quản trị mua hàng tại công ty cổ phần kỹ thuật temas

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI “QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS” 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứuMua hàng được coi là hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS

Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện PGS.TS AN THỊ THANH NHÀN VŨ THỊ PHƯƠNG LAM

Lớp: K56LQ1

Mã sinh viên : 20D300031

HÀ NỘI – 2024

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý tận tình từ các thầy cô trong Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế nói riêng và trong Trường Đại học Thương mại nói chung

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô đã tận tình dạy bảo em trong suốt quá trình em học tập tại Trường Đại học Thương mại

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô trong bộ môn Logistics và Chuỗi cung ứng, đặc biệt là PGS.TS An Thị Thanh Nhàn đã hướng dẫn, góp ý để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp một cách tốt nhất

Đồng thời, em cũng xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám đốc, các bộ phận, phòng ban, đặc biệt là các chị trong phòng mua hàng của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas vì đã tạo cơ hội cho em được học tập, trải nghiệm và giúp đỡ em nhiệt tình trong quá trình thực tập tại công ty, hỗ trợ em thu thập dữ liệu để hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp và khóa luận tốt nghiệp Trong thời gian thực tập thực tế tại công ty, em đã thu nhận được rất nhiều kiến thức chuyên ngành bổ ích, được rèn luyện phong cách làm việc chuyên nghiệp và được tham gia thực hiện các công việc thực tế trong phòng mua hàng

Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình nhưng do hạn chế về thời gian cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên bài trình bày không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được những nhận xét, góp ý từ phía thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2024 Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Phương Lam

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI “QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS” 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp 4

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI BÁN BUÔN HÀNG CÔNG NGHIỆP 5

2.1 Khái quát về mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp 5

2.1.1 Khái niệm, mục tiêu và đặc điểm của mua tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp 5

2.1.2 Nhà cung cấp và hàng hóa mua tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp 8

2.1.2.1 Nhà cung cấp của doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp 8

2.1.2.2 Các loại hàng hóa mua trong thương mại bán buôn hàng hóa công nghiệp 9

2.1.3 Quy trình và chiến lược mua tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp 9

2.1.3.1 Chiến lược mua 9

2.2.2.4 Theo dõi, giao nhận hàng hóa, thanh toán và đánh giá kết quả mua hàng của

từng đơn đặt hàng 17

2.2.3 Kiểm soát, đánh giá hoạt động mua hàng 18

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp 19

2.3.1 Các yếu tố nội tại 19

2.3.1.1 Nguồn lực hữu hình 19

2.3.1.2 Nguồn lực vô hình 19

2.3.2 Các yếu tố bên ngoài 20

2.3.2.1 Yếu tố môi trường vi mô 20

2.3.2.2 Yếu tố môi trường vĩ mô 20

Tiểu kết chương 2 21

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS 22

3.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 22

3.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 22

3.1.2 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 23

3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 23

3.2.1.1 Thực trạng hàng hóa mua của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 32

3.2.1.2 Thực trạng nguồn cung ứng hàng hóa của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 32

3.2.2 Phân tích hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 34 3.2.2.1 Mục tiêu và chiến lược mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 34

3.2.2.2 Quy trình mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 37

3.2.2.3 Đánh giá kết quả hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 44

3.3 Kết luận về hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 44

3.3.1 Kết quả của hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

3.3.2.1 Nguyên nhân chủ quan 46

3.3.2.2 Nguyên nhân khách quan 46

4.1.1 Dự báo các thay đổi của môi trường, thị trường trong thời gian tới 48

4.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 49

4.2 Đề xuất giải pháp về quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 49 4.2.1 Giải pháp về lập kế hoạch mua hàng 49

4.2.2 Hoàn thiện quy trình triển khai mua hàng 51

4.2.3 Giải pháp trong kiểm soát, đánh giá hoạt động mua hàng 53

4.3 Một số giải pháp hỗ trợ quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 54

KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

AI Artificial Intelligence Trí tuệ nhân tạo

CO Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ CQ Certificate of Quality Giấy chứng nhận chất lượng FDI Foreign Direct Investment Đầu tư trực tiếp nước ngoài ISO International Organization for

Standardization

Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

R&D Research and Development Nghiên cứu và phát triển

VAT Value Added Tax Thuế giá trị gia tăng

DANH MỤC HÌNH VẼ

1 Hình 2.1 Vị trí của mua và quản trị nguồn cung trong chuỗi giá trị 6 2 Hình 2.2 Quy trình mua hàng tại doanh nghiệp thương mại 11 3 Hình 3.1 Logo và Slogan của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 22

5 Hình 3.3: Mạng lưới văn phòng của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

29 6 Hình 3.4: Quy trình giao nhận hàng hóa tại Công ty Cổ phần Kỹ

thuật Temas

42 7 Hình 4.1: Quy trình xác định nhu cầu mua hàng 50

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1: Chiến lược mua hàng theo đặc điểm mặt hàng 10 2 Bảng 3.1 Nhiệm vụ của Bộ phận, Phòng ban tại Công ty Cổ phần

Kỹ thuật Temas

24 3 Bảng 3.2 Cơ cấu nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật

Temas tính đến ngày 31/12/2023

26 4 Bảng 3.3: Báo cáo tài sản và vốn của Công ty Cổ phần Kỹ thuật

Temas giai đoạn 2021-2023

28 5 Bảng 3.4: Thống kê cơ sở vật chất phục vụ văn phòng hành chính

tại trụ sở Hà Nội

30 6 Bảng 3.5: Hệ thống kho tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 30 7 Bảng 3.6 Kết quả kinh doanh của Temas giai đoạn 2021-2023 31 8 Bảng 3.7: Trị giá mua hàng của Temas tại một số nhà cung cấp

trong 3 năm (2021-2023)

33 9 Bảng 3.8: Kế hoạch dự trữ và mua hàng dự trữ theo tháng trung

bình của một số hàng hóa phổ biến tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

13 Bảng 3.12: Kết quả hoàn thành báo giá và mua hàng của phòng mua hàng năm 2022, 2023

45 14 Bảng 3.13: Giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

giai đoạn 2021-2023

45 15 Bảng 4.1: Tiêu chí đánh giá định kỳ nhà cung cấp 52 16 Bảng 4.2: Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên mua hàng 54 17 Bảng 4.3: Một số yêu cầu tuyển dụng nhân viên mua hàng 55

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI “QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS”

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Mua hàng được coi là hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng khi nó là đầu mối ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất, mua hàng kiểm soát đầu vào như nguyên vật liệu, trang thiết bị, máy móc, về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí để hoạt động sản xuất không bị gián đoạn và đạt được hiệu quả cao nhất Còn đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng quyết định đến uy tín, lợi nhuận và mức độ cạnh tranh về giá cả, thời gian đáp ứng, chất lượng đối với hàng hóa mua mà không qua một khâu biến đổi nào, vì thế giá cả và chất lượng của hàng hóa mua vào quyết định trực tiếp đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Vai trò của mua hàng càng được khẳng định trong thị trường toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, khi mà hàng hóa và nguồn cung ngày càng đa dạng, không chỉ ở trong một quốc gia mà còn trên khắp thế giới, tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho chuỗi cung ứng Theo Tổng cục Thống kê, về cơ cấu nhóm hàng nhập khẩu 11 tháng năm 2023, nhóm hàng tư liệu sản xuất ước đạt 278,18 tỷ USD, chiếm 93,8%, trong đó nhóm hàng máy móc thiết bị, dụng cụ phụ tùng chiếm 45,6%; nhóm hàng nguyên, nhiên, vật liệu chiếm 48,2% Từ những thống kê trên cho thấy thị trường nguồn cung và hàng hóa từ nước ngoài các mặt hàng điện tử, thiết bị, máy móc đang ngày càng tăng cao Điều này đem lại lợi thế về đa dạng nguồn cung trên thị trường cung ứng thiết bị công nghiệp để có sự lựa chọn tốt nhất, tuy nhiên mua ở thị trường nước ngoài còn gặp nhiều khó khăn liên quan đến giá cả do sự thay đổi tỷ giá, thủ tục mua phức tạp, thời gian vận chuyển dài, dẫn đến sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng Do đó, hoạt động mua càng trở nên quan trọng và mang tính quyết định đối với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại cung ứng các mặt hàng này Cũng chính vì vậy mà doanh nghiệp cần xây dựng quy trình, chiến lược mua hàng rõ ràng và hiệu quả.

Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas là một công ty về thương mại và nghiên cứu phát triển, sản xuất các sản phẩm liên quan đến thiết bị, máy móc công nghiệp, vì hoạt động cả hai lĩnh vực như vậy nên hàng hóa mua phục vụ cho công ty rất phức tạp và có đặc thù về thông số kỹ thuật Do đó, quy trình mua tại công ty cũng gặp nhiều khó khăn Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas ở phòng mua hàng, tác giả nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại trong hoạt động quản trị mua hàng của công ty ảnh hưởng đến chi phí và hiệu quả kinh doanh Vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas” để phân tích về quy trình mua hàng tại công ty, chỉ ra những vấn đề còn tồn tại trong quy trình mua và hoạt động quản trị mua, từ đó có thể đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty.

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018) trong giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, Trường Đại học Thương mại, Nhà xuất bản Hà Nội, đã đề cập đến mua hàng theo

cả quan niệm truyền thống và quan niệm rộng lớn hơn của mua hàng trong chiến lược

logistics chuỗi cung ứng, trong đó quan điểm tiếp cận chiến lược logistics được khai thác trong toàn bộ nội dung về mua hàng Trong giáo trình có trình bày về chiến lược mua và quy trình mua theo cách tiếp cận tác nghiệp bao gồm: Phân tích nhu cầu mua, Quyết định mua hay tự làm, Phương thức mua, Chọn nhà cung cấp, Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ và

Đánh giá sau mua

Nguyễn Phúc Nguyên, Lê Thị Minh Hằng (2016) trong cuốn sách “Quản trị chuỗi cung ứng”, Nhà xuất bản Đà Nẵng, đã đưa ra cách nhìn nhận khác nhau về quản trị mua

hàng bao gồm cách tiếp cận quá trình (là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng) và cách tiếp cận tác nghiệp (là quản trị bằng các bước như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua) Tác giả đã trình bày vai trò và đánh giá tầm quan trọng của việc mua hàng trong chuỗi cung ứng Đồng thời, tác giả cũng đưa ra quy trình mua hàng bắt đầu từ các bộ phận sử dụng và kết thúc khi nhà cung cấp nhận tiền Ngoài ra, tác giả còn mô tả về mua hàng trực tuyến và các lợi thế của mua hàng trực tuyến Cuối cùng, tác giả cung cấp thông tin về các thỏa thuận khác nhau trong mua hàng về các điều khoản, điều kiện và các loại hợp đồng

Nguyễn Thị Thu Thùy (2022) trong đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quản trị mua hàng nội địa tại Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường

Đại học Thương mại, đã tập trung phân tích thực trạng quy trình mua hàng nội địa của một công ty thương mại bao gồm đầy đủ các khâu từ phân tích nhu cầu mua hàng, quyết định mua hay tự sản xuất, triển khai các phương thức mua, quyết định lựa chọn nhà cung cấp, hoạt động tiếp nhận hàng hóa đến đánh giá sau mua Thông qua phân tích thực trạng và các kết quả đạt được, tác giả khẳng định Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long đã đánh giá và xem trọng sự hiệu quả cũng như vai trò của hoạt động quản trị mua hàng trong việc kinh doanh thương mại của công ty.

Ngô Thùy Linh (2023) trong luận văn “Quản trị mua hàng tại Công ty Điện lực Hà Nam”, Luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Thương mại, đã phân tích thực trạng hoạt động

quản trị mua hàng của công ty thông qua việc xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng hóa là các vật tư, thiết bị phục vụ cho sản xuất và cung ứng điện Từ những thực trạng trên, tác giả đã có những đánh giá về những thành công mà công ty đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại để đưa ra hướng khắc phục

Vũ Thị Lâm Phương (2022) trong nghiên cứu “Quản trị mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn cầu tại thị trường Việt Nam”, Khóa luận tốt nghiệp,

Trường Đại học Thương mại, đã đưa ra và phân tích quy trình mua tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn cầu tại thị trường Việt Nam theo quan điểm tiếp cận tác nghiệp Trong quy trình mua tại công ty tác giả còn phân tích các vấn đề liên quan đến kho và thanh toán liên quan đến hoạt động mua trong một doanh nghiệp thương mại

1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas.

Để thực hiện mục tiêu nêu trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm việc: • Tập hợp một số vấn đề lý luận về quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp.

• Khảo sát, phân tích, đánh giá về thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas.

• Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas.

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại

bán buôn hàng công nghiệp.

Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về thời gian: Đề tài sử dụng các dữ liệu (thứ cấp và sơ cấp) từ năm 2020 tới

nay và các giải pháp đề xuất tới năm 2030.

Giới hạn về lĩnh vực nghiên cứu: Tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas bao gồm các

lĩnh vực như thương mại, nghiên cứu phát triển sản phẩm và sản xuất sản phẩm thiết bị công nghiệp Tuy nhiên, hoạt động thương mại hàng công nghiệp là hoạt động chủ lực của công ty, cho nên đề tài này tập trung nghiên cứu và phân tích thực trạng của hoạt động mua phục vụ thương mại.

1.5 Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính dựa trên các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp

Thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp về thị trường, ngành hàng, đối thủ cạnh

tranh, thị trường nguồn cung, quy trình, chiến lược mua, được thu thập và nghiên cứu từ các nguồn bao gồm: Giáo trình của các trường Đại học như Trường Đại học Thương mại, trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng; các bài báo được phát hành bởi các tạp chí như Tạp chí Công thương, Tạp chí Tài chính; các báo cáo của Tổng cục Thống kê; Ngoài ra, bài nghiên cứu còn sử dụng các dữ liệu được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas như các thông tin trên website Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas (https://www.temas.vn/), báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020 - 2023 và các tài liệu khác của công ty được phép tham khảo trong quá trình thực tập.

Thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn bốn

nhân viên của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas bao gồm: ba nhân viên thuộc phòng Mua hàng - là những người tham gia trực tiếp vào hoạt động mua của công ty và một cán bộ nhân viên thuộc phòng Kế toán – người thực hiện các thanh toán trong hoạt động mua

hàng tại công ty Phỏng vấn nhằm mục đích thu thập các dữ liệu về quy trình mua, phương pháp mua, các chiến lược mua và các phương thức thanh toán trong mua hàng tại công ty.

1.5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp sau khi được thu thập từ các nguồn thì tiến hành các hoạt động:

Tập hợp: Các dữ liệu được chọn lọc sát với chủ đề nghiên cứu là hoạt động quản trị

mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas, sau đó được tập hợp lại để dễ dàng theo dõi.

Thống kê: Các dữ liệu sau khi được tập hợp lại sẽ được thống kê và phân chia thành

các nhóm chủ đề phân tích theo từng nội dung của hoạt động mua hàng.

Phân tích: Phân tích các dữ liệu thu thập được để nhận thấy những thực trạng của

quản trị mua hàng nói chung và quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas nói riêng có những điểm tương đồng và khác biệt ra sao.

So sánh: So sánh dữ liệu báo cáo tài chính, báo cáo mua hàng qua các năm từ năm

2021 đến năm 2023.

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Ngoài phần tóm lược; mục lục; danh mục bảng biểu, hình vẽ; danh mục từ viết tắt; tài liệu tham khảo và kết luận thì khóa luận được kết cấu theo 04 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về đề tài “Quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas”

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

Chương 4: Một số giải pháp về quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas.

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI BÁN BUÔN HÀNG CÔNG NGHIỆP 2.1 Khái quát về mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

2.1.1 Khái niệm, mục tiêu và đặc điểm của mua tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

Doanh nghiệp thương mại bán buôn là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh

vực liên quan đến việc bán hàng hóa hay dịch vụ cho những người mua là tổ chức để bán lại hay sử dụng vào mục đích kinh doanh Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp là những doanh nghiệp thương mại bán buôn các mặt hàng nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc phục vụ cho ngành công nghiệp

Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp có một số đặc điểm như sau:

Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp là cầu nối giữa những nhà sản xuất với khách hàng tổ chức, có thể là nhà sản xuất (như bán nguyên nhiên vật liệu) hay tổ chức khác (như các doanh nghiệp bán buôn khác hoặc doanh nghiệp bán lẻ) Có thể nói rằng, doanh nghiệp thương mại bán buôn cũng là một trung gian thương mại hay là những nhà phân phối hàng hóa

Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng để bán lại hay phục vụ mục đích kinh doanh Doanh nghiệp thương mại bán buôn công nghiệp sẽ không tự sản xuất ra sản phẩm mà phải đi mua lại

Đối với doanh nghiệp sản xuất, nhờ có những doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng hóa sẽ giúp họ tập trung vào hoạt động cốt lõi của mình là sản xuất và sản xuất ra những sản phẩm mà xã hội cần

Từ những đặc điểm trên cho thấy doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp có vai trò quan trọng Mặt khác, vì những doanh nghiệp này không trực tiếp sản xuất mà phải mua lại sản phẩm từ nhà sản xuất để dự trữ và bán lại cho những khách hàng tổ chức, bán lẻ phục vụ người tiêu dùng cuối cùng Do đó, doanh nghiệp thương mại bán buôn công nghiệp cần thực hiện hoạt động mua hàng hóa từ nhiều nguồn để đáp ứng yêu cầu của khách hàng tổ chức Từ đó cho thấy hoạt động mua trong doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp là tác nghiệp quan trọng và phức tạp, có ảnh hưởng và chịu tác động sâu sắc đối với thị trường người tiêu dùng cuối cùng Do vậy, có rất nhiều định nghĩa mua hàng được đưa ra và nghiên cứu, tuy nhiên hiện nay trong các doanh nghiệp thương mại nói chung thì mua hàng được hiểu theo nghĩa rộng (Procurement), cụ thể:

Theo giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, Trường Đại học Thương mại (2018) chỉ ra rằng, trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng

Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược logistics chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa

chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất cung cấp và phát triển các nhà cung cấp

Trong giới hạn nghiên cứu của đề tài, mua được hiểu là một quá trình bao gồm những hoạt động như xác định nhu cầu, lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán về giá và các điều khoản, ký kết hợp đồng và chuyển giao, đo lường hiệu quả của nhà cung cấp và kiểm soát quá trình mua hàng

Mục tiêu của mua tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn nói chung và bán buôn hàng công nghiệp nói riêng:

Mục tiêu chiến lược: (1) Chất lượng dịch vụ phù hợp; (2) Tổng chi phí sở hữu thấp nhất; (3) Gia tăng tổng giá trị; (4) Phát triển quan hệ nhà cung cấp

Mục tiêu chiến thuật: (1) Đúng chất lượng; (2) Đúng số lượng; (3) Đúng thời gian; (4) Đúng giá; (5) Đúng nhà cung cấp

Vị trí của mua hàng được xác định qua mô hình sau:

Hình 2.1 Vị trí của mua và quản trị nguồn cung trong chuỗi giá trị

(Nguồn: Porter’s Value Chain Analysis, 1985)

Mua có vị trí kết nối then chốt và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng Mua tốt cho phép tối ưu hóa giá trị cho các bên mua và bán, do đó

tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng Từ vị trí của mua dẫn đến vai trò chiến lược của

mua tập trung vào các khía cạnh dưới đây:

Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp

lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác cũng dễ dàng nhận thấy người mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp Nó cho phép ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp

Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Bằng việc kết nối với thị trường cung ứng, mua nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường Những kiến thức thị trường đầu vào này cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới

Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt Do đó, chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp Nhờ vào việc duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường

Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong tổ chức: Các chiến lược bán ra, dự trữ, của doanh nghiệp thương mại đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức

Đặc điểm của mua tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp:

Đặc điểm về hàng hóa: Hàng hóa mua là những hàng công nghiệp thành phẩm, nó có đủ tính năng đáp ứng yêu cầu của các tổ chức Vì vậy, mặt hàng có chức năng và thông số phù hợp với yêu cầu của khách hàng tổ chức là điều bắt buộc

Đặc điểm về nguồn mua: Nguồn mua của doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp có thể là nhà sản xuất, các doanh nghiệp bán buôn khác trong nội địa hoặc nhập khẩu nước ngoài

Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp mua với quy mô lớn, mua hàng không quá đa dạng, tần suất thấp và tính ổn định cao

Nhu cầu mua hàng phụ thuộc vào yêu cầu đặt hàng của các tổ chức sản xuất, bán buôn, bán lẻ nhưng cũng có thể phụ thuộc vào sự phân phối của các nguồn hàng Ngoài ra, bán buôn cũng phải nắm bắt được các yêu cầu của thị trường để dự đoán các mặt hàng phù hợp với yêu cầu của tổ chức trong tương lai

Đặc điểm về giá mua: Giá mua không chỉ phụ thuộc vào giá của nhà cung cấp mà nó còn phụ thuộc vào giá mua của các khách hàng là các nhà sản xuất, bán buôn, bán lẻ khác Thêm vào đó, các hàng hóa thương mại phải cộng thêm chi phí phân phối bên cần tính toán kỹ lưỡng khi lập kế hoạch mua

2.1.2 Nhà cung cấp và hàng hóa mua tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

2.1.2.1 Nhà cung cấp của doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

Nhà cung cấp là các tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh, có khả năng cung ứng các yếu tố đầu vào cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp (người mua) Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng hàng hóa, sản phẩm đầu vào, giúp doanh nghiệp thương mại đảm bảo được nguồn cung ổn định, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh

Để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại diễn ra ổn định thì cần có các nhà cung cấp tốt Nhà cung cấp tốt là những nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí về thời gian cung ứng, giá cả cạnh tranh, chất lượng hàng hóa cung ứng và giao hàng đúng yêu cầu của doanh nghiệp thương mại

Chọn nhà cung cấp tốt có tầm quan trọng lớn trong hoạt động logistics và trong kinh

doanh của của doanh nghiệp Lựa chọn nhà cung cấp tốt sẽ đem lại một số lợi ích như:

Nhà cung ứng tốt sẽ có các tiêu chuẩn phù hợp với doanh nghiệp đảm bảo cung cấp hàng hóa với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác, đáp ứng yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp với chi phí thấp

Nhà cung ứng tốt sẽ nỗ lực phát triển tạo nên các mối quan hệ chiến lược, lâu dài, điều này giúp kinh doanh ổn định và đúng hướng

Nhà cung ứng tốt giúp gia tăng sức mạnh vật chất và giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp Từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Nhà cung cấp trong doanh nghiệp thương mại được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau:

Theo vị trí địa lý:

Nhà cung cấp nội địa: là những nhà cung cấp trong phạm vi lãnh thổ của quốc gia

với doanh nghiệp

Nhà cung cấp quốc tế: là những nhà cung cấp ở phạm vi ngoài lãnh thổ quốc gia với

doanh nghiệp

Theo thời điểm cung ứng:

Nhà cung cấp hiện tại: là nhà cung cấp đang có mối quan hệ trao đổi mua bán với

doanh nghiệp

Nhà cung cấp tiềm năng: là những nhà cung cấp có khả năng và điều kiện cung ứng

tốt các đầu vào cho doanh nghiệp nhưng chưa thực sự tham gia vào hoạt động trao đổi mua bán với doanh nghiệp

Theo loại quan hệ:

Nhà cung cấp bình thường: là quan hệ tác nghiệp, ngắn hạn, nhỏ lẻ, không thường

xuyên, chỉ làm theo hợp đồng, không có hoặc rất ít tương tác ngoài truyền đạt yêu cầu hợp đồng

Nhà cung cấp được ưa thích: là quan hệ tác nghiệp, nhà cung cấp được ủy quyền

hoặc được lựa chọn ưu tiên so với nhà cung cấp khác Truyền đạt các yêu cầu kỹ thuật, có điều chỉnh khi cần thiết, kiểm soát kỹ, có thể mua tập trung

Nhà cung cấp quan trọng: là quan hệ chiến thuật, đáp ứng công việc mà doanh

nghiệp không làm được, khó chuyển đổi sang nhà cung cấp khác Doanh nghiệp cần xác định đúng nhà cung cấp, nhân sự doanh nghiệp làm việc cùng nhà cung cấp, phát triển tốt quan hệ và giảm thiểu rủi ro

Nhà cung cấp chiến lược: là quan hệ chiến lược, cùng làm việc liên tục, hệ thống,

từ lập kế hoạch đến tác nghiệp Doanh nghiệp và nhà cung cấp có mối quan hệ cộng tác gần gũi, đồng bộ, phụ thuộc lẫn nhau, cùng hiện thực hóa mục tiêu gia tăng giá trị

2.1.2.2 Các loại hàng hóa mua trong thương mại bán buôn hàng hóa công nghiệp

Các doanh nghiệp thương mại mua các loại hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho các mục đích khác nhau của mình, các loại hàng hóa mua trong doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp được chia thành hai nhóm với các đặc điểm dưới đây:

Hàng hóa phục vụ cho nhu cầu bán ra của doanh nghiệp thương mại: Đây là loại

hàng hóa chính và là loại hàng hóa doanh nghiệp mua thường xuyên phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình Đối với doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp thì hàng hóa kinh doanh của công ty là các máy móc, thiết bị phục vụ ngành công nghiệp Hàng hóa được mua vào, không qua biến đổi khâu trung gian mà vẫn giữ nguyên tính chất ban đầu của nó và bán lại cho doanh nghiệp hoặc cá nhân để sử dụng hay thực hiện mục đích kinh doanh

Hàng hóa đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp thương mại: Đây là những

loại hàng hóa như thiết bị văn phòng, dịch vụ sửa chữa, bảo trì, vận hành doanh nghiệp, vật tư vệ sinh, Loại hàng hóa này không tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng nó rất cần thiết trong việc điều hành doanh nghiệp Loại hàng hóa này phân tán ở toàn bộ tổ chức nhưng rất khó dự trữ, vì vậy bộ phận mua sẽ thực hiện mua các loại hàng hóa này khi bất kỳ bộ phận nào trong tổ chức có nhu cầu

2.1.3 Quy trình và chiến lược mua tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

2.1.3.1 Chiến lược mua

Tư duy chiến lược mua đang được thừa nhận và trở thành kim chỉ nam cho chức

năng mua tại các doanh nghiệp Chiến lược mua được hiểu là tập hợp các mục tiêu và kế hoạch dài hạn về tạo nguồn hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của dự trữ và phân phối tại doanh nghiệp Đây là năng lực quan trọng của doanh nghiệp để

phát triển các kinh doanh cốt lõi

Chiến lược mua của doanh nghiệp bán buôn nói chung nhằm vào các mục tiêu như:

Tối thiểu hóa đầu tư dự trữ và giảm tối đa chi phí doanh nghiệp: Mua thực hiện

những quyết định của dự trữ, do đó, mua phải đáp ứng tốt các yêu cầu của dự trữ Phối hợp tốt với quản lý dự trữ để cung cấp đầy đủ về số lượng, chất lượng, cơ cấu, chủng loại, thời gian đối với hàng hóa đã tính toán trong dự trữ Điều này cho phép đảm bảo cho hoạt động kinh doanh liên tục và chi phí trong mua là tối ưu

Phát triển quan hệ nhà cung cấp: Các doanh nghiệp luôn phấn đấu để tham dự vào

các chuỗi cung ứng hàng hóa nhất định Phát triển các mối quan hệ của doanh nghiệp chính là hình thành các liên kết giữa các doanh nghiệp với các khách hàng và nhà cung cấp của nó Mua hàng là hành vi đầu tiên và cốt lõi kết nối các doanh nghiệp theo quan hệ có lợi nhất cho các bên Từ hoạt động mua, các mối quan hệ phát sinh và nếu duy trì tốt sẽ tạo ra lợi ích lâu dài cho hai bên mua bán Chính vì vậy, ở tầm chiến lược, mua cần tạo ra và duy trì các mối quan hệ tốt nhất với các nhà cung cấp vì nó tạo điều kiện cho hoạt động mua ổn định, bền vững, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và duy trì lợi ích cho cả chuỗi cung ứng trong dài hạn

Cải tiến chất lượng cung cấp và bảo đảm cung ứng liên tục: Mua là khâu mở đầu

của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại nên tốc độ và chất lượng ảnh hưởng lớn tới chất lượng và hiệu suất kinh doanh Đặc biệt với các mặt hàng có chu kỳ sống ngắn hay các sản phẩm có tính sáng tạo cao thì yêu cầu tốc độ vận động rất lớn Chiến lược mua trong trường hợp này cần chú trọng vào mục tiêu đẩy nhanh tốc độ và giảm thiểu sự gián đoạn cung ứng

Để đạt được hiệu quả trong mua hàng, chiến lược mua đối với từng mặt hàng là chiến lược quan trọng và có sự khác biệt Các chiến lược đó được thể hiện như sau:

Bảng 2.1: Chiến lược mua hàng theo đặc điểm mặt hàng

Mặt hàng đơn giản

Mặt hàng đòn bẩy

Mặt hàng trở ngại

Mặt hàng chiến lược Đặc điểm mặt

hàng

+ Rủi ro thấp, giá trị thấp + Nhiều nguồn, dễ thay thế + Giao dịch nhỏ, sử dụng hàng ngày + Dễ tìm, dễ mua

+ Rủi ro thấp, giá trị cao + Khối lượng mua lớn

+ Nhiều nguồn, đa dạng

+ Nhạy cảm với giá

+ Rủi ro cao, giá trị thấp + Thông số kỹ thuật phức tạp + Ít nguồn, khó thay thế

Tác động đến quản trị tác nghiệp

+ Rủi ro cao, giá trị cao

+ Chi tiêu rất lớn + Thiết kế và chất lượng

+ Kỹ thuật phức tạp và nghiêm ngặt

Mục tiêu Đơn giản hóa quy trình mua sắm

Tối đa hóa lợi thế thương mại

Đảm bảo nguồn cung liên tục

Xây dựng liên minh với nhà cung cấp

Chiến lược mua

Chiến lược giảm phiền

Chiến lược khai thác

Chiến lược phát triển

Chiến lược cốt lõi

(Nguồn: Bài giảng Mua và quản trị nguồn cung, Trường Đại học Thương mại)

Hình 2.2 Quy trình mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn

Bước 1: Phân tích nhu cầu mua

Nhằm xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu mua do các giao dịch mua phải đáp ứng các nhu cầu mua mới hoặc đang có sẵn Tuy nhiên các nhu cầu có sẵn cũng có thể thay đổi và phải đánh giá lại Nhu cầu mua thường xuất phát từ các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp hoặc từ yêu cầu của khách hàng Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu đo lường cụ thể Các chỉ tiêu này có thể đơn giản như kích thước, tốc độ của máy in, dung lượng bộ nhớ của máy tính Nhưng cũng có thể rất phức tạp khi mua các sản phẩm có tính năng kỹ thuật cao như các dây chuyền sản xuất, thiết bị thông tin hiện đại Các chỉ tiêu này được dùng để truyền thông khi thương lượng hoặc đặt hàng khi mua

Bước 2: Quyết định phương thức mua

Phương thức mua là việc doanh nghiệp thương mại quyết định hình thức mua dựa trên loại sản phẩm mua, số lượng hàng hóa mua và mục đích mua của doanh nghiệp Ba phương thức mua được sắp xếp theo mức độ tăng dần về thời gian mua cũng như tính phức tạp như sau:

Mua lại thẳng được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua từ trước theo

mối liên kết chặt chẽ Khi tiến hành mua, không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Những nguồn hàng đang cung ứng thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này

Mua lại có điều chỉnh là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh

để đi đến thống nhất giữa người mua và bán các điều khoản cơ bản như chất lượng hàng hóa, giá cả, cách thức cung ứng, Thường gặp trong trường hợp do nhu cầu mua thay

Phân tích nhu cầu

mua

Quyết định phương thức mua

Xác định nhà cung

cấp

Tiếp nhận hàng hóa

mua

Đánh giá sau mua

đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung ứng

Mua mới là hình thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồn cung cấp

để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn hàng

Bước 3: Xác định nhà cung cấp

Để chọn nhà cung cấp cần thực hiện một số công việc sau:

Phân tích thị trường cung ứng: Cần xác định mức độ cạnh tranh trên thị trường cung

ứng để đánh giá được số lượng các nhà cung cấp và sức mạnh trong tương quan thị trường Điều này sẽ quyết định đến chiến lược thương lượng và mức giá cạnh tranh khi mua Các thông tin thị trường cần được thu thập từ các nguồn tin cậy để đảm bảo cho kết quả phân tích chính xác

Xác định danh sách nhà cung cấp tiềm năng: Tập hợp các nhà cung cấp có khả năng

đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, bao gồm cả những nhà cung cấp chưa có quan hệ Đây là một thách thức cho doanh nghiệp và có thể phải thực hiện vài nghiên cứu Với các doanh nghiệp nhỏ thì cách thuận lợi là tìm kiếm nhà cung cấp qua số điện thoại của các trang vàng

Phân định các nhu cầu và ước muốn: Khi đánh giá các yêu cầu sử dụng của mình,

doanh nghiệp cần phân biệt giữa phạm vi nhu cầu (Demand) và ước muốn (Desires) Nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ sẽ quyết định các đặc trưng quan trọng khi sử dụng Ước muốn thì không quan trọng bằng và có thể thương lượng Việc phân định này giúp loại bớt sớm các nhà cung cấp thiếu khả năng

Đánh giá các nhà cung cấp còn lại: Với các mặt hàng đơn giản hay có tính tiêu

chuẩn cao có thể đánh giá các nhà cung ứng qua đấu thầu cạnh tranh Ngược lại phải sử dụng các kiểm tra kỹ thuật hoặc các tình huống trong sử dụng để loại trừ, thí dụ như kiểm tra dây an toàn của xe ô tô

Lựa chọn một nhà cung cấp: Việc chọn lựa nhà cung cấp cũng xác định mối quan

hệ giữa hai bên mua bán và động cơ của các mối quan hệ này sẽ được hình thành và thực hiện ra sao Nó cũng chỉ ra phải duy trì quan hệ thế nào với các nhà cung cấp không được chọn Việc chọn nhà cung cấp thường dựa vào các chỉ tiêu: chất lượng, độ tin cậy, nguồn lực, tài chính, chất lượng mong muốn, địa điểm nhà cung cấp

Bước 4: Tiếp nhận hàng hóa mua

Tiếp nhận hàng hoá là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn hàng và doanh nghiệp Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở logistics của bên mua Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng

Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và bán Có những trường hợp cụ thể, bên mua phải tự mình vận chuyển hàng hoá do đặc điểm hàng hoá yêu cầu phương tiện vận tải chuyên dụng, hoặc nhà cung ứng thiếu khả năng tổ chức vận chuyển hàng hoá, lúc này bên mua phải có phương án vận chuyển hợp lý cho mình

Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua hàng Nhưng nhà quản trị logistics vẫn cần tiếp tục theo dõi nhà cung cấp và lô hàng mua để tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn

Bước 5: Đánh giá sau mua

Nhằm đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua gồm:

Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chính

xác của thời gian và địa điểm giao nhận

Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua

So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đặt ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp

2.2 Nội dung quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

2.2.1 Lập kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch là chức năng quản lý chính, nó bao gồm các quá trình hình thành mục tiêu của tổ chức, hình thành kế hoạch hành động, khung thời gian cũng như chuỗi hành động và hướng phân phối tất cả các loại tài nguyên cần thiết để đạt được mục tiêu

Theo Anton Rudenko (2018) trong “Developing purchase planning”, lập kế hoạch mua hàng bao hàm việc giám sát hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng (về số lượng, ngày giao và nhận hàng, phương tiện giao, ), dự báo nhu cầu và các hoạt động khác Nó cũng tính đến việc tuân thủ các mục tiêu tài chính và ngân sách, làm việc với các hệ thống điện tử như ERP hoặc phần mềm mua hàng để tối ưu quy trình lập hóa đơn, thanh toán và kiểm soát

Giai đoạn lập kế hoạch mua hàng được xem xét qua các vấn đề sau:

Yêu cầu của khách hàng: Yêu cầu của khách hàng rất quan trọng đối với bất kỳ

doanh nghiệp thương mại nào vì không có khách hàng thì không có doanh thu Khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp phải đảm bảo hàng luôn có sẵn hay đáp ứng cho khách hàng bất cứ khi nào họ cần

Yêu cầu của doanh nghiệp: Mặc dù thiết lập tính sẵn có của sản phẩm là cần thiết

nhưng các yêu cầu của doanh nghiệp cũng cần được xem xét vì việc dự trữ quá nhiều sẽ làm tăng chi phí và có thể dẫn tới sự lỗi thời của sản phẩm Vì vậy cần có sự hài hòa giữa yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp

Hiệu quả về tài chính: Doanh nghiệp cần đảm bảo sự đồng bộ giữa chi phí mua hàng

và mục tiêu tài chính bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho và cân bằng giữa nhu cầu và khả năng cung ứng (Day 2002; Van Weele 2010; Monczka, Handfield, Giunipero & Giunipero 2009; Branch 2000)

Để cân đối được yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp và hiệu quả tài chính thì cần xác định một số yếu tố như sau:

Đối tượng mua: phụ thuộc vào nhu cầu bán ra để xác định Để xác định xem doanh

nghiệp cần mua gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu khách hàng để thỏa mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hóa, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận và đạt hiệu quả kinh doanh

Số lượng mua: Để xác định được số lượng hàng hóa mua vào trên thực tế người ta

thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển

M + Ddk = B + Dck + Dhh Trong đó:

M - Lượng hàng hóa cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh B - Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ Ddk - Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ kinh doanh

Dck- Lượng hàng dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo Dhh - Định mức hao hụt (nếu có)

Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kỳ như sau: M = B + Dck - Ddk + Dhh

Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng

Thời điểm mua: Xác định thời điểm mua khi nào là hợp lý nhất, đáp ứng được cả

yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp

Nhà cung cấp: Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm mà doanh nghiệp cần Thường

một chủng loại sản phẩm sẽ có một nhà cung cấp chính và các nhà cung cấp phụ Tùy thuộc vào thị trường và giá cả để quyết định mua của nhà cung cấp nào

Giá cả: Tùy thuộc vào thời điểm và nhà cung cấp mà giá cả của hàng mua vào sẽ

khác nhau Vì giá không cố định theo thời gian và tình hình thị trường nên doanh nghiệp cần tính toán để lên kế hoạch mua sao cho hiệu quả về giá cũng như đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà không bị lưu kho quá lâu tại doanh nghiệp

Chất lượng hàng mua vào: Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với

hàng hóa mua vào Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu mà tại đó hàng hóa đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người mua và như vậy người bán có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp có thể chưa tối ưu

2.2.2 Tổ chức, triển khai hoạt động mua hàng

2.2.2.1 Xác lập cấu trúc tổ chức mua hàng

Tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bán buôn là việc doanh nghiệp lựa chọn cách thức tổ chức mua bao gồm cấu trúc tập trung, cấu trúc phân quyền, cấu trúc hỗn hợp và cấu trúc phối hợp

Cấu trúc tập trung: Là cấu trúc trong đó phòng mua hàng đặt tại trụ sở công ty Bộ

phận này sẽ tập trung các yêu cầu mua từ các vị trí trong mạng lưới của công ty, quyết định tất cả các vấn đề mua như số lượng, chính sách giá, hợp đồng, thương lượng, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp

Cấu trúc phân quyền: Là hệ thống trong đó các phòng mua cục bộ như ở các cấp bộ

phận hay chi nhánh sẽ tự quyết định mua cho bộ phận của mình Đây là dạng cấu trúc phổ biến trong quá khứ, thường sử dụng cho các doanh nghiệp khi mua chưa được nhìn nhận như một chức năng Tuy nhiên, cấu trúc này có tầm nhìn hẹp và phù hợp với các vấn đề và thị trường kinh doanh địa phương khi công ty có nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau vì trong trường hợp này, việc kiểm soát tập trung sẽ không hiệu quả bởi mỗi đơn vị hoạt động trong khu vực riêng của mình

Cấu trúc hỗn hợp: Trên thực tế, phần lớn các công ty nằm trong khoảng giữa hai

thái cực tập trung và phân quyền để tận dụng lợi thế của cả hai Trong cấu trúc hỗn hợp, trách nhiệm mua giữa trụ sở chính và bộ phận địa phương được phân chia theo môi trường kinh doanh Sự phân chia chính xác sẽ phụ thuộc vào từng công ty, các nhiệm vụ thường được phân bổ cho trụ sở chính thường bao gồm: Xây dựng chiến lược, chính sách và tiêu chuẩn mua sắm; đàm phán đối với những mặt hàng phổ biến, được sử dụng rộng rãi; quản lý hàng tồn kho giữa các địa điểm; mua các mặt hàng chiến lược; đào tạo kỹ năng mua; giải quyết các vấn đề pháp lý; nghiên cứu và truyền thông Trách nhiệm của bộ phận mua ở địa phương bao gồm: Đặt hàng cho các mặt hàng phổ biến; thương lượng và ký kết hợp đồng mua tại địa phương

Cấu trúc phối hợp: Người mua vẫn ở địa phương nhưng có sự lãnh đạo tập trung

chiến lược chiến lược từ trụ sở nhằm phối hợp giữa các cơ sở khác nhau, tăng cường cộng tác Đây là một lựa chọn đầu tư thấp, thay đổi rất ít về tổ chức trong khi cố gắng tạo ra sự phát triển, nhưng cũng là một cấu trúc không dễ quản lý, trừ khi có một điều phối viên có khả năng thuyết phục cao

2.2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, người mua phải tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp Yêu cầu thông tin RFI và yêu cầu báo giá RFQ từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng, từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất Một quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhà cung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn thay thế khi cần thiết Các nhà cung cấp này sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản và điều kiện giao hàng phù hợp

Lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện thông qua một số tiêu chí sau:

Mặt hàng: lựa chọn nhà cung cấp dựa trên mặt hàng là tiêu chí đầu tiên để đảm bảo chất lượng hàng hóa mà nhà cung cấp cung ứng, thường lựa chọn nhà cung cấp là những nhà phân phối hay đại lý phân phối chính hãng các mặt hàng của nhà sản xuất

Giá cả và chất lượng: Nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu không chỉ thông qua chất lượng mặt hàng cung ứng mà còn thông qua giá cả và các chi phí khác phải phù hợp với ngân sách doanh nghiệp

Vị trí địa lý: Để tối ưu hóa chi phí và thời gian cũng như các thủ tục mua, người mua sẽ ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có vị trí địa lý gần nhất với địa điểm cần hàng hay thuận tiện nhất cho việc di chuyển đến doanh nghiệp thương mại hay tới khách hàng

Mức độ uy tín của nhà cung cấp: mức độ uy tín của nhà cung cấp được thể hiện qua các chứng nhận chất lượng như ISO, giải thưởng, nguồn lực tài chính, khả năng đáp ứng đơn hàng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng

Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp nhằm mục đích tìm được nhà cung cấp tốt nhất về nhiều mặt, vì vậy không thể chỉ thiết lập mối quan hệ với một nhà cung cấp mà phải liên hệ, trao đổi với nhiều nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp cho mặt hàng cần mua, người mua liên hệ với nhà cung cấp để thực hiện đàm phán và xác lập đơn đặt hàng

2.2.2.3 Đàm phán và đặt hàng với nhà cung cấp

a) Đàm phán với nhà cung cấp

Đàm phán là quá trình trao đổi thông tin và quan điểm giữa hay nhiều bên về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất Mục tiêu của đàm phán với nhà cung cấp nhằm thỏa thuận, thống nhất về số lượng, chất lượng hàng hóa/dịch vụ; giá cả; điều kiện thanh toán, điều kiện giao nhận hàng hóa/dịch vụ, Đây được coi là phần việc quan trọng và đầy thách thức trong toàn bộ hoạt động mua và quản trị nguồn cung

Quá trình đàm phán bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị

Chuẩn bị về thông tin, năng lực, thời gian và địa điểm đàm phán cùng với mục tiêu, giới hạn, dự thảo hợp đồng và giải pháp thay thế để đạt được hiệu quả đàm phán Người mua phải xác định rõ và luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu, đồng thời phải xác định được

điểm thấp nhất có thể chấp nhận được, điểm phải ngừng đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án khác, gọi là giới hạn

Bước 2: Tiếp xúc

Ấn tượng đầu tiên về cử chỉ, thái độ, lời nói là những yếu tố tạo nên bầu không khí trong một cuộc đàm phán Những tiếp xúc ban đầu tạo thuận lợi cho giai đoạn thương lượng, nhằm khai thác thông tin, thăm dò vị thế đối phương, tìm hiểu yêu cầu của đối phương, mối quan tâm của doanh nghiệp để linh hoạt trong điều chỉnh kế hoạch (nếu cần)

Bước 3: Thương lượng

Thương lượng nhằm khắc phục ý kiến phản đối, yêu cầu đối phương nhượng bộ bằng cách đưa ra yêu cầu, lắng nghe, quan sát và phản hồi đối phương, cân đối tổng thể để đạt được mục tiêu chứ không phải chiến thắng nhà cung cấp Quá trình thương lượng giúp hai bên xác lập và thể hiện những khác biệt, từ đó nhận thức rõ vấn đề và thứ tự ưu tiên để cùng đi đến sự thống nhất đôi bên cùng có lợi

Bước 4: Kết thúc

Sau khi thương lượng, hai bên đi đến thống nhất về các điều khoản, cơ sở pháp lý và ký kết hợp đồng Hợp đồng ký kết giữa hai bên cần rõ ràng, chính xác, được soạn thảo sẵn và có sự điều chỉnh phù hợp

Bước 5: Thực thi thỏa thuận

Sau khi ký kết hợp đồng, hai bên phải theo dõi, tổ chức thực hiện hợp đồng, ghi nhận vướng mắc và sửa chữa kịp thời

b) Đặt hàng với nhà cung cấp

Kết quả của quá trình đàm phán với nhà cung cấp thành công là tiến tới một đơn đặt hàng được thiết lập Một đơn đặt hàng (Purchase order - PO) bao gồm các thông tin cơ bản như: Thông tin bên mua, thông tin bên bán, thông tin hàng hóa, giá cả, số lượng, điều khoản thanh toán, yêu cầu về hàng hóa, điều kiện giao hàng, thời gian giao hàng,

Hợp đồng là một công cụ để tiến hành đặt hàng quan trọng, đặc biệt là đối với đơn hàng có giá trị lớn Hợp đồng là căn cứ pháp lý cam kết trách nhiệm của mỗi bên và là minh chứng giải quyết tranh chấp nếu có Hợp đồng mua bán cần đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nội dung: (1) Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa; (2) Bao bì đóng gói hàng hóa, đơn giá và phương pháp định giá; (3) Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên; (4) Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận; (5) Đồng tiền thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán; (6) Trách nhiệm của mỗi bên khi vi phạm hợp đồng; (7) Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp; (8) Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận

2.2.2.4 Theo dõi, giao nhận hàng hóa, thanh toán và đánh giá kết quả mua hàng của từng đơn đặt hàng

Nhằm đảm bảo việc giao hàng đúng tiến độ, doanh nghiệp cần nhắc nhở, đôn đốc nhà cung cấp giao hàng khi thời gian quy định trên hợp đồng sắp đến Đồng thời, doanh nghiệp cần theo dõi hành trình hàng hóa, dự tính thời gian hàng về để có kế hoạch chuẩn

bị về tiền, địa điểm chứa hàng cũng như kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển

Tiếp nhận hàng hóa là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Nội dung giao nhận hàng hóa bao gồm tiếp nhận về số lượng, chất lượng và làm chứng từ nhập hàng

Sau khi quá trình giao nhận, nghiệm thu hàng hóa kết thúc, doanh nghiệp cần tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán đã quy định trong hợp đồng Ngay sau khi đã hoàn tất các thủ tục để có được hàng hóa, doanh nghiệp cần có sự đánh giá kết quả mua hàng của chính lô hàng đó Kết quả mua hàng được đánh giá thông qua các tiêu chí đáp ứng mục tiêu và kế hoạch đã đề ra của doanh nghiệp

Tiêu chuẩn lô hàng: mức độ đáp ứng về số lượng, chất lượng, quy cách đói gói, Tiêu chuẩn về chi phí: so sánh chi phí mua hàng của đơn hàng với kế hoạch và mục

tiêu mua đã đề ra

2.2.3 Kiểm soát, đánh giá hoạt động mua hàng

Kiểm soát, đánh giá hoạt động mua hàng dựa theo các tiêu chí đánh giá về kết quả mua hàng và đánh giá về quy trình mua hàng

Kiểm soát, đánh giá kết quả mua hàng được thực hiện đối với tổng thể các đơn hàng

trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là theo tháng, theo quý Kết quả mua hàng được tổng hợp từ các đơn hàng so sánh với chỉ tiêu đã đặt ra trong kế hoạch mua hàng để xác định kết quả đã đáp ứng được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra hay không để có phương án điều chỉnh về chi phí, chất lượng mua

Ngoài đánh giá kết quả mua hàng, đánh giá và kiểm soát quy trình mua hàng nhằm

đo lường hiệu quả quá trình mua cũng như xem xét những hạn chế còn tồn tại vì quy trình mua ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Đánh giá quy trình mua hàng tập trung đánh giá các yếu tố sau:

Đánh giá về hoạt động lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: xem xét việc đưa ra mục tiêu và các chiến lược mua hàng đã phù hợp với tình hình thị trường và doanh nghiệp chưa?, đánh giá nhu cầu và đưa ra các phương án mua hàng đã thực sự đúng chưa? Đánh giá về hoạt động tổ chức mua hàng của doanh nghiệp: đánh giá về việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp đã thật sự chặt chẽ chưa thông qua kết quả mua hàng, xem xét hiệu quả và những tồn tại về thời gian, địa điểm giao nhận hàng hóa và quá trình thanh toán với nhà cung cấp

Đánh giá năng lực của đội ngũ mua hàng: việc đánh giá năng lực của đội ngũ mua hàng cho thấy hiệu quả của cả quá trình mua hàng Kỹ năng, chuyên môn, kiến thức của đội ngũ mua hàng được nhìn nhận thông qua quá trình mua, nó ảnh hưởng đến kết quả mua và hướng phát triển của kế hoạch mua trong các kỳ tiếp theo

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp

2.3.1 Các yếu tố nội tại

Nguồn lực doanh nghiệp được hiểu là những tài sản mà một doanh nghiệp sở hữu

và có thể khai thác vì mục đích kinh tế (F David, 1998) Nguồn lực doanh nghiệp bao

gồm cả nguồn lực vô hình và nguồn lực hữu hình 2.3.1.1 Nguồn lực hữu hình

Nguồn lực hữu hình là những tài sản của doanh nghiệp mà ta có thể nhìn thấy và định lượng được, bao gồm: tiền mặt, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực,

Vốn: là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,

đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa trong mua hàng, giảm được chi phí trong khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh

Cơ sở vật chất kỹ thuật: đó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật

chất kỹ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng Chẳng hạn như với các thiết bị máy tính hiện đại, phần mềm quản lý mua hàng thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm được thông tin, có nhiều cơ hội và chớp lấy được thời cơ để mua hàng nhanh chóng hơn, tốt hơn, điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ

Nhân viên mua hàng: Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại,

hành vi mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người Vì vậy, việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng, doanh nghiệp không thể giao hàng tùy ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được

2.3.1.2 Nguồn lực vô hình

Nguồn lực vô hình là những tài tài sản vô hình, không hiện diện để ta có thể nhìn thấy hay định lượng được, bao gồm: năng lực của nhân viên mua hàng, chiến lược kinh doanh, chính sách sản phẩm, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường, giá trị thương hiệu, mối quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp,

Năng lực của nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định

đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, phân chia công việc phù hợp với năng lực của từng người, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa chọn đúng đắn, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp

Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thị

trường thì việc đặt mua hàng sẽ dễ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu

tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh được tình trạng thủ tục rườm rà, Do đó, với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng

Mỗi doanh nghiệp cần phải có cả nguồn lực hữu hình và nguồn lực vô hình để tồn tại và phát triển Nguồn lực vô hình tuy là không thể nhìn thấy và định lượng được nhưng nó là yếu tố quan trọng, là tiềm năng phát triển của doanh nghiệp bởi nguồn lực vô hình là nguồn lực mà các đối thủ cạnh tranh rất khó để bắt chước hay thay thế Chính vì vậy, nguồn lực vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững và là động lực nâng cao nguồn lực hữu hình

2.3.2 Các yếu tố bên ngoài

2.3.2.1 Yếu tố môi trường vi mô

Khách hàng: Hoạt động mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong

mọi hoạt động kinh doanh thì khách hàng luôn được đặt ở trung tâm và nhu cầu của khách hàng là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng

Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng

của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo được khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng dẫn đến sự cạnh tranh của các nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng cần dựa vào một số nguyên tắc như: mức độ uy tín (thông qua các chứng chỉ chất lượng); giá cả cạnh tranh; đúng số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm giao hàng; quy mô doanh nghiệp; nguồn lực tài chính;

Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh

nghiệp Để có thể cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp cần đưa ra mức giá thấp hơn hoặc bằng đối thủ với chất lượng tương đương mà vẫn phải có lãi Điều này liên quan trực tiếp đến mua hàng, phải làm sao đảm bảo được về giá và chất lượng tốt nhất Mặt khác, sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp đem lại lợi ích cho doanh nghiệp khi các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp Cho nên các doanh nghiệp muốn tạo được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ thì luôn tìm kiếm nhiều nhà cung cấp khác nhau để mua được giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác

2.3.2.2 Yếu tố môi trường vĩ mô

Yếu tố Kinh tế: Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố tác động tới khả năng chi

tiêu của khách hàng, bao gồm các yếu tố như: lãi suất, tỷ giá hối đoái, lạm phát, Doanh nghiệp thương mại thường có mối quan hệ trên thị trường quốc tế, nhà cung cấp và nguồn hàng hóa nước ngoài Với thực trạng như vậy, tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động mua hàng và nó có ảnh hưởng trực tiếp đến giá bán sản phẩm của doanh nghiệp Hơn nữa, một nền kinh tế có lạm phát gia tăng sẽ làm tăng giá cả đầu vào dẫn đến tăng giá bán sản phẩm, từ đó khó cạnh tranh trên thị trường

Yếu tố Chính trị - Pháp luật: Các doanh nghiệp đều hoạt động dưới sự kiểm soát của

cơ quan nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định và luật pháp Do đó các doanh nghiệp cần nắm bắt tình hình thay đổi của các quy định, pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu, thuế, Nếu doanh nghiệp không nắm vững luật pháp, quy định, chính sách của Nhà nước thì rất dễ dẫn tới những hậu quả ảnh hưởng vô cùng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Một đất nước có nền chính trị ổn định tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa, từ đó tạo hiệu quả mua hàng và lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế Ngược lại, với một nền chính trị bất ổn, ví dụ như chiến tranh, xung đột, phản động, dẫn đến đình trệ kinh doanh, phương tiện chở hàng đi qua các vùng như vậy có thể bị tấn công gây thiệt hại, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động mua hàng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Yếu tố Khoa học - Công nghệ: Công nghệ phát triển dẫn đến ra đời các phần mềm

và hệ thống quản lý mua hàng giúp cho nhân viên mua hàng nói riêng và tổ chức nói chung có thể dễ dàng quản lý quá trình mua hàng một cách hiệu quả Nhờ sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt là công nghệ máy tính, doanh nghiệp có thể theo dõi và tổ chức hoạt động mua hàng từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đặt hàng, kiểm tra và theo dõi đơn đặt hàng, thanh toán trong phạm vi quốc gia và toàn cầu Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác và đa dạng nguồn cung trong mua hàng Công nghệ cũng cung cấp các giải pháp quản lý kho hàng, lượng tồn kho để có kế hoạch mua hàng và dự trữ hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tăng cường đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Tiểu kết chương 2

Chương 2 đưa ra các khái niệm về mua hàng và các vấn đề liên quan như mục tiêu và đặc điểm của mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Quy trình mua và chiến lược mua được đưa ra nhằm đảm bảo hiệu quả của hoạt động mua hàng cùng với nội dung mua hàng tại doanh nghiệp thương mại được trình bày theo hướng: Lập kế hoạch mua hàng; Tổ chức, triển khai hoạt động mua và Đánh giá hoạt động mua hàng Các yếu tố tác động đến hoạt động mua hàng cũng được đưa ra nhằm thấy rõ mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đó đến hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại Đồng thời, chương 2 là cơ sở lý luận các vấn đề cần thiết về quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn, là tiền đề để nghiên cứu thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas sẽ được trình bày trong Chương 3

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS

3.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

3.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas (tên quốc tế là Temas Engineering Joint Stock Company - Temas., JSC) được thành lập ngày 22/02/2012, có trụ sở chính đặt tại Hà Nội, là đơn vị đi đầu trong việc cung cấp các thiết bị, máy móc, công nghệ cũng như các giải pháp cho lĩnh vực tự động hóa công nghiệp

Logo và Slogan của công ty cho thấy mục tiêu và trách nhiệm của mình hướng tới sự thành công của khách hàng:

Hình 3.1 Logo và Slogan của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

(Nguồn: Website công ty)

Công ty hiện đang kinh doanh trong lĩnh vực thương mại cung cấp các thiết bị máy móc, thiết bị phục vụ các doanh nghiệp sản xuất, thương mại khác Ngoài ra, công ty còn có mảng nghiên cứu và phát triển các công nghệ mang thương hiệu Temas Hoạt động kinh doanh chính là tư vấn, cung cấp thiết bị, giải pháp và tích hợp hệ thống tự động hóa công nghiệp dựa trên nền tảng các công nghệ tân tiến nhất, góp phần thúc đẩy sự tiến bộ và phát triển bền vững cho ngành tự động hóa sản xuất Các sản phẩm kinh doanh của công ty bao gồm:

Sản phẩm phân phối: Temas hiện đang là đại diện phân phối chính thức của hơn 15

hãng công nghệ và thiết bị tự động hóa công nghiệp trên toàn thế giới, cung cấp hàng nghìn mã sản phẩm và giải pháp cho mọi nhu cầu của khách hàng Các sản phẩm mà Temas phân phối có thể kể đến: Robot & Cobot; Truy xuất nguồn gốc; Máy ép servo, thiết bị đo lực, khối lượng và mômen; Thiết bị điều khiển, tự động hóa; Thiết bị truyền động công nghiệp; Xử lý ảnh và trí tuệ nhân tạo (AI); Dây chuyền quấn dây động cơ; Thiết bị phòng sạch;

Sản phẩm tích hợp tự động hóa: Temas hướng đến việc cung cấp giải pháp trọn gói,

mang đến cho khách hàng sự tiện lợi và hiệu quả trong việc triển khai, thúc đẩy tiến trình xây dựng nhà máy sản xuất tự động và thông minh Một số giải pháp mà Temas cung cấp có thể kể đến như: Giải pháp Kho tự động, Giải pháp Robot,

Sản phẩm nghiên cứu và phát triển: Từ những lợi thế về công nghệ và đội ngũ kỹ

sư giàu kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực tự động hóa, Temas đã tự nghiên cứu và

phát triển các sản phẩm “Made in Vietnam” để cung cấp tới khách hàng các giải pháp kỹ thuật hiệu quả và kinh tế Có thể kể đến việc ra mắt thương hiệu riêng Profeeder cho sản phẩm máy cấp phôi tự động của Temas.

Thị trường các nhà cung cấp của Temas bao gồm thị trường nội địa, các công ty Việt Nam, nhà phân phối hoặc công ty nước ngoài có chi nhánh tại Việt Nam Ngoài ra các nhà cung cấp quan trọng của Temas còn nằm ở rất nhiều nước trên thế giới, trọng điểm ở Nhật Bản, Đài Loan và một số nước châu Âu.

Thị trường mà Temas cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chủ yếu là thị trường nội địa tại các khu công nghiệp tại Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh, Bình Dương, – một thị trường đang có tiềm năng phát triển mạnh về thiết bị công nghệ và tự động hóa Ngoài ra, một số sản phẩm phân phối của Temas được cung cấp cho thị trường nước ngoài, chủ yếu là thị trường châu Âu.

3.1.2 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas gồm 7 phòng ban, bộ phận chức năng Mỗi phòng ban đều có trưởng phòng quản lý và điều phối hoạt động của phòng ban đó Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas hiện có 3 văn phòng bao gồm trụ sở chính và workshop Hateco đặt tại Thành phố Hà Nội và một văn phòng đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh Các văn phòng này đều đặt dưới sự kiểm soát và điều phối của Ban lãnh đạo bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc

Hình 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Temas

Mỗi phòng ban có các chức năng, nhiệm vụ như sau:

Bảng 3.1 Nhiệm vụ của Bộ phận, Phòng ban tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas

STT Chức danh/Bộ phận

tích doanh thu của công ty

+ Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, tài khoản, nguồn tài chính, theo dõi tình hình thu – chi của công ty và các văn phòng

+ Thực hiện các nhiệm vụ với Nhà nước: đóng thuế, báo cáo tài chính,

4 Phòng Hành chính – Nhân sự

+ Theo dõi, hỗ trợ, quản lý, đánh giá nhân sự: tham gia phỏng vấn, phân công, bố trí, đào tạo nguồn nhân lực công ty, thực hiện khen thưởng nhân sự

+ Đề xuất và thực hiện các hoạt động của công ty: du lịch, team building, Year End Party,

+ Tổng kết kết quả công việc của các phòng ban theo tháng, quý, năm và thực hiện việc tổ chức khen thưởng đối với cá nhân, phòng ban xuất sắc

+ Ban hành và lưu trữ các văn bản do Ban lãnh đạo phê duyệt đến nội bộ công ty, sở, ban, ngành và các đơn vị có liên quan

5 Phòng R&D + Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mang thương hiệu riêng của Temas

+ Cải tiến công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng