nhân viên và cập nhật khi có sự thay đổi, cập nhật số ngày công hàng tháng của nhân viên, in danh sách chấm công, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin.
Quản lý tiền lương: quản lý tiền lương theo từng tháng của các nhân viên, nhân viên kế toán hàng tháng phải thống kê các khoản tiền thưởng, phạt, để tính ra tiền lương thực tế mà nhân viên được nhận Ban lãnh đạo dựa vào để tổng hợp đánh giá tình hình tài chính của công ty, nhằm đưa ra các chính sách.
Tùy vào bộ phận, chức vụ sẽ có mức lương khác nhau:
Lương thực lĩnh= (lương cơ bản* hệ số lương)+ phụ cấp chức vụ+ thưởng- phạt- (Bảo hiểm xã hội+ bảo hiểm y tế+ bảo hiểm thất nghiệp+ kinh phí công đoàn)
Trong đó các khoản trích theo lương của nhân viên được tính:
Chức năng báo cáo thống kê: Quản lý lập các báo cáo, xuất báo cáo theo tháng, theo quý giúp ban lãnh đạo có thể xem xét một cách chính xác thông tin nhân viên, tài chính công ty.
3.1.3 Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về hệ thống
- Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến nâng cấp sau này
- Thực hiện hiệu quả, cung cấp đầy đủ các chức năng và hoạt động chính xác.
- Thao tác rõ dàng, đơn giản.
Yêu cầu về kiến trúc và ngôn ngữ xử dụng phần mềm
- Ngôn ngữ lập trình xử dụng: C#.
- Ngôn ngữ cơ sở dữ liệu: SQL server.
- Hệ thống giao diện cần dễ nhìn, thuận tiện, thân thiện với người sử dụng
- Đảm bảo nhanh chóng, chính xác
Về an toàn bảo mật:
Phân quyền các bộ phận có quyền xem, sửa, thay đổi các thông tin trong phạm vi cho phép Chỉ có Ban lãnh đạo mới có quyền xem, sửa thông tin toàn bộ hệ thống. Kiểm soát bằng cách ghi lại nhật kí những thay đổi trong hệ thống theo từng ngày
3.1.4 Xây dựng sơ đồ phân tích HTTT quản lý nhân sự Công ty Cp đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại
Biểu đồ use case tổng quát
Biểu đồ use case tổng quát được mô hình hóa như trong biểu đồ 3.3 dưới đây. Nhân viên quản lý nhân sự thông qua đăng nhập để thực hiện chức năng cập nhật thông tin nhân sự Nhân viên kế toán thông qua đăng nhập để thực hiện cập nhật thông tin lương Sau khi đăng nhập, Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm về thông tin cá nhân, lương của nhân viên và các báo cáo, thống kê.
Hình 3.1 Biểu đồ use case tổng quát
Các use case phân rã bao gồm:
Biểu đồ use case quản lý hồ sơ
Hình 3.2 Biểu đồ use case quản lý hồ sơ
Kịch bản cho usecase “quản lý hồ hơ”
- Tên usecase: Quản lý hồ sơ
- Tác nhân: Nhân viên quản lý nhân sự
- Điều kiện vào: Nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thành công
- Điều kiện ra: Hồ sơ mới của nhân viên được thêm,sửa, xóa và cập nhật vào hệ thống
+ Mỗi nhân viên trong công ty đều có thông tin cá nhân Nhân viên quản lý nhân sự sẽ kiểm tra thông tin của nhân viên trong công ty qua form quản lý hồ sơ
+ Nhân viên quản lý nhân sự có thể chọn chức năng thêm, sửa, xóa, tìm kiếm hồ sơ nhân viên
+ Thông tin hồ sơ nhân viên được cập nhật đầy đủ và lưu vào cơ sở dữ liệu
- Sự kiện phụ: Hệ thống đưa ra thông báo lỗi nếu nhân viên quản lý nhân sự nhập sai thông tin.
Biểu đồ use case quản lý lương
Hình 3.3 Biểu đồ use case quản lý lương
Kịch bản cho use case quản lý lương
- Tên usecase: Quản lý lương
- Tác nhân chính: Nhân viên kế toán
- Điều kiện vào: Nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống thành công
- Điều kiện ra: Form quản lý lương của nhân viên được hiển thị
+ Nhân viên kế toán chọn form quản lý lương trên hệ thống
+ Hệ thống hiển thị form quản lý lương
+ Nhân viên kế toán chọn chức năng chấm công, tính lương
+ Nhân viên kế toán tính lương dựa trên bảng chấm công và tổng hợp thành bảng lương cho nhân viên
- Sự kiện phụ: Hệ thống đưa ra thông báo lỗi nếu nhân viên kế toán nhập thông tin lương sai
Biểu đồ use case báo cáo thống kê
Hình 3.4 Biểu đồ use case báo cáo thống kê
Kịch bản cho use case báo cáo thống kê
- Tên usecase: Báo cáo thống kê
- Tác nhân: Nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế toán
- Điều kiện vào: Nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế toán đăng nhập hệ thống thành công.
+ Bảng thông tin cá nhân của nhân viên được cập nhật đầy đủ, chính xác
+ Bảng thông tin lương của nhân viên được hiển thị
+ Chọn form báo cáo, thống kê trên hệ thống
+ Hệ thống hiển thị form báo cáo, thống kê
+ Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng báo cáo, thống kê thông tin cá nhân của nhân viên hoặc nhân viên kế toán chọn chức năng báo cáo, thống kê thông tin lương của nhân viên
Đề xuất và kiến nghị
Với nhiệm vụ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự, khóa luận đã đáp ứng được các yêu cầu cơ bản đặt ra Tuy nhiên để đề tài có thể áp dụng vào thực tế cần có thêm thời gian nghiên cứu, không chỉ cần có kiến thức về công nghệ thông tin mà cần có các kiến thức liên quan để chương trình đáp ứng được hầu hết các yêu cầu trong thực tế Cho nên, hướng phát triển của đề tài như sau:
Tiếp tục hoàn thiện các chức năng đã phân tích thiết kế, ghép nối các phần đã thiết kế Phân tích thiết kế thêm các chức năng ứng dụng khác để xây dựng phần mềm hoàn chỉnh.
Hệ thống được xây dựng cho phép các chức năng độc lập với nhau nên khi có sự thay đổi hay có nhu cầu thêm bớt chức năng không cần thiết phải xây dựng lại hệ thống Hệ thống thông tin khi xây dựng thành công sẽ cải thiện được các thao tác trên giấy tờ, sổ sách Hệ thống mới phát triển nhằm giảm bớt một số lượng nhân sự tham gia vào bộ phận quản lý.
Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại trong những năm gần đây đang có xu hướng mở rộng kinh doanh nên số lượng nhân viên trong công ty ngày càng tăng Để công tác tổ chức quản lý nhân sự tại công ty một cách hiệu quả thì công ty phải tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự để giúp việc quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Ban lãnh đạo cần đưa ra những phương hướng cũng như chiến lược xây dựng đào tạo nhân viên, nhân viên trình độ hiểu biết tốt thì công việc sẽ đạt hiệu quả cao và thu về nhiều lợi nhuận giúp công ty ngày càng phát triển, vấn đề này cần rất nên chú trọng.
Công ty cần đầu tư hơn nữa về CNTT, cần mua thêm một số phần mềm ứng dụng để phục vụ tốt cho việc quản lý nhân sự ví dụ như SQL server…
Liện hệ chặt chẽ với các công ty phát triển phần mềm, cập nhật thường xuyên tình hình của hệ thống để kịp thời khắc phục sao cho tiến độ công việc đạt hiệu quả cao.
Trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty CP Đầu tư phát triển thương mại Tân Thời Đại”, giúp em nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề quản lý nhân sự trong công ty, khi có hệ thống thông tin quản lý nhân sự thì nhà quản lý sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc quản lý, cần ít thời gian, chính xác và hiệu quả cao hơn.
Với đề tài khóa luận này em đã phần nào chỉ ra được thực trạng một số vấn đề tồn tại trong việc quản lý nhân sự tại công ty, bước đầu phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự phù hợp, góp phần giúp công ty có sự định hướng đúng đắn, từ đó đưa ra được những chính sách tốt để xây dựng và phát triển hệ thống quản lý nhân sự Tuy nhiên việc thực hiện khóa luận này đòi hỏi sự nghiên cứu lâu dài, đồng thời đòi hỏi người thực hiện cần có kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm về sĩnh vực này
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn giảng viên ThS Nguyễn Hưng Long đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình làm khóa luận Dù đã cố gắng và được sự hướng dẫn tận tình của thầy nhưng trong khóa luận vẫn còn nhiều thiếu sót Kính mong thầy góp ý chỉnh sửa, bổ sung cho khóa luận của em hoàn chỉnh hơn.
[1] Đoàn Văn Ba và Nguyễn Điềm Tĩnh (2011), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Đại học Sư Phạm.
[2] PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại.
[3] PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm (2010), Giáo trình
Quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Giáo Dục.
[4] Trần Đình Quế và Nguyễn Mạnh Sơn (2007), Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.
[5] Nguyễn Thị Dung (2018), Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty TNHH Minh Phúc, Trường Đại học Thương
[6] Vũ Minh Đức (2017), Khóa luận tốt nghiệp Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự cho Công ty TNHH và phụ tùng công nghiệp Donarco, Trường Đại học Thương Mại
[7] Website của công ty http://tanthoidai.com.vn/
