PHẦN 1 : TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần
3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý nhân sự và tiền lương
Quản lý nhân sự
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Quản lý chỉ tiêu của nhân viên
Quản lý tiền lương Lập bảng công Cập nhật các khoản phụ cấp Khai báo các khoản khấu trừ
Báo cáo lương
Báo cáo thống kê
In danh sách nhân sự In danh sách khen thưởng, kỷ luật In danh sách nhân viên hưởng trợ cấp xã hội In danh sách nhân viên nghỉ việc, hết hợp đồng In danh mục tra cứu báo cáo
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự: quản lý thông tin nhân viên gồm sơ yếu lý lịch, trình độ, quá
trình cơng tác trước khi vào cơng ty, quan hệ gia đình, … Quản lý thời hạn hợp đồng làm việc của nhân viên, theo dõi chuyển phòng, khen thưởng kỷ luật, quá trình lên lương, bậc lương, hệ số lương,… quản lý nhân viên nghỉ tạm thời, nghỉ hẳn, về hưu.
Quản lý Tính lương: thực hiện chấm cơng theo thời gian, lập bảng cơng theo
tháng để tính lương, khai báo các khoản phụ cấp, khấu trừ như trong tính lương của cơng ty, dựa vào bảng công để lập bảng lương.
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Biểu đồ 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Giải thích: Nhân viên chấm cơng theo từng ngày và hệ thống sẽ tổng hợp ngày
cơng theo tháng, sau đó hệ thống sẽ gửi lại các phịng ban bảng lương chi tiết. Khi người quản lý có yêu cầu về thông tin nhân sự, thông tin sẽ được gửi đến qua các báo cáo. Nhân viên sẽ cung cấp các thông tin cá nhân như: họ tên, tuổi, gia đình,… Và được nhận phiếu lương theo từng tháng hay tuần, tùy theo hình thức trả tiền của từng nhân viên.
Tuy nhiên sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống trên chỉ là tổng quát. Khi các vấn đề phát sinh ra thì sơ đồ trên chưa vạch ra chi tiết của vấn đề. Để cụ thể vấn đề ta cần phân tích trong sơ đồ dữ liệu mức đỉnh.
Biểu đồ 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Chú thích: 1: Thơng tin nhân viên 2: Bảng lương
Giải thích: Sau khi xin việc vào cơng ty trở thành nhân viên chính thức, thơng
tin cá nhân của nhân viên sẽ được gửi cho bộ phận quản lý nhân sự và các thông tin này được lưu vào kho “Hồ sơ nhân viên”. Đồng thời bộ phận nhân sự sẽ điều động nhân viên đó vào trong phịng ban thích hợp để làm và gửi thông tin nhân viên cho bộ phận điều hành và quản lý tiền lương để phục vụ việc phân nhóm cơng việc, chấm cơng và tính lương cho nhân viên.
Nhân viên sẽ được chấm công theo 2 cách, theo tiến độ hồn thành cơng việc (chỉ tiêu và doanh số bán hàng) và theo thời gian làm việc. Bảng cơng được lập để tiện cho việc tính lương. Việc tính lương được thực hiện bởi bộ phận quản lý tiền lương dựa trên các bảng cơng theo tháng. Khi có nhân viên đạt tiêu chuẩn để khen thưởng hoặc nhân viên cần được khiển trách thì 1 bảng cơng sẽ được gửi từ bộ phận này tới bộ phận quản lý nhân sự để tiến hành khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên đó. Sau đó tính lương xong thì bộ phận này sẽ gửi bảng lương chi tiết cho các phòng ban, đồng thời lưu trữ bảng lương của từng tháng hay theo kỳ hạn nào đó vào một kho bảng lương.
Biểu đồ mức đỉnh đã nói chi tiết hơn phần nào về dữ liệu vào và ra, cũng như việc lưu trữ các thông tin cần thiết. Để hiểu chi tiết hơn về cách vận hành các bộ phận ra sao thì cần có sơ đồ mức dưới đỉnh của từng bộ phận.
c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng Quản lý nhân sự:
Biểu đồ 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý nhân sự
1: Thông tin nhân viên 2: Thông tin chức vụ 3: Thông tin phịng ban 4: u cầu thơng tin nhân viên 5: Thơng tin nghỉ việc6: Q trình cơng tác
Giải thích: Nhân viên phải cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân, q trình
cơng tác trước đây, quan hệ gia đình,… Và những thơng tin này sẽ được lưu vào kho dữ liệu “Nhân viên”. Kho dữ liệu này sẽ cung cấp thơng tin nhân viên cho việc chuyển phịng và nghỉ việc. Nếu nhân viên chuyển phòng, thơng phịng ban và nhân viên đó sẽ được lưu vào kho “Chuyển phịng”. Kho “Nghỉ việc” lưu thơng tin q trình nghỉ việc của nhân viên. Để quản lý nhân viên chặt chẽ hơn thì ngồi ra cần có các kho khác như “Q trình cơng tác” – Nhân viên đó đã làm gì trước khi đến cơng ty, “Q trình lương, bậc lương” – Theo dõi diễn biến lương của nhân viên và lên kế hoạch lên lương hợp lý…
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng quản lý tiền lương
1: Bảng công 2: Bảng lương 3: Thông tin phụ cấp 4: Thông tin khấu trừ 5: Lương
Giải thích: Các phịng ban thực hiện chấm cơng theo ngày, sau mỗi ngày phịng
ban đó sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống, hệ thống sẽ lưu các bảng chấm công theo ngày để tổng hợp và lưu thành bảng công theo tháng. Hệ thống cũng dựa vào bảng công theo ngày từ các phòng ban gửi để tổng hợp danh sách các cơng việc hồn thành và lưu lại danh sách đó.
Muốn tính lương cần có đầy đủ các thơng tin cần thiết, như các khoản cơ chế phúc lợi, hệ số lương, cấp bậc, chức vụ. Những thông tin ấy được cung cấp từ các kho tương ứng: kho cơ chế phúc lợi (gồm BHYT, BHXH, con thương binh, hưởng thai sản,…), hệ số lương (Theo quy định nhà nước hoặc theo chức vụ). Khi tính lương cần quan tâm đến hình thức trả là theo ngày, theo tuần hay theo tháng để làm bảng lương gửi cho các phòng ban và cho nhân viên.