CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý nhân sự
về quản lý nhân sự.
2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin.
Trong phần này, chúng tôi sẽ trình bày các khái niệm liên quan đến hệ thống và hệ thống thông tin, được trích dẫn từ giáo trình “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” của tác giả Thạc Bình Cường.
Hệ thống là một tập hợp các yếu tố vật chất và phi vật chất, bao gồm con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc và quy trình Trong một hệ thống, các phần tử này tương tác và hoạt động cùng nhau để đạt được mục tiêu chung Các thuật ngữ như hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế và hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc trong các hoạt động của con người.
Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức, nhằm đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Các tổ chức có thể khai thác hệ thống thông tin (HTTT) cho nhiều mục đích khác nhau Trong quản trị nội bộ, HTTT hỗ trợ việc tạo ra sự thông hiểu và thống nhất trong hành động, từ đó duy trì sức mạnh của tổ chức và đạt được lợi thế cạnh tranh.
2.1.2 Các thành phần hệ thống thông tin.
Có nhiều thành phần cấu tạo nên một hệ thống thông tin.
Phần cứng là những bộ phận vật lý cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, cũng như hệ thống mạng, đóng vai trò là thiết bị kỹ thuật hỗ trợ cho hoạt động trong hệ thống thông tin Nó bao gồm các thiết bị hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, sắp xếp theo thứ tự nhất định nhằm thực hiện chức năng hoặc giải quyết vấn đề cụ thể Nó bao gồm các ý tưởng trừu tượng, thuật toán và chỉ thị.
Hệ thống mạng máy tính bao gồm nhiều máy tính độc lập được kết nối với nhau qua các đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước truyền thông nhất định.
CSDL là hệ thống thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên thiết bị thứ cấp như băng đĩa, cho phép nhiều người dùng và ứng dụng khai thác thông tin đồng thời với các mục đích khác nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là phần mềm chuyên dụng giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến CSDL, bao gồm tính chủ quyền, cơ chế bảo mật và phân quyền truy cập Nó cũng hỗ trợ trong việc giải quyết tranh chấp trong quá trình truy cập dữ liệu.
Tài nguyên dữ liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL) cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học Việc tổ chức này phải theo một mô hình cấu trúc rõ ràng, giúp người sử dụng dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng truy cập thông tin.
Con người là yếu tố quan trọng trong việc điều hành và sử dụng hệ thống thông tin (HTTT), bao gồm hai nhóm chính: những người sử dụng HTTT trong công việc và những người xây dựng, bảo trì HTTT.
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) là một hệ thống tích hợp "người-máy" cung cấp thông tin hỗ trợ con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định HTTT quản lý ứng dụng các thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu, thủ tục thủ công và các mô hình để phân tích, lập kế hoạch và đưa ra quyết định Ngành khoa học này được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.
Ngày nay, việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phân ngành trong toán học, tập trung vào nghiên cứu tích hợp hệ thống máy tính nhằm phục vụ cho mục đích tổ chức.
Hệ thống xử lý giao dịch thường được thiết kế để thực hiện các chức năng cụ thể hoặc giúp giảm bớt khối lượng công việc tính toán và thống kê cho con người Khi nhu cầu về thông tin chính xác và đầy đủ gia tăng, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) trở nên cần thiết Với cơ sở dữ liệu hợp nhất làm hạt nhân, HTTT quản lý hỗ trợ nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau, cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng truy cập thông tin một cách dễ dàng Các chức năng chính của HTTT quản lý bao gồm việc tối ưu hóa quy trình ra quyết định và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Thu nhập và phân tích thông tin một cách hệ thống là rất quan trọng Những dữ liệu hữu ích cần được cấu trúc hóa để dễ dàng lưu trữ và khai thác thông qua các phương tiện tin học.
Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới
Phân phối và cung cấp thông tin
Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư
2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội Tên viết tắt: Hanoi Tourism
Hanoi Tourism Investment Joint Stock Company, also known as Hanoi Tourism., JSC, is represented legally by Mr Bùi Đức Minh and managed by CEO Ms Nhữ Thị Ngần The company's headquarters is located at 159 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hanoi For inquiries, you can reach them by phone at 04 3928 4888, via their hotline at 0947.159.979, or by fax at 04 3928 4849 More information can be found on their website at www.hanoitourism.travel.
Mã số thuế: 0101 909 909 Giấy phép lữ hành quốc tế: 01-216/2014
Công ty hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, tuân thủ Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Khái quát tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Du Lịch Hà Nội
Công ty kinh doanh các ngành nghề sau:
- Tổ chức chương trình du lịch trong nước cho khách Việt Nam.
- Tổ chức chương trình hội nghị hội thảo kết hợp du lịch trong nước và ngoài nước.
- Tổ chức chương trình Team Building kết hợp du lịch.
- Tổ chức chương trình du lịch cho khách nước ngoài vào Việt Nam.
- Tổ chức chương trình du lịch tham quan các nước trên thế giới.
- Đại lý chỉ định cấp 1 của của các hãng hành không (Vietnam Airlines, Jetstar Pacific, Air Mekong, Vietjet Air).
- Bán vé máy bay các hãng hàng không nước ngoài tại Việt Nam.
- Dịch vụ làm visa, hộ chiếu nhập cảnh và xuất cảnh.
- Cho thuê xe du lịch, xe thương mại.
- Đặt phòng khách sạn trong nước và quốc tế.
- Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo và các hoạt động kèm theo.
Thế mạnh – sản phẩm chính
- Tổ chức tour ghép khách lẻ nội địa và quốc tế khởi hành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Tổ chức tour đoàn nội địa và quốc tế.
- Tổ chức tour kết hợp sự kiện – Team building.
- Tour đường bay nội địa và quốc tế.
- Cung cấp vé đoàn du lịch cho các Công ty du lịch khác với giá ưu đãi, hỗ trợ linh hoạt 24/24.
- Cung cấp vé máy bay lẻ các chặng nội địa và quốc tế, hỗ trợ xử lý sự cố 24/24.
- Phát triển đại lý bán vé máy bay cấp 2 trên toàn quốc.
(đơn vị tính: tỉ đồng)
Bảng 2.1: Tình hình tài chính của Công ty từ năm 2012 đến năm 2014
(Nguồn: tài liệu của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội)
2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Công ty chưa áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý, dẫn đến việc lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công và tính lương chủ yếu thực hiện trên giấy tờ Hồ sơ nhân viên được lưu giữ khi họ chính thức làm việc, bao gồm lý lịch cá nhân, quá trình công tác trước đó và các mối quan hệ Khi nhân viên nghỉ việc, chuyển phòng hoặc thay đổi chức vụ, công ty phải ghi chép thủ công vào sổ để theo dõi các thông tin liên quan đến phòng ban, chức vụ trước và sau khi thay đổi, kèm theo ngày tháng Hàng ngày, nhân viên được đánh dấu vào thẻ công và tổng hợp thành bảng công tháng, từ đó công ty thực hiện việc tính lương bằng tay.
Hình 2.1: Đơn xin việc của nhân viên
Hình 2.2: Hợp đồng làm việc
Hình 2.5 hiển thị phiếu xác nhận về việc hoàn thành đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại của Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội.
Công việc trong công ty hiện tại chủ yếu được xử lý thủ công trên giấy tờ, điều này giúp quản lý nhân viên và chấm công dễ dàng mà không yêu cầu trình độ cao Tuy nhiên, hệ thống này gặp nhiều nhược điểm, như lãng phí chi phí do gia tăng số lượng sổ sách, khó khăn trong việc lưu trữ thông tin dẫn đến nguy cơ mất mát, và mất thời gian cũng như sai sót trong quá trình chấm công và tính lương Việc tính lương thủ công có thể dẫn đến sai sót, trong khi hạn định thanh toán lương yêu cầu sự chính xác và nhanh chóng từ người tính lương, tạo áp lực lớn trong công việc.
2.2.3 Giải pháp khắc phục vấn đề
Công ty cần thực hiện phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương, bao gồm các chức năng quan trọng để tối ưu hóa quy trình quản lý.
Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên bao gồm mã số, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện tại, đơn vị công tác, chức danh nghề nghiệp và thông tin quan hệ nhân thân Cần theo dõi trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và quá trình công tác của nhân viên từ khi gia nhập công ty đến hiện tại Ngoài ra, việc quản lý quá trình khen thưởng, kỷ luật và biến động lương của người lao động cũng rất quan trọng.
Quản lý hợp đồng lao động giữa công ty và người lao động là rất quan trọng, bao gồm các loại hợp đồng như hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn và hợp đồng chính thức không xác định thời hạn Việc nắm rõ các loại hợp đồng này giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật về lao động.
Theo dõi gia hạn hợp đồng và lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.
- Thông tin điều chuyển nhân sự
Theo dõi quá trình điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty, theo dõi được tại thời điểm bất kỳ nhân viên đang ở phòng ban nào.
- Thông tin quản lý chính sách của người lao động
Theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản.
- Quản lý lương cho lao động gián tiếp
Tính lương cho nhân viên dựa trên giờ làm việc thực tế, bao gồm việc cập nhật ngày công, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm và đi học Đồng thời, tiến hành tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng dựa trên hệ số lương doanh thu của từng nhân viên.
Quản lý các khoản thưởng đột xuất, Tết, Lễ, phần trích nộp thuế thu nhập các nhân, phần trích nộp bảo hiểm xã hội.
Quản lý tiền lương cho lao động hưởng lương khoán sản phẩm cần cập nhật giá trị tiền lương dựa trên số lượng và đơn giá của sản phẩm đã hoàn thành Đồng thời, việc theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm và đi học cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong quá trình thanh toán lương.
Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên.
Báo cáo quản lý nhân sự bao gồm các thông tin quan trọng như sơ yếu lý lịch, hồ sơ của người lao động, danh sách nhân viên hiện tại, nhân viên chưa có sổ bảo hiểm, nhân viên tạm hoãn hợp đồng, nhân viên nghỉ việc, nhân viên hết hạn hợp đồng, nhân viên đến tuổi nghỉ hưu, cùng với thông tin về nhân viên được khen thưởng hoặc bị kỷ luật Ngoài ra, báo cáo cũng chi tiết diễn biến lương của từng nhân viên và thống kê nhân viên theo độ tuổi, chức danh và trình độ.
Báo cáo quản lý tiền lương bao gồm bảng thanh toán lương, danh sách các khoản phụ cấp, phiếu thu nhập của từng nhân viên, cũng như báo cáo về trích nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội Ngoài ra, còn có báo cáo nguồn thanh toán lương cho các bộ phận và báo cáo tổng hợp thanh toán lương cho toàn công ty.
2.2.4 Các vấn đề và yêu cầu đặt ra đối với hệ thống cần xây dựng
Cần thiết phải triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT QLNS) cho công ty nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc lưu trữ hồ sơ và quản lý nhân viên Hệ thống này giúp nhận diện nhanh chóng ưu nhược điểm của nhân viên, từ đó đưa ra mức thưởng, phạt hợp lý Đồng thời, tiến độ báo cáo và bảo mật thông tin cũng được cải thiện đáng kể.
Khi triển khai hệ thống quản lý nhân sự, cần tích hợp với hệ thống hiện có trong công ty để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc chỉnh sửa và nhập dữ liệu, đồng thời hạn chế sai sót Hệ thống cũng cần có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng.
PHẦN 3PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Đặt vấn đề
Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội đang hướng tới một tương lai phát triển mạnh mẽ với nhiều chi nhánh trên toàn quốc, dự kiến sẽ gia tăng đáng kể số lượng nhân viên.
Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự nếu vẫn duy trì hình thức quản lý thủ công trên giấy Điều này có thể dẫn đến quá tải cho phòng Nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của nhân viên và gây ra sai sót, nhầm lẫn trong quản lý.
Xác định bài toàn
Công ty cần thiết phải phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự để đáp ứng các yêu cầu quan trọng Hệ thống này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
Hệ thống tự động hóa công việc tại phòng nhân sự sẽ tiếp nhận, lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân viên, bao gồm các thông tin cần thiết và thay đổi trong quá trình công tác Đồng thời, hệ thống cũng theo dõi và cập nhật hợp đồng lao động của cán bộ, công nhân viên một cách thường xuyên.
Hệ thống nhân sự có trách nhiệm cập nhật các yếu tố lương và bảng lương hàng tháng của nhân viên, giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn Đồng thời, hệ thống cũng tích hợp nghiệp vụ tính lương cho nhân viên dựa trên công thức cụ thể.
Công ty dựa vào bảng lương chế độ và bảng tổng hợp quỹ tiền lương đạt theo chỉ tiêu để xác định mức lương cho người lao động Hiện tại, công ty áp dụng hai hình thức trả lương khác nhau.
Hình thức trả lương theo chỉ tiêu xác định mức lương cho người lao động dựa trên chỉ tiêu sản xuất và đơn giá cho từng chỉ tiêu Lương chỉ tiêu chỉ được tính khi chỉ tiêu đã hoàn thành, và một chỉ tiêu có thể có nhiều người tham gia, trong khi một người có thể tham gia thực hiện nhiều chỉ tiêu khác nhau.
Lương chỉ tiêu = Số chỉ tiêu * Giá chỉ tiêu * Phần trăm được hưởng
Hình thức trả lương theo thời gian được tính như sau:
Lt/g = (Số ngày công * Mức lương cơ bản * Bậc lương)/26
Trong đó: Lt/g là tiền lương tính theo thời gian
Khi tính lương, cần lưu ý đến các chế độ khác như phụ cấp, bao gồm phụ cấp trách nhiệm, chế độ, độc hại và làm đêm Ngoài ra, các loại thưởng cũng đóng vai trò quan trọng, như thưởng cho sáng kiến, thi đua, tăng năng suất lao động và các khoản thưởng khác Công ty còn phải đóng góp vào quỹ bảo hiểm xã hội, với 15% tiền lương cơ bản của người lao động và 5% từ người lao động, cùng với quỹ bảo hiểm y tế, nơi công ty trích 2% và người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản Cuối cùng, quỹ kinh phí Công đoàn cũng được trích 2% từ tiền lương thực chi của toàn công ty.
Tiền lương của từng công nhân viên trong công ty được tính theo công thức:
Lương thực lĩnh = Lương chỉ tiêu + Lương thời gian + Lương khác + Thưởng + Các khoản phụ cấp – Các khoản khấu trừ.
Lương chỉ tiêu, Lương thời gian được tính như trên đã nêu.
Lương khác = Lương phép + lương thêm giờ + lương nghỉ hưởng 100% lương.
Công ty sử dụng quỹ thưởng để kịp thời động viên những nhân viên có thành tích xuất sắc Mỗi tháng, người quản lý sẽ nhập thưởng cho từng nhân viên dựa trên hiệu suất làm việc của họ.
Các khoản phụ cấp = Phụ cấp chức vụ + phụ cấp phát sinh.
Phụ cấp chức vụ = Mức lương cơ bản * hệ số phụ cấp chức vụ
Phụ cấp phát sinh do người quản lý nhập như các khoản công tác phí, tiền xăng, thuê thiết bị ngoài …
Các khoản khấu trừ = BHXH + BHYT + các khoản khấu trừ khác.
BHXH = Mức lương cơ bản * 5%
BHYT = Mức lương cơ bản * 1%
Các khoản khấu trừ khác gồm có: phạt, bồi thường vật chất do lỗi của nhân viên Các khoản này do người quản lý nhập hàng tháng.
Khi có sự thay đổi trong chính sách tiền lương, cần thiết phải điều chỉnh các định mức liên quan, bao gồm mức lương cơ bản, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.
Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý nhân sự và tiền lương
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Quản lý chỉ tiêu của nhân viên
Cập nhật các khoản phụ cấp
Khai báo các khoản khấu trừ
In danh sách nhân sự
In danh sách khen thưởng, kỷ luật
In danh sách nhân viên hưởng trợ cấp xã hội
In danh sách nhân viên nghỉ việc, hết hợp đồng
In danh mục tra cứu báo cáo
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự bao gồm việc quản lý thông tin nhân viên như sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, quá trình công tác trước khi gia nhập công ty và mối quan hệ gia đình Ngoài ra, việc theo dõi thời hạn hợp đồng làm việc, chuyển phòng, khen thưởng, kỷ luật, cũng như quá trình thăng tiến và điều chỉnh bậc lương, hệ số lương là rất quan trọng Đồng thời, quản lý nhân viên nghỉ tạm thời, nghỉ hẳn và quá trình nghỉ hưu cũng cần được chú ý để đảm bảo sự vận hành trơn tru của tổ chức.
Quản lý tính lương bao gồm việc chấm công theo thời gian, lập bảng công hàng tháng để tính lương, và khai báo các khoản phụ cấp cũng như khấu trừ liên quan đến lương của công ty Dựa vào bảng công, quy trình này giúp tạo ra bảng lương chính xác và hiệu quả.
3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu a Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Biểu đồ 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Nhân viên chấm công hàng ngày và hệ thống tổng hợp ngày công theo tháng, gửi bảng lương chi tiết đến các phòng ban Khi quản lý yêu cầu thông tin nhân sự, báo cáo sẽ được cung cấp Nhân viên cần cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, tuổi, và gia đình, và nhận phiếu lương theo tháng hoặc tuần, tùy thuộc vào hình thức trả tiền.
Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống chỉ mang tính tổng quát và không chỉ ra chi tiết các vấn đề phát sinh Để làm rõ hơn các vấn đề, cần phải phân tích sơ đồ dữ liệu ở mức đỉnh Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh sẽ cung cấp cái nhìn sâu hơn về các thành phần và mối quan hệ trong hệ thống.
Biểu đồ 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sau khi trở thành nhân viên chính thức, thông tin cá nhân của nhân viên sẽ được gửi đến bộ phận quản lý nhân sự và lưu trữ trong "Hồ sơ nhân viên" Bộ phận nhân sự sẽ phân công nhân viên vào phòng ban phù hợp và gửi thông tin cho bộ phận điều hành và quản lý tiền lương, nhằm phục vụ cho việc phân nhóm công việc, chấm công và tính lương.
Nhân viên được chấm công theo hai phương pháp: theo tiến độ hoàn thành công việc (chỉ tiêu và doanh số bán hàng) và theo thời gian làm việc Bảng công được lập nhằm mục đích tính lương, do bộ phận quản lý tiền lương thực hiện dựa trên các bảng công hàng tháng Khi có nhân viên đủ tiêu chuẩn để khen thưởng hoặc cần khiển trách, bảng công sẽ được gửi từ bộ phận này tới bộ phận quản lý nhân sự để tiến hành các biện pháp khen thưởng hoặc kỷ luật Sau khi tính lương hoàn tất, bộ phận quản lý tiền lương sẽ gửi bảng lương chi tiết đến các phòng ban và lưu trữ bảng lương theo tháng hoặc theo kỳ hạn nhất định.
Biểu đồ mức đỉnh cung cấp cái nhìn sâu sắc về dữ liệu đầu vào và đầu ra, đồng thời lưu trữ thông tin cần thiết Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của các bộ phận, cần tham khảo sơ đồ mức dưới đỉnh cho từng bộ phận Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh là công cụ quan trọng trong chức năng quản lý nhân sự.
Biểu đồ 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý nhân sự
1: Thông tin nhân viên 2: Thông tin chức vụ 3: Thông tin phòng ban 4: Yêu cầu thông tin nhân viên 5: Thông tin nghỉ việc6: Quá trình công tác
Nhân viên cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, quá trình công tác trước đây và quan hệ gia đình để lưu vào kho dữ liệu “Nhân viên” Kho dữ liệu này hỗ trợ thông tin cho việc chuyển phòng và nghỉ việc Khi nhân viên chuyển phòng, thông tin sẽ được lưu vào kho “Chuyển phòng”, trong khi kho “Nghỉ việc” lưu trữ quá trình nghỉ việc của nhân viên Để quản lý nhân viên hiệu quả hơn, cần thiết lập thêm các kho dữ liệu khác.
Nhân viên cần được đánh giá qua "quá trình công tác" để hiểu rõ những kinh nghiệm và đóng góp của họ trước khi gia nhập công ty Bên cạnh đó, việc theo dõi "quá trình lương, bậc lương" giúp quản lý diễn biến lương của nhân viên và lập kế hoạch tăng lương hợp lý, đảm bảo sự công bằng và khuyến khích sự phát triển nghề nghiệp.
Chức năng Quản lý tiền lương
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý tiền lương
1: Bảng công 2: Bảng lương 3: Thông tin phụ cấp 4: Thông tin khấu trừ 5: Lương
Các phòng ban thực hiện chấm công hàng ngày và nhập dữ liệu vào hệ thống Hệ thống sẽ lưu trữ bảng chấm công theo ngày để tổng hợp thành bảng công theo tháng Đồng thời, hệ thống cũng sử dụng bảng công hàng ngày từ các phòng ban để tổng hợp danh sách công việc hoàn thành và lưu trữ danh sách này.
Để tính lương chính xác, cần thu thập đầy đủ thông tin như các khoản phúc lợi, hệ số lương, cấp bậc và chức vụ Những thông tin này được lấy từ các kho dữ liệu tương ứng, bao gồm kho phúc lợi (như BHYT, BHXH, con thương binh, và chế độ thai sản) và hệ số lương theo quy định của nhà nước hoặc chức vụ Ngoài ra, cần xác định hình thức trả lương, có thể là theo ngày, tuần hoặc tháng, để lập bảng lương gửi đến các phòng ban và nhân viên.
Thiết kế hệ thống
Mối quan hệ giữa nhân viên và chức vụ được xác định theo kiểu một – nhiều, trong đó một chức vụ có thể gắn liền với một hoặc nhiều nhân viên, trong khi mỗi nhân viên chỉ đảm nhận một chức vụ duy nhất.
Trong một tổ chức, mỗi phòng ban chỉ có thể có nhiều nhân viên, trong khi mỗi nhân viên chỉ làm việc tại một phòng ban cụ thể Do đó, mối quan hệ giữa phòng ban và nhân viên là mối quan hệ một – nhiều.
Mối quan hệ thân nhân giữa các nhân viên là đa dạng, với mỗi nhân viên thường có ít nhất một mối quan hệ thân thiết Do đó, sự liên kết giữa thân nhân và nhân viên được xem là mối quan hệ nhiều – một.
Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể trải qua nhiều lần điều chỉnh lương, dẫn đến việc ít nhất một lần thay đổi mức lương Mỗi lần thay đổi này chỉ áp dụng cho một nhân viên cụ thể, tạo nên mối liên kết giữa quá trình lương và nhân viên theo kiểu một nhiều.
Trong suốt quá trình làm việc, một nhân viên có thể không đạt được thành tích nào hoặc có thể có nhiều thành tích, đồng thời cũng có thể không vi phạm quy định hoặc có nhiều sai phạm Điều này dẫn đến việc họ không nhận được khen thưởng hoặc kỷ luật, tạo ra mối liên kết giữa khen thưởng, kỷ luật và nhân viên là không ổn định hoặc có thể thay đổi.
Nhân viên có thể nghỉ việc qua nhiều hình thức như nghỉ có lương, nghỉ không lương, nghỉ phép hoặc nghỉ do ốm đau Điều này tạo ra mối liên kết đa dạng giữa nhân viên và các hình thức nghỉ việc, vì một hình thức nghỉ có thể áp dụng cho nhiều nhân viên khác nhau Để quản lý mối liên kết phức tạp này, chúng ta sử dụng một thực thể chi tiết về nghỉ việc.
Mối liên kết giữa nhân viên và công việc thường là mối quan hệ nhiều-nhiều, khi một nhân viên có thể đảm nhận nhiều công việc và một công việc có thể có nhiều nhân viên Để đơn giản hóa và quản lý hiệu quả mối liên kết này, cần thiết phải thêm một thực thể liên kết chi tiết công việc.
Một nhân viên có thể sở hữu nhiều trình độ và chuyên môn khác nhau, trong khi nhiều nhân viên có thể chia sẻ cùng một trình độ hoặc chuyên môn Do đó, mối quan hệ giữa nhân viên và trình độ, cũng như giữa nhân viên và chuyên môn, là mối quan hệ nhiều – nhiều Để đơn giản hóa các mối liên kết này, chúng ta sử dụng thực thể liên kết trình độ chuyên môn.
Mỗi nhân viên đều có ít nhất một quá trình công tác riêng biệt, tạo nên mối liên kết một – nhiều giữa nhân viên và quá trình công tác.
Nhân viên có khả năng chuyển phòng nhiều lần, với mỗi lần chuyển liên quan đến hai phòng ban khác nhau Điều này tạo ra mối liên kết một – nhiều giữa nhân viên và việc chuyển phòng, cũng như mối liên kết một – hai giữa việc chuyển phòng và các phòng ban.
Mỗi nhân viên có nhiều bảng công, trong khi mỗi bảng công chỉ thuộc về một phòng ban Tuy nhiên, một phòng ban có thể có nhiều bảng công trong các tháng khác nhau Mối liên kết giữa nhân viên và bảng công là mối liên kết nhiều – nhiều, trong khi mối liên kết giữa bảng công và phòng ban là mối liên kết nhiều – một.
Mỗi bảng công lập có một bảng lương chi tiết, trong đó mỗi bảng lương chỉ chứa thông tin của một nhân viên Tuy nhiên, một nhân viên có thể có nhiều bảng lương chi tiết Do đó, mối liên kết giữa nhân viên và bảng lương chi tiết là mối liên kết một – nhiều, trong khi liên kết giữa bảng lương chi tiết và bảng công là mối liên kết nhiều – một.
3.3.2 Biểu đồ quan hệ thực thể E – R
Biểu đồ 3.6: Biểu đồ mô hình quan hệ thực thể E – R
3.3.3 Thiết kế cấu trúc các bảng cơ sở dữ liệu
Bảng 3.1 Bảng nhân viên (tblNhanVien)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaChucVu Mã chức vụ Varchar(10) FK, Not Null
3 HoTen Họ tên Nvarchar(40) Not Null
4 GioiTinh Giới tính Bit Not Null
5 NgaySinh Ngày sinh Datetime Not Null
6 NoiSinh Nơi sinh Nvarchar(100) Not Null
7 QueQuan Quê quán Nvarchar(100) Not Null
8 DanToc Dân tộc Nvarchar(40) Not Null
9 HoKhauThuongTru Hộ khẩu thường trú Nvarchar(100) Not Null
10 NoiOHienNay Nơi ở hiện nay Nvarchar Not Null
11 ChungMinhThu Chứng minh thư Varchar(10) UN, Not Null
12 NgayCap Ngày cấp Datetime Not Null
13 NoiCap Nơi cấp Nvarchar(100) Not Null
14 Dong_BHXH Đóng BHXH Bit Null
15 DongBHYT Đóng BHYT Bit Null
16 NgheNghiep Nghề nghiệp Nvarchar(40) Not Null
17 NgayKyHopDong Ngày ký hợp đồng Datetime Not Null
18 HanHopDong Hạn hợp đồng Datetime Not Null
19 MaPhongBan Mã phòng ban Varchar(10) FK, Not Null
Bảng 3.2 Bảng Chức vụ (tblChucVu)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChucVu Mã chức vụ Varchar(10) PK, Not Null
2 TenChucVu Tên Chức vụ Nvarchar(20) UN, Not Null
Bảng 3.3 Bảng Thân nhân (tblThanNhan)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 MoiQuanHe Mối quan hệ Nvarchar(20) Not Null
3 HoTen Họ tên Nvarchar(20) Not Null
4 NoiDung Nội dung Nvarchar(200) Not Null
Bảng 3.4 Bảng Quá trình lương (tblQuaTrinhLuong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 BacLuong Bậc lương Float Not Null
3 NgachLuong Ngạch Lương Float Not Null
4 HSLuong Hệ số lương Float Not Null
5 NgayLenLuong Ngày lên lương Datetime UN, Not Null
Bảng 3.5 Bảng trình độ(tblTrinhDo)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaTrinhDo Mã trình độ Varchar(10) PK, Not Null
2 TenTrinhDo Tên trình độ Nvarchar(20) FK, Not Null
Bảng 3.6 Bảng Khen thưởng kỷ luật (tblKTKL)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 KhenThuong Khen thưởng Bit Not Null
3 LyDo Lý do Nvarchar(50) Not Null
4 CongTruLuong Cộng hoặc trừ lương Float Null
Bảng 3.7 Bảng Chi tiết nghỉ việc (tblChiTietNghiViec)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 MaNghiViec Mã nghỉ việc Varchar(10) FK, Not Null
3 NgayNghi Ngày nghỉ Datetime UN, Not Null
4 ThoiGianNghi Thời gian nghỉ Int Not Null
Bảng 3.8 Bảng nghỉ việc (tblNghiViec)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNghiViec Mã nghỉ việc Varchar(10) PK, Not Null
2 LyDoNghi Lý do nghỉ Nvarchar(10) UN, Not Null
Bảng 3.9 Bảng nhân viên, trình độ ngoại ngữ (tblNhanVien_NN)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 MaTrinhDo Mã trình độ Varchar(10) FK, Not Null
Bảng 3.10 Bảng Quá trình công tác (tblQTCongTac)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
2 Ngay Ngày công tác Date Not Null
3 CongViec Công việc Nvarchar(40) Not Null
4 ChucVu Chức vụ Nvarchar(40) Null
5 PhongBan Phòng ban Nvarchar(40) Null
6 NoiLamViec Nơi làm việc Nvarchar(40) Not Null
Bảng 3.11 Bảng Chuyên môn (tblChuyenMon)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChuyenMon Mã chuyên môn Varchar(10) PK, Not Null
2 TenChuyenMon Tên chuyên môn Nvarchar(20) UN, Not Null
Bảng 3.12 Bảng Phòng ban (tblPhongBan)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaPhongBan Mã Phòng ban Varchar(10) PK, Not Null
2 TenPhongBan Tên Phòng ban Nvarchar(20) Not Null
Bảng 3.13 Bảng Trình độ ngoại ngữ (tblTrinhDoNgoaiNgu)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaTrinhDo Mã Trình độ Varchar(10) PK, Not Null
2 TenTrinhDo Tên Trình độ Nvarchar(20) Not Null
Bảng 3.14 Bảng Trình độ, chuyên môn (tblTrinhDo_ChuyenMon)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaTrinhDo Mã Trình Độ Varchar(10) FK, Not Null
3 MaChuyenMon Mã Chuyên Môn Varchar(20) FK, Not Null
Bảng 3.15 Bảng Trình độ, chuyên môn (tblTrinhDo_ChuyenMon)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaTrinhDo Mã Trình Độ Varchar(10) FK, Not Null
3 MaChuyenMon Mã Chuyên Môn Varchar(20) FK, Not Null
Bảng 3.16 Bảng Chuyển phòng (tblChuyenPhong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) PK, Not Null
2 MaPhongBan Mã Phòng ban Varchar(10) FK, Not Null
3 NgayChuyen Ngày Chuyển Date Not Null
Bảng 3.17 Bảng Chỉ tiêu (tblChiTieu)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChiTieu Mã Chỉ tiêu Varchar(10) PK, Not Null
2 TenChiTieu Tên Chỉ tiêu Nvarchar(10) Not Null
3 NgayBatDau Ngày Bắt đầu Date Not Null
4 NgayGiaHan Ngày Gia hạn Date Not Null
5 NgayKetThuc Ngày Kết thúc Date Null
6 SoLuong Số lượng Int Not Null
7 DonGia Đơn giá Float Not Null
8 ChietKhau Chiết Khấu Float Null
Bảng 3.18: Bảng Chi tiết công việc (tblChiTietCongViec)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaChiTieu Mã Chỉ tiêu Varchar(10) PK, Not Null
2 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
3 NghiViec Nghỉ việc Bit Not Null
4 NgayNghi Ngày nghỉ Date Null
5 HuongLuong Hưởng lương Float Not Null
6 TiLeLoiNhuan Tỉ lệ lợi nhuận Float Null
Bảng 3.19: Bảng Bảng công (tblBangCong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaBangCong Mã Bảng công Varchar(10) PK, Not Null
2 MaPhongBan Mã Phòng ban Varchar(20) Not Null
3 ThangCong Tháng công Int Not Null
Bảng 3.20: Bảng Chi tiết bảng công
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaBangCong Mã Bảng công Varchar(10) PK, Not Null
2 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
3 SoGioLam Số Giờ làm Float Not Null
4 SoGioThem Số Giờ thêm Float Null
5 SoLuongCT Số lượng chỉ tiêu Int Null
6 SoNgayNghiPhep Số Ngày nghỉ phép Int Null
7 SoNgayNghiKPhep Số Ngày nghỉ không phép
Bảng 3.21: Bảng Bảng lương (tblBangLuong)
STT Tên thuộc tính Ý nghĩa Kiểu Giá trị
1 MaBangCong Mã Bảng công Varchar(10) PK, Not Null
2 MaNV Mã Nhân viên Varchar(10) FK, Not Null
3 LuongChiTieu Lương Chỉ tiêu Float Null
4 LuongThoiGian Lương Thời gian Float Not Null
5 LuongPhep Lương Phép Float Null
6 LuongThemGio Lương Thêm giờ Float Null
7 LuongNghi Lương Nghỉ Float Null
8 TienThuong Tiền Thưởng Float Null
9 PhuCapChucVu Phụ Cấp chức vụ Float Not Null
10 PhuCapPhatSinh Phụ Cấp phát sinh Float Null
11 BHXH Bảo hiểm xã hội Float Null
12 BHYT Bảo hiểm y tế Float Null
13 TienPhat Tiền Phạt Float Null
14 TongLuong Tổng Lương Float Null
3.3.4 Mô hình quan hệ giữa các bảng
Sơ đồ 3.1: Mô hình quan hệ giữa các bảng
3.4 Thiết kế một số giao diện thử nghiệm
Hình 3.1: Giao diện chức năng “Đăng nhập” của hệ thống
Hình 3.2: Giao diện các chức năng chính của hệ thống sau khi đăng nhập
Hình 3.3: Giao diện chức năng “Quản lý nhân sự”
Hình 3.4: Giao diện chức năng “Cập nhật hồ sơ nhân viên”
Hình 3.5: Giao diện chức năng “Quản lý lương”
Một số kiến nghị về định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội
Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội đang khẳng định vị thế trên thị trường với sự gia tăng đáng kể về số lượng nhân viên trong năm qua Bộ máy tổ chức đã trở nên lớn mạnh và chuyên biệt hơn, do đó, việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết Dưới đây là một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý nhân sự tại công ty.
Ban giám đốc cần linh hoạt và tiến bộ trong việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự, mặc dù có thể có phòng ban chuyên trách, nhưng sự đồng ý của ban giám đốc là cần thiết để phần mềm được sử dụng Do đó, ban giám đốc cần thường xuyên nghiên cứu và đánh giá các hệ thống thông tin hiệu quả từ các công ty khác để đưa ra yêu cầu chức năng hợp lý cho phần mềm Hơn nữa, ban giám đốc cũng phải giữ quyền điều hành hệ thống và tham gia trực tiếp vào việc sử dụng.
Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, nhân viên cần tham gia các khóa đào tạo phù hợp nhằm có đủ trình độ thao tác trong hệ thống Việc này giúp tránh tình trạng chức năng bị tạo ra nhưng không được sử dụng hoặc chỉ một phòng ban có thể thao tác Nếu có nhân viên nghỉ việc trong phòng ban, sẽ không có ai có thể tạm thời thay thế, dẫn đến chậm trễ trong công việc và tốn thêm thời gian cho việc đào tạo nhân viên mới.
Nhân viên là một yếu tố quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống, vì họ là những người sử dụng thường xuyên Sự tham gia và đóng góp của nhân viên sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả và sự phát triển bền vững của hệ thống.
Dữ liệu hệ thống cần được chọn lọc và cập nhật thường xuyên để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu sót thông tin liên quan đến các nghiệp vụ Việc phân bổ dữ liệu một cách hợp lý và rõ ràng không chỉ giúp việc tra cứu trở nên nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu quả của các báo cáo.
Để tối ưu hóa hiệu suất phần mềm, hệ thống phần cứng cần được nâng cấp phù hợp với yêu cầu của phần mềm Việc này giúp phát huy tối đa khả năng xử lý dữ liệu, tránh tình trạng chậm trễ trong quá trình hoạt động.
