QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Tổng quan về vòng đời dự án và quản trị dự án
Vòng đời dự án bao gồm bốn giai đoạn chính: khởi động, lập, thực hiện và kết thúc dự án Quá trình chuyển đổi giữa các giai đoạn được minh họa bằng các mũi tên, với mỗi chuyển đổi thường gắn liền với một nhiệm vụ trọng tâm cụ thể.
Theo dõi kiểm soát Đánh giá Nghiệm thu
Hình II.1: Vòng đời dự án
• Khi chuyển đổi từ giai đoạn khởi động dự án sang giai đoạn lập dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xác định mục tiêu
• Khi chuyển đổi từ giai đoạn lập dự án sang giai đoạn thực hiện dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng kế hoạch
• Khi chuyển đổi từ giai đoạn thực hiện dự án sang giai đoạn kết thúc dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là theo dõi, kiểm soát
Khi chuyển từ giai đoạn kết thúc dự án sang giai đoạn khởi động dự án mới, việc đánh giá và nghiệm thu kết quả là nhiệm vụ trọng tâm cần được thực hiện.
Dựa trên vòng đời dự án, các nghiên cứu và thực tiễn đầu tư tại Việt Nam đều đồng thuận phân chia quá trình đầu tư thành ba giai đoạn chính.
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư bao gồm việc nghiên cứu sự cần thiết và quy mô của dự án, xem xét khả năng nguồn vốn, lựa chọn hình thức đầu tư và lập dự án đầu tư Trong giai đoạn này, đơn vị lập dự án cần gửi hồ sơ và văn bản trình đến cơ quan có thẩm quyền để xin quyết định đầu tư Giai đoạn này sẽ kết thúc khi nhận được Quyết định đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư.
Giai đoạn thực hiện đầu tư bao gồm các bước quan trọng như xin giao đất hoặc thuê đất cho dự án, xin giấy phép xây dựng nếu cần thiết, thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, mua sắm thiết bị, khảo sát thiết kế xây dựng, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán Tiếp theo, tiến hành thi công, kiểm tra thực hiện, quản lý kỹ thuật, và cuối cùng là vận hành thử và nghiệm thu công trình.
Giai đoạn kết thúc đầu tư bao gồm các công việc quan trọng như nghiệm thu và bàn giao công trình, vận hành và bảo hành, quyết toán vốn đầu tư cùng với việc phê duyệt quyết toán dự án.
Quản trị dự án đã có lịch sử lâu dài, phát triển từ các lĩnh vực như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng Từ những năm 1950, ngành này chính thức được công nhận là một nhánh của khoa học quản lý Những người tiên phong trong lý thuyết quản lý dự án như Henry Gantt, Henri Fayol và Frederick Winslow Taylor đã đóng góp quan trọng bằng việc xác định 5 chức năng của quản lý và phát triển lý thuyết quản lý khoa học Những kiến thức cốt lõi này vẫn còn giá trị cho đến ngày nay trong quản lý dự án và quản lý chương trình.
Vào những năm 1960, Viện Quản lý Dự án được thành lập tại Thụy Điển nhằm nghiên cứu và phát triển kỹ nghệ quản lý dự án Viện đã tạo ra những tiền đề quan trọng, cung cấp các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được áp dụng đồng đều trong nhiều lĩnh vực, từ công nghiệp phần mềm đến xây dựng Năm 1981, Viện tiếp tục mở rộng ảnh hưởng của mình trong ngành quản lý dự án.
Dự án đã công bố lý thuyết hệ thống đầu tiên về quản lý dự án thông qua tập chuyên khảo, cung cấp hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong lĩnh vực này.
Bài viết này trình bày các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo quan trọng về thực hành, được áp dụng rộng rãi trong cộng đồng quản lý dự án chuyên nghiệp.
Lập dự án Quản lý dự án
Hình II.2: Nội dung quản trị dự án
Hệ thống lý thuyết về quản trị dự án đã được hoàn thiện với 04 trụ cột chính: Lập dự án, Quản lý dự án, Kiểm soát dự án và Kết thúc dự án Trong đó, quản lý dự án được chia thành 04 nội dung quan trọng: quản lý kế hoạch, quản lý nguồn lực, quản lý chất lượng và quản lý rủi ro Luận văn này tập trung nghiên cứu các đặc trưng cơ bản của quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT, đặc biệt ở các khía cạnh Lập dự án, Quản lý dự án (quản lý kế hoạch) và Kiểm soát dự án.
Lập dự án đầu tư
Lập dự án đầu tư là quá trình phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư, đóng vai trò chiến lược trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư Hoạt động này là nền tảng quan trọng để xây dựng các dự án đạt hiệu quả cao nhất, đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực hạn chế.
Việc phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư tại Việt Nam thường được thực hiện thông qua hai giai đoạn nghiên cứu quan trọng: nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi, tùy thuộc vào tính chất và quy mô của dự án, cũng như các quy định pháp lý hiện hành.
2.2.1 Lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT
Khác với các dự án đầu tư xây dựng lớn, quy mô của các dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) tại Việt Nam thường nhỏ hơn nhiều Theo thống kê, hơn 90% các dự án này có vốn dưới 100 tỷ đồng, và nhiều dự án quan trọng, mặc dù có tác động lớn, lại chỉ có quy mô vốn khiêm tốn dưới 20 tỷ đồng cho các dự án tích hợp phần cứng và phần mềm, hoặc dưới 3 tỷ đồng cho các dự án phần mềm đơn thuần.
Việc áp dụng các quy định hiện hành cho dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng quy mô lớn gây ra sự phức tạp trong quá trình đầu tư, bao gồm nhiều khâu và thủ tục thẩm định Đối với các dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) sử dụng vốn ngân sách nhà nước, chúng được phân loại thành các nhóm khác nhau và áp dụng quy định lập dự án đặc thù Tùy thuộc vào tính chất và quy mô đầu tư, các dự án này được chia thành các nhóm: dự án quan trọng quốc gia, nhóm A, nhóm B và nhóm C.
• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT quan trọng quốc gia là các dự án được thực hiện theo Nghị quyết của Quốc hội
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin nhóm A bao gồm các dự án thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu có ý nghĩa chính trị - xã hội quan trọng, hoặc các dự án phục vụ phát triển ngành và lãnh thổ với tổng mức vốn đầu tư trên 100 tỷ đồng.
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin nhóm B bao gồm các dự án thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ phát triển ngành và lãnh thổ, với tổng mức vốn đầu tư từ 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng.
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin nhóm C tập trung vào việc thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu Những dự án này nhằm hỗ trợ sự phát triển của ngành, vùng và lãnh thổ, với mức vốn đầu tư tối thiểu được quy định.
Tùy thuộc vào quy mô của dự án CNTT, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin, Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư Chủ đầu tư cũng phải chịu trách nhiệm về các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự án.
Đối với các dự án quan trọng quốc gia và nhóm A, chủ đầu tư cần tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin.
Chủ đầu tư dự án nhóm B, C cần thực hiện Báo cáo nghiên cứu khả thi Đối với dự án nhóm C có mức vốn đầu tư dưới 3 tỷ đồng, chỉ cần lập Báo cáo đầu tư.
Ph ứ c t ạ p, kéo dài đế n v à i n ă m Đơ n gi ả n, rút ng ắ n t h ờ i gi an
Hình II.3: Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT
Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin và quy trình lập dự án đầu tư thông thường trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư được minh họa chi tiết trong Hình II.3.
2.2.2 Phương pháp ra quyết định đa mục tiêu Để ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư, cần phải tiến hành nhiều nghiên cứu khác nhau để đảm bảo hiệu quả dự án Mỗi một nghiên cứu nhằm hướng tới việc đánh giá khả năng thực hiện một mục tiêu nhất định Tuy nhiên, trên thực tế, cần phải cân đối nhiều mục tiêu khác nhau chứ không chỉ xem xét đơn thuần chỉ một mục tiêu
Quá trình ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư là một quá trình đa mục tiêu, nhằm tìm ra phương án tối ưu nhất để đồng thời đáp ứng nhiều mục tiêu khác nhau với mức độ thỏa mãn cao nhất.
Nghiên cứu này đề xuất khung quá trình ra quyết định đa mục tiêu được tiến hành qua 2 bước như sau:
Bước 1 trong quá trình đánh giá phương án là phát hiện các phương án không bị trội thông qua phương pháp mô hình phân cực Phương pháp này cho phép nhận diện nhanh chóng các lựa chọn, như B là phương án bị trội và có thể loại bỏ ngay từ đầu Trong khi đó, phương án A và C vẫn còn những điểm trội, vì vậy chưa thể đưa ra quyết định cuối cùng về việc lựa chọn Ưu điểm của phương pháp này là yêu cầu ít thông tin ban đầu, phù hợp cho việc đánh giá sơ bộ.
Hình II.4: Phương pháp mô hình phân cực
Bước 2: Sử dụng các phương pháp ra quyết định đa mục tiêu để lựa chọn
Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
Phương pháp liệt kê và cho điểm là một cách hiệu quả để đánh giá các mục tiêu và phương án Bằng cách liệt kê các mục tiêu cùng với các phương án và trọng số điểm, bạn có thể tiến hành đánh giá một cách có hệ thống Cuối cùng, lựa chọn phương án có tổng điểm cao nhất sẽ giúp đảm bảo quyết định được đưa ra là tối ưu nhất.
Bảng II.1: Phương pháp liệt kê và cho điểm
MT1: Nhanh MT2: Nhieàu MT3: Toát MT4: Reû ẹieồm 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 Toồng
Tổ chức quản lý dự án
Sau khi hoàn tất việc lựa chọn, lập, thẩm định và phê duyệt dự án, bước tiếp theo là thiết kế mô hình tổ chức quản lý dự án và phát triển đội ngũ nhân sự quản lý sao cho phù hợp.
2.3.1 Mô hình quản lý dự án
Lý thuyết quản lý dự án đề cập đến nhiều mô hình quản lý khác nhau, thể hiện sự linh hoạt và đa dạng Tuy nhiên, tổ chức quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại Việt Nam được xem như một pháp nhân có tính chất pháp lý rõ ràng.
Hình II.6: Hai mô hình quản lý dự án
Hầu hết các mô hình quản lý dự án hiện có trên thế giới không phù hợp với Việt Nam Qua nghiên cứu, hai mô hình quản lý dự án phù hợp để áp dụng tại Việt Nam là Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án và Mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án.
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án cho phép chủ đầu tư tự thực hiện, tổ chức quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm pháp lý cho dự án Trong trường hợp này, chủ đầu tư có thể thành lập Ban quản lý dự án để thực hiện các công việc theo ủy quyền Mô hình này thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, có tính chất kỹ thuật đơn giản và phù hợp với chuyên môn của chủ đầu tư, người có đủ năng lực và kinh nghiệm quản lý dự án Chủ đầu tư có thể sử dụng bộ máy chuyên môn của mình mà không cần lập Ban quản lý dự án.
Mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án là giải pháp hiệu quả khi chủ đầu tư thiếu năng lực chuyên môn và kinh nghiệm Trong mô hình này, chủ đầu tư có thể ký hợp đồng với tổ chức tư vấn để thực hiện quản lý dự án, nhưng vẫn cần duy trì các đơn vị chuyên môn của mình để giám sát và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng Tùy vào việc phân cấp quyền hạn và trách nhiệm, mô hình này có thể trở thành mô hình chìa khóa trao tay, trong đó nhà quản lý không chỉ đại diện cho chủ đầu tư mà còn đóng vai trò chủ dự án.
2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Có nhiều loại cơ cấu tổ chức được áp dụng trong quản lý dự án, bao gồm cơ cấu tổ chức theo chức năng, cơ cấu tổ chức theo dự án và cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận Mỗi loại cơ cấu tổ chức này đều có những đặc điểm riêng, phù hợp với các yêu cầu và mục tiêu khác nhau của dự án.
2.3.2.1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Nhà quản trị có thể phân chia dự án thành nhiều công việc khác nhau và chỉ định các bộ phận chức năng phù hợp để quản lý Dự án được thực hiện và điều hành qua sự phân cấp quản lý, với đặc điểm nổi bật là tính chuyên môn hóa cao, giúp khai thác triệt để nhân tài Tuy nhiên, việc quản trị và hợp tác trong cơ cấu tổ chức này có thể gặp khó khăn Hình thức tổ chức này mang lại nhiều ưu điểm đáng chú ý.
Dự án được phân chia theo các lĩnh vực chức năng và giao cho các phòng ban chuyên trách, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp và thu hút nhân tài có chuyên môn trong từng lĩnh vực.
Việc linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực là rất quan trọng, cho phép lựa chọn nhân sự có chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự án từ các bộ phận chức năng tương ứng.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo chức năng cũng có những nhược điểm như sau:
Giám đốc dự án phải phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo các bộ phận chức năng, vì các thành viên trong nhóm dự án được lựa chọn từ nhiều bộ phận khác nhau Khi có xung đột về nhu cầu nhân lực giữa hai bên, điều này có thể tạo ra những tình huống khó khăn trong quá trình điều hành dự án.
Môi trường làm việc trong nhóm dự án thường không ổn định và tổ chức của nhóm thường lỏng lẻo, vì các thành viên được điều động tạm thời từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau Điều này dẫn đến việc họ không đạt được sự nhất trí cao và không tập trung nhiều vào dự án.
2.3.2.2 Cơ cấu tổ chức theo dự án
Cơ cấu tổ chức theo dự án là tạo ra một tổ chức do trưởng dự án quản lý
Mô hình tổ chức theo dự án thường áp dụng tại các công ty lớn, chuyên quản lý các dự án phức tạp Điểm nổi bật của mô hình này là sự tập trung vào quyết định, với tổ chức và đội ngũ dự án hoạt động độc lập và hoàn chỉnh Hình thức tổ chức này mang lại nhiều ưu điểm đáng kể cho quá trình thực hiện dự án.
Đội ngũ dự án ổn định giúp việc điều hành và quản trị trở nên thống nhất và dễ dàng hơn, từ đó phát huy hiệu quả hoạt động của nhóm Khả năng đạt được các mục tiêu dự án cao hơn so với mô hình chức năng truyền thống.
Trong một dự án chuyên trách, các bộ phận chức năng đảm nhận nhiệm vụ cụ thể, với mỗi thành viên có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng Giám đốc dự án nắm giữ quyền hạn đầy đủ đối với nhân viên, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ quản lý hiệu quả.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo dự án cũng có những nhược điểm như sau:
Mỗi tổ chức dự án đều có bộ phận chức năng riêng, không chỉ tồn tại trong tổ chức mẹ mà còn trong các dự án Khi tổ chức mẹ thực hiện nhiều dự án cùng lúc với cấu trúc tương tự, điều này có thể dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực.
Quản lý kế hoạch
Dự án có hai đặc điểm nổi bật là tính mục tiêu và tính hữu hạn về mặt thời gian Sau khi thiết lập mô hình tổ chức, việc quản lý kế hoạch thực hiện trở thành ưu tiên hàng đầu để đảm bảo đạt được các mục tiêu trong khoảng thời gian giới hạn Quá trình này bao gồm lập kế hoạch chi tiết và quản lý tiến độ thực hiện dự án.
Quản lý kế hoạch dự án bao gồm việc xác định các công việc cần thực hiện, sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý, và xác định nguồn lực cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành mục tiêu dự án Khi lập kế hoạch, chúng ta chi tiết hóa các mục tiêu thành những công việc cụ thể và xây dựng một kế hoạch thực hiện hiệu quả.
2.4.1 Lập kế hoạch dự án Trên cơ sở các nghiên cứu [16,24], nghiên cứu này đề xuất quá trình lập kế hoạch dự án bao gồm 6 bước: Xác định mục tiêu, Xác định nhiệm vụ, Phân công thực hiện, Phân bổ nguồn lực, Đánh giá sửa đổi và Phê duyệt (minh họa ở Hình II.7)
Hình II.7: Chu trình lập kế hoạch
Chu trình cụ thể như sau:
Bước đầu tiên trong công tác lập kế hoạch là xác định mục tiêu dự án, bao gồm việc làm rõ ai sẽ thực hiện nhiệm vụ, thời gian thực hiện và các kết quả mong đợi Mục tiêu này không chỉ phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành dự án mà còn bao gồm chi phí dự toán cần thiết để đạt được các kết quả đã đề ra.
Bước 2 trong quy trình lập kế hoạch dự án là xác định nhiệm vụ, bao gồm việc xác định các nhiệm vụ chính cần thực hiện để đạt được mục tiêu Để đảm bảo hiệu quả cho kế hoạch dự án, việc thu thập thông tin đầy đủ và rõ ràng về các nhiệm vụ ngay từ đầu là rất quan trọng.
Bước 3 trong quy trình phân công thực hiện là xây dựng kế hoạch thông qua việc lập danh mục và mã hóa công việc, cũng như thiết lập sơ đồ cơ cấu phân chia công việc Sau khi xác định mối quan hệ và thứ tự giữa các công việc, cần tạo một sơ đồ kế hoạch để phản ánh quan hệ logic giữa chúng.
Bước 4 trong quy trình quản lý dự án là phân bổ nguồn lực, trong đó cần lập dự toán chi phí cho từng công việc và từng khoản mục chi phí cụ thể Việc này giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh của kế hoạch dự án được tài trợ đầy đủ và hiệu quả.
Kế hoạch sử dụng các nguồn lực như lao động, máy móc và thiết bị là yếu tố quan trọng để triển khai dự án Điều này đồng nghĩa với việc lập kế hoạch chi tiêu cần phải đi đôi với việc thiết lập tiến độ thực hiện dự án.
Bước 5 - Đánh giá sửa đổi: Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, kế hoạch dự án cần được điều chỉnh và sửa đổi thường xuyên để phù hợp với thực tế triển khai.
Bước 6 trong quy trình lập kế hoạch dự án là phê duyệt, đây là bước cuối cùng và rất quan trọng Sau khi hoàn thiện và điều chỉnh, kế hoạch dự án cần được phê duyệt để đảm bảo có đủ cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện.
2 Xác định nhiệm vụ 3 Phân công thực hiện
4.3 Thực hiện phân mức nguồn lực 4.2 Phân bổ nguồn lực khả dụng 4.1 Sắp xếp hoạt động.
4.4 Dự đoán ngày kết thúc.
5 Đánh giá, sửa đổi, hiệu chỉnh 6 Phê duyệt thực hiện
Hình II.8: Trình tự lập kế hoạch (tuần tự)
Một bản kế hoạch dự án được đánh giá dựa trên bốn tiêu chí chính: Nội dung, Mức độ dễ hiểu, Khả năng thay đổi và Khả năng áp dụng Những tiêu chí này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tính hiệu quả và khả năng triển khai của kế hoạch.
Kế hoạch cần phải đầy đủ và chi tiết, nhưng không nên quá phức tạp để tránh gây khó khăn trong việc thực hiện Nội dung của kế hoạch phải đảm bảo đúng và đủ, giúp người thực hiện dễ dàng nắm bắt và triển khai hiệu quả.
Mức độ dễ hiểu của các công việc là rất quan trọng, giúp cá nhân và tổ chức nắm rõ mục tiêu và phương pháp thực hiện Điều này giảm thiểu nguy cơ hiểu nhầm và đảm bảo rằng các yêu cầu được thực hiện đúng cách.
Một kế hoạch hiệu quả cần có khả năng thay đổi linh hoạt, cho phép cập nhật và sửa đổi dễ dàng mà không ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án tổng thể.
Kế hoạch dự án cần được thiết lập để đảm bảo kiểm soát hiệu quả tiến trình thực hiện và truyền đạt thông tin dự án đến các bên liên quan trong suốt quá trình triển khai.
2.4.2 Quản lý tiến độ dự án
Kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là yếu tố then chốt trong quản lý dự án, diễn ra ngay sau khi lập kế hoạch và triển khai kế hoạch Quá trình kiểm soát giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, đồng thời cho phép điều chỉnh kịp thời khi có sự sai lệch xảy ra trong thực tế.
2.5.1 Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là quá trình đo lường và điều chỉnh thực hiện nhằm đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch của dự án được hoàn thành hiệu quả Quá trình này không chỉ nhằm phát hiện sai sót và ách tắc mà còn tìm kiếm cơ hội để thúc đẩy dự án đạt mục tiêu nhanh chóng Hệ thống kiểm soát dự án là một phần quan trọng trong quản lý dự án và được thể hiện chi tiết trong Hình II.12.
Quá trình thực hiện dự án Theo dõi, đo lường
Các hoạt động điều chỉnh Phân tích Thu thập thông tin
Các thay đổi, các rủi ro, các vấn đề
Hình II.13: Sơ đồ quá trình kiểm soát dự án
2.5.1.1 Quá trình kiểm soát dự án
Quá trình kiểm soát dự án là một quá trình thống nhất, bao gồm 3 giai đoạn được thể hiện chi tiết như trong Hình II.13
• Theo dõi: thu thập và ghi chép các dữ liệu thực tế để so sánh với quá trình thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch
Phân tích tình trạng công việc là quá trình đánh giá hiệu suất và so sánh kết quả đạt được với kế hoạch đề ra Qua đó, chúng ta có thể xác định các nguyên nhân gây ra sự khác biệt và tìm ra hướng tác động phù hợp để cải thiện hiệu quả công việc.
Điều chỉnh là quá trình lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động, công việc phù hợp với mục tiêu đã đề ra, nhằm giảm thiểu sai lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ những sai lệch tích cực.
2.5.1.2 Nội dung kiểm soát dự án
Về các nội dung cụ thể, kiểm soát dự án bao gồm kiểm soát cơ bản và kiểm soát hỗ trợ bao gồm:
• Kiểm soát chung những thay đổi và định vị các thay đổi trong toàn bộ dự án
Các báo cáo tiến trình là công cụ quan trọng để thu thập và xử lý thông tin về tiến độ thực hiện dự án Chúng bao gồm các báo cáo chi tiết về công việc đã hoàn thành, việc đạt được các chỉ tiêu kế hoạch và dự báo dựa trên các kết quả hiện tại.
• Kiểm soát thay đổi nội dung: giám sát những thay đổi về quy mô, phạm vi dự án và nội dung các công việc dự án
• Kiểm soát chi phí: kiểm soát những thay đổi trong thời gian thực hiện các công việc, gói công việc của dự án
Kiểm soát chất lượng là quá trình theo dõi các kết quả cụ thể của dự án nhằm xác định sự phù hợp với các tiêu chuẩn đã đề ra Qua đó, cần thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa và giảm thiểu các vấn đề liên quan đến chất lượng.
• Kiểm soát rủi ro: phản ứng đối với sự thay đổi cấp độ rủi ro trong tiến trình thực hiện dự án
2.5.2 Quá trình kiểm soát dự án
2.5.2.1 Theo dõi các công việc dự án
Theo dõi dự án là quá trình thu thập, phân tích và báo cáo thông tin về tiến độ thực hiện dự án so với kế hoạch Đây là bước khởi đầu trong giám sát dự án, bao gồm việc thu thập và xử lý dữ liệu liên quan đến tình hình công việc thực tế.
Người quản lý dự án cần theo dõi liên tục tiến trình thực hiện và đánh giá mức độ hoàn thành công việc Từ tình trạng hiện tại, họ có thể đưa ra những đánh giá về các thông số cho các công việc trong tương lai Một số phương pháp theo dõi tiến độ dự án bao gồm việc sử dụng biểu đồ Gantt, báo cáo tiến độ định kỳ và phân tích các chỉ số hiệu suất.
Phương pháp theo dõi đơn giản, hay còn gọi là phương pháp 0-100, chỉ tập trung vào việc xác định thời điểm hoàn thành công việc với hai mức độ là 0% và 100% Theo đó, một công việc chỉ được coi là hoàn thành khi đạt được các kết quả cần thiết Phương pháp này thường áp dụng cho những công việc ngắn hạn (một hoặc hai tháng), có giá trị thấp và khó đánh giá Việc xác định công việc đã hoàn thành hay chưa có thể thực hiện dễ dàng bằng mắt mà không cần tính toán phức tạp.
Phương pháp theo dõi chi tiết giúp đánh giá chính xác quá trình thực hiện công việc, cho phép xác định mức độ hoàn thành như 50% hay 70% Mặc dù phức tạp, phương pháp này yêu cầu quản trị viên dự án đánh giá tỷ lệ phần trăm hoàn thành của các nhiệm vụ đang thực hiện, đồng thời cần xây dựng các thước đo nội bộ để đánh giá mức độ hoàn thành Một số phương pháp theo dõi chi tiết bao gồm: Phương pháp 50-50, trong đó công việc được gán giá trị 50% ngay khi bắt đầu và phần còn lại được tính khi công việc hoàn tất; và phương pháp mốc thời gian, áp dụng cho các công việc dài hạn, chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian với mức độ hoàn thành cụ thể như 20%, 40%, 70%, giúp ước lượng chính xác hơn.
2.5.2.2 Đo lường và phân tích kết quả Đo lường tiến độ dự án là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực hiện các công việc dự án theo các lịch trình đã định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng và chi phí Để đo lường tiến độ dự án, có thể sử dụng các thước đo khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của công việc đang thực hiện Cần phân biệt 2 loại công việc sau:
Các công việc có thể đo lường được cho phép xác định mức độ hoàn thành thông qua các kết quả vật chất cụ thể, tương ứng với biểu đồ thực hiện công việc.
Các công việc không thể đo lường thường không thể chia thành các mức hoàn thành hoặc mốc thời gian cụ thể Để tiến hành đo lường và phân tích kết quả, cần lập báo cáo tiến độ dự án, là tài liệu thu thập và trình bày dữ liệu thực tế về tình hình thực hiện dự án Báo cáo này phải được cập nhật thường xuyên bởi cấp dưới và gửi lên cấp trên Nhà quản trị dự án cần quy định rõ ràng về báo cáo tiến độ ngay từ khi khởi động dự án, bao gồm xác định dữ liệu cần thu thập, chu kỳ cập nhật, đơn vị thực hiện, đối tượng nhận báo cáo và hình thức báo cáo Các báo cáo phải đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan Phân tích kết quả dựa trên so sánh với kế hoạch nhằm phát hiện sai lệch và phân tích xu hướng để có phản ứng kịp thời, ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực có thể xảy ra.
2.5.2.3 Điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án
Sau khi phát hiện sai lệch trong dự án, nhà quản trị cần nhanh chóng đưa ra các giải pháp điều chỉnh phù hợp Việc thực hiện các hành động điều chỉnh càng sớm càng tốt là rất quan trọng Đặc biệt, các hoạt động thiết lập lại kiểm soát dự án cần được lập kế hoạch một cách chi tiết Có năm phương án hành động có thể áp dụng để điều chỉnh dự án khi có sai lệch so với kế hoạch.
Tìm kiếm cơ hội cải thiện hiệu quả công việc có thể bắt đầu từ việc áp dụng công nghệ mới hoặc thay đổi quyết định tổ chức Một ví dụ điển hình là điều chỉnh trình tự thực hiện một số công việc cụ thể để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Tóm tắt một số nội dung chính
Chương II cung cấp những nội dung chính liên quan đến việc thiết kế hệ thống thông tin quản trị dự án trong Chương III, bao gồm các thông tin đầu vào quan trọng.
Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin được phân loại thành ba nhóm A, B, C dựa trên quy mô vốn đầu tư, thay vì áp dụng các tiêu chí phân loại hiện tại trong quản trị dự án đầu tư xây dựng hoặc cơ sở hạ tầng.
• Đối tượng tham gia: Người có thẩm quyền quyết định đầu tư, Chủ đầu tư, Chủ trì khảo sát, Chủ trì thiết kế sơ bộ, Đơn vị tư vấn
• Quy trình liên quan: Quy trình lập dự án đầu tư và Quy trình thẩm định dự án đầu tư với các yếu tố ràng buộc về thời gian
Trong quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn ngân sách nhà nước, có ba mô hình tổ chức quản lý dự án chính Các cơ cấu tổ chức này giúp tối ưu hóa quy trình quản trị dự án, đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong việc sử dụng nguồn lực Việc lựa chọn mô hình phù hợp không chỉ nâng cao khả năng thực hiện dự án mà còn đáp ứng yêu cầu quản lý và giám sát từ các cơ quan chức năng.
• Tổng hợp các phương pháp kỹ thuật được sử dụng dụng để quản lý kế hoạch và lập tiến độ dự án
• Trình tự lập kế hoạch dự án, nội dung kế hoạch dự án và tiêu chí đánh giá kế hoạch dự án.
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Phương pháp luận kiến trúc tổng thể
3.1.1 Khái niệm Kiến trúc tổng thể
Kiến trúc, theo Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học Việt Nam, được định nghĩa là “nghệ thuật thiết kế, xây dựng các công trình, thường là nhà cửa” Trong xây dựng, kiến trúc thường không được chú trọng trong các công trình nhỏ, nhưng đối với các công trình lớn, nó đóng vai trò quan trọng và là thành phần không thể thiếu.
Theo Viện kỹ thuật điện và điện tử và tiêu chuẩn ANSI/IEEE của Hoa Kỳ, kiến trúc hệ thống bao gồm ba yếu tố chính: (1) các thành phần cơ bản của hệ thống, (2) mối liên hệ giữa các thành phần này, và (3) các nguyên tắc hướng dẫn thiết kế và phát triển hệ thống.
Sự khác biệt chính giữa kiến trúc trong xây dựng và kiến trúc trong công nghệ thông tin là tính ổn định Kiến trúc xây dựng thường không thay đổi, trong khi kiến trúc công nghệ thông tin cần thường xuyên được cập nhật và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu phát triển.
Kiến trúc xây dựng là phần không thể thiếu trong mỗi dự án, với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng Trước khi khởi công, kiến trúc phải được hoàn thiện Trong suốt quá trình thi công, kiến trúc ban đầu thường được giữ nguyên và không thay đổi Sau khi dự án hoàn thành, kiến trúc sẽ không được sửa đổi hay cập nhật mà sẽ được lưu giữ vĩnh viễn như hồ sơ của công trình.
Kiến trúc công nghệ thông tin là một tiến trình liên tục, phản ánh vòng đời công nghệ ngắn và sự điều chỉnh thường xuyên trong quy trình nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức Do đó, kiến trúc này cần được thay đổi và cập nhật liên tục để đáp ứng nhu cầu phát triển.
Trong lĩnh vực CNTT, kiến trúc được sử dụng như một công cụ quan trọng để giúp các bên tham gia hiểu rõ về hệ thống thông tin lớn cần phát triển Điều này đặc biệt quan trọng vì các hệ thống này thường phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, gắn liền với các hoạt động nghiệp vụ của họ Các nguyên tắc định hướng trong thiết kế và phát triển hệ thống cũng được xác định rõ ràng để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Từ thập kỷ 80, khái niệm kiến trúc tổng thể (enterprise architecture) đã xuất hiện để mô tả một cách tổng quát các hoạt động của các tổ chức Kiến trúc tổng thể được hiểu là tập hợp các nguyên tắc, phương pháp và mô hình được sử dụng để mô tả cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ, cơ sở hạ tầng và hệ thống thông tin của một cơ quan, tổ chức.
3.1.2 Một số phương pháp luận phổ biến
Trên toàn cầu, có nhiều phương pháp luận kiến trúc tổng thể khác nhau, trong đó hai phương pháp nổi bật nhất là mô hình tham chiếu kiến trúc FEAF và mô hình tham chiếu xử lý phân tán mở RM-ODP.
Hình III.1: Mô hình FEAF
Mô hình tham chiếu về hiệu suất
Mô hình tham chiếu về nghiệp vụ
Mô hình tham chiếu về dịch vụ
Mô hình tham chiếu về dữ liệu
Mô hình tham chiếu về công nghệ
Mô hình tham chiếu kiến trúc FEAF bao gồm năm mô hình tham chiếu chính, bao gồm mô hình tham chiếu về hiệu suất, nghiệp vụ, dịch vụ, dữ liệu và công nghệ.
Mô hình tham chiếu về hiệu suất tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị dự án, đồng thời cải thiện quy trình nghiệp vụ liên quan Mô hình này cung cấp các công cụ và tiện ích hữu ích nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc của tổ chức.
Quy trình quản lý dự án bắt đầu từ việc thu thập "dữ liệu đầu vào", tiếp theo là quy trình xử lý để tối ưu hóa "dữ liệu đầu ra" Dữ liệu đầu vào và đầu ra được hiểu là thông tin được cung cấp và nhận lại trong suốt quá trình quản lý dự án.
Mô hình tham chiếu về nghiệp vụ là một khung lý thuyết mô tả cấu trúc tổ chức và quy trình xử lý nghiệp vụ trong tổ chức Nó bao gồm việc quản lý giao dịch nội bộ cũng như các giao dịch giữa tổ chức và người dân, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hình III.2: Mô hình RM-ODP
Mô hình tham chiếu dịch vụ được phát triển dựa trên yêu cầu và quy trình nghiệp vụ, bao gồm các thực thể dữ liệu và chức năng nghiệp vụ cả nội bộ lẫn bên ngoài Mục tiêu của mô hình này là tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, đảm bảo hiệu quả hoạt động cao nhất.
Mô hình tham chiếu về dữ liệu giúp tổ chức chia sẻ và sử dụng lại thông tin hiệu quả thông qua việc phát hiện dữ liệu chung Mô hình này hướng tới quản lý dữ liệu tập trung và xác định giao diện tiêu chuẩn cho việc trao đổi, chia sẻ dữ liệu Các lĩnh vực chuẩn hóa mà mô hình tham chiếu xác định bao gồm mô tả dữ liệu, ngữ nghĩa dữ liệu và chia sẻ dữ liệu.
Mô hình tham chiếu công nghệ phân loại các tiêu chuẩn công nghiệp, giúp hỗ trợ việc chuyển tải các dịch vụ trong hệ thống tổ chức.
Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn thực hiện Giai đoạn kết thúc
Lập, thẩm định và phê duyệt dự án
Tổ chức quản lý dự án
Quản lý kế hoạch Quản lý nguồn lực Quản lý chất lượng Quản lý rủi ro
QTC4 - Quy trình thanh tra, kiểm tra
Kết thúc dự án Đố i t ượ ng: ĐT1 - Cấp có thẩm quyền ĐT2 - Chủ đầu tư ĐT3 - Đơn vị thụ hưởng ĐT4 - Công ty tư vấn
QTC1.1 - Quy trình lập dự án
QTC1.2 - Quy trình thẩm định dự án
QTC1.3 - Quy trình phê duyệt dự án
QTC1.4 - Quy trình thành lập Ban QLDA
QTC1.5 - Quy trình bổ nhiệm GĐ Ban QLDA Đố i t ượ ng: ĐT5 - Ban QLDA ĐT6 - Đơn vị giám sát thực hiện ĐT7 - Đơn vị thanh tra, kiểm tra
Thiết kế Hệ thống thông tin theo phương pháp luận kiến trúc tổng thể
Lược đồ tổng thể hệ thống thông tin mô tả các thành phần chính bao gồm đối tượng sử dụng, danh mục dịch vụ (đặc tả dữ liệu), quy trình nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu chung Những thành phần này phục vụ cho các dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn ngân sách nhà nước trên toàn quốc.
3.2.2.1 Mô hình kiến trúc tổng thể
Hình III.5: Mô hình tổng quan theo các lớp
A n ninh, b ả o m ậ t Đ ánh giá hi ệ u n ă ng Tùy ch ỉ nh c ấ u hì n h Ki ể m s o át l ỗ i L ớ p v ậ n hà nh v à qu ả n lý
Lớp ứng dụng Lớp quy trình nghiệp vụ Lớp thông tin Lớp giải pháp
Hệ thống máy chủ Ảo hóa
Hệ điều hành Phần cứng
Hệ thống lưu trữ Ảo hóa
Hệ điều hành Phần cứng
Hệ điều hành Phần cứng
Intranet Wireless Extranet Internet DC (SANs) Voice Video
Lớp mô hình dữ liệu
Mô hình tổng quan theo lớp của kiến trúc tổng thể mô tả dưới góc độ 3 lớp chính, lần lượt là:
Lớp logic bao gồm sáu lớp con: lớp danh mục các chuẩn, lớp ứng dụng, lớp quy trình nghiệp vụ, lớp thông tin, lớp giải pháp và lớp mô hình dữ liệu, tất cả đều là các ánh xạ tương ứng từ các thành phần kiến trúc.
Lớp vật lý trong công nghệ thông tin bao gồm hệ thống máy móc, thiết bị phần cứng và mạng, đóng vai trò là hạ tầng thiết yếu cho các ứng dụng Gần đây, xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây đã thu hút được sự chú ý đáng kể từ cộng đồng công nghệ.
Lớp vận hành và quản lý bao gồm các quy tắc và nguyên tắc cần thiết cho việc quản lý hệ thống thông tin Xu hướng phát triển của ảo hóa và điện toán đám mây đã thay đổi cách tiếp cận xây dựng cơ sở hạ tầng vật lý trong phát triển hệ thống thông tin Tuy nhiên, do phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào hệ thống phần mềm, nên không đi sâu vào phân tích các xu hướng công nghệ liên quan đến cơ sở hạ tầng.
3.2.2.2 Mô hình tham chiếu trao đổi thông tin
Mô hình tham chi ế u d ị ch v ụ m ạ ng
Dịch vụ web là công nghệ cách mạng hóa hoạt động của các dịch vụ công nghệ thông tin, với giá trị cốt lõi dựa trên việc cung cấp phương thức truy cập chuẩn cho hệ thống đóng gói và hệ thống kế thừa Các phần mềm viết bằng ngôn ngữ lập trình khác nhau và chạy trên nền tảng khác nhau có thể sử dụng dịch vụ web để chuyển đổi dữ liệu qua Internet, tương tự như giao tiếp trong một máy tính Công nghệ xây dựng dịch vụ web không nhất thiết phải mới, mà có thể kết hợp với các công nghệ đã có như XML, SOAP, WSDL và UDDI.
Theo W3C, dịch vụ web là hệ thống phần mềm hỗ trợ tương tác giữa các ứng dụng trên máy tính khác nhau qua Internet, với giao diện chung và sự gắn kết được mô tả bằng XML.
Dịch vụ web là phần mềm có địa chỉ URL, thực hiện các chức năng và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người dùng Nó được hình thành bằng cách đóng gói các chức năng để các ứng dụng khác dễ dàng truy cập và sử dụng Dịch vụ web cho phép yêu cầu thông tin từ các dịch vụ khác, bao gồm các mô-đun độc lập cho nhiều hoạt động khác nhau, và được thực thi trên máy chủ.
Dịch vụ web chủ yếu được sử dụng để tích hợp các hệ thống, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống Trong bối cảnh này, các ứng dụng cần kết nối với cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng khác, giúp người dùng tương tác với CSDL để thực hiện phân tích và truy xuất dữ liệu hiệu quả.
Hình III.6: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức dịch vụ
Mô hình tham chi ế u n ộ i dung giao d ị ch ở m ứ c d ị ch v ụ c ụ th ể
Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức dịch vụ cho thấy dịch vụ là một phần quan trọng trong quy trình nghiệp vụ Mỗi quy trình khi thực hiện sẽ truy xuất đến nhiều loại dịch vụ khác nhau Các dịch vụ này nhận nội dung giao dịch đầu vào thông qua giao diện dịch vụ, được mô tả bằng dữ liệu đặc tả, và trả ra nội dung giao dịch đầu ra cũng qua giao diện dịch vụ tương ứng.
Giao diện dịch vụ là dữ liệu có cấu trúc được xác định trước, cho phép các dịch vụ trao đổi thông tin hiệu quả Trước khi bắt đầu giao dịch, các dịch vụ cần khai phá giao diện dịch vụ để xác định nội dung của giao dịch từ dịch vụ khác.
Các thủ tục này được thực hiện thông qua các chuẩn và đặc tả dịch vụ web (web service standards and specifications) như mô tả ở mục trước
Giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả)
Giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả)
Dịch vụ n Nội dung giao dịch
Giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả) Nội dung giao dịch
Mô hình tham chi ế u n ộ i dung giao d ị ch ở m ứ c h ệ th ố ng
Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức hệ thống cung cấp cái nhìn tổng thể về việc trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các hệ thống thông tin khác nhau, bên cạnh các mô hình tham chiếu ở mức dịch vụ và chuẩn dịch vụ web Hình III.7 minh họa rõ ràng cho mô hình này.
Các lớp thành phần của dịch vụ bao gồm: đối tượng sử dụng dịch vụ như cá nhân, tổ chức hoặc hệ thống thông tin khác; quy trình nghiệp vụ với nhiều quy trình nhỏ; giao diện dịch vụ theo chuẩn dịch vụ web; các thành phần dịch vụ để thực thi dịch vụ; cùng với cơ sở hạ tầng và dữ liệu cần thiết.
Thiết kế phần mềm quản lý dự án
Áp dụng kết quả từ thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp kiến trúc tổng thể, bài viết này đề xuất kiến trúc phần mềm quản lý dự án và triển khai thử nghiệm Các mô hình tham chiếu kiến trúc đã xác định các yếu tố cơ bản về kết cấu hạ tầng kỹ thuật và công nghệ, phù hợp với phương thức phân tích, thiết kế và thực hiện phần mềm ứng dụng.
Hình III.7: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức hệ thống Đối tượng sử dụng dịch vụ
Hệ thống thông tin khác
Quy trình nghiệp vụ bao gồm nhiều quy trình nhỏ
Giao diện dịch vụ được mô tả theo chuẩn dịch vụ web
Các thành phần dịch vụ nhằm thực thi dịch vụ
Cơ sở hạ tầng và dữ liệu
Phần mềm ứng dụng quản lý dự án cần đạt được một số mục tiêu cụ thể: (1) ổn định, tin cậy và thuận tiện để kịp thời thích ứng với các thay đổi trong quy trình quản lý và cơ cấu tổ chức; (2) cập nhật và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện dự án; (3) cải thiện chất lượng dịch vụ công; và (4) đảm bảo tính bảo mật và xác thực thông tin thông qua các giải pháp an toàn mạng và an ninh thông tin.
3.3.1 Yêu cầu chức năng cơ bản
Dựa trên hệ thống lý thuyết đã được thiết lập, có bảy nhóm chức năng cơ bản mà phần mềm quản lý dự án cần đáp ứng tối thiểu, như đã trình bày trong Bảng III.3.
Bảng III.3 - Các yêu cầu chức năng cơ bản
TT Ký hiệu Tên nhóm Giải thích
1 CN1 Hỗ trợ khả năng làm việc nhóm
Cho phép người sử dụng làm việc theo nhóm trong môi trường cộng tác để chia sẻ thông tin, kết quả xử lý công việc một cách thuận tiện
2 CN2 Quản lý các vấn đề phát sinh
Có cơ chế giải quyết các vấn đề phát sinh theo hình thức phiếu báo trong toàn bộ dự án
3 CN3 Lập lịch biểu và quản lý thời gian
Cho phép lập lịch biểu, quản lý thời gian theo các công cụ, kỹ thuật đã trình bày
4 CN4 Quản lý danh mục dự án Cho phép quản lý danh mục các dự án khác nhau (thay vì việc chỉ quản lý được một dự án)
5 CN5 Quản lý tài nguyên Cho phép quản lý việc phân phối các nguồn tài nguyên khác nhau như con người, tài chính, …
6 CN6 Quản lý tài liệu Cho phép quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ dự án
7 CN7 Giao diện web Sử dụng giao diện web để tương tác với người sử dụng
3.3.2 Thiết kế kiến trúc phần mềm
Mô hình kiến trúc phần mềm đề xuất là mô hình 3 lớp, bao gồm: lớp kết cấu hạ tầng (kỹ thuật), lớp phần mềm trung gian và lớp phần mềm ứng dụng Chức năng quản trị được bổ sung và áp dụng cho cả ba lớp này.
Hình III.8: Mô hình kiến trúc phần mềm (1)
Hệ thống CNTT bao gồm kết cấu hạ tầng như thiết bị tính toán, thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng và phần mềm hệ điều hành, cùng với phần mềm ứng dụng đa dạng phục vụ quản trị dự án Phần mềm trung gian, thuộc lớp phần mềm ứng dụng, có chức năng liên kết và tích hợp, được sử dụng chung cho các hệ thống ứng dụng khác nhau, tương tự như lớp kết cấu hạ tầng kỹ thuật Quản trị tích hợp, bao gồm quản trị hệ thống và quản trị ứng dụng, được thực hiện đối với ba lớp này.
Lớp phần mềm ứng dụng bao gồm các hệ thống ứng dụng khác nhau, được phân thành các phân lớp: (1) phân lớp người dùng, (2) phân lớp thể hiện, và
Phân lớp xử lý nghiệp vụ đóng vai trò "hạt nhân" trong phần mềm ứng dụng, thực hiện các chức năng tính toán, điều khiển quy trình và lưu trữ dữ liệu Phân lớp người dùng cung cấp giao diện cho người sử dụng, cho phép họ tương tác với các chức năng và dữ liệu của ứng dụng thông qua phần mềm trình duyệt Web, PDA hoặc các phần mềm trạm làm việc Điều này giúp mô tả quá trình xử lý dữ liệu và hỗ trợ việc trao đổi thông tin khi người dùng tương tác với hệ thống ứng dụng.
Kết cấu hạ tầng Phần mềm trung gian
Lớp phần mềm trung gian không chỉ thích ứng với hệ thống ứng dụng cụ thể trong hạ tầng kỹ thuật chung mà còn liên kết và tích hợp các hệ thống ứng dụng khác nhau Các thành phần cơ bản của lớp phần mềm trung gian sẽ được mô tả chi tiết trong phần tiếp theo.
Lớp kết cấu hạ tầng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối hệ thống và cung cấp dịch vụ truyền thông Các thành phần của lớp này sẽ được mô tả chi tiết ở phần tiếp theo.
Mô hình kiến trúc lớp hạ tầng kỹ thuật được đề xuất nhằm tổ chức kết nối và kiểm soát truy cập trong mạng máy tính cục bộ của cơ quan, như minh họa trong Hình III.9 Mô hình này thể hiện rõ quan điểm thiết kế hạ tầng kỹ thuật trong mô hình tham chiếu xử lý phân tán mở đã được đề cập trước đó.
Hình III.9: Mô hình kiến trúc phần mềm (2)
Lớp LAN/WAN là lớp vật lý trong mạng, bao gồm hệ thống truyền dẫn và các thiết bị kết nối Các thiết bị tính toán như máy chủ ứng dụng, máy trạm và thiết bị ngoại vi được kết nối qua hệ thống truyền dẫn tại các phần khúc khác nhau.
Phân khúc dữ liệu và dịch vụ thông tin công cộng cung cấp các dịch vụ tính toán, lưu trữ dữ liệu và thông tin cho người dùng bên ngoài mạng nội bộ.
Phân khúc dữ liệu và dịch vụ thông tin nội bộ cung cấp các dịch vụ tính toán, lưu trữ dữ liệu và thông tin cho người dùng trong mạng nội bộ.
Phân khúc quản trị cho phép người dùng kết nối có quyền đăng nhập và quản lý các hệ thống kết nối cùng với các ứng dụng liên quan.
LAN, WAN Quản lý truy cập
Phân khúc dữ liệu (chung)
Phân khúc dữ liệu (riêng)
Phân khúc quản trị (admin)
Phân khúc người dùng (user)
• Phân khúc người dùng chỉ người dùng có quyền đăng nhập và khai thác các phần mềm ứng dụng, không có quyền đăng nhập và quản trị
Lớp kiểm soát truy cập quản lý quyền truy cập giữa các phân khúc trong mạng, đồng thời thực hiện chức năng định tuyến nội bộ hiệu quả.
3.3.2.3 Kiến trúc phần mềm ứng dụng
Hình III.10 minh họa kiến trúc phần mềm tham chiếu với các thành phần cơ bản trong việc xây dựng hệ thống ứng dụng và dịch vụ thông tin, phục vụ cho quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn ngân sách nhà nước.
Phần mềm trung gian (Tích hợp)
Cơ sở dữ liệu Phần mềm ứng dụng
Tóm tắt một số điểm chính
Chương III là một trong những Chương quan trọng nhất của toàn bộ luận văn, hệ thống hóa lại lý thuyết về quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Trên cơ sở hệ thống hóa lại lý thuyết từ các chương trước, Chương III có đóng góp mới trong việc đưa ra nhóm 3 yếu tố cơ bản làm cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, đó là, con người, quy trình và công nghệ Hai yếu tố con người và quy trình được khái quát hóa từ hệ thống lý thuyết thành 07 nhóm đối tượng và 20 nhóm quy trình tương ứng Yếu tố công nghệ được thể hiện bằng kiến trúc tổng thể cho hệ thống thông tin quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước
Chương III cũng khảo sát gần 100 phần mềm quản lý dự án hiện có trên thị trường để xác định ra 07 nhóm chức năng cơ bản Cũng trên cơ sở kết quả khảo sát này, luận văn đã xác định phát triển thử nghiệm phần mềm quản lý dự án phù hợp để áp dụng ở Việt Nam trên cơ sở dự án phần mềm tự do nguồn mở dotProject.
