2.5.1.1 Quá trình kiểm sốt dự án
Quá trình kiểm sốt dự án là một quá trình thống nhất, bao gồm 3 giai
đoạn được thể hiện chi tiết như trong Hình II.13.
• Theo dõi: thu thập và ghi chép các dữ liệu thực tế để so sánh với quá trình thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch.
• Phân tích: đánh giá tình trạng của các cơng việc và so sánh các kết quả đạt được với kế hoạch, xác định các nguyên nhân và hướng tác động.
• Điều chỉnh: lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động, cơng việc phù hợp với kế hoạch, nhằm tối thiểu hĩa các sai lệch tiêu cực và tối đa hĩa lợi ích từ các sai lệch tích cực.
2.5.1.2 Nội dung kiểm sốt dự án
Về các nội dung cụ thể, kiểm sốt dự án bao gồm kiểm sốt cơ bản và kiểm sốt hỗ trợ bao gồm:
• Kiểm sốt chung những thay đổi và định vị các thay đổi trong tồn bộ
dự án.
• Các báo cáo tiến trình: thu thập và xử lý thơng tin để báo cáo tiến trình thực hiện dự án, gồm các báo cáo về cơng việc đã thực hiện, việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, dự báo cáo tính đến các kết quả hiện cĩ.
• Kiểm sốt thay đổi nội dung: giám sát những thay đổi về quy mơ, phạm vi dự án và nội dung các cơng việc dự án.
• Kiểm sốt chi phí: kiểm sốt những thay đổi trong thời gian thực hiện các cơng việc, gĩi cơng việc của dự án.
• Kiểm sốt chất lượng: theo dõi các kết quả cụ thể của dự án để xác
định xem cĩ phù hợp với các tiêu chuẩn đặt ra hay khơng, và đưa ra các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, giảm thiểu các vấn đề khơng
đảm bảo chất lượng.
• Kiểm sốt rủi ro: phản ứng đối với sự thay đổi cấp độ rủi ro trong tiến trình thực hiện dự án.
2.5.2 Quá trình kiểm sốt dự án
2.5.2.1 Theo dõi các cơng việc dự án
Theo dõi là quá trình xem xét, thu thập thơng tin, thống kê, phân tích và lập báo cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực tế so với kế hoạch. Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám sát dự án. Trước tiên là thu thập và xử lý dữ
liệu về tình hình cơng việc thực tế.
Người quản lý dự án cần phải liên tục theo dõi tiến trình thực hiện, xác
định mức độ hồn thành của các cơng việc, xuất phát từ tình trạng hiện tại đưa ra
đánh giá các thơng số thực hiện các cơng việc tương lai. Cĩ một số phương pháp theo dõi tiến độ dự án như sau:
• Phương pháp theo dõi đơn giản: Phương pháp này cịn gọi là phương pháp 0-100 vì nĩ chỉ theo dõi thời điểm hồn thành các cơng việc. Đối với phương pháp này chỉ cĩ 2 mức độ hồn thành cơng việc đĩ là 0% và 100%. Nĩi cách khác, một cơng việc chỉđược coi là hồn thành khi
đã đạt được các kết quả cần thiết. Phương pháp này thường được sử
tháng), giá trị thấp và khĩ đánh giá. Việc đánh giá cơng việc đã hồn thành hay chưa cĩ thể dễ dàng đo đếm bằng mắt và khơng cần đến các tính tốn khác.
• Phương pháp theo dõi chi tiết: Phương pháp theo dõi chi tiết đánh giá một cách chính xác hơn quá trình thực hiện cơng việc, ví dụ mức độ
hồn thành cơng việc cụ thểđạt 50% hay 70%. Phương pháp này phức tạp, địi hỏi người quản trị dự án phải đánh giá tỷ lệ % hồn thành của các cơng việc đang nằm trong quá trình thực hiện. Để làm được điều này, các đơn vị cĩ dự án cần phải xây dựng cho mình những thước đo nội bộ đánh giá các mức độ hồn thành cơng việc. Cĩ một số phương pháp theo dõi chi tiết như sau:
o Phương pháp 50-50: ngay sau khi cơng việc được bắt đầu, khơng cần xác định khối lượng, gán ngay cho nĩ giá trị 50%. Kể từ thời
điểm đĩ, khơng tính thêm kinh phí cho bất cứ phần việc thực hiện thêm nào cho tới khi tồn bộ cơng việc kết thúc – khi đĩ sẽ tính hết 50% giá trị cịn lại.
o Phương pháp mốc thời gian: được sử dụng cho các cơng việc cĩ thời gian thực hiện dài. Cơng việc được chia thành các khoảng thời gian nhất định, mỗi mốc thời gian gắn với một mức độ hồn thành cơng việc. Như vậy, cĩ thể ước lượng mức độ hồn thành ở các mức 20%, 40%, 70% … chứ khơng chỉ ở mức 50% hay 100% như
phương pháp trên.
2.5.2.2 Đo lường và phân tích kết quả
Đo lường tiến độ dự án là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực hiện các cơng việc dự án theo các lịch trình đã định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng và chi phí. Đểđo lường tiến độ dự án, cĩ thể sử dụng các thước đo khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của cơng việc đang thực hiện. Cần phân biệt 2 loại cơng việc sau:
• Các cơng việc cĩ thể đo lường được là các cơng việc cĩ thể xác định mức độ hồn thành ở các mức khác nhau tương ứng với các kết quả vật chất cụ thể, phù hợp với biểu đồ thực hiện cơng việc.
• Các cơng việc khơng thể đo lường là các cơng việc khơng thể phân chia thành các mức hồn thành hoặc mốc thời gian.
Để cĩ thể tiến hành đo lường và phân tích kết quả, cần lập báo cáo tiến độ
thực hiện dự án. Đây là việc thu thập và trình bày bằng văn bản các dữ liệu thực tế về tình hình thực hiện dự án. Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên, được
thực hiện bởi cấp dưới để báo cáo lên cấp trên. Nhà quản trị dự án cần đưa ra các quy định về báo cáo tiến độ dự án ngay từ khi khởi động dự án. Các quy định này bao gồm việc xác định dữ liệu cần thu thập, chu kỳ cập nhật báo cáo, đơn vị thực hiện, đối tượng nhận báo cáo và hình thức báo cáo. Các báo cáo này cần đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan tới dự án. Việc phân tích kết quả được thực hiện trên cơ sở so sánh các kết quả thu được với kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, phân tích xu hướng các sai lệch để cĩ các phản ứng kịp thời nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực cĩ thể phát sinh.
2.5.2.3 Điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án
Sau khi xác định được các sai lệch, nhà quản trị dự án cần phải đưa ra các giải pháp điều chỉnh tương ứng, kịp thời. Kịp thời nghĩa là các hành động điều chỉnh càng sớm càng tốt. Đặc biệt, các hoạt động nhằm thiết lập lại sự kiểm sốt dự án cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng. Cĩ thể cĩ 5 phương án hành động nhằm
điều chỉnh dự án khi cĩ sai lệch so với kế hoạch, đĩ là:
• Tìm một cơ hội giải quyết khác: Trước tiên, cần phải xem xét các khả
năng liên quan đến việc nâng cao hiệu quả cơng việc nhờ cơng nghệ
mới hoặc các quyết định mang tính tổ chức. Ví dụ, thay đổi trình tự
thực hiện một số cơng việc nhất định nào đĩ.
• Xem xét lại chi phí: Phương pháp tiếp cận này đồng nghĩa với việc tăng khối lượng cơng việc và điều phối thêm các nguồn lực cho nĩ. Quyết định dạng này cĩ thể gây thêm căng thẳng cho các nguồn lực hiện hành hoặc phải thu hút thêm nguồn lực khác như nhân lực, máy mĩc hoặc nguyên vật liệu. Quyết định này thường được đưa ra khi cần phải giảm sự chậm trễ về mặt thời gian của dự án.
• Xem xét lại thời hạn: Phương pháp tiếp cận này đồng nghĩa với việc thời hạn hồn thành cơng việc sẽ bịđẩy lùi. Lãnh đạo dự án cĩ thểđưa ra quyết định này trong trường hợp cĩ những hạn chế khắt khe về chi phí.
• Xem xét lại quy mơ/nội dung cơng việc dự án: Quyết định dạng này cĩ nghĩa là quy mơ dự án cĩ thể thay đổi theo hướng thu nhỏ và chỉ một phần trong các kết quảđã hoạch định sẽđược hồn thành. Cần phải nĩi thêm rằng vấn đề này khơng liên quan đến chất lượng của các cơng việc dự án.
• Dừng dự án: Đây là quyết định nặng nề và khĩ khăn nhất nhưng nĩ cĩ thểđược đưa ra nếu các chi phí cho dự án theo dự báo vượt quá các thu nhập mong đợi. Quyết định dừng dự án ngồi các khía cạnh kinh tế
thuần túy cịn cần phải vượt qua các rào cản tâm lý liên quan đến quyền lợi của các thành viên khác nhau của dự án.
2.5.3 Nội dung kiểm sốt dự án
Kiểm sốt tiến độ: Kiểm sốt tiến độ là dạng thức đơn giản nhất của kiểm sốt dự án. Các dữ liệu về sự tiến triển thực tếđược thu thập định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, …) hoặc liên tục (ngay sau khi một hoạt động hồn thành hoặc một mốc thời gian đạt được) và được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống kiểm sốt. Bằng việc so sánh kế hoạch ban đầu với kế hoạch cập nhật hiện thời, nhà quản trị
sẽ phát hiện ra các sai lệch. Đây là cơ sởđểđề xuất các hành động khắc phục, ví dụ như bố trí lại nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ các cơng việc bị chậm.
Kiểm sốt chi phí: Kiểm sốt chi phí ở mức đơn giản nhất là so sánh chi phí thực tế của các hoạt động dự án với ngân sách kế hoạch. Khi phát hiện các chi phí vượt quá, cần phân tích xu hướng và nếu chi phí vượt quá đĩ cĩ khả năng vượt ngồi tầm kiểm sốt thì phải cĩ các giải pháp khắc phục.
Kiểm sốt chất lượng: Kiểm sốt chất lượng cĩ nhiệm vụ phát hiện bất cứ
sai lệch nào so với các chỉ tiêu kỹ thuật và các tiêu chuẩn đặt ra trong vịng đời dự án, từ đĩ đưa ra cách giải quyết thích hợp. Ở đây, cần quan tâm tới 2 khía cạnh, đĩ là chất lượng và các thay đổi thiết kế. Kiểm sốt chất lượng đồng bộ là chìa khĩa quyết định thành cơng của dự án, là trọng tâm của bất kỳ bộ phận nào trong tổ chức thực hiện dự án. Kiểm sốt chất lượng được thực hiện trong mối liên hệ chặt chẽ với kiểm sốt thiết kế. Kiểm sốt thiết kế là việc nhận diện và kiểm sốt các đặc tính về chức năng thiết kế của hệ thống (sản phẩm của dự án) và lập tài liệu hướng dẫn.
Kiểm sốt tổng thể: Một hệ thống kiểm sốt cĩ hiệu quả phải tích hợp
được cả 3 khía cạnh của kiểm sốt là kiểm sốt thời gian, kiểm sốt chi phí và kiểm sốt chất lượng và các các thay đổi trong suốt vịng đời của dự án. Tích hợp tất cả các khía cạnh trên cho nhà quản trị dự án một bức tranh tồn cảnh về hệ
thống/sản phẩm dự án cĩ chỉ rõ các yêu cầu thay đổi kỹ thuật được đánh giá dựa trên những ảnh hưởng của chúng đến chi phí, tiến độ thời gian và kết quả thực hiện cuối cùng. Các hệ thống kiểm sốt về thời gian, chi phí, chất lượng và cấu hình này lại hoạt động trong suốt vịng đời của dự án trong khuơn khổ ma trận trách nhiệm và cơ cấu phân chia cơng việc (đã trình bày trong các mục trước).
2.6. Tĩm tắt một số nội dung chính
Một số nội dung chính từ các phần của Chương II liên quan và cung cấp thơng tin đầu vào cho việc thiết kế hệ thống thơng tin quản trị dự án ở Chương III
• Dự án đầu tưứng dụng CNTT được phân loại thành các nhĩm A, B,C theo quy mơ vốn đầu tư phù hợp thay vì cách phân định hiện hành trong quản trị dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng.
• Đối tượng tham gia: Người cĩ thẩm quyền quyết định đầu tư, Chủđầu tư, Chủ trì khảo sát, Chủ trì thiết kế sơ bộ, Đơn vị tư vấn.
• Quy trình liên quan: Quy trình lập dự án đầu tư và Quy trình thẩm định dự án đầu tư với các yếu tố ràng buộc về thời gian.
• Hai mơ hình tổ chức quản lý dự án và 3 cơ cấu tổ chức quản lý dự án phù hợp với việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn cĩ nguồn gốc ngân sách nhà nước.
• Tổng hợp các phương pháp kỹ thuật được sử dụng dụng để quản lý kế
hoạch và lập tiến độ dự án.
• Trình tự lập kế hoạch dự án, nội dung kế hoạch dự án và tiêu chí đánh giá kế hoạch dự án.
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
Trên cơ sở lý thuyết chung về quản trị dự án đầu tưứng dụng CNTT dùng vốn cĩ nguồn gốc từ ngân sách nhà nước được trình bày ở Chương trước, Chương III tổng kết lại các yếu tố lý thuyết cơ bản, đề xuất lược đồ tổng thể mơ tả tồn bộ hệ thống và kiến trúc tổng thể cho việc phát triển hệ thống thơng tin phục vụ cơng tác quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn cĩ nguồn gốc từ ngân sách nhà nước. Do hệ thống cĩ quy mơ rất lớn nên việc triển khai tồn bộ
hệ thống cần sựđầu tư về thời gian và nguồn lực phù hợp. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, Chương III khơng đi vào chi tiết của tất cả các cấu phần trong hệ thống thơng tin tổng thể, thay vào đĩ, nhưđã giới hạn ở Chương I, Chương III
đi sâu nghiên cứu chi tiết một cấu phần quan trọng là phần mềm quản lý dự án thơng qua việc xác định các chức năng cơ bản, đánh giá các phần mềm quản lý dự án hiện cĩ. Cuối cùng, dựa trên việc nghiên cứu một phần mềm quản lý dự án tự do nguồn mở, Chương III trình bày vấn đề tùy biến, phát triển và minh họa (demo) phần mềm quản lý dự án phù hợp cho cơng tác quản lý các dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn cĩ nguồn gốc từ ngân sách nhà nước ở Việt Nam.
3.1. Phương pháp luận kiến trúc tổng thể
3.1.1 Khái niệm Kiến trúc tổng thể
Kiến trúc là một khái niệm được sử dụng nhiều trong lĩnh vực xây dựng. Theo định nghĩa trong Từđiển tiếng Việt của Viện ngơn ngữ học Việt Nam, kiến trúc là “nghệ thuật thiết kế, xây dựng các cơng trình, thường là nhà cửa”. Khi tiến hành xây dựng những cơng trình nhỏ, người ta thường khơng quan tâm lắm đến kiến trúc, nhưng với những cơng trình lớn, kiến trúc giữ một vai trị đặc biệt quan trọng và là thành phần khơng thể thiếu được của cơng trình.
Theo định nghĩa của Viện kỹ thuật điện và điện tử, Viện tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ ANSI/IEEE [9], kiến trúc của một hệ thống bao gồm: (1) các thành phần cơ bản của hệ thống và (2) mối liên hệ giữa các thành phần cơ bản này với nhau cũng như (3) các nguyên tắc định hướng cho việc thiết kế và phát triển hệ
thống.
Tuy nhiên, điểm khác biệt cơ bản giữa khái niệm kiến trúc áp dụng trong lĩnh vực xây dựng và khái niệm kiến trúc áp dụng trong lĩnh vực cơng nghệ
thơng tin là, nếu như kiến trúc xây dựng thường là khơng thay đổi thì kiến trúc cơng nghệ thơng tin lại thường xuyên phải thay đổi, cập nhật.
Kiến trúc xây dựng thường gắn liền với một dự án xây dựng, do vậy nĩ mang tính chất dự án, cĩ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc cụ thể. Trước khi khởi cơng dự án xây dựng, người ta đã phải hồn thành xong kiến trúc. Trong suốt quá trình thực hiện dự án xây dựng, hầu như kiến trúc ban đầu được giữ
nguyên, khơng thay đổi. Sau khi dự án xây dựng kết thúc, kiến trúc ban đầu khơng được sửa đổi, cập nhật nữa, mà thường được lưu vĩnh viễn như hồ sơ kèm theo cơng trình.
Trái lại, kiến trúc cơng nghệ thơng tin mang tính chất của một tiến trình liên tục. Do đặc thù là vịng đời cơng nghệ là rất ngắn và quy trình nghiệp vụ của