TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Kết cấu khóa luận
Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 phần chínhPhần 1: Tổng quan về đề nghiên cứu
Phần 2: Cơ sở lý luận, thực trạng phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Trong phần 2, bài viết trình bày rõ ràng các khái niệm, quy trình và phương pháp phân tích hệ thống thông tin, cùng với quy trình quản lý nhân sự và thực trạng của vấn đề này Những nội dung này tạo nền tảng vững chắc cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự chi tiết trong phần 3.
Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Hoàn thiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An bao gồm việc xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng, xây dựng các sơ đồ hướng đối tượng như use case và sơ đồ tuần tự, cũng như thiết kế giao diện sử dụng cho hệ thống.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ KINH TẾ KỸ THUẬT BẮC NGHỆ AN 5 2.1 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, các giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức, nhằm phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức.
Các tổ chức có thể áp dụng hệ thống thông tin (HTTT) cho nhiều mục đích khác nhau Trong quản trị nội bộ, HTTT hỗ trợ tạo ra sự thông hiểu và thống nhất trong hành động, từ đó duy trì sức mạnh tổ chức và đạt được lợi thế cạnh tranh Các thành phần của hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc này.
Phần cứng là các thành phần vật lý cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, bao gồm cả hệ thống mạng, được sử dụng như thiết bị kỹ thuật hỗ trợ cho hoạt động trong hệ thống thông tin Những thiết bị này là hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo trình tự nhất định, nhằm thực hiện chức năng hoặc giải quyết bài toán Nó có thể bao gồm những ý tưởng trừu tượng, thuật toán và chỉ thị.
Hệ thống mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước truyền thông nhất định Nó đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin, cho phép truyền tải thông tin giữa các máy tính và người dùng từ nơi này đến nơi khác, từ người này đến người khác thông qua mạng.
Con người đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và sử dụng hệ thống thông tin, được chia thành hai nhóm chính: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng ngày và những người tham gia xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin.
CSDL là hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên thiết bị thứ cấp như băng đĩa và đĩa từ, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người dùng và chương trình ứng dụng với các mục đích khác nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là phần mềm chuyên dụng giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến CSDL, bao gồm tính chủ quyền, cơ chế bảo mật và phân quyền truy cập Nó cũng hỗ trợ trong việc giải quyết tranh chấp trong quá trình truy cập dữ liệu, đảm bảo sự an toàn và hiệu quả trong quản lý thông tin.
Tài nguyên dữ liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL) cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức khoa học theo một mô hình cấu trúc rõ ràng Điều này giúp người sử dụng truy cập thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian quan trọng giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong quản lý, giúp tối ưu hóa quy trình ra quyết định và thực hiện nhiệm vụ.
Hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài, thực hiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho hệ quyết định cũng như hệ tác nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) là một hệ thống tích hợp "người-máy" cung cấp thông tin hỗ trợ con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định HTTT quản lý kết hợp các thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu, thủ tục thủ công và mô hình để phân tích và lập kế hoạch quản lý Ngành khoa học này thường được coi là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.
Ngày nay, việc xử lý dữ liệu và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phân ngành của toán học, tập trung vào nghiên cứu tích hợp hệ thống máy tính để phục vụ cho mục đích tổ chức.
Hệ thống xử lý giao dịch thường được thiết kế để phục vụ một hoặc vài chức năng cụ thể, giúp giảm bớt khối lượng công việc tính toán và thống kê cho con người Khi nhu cầu về thông tin đầy đủ và chính xác hơn gia tăng, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) trở nên cần thiết Với cơ sở dữ liệu hợp nhất làm hạt nhân, HTTT quản lý hỗ trợ nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau, cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin Các chức năng chính của HTTT quản lý bao gồm
Thu nhập và phân tích thông tin một cách hệ thống là rất quan trọng Những thông tin hữu ích cần được cấu trúc hóa để dễ dàng lưu trữ và khai thác trên các phương tiện công nghệ thông tin.
Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới
Phân phối và cung cấp thông tin
Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý (HTTT) được đánh giá dựa trên khả năng phản hồi nhanh chóng với các yêu cầu thông tin, tính linh hoạt của hệ thống, và mức độ toàn vẹn, đầy đủ của dữ liệu Quy trình xây dựng và phát triển HTTT cần đảm bảo các yếu tố này để đạt hiệu quả tối ưu.
Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế
Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống
Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, mặc dù được phát triển bởi nhiều tác giả với các điểm, thuật ngữ và quy ước khác nhau, đều xác định các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án.
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là bước quan trọng để thu thập thông tin về hệ thống hiện tại, từ đó đề xuất các phương án tối ưu nhằm đảm bảo tính khả thi cao nhất cho dự án Quá trình khảo sát thường được thực hiện qua bốn bước cơ bản.
Để bắt đầu, cần tiến hành khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Việc tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại sẽ giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu của nó.
Bước 2 : Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến
Bước 3: Đề xuất các ý tưởng cho giải pháp mới với sự cân nhắc về tính khả thi Hãy phác thảo những giải pháp đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới và thực hiện các đánh giá cần thiết để hỗ trợ quyết định lựa chọn cuối cùng.
Bước 4: Lập kế hoạch cho dự án và dự trù tổng quát, bao gồm việc xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo Cần xác định và dự trù các nguồn tài nguyên cần thiết như tài chính, nhân sự và trang thiết bị để đảm bảo việc triển khai dự án diễn ra suôn sẻ.
Phân tích hệ thống bắt đầu bằng việc xác định chức năng nghiệp vụ, điều này giúp hiểu rõ nhiệm vụ và chức năng của tổ chức Qua đó, ta có thể xác định các dữ liệu và thông tin cần thiết cho các chức năng, đồng thời nhận diện những hạn chế và ràng buộc liên quan Mỗi hệ thống đều yêu cầu một cơ sở dữ liệu, có thể là một cơ sở dữ liệu hiện có hoặc được xây dựng mới.
Sau giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống là bước tiếp theo nhằm đáp ứng các yêu cầu đã được xác định Giai đoạn này tập trung vào việc tìm ra cách thức hệ thống có thể thỏa mãn các yêu cầu trong đặc tả Các công việc chính bao gồm: xác định form nhập liệu dựa trên các thành phần dữ liệu cần thiết, nhận diện các báo cáo và đầu ra mà hệ thống cần tạo ra, thiết kế forms bằng cách vẽ trên giấy hoặc sử dụng công cụ thiết kế, xác định các thành phần dữ liệu và bảng để xây dựng cơ sở dữ liệu, cũng như ước tính các thủ tục mô tả quá trình xử lý từ input đến output.
- Xây dựng hệ thống: Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống.
Người lập trình thực hiện các yêu cầu từ nhà thiết kế và chịu trách nhiệm viết tài liệu hướng dẫn liên quan đến chương trình, giải thích quy trình tạo ra mã nguồn và lý do cho các quyết định đó.
2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng
Trong bài viết này, tôi sẽ sử dụng các thông tin được trích dẫn và tham khảo từ cuốn sách "Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML" của tác giả Đặng Văn Đức, được xuất bản bởi Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà Nội.
Các phương pháp hướng chức năng sử dụng chức năng làm đơn vị phân rã trong phân tích hệ thống Mặc dù dễ thực hiện và dễ hiểu, nhưng chúng có nhược điểm lớn là hệ thống được xây dựng theo cách này thường khó sửa chữa, nâng cấp và ít khả năng tái sử dụng trong các bối cảnh khác.
Các phương pháp lập trình hướng đối tượng đã được phát triển để khắc phục những hạn chế của phương pháp lập trình hướng chức năng Những phương pháp này tập trung vào việc sử dụng các đối tượng, giúp tăng cường khả năng tái sử dụng mã và cải thiện tính linh hoạt trong phát triển phần mềm.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng
Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng dựa trên các thuật ngữ và khái niệm của lĩnh vực ứng dụng cụ thể, tạo ra sự kết nối giữa hệ thống và vấn đề thực tiễn Quá trình phát triển phần mềm là sự hợp tác giữa khách hàng, người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế, nhà phát triển, và các chuyên gia, giúp cải thiện giao tiếp và hiệu quả làm việc giữa các bên liên quan.
- Các giai đoạn của chu trình phát triển hệ thống theo mô hình hướng đối tượng:
Phân tích hướng đối tượng (Object Oriented Analysis - OOA) là giai đoạn quan trọng trong phát triển phần mềm, nhằm xây dựng một mô hình chính xác và súc tích cho vấn đề Mô hình này bao gồm các đối tượng và khái niệm từ đời thực, giúp người sử dụng dễ dàng hiểu và tương tác với hệ thống.
Thiết kế hướng đối tượng (Object Oriented Design - OOD) là quá trình tổ chức chương trình thành các nhóm đối tượng tương tác, trong đó mỗi đối tượng đại diện cho một thực thể thuộc một lớp Các lớp này hình thành một cấu trúc cây với các mối quan hệ thừa kế rõ ràng.
Lập trình hướng đối tượng (OOP) là một kỹ thuật quan trọng trong giai đoạn xây dựng phần mềm, cho phép thiết kế hiệu quả thông qua các ngôn ngữ lập trình hỗ trợ tính năng này, như C++ và Java Giai đoạn này tạo ra mã nguồn có thể chạy được, nhưng chỉ được đưa vào sử dụng sau khi đã trải qua nhiều vòng thử nghiệm khác nhau để đảm bảo chất lượng.
Biểu đồ ca sử dụng là một công cụ quan trọng trong việc mô tả yêu cầu hệ thống Mỗi use case thể hiện một tình huống sử dụng hệ thống khác nhau của người dùng, giúp xác định các chức năng và yêu cầu cụ thể của hệ thống Tập hợp các use case và các tác nhân (actor) cùng với quan hệ kết hợp (association) giữa chúng sẽ tạo thành biểu đồ use case, cung cấp một cái nhìn tổng quan về các yêu cầu hệ thống.
Tác nhân: là một hay nhiều người hay vật thể có vai trò trong sự tương tác với hệ thống.
Ca sử dụng (use case) là một mô tả về chuỗi hành động mà hệ thống thực hiện để mang lại một kết quả cụ thể, tạo ra giá trị gia tăng cho một đối tác.
Mối quan hệ trong hệ thống bao gồm các yếu tố chính như quan hệ giữa các đối tác, quan hệ giữa đối tác và ca sử dụng, cũng như quan hệ giữa các ca sử dụng Những mối quan hệ này có thể được phân loại thành quan hệ khái quát hóa, quan hệ bao hàm và quan hệ mở rộng, tạo nên một cấu trúc liên kết chặt chẽ và hỗ trợ cho việc tương tác hiệu quả trong hệ thống.
Hình 2.2 Ví dụ về biểu đồ ca sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Biểu đồ lớp là công cụ mô hình hóa cấu trúc tĩnh của hệ thống, hiển thị các lớp, giao diện và mối quan hệ giữa chúng như liên kết, kết nhập, hợp thành, khái quát hóa, phụ thuộc và thực hiện Nó bao gồm tất cả các phần tử khai báo, đóng vai trò là nền tảng cho mọi hoạt động chức năng trong hệ thống.
Các phần tử trong biểu đồ lớp được mô tả như sau:
Các phần tử Mô tả Ký hiệu
Lớp (class) Lớp là một nhóm đối tượng có chung một số thuộc tính và phương thức
Quan hệ kiểu kết hợp Là sự nối kết giữa các đối tượng của các lớp với nhau
Quan hệ khái quát hóa (kế thừa)
Là sự kế thừa của một lớp từ một lớp khác Quan hệ gộp Biểu diễn mối quan hệ giữa một lớp tổng thể với một lớp bộ phận
Quan hệ phụ thuộc Là biểu diễn mối quan hệ giữa một lớp độc lập với một lớp phụ thuộc vào lớp đó.
Hình 2.3: Ví dụ biểu đồ lớp cho HTTT quản lý cổ đông
Biểu đồ trình tự là một trong hai biểu đồ tương tác chính, nhằm làm nổi bật trình tự theo thời gian của các thông điệp Biểu đồ này trình bày một tập hợp các đối tượng, bao gồm các cá nhân có tên hoặc không, cùng với những thông điệp được chuyển giao giữa chúng Các đối tượng này có thể là các lớp, đối tác, hợp tác, thành phần hoặc các nút trong hệ thống.
Hình 2.4 Ví dụ về biểu đồ trình tự chức năng đăng nhập
Biểu đồ hoạt động là công cụ mô tả các nội dung hoạt động thông qua các luồng chuyển tiếp giữa các công việc khác nhau Nó thường được sử dụng để thể hiện logic của một ca sử dụng, kịch bản, nhóm ca sử dụng, quy tắc hoặc thao tác phức tạp Ví dụ dưới đây minh họa rõ nét cách thức hoạt động của biểu đồ này.
Tổng quan về quản lý nhân sự
2.3 Tổng quan về quản lý nhân sự
Trong phần này có tham khảo tài liệu: Quản trị nhân lực của PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm, NXB Giáo Dục
2.3.1 Một số khái niệm cơ bản
Nhân lực: nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực
Thể lực là chỉ số sức khỏe của cơ thể, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như sức vóc, tình trạng sức khỏe cá nhân, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, thói quen làm việc và nghỉ ngơi, cùng với chế độ y tế.
Thể lực con người còn phụ thuộc vào tuổi tác, giới tính, thời gian công tác,…
Trí lực là sức mạnh của suy nghĩ, hiểu biết, tiếp thu kiến thức, tài năng và năng khiếu, cùng với lòng tin và quan điểm cá nhân Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc sử dụng thể lực con người đã gần như đạt đến giới hạn, trong khi việc khai thác trí lực vẫn còn mới mẻ và dồi dào, mở ra kho tàng bí ẩn chưa được khám phá của con người.
Nguồn lực con người là yếu tố thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức, vì vậy việc khai thác hiệu quả nguồn lực này để phát triển doanh nghiệp và xã hội là rất quan trọng Quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về con người và coi họ là trung tâm của sự phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực nhằm mục đích tối ưu hóa khả năng của con người, giảm lãng phí tài nguyên và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực, là quá trình khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn lực con người trong tổ chức hoặc công ty.
Quản lý nhân lực theo chức năng quản lý bao gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát, nhằm thu hút, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.
Quản lý nhân lực theo quan điểm hiện đại tập trung vào việc tối ưu hóa sự đóng góp của con người vào mục tiêu tổ chức, đồng thời hướng tới việc đạt được các mục tiêu xã hội và cá nhân Các hoạt động này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo ra môi trường phát triển bền vững cho cả nhân viên và tổ chức.
Mục đích của quản lý nhân lực:
Để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp, cần củng cố và duy trì số lượng cũng như chất lượng đội ngũ lao động Đồng thời, doanh nghiệp cần tìm kiếm và phát triển các phương pháp hiệu quả nhất nhằm tối ưu hóa sự đóng góp của từng nhân viên, tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân.
2.3.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc khai thác hiệu quả các nguồn lực như vốn, cơ sở vật chất, công nghệ và con người Các yếu tố này có mối quan hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau Trong khi máy móc, công nghệ có thể được mua hoặc sao chép, con người lại không thể Do đó, quản trị nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Con người, nhờ vào khả năng sáng tạo và sự chăm chỉ, đã phát minh ra nhiều công cụ từ những thiết bị thô sơ ban đầu đến công nghệ cao hiện đại Những phát minh này không chỉ đáp ứng nhu cầu cá nhân mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển của xã hội.
Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế và xã hội liên quan đến lao động Đây là một thách thức chung của xã hội, vì mọi hoạt động kinh tế đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là đảm bảo người lao động được hưởng lợi từ những thành quả mà họ tạo ra.
Quản trị nhân sự là một yếu tố thiết yếu trong mọi tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong chức năng quản lý Mọi phòng ban và cấp quản trị đều cần có bộ phận nhân sự để đảm bảo hoạt động hiệu quả Cách thức quản trị nhân sự không chỉ tạo ra văn hóa doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
2.3.3 Con người trong quản lý nhân sự
Nhân tố con người ở đây chính là nhân viên làm việc trong doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, mỗi nhân viên là một cá thể độc đáo với sự khác biệt về năng lực quản trị, nguyện vọng và sở thích Do đó, họ có những nhu cầu và mong muốn riêng biệt Quản trị nhân sự cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng những yếu tố này để xây dựng các biện pháp quản lý phù hợp nhất.
Sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã nâng cao trình độ và khả năng nhận thức của người lao động Điều này đã tác động đến cách họ nhìn nhận công việc, đồng thời làm thay đổi các yêu cầu, sự thỏa mãn và mức độ hài lòng với công việc cũng như phần thưởng mà họ nhận được.
Trong bối cảnh thay đổi của thời kỳ, nhu cầu và sở thích của từng cá nhân cũng biến đổi, điều này ảnh hưởng sâu sắc đến quản trị nhân sự Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự là nắm bắt những thay đổi này nhằm đảm bảo người lao động cảm thấy hài lòng và gắn bó với doanh nghiệp Sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người lao động Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của họ là nỗ lực làm việc để nhận được đãi ngộ xứng đáng.
Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Để thu hút lao động, việc quản trị nhân sự cần được thực hiện hiệu quả, trong đó vấn đề tiền lương đóng vai trò quan trọng và cần được chú trọng đúng mức.
2.4 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
2.4.1 Giới thiệu trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
Trường Trung cấp nghề Kinh tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An là Đơn vị trực thuộc
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Thực hiện Quyết định số 1956/QĐ-TTG ngày
Ngày 27 tháng 11 năm 2009, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt đề án đào tạo nghề cho lao động nông thôn đến năm 2020 Tiếp theo, Quyết định số 854/QĐ-LĐTBXH ngày 06/6/2013 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã phê duyệt nghề trọng điểm và các trường được lựa chọn để đầu tư từ Chương trình mục tiêu quốc gia giai đoạn 2011 - 2015 Đến ngày 02 tháng 6 năm 2014, UBND tỉnh Nghệ An ban hành Quyết định số 2400/QĐ.UBND.VX giao chỉ tiêu tuyển sinh đào tạo nghề cho năm học 2014 - 2015 Đơn vị thực hiện nhiệm vụ này là Trường Trung cấp nghề Kinh Tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An.
+ Địa chỉ: Khối 1 - Thị trấn Cầu Giát - Quỳnh Lưu - Nghệ An.
Trường Trung cấp nghề Kinh tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An được thành lập từ việc nâng cấp Trung tâm Dạy nghề - Hướng nghiệp Quỳnh Lưu, theo Quyết định số 2938/QĐ-UBND/VX ngày 11 tháng 7 năm 2008 của UBND tỉnh Nghệ An.
Trường là cơ sở dạy nghề công lập, hoạt động dưới sự quản lý toàn diện của UBND tỉnh Nghệ An Trường cũng chịu sự giám sát trực tiếp từ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, đồng thời tuân thủ các quy định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cùng các cơ quan, ban ngành liên quan đến nhiệm vụ đào tạo nghề.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế.
+ Cơ cấu nhân lực: Tổng số cán bộ viên chức, giáo viên, nhân viên là: 40 người
Tổ chức bộ máy gồm có:
+ Ban giám hiệu nhà trường: 3 người( 1 Hiệu trưởng, 2 phó Hiệu trưởng) Các phòng ban chuyên môn gồm có:
+ Phòng TC - Hành chính - Kế toán: 8 người.
+ Phòng Công tác HS - SV: 5 người.
+ Khoa May - Thiết kế thời trang: 3 người.
+ Khoa Kinh tế - Nông nghiệp: 3 người.
- Có các tổ chức: Chi bộ Đảng, Đoàn thể: Công đoàn, Đoàn thanh niên, phụ nữ
- Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Hiệu trưởng nhà trường có vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của năm học Họ quản lý giáo viên và nhân viên, đồng thời giám sát việc thực hiện các kế hoạch hàng năm cũng như công tác đào tạo nghề cho học sinh.
Hiệu phó 1 chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các phòng tài chính kế toán, phòng công tác học sinh sinh viên và phòng đào tạo Đồng thời, vị trí này cũng đảm nhận việc xây dựng kế hoạch và giám sát thực hiện cho các phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu chung của trường.
Hiệu phó 2 chịu trách nhiệm quản lý và giám sát công tác đào tạo trong trường, đồng thời trực tiếp quản lý các khoa như khoa cơ bản, khoa điện, khoa may và thiết kế thời trang.
Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các công tác tài chính trong cơ quan, bao gồm quản lý tài chính và ngân quỹ cho nhà trường Trong khi đó, Phòng Công tác Học sinh - Sinh viên quản lý các hoạt động liên quan đến sinh viên và tổ chức các chương trình ngoại khóa nhằm phát triển kỹ năng và tạo cơ hội giao lưu cho sinh viên.
+ Phòng đào tạo: lập kế hoạch đào tạo cho năm học.
Các khoa trong trường có nhiệm vụ đào tạo nghề phù hợp với chuyên môn của từng khoa, dưới sự giám sát của hiệu phó 2, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch đào tạo được phòng đào tạo đề ra.
Sơ đồ tổ chức của Trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường học
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp cuối năm 2014 trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An)
- Tình hình tài chính của nhà trường trong 3 năm 2012-2014 Tình hình tài chính của nhà trường trong giai đoạn 2012-2014 được thể hiện rõ trong bảng dưới đây:
Bảng 2.1: Nguồn kinh phí trong giai đoạn 2012-2014
1 Nguồn NSNN cấp tự chủ 2.998.430.000 3.120.660.000 3.156.765.000
2 Nguồn NSNN cấp không tự chủ 75.000.000 83.000.000 91.000.000
5 Nguồn học phí học sinh 321.800.000 359.790.000 471.650.000
6 Nguồn phí và lệ phí 197.974.000 201.854.000 248.747.000
(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2014 trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ ThuậtBắc Nghệ An)
Dựa vào bảng số liệu, có thể thấy rằng nguồn kinh phí của nhà trường đã tăng lên qua các năm cho tất cả các chỉ tiêu Điều này cho thấy sự phát triển và tiến bộ của nhà trường trong thời gian qua.
Trường học hiện có 15 máy tính, bao gồm 13 máy tính để bàn và 2 máy tính xách tay, tất cả đều được kết nối Internet Hệ thống bao gồm 1 máy chủ và 14 máy trạm Ngoài ra, trong trường còn có 4 máy in được phân bổ tại một số phòng ban và 2 máy fax, trong đó 1 máy đặt ở phòng hiệu trưởng và 1 máy ở phòng tài chính-kế toán.
Trường Trung cấp Nghề Kinh Tế-Kỹ Thuật Bắc Nghệ An đang trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, với nhân viên và giáo viên sử dụng máy tính cho công việc và quản lý thông tin Tuy nhiên, việc ứng dụng này hiện chỉ giới hạn ở các công cụ cơ bản như Word và Excel để thống kê và báo cáo, chưa phát triển sâu hơn trong các hoạt động tài chính kế toán.
Trường học hiện chưa áp dụng các phần mềm chuyên dụng cho các công việc quản lý như phần mềm kế toán, quản lý sinh viên và giáo viên.
Gần đây, nhà trường đã tiếp nhận hai giáo viên tốt nghiệp ngành công nghệ thông tin từ các trường đại học Sự bổ sung này, cùng với đội ngũ giáo viên dạy tin học, đã thúc đẩy việc xây dựng hệ thống thông tin nhằm phục vụ công tác quản lý học sinh, sinh viên và nhân viên trong nhà trường.
Hiện tại, nhà trường chưa áp dụng bất kỳ hệ thống thông tin nào Tuy nhiên, trong tương lai gần, nhà trường dự kiến sẽ triển khai hệ thống thông tin quản lý sinh viên và hệ thống thông tin quản lý nhân sự để nâng cao hiệu quả quản lý.
2.4.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG
Phân tích hệ thống
3.2.1 Biểu đồ use case a Biểu đồ use case tổng quát
Biều đồ 3.1 Biểu đồ use case tổng quát
Bảng 3.1 Danh sách các Actor ST
Tên Actor Ý nghĩa/Ghi chú
1 Cán bộ phòng nhân sự -Người có quyền quản lí các chức năng trong hệ thống
2 Nhân viên Nhân viên công chức làm việc trong trường học
Bảng 3.2 Danh sách các USE-CASE ST
2 CapNhat Chỉnh sửa hồ sơ nhân viên
3 TimKiem Tra cứu nhân viên theo: tên đơn vị,Mã NV
5 ThongKe,BaoCao Thống kê , báo cáo b Sơ đồ use case mức phân rã
Sơ đồ 3.2 Sơ đồ use case phân rã chức năng cập nhật
Sơ đồ phân ra usecase được thiết kế theo chức năng chính là chức năng cập nhật.
Công việc cập nhật thông tin trong hệ thống quản lý nhân sự tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An bao gồm việc thêm, sửa và xóa dữ liệu liên quan đến ba thực thể chính: hồ sơ nhân viên, hồ sơ khen thưởng và hồ sơ kỷ luật.
Biểu đồ lớp dưới đây minh họa mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, bao gồm nhân viên, tôn giáo, trình độ và lương Các thực thể này được phát triển dựa trên thực tiễn quản lý nhân sự tại trường, nhằm thể hiện hiệu quả trong việc quản lý lương cho nhân viên hành chính sự nghiệp.
Biểu đồ 3.3 Biểu đồ lớp
Thiết kế hệ thống
3.3.1 Biểu đồ tuần tự a Biểu đồ tuần tự cho chức năng “Tìm kiếm”
Khi cần tìm thông tin nhân viên hoặc thông tin về khen thưởng kỷ luật, người dùng mở form quản lý tương ứng và chọn chức năng tìm kiếm Sau khi nhập điều kiện tìm kiếm, người dùng nhấn nút tìm kiếm Hệ thống sẽ tự động tiến hành tìm kiếm và hiển thị kết quả trên màn hình.
CBCNV CBCNV Form TimKiem Form TimKiem DK TimKiem DK TimKiem Ho So Ho So FormKQTimKiem FormKQTimKiem
Chon chuc nang tim kiem
Hien danh muc chuc nang TimKiem
Tao cau truy van SQL
Tra ve KQ TimKiem Thong bao ket qua
Hien thi ket qua Tim Kiem Hien thi ket qua tim kiem
Biểu đồ 3.4 Biểu đồ tuần tự chức năng “Tìm kiếm” b Biểu đồ tuần sự chức năng “Thêm hồ sơ”
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ tuần tự chức năng “Thêm hồ sơ”
Khi cần thêm hồ sơ mới, nhân viên nhân sự sẽ mở form và yêu cầu nhập thông tin Hệ thống sẽ kiểm tra mã hồ sơ để xác định xem đã tồn tại hay chưa; nếu chưa, nhân viên sẽ tiếp tục nhập thông tin cần thiết Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo rằng hồ sơ mới đã được tạo thành công.
Biểu đồ 3.6: Biểu đồ tuần tự chức năng “Sửa hồ sơ”
Khi cần chỉnh sửa thông tin hồ sơ nhân viên, nhân viên nhân sự sẽ mở form sửa hồ sơ, nhập mã nhân viên cần sửa Hệ thống sẽ tìm kiếm và hiển thị hồ sơ tương ứng Sau khi thực hiện các chỉnh sửa cần thiết, nhân viên nhân sự sẽ lưu lại thông tin vào cơ sở dữ liệu Khi quá trình sửa đổi hoàn tất và lưu thành công, hệ thống sẽ thông báo rằng hồ sơ đã được sửa thành công.
CBCNV Form ThongKe Form ThongKe DK_ThongKe DK_ThongKe Ho so nhan vien
Ho so nhan vien Chon chuc nang thong ke ho so
Hien thi Form thong ke
Chon thong ke danh sach ho so
Yeu ca dua ra danh sach ho so
Truy van danh sach ho so
Tra lai ket qua danh sach ho so Hien thi danh sach ho so
Hien thi danh sach ho so
Biểu đồ 3.7 : Biểu đồ tuần tự chức năng “Báo Cáo thống kê”
Trong quá trình quản lý nhân viên, hai đối tượng chính tham gia vào hoạt động của chương trình là các tác nhân quan trọng.
Người dùng(nhân viên, cán bộ quản lý nhân sự).
Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu để xác thực Các thao tác liên quan đến thực thể nhân viên bao gồm thêm, sửa, xóa và cập nhật thông tin Biểu đồ trạng thái lớp người dùng sẽ thể hiện quy trình này một cách rõ ràng.
Khi tên đăng nhập được xác thực, hệ thống sẽ phân quyền sử dụng các chức năng tương ứng với người dùng Ví dụ, nhân viên chỉ có quyền xem thông tin, trong khi cán bộ phòng quản lý nhân sự có khả năng thêm, sửa và xóa thông tin của nhân viên.
Nếu tên đăng nhập không chính xác, hệ thống sẽ thông báo lỗi và yêu cầu người dùng đăng ký tài khoản trước khi thực hiện việc đăng nhập.
Biểu đồ trạng thái lớp người dùng thể hiện quá trình tương tác của người dùng với hệ thống, trong khi biểu đồ trạng thái lớp nhân viên mô tả quy trình nhập thông tin và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu Nhân viên có nhiệm vụ lưu trữ, xóa thông tin và kiểm tra các trường dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Biểu đồ 3.9: Biểu đồ trạng thái lớp nhân viên
3.3.3 Biểu đồ hoạt động a Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập Trên giao diện quản trị hệ thống, người dùng chọn đăng nhập Sau đó nhập tên đăng nhập và mật khẩu Hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin và tiến hành kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu Nếu hợp lệ , hệ thống chấp nhận đăng nhập,hiện thị thông báo đăng nhập thành công Nếu không hợp lệ hệ thống yêu cầu đăng nhập lại
Nhap ten nguoi dung va mat khau
Yeu cau dang nhap lai
Bao Thanh Cong hop le khong hop le
He Thong Nguoi Su Dung
Sau khi người quản lý đăng nhập vào hệ thống, họ sẽ nhập thông tin nhân viên Hệ thống sẽ kiểm tra tính trùng lặp của thông tin Nếu thông tin mới không trùng với dữ liệu đã có, hệ thống sẽ lưu lại Ngược lại, nếu thông tin đã tồn tại, hệ thống sẽ yêu cầu nhập lại.
Luu thong tin vao CSDL
Người quản lý đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng "Thêm hồ sơ" và sửa thông tin nhân viên Hệ thống sẽ kiểm tra sự tồn tại của thông tin cần sửa; nếu có, nó sẽ hiển thị thông tin đó và cho phép người quản lý chỉnh sửa Ngược lại, nếu thông tin không tồn tại, hệ thống sẽ thông báo lỗi và quay lại form chọn thông tin cần sửa.
Biểu đồ 3.12 mô tả quy trình hoạt động chức năng "Sửa hồ sơ" và chức năng xóa thông tin Khi người quản lý đăng nhập thành công vào hệ thống, họ sẽ nhập thông tin cần xóa Hệ thống sẽ kiểm tra sự tồn tại của thông tin đó; nếu thông tin tồn tại, hệ thống sẽ hiển thị và cho phép người quản lý thực hiện xóa, kèm theo thông báo xóa thành công Ngược lại, nếu thông tin không tồn tại, hệ thống sẽ thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại thông tin cần xóa.
Biểu đồ 3.13: Biểu đồ hoạt động chức năng “Xóa hồ sơ”
3.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Bảng 3.3 Bảng tôn giáo – TonGiao
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaTonGiao Char(5) PK Mã tôn giáo
2 TenTonGiao Nvarchar(30) Tên tôn giáo
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaTD Char(5) PK Mã trình độ
2 TenTD Nvarchar(30) Tên trình độ
Bảng 3.5 Bảng khen thưởng – KhenThuong
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaKT Char(5) PK Mã khen thưởng
2 MaNV Char(5) FK Mã nhân viên
3 NgayKT Datetime Ngày khen thưởng
4 NoiDungKT Nvarchar(30) Nội dung khen thưởng
Bảng 3.6 Bảng kỷ luật – KyLuat
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaKL Char(5) PK Mã kỷ luật
2 MaNV Char(5) FK Mã nhân viên
3 NgayKL Datetime Ngày kỷ luật
4 NoiDungKL Nvarchar(30) Nội dung kỷ luật
Bảng 3.7 Bảng nhân viên – NhanVien
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaNV Char(5) PK Mã nhân viên
2 HoTen Nvarchar(30) Họ tên nhân viên
3 GioiTinh Nvarchar(5) Giỡi tính (Nam hoặc nữ)
6 MaTonGiao Char(5) FK Mã tôn giáo
7 MaDanToc Char(5) FK Mã dân tộc
8 SoCMND Int Số chứng minh nhân dân
9 SoBHXH Int Số bảo hiểm xã hội
10 MaTD Char(5) FK Mã trình độ học vấn
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaBL Char(5) PK Mã bảng lương
2 MaNV Char(5) FK Mã nhân viên
6 Hesoluong Number Hệ số lương
7 Hesophucap Number Hệ số phụ cấp
8 Bao hiem Money Bảo hiểm
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MaHD Char(5) PK Mã hợp đồng
5 He so luong Number Hệ số lương
6 He so phu cap Number Hệ số phụ cấp
3.3.5 Thiết kế giao diện a Giao diện đăng nhập hệ thống
Hình 3.1 giao diện đăng nhập hệ thống b Giao diện quản lý nhân viên
Hình 3.2 Giao diện hồ sơ nhân viên
Thiết kế kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của hệ thống máy tính, đặc biệt trong môi trường mở hiện nay Một trong những thách thức lớn trong thiết kế hệ thống là cung cấp truy cập thông tin cần thiết đồng thời bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa phá hoại và sự cố không mong muốn Do đó, việc thiết kế kiểm soát cho hệ thống thông tin tại trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An là điều cần thiết và phù hợp với xu hướng hiện tại.
Việc thiết kế kiểm soát nhằm tránh một số nguy cơ sau:
- Sai lỗi từ các thông tin thu thập
- Sai lỗi do các sự cố kỹ thuật gây ra
- Sự thâm nhập trái phép của người trong và ngoài hệ thống
- Rủi ro về môi trường như: cháy, bão, lũ,…
Thiết kế các kiểm soát là đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo:
- Tính chính xác: tính chính xác của hệ thống thể hiện ở chỗ hệ thống làm việc đúng đắn, không đưa ra các kết quả tính toán sai lệch
- Tính an toàn: thể hiện ở chỗ hệ thống không bị xâm hại khi có sự cố kỹ thuật, hoặc những xâm hại vô tình hay cố ý từ con người.
- Tính riêng tư: Thể hin ở chỗ hệ thống đảm bảo được các quyền truy cập riêng tư đối với mỗi đối tượng sử dụng khác nhau.
3.4 Một số kiến nghị cho đề tài nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã thực hiện khảo sát thực tế về quản lý nhân sự tại trường và tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng cho công tác này Tuy nhiên, do thời gian hạn chế, đề tài chưa được triển khai hoàn chỉnh Phân tích hiện tại chỉ dừng lại ở mức văn bản, thiếu tính ứng dụng thực tiễn, và chưa đạt đến giai đoạn cuối cùng là phát triển phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự tại nhà trường.
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trường Trung Cấp Nghề Kinh Tế - Kỹ Thuật Bắc Nghệ An là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý Tôi hy vọng nhận được những góp ý và đề xuất quý báu để tiếp tục phát triển đề tài này.
Một số kiến nghị cho đề tài nghiên cứu
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc tự động hóa công tác quản lý nhân viên là một nhu cầu thiết yếu đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, và trường Trung cấp nghề Kinh tế - Kỹ thuật Bắc Nghệ An cũng không ngoại lệ Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân viên giúp tăng cường hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc.
Sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tự động trong các trường học sẽ nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giúp quy trình trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.
Qua thời gian nghiên cứu thực tế về quản lý nhân sự tại trường, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, trong đó phân tích công việc quản lý nhân sự và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Mặc dù thời gian hạn chế đã ảnh hưởng đến việc nghiên cứu toàn diện hệ thống, em vẫn nỗ lực hết mình để hoàn thiện đề tài này.
Mong thầy cô và các bạn có quan tâm đến đề tài này sẽ có những nhận xét để khóa luận này có thể phát triên hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn
