Hình II.7: Chu trình lập kế hoạch
Chu trình cụ thể như sau:
• Bước 1 - Xác định mục tiêu: Nĩi một cách đơn giản, cơng tác lập kế
hoạch nghĩa là xác định xem ai làm gì? Khi nào làm? Quá trình lập kế
hoạch bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu dự án. Những mục tiêu này phản ánh thời điểm bắt đầu và hồn thành dự án, chi phí dự tốn và các kết quả cần đạt được.
• Bước 2 - Xác định nhiệm vụ: xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu. Lập kế hoạch dự án chỉ cĩ hiệu quả khi cĩ được các thơng tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện một cách đầy đủ, rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dự án.
• Bước 3 - Phân cơng thực hiện: Xây dựng kế hoạch được thực hiện thơng qua việc lập danh mục và mã hĩa cơng việc, xây dựng sơđồ cơ
cấu phân chia cơng việc. Sau khi xác định được mối quan hệ, thứ tự
trước sau giữa các cơng việc, cần phải lập một sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ lơ-gic của các cơng việc.
• Bước 4 - Phân bổ nguồn lực: Để thực hiện kế hoạch dự án tổng thể cần dự tốn chi phí cho từng cơng việc, từng khoản mục chi phí cũng như
Xác định nhiệm vụ (2) Phê duyệt (6) Xác định mục tiêu (1) Phân cơng thực hiện (3) Phân bổ nguồn lực (4) Đánh giá sửa đổi (5) Lập Kế hoạch
những nguồn lực khác như lao động, máy mĩc, thiết bị … để thực hiện dự án. Đây thực chất là kế hoạch chi tiêu phải đi liền với lập tiến độ
thực hiện dự án.
• Bước 5 - Đánh giá sửa đổi: Do đặc thù của dự án CNTT, kế hoạch dự
án cũng cần được liên tục điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn triển khai.
• Bước 6 - Phê duyệt: Đây là bước cuối cùng trong 6 bước lập kế hoạch dự án. Sau khi đã được xây dựng, sửa đổi cho phù hợp, bản kế hoạch dự án cần được phê duyệt để cĩ đầy đủ cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện. Nhà cung cấp A Dự án Web Phịng KT-TC
2. Xác định nhiệm vụ 3. Phân cơng thực hiện
40 ngày
40 ngày 35 ngày
4. Phân bổ nguồn lực
4.3 Thực hiện phân mức nguồn lực 4.2 Phân bổ nguồn lực khả dụng 4.1 Sắp xếp hoạt động.
40 ngày
4.4 Dựđốn ngày kết thúc.
03/23
12 ngày
5. Đánh giá, sửa đổi, hiệu chỉnh 6. Phê duyệt thực hiện
1. Xác định mục tiêu
Hình II.8: Trình tự lập kế hoạch (tuần tự)
Một bản kế hoạch dự án thường được đánh giá qua 4 tiêu chí chính là: Nội dung, Mức độ dễ hiểu, Khả năng thay đổi, Khả năng áp dụng [20,23,24]. Cụ thể
như sau:
• Nội dung: Kế hoạch nên đầy đủ chi tiết cần thiết, nhưng khơng nên quá chi tiết làm cho kế hoạch trở nên phức tạp, nghĩa là, nội dung đúng, đủ,
• Mức độ dễ hiểu: Các cá nhân và tổ chức liên quan cĩ thể dễ dàng hiểu
được mục tiêu của mỗi cơng việc và cách thức thực hiện. Tránh việc hiểu nhầm dẫn tới thực hiện khơng đúng yêu cầu.
• Khả năng thay đổi: Một kế hoạch hiệu quả là một kế hoạch cĩ thể dễ
dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi mà khơng làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án nĩi chung.
• Khả năng áp dụng: Kế hoạch dự án cần tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm sốt tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thơng tin dự án tới các bên liên quan trong quá trình triển khai.
2.4.2 Quản lý tiến độ dự án
Sau khi lập kế hoạch dự án, việc tiếp theo là cần lập tiến độ dự án. Tiến độ
dự án cĩ ý nghĩa rất quan trọng. Đĩ là cơ sởđể triển khai thực hiện dự án, điều hành và giám sát các hoạt động của dự án và giúp quản lý thời gian dự án, nhằm mục tiêu hồn thành dự án trong đúng thời hạn quy định [16]. Trong số những vấn đề khiến cho việc quản lý thời gian dự án thất bại là do thất bại trong khâu quản lý tiến độ chứ khơng phải thất bại trong khâu hoạch định tiến độ [17].
2.4.2.1 Phương pháp cấu trúc cơng việc và ma trận trách nhiệm
Cấu trúc cơng việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhĩm nhiệm vụ và những cơng việc cụ thể [15]. Cần phải xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng cơng việc cần thực hiện của dự án.