Môn quản trị kho hàng chủ đề ứng dụng công nghệ thông tin trong kho hàng

Ứng dụng công nghệ AIDC trong nhà kho giúp cung cấp các thông tin cụ thể vềsản phẩm lưu trữ và vị trí của nó trong kho.Ứng dụng AIDC trong kho mang lại một số lợi ích sau:- Cải thiện độ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA THƯƠNG MẠI

Lớp học phần: 2411101128601 Danh sách thành viên nhóm:

1 Nguyễn Thị Thanh Thanh 2121002151

2 Nguyễn Đoàn Mai Ry 2121008234

9 Nguyễn Thị Quỳnh Như 2121013212

MÔN: QUẢN TRỊ KHO HÀNG CHỦ ĐỀ: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

KHO HÀNG

MỤC LỤC

1 Công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động (AIDC).1

1.1 Barcode – Công nghệ mã vạch 1

1.1.1 Khái niệm 1

1.1.2 Phân loại 1

1.1.3 Ứng dụng 3

1.1.4 Ưu và nhược điểm 4

1.1.5 Ví dụ: 5

1.2 RFID (Radio Frequency Identification) 6

1.2.1 Khái niệm 6

1.2.2 Thành phần 7

1.2.3 Cách vận hành: 9

1.2.4 Ưu và nhược điểm của RFID 10

1.2.5 Ứng dụng của nhận dạng tần số vô tuyến trong hoạt động kho 12

1.2.6 Các ví dụ thực tiễn 12

1.3 So sánh RFID với mã vạch 13

2 Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) 14

2.1 Khái niệm 14

2.2 Tiêu chuẩn 15

2.3 Phân loại giao dịch EDI (Electronic data interchange) dành cho 3PL 15

2.3.1 Giao dịch nhận (Receiving Transactions) 17

2.3.2 Giao dịch đặt hàng (Order Transactions) 19

2.3.3 Giao dịch hàng tồn kho (Inventory Transactions) 22

2.4 Ví dụ 22

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG KHO HÀNG

1 Công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động (AIDC)

AIDC (Automatic Identification and Data Capture) là các loại công nghệ giúp tự

động nhận diện và thu nạp dữ liệu mà không cần sự tham gia của con người Có hailoại công nghệ AIDC phổ biến trong kho là công nghệ mã vạch (barcode) và côngnghệ RFID

Ứng dụng công nghệ AIDC trong nhà kho giúp cung cấp các thông tin cụ thể vềsản phẩm lưu trữ và vị trí của nó trong kho

Ứng dụng AIDC trong kho mang lại một số lợi ích sau:

- Cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho thông qua việc loại bỏ nhập dữ liệu

1.1.2 Phân loại

Gồm 2 loại cơ bản: mã vạch chỉ gồm ký tự số và mã vạch gồm ký tự số,chữ cái, ký

tự đặc biệt

Mã vạch số Đặc điểm

ITF ( Interleaved 2 of 5 ) - Chỉ gồm ký tự số 0-9

- Dùng để dán lên các thùng chứa , bìa đựng

có mã UPC hoặc EAN riêng bên trong

- Có thể xử lý dung sai cao

UPC (UPC-A, UPC-E) - Dùng cho các loại hàng tiêu dùng, được

dùng phổ biến ở Bắc Mỹ (Canada, Mỹ)

- Dùng để xác định xuất xứ, màu sắc, kíchthước của sản phẩm

- UPC-A gồm 12 chữ số, UPC-E gồm 8 chữ

số phù hợp với hàng kích thước nhỏ

EAN ( EAN-13, EAN-8) - EAN là bước phát triển kế tiếp của UPC

- Được dùng rộng rãi trên toàn cầu

- Xác định xuất xứ, màu sắc, kích thước củanhiều ngành hàng

 EAN-13: Gồm 13 số, có thể chuyểnđổi từ UPC-A sang EAN-13, dễ sửdụng, phù hợp với nhiều loại máyquét, được sử dụng rộng rãi, có tínhchính xác cao

 EAN-8: Gồm 8 số ( không có mã

hợp với hàng hóa kích thước nhỏ

- Mật độ mã vạch thưa (độ nén thấp) nênkhông thể dùng để in mã vạch cho những sảnphẩm và tài sản có kích thước nhỏ

Code 128 - Mã hóa được đa dạng các kiểu ký tự trong

bộ ký tự ASCII 128, gồm chữ cái, chữ số và

ký tự đặc biệt

- Mã vạch có kích thước nhỏ gọn

- Dùng trong nhiều ngành hàng: bán lẻ, sảnxuất, vận tải container,

1.1.3 Ứng dụng

1.1.3.1 Nhập hàng

- Quét mã vạch để ghi nhận/kiểm tra biên lai: Thay vì nhập thủ công thông tinsản phẩm, mã vạch trên sản phẩm sẽ được quét để tự động ghi nhận thông tin vào hệthống Điều này giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu

- Thùng carton được nhận diện trên pallet thay vì nhập thủ công để xếpkho: Thùng carton trên pallet sẽ được quét mã vạch để nhận diện Điều này giúp tiếtkiệm thời gian và công sức trong quá trình xếp kho

1.1.3.2 Xếp kho

- Quét mã vạch pallet tại vị trí lưu trữ sẽ tự động cập nhật vị trí, không cần cậpnhật thủ công: Khi pallet được di chuyển đến vị trí lưu trữ, mã vạch của pallet sẽ được

quét để cập nhật vị trí của pallet Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trongquá trình cập nhật vị trí pallet.

- Hệ thống có thể hướng dẫn nhân viên đến vị trí phù hợp để xếp pallet: Hệthống có thể sử dụng mã vạch nhằm xác định vị trí phù hợp để xếp pallet Điều nàygiúp đảm bảo pallet được xếp đúng vị trí và tiết kiệm thời gian cho nhân viên

1.1.3.3 Quản lý kho

Có thể di chuyển pallet đến vị trí mới và quét mã vạch mà không cần cập nhậtthủ công: Mã vạch trên pallet sẽ được quét để cập nhật vị trí của pallet Điều này giúptiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình di chuyển pallet

1.1.3.4 Kiểm kho và đóng gói

- Sản phẩm được xác nhận trong quá trình kiểm kho và đóng gói: Mã vạch trênsản phẩm sẽ được quét để xác nhận số lượng và tình trạng của sản phẩm Điều nàygiúp đảm bảo kiểm kho được chính xác và tiết kiệm thời gian

- Kiểm kho có thể được hướng dẫn bởi hệ thống thay vì dựa trên giấy: Hệ thống

có thể sử dụng mã vạch để hướng dẫn nhân viên kiểm kho Điều này giúp đảm bảokiểm kho được chính xác và tiết kiệm thời gian

- Sản phẩm được lấy từ một vị trí sẽ được tự động cập nhật thay vì nhập thủcông: Mã vạch trên sản phẩm sẽ được quét để cập nhật vị trí của sản phẩm Điều nàygiúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình kiểm kho

1.1.3.5 Xuất hàng

Quét mã vạch pallet trong quá trình xuất hàng sẽ ghi nhận việc xác nhận giaohàng Điều này giúp đảm bảo hàng hóa được giao đúng và đủ

1.1.3.6 Kiểm kê theo chu kỳ

- Kiểm kê theo chu kỳ có thể được hệ thống hướng dẫn

- Khi quét mã vạch sản phẩm tại các vị trí, hệ thống sẽ xác nhận và cập nhật sốlượng

1.1.4 Ưu và nhược điểm

1.1.4.1 Ưu điểm

- Giảm thiểu lỗi thủ công: Nhập dữ liệu bằng tay dễ bị sai sót, trong khi quét mãvạch mang lại độ chính xác cao hơn Ví dụ, trong quá trình nhận hàng, thay vì nhậpthủ công thông tin sản phẩm, mã vạch trên sản phẩm sẽ được quét để tự động ghi nhậnthông tin vào hệ thống

- Tăng hiệu suất: Mã vạch giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong các quytrình kho Ví dụ, trong quá trình xếp kho, thùng carton trên pallet sẽ được quét mãvạch để nhận diện

- Cải thiện khả năng theo dõi: Hệ thống có thể theo dõi vị trí và tình trạng củasản phẩm theo thời gian thực Ví dụ, trong quá trình kiểm kho, mã vạch trên sản phẩm

sẽ được quét để xác nhận số lượng và tình trạng của sản phẩm

- Kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn: Hệ thống có thể cung cấp thông tin chính xác

về số lượng hàng tồn kho, giúp việc ra quyết định dễ dàng hơn Ví dụ, trong quá trìnhkiểm kê theo chu kỳ, mã vạch trên sản phẩm sẽ được quét để xác nhận và cập nhật sốlượng

- Giảm chi phí hoạt động: Hiệu quả cao hơn dẫn đến chi phí vận hành tổng thểthấp hơn Ví dụ, việc sử dụng mã vạch có thể giúp giảm chi phí nhập liệu, chi phíkiểm kho, và chi phí quản lý hàng tồn kho

- Tiết kiệm nhân lực: nhờ sự tối ưu hoá trong hoạt động kiểm kê số lượng hàngtồn kho, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nguồn nhân lực đáng kể cho các hoạt động của kho

1.1.4.2 Nhược điểm:

- Chi phí đầu tư: Doanh nghiêp sẽ phải tốn một khoản chi phí đầu tư ban đầu khálớn cho hệ thống mã vạch bao gồm: chi phí thiết bị đọc mã vạch, phần mềm quản lýkho, và đào tạo nhân viên…

- Tính phức tạp: Hệ thống mã vạch có thể phức tạp và khó sử dụng đối với một

số doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc quy trình kho đơn giản

- Tính nhạy cảm môi trường: Mã vạch có thể bị mờ hoặc rách nếu tiếp xúc vớimôi trường ẩm ướt hoặc nhiệt độ cao

- Khoảng cách đọc gần

- Mã vạch được quét riêng lẻ và có độ bảo mật kém

Trong thực tế, RFID không phải là công nghệ mới Công nghệ này đã được sửdụng lần đầu trong Chiến tranh Thế giới lần thứ 2 khi người Anh triển khai công nghệnày để nhận dạng máy bay của họ Trong nhiều năm, công nghệ này vẫn còn khá mơ

hồ, ít được biết đến và chỉ được ứng dụng trong những lĩnh vực cụ thể, như để kiểmsoát và giới hạn khả năng tiếp cận nơi làm việc, bởi vì giá thành công nghệ này lúcbấy giờ quá đắt đỏ Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến chỉ được chú ý đến trongngành chuỗi cung ứng sau sự khởi xướng đến từ “gã khổng lồ” bán lẻ Wal-Mart và BộQuốc phòng Hoa Kỳ vào năm 2003 đã đưa ra yêu cầu rằng tất cả các nhà cung cấp của

họ phải đặt thẻ nhận dạng tần số vô tuyến trên tất cả container hàng của họ bắt đầu từtháng 1 năm 2005 Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến hiện đang ở điểm chuyển đổiquan trọng khi chi phí đã giảm đáng kể cho phép ứng dụng vào quy mô lớn

1.2.2 Thành phần

1.2.2.1 Thẻ RFID

Mục đích của thẻ là chứa đựng các thông tin về đối tượng mà thẻ được đínhkèm Trong thẻ RFID có chứa một con chip bán dẫn, một ăng-ten và đôi khi một cụcpin được đóng gói trong một túi

Có hai loại thẻ RFID:

- Thẻ thụ động (Passive tag)

Thẻ thụ động không có nguồn điện tích hợp và nó lấy nguồn điện để truyềnthông tin từ đầu đọc RFID Nó thường là thẻ chỉ đọc (RO) chỉ có thể được lập trìnhmột lần với dữ liệu hạn chế, chẳng hạn như số bộ phận và số sê-ri Như vậy, thẻ thụđộng có kích thước nhỏ, chỉ có thể truyền phát thông tin trong phạm vi ngắn và có giáthành rẻ hơn Thẻ thụ động thường hoạt động ở dải tần số thấp (LF và HF)

Ngoài ra, một số thẻ thụ động có pin tích hợp Tuy nhiên, những loại pin nàykhông được sử dụng để truyền dữ liệu mà để cung cấp năng lượng cho các thiết bịđiện tử được tích hợp trên thẻ, chẳng hạn như cảm biến nhiệt độ

- Thẻ chủ động (Active tag)

Thẻ RFID chủ động có nguồn năng lượng từ pin tích hợp để truyền thông tin đếnđầu đọc Nó còn được gọi là thẻ "thông minh" chính bởi khả năng đọc/ghi của nó ThẻRFID chủ động có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn (lên tới 128 kilobyte), so với thẻ

RIFD thụ động và có thể được lập trình nhiều lần Vì vậy, thẻ RFID chủ động thườnglớn hơn, có thể truyền phát thông tin trong phạm vi xa hơn và thường có chi phí caohơn so với loại thẻ RFID thụ động Những thẻ RFID chủ động như vậy có thể được sửdụng từ hai đến bảy năm Thẻ chủ động thường hoạt động ở dải tần số cao (UHF).

1.2.2.2 Đầu đọc

Đầu đọc được biết đến như là một

thiết bị phát ra tín hiệu tần số vô tuyến

Đầu đọc gồm có một ăng-ten, mô-đun

điện tử RF và mô-đun điện tử điều

khiển Đầu đọc hoạt động như một cầu

nối giữa thẻ RFID và bộ điều khiển của

nó bằng cách đọc (và ghi trong trường

hợp là thẻ thông minh) dữ liệu trên thẻ

và chuyển tiếp dữ liệu được mã hóa đến máy chủ Đầu đọc thường được lập trình vớihai khả năng:

- Đầu đọc xác thực các thẻ để ngăn chặn các hành vi làm giả hoặc truy cập tráiphép vào hệ thống

- Đầu đọc có khả năng chống trùng lặp thông tin vì nó có thể nhận thông tin từnhiều thẻ cùng lúc

- Đầu đọc có thể được gắn cố định, ví dụ: gắn trên cửa nhập hàng hoặc xe nânghàng, hoặc đầu đọc có thể di động, …

1.2.2.3 Hệ thống điều khiển (máy chủ)

Bộ điều khiển, có thể hiểu đơn giản là một chiếc máy tính, là “bộ não” điềukhiển luồng dữ liệu giữa đầu đọc và máy chủ Nó hoạt động như một đầu nối đểtruyền dữ liệu từ hệ thống RFID đến phần mềm quản lí kho thông qua phần mềmtrung gian, đây chỉ đơn giản là một phần mềm ứng dụng được sử dụng để định tuyếnthông tin từ hệ thống RFID đến hệ thống CNTT của tổ chức Nếu không có phần mềmtrung gian giao tiếp với phần mềm quản lí kho, bản thân dữ liệu RFID sẽ vô giá trị.Phần mềm trung gian RFID di chuyển dữ liệu đến và đi từ các điểm chuyển đổi thôngtin với bốn chức năng chính:

- Thu thập dữ liệu: Phần mềm trung gian chỉ dẫn việc trích xuất dữ liệu từ đầu

đọc

- Định tuyến dữ liệu: Phần mềm trung gian xác định nơi mà dữ liệu được thu

thập sẽ đi đến và định tuyến dữ liệu đến các hệ thống thích hợp trong tổ chức

- Quản lý quy trình: Phần mềm trung gian được sử dụng để kích hoạt các sự kiện

dựa trên các quy tắc nhất định của doanh nghiệp Ví dụ: Khi một pallet đã chọn đượcxác nhận để giao thì phần mềm trung gian sẽ định vị pallet trên và ghi thông tin giaohàng vào thẻ của nó

- Quản lý thiết bị: Nó giám sát và điều phối các đầu đọc RFID khác nhau.

- Phần mềm trung gian phải được tùy chỉnh theo quy tắc hoạt động của doanh

nghiệp và hệ thống ứng dụng được sử dụng trong kho

1.2.3 Cách vận hành:

Quá trình hoạt động của hệ thống RFID có thể được giải thích như sau:

- Thiết bị đầu đọc RFID sẽ truyền tín hiệu RF (tần số vô tuyến) để kích hoạt thẻ

RFID thụ động và điều khiển tần số vô tuyến, được truyền và nhận bởi ăng ten

- Ăng ten trên thẻ RFID nhận tín hiệu RF.

- Thẻ RF được làm từ một con chíp siêu nhỏ và truyền thông tin thông qua ăng

ten

- Thiết bị đầu đọc RFID nhận tín hiệu được mã hóa từ thẻ và sau đó giải mã dữ

liệu trong thẻ

- Thiết bị đầu đọc RFID truyền thông tin đến máy chủ (host).

Sau đó, máy chủ (host) truyền thông tin đến phần mềm quản lí kho qua một phầnmềm trung gian bằng cáp hoặc mạng cục bộ không dây

Hệ thống RFID có thể hoạt động trên các dải tần số khác nhau Ở tần số thấp,phạm vi nhận tín hiệu không quá 2 feet, trong khi ở tần số cao, phạm vi nhận tín hiệu

có thể từ 10-30 feet

1.2.4 Ưu và nhược điểm của RFID

1.2.4.1 Ưu điểm

- Loại bỏ được các lỗi trong quá trình cập nhật thông tin vị trí, cải thiện độ chínhxác của vị trí và tăng năng suất của người vận hành kho Thông qua các đầuđọc tần số vô tuyến, các thẻ RFID trên các pallet được đọc tự động và vị trí củatừng pallet được cập nhật tự động lên phần mềm quản lí kho

- Loại bỏ sự khó khăn của việc xác định vị trí pallet và giúp cải thiện độ chínhxác của kho Do vị trí của từng pallet được theo dõi và định vị theo thời gianthực mọi lúc

- Cải thiện hơn nữa độ chính xác và năng suất kho nếu hàng hóa của khách hàngđược gắn thẻ RFID bởi:

 Loại bỏ hoàn toàn việc kiểm đếm và cập nhật thông tin một cách thủcông Do thẻ RFID của thùng Carton và của pallet sẽ đọc tự động bởiđầu đọc khi các thùng carton được xếp lên các pallet trong quá trìnhnhận hàng và lưu kho

 Độ chính xác và năng suất lấy hàng được cải thiện Tương tự quá trìnhlưu kho, trong quá trình lấy hàng, các thẻ RFID của thùng carton hay

của vị trí sẽ được đọc bởi đầu đọc RFID và thông tin sẽ được chuyền vàcập nhật lên phần mềm quản lý kho qua đó người vận hành kho biếtchính xác vị trí của hàng hóa.

 Năng suất tổng thể sẽ được cải thiện vì tổng tích lũy giờ công của ngườivận hành kho có thể giảm từ 1/3 đến 2/3 Do việc lấy hàng và đếm hàngtheo chu kỳ không còn cần thiết vì tồn kho thực tế sẽ luôn luôn bằng tồnkho trên hệ thống

1.2.4.2 Nhược điểm

Vấn đề chi phí

Chi phí vẫn là rào cản lớn nhất Không chỉ tính chi phí của các thẻ RFID riêng.Chi phí của việc ứng dụng phải bao gồm toàn bộ hệ thống RFID, gồm đầu đọc, bộđiều khiển (máy chủ) và phần mềm trung gian, thứ có thể đòi hỏi việc tùy chỉnh để cóthể tương thích với phần mềm quản lí kho

Vấn đề vận hành

- Những chất lỏng hoặc những bề mặt ướt hấp thụ những tín hiệu vô tuyến tần sốcao dẫn đến tình trạng đầu đọc không đọc được thẻ khiến hiệu quả của hệ thống RFIDgiảm sút

- Kim loại, có khả năng phản xạ sóng vô tuyến, cản trở việc truyền thông tin giữathẻ và đầu đọc

- Dễ bị cản trở bởi các hệ thống vô tuyến khác

- Các Anten/đầu đọc phải được định đúng hướng, nếu không sẽ có những điểm

mù mà ở đó các thẻ RFID là vô hình đối với đầu đọc

1.2.5 Ứng dụng của nhận dạng tần số vô tuyến trong hoạt động kho

Việc nhà cung cấp dịch vụ 3PL cố gắng kiểm soát từng đơn vị hàng riêng lẻ củakhách hàng là không cần thiết và không mang tính hiệu quả về kinh tế cho các 3PLkhi phải kiểm tra xem từng đơn vị hàng đã gắn thẻ RFID hay chưa hoặc khi phải gắnthẻ RFID mới cho tất cả sản phẩm được đưa vào kho

Thay vào đó, các 3PL nên tập trung vào việc chuẩn bị các cơ sở hạ tầng kho cơbản để thiết lập và vận hành hệ thống nhận dạng tần số vô tuyến Ở khía cạnh này, các3PL có thể ứng dụng hệ thống nhận dạng tần số vô tuyến như sau:

- Thay thế mã vị trí IDs (bao gồm cả khu vực tạm trữ để tải hàng) bằng thẻ nhậndạng tần số vô tuyến (RFID tags)

- Thay thế mã của pallet bằng bằng thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID tags)

1.2.6 Các ví dụ thực tiễn

- Thương hiệu thời trang H&M đã hoàn toàn tự động hóa kho hàng của mình,thông qua việc sử dụng thẻ RFID, H&M có thể theo dõi và quản lý hàng tồn kho củamình trong thời gian thực Bằng cách áp dụng AI vào dữ liệu do thẻ RFID tạo ra, cùngvới các nguồn dữ liệu khác, H&M cũng có thể đưa ra các dự đoán về cung và cầuchính xác hơn Các thuật toán học máy này không chỉ giúp công ty tối ưu hóa chuỗicung ứng từ góc độ tài chính mà còn giảm thiểu tác động đến môi trường

- BJC HealthCare là một trong những tổ chức chăm sóc sức khỏe phi lợi nhuậnlớn nhất Hoa Kỳ Nhận thấy quy trình sắp xếp lại thuốc trong nhà kho một cách thủcông có thể dẫn đến lượng hàng tồn kho dư thừa, họ áp dụng công nghệ nhận dạng tần

số vô tuyến để theo dõi thời gian thực về từng loại thuốc và vị trí, ngày hết hạn RFID giúp BJC HealthCare tự động lên danh sách đặt hàng thuốc khi lượng thuốc dựtrữ gần hết

1.3 So sánh RFID với mã vạch

Hệ thống mã vạch được áp dụng rộng rãi vì đây là công nghệ nhận dạng giá rẻ

đã phục vụ tốt cho chuỗi cung ứng trong nhiều năm Tuy nhiên, công nghệ mã vạchkém hơn so với RFID về những tính năng và khả năng mang lại những cải tiến trongviệc theo dõi hàng tồn kho, độ chính xác trong xác định số lượng hàng trong kho vàtrong vận chuyển cũng như năng suất của kho Trở ngại lớn nhất trong việc áp dụngRFID, đặc biệt là trong kho, vẫn là giá cả Mặc dù nó đã giảm đáng kể trong vài năm