CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý nhân sự
về quản lý nhân sự.
2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin.
Trong phần này sẽ nêu ra các khái niệm của hệ thống, hệ thống thông tin,… được trích nguồn từ giáo trình “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” của tác giả Thạc Bình Cường.
Hệ thống: Trong các hoạt động của con người, các thuật ngữ như hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc Một cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần từ của hệ thống Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.
Hệ thống thông tin: HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức.
Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.
2.1.2 Các thành phần hệ thống thông tin.
Có nhiều thành phần cấu tạo nên một hệ thống thông tin.
- Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thống thông tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được.
- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị…
- Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó
+ CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.
+ Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu…
+ Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng HTTT trong công việc và những người xây dựng, bảo trì HTTT.
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý.
Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là HTTT quản lý HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định. Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến CNTT, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.
Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - HTTT quản lý Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, HTTT quản lý có các chức năng chính:
Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới
Phân phối và cung cấp thông tin
Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.
Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư
2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Tên viết tắt: Hanoi Tourism
Tên tiếng Anh: Hanoi Tourism Investment Joint Stock Company
Tên giao dịch: Hanoi Tourism., JSC Đại diện pháp luật: ông Bùi Đức Minh
Tổng giám đốc: bà Nhữ Thị Ngần Địa chỉ trụ sở: Số 159 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội. Điện thoại: 04 3928 4888
Giấy phép lữ hành quốc tế: 01-216/2014
Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Khái quát tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Du Lịch Hà Nội
Công ty kinh doanh các ngành nghề sau:
- Tổ chức chương trình du lịch trong nước cho khách Việt Nam.
- Tổ chức chương trình hội nghị hội thảo kết hợp du lịch trong nước và ngoài nước.
- Tổ chức chương trình Team Building kết hợp du lịch.
- Tổ chức chương trình du lịch cho khách nước ngoài vào Việt Nam.
- Tổ chức chương trình du lịch tham quan các nước trên thế giới.
- Đại lý chỉ định cấp 1 của của các hãng hành không (Vietnam Airlines, Jetstar Pacific, Air Mekong, Vietjet Air).
- Bán vé máy bay các hãng hàng không nước ngoài tại Việt Nam.
- Dịch vụ làm visa, hộ chiếu nhập cảnh và xuất cảnh.
- Cho thuê xe du lịch, xe thương mại.
- Đặt phòng khách sạn trong nước và quốc tế.
- Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo và các hoạt động kèm theo.
Thế mạnh – sản phẩm chính
- Tổ chức tour ghép khách lẻ nội địa và quốc tế khởi hành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Tổ chức tour đoàn nội địa và quốc tế.
- Tổ chức tour kết hợp sự kiện – Team building.
- Tour đường bay nội địa và quốc tế.
- Cung cấp vé đoàn du lịch cho các Công ty du lịch khác với giá ưu đãi, hỗ trợ linh hoạt 24/24.
- Cung cấp vé máy bay lẻ các chặng nội địa và quốc tế, hỗ trợ xử lý sự cố 24/24.
- Phát triển đại lý bán vé máy bay cấp 2 trên toàn quốc.
(đơn vị tính: tỉ đồng)
Bảng 2.1: Tình hình tài chính của Công ty từ năm 2012 đến năm 2014
(Nguồn: tài liệu của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội)
2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Do công ty chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý nên mọi thông tin nhân viên và việc chấm công, tính lương đều thực hiện trên giấy tờ Khi nhân viên vào làm chính thức trong công ty thì hồ sơ nhân viên sẽ được lưu lại để quản lý, đó là các thông tin về lý lịch cá nhân, quá trình công tác trước khi vào công ty, các mối quan hệ,… Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể nghỉ việc, chuyển phòng hay được thay đổi chức vụ, khi đó công ty cần tới các cuốn sổ dày để ghi các cuộc chuyển phòng, mỗi lần chuyển phòng cần lưu các thông tin về phòng ban, chức vụ của nhân viên trước và sau khi đổi kèm theo ngày mà những thông tin đó được thay đổi Mỗi ngày nhân viên đi làm đều được đánh dấu vào một tờ thẻ công trong ngày và tổng hợp thành một bảng công theo từng tháng, từ đó công ty lập ra bảng lương và tính lương thủ công bằng tay.
Hình 2.1: Đơn xin việc của nhân viên
Hình 2.2: Hợp đồng làm việc
Hình 2.5: Phiếu xác nhận của chỉ tiêu hoàn thành Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự hiện tại của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Như vậy tất cả công việc trong công ty đều xử lý thủ công trên giấy tờ, việc này có những ưu điểm, đó là việc quản lý nhân viên và chấm công dễ dàng, không yêu cầu người thực hiện cần có những trình độ nhất định cũng thực hiện được Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm Thứ nhất, lãng phí về tiền của vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, khiến công lại có thêm một số chi phí phát sinh Thứ hai, tất cả thông tin trong quá trình quản lý được lưu trên giấy tờ nên khó tránh khỏi mất mát, và khiến cho quá trình tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn Thứ 3, mất thời gian và sai sót bởi việc chấm công, tính lương có thể gặp nhiều lỗi phát sinh, khi thực hiện tính toán thủ công có thể tính lương sai, chấm công thiếu Thứ tư, theo hạn định tiền lương phải đến tay nhân viên nên quá tình chấm công và tính lương phải trong một khoảng thời gian nhất định, cho nên để nhân viên được lĩnh tiền lương nhanh chóng thì người tính lương rất vất vả để đưa ra một bảng lương chính xác và cụ thể…v.v v.
2.2.3 Giải pháp khắc phục vấn đề
Như đã nói trên, công ty sẽ cần phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương, cụ thể hệ thống thông tin đó sẽ gồm các chức năng sau:
Quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch như mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề… Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ nhân thân, về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, chi tiết quá trình công tác của người lao động trước vào công ty cho đến thời gian hiện tịa Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật, quá trình diễn biến lương của người lao động.
Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động như hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn. Theo dõi gia hạn hợp đồng và lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.
- Thông tin điều chuyển nhân sự
Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty, theo dõi được tại thời điểm bất kỳ nhân viên đang ở phòng ban nào.
- Thông tin quản lý chính sách của người lao động
Theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản.
- Quản lý lương cho lao động gián tiếp
Tính lương cho các nhân viên theo giờ làm việc, cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số hương lương doanh thu của từng nhân viên,
Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ, phần trích nộp thuế thu nhập các nhân, phần trích nộp bảo hiểm xã hội.
Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm: cập nhật giá trị tiền lương được hưởng căn cứ theo số lượng và đơn giá của sản phẩm hoàn thành đã thực hiện được, cập nhật ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, đi học.
Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên.
Báo cáo quản lý nhân sự: Gồm sơ yếu lý lịch, hồ sơ của người lao động, danh sách trích ngang nhân viên hiện tại, nhân viên hiện chưa có sổ bảo hiểm, nhân viên tạm hoãn hợp đồng, nhân viên nghỉ việc, nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên đến tuổi nghỉ hưu, nhân viên được khen thưởng hay bị kỷ luật Báo cáo chi tiết diễn biên lương của từng nhân viên, thống kê nhân viên theo độ tuổi, chức danh, trình độ nhân viên.
Báo cáo quản lý tiền lương: Gồm bảng thanh toán tiền lương, bản các khoản phụ cấp, phiếu thu nhập của từng nhân viên, bảng trích nộp thuế thu nhập cá nhân, trích nộp bảo hiểm xã hội, báo cáo nguồn thanh toán lương cho các bộ phận, báo cáo tổng hơp thanh toán tiền lương cho toàn công ty,…
2.2.4 Các vấn đề và yêu cầu đặt ra đối với hệ thống cần xây dựng
Từ những vấn đề nêu trên ta thấy cần thiết phải có một HTTT quản lý nhân sự cho công ty Với việc trang bị một HTTT quản lý nhân sự công ty có thể tiết kiệm nhiều thời gian cũng như chi phí trong việc lưu trữ hồ sơ và quản lý nhân viên Ngoài ra còn nhanh chóng nhận ra những ưu nhược điểm của nhân viên để có mức thưởng, phạt hợp lí Tiến độ báo cáo và bảo mật thông tin cũng được nhanh chóng và hiệu quả hơn
Khi triển khai hệ thống quản lý nhân sự trong công ty cần lưu ý cần kết hợp được với hệ thống có sẵn trong công ty Nhờ đó giảm thời gian và công sức chỉnh sửa,nhập dữ liệu tránh những sai sót có thể xảy ra Hệ thống cũng cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng để nhân viên có thể nhanh chóng thích ứng.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DU LỊCH HÀ NỘI
Đặt vấn đề
Với định hướng phát triển mạnh trong tương lai với nhiều chi nhánh trên toàn quốc, số lượng nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội sẽ tăng lên đáng kể.
Vì vậy Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự nếu như Công ty vẫn áp dụng hình thức quản lý thủ công trên giấy, từ đó sẽ dẫn đến sự quá tải cho phòng Nhân sự, điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, hiệu quả công việc của nhân viên, có thể sẽ gây sai sót, nhầm lẫn trong công tác quản lý nhân sự.
Xác định bài toàn
Với những lý do trên Công ty cần thiết phải phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Hệ thống sẽ đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hệ thống sẽ tập trung tự động hóa công việc ở phòng nhân sự Cụ thể là hệ thống sẽ tiếp nhận hồ sơ nhân viên từ phòng nhân sự ,lưu trữ, cập nhật hồ sơ cán bộ, công nhân, nhân viên theo những khoản mục cần có, thường xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, theo dõi và cập nhập hợp đồng lao động.
- Hệ thống nhân sự còn có nhiệm vụ cập nhập những yếu tố lương, bảng lương hàng tháng của nhân viên công ty để tiện theo dõi Tích hợp thêm nghiệp vụ tính lương cho nhân viên theo công thức:
Công ty căn cứ vào bảng lương chế độ và bảng tổng hợp quỹ tiền lương đạt theo chỉ tiêu để tính trả lương cho người lao động Công ty áp dụng hai hình thức trả lương, đó là:
Hình thức trả lương theo chỉ tiêu xác định số tiền lương trả cho người lao động dựa vào chỉ tiêu làm ra và đơn giá tiền cho chỉ tiêu, lương chỉ tiêu được tính khi chỉ tiêu đó đã hoàn thành Một chỉ tiêu có thể có nhiều người tham gia và một người có thể tham gia vào thực hiện nhiều chỉ tiêu
Lương chỉ tiêu = Số chỉ tiêu * Giá chỉ tiêu * Phần trăm được hưởng
Hình thức trả lương theo thời gian được tính như sau:
Lt/g = (Số ngày công * Mức lương cơ bản * Bậc lương)/26
Trong đó: Lt/g là tiền lương tính theo thời gian
Các chế độ khác khi tính lương: các khoản phụ cấp: gồm có phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chế độ, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm đêm, … các loại thưởng: gồm có thương do phát huy sáng kiến, thưởng do thi đua, thưởng do tăng năng suất lao động và các khoản thưởng khác, quỹ bảo hiểm xã hội (công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động và người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình, quỹ bảo hiểm y tế (công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình) Quỹ kinh phí Công đoàn (công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn công ty).
Tiền lương của từng công nhân viên trong công ty được tính theo công thức:
Lương thực lĩnh = Lương chỉ tiêu + Lương thời gian + Lương khác + Thưởng + Các khoản phụ cấp – Các khoản khấu trừ.
Lương chỉ tiêu, Lương thời gian được tính như trên đã nêu.
Lương khác = Lương phép + lương thêm giờ + lương nghỉ hưởng 100% lương.
Thưởng: do công ty trích từ quỹ thưởng để động viên kịp thời những công nhân viên có thành tích tốt, Thưởng sẽ do người quản lý nhập hàng tháng cho từng nhân viên.
Các khoản phụ cấp = Phụ cấp chức vụ + phụ cấp phát sinh.
Phụ cấp chức vụ = Mức lương cơ bản * hệ số phụ cấp chức vụ
Phụ cấp phát sinh do người quản lý nhập như các khoản công tác phí, tiền xăng, thuê thiết bị ngoài …
Các khoản khấu trừ = BHXH + BHYT + các khoản khấu trừ khác.
BHXH = Mức lương cơ bản * 5%
BHYT = Mức lương cơ bản * 1%
Các khoản khấu trừ khác gồm có: phạt, bồi thường vật chất do lỗi của nhân viên Các khoản này do người quản lý nhập hàng tháng.
Mỗi khi có sự thay đổi trong chính sách tiền lương thì phải có cơ chế thay đổi các định mức như: mức lương cơ bản, mức bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.
Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự: quản lý thông tin nhân viên gồm sơ yếu lý lịch, trình độ, quá trình công tác trước khi vào công ty, quan hệ gia đình, … Quản lý thời hạn hợp đồng làm việc của nhân viên, theo dõi chuyển phòng, khen thưởng kỷ luật, quá trình lên lương, bậc lương, hệ số lương,… quản lý nhân viên nghỉ tạm thời, nghỉ hẳn, về hưu.
Quản lý nhân sự và tiền lương
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Quản lý chỉ tiêu của nhân viên
Cập nhật các khoản phụ cấp
Khai báo các khoản khấu trừ
In danh sách nhân sự
In danh sách khen thưởng, kỷ luật
In danh sách nhân viên hưởng trợ cấp xã hội
In danh sách nhân viên nghỉ việc, hết hợp đồng
In danh mục tra cứu báo cáo
Quản lý Tính lương: thực hiện chấm công theo thời gian, lập bảng công theo tháng để tính lương, khai báo các khoản phụ cấp, khấu trừ như trong tính lương của công ty, dựa vào bảng công để lập bảng lương.
3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu a Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Biểu đồ 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Giải thích: Nhân viên chấm công theo từng ngày và hệ thống sẽ tổng hợp ngày công theo tháng, sau đó hệ thống sẽ gửi lại các phòng ban bảng lương chi tiết Khi người quản lý có yêu cầu về thông tin nhân sự, thông tin sẽ được gửi đến qua các báo cáo Nhân viên sẽ cung cấp các thông tin cá nhân như: họ tên, tuổi, gia đình,… Và được nhận phiếu lương theo từng tháng hay tuần, tùy theo hình thức trả tiền của từng nhân viên.
Tuy nhiên sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống trên chỉ là tổng quát Khi các vấn đề phát sinh ra thì sơ đồ trên chưa vạch ra chi tiết của vấn đề Để cụ thể vấn đề ta cần phân tích trong sơ đồ dữ liệu mức đỉnh. b Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Chú thích: 1: Thông tin nhân viên 2: Bảng lương
Giải thích: Sau khi xin việc vào công ty trở thành nhân viên chính thức, thông tin cá nhân của nhân viên sẽ được gửi cho bộ phận quản lý nhân sự và các thông tin này được lưu vào kho “Hồ sơ nhân viên” Đồng thời bộ phận nhân sự sẽ điều động nhân viên đó vào trong phòng ban thích hợp để làm và gửi thông tin nhân viên cho bộ phận điều hành và quản lý tiền lương để phục vụ việc phân nhóm công việc, chấm công và tính lương cho nhân viên.
Nhân viên sẽ được chấm công theo 2 cách, theo tiến độ hoàn thành công việc(chỉ tiêu và doanh số bán hàng) và theo thời gian làm việc Bảng công được lập để tiện cho việc tính lương Việc tính lương được thực hiện bởi bộ phận quản lý tiền lương dựa trên các bảng công theo tháng Khi có nhân viên đạt tiêu chuẩn để khen thưởng hoặc nhân viên cần được khiển trách thì 1 bảng công sẽ được gửi từ bộ phận này tới bộ phận quản lý nhân sự để tiến hành khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên đó Sau đó tính lương xong thì bộ phận này sẽ gửi bảng lương chi tiết cho các phòng ban, đồng thời lưu trữ bảng lương của từng tháng hay theo kỳ hạn nào đó vào một kho bảng lương.
Biểu đồ mức đỉnh đã nói chi tiết hơn phần nào về dữ liệu vào và ra, cũng như việc lưu trữ các thông tin cần thiết Để hiểu chi tiết hơn về cách vận hành các bộ phận ra sao thì cần có sơ đồ mức dưới đỉnh của từng bộ phận. c Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Chức năng Quản lý nhân sự:
Biểu đồ 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý nhân sự
1: Thông tin nhân viên 2: Thông tin chức vụ 3: Thông tin phòng ban 4: Yêu cầu thông tin nhân viên 5: Thông tin nghỉ việc6: Quá trình công tác
Giải thích: Nhân viên phải cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân, quá trình công tác trước đây, quan hệ gia đình,… Và những thông tin này sẽ được lưu vào kho dữ liệu “Nhân viên” Kho dữ liệu này sẽ cung cấp thông tin nhân viên cho việc chuyển phòng và nghỉ việc Nếu nhân viên chuyển phòng, thông phòng ban và nhân viên đó sẽ được lưu vào kho “Chuyển phòng” Kho “Nghỉ việc” lưu thông tin quá trình nghỉ việc của nhân viên Để quản lý nhân viên chặt chẽ hơn thì ngoài ra cần có các kho khác như lương, bậc lương” – Theo dõi diễn biến lương của nhân viên và lên kế hoạch lên lương hợp lý…
Chức năng Quản lý tiền lương
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý tiền lương
1: Bảng công 2: Bảng lương 3: Thông tin phụ cấp 4: Thông tin khấu trừ 5: Lương
Giải thích: Các phòng ban thực hiện chấm công theo ngày, sau mỗi ngày phòng ban đó sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống, hệ thống sẽ lưu các bảng chấm công theo ngày để tổng hợp và lưu thành bảng công theo tháng Hệ thống cũng dựa vào bảng công theo ngày từ các phòng ban gửi để tổng hợp danh sách các công việc hoàn thành và lưu lại danh sách đó.
Muốn tính lương cần có đầy đủ các thông tin cần thiết, như các khoản cơ chế phúc lợi, hệ số lương, cấp bậc, chức vụ Những thông tin ấy được cung cấp từ các kho tương ứng: kho cơ chế phúc lợi (gồm BHYT, BHXH, con thương binh, hưởng thai sản,…), hệ số lương (Theo quy định nhà nước hoặc theo chức vụ) Khi tính lương cần quan tâm đến hình thức trả là theo ngày, theo tuần hay theo tháng để làm bảng lương gửi cho các phòng ban và cho nhân viên.
Thiết kế hệ thống
3.3.1 Xác định kiểu thực thể
Giữa nhân viên và Chức vụ hình thành mối liên kết một – nhiều vì một chức vụ có thế có một hoặc nhiều nhân viên, nhưng một nhân viên chỉ mang một chức vụ.
Trong một phòng ban có nhiều nhân viên, và một nhân viên chỉ có thể làm việc trong một phòng ban nên liên kết phòng ban – nhân viên là liên kết một – nhiều.
Mối quan hệ thân nhân ở mỗi nhân viên là khác nhau, và mỗi nhân viên có ít nhất một mối quan hệ thân nhân nên liên kết thân nhân – nhân viên là liên kết nhiều – một.
Trong quá trình làm việc, nhân viên được lên hoặc hạ lương nhiều lần, do vậy có ít nhất một lần thay đổi lương, và lần thay đổi đó chỉ áp dụng cho một nhân viên tương ứng nên mối liên kết quá trình lương – nhân viên là mối liên kết một nhiều.
M ột nhân viên trong suốt quá trình làm tại công ty có thể không có (hoặc có nhiều) thành tích nào hoặc cũng có thể không có (hoặc có nhiều) sai phạm nên không (hoặc có nhiều lần) được khen thưởng hay kỷ luật Do vậy mối liên kết Khen thưởng, kỷ luật – nhân viên là mối liên không hoặc nhiều – một.
Nhân viên có thể nghỉ việc nhiều lần, có thể đó là nghỉ hưởng lương, nghỉ không hưởng lương, nghỉ phép, nghỉ do ốm đau,… Như vậy một nhân viên có nhiều hình thức nghỉ, và một hình thức nghỉ cũng có thể áp dụng cho nhiều nhân viên, cho nên mối liên kết nghỉ việc – nhân viên là mối liên kết nhiều – nhiều Ta sử dụng một thực thể liên kết chi tiết nghỉ việc để khử mối liên kết nhiều – nhiều này.
Một nhân viên có thể làm nhiều công việc và một công việc có thể có nhiều nhân viên, do vậy mối liên kết công việc – nhân viên là mối liên kết nhiều – nhiều Để khử mối liên kết này ta thêm một thực thể liên kết chi tiết công việc.
Một nhân viên có nhiều trình độ và nhiều chuyên môn và trình độ, nhiều nhân viên có thể chung một trình độ (hay chuyên môn) nên mối liên kết nhân viên – chuyên môn và nhân viên – trình độ là mối quan hệ nhiều – nhiều Để khử các mối liên kết này ta sử dụng thực thể liên kết trình độ chuyên môn.
Bất cứ nhân viên nào cũng có ít nhất một quá trình công tác và quá trình công tác ấy chỉ tương ứng với một nhân viên Do vậy mối liên kết nhân viên – quá trình công tác là mối liên kết một – nhiều.
Nhân viên có thể chuyển phòng nhiều lần, mỗi lần chuyển luôn liên quan đến hai phòng ban, do vậy mối liên kết nhân viên – chuyển phòng là mối liên kết một – nhiều và mối liên kết chuyển phòng – phòng ban là mối liên kết một – hai (có thể coi là một – nhiều).
Mỗi nhân viên có nhiều bảng công và 1 bảng công được chấm cho 1 phòng ban,nhưng 1 phòng ban có nhiều bảng công theo các tháng khác nhau Trong 1 bảng công được chấm cho nhiều nhân viên, do vậy mối liên kết nhân viên – bảng công là mối liên kết nhiều – nhiều, còn mối liên kết bảng công – phòng ban là mối liên kết nhiều – một.
Mỗi bảng công lập được một bảng lương chi tiết, trong đó mỗi chi tiết trong bảng lương chi tiết chỉ mang thông tin của một nhân viên Nhưng một nhân viên có nhiều bảng lương chi tiết Vậy mối liên kết nhân viên – bảng lương chi tiết là liên kết một – nhiều, liên kết bảng lương chi tiết – bảng công là mối liên kết nhiều – một.
3.3.2 Biểu đồ quan hệ thực thể E – R
Biểu đồ 3.6: Biểu đồ mô hình quan hệ thực thể E – R
3.3.3 Thiết kế cấu trúc các bảng cơ sở dữ liệu
Bảng 3.1 Bảng nhân viên (tblNhanVien)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaChucVu Mã chức vụ Varchar(10) FK, Not Null
3 HoTen Họ tên Nvarchar(40) Not Null
4 GioiTinh Giới tính Bit Not Null
5 NgaySinh Ngày sinh Datetime Not Null
6 NoiSinh Nơi sinh Nvarchar(100) Not Null
7 QueQuan Quê quán Nvarchar(100) Not Null
8 DanToc Dân tộc Nvarchar(40) Not Null
9 HoKhauThuongTru Hộ khẩu thường trú Nvarchar(100) Not Null
10 NoiOHienNay Nơi ở hiện nay Nvarchar Not Null
11 ChungMinhThu Chứng minh thư Varchar(10) UN, Not Null
12 NgayCap Ngày cấp Datetime Not Null
13 NoiCap Nơi cấp Nvarchar(100) Not Null
14 Dong_BHXH Đóng BHXH Bit Null
15 DongBHYT Đóng BHYT Bit Null
16 NgheNghiep Nghề nghiệp Nvarchar(40) Not Null
17 NgayKyHopDong Ngày ký hợp đồng Datetime Not Null
18 HanHopDong Hạn hợp đồng Datetime Not Null
19 MaPhongBan Mã phòng ban Varchar(10) FK, Not Null
Bảng 3.2 Bảng Chức vụ (tblChucVu)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChucVu Mã chức vụ Varchar(10) PK, Not Null
2 TenChucVu Tên Chức vụ Nvarchar(20) UN, Not Null
Bảng 3.3 Bảng Thân nhân (tblThanNhan)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 MoiQuanHe Mối quan hệ Nvarchar(20) Not Null
3 HoTen Họ tên Nvarchar(20) Not Null
4 NoiDung Nội dung Nvarchar(200) Not Null
Bảng 3.4 Bảng Quá trình lương (tblQuaTrinhLuong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 BacLuong Bậc lương Float Not Null
3 NgachLuong Ngạch Lương Float Not Null
5 NgayLenLuong Ngày lên lương Datetime UN, Not Null
Bảng 3.5 Bảng trình độ(tblTrinhDo)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaTrinhDo Mã trình độ Varchar(10) PK, Not Null
2 TenTrinhDo Tên trình độ Nvarchar(20) FK, Not Null
Bảng 3.6 Bảng Khen thưởng kỷ luật (tblKTKL)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 KhenThuong Khen thưởng Bit Not Null
3 LyDo Lý do Nvarchar(50) Not Null
4 CongTruLuong Cộng hoặc trừ lương Float Null
Bảng 3.7 Bảng Chi tiết nghỉ việc (tblChiTietNghiViec)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 MaNghiViec Mã nghỉ việc Varchar(10) FK, Not Null
3 NgayNghi Ngày nghỉ Datetime UN, Not Null
4 ThoiGianNghi Thời gian nghỉ Int Not Null
Bảng 3.8 Bảng nghỉ việc (tblNghiViec)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNghiViec Mã nghỉ việc Varchar(10) PK, Not Null
2 LyDoNghi Lý do nghỉ Nvarchar(10) UN, Not Null
Bảng 3.9 Bảng nhân viên, trình độ ngoại ngữ (tblNhanVien_NN)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 MaTrinhDo Mã trình độ Varchar(10) FK, Not Null
Bảng 3.10 Bảng Quá trình công tác (tblQTCongTac)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
3 CongViec Công việc Nvarchar(40) Not Null
4 ChucVu Chức vụ Nvarchar(40) Null
5 PhongBan Phòng ban Nvarchar(40) Null
6 NoiLamViec Nơi làm việc Nvarchar(40) Not Null
Bảng 3.11 Bảng Chuyên môn (tblChuyenMon)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChuyenMon Mã chuyên môn Varchar(10) PK, Not Null
2 TenChuyenMon Tên chuyên môn Nvarchar(20) UN, Not Null
Bảng 3.12 Bảng Phòng ban (tblPhongBan)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaPhongBan Mã Phòng ban Varchar(10) PK, Not Null
2 TenPhongBan Tên Phòng ban Nvarchar(20) Not Null
Bảng 3.13 Bảng Trình độ ngoại ngữ (tblTrinhDoNgoaiNgu)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaTrinhDo Mã Trình độ Varchar(10) PK, Not Null
2 TenTrinhDo Tên Trình độ Nvarchar(20) Not Null
Bảng 3.14 Bảng Trình độ, chuyên môn (tblTrinhDo_ChuyenMon)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaTrinhDo Mã Trình Độ Varchar(10) FK, Not Null
3 MaChuyenMon Mã Chuyên Môn Varchar(20) FK, Not Null
Bảng 3.15 Bảng Trình độ, chuyên môn (tblTrinhDo_ChuyenMon)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaTrinhDo Mã Trình Độ Varchar(10) FK, Not Null
3 MaChuyenMon Mã Chuyên Môn Varchar(20) FK, Not Null
Bảng 3.16 Bảng Chuyển phòng (tblChuyenPhong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaPhongBan Mã Phòng ban Varchar(10) FK, Not Null
3 NgayChuyen Ngày Chuyển Date Not Null
Bảng 3.17 Bảng Chỉ tiêu (tblChiTieu)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChiTieu Mã Chỉ tiêu Varchar(10) PK, Not Null
2 TenChiTieu Tên Chỉ tiêu Nvarchar(10) Not Null
3 NgayBatDau Ngày Bắt đầu Date Not Null
4 NgayGiaHan Ngày Gia hạn Date Not Null
5 NgayKetThuc Ngày Kết thúc Date Null
6 SoLuong Số lượng Int Not Null
7 DonGia Đơn giá Float Not Null
8 ChietKhau Chiết Khấu Float Null
Bảng 3.18: Bảng Chi tiết công việc (tblChiTietCongViec)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChiTieu Mã Chỉ tiêu Varchar(10) PK, Not Null
2 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
3 NghiViec Nghỉ việc Bit Not Null
4 NgayNghi Ngày nghỉ Date Null
5 HuongLuong Hưởng lương Float Not Null
6 TiLeLoiNhuan Tỉ lệ lợi nhuận Float Null
Bảng 3.19: Bảng Bảng công (tblBangCong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaBangCong Mã Bảng công Varchar(10) PK, Not Null
2 MaPhongBan Mã Phòng ban Varchar(20) Not Null
3 ThangCong Tháng công Int Not Null
Bảng 3.20: Bảng Chi tiết bảng công
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaBangCong Mã Bảng công Varchar(10) PK, Not Null
2 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
3 SoGioLam Số Giờ làm Float Not Null
4 SoGioThem Số Giờ thêm Float Null
5 SoLuongCT Số lượng chỉ tiêu Int Null
6 SoNgayNghiPhep Số Ngày nghỉ phép Int Null
Số Ngày nghỉ không phép
Bảng 3.21: Bảng Bảng lương (tblBangLuong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaBangCong Mã Bảng công Varchar(10) PK, Not Null
2 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
3 LuongChiTieu Lương Chỉ tiêu Float Null
4 LuongThoiGian Lương Thời gian Float Not Null
5 LuongPhep Lương Phép Float Null
6 LuongThemGio Lương Thêm giờ Float Null
7 LuongNghi Lương Nghỉ Float Null
8 TienThuong Tiền Thưởng Float Null
9 PhuCapChucVu Phụ Cấp chức vụ Float Not Null
10 PhuCapPhatSinh Phụ Cấp phát sinh Float Null
11 BHXH Bảo hiểm xã hội Float Null
12 BHYT Bảo hiểm y tế Float Null
13 TienPhat Tiền Phạt Float Null
14 TongLuong Tổng Lương Float Null
3.3.4 Mô hình quan hệ giữa các bảng
Sơ đồ 3.1: Mô hình quan hệ giữa các bảng
3.4 Thiết kế một số giao diện thử nghiệm
Hình 3.1: Giao diện chức năng “Đăng nhập” của hệ thống
Hình 3.2: Giao diện các chức năng chính của hệ thống sau khi đăng nhập
Hình 3.3: Giao diện chức năng “Quản lý nhân sự”
Hình 3.4: Giao diện chức năng “Cập nhật hồ sơ nhân viên”
Hình 3.5: Giao diện chức năng “Quản lý lương”
Một số kiến nghị về định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội hiện nay đã và đang dần khẳng định vị trí của mình trên thương trường Số lượng nhân viên đã tăng gấp nhiều lần trong 1 năm trở lại đây Bộ máy tổ chức đã trở nên to lớn và phân chia chuyên biệt hơn Vì lẽ đó, việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty là rất cần thiết Dưới đây là một số kiến nghị đưa ra để phát triển HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội:
+ Ban giám đốc cần linh hoạt và cấp tiến trong việc đưa vào áp dụng hệ thống quản lí nhân sự Có thể việc tham gia trực tiếp quản lý hệ thống không do ban giám đốc lãnh đạo mà có phòng ban riêng chuyên trách nhưng cần có sự đồng ý của ban giám đốc thì phần mềm hệ thống mới được thông qua sử dụng Vì vậy ban giám đốc cần quan tâm, thường xuyên ra quyết định nghiên cứu đánh giá các hệ thống thông tin cầu chức năng hợp lí cho phần mềm áp dụng tại công ty Ngoài ra ban giám đốc phải luôn nắm quyền điều hành hệ thống, tham gia trực tiếp sử dụng.
+ Nhân viên cần được tham gia những khóa đào tạo để có đủ trình độ thao tác trong hệ thống Tránh việc có chức năng được tạo ra nhưng không được sử dụng hoặc những chức năng chỉ có một phòng ban có thể thao tác Như vậy nếu có nhân viên nào đó nghỉ trong một phòng ban thì sẽ không có nhân viên nào có thể tạm thời thay thế. Điều đó dẫn đến việc chậm chễ trong công việc và tốn thêm thời gian đào tạo mới. Ngoài ra người sử dụng thưởng xuyên hệ thống chính là nhân viên vì thế nhân viên là một nhân tố quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống.
+ Dữ liệu hệ thống cần được chọn lọc và cập nhập thường xuyên, tránh dư thừa dữ liệu hoặc thiếu dữ liệu liên quan đến một nghiệp vụ nào đó Việc phân bổ dữ liệu hợp lí và rành mạch giúp cho viêc tra cứu cũng như báo cáo được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn
+ Hệ thống phần cứng cần được nâng cấp phù hợp với phần mềm sử dụng Như thế làm cho hiệu năng của phần mềm được phát huy tối đa, tránh chậm chễ trong việc sử lí dữ liệu.
