Quản trị kho hàng và trung tâmkho hàng và quản trị kho hàng

Kho hàng giúp bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố môi trường và các tác nhân gây hại khác.- Phân phối hàng hóa: Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc phân phối hàng hóa đến các nhà bán

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAMKHOA KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

DươngPhươngBảo

PhạmThịNgọcÁnh

TrươngThị MỹHuyền

TạMaiXuân

NguyễnThị ThuHà

BùiThịNgọcÁnh

LêThúyQuỳnh

NguyễnÁnhTuyết TrTPhan Thị

Mục lục

Mục lục 1

1 Khái niệm và sự phát triển của các hình thái kho hàng 3

2 Vai trò của kho 4

3 Mối liên hệ giữa kho và các hoạt động khác trong Logistics 5

4 Các loại kho hàng 7

5 Tổ chức quản lý kho và các hoạt động nghiệp vụ kho hàng 9

5.1 Tổ chức bộ máy quản lý kho hàng 9

5.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý kho ở doanh nghiệp sản xuất 9

5.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý kho ở các doanh nghiệp thương mại 10

5.1.3 Tổ chức doanh nghiệp kho hàng hoạt động độc lập 10

5.2 Các hoạt động nghiệp vụ kho hàng 11

5.2.1 Sự cần thiết của kế hoạch hóa nghiệp vụ kho 11

5.2.2 Căn cứ và nội dung của kế hoạch nghiệp vụ kho 12

5.2.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch nghiệp vụ kho 12

6 Thiết kế mặt bằng và không gian kho hàng 17

6.1 Thiết kế mặt bằng 17

6.2 Không gian kho hàng 19

7 Hệ thống quản lý kho hàng và ứng dụng công nghệ thông tin trong kho hàng 24

7.1 Hệ thống quản lý kho hàng 24

7.2 Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho WMS 24

7.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho hàng WMS 26

7.4 Lợi ích của việc ứng dụng WMS: 27

1

8 Một số hệ thống kho hàng của các công ty tại Việt Nam 28

2

1 Khái niệm và sự phát triển của các hình thái kho hàng.

A, Khái niệm.

Kho hàng là một không gian vật lý được sử dụng để lưu trữ hàng hóa,nguyên vật liệu, thành phẩm, hoặc các vật dụng khác Kho hàng có thể được sửdụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

- Lưu trữ hàng hóa: Đây là chức năng cơ bản nhất của kho hàng Kho

hàng giúp bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố môi trường và các tác nhân gây hại khác

- Phân phối hàng hóa: Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc phân

phối hàng hóa đến các nhà bán lẻ, khách hàng, hoặc các địa điểm khác

- Gia công hàng hóa: Một số kho hàng được trang bị các thiết bị để gia

công hàng hóa, chẳng hạn như đóng gói, dán nhãn, hoặc lắp ráp

- Cung cấp dịch vụ hậu cần: Một số kho hàng cung cấp các dịch vụ hậu

cần khác nhau, chẳng hạn như vận chuyển, quản lý kho bãi, hoặc thủ tục hải quan

B, Sự phát triển của các hình thái kho hàng

Các hình thái kho hàng đã phát triển qua nhiều giai đoạn khác nhau, baogồm:

- Kho hàng truyền thống: Kho hàng truyền thống là những nhà kho đơn

giản được sử dụng để lưu trữ hàng hóa Kho hàng truyền thống thường được xây dựng bằng vật liệu truyền thống như gạch, ngói, hoặc gỗ

- Kho hàng hiện đại: Kho hàng hiện đại được thiết kế để tối ưu hóa hiệu

quả hoạt động Kho hàng hiện đại thường được xây dựng bằng vật liệu hiện đại như thép, bê tông, hoặc kính Kho hàng hiện đại thường được trang bị các thiết bị hiện đại như hệ thống kệ hàng, hệ thống quản lý kho hàng (WMS), hoặc hệ thống tự động hóa

3

- Kho hàng thông minh: Kho hàng thông minh là những kho hàng được

ứng dụng các công nghệ tiên tiến như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), và dữ liệu lớn (Big Data) Kho hàng thông minh có thể tự động hóa nhiều hoạt động, chẳng hạn như quản lý kho hàng, phân phối hàng hóa, và theo dõi hàng hóa

2 Vai trò của kho

- Giúp các tổ chức tiết kiệm được chi phí vận tải: nhờ có kho các tổ chức

có thể gom nhiều lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để vận chuyển một lần, tối

ưu hóa mạng lưới kho, do đó tiết kiệm được chi phí vận tải;

- Tiết kiệm chi phí trong sản xuất: Nhờ bảo quản tốt nguyên vật liệu, bánthành phẩm, thành phẩm, giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng, cung cấp nguyênvật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng giảm được chi phí sản xuất;

- Giúp duy trì nguồn cung ứng ổn định

- Kho là còn nơi tập hợp,lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sảnphẩm thừa trên cơ sở đó tiến hành phân loại, xử lý, tái chế Kho là một bộphận quan trọng giúp hoạt động “Logistics ngược" thực hiện thành công.

3 Mối liên hệ giữa kho và các hoạt động khác trong Logistics

3.1 Mối liên hệ giữa kho với vận tải:

Nhờ cách bố trí hợp lý doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chiphí vận tải đối với hai hệ thống kho : kho vật tư và kho thành phẩm

- Kho vật tư: được xây dựng gần nguồn cung cấp nguyên vật liệu, đểtiết kiệm chi phí cho việc thu gom tất cả những nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất

- Kho thành phẩm : được xây dựng gần thị trường tiêu thụ, sản phẩm

sẽ tập trung ở đây để phân bổ cho từng đối tượng khách hàng cụ thể, như vậy sẽ giảm bớt thời gian cung cấp hàng hóa cũng như tiếtkiệm chi phí cho việc vận chuyển từng đơn hàng nhỏ lẻ.Chi phi quản lý kho và tồn kho có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với chi phí vận tải Việc vận chuyển nhiều hàng hóa một lần sẽ giúp tiết kiệm được chi phí vận tải nhưng sẽ gây áp lực lên hệ thống kho bãi và quản lý tồn kho

3.2 Mối liên hệ giữa kho với sản xuất:

5

Chi phí quản lý kho và tồn kho có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với chi phí sản xuất.

 Nhìn chung việc gia tăng quy mô sản xuất sẽ giảm được chi phí sản xuất nhưng sẽ gây áp lực lên hệ thống kho bãi và quản lý tồn kho

Vì vậy cần phải quan tâm nghiên cứu kỹ mối liên hệ giữa kho và sản xuất

để tìm ra giải pháp tối ưu, nhiều công ty có thể tổ chức theo mô hình Jit trên cơ

sở liên minh chiến lược với các nhà cung cấp, các công ty logistics

3.3 Mối liên hệ giữa kho với dịch vụ khách hàng:

Dịch vụ khách hàng có tầm quan trọng trong việc tạo lợi thế cạnh tranh

và giữ vai trò quyết định trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, giúp duy trì

và phát triển lòng trung thành của khách hàng đối với tổ chức Nhờ có các khohàng dự trữ hàng hóa mới có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng cũng.Cần cân đối chi phí để xây dựng kho gần khu tiêu thụ để giảm thiểu thời gian vàchi phí vận chuyển hàng hóa đến tay người tiêu dùng

Chi phí quản lý kho và tồn kho có mối quan hệ tỷ lệ thuận với dịch vụkhách hàng

Việc duy trì hàng dự trữ sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu luôn biến động củakhách hàng Tuy nhiên, cần tính toán để tối ưu hóa tổng chi phí Logistics.3.4 Mối liên hệ giữa kho với tổng chi phí Logistic

6

Việc bố trí kho và số lượng kho sẽ ảnh hưởng gián tiếp tới chi phí dự trữnhưng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển và sẽ ảnh hưởng tới tổngchi phí logistics mà doanh nghiệp phải bỏ ra.

Doanh nghiệp có số lượng kho phù hợp với quy mô, phù hợp với khảnăng tài chính và phù hợp với thị trường tiêu thụ thì doanh nghiệp sẽ giảm đượcchi phí dự trữ, và chi phí vận chuyển Doanh nghiệp có thể đảm bảo một mức

độ sẵn có cao với lượng dự trữ tại kho thấp nhất

4 Các loại kho hàng

Kho ngoại quan (Bonded Warehouse)

Nhắc đến các loại kho bãi trong logistics thì không thể bỏ qua kho ngoạiquan Nó đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc lưu trữ hàng hóa xuấtnhập khẩu khi mà thủ tục hải quan bị kéo dài

Những hàng hóa được lưu trữ tại đây sẽ được giám sát bởi các cơ quan cóthẩm quyền và cần phải hoàn thành đầy đủ tất cả các thủ tục hải quan trước khixuất kho

Điểm khác biệt giữa kho ngoại quan với các loại kho hàng trong logisticskhác là chủ của những hàng hóa được lưu trữ tại đây có thể ủy quyền trực tiếpcho đại lý để tiến hành thủ tục hải quan, phân loại – đóng gói bao bì, gia cốhàng hóa hoặc cũng có thể chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên khác hay lưuchuyển hàng hóa giữa các kho ngoại quan/cửa khẩu với nhau

Kho bảo thuế (Tax Suspension Warehouse)

Kho bảo thuế là điểm lưu trữ hàng hoá các lô hàng, nguyên liê •u, vâ •t tư đãđược thông quan nhưng chưa đóng thuế Theo đó, hàng hóa được đưa vào khobảo thuế sẽ không được bán tại thị trường Việt Nam Đặc biệt, nếu hàng hóađược lưu trữ trong kho bảo thuế bị hư hỏng hoặc giảm chất lượng không đápứng được yêu cầu sản xuất thì phải tái xuất khẩu hoặc tiêu huỷ

7

Kho chung công cộng (Public Warehouse)

Ngược lại với kho tư nhân chỉ được dùng để phục vụ riêng cho công táclưu kho của doanh nghiệp chủ sở hữu, thì kho chung công cộng lại là hình thứclưu kho thương mại thuộc quyền sở hữu của một bên thứ ba, cho các doanhnghiệp khác thuê lại để giúp họ lưu trữ và phân phối hàng hoá trong thời gianngắn

Chi phí sử dụng nhà kho công cộng được tính dựa trên số lượng hàng hóa(thường được tính bằng diện tích lưu trữ hàng hóa), thời gian lưu trữ và các dịch

vụ liên quan khác (ví dụ: định giá cho các lô hàng đến và đi)

So với việc xây dựng kho riêng thì kho chung công cộng có một điểmcộng là doanh nghiệp hầu như không phải sử dụng vốn (vốn thuê mua đất đai,chi phí thiết bị và các hoạt động tuyển dụng, đào tạo nhân sự,…).Chính bởi vậynên kho công cộng hiện đang là ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp tronghoạt động logistics

Ngoài ra, một ưu điểm khác của loại hình kho này là nó cho phép doanhnghiệp có thể sử dụng kho hàng cho đến khi tìm được kho bổ sung mới Bêncạnh đó, nó cũng phù hợp với nhu cầu phân phối theo địa lý và cơ sở kháchhàng của doanh nghiệp Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vậnchuyển và tạo điều kiện quản lý, thực hiện đơn hàng nhanh hơn, trơn tru hơn

Kho đa năng

Kho đa năng phân loại tổng hợp, hoàn thiện hàng hóa để phục vụ chongười tiêu dùng Kho đa năng có những chức năng cơ bản giống như một "trungtâm phân phối tổng hợp” Sản phẩm sẽ được chuyển từ nơi sản xuất đến kho đanăng theo những lô hàng lớn, tại đây lô hàng sẽ được tách ra chuân bị theonhững yêu cầu cần thiết cùa khách hàng, rồi gửi đi cho khách Do đã đượcchuân bị đáy đủ, nên khi chở đến nơi hàng sẽ được đưa vào sử dụng ngay màkhông cần qua kho nữa Kho đa năng rất phát triển và phục vụ đăc lực cho hệ

8

thống siêu thị và các nhà bán lẻ Hàng hóa được chờ đến kho đa năng, tại đâyđược phân loại chuân bị (ví dụ: treo lên mac, xếp vào thùng hay hộp ) rồichuyển thẳng đến cửa hang Hâu hết các kho đa năng đirợc bố trí trong khoảnggiữa các nhà sản xuất và nơi tiêu thụ Các công ty có nhu cầu sử dụng loại khonày có thể tự tổ chức tại kho của mình, đi thuê kho, thuê chung kho hay thuêcác doanh nghiệp Logistics.

Kho thuê theo hợp đồng

Hợp đồng thuê kho là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê kho và bên đi thuê

về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, trong đó bên cho thuê kho sẽ cung cấpnhững dịch vụ kho bãi theo thỏa thuận cho khách hàng và bên đi thuê sẽ thanhtoán tiền thuê kho cho bên cho thuê Thuê kho theo hợp đồng là sự thỏa thuận

về lợi ích dài hạn của các bên, các bên sẽ cùng nhau chia sẻ những rủi ro trongnhững hoạt động chung nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, năng suất và hiệuquả kinh doanh

5 Tổ chức quản lý kho và các hoạt động nghiệp vụ kho hàng 5.1 Tổ chức bộ máy quản lý kho hàng

Tổ chức bộ máy quản lý kho hàng hóa phụ thuộc vào quy mô, khối lượng

và danh điểm hàng hóa lưu chuyển qua kho, tính chất phức tạp cùa quy trìnhnghiệp vụ kho, quy mô nhà kho và sự phân bố các kho trong phạm vi cùa mộtdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thương mại (Logistics) hoặcdoanh nghiệp kho hàng độc lập

5.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý kho ở doanh nghiệp sản xuất

Ở các doanh nghiệp công nghiệp, thực hiện chức năng bảo đảm vật tư

-kỹ thuật cho sản xuất (thương mại đầu vào) và tiêu thụ thành phẩm (thương mạiđầu ra) của xí nghiệp do phòng cung tiêu phụ trách Tùy theo quy mô của xí

9

nghiệp lớn hay nhỏ, phòng cung tiêu có thể là một phòng hay tách thành hai:phòng cung ứng vật tư và phòng tiêu thụ

Thông thường các kho nguyên, nhiên, vật liệu dùng cho sản xuất củadoanh nghiệp trực thuộc phòng cung ứng vật tư và các kho thành phẩm trựcthuộc phòng tiêu thụ Tùy theo quy mô của kho trong doanh nghiệp, kho được

tổ chức thành một bộ phận riêng: Tổng kho, bộ phận quản lý kho hay các khotrực thuộc trưởng phòng cung tiêu

Ngoài hệ thống kho của phòng Logistics ở doanh nghiệp còn có các khotrực thuộc phân xưởng, các phòng, ban khác Đó là các kho nguyên vật liệuchuyên dùng của phân xưởng, kho bán thành phẩm Các kho dụng cụ, phụ tùngcủa phòng, ban khác như cơ điện, vận tải, điều độ

5.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý kho ở các doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp kinh doanh thương mại có phạm vi hoạt động rộng, thường

có nhiều chi nhánh, mạng lưới cửa hàng, quầy hàng trực thuộc Doanh nghiệpthương mại thường tổ chức phòng quản lý kho hoặc phòng kho - vận để giúplãnh đạo chỉ đạo công tác quản lý kho hàng Doanh nghiệp tổ chức những tổngkho ở những nơi dự trữ bảo quản hàng hóa tập trung hoặc những cụm kho, điểmkho ở những nơi thuận tiện cho việc nhập, xuất, trung chuyển hàng hóa và dựtrữ hàng hóa thường là tập trung khi ở các trung tâm logisitcs Ngoài những khotrực thuộc doanh nghiệp thương mại (tổng công ty, công ty) còn có các kho trựcthuộc cửa hàng, quầy hàng

5.1.3 Tổ chức doanh nghiệp kho hàng hoạt động độc lập

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kho hàng độc lập như: Tổng kho hàng,công ty kho hàng, tổng công ty kho vận là những doanh nghiệp kinh doanhkho hàng hoạt động độc lập Các doanh nghiệp kinh doanh kho hàng có hệthống kho hàng chuyên làm nhiệm vụ dự trữ, bảo quản hàng hóa cho kháchhàng có nhu cầu Việc tập trung chức năng nhập, xuất, dự trữ và bảo quản hàng

10

hoá cho các doanh nghiệp kho hàng hoạt động độc lập, làm dịch vụ kho hàng,tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất và kinh doanh có thế gửihàng mà không cần phải xây dựng kho, bãi và tổ chức bộ máy quản lý, tạo điềukiện mở rộng được hoạt động kinh doanh và giảm các chi phí hoạt động nghiệp

5.2 Các hoạt động nghiệp vụ kho hàng

5.2.1 Sự cần thiết của kế hoạch hóa nghiệp vụ kho

Kế hoạch hóa nghiệp vụ kho là một khâu công tác quan trọng của quản trịkho hàng Nói đến kế hoạch hóa là nói đến cả quá trình từ khâu lập kế hoạchđến khâu tổ chức thực hiện kế hoạch

Kho hàng hóa dù là cùa một đơn vị kinh tế độc lập hay một bộ phận phụthuộc vào sản xuất hoặc lưu thông thì hoạt động của kho cũng phải đạt mục tiêucủa mình và kho phải hoạt động hòa nhịp với sản xuất và lưu thông Kho hànghóa hoạt động có kế hoạch sẽ chủ động phục vụ tốt sản xuất và lưu thông hànghóa, sẽ khắc phục được tình trạng bị động, khi thì nhập, xuất dồn dập, khi thìkhông có việc; đồng thời hoạt động của kho nhịp nhàng, ăn khớp với hoạt độngsản xuất và kinh doanh Kế hoạch hóa hoạt động nghiệp vụ kho sẽ bảo đảm chohoạt động của kho thực sự có hiệu quá kinh tế

Việc lập kế hoạch nghiệp vụ kho có thể do ban kế hoạch của công ty kho,hoặc tổng công ty kho vận lập, cũng có thể do phòng kinh doanh (hoặc kho vận)của doanh nghiệp thương mại (Logistics) lập, hoặc do phòng cung tiêu củadoanh nghiệp lập tùy thuộc vào sản xuất kinh doanh

11

5.2.2 Căn cứ và nội dung của kế hoạch nghiệp vụ kho

Chỉ tiêu kế hoạch mua bán hàng hóa qua kho của doanh nghiệp thươngmại hoặc doanh nghiệp sản xuất mà kho phụ thuộc

Các hợp đồng đã ký kết với đơn vị nguồn hàng, với các khách hàng, kể cảhọp đồng thuê bảo quản, thuê kho

Các tiêu chuẩn kỹ thuật bảo quản, các định mức về công tác kho (xuất,nhập, bảo quản) đã được quy định

Điều kiện cơ sở - vật chất - kỹ thuật hiện có và khả năng phát triển trong

kỳ kế hoạch

Dựa trên phân tích kết quả hoạt động của kỳ trước và kỳ báo cáo, cũngnhư dự báo sự phát triển của kỳ kế hoạch Khi lập kế hoạch nghiệp vụ kho cầntranh thủ sự tham gia của các thủ kho, các cán bộ, công nhân viên công tác kho

về các chỉ tiêu và biện pháp thực hiện các chỉ tiêu đó

Nội dung cơ bản của kế hoạch nghiệp vụ kho, nói chung có 3 loại chỉ tiêuchính là: Các chỉ tiêu về nghiệp vụ kho theo danh điểm; các chỉ tiêu về lao độngtrong kỳ và các chỉ tiêu về chi phí kho để thực hiện các hoạt động Các chỉ tiêunói trên được lập chung cho toàn đơn vị kho và có thể lập cho từng cụm kho,điểm kho hoặc từng nhà kho cụ thể

5.2.3 Tổ chức thực hiện kế hoạch nghiệp vụ kho

Kế hoạch nghiệp vụ kho khi đã được lập, cũng phải được cấp đó thẩmquyền thông qua và khi đã được thông qua nó trở thành kế hoạch chính thức, là

cơ sở để cán bộ quản lý kho điều hành các hoạt động của kho

Các chỉ tiêu của kế hoạch nghiệp vụ kho được lập ra cho một khoảng thờigian nhất định Điều căn bản là, các chỉ tiêu đó cần phải cụ thể hóa thành cácnhiệm vụ trong từng thời gian (quý, tháng, tuần) và cho từng kho ở từng kho

12

(tổ, đội, ngăn, gian hàng) phải thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong các hoạtđộng hàng ngày nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu, các định mức đã đề ra Khi tổ chức thực hiện kế hoạch nghiệp vụ kho, hàng ngày nên bố trí một

số phương án, phương án được phổ biến hoặc thông báo trên bảng trước cửakho để mọi người có thể trông thấy có thể chia thành các phương án nhưphương án 1, phương án 2, phương án 3 Trong đó, phương án chính là phương

án 1 , các phương án còn lại là phương án dự phòng Khi các điều kiện thựchiện phương án chính thức không có thể đạt được thì chuyển sang thực hiệnphương án tiếp theo

Trong quá trình thực hiện kế hoạch nghiệp vụ kho cần phải chú trọng đặcbiệt khâu kiểm tra kết quả thực hiện các chỉ tiêu về số lượng và chất lượng, cần

có sự thông báo kết quả cho các bộ phận công tác kịp thời và nêu những kinhnghiệm tiên tiến, rút kinh nghiệm những việc chưa làm được để giúp các bộphận hoàn thánh tốt các nhiệm vụ đã được đặt ra

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho phụ thuộc vào quy mô hoạt động củanhà kho, loại kho, loại hàng hóa, khối lượng hàng hóa và các yêu cầu pháp lýđang hiện hành Tuy nhiên, quy trình này thông thường gồm có 6 bước chínhnhư sau:

13