Thông tin từ các điểm bán hàng, kho, bếp: Tại cơ sở cửa hàng, kho hàng và bếp dựa vào việc theo dõi nghiệp vụ trong công ty cũng cung cấp dữ liệu về quản trị kho hàng từ góc nhìn thực tế
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG 9 2.1 Khái quát về quản trị kho hàng
Khái niệm kho hàng
Kho hàng là cơ sở logistics, được xây dựng tại địa điểm đạt các điều kiện nhất định, để thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho khách hàng với mức dịch vụ thích hợp và chi phí tối ưu Kho hàng là cũng thành phần không thể thiếu của hầu hết các công ty, là thành phần quan trọng của phần lớn các chuỗi cung ứng hiện đại ngày nay Kho hàng liên quan tới các giai đoạn khác của quá trình hoạt động của doanh nghiệp như cung ứng hàng hóa đầu vào, sản xuất và phân phối hàng hóa Các vai trò chính của kho hàng là cân bằng cung cầu, kết hợp hàng hóa và cung ứng giá trị gia tăng cho các quá trình
Kho hàng là nơi cất giữ, bảo quản trung chuyển hàng hóa Kho hàng có những vai trò quan trọng cụ thể như sau:
Thứ nhất, kho giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: kho giúp duy trì nguồn cung ổn định bằng việc giúp tổ chức đặt hàng và lưu trữ hàng hóa với số lượng lớn từ đó giúp chống lại các bất trắc như vận tải chậm trễ, thiếu hụt nguồn dự trữ, đồng thời kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu và bán thành phẩm Từ đó, thành phần có thể giảm bớt các hao hụt mất mát, hư hỏng, giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc Đặc biệt, đối với những mặt hàng mang tính mùa vụ, việc lưu trữ tại kho sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng, giảm thiểu rủi ro nguồn cung hàng hóa
Thứ hai, kho góp phần giảm chi phí sản xuất vận chuyển và phân phối Nhờ có kho mà các tổ chức có thể tạo ra các lô hàng có quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối, từ đó giảm được chi phí bình quân trên một đơn vị sản phẩm Bên cạnh đó, kho giúp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt, giảm hao hụt hàng hóa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho Đồng thời, kho giúp cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất, phân phổi diễn ra liên tục, nhịp nhàng và giảm các chi phí sản xuất phân phối
Thứ ba, nâng cao dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng Kho đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa, có thể đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của khách hàng bất kỳ lúc nào
Kho làm thu hẹp sự khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dùng thông qua việc hỗ trợ cho chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức, đảm bảo hàng hóa có sẵn về cả số lượng và chất lượng, giao hàng đúng thời điểm và địa điểm Bên cạnh đó, kho là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận sản phẩm thừa từ đó, tiến hành phân loại, xử lý, tái chế Chính vì vậy, kho là một bộ phận quan trọng giúp hoạt động logistics được thực hiện thành công, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Thứ tư, tăng sự hiện diện trên thị trường hoạt động quản trị kho tốt giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra dễ dàng và nhanh chóng Tạo dựng được lòng tin với khách hàng về chất lượng dịch vụ cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp Từ đó, rút ngắn khoảng cách tới khách hàng bằng cách dự trữ cơ bản hàng hóa, đảm bảo thời gian cung ứng là ngắn nhất, tăng tính cạnh tranh Ngoài ra, trở thành một ưu điểm để tăng sự hiện diện của doanh nghiệp trên thị trường
Như vậy, vai trò của kho hàng đối với hoạt động sản xuất, phân phối là rất quan trọng và ngày càng được khẳng định và nâng cao Có thể nhận thấy, kho hàng và việc quản trị kho hiệu quả sẽ góp phần tạo nên sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp Dù chỉ là một phần trong hệ thống logistics nhưng kho hàng lại là một phần không thể thiếu và góp phần giúp cho hệ thống logistics hoạt động hiệu quả Qua đó, chúng ta có thể thấy tầm quan trọng của kho hàng cũng như các công tác quản trị kho hàng.
Phân loại kho hàng
Các loại kho trong chuỗi cung ứng hết sức đa dạng, do vậy ta có thể phân loại các loại kho hàng theo các tiêu chí khác nhau
• Phân loại theo vị trí trong chuỗi cung ứng:
Kho chứa vật liệu: là kho chứa các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ Đây là nơi lưu trữ và quản lý nguyên liệu, thành phần, phụ liệu mà một doanh nghiệp cần để thực hiện các quy trình sản xuất của mình
Kho bán thành phẩm/linh kiện: là nơi lưu trữ các sản phẩm mới chỉ hoàn thành một hoặc một số công đoạn (trừ công đoạn cuối cùng) trong quá trình sản xuất và thường được thiết kế, xây dựng phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp Kho cần có diện
11 tích đủ rộng để lưu trữ lượng bán thành phẩm, thiết kế thông thoáng, sạch sẽ tránh ẩm ướt, bụi bẩn và trang bị các trang thiết bị cần thiết như hệ thống làm mát, để bảo quản sản phẩm
Kho thành phẩm: Lưu trữ các thành phẩm cuối cùng đã hoàn thành và sẵn sàng giao cho khách hàng Kho này thường đặt ở gần nhà máy lắp ráp, dùng để dự trữ hàng hóa trước khi phân phối, chuẩn bị hàng hóa phục vụ cho công tác ra mắt sản phẩm mới hoặc đáp ứng nhu cầu dự kiến ra tăng của mặt hàng trên thị trường Đặc biệt, giúp xử lý các sản phẩm có tính mùa vụ
Kho bán buôn bán lẻ: Thường đặt gần địa điểm tập trung đông khách hàng của doanh nghiệp nhằm cung cấp và phản hồi kịp thời với mức chất lượng dịch vụ phù hợp nhất Kho hàng này có chức năng tích hợp và gom hàng cho hoạt động bán buôn, bán lẻ
Trung tâm đáp ứng đơn hàng: Loại kho ngày được dùng phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại điện tử lớn nhằm tập kết và gom các sản phẩm từ nhiều nguồn khác nhau Tại đây hoạt động chia chọn và chuẩn bị để gửi đơn hàng tới người tiêu dùng cuối cùng được diễn ra Trung tâm đáp ứng đơn hàng hoạt động rất linh hoạt với tốc độ cao
• Phân loại theo quyền sở hữu và sử dụng:
Kho riêng: Thuộc quyền sở hữu và sử dụng của riêng từng doanh nghiệp có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho Kho hàng này thích hợp với những doanh nghiệp tự đầu tư và điều hành, có khả năng về nguồn lực tài chính, đồng thời các loại hình kho khác không đáp ứng yêu cầu dự trữ, bảo quản hàng hóa và cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp (vị trí quá xa điều kiện thiết kế và thiết bị không qua phù hợp) Lợi ích chủ yếu của kho riêng có khả năng kiểm soát có tính linh hoạt nghiệp vụ và có các lợi ích vô hình khác Tuy nhiên, nếu sử dụng kho riêng thì chi phí hệ thống cơ sở Logistics sẽ tăng và tính linh hoạt vị trí không đảm bảo khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiêu
Kho công cộng: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, kho công cộng được sử dụng khá phổ biến Khác với kho riêng, kho công cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ như dự trữ, bảo quản và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi Các doanh nghiệp có khả năng mở Kho công
12 cộng cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho mọi khách hàng, trong đó công ty cho thuê kiểm soát hoạt động kho; đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích kinh tế Kho công cộng có thể cung cấp tính linh hoạt, dễ thay đổi vị trí, quy mô và số lượng kho; cho phép doanh nghiệp thích ứng nhanh với nguồn hàng, khách hàng và nhu cầu thời vụ
Kho tự quản: Không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp thuê lại và tự quản lý, sắp xếp cũng như sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Kho tự quản thường có hợp đồng thuê dài hạn và nhiều ràng buộc giữa hai bên
• Phân loại theo ứng dụng công nghệ trong kho:
Kho thủ công: là loại hình kho đơn giản nhất và rất phổ biến trong đó hàng hóa thường được để trong thùng, hộp và trên kệ để lưu trữ Việc di chuyển hàng hóa chủ yếu bằng phương pháp thủ công sử dụng sức người Thiết bị trong kho thường đơn giản như xe đẩy pallet bằng tay, băng tải cơ học Kho thủ công phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, có hàng hóa kích cỡ nhỏ nhẹ, kệ hàng không xếp quá cao
Kho cơ giới hóa: phát triển hơn kho thủ công, kho cơ giới hóa thay thế một phần sức người bằng máy móc, sử dụng cho hàng hóa thường được tập hợp theo đơn vị tiêu chuẩn và kích cỡ đồng nhất Tuy nhiên, việc di chuyển hàng hóa vẫn do con người kiểm soát Thiết bị phổ biến trong kho này là xe nâng, băng chuyển, máy lấy hàng kho này chứa hàng hóa cồng kềnh và nặng nề hơn kho thủ công, kệ xếp hàng có thể được thiết kế cao hơn
Kho tự động hóa: là kho áp dụng công nghệ tự động hóa trong vận hành & quản lý nhằm giảm thiểu tối đa sự xuất hiện của con người Thiết bị tự động hóa được kiểm soát bởi hệ thống máy tính: Robot thông minh RFID Kho tự động hóa phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, hàng hóa đa dạng, mật độ cao và yêu cầu cao về năng suất cũng như tốc độ hoạt động tác nghiệp kho
• Phân loại theo chức năng:
Kho Cross Docking: Kết hợp các nguồn hàng từ nhiều điểm khác nhau thành đơn hàng hoàn chỉnh được xác định trước và được cá nhân hóa cho một khách hàng cụ thể trong khoảng thời gian rất ngắn, thường là dưới 24h Loại kho này giúp loại bỏ chức
13 năng lưu trữ và thu gom đơn hàng, chỉ thực hiện chức năng tiếp nhận và gửi hàng hóa, phù hợp với các công ty không có diện tích kho hàng lớn
Chức năng của kho hàng
Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: Kho hàng là nơi bảo quản hàng hóa còn nguyên vẹn về chất lượng, về số lượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc giữ gìn hàng hóa trong kho
Gom hàng: Khi hàng hóa được nhập từ nhà máy thì kho đóng vai trò là điểm tập kết thành các kho hàng lớn, như vậy có thể được lợi thế quy mô vận chuyển bằng phương tiện khác có thể cho khách hàng hoặc cho các đơn vị khác
Nguồn: Bài giảng Quản lý kho và trung tâm phân phối Hình 2.1: Sơ đồ chức năng gom hàng
Trung tâm chia nhỏ hàng hóa: Để có thể đáp ứng tốt hơn đơn hàng gồm nhiều mặt hàng, kho có nhiệm vụ tách lô hàng lớn phối hợp và ghép nhiều loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng
Nguồn: Bài giảng Quản lý kho và trung tâm phân phối Hình 2.2: Sơ đồ chức năng chia nhỏ hàng hóa
Phối hợp các mặt hàng với nhau: Kho hàng có khả năng tập hợp hàng hóa nhỏ lẻ, hoặc chia hàng hóa và vận chuyển đến kho khác, trong môi trường logistics toàn cầu
Theo một cách khác, kho hàng còn đảm bảo những chức năng trong doanh nghiệp như sau:
Chức năng về kinh tế: kho hàng giúp giảm chi phí vận chuyển, cân bằng tính ổn định của doanh nghiệp, mặc dù đầu vào và đầu ra luôn biến thiên bất ổn
Chức năng dịch vụ: Kho hàng nhờ tính ổn định của mình mà luôn có khả năng cung cấp dịch vụ ổn định tới khách hàng
Nguồn: Bài giảng Quản lý kho và trung tâm phân phối Hình 2.3: Sơ đồ đa chức năng của kho
Các nội dung cơ bản của quản trị kho hàng
2.2.1 Quy hoạch không gian kho
Quy hoạch không gian kho là việc phân tích thiết kế, thiết kế cách sử dụng không gian kho để đảm bảo duy trì tốt nhất về số lượng, chất lượng và điều kiện phối hợp vật lý theo yêu cầu của sản xuất và phân phối
Mục tiêu của quy hoạch không gian kho là nhằm tạo hình dáng hữu dụng cho hoạt động sử dụng của doanh nghiệp trong không gian kho hàng; giúp bảo vệ hàng hóa tốt nhất tùy theo từng đặc điểm của mỗi loại hàng hóa; nâng cao hiệu quả cho tác nghiệp di chuyển và bảo quản hàng hóa trong kho và năng suất lao động nhờ việc dễ dàng thực hiện các tác nghiệp kho khi quy hoạch quy cũ không gian kho Từ đó tạo điều kiện cơ khí hóa và tự động hóa trong tương lai
- Thứ nhất, sử dụng tốt nhất không gian nhà kho: Đầu tiên, cần tính toán chính xác tổng dung lượng, sức chứa kho Tiếp theo, phải xác định được chiều cao hữu dụng của kho hàng thực tế doanh nghiệp đang sử dụng
Sau đó, tính toán đường đi tối ưu cho dòng hàng hóa như lối vào của các thiết bị nâng đỡ, di chuyển hàng hóa sao cho thích hợp nhất cho các tác nghiệp kho Tuân thủ nguyên tắc này sẽ giúp hàng hóa di chuyển đến vị trí quy định, không chồng chéo, giao cắt với nhau; tạo dòng lưu trữ: tiếp nhận hàng ở một đầu của nhà kho, dự trữ ở giữa nhà kho, giao hàng đầu kia nhà kho được liền mạch và khoa học
- Thứ hai, đảm bảo di chuyển liên tục và di chuyển với giới hạn kinh tế:
Yêu cầu đảm bảo tính vận động liên tục với số lượng lớn, bố trí hợp lý và khoa học tuyến đường, đặt vị trí hợp lý giữa giã, bục để hàng sao cho kho hàng không xảy ra tình trạng tắc nghẽn khi sử dụng Duy trì và thực hiện số lượng hàng hóa lớn cần thiết kế đã chuyển theo nhóm mầm tài hoặc hôm tài, đảm bảo đơn hàng thực hiện đồng loạt, khu vực để hàng có quy mô phù hợp và thiết bị vận chuyển công suất thích hợp
- Thứ ba, phù hợp với đặc trưng hàng hóa:
Trang bị kiến thức về từng hàng hóa, từ đó xây dựng chỉ tiêu bảo quản, dự trữ, sắp xếp trong kho theo đặc điểm từng loại Tuân thủ nguyên tắc sắp xếp hàng hóa có kích thước trọng tải lớn đặt ở gần lối đi chung, khoảng cách di chuyển cho các tác nghiệp kho là ngắn, đặt ở vị trí thấp Hàng hóa ít linh động để ở vị trí xa lối đi và xếp ở trên cao Hàng hóa cồng kềnh tải trọng thấp cần quy hoạch không gian rộng, nhiều tầng để lưu trữ
• Quy hoạch không gian kho
Xây dựng mục tiêu cho hoạt động của nhà kho: nhằm cân bằng tối ưu giữa chi phí quản lý vật tư với mức độ sử dụng kho về thể tích thông qua việc sử dụng mặt bằng và không gian tối đa, lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa hiệu quả, tính toán các chi phí phát sinh trong quản trị kho như dụng cụ không gia kho, hàng hóa hư hỏng Cần đưa ra phương án cụ thể về chi phí lưu kho, thủ tục mua bán và phương án tổ chức quản lý tốt hàng hóa
Kết nối các yếu tố cấu thành để đảm bảo kết nối các yếu tố cần thiết trong sử dụng tốt nhất không gian nhà kho Các công việc cần làm để đáp ứng bước này bao gồm: Đo được chính xác nhà kho qua bản vẽ chỉ rõ đặc điểm kỹ thuật (kê của docks ) phạm vi khuôn viên, đất đai; thống kê các mặt hàng hiện có hoặc trong tương lai (loại nào, cỡ nào) để định vị khu vực và giá kệ…; bố trí khu vực trống trước khi để tiếp nhận, kiểm
17 tra hoặc đảo kho nếu cần Và cần có thông số kỹ thuật về sức chứa của kho (bao nhiêu tấn bao nhiêu thể tích ), nhiệt độ trong kho phù hợp với từng loại hàng hóa Xác định khu vực các bộ phận nghiệp vụ nhập – xuất xác định các vật cản cố định (kẻ giả, chỗ để xe nâng )
Nguồn: Bài giảng Quản lý kho và trung tâm phân phối Hình 2.4: Sơ đồ quy hoạch không gian kho
Về quy hoạch từng khu vực bao gồm: Diện tích khu vực chính (bảo quản giao nhận, đóng gỏi), diện tích khu vực phụ, diện tích hành chính Cần phân định lối đi chuyển phù hợp hình thái bốc xếp thủ công, xe nâng tay, cơ giới, băng tải hàng, tự động Phải có lối đi đủ rộng để cứu hỏa, bốc xếp nhanh, lối đi các ngã ba ngã tư cần mở rộng Và và một số yếu tố khác như: hệ thống đặt hàng từ nhà cung cấp, trình độ nhân viên…
Phân tích: Đảm bảo nguyên vật liệu hàng hóa vật tư có thể được cất trữ an toàn mà không làm tổn hại cho một khu vực nhất định Cần xác định: Mỗi tầng kệ chứa sức nặng bao nhiêu? Mặt sàn kho chứa được bao nhiêu Pallet? Mỗi pallet có thể tích bao
Xây dựng mục tiêu cho hoạt động của nhà kho
Kết nối các yếu tố cấu thành
Bố trí sơ đồ vị trí các diện tích
18 nhiêu và mỗi kiện chồng lên chịu được sức nặng bao nhiêu? Và tỷ lệ lối đi trong tổng thể kho hàng
Bố trí sơ đồ vị trí các diện tích: nhằm lập sơ đồ kho, phác thảo ra cách bố trí kho có thể thay thế nhau, tìm ra một cách bố trí kho tốt nhất Các loại không gian trong kho bao gồm: Không gian lưu trữ hàng hóa: là không gian bên trong các thùng, bên trên các giá kệ hay pallet đặt bên trong kho hàng hóa Không gian quản lý: là nơi đặt các máy tính để nhập liệu hay kiểm tra hàng hóa trước khi ra hoặc vào kho Và không gian vận chuyển: là các đường đi trong kho để nhân viên hay hàng hóa của để di chuyển trong kho Cách thiết kế kho chứa hàng là quá trình lập kế hoạch và tổ chức bố trí không gian để lưu trữ, quản lý và vận chuyển hàng hóa hiệu quả Một kho chứa hàng được thiết kế tốt sẽ giúp tối ưu hóa việc sắp xếp, tìm kiếm hàng hóa, từ đó cải thiện hiệu suất khai thác kho tốt nhất
Thực hiện: Đảm bảo được các phương án bố trí hàng hóa theo mùa theo thời vụ để tránh lung tung, bị động trong xếp hàng Thực hiện hiệu quả cần chú ý:
- Kiểm soát tốt vị trí hàng hóa trong kho
- Sơ đồ kho để định vị vị trí hàng hóa vị trí tồn trữ vị trí vật căn
- Sơ đồ kho thực tế hàng hóa xếp hàng ngày được cập nhật
- Cập nhật thông tin về mức chứa hàng hóa trong kho để chủ động bố trí
Hoàn thiện: Đảm bảo hàng hóa được bố trí ở các phương án sơ đồ đã quy hoạch
(hàng hóa sắp xếp hiệu quả và phục vụ khách hàng nhanh chóng)
2.2.2 Quản lý trang thiết bị trong kho hàng
Thiết bị kho là các loại phương tiện vật chất - kỹ thuật được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ tiếp nhận, bảo quản và phát hàng ở kho
• Ý nghĩa: Thiết bị kho là bộ phận chủ yếu của tư liệu lao động đối với quản trị công nghệ kho nói riêng và đối với cách mạng khoa học công nghệ nói chung
• Các thiết bị cơ bản trong nhà kho:
❖ Thiết bị di chuyển – xếp dỡ hàng hóa: Có nhiệm vụ di chuyển hàng hóa phẩm từ chỗ nhận hàng đến chỗ lưu trữ hoặc từ chỗ lưu trữ đến chỗ vận chuyển; hỗ trợ việc lấy hàng, trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn Các thiết bị di chuyển - xếp dỡ hàng hóa được phân loại theo phương thức vận động với một số đặc điểm sau:
- Theo mặt phẳng nằm ngang hay mặt phẳng nghiêng nhỏ (20° - 30°) như các xe đẩy tay, xe tải, băng chuyển hàng,
- Theo mặt phẳng đứng hoặc mặt phẳng nghiêng có độ dốc lớn như ròng rọc, thang máy, băng chuyền ray,
- Còn các thiết bị có thể di chuyển nhiều phương như cần trục, xe tải nâng hàng,
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị kho hàng
2.3.1 Các yếu tố môi trường ngành
Khách hàng là yếu tố đầu tiên trong các yếu tố môi trường ngành và ảnh hưởng đến mọi hoạt động quản trị của doanh nghiệp Khách hàng luôn bị thu hút bởi những hứa hẹn sẽ được hưởng khi mua hàng nhu cầu của khách hàng thì luôn thay đổi lòng trung thành của khách hàng thi luôn bị lung lay trước nhiều hàng hóa đa dạng Vì vậy, các nhà quản trị cần phải nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của khách hàng để đưa ra được những chiến lược hợp lý
Trong quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị cũng phải phân tích các nhân tố về khách hàng để đưa ra chiến lược nhập hàng hợp lý về số lượng cũng như chất lượng, mẫu mã, các mức tồn kho sao cho hợp lý để tránh thiếu hàng hóa khi nhu cầu của khách hàng tăng cao Đồng thời, khi thị trường bão hòa phải có mức tồn kho hợp lý để tránh tồn đọng nhiều, gia tăng các chi phí tồn kho
Về Đối thủ cạnh tranh là yếu tố có ảnh hưởng đáng kể đến việc quản trị kho hàng của doanh nghiệp Đối thủ cạnh tranh can thiệp và gây thiệt hại cho hoạt động kinh
27 doanh của công ty Mặt khác, đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp
Trong hoạt động quản trị kho, các công ty thường phải đối đầu với nhiều ảnh hưởng từ đối thủ cạnh tranh trên thị trường, hoạt động quản trị kho tốt sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí, đem lại niềm tin nơi khách hàng và đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Vì vậy, đòi hỏi công tác quản trị kho của doanh nghiệp phải tốt hơn để đáp ứng nhu cầu của thị trường
Nhà cung ứng: Mối quan hệ với nhà cung ứng đóng vai trò quan trọng trong quản trị kho hàng của một doanh nghiệp với nhiều ảnh hưởng đáng kể Một mối quan hệ đối tác mạnh mẽ và cộng tác tốt giữa hai bên có thể tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin, cải thiện hiệu quả quản trị kho hàng và giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng
Mối quan hệ này không chỉ là về việc đáp ứng nhu cầu cung cấp hàng hóa mà còn là về việc phát triển và tối ưu hóa quá trình làm việc, giúp tạo ra giá trị cả cho doanh nghiệp và nhà cung ứng
Môi trường chính trị: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Do đó, các doanh nghiệp cần sở hữu cho mình một nhà quản trị giỏi, am hiểu và nắm bắt chính sách mới của chính phủ trong lưu trữ hàng hóa cũng như điều kiện yêu cầu trong quản trị kho
Môi trường kinh tế:Nền kinh tế phản ánh cũng như tác động trực tiếp tới hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp Nền kinh tế phát triển và có nhiều triển vọng sẽ khiến nhu cầu hàng hóa của xã hội ngày càng tăng, các hoạt động quản trị kho từ đó được quan tâm, phát triển nhiều hơn
Môi trường công nghệ: Yếu tố công nghệ trong môi trường vi mô có tác động mạnh mẽ trong việc thay đổi mô hình hoạt động marketing và quản lý doanh nghiệp Trong thời đại số hóa hiện nay, nếu công ty không thường xuyên cập nhật kịp thời những kiến thức mới về trí tuệ nhân tạo AI và học hỏi áp dụng vào thực tế doanh nghiệp, rất có thể công ty đó bị bỏ lại phía sau, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
Môi trường văn hóa - xã hội: Các nền văn hóa thường phát triển tâm lý nhóm, đi theo các giá trị cốt lõi và niềm tin chung, định hình cách các cá nhân trong những nền văn hóa Như vậy, mua sắm và những gì họ chọn để tiêu tiền Doanh nghiệp cần chú ý đến sự khác biệt về văn hóa xã hội, đặc biệt là khi chuyển sang các thị trường mới
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH SAVOR VIỆT NAM
Tổng quan về công ty TNHH Savor Việt Nam
3.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Savor Việt Nam
Công ty TNHH Savor Việt Nam được biết đến là công ty kinh doanh dịch vụ, bán lẻ với chuỗi cửa hàng bán đồ ăn nhanh, tiện lợi (bánh mì, xôi, trà sữa, ) Các sản phẩm của công ty đều được bày bán tại các cửa hàng lớn, nhỏ trải khắp nội thành Hà Nội Hiện tại, địa chỉ văn phòng của công ty nằm tại số nhà 108, đường Nguyễn Chí Thanh, phường Láng Thượng quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Việt Nam Người đại diện pháp luật của Savor là ông Lê Tuấn Hiệp, đồng thời cũng là nhà đồng sáng lập của thương hiệu trên
Công ty phát triển hai thương hiệu bao gồm Savor Cake và Savor Bread
Hình 3.1: Logo của 2 thương hiệu Savor Cake (trái) và Saver Bread (phải) Công ty TNHH Savor Việt Nam hoạt động dưới loại hình doanh nghiệp là Công ty Trách nhiệm Hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước Trong đó, ngày cấp phép kinh doanh hoạt động là ngày 30/06/2018; giấy phép ĐKKD (mã số thuế) số
0108299106 cấp ngày 30/05/2018 bởi Sở kế hoạch đầu tư thành Hà Nội
Hiện tại, có thể liên hệ với công ty TNHH Savor Việt Nam qua các đường dây nóng bao gồm hotline tư vấn: 1900 77 99 07; hotline khiếu nại: 091 708 6650; liên hệ hợp tác: 093 466 4262 Ngoài ra có thể liên hệ, phản hồi qua địa chỉ Email: support@savor.vn và tham khảo các sản phẩm tại Website: https://www.savor.vn/
Quá trình hình thành và phát triển
Ra đời năm 2011, 4Handy là một nhóm khởi nghiệp của những sinh viên năm 3 có đam mê và mong muốn phát triển những sản phẩm handmade ứng dụng rộng rãi tới nhiều người hơn Cửa hàng đầu tiên có tên là Bánh Đa Shop, ở đây tập trung bán nguyên liệu để làm đồ thủ công, thiết kế ra những bộ kit khâu vá giúp các bạn trẻ thể hiện bản sắc của mình qua các sản phẩm tự làm Đến năm 2014, 4Handy tạo ra một không gian học làm bánh cho người không chuyên và cửa hàng nguyên liệu dụng cụ với tên Gato Baking Space, đồng thời khẩu hiệu Popularize Baking được ra đời, đây là nơi mà ai cũng có thể làm “thợ bánh” trong ngôi nhà của chính mình
Năm 2016, 4Handy đánh dấu bước tiến xa hơn khi 3 cửa hàng bao gồm: Bánh Đa Shop, Gato Baking Space, Ran Fabric đã kết nối thành một chuỗi và lấy tên Abby –
Chuyên cung cấp đồ làm bánh, nấu ăn và pha chế Hiện Abby đã có 41 cửa hàng tại 3 thành phố lớn là Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh Đến năm 2018, 4Handy chính thức mở rộng và phát triển thêm về ngành F&B với 3 cửa hàng đầu tiên tại Hà Nội mang thương hiệu Savor Năm 2019, Savor mở rộng với tổng số 11 cơ sở Năm 2020, Savor đã đánh dấu với hệ thống 15 cửa hàng chính tập trung tại thị trường Hà Nội Savor – Chuỗi cửa hàng bán đồ ăn nhanh tiện lợi như bánh mì, xôi, nước ép nguyên chất, đồ uống handmade và một số các món khác Năm 2021, Savor tập trung làm mới thực đơn, làm phong phú đa dạng các loại đồ ăn, thức uống thu hút nhiều nhóm đối tượng khách hàng như học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng,… Năm 2022, thành lập thương hiệu Savor Cakes, với nhiều mẫu bánh kem được sử dụng trong những dịp quan trọng như: sinh nhật, Valentine, 8/3, 20/10,…Với kinh nghiệm về công nghệ thông tin của hai nhà sáng lập, Savor Cake đã trở thành một trong những thương hiệu tiên phong chuyển đổi số, cung cấp bánh kem đảm bảo hai tiêu chí
“tươi” và “nhanh” đến người tiêu dùng: đậm vị hoa quả tươi, giao nhanh nhất trong vòng một giờ kể từ khi khách hàng đặt bánh
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Savor Việt Nam
• Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
Công ty tập trung chủ yếu trong ngành F&B (Food and Beverage) và hoạt động trong lĩnh vực cung cấp đồ ăn nhanh và tiện lợi Các sản phẩm chính bao gồm bánh sinh nhật, bánh mì, xôi, nước ép nguyên chất, đồ uống handmade và nhiều món ăn khác Mô hình kinh doanh của công ty tập trung vào việc mang lại trải nghiệm mua sắm và tiêu dùng thuận tiện và chất lượng cho khách hàng
Ngoài hoạt động kinh doanh ngành F&B thì công ty còn thực hiện các nghiệp vụ như bán hàng và vận chuyển các mặt hàng từ kho đến các cơ sở để bán, tại các kho hàng thực hiện các nghiệp vụ kho như dự trữ, bảo quản, đóng gói,… kho hàng hóa có trách nghiệm là nơi trung chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến bếp và các cơ sở bán hàng của công ty, đôi khi cũng sẽ chuyển trực tiếp đến khách hàng
Nguồn: Phòng Marketing - Sale Công ty TNHH Savor Việt Nam Hình 3.2: Biểu đồ lượng bán của Savor Cake trong tháng 3/2024 Đối với mặt hàng bánh sinh nhật của thương hiệu Savor Cake sẽ bao gồm 4 loại: Bánh bento, bánh cỡ mini (13 x 6 cm), cỡ nhỏ (17 x 8 cm) và cỡ vừa (21 x 8 cm) Dựa vào biểu đồ ta thấy lượng bán của cỡ mini chiếm hơn nửa tổng số lượng bánh bán được của công ty bởi với kích thước 13 x 6 cm phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của khách hàng hiện nay
Các sản phẩm tiêu biểu của Saver Bread sẽ bao gồm: Combo Savor, xôi tự chọn, bánh mì thịt nướng, sản phẩm được bán nhiều nhất sẽ là Combo Savor bao gồm 1 món ăn và 1 đồ uống, đảm bảo được sự nhanh chóng, tiện lợi và đa dạng trong bữa ăn của khách hàng
Nguồn: Phòng Marketing - Sale Công ty TNHH Savor Việt Nam
Hình 3.3: Biểu đồ lượng bán của Savor Bread trong tháng 3/2024
• Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty hiện có đang điều hành mạng lưới kho, cửa hàng và phương tiện vận tải gồm 10 cơ sở bán hàng tại nhiều quận lớn trên địa bàn thành phố Hà Nội, 3 bếp sản xuất gồm bếp Trường Chinh sản xuất cho Savor Cake và Savor Bread, bếp Trần Quốc Hoàn và bếp Hà Cầu chỉ sản xuất cho Savor Cake , và 2 kho hàng chính bao gồm: D4 và D5 Mỗi kho sẽ đảm nhận trách nhiệm về quản lý và cung ứng các loại mặt hàng khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường Kho D4: Đặc trưng bởi các loại hàng bảo quản trong điều kiện mát như bơ, sữa, và các sản phẩm đông lạnh Còn kho D5: Chủ trì với các loại hàng khô, bao gồm tất cả các loại bột và các loại trà Tại các cửa hàng đều có những trang thiết bị phục vụ việc bán hàng như giá kệ trưng bày, két đựng tiền, tủ lạnh,
Phương tiện vận tải của công ty đang sử dụng bao gồm 2 xe bán tải với 2 tài xế có nhiều năm trong nghề để thực hiện các hoạt động vận chuyển hàng ngày giữa các kho và cơ sở bán hàng, cũng như giữa các cơ sở và bếp sản xuất Các xe này được phân công theo lịch trình hàng ngày để đảm bảo phân phối hàng hóa một cách hiệu quả Ngoài ra, công ty cũng sử dụng dịch vụ vận chuyển bằng xe máy, tập trung chủ yếu vào việc vận chuyển bánh sinh nhật trong phạm vi 3 km xung quanh các bếp sản xuất giúp giảm thời gian và chi phí vận chuyển cho một số loại hàng hóa nhất định và đảm bảo hàng hóa luôn đạt chất lượng tốt nhất khi đến tay khách hàng Để đối mặt với các tình huống cần gấp hàng mà các xe đã di chuyển và không thể quay lại kho, công ty còn hợp tác với đối tác Lalamove Qua đối tác này, công ty có thể giải quyết nhanh chóng và linh hoạt các yêu cầu đặc biệt từ các cơ sở và bếp sản xuất, khẳng định dịch vụ, chất lượng chuyên nghiệp và đặt lợi ích của khách hàng lên đầu tiên
Công ty TNHH Savor Việt Nam hiện đang hoạt động chính tại Hà Nội và áp dụng một cơ cấu trúc tổ chức có tổng cộng các phòng ban và bộ phận để quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp Ban giám đốc là cơ quan quản lý chung, có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của công ty
Giám đốc ông Lê Tuấn Hiệp là người đứng đầu doanh nghiệp, chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và điều hành, quản lý hoạt động của doanh nghiệp Là người đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch với bên ngoài
Khối văn phòng là bộ phận đảm nhiệm các công việc hành chính, văn phòng, kế toán, tài chính, nhân sự của doanh nghiệp Các phòng ban trong khối văn phòng bao gồm phòng hành chính, phòng văn thư, phòng kế toán, phòng tài chính và phòng nhân sự.
Đánh giá hoạt động quản trị kho hàng hóa tại Công ty TNHH Savor Việt Nam
3.3.1 Thực trạng công tác quy hoạch không gian kho
Nguồn: Tổng hợp của tác giả Hình 3.1: Sơ đồ không gian kho hàng
Kho hàng tại Công ty sẽ được chia thành 3 khu vực chính:
Khu hàng lạnh bao gồm hải phòng với 2 điều kiện bảo quản khác nhau: Kho hàng mát với nhiệt độ bảo quản từ 2°C đến 8°C; Kho hàng đông sẽ có nhiệt độ bảo quản từ âm 18°C đến âm 10°C lưu trữ các loại kem, phô mai, nhân bánh,…
Kho hàng khô bao gồm các mặt hàng như khay khuôn, dụng cụ làm bánh, các loại bột, các loại trà, trái cây sấy,
Khu vực đóng gói và khu vực xử lý hàng restock đặt ở giữa các kho để tiện cho việc lấy và cất hàng của các bộ phận
Kem tươi, phô mai, nhân bánh,… Đóng gói
Máy hút chân không, máy hàn nhiệt,… Khu vực xử lý hàng restock
3 máy tính để tạo LE
Khu vực nhận hàng và chuyển hàng
1 máy tính để kiểm tra BE và tạo
Khay khuôn, dụng cụ, các loại bột, các loại trà, trái cây sấy,
Khu vực nhận hàng và chuyển hàng sẽ được đặt ở cửa kho để thuận lợi cho việc nhận hàng và chuyển hàng đi các cơ sở
Các khu vực sẽ được ngăn cách bởi các bởi các tấm màng nhựa, để đảm bảo về sinh an toàn thực phẩm và máy tính để thực hiện các thao tác cần thiết trên hệ thống
3.3.2 Thực trạng quản lý trang thiết bị trong kho
Trang thiết bị trong kho gồm:
- Pallet được dùng để kê dưới hàng hóa, giúp hàng hóa ở các tầng dưới ít bị hư hỏng khi chồng lên nhau, tránh tình trạng hàng thực phẩm bị ẩm mốc khi tiếp xúc với nền đất Chất lượng của mỗi pallet luôn được đảm bảo và thay mới định kỳ; tại kho sẽ có 15 pallet
- Kệ đỡ tầng các loại: Mỗi kệ được thiết kế thành 3 tầng với nhiều loại và nhiều trọng tải khác nhau phù hợp với từng sản phẩm và từng khu vực nhất định Kệ luôn được đảm bảo chắc chắn không bị han hay rỉ sét và được đặt bên trong các phòng kho; tại kho mát và kho đông có 2 kệ dài kê sát 2 bên tường; tại kho hàng khô ngoài 2 kệ sát tường còn 3 hàng ở giữ kho
- Thùng nhựa 15L: Để hỗ trợ việc sắp xếp hàng hóa trong không gian kho gọn gàng cũng như giúp việc vận chuyển hàng hóa đi các cơ sở thuận tiện hơn Tại kho sẽ có khoảng 150 thùng, tại các cơ sở và bếp có khoảng 25 đến 30 thùng và thùng luôn được đảm bảo vệ sinh sạch, không bị vỡ
- Hệ thống Camera: Kho được lắp đặt 20 camera với 2 camera ở cửa kho để theo dõi hoạt động nhận hàng, thời gian xe đến và đi; và bố trị tại khắp các vị trí trong kho để bộ phận quản lý quan sát và chỉ đạo từ xa
- Hệ thống máy tính cùng hệ thống phòng cháy chữa cháy đặt tại các phòng; hệ thống luôn được theo dõi nếu có hỏng hóc thì có thể báo với bộ phận Hậu cần để được sửa chữa hoặc thay mới
- Các loại máy móc phục vụ công việc đóng gói như: 4 máy hút chân không, 2 máy hàn nhiệt, 2 đèn tia cực tím Các loại máy móc luôn được đảm bảo hoạt trơn chu
Nhân viên sẽ luôn được hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị của công ty để đảm bảo quy trình hoạt động, đảm bảo an toàn lao động và an toàn phòng cháy chữa cháy trong quá trình làm việc
3.3.3 Thực trạng quy trình tác nghiệp kho
• Quy trình nhận hàng và các giấy tờ nhập hàng
Nguồn: Tổng hợp của tác giả Hình 3.2: Sơ đồ các bước trong Quy trình nhận hàng
Quy trình nhận hàng gồm 4 bước:
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập hàng
Hàng ngày nhân viên phòng mua hàng sẽ theo dõi lượng hàng tồn trong khi trên hệ thống, nhu cầu của thị trường và chi phí cho phép của công ty để lên kế hoạch đặt hàng
Sau khi phòng Purchasing gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp với số lượng đặt hàng được thể hiện trên đơn đặt hàng sẽ cập nhật trên hệ thống tại mục Buying Entry (BE) và thông báo cho bộ phận kho để bố trí nhân lực nhận hàng và cập nhật thông tin
Trên hệ thống tại mục Arriving Buying Entries sẽ thông báo về địa điểm nhận hàng, tên nhà cung cấp, thời gian giao hàng dự kiến, hình thức thanh toán và danh sách các sản phẩm
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thông báo kế hoạch nhập hàng
Kiểm tra hàng và đối chiếu
Xác nhận thông tin để hàng hóa nhập kho
Nhân viên kho căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành đối chiếu với số lượng hàng hóa mà nhà cung cấp giao, đồng thời kiểm tra về chất lượng của hàng hóa Chỉ nhận hàng đủ, đúng so với BE trên hệ thống và đối chiếu đúng với hóa đơn
Trường hợp hàng về số lượng khác so với BE phải báo lại quản lý, và phòng Purchasing để khiếu nại với nhà cung cấp Kiểm tra hàng hóa đảm bảo chất lượng sản phẩm, không quá hạn sử dụng, có nhãn phụ đối với những sản phẩm không được ghi bằng tiếng Việt
Nguồn: Tổng hợp của tác giả Hình 3.3: Ảnh thông báo hàng về trên hệ thống của công ty
Bước 3: Xác nhận thông tin để hàng hóa nhập kho
Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, nhân viên kho nhân viên kho ký xác nhận (họ và tên, ngày, giờ, trạng thái thanh toán)
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Chụp ảnh gồm: 1 ảnh hoá đơn, 1 ảnh tổng hàng, 1 ảnh chụp rõ 1 mặt hàng và NSX - HSD của mặt hàng để Confirm mặt hàng đã được cập nhật vào hệ thống của kho
Sau đó nhân viên kho tiến hàng nhập kho hàng hóa, sắp xếp vào các khu vực phù hợp đúng với điều kiện bảo quản của mặt hàng đó
Các quy định khi nhận hàng
❖ Phiếu nhập hàng, hoá đơn: phải có đầy đủ thông tin nhà cung cấp, nơi nhận, tên sản phẩm và số lượng sản phẩm
❖ Thực hiện kiểm tra hàng hóa ngay khi có người bàn giao hàng gồm các mục sau:
- Bao bì có NSX - HSD rõ ràng của sản phẩm
- Đủ số lượng sản phẩm trên hóa đơn Trong trường hợp thiếu cần ghi rõ số lượng thiếu và xác nhận với người giao hàng
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH SAVOR VIỆT NAM
Xu hướng phát triển trong quản trị kho hàng và định hướng kinh doanh của Công
Theo báo cáo mới nhất, hơn 200 chuyên gia trong các ngành công nghiệp khác nhau đã phản hồi về tình hình dự đoán cho năm 2024 Trong khi tình trạng thiếu lao động liên tục đe dọa và gián đoạn chuỗi cung ứng vẫn diễn ra, chi phí vận chuyển hàng hóa đang tăng cao và vấn đề về không gian vật lý vẫn là những thách thức hàng đầu trong lĩnh vực thực hiện đơn hàng và phân phối Các tổ chức đang đối mặt với áp lực từ chi phí lao động, nguyên vật liệu, và vận chuyển, khiến lợi nhuận của họ bị ảnh hưởng Đáp ứng theo xu hướng này, nhiều nhà kho đang chuyển sang sử dụng công nghệ, tự động hóa, và robot để tối ưu hóa quy trình thực hiện đơn hàng Bằng cách này, họ hy vọng giảm chi phí và tăng cạnh tranh hiệu quả hơn
Ngoài ra, nhà kho cũng đang tận dụng không gian theo chiều dọc một cách hiệu quả hơn Họ sử dụng các thiết bị tiết kiệm không gian như hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS) để nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm chi phí Điều này đồng nghĩa với việc họ có thể tận dụng không gian kho hàng một cách tối đa và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu lãng phí và tăng sức chứa Nhìn vào tương lai, các nhà kho và trung tâm phân phối đang tìm kiếm các giải pháp hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Điều này bao gồm cung cấp thời gian giao hàng nhanh hơn, xử lý hàng trả lại một cách hiệu quả, và hiển thị dữ liệu trên nhiều địa điểm một cách chính xác và nhanh chóng Đây là những yếu tố quan trọng để giữ cho quá trình vận hành và phân phối hàng hóa luôn linh hoạt và hiệu quả trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh
Trong giai đoạn 2024 - 2026, Công ty TNHH Savor Việt Nam đặt ra những mục tiêu quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng với mục tiêu Mục tiêu hàng đầu của công ty là tăng lợi nhuận bằng cách tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc Đồng thời, công ty cũng đặt
57 mục tiêu giảm chi phí cho mỗi đơn hàng, từ việc tối ưu hóa vận chuyển đến sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn trong quy trình sản xuất
Ngoài ra, về quản trị kho hàng thì việc hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực là một ưu tiên, giúp công ty quản lý lượng hàng hóa trong kho và dự đoán tốt hơn về nguồn hàng Công ty cũng đang tập trung vào việc tối ưu hóa thời gian thực hiện đơn hàng, bằng cách áp dụng công nghệ mới để tăng tốc độ xử lý đơn hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng
Cuối cùng, việc nâng cấp công nghệ chọn đơn hàng cũng là một phần quan trọng của chiến lược, giúp công ty tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian, đồng thời cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Để nâng cao chất lượng sản phẩm công ty lựa chọn việc cải tiến về công nghệ, từ đó mà công ty cũng có những giải pháp giúp nâng cao về trình độ của đội ngũ nhân viên; vào khoảng thời gian từ ngày 15 đến ngày 18 hàng tháng thì mỗi bộ phận đều sẽ có thêm những bài kiểm tra về quy trình làm việc với hình thức trắc nghiệm Để giúp nhân viên kho nắm vững quy trình các bước của từng hoạt động trong kho đảm bảo được tiến độ cũng như giảm tỷ lệ sai sót, hư hỏng hàng hóa của quá trình thực hiện Công ty luôn có mức thưởng, phạt hợp lý cho nhân viên thực hiện tốt nội quy và quy trình làm việc cũng như việc làm hư hại, tổn thất cho công ty
Không có gì ngạc nhiên nếu Công ty TNHH Savor Việt Nam đối mặt với những thách thức trong quản trị kho và đơn hàng Tình trạng thiếu lao động liên tục đe dọa và gián đoạn chuỗi cung ứng vẫn diễn ra, tạo áp lực lớn đối với việc duy trì và quản lý nhân sự Và nhu cầu giao hàng nhanh hơn của khách hàng trong lĩnh vực thương mại điện tử cũng đang gia tăng, đặt ra yêu cầu cao về độ chính xác và tốc độ xử lý đơn hàng
Thêm vào đó, Công ty TNHH Savor Việt Nam cũng phải giải quyết các vấn đề khác như bổ sung các mặt hàng với mẫu mã và hương vị mới phù hợp với thị hiếu đang dần thay đổi của khách hàng, các đơn đặt hàng với khối lượng lớn và quản lý trả lại hàng, hàng thu hồi một cách hiệu quả Công ty đang đối diện với áp lực từ chi phí lao động, nguyên vật liệu, và vận chuyển, ảnh hưởng đến lợi nhuận của họ
Trong giai đoạn 2024 - 2026, Công ty TNHH Savor Việt Nam đã xác định một định hướng mở rộng kinh doanh hiện tại trong trong thị trường Hà Nội với tầm nhìn đến cuối năm 2024 sẽ mở thêm 5 bếp đưa tổng số bếp từ 3 l ên 8 bếp; tiếp đến năm 2025 sẽ là 18 bếp và đến năm 2026 số bếp trên toàn địa bàn thành phố Hà Nội sẽ là 30 bếp Để các bếp có thể hoạt động trơn tru thì cũng cần mở rộng về quy mô cũng như diện tích của kho và các cửa hàng, tăng nhận diện thương hiệu của công ty với nhiều tệp khách hàng hơn; mở thêm các cơ sở bán hàng tại các đường lớn có nhiều trường đại học
Công ty sẽ tiếp tục tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng lực xử lý đơn hàng bằng cách triển khai công nghệ AI vào chat bot để việc giao tiếp và tiếp nhận đơn hàng từ khách được chính xác và nhanh chóng nhất.
Đề xuất giải pháp cho quản trị kho hàng hóa tại Công ty TNHH Savor Việt Nam
4.2.1 Đề xuất hoàn thiện công tác quy hoạch không gian kho hàng tại Công ty TNHH Savor Việt Nam
• Đánh giá nhu cầu và tối ưu hóa không gian:
Việc đánh giá nhu cầu lưu trữ hàng hóa là bước quan trọng Cần phân tích quy mô sản xuất và xuất nhập khẩu của công ty để hiểu rõ nhu cầu lưu trữ hàng hóa trong kho Đánh giá này sẽ bao gồm việc xem xét số lượng hàng hóa cần lưu trữ, tần suất nhập xuất hàng, cũng như loại hình sản phẩm mà công ty đang sản xuất hoặc kinh doanh
Và xác định rõ ràng các loại hàng hóa cần lưu trữ và yêu cầu về không gian lưu trữ cho từng loại hàng Có những loại hàng hóa có kích thước lớn, cần không gian rộng rãi, trong khi những loại hàng dễ vỡ hoặc đặc biệt cần điều kiện bảo quản đặc biệt Bằng cách này, chúng ta sẽ có cái nhìn toàn diện về cách phân bổ không gian kho hàng một cách hợp lý và hiệu quả.Và để tối ưu hóa không gian lưu trữ, chúng ta sử dụng công nghệ thông tin để dự đoán và quản lý tồn kho một cách chính xác Việc áp dụng phần mềm quản lý kho thông minh giúp chúng ta biết được số lượng và vị trí chính xác của hàng hóa trong kho, từ đó tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ Hệ thống này cũng giúp dự đoán nhu cầu lưu trữ trong tương lai và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp
• Áp dụng giải pháp Phương pháp ABC:
Chúng ta sẽ phân loại các hàng hóa thành ba nhóm: A, B và C, dựa trên các tiêu chí đã đề cập
Nhóm A: Đây là nhóm các hàng hóa quan trọng nhất đối với công ty, có tác động lớn nhất đến lợi nhuận và doanh thu Các mặt hàng trong nhóm này thường có doanh số bán và doanh thu cao Chúng ta sẽ phân bổ không gian kho gần khu vực xuất hàng nhất cho nhóm này, giúp dễ dàng tiếp cận và quản lý hiệu quả Các nguồn lực như lao động và thiết bị cũng sẽ được ưu tiên cho khu vực này để đảm bảo quá trình xuất nhập hàng diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất
Nhóm B: Nhóm hàng hóa ở mức trung bình về tác động đến lợi nhuận và doanh thu Chúng ta sẽ phân bổ không gian kho cho nhóm này ở vị trí trung bình trong kho, không quá xa vùng xuất hàng nhưng cũng không quá gần như nhóm A Điều này giúp chúng ta dễ dàng quản lý hàng hóa mà không cần phải chiếm quá nhiều không gian quý báu
Nhóm C: Đây là nhóm các hàng hóa có tác động thấp đến lợi nhuận và doanh thu của công ty Các mặt hàng trong nhóm này thường có doanh số bán và doanh thu thấp Chúng ta sẽ phân bổ không gian kho ít ưu tiên hơn cho nhóm này, đặt ở vị trí xa khu vực xuất hàng nhất Thông qua việc áp dụng Phương pháp ABC, chúng ta sẽ có cái nhìn rõ ràng về các loại hàng hóa quan trọng nhất đối với công ty và từ đó tối ưu hóa không gian kho hàng một cách hiệu quả nhất Điều này giúp chúng ta cải thiện quy trình lưu trữ và xuất nhập hàng, từ đó tăng cường năng suất lao động và giảm thiểu lỗi trong quá trình quản lý kho
4.2.2 Đề xuất hoàn thiện quản lý trang thiết bị trong kho hàng của Công ty TNHH Savor Việt Nam
• Triển khai một hệ thống phần mềm và quy trình theo dõi thiết bị:
Hệ thống này sẽ cho phép theo dõi vị trí thiết bị theo thời gian thực, duy trì một nhật ký số về việc sử dụng và lịch sử bảo dưỡng, thiết lập cảnh báo cho lịch trình bảo dưỡng định kỳ, và tạo ra báo cáo về việc sử dụng và hiệu suất thiết bị Để dễ dàng xác định và quản lý từng thiết bị, công ty sẽ áp dụng đánh dấu mã vạch duy nhất cho mỗi thiết bị Khi kiểm tra hoặc kiểm tra ra thiết bị, nhân viên sẽ quét mã này để tạo ra một bản ghi kỹ thuật số chính xác và nhanh chóng về các giao dịch và vị trí của thiết bị
Ngoài ra, công ty cũng đề xuất lập lịch bảo dưỡng định kỳ chủ động dựa trên đề xuất của nhà sản xuất và hệ thống quản lý bảo dưỡng Phần mềm theo dõi thiết bị sẽ giúp trong việc lập lịch và nhắc nhở về các nhiệm vụ bảo dưỡng sắp tới, từ đó đảm bảo thiết bị luôn hoạt động ổn định và tối ưu Để tăng cường sự sắp xếp và dễ dàng xác định vị trí của thiết bị, công ty sẽ đánh dấu rõ ràng và chỉ định các khu vực cụ thể trong kho hàng
Việc triển khai hệ thống "5S" (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho công ty bao gồm: Quản lý chặt chẽ kho hàng, giảm thiểu thất thoát hàng hóa; Tăng sự linh hoạt và chủ động trong hoạt động xuất nhập hàng; Nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí logistics; Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp và cải thiện tác phong làm việc của nhân viên; Gia tăng hiệu suất lao động cho nhân sự làm việc tại kho; Tiết kiệm chi phí quản trị chuỗi cung ứng, tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp; đảm bảo được sự liên tục trong quy trình vận hành kho hàng nói riêng hay vận hành chuỗi cung ứng của cả công ty nói chung
Cuối cùng, để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và chi phí sửa chữa do sự cố hỏng hóc thiết bị, công ty sẽ đầu tư vào các thiết bị dự phòng quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình sản xuất và vận hành không bị gián đoạn do hỏng hóc thiết bị
• Đề xuất đào tạo nhân viên về quản lý trang thiết bị: Để triển khai hiệu quả hệ thống mã vạch, Công ty TNHH Savor Việt Nam cần đề xuất đào tạo nhân viên về quản lý trang thiết bị trong kho hàng bởi áp dụng công nghệ cũng yêu cầu chất lượng máy móc luôn được đảm bảo Công ty nên tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về công nghệ mã vạch, đào tạo nhân viên từ cấp quản lý đến cấp nhân viên vận hành Đào tạo này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về cách sử dụng hệ thống, quy trình quét mã, xử lý thông tin, và giải quyết vấn đề khi gặp sự cố
Ngoài việc đào tạo về công nghệ, công ty cũng nên cung cấp kiến thức về quản lý trang thiết bị trong kho hàng Đảm bảo rằng đào tạo được thiết kế linh hoạt và phù hợp với nhu cầu và trình độ của từng nhóm nhân viên Việc đầu tư vào đào tạo sẽ giúp công ty có đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ và quy trình quản lý kho hàng, từ đó tối ưu hoá hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho
4.2.3 Đề xuất hoàn thiện quy trình tác nghiệp kho hàng tại Công ty TNHH Savor Việt Nam
• Tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng:
Giải pháp ở đây sẽ là thực hiện việc phân loại hàng hóa một cách logic và hệ thống hóa việc đặt hàng Điều này đảm bảo rằng sản phẩm sẽ được đặt ở vị trí dễ tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết Thêm vào đó, Công ty sẽ sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh để đề xuất vị trí lưu trữ tối ưu cho các sản phẩm Hệ thống này sẽ dựa trên thông tin về tần suất xuất nhập của sản phẩm cũng như thông tin chi tiết về từng loại sản phẩm
Nhờ đó, Công ty sẽ có thể tối ưu hóa không gian lưu trữ trong kho và đảm bảo rằng sản phẩm được sắp xếp một cách hợp lý, giúp tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm và lấy hàng Để đảm bảo rằng quá trình quản lý kho diễn ra một cách chính xác và hiệu quả, Công ty cũng sẽ xây dựng một hệ thống báo cáo kho hàng định kỳ Hệ thống này sẽ tự động tạo ra các báo cáo về tình trạng tồn kho, vị trí lưu trữ của sản phẩm và các chỉ số khác liên quan đến hiệu quả kho hàng Nhờ vào báo cáo này, Công ty sẽ có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình kho hàng, từ đó có thể đưa ra các biện pháp cải thiện khi cần thiết và đảm bảo rằng kho hàng luôn hoạt động một cách hiệu quả nhất
• Đảm bảo rằng thông tin kho hàng luôn được cập nhật thời gian thực:
Nâng cấp hệ thống để cung cấp thông tin kho hàng thời gian thực Điều này bao gồm việc sử dụng các thiết bị IoT (Internet of Things) để tự động cập nhật vị trí và số lượng hàng trong kho Cụ thể, công ty có thể lắp đặt các cảm biến IoT vào từng khu vực của kho hàng, giúp theo dõi và ghi nhận tồn kho một cách tự động và chính xác Nhờ vào các cảm biến này, thông tin về vị trí và số lượng hàng trong kho sẽ được cập nhật liên tục và đầy đủ Điều này giúp công ty đảm bảo rằng dữ liệu về tồn kho và vị trí sản phẩm luôn chính xác và không bị lỗi thời Sau đó, công ty sẽ kết hợp dữ liệu thời gian thực từ hệ thống IoT vào quy trình xử lý đơn hàng Khi nhận được đơn hàng, hệ thống sẽ tự động xác định vị trí của sản phẩm trong kho dựa trên dữ liệu từ cảm biến IoT Nhân viên chỉ cần quét mã vạch để lấy hàng một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng
• Đào tạo nhân viên kho hàng về quy trình tác nghiệp kho hàng:
Bên cạnh hoàn thiện các hệ thống cũng như quy trình tác nghiệp tại kho hàng, cũng cần đào tạo chất lượng nhân sự trong việc nắm bắt rõ các quy trình, quy định về việc nhận hàng, chất hàng, kiểm tra hàng hóa, kiểm kê hàng hóa cuối ca làm, điều này cũng sẽ giúp giảm thiểu tỷ lệ hàng hóa hư hỏng, thất thoát do tác động của nhân viên kho
4.2.4 Đề xuất hoàn thiện đánh giá hiệu quả kho hàng tại Công ty TNHH Savor Việt Nam
• Tạo ra các chỉ số hiệu quả và mục tiêu đo lường cho kho hàng:
Đề xuất và đóng góp của sinh viên qua thời gian thực tập
Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Savor Việt Nam, em có một vài đề xuất và đóng góp sau nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của kho hàng
Dưới đây là tổng hợp những đề xuất của en cho phía công ty:
Sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh (WMS - Warehouse Management
System):Triển khai và áp dụng hệ thống quản lý kho thông minh nhằm tự động hóa quá trình quản lý hàng tồn kho Bằng cách này có thể giúp công ty theo dõi và cập nhật vị trí của từng sản phẩm trong kho một cách chính xác và nhanh chóng, từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm và xử lý đơn hàng Áp dụng công nghệ IoT cho quản lý kho: Việc áp dụng công nghệ Internet of
Things vào quản lý kho hàng Bằng cách sử dụng cảm biến và thiết bị IoT, em tin rằng kho hàng sẽ có khả năng tự động cập nhật vị trí và số lượng hàng tồn kho thời gian thực Điều này sẽ giúp tăng cường độ chính xác và minh bạch trong quản lý kho
Xây dựng hệ thống báo cáo tự động: Việc xây dựng một hệ thống báo cáo tự động về tình hình tồn kho và hiệu quả kho hàng Hệ thống này sẽ tự động tạo ra các báo cáo định kỳ với các chỉ số quan trọng như tỉ lệ tồn kho, thời gian xử lý đơn hàng, và độ chính xác của kho Việc này giúp cho việc đánh giá hiệu quả kho hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn
Tăng cường đào tạo nhân viên về quản lý kho: Việc tạo ra một chương trình đào tạo định kỳ cho nhân viên liên quan đến quản lý kho hàng sẽ không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình và hệ thống quản lý kho, mà còn tăng cường năng lực và kỹ năng trong việc xử lý hàng hóa và quản lý kho hiệu quả hơn Đóng góp phản hồi và đề xuất cải thiện liên tục: Em đã tích cực thu thập phản hồi từ các nhân viên và các bộ phận khác trong công ty về hoạt động của kho hàng Dựa trên phản hồi này, em sẽ đóng góp ý kiến và đề xuất cải thiện liên tục nhằm tối ưu hóa quá trình quản lý kho và tăng cường hiệu quả hoạt động
