Luận văn thạc sĩ VNU UET thiết kế hệ thống thông tin quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Tổng quan về vòng đời dự án và quản trị dự án

Vòng đời dự án nói chung bao gồm 04 giai đoạn chính [16,17,20,23]: khởi động dự án, lập dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án như minh họa tại Hình vẽ II.1 Quá trình chuyển đổi từ giai đoạn này sang giai đoạn khác được thể hình bằng các mũi tên Mỗi quá trình chuyển đổi thường gắn liền với một nhiệm vụ trọng tâm:

Theo dõi kiểm soát Đánh giá Nghiệm thu

Hình II.1: Vòng đời dự án

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn khởi động dự án sang giai đoạn lập dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xác định mục tiêu

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn lập dự án sang giai đoạn thực hiện dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng kế hoạch

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn thực hiện dự án sang giai đoạn kết thúc dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là theo dõi, kiểm soát

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn kết thúc dự án sang giai đoạn khởi động dự án (mới) thì nhiệm vụ trọng tâm là đánh giá, nghiệm thu kết quả

Căn cứ vào vòng đời dự án như trên, hầu hết các nghiên cứu về đầu tư cũng như thực tiễn triển khai hoạt động đầu tư ở Việt Nam đều thống nhất phân kỳ quá trình đầu tư thành 3 giai đoạn lớn như sau [2,3,4,5,6]:

• Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Giai đoạn này cần giải quyết các công việc như nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư, quy mô đầu tư, xem xét khả năng về nguồn vốn đầu tư, lựa chọn hình thức đầu tư và lập dự án đầu tư Ở giai đoạn này, đơn vị lập dự án gửi hồ sơ dự án và văn bản trình đến người có thẩm quyền quyết định đầu tư Giai đoạn này kết thúc khi nhận được Quyết định đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư

• Giai đoạn thực hiện đầu tư: Giai đoạn này bao gồm các công việc như xin giao đất hoặc thuê đất (đối với dự án có sử dụng đất), xin giấy phép xây dựng nếu yêu cầu phải có giấy phép xây dựng, thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, mua sắm thiết bị, khảo sát thiết kế xây dựng, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán, tiến hành thi công, kiểm tra thực hiện, quản lý kỹ thuật và vận hành thử và nghiệm thu công trình

• Giai đoạn kết thúc đầu tư: Giai đoạn này bao gồm các công việc như nghiệm thu, bàn giao, vận hành, bảo hành công trình, quyết toán vốn đầu tư và phê duyệt quyết toán dự án

Quản trị dự án đã xuất hiện từ rất lâu trong lịch sử của nhân loại, phát triển từ quá trình phát triển công trình ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng [21,27] Tuy nhiên, ngành quản trị dự án được chính thức công nhận là một ngành khoa học [10], một nhánh của khoa học quản lý từ những năm 1950 Những người đặt nền móng quan trọng cho lý thuyết về quản lý dự án là Henry Gantt, Henri Fayol và Frederick Winslow Taylor Những đóng góp chính cho lý thuyết quản lý dự án ở giai đoạn đầu là tìm ra 5 chức năng của quản lý và lý thuyết quản lý theo khoa học [22], đặt cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình vẫn còn nguyên giá trị đến thời điểm hiện tại

Vào những năm 1960, Viện Quản lý Dự án đã được thành lập ở Thụy Điển để phục vụ cho việc nghiên cứu kỹ nghệ quản lý dự án Những tiền đề của Viện Quản lý Dự án là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng Trong năm 1981, Viện Quản lý

Dự án đã công bố lý thuyết hệ thống đầu tiên về việc quản lý dự án dưới hình thức tập chuyên khảo Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án

[8], trong đó trình bày các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp

Lập dự án Quản lý dự án

Hình II.2: Nội dung quản trị dự án

Tương ứng với vòng đời của dự án, đến nay, hệ thống lý thuyết về quản trị dự án đã tương đối hoàn chỉnh, bao gồm 04 trụ cột chính là: Lập dự án, Quản lý dự án, Kiểm soát dự án và Kết thúc dự án Đối với quản lý dự lại có thể phân chia thành 04 nội dung là: quản lý kế hoạch, quản lý nguồn lực, quản lý chất lượng và quản lý rủi ro Các nội dung quản lý dự án là khá đa dạng và phức tạp

Luận văn này tập trung vào nghiên cứu một số nét đặc trưng cơ bản của việc quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT ở góc độ: Lập dự án, Quản lý dự án (quản lý kế hoạch) và Kiểm soát dự án.

Lập dự án đầu tư

Việc lập dự án đầu tư được thực hiện thông qua việc phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư và là hoạt động chiến lược được thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, là tiền đề để xây dựng các dự án có hiệu quả cao nhất trong điều kiện khan hiếm về nguồn lực

Việc phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư, tùy theo tính chất và quy mô dự án, theo qui định chung của các văn bản pháp quy áp dụng ở Việt Nam, thường được tiến hành thông qua 2 nghiên cứu là nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi

2.2.1 Lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Khác với các dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng, quy mô của các dự án đầu tư ứng dụng CNTT thường nhỏ hơn rất nhiều Theo kết quả thống kê [6], ngoại trừ các dự án có nguồn gốc kinh phí từ nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, trên 90% các dự án đầu tư ứng dụng CNTT của Việt Nam có quy mô vốn dưới 100 tỷ đồng, trong số đó, nhiều dự án quan trọng, có tác động thúc đẩy lớn, lại chỉ có quy mô vốn rất khiêm tốn, dưới mức 20 tỷ đồng (nếu là dự án tích hợp bao gồm cả phần cứng và phần mềm) hoặc dưới mức 3 tỷ đồng (nếu chỉ đơn thuần là dự án phần mềm)

Do vậy, nếu áp dụng các quy định hiện hành cho dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng (thường ở quy mô hàng nghìn tỷ đồng) thì quá trình đầu tư phải chuẩn bị rất phức tạp (do quy mô vốn), qua nhiều khâu, thủ tục thẩm định, phê duyệt và hoàn toàn không phù hợp Các dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước trước hết được phân loại thành các nhóm khác nhau và áp dụng quy định lập dự án đặc thù khác nhau Tùy theo tính chất của dự án và quy mô đầu tư, dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước được phân loại thành các nhóm: dự án quan trọng quốc gia, nhóm A, nhóm B và nhóm C, trong đó:

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT quan trọng quốc gia là các dự án được thực hiện theo Nghị quyết của Quốc hội

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm A là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu có ý nghĩa chính trị - xã hội quan trọng hoặc các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, lãnh thổ có tổng mức vốn đầu tư trên 100 tỷ đồng

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm B là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phụ vụ phát triển ngành, lãnh thổ có tổng mức vốn đầu tư trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm C là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh thổ có tổ mức vốn đầu tư từ

Do đặc thù của dự án CNTT, tùy theo quy mô của dự án, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin, Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư và chịu trách nhiệm về các nội dung yêu cầu được đưa ra trong hồ sơ dự án Cụ thể như sau:

• Đối với các dự án quan trọng quốc gia và các dự án nhóm A, Chủ đầu tư tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin

• Đối với dự án nhóm B, C, Chủ đầu tư tổ chức lập Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án nhóm C có mức vốn đầu tư từ 3 tỷ đồng trở xuống chỉ phải lập Báo cáo đầu tư

Ph ứ c t ạ p, kéo dài đế n v à i n ă m Đơ n gi ả n, rút ng ắ n t h ờ i gi an

Hình II.3: Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT và quy trình lập dự án đầu tư thông thường ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư được mô tả ở Hình II.3

2.2.2 Phương pháp ra quyết định đa mục tiêu Để ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư, cần phải tiến hành nhiều nghiên cứu khác nhau để đảm bảo hiệu quả dự án Mỗi một nghiên cứu nhằm hướng tới việc đánh giá khả năng thực hiện một mục tiêu nhất định Tuy nhiên, trên thực tế, cần phải cân đối nhiều mục tiêu khác nhau chứ không chỉ xem xét đơn thuần chỉ một mục tiêu

Vì vậy, quá trình ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư mang tính chất của một quá trình ra quyết định đa mục tiêu: là quá trình ra quyết định để lựa chọn một trong các phương án sao cho trong cùng một lúc có thể thỏa mãn nhiều mục tiêu khác nhau với mức độ càng cao càng tốt

Nghiên cứu này đề xuất khung quá trình ra quyết định đa mục tiêu được tiến hành qua 2 bước như sau:

Bước 1: Phát hiện ra các phương án không bị trội dùng phương pháp mô hình phân cực Phương pháp mô hình phân cực giúp phát hiện ra các phương án không bị trội, được minh họa ở Hình II.4 Qua đó, có thể thấy B là phương án bị trội và có thể loại bỏ ngay từ đầu Phương án A và phương án C có những điểm trội nên chưa thể kết luận là chọn phương án nào (sẽ được xử lý tiếp ở Bước 2)

Phương pháp này này có ưu điểm là sử dụng ít thông tin ban đầu, vì vậy, được sử dụng trong việc nhận định sơ bộ ban đầu

Hình II.4: Phương pháp mô hình phân cực

Bước 2: Sử dụng các phương pháp ra quyết định đa mục tiêu để lựa chọn

Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

• Phương pháp liệt kê và cho điểm: Liệt kê các mục tiêu cùng các phương án và trọng số điểm để tiến hành đánh giá Lựa chọn phương án có tổng điểm cao nhất

Bảng II.1: Phương pháp liệt kê và cho điểm

MT1: Nhanh MT2: Nhieàu MT3: Toát MT4: Reû ẹieồm 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 Toồng

Tổ chức quản lý dự án

Sau khi đã lựa chọn, lập, thẩm định và phê duyệt dự án để thực hiện, vấn đề đặt ra tiếp theo là thiết kế mô hình tổ chức quản lý dự án và phát triển đội ngũ nhân sự quản lý dự án sao cho phù hợp

2.3.1 Mô hình quản lý dự án

Lý thuyết về quản lý dự án chỉ ra nhiều loại mô hình quản lý dự án khác nhau một cách tương đối linh hoạt và đa dạng Tuy nhiên, tổ chức quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Việt Nam là một thực thể mang tính chất pháp lý (một pháp nhân)

Hình II.6: Hai mô hình quản lý dự án

Vì vậy, hầu hết các dạng mô hình quản lý dự án áp dụng trên thế giới đều không phù hợp để áp dụng vào Việt Nam Qua các nghiên cứu , có 2 dạng mô hình quản lý dự án phù hợp để áp dụng là: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án và Mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án

• Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Đây là mô hình quản lý dự án mà chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự tổ chức quản lý, thực hiện, giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra Ban quản lý dự án để quản lý thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền Mô hình này thường áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời, chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án Để quản lý, chủ đầu tư có thể được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập Ban quản lý dự án

• Mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án: Trong trường hợp chủ đầu tư không đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án, chủ đầu tư có thể thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án Trách nhiệm, quyền hạn của tư vấn quản lý dự án được thực hiện theo hợp đồng ký kết giữa hai bên Chủ đầu tư vẫn phải sử dụng các đơn vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình hoặc chỉ định đầu mối để kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tổ chức tư vấn quản lý dự án

Tùy theo việc phân cấp thực hiện quyền hạn và trách nhiệm, mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án có thể trở thành mô hình chìa khóa trao tay Theo đó, nhà quản lý không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư mà còn là chủ dự án

2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý dự án

Bên cạnh mô hình tổ chức, nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau được sử dụng để quản lý dự án, lần lượt là: cơ cấu tổ chức theo chức năng, cơ cấu tổ chức theo dự án và cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận

2.3.2.1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Nhà quản trị có thể chia một dự án thành các công việc khác nhau và chỉ định các bộ phận chức năng thích hợp khác nhau để quản lý Trên cơ sở đó, dự án được thực hiện và điều hành thông qua sự phân cấp quản lý Đặc điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức theo chức năng là phân cấp quản trị nên mang tính chuyên môn hóa cao, khai thác triệt để nhân tài, nhưng khó quản trị và hợp tác Hình thức tổ chức này có những ưu điểm như sau:

• Dự án được chia thành từng lĩnh vực chức năng và giao cho một bộ phận (Phòng/Ban) chức năng đảm nhận do đó đạt được tính chuyên nghiệp cao, tập hợp được nhân tài chuyên môn trong lĩnh vực này

• Linh hoạt trong sử dụng nguồn lực Nhân sự về lĩnh vực chuyên môn nào đó mà dự án cần có thể được lựa chọn từ những bộ phận chức năng tương ứng

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo chức năng cũng có những nhược điểm như sau:

• Các thành viên của nhóm dự án được chọn từ các bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hành với lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu nhân lực thường sẽ dẫn đến tình huống rất khó điều hành

• Môi trường làm việc của nhóm dự án có tính bất ổn và tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo do các thành viên được điều động tạm thời từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau, họ có có được sự nhất trí cao và tập trung nhiều cho dự án

2.3.2.2 Cơ cấu tổ chức theo dự án

Cơ cấu tổ chức theo dự án là tạo ra một tổ chức do trưởng dự án quản lý

Mô hình này thường thấy ở một số công ty có quy mô lớn, thực hiện và quản lý các dự án lớn, phức tạp Đặc điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức theo dự án là sự tập trung quyết sách, trong đó, tổ chức và đội ngũ dự án là độc lập, hoàn chỉnh Hình thức tổ chức này có những ưu điểm sau:

• Có đội ngũ dự án ổn định, nên việc điều hành và quản trị là thống nhất, dễ dàng, phát huy được hoạt động của nhóm dự án, khả năng đạt được các mục tiêu dự án là cao hơn so với mô hình kiểu chức năng

• Có các bộ phận chức năng trong dự án chuyên trách thực hiện các công việc của dự án, mỗi thành viên trong dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình Giám đốc dự án có đầy đủ các quyền hạn đối với nhân viên Điều này rất có lợi cho việc thực thi nhiệm vụ quản lý

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo dự án cũng có những nhược điểm như sau:

Quản lý kế hoạch

Như đã trình bày ở trong các phần trước, hai trong số những điểm đặc thù của dự án là tính mục tiêu và tính hữu hạn về mặt thời gian Chính vì vậy, sau khi thiết lập mô hình tổ chức dự án, vấn đề tiếp theo là quản lý kế hoạch thực hiện của dự án sao cho đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian hữu hạn Việc quản lý kế hoạch được thực hiện bằng việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ thực hiện dự án

Quản lý kế hoạch dự án là việc xác định những công việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án Khi lập kế hoạch dự án, chúng ta đã chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một kế hoạch để thực hiện các công việc đó [16]

2.4.1 Lập kế hoạch dự án Trên cơ sở các nghiên cứu [16,24], nghiên cứu này đề xuất quá trình lập kế hoạch dự án bao gồm 6 bước: Xác định mục tiêu, Xác định nhiệm vụ, Phân công thực hiện, Phân bổ nguồn lực, Đánh giá sửa đổi và Phê duyệt (minh họa ở Hình II.7)

Hình II.7: Chu trình lập kế hoạch

Chu trình cụ thể như sau:

• Bước 1 - Xác định mục tiêu: Nói một cách đơn giản, công tác lập kế hoạch nghĩa là xác định xem ai làm gì? Khi nào làm? Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu dự án Những mục tiêu này phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành dự án, chi phí dự toán và các kết quả cần đạt được

• Bước 2 - Xác định nhiệm vụ: xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu Lập kế hoạch dự án chỉ có hiệu quả khi có được các thông tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện một cách đầy đủ, rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dự án

• Bước 3 - Phân công thực hiện: Xây dựng kế hoạch được thực hiện thông qua việc lập danh mục và mã hóa công việc, xây dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc Sau khi xác định được mối quan hệ, thứ tự trước sau giữa các công việc, cần phải lập một sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ lô-gic của các công việc

• Bước 4 - Phân bổ nguồn lực: Để thực hiện kế hoạch dự án tổng thể cần dự toán chi phí cho từng công việc, từng khoản mục chi phí cũng như

Kế hoạch những nguồn lực khác như lao động, máy móc, thiết bị … để thực hiện dự án Đây thực chất là kế hoạch chi tiêu phải đi liền với lập tiến độ thực hiện dự án

• Bước 5 - Đánh giá sửa đổi: Do đặc thù của dự án CNTT, kế hoạch dự án cũng cần được liên tục điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn triển khai

• Bước 6 - Phê duyệt: Đây là bước cuối cùng trong 6 bước lập kế hoạch dự án Sau khi đã được xây dựng, sửa đổi cho phù hợp, bản kế hoạch dự án cần được phê duyệt để có đầy đủ cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện

2 Xác định nhiệm vụ 3 Phân công thực hiện

4.3 Thực hiện phân mức nguồn lực 4.2 Phân bổ nguồn lực khả dụng 4.1 Sắp xếp hoạt động.

4.4 Dự đoán ngày kết thúc.

5 Đánh giá, sửa đổi, hiệu chỉnh 6 Phê duyệt thực hiện

Hình II.8: Trình tự lập kế hoạch (tuần tự)

Một bản kế hoạch dự án thường được đánh giá qua 4 tiêu chí chính là: Nội dung, Mức độ dễ hiểu, Khả năng thay đổi, Khả năng áp dụng [20,23,24] Cụ thể như sau:

• Nội dung: Kế hoạch nên đầy đủ chi tiết cần thiết, nhưng không nên quá chi tiết làm cho kế hoạch trở nên phức tạp, nghĩa là, nội dung đúng, đủ,

• Mức độ dễ hiểu: Các cá nhân và tổ chức liên quan có thể dễ dàng hiểu được mục tiêu của mỗi công việc và cách thức thực hiện Tránh việc hiểu nhầm dẫn tới thực hiện không đúng yêu cầu

• Khả năng thay đổi: Một kế hoạch hiệu quả là một kế hoạch có thể dễ dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi mà không làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án nói chung

• Khả năng áp dụng: Kế hoạch dự án cần tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin dự án tới các bên liên quan trong quá trình triển khai

2.4.2 Quản lý tiến độ dự án

Kiểm soát dự án

Kiểm soát dự án đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý dự án

Vấn đề tiếp theo sau khi lập kế hoạch dự án, tổ chức triển khai kế hoạch dự án là kiểm soát dự án [25] Kiểm soát là tất yếu trong quá trình quản lý dự án, giúp cho việc thực hiện dự án theo kế hoạch vạch ra, hoặc điều chỉnh khi có một số sai lệch trong thực tế

2.5.1 Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án

Kiểm soát dự án là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho cá mục tiêu, kế hoạch của dự án được hoàn thành có hiệu quả

Kiểm soát được thực hiện không phải chỉ nhằm phát hiện các sai sót, ách tắc trong hoạt động của dự án để có giải pháp xử lý kịp thời, mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội có thể để thúc đẩy dự án nhanh chóng đạt tới mục tiêu Hệ thống kiểm soát dự án là một phần của hệ thống quản lý dự án Hệ thống kiểm soát dự án được thể hiện chi tiết như trong Hình II.12

Quá trình thực hiện dự án Theo dõi, đo lường

Các hoạt động điều chỉnh Phân tích Thu thập thông tin

Các thay đổi, các rủi ro, các vấn đề

Hình II.13: Sơ đồ quá trình kiểm soát dự án

2.5.1.1 Quá trình kiểm soát dự án

Quá trình kiểm soát dự án là một quá trình thống nhất, bao gồm 3 giai đoạn được thể hiện chi tiết như trong Hình II.13

• Theo dõi: thu thập và ghi chép các dữ liệu thực tế để so sánh với quá trình thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch

• Phân tích: đánh giá tình trạng của các công việc và so sánh các kết quả đạt được với kế hoạch, xác định các nguyên nhân và hướng tác động

• Điều chỉnh: lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động, công việc phù hợp với kế hoạch, nhằm tối thiểu hóa các sai lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ các sai lệch tích cực

2.5.1.2 Nội dung kiểm soát dự án

Về các nội dung cụ thể, kiểm soát dự án bao gồm kiểm soát cơ bản và kiểm soát hỗ trợ bao gồm:

• Kiểm soát chung những thay đổi và định vị các thay đổi trong toàn bộ dự án

• Các báo cáo tiến trình: thu thập và xử lý thông tin để báo cáo tiến trình thực hiện dự án, gồm các báo cáo về công việc đã thực hiện, việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, dự báo cáo tính đến các kết quả hiện có

• Kiểm soát thay đổi nội dung: giám sát những thay đổi về quy mô, phạm vi dự án và nội dung các công việc dự án

• Kiểm soát chi phí: kiểm soát những thay đổi trong thời gian thực hiện các công việc, gói công việc của dự án

• Kiểm soát chất lượng: theo dõi các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem có phù hợp với các tiêu chuẩn đặt ra hay không, và đưa ra các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, giảm thiểu các vấn đề không đảm bảo chất lượng

• Kiểm soát rủi ro: phản ứng đối với sự thay đổi cấp độ rủi ro trong tiến trình thực hiện dự án

2.5.2 Quá trình kiểm soát dự án

2.5.2.1 Theo dõi các công việc dự án

Theo dõi là quá trình xem xét, thu thập thông tin, thống kê, phân tích và lập báo cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực tế so với kế hoạch Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám sát dự án Trước tiên là thu thập và xử lý dữ liệu về tình hình công việc thực tế

Người quản lý dự án cần phải liên tục theo dõi tiến trình thực hiện, xác định mức độ hoàn thành của các công việc, xuất phát từ tình trạng hiện tại đưa ra đánh giá các thông số thực hiện các công việc tương lai Có một số phương pháp theo dõi tiến độ dự án như sau:

• Phương pháp theo dõi đơn giản: Phương pháp này còn gọi là phương pháp 0-100 vì nó chỉ theo dõi thời điểm hoàn thành các công việc Đối với phương pháp này chỉ có 2 mức độ hoàn thành công việc đó là 0% và 100% Nói cách khác, một công việc chỉ được coi là hoàn thành khi đã đạt được các kết quả cần thiết Phương pháp này thường được sử dụng cho những công việc có thời gian thực hiện ngắn (một hoặc hai tháng), giá trị thấp và khó đánh giá Việc đánh giá công việc đã hoàn thành hay chưa có thể dễ dàng đo đếm bằng mắt và không cần đến các tính toán khác

• Phương pháp theo dõi chi tiết: Phương pháp theo dõi chi tiết đánh giá một cách chính xác hơn quá trình thực hiện công việc, ví dụ mức độ hoàn thành công việc cụ thể đạt 50% hay 70% Phương pháp này phức tạp, đòi hỏi người quản trị dự án phải đánh giá tỷ lệ % hoàn thành của các công việc đang nằm trong quá trình thực hiện Để làm được điều này, các đơn vị có dự án cần phải xây dựng cho mình những thước đo nội bộ đánh giá các mức độ hoàn thành công việc Có một số phương pháp theo dõi chi tiết như sau: o Phương pháp 50-50: ngay sau khi công việc được bắt đầu, không cần xác định khối lượng, gán ngay cho nó giá trị 50% Kể từ thời điểm đó, không tính thêm kinh phí cho bất cứ phần việc thực hiện thêm nào cho tới khi toàn bộ công việc kết thúc – khi đó sẽ tính hết 50% giá trị còn lại o Phương pháp mốc thời gian: được sử dụng cho các công việc có thời gian thực hiện dài Công việc được chia thành các khoảng thời gian nhất định, mỗi mốc thời gian gắn với một mức độ hoàn thành công việc Như vậy, có thể ước lượng mức độ hoàn thành ở các mức 20%, 40%, 70% … chứ không chỉ ở mức 50% hay 100% như phương pháp trên

2.5.2.2 Đo lường và phân tích kết quả Đo lường tiến độ dự án là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực hiện các công việc dự án theo các lịch trình đã định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng và chi phí Để đo lường tiến độ dự án, có thể sử dụng các thước đo khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của công việc đang thực hiện Cần phân biệt 2 loại công việc sau:

• Các công việc có thể đo lường được là các công việc có thể xác định mức độ hoàn thành ở các mức khác nhau tương ứng với các kết quả vật chất cụ thể, phù hợp với biểu đồ thực hiện công việc

• Các công việc không thể đo lường là các công việc không thể phân chia thành các mức hoàn thành hoặc mốc thời gian Để có thể tiến hành đo lường và phân tích kết quả, cần lập báo cáo tiến độ thực hiện dự án Đây là việc thu thập và trình bày bằng văn bản các dữ liệu thực tế về tình hình thực hiện dự án Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên, được thực hiện bởi cấp dưới để báo cáo lên cấp trên Nhà quản trị dự án cần đưa ra các quy định về báo cáo tiến độ dự án ngay từ khi khởi động dự án Các quy định này bao gồm việc xác định dữ liệu cần thu thập, chu kỳ cập nhật báo cáo, đơn vị thực hiện, đối tượng nhận báo cáo và hình thức báo cáo Các báo cáo này cần đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan tới dự án Việc phân tích kết quả được thực hiện trên cơ sở so sánh các kết quả thu được với kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, phân tích xu hướng các sai lệch để có các phản ứng kịp thời nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực có thể phát sinh

2.5.2.3 Điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án

Sau khi xác định được các sai lệch, nhà quản trị dự án cần phải đưa ra các giải pháp điều chỉnh tương ứng, kịp thời Kịp thời nghĩa là các hành động điều chỉnh càng sớm càng tốt Đặc biệt, các hoạt động nhằm thiết lập lại sự kiểm soát dự án cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng Có thể có 5 phương án hành động nhằm điều chỉnh dự án khi có sai lệch so với kế hoạch, đó là:

Tóm tắt một số nội dung chính

Một số nội dung chính từ các phần của Chương II liên quan và cung cấp thông tin đầu vào cho việc thiết kế hệ thống thông tin quản trị dự án ở Chương III được tổng kết như sau:

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT được phân loại thành các nhóm A, B,C theo quy mô vốn đầu tư phù hợp thay vì cách phân định hiện hành trong quản trị dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng

• Đối tượng tham gia: Người có thẩm quyền quyết định đầu tư, Chủ đầu tư, Chủ trì khảo sát, Chủ trì thiết kế sơ bộ, Đơn vị tư vấn

• Quy trình liên quan: Quy trình lập dự án đầu tư và Quy trình thẩm định dự án đầu tư với các yếu tố ràng buộc về thời gian

• Hai mô hình tổ chức quản lý dự án và 3 cơ cấu tổ chức quản lý dự án phù hợp với việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước

• Tổng hợp các phương pháp kỹ thuật được sử dụng dụng để quản lý kế hoạch và lập tiến độ dự án

• Trình tự lập kế hoạch dự án, nội dung kế hoạch dự án và tiêu chí đánh giá kế hoạch dự án.

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Phương pháp luận kiến trúc tổng thể

3.1.1 Khái niệm Kiến trúc tổng thể

Kiến trúc là một khái niệm được sử dụng nhiều trong lĩnh vực xây dựng

Theo định nghĩa trong Từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học Việt Nam, kiến trúc là “nghệ thuật thiết kế, xây dựng các công trình, thường là nhà cửa” Khi tiến hành xây dựng những công trình nhỏ, người ta thường không quan tâm lắm đến kiến trúc, nhưng với những công trình lớn, kiến trúc giữ một vai trò đặc biệt quan trọng và là thành phần không thể thiếu được của công trình

Theo định nghĩa của Viện kỹ thuật điện và điện tử, Viện tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ ANSI/IEEE [9], kiến trúc của một hệ thống bao gồm: (1) các thành phần cơ bản của hệ thống và (2) mối liên hệ giữa các thành phần cơ bản này với nhau cũng như (3) các nguyên tắc định hướng cho việc thiết kế và phát triển hệ thống

Tuy nhiên, điểm khác biệt cơ bản giữa khái niệm kiến trúc áp dụng trong lĩnh vực xây dựng và khái niệm kiến trúc áp dụng trong lĩnh vực công nghệ thông tin là, nếu như kiến trúc xây dựng thường là không thay đổi thì kiến trúc công nghệ thông tin lại thường xuyên phải thay đổi, cập nhật

Kiến trúc xây dựng thường gắn liền với một dự án xây dựng, do vậy nó mang tính chất dự án, có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc cụ thể Trước khi khởi công dự án xây dựng, người ta đã phải hoàn thành xong kiến trúc Trong suốt quá trình thực hiện dự án xây dựng, hầu như kiến trúc ban đầu được giữ nguyên, không thay đổi Sau khi dự án xây dựng kết thúc, kiến trúc ban đầu không được sửa đổi, cập nhật nữa, mà thường được lưu vĩnh viễn như hồ sơ kèm theo công trình

Trái lại, kiến trúc công nghệ thông tin mang tính chất của một tiến trình liên tục Do đặc thù là vòng đời công nghệ là rất ngắn và quy trình nghiệp vụ của cơ quan, tổ chức cũng thường xuyên được điều chỉnh, trong suốt tiến trình này, kiến trúc công nghệ thông tin thường xuyên được thay đổi, cập nhật

Trong lĩnh vực CNTT, khi phát triển những hệ thống thông tin lớn, có nhiều bên tham gia, người ta cũng sử dụng khái niệm kiến trúc như một công cụ để giúp các bên tham gia hiểu rõ về hệ thống cần xây dựng và các nguyên tắc định hướng cho việc thiết kế và phát triển hệ thống đó Đặc biệt, do các hệ thống thông tin lớn đều gắn liền với việc phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nên nó gằn liền với các hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức này

Vì vậy, từ thập kỷ 80 đã bắt đầu xuất hiện khái niệm kiến trúc tổng thể (enterprise architecture) nhằm mô tả một cách “tổng thể” về các hoạt động của một cơ quan tổ chức [32] Khái niệm kiến trúc tổng thể được hiểu là tập hợp của các nguyên tắc, phương pháp, mô hình được sử dụng trong việc mô tả cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ, cơ sở hạ tầng, hệ thống thông tin hay bất cứ thành phần cấu thành nào khác của một cơ quan, tổ chức [33]

3.1.2 Một số phương pháp luận phổ biến

Trên thế giới hiện có nhiều phương pháp luận kiến trúc tổng thể khác nhau, nhưng có 2 phương pháp luận rất phổ biến là mô hình tham chiếu kiến trúc FEAF [34] và mô hình tham chiếu xử lý phân tán mở RM-ODP [38]

Hình III.1: Mô hình FEAF

Mô hình tham chiếu về hiệu suất

Mô hình tham chiếu về nghiệp vụ

Mô hình tham chiếu về dịch vụ

Mô hình tham chiếu về dữ liệu

Mô hình tham chiếu về công nghệ

Mô hình tham chiếu kiến trúc FEAF [34] là một tập hợp của 5 mô hình tham chiếu sau đây: mô hình tham chiếu về hiệu suất, mô hình tham chiếu về nghiệp vụ, mô hình tham chiếu về dịch vụ, mô hình tham chiếu về dữ liệu và mô hình tham chiếu về công nghệ

• Mô hình tham chiếu về hiệu suất nhấn mạnh hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức (ở đây hiểu là bộ máy quản trị dự án) cùng với quy trình nghiệp vụ của bộ máy tổ chức đó; cung cấp các tiện ích để tối ưu hóa

“dữ liệu đầu vào”, quy trình xử lý, trên cơ sở đó tối ưu hóa “dữ liệu đầu ra” Dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra được hiểu là thông tin vào, ra của quy trình quản lý dự án

• Mô hình tham chiếu về nghiệp vụ mô tả tổ chức, bộ máy của một tổ chức và quy trình xử lý của nghiệp vụ ứng dụng được thực hiện trong tổ chức đó (xử lý trong giao dịch nội bộ của tổ chức và xử lý trong giao dịch của tổ chức với người dân)

Hình III.2: Mô hình RM-ODP

• Mô hình tham chiếu về dịch vụ được xây dựng trên nền yêu cầu và quy trình nghiệp vụ, là một tập hợp các thực thể dữ liệu và chức năng nghiệp vụ cả trong nội bộ lẫn bên ngoài nhằm mục địch hỗ trợ tối đa cho quy trình nghiệp vụ với hiệu quả hoạt động tốt nhất

• Mô hình tham chiếu về dữ liệu cho phép chia sẻ và sử dụng lại thông tin, dữ liệu trong hoạt động của các bộ phận trong một tổ chức thông qua việc phát hiện dữ liệu chung, hướng tới việc quản lý dữ liệu tập trung thống nhất cũng như xác định giao diện trao đổi, chia sẻ dữ liệu tiêu chuẩn Mô hình tham chiếu về dữ liệu xác định các lĩnh vực chuẩn hóa cho dữ liệu sau đây: mô tả dữ liệu, ngữ nghĩa dữ liệu và chia sẻ dữ liệu

• Mô hình tham chiếu về công nghệ mô tả và phân loại các tiêu chuẩn công nghiệp và công nghệ cho phép và hỗ trợ chuyển tải các dịch vụ được xác định và cung cấp trong hệ thống tổ chức

Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn thực hiện Giai đoạn kết thúc

Lập, thẩm định và phê duyệt dự án

Tổ chức quản lý dự án

Quản lý kế hoạch Quản lý nguồn lực Quản lý chất lượng Quản lý rủi ro

QTC4 - Quy trình thanh tra, kiểm tra

Kết thúc dự án Đố i t ượ ng: ĐT1 - Cấp có thẩm quyền ĐT2 - Chủ đầu tư ĐT3 - Đơn vị thụ hưởng ĐT4 - Công ty tư vấn

Thiết kế Hệ thống thông tin theo phương pháp luận kiến trúc tổng thể

Lược đồ tổng thể mô tả các thành phần của hệ thống thông tin tổng thể bao gồm các lớp chính: đối tượng sử dụng, danh mục dịch vụ (các đặc tả dữ liệu), danh mục quy trình nghiệp vụ và danh mục cơ sở dữ liệu dùng chung về các dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước trên phạm vi toàn quốc

3.2.2.1 Mô hình kiến trúc tổng thể

Hình III.5: Mô hình tổng quan theo các lớp

A n ninh, b ả o m ậ t Đ ánh giá hi ệ u n ă ng Tùy ch ỉ nh c ấ u hì n h Ki ể m s o át l ỗ i L ớ p v ậ n hà nh v à qu ả n lý

Lớp ứng dụng Lớp quy trình nghiệp vụ Lớp thông tin Lớp giải pháp

Hệ thống máy chủ Ảo hóa

Hệ điều hành Phần cứng

Hệ thống lưu trữ Ảo hóa

Hệ điều hành Phần cứng

Hệ điều hành Phần cứng

Intranet Wireless Extranet Internet DC (SANs) Voice Video

Lớp mô hình dữ liệu

Mô hình tổng quan theo lớp của kiến trúc tổng thể mô tả dưới góc độ 3 lớp chính, lần lượt là:

• Lớp logic: bao gồm 6 lớp con là lớp danh mục các chuẩn, lớp ứng dụng, lớp quy trình nghiệp vụ, lớp thông tin, lớp giải pháp, lớp mô hình dữ liệu, là các ánh xạ tương ứng từ các thành phần kiến trúc

• Lớp vật lý: bao gồm hệ thống máy móc, thiết bị phần cứng, mạng Lớp vật lý đóng vai trò cơ sở hạ tầng cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin Gần đây, xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây đang thu hút được sự quan tâm rộng rãi

• Lớp vận hành và quản lý: bao gồm những quy tắc, nguyên tắc, tùy chỉnh cấu hình phục vụ cho việc vận hành và quản lý hệ thống thông tin nói chung Ở đây cũng cần nhấn mạnh lại xu hướng phát triển của các xu hướng ảo hóa, điện toán đám mây đã thay đổi cách tiếp cận để xây dựng cơ sở hạ tầng vật lý khi phát triển các hệ thống thông tin Do phạm vi nghiên cứu của luận văn là hệ thống phần mềm nên luận văn không đi sâu vào phân tích các xu hướng công nghệ mang tính chất cơ sở hạ tầng trên

3.2.2.2 Mô hình tham chiếu trao đổi thông tin

Mô hình tham chi ế u d ị ch v ụ m ạ ng

Dịch vụ web được coi là một công nghệ mang đến cuộc cách mạng trong cách thức hoạt động của các dịch vụ công nghệ thông tin Giá trị cơ bản của dịch vụ web dựa trên việc cung cấp các phương thức theo chuẩn trong việc truy nhập đối với hệ thống đóng gói và hệ thống kế thừa Các phần mềm được viết bởi những ngôn ngữ lập trình khác nhau và chạy trên những nền tảng khác nhau có thể sử dụng dịch vụ Web để chuyển đổi dữ liệu thông qua mạng Internet theo cách giao tiếp tương tự bên trong một máy tính Tuy nhiên, công nghệ xây dựng dịch vụ Web không nhất thiết phải là các công nghệ mới, nó có thể kết hợp với các công nghệ đã có như XML, SOAP, WSDL, UDDI…

Theo định nghĩa của W3C, dịch vụ web là một hệ thống phần mềm được thiết kế để hỗ trợ khả năng tương tác giữa các ứng dụng trên các máy tính khác nhau thông qua mạng Internet, giao diện chung và sự gắn kết của nó được mô tả bằng XML

Dịch vụ web là tài nguyên phần mềm có thể xác định bằng địa chỉ URL, thực hiện các chức năng và đưa ra các thông tin người dùng yêu cầu Một dịch vụ Web được tạo nên bằng cách lấy các chức năng và đóng gói chúng sao cho các ứng dụng khác dễ dàng nhìn thấy và có thể truy cập đến những dịch vụ mà nó thực hiện, đồng thời có thể yêu cầu thông tin từ dịch vụ web khác Nó bao gồm các mô đun độc lập cho các hoạt động khác nhau và bản thân nó được thực thi trên máy chủ

Trước hết, có thể nói rằng ứng dụng cơ bản của dịch vụ web là tích hợp các hệ thống và là một trong những hoạt động chính khi phát triển hệ thống

Trong hệ thống này, các ứng dụng cần được tích hợp với CSDL và các ứng dụng khác, người sử dụng sẽ giao tiếp với CSDL để tiến hành phân tích và lấy dữ liệu

Hình III.6: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức dịch vụ

Mô hình tham chi ế u n ộ i dung giao d ị ch ở m ứ c d ị ch v ụ c ụ th ể

Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức dịch vụ được mô tả trên Hình 10.6 Theo đó, khái niệm dịch vụ được sử dụng như một cấu phần nhỏ của quy trình nghiệp vụ Mỗi quy trình nghiệp vụ khi thực thi đều truy xuất đến nhiều loại dịch vụ khác nhau Mỗi dịch vụ đều thu nhận nội dung giao dịch đầu vào, được mô tả bởi giao diện dịch vụ (là dữ liệu đặc tả) và trả ra nội dung giao dịch đầu ra, cũng được mô tả bởi giao diện dịch vụ (là dữ liệu đặc tả)

Giao diện dịch vụ là dữ liệu có cấu trúc được xác định từ trước Trước khi tiến hành trao đổi thông tin, các dịch vụ xác định nội dung giao dịch của dịch vụ khác thông qua việc khai phá giao diện dịch vụ

Các thủ tục này được thực hiện thông qua các chuẩn và đặc tả dịch vụ web (web service standards and specifications) như mô tả ở mục trước

Giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả)

Giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả)

Dịch vụ n Nội dung giao dịch

Giao diện dịch vụ (dữ liệu đặc tả) Nội dung giao dịch

Mô hình tham chi ế u n ộ i dung giao d ị ch ở m ứ c h ệ th ố ng

Bên cạnh mô hình tham chiếu ở mức dịch vụ và các chuẩn dịch vụ web phục vụ cho việc trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các hệ thống thông tin khác nhau, mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức hệ thống cung cấp một cái nhìn tổng thể được trình bày ở Hình III.7

Các lớp thành phần bao gồm: đối tượng sử dụng dịch vụ (có thể là cá nhân, tổ chức hoặc hệ thống thông tin khác), quy trình nghiệp vụ (bao gồm nhiều quy trình nhỏ), giao diện dịch vụ (được mô tả theo chuẩn dịch vụ web), các thành phần dịch vụ nhằm thực thi dịch vụ, cơ sở hạ tầng và dữ liệu.

Thiết kế phần mềm quản lý dự án

Áp dụng kết quả cụ thể từ việc thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp kiến trúc tổng thể như đã trình bày ở mục trước, mục này đề xuất kiến trúc thiết kế phần mềm quản lý dự án và triển khai thử nghiệm Các mô hình tham chiếu kiến trúc ở mục trên đã xác định những nội dung cơ bản về kết cấu hạ tầng kỹ thuật và công nghệ, phù hợp với phương thức phân tích, thiết kế và thực hiện các phần mềm ứng dụng

Hình III.7: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức hệ thống Đối tượng sử dụng dịch vụ

Hệ thống thông tin khác

Quy trình nghiệp vụ bao gồm nhiều quy trình nhỏ

Giao diện dịch vụ được mô tả theo chuẩn dịch vụ web

Các thành phần dịch vụ nhằm thực thi dịch vụ

Cơ sở hạ tầng và dữ liệu

Phần mềm ứng dụng quản lý dự án phải được xây dựng nhằm đạt được một số mục tiêu cụ thể như sau: (1) ổn định, tin cậy, thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời những thay đổi, tái cấu trúc quy trình quản lý, quy trình nghiệp vụ hoặc những thay đổi trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị; (2) cập nhật, quản lý, cung cấp, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện dự án theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan; (3) bảo đảm cung cấp dịch vụ công với chất lượng ngày càng được cải thiện; và (4) bảo đảm tính bảo mật, tính xác thực của thông tin nhờ các giải pháp an toàn hệ thống mạng và an ninh thông tin

3.3.1 Yêu cầu chức năng cơ bản

Qua hệ thống lý thuyết đã xây dựng ở phần trên, 07 nhóm chức năng cơ bản yêu cầu đặt ra tối thiểu cho một phần mềm quản lý dự án như trong Bảng III.3

Bảng III.3 - Các yêu cầu chức năng cơ bản

TT Ký hiệu Tên nhóm Giải thích

1 CN1 Hỗ trợ khả năng làm việc nhóm

Cho phép người sử dụng làm việc theo nhóm trong môi trường cộng tác để chia sẻ thông tin, kết quả xử lý công việc một cách thuận tiện

2 CN2 Quản lý các vấn đề phát sinh

Có cơ chế giải quyết các vấn đề phát sinh theo hình thức phiếu báo trong toàn bộ dự án

3 CN3 Lập lịch biểu và quản lý thời gian

Cho phép lập lịch biểu, quản lý thời gian theo các công cụ, kỹ thuật đã trình bày

4 CN4 Quản lý danh mục dự án Cho phép quản lý danh mục các dự án khác nhau (thay vì việc chỉ quản lý được một dự án)

5 CN5 Quản lý tài nguyên Cho phép quản lý việc phân phối các nguồn tài nguyên khác nhau như con người, tài chính, …

6 CN6 Quản lý tài liệu Cho phép quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ dự án

7 CN7 Giao diện web Sử dụng giao diện web để tương tác với người sử dụng

3.3.2 Thiết kế kiến trúc phần mềm

Mô hình kiến trúc phần mềm được đề xuất là mô hình 3 lớp (3 Layer Model), bao gồm: (1) Lớp kết cấu hạ tầng (kỹ thuật), (2) Lớp phần mềm trung gian và (3) Lớp phần mềm ứng dụng Chức năng quản trị được bổ sung, áp dụng đối với 3 lớp chức năng trên

Hình III.8: Mô hình kiến trúc phần mềm (1)

Như đã trình bày ở trên, hệ thống CNTT bao gồm: kết cấu hạ tầng (thiết bị tính toán, thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, phần mềm hệ điều hành, …) và phần mềm ứng dụng (đa dạng, có thể gồm nhiều loại phần mềm ứng dụng khác nhau phục vụ công tác quản trị dự án Phần mềm trung gian, về bản chất, thuộc lớp phần mềm ứng dụng, được tách thành một lớp riêng ở đây để thể hiện chức năng liên kết, tích hợp, được dùng chung bởi các hệ thống ứng dụng khác nhau, tương tự như lớp kết cấu hạ tầng kỹ thuật Lớp quản trị tích hợp, bao gồm quản trị hệ thống và quản trị ứng dụng, được thực hiện đối với 3 lớp nói trên

Lớp phần mềm ứng dụng bao gồm các hệ thống ứng dụng khác nhau, được phân thành các phân lớp: (1) phân lớp người dùng, (2) phân lớp thể hiện, và

(3) phân lớp xử lý nghiệp vụ Phân lớp người dùng là giao diện sử dụng, khai thác của người dùng đối với các chức năng, dữ liệu của các ứng dụng Thông thường, chúng được thực hiện dưới dạng phần mềm trình duyệt Web, PDA’s hoặc các phần mềm trạm làm việc Phân lớp thể hiện mô tả việc xử lý dữ liệu cho người dùng và hỗ trợ trao đổi dữ liệu khi người dùng tương tác với hệ thống ứng dụng Phân lớp xử lý nghiệp vụ là “hạt nhân” xử lý của phần mềm ứng dụng, thực hiện các chức năng tính toán, điều khiển quy trình, lưu dữ liệu và tương tác với hệ quản trị dữ liệu của phần mềm ứng dụng

Kết cấu hạ tầng Phần mềm trung gian

Lớp phần mềm trung gian không chỉ thực hiện chức năng thích ứng hệ thống ứng dụng cụ thể trên nền kết cấu hạ tầng kỹ thuật chung, thống nhất, mà còn thực hiện chức năng liên kết, tích hợp hệ thống ứng dụng này với (các) hệ thống ứng dụng khác Các thành phần cơ bản cấu thành lớp phần mềm trung gian được mô tả chi tiết ở mục sau

Lớp kết cấu hạ tầng kỹ thuật thực hiện chức năng kết nối hệ thống và cung cấp các dịch vụ truyền thông Các thành phần cấu thành lớp kết cấu hạ tầng kỹ thuật được mô tả chi tiết ở mục sau

Mô hình kiến trúc lớp hạ tầng kỹ thuật được đề xuất áp dụng cho việc tổ chức kết nối và kiểm soát truy cập trong mạng máy tính cục bộ của một cơ quan như Hình III.9 Về bản chất, đây chính là phần thể hiện quan điểm thiết kế hạ tầng kỹ thuật của mô hình tham chiếu xử lý phân tán mở được nêu ở trên

Hình III.9: Mô hình kiến trúc phần mềm (2)

Lớp LAN/WAN thể hiện lớp “vật lý”, bao gồm hệ thống truyền dẫn vật lý và các thiết bị kết nối mạng Các thiết bị tính toán, bao gồm máy chủ ứng dụng, máy trạm làm việc, thiết bị ngoại vi… được kết nối trong hệ thống truyền dẫn ở các phần khúc khác nhau:

• Phân khúc dữ liệu và dịch vụ thông tin công cộng cung cấp dịch vụ tính toán, lưu trữ số liệu và dịch vụ thông tin cho người dùng ngoài mạng nội bộ

• Phân khúc dữ liệu và dịch vụ thông tin nội bộ cung cấp dịch vụ tính toán, lưu trữ số liệu và dịch vụ thông tin cho người dùng trong mạng nội bộ

• Phân khúc quản trị chỉ người dùng kết nối trong phân khúc này có quyền đăng nhập và quản trị các hệ thống kết nối và hệ thống ứng dụng

LAN, WAN Quản lý truy cập

Phân khúc dữ liệu (chung)

Phân khúc dữ liệu (riêng)

Phân khúc quản trị (admin)

Phân khúc người dùng (user)

• Phân khúc người dùng chỉ người dùng có quyền đăng nhập và khai thác các phần mềm ứng dụng, không có quyền đăng nhập và quản trị

Lớp kiểm soát truy cập kiểm soát quyền truy cập tới các phân khúc và giữa các phân khúc với nhau, đồng thời thực hiện chức năng định tuyến trong mạng nội bộ

3.3.2.3 Kiến trúc phần mềm ứng dụng

Hình III.10 cho thấy kiến trúc phần mềm tham chiếu với các thành phần cơ bản khi xây dựng các hệ thống ứng dụng và dịch vụ thông tin trong ứng dụng quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước

Phần mềm trung gian (Tích hợp)

Cơ sở dữ liệu Phần mềm ứng dụng

Tóm tắt một số điểm chính

Chương III là một trong những Chương quan trọng nhất của toàn bộ luận văn, hệ thống hóa lại lý thuyết về quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Trên cơ sở hệ thống hóa lại lý thuyết từ các chương trước, Chương III có đóng góp mới trong việc đưa ra nhóm 3 yếu tố cơ bản làm cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, đó là, con người, quy trình và công nghệ Hai yếu tố con người và quy trình được khái quát hóa từ hệ thống lý thuyết thành 07 nhóm đối tượng và 20 nhóm quy trình tương ứng Yếu tố công nghệ được thể hiện bằng kiến trúc tổng thể cho hệ thống thông tin quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước

Chương III cũng khảo sát gần 100 phần mềm quản lý dự án hiện có trên thị trường để xác định ra 07 nhóm chức năng cơ bản Cũng trên cơ sở kết quả khảo sát này, luận văn đã xác định phát triển thử nghiệm phần mềm quản lý dự án phù hợp để áp dụng ở Việt Nam trên cơ sở dự án phần mềm tự do nguồn mở dotProject.