CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI “QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS” 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứuMua hàng được coi là hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứn Quản trị mua hàng tại công ty cổ phần kỹ thuật Temas Quản trị mua hàng tại công ty cổ phần kỹ thuật Temas
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI “QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Mua hàng được coi là hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng khi nó là đầu mối ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất, mua hàng kiểm soát đầu vào như nguyên vật liệu, trang thiết bị, máy móc, về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí để hoạt động sản xuất không bị gián đoạn và đạt được hiệu quả cao nhất Còn đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng quyết định đến uy tín, lợi nhuận và mức độ cạnh tranh về giá cả, thời gian đáp ứng, chất lượng đối với hàng hóa mua mà không qua một khâu biến đổi nào, vì thế giá cả và chất lượng của hàng hóa mua vào quyết định trực tiếp đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Vai trò của mua hàng càng được khẳng định trong thị trường toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, khi mà hàng hóa và nguồn cung ngày càng đa dạng, không chỉ ở trong một quốc gia mà còn trên khắp thế giới, tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho chuỗi cung ứng Theo Tổng cục Thống kê, về cơ cấu nhóm hàng nhập khẩu 11 tháng năm 2023, nhóm hàng tư liệu sản xuất ước đạt 278,18 tỷ USD, chiếm 93,8%, trong đó nhóm hàng máy móc thiết bị, dụng cụ phụ tùng chiếm 45,6%; nhóm hàng nguyên, nhiên, vật liệu chiếm 48,2%
Từ những thống kê trên cho thấy thị trường nguồn cung và hàng hóa từ nước ngoài các mặt hàng điện tử, thiết bị, máy móc đang ngày càng tăng cao Điều này đem lại lợi thế về đa dạng nguồn cung trên thị trường cung ứng thiết bị công nghiệp để có sự lựa chọn tốt nhất, tuy nhiên mua ở thị trường nước ngoài còn gặp nhiều khó khăn liên quan đến giá cả do sự thay đổi tỷ giá, thủ tục mua phức tạp, thời gian vận chuyển dài, dẫn đến sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng Do đó, hoạt động mua càng trở nên quan trọng và mang tính quyết định đối với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại cung ứng các mặt hàng này Cũng chính vì vậy mà doanh nghiệp cần xây dựng quy trình, chiến lược mua hàng rõ ràng và hiệu quả.
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas là một công ty về thương mại và nghiên cứu phát triển, sản xuất các sản phẩm liên quan đến thiết bị, máy móc công nghiệp, vì hoạt động cả hai lĩnh vực như vậy nên hàng hóa mua phục vụ cho công ty rất phức tạp và có đặc thù về thông số kỹ thuật Do đó, quy trình mua tại công ty cũng gặp nhiều khó khăn Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas ở phòng mua hàng, tác giả nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại trong hoạt động quản trị mua hàng của công ty ảnh hưởng đến chi phí và hiệu quả kinh doanh Vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas” để phân tích về quy trình mua hàng tại công ty, chỉ ra những vấn đề còn tồn tại trong quy trình mua và hoạt động quản trị mua, từ đó có thể đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018) trong giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, Trường Đại học Thương mại, Nhà xuất bản Hà Nội, đã đề cập đến mua hàng theo cả quan niệm truyền thống và quan niệm rộng lớn hơn của mua hàng trong chiến lược
2 logistics chuỗi cung ứng, trong đó quan điểm tiếp cận chiến lược logistics được khai thác trong toàn bộ nội dung về mua hàng Trong giáo trình có trình bày về chiến lược mua và quy trình mua theo cách tiếp cận tác nghiệp bao gồm: Phân tích nhu cầu mua, Quyết định mua hay tự làm, Phương thức mua, Chọn nhà cung cấp, Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ và Đánh giá sau mua
Nguyễn Phúc Nguyên, Lê Thị Minh Hằng (2016) trong cuốn sách “Quản trị chuỗi cung ứng”, Nhà xuất bản Đà Nẵng, đã đưa ra cách nhìn nhận khác nhau về quản trị mua hàng bao gồm cách tiếp cận quá trình (là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng) và cách tiếp cận tác nghiệp (là quản trị bằng các bước như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua) Tác giả đã trình bày vai trò và đánh giá tầm quan trọng của việc mua hàng trong chuỗi cung ứng Đồng thời, tác giả cũng đưa ra quy trình mua hàng bắt đầu từ các bộ phận sử dụng và kết thúc khi nhà cung cấp nhận tiền Ngoài ra, tác giả còn mô tả về mua hàng trực tuyến và các lợi thế của mua hàng trực tuyến Cuối cùng, tác giả cung cấp thông tin về các thỏa thuận khác nhau trong mua hàng về các điều khoản, điều kiện và các loại hợp đồng
Nguyễn Thị Thu Thùy (2022) trong đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quản trị mua hàng nội địa tại Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương mại, đã tập trung phân tích thực trạng quy trình mua hàng nội địa của một công ty thương mại bao gồm đầy đủ các khâu từ phân tích nhu cầu mua hàng, quyết định mua hay tự sản xuất, triển khai các phương thức mua, quyết định lựa chọn nhà cung cấp, hoạt động tiếp nhận hàng hóa đến đánh giá sau mua Thông qua phân tích thực trạng và các kết quả đạt được, tác giả khẳng định Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long đã đánh giá và xem trọng sự hiệu quả cũng như vai trò của hoạt động quản trị mua hàng trong việc kinh doanh thương mại của công ty.
Ngô Thùy Linh (2023) trong luận văn “Quản trị mua hàng tại Công ty Điện lực Hà
Nam”, Luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Thương mại, đã phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng của công ty thông qua việc xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng hóa là các vật tư, thiết bị phục vụ cho sản xuất và cung ứng điện Từ những thực trạng trên, tác giả đã có những đánh giá về những thành công mà công ty đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại để đưa ra hướng khắc phục
Vũ Thị Lâm Phương (2022) trong nghiên cứu “Quản trị mua hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn cầu tại thị trường Việt Nam”, Khóa luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Thương mại, đã đưa ra và phân tích quy trình mua tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn cầu tại thị trường Việt Nam theo quan điểm tiếp cận tác nghiệp Trong quy trình mua tại công ty tác giả còn phân tích các vấn đề liên quan đến kho và thanh toán liên quan đến hoạt động mua trong một doanh nghiệp thương mại
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu của đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas. Để thực hiện mục tiêu nêu trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm việc:
• Tập hợp một số vấn đề lý luận về quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp.
• Khảo sát, phân tích, đánh giá về thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần
• Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : Hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp.
Phạm vi về thời gian: Đề tài sử dụng các dữ liệu (thứ cấp và sơ cấp) từ năm 2020 tới nay và các giải pháp đề xuất tới năm 2030.
Giới hạn về lĩnh vực nghiên cứu: Tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas bao gồm các lĩnh vực như thương mại, nghiên cứu phát triển sản phẩm và sản xuất sản phẩm thiết bị công nghiệp Tuy nhiên, hoạt động thương mại hàng công nghiệp là hoạt động chủ lực của công ty, cho nên đề tài này tập trung nghiên cứu và phân tích thực trạng của hoạt động mua phục vụ thương mại.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính dựa trên các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp
Thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp về thị trường, ngành hàng, đối thủ cạnh tranh, thị trường nguồn cung, quy trình, chiến lược mua, được thu thập và nghiên cứu từ các nguồn bao gồm: Giáo trình của các trường Đại học như Trường Đại học Thương mại, trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng; các bài báo được phát hành bởi các tạp chí như Tạp chí Công thương, Tạp chí Tài chính; các báo cáo của Tổng cục Thống kê; Ngoài ra, bài nghiên cứu còn sử dụng các dữ liệu được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas như các thông tin trên website Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas (https://www.temas.vn/), báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020 - 2023 và các tài liệu khác của công ty được phép tham khảo trong quá trình thực tập.
Thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn bốn nhân viên của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas bao gồm: ba nhân viên thuộc phòng Mua hàng - là những người tham gia trực tiếp vào hoạt động mua của công ty và một cán bộ nhân viên thuộc phòng Kế toán – người thực hiện các thanh toán trong hoạt động mua
4 hàng tại công ty Phỏng vấn nhằm mục đích thu thập các dữ liệu về quy trình mua, phương pháp mua, các chiến lược mua và các phương thức thanh toán trong mua hàng tại công ty.
1.5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp sau khi được thu thập từ các nguồn thì tiến hành các hoạt động:
Tập hợp: Các dữ liệu được chọn lọc sát với chủ đề nghiên cứu là hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas, sau đó được tập hợp lại để dễ dàng theo dõi.
Thống kê: Các dữ liệu sau khi được tập hợp lại sẽ được thống kê và phân chia thành các nhóm chủ đề phân tích theo từng nội dung của hoạt động mua hàng.
Phân tích: Phân tích các dữ liệu thu thập được để nhận thấy những thực trạng của quản trị mua hàng nói chung và quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas nói riêng có những điểm tương đồng và khác biệt ra sao.
So sánh: So sánh dữ liệu báo cáo tài chính, báo cáo mua hàng qua các năm từ năm
Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
Ngoài phần tóm lược; mục lục; danh mục bảng biểu, hình vẽ; danh mục từ viết tắt; tài liệu tham khảo và kết luận thì khóa luận được kết cấu theo 04 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về đề tài “Quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas”
Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Chương 4: Một số giải pháp về quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI BÁN BUÔN HÀNG CÔNG NGHIỆP
Khái quát về mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp
2.1.1 Khái niệm, mục tiêu và đặc điểm của mua tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp
Doanh nghiệp thương mại bán buôn là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến việc bán hàng hóa hay dịch vụ cho những người mua là tổ chức để bán lại hay sử dụng vào mục đích kinh doanh Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp là những doanh nghiệp thương mại bán buôn các mặt hàng nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc phục vụ cho ngành công nghiệp
Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp có một số đặc điểm như sau:
Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp là cầu nối giữa những nhà sản xuất với khách hàng tổ chức, có thể là nhà sản xuất (như bán nguyên nhiên vật liệu) hay tổ chức khác (như các doanh nghiệp bán buôn khác hoặc doanh nghiệp bán lẻ) Có thể nói rằng, doanh nghiệp thương mại bán buôn cũng là một trung gian thương mại hay là những nhà phân phối hàng hóa
Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng để bán lại hay phục vụ mục đích kinh doanh Doanh nghiệp thương mại bán buôn công nghiệp sẽ không tự sản xuất ra sản phẩm mà phải đi mua lại Đối với doanh nghiệp sản xuất, nhờ có những doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng hóa sẽ giúp họ tập trung vào hoạt động cốt lõi của mình là sản xuất và sản xuất ra những sản phẩm mà xã hội cần
Từ những đặc điểm trên cho thấy doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp có vai trò quan trọng Mặt khác, vì những doanh nghiệp này không trực tiếp sản xuất mà phải mua lại sản phẩm từ nhà sản xuất để dự trữ và bán lại cho những khách hàng tổ chức, bán lẻ phục vụ người tiêu dùng cuối cùng Do đó, doanh nghiệp thương mại bán buôn công nghiệp cần thực hiện hoạt động mua hàng hóa từ nhiều nguồn để đáp ứng yêu cầu của khách hàng tổ chức Từ đó cho thấy hoạt động mua trong doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp là tác nghiệp quan trọng và phức tạp, có ảnh hưởng và chịu tác động sâu sắc đối với thị trường người tiêu dùng cuối cùng Do vậy, có rất nhiều định nghĩa mua hàng được đưa ra và nghiên cứu, tuy nhiên hiện nay trong các doanh nghiệp thương mại nói chung thì mua hàng được hiểu theo nghĩa rộng (Procurement), cụ thể:
Theo giáo trình “Quản trị logistics kinh doanh”, Trường Đại học Thương mại (2018) chỉ ra rằng, trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược logistics chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa
6 chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất cung cấp và phát triển các nhà cung cấp
Trong giới hạn nghiên cứu của đề tài, mua được hiểu là một quá trình bao gồm những hoạt động như xác định nhu cầu, lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán về giá và các điều khoản, ký kết hợp đồng và chuyển giao, đo lường hiệu quả của nhà cung cấp và kiểm soát quá trình mua hàng
Mục tiêu của mua tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn nói chung và bán buôn hàng công nghiệp nói riêng:
Mục tiêu chiến lược: (1) Chất lượng dịch vụ phù hợp; (2) Tổng chi phí sở hữu thấp nhất; (3) Gia tăng tổng giá trị; (4) Phát triển quan hệ nhà cung cấp
Mục tiêu chiến thuật: (1) Đúng chất lượng; (2) Đúng số lượng; (3) Đúng thời gian; (4) Đúng giá; (5) Đúng nhà cung cấp
Vị trí của mua hàng được xác định qua mô hình sau:
Hình 2.1 Vị trí của mua và quản trị nguồn cung trong chuỗi giá trị
(Nguồn: Porter’s Value Chain Analysis, 1985)
Mua có vị trí kết nối then chốt và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng Mua tốt cho phép tối ưu hóa giá trị cho các bên mua và bán, do đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng Từ vị trí của mua dẫn đến vai trò chiến lược của mua tập trung vào các khía cạnh dưới đây:
Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp
7 lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác cũng dễ dàng nhận thấy người mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp Nó cho phép ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp
Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Bằng việc kết nối với thị trường cung ứng, mua nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường Những kiến thức thị trường đầu vào này cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới
Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt Do đó, chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp Nhờ vào việc duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường
Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong tổ chức: Các chiến lược bán ra, dự trữ, của doanh nghiệp thương mại đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức Đặc điểm của mua tại các doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp: Đặc điểm về hàng hóa: Hàng hóa mua là những hàng công nghiệp thành phẩm, nó có đủ tính năng đáp ứng yêu cầu của các tổ chức Vì vậy, mặt hàng có chức năng và thông số phù hợp với yêu cầu của khách hàng tổ chức là điều bắt buộc Đặc điểm về nguồn mua: Nguồn mua của doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp có thể là nhà sản xuất, các doanh nghiệp bán buôn khác trong nội địa hoặc nhập khẩu nước ngoài
Doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp mua với quy mô lớn, mua hàng không quá đa dạng, tần suất thấp và tính ổn định cao
Nhu cầu mua hàng phụ thuộc vào yêu cầu đặt hàng của các tổ chức sản xuất, bán buôn, bán lẻ nhưng cũng có thể phụ thuộc vào sự phân phối của các nguồn hàng Ngoài ra, bán buôn cũng phải nắm bắt được các yêu cầu của thị trường để dự đoán các mặt hàng phù hợp với yêu cầu của tổ chức trong tương lai Đặc điểm về giá mua: Giá mua không chỉ phụ thuộc vào giá của nhà cung cấp mà nó còn phụ thuộc vào giá mua của các khách hàng là các nhà sản xuất, bán buôn, bán lẻ khác Thêm vào đó, các hàng hóa thương mại phải cộng thêm chi phí phân phối bên cần tính toán kỹ lưỡng khi lập kế hoạch mua
2.1.2 Nhà cung cấp và hàng hóa mua tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp
2.1.2.1 Nhà cung cấp của doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp
Nhà cung cấp là các tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh, có khả năng cung ứng các yếu tố đầu vào cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp (người mua) Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng hàng hóa, sản phẩm đầu vào, giúp doanh nghiệp thương mại đảm bảo được nguồn cung ổn định, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh Để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại diễn ra ổn định thì cần có các nhà cung cấp tốt Nhà cung cấp tốt là những nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí về thời gian cung ứng, giá cả cạnh tranh, chất lượng hàng hóa cung ứng và giao hàng đúng yêu cầu của doanh nghiệp thương mại
Chọn nhà cung cấp tốt có tầm quan trọng lớn trong hoạt động logistics và trong kinh doanh của của doanh nghiệp Lựa chọn nhà cung cấp tốt sẽ đem lại một số lợi ích như: Nhà cung ứng tốt sẽ có các tiêu chuẩn phù hợp với doanh nghiệp đảm bảo cung cấp hàng hóa với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác, đáp ứng yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp với chi phí thấp
Nhà cung ứng tốt sẽ nỗ lực phát triển tạo nên các mối quan hệ chiến lược, lâu dài, điều này giúp kinh doanh ổn định và đúng hướng
Nội dung quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp
2.2.1 Lập kế hoạch mua hàng
Lập kế hoạch là chức năng quản lý chính, nó bao gồm các quá trình hình thành mục tiêu của tổ chức, hình thành kế hoạch hành động, khung thời gian cũng như chuỗi hành động và hướng phân phối tất cả các loại tài nguyên cần thiết để đạt được mục tiêu Theo Anton Rudenko (2018) trong “Developing purchase planning”, lập kế hoạch mua hàng bao hàm việc giám sát hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng (về số lượng, ngày giao và nhận hàng, phương tiện giao, ), dự báo nhu cầu và các hoạt động khác Nó cũng tính đến việc tuân thủ các mục tiêu tài chính và ngân sách, làm việc với các hệ thống điện tử như ERP hoặc phần mềm mua hàng để tối ưu quy trình lập hóa đơn, thanh toán và kiểm soát
Giai đoạn lập kế hoạch mua hàng được xem xét qua các vấn đề sau:
Yêu cầu của khách hàng: Yêu cầu của khách hàng rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp thương mại nào vì không có khách hàng thì không có doanh thu Khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp phải đảm bảo hàng luôn có sẵn hay đáp ứng cho khách hàng bất cứ khi nào họ cần
Yêu cầu của doanh nghiệp: Mặc dù thiết lập tính sẵn có của sản phẩm là cần thiết nhưng các yêu cầu của doanh nghiệp cũng cần được xem xét vì việc dự trữ quá nhiều sẽ làm tăng chi phí và có thể dẫn tới sự lỗi thời của sản phẩm Vì vậy cần có sự hài hòa giữa yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp
Hiệu quả về tài chính: Doanh nghiệp cần đảm bảo sự đồng bộ giữa chi phí mua hàng và mục tiêu tài chính bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho và cân bằng giữa nhu cầu và khả năng cung ứng (Day 2002; Van Weele 2010; Monczka, Handfield, Giunipero & Giunipero 2009; Branch 2000) Để cân đối được yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp và hiệu quả tài chính thì cần xác định một số yếu tố như sau: Đối tượng mua: phụ thuộc vào nhu cầu bán ra để xác định Để xác định xem doanh nghiệp cần mua gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu khách hàng để thỏa mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hóa, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận và đạt hiệu quả kinh doanh
Số lượng mua: Để xác định được số lượng hàng hóa mua vào trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển
M + Ddk = B + Dck + Dhh Trong đó:
M - Lượng hàng hóa cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh
B - Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ
Ddk - Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ kinh doanh
Dck- Lượng hàng dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo Dhh - Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kỳ như sau:
M = B + Dck - Ddk + Dhh Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng
Thời điểm mua: Xác định thời điểm mua khi nào là hợp lý nhất, đáp ứng được cả yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp
Nhà cung cấp: Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm mà doanh nghiệp cần Thường một chủng loại sản phẩm sẽ có một nhà cung cấp chính và các nhà cung cấp phụ Tùy thuộc vào thị trường và giá cả để quyết định mua của nhà cung cấp nào
Giá cả: Tùy thuộc vào thời điểm và nhà cung cấp mà giá cả của hàng mua vào sẽ khác nhau Vì giá không cố định theo thời gian và tình hình thị trường nên doanh nghiệp cần tính toán để lên kế hoạch mua sao cho hiệu quả về giá cũng như đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà không bị lưu kho quá lâu tại doanh nghiệp
Chất lượng hàng mua vào: Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hóa mua vào Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu mà tại đó hàng hóa đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người mua và như vậy người bán có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp có thể chưa tối ưu
2.2.2 Tổ chức, triển khai hoạt động mua hàng
2.2.2.1 Xác lập cấu trúc tổ chức mua hàng
Tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bán buôn là việc doanh nghiệp lựa chọn cách thức tổ chức mua bao gồm cấu trúc tập trung, cấu trúc phân quyền, cấu trúc hỗn hợp và cấu trúc phối hợp
Cấu trúc tập trung: Là cấu trúc trong đó phòng mua hàng đặt tại trụ sở công ty Bộ phận này sẽ tập trung các yêu cầu mua từ các vị trí trong mạng lưới của công ty, quyết định tất cả các vấn đề mua như số lượng, chính sách giá, hợp đồng, thương lượng, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp
Cấu trúc phân quyền: Là hệ thống trong đó các phòng mua cục bộ như ở các cấp bộ phận hay chi nhánh sẽ tự quyết định mua cho bộ phận của mình Đây là dạng cấu trúc phổ biến trong quá khứ, thường sử dụng cho các doanh nghiệp khi mua chưa được nhìn nhận như một chức năng Tuy nhiên, cấu trúc này có tầm nhìn hẹp và phù hợp với các vấn đề và thị trường kinh doanh địa phương khi công ty có nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau vì trong trường hợp này, việc kiểm soát tập trung sẽ không hiệu quả bởi mỗi đơn vị hoạt động trong khu vực riêng của mình
Cấu trúc hỗn hợp: Trên thực tế, phần lớn các công ty nằm trong khoảng giữa hai thái cực tập trung và phân quyền để tận dụng lợi thế của cả hai Trong cấu trúc hỗn hợp, trách nhiệm mua giữa trụ sở chính và bộ phận địa phương được phân chia theo môi trường kinh doanh Sự phân chia chính xác sẽ phụ thuộc vào từng công ty, các nhiệm vụ thường được phân bổ cho trụ sở chính thường bao gồm: Xây dựng chiến lược, chính sách và tiêu chuẩn mua sắm; đàm phán đối với những mặt hàng phổ biến, được sử dụng rộng rãi; quản lý hàng tồn kho giữa các địa điểm; mua các mặt hàng chiến lược; đào tạo kỹ năng mua; giải quyết các vấn đề pháp lý; nghiên cứu và truyền thông Trách nhiệm của bộ phận mua ở địa phương bao gồm: Đặt hàng cho các mặt hàng phổ biến; thương lượng và ký kết hợp đồng mua tại địa phương
Cấu trúc phối hợp: Người mua vẫn ở địa phương nhưng có sự lãnh đạo tập trung chiến lược chiến lược từ trụ sở nhằm phối hợp giữa các cơ sở khác nhau, tăng cường cộng tác Đây là một lựa chọn đầu tư thấp, thay đổi rất ít về tổ chức trong khi cố gắng tạo ra sự phát triển, nhưng cũng là một cấu trúc không dễ quản lý, trừ khi có một điều phối viên có khả năng thuyết phục cao
2.2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, người mua phải tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp Yêu cầu thông tin RFI và yêu cầu báo giá RFQ từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng, từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất Một quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhà cung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn thay thế khi cần thiết Các nhà cung cấp này sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản và điều kiện giao hàng phù hợp
Lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện thông qua một số tiêu chí sau:
Mặt hàng: lựa chọn nhà cung cấp dựa trên mặt hàng là tiêu chí đầu tiên để đảm bảo chất lượng hàng hóa mà nhà cung cấp cung ứng, thường lựa chọn nhà cung cấp là những nhà phân phối hay đại lý phân phối chính hãng các mặt hàng của nhà sản xuất
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại bán buôn hàng công nghiệp
2.3.1 Các yếu tố nội tại
Nguồn lực doanh nghiệp được hiểu là những tài sản mà một doanh nghiệp sở hữu và có thể khai thác vì mục đích kinh tế (F David, 1998) Nguồn lực doanh nghiệp bao gồm cả nguồn lực vô hình và nguồn lực hữu hình
Nguồn lực hữu hình là những tài sản của doanh nghiệp mà ta có thể nhìn thấy và định lượng được, bao gồm: tiền mặt, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực,
Vốn: là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa trong mua hàng, giảm được chi phí trong khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh
Cơ sở vật chất kỹ thuật: đó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng Chẳng hạn như với các thiết bị máy tính hiện đại, phần mềm quản lý mua hàng thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm được thông tin, có nhiều cơ hội và chớp lấy được thời cơ để mua hàng nhanh chóng hơn, tốt hơn, điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ
Nhân viên mua hàng: Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại, hành vi mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người Vì vậy, việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng, doanh nghiệp không thể giao hàng tùy ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được
Nguồn lực vô hình là những tài tài sản vô hình, không hiện diện để ta có thể nhìn thấy hay định lượng được, bao gồm: năng lực của nhân viên mua hàng, chiến lược kinh doanh, chính sách sản phẩm, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường, giá trị thương hiệu, mối quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp,
Năng lực của nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, phân chia công việc phù hợp với năng lực của từng người, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa chọn đúng đắn, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp
Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thị trường thì việc đặt mua hàng sẽ dễ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu
20 tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh được tình trạng thủ tục rườm rà, Do đó, với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng
Mỗi doanh nghiệp cần phải có cả nguồn lực hữu hình và nguồn lực vô hình để tồn tại và phát triển Nguồn lực vô hình tuy là không thể nhìn thấy và định lượng được nhưng nó là yếu tố quan trọng, là tiềm năng phát triển của doanh nghiệp bởi nguồn lực vô hình là nguồn lực mà các đối thủ cạnh tranh rất khó để bắt chước hay thay thế Chính vì vậy, nguồn lực vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững và là động lực nâng cao nguồn lực hữu hình
2.3.2 Các yếu tố bên ngoài
2.3.2.1 Yếu tố môi trường vi mô
Khách hàng: Hoạt động mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh thì khách hàng luôn được đặt ở trung tâm và nhu cầu của khách hàng là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng
Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo được khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng dẫn đến sự cạnh tranh của các nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng cần dựa vào một số nguyên tắc như: mức độ uy tín (thông qua các chứng chỉ chất lượng); giá cả cạnh tranh; đúng số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm giao hàng; quy mô doanh nghiệp; nguồn lực tài chính; Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp Để có thể cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp cần đưa ra mức giá thấp hơn hoặc bằng đối thủ với chất lượng tương đương mà vẫn phải có lãi Điều này liên quan trực tiếp đến mua hàng, phải làm sao đảm bảo được về giá và chất lượng tốt nhất Mặt khác, sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp đem lại lợi ích cho doanh nghiệp khi các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp Cho nên các doanh nghiệp muốn tạo được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ thì luôn tìm kiếm nhiều nhà cung cấp khác nhau để mua được giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác
2.3.2.2 Yếu tố môi trường vĩ mô
Yếu tố Kinh tế: Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố tác động tới khả năng chi tiêu của khách hàng, bao gồm các yếu tố như: lãi suất, tỷ giá hối đoái, lạm phát, Doanh nghiệp thương mại thường có mối quan hệ trên thị trường quốc tế, nhà cung cấp và nguồn hàng hóa nước ngoài Với thực trạng như vậy, tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động mua hàng và nó có ảnh hưởng trực tiếp đến giá bán sản phẩm của doanh nghiệp Hơn nữa, một nền kinh tế có lạm phát gia tăng sẽ làm tăng giá cả đầu vào dẫn đến tăng giá bán sản phẩm, từ đó khó cạnh tranh trên thị trường
Yếu tố Chính trị - Pháp luật: Các doanh nghiệp đều hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định và luật pháp Do đó các doanh nghiệp cần nắm bắt tình hình thay đổi của các quy định, pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu, thuế, Nếu doanh nghiệp không nắm vững luật pháp, quy định, chính sách của Nhà nước thì rất dễ dẫn tới những hậu quả ảnh hưởng vô cùng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Một đất nước có nền chính trị ổn định tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa, từ đó tạo hiệu quả mua hàng và lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế Ngược lại, với một nền chính trị bất ổn, ví dụ như chiến tranh, xung đột, phản động, dẫn đến đình trệ kinh doanh, phương tiện chở hàng đi qua các vùng như vậy có thể bị tấn công gây thiệt hại, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động mua hàng và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG
Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
3.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas (tên quốc tế là Temas Engineering Joint Stock Company - Temas., JSC) được thành lập ngày 22/02/2012, có trụ sở chính đặt tại Hà Nội, là đơn vị đi đầu trong việc cung cấp các thiết bị, máy móc, công nghệ cũng như các giải pháp cho lĩnh vực tự động hóa công nghiệp
Logo và Slogan của công ty cho thấy mục tiêu và trách nhiệm của mình hướng tới sự thành công của khách hàng:
Hình 3.1 Logo và Slogan của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Công ty hiện đang kinh doanh trong lĩnh vực thương mại cung cấp các thiết bị máy móc, thiết bị phục vụ các doanh nghiệp sản xuất, thương mại khác Ngoài ra, công ty còn có mảng nghiên cứu và phát triển các công nghệ mang thương hiệu Temas Hoạt động kinh doanh chính là tư vấn, cung cấp thiết bị, giải pháp và tích hợp hệ thống tự động hóa công nghiệp dựa trên nền tảng các công nghệ tân tiến nhất, góp phần thúc đẩy sự tiến bộ và phát triển bền vững cho ngành tự động hóa sản xuất Các sản phẩm kinh doanh của công ty bao gồm:
Sản phẩm phân phối: Temas hiện đang là đại diện phân phối chính thức của hơn 15 hãng công nghệ và thiết bị tự động hóa công nghiệp trên toàn thế giới, cung cấp hàng nghìn mã sản phẩm và giải pháp cho mọi nhu cầu của khách hàng Các sản phẩm mà Temas phân phối có thể kể đến: Robot & Cobot; Truy xuất nguồn gốc; Máy ép servo, thiết bị đo lực, khối lượng và mômen; Thiết bị điều khiển, tự động hóa; Thiết bị truyền động công nghiệp; Xử lý ảnh và trí tuệ nhân tạo (AI); Dây chuyền quấn dây động cơ; Thiết bị phòng sạch;
Sản phẩm tích hợp tự động hóa: Temas hướng đến việc cung cấp giải pháp trọn gói, mang đến cho khách hàng sự tiện lợi và hiệu quả trong việc triển khai, thúc đẩy tiến trình xây dựng nhà máy sản xuất tự động và thông minh Một số giải pháp mà Temas cung cấp có thể kể đến như: Giải pháp Kho tự động, Giải pháp Robot,
Sản phẩm nghiên cứu và phát triển: Từ những lợi thế về công nghệ và đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực tự động hóa, Temas đã tự nghiên cứu và
23 phát triển các sản phẩm “Made in Vietnam” để cung cấp tới khách hàng các giải pháp kỹ thuật hiệu quả và kinh tế Có thể kể đến việc ra mắt thương hiệu riêng Profeeder cho sản phẩm máy cấp phôi tự động của Temas.
Thị trường các nhà cung cấp của Temas bao gồm thị trường nội địa, các công ty Việt Nam, nhà phân phối hoặc công ty nước ngoài có chi nhánh tại Việt Nam Ngoài ra các nhà cung cấp quan trọng của Temas còn nằm ở rất nhiều nước trên thế giới, trọng điểm ở Nhật Bản, Đài Loan và một số nước châu Âu.
Thị trường mà Temas cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chủ yếu là thị trường nội địa tại các khu công nghiệp tại Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh, Bình Dương, – một thị trường đang có tiềm năng phát triển mạnh về thiết bị công nghệ và tự động hóa Ngoài ra, một số sản phẩm phân phối của Temas được cung cấp cho thị trường nước ngoài, chủ yếu là thị trường châu Âu.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas gồm 7 phòng ban, bộ phận chức năng Mỗi phòng ban đều có trưởng phòng quản lý và điều phối hoạt động của phòng ban đó Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas hiện có 3 văn phòng bao gồm trụ sở chính và workshop Hateco đặt tại Thành phố Hà Nội và một văn phòng đặt tại Thành phố
Hồ Chí Minh Các văn phòng này đều đặt dưới sự kiểm soát và điều phối của Ban lãnh đạo bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc
Hình 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Temas
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Mỗi phòng ban có các chức năng, nhiệm vụ như sau:
Bảng 3.1 Nhiệm vụ của Bộ phận, Phòng ban tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
STT Chức danh/Bộ phận
1 Giám đốc + Điều hành, phân công công việc cụ thể cho từng phòng ban
+ Theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động của từng phòng ban theo từng lĩnh vực hoạt động của công ty
+ Thực hiện các quyết định, kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư
+ Chịu trách nhiệm về tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
+ Theo dõi dòng hàng hóa, có trách nhiệm duyệt các chứng từ, đề nghị mua và thanh toán của phòng Mua hàng
3 Phòng Kế toán + Cập nhật tình hình hàng hóa, biểu giá thị trường, phân tích doanh thu của công ty
+ Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, tài khoản, nguồn tài chính, theo dõi tình hình thu – chi của công ty và các văn phòng
+ Thực hiện các nhiệm vụ với Nhà nước: đóng thuế, báo cáo tài chính,
+ Theo dõi, hỗ trợ, quản lý, đánh giá nhân sự: tham gia phỏng vấn, phân công, bố trí, đào tạo nguồn nhân lực công ty, thực hiện khen thưởng nhân sự
+ Đề xuất và thực hiện các hoạt động của công ty: du lịch, team building, Year End Party,
+ Tổng kết kết quả công việc của các phòng ban theo tháng, quý, năm và thực hiện việc tổ chức khen thưởng đối với cá nhân, phòng ban xuất sắc
+ Ban hành và lưu trữ các văn bản do Ban lãnh đạo phê duyệt đến nội bộ công ty, sở, ban, ngành và các đơn vị có liên quan
5 Phòng R&D + Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mang thương hiệu riêng của Temas
+ Cải tiến công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng
6 Phòng Kinh doanh + Tư vấn sản phẩm khách hàng có nhu cầu, giải đáp thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
+ Chuyển thông tin đến phòng Mua hàng để thực hiện mua hàng theo yêu cầu khách hàng với chi phí và chất lượng tối ưu nhất
+ Theo dõi tình hình hàng hóa và cập nhật thông tin đến khách hàng
7 Phòng Mua hàng + Tiếp nhận thông tin, đề nghị mua của phòng Kinh doanh, phòng Kỹ thuật và R&D để thực hiện tìm kiếm nguồn cung cấp phù hợp, chi phí và chất lượng tối ưu
+ Tiến hành đặt mua hàng hóa theo yêu cầu và đề nghị thanh toán cho kế toán
+ Theo dõi đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng + Lưu kho, bàn giao hàng cho kế toán theo quy định + Xuất hàng theo yêu cầu của các phòng ban
+ Thực hiện lên tờ khai hải quan, chứng từ cần thiết để xuất/nhập hàng hóa nước ngoài
8 Phòng Kỹ thuật + Thực hiện các dự án của công ty
+ Bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp hệ thống, máy móc, thiết bị của công ty
9 Bộ phận Marketing + Thiết kế, cập nhật và quản lý website công ty
+ Đăng các bài viết của các cá nhân, phòng ban về chủ đề liên quan đến lĩnh vực kinh doanh Thực hiện viết bài cho Blog của công ty
+ Thiết kế các giấy chứng nhận, bằng khen cho các cá nhân, phòng ban được công ty khen thưởng
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Mỗi phòng ban, bộ phận thực hiện các chức năng khác nhau để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty Đặc biệt với đặc thù kinh doanh thương mại và nghiên cứu phát triển, chế tạo sản phẩm kỹ thuật nên các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty hoàn toàn phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Nguồn nhân lực là nguồn lực quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của Temas Nguồn nhân lực của Temas phân bổ tương đối phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty Cơ cấu nguồn nhân lực của Temas được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.2 Cơ cấu nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas tính đến ngày
Trung cấp, cao đẳng 5 8,3% Đại học 53 88,3%
(Nguồn: Báo cáo của Phòng Hành chính - Nhân sự tháng 12/2023)
Phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
3.2.1 Thực trạng của hàng hóa mua và các nguồn cung ứng của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas giai đoạn 2021-2023
3.2.1.1 Thực trạng hàng hóa mua của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas kinh doanh cả mảng thương mại và thiết kế, nghiên cứu phát triển sản phẩm máy móc, công nghệ, sản xuất sản phẩm, vì thế hàng hóa mua của công ty rất đa dạng và có các thông số kỹ thuật phức tạp Tuy nhiên, đề tài nghiên cứu này tập trung vào hoạt động thương mại của công ty nên hàng hóa mua trong lĩnh vực thương mại của công ty sẽ tập trung vào hai loại hàng hóa chính:
Hàng hóa phục vụ cho nhu cầu bán ra của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas: Đây là loại hàng hóa chiếm tỷ trọng mua vào cao nhất của công ty khi giá vốn hàng hóa mua thương mại chiếm trên 80% chi phí Các loại hàng hóa thương mại mua chủ yếu của công ty bao gồm: Robotics (Robot, các bộ phận của Robot, ); Force Measurement (Thiết bị đo lực, máy ép Servo, thiết bị đo momen, thiết bị cân đo khối lượng, ); Traceability (Máy quét mã vạch, máy khắc laser, đầu đọc barcode, ); Factory Automation (Xilanh, đầu nối khí, van điện từ, máy sấy khí, ).
Hàng hóa đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp: Ngoài loại hàng hóa chính trong thương mại, đứng dưới góc độ một công ty thương mại, Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas thực hiện mua các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình Cụ thể các trang thiết bị đầu vào bao gồm bàn ghế, máy tính, điều hòa, kệ chứa hàng nhà kho, trang thiết bị, đồ dùng sinh hoạt chung, đồ uống Ngoài ra, trong quá trình làm việc, các thiết bị máy tính và văn phòng phẩm mới được mua để phục vụ cho công việc khi có nhân viên mới.
3.2.1.2 Thực trạng nguồn cung ứng hàng hóa của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Các nhà cung cấp là những cá nhân, tổ chức cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho công ty, nhà cung cấp uy tín là tiền đề của sự hợp tác phát triển lâu dài Nhà cung cấp sản phẩm cho Temas rất đa dạng bao gồm nhà cung cấp trong nước và nước ngoài, các nhà cung cấp được Temas đánh giá kỹ lưỡng trước khi đi đến quyết định hợp tác Việc hợp tác với các đối tác về kỹ thuật và công nghệ hàng đầu trên thế giới giúp cho Temas có thể cung cấp các giải pháp sáng tạo trong lĩnh vực tự động hóa công nghiệp Cùng với những chuyên gia tự động hóa bài bản, Temas tự tin có thể mang lại giá trị gia tăng đích thực cho khách hàng Các nhà cung cấp của Temas hầu hết là nhà sản xuất hay nhà phân phối, đại lý có giấy chứng nhận phân phối của công ty sản xuất, vì thế Temas có quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp, tiêu biểu như: SMC, Gravotech (hợp tác 10 năm), Unipulse (hợp tác 9 năm), Janome, Mars Tohken Solutions (hợp tác 8 năm), Chính sự hợp tác lâu dài với nhà cung cấp mà Temas được hưởng nhiều quyền lợi, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
33 Đối với nhà cung cấp nước ngoài, Temas hợp tác với một số nhà cung cấp tiêu biểu như: Janome, Makishinko, Mars Tohken, Tsutsimi, Unipulse, Airtech, Gravotech, IDS, Techman, chủ yếu tại thị trường Nhật Bản, Đài Loan, các nước châu Âu. Đối với nhà cung cấp trong nước chủ yếu là nhà phân phối hoặc đại lý của chính hãng sản xuất như SMC Việt Nam (bao gồm SMC Bắc Ninh, SMC Hồ Chí Minh, SMC Đà Nẵng), Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp Long, Misumi Việt Nam,
Temas luôn có sự hợp tác lâu dài và ổn định đối với các nhà cung cấp chiến lược của mình Vì thế, công ty cũng có các chính sách phát triển quan hệ nhà cung cấp nhằm tạo ra sự hợp tác lâu dài và hiệu quả giữa hai bên Một số chính sách phát triển quan hệ nhà cung cấp của Temas có thể kể đến như:
Khích lệ nhà cung cấp cả về vật chất lẫn tinh thần: Về vật chất, đối với nhà cung cấp quan trọng và đối tác chiến lược, Temas phát triển quan hệ bằng cách nâng hạn ngạch mua, với những hàng hóa mà nhà cung cấp đó phân phối thì Temas luôn ưu tiên lựa chọn mua và ký hợp đồng cung ứng dài hạn Về tinh thần, nhà cung cấp quan trọng của Temas sẽ được ghi nhận nỗ lực và được công ty trao các danh hiệu nhà cung cấp chiến lược
Bảng 3.7: Trị giá mua hàng của Temas tại một số nhà cung cấp trong 3 năm
Công ty Cổ phần Công nghệ Hợp
(Nguồn: Báo cáo đơn đặt hàng của phòng mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật
Temas năm 2021, 2022, 2023) Điều chỉnh linh hoạt vì lợi ích chung: Các nguyên tắc hai bên đưa ra luôn được điều chỉnh một cách linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của nhà cung cấp cũng như Temas, giúp duy trì hợp tác lâu dài và giúp đỡ lẫn nhau.
Cam kết thực hiện dự án cải thiện nhà cung cấp: Temas luôn sẵn sàng giúp đỡ trong việc đánh giá làm căn cứ giúp nhà cung cấp thực hiện kiểm định ISO, thực hiện các chiến lược, dự án cải thiện chất lượng nhà cung cấp.
Tăng cường trao đổi thông tin và phản hồi: Ngoài các trao đổi thông tin về hàng hóa cần mua, Temas cũng thường xuyên hỏi thăm, trao đổi thông tin tình hình kinh doanh và
34 phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của nhà cung cấp trong quản lý hàng hóa và quan hệ giữa hai bên Phòng mua hàng thực hiện hỏi báo giá theo yêu cầu của phòng kinh doanh, sau một khoảng thời gian (thường là từ 1 – 2 tuần tùy mặt hàng), nếu chưa thấy phòng kinh doanh phản hồi lên đơn đặt hàng thì phòng mua hàng sẽ tiến hành hỏi phòng kinh doanh về kế hoạch mua hàng hóa đó của khách hàng để phản hồi lại với nhà cung cấp về thông tin đơn hàng và những vấn đề, lý do (về hàng hóa, giá cả, thời gian, ) khiến cho đơn hàng đó chưa thể thực hiện được, từ đó để nhà cung cấp nắm được thông tin và hỗ trợ Temas một cách tốt nhất để lấy được đơn hàng.
Tham gia và mời tham gia các hoạt động: Trong các sự kiện của công ty như tất niên, sinh nhật công ty, các lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm mới, thì Temas luôn gửi những lời mời đến các nhà cung cấp chiến lược của mình Đồng thời, Temas cũng tích cực tham gia các sự kiện, hoạt động của đối tác nhằm nâng cao mối quan hệ hợp tác giữa hai bên.
3.2.2 Phân tích hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 3.2.2.1 Mục tiêu và chiến lược mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas a) Mục tiêu mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Temas luôn đặt mục tiêu kinh doanh để từ đó các bộ phận phối hợp nhằm đạt được mục tiêu đó một cách hiệu quả Từ mục tiêu kinh doanh của công ty, bộ phận mua hàng cũng đặt ra mục tiêu của mình để hướng tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp dựa trên các khía cạnh:
Giá cả: giá cả thương lượng với nhà cung cấp phải cạnh tranh và phù hợp với ngân sách của công ty dành cho hàng hóa mua thương mại Một trong những lợi thế của chính sách phát triển quan hệ nhà cung cấp nhằm mục đích hưởng các ưu đãi về giá cả Chẳng hạn như một số nhà cung cấp có quan hệ hợp tác lâu dài với Temas, để được hưởng giá cả cạnh tranh, phòng mua hàng sẽ chủ động hoặc có yêu cầu từ phòng kinh doanh xin giảm giá thì phòng mua hàng sẽ dựa vào mối quan hệ này để xin giảm giá từ nhà cung cấp Thường phòng mua hàng sẽ xin giảm giá từ 6% - 20% tùy vào từng mặt hàng, mối quan hệ với nhà cung cấp và giá trị của nó.
Kết luận về hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
3.3.1 Kết quả của hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 3.3.1.1 Thành công
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas có quy trình mua hàng thống nhất, kiểm soát hàng hóa từ đầu nguồn đến khi giao hàng thành công cho khách hàng của mình Các bước trong quy trình mua hàng được kiểm soát và được duyệt kỹ lưỡng từ trưởng phòng mua hàng đến Ban lãnh đạo Điều đó giúp công ty kiểm soát được toàn diện nguồn cung hàng hóa từ việc kiểm soát chất lượng nhà cung cấp cho tới chất lượng hàng mà công ty kinh doanh
Từ đó nâng cao được uy tín của công ty trên thị trường cung ứng thiết bị công nghiệp/tự động hóa đầy cạnh tranh.
Temas ký kết hợp tác lâu dài với nhiều nhà cung cấp uy tín, giúp công ty được hưởng nhiều quyền lợi, tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường Đối với nhà cung cấp dịch vụ logistics như FedEx, DHL, Viettel Post, công ty cũng ký hợp tác lâu dài, nhận thông báo thường xuyên về tình hình của hàng hóa, giúp công ty luôn kiểm soát được tiến độ đơn hàng của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Phòng Mua hàng đã kiểm soát và thực hiện thành công trên 90% đơn hàng và hoàn thành trung bình trên 80% yêu cầu báo giá của phòng Kinh doanh làm tiền đề cho việc hình thành đơn đặt hàng.
Bảng 3.12: Kết quả hoàn thành báo giá và mua hàng của phòng mua hàng năm
(Đơn vị : %) Đối tượng đánh giá
Quý I Quý II Quý III Quý IV Quý I Quý II Quý III Quý IV
Yêu cầu báo giá 75 78 86 81 85 91 83 82 Đề nghị mua 91 96 89 90 92 90 95 93
(Nguồn: Báo cáo phòng Mua hàng của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas năm
Số đơn đặt hàng, hoạt động mua hàng và tỷ lệ đơn hàng thành công ngày càng tăng qua các năm được thể hiện thông qua số vốn và doanh thu của mua hàng hóa thương mại. Bảng 3.13: Giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas giai đoạn
(Nguồn: Tổng hợp Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2021-2023) 3.3.1.2 Hạn chế
Phòng Mua hàng tại trụ sở Hà Nội đang đảm nhận việc mua hàng cho cả ba văn phòng của công ty Điều này gây quá tải công việc và sự chồng chéo, phức tạp trong quản lý đơn hàng giữa các văn phòng.
Việc quản lý vận tải của công ty vẫn còn thụ động do công ty thuê ngoài những bên giao nhận thực hiện việc này Đối với tình hình hiện nay, việc thuê ngoài có thể là giải pháp tối ưu nhưng nhìn vào kết quả kinh doanh cho thấy, công ty đang dần tăng trưởng về lượng hàng nhập khẩu cũng như phân phối nên nhìn nhận lâu dài thì việc thuê ngoài cũng gây tốn kém và có nhiều bất cập về thông tin và dịch vụ.
Tuy tỷ lệ phản hồi báo giá khá cao (trung bình trên 80%) nhưng có đến khoảng 30% báo giá có thời gian phản hồi chậm hơn yêu cầu, thông thường phản hồi báo giá chậm của phòng mua hàng khoảng 1 - 2 ngày so với yêu cầu của phòng kinh doanh.
Thông thường các đơn hàng sẽ đáp ứng được tiến độ của phòng kinh doanh do báo giá của phòng mua hàng có thông báo về khoảng thời gian có hàng Tuy nhiên, do một
46 vài nguyên nhân mà có số ít đơn hàng bị chậm thời gian giao hàng dẫn đến ảnh hưởng đến tiến độ đáp ứng hàng hóa cho khách hàng như đã yêu cầu Các đơn hàng bị chậm tiến độ chủ yếu là hàng mua trực tiếp nước ngoài hoặc hàng hóa mua của nhà cung cấp trong nước nhưng hàng hóa hoặc nguyên vật liệu không có sẵn để nhà cung cấp sản xuất và chờ thời gian nhà cung cấp nhập khẩu
Một số mặt hàng mới mà khách hàng có nhu cầu thì giá cả của Temas chưa đủ cạnh tranh với các doanh nghiệp thương mại khác đã kinh doanh mặt hàng đó dẫn đến nhiều đơn hàng không thể thực hiện do khách hàng chọn nhà cung cấp khác có giá thấp hơn.
3.3.2 Nguyên nhân của những thành công và hạn chế trong mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas
Trình độ nhân viên mua hàng: Nhân viên mua hàng của Temas đều là những người có nhiều kinh nghiệm trong ngành, hiểu rõ các thiết bị, máy móc, thủ tục mua hàng trong và ngoài nước Do đó, các tình huống xảy ra trong quá trình mua hàng sẽ được nhanh chóng giải quyết, từ đó các đơn hàng mua thành công mới có tỷ lệ cao (trên 90%).
Khả năng quản lý của Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng là những người trực tiếp đưa ra các chính sách trong mua hàng và thanh toán, đứng ra duyệt các đơn đặt hàng, yêu cầu thanh toán, cân đối hoạt động kinh doanh của Temas Ngoài ra, Phó giám đốc là người tham gia kiểm tra chứng từ và truyền tờ khai hải quan Do vậy, Ban lãnh đạo của công ty đã có những chiến lược kiểm soát, cân đối hoạt động kinh doanh của công ty để đạt được những thành công đó.
Khả năng tài chính: Từ khi mới thành lập , Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas chỉ có một số vốn ban đầu là 20 tỷ đồng Nhưng trong quá trình kinh doanh, nhờ sự lãnh đạo và cống hiến của cán bộ nhân viên nên vòng vốn của công ty được cải thiện rõ rệt cùng với khả năng cân đối tài chính nên Temas có thể đáp ứng được vốn mua hàng hóa đầu vào ngày càng tăng, từ đó dẫn đến hoạt động thương mại của công ty ngày càng phát triển.
Số lượng nhân viên mua hàng: Như đã trình bày ở phần hạn chế, nhân viên mua hàng đang phải đảm nhiệm hoạt động mua hàng cho toàn chi nhánh của công ty Lý do cho hạn chế này là số lượng nhân viên mua hàng đang bị thiếu hụt, mặc dù chất lượng nhân viên đều đảm bảo chuyên môn cao nhưng với lượng công việc lớn thì phòng mua hàng vẫn bị quá tải và cần bổ sung nhân sự trong thời gian tới.
Tập trung vào năng lực cốt lõi: Do Temas đang tập trung vào năng lực cốt lõi của mình là hoạt động thương mại hàng hóa thiết bị công nghiệp nên vận tải của công ty hoàn toàn thuê ngoài Tuy nhiên Temas vẫn tham gia kiểm soát hoạt động vận tải, dù không được chủ động nhưng công ty có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí đầu tư cơ sở vật chất như phương tiện, khu vực để xe,
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT TEMAS
Dự báo các thay đổi của môi trường, thị trường và Phương hướng hoạt động của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas trong thời gian tới
4.1.1 Dự báo các thay đổi của môi trường, thị trường trong thời gian tới
Nghị quyết của Bộ chính trị về Định hướng xây dựng chính sách phát triển công nghiệp quốc gia đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045 cho thấy một số mục tiêu về phát triển công nghiệp Cụ thể,
Mục tiêu tổng quát: Đến năm 2030, Việt Nam hoàn thành mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại; thuộc nhóm 3 nước dẫn đầu khu vực ASEAN về công nghiệp, trong đó một số ngành công nghiệp có sức cạnh tranh quốc tế và tham gia sâu vào chuỗi giá trị toàn cầu Tầm nhìn đến năm 2045, Việt Nam trở thành nước công nghiệp phát triển hiện đại.
Mục tiêu cụ thể đến năm 2030: (1) Tỷ trọng công nghiệp trong GDP đạt trên 40%; tỷ trọng công nghiệp chế biến, chế tạo trong GDP đạt khoảng 30%, trong đó công nghiệp chế tạo đạt trên 20% (2) Tỷ trọng giá trị sản phẩm công nghiệp công nghệ cao trong các ngành chế biến, chế tạo đạt tối thiểu 45% (3) Tốc độ tăng trưởng giá trị gia tăng công nghiệp đạt bình quân trên 8,5%/năm, trong đó công nghiệp chế biến, chế tạo đạt bình quân trên 10%/năm (4) Tốc độ tăng năng suất lao động công nghiệp đạt bình quân 7,5%/năm (5) Chỉ số hiệu suất cạnh tranh công nghiệp (CIP) nằm trong nhóm 3 nước dẫn đầu ASEAN (6) Tỷ lệ lao động trong lĩnh vực công nghiệp và dịch vụ đạt trên 70% (7) Xây dựng được một số cụm liên kết ngành công nghiệp, doanh nghiệp công nghiệp trong nước có quy mô lớn, đa quốc gia, có năng lực cạnh tranh quốc tế. Để đạt được những mục tiêu này, Nhà nước định hướng xây dựng các chính sách phát triển công nghiệp quốc gia như: (1) Chính sách phân bố không gian và chuyển dịch cơ cấu ngành công nghiệp; (2) Chính sách phát triển các ngành công nghiệp ưu tiên (như Công nghệ thông tin và viễn thông, công nghiệp điện tử, tự động hóa, ); (3) Chính sách tạo lập môi trường đầu tư, kinh doanh thuận lợi cho phát triển công nghiệp; (4) Chính sách phát triển doanh nghiệp công nghiệp; (5) Chính sách phát triển nguồn nhân lực công nghiệp; (6) Chính sách khoa học và công nghệ cho phát triển công nghiệp; (7) Chính sách khai thác tài nguyên, khoáng sản và chính sách bảo vệ môi trường, thích ứng với biến đổi khí hậu trong quá trình phát triển công nghiệp; (8) Nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảng, hiệu lực, hiệu quả quản lý của Nhà nước, phát huy quyền làm chủ của nhân dân trong xây dựng và triển khai thực hiện chính sách phát triển công nghiệp quốc gia.
Số lượng doanh nghiệp đăng ký thành lập mới năm 2023 (159.294 doanh nghiệp, tăng 7,2% so với cùng kỳ năm 2022) lần đầu tiên chạm mức kỷ lục, gần 160 nghìn doanh nghiệp Con số này thực sự ấn tượng khi gấp 1,2 lần mức bình quân giai đoạn 2017-2022 và tăng 4,6% so với ước thực hiện cả năm 2023 Cùng với đó, năm 2024 là năm thứ 4 thực hiện Kế hoạch 5 năm 2021-2025, là năm bản lề, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội XIII của Đảng Tăng trưởng kinh tế dự báo
49 tiếp tục xu hướng phục hồi tích cực; các chính sách hỗ trợ được ban hành trong năm 2023 sẽ có tác động rõ nét hơn vào nền kinh tế; các động lực về đầu tư (bao gồm cả đầu tư tư nhân, FDI, đầu tư công, doanh nghiệp nhà nước), tiêu dùng, du lịch và xuất khẩu tiếp tục được thúc đẩy mạnh mẽ; các vấn đề tồn đọng, bất cập kéo dài được tập trung tháo gỡ, chuyển biến tích cực hơn, nhất là vướng mắc của doanh nghiệp, dự án đầu tư, thị trường bất động sản, trái phiếu doanh nghiệp Trong bối cảnh đó và trên cơ sở tình hình đăng ký doanh nghiệp năm 2023, Cục Quản lý đăng ký kinh doanh dự báo tổng số doanh nghiệp đăng ký thành lập mới năm 2024 dự kiến tăng 2% so với năm 2023, đạt khoảng 162,5 nghìn doanh nghiệp.
Từ những định hướng và chính sách của Nhà nước cùng với thống kê của Tổng cục Thống kê cho thấy ngành công nghiệp trong thời gian tới sẽ phát triển mạnh, cùng với đó là sự gia tăng về số lượng công ty sản xuất, chế biến cũng như nhu cầu sử dụng các máy móc, thiết bị công nghiệp cũng theo đó mà tăng lên nhanh chóng.
4.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
Mở rộng hoạt động thương mại hàng hóa: Dự báo được tăng trưởng của thị trường hàng hóa thiết bị công nghiệp mà công ty đang cung cấp cùng với tình hình kinh doanh đang tăng trưởng qua các năm của Temas, công ty đang có xu hướng mở rộng hoạt động kinh doanh thương mại của mình Cụ thể, Temas thực hiện luân chuyển phòng R&D và phòng kỹ thuật làm việc hoàn toàn tại Workshop Hateco (trước đây ngoài văn phòng Hateco thì tại trụ sở chính cũng có phòng của R&D và kỹ thuật), các phòng trước đây thuộc phòng R&D và kỹ thuật được sắp xếp và thiết kế lại dành cho phòng kinh doanh Force Measurement và phòng kinh doanh Traceability Đồng thời với sự điều chuyển vị trí làm việc này còn có mục đích bổ sung nhân sự cho phòng kinh doanh nhằm phát triển lĩnh vực thương mại hàng hóa thiết bị, máy móc công nghiệp của công ty.
Tiếp tục hợp tác và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp chiến lược: Các nhà cung cấp của Temas đã hợp tác một thời gian dài cho nên trong thời gian tới, Temas tiếp tục các chính sách để tăng cường quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp chiến lược cũng như các nhà cung cấp nói chung của mình nhằm tạo ra lợi ích giữa hai bên và đạt được các thỏa thuận có lợi với các chính sách trợ giá, ưu đãi của nhà cung cấp dành cho Temas.
Tăng cường nghiên cứu và sản xuất các sản phẩm/thiết bị công nghiệp mang thương hiệu Temas: Hoạt động sản xuất của Temas đang ngày càng được đầu tư và chú trọng với các dự án sản xuất máy móc cho các nhà máy Với nhu cầu sử dụng máy móc và thương hiệu của Temas ngày càng được khẳng định thì công ty cũng tham gia nhiều dự án hơn và dự báo trong giai đoạn 2025 - 2030, Temas tăng cường nghiên cứu và sản xuất ra các thiết bị mới và tăng số lượng cung ứng các máy móc thương hiệu Temas ra thị trường.
Đề xuất giải pháp về quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas 49
4.2.1 Giải pháp về lập kế hoạch mua hàng Đối với lập kế hoạch mua hàng, Temas đã thực hiện tương đối tốt để cùng đáp ứng được đơn hàng của khách hàng, vừa hạn chế tồn kho gây lãng phí chi phí tài chính Tuy
50 nhiên, vẫn còn một số hạn chế còn tồn tại trong khâu lập kế hoạch, cùng với đó là hiện nay tại Temas chưa có văn bản ban hành chính thức về kế hoạch mua hàng Công ty cần xây dựng một văn bản ban hành chính thức về kế hoạch mua hàng để các thành viên dễ dàng theo dõi, thống nhất và nắm bắt được khi có là nhân sự mới Một bản kế hoạch mua hàng cần làm tốt các yêu cầu sau:
Hoàn thiện xác định nhu cầu mua hàng:
Việc xác định rõ các nhu cầu mua hàng của mình giúp cho Temas có thể đưa ra các quyết định hợp lý về việc mua hàng Quy trình xác định nhu cầu mua hàng:
Hình 4.1: Quy trình xác định nhu cầu mua hàng
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Temas cần xác định các mục tiêu của dự báo hoạt động mua phục vụ mục đích thương mại hay mua vật liệu phục vụ sản xuất và dự án Một số điểm công ty cần lưu ý khi thực hiện dự báo đó là: chọn khoảng thời gian dự báo (có thể theo tháng hoặc quý) và lựa chọn yếu tố phục vụ cho dự báo Một số yếu tố phục vụ dự báo nhu cầu mua hàng đó là:
Nhu cầu thị trường: Công ty cần thu thập và xử lý dữ liệu thị trường ngành hàng và nhu cầu khách hàng Dự dự báo hiệu quả, công ty cần kết hợp cả hai phương pháp định lượng và định tính Với phương pháp định tính, công ty cần lấy ý kiến từ các nhà quản lý, nhà cung cấp, điều tra thị trường khách hàng, Phương pháp định lượng có thể áp dụng như khảo sát khách hàng định kỳ, phương pháp trung bình cộng, xử lý số liệu khảo sát thông qua lượng hóa, Đối với Temas, công ty nên xác định lấy kết quả phương pháp định tính là chủ yếu
Xác định nguồn lực công ty: Công ty cần cân đối giữa nguồn lực nội bộ về tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất với nhu cầu của thị trường, nhu cầu sản xuất, kế hoạch phát triển chiến lược của công ty trong thời gian tới,
Thu thập và xử lý dữ liệu thị trường
Xác định nguồn lực công ty
Dự báo nhu cầu mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng
Xác định mục tiêu dự báo nhu cầu
Từ những dữ liệu thu thập được thông qua nguồn bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, công ty có thể dự báo được nhu cầu mua hàng theo thời gian đã định (tháng hoặc quý) Từ đó, xác định nhu cầu mua phù hợp cho từng thời điểm dựa trên dự báo nhu cầu Các yếu tố cần phải xác định rõ trong nhu cầu mua đó là: Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa: Số lượng và chất lượng hàng mua cần phù hợp với nhu cầu mua đã được xác định để tránh tồn kho hay thiếu hụt Đảm bảo thời gian và chi phí mua hàng trước khi thực hiện đơn hàng: Công ty cần cân đối giữa lợi ích về thời gian và chi phí mua hàng trước khi thực hiện đơn hàng Phòng mua hàng nên trao đổi với người có nhu cầu mua về việc ưu tiên giá cả hay thời gian cho từng đơn hàng Điều này giúp thống nhất thông tin giữa các bên, tránh gây các rủi ro không đáng có sau này, đồng thời giúp phòng mua hàng có kế hoạch chọn nhà cung cấp và xác định thời gian mua phù hợp
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi nhân viên mua hàng
Trong bản kế hoạch mua hàng, công ty cần xây dựng và phân công lại đội ngũ thu mua của mình các công việc phù hợp nhất Mỗi nhân sự sẽ phụ trách hỏi báo giá, trao đổi, đàm phán và mua của các nhà cung cấp được phân công, như vậy công việc của mỗi nhân viên mua hàng sẽ không bị chồng chéo gây trùng lặp hoặc bỏ sót thông tin
Công ty có thể phân chia bộ phận mua hàng ra thành nhân viên mua hàng dự án và nhân viên đảm nhận mua hàng thương mại để có thể theo dõi sát sao quá trình cung ứng hàng hóa cũng như dự báo được nhu cầu một cách nhanh chóng và chính xác nhất Từ đó nhu cầu mua được tổng hợp một cách chính xác, không bị chồng chéo giữa mua hàng sản xuất và mua hàng thương mại Điều này cũng tạo ra sự tích hợp chặt chẽ và chuyên môn hóa giữa bộ phận mua hàng và các bộ phận phòng ban có nhu cầu, giúp đáp ứng được loại hàng và thời gian vì một số đặc tính về hàng hóa thành phẩm và nguyên vật liệu sẽ khác nhau
Xác định các rủi ro có thể gặp phải trước khi đặt hàng
Cần xây dựng kế hoạch với các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình mua hàng Đặc biệt đối với hàng mua nước ngoài, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra đối với xuất nhập khẩu, hải quan, vận tải đường thủy, đường hàng không, cho nên phòng mua hàng nên dự báo liệt kê các rủi ro có thể xảy ra và các biện pháp tránh hoặc giải quyết các rủi ro đó để có thể chuẩn bị tốt công tác hoặc thủ tục cần thiết
4.2.2 Hoàn thiện quy trình triển khai mua hàng
Quy trình mua hàng của Temas tuy đã có văn bản ban hành chính thức nhưng trên thực tế, quy trình mua vẫn gặp phải một số vấn đề cần giải quyết Một số biện pháp hoàn thiện quy trình mua hàng được đề xuất như sau:
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Hiện nay, ngoài các nhà cung cấp có sẵn của Temas và việc tìm kiếm nhà cung cấp thông qua Internet (Google) thì phòng mua hàng nên mở rộng phạm vi tìm kiếm nhà cung
52 cấp thông qua các diễn đàn, triển lãm, báo, tạp chí kinh tế để có thể lựa chọn được các nhà cung cấp uy tín Đối với các nhà cung cấp mua lần đầu, Temas bắt buộc phải đánh giá nhà cung cấp trước khi thực hiện mua hàng Đối với mỗi đơn hàng thì phòng mua hàng sẽ đánh giá kết quả của lô hàng đó Tuy nhiên, đối với các nhà cung cấp hợp tác thường xuyên và lâu dài, Temas cũng nên đánh giá định kỳ (khoảng 1 – 2 năm/lần) để biết được tình hình hoạt động và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp đó Một số tiêu chí có thể đánh giá lại nhà cung cấp như sau:
Bảng 4.1: Tiêu chí đánh giá định kỳ nhà cung cấp
STT Tiêu chí đánh giá Hệ số quan trọng
4 Khả năng đáp ứng của nhà cung cấp 4
7 Thời gian phản hồi và giải quyết sự cố 2
8 Uy tín của nhà cung cấp trên thị trường 2
9 Thời gian hợp tác với nhà cung cấp 1
(Nguồn: Tác giả đề xuất) Đánh giá lại nhà cung cấp theo các tiêu chí chính như trên giúp cho công ty có thể lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho các mặt hàng, đồng thời đảm bảo chất lượng cung ứng của nhà cung cấp dẫn đến chất lượng cung ứng và sản xuất của Temas
Thương lượng và đặt hàng với nhà cung cấp:
Cần phải thương lượng một cách chi tiết các thông tin về giá, số lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, chi phí vận chuyển, xuất xứ, điều khoản thanh toán, chứng nhận CO, CQ (nếu cần) tên hàng và mã hàng xuất hóa đơn, thuế giá trị gia tăng VAT để có đầy đủ nhất các thông tin và cân nhắc về khả năng đáp ứng trước khi đặt hàng Nếu có bất cập gì thì công ty phải thương lượng ngay với nhà cung cấp để thống nhất trước khi tiến hành đặt hàng Đặc biệt lưu ý đến tên hàng và mã hàng xuất hóa đơn để hoàn thiện thông tin trên hệ thống vì nó liên quan đến hóa đơn đầu ra cho khách hàng
Một số giải pháp hỗ trợ quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật
Bổ sung số lượng nhân sự cho phòng mua hàng:
Công ty cần có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự cho phòng mua hàng để đảm bảo công việc được xử lý kịp thời, tránh gây quá tải đối với nhân viên hiện tại Khi đó, phòng mua hàng cần phân chia nhiệm vụ cụ thể đối với từng nhân viên để tránh chồng chéo công việc hay thiếu sót trong quá trình làm việc
Công ty nên thiết lập một bộ phận Mua hàng nội địa trong văn phòng Hồ Chí Minh, đảm nhận mua hàng trong khu vực phía Nam hoặc nếu lượng mua hàng trong Thành phố
Hồ Chí Minh ít gây ra lãng phí khi thành lập một bộ phận mới thì có thể tiến hành đào tạo nghiệp vụ mua hàng cơ bản (lên đơn hàng và làm thanh toán trên hệ thống, ) và trực tiếp
55 theo dõi đơn hàng của mình Còn các hàng hóa đặt mua của nhà cung cấp nước ngoài thì phòng mua hàng ở trụ sở Hà Nội vẫn có thể đảm nhận vì thủ tục khá phức tạp và thường đơn mua hàng sẽ lớn nên có thể tập trung mua cho cả ba văn phòng, giảm chi phí so với việc tách lẻ lô hàng nhập Để có thể bổ sung được nhân sự chất lượng cao, công ty cần đề ra một số tiêu chí trong tuyển dụng và có thể được đưa ra làm quy chuẩn trong tuyển dụng đối với phòng mua hàng nói riêng
Bảng 4.3: Một số yêu cầu tuyển dụng nhân viên mua hàng
STT Yêu cầu tuyển dụng Hệ số quan trọng
1 Kinh nghiệm làm việc ở vị trí mua hàng hay các vị trí tương đương
2 Bằng cấp các chuyên ngành liên quan (logistics, xuất nhập khẩu, )
3 Kiến thức chuyên ngành (hải quan, thanh toán quốc tế, quy trình mua hàng, chứng từ, )
4 Kỹ năng (đàm phán, giao tiếp, giải quyết vấn đề, ) 4
5 Khả năng ngoại ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Nhật) 4
6 Thành tích đã đạt được 4
7 Tin học văn phòng (word, excel, powerpoint) 3
(Nguồn: Tác giả đề xuất) Tăng cường đào tạo nhân viên trong lĩnh vực mua hàng:
Công ty nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về kiến thức, kỹ năng và cập nhật các thông tin về quy định của Nhà nước trong xuất nhập khẩu hàng hóa để cán bộ nhân viên phòng mua hàng và các phòng ban liên quan có kiến thức cập nhật mới nhất phục vụ cho hoạt động mua của công ty cũng như tránh sai sót trong công việc Các buổi đào tạo có thể là cán bộ quản lý, nhân viên có kinh nghiệm chia sẻ các kiến thức, kỹ năng, sự hiểu biết của mình liên quan đến công việc hoặc có thể mời các chuyên gia, diễn giả trong lĩnh vực mua hàng và xuất nhập khẩu để họ chia sẻ kiến thức về mua hàng và các vấn đề liên quan
Các buổi đào tạo nên tổ chức theo quý vì khoảng thời gian đó phù hợp và có những thay đổi nhất định về thị trường nên việc cập nhật theo quý giúp nhân viên mua hàng và bộ phận liên quan nắm bắt tình hình và xu hướng phát triển của thị trường
Tăng cường tài chính doanh nghiệp:
Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas cần tăng cường đầu tư về tài chính cho cơ sở vật chất phục vụ hoạt động kinh doanh nói chung và mua hàng nói riêng Đồng thời, tăng cường vốn hàng hóa mua tạo tiền đề cho việc chuẩn bị cho xu hướng phát triển thương mại của công ty trong thời gian tới Việc sẵn sàng dòng vốn giúp cho hoạt động mua hàng diễn ra trơn tru và tăng khả năng đáp ứng đơn hàng cho khách hàng
Với sự gia tăng nhanh chóng của của ngành công nghiệp dẫn đến nhu cầu sử dụng các thiết bị công nghiệp ngày càng cao, cùng với đó là sự phát triển của thương mại trong nước và quốc tế, giao thông vận tải, công nghệ thông tin như hiện nay, việc các doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình quy trình mua hàng hóa nhanh chóng, tinh gọn là điều rất quan trọng Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mua mà còn góp phần tạo thuận lợi cho các hoạt động khác, đảm bảo được lợi thế cạnh tranh, từ đó tạo tiền đề giúp công ty đạt được các mục tiêu đề ra
Với đề tài khóa luận: “Quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Temas”, tác giả đã tìm hiểu những cơ sở lý luận về mua hàng tại doanh nghiệp bán buôn, hàng hóa mua và các nguồn cung ứng hàng hóa, lý thuyết về lập kế hoạch mua hàng, quy trình tổ chức, triển khai hoạt động mua hàng và đánh giá hoạt động mua hàng, đồng thời phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng Trên cơ sở lý luận này, tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng về hàng hóa và nguồn cung ứng hàng hóa; các mục tiêu và chiến lược mua hàng, quy trình mua hàng và đánh giá hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần
Kỹ thuật Temas Từ đó, tác giả đánh giá những thành công, hạn chế và các nguyên nhân dẫn tới các kết quả đó Dựa trên phân tích thực trạng và kết quả tại chương 3, tác giả đã đề xuất một vài giải pháp thiết thực nhằm khắc phục các hạn chế với mong muốn có thể góp phần nâng cao hiệu quả của quy trình mua hàng hóa máy móc, thiết bị công nghiệp của công ty trong bối cảnh tình hình kinh tế hiện nay
Tác giả hi vọng rằng các nghiên cứu và giải pháp được đề xuất đối với vấn đề còn tồn tại trong quy trình mua hàng hóa máy móc, thiết bị công nghiệp sẽ phần nào hỗ trợ công ty cải thiện được hiệu quả trong quy trình mua hàng, từ đó góp phần giúp công ty ngày càng phát triển vững mạnh hơn trong tương lai.
