Khái niệm dự án
Dự án, theo định nghĩa của PMI, là tập hợp các hoạt động liên quan và phụ thuộc lẫn nhau, được thực hiện để đạt được mục tiêu xác định Định nghĩa này nhấn mạnh các điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách trong môi trường không chắc chắn Trong luận văn này, định nghĩa này sẽ được xem như chuẩn mực.
Các đặc trưng của dự án
Một dự án thường được xác định bởi sáu đặc điểm chính: tính mục tiêu, tính thời hạn, tính hữu hạn về nguồn lực, tính đặc thù, tính xung đột và tính ngẫu nhiên.
Mục tiêu của dự án là kết quả cuối cùng mà nhà đầu tư mong đợi, và mỗi dự án cần có một hoặc nhiều mục tiêu rõ ràng để hướng tới mục đích chung Để đạt được mục đích này, các kết quả mong muốn thường được phân chia thành những mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn của dự án Việc lượng hóa các mục tiêu thành các chỉ tiêu cụ thể giúp thuận tiện cho việc theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án.
Trong một dự án được thiết kế tốt, việc xác lập mục tiêu cần tuân thủ các nguyên tắc: cụ thể, có thể đo lường, khả thi, cân đối với nguồn lực và có thời hạn rõ ràng.
Khởi đầu Triển khai Kết thúc
100% Điểm khởi đầu Điểm kết thúc
Hình I.2: Tính hữu hạn về thời gian của dự án
Dự án công nghệ thông tin (CNTT) có tính chất tạm thời với thời gian xác định, thường không quá 5 năm do sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ Thời gian dự án được chia thành các giai đoạn: khởi đầu, triển khai và kết thúc Giai đoạn khởi đầu yêu cầu nỗ lực lớn để thiết lập Ban QLDA, tập hợp nhân sự và huy động nguồn lực, thường diễn ra chậm do các thành viên cần thời gian làm quen với nhiệm vụ Sau khi vượt qua những trở ngại ban đầu, giai đoạn triển khai diễn ra nhanh hơn, với tiến trình liên tục cho đến khi dự án gần hoàn thiện.
Trong quản lý dự án, tính hữu hạn về nguồn lực là yếu tố quan trọng cần xem xét Các nguồn lực bao gồm nhân lực, tài sản, trang thiết bị, máy móc, tài chính và ngân sách, tất cả đều có giới hạn nhất định Việc hiểu rõ sự hạn chế này giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả.
Dự án thường xuyên đối mặt với xung đột, không chỉ giữa các bộ phận thực hiện mà còn với các dự án khác về nguồn lực Những mâu thuẫn này có thể phát sinh từ sự tương tác phức tạp giữa các yếu tố bên trong và bên ngoài dự án, tạo ra thách thức trong việc quản lý nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Mỗi dự án đều có những yếu tố đặc thù riêng, từ dự án xây dựng, nghiên cứu phát triển đến dự án CNTT, không có dự án nào hoàn toàn giống nhau Do đó, cần tiến hành nghiên cứu tỉ mỉ và thiết kế kỹ thuật cụ thể cho từng dự án Quản lý, khai thác và vận hành cũng cần được điều chỉnh theo những đặc thù riêng biệt của từng loại dự án.
Dự án thường đối mặt với tính ngẫu nhiên cao, với nhiều rủi ro và yếu tố biến động khó lường Quá trình thực hiện dự án kéo dài và yêu cầu nguồn vốn lớn, đồng thời chịu ảnh hưởng từ môi trường kinh tế, xã hội, luật pháp và các bên liên quan Những rủi ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động tiêu cực đến mục tiêu và kết quả của dự án.
Dự án đầu tư
Dự án đầu tư, theo Luật Đầu tư và Luật Đấu thầu, là tập hợp các đề xuất đầu tư trung và dài hạn nhằm thực hiện các hoạt động cụ thể trong một khoảng thời gian xác định Nó bao gồm các hoạt động liên quan được kế hoạch hóa để đạt được các mục tiêu cụ thể, tạo ra kết quả nhất định thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định Để đạt được các mục tiêu này, cần có sự tác động có mục đích vào hoạt động của dự án.
Hình I.3: Kết quả, thời gian, chi phí và mục tiêu
Khi nghiên cứu về quản trị dự án, hai khái niệm “quản trị dự án” và “quản lý dự án” thường được sử dụng Sự khác biệt giữa hai khái niệm này là tương đối và phụ thuộc vào cách định nghĩa trong từng nghiên cứu Trong luận văn này, hai khái niệm trên sẽ được định nghĩa rõ ràng để phục vụ cho mục đích nghiên cứu.
Quản trị dự án là quá trình có tổ chức và liên tục, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh tế xã hội trong đầu tư Quá trình này bao gồm các giai đoạn chuẩn bị, thực hiện và vận hành kết quả đầu tư cho đến khi thanh lý tài sản Việc áp dụng hệ thống biện pháp đồng bộ giúp đạt được mục tiêu đầu tư trong những điều kiện cụ thể.
Quản lý dự án là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng và công cụ để đạt được mục tiêu dự án Nó bao gồm lập kế hoạch tổng thể, điều phối thời gian và nguồn lực, cũng như giám sát triển khai từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Mục tiêu của quản lý dự án là hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách đã phê duyệt và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Yêu cầu về chi phí Yêu cầu về thời gian
Yêu cầu về kết quả
Quản lý dự án là một ngành khoa học tập trung vào việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình phát triển của dự án Mục tiêu chính là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian, trong ngân sách đã phê duyệt, đồng thời đảm bảo chất lượng và đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra.
Quản trị dự án bao gồm cả quản lý dự án, với quản lý dự án là một phần trong quá trình thực hiện đầu tư Quản trị dự án không chỉ giới hạn ở giai đoạn thực hiện mà còn bao gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư Mặc dù hai khái niệm này có liên quan, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau; quản trị dự án mang tính lãnh đạo, trong khi quản lý dự án tập trung vào tổ chức và thực hiện Quản lý dự án được chia thành ba giai đoạn chủ yếu, tương ứng với ba giai đoạn của dự án.
Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng trong việc xác định các mục tiêu cụ thể và các công việc cần thực hiện Quá trình này bao gồm việc xác định nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án và phát triển một kế hoạch hành động có trình tự logic, có thể được biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
Điều phối thực hiện dự án là quá trình phân phối nguồn lực, bao gồm vốn, lao động và thiết bị, với trọng tâm đặc biệt vào việc quản lý và điều phối tiến độ thời gian.
Giám sát là quá trình theo dõi và kiểm tra tiến trình của dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết các vấn đề phát sinh và thực hiện báo cáo hiện trạng dự án tới các cấp có thẩm quyền.
Quản lý dự án là yếu tố cốt lõi trong quản trị dự án Trong luận văn này, hai khái niệm "quản trị dự án" và "quản lý dự án" được hiểu là tương đương và có thể sử dụng thay thế cho nhau.
Sự cần thiết của nghiên cứu
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc trong các lĩnh vực kinh tế và xã hội, góp phần quyết định vào sự phát triển bền vững của quốc gia.
Nhiều quốc gia phát triển đang thúc đẩy chính phủ điện tử để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước và phục vụ người dân, doanh nghiệp thông qua đầu tư vào công nghệ thông tin Để đạt được mục tiêu này, cần chú trọng không chỉ vào công nghệ mà còn cải tiến quy trình làm việc, tạo môi trường pháp lý thuận lợi, phân bổ ngân sách hợp lý, tổ chức thực hiện và giám sát hiệu quả, cũng như đào tạo nguồn nhân lực chất lượng và quy mô, cùng với sự quyết tâm cao từ lãnh đạo.
Tại Việt Nam, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã thu hút sự chú ý đáng kể trong thời gian qua Tuy nhiên, việc triển khai CNTT vẫn gặp nhiều khó khăn, chủ yếu do hai nguyên nhân chính.
Một là, CNTT là lĩnh vực công nghệ mới xuất hiện và có nhiều đặc điểm riêng, mang tính đặc thù, khác với các lĩnh vực khác như:
• Phần cứng: Công nghệ phần cứng thay đổi nhanh chóng; Giá thiết bị giảm mạnh theo thời gian
Có nhiều loại phần mềm, bao gồm phần mềm thương mại như MS Word và Excel, phần mềm chuyên ngành phục vụ tài chính và ngân hàng, phần mềm có bản quyền và phần mềm nguồn mở.
Hình thức đầu tư vào phần mềm bao gồm ba phương thức chính: mua sắm phần mềm đóng gói, mua sắm phần mềm theo đơn đặt hàng, và tự phát triển hoặc nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm.
Triển khai dự án có tính rủi ro cao và tỷ lệ thành công ngay lần đầu thấp Mỗi chu kỳ phát triển yêu cầu khối lượng hiệu chỉnh lớn, dẫn đến chi phí triển khai cao, bao gồm nhân công, đào tạo chuyển giao công nghệ, tạo lập và duy trì cơ sở dữ liệu, cũng như nhập số liệu.
Thiếu quy định quản lý và kinh nghiệm triển khai dự án đầu tư ứng dụng CNTT đang là vấn đề lớn Luật CNTT đã tạo cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng CNTT, góp phần phát triển kinh tế tri thức và hiện đại hóa đất nước, đồng thời đảm bảo an ninh, quốc phòng Tuy nhiên, các điều khoản trong Luật CNTT hiện tại chỉ đưa ra quy định chung mà chưa có hướng dẫn chi tiết cho quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT.
Trong gần một thế kỷ phát triển lý thuyết quản trị dự án, Việt Nam đã có nhiều nghiên cứu về lĩnh vực này Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào đặc thù quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT, đặc biệt là yếu tố nguồn gốc vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước Do đó, quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT hiện nay chủ yếu vẫn diễn ra theo cách thủ công và chưa áp dụng các hệ thống thông tin quản trị dự án chuyên biệt.
Nghiên cứu về quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn ngân sách nhà nước là rất cần thiết Luận văn này tập trung vào việc thiết kế hệ thống thông tin tổng thể nhằm phục vụ quản trị dự án một cách hiệu quả.
Kết quả và ý nghĩa
Nghiên cứu này hệ thống hóa lý thuyết về quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin từ nguồn vốn ngân sách nhà nước Dựa trên lý thuyết này, bài viết đề xuất thiết kế hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ quản trị dự án, minh họa cho việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn quản lý dự án.
Luận văn này tổng kết các nghiên cứu hiện hành về quản trị dự án, đồng thời đóng góp những kết quả nghiên cứu và đề xuất mới nhằm quản trị dự án CNTT hiệu quả, sử dụng vốn ngân sách nhà nước ở Việt Nam.
Đề xuất thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản trị dự án bao gồm khảo sát chi tiết và đánh giá chức năng của các phần mềm quản trị dự án hiện có, cả thương mại và nguồn mở Kết hợp với lý thuyết quản trị dự án, luận văn áp dụng phương pháp luận kiến trúc tổng thể EA để thiết kế hệ thống thông tin Dựa trên một số phần mềm nguồn mở, luận văn cũng xây dựng một phần mềm quản lý dự án với các chức năng cơ bản nhằm minh họa cho việc áp dụng kết quả nghiên cứu vào thực tiễn quản trị dự án.
Luận văn này không chỉ mang ý nghĩa hàn lâm mà còn giúp giải quyết những khó khăn trong đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay Đến nay, chưa có nghiên cứu nào hệ thống hóa vấn đề quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn ngân sách nhà nước tại Việt Nam Do đó, luận văn hy vọng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả các dự án đầu tư CNTT, thúc đẩy sự phát triển ngành CNTT và kinh tế - xã hội của Việt Nam.
Cấu trúc của luận văn
Cấu trúc của luận văn bao gồm 04 phần chính, được phân bổ trong 03 chương và 01 phần kết luận:
Chương I - Mở đầu: Bài viết sẽ giới thiệu những vấn đề cơ bản liên quan đến nghiên cứu và phân tích các đặc điểm nổi bật của dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) sử dụng vốn từ ngân sách nhà nước Đồng thời, chương này cũng xác định rõ đối tượng, phạm vi nghiên cứu và kết quả mong đợi từ nghiên cứu.
Chương II - Quản trị dự án tập trung vào ba nội dung cơ bản trong lý thuyết quản trị dự án, đặc biệt là những điểm đặc thù của quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) sử dụng vốn ngân sách nhà nước Các đề xuất mới trong chương này bao gồm vòng đời dự án, phân loại dự án CNTT, các giai đoạn thực hiện, khung kế hoạch và các bước lập kế hoạch dự án Ngoài ra, chương cũng nhấn mạnh những điểm đặc thù như cơ cấu tổ chức, mô hình quản trị dự án, kiểm soát và kết thúc dự án.
Chương III của bài viết tập trung vào thiết kế hệ thống thông tin, tổng kết các yếu tố lý thuyết cơ bản và trình bày hai mô hình kiến trúc tổng thể phổ biến là FEAF và RM-ODP Chương này cũng đề xuất một lược đồ tổng thể mô tả toàn bộ hệ thống và kiến trúc cho việc phát triển hệ thống thông tin quản trị dự án Ngoài ra, Chương III khái quát hóa kết quả nghiên cứu từ Chương II thành 7 nhóm đối tượng và 20 nhóm quy trình liên quan đến quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
• Phần Kết luận: Tổng hợp lại các kết quả nghiên cứu của luận văn và đề xuất một số nội dung nghiên cứu tiếp theo
Luận văn này bao gồm hai phụ lục, trong đó trình bày kết quả khảo sát và đánh giá 95 phần mềm quản lý dự án Các phần mềm này bao gồm cả phần mềm thương mại và phần mềm nguồn mở, được phân tích dựa trên bảy nhóm chức năng chính liên quan đến quản lý dự án.
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Tổng quan về vòng đời dự án và quản trị dự án
Vòng đời dự án bao gồm bốn giai đoạn chính: khởi động dự án, lập dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án Quá trình chuyển đổi giữa các giai đoạn này được minh họa bằng các mũi tên, với mỗi chuyển đổi thường gắn liền với một nhiệm vụ trọng tâm cụ thể.
Theo dõi kiểm soát Đánh giá Nghiệm thu
Hình II.1: Vòng đời dự án
• Khi chuyển đổi từ giai đoạn khởi động dự án sang giai đoạn lập dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xác định mục tiêu
• Khi chuyển đổi từ giai đoạn lập dự án sang giai đoạn thực hiện dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng kế hoạch
• Khi chuyển đổi từ giai đoạn thực hiện dự án sang giai đoạn kết thúc dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là theo dõi, kiểm soát
Khi chuyển từ giai đoạn kết thúc dự án sang giai đoạn khởi động dự án mới, việc đánh giá và nghiệm thu kết quả là nhiệm vụ trọng tâm.
Dựa trên vòng đời dự án, hầu hết các nghiên cứu và thực tiễn đầu tư tại Việt Nam đều đồng thuận chia quá trình đầu tư thành ba giai đoạn chính.
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư bao gồm các công việc quan trọng như nghiên cứu nhu cầu đầu tư, xác định quy mô và khả năng nguồn vốn, lựa chọn hình thức đầu tư, và lập dự án đầu tư Trong giai đoạn này, đơn vị lập dự án gửi hồ sơ và văn bản trình lên cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư Giai đoạn này kết thúc khi nhận được Quyết định đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư.
Giai đoạn thực hiện đầu tư bao gồm các công việc quan trọng như xin giao đất hoặc thuê đất cho dự án, xin giấy phép xây dựng nếu cần, thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, mua sắm thiết bị, khảo sát thiết kế xây dựng, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán Ngoài ra, giai đoạn này còn bao gồm việc tiến hành thi công, kiểm tra thực hiện, quản lý kỹ thuật, vận hành thử và nghiệm thu công trình.
Giai đoạn kết thúc đầu tư bao gồm các công việc quan trọng như nghiệm thu và bàn giao công trình, vận hành và bảo hành, quyết toán vốn đầu tư, cũng như phê duyệt quyết toán dự án.
Quản trị dự án đã có lịch sử lâu dài, bắt nguồn từ việc phát triển công trình trong các lĩnh vực như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng Ngành này chính thức được công nhận là một khoa học từ những năm 1950, với những người tiên phong như Henry Gantt, Henri Fayol và Frederick Winslow Taylor Họ đã đóng góp quan trọng vào lý thuyết quản lý dự án bằng cách xác định năm chức năng quản lý và phát triển lý thuyết quản lý theo khoa học, tạo nền tảng cho các kiến thức cốt lõi trong quản lý dự án và chương trình, vẫn còn giá trị cho đến ngày nay.
Vào những năm 1960, Viện Quản lý Dự án được thành lập tại Thụy Điển nhằm nghiên cứu và phát triển kỹ nghệ quản lý dự án Viện đã tạo ra những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ công nghiệp phần mềm đến xây dựng Năm 1981, Viện Quản lý Dự án tiếp tục củng cố vai trò của mình trong ngành.
Dự án đã công bố lý thuyết hệ thống đầu tiên về quản lý dự án thông qua tập chuyên khảo, cung cấp hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong lĩnh vực này.
Bài viết trình bày các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo quan trọng trong thực hành quản lý dự án, được áp dụng rộng rãi trong cộng đồng quản lý dự án chuyên nghiệp.
Lập dự án Quản lý dự án
Hình II.2: Nội dung quản trị dự án
Hệ thống lý thuyết về quản trị dự án đã hoàn chỉnh với bốn trụ cột chính: Lập dự án, Quản lý dự án, Kiểm soát dự án và Kết thúc dự án Quản lý dự án được chia thành bốn nội dung cơ bản: quản lý kế hoạch, quản lý nguồn lực, quản lý chất lượng và quản lý rủi ro, tạo nên sự đa dạng và phức tạp trong quản lý Luận văn này tập trung nghiên cứu các đặc trưng cơ bản của quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin từ góc độ Lập dự án, Quản lý dự án (quản lý kế hoạch) và Kiểm soát dự án.
Lập dự án đầu tư
Lập dự án đầu tư là quá trình phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư, đóng vai trò chiến lược trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Hoạt động này là tiền đề quan trọng để xây dựng các dự án đạt hiệu quả cao nhất, đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực hạn chế.
Việc phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư tại Việt Nam thường được thực hiện thông qua hai giai đoạn nghiên cứu chính: nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi, tùy thuộc vào tính chất và quy mô của dự án, cùng với các quy định pháp lý hiện hành.
2.2.1 Lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT
Khác với các dự án đầu tư xây dựng hay cơ sở hạ tầng, quy mô các dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Việt Nam thường nhỏ hơn nhiều Theo thống kê, hơn 90% các dự án này có quy mô vốn dưới 100 tỷ đồng, và nhiều dự án quan trọng chỉ có vốn khiêm tốn dưới 20 tỷ đồng cho dự án tích hợp phần cứng và phần mềm, hoặc dưới 3 tỷ đồng cho dự án phần mềm đơn thuần.
Việc áp dụng các quy định hiện hành cho dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng quy mô lớn gặp nhiều phức tạp do quy trình chuẩn bị và thủ tục thẩm định kéo dài Đối với các dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) sử dụng vốn ngân sách nhà nước, các dự án này được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau và áp dụng các quy định lập dự án đặc thù Tùy thuộc vào tính chất và quy mô đầu tư, các dự án CNTT được phân loại thành các nhóm: dự án quan trọng quốc gia, nhóm A, nhóm B và nhóm C.
• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT quan trọng quốc gia là các dự án được thực hiện theo Nghị quyết của Quốc hội
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin nhóm A bao gồm các dự án thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu với ý nghĩa chính trị - xã hội quan trọng Các dự án này cũng phục vụ cho việc phát triển ngành và lãnh thổ, có tổng mức vốn đầu tư trên 100 tỷ đồng.
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin nhóm B bao gồm các dự án thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm phát triển ngành và lãnh thổ, với tổng mức vốn đầu tư từ 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng.
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin nhóm C tập trung vào việc thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu Những dự án này nhằm phục vụ cho sự phát triển của ngành, vùng và lãnh thổ, với mức vốn đầu tư tối thiểu được quy định.
Tùy thuộc vào quy mô của dự án CNTT, chủ đầu tư cần tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin, Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư Chủ đầu tư cũng phải chịu trách nhiệm về các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự án.
Đối với các dự án quan trọng quốc gia và nhóm A, chủ đầu tư cần tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin.
Chủ đầu tư dự án nhóm B, C cần lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, trong khi dự án nhóm C với mức vốn đầu tư dưới 3 tỷ đồng chỉ yêu cầu lập Báo cáo đầu tư.
Ph ứ c t ạ p, kéo dài đế n v à i n ă m Đơ n gi ả n, rút ng ắ n t h ờ i gi an
Hình II.3: Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT
Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và quy trình lập dự án đầu tư thông thường trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư được minh họa rõ ràng trong Hình II.3.
2.2.2 Phương pháp ra quyết định đa mục tiêu Để ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư, cần phải tiến hành nhiều nghiên cứu khác nhau để đảm bảo hiệu quả dự án Mỗi một nghiên cứu nhằm hướng tới việc đánh giá khả năng thực hiện một mục tiêu nhất định Tuy nhiên, trên thực tế, cần phải cân đối nhiều mục tiêu khác nhau chứ không chỉ xem xét đơn thuần chỉ một mục tiêu
Quá trình ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư là một quá trình đa mục tiêu, nhằm chọn ra phương án tối ưu nhất để đồng thời đáp ứng nhiều mục tiêu khác nhau với mức độ thỏa mãn cao nhất có thể.
Nghiên cứu này đề xuất khung quá trình ra quyết định đa mục tiêu được tiến hành qua 2 bước như sau:
Bước 1 trong quá trình đánh giá các phương án là phát hiện các phương án không bị trội bằng phương pháp mô hình phân cực Phương pháp này cho phép xác định nhanh chóng các lựa chọn, như B, là phương án bị trội và có thể loại bỏ ngay Trong khi đó, các phương án A và C vẫn còn những điểm mạnh, do đó cần tiếp tục phân tích ở Bước 2 Ưu điểm nổi bật của phương pháp mô hình phân cực là yêu cầu ít thông tin ban đầu, giúp thực hiện đánh giá sơ bộ hiệu quả.
Hình II.4: Phương pháp mô hình phân cực
Bước 2: Sử dụng các phương pháp ra quyết định đa mục tiêu để lựa chọn
Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
Phương pháp liệt kê và cho điểm là một kỹ thuật hiệu quả để đánh giá các mục tiêu và phương án Bằng cách liệt kê các mục tiêu cùng với các phương án và trọng số điểm, người dùng có thể tiến hành đánh giá một cách có hệ thống Cuối cùng, lựa chọn phương án có tổng điểm cao nhất sẽ giúp đảm bảo quyết định được đưa ra là tối ưu nhất.
Bảng II.1: Phương pháp liệt kê và cho điểm
MT1: Nhanh MT2: Nhieàu MT3: Toát MT4: Reû ẹieồm 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 Toồng
Tổ chức quản lý dự án
Sau khi lựa chọn, lập và phê duyệt dự án, bước tiếp theo là thiết kế mô hình tổ chức quản lý dự án Điều này bao gồm việc phát triển đội ngũ nhân sự quản lý dự án sao cho phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của dự án.
2.3.1 Mô hình quản lý dự án
Lý thuyết quản lý dự án đề xuất nhiều mô hình quản lý linh hoạt và đa dạng Tại Việt Nam, tổ chức quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin được xem như một pháp nhân, có tính chất pháp lý rõ ràng.
Hình II.6: Hai mô hình quản lý dự án
Hầu hết các mô hình quản lý dự án hiện có trên thế giới không phù hợp với Việt Nam Qua nghiên cứu, hai mô hình quản lý dự án phù hợp để áp dụng tại đây là: mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án và mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án.
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án cho phép chủ đầu tư tự thực hiện và giám sát dự án, hoặc thành lập Ban quản lý dự án để thực hiện theo ủy quyền Mô hình này thường được áp dụng cho các dự án nhỏ, kỹ thuật đơn giản và phù hợp với chuyên môn của chủ đầu tư, người có đủ năng lực và kinh nghiệm quản lý Chủ đầu tư có thể sử dụng bộ máy chuyên môn của mình mà không cần thành lập Ban quản lý dự án.
Mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án là giải pháp cho các chủ đầu tư thiếu năng lực chuyên môn và kinh nghiệm Trong mô hình này, chủ đầu tư ký hợp đồng với tổ chức tư vấn quản lý dự án, nơi mà trách nhiệm và quyền hạn được xác định rõ ràng Dù thuê tư vấn, chủ đầu tư vẫn cần có các đơn vị chuyên môn trong nội bộ để giám sát và theo dõi việc thực hiện hợp đồng Tùy thuộc vào phân cấp quyền hạn và trách nhiệm, mô hình này có thể trở thành mô hình chìa khóa trao tay, trong đó nhà quản lý không chỉ đại diện cho chủ đầu tư mà còn đóng vai trò là chủ dự án.
2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Có nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau được sử dụng để quản lý dự án, bao gồm cơ cấu tổ chức theo chức năng, cơ cấu tổ chức theo dự án và cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận Những mô hình này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc trong các dự án.
2.3.2.1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Nhà quản trị có thể chia dự án thành các công việc khác nhau và chỉ định các bộ phận chức năng phù hợp để quản lý, từ đó thực hiện và điều hành dự án thông qua sự phân cấp quản lý Cơ cấu tổ chức theo chức năng nổi bật với tính chuyên môn hóa cao, giúp khai thác triệt để nhân tài, nhưng cũng gặp khó khăn trong quản trị và hợp tác Hình thức tổ chức này mang lại nhiều ưu điểm đáng chú ý.
Dự án được phân chia theo từng lĩnh vực chức năng và giao cho các phòng ban chuyên trách, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp và thu hút nhân tài có chuyên môn trong từng lĩnh vực.
Linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực là yếu tố quan trọng, cho phép lựa chọn nhân sự có chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự án từ các bộ phận chức năng liên quan.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo chức năng cũng có những nhược điểm như sau:
Các thành viên của nhóm dự án được tuyển chọn từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau, vì vậy giám đốc dự án cần phải phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo các bộ phận này Khi có sự xung đột về nhu cầu nhân lực, tình huống điều hành sẽ trở nên khó khăn hơn.
Môi trường làm việc của nhóm dự án thường không ổn định và có tổ chức lỏng lẻo, do các thành viên được điều động tạm thời từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau Điều này dẫn đến sự thiếu nhất trí và tập trung cao cho dự án.
2.3.2.2 Cơ cấu tổ chức theo dự án
Cơ cấu tổ chức theo dự án là tạo ra một tổ chức do trưởng dự án quản lý
Mô hình tổ chức theo dự án thường được áp dụng tại các công ty lớn, chuyên thực hiện và quản lý các dự án phức tạp Điểm nổi bật của cơ cấu này là sự tập trung vào quyết định, với tổ chức và đội ngũ dự án hoạt động độc lập và hoàn chỉnh Hình thức tổ chức này mang lại nhiều ưu điểm đáng kể.
Đội ngũ dự án ổn định giúp việc điều hành và quản trị trở nên thống nhất và dễ dàng hơn, từ đó phát huy hiệu quả hoạt động của nhóm Điều này dẫn đến khả năng đạt được các mục tiêu dự án cao hơn so với mô hình quản lý chức năng.
Trong dự án chuyên trách, các bộ phận chức năng đảm nhận nhiệm vụ cụ thể, với mỗi thành viên có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng Giám đốc dự án nắm giữ quyền hạn toàn diện đối với nhân viên, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hiệu quả nhiệm vụ quản lý.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo dự án cũng có những nhược điểm như sau:
Mỗi tổ chức dự án đều có bộ phận chức năng riêng, không chỉ tồn tại trong tổ chức mẹ mà còn trong cả tổ chức dự án Khi tổ chức mẹ thực hiện nhiều dự án cùng lúc với cấu trúc tương tự, điều này có thể dẫn đến lãng phí nhân lực.
Quản lý kế hoạch
Dự án có hai đặc điểm chính là tính mục tiêu và tính hữu hạn về thời gian Sau khi thiết lập mô hình tổ chức, việc tiếp theo là quản lý kế hoạch thực hiện để đảm bảo đạt được các mục tiêu trong thời gian giới hạn Quá trình này bao gồm lập kế hoạch và quản lý tiến độ thực hiện dự án.
Quản lý kế hoạch dự án bao gồm việc xác định công việc cần thực hiện, sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý, và xác định nguồn lực cũng như thời gian để hoàn thành các công việc đó Khi lập kế hoạch dự án, chúng ta chi tiết hóa các mục tiêu thành những công việc cụ thể và xây dựng kế hoạch để thực hiện chúng hiệu quả.
Nghiên cứu này dựa trên các nghiên cứu trước đó [16,24] và đề xuất quy trình lập kế hoạch dự án gồm 6 bước: xác định mục tiêu, xác định nhiệm vụ, phân công thực hiện, phân bổ nguồn lực, đánh giá sửa đổi và phê duyệt, như được minh họa trong Hình II.7.
Hình II.7: Chu trình lập kế hoạch
Chu trình cụ thể như sau:
Bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch là xác định mục tiêu dự án, bao gồm việc xác định ai sẽ thực hiện công việc, thời gian thực hiện và các kết quả cần đạt được Những mục tiêu này không chỉ phản ánh thời điểm bắt đầu và kết thúc dự án mà còn bao gồm chi phí dự toán cần thiết.
Bước 2 - Xác định nhiệm vụ là việc quan trọng để đạt được mục tiêu dự án Để lập kế hoạch dự án hiệu quả, cần xác định rõ ràng và đầy đủ các nhiệm vụ chính ngay từ đầu Thông tin chi tiết về các nhiệm vụ sẽ giúp đảm bảo tiến độ và thành công của dự án.
Bước 3 trong quá trình phân công thực hiện là xây dựng kế hoạch thông qua việc lập danh mục và mã hóa công việc, đồng thời thiết lập sơ đồ cơ cấu phân chia công việc Sau khi xác định mối quan hệ và thứ tự giữa các công việc, cần tạo một sơ đồ kế hoạch để phản ánh mối quan hệ logic của chúng.
Bước 4 trong quá trình thực hiện kế hoạch dự án tổng thể là phân bổ nguồn lực, trong đó cần dự toán chi phí cho từng công việc và từng khoản mục chi phí để đảm bảo hiệu quả và thành công của dự án.
Kế hoạch sử dụng các nguồn lực như lao động, máy móc và thiết bị là yếu tố quan trọng để thực hiện dự án Điều này đồng nghĩa với việc lập kế hoạch chi tiêu phải được kết hợp chặt chẽ với việc thiết lập tiến độ thực hiện dự án.
Bước 5 - Đánh giá sửa đổi: Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, việc điều chỉnh và sửa đổi kế hoạch dự án là cần thiết để đảm bảo phù hợp với thực tiễn triển khai.
Bước 6 - Phê duyệt là bước cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch dự án Sau khi hoàn thiện và điều chỉnh, bản kế hoạch dự án cần được phê duyệt để đảm bảo có đủ cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện.
2 Xác định nhiệm vụ 3 Phân công thực hiện
4.3 Thực hiện phân mức nguồn lực 4.2 Phân bổ nguồn lực khả dụng 4.1 Sắp xếp hoạt động.
4.4 Dự đoán ngày kết thúc.
5 Đánh giá, sửa đổi, hiệu chỉnh 6 Phê duyệt thực hiện
Hình II.8: Trình tự lập kế hoạch (tuần tự)
Một bản kế hoạch dự án thường được đánh giá dựa trên bốn tiêu chí chính: Nội dung, Mức độ dễ hiểu, Khả năng thay đổi và Khả năng áp dụng Những tiêu chí này giúp đảm bảo rằng kế hoạch không chỉ đầy đủ và rõ ràng mà còn linh hoạt và có thể thực hiện được trong thực tế.
Kế hoạch cần được xây dựng với đầy đủ các chi tiết cần thiết, nhưng không nên quá phức tạp để tránh làm rối rắm nội dung Điều quan trọng là đảm bảo nội dung của kế hoạch vừa đúng vừa đủ, giúp người thực hiện dễ dàng theo dõi và thực hiện.
Mức độ dễ hiểu của các mục tiêu công việc là rất quan trọng, giúp cá nhân và tổ chức liên quan dễ dàng nắm bắt được yêu cầu và cách thức thực hiện Điều này giúp tránh những hiểu lầm có thể dẫn đến việc thực hiện không đúng yêu cầu đề ra.
Một kế hoạch hiệu quả cần có khả năng thay đổi linh hoạt, cho phép cập nhật và sửa đổi dễ dàng mà không ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án tổng thể.
Kế hoạch dự án phải đảm bảo khả năng kiểm soát tiến độ thực hiện và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả tới các bên liên quan trong suốt quá trình triển khai.
2.4.2 Quản lý tiến độ dự án
Kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, diễn ra sau giai đoạn lập kế hoạch và tổ chức triển khai Quá trình này không chỉ đảm bảo việc thực hiện dự án theo kế hoạch mà còn cho phép điều chỉnh kịp thời khi có sai lệch xảy ra.
2.5.1 Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là quá trình đo lường và đánh giá nhằm đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch của dự án được thực hiện hiệu quả Không chỉ phát hiện sai sót và ách tắc, kiểm soát còn tìm kiếm cơ hội để thúc đẩy dự án đạt mục tiêu nhanh chóng Hệ thống kiểm soát dự án là một phần quan trọng của hệ thống quản lý dự án, được thể hiện chi tiết trong Hình II.12.
Quá trình thực hiện dự án Theo dõi, đo lường
Các hoạt động điều chỉnh Phân tích Thu thập thông tin
Các thay đổi, các rủi ro, các vấn đề
Hình II.13: Sơ đồ quá trình kiểm soát dự án
2.5.1.1 Quá trình kiểm soát dự án
Quá trình kiểm soát dự án là một quá trình thống nhất, bao gồm 3 giai đoạn được thể hiện chi tiết như trong Hình II.13
• Theo dõi: thu thập và ghi chép các dữ liệu thực tế để so sánh với quá trình thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch
Phân tích tình trạng công việc là quá trình đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra, từ đó xác định nguyên nhân và hướng tác động cần thiết Việc so sánh các kết quả này giúp nhận diện những điểm mạnh và yếu trong quy trình làm việc, đồng thời đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu suất công việc.
Điều chỉnh là quá trình lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động, công việc phù hợp với kế hoạch đã đề ra Mục tiêu của việc này là tối thiểu hóa các sai lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ các sai lệch tích cực.
2.5.1.2 Nội dung kiểm soát dự án
Về các nội dung cụ thể, kiểm soát dự án bao gồm kiểm soát cơ bản và kiểm soát hỗ trợ bao gồm:
• Kiểm soát chung những thay đổi và định vị các thay đổi trong toàn bộ dự án
Các báo cáo tiến trình là công cụ quan trọng để thu thập và xử lý thông tin liên quan đến việc thực hiện dự án Chúng bao gồm các báo cáo về công việc đã hoàn thành, việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, và dự báo dựa trên các kết quả hiện có.
• Kiểm soát thay đổi nội dung: giám sát những thay đổi về quy mô, phạm vi dự án và nội dung các công việc dự án
• Kiểm soát chi phí: kiểm soát những thay đổi trong thời gian thực hiện các công việc, gói công việc của dự án
Kiểm soát chất lượng là quá trình theo dõi các kết quả cụ thể của dự án nhằm xác định sự phù hợp với các tiêu chuẩn đã đặt ra Điều này giúp đưa ra các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa và giảm thiểu những vấn đề liên quan đến chất lượng.
• Kiểm soát rủi ro: phản ứng đối với sự thay đổi cấp độ rủi ro trong tiến trình thực hiện dự án
2.5.2 Quá trình kiểm soát dự án
2.5.2.1 Theo dõi các công việc dự án
Theo dõi dự án là quá trình thu thập, phân tích và báo cáo thông tin về tiến độ thực hiện so với kế hoạch Đây là bước đầu tiên trong giám sát dự án, bắt đầu bằng việc thu thập và xử lý dữ liệu về tình hình công việc thực tế.
Người quản lý dự án cần theo dõi liên tục tiến trình thực hiện và xác định mức độ hoàn thành công việc Dựa vào tình trạng hiện tại, họ sẽ đánh giá các thông số để lập kế hoạch cho các công việc tương lai Có nhiều phương pháp hiệu quả để theo dõi tiến độ dự án.
Phương pháp theo dõi đơn giản, hay còn gọi là phương pháp 0-100, chỉ tập trung vào việc xác định thời điểm hoàn thành công việc với hai mức độ là 0% và 100% Công việc chỉ được coi là hoàn thành khi đạt được các kết quả cần thiết Phương pháp này thường được áp dụng cho những nhiệm vụ có thời gian thực hiện ngắn (một hoặc hai tháng), giá trị thấp và khó đánh giá Việc đánh giá sự hoàn thành của công việc có thể được thực hiện dễ dàng bằng mắt mà không cần tính toán phức tạp.
Phương pháp theo dõi chi tiết là cách đánh giá chính xác quá trình thực hiện công việc, cho phép xác định mức độ hoàn thành cụ thể như 50% hay 70% Phương pháp này yêu cầu người quản trị dự án phải theo dõi tỷ lệ % hoàn thành của các công việc trong quá trình thực hiện, đồng thời cần xây dựng các thước đo nội bộ để đánh giá mức độ hoàn thành Một số phương pháp theo dõi chi tiết bao gồm phương pháp 50-50, trong đó công việc được gán ngay 50% giá trị khi bắt đầu và không tính thêm chi phí cho các phần việc cho đến khi hoàn tất; và phương pháp mốc thời gian, áp dụng cho các công việc dài hạn, cho phép ước lượng mức độ hoàn thành ở nhiều giai đoạn như 20%, 40%, 70% thay vì chỉ 50% hoặc 100%.
2.5.2.2 Đo lường và phân tích kết quả Đo lường tiến độ dự án là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực hiện các công việc dự án theo các lịch trình đã định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng và chi phí Để đo lường tiến độ dự án, có thể sử dụng các thước đo khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của công việc đang thực hiện Cần phân biệt 2 loại công việc sau:
Các công việc có thể đo lường được cho phép xác định mức độ hoàn thành thông qua các kết quả vật chất cụ thể, phù hợp với biểu đồ thực hiện công việc.
Các công việc không thể đo lường không thể chia thành các mức hoàn thành hay mốc thời gian cụ thể Để đo lường và phân tích kết quả, cần lập báo cáo tiến độ dự án, thu thập và trình bày dữ liệu thực tế về tình hình thực hiện Báo cáo này cần được cập nhật thường xuyên bởi cấp dưới để báo cáo lên cấp trên Nhà quản trị dự án nên thiết lập quy định về báo cáo tiến độ ngay từ khi khởi động dự án, bao gồm xác định dữ liệu cần thu thập, chu kỳ cập nhật, đơn vị thực hiện, đối tượng nhận báo cáo và hình thức báo cáo Các báo cáo cần đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan Phân tích kết quả dựa trên so sánh với kế hoạch để phát hiện sai lệch và phân tích xu hướng nhằm có phản ứng kịp thời, ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực.
2.5.2.3 Điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án
Sau khi xác định sai lệch trong dự án, nhà quản trị cần đưa ra các giải pháp điều chỉnh kịp thời, tức là thực hiện hành động càng sớm càng tốt Đặc biệt, việc thiết lập lại sự kiểm soát dự án cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng Có năm phương án hành động có thể áp dụng để điều chỉnh dự án khi có sai lệch so với kế hoạch.
Tìm kiếm cơ hội giải quyết vấn đề là bước đầu tiên trong việc nâng cao hiệu quả công việc Cần xem xét các khả năng ứng dụng công nghệ mới hoặc thay đổi quyết định tổ chức Một ví dụ cụ thể là thay đổi trình tự thực hiện một số công việc nhất định để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Tóm tắt một số nội dung chính
Chương II cung cấp các thông tin quan trọng cho việc thiết kế hệ thống thông tin quản trị dự án ở Chương III, bao gồm các nội dung chính liên quan.
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin được phân loại thành ba nhóm A, B, C dựa trên quy mô vốn đầu tư, thay vì áp dụng các tiêu chí phân định hiện tại trong quản trị dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng.
• Đối tượng tham gia: Người có thẩm quyền quyết định đầu tư, Chủ đầu tư, Chủ trì khảo sát, Chủ trì thiết kế sơ bộ, Đơn vị tư vấn
• Quy trình liên quan: Quy trình lập dự án đầu tư và Quy trình thẩm định dự án đầu tư với các yếu tố ràng buộc về thời gian
Mô hình tổ chức quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn ngân sách nhà nước Ba cơ cấu tổ chức quản lý dự án phù hợp bao gồm: cơ cấu tổ chức chức năng, cơ cấu tổ chức theo dự án và cơ cấu tổ chức ma trận Những cơ cấu này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn lực và đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả nhất.
• Tổng hợp các phương pháp kỹ thuật được sử dụng dụng để quản lý kế hoạch và lập tiến độ dự án
• Trình tự lập kế hoạch dự án, nội dung kế hoạch dự án và tiêu chí đánh giá kế hoạch dự án.
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Phương pháp luận kiến trúc tổng thể
3.1.1 Khái niệm Kiến trúc tổng thể
Kiến trúc là nghệ thuật thiết kế và xây dựng các công trình, đặc biệt là nhà cửa, theo định nghĩa từ Từ điển tiếng Việt Trong quá trình xây dựng, kiến trúc thường không được chú trọng ở những công trình nhỏ, nhưng đối với các công trình lớn, vai trò của kiến trúc trở nên vô cùng quan trọng và không thể thiếu.
Theo Viện kỹ thuật điện và điện tử và ANSI/IEEE, kiến trúc hệ thống bao gồm ba yếu tố chính: (1) các thành phần cơ bản của hệ thống, (2) mối liên hệ giữa các thành phần này, và (3) các nguyên tắc hướng dẫn thiết kế và phát triển hệ thống.
Điểm khác biệt chính giữa kiến trúc trong xây dựng và kiến trúc trong công nghệ thông tin là tính ổn định của chúng; kiến trúc xây dựng thường không thay đổi, trong khi kiến trúc công nghệ thông tin cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu phát triển.
Kiến trúc xây dựng gắn liền với từng dự án cụ thể, có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng Trước khi khởi công, kiến trúc phải hoàn tất Trong suốt quá trình thi công, kiến trúc ban đầu thường được giữ nguyên và không thay đổi Sau khi dự án hoàn thành, kiến trúc ban đầu sẽ không được sửa đổi hay cập nhật, mà được lưu giữ vĩnh viễn như hồ sơ kèm theo công trình.
Kiến trúc công nghệ thông tin là một tiến trình liên tục, đặc biệt do vòng đời công nghệ ngắn và quy trình nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức thường xuyên điều chỉnh Trong suốt quá trình này, kiến trúc công nghệ thông tin liên tục được thay đổi và cập nhật để đáp ứng nhu cầu mới.
Trong lĩnh vực CNTT, kiến trúc hệ thống thông tin lớn đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các bên tham gia hiểu rõ về hệ thống cần xây dựng Nó cung cấp các nguyên tắc định hướng cho thiết kế và phát triển hệ thống, đặc biệt khi các hệ thống này gắn liền với hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức.
Từ thập kỷ 80, khái niệm kiến trúc tổng thể (enterprise architecture) đã xuất hiện để mô tả một cách tổng quát các hoạt động của các tổ chức Kiến trúc tổng thể được hiểu là tập hợp các nguyên tắc, phương pháp và mô hình dùng để mô tả cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ, cơ sở hạ tầng và hệ thống thông tin, cũng như các thành phần khác của một cơ quan, tổ chức.
3.1.2 Một số phương pháp luận phổ biến
Trên toàn cầu, có nhiều phương pháp luận kiến trúc tổng thể khác nhau, trong đó hai phương pháp phổ biến nhất là mô hình tham chiếu kiến trúc FEAF và mô hình tham chiếu xử lý phân tán mở RM-ODP.
Hình III.1: Mô hình FEAF
Mô hình tham chiếu về hiệu suất
Mô hình tham chiếu về nghiệp vụ
Mô hình tham chiếu về dịch vụ
Mô hình tham chiếu về dữ liệu
Mô hình tham chiếu về công nghệ
Mô hình tham chiếu kiến trúc FEAF bao gồm năm mô hình tham chiếu chính: mô hình tham chiếu về hiệu suất, mô hình tham chiếu về nghiệp vụ, mô hình tham chiếu về dịch vụ, mô hình tham chiếu về dữ liệu và mô hình tham chiếu về công nghệ.
Mô hình tham chiếu về hiệu suất tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức, đặc biệt là trong quản trị dự án, kết hợp với quy trình nghiệp vụ của tổ chức Mô hình này cung cấp các công cụ và tiện ích nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp cải thiện hiệu suất tổng thể.
Dữ liệu đầu vào và đầu ra là thông tin quan trọng trong quy trình quản lý dự án, giúp tối ưu hóa quy trình xử lý Việc hiểu rõ mối quan hệ giữa dữ liệu đầu vào và đầu ra sẽ nâng cao hiệu quả quản lý dự án.
Mô hình tham chiếu về nghiệp vụ cung cấp cái nhìn tổng quan về cấu trúc tổ chức và quy trình xử lý nghiệp vụ ứng dụng trong tổ chức Nó bao gồm cả quy trình xử lý giao dịch nội bộ và giao dịch giữa tổ chức với người dân.
Hình III.2: Mô hình RM-ODP
Mô hình tham chiếu dịch vụ được phát triển dựa trên yêu cầu và quy trình nghiệp vụ, bao gồm các thực thể dữ liệu và chức năng nghiệp vụ cả nội bộ lẫn bên ngoài Mục tiêu chính của mô hình này là tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, đảm bảo hiệu quả hoạt động cao nhất.
Mô hình tham chiếu về dữ liệu giúp chia sẻ và tái sử dụng thông tin trong các bộ phận của tổ chức bằng cách phát hiện dữ liệu chung Mô hình này hướng tới quản lý dữ liệu tập trung và xác định giao diện trao đổi, chia sẻ dữ liệu tiêu chuẩn Nó xác định các lĩnh vực chuẩn hóa cho dữ liệu, bao gồm mô tả dữ liệu, ngữ nghĩa dữ liệu và chia sẻ dữ liệu.
Mô hình tham chiếu về công nghệ giúp mô tả và phân loại các tiêu chuẩn công nghiệp, từ đó hỗ trợ việc chuyển tải các dịch vụ đã được xác định và cung cấp trong hệ thống tổ chức.
Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn thực hiện Giai đoạn kết thúc
Lập, thẩm định và phê duyệt dự án
Tổ chức quản lý dự án
Quản lý kế hoạch Quản lý nguồn lực Quản lý chất lượng Quản lý rủi ro
QTC4 - Quy trình thanh tra, kiểm tra
Kết thúc dự án Đố i t ượ ng: ĐT1 - Cấp có thẩm quyền ĐT2 - Chủ đầu tư ĐT3 - Đơn vị thụ hưởng ĐT4 - Công ty tư vấn
Thiết kế Hệ thống thông tin theo phương pháp luận kiến trúc tổng thể
Lược đồ tổng thể hệ thống thông tin mô tả các thành phần chính như đối tượng sử dụng, danh mục dịch vụ (các đặc tả dữ liệu), danh mục quy trình nghiệp vụ và danh mục cơ sở dữ liệu chung cho các dự án đầu tư ứng dụng CNTT Hệ thống này áp dụng cho các dự án sử dụng vốn từ ngân sách nhà nước trên toàn quốc.
3.2.2.1 Mô hình kiến trúc tổng thể
Hình III.5: Mô hình tổng quan theo các lớp
A n ninh, b ả o m ậ t Đ ánh giá hi ệ u n ă ng Tùy ch ỉ nh c ấ u hì n h Ki ể m s o át l ỗ i L ớ p v ậ n hà nh v à qu ả n lý
Lớp ứng dụng Lớp quy trình nghiệp vụ Lớp thông tin Lớp giải pháp
Hệ thống máy chủ Ảo hóa
Hệ điều hành Phần cứng
Hệ thống lưu trữ Ảo hóa
Hệ điều hành Phần cứng
Hệ điều hành Phần cứng
Intranet Wireless Extranet Internet DC (SANs) Voice Video
Lớp mô hình dữ liệu
Mô hình tổng quan theo lớp của kiến trúc tổng thể mô tả dưới góc độ 3 lớp chính, lần lượt là:
Lớp logic bao gồm 6 lớp con, bao gồm lớp danh mục các chuẩn, lớp ứng dụng, lớp quy trình nghiệp vụ, lớp thông tin, lớp giải pháp và lớp mô hình dữ liệu, tương ứng với các thành phần kiến trúc.
Lớp vật lý trong công nghệ thông tin bao gồm hệ thống máy móc, thiết bị phần cứng và mạng, đóng vai trò là cơ sở hạ tầng cho các ứng dụng công nghệ Gần đây, xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây đã thu hút sự quan tâm ngày càng lớn từ cộng đồng.
Lớp vận hành và quản lý bao gồm các quy tắc và nguyên tắc cần thiết cho việc quản lý hệ thống thông tin Xu hướng phát triển của ảo hóa và điện toán đám mây đã làm thay đổi cách tiếp cận trong xây dựng cơ sở hạ tầng vật lý cho các hệ thống thông tin Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào hệ thống phần mềm, nên không đi sâu vào phân tích các xu hướng công nghệ cơ sở hạ tầng này.
3.2.2.2 Mô hình tham chiếu trao đổi thông tin
Mô hình tham chi ế u d ị ch v ụ m ạ ng
Dịch vụ web đã cách mạng hóa hoạt động của các dịch vụ công nghệ thông tin bằng cách cung cấp phương thức truy cập chuẩn cho hệ thống đóng gói và kế thừa Các phần mềm viết bằng ngôn ngữ lập trình khác nhau có thể sử dụng dịch vụ web để chuyển đổi dữ liệu qua Internet, tương tự như giao tiếp trong một máy tính Công nghệ xây dựng dịch vụ web không nhất thiết phải mới, mà có thể kết hợp với các công nghệ hiện có như XML, SOAP, WSDL và UDDI.
Theo W3C, dịch vụ web là một hệ thống phần mềm cho phép các ứng dụng trên các máy tính khác nhau tương tác qua Internet Giao diện chung và sự gắn kết của dịch vụ này được mô tả bằng XML.
Dịch vụ web là phần mềm có địa chỉ URL, thực hiện chức năng và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người dùng Nó được xây dựng bằng cách đóng gói các chức năng để các ứng dụng khác dễ dàng truy cập và sử dụng Dịch vụ web cho phép yêu cầu thông tin từ các dịch vụ khác, bao gồm các mô-đun độc lập cho các hoạt động khác nhau và được thực thi trên máy chủ.
Dịch vụ web chủ yếu được sử dụng để tích hợp các hệ thống, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống Trong bối cảnh này, các ứng dụng cần được liên kết với cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng khác, cho phép người dùng tương tác với CSDL để phân tích và truy xuất dữ liệu hiệu quả.
Hình III.6: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức dịch vụ
Mô hình tham chi ế u n ộ i dung giao d ị ch ở m ứ c d ị ch v ụ c ụ th ể
Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức dịch vụ, như trình bày trong Hình 10.6, cho thấy dịch vụ là một phần quan trọng trong quy trình nghiệp vụ Mỗi quy trình nghiệp vụ khi thực hiện cần truy xuất đến nhiều loại dịch vụ khác nhau Các dịch vụ này nhận nội dung giao dịch đầu vào, được mô tả qua giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả), và trả ra nội dung giao dịch đầu ra, cũng được mô tả bởi giao diện dịch vụ.
Giao diện dịch vụ là dữ liệu có cấu trúc được xác định từ trước, cho phép các dịch vụ trao đổi thông tin hiệu quả Trước khi thực hiện giao dịch, các dịch vụ cần khai phá giao diện dịch vụ để xác định nội dung của giao dịch với dịch vụ khác.
Các thủ tục này được thực hiện thông qua các chuẩn và đặc tả dịch vụ web (web service standards and specifications) như mô tả ở mục trước
(dữ liệu đặc tả) Giao diện dịch vụ
Dịch vụ n Nội dung giao dịch
Giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả) Nội dung giao dịch
Mô hình tham chi ế u n ộ i dung giao d ị ch ở m ứ c h ệ th ố ng
Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức hệ thống cung cấp cái nhìn tổng thể về việc trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các hệ thống thông tin khác nhau, bên cạnh các chuẩn dịch vụ web và mô hình tham chiếu ở mức dịch vụ.
Các lớp thành phần của dịch vụ bao gồm đối tượng sử dụng (cá nhân, tổ chức hoặc hệ thống thông tin khác), quy trình nghiệp vụ với nhiều quy trình nhỏ, giao diện dịch vụ theo chuẩn dịch vụ web, các thành phần dịch vụ để thực thi dịch vụ, cùng với cơ sở hạ tầng và dữ liệu.
Thiết kế phần mềm quản lý dự án
Áp dụng kết quả từ thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp kiến trúc tổng thể, mục này đề xuất kiến trúc phần mềm quản lý dự án và triển khai thử nghiệm Các mô hình tham chiếu kiến trúc đã xác định các yếu tố cơ bản về kết cấu hạ tầng kỹ thuật và công nghệ, phù hợp với phương thức phân tích, thiết kế và thực hiện phần mềm ứng dụng.
Hình III.7: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức hệ thống Đối tượng sử dụng dịch vụ
Hệ thống thông tin khác
Quy trình nghiệp vụ bao gồm nhiều quy trình nhỏ
Giao diện dịch vụ được mô tả theo chuẩn dịch vụ web
Các thành phần dịch vụ nhằm thực thi dịch vụ
Cơ sở hạ tầng và dữ liệu
Phần mềm quản lý dự án cần đạt được một số mục tiêu quan trọng: (1) đảm bảo tính ổn định, tin cậy và thuận tiện để kịp thời thích ứng với các thay đổi trong quy trình quản lý và cấu trúc tổ chức; (2) cập nhật và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện dự án; (3) cải thiện chất lượng dịch vụ công; và (4) bảo đảm tính bảo mật và xác thực thông tin thông qua các giải pháp an toàn mạng và an ninh thông tin.
3.3.1 Yêu cầu chức năng cơ bản
Dựa trên hệ thống lý thuyết đã được xây dựng, có 07 nhóm chức năng cơ bản tối thiểu cần thiết cho một phần mềm quản lý dự án, như đã trình bày trong Bảng III.3.
Bảng III.3 - Các yêu cầu chức năng cơ bản
TT Ký hiệu Tên nhóm Giải thích
1 CN1 Hỗ trợ khả năng làm việc nhóm
Cho phép người sử dụng làm việc theo nhóm trong môi trường cộng tác để chia sẻ thông tin, kết quả xử lý công việc một cách thuận tiện
2 CN2 Quản lý các vấn đề phát sinh
Có cơ chế giải quyết các vấn đề phát sinh theo hình thức phiếu báo trong toàn bộ dự án
3 CN3 Lập lịch biểu và quản lý thời gian
Cho phép lập lịch biểu, quản lý thời gian theo các công cụ, kỹ thuật đã trình bày
4 CN4 Quản lý danh mục dự án Cho phép quản lý danh mục các dự án khác nhau (thay vì việc chỉ quản lý được một dự án)
5 CN5 Quản lý tài nguyên Cho phép quản lý việc phân phối các nguồn tài nguyên khác nhau như con người, tài chính, …
6 CN6 Quản lý tài liệu Cho phép quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ dự án
7 CN7 Giao diện web Sử dụng giao diện web để tương tác với người sử dụng
3.3.2 Thiết kế kiến trúc phần mềm
Mô hình kiến trúc phần mềm 3 lớp bao gồm: lớp kết cấu hạ tầng (kỹ thuật), lớp phần mềm trung gian và lớp phần mềm ứng dụng Chức năng quản trị được áp dụng cho cả ba lớp này, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và quản lý hệ thống hiệu quả.
Hình III.8: Mô hình kiến trúc phần mềm (1)
Hệ thống CNTT bao gồm kết cấu hạ tầng, như thiết bị tính toán và phần mềm hệ điều hành, cùng với phần mềm ứng dụng đa dạng phục vụ quản trị dự án Phần mềm trung gian, thuộc lớp phần mềm ứng dụng, có chức năng liên kết và tích hợp giữa các hệ thống khác nhau, tương tự như lớp kết cấu hạ tầng kỹ thuật Quản trị tích hợp, bao gồm quản trị hệ thống và ứng dụng, được thực hiện cho ba lớp này.
Lớp phần mềm ứng dụng bao gồm các hệ thống ứng dụng khác nhau, được phân thành các phân lớp: (1) phân lớp người dùng, (2) phân lớp thể hiện, và
Phân lớp xử lý nghiệp vụ đóng vai trò "hạt nhân" trong phần mềm ứng dụng, thực hiện các chức năng tính toán, điều khiển quy trình, lưu trữ dữ liệu và tương tác với hệ quản trị dữ liệu Phân lớp người dùng, thường được triển khai qua phần mềm trình duyệt Web, PDA hoặc phần mềm trạm làm việc, cung cấp giao diện cho người dùng, cho phép họ khai thác các chức năng và dữ liệu của ứng dụng Phân lớp này không chỉ mô tả cách xử lý dữ liệu cho người dùng mà còn hỗ trợ việc trao đổi dữ liệu khi người dùng tương tác với hệ thống ứng dụng.
Kết cấu hạ tầng Phần mềm trung gian
Lớp phần mềm trung gian không chỉ giúp thích ứng hệ thống ứng dụng với hạ tầng kỹ thuật chung mà còn liên kết và tích hợp các hệ thống ứng dụng khác nhau Các thành phần cơ bản của lớp phần mềm trung gian sẽ được mô tả chi tiết trong phần tiếp theo.
Lớp kết cấu hạ tầng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối hệ thống và cung cấp dịch vụ truyền thông Các thành phần của lớp này sẽ được mô tả chi tiết trong phần tiếp theo.
Mô hình kiến trúc lớp hạ tầng kỹ thuật được đề xuất nhằm tổ chức kết nối và kiểm soát truy cập trong mạng máy tính cục bộ của cơ quan, thể hiện rõ quan điểm thiết kế hạ tầng kỹ thuật của mô hình tham chiếu xử lý phân tán mở.
Hình III.9: Mô hình kiến trúc phần mềm (2)
Lớp LAN/WAN đại diện cho lớp "vật lý", bao gồm hệ thống truyền dẫn vật lý và các thiết bị kết nối mạng Trong hệ thống truyền dẫn này, các thiết bị tính toán như máy chủ ứng dụng, máy trạm làm việc và thiết bị ngoại vi được kết nối tại các phần khúc khác nhau.
Phân khúc dữ liệu và dịch vụ thông tin công cộng cung cấp các dịch vụ tính toán và lưu trữ dữ liệu, đồng thời cung cấp thông tin cho người dùng bên ngoài mạng nội bộ.
Phân khúc dữ liệu và dịch vụ thông tin nội bộ cung cấp các dịch vụ tính toán và lưu trữ dữ liệu, đồng thời hỗ trợ người dùng trong mạng nội bộ với các dịch vụ thông tin hiệu quả.
Phân khúc quản trị chỉ dành cho người dùng có quyền đăng nhập và quản lý các hệ thống kết nối cùng với hệ thống ứng dụng.
LAN, WAN Quản lý truy cập
Phân khúc dữ liệu (chung)
Phân khúc dữ liệu (riêng)
Phân khúc quản trị (admin)
Phân khúc người dùng (user)
• Phân khúc người dùng chỉ người dùng có quyền đăng nhập và khai thác các phần mềm ứng dụng, không có quyền đăng nhập và quản trị
Lớp kiểm soát truy cập quản lý quyền truy cập giữa các phân khúc trong mạng, đồng thời thực hiện chức năng định tuyến nội bộ.
3.3.2.3 Kiến trúc phần mềm ứng dụng
Hình III.10 minh họa kiến trúc phần mềm tham chiếu với các thành phần cơ bản trong việc xây dựng hệ thống ứng dụng và dịch vụ thông tin, phục vụ cho quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn ngân sách nhà nước.
Phần mềm trung gian (Tích hợp)
Cơ sở dữ liệu Phần mềm ứng dụng
Tóm tắt một số điểm chính
Chương III là một trong những Chương quan trọng nhất của toàn bộ luận văn, hệ thống hóa lại lý thuyết về quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Trên cơ sở hệ thống hóa lại lý thuyết từ các chương trước, Chương III có đóng góp mới trong việc đưa ra nhóm 3 yếu tố cơ bản làm cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, đó là, con người, quy trình và công nghệ Hai yếu tố con người và quy trình được khái quát hóa từ hệ thống lý thuyết thành 07 nhóm đối tượng và 20 nhóm quy trình tương ứng Yếu tố công nghệ được thể hiện bằng kiến trúc tổng thể cho hệ thống thông tin quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước
Chương III cũng khảo sát gần 100 phần mềm quản lý dự án hiện có trên thị trường để xác định ra 07 nhóm chức năng cơ bản Cũng trên cơ sở kết quả khảo sát này, luận văn đã xác định phát triển thử nghiệm phần mềm quản lý dự án phù hợp để áp dụng ở Việt Nam trên cơ sở dự án phần mềm tự do nguồn mở dotProject.