TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Hiện nay CNTT đã dần được ứng dụng phổ biến trong đời sống cũng như trong các doanh nghiệp với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức mà còn tăng thêm độ chính xác. Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Được thành lập năm 2008, trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An sau hơn 7 năm hoạt động đã vươn lên trở thành một trong những trường hàng đầu của tỉnh công tác đào tạo nghề.
Bên cạnh những thành công đó, Trường cũng gặp phải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý nhân sự như việc phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền của cho công tác quản lý nhân sự,… thêm vào đó trong thời gian tới, nhà trường ngày càng phát triển, dự định đến năm 2020 được lên thành trường cao đẳng, vì vậy việc quản lý nhân sự là rất quan trọng
Vì vậy, công việc đặt ra cho nhà trường hiện nay là tiến hành xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự thỏa mãn công tác quản lý nhân sự Hệ thống thông tin thiết kế ra sẽ làm giảm được chi phí cũng như tăng độ chính xác, độ nhanh nhạy cho công tác quản lý nhân sự tại nhà trường.
Tổng quan các đề tài nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu tôi có tìm hiểu về một số công trình nghiên cứu và nhận thấy các công trình đấy không áp dụng được cho trường Trung Cấp Nghề Kinh
Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An Các công trình nghiên cứu như:
Khóa luận tốt nghiệp: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Vinaconex 7”, Vương Ngọc Quỳnh , lớp Kinh Tế 47 A , Đại học Kinh Tế
Khóa luận của Vương Ngọc Quỳnh phân tích đầy đủ chi tiết, các giai đoạn của việc phân tích thiết kế đều được thực hiện đầy đủ và mang tính khả thi; tuy nhiên đề tài bạn thực hiện cho một công ty quy mô lớn với nhiều công ty và nhiều chi nhánh, lượng nhân viên lên đến hàng nghìn người vì vậy đề tài này áp dụng vào 1 trường học có quy mô nhỏ như trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An là 1 điều không khả thi.
Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu”,
Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân.
Luận văn tốt nghiệp này đã làm rõ một số lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc Luận văn đã hoàn thành các bước phân tích thiết HTTT và xây dựng được mã chương trình.
Khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần NETNAM” Nguyễn Thị Huyền – K46 S – Đại học Thương Mại
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Huyền đã phân tích được đầy đủ các vấn đề, phân tích được hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty, quy trình quản lý nhấn sự và các công tác quản lý tại công ty NETNAM cũng được bạn làm tõ trong khóa luận Tuy nhiên khóa luận chỉ dừng lại ở phân tích, thiết kế hệ thống qua các sơ đồ, biểu đồ, tuy nhiên các công việc thiết kế giao diện, cài đặt cơ sở dữ liệu chưa được bạn làm rõ.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về HTTT trong doanh nghiệp như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…
Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, mô hình quản lý nhân sự nói chung, của của trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An nói riêng.
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại trường trườngTrung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và cài đặt trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể nhằm hòan thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, đem lại hiệu quả trong công việc.
Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Phương pháp và cách thức ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong quản lý nhân sự của trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An.
Hệ thống nhân sự, quy trình quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế
- Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Cán bộ , nhân viên làm công việc quản lý nhân sự tại trường.
Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: tiến hành nghiên cứu cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý nhân sự qua các bài giảng, các tài liệu thu thập và các đề tài nghiên cứu khoa học về xây dựng hệ thống thông tin trong quản lý và kiến thức về
3 quản lý nhân sự Đồng thời, tiến hành nghiên cứu tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế
- Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, về hệ thống quản lý nhân sự, quy trình quản lý nhân sự của công ty
Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của trường Trung Cấp Nghề Kinh
Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An giai đoạn 2012- 2014 Thời gian tiến hành nghiên cứu từ1/1/2015 đến 20/3/2015
Phương pháp thực hiện đề tài nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin:
+ Điều tra trắc nghiệm: sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại nhà trường.
+ Điều tra trực tiếp: trong quá trình thực tập tổng hợp và học tại nhà trường, tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng ban để thu thập thêm các thông tin cần thiết.
+ Tìm kiếm thông tin qua các phương tiện truyền thông như báo, internet, sách, các tài liệu liên quan
- Phương pháp xử lý thông tin
Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong nhà trường Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của trường Trung CấpNghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An một cách hiệu quả
Kết cấu khóa luận
Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần chính
Phần 1: Tổng quan về đề nghiên cứu
Phần 2: Cơ sở lý luận, thực trạng phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Các khái niệm, quy trình, phương pháp phân tích hệ thống thông tin; các khái niệm, quy trình quản lý nhân sự và thực trạng vấn đề quản lý nhân sự được nêu rõ trong phần 2 này, tạo tiền đề cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cụ thể trong phần 3
Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Hoàn thiện việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin, từ các yêu cầu chức năng, phi chức năng, các sơ đồ hướng đối tượng như use case hay sơ đồ tuần tự cho đến việc thiết kế giao diện sử dụng cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG
Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, các giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Dựa trên tài liệu: Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội.
2.1.1 Hệ thống thông tin a Khái niệm hệ thống thông tin: HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức
Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. b Các thành phần hệ thống thông tin.
- Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thống thông tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được.
- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị…
- Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính, các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đến người khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng
- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin
+ CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.
+ Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu…
+ Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. c Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin
Vai trò: hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý
Nhiệm vụ: trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực hiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin giữ hệ quyết định và hệ tác nghiệp d Hệ thống thông tin quản lý.
Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là HTTT quản lý HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định. Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến CNTT, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.
Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - HTTT quản lý Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, HTTT quản lý có các chức năng chính:
Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới
Phân phối và cung cấp thông tin
Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. e Quy trình xây dựng và phát triển HTTT
Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế
Phương pháp tin học hóa toàn bộ đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hóa thay thế cấu trúc cũ của tổ chức.
+ Ưu điểm: Hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng
Trong phần này tôi sử dụng các thông tin được trích dẫn hoặc được tham khảo từ cuốn: Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML của tác giả Đặng Văn ĐứcNhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội
Các phương pháp hướng chức năng lấy chức năng làm đơn vị phân rã khi tiến hành phân tích hệ thống Các phương pháp này dễ làm, dễ hiểu nhưng chúng lại có những nhược điểm rất lớn đó là: các hệ thống được xây dựng theo cách này khó sửa chữa, khó nâng cấp và ít có khả năng tái sử dụng vào các hoàn cảnh khác.
Các phương pháp hướng đối tượng đã ra đời và khắc phục được những nhược điểm của phương pháp hướng chức năng Các phương pháp hướng đối tượng lấy đối tượng làm đơn nguyên cơ bản của hệ thống Đối tượng là một sự kết hợp giữa chức năng và dữ liệu, mỗi chức năng chỉ thao tác trên một số dữ liệu nhất định và ngược lại mỗi dữ liệu chỉ được xử lý bởi một số chức năng nhất định.
Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng thực hiện theo các thuật ngữ và khái niệm của phạm vi lĩnh vực ứng dụng (tức là của doanh nghiệp hay đơn vị mà hệ thống tương lai cần phục vụ), nên nó tạo sự tiếp cận tương ứng giữa hệ thống và vấn đề thực ngoài đời Quá trình phát triển phần mềm đồng thời là quá trình cộng tác của khách hàng/người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế, nhà phát triển, chuyên gia lĩnh vực, chuyên gia kỹ thuật, nên lối tiếp cận này khiến cho việc giao tiếp giữa họ với nhau được dễ dàng hơn.
- Các giai đoạn của chu trình phát triển hệ thống theo mô hình hướng đối tượng:
+ Phân tích hướng đối tượng (Object Oriented Analysis - OOA): Là giai đọan phát triển một mô hình chính xác và súc tích của vấn đề, có thành phần là các đối tượng và khái niệm đời thực, dễ hiểu đối với người sử dụng.
+ Thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Design - OOD): Là giai đoạn tổ chức chương trình thành các tập hợp đối tượng cộng tác, mỗi đối tượng trong đó là thực thể của một lớp Các lớp là thành viên của một cây cấu trúc với mối quan hệ thừa kế.
+ Lập trình hướng đối tượng (Object Oriented Programming - OOP): Giai đoạn xây dựng phần mềm có thể được thực hiện sử dụng kỹ thuật lập trình hướng đối tượng. Đó là phương thức thực hiện thiết kế hướng đối tượng qua việc sử dụng một ngôn ngữ lập trình có hỗ trợ các tính năng hướng đối tượng Một vài ngôn ngữ hướng đối tượng thường được nhắc tới là C++ và Java Kết quả chung cuộc của giai đoạn này là một loạt các code chạy được, nó chỉ được đưa vào sử dụng sau khi đã trải qua nhiều vòng quay của nhiều bước thử nghiệm khác nhau.
- Biểu đồ ca sử dụng: Mỗi use case sẽ thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng Tập hợp các use case và các tác nhân (actor) cùng với quan hệ kết hợp (association) giữa chúng sẽ cho ta 1 biểu đồ use case dùng để mô tả yêu cầu hệ thống.
Tác nhân: là một hay nhiều người hay vật thể có vai trò trong sự tương tác với hệ thống.
Ca sử dụng (use case): là một biểu diễn của một tập hợp các chuỗi hành động mà hệ thống thực hiện nhằm cung cấp một kết quả (một giá trị gia tăng) cụ thể cho một đối tác.
Mối quan hệ bao gồm: quan hệ giữa các đối tác; quan hệ giữa đối tác và ca sử dụng; quan hệ giữa các ca sử dụng (quan hệ khái quát hóa, quan hệ bao hàm, quan hệ mở rộng)
Hình 2.2 Ví dụ về biểu đồ ca sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự
- Biểu đồ lớp: là một biểu đồ phô bày một tập hợp các lớp, các giao diện cùng với các mối liên quan có thể có giữa chúng như là: liên kết, kết nhập, hợp thành, khái quát hóa, phụ thuộc và thực hiện Biểu đồ lớp được dùng để mô hình hóa cấu trúc tĩnh của hệ thống (hay của một phần của hệ thống) Nó bao gồm mọi phần tử khai báo, cho nên nó là cái nền cho mọi hoạt động chức năng của hệ thống.
Các phần tử trong biểu đồ lớp được mô tả như sau:
Các phần tử Mô tả Ký hiệu
Lớp (class) Lớp là một nhóm đối tượng có chung một số thuộc tính và phương thức Quan hệ kiểu kết hợp Là sự nối kết giữa các đối tượng của các lớp với nhau Quan hệ khái quát hóa
Là sự kế thừa của một lớp từ một lớp khác Quan hệ gộp Biểu diễn mối quan hệ giữa một lớp tổng thể với một lớp bộ phận Quan hệ phụ thuộc Là biểu diễn mối quan hệ giữa một lớp độc lập với một lớp phụ thuộc vào lớp đó.
Hình 2.3: Ví dụ biểu đồ lớp cho HTTT quản lý cổ đông
- Biểu đồ trình tự: là một trong hai biểu đồ tương tác chính, với chủ ý làm nổi bật trình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đối tượng cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng này là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ của các đối tượng cũng còn có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút.
Hình 2.4 Ví dụ về biểu đồ trình tự chức năng đăng nhập
- Biểu đồ hoạt động: là biểu đồ mô tả một nội dung hoạt động, theo các luồng đi từ việc này sang việc khác Nó thường được dùng để diễn tả logic của một ca sử dụng, một kịch bản, một nhóm ca sử dụng, một quy tắc hay một thao tác phức tạp Biểu đồ hoạt động thường được mô tả như ví dụ dưới đây:
Hình 2.5 Biểu đồ hoạt động thêm người dùng mới
Tổng quan về quản lý nhân sự
Trong phần này có tham khảo tài liệu: Quản trị nhân lực của PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm, NXB Giáo Dục
2.3.1 Một số khái niệm cơ bản
Nhân lực: nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực
Thể lực chỉ sức khỏe của cơ thể phụ thuộc vào sức vóc, tình trạng sức khỏe của mỗi người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, làm việc và nghỉ ngơi, chế độ y tế. Thể lực con người còn phụ thuộc vào tuổi tác, giới tính, thời gian công tác,…
Trí lực chỉ sức suy nghĩ, sự hiểu biết và sự tiếp thu kiến thức, tài năng cũng như năng khiếu cũng như long tin, quan điểm, nhân các của từng con người Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sư dụng thể lực con người là không bao giờ thiếu và đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt Sự khai thác khả năng trí lực của con người là còn mới mẻ và không bao giờ cạn kiệt vì đây là kho tàng còn nhiều bí ẩn của con người
Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức và doanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức.
Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Quản lý nhân lực tiếp cận theo chức năng quản lý: là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triên con người.
Quản lý nhân lực theo quan điểm hiện đại: những hoạt động làm tăng cường đóng góp có hiệu quả của con người vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân.
Mục đích của quản lý nhân lực:
+ Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng của người lao động phục vụ việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp,
+ Tìm kiếm và phát triển các hình thức, phương pháp tốt nhất để mọi nhân viên có thể đóng góp tối đa cho doanh nghiệp Tạo cơ hội để cá nhân phát triển.
2.3.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp
Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã phát minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên
19 dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp
2.3.3 Con người trong quản lý nhân sự
Nhân tố con người ở đây chính là nhân viên làm việc trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp mỗi người lao động là một thế giới riêng biệt, họ khác nhau về năng lực quản trị, về nguyện vọng, về sở thích…vì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khác nhau Quản trị nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để để ra các biện pháp quản trị phù hợp nhất.
Cùng với sự phát triển của khoa học- kỹ thuật thì trình độ của người lao động cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn Điều này ảnh hưởng tới cách nhìn nhận của họ với công việc, nó cũng làm thay đổi những đòi hỏi, thoả mãn, hài lòng với công việc và phần thưởng của họ.
Trải qua các thời kỳ khác nhau thì nhu cầu, thị hiếu, sở thích của mỗi cá nhân cũng khác đi, điều này tác động rất lớn đến quản trị nhân sự Nhiệm vụ của công tác nhân sự là phải nắm được những thay đổi này để sao cho người lao động cảm thấy thoả mãn, hài lòng, gắn bó với doanh nghiệp bởi vì thành công của doanh nghiệp trên thương trường phụ thuộc rất lớn vào con người xét về nhiều khía cạnh khác nhau.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ KINH TẾ KỸ - THUẬT BẮC NGHỆ AN
Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án
3.1.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế -
Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Nhân viên trong trường sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu giữ và quản lý Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên Nhân viên nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên Được tính mức lương, phụ cấp, và bảo hiểm như sau:
Mức lương = [1.150.000 đồng/tháng] x [Hệ số lương hiện hưởng]
Mức phụ cấp tính theo mức lương cơ sở = [1.150.000 đồng/tháng] x [Hệ số phụ cấp hiện hưởng]
Bảo hiểm: bảo hiểm xã hội = 8% * lương, bảo hiểm y tế = 1,5 * lương, bảo hiểm thất nghiệp = 1% * lương Các khoản bảo hiểm này sẽ được tính khấu trừ vào lương. Thực lĩnh = mức lương + mức phụ cấp – bảo hiểm Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn
3.1.2 Phân tích và đặc tả yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự a Yêu cầu chức năng
Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi tuyển mới nhân viên thì cập nhật sơ yếu lí lịch và lí lịch công chức viên chức
Cập nhật các biến động trong quá trình công tác: Khi một cán bộ được tăng lương, lên chức, thay đổi công việc, đi nước ngoài, đi học, chuyển đơn vị công tác trong phạm vi tổ chức của cơ quan thì thông tin của các sự kiện này được lưu lại trong hồ sơ.
Quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên:
+ Quá trình Khen thưởng – Kỷ luật
- Phân tích và báo cáo tình hình nhân sự: Đưa ra các thống kê để phân tích các hiện tượng cần điều chỉnh Ví dụ: Có nhiều cán bộ cao tuổi dẫn đến cần chuẩn bị lực lượng kế tục Số lượng nhân viên tăng giảm theo từng tháng nhiều hay ít để điều chỉnh, phân công công việc.
- Tìm kiếm, tra cứu thông tin về nhân sự theo một chỉ tiêu nào đó đẻ phục vụ cho một số trường hợp, VD như liệt kê các cám bộ theo 1 chuyên nghành nào đó có trình độ như thế nào
- Cập nhật hồ sơ lý lịch cán bộ giáo viên : Chức năng này cho phép ta nhập mới, sửa, huỷ hồ sơ, xem danh sách tổng thể, in lý lịch hồ sơ cho cán bộ giáo viên
- Cập nhật hồ sơ thông tin khen thưởng: Chức năng này theo dõi quá trình khen thưởng, nhập mới, sửa đổi, xoá, xem danh sách, in danh sách khen thưởng
- Cập nhật hồ sơ thông tin kỷ luật : Chức năng này theo dõi quá trình kỷ luật, nhập mới, sửa đổi, xóa, xem danh sách, in danh sách kỷ luật
- Xử lý nâng lương thường kỳ : Chức năng này tự động nâng lương định kỳ cho cán bộ giáo viên đã đủ tiêu chuẩn nâng lương
- Xử lý chuyển hồ sơ cán bộ: Chức năng này lưu hồ sơ cán bộ chuyển đi hay nghỉ hưu và huỷ bỏ hồ sơ gốc
- Tìm kiếm hồ sơ theo mã cán bộ giáo viên: Chức năng này cho ta tìm kiếm nhanh nhất thông tin của một cán bộ nào đó theo yêu cầu
- Tìm kiếm theo họ tên: Chức năng này cho phép ta tìm kiếm theo họ tên của cán bộ cần tìm
- Tìm kiếm theo khoa: Chức năng này cho phép ta tìm kiếm cán bộ giáo viên theo khoa mà cán bộ giáo viên đó giảng dạy.
- Tìm kiếm theo trình độ: Nó cho phép chúng ta tìm kiếm thông tin về một cán bộ theo trình độ của cán bộ đó ở nơi công tác.
- Thống kê theo độ tuổi: Chức năng này sẽ thống kê tuổi của các giáo viên trong trường và in ra báo cáo.
- Thống kê theo dân tộc: Chức năng này sẽ thống kê ra vấn đề dân tộc của từng giáo viên trong trường sau đó đưa ra danh sách báo cáo
- Thống kê theo khoa: Chức năng này thống kê danh sách các giáo viên thuộc từng khoa và in ra danh sách báo cáo.
- Thống kê số năm công tác: Chức năng này thống kê số năm công tác của cán bộ giáo viên ở trường In danh sách báo cáo.
- Thống kê sắp nghỉ hưu: Chức năng này cho ta biết danh sách các cán bộ sắp nghỉ hưu b Yêu cầu phi chức năng
- Với mỗi hệ thống, việc giao tiếp với người sử dụng rất cần thiết và quan trọng. Hiệu quả của chương trình phụ thuộc rất lớn vào giao diện của chương trình Vì vậy để được đáp ứng và nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần:
- Sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn.
- Thuận tiện, thân mật với người sử dụng
- Các thông tin nhân viên phải được quản lý cụ thể, rõ ràng và dễ tìm kiếm
Phân tích hệ thống
3.2.1 Biểu đồ use case a Biểu đồ use case tổng quát
Biều đồ 3.1 Biểu đồ use case tổng quát Bảng 3.1 Danh sách các Actor ST
Tên Actor Ý nghĩa/Ghi chú
1 Cán bộ phòng nhân sự -Người có quyền quản lí các chức năng trong hệ thống
2 Nhân viên Nhân viên công chức làm việc trong trường học
Bảng 3.2 Danh sách các USE-CASE ST
2 CapNhat Chỉnh sửa hồ sơ nhân viên
3 TimKiem Tra cứu nhân viên theo: tên đơn vị,Mã NV
5 ThongKe,BaoCao Thống kê , báo cáo b Sơ đồ use case mức phân rã
Sơ đồ 3.2 Sơ đồ use case phân rã chức năng cập nhật
Sơ đồ phân ra usecase được thiết kế theo chức năng chính là chức năng cập nhật. Công việc cập nhật bao gồm việc thêm sửa và xóa thông tin trong mỗi thực thể được quản lý ở đây theo bài toán quản phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An, việc cập nhật
35 được thực hiện trên ba thực thể là : hồ sơ nhân viên, hồ sơ khen thưởng và hô sơ kỷ luật.
Biểu đồ lớp được thiết kế sau đây thể hiện đầy đủ mối quan hệ giữa các thực thể được quản lý trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, các thực thể như nhân viên, tôn giao, trình độ, lương,… được thể hiện rõ rảng Các thực thể được xây dựng dựa trên thực tế quản lý nhân sự tại trường, thể hiện được việc quản lý lương cho nhân vien hành chính sự nghiệp.
Biểu đồ 3.3 Biểu đồ lớp
Thiết kế hệ thống
3.3.1 Biểu đồ tuần tự a Biểu đồ tuần tự cho chức năng “Tìm kiếm”
Khi cần tìm kiếm các thông tin như: thông tin nhân viên, hay thông tin về khen thưởng kỷ luật, ta mở form quản lý tương ứng, sau đó chọn chức năng tìm kiếm Sau khi nhập điều kiện tìm kiếm, người sử dụng kích vào nút tìm kiếm trên form Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và trả về kết quả tìm được ra màn hình cho người sử dụng.
CBCNV Form TimKiem Form TimKiem DK TimKiem DK TimKiem Ho So Ho So FormKQTimKiem FormKQTimKiem
Chon chuc nang tim kiem
Hien danh muc chuc nang TimKiem
Tao cau truy van SQL
Tra ve KQ TimKiem Thong bao ket qua
Hien thi ket qua Tim Kiem Hien thi ket qua tim kiem
Biểu đồ 3.4 Biểu đồ tuần tự chức năng “Tìm kiếm”
38 b Biểu đồ tuần sự chức năng “Thêm hồ sơ”
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ tuần tự chức năng “Thêm hồ sơ”
Khi cần nhập thêm hồ sơ mới nhân viên nhân sự sẽ mở form thêm hồ sơ, yêu cầu thêm hồ sơ Sau đó nhân viên sẽ nhập mã hồ sơ vào hệ thống sẽ có chức năng tìm kiếm mã hồ sơ đấy đã tồn tại hay chưa nếu chưa tồn tại thì thông báo ra màn hình và nhân viên tiếp tục nhập thông tin về hồ sơ mới Sau khi thêm xong hệ thống sẽ thông báo hồ sơ mới đã được tạo thành công.
39 c Sơ đồ tuần tự chức năng “Sửa hồ sơ”
Biểu đồ 3.6: Biểu đồ tuần tự chức năng “Sửa hồ sơ”
Khi cần sửa thông tin về hồ sơ nhân viên nhân sự sẽ mở form sửa hồ sơ sau đó nhập vào mã nhân viên cần sửa thông tin, hệ thống sẽ tìm hồ sơ có mã nhân viên như đã được nhập vào và hiển thị kết quả ra màn hình, nhân viên nhân sự sửa các thông tin sau đó lưu vào cơ sở dữ liệu Sau khi sửa xong và lưu lại hệ thống sẽ thông báo ra màn hình là hồ sơ sửa thành công.
40 d Sơ đồ tuần tự chức năng “Báo cáo, thống kê”
CBCNV Form ThongKe Form ThongKe DK_ThongKe DK_ThongKe Ho so nhan vien
Ho so nhan vien Chon chuc nang thong ke ho so
Hien thi Form thong ke
Chon thong ke danh sach ho so
Yeu ca dua ra danh sach ho so
Truy van danh sach ho so
Tra lai ket qua danh sach ho so Hien thi danh sach ho so
Hien thi danh sach ho so
Biểu đồ 3.7 : Biểu đồ tuần tự chức năng “Báo Cáo thống kê”
Trong toàn bộ quá trình quản lý nhân viên thì ta thấy có hai đối tượng chính tham gia vào quá trình hoạt động của chương trình đó là các tác nhân
Người dùng(nhân viên, cán bộ quản lý nhân sự).
Và thực thể nhân viên (gồm các việc thêm, sửa, xóa cập nhật thông tin). a Biểu đồ trạng thái lớp người dùng
Khi đăng nhập vào hệ thống hệ thống sẽ kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu của người dùng.
Nếu tên đăng nhập đúng hệ thống sẽ phân quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho chủ quyền đăng nhâp (ví dụ nhân viên chỉ được xem thông tin, cán bộ phòng quản lý nhân sự có thể thêm, sửa, xóa thông tin của nhân viên).
Nếu tên đăng nhập sai:hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu đăng ký trước khi đăng nhập. dang nhap phan loai nguoi dung dang ki thong bao loi
Biểu đồ 3.8: Biểu đồ trạng thái lớp người dùng b Biểu đồ trạng thái cho lớp nhân viên
42 nhap thong tin nhan vien kiem tra tinh hop le thong tin duoc luu xoa thong tin kiem tra cac truong du lieu
Biểu đồ 3.9: Biểu đồ trạng thái lớp nhân viên
3.3.3 Biểu đồ hoạt động a Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập
Trên giao diện quản trị hệ thống, người dùng chọn đăng nhập Sau đó nhập tên đăng nhập và mật khẩu Hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin và tiến hành kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu Nếu hợp lệ , hệ thống chấp nhận đăng nhập,hiện thị thông báo đăng nhập thành công Nếu không hợp lệ hệ thống yêu cầu đăng nhập lại
Nhap ten nguoi dung va mat khau
Yeu cau dang nhap lai
Bao Thanh Cong hop le khong hop le
He Thong Nguoi Su Dung
Biểu đồ 3.10 : Biểu đồ hoạt động chức năng “Đăng nhập” b Biểu đồ hoạt động thêm hồ sơ nhân viên
Sau khi người quản lý đăng nhập vào hệ thống, sẽ tiến hành nhập thông tin nhân viên, hệ thống sẽ kiểm tra nếu thông tin nhập vào không trùng lặp với các thông tin đã
44 có thì hệ thống sẽ lưu thông tin vừa nhập vào cơ sở dữ liệu Nếu thông tin vừa nhập đã tồn tại trong hệ thống thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập lại thông tin
Luu thong tin vao CSDL
Biều đồ 3.11 Biểu đồ hoạt động chức năng “Thêm hồ sơ”
45 c Biểu đồ hoạt động sửa thông tin nhân viên
Người quản lý đăng nhập vào hệ thống, chọn thông tin cần sửa , hệ thống sẽ kiểm tra thông tin cần sửa có tồn tại hay không, nếu có thì hiện thị thông tin cần sửa và cho phép người quản lý sửa thông tin Nếu thông tin cần sửa không tồn tại thì hệ thống sẽ báo lỗi và quay trở lại form chọn thông tin cần sửa.
Biểu đồ 3.12: Biểu đồ hoạt động chức năng “Sửa hồ sơ”
46 d Biểu đồ hoạt động xóa thông tin
Người quản lý đăng nhập vào hệ thống thành công , sẽ nhập thông tin cần xóa, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin cần xóa Nếu thông tin cần xóa tồn tại hệ thống sẽ hiện thị thông tin cần xóa và cho phép người quản lý xóa Và hiện thị thông báo xóa thành công Nếu thông tin cần xóa không tồn tại, hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại thông tin cần xóa
Biểu đồ 3.13: Biểu đồ hoạt động chức năng “Xóa hồ sơ”
3.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Bảng 3.3 Bảng tôn giáo – TonGiao
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaTonGiao Char(5) PK Mã tôn giáo
2 TenTonGiao Nvarchar(30) Tên tôn giáo
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaTD Char(5) PK Mã trình độ
2 TenTD Nvarchar(30) Tên trình độ
Bảng 3.5 Bảng khen thưởng – KhenThuong
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaKT Char(5) PK Mã khen thưởng
2 MaNV Char(5) FK Mã nhân viên
3 NgayKT Datetime Ngày khen thưởng
4 NoiDungKT Nvarchar(30) Nội dung khen thưởng
Bảng 3.6 Bảng kỷ luật – KyLuat
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaKL Char(5) PK Mã kỷ luật
2 MaNV Char(5) FK Mã nhân viên
3 NgayKL Datetime Ngày kỷ luật
4 NoiDungKL Nvarchar(30) Nội dung kỷ luật
Bảng 3.7 Bảng nhân viên – NhanVien
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaNV Char(5) PK Mã nhân viên
2 HoTen Nvarchar(30) Họ tên nhân viên
3 GioiTinh Nvarchar(5) Giỡi tính (Nam hoặc nữ)
6 MaTonGiao Char(5) FK Mã tôn giáo
7 MaDanToc Char(5) FK Mã dân tộc
8 SoCMND Int Số chứng minh nhân dân
9 SoBHXH Int Số bảo hiểm xã hội
10 MaTD Char(5) FK Mã trình độ học vấn
Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaBL Char(5) PK Mã bảng lương
2 MaNV Char(5) FK Mã nhân viên
6 Hesoluong Number Hệ số lương
7 Hesophucap Number Hệ số phụ cấp
8 Bao hiem Money Bảo hiểm
Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaHD Char(5) PK Mã hợp đồng
5 He so luong Number Hệ số lương
6 He so phu cap Number Hệ số phụ cấp
3.3.5 Thiết kế giao diện a Giao diện đăng nhập hệ thống
Hình 3.1 giao diện đăng nhập hệ thống
51 b Giao diện quản lý nhân viên
Hình 3.2 Giao diện hồ sơ nhân viên
Thiết kế kiểm soát có một vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của hệ thống vì hiện nay có nhiều hệ thống máy tính hoạt động trong môi trường mở Một trong những quan tâm chính trong thiết kế hệ thống là làm sao để cung cấp truy cập thông tin yêu cầu và đồng thời bảo vệ thông tin khỏi những mục đich phá hoại cũng như sự cố không mong đợi Và việc thiết kế kiểm soát cho hệ thống thông tin tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An không nằm ngoài lý do đó. Việc thiết kế kiểm soát nhằm tránh một số nguy cơ sau:
- Sai lỗi từ các thông tin thu thập
- Sai lỗi do các sự cố kỹ thuật gây ra
- Sự thâm nhập trái phép của người trong và ngoài hệ thống
- Rủi ro về môi trường như: cháy, bão, lũ,…
Thiết kế các kiểm soát là đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo:
- Tính chính xác: tính chính xác của hệ thống thể hiện ở chỗ hệ thống làm việc đúng đắn, không đưa ra các kết quả tính toán sai lệch
- Tính an toàn: thể hiện ở chỗ hệ thống không bị xâm hại khi có sự cố kỹ thuật, hoặc những xâm hại vô tình hay cố ý từ con người.
- Tính riêng tư: Thể hin ở chỗ hệ thống đảm bảo được các quyền truy cập riêng tư đối với mỗi đối tượng sử dụng khác nhau.
Một số kiến nghị cho đề tài nghiên cứu
Qua thời gian nghiên cứu đề tài này, tôi đã đi vào thực tế, tìm hiểu cách quản lý nhân sự tại trường, và thực hiện phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng cho công tác quán lý nhân sự Tuy nhiên vì thời gian hạn chế nên đề tài chưa được thực hiện 1 cách trọn vẹn Việc phân tích mới chỉ thực hiện trên văn bản, chưa có xây dựng cụ thể nên không có tính ứng dụng cao; chưa xây thực hiện được đến giai đoạn cuối cùng là xây dựng phần mềm cho công tác quản lý tại nhà trường.
Nhận thấy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An là rất cần thiết Vì vậy, tôi hi vọng những góp ý và đề xuất để tiếp tục phát triển đề tài.
