CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TÂN TIẾN PHÁT
Thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty
2.2.1.1 Lịch sử hình thành công ty Được thành lập vào năm 2005, Công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát là một công ty chuyên sản xuất sản phẩm nước giải khát với các nhãn hiệu:
Nước Tăng Lực, Nước hương Bí Đao, Nước Me, Nước hương Cam, Nước Chanh Leo
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam, nhãn hiệu nước giải khát GOLD càng trở nên gần gũi với người tiêu dùng và có mặt khắp nơi trên đất nước Việt Nam. Đến năm 2008, ban lãnh đạo công ty Tân Tiến Phát xác định mặt hàng nước giải khát là một thị trường đầy tiềm năng, công ty đã quyết định mở rộng quy mô sản xuất với việc đầu tư một hệ thống dây chuyền sản xuất tự động của Nhật Bản Với những nỗ lực không mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty , Tân Tiến Phát đã gặt hái được những thành công mới và tạo được niềm tin với người tiêu dùng.
Và giờ đây, Tân Tiến Phát đang từng bước tiến vào thập niên thứ 2 của thế kỷ 21, với tầm nhìn chung rộng lớn, không chỉ là một công ty hết mình vì lý tưởng nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống với những sản phẩm phục vụ con người mang tính chất công nghiệp cao Tân Tiến Phát đang có kế hoạch mở rộng tập trung vào việc hoàn thiện công nghệ sạch và giữ gìn môi trường tự nhiên.
Lĩnh vực hoạt động Được thành lập vào năm 2005, Công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát là một công ty chuyên sản xuất sản phẩm nước giải khát với các nhãn hiệu:
Nước Tăng Lực, Nước Bí Đao, Nước Me, Nước Cam, Nước Chanh Leo
+ Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Làm tốt nghĩa vụ với nhà nước, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
+ Mở rộng quan hệ thị trường đồng thời tìm kiếm thị trường mới.
+ Đối với cán bộ và nhân viên: Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ nhân viên của công ty.
+ Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm bảo đảm đúng tiến độ xây dựng, sản xuất.
+ Đối với xã hội: Phát triển và gìn giữ môi trường sống thân thiện, tiện nghi, giàu tính nhân văn và có bản sắc riêng độc đáo, đầy đủ giá trị vật chất và tinh thần cho cộng đồng.
2.2.1.2 Cơ cấu bộ máy hành chính công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát
(Nguồn: Phòng Nhân sự) 2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát
1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 6.285.866.000 6.059.126.272 24.092.808.000
2 Tổng LN kế toán trước thuế
3.Chi phí thuế thu nhập DN 7.841.429 5.605.992 20.419.148
2.2.3 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT trong công ty
Trang thiết bị phần cứng, phần mềm tại công ty CPTM Tân Tiến Phát.
Trang thiết bị phần cứng tại công ty
Về trang thiết bị phần cứng tại công ty: Công ty có 1 máy chủ được đặt tại phòng tổng hợp Mỗi bộ phận được trang bị từ 5 – 6 máy tính bàn cho nhân viên ngoài ra có 1 – 2 máy tính cá nhân Tất cả đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet thông qua các cổng mạng đã lắp đặt sẵn.
Thống kê sơ bộ về trang thiết bị.
- 1 máy chủ và 34 máy tính để bàn
• CPU: Intel G2030 3.0 Ghz/ 3Mb/ Bus 1333
• Ram: 4×2 = 8GB ECC Bus 1600 for Server
• SSD: + 1 x 120GB SSD Sata 3 for Server
• Lan: Lan Broadcom Hp NC380T PCIe x 2 Dual Port
• Case: Server Cougar Archon | Patriot
• Nguồn: Cooler Master 450W Thunder Fan 12cm
• Ổ cứng: 160 Gb Sata ll Seagate
• VGA-LAN: VGA 1 GB Full Onboard
• Phần mềm công ty sử dụng
Phần mềm hệ thống: các bộ phận trong doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ điều hành Win 7 của Microsoft.
Phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office 2010 : Được ứng dụng hỗ trợ các công việc, nghiệp vụ văn phòng, lưu trữ dữ liệu, được sử dụng hỗ trợ công việc hầu hết ở các bộ phận.
Phần mềm kế toán MISA : giúp công ty thực hiện các hoạt động kế toán.
Phần mềm diệt virus avast.
2.2.4 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát
Hồ sơ của nhân viên công ty được lưu lại tại tủ lưu trữ hồ sơ của công ty Tìm kiếm và tra cứu thông tin của từng nhân viên cũng gặp không ít khó khăn Chấm công làm việc, tiền công mỗi giờ đối với mỗi nhân viên điều khác nhau Việc kiểm soát thời gian bắt đầu làm việc cũng như kết thúc làm việc của nhân viên cũng gặp khó khăn. Việc chấm công làm việc được làm thủ công chấm tay và có khi không chính xác, gây nhầm lẫn khi tính lương Cuối năm, công ty có mỗi mức thưởng cho từng nhân viên dựa vào bảng tính công hàng tháng để tính Hồ sơ nhân viên và bảng chấm công được lưu trữ dưới hình thức vật lý, tức là bản cứng sẽ bị mất thông tin khi có sự cố như trộm cắp, hỏa hoạn, … hay do sự cố ý của con người.
Thông qua phỏng vấn bằng phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp, có biểu đồ về mức độ quản lý nhân sự tại công ty như sau:
Mức độ quản lý nhân sự
Biểu đồ 2.2 Mức độ quản lý nhân sự của công ty Cổ phần Thương mại
Có thể thấy, 70% nhân viên trong công ty cho rằng mức độ quản lý nhân sự trong công ty đang ở mức kém, 25% nhân viên lại thấy mức quản lý nhân sự trong công ty đang ở mức bình thường, 5% nhân viên còn lại thấy việc quản lý hiện tại của công ty là tốt, không cần cải thiện hay cần thêm một phần mềm quản lý nhân sự nữa.
2.2.5 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát
Nhìn chung, hệ thống thông tin hiện tại của công ty mới chỉ đáp ứng hiệu quả trong việc kế toán – tài chính với sự hỗ trợ mạnh mẽ của phần mềm kế toán MISA. Còn lại, chưa có sự đồng bộ giữa các bộ phận của hệ thống Hệ thống chưa giúp quản lý tình hình kinh doanh và phát triển của mình trong quá khứ, hiện tại cũng như tương lai; chưa giúp doanh nghiệp quảng bá dịch vụ, thương hiệu một cách nhanh chóng, dễ dàng và ít chi phí nhất.
Ngoài ra, hệ thống hiện tại cũng chưa cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực, chưa quản lý thống kê, phân tích, phát hiện những khó khăn, rủi ro tiềm ẩn của doanh nghiệp để có thể kịp thời đưa ra được những giải pháp thích hợp cho những vấn đề đó, chưa hỗ trợ cho phép nhân viên quản lý một cách hiệu quả thời gian và công việc của mình.
Về hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hiện tại công ty đã áp dụng nhưng theo phương pháp thủ công Tức là, thông tin nhân viên đều được lưu trữ bằng bản cứng trong tử lưu trữ và có một bản duy nhất Sẽ không an toàn khi có sự cố xảy ra như do các yếu tố khách quan từ bên ngoài như: sự mối mọt, hỏa hoạn, bão lụt, trộm cắp, … các yếu tố chủ quan do sự cố ý từ người trong công ty.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát
2.2.1 Mô hình tổng quát của HTTT quản lý nhân sự tại công ty
Sơ đồ 3.1 Mô hình HTTT quản lý nhân sự
(Nguồn: tác giả thống kê)
2.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống
Nhân viên hoặc nhà quản lý khi cần biết thông tin của nhân viên có thể truy cập vào hệ thống của công ty qua website Ở đó, thông tin về nhân sự sẽ được cập nhật liên tục để
Nhân viên muốn biết vị trí nào còn trống trong phòng ban nào của công ty, nhân viên sẽ vào website của công ty xem Nếu muốn đề cử ai, tự đề bạt mình vào vị trí nào đó hoặc có bất kì ý kiến gì về lương, thưởng, phụ cấp, các vấn đề khác trong công ty thì nhân viên sẽ gửi tin nhắn thông qua email cho công ty Phòng nhân sự sẽ đọc và gửi lên cấp trên xem xét, giải quyết Sau đó, sẽ phản hồi lại email đó.
Chức năng nhập dữ liệu (các dữ liệu đầu vào)
Chức năng xuất dữ liệu (Dữ liệu ra)
- Danh mục nhân viên khen thưởng/kỷ luật
- Lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên
- Lưu trữ thông tin quá trình công tác
Thông qua máy chủ ảo(Client) trên website, công ty có thể biết được thông tin nhân viên tại các phòng ban, bao gồm: hồ sơ nhân viên, danh sách nhân viên khen thưởng hay bị kỷ luật Ngoài ra, để lưu trữ thông tin nhân viên, công ty sử dụng CSDL Sql Server tích hợp với website để dễ dàng quản lý cũng như truy cập.
2.2.2.2 Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về sản phẩm:
Hệ thống quản lí nhân sự phải có khả năng sử dụng nhanh, được cài đặt bằng C++ hoặc C#.
Có cả ngôn ngữ tiếng việt và tiếng anh.
Hệ thống dễ dàng thay đổi và mở rộng khi cần thiết.
Yêu cầu về hệ thống:
Hệ thống phải tương thích với Window XP hoặc Window 7, 8.
Quy trình xây dựng hệ thống và các tài liệu chuyển giao phải thoả mãn các quy tắc của tài liệu hệ thống quản lí nhân sự.
Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) bằng Access 2007 hoặc SQL server.
Có khả năng mở rộng nâng cấp
Tương thích với các thiết bị hỗ trợ (ví dụ: máy in, máy Fax…).
Phần mềm phải được thực hiện một cách nhanh chóng và hoàn thành trong thời gian sớm nhất, thời gian tối đa là 2 tháng.
Có tài liệu hướng dẫn sử dụng cụ thể.
Có độ tin cậy cao và đảm bảo tính bảo mật thông tin.
2.2.3 Phân tích thiết kế hệ thống
2.2.3.1 Mô tả quy trình quản lý nhân sự
Công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phátcung cấp cho thị trường các sản phẩm dịch vụ Do không có thời gian, trưởng phòng nhân sự muốn phó phòng nhân sự quản lý các nhân viên trong công ty.
Nhân viên đến làm việc phải nộp hồ sơ nhân viên cho phó phòng nhân sự Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu nhân sự của từng phòng mà người lao động sẽ được phân công vào từng vị trí khác nhau tại các phòng ban khác nhau Phó phòng nhân sự lưu thông tin của nhân viên đó lại: mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc Sau đó, phó phòng nhân sự nhập thêm nhân viên mới vào hệ thống Hệ thống cho phép phó phòng nhân sự nhập, cập nhật, xóa, lập danh sách khen thưởng, kỉ luật hay thống kê tình hình nhân viên trong công ty.
Nhân viên chỉ được phép đang nhập vào hệ thống và xem thông tin nhân viên. Nếu có kiến nghị gì thì nhân viên sẽ gửi tin nhắn vào email công ty Phó phòng nhân sự sẽ chuyển lên cấp trên để giải quyết.
Khen thưởng, kỉ luật: Trong khi làm việc, công ty có trách nhiệm khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như kỉ luật nếu vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty.
Theo tháng, phó phòng nhân sự sẽ báo cáo cho trưởng phòng nhân sự tình hình nhân viên trong công ty tại thời điểm hiện tại.
2.2.3.2 Xác định các tác nhân
Thông qua mô tả quy trình quản lý nhân sự, các tác nhân tác động lên hệ thống thông tin quản lý nhân sự là:
Quản lý(phó phòng nhân sự)
Dựa vào các tác nhân đã được xác định, bảng mô tả Usecase của hệ thống thông tin quản lý nhân sự được xây dựng như sau:
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Usecase
Người sử dụng Đăng nhập Đăng xuất Quản trị(admin)
Quản lý người dùng Phân quyền người sử dụng.
Nhập hồ sơ nhân viên
Cập nhật các thông tin chung về nhân viên vào hệ thống bao gồm: mã nhân viên, họ tên, giới tính, số điện thoại, hình thức làm việc.
Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật hồ sơ nhân viên nếu có sự thay đổi nào.
Xóa hồ sơ nhân viên Xóa hồ sơ nhân viên nếu nhân viên nghỉ làm tại công ty.
Lập danh sách khen thưởng, kỉ luật
Phó phòng nhân sự sẽ lập danh sách khen thưởng cá nhân, phòng ban làm việc tích cực theo tháng, năm và lập danh sách kỉ luật cá nhân, phòng ban nếu vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động Sau đó sẽ đăng lên hệ thống, toàn bộ nhân viên trong công ty đều được biết.
Cuối tháng, phó phòng nhân sự sẽ báo cáo cho trưởng phòng nhân sự tình hình nhân viên trong công ty tại thời điểm hiện tại. Nhân viên
Cập nhật các công việc cần làm
Nhân viên chỉ được phép đăng nhập vào hệ thống và xem thông tin nhân viên.
Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý nhân sự
2.2.3.3 Đặc tả và hiện thực hóa Usecase
Usecase “Đăng nhập” a) Tóm tắt
Usecase này mô tả người sử dụng đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự Khi một người sử dụng muốn dùng hệ thống phải đăng nhập vào hệ thống với một đặc quyền cho trước Người sử dụng đăng nhập bằng tài khoản Google. b) Dòng sự kiện b.1) Dòng sự kiện chính
Usecase này bắt đầu khi một người sử dụng yêu cầu đăng nhập vào hệ thống Hệ thống hiển thị màn hình Đăng nhập của tài khoản Google Người sử dụng nhập email cá nhân do công ty cấp, nhập mật khẩu Nếu đăng nhập thành công, hệ thống hiển thị màn hình chính. b.2) Dòng sự kiện phụ
Nếu tài khoản hoặc mật khẩu sai thì hệ thống sẽ hiển thị một thông báo lỗi.Người sử dụng có thể chọn trở về đầu dòng sự kiện chính hoặc hủy bỏ đăng nhập, lúc này usecase kết thúc. c) Các yêu cầu đặc biệt
Không có. d) Điều kiện tiên quyết
Nếu đăng nhập thành công, hệ thống sẽ tạo ra một phiên làm việc cho người sử dụng và mở màn hình chính của hệ thống Ngược lại, trạng thái không đổi. f) Điểm mở rộng
Hình 3.2 Usecase “Đăng nhập” (Theo phục lục 1)
Usecase “Đăng xuất” a) Tóm tắt
Usecase này bắt đầu khi người sử dụng muốn thoát khỏi hệ, kết thúc phiên làm việc. b) Dòng sự kiện
Người sử dụng chọn chức năng đăng xuất trên màn hình chính Hệ thống lưu phiên làm việc của người sử dụng, đóng màn hình chính, trở về màn hình đăng nhập. c) Các yêu cầu đặc biệt
Không có. d) Điều kiện tiên quyết
Nếu usecase thành công, quá trình đăng xuất được đóng Ngược lại, trạng thái hệ thống giữ nguyên không đổi. f) Điểm mở rộng
Hình 3.3 Usecase “Đăng xuất” (Theo phục lục 1)
Usecase “Quản lý người sử dụng” a) Tóm tắt
Usecase này bắt đầu khi Admin muốn quản lý thông tin người sử dụng Usecase cho phép thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa thông tin người sử dụng. b) Dòng sự kiện
Usecase bắt đầu khi Admin truy cập vào trang chức năng quản lý người sử dụng. Sau khi Admin chọn chức năng thêm/xóa/sửa người sử dụng thì các dòng sự kiện phụ dưới đây được thực hiện:
