Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Mua hàng là bước khởi đầu quan trọng trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến lưu chuyển hàng hóa và chất lượng sản phẩm Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng và chất lượng, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động bán hàng Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm là ưu tiên hàng đầu Đặc biệt, trong lĩnh vực thiết bị phòng cháy chữa cháy, chất lượng sản phẩm càng trở nên quan trọng, vì sự an toàn của con người và tài sản phụ thuộc vào nó Theo thống kê, trong 6 tháng đầu năm 2023, cả nước ghi nhận 881 vụ cháy với 45 người thương vong và thiệt hại tài sản ước tính 87,15 tỷ đồng Do đó, quản trị mua hàng hiệu quả không chỉ đảm bảo chất lượng đầu vào mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tạo lợi thế cạnh tranh trong ngành sản xuất.
Quản trị mua hàng là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất Nó bao gồm các hoạt động thu mua và quản lý dòng hàng từ nguyên liệu đầu vào đến khâu bảo quản trước khi sản xuất Việc quản trị mua hàng hiệu quả giúp đảm bảo tính liên tục và nhịp nhàng trong hoạt động sản xuất Mọi sai sót trong quản trị mua hàng có thể dẫn đến tổn thất kinh tế nghiêm trọng và ảnh hưởng xấu đến uy tín doanh nghiệp Chất lượng và số lượng nguyên liệu cung cấp đúng thời điểm sẽ quyết định chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng Ngoài ra, quản trị mua hàng còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, doanh thu và lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp, bên cạnh các yếu tố như nhu cầu thị trường và hoạt động của đối thủ cạnh tranh.
Công ty TNHH PCCC Thiên Long đặt mục tiêu hiện đại hóa công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm giá thành sản xuất thông qua việc quản trị mua hàng hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả Để đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định, công ty đã xây dựng quy trình sản xuất chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Mỗi công đoạn, từ nhập nguồn cung cấp vật liệu đến gia công sản xuất và đóng gói, đều được kiểm tra nghiêm ngặt bởi đội ngũ nhân viên chuyên ngành, chú trọng đến từng chi tiết Sản phẩm đầu ra của công ty đạt tiêu chuẩn QCVN 06/2022, QCVN 03/BCA và được Cục Cảnh Sát PCCC công nhận.
Công ty VÀ CNCH cung cấp chứng nhận kiểm định mẫu cho khả năng chịu lửa EI30, EI60, EI90, EI120, đảm bảo tính thẩm mỹ và chất lượng cao cho bộ cửa chống cháy Thiên Long, mang lại sự yên tâm cho khách hàng Tuy nhiên, giá thành sản phẩm của Công ty vẫn cao so với các đối thủ trong ngành, chủ yếu do chi phí nguyên liệu đầu vào cao Hơn nữa, việc ít tìm kiếm nhà cung ứng mới khiến Công ty bỏ lỡ cơ hội mua nguyên liệu và vật tư với chất lượng và giá cả hợp lý hơn.
Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị mua hàng, tôi đã chọn đề tài “Quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long” cho khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu là hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp, không chỉ từ lý thuyết mà còn qua thực tiễn.
2 Tổng quan tình hình nghiên cứu
Quản trị mua hàng ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế và công nghiệp hóa hiện nay, đặc biệt trong thời kỳ phục hồi sau Covid-19 và khủng hoảng thiếu nguyên vật liệu Việc đảm bảo công tác thu mua nguyên vật liệu hiệu quả là yếu tố then chốt giúp các công ty duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh Do đó, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về quản trị mua hàng trong các doanh nghiệp sản xuất, chẳng hạn như đề tài “Quản trị mua NVL của các doanh nghiệp may thuộc Vinatex.”
Luận án tiến sĩ của Vũ Thị Như Quỳnh (2020) tại Trường Đại học Thương Mại đã thiết lập hệ thống lý luận về quản trị mua và quản trị nguyên vật liệu (NVL) cho doanh nghiệp may, dựa trên phân tích các nghiên cứu từ các quốc gia phát triển và điều chỉnh cho phù hợp với Việt Nam Luận án khảo sát thực trạng quản trị mua NVL tại các doanh nghiệp may thuộc Vinatex, phân tích bối cảnh kinh doanh và tổ chức quản trị, từ đó đưa ra giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động mua và quản trị NVL Những kiến nghị này giúp doanh nghiệp may tại Vinatex và Việt Nam đạt lợi thế cạnh tranh, nâng cao năng lực chuỗi cung ứng ngành may Đồng thời, luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tuấn (2020) cũng đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về quản trị mua tại Công ty cổ phần đầu tư, xây lắp và vật liệu xây dựng Đông Anh.
Trong bối cảnh doanh nghiệp sản xuất, việc quản trị mua nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả sản xuất kinh doanh Bài viết đánh giá thực trạng công tác quản trị mua NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư, Xây lắp và Vật liệu Xây dựng Đông Anh, từ đó đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình này Luận văn của Lê Thị Phương Thảo (2021) tại Trường Đại học Thương Mại đã hệ thống hóa lý thuyết về quản trị mua hàng và phân tích thực trạng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Ngọc Linh trong giai đoạn 2018-2020, chỉ ra thành công và hạn chế trong quản trị mua hàng Từ những hạn chế này, tác giả đã đưa ra những giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình Tương tự, luận văn của Vũ Thị Ánh (2022) tại Trường Đại học cũng nghiên cứu quản trị mua phụ tùng tại Trung tâm Phụ tùng của Công ty Honda Việt Nam, góp phần làm rõ tầm quan trọng của quản trị mua trong doanh nghiệp sản xuất.
Luận văn nghiên cứu về quản trị mua hàng trong các công ty cung cấp phụ tùng, đặc biệt tại Trung tâm Phụ tùng của Công ty Honda Việt Nam Tác giả đã phân tích thực trạng công tác quản trị mua phụ tùng, chỉ ra những thành công và hạn chế hiện tại Đồng thời, tác giả cũng đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản trị mua phụ tùng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm.
Các nghiên cứu đã khái quát nội dung, mục đích và nhiệm vụ của quản trị mua hàng, nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong các doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên, mỗi công trình nghiên cứu lại tập trung vào đối tượng, phạm vi và mục đích khác nhau Đặc biệt, chưa có nghiên cứu nào về quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long trong giai đoạn 2020 - 2022, do đó, đề tài này thể hiện tính mới và không trùng lặp với các nghiên cứu trước đây.
3 Mục đích nghiên cứu của đề tài
Khóa luận này nghiên cứu thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long, nhằm đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình quản trị mua hàng Những giải pháp này sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong những năm tới.
Nội dung nghiên cứu gồm:
- Tổng hợp một số lý thuyết cơ bản về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất.
Bài viết này sẽ phân tích thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long, nhằm xác định những thành tựu đã đạt được để phát huy, cũng như tìm ra nguyên nhân gây hạn chế trong quản lý mua sắm.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty TNHH PCCC Thiên Long.
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Hoạt động quản trị mua hàng tại công ty TNHH PCCC Thiên Long bao gồm các bước quan trọng như xác định nhu cầu mua hàng, quyết định phương thức mua, và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Sau khi đặt hàng và ký hợp đồng mua, quy trình tiếp nhận hàng hóa sẽ diễn ra, tiếp theo là đánh giá kết quả sau khi mua.
Nghiên cứu hoạt động quản trị mua hàng tại công ty TNHH PCCC Thiên Long cho thấy rằng tất cả nguồn hàng và nguyên vật liệu sản xuất cửa đều được nhập khẩu từ các nhà cung cấp trong nước.
Dữ liệu thứ cấp trong nghiên cứu này được thu thập từ giai đoạn 2020 đến 2022, với mục tiêu các giải pháp đề xuất sẽ được triển khai và định hướng đến năm 2025.
5 Phương pháp nghiên cứu đề tài
• Phương pháp thu thập số liệu :
Mục đích nghiên cứu của đề tài
Khóa luận này nhằm nghiên cứu thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình quản lý mua sắm, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong những năm tới.
Nội dung nghiên cứu gồm:
- Tổng hợp một số lý thuyết cơ bản về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất.
Bài viết này sẽ khám phá và phân tích thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long, từ đó xác định những thành tựu đã đạt được để phát huy và tìm ra nguyên nhân gây ra những hạn chế trong quy trình quản lý mua sắm.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công tyTNHH PCCC Thiên Long.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
• Phương pháp thu thập số liệu :
Khóa luận này chủ yếu dựa vào dữ liệu thứ cấp, được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau Các nguồn dữ liệu bao gồm số liệu kinh doanh từ báo cáo và kết quả hoạt động của công ty trong giai đoạn 2020-2022, quy trình và kế hoạch mua hàng của công ty, cùng với các báo cáo từ chính phủ và các bộ ngành Ngoài ra, các bài viết trên báo chí liên quan đến ngành PCCC và thông tin từ internet cũng được sử dụng Dữ liệu thứ cấp được thu thập thông qua việc đọc và tổng hợp các tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Khóa luận sử dụng dữ liệu sơ cấp, được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn các cán bộ trực tiếp phụ trách công việc quản trị mua hàng.
PCCC Thiên long để tìm ra những thành công cũng như những tồn tại, khó khăn trong quản trị mua hàng
• Phương pháp xử lý số liệu:
Dữ liệu trong nghiên cứu được trình bày chủ yếu dưới dạng bảng biểu và sau đó được phân tích, đánh giá thông qua các phương pháp so sánh và tổng hợp.
Phương pháp so sánh trong quản trị mua hàng được thực hiện bằng cách đối chiếu lý thuyết với thực tiễn tại các doanh nghiệp, nhằm phát hiện những vấn đề còn tồn tại Qua việc phân tích kết quả kinh doanh theo từng giai đoạn, phương pháp này giúp xác định những điểm mạnh và lợi thế mà các doanh nghiệp đã đạt được.
Phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu có sẵn là cách hiệu quả để xử lý hệ thống dữ liệu đã thu thập, nhằm làm rõ kết quả từ các phiếu điều tra và phỏng vấn ban giám đốc cùng bộ phận mua hàng Qua đó, có thể đưa ra kết luận và đánh giá cụ thể về tình hình quản trị mua hàng tại công ty Bên cạnh đó, đề tài còn áp dụng các phương pháp quan sát và mô tả để phân tích và đánh giá hiệu quả quản trị trong lĩnh vực này.
Kết cấu khóa luận
Lời cảm ơn, mục lục, danh mục hình vẽ, danh mục bảng biểu, danh mục từ viết tắt, phần mở đầu và kết cấu 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị mua hàng của doanh nghiệp sản xuất
Quản trị mua hàng là quá trình quản lý các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, với mục tiêu tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm Vai trò của quản trị mua hàng bao gồm phân tích nhu cầu mua hàng, xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và ký hợp đồng mua, tiếp nhận hàng hóa, và đánh giá kết quả sau mua Để thực hiện hiệu quả quản trị mua hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố vĩ mô như chính sách kinh tế, thị trường và xu hướng tiêu dùng, cùng với các yếu tố vi mô như năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm và mối quan hệ với nhà cung cấp.
Chương 2: Thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
Công ty TNHH PCCC Thiên Long có vai trò quan trọng trong ngành phòng cháy chữa cháy, và quản trị mua hàng của công ty chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như thị trường, nhà cung cấp, và quy trình nội bộ Phân tích thực trạng quản trị mua hàng cho thấy công ty đã thực hiện tốt trong việc lựa chọn nhà cung cấp và tối ưu hóa quy trình mua sắm, nhưng vẫn gặp một số hạn chế trong việc quản lý tồn kho và dự báo nhu cầu Đánh giá chung cho thấy công ty đã đạt được nhiều thành công trong việc cải tiến quy trình mua hàng, nhưng cần khắc phục các vấn đề còn tồn tại để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
- Dự báo thị trường thiết bị PCCC và định hướng phát triển của công ty đến năm 2025.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Khái niệm, mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng
1.1.1 Khái niệm quản trị mua hàng
Theo quan điểm truyền thống, mua sắm bao gồm các hoạt động nhằm xây dựng nguồn lực vật tư, nguyên liệu và hàng hóa cho doanh nghiệp Mục tiêu là đáp ứng nhu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu nhất.
Mua, từ góc độ kinh tế, là hoạt động phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán, dựa trên nguyên tắc thỏa thuận để đạt được lợi ích cho cả hai bên, trong đó người mua thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng và người bán thu được tiền Đồng thời, từ khía cạnh logistics, mua bao gồm các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra nguồn lực đầu vào, liên quan đến việc tìm kiếm nguồn cung ứng, ký kết hợp đồng mua bán và quản lý tồn kho.
Mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp sản xuất và các nhà cung cấp Đây là bước khởi đầu cho hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến lưu chuyển hàng hóa Việc mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng và chất lượng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả mua bán của doanh nghiệp.
Thu mua là quá trình thiết kế, lập kế hoạch và đánh giá nhu cầu về vật liệu và dịch vụ trong doanh nghiệp, nhằm đặt hàng và nhận hàng hóa từ nhà cung cấp với điều kiện tối ưu Khác với mua hàng, thu mua tập trung vào các vấn đề chiến lược, bao gồm phát triển nhu cầu nguyên vật liệu, nghiên cứu kỹ thuật, phân tích giá trị, quản lý chất lượng nhà cung cấp và tối ưu hóa việc sử dụng nguyên liệu thông qua các hoạt động tái sử dụng và tận dụng.
Quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là các hoạt động tác nghiệp và chiến thuật mà còn đạt tới tầm chiến lược Có hai cách tiếp cận chính để hiểu về quản trị mua hàng.
Quản trị mua hàng là một quá trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua sắm của doanh nghiệp thương mại, nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh hiệu quả.
Quản trị mua hàng theo cách tiếp cận tác nghiệp bao gồm các bước như xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi giao nhận, và đánh giá kết quả mua hàng, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu, từ đó tác động đến kết quả kinh doanh Việc đảm bảo nguyên liệu đầy đủ, đồng bộ và đúng chất lượng là điều kiện quyết định cho khả năng tái sản xuất mở rộng Do tỷ trọng lớn trong chi phí, nguyên liệu cũng đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu giá thành sản phẩm, góp phần giảm chi phí sản xuất và giá bán sản phẩm.
1.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng
Để đảm bảo an toàn cho sản phẩm khi bán ra, doanh nghiệp cần mua đủ số lượng và cơ cấu hàng hóa, tránh tình trạng thừa hay thiếu, gây ứ đọng hoặc gián đoạn kinh doanh Hơn nữa, nguyên vật liệu phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng, vì sự tồn tại của doanh nghiệp phụ thuộc vào họ Cuối cùng, việc mua và vận chuyển cần được thực hiện một cách an toàn, tránh rủi ro như giao hàng chậm hay ách tắc trong quá trình vận chuyển.
Để đảm bảo chất lượng đầu vào phù hợp với tiêu chuẩn sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần tập trung vào việc cung cấp hàng hoá có chất lượng tối ưu thay vì chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu không chỉ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng mà còn giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận bền vững Chất lượng tối đa là mức cao nhất mà sản phẩm có thể đạt được, nhưng không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất cho cả doanh nghiệp và khách hàng, vì nó có thể không phản ánh hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào.
Mua hàng với chi phí thấp nhất là một yếu tố quan trọng trong quản trị mua hàng Việc tìm nguồn cung ứng với giá cả hợp lý giúp doanh nghiệp xác định giá thành sản phẩm một cách linh hoạt, từ đó tạo điều kiện để điều chỉnh giá trong một khoảng rộng hơn Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Mục tiêu cuối cùng của quản trị mua hàng là thiết lập mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, nhằm tạo ra lợi thế trong quá trình mua sắm và đảm bảo nguồn cung ổn định lâu dài cho doanh nghiệp.
1.1.3 Vai trò của quản trị mua hàng
Yếu tố đầu vào đóng vai trò quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, quản trị mua hàng trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và sự thành công của doanh nghiệp.
Quản trị mua hàng là một hoạt động chuyên nghiệp và là phần quan trọng trong chuỗi sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc quản trị mua hàng hiệu quả không chỉ ảnh hưởng tích cực đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp mà còn giúp duy trì sự ổn định và hiệu quả trong sản xuất, nâng cao năng suất lao động, từ đó cải thiện năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Quản trị mua hàng ổn định là yếu tố then chốt giúp duy trì quy trình sản xuất liên tục, đảm bảo hoàn thành đúng hạn các đơn hàng và nâng cao uy tín doanh nghiệp Việc quản lý hiệu quả không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn giảm thiểu rủi ro và tổn thất trong sản xuất Doanh nghiệp tự tin cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí nhờ vào nguồn nguyên vật liệu giá rẻ và vòng quay vốn lưu động ổn định Sự ổn định trong nguồn cung giúp giảm lãng phí tài nguyên, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh, nhanh chóng thu hồi vốn và tăng lợi nhuận, mang lại hiệu quả tài chính cao hơn cho doanh nghiệp.
Nội dung quản trị mua hàng của doanh nghiệp
Để triển khai hiệu quả hoạt động mua hàng, các nhà quản trị cần chú trọng vào quản trị mua hàng, bao gồm phân tích, lựa chọn và quyết định về sản phẩm, số lượng, nhà cung cấp, giá cả và điều kiện thanh toán Quá trình này phức tạp và lặp đi lặp lại, liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích và các yếu tố trong quản lý cung ứng Các yếu tố cần xem xét bao gồm môi trường kinh doanh, tình hình cung - cầu hàng hóa, cơ cấu thị trường, giá cả hiện tại và dự báo, thời hạn giao hàng, chi phí vận tải, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất và chi phí lưu kho.
1.2.1 Phân tích nhu cầu mua hàng Để có cơ sở tiến hành mua hàng doanh nghiệp cần phải xác định được số lượng, chất lượng hàng hóa cần thiết cho toàn bộ thời kỳ sử dụng và cho từng thời điểm mua hàng trong kỳ cũng như xác định giá của hàng hóa, NVL trong thời điểm mua sắm Thông thường các doanh nghiệp sẽ xây dựng kế hoạch mua hàng tiến hành theo kỳ( tháng, quý, năm).
Việc hoạch định nhu cầu mua hàng giúp doanh nghiệp xác định số lượng và loại mặt hàng cần thiết, đồng thời tối ưu hóa quy trình cung ứng để đảm bảo đủ hàng hóa mà không phải dự trữ quá mức Điều này không chỉ giảm chi phí tồn kho mà còn rút ngắn thời gian đặt hàng và phân phối Bằng cách phối hợp hiệu quả giữa các hoạt động tồn kho, mua sắm và sản xuất, doanh nghiệp có thể tránh được sự chậm trễ trong quá trình sản xuất thông qua việc thiết lập thứ tự và thời gian hoàn thành các công việc theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Hình 1.1 Trình tự lập kế hoạch mua NVL
(Nguồn: Trương Đức Lộc và Nguyễn Đình Trung, 2011)
PPhân tích kết cấu sản phẩm
Tính tổng nhu cầuTT tTính nhu cầu thực
Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất
Xác định nhu cầu hàng hóa và nguyên vật liệu (NVL) là quá trình quan trọng trong việc xác định thời gian và lượng hàng hóa cần thiết cho một giao dịch mua Thời gian sản xuất ngắn sẽ giúp giảm chi phí sản xuất, nhờ vào việc tối ưu hóa lượng vốn lưu động trong dự trữ.
Lượng mua NVL cho một đơn hàng được xác định như sau:
Lượng NVL cần = Lượng NVL cần + Lượng NVL - Lượng NVL mua cho đơn hàng dùng cho đơn hàng cần dự trữ còn tồn kho
Xác định nhu cầu mua hàng là quá trình quan trọng bao gồm việc xác định số lượng, chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu cần mua, thời gian mua hàng và lượng hàng lưu kho Nhu cầu này có thể phát sinh từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, dự báo hoặc yêu cầu từ khách hàng Để quản lý hiệu quả, các nhu cầu mua cần được xác định rõ ràng và lượng hóa thành các chỉ tiêu cụ thể như kích thước và các thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Mục tiêu chính của việc xác định nhu cầu mua hàng là đảm bảo nguyên liệu cần thiết cho sản xuất luôn sẵn sàng ở đúng nơi và thời điểm Để đạt được điều này, các tổ chức cần tập trung vào ba khía cạnh quan trọng: quản lý lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa thời gian giao hàng và nâng cao khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
1.2.2 Quyết định phương thức mua
Sau khi xác định nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp cần quyết định giữa việc tự mua hay thuê ngoài để cung cấp nguyên vật liệu, vật tư và thiết bị cho hoạt động sản xuất Tự mua có nghĩa là doanh nghiệp tự tổ chức quá trình mua sắm, trong khi thuê ngoài là việc ký kết hợp đồng với đơn vị chuyên nghiệp để thực hiện mua hàng.
Xác định phương thức mua: Mua lại không điều chỉnh, mua lại có điều chỉnh, hoặc mua mới.
Mua lại không điều chỉnh là phương thức mua hàng giữa nhà cung cấp và người mua có mối quan hệ chặt chẽ, không cần thương lượng hay điều chỉnh lớn về nguồn nguyên liệu Phương thức này thường được thực hiện qua các đơn đặt hàng đơn giản từ người mua Các nhà cung cấp (insuppliers) thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này, và phương thức mua này thường được áp dụng trong hệ thống kênh tiếp thị dọc.
Mua lại có điều chỉnh là phương thức mua lại yêu cầu thương lượng giữa người mua và bán về nguyên liệu, giá cả và cách thức cung cấp Phương thức này trở nên cần thiết khi có sự thay đổi trong tình hình môi trường, dẫn đến việc các quyết định mua bán không còn phù hợp Nếu hai bên không đạt được sự thống nhất, có thể sẽ phải chuyển sang nguồn cung cấp khác.
Mua mới là phương thức thiết lập mối quan hệ với nguồn cung ứng khi doanh nghiệp khởi nghiệp, kinh doanh sản phẩm mới, hoặc khi có sự thay đổi công nghệ Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xác định lại nguồn nguyên liệu và tiến hành nghiên cứu, phân tích để lựa chọn nguồn nguyên liệu phù hợp.
1.2.3 Xác định và lựa chọn nhà cung cấp
Mỗi thương vụ cần xác định và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nhiều yếu tố khác nhau Các căn cứ quan trọng để thực hiện việc này bao gồm chất lượng sản phẩm, giá cả cạnh tranh, độ tin cậy của nhà cung cấp, khả năng đáp ứng nhu cầu và dịch vụ hậu mãi.
Dựa trên phương thức mua, nếu là mua lại không điều chỉnh hoặc mua lại có điều chỉnh mà hai bên thống nhất các vấn đề liên quan, thì không cần xác định nhà cung cấp Ngược lại, trong trường hợp mua mới hoặc mua lại có điều chỉnh nhưng không đạt được thỏa thuận, cần xác định lại nhà cung cấp.
Dựa trên danh sách xếp loại nhà cung cấp, chúng tôi đã nghiên cứu và xác định danh sách ưu tiên để lựa chọn nhà cung cấp "thay thế" cho nhà cung cấp hiện tại.
Dựa trên kết quả đánh giá nhà cung cấp từ các lần mua trước, sau mỗi giao dịch, doanh nghiệp thực hiện việc đánh giá các nhà cung cấp Những nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu sẽ cần được thay thế, dẫn đến việc xác định và lựa chọn lại nhà cung cấp phù hợp.
Khi có sự xuất hiện của nhà cung cấp mới hấp dẫn, cần thực hiện nghiên cứu và đánh giá một cách cẩn thận để đảm bảo lựa chọn đúng đắn.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng của doanh nghiệp
1.3.1 Các yếu tố vĩ mô
Các doanh nghiệp hiện nay hoạt động dưới sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước và phải tuân thủ các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Đặc biệt, các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập khẩu cần linh hoạt nắm bắt những thay đổi trong hệ thống pháp luật, vì mỗi quốc gia có quy định khác nhau Sự thay đổi nhỏ trong luật pháp, như thuế hay đầu tư, có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ tinh thần của pháp luật, tuân thủ các quy định và tận dụng cơ hội từ các điều khoản pháp lý, đồng thời chuẩn bị đối sách kịp thời để tránh thiệt hại do thiếu hiểu biết về pháp lý trong kinh doanh.
Yếu tố kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự quan tâm của các nhà quản trị, vì những diễn biến trong môi trường kinh tế mang lại cả cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Các yếu tố vĩ mô như tốc độ tăng trưởng, lạm phát, lãi suất và hệ thống thuế ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh Một nền kinh tế tăng trưởng cao tạo điều kiện thuận lợi cho đầu tư, trong khi suy thoái kinh tế dẫn đến giảm chi tiêu và tăng cạnh tranh Lạm phát cao có thể gây rủi ro cho đầu tư và làm giảm sức mua, trong khi thiểu phát cũng gây trì trệ cho nền kinh tế Duy trì tỷ lệ lạm phát hợp lý khuyến khích đầu tư và thúc đẩy tăng trưởng Thay đổi trong hệ thống thuế có thể tạo ra cơ hội hoặc rủi ro cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chi phí và thu nhập Do đó, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần có nguồn tài chính vững mạnh và giải pháp quản lý chi phí hiệu quả.
Yếu tố văn hóa - xã hội bao gồm các chuẩn mực và giá trị được chấp nhận trong một xã hội hoặc nền văn hóa cụ thể, và sự thay đổi của chúng thường diễn ra chậm hơn do ảnh hưởng của các yếu tố vĩ mô khác Các nhà quản trị cần chú ý đến tác động dài hạn và tinh tế của những yếu tố này, vì chúng có thể khó nhận biết nhưng lại ảnh hưởng rộng rãi đến cách thức sống, làm việc, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Hiểu biết về văn hóa - xã hội là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản trị trong quá trình quản lý mua nguyên liệu cho doanh nghiệp.
Yếu tố công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Sự xuất hiện của công nghệ mới không chỉ nâng cao ưu thế cạnh tranh cho các sản phẩm thay thế mà còn khiến công nghệ cũ trở nên lỗi thời, buộc doanh nghiệp phải đổi mới để duy trì vị thế cạnh tranh Đồng thời, sự phát triển của khoa học công nghệ giúp sản xuất sản phẩm với chi phí thấp hơn và chất lượng cao hơn, từ đó cải thiện khả năng cạnh tranh Các thiết bị sản xuất ngày càng được cải tiến, quy trình sản xuất trở nên nhanh chóng hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao động Hiện nay, công nghệ sản xuất cửa đang ngày càng hiện đại, với sự tự động hóa trong các công đoạn gia công, nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa dây chuyền sản xuất, cho phép đáp ứng đơn hàng nhanh chóng Hơn nữa, công nghệ hiện đại cũng tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tổ chức mua hàng, giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn.
1.3.2 Các yếu tố vi mô
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong quản trị mua hàng, ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của thị trường nguyên liệu Sự đa dạng trong số lượng nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn tối ưu hơn Tuy nhiên, sức ép từ nhà cung cấp có thể tạo ra những thách thức hoặc thuận lợi cho việc quản lý nguyên liệu, đặc biệt trong các tình huống như độc quyền cung cấp, thiếu sản phẩm thay thế, hay khó khăn trong nguồn cung Mối quan hệ lâu dài giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp sẽ được củng cố khi nhà cung cấp đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Khách hàng đóng vai trò quyết định trong sự thành bại của doanh nghiệp, vì họ là mục tiêu chính mà doanh nghiệp hướng tới Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần hiểu rõ thị hiếu và hành vi tiêu dùng của họ, từ đó ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng và giá cả hàng hóa Sự thay đổi trong nhu cầu khách hàng sẽ tác động đến kế hoạch và tổ chức quản trị mua hàng Do đó, việc thăm dò thị hiếu khách hàng là cần thiết để xây dựng chính sách mua hàng hiệu quả Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với đối thủ cạnh tranh, những người có thể gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh nhưng cũng thúc đẩy sự phát triển Trong lĩnh vực mua hàng, sự cạnh tranh thường xoay quanh giá cả, vì vậy doanh nghiệp cần theo dõi chính sách giá của nhà cung cấp và đối thủ để đưa ra mức giá hợp lý.
Cơ sở vật chất kỹ thuật, bao gồm nhà xưởng, máy móc và thiết bị, đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc xem xét và đầu tư vào cơ sở hạ tầng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thu mua, chế biến nguyên liệu và hiệu quả sản xuất Do đó, công ty cần lập kế hoạch đầu tư hợp lý để nâng cấp cơ sở vật chất, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên liệu và giảm chi phí sản xuất.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHHPCCC THIÊN LONG
Tổng quan về Công ty TNHH PCCC Thiên Long
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH PCCC Thiên Long
Công ty TNHH Phòng cháy chữa cháy Thiên Long (tên quốc tế Thien Long fire protection company limited) được thành lập vào năm 2017; VPGD tại số 7 lô 9 KĐT
Lê Trọng Tấn Geleximco, tọa lạc tại xã La Phù, huyện Hoài Đức, Hà Nội, chuyên sản xuất và thi công lắp đặt cửa chống cháy đa dạng như cửa thép, cửa kính, vách kính, cửa cuốn, màn cuốn ngăn cháy và cửa tầng thang máy chống cháy Công ty hiện có hai nhà xưởng tại Hải Phòng để phục vụ sản xuất và lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu.
Công ty Phòng cháy chữa cháy Thiên Long là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam chuyên sản xuất và thi công cửa chống cháy Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng và đồng hành cùng khách hàng trong các dự án với phương châm “An Toàn - Chất Lượng - Uy Tín” Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, lắp đặt và nghiệm thu cửa chống cháy, mang đến giải pháp hiệu quả và sản phẩm phù hợp nhất cho mọi công trình.
Công ty PCCC Thiên Long hoạt động với mục tiêu "Thiên Long Door - đem bình an đến mọi nhà", nổi bật với vai trò là đối tác uy tín trong sản xuất và lắp đặt cửa chống cháy cho nhiều loại hình công trình như khách sạn, nhà hàng, và bệnh viện Một số dự án tiêu biểu bao gồm khu căn hộ HT-PEARL, khách sạn Pullman Hải Phòng, và tòa nhà Han Jardin Năm 2023, công ty sẽ tập trung vào sản xuất cửa chống cháy và tách riêng mảng thi công lắp đặt, đồng thời gia nhập vào Gia Nghĩa để phát triển mạnh mẽ hơn trong lĩnh vực này.
Hình 2.1 Logo công ty PCCC Thiên Long
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty PCCC Thiên Long đã thể hiện rõ cơ cấu nhân sự qua bảng số liệu dưới đây trong giai đoạn 2020-2022, với các tiêu chí phân tích bao gồm giới tính, kinh nghiệm làm việc, và trình độ học vấn/chuyên môn.
Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự công ty PCCC Thiên Long giai đoạn 2020-2022
Sau đại học 5 7,7 5 5,9 7 6,5 Đại học 20 30,8 23 27,1 34 31,5
Sơ cấp nghề và lao động phổ thông 23 35,4 25 31,7 30 27,8
( Nguồn: Hồ sơ năng lực PCCC Thiên Long năm 2023)
Tính đến năm 2022, Công ty TNHH PCCC Thiên Long có 108 nhân sự, bao gồm cả nhân viên tại các phòng ban và công nhân làm việc tại các dự án trên toàn quốc Nhân lực của công ty đã tăng trưởng liên tục qua các năm nhờ vào việc mở rộng hoạt động kinh doanh và tăng cường tập khách hàng Đặc biệt, tỷ lệ nhân lực có trình độ sau đại học và đại học chiếm ưu thế, điều này phản ánh nhu cầu cao về kỹ thuật và chuyên môn trong lĩnh vực phòng cháy chữa cháy.
2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức quản lý
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH PCCC Thiên Long
(Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty năm 2023)
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty:
Ban Giám đốc là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty, bao gồm 1 Tổng Giám đốc và 2 cố vấn, chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh hàng ngày và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo pháp luật Tổng Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghị quyết của Ban Giám đốc, kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, đồng thời đề xuất phương án cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ Ngoài ra, Tổng Giám đốc còn có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ những chức danh thuộc thẩm quyền của Ban Giám đốc Ban Giám đốc cũng bao gồm 2 cố vấn, người phụ trách quản lý các phòng ban trong công ty.
Phòng tổ chức hành chính - nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về cơ cấu tổ chức và quản lý nguồn nhân lực Nhiệm vụ của phòng bao gồm tổ chức tuyển dụng, đào tạo, nâng bậc lương, và theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Phòng cũng quản lý hồ sơ lý lịch, thực hiện thẩm tra và bổ sung lý lịch hàng năm, cũng như thống kê số lượng và chất lượng lao động Bên cạnh đó, phòng xây dựng quy trình đánh giá xếp loại người lao động, các nội quy, quy chế, và tài liệu quản lý công ty Hơn nữa, phòng tham mưu về chính sách trả lương và đãi ngộ, thực hiện các chế độ chính sách lao động, và quản lý công tác lễ tân, tiếp khách, văn thư, lưu trữ, con dấu, cùng các nhiệm vụ khác khi được phân công.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý tài chính, kế toán và kiểm toán tại công ty, đồng thời tư vấn cho Ban giám đốc về các chiến lược và quy chế quản lý tài chính Phòng thực hiện các kế hoạch tài chính, điều hành công tác kế toán một cách hiệu quả và đúng quy định, bao gồm lập báo cáo tài chính, duy trì sổ cái, và quản lý hợp đồng với khách hàng Ngoài ra, phòng còn quản lý kho, vật tư, thiết bị, thực hiện thu mua nguyên vật liệu sản xuất, chăm sóc nhà cung cấp và lưu trữ tài liệu liên quan đến tồn kho và xuất kho.
Phòng quản lý thi công chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện các vấn đề kỹ thuật tại công trường, cập nhật quy chuẩn xây lắp và đảm bảo an toàn lao động Bộ phận này tham gia thiết kế các công trình, đảm bảo bố trí an toàn và đúng kỹ thuật Đồng thời, từ những yêu cầu tại công trường, phòng sẽ phản ánh trực tiếp đến Ban Giám đốc để có những điều chỉnh kịp thời.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Ban Giám đốc về các chiến lược bán hàng sản phẩm và dịch vụ của công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm nghiên cứu và phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, cũng như tìm kiếm khách hàng mới, lập báo giá và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH PCCC Thiên Long
2.1.3.1 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
Công ty PCCC Thiên Long là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất, thi công lắp đặt và kiểm định cửa chống cháy Chúng tôi cung cấp nhiều loại sản phẩm cửa chống cháy, bao gồm cửa cuốn, cửa tầng thang máy, cửa thép, cửa kính và vách kính ngăn cháy Tất cả sản phẩm mang thương hiệu Thiên Long đều đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015, được công nhận bởi Tổ chức chứng nhận Việt Nam - VCB.
Bảng 2.2 Ngành nghề kinh doanh chính của công ty TNHH PCCC Thiên Long
STT Tên ngành Mã ngành Ghi chú
1 Sản xuất, lắp ráp phương tiện, thiết bị phòng cháy và chữa cháy 3290
Cửa cuốn ngăn cháy; cửa tầng thang máy ngăn cháy; cửa thép ngăn cháy; cửa kính ngăn cháy; vách kính ngăn cháy
2 Tư vấn thiết kế về phòng cháy và chữa cháy 7110
3 Thi công, lắp đặt hệ thống phòng cháy và chữa cháy 4329
4 Kinh doanh phương tiện, thiết bị, vật tư phòng cháy và chữa cháy 4669
( Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty năm 2023)
Theo thống kê, sản xuất và kinh doanh cửa thép chống cháy của công ty chiếm khoảng 30% doanh thu hàng năm Cửa tầng thang máy ngăn cháy, cửa kính ngăn cháy và vách kính ngăn cháy cũng đóng góp 30% doanh thu, trong khi ba mã ngành còn lại chiếm khoảng 40% Ngoài ra, thi công lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy chiếm 20% doanh thu, và phần còn lại là tư vấn thiết kế về phòng cháy chữa cháy cùng kinh doanh thiết bị, vật tư liên quan.
Hiện nay, tình trạng cháy nổ tại các phòng karaoke trong chung cư đang gây lo ngại cho người dân và cơ quan quản lý về công tác phòng cháy chữa cháy (PCCC) Để đảm bảo an toàn, quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật về PCCC đối với các tòa nhà và khu công nghiệp ngày càng trở nên khắt khe Theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Công điện số 220/TTg ngày 5/4/2023, Cục Cảnh sát PCCC và cứu nạn cứu hộ đã hỗ trợ khoảng 10.000 cơ sở gặp khó khăn Hiện còn 38.140 cơ sở trên tổng số 1.182.722 cơ sở đã được rà soát, chiếm 3,22%, cần phải sửa chữa để đáp ứng tiêu chuẩn PCCC Điều này mở ra cơ hội phát triển mạnh mẽ cho các doanh nghiệp cung cấp thiết bị và vật tư PCCC trong những năm tới.
Công ty PCCC Thiên Long tập trung vào thị trường mục tiêu rộng rãi trên toàn quốc, phục vụ các nhà thầu xây dựng, dự án công trình, quán Karaoke và doanh nghiệp có nhu cầu về thiết bị phòng cháy chữa cháy Chúng tôi cung cấp các loại cửa chống cháy chất lượng cao, đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, giúp họ yên tâm về việc nghiệm thu công trình và đưa vào hoạt động sau khi hoàn thiện lắp đặt.
Công ty Thiên Long hiện đang tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian hoàn thiện đơn hàng và cải thiện khả năng thi công lắp đặt chuyên nghiệp Mục tiêu là mở rộng thị trường ra nước ngoài và nâng tầm thương hiệu trong tương lai gần.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
2.2.1 Các yếu tố vĩ mô
Nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ GDP 6 tháng đầu năm
Năm 2023, tốc độ tăng trưởng kinh tế của Việt Nam đạt 3,72%, cao hơn mức 1,74% của nửa đầu năm 2020 nhưng vẫn thấp hơn so với những năm trước Ngành xây dựng ghi nhận mức tăng 4,74%, chỉ nhỉnh hơn một chút so với các năm trước, và đóng góp 0,31 điểm phần trăm vào tăng trưởng chung Sự gia tăng nhu cầu xây dựng đã dẫn đến việc chú trọng lắp đặt và bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), đặc biệt sau nhiều vụ cháy nổ nghiêm trọng gần đây Tuy nhiên, giá nguyên vật liệu chống cháy đã tăng mạnh trên thị trường, ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của các công ty, làm tăng giá thành sản phẩm và gây khó khăn trong việc cạnh tranh với các đơn vị khác trong ngành.
Môi trường chính trị và pháp luật ở Việt Nam, với sự ổn định của chính phủ và hệ thống văn bản pháp quy, tạo điều kiện thuận lợi cho đầu tư và phát triển doanh nghiệp Việt Nam được đánh giá là một trong những nền kinh tế phục hồi nhanh nhất trong khu vực, thu hút sự tin tưởng của các nhà đầu tư Tuy nhiên, các doanh nghiệp trong lĩnh vực thiết bị phòng cháy chữa cháy đang gặp khó khăn với các quy định mới của Nghị định 136 và Quy chuẩn 06, khiến họ thiếu giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy cần thiết để hoạt động Thứ trưởng Bộ Công an Lê Quốc Hùng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định PCCC và sẽ xem xét ý kiến để điều chỉnh các tiêu chuẩn phù hợp mà không làm giảm an toàn cho người dân Công ty TNHH PCCC Thiên Long đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan đến sản phẩm cửa chống cháy, khẳng định sự tuân thủ các tiêu chuẩn PCCC và có giấy phép kinh doanh hợp lệ.
Công nghệ đang phát triển mạnh mẽ, và các công ty nhanh chóng áp dụng vào quy trình làm việc hàng ngày, với chuyển đổi số là chìa khóa nâng cao năng lực nội bộ và tạo điều kiện cạnh tranh trên thị trường Công ty TNHH PCCC Thiên Long đã số hóa công việc để tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên, giúp ban Giám đốc quản lý hiệu quả hơn Việc áp dụng công nghệ hiện đại cũng mang lại nhiều lợi ích trong tổ chức mua hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Ông Cao Chí Cuối, Giám đốc công ty, cho biết đầu tư vào máy móc hiện đại là cơ hội để nâng cao năng lực sản xuất, giảm chi phí vận hành và tạo ra sản phẩm chất lượng cao với giá thành hợp lý Công ty cũng đang xây dựng nhà máy với công nghệ sản xuất tiên tiến và tự động hóa cao, dự kiến sẽ đi vào hoạt động trong thời gian tới Để cải tiến quy trình sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng, Thiên Long đã nâng cấp dây chuyền sản xuất, góp phần giảm thiểu chi phí lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất sản xuất.
Năm 2020, dịch bệnh toàn cầu đã gây ra sự gia tăng chi phí vận chuyển và giá thành sản phẩm Dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc, công ty đã vượt qua khó khăn, ghi nhận doanh thu tăng mạnh từ 36,4 tỷ đồng năm 2020 lên 60,7 tỷ đồng năm 2021, và đạt 70,7 tỷ đồng vào năm 2022 Công ty không chỉ hoàn thành mục tiêu phát triển kinh tế trong bối cảnh dịch bệnh mà còn đảm bảo an toàn cho nhân viên.
2.2.2 Các yếu tố vi mô
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiến độ thực hiện các dự án Sự hợp tác với 125 nhà cung cấp lớn nhỏ của Thiên Long giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu sản xuất cửa chống cháy, bao gồm các mặt hàng như kính chống cháy EI60, thép chống cháy, và các thiết bị máy móc cần thiết cho hai xưởng sản xuất Việc quản trị mua hàng và nguyên vật liệu được công ty chú trọng để đảm bảo hoạt động diễn ra thuận lợi, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống chính sách được thiết lập nhằm củng cố mối quan hệ giữa các nhà cung cấp, hướng tới việc xây dựng hợp tác lâu dài dựa trên nguyên tắc "win-win" Các nhà cung cấp tiêu biểu của công ty bao gồm Công nghệ kính ATV, Fisa, Gia Nghĩa, Kaiyo, và Đại Phát.
Khách hàng và đối thủ cạnh tranh là hai yếu tố quyết định đến số lượng, chất lượng và giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp, đặc biệt là công ty TNHH PCCC Thiên Long, cần phải chú trọng Sự thay đổi trong nhu cầu khách hàng và thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hưởng đến quản trị mua hàng, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất thiết bị phòng cháy chữa cháy, nơi hiệu quả sản phẩm không thể thấy ngay lập tức Công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn phải tuân thủ các quy định pháp luật về sản phẩm phòng cháy, đảm bảo đạt chuẩn và có giấy tờ kiểm định Để nâng cao hiệu quả mua hàng, PCCC Thiên Long cần thăm dò thị hiếu khách hàng và chú trọng đến các yêu cầu pháp luật Khách hàng chủ yếu của công ty bao gồm khách lẻ, đại lý và nhà thầu xây dựng, trong khi công ty liên kết với hơn 10 đối tác thương mại trong lĩnh vực PCCC Cạnh tranh trên thị trường rất gay gắt với sự hiện diện của nhiều công ty lớn như HaDra và Galaxy Việt Nam Để đối phó với áp lực cạnh tranh, PCCC Thiên Long đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện đội ngũ nhân lực, đồng thời chú trọng đến chính sách giá của nhà cung cấp và đối thủ để đảm bảo mức giá cạnh tranh và chất lượng sản phẩm.
Thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
2.3.1 Phân tích nhu cầu mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long Để có thể xác định chính xác nhu cầu NVL thì phải có các yêu cầu cơ bản như: Phải đúng số lượng mong muốn, lượng mua của công ty nhằm phục vụ yêu cầu của sản xuất và dự trữ đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đủ khả năng đối phó với những biến động của thị trường (khi khan hiếm hoặc khi cung lớn hơn cầu) Rõ ràng việc mua hàng quá ít hoặc quá nhiều đều gây nên những bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp Nếu lượng mua về quá ít so với lượng cần có, công ty sẽ lâm vào tình trạng không đủ nguyên vật liệu để sản xuất Hậu quả của tình trạng này là không sử dụng hết năng lực lao động và thiết bị, hiệu quả sản xuất kinh doanh giảm, không đủ hàng hóa cung ứng cho thị trưởng Ngược lại, nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy, lượng dự trữ của công ty quá lớn, sẽ gây nên tình trạng căng thẳng vốn một cách giả tạo và tạo nên tình trạng ứ đọng vốn Mặt khác, điều đó còn làm cho chi phí sản xuất của công ty tăng lên, do đó phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên liệu, cho kho bãi của công ty Tất cả những điều đó dẫn đến làm
Để xác định nhu cầu mua hàng, công ty dựa vào số lượng đơn hàng của khách hàng trong năm và tình hình nhu cầu nguyên vật liệu của năm trước Tuy nhiên, việc này vẫn mang tính chủ quan và chưa có căn cứ khoa học rõ ràng Bộ phận mua hàng và tổ quản lý kho, vật tư, thiết bị thuộc phòng Kế toán phụ trách thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất cửa, chăm sóc nhà cung cấp và quản lý tài liệu thu mua Sau khi nhận thông báo từ bộ phận sản xuất về nhu cầu nguyên vật liệu, bộ phận mua sẽ lập kế hoạch mua hàng dưới sự đồng ý của Ban Giám Đốc Yếu tố quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch là nhu cầu sản phẩm từ khách hàng, trong đó công ty chú trọng đến chất lượng, số lượng, giá cả, vận chuyển và phương thức thanh toán.
Công ty xác định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên đơn đặt hàng theo từng giai đoạn, từ đó cụ thể hóa loại NVL, vật tư, thiết bị, số lượng và chất lượng cần thiết Việc này giúp công ty lên kế hoạch thời gian ký kết và vận chuyển nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đúng hạn Tổ quản lý kho và vật tư luôn chủ động theo dõi sản xuất và sử dụng NVL Công ty TNHH PCCC Thiên Long cần nhiều loại NVL cho sản xuất cửa và vách chống cháy, như thép U 100, tấm chống cháy, kính chống cháy EI60, EI90, EI120, và các thiết bị khác Năm 2022, chi phí mua nguyên vật liệu là 49 tỷ đồng, xuất kho đạt 44,6 tỷ đồng, hàng tồn kho gần 5 tỷ đồng, cho thấy công ty quản lý hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tồn kho và phân tích nhu cầu mua hàng hợp lý.
2.3.2 Thực trạng phương thức mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
Công ty hiện nay áp dụng hình thức mua nguyên vật liệu tập trung, sau đó phân bổ theo nhu cầu đến từng xưởng sản xuất Tổ quản lý kho và vật tư đảm nhiệm việc thu mua nguyên vật liệu cho sản xuất cửa chống cháy và phân phối đến hai xưởng tại Hải Phòng Với đặc thù sản xuất, bộ phận mua hàng có kiến thức sâu về yêu cầu và nhu cầu nguyên vật liệu, giúp công ty mua sắm chính xác và phù hợp hơn so với việc thuê bên ngoài Điều này mang lại sự linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty.
Trong quá trình phát triển sản phẩm cửa chống cháy, công ty thường điều chỉnh phương thức mua sắm giữa mua mới, mua lại có điều chỉnh và không điều chỉnh Khi cần phát triển mẫu cửa mới hoặc đáp ứng tiêu chuẩn kiểm định, công ty sẽ mua nguyên vật liệu mới Trong trường hợp biến động giá thị trường, công ty sẽ tham khảo giá và tiến hành mua lại có điều chỉnh, thương lượng về giá cả, chất lượng và phương thức thanh toán với nhà cung cấp Nếu không đạt được thỏa thuận, công ty sẽ tìm kiếm nhà cung cấp khác và thực hiện đánh giá định kỳ hàng năm để điều chỉnh quan hệ mua sắm Hiện tại, hầu hết hoạt động mua sắm của công ty diễn ra theo phương thức mua lại không điều chỉnh, với mối quan hệ hợp tác lâu dài và chặt chẽ với các nhà cung cấp.
2.3.3 Thực trạng xác định và lựa chọn nhà cung cấp tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
Công ty TNHH PCCC Thiên Long sử dụng một lượng lớn nguyên vật liệu trong sản xuất cửa chống cháy và đã ký hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp uy tín như Công ty Cổ phần Thép Hoà Phát và Công ty TNHH Thép Bảo Tuấn Việc chuẩn hóa, thống nhất quy trình và tuân thủ pháp luật được công ty chú trọng, nhằm đảm bảo trách nhiệm cao trong sản xuất Chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực phòng cháy, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của người dân trong các tình huống nguy hiểm Chất lượng và sự an toàn là kim chỉ nam giúp Thiên Long xây dựng niềm tin vững chắc với người tiêu dùng.
Bảng 2.5 Một số nhà cung cấp của công ty
STT Nhà cung cấp NVL cung cấp
1 Công ty Cổ phần Thép Hoà Phát Thép chống cháy
2 Công ty TNHH Thép Bảo Tuấn Thép chống cháy
3 Công ty Cổ Phần Công Nghệ Kính ATV Kính chống cháy
4 Công ty TNHH Vật Tư Thiết Bị Hoàng Anh Phụ kiện cửa
5 Công ty TNHH Kin Long Việt Nam Phụ kiện khóa, bản lề
6 Công ty TNHH KNAUF Việt Nam Tấm thạch cao
7 Công ty Cổ Phần Sơn Hải Phòng Sơn tĩnh điện chống cháy
8 Công ty Cổ Phần Giăng Đông Á Phụ kiện giăng khung, giăng cánh
9 Công ty TNHH sản xuất và thương mại khóa Đại Phát
Phụ kiện khóa cửa chống cháy
10 Công ty TNHH Maku Protec Việt Nam Tấm chống cháy MGO,
(Nguồn: Tổ quản lý kho và vật tư, thiết bị)
Khi quyết định mua vật tư, tổ quản lý kho và vật tư, thiết bị cần lập danh sách các đơn vị cung ứng để trình Giám Đốc phê duyệt Nếu các đơn vị được phê duyệt không đáp ứng yêu cầu, cần lựa chọn đơn vị cung ứng khác theo quy trình đã định.
Bước 1: Thu thập những thông tin của ít nhất 2 đơn vị cung ứng về loại NVL cần cung cấp.
Bước 2: Lấy thông tin trực tiếp từ các đơn vị cung ứng, xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng
Bước 3: Chọn lựa và phê duyệt nhà cung ứng là quá trình mà phòng mua hàng đánh giá khả năng cung cấp dựa trên thông tin thu thập được Sau đó, họ lập phiếu xem xét đề nghị từ các nhà cung ứng và gửi để Giám Đốc phê duyệt Danh sách các đơn vị cung ứng của công ty sẽ được cập nhật hàng năm để đảm bảo tính chính xác và kịp thời điều chỉnh Việc xây dựng danh sách nhà cung ứng và duy trì mối quan hệ ổn định giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí khảo sát nghiên cứu.
Những căn cứ công ty xác định và lựa chọn nhà cung cấp:
Dựa trên phương thức mua, nếu công ty thực hiện mua mới hoặc mua lại có điều chỉnh, họ sẽ tìm kiếm và xác định lại nhà cung cấp Ngược lại, trong trường hợp công ty mua lại không có điều chỉnh, họ sẽ tiếp tục mua hàng từ nhà cung cấp cũ với mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Dựa trên đánh giá từ các lần mua trước, việc đánh giá nhà cung cấp sau mỗi thương vụ công là rất quan trọng Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp như giao hàng chậm, chất lượng kém, rủi ro hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển hoặc phương thức thanh toán không đồng nhất, cần thiết phải thay thế họ Do đó, việc xác định và lựa chọn lại nhà cung cấp là bước cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Các công ty thường liên lạc với nhà cung cấp qua điện thoại, email và gặp mặt trực tiếp để thương lượng Để duy trì mối quan hệ đối tác lâu dài, công ty chú trọng đến nhu cầu của nhà cung cấp, nhằm tìm ra tiếng nói chung trong giao nhận hàng Hiện nay, thách thức lớn nhất mà công ty gặp phải là đàm phán mức giá nguyên liệu một cách khách quan, từ đó thương lượng với nhà cung cấp để đạt được mức giá hợp lý, giảm chi phí đầu vào mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.
2.3.4 Thực trạng đặt hàng và ký kết hợp đồng
Tại công ty, việc xác định lượng và thời gian đặt hàng liên quan trực tiếp đến sản phẩm, dựa trên đơn hàng đã ký kết Sau khi xem xét, công ty lên kế hoạch nguyên vật liệu và chọn nhà cung ứng trong danh sách, tổ quản lý kho lập đơn đặt hàng trình Giám Đốc Khi đơn hàng được duyệt, phòng sẽ gửi đơn và ký hợp đồng mua hàng Chỉ khi có đơn hàng hoặc nhu cầu sản xuất, công ty mới xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, xác định lượng cần mua dựa trên số lượng sản phẩm theo đơn hàng hoặc kế hoạch sản xuất, tạo ra lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Khi có nhu cầu mua hàng, tổ quản lý kho lập nhu cầu hàng và kiểm tra lượng tồn kho; nếu đủ thì xuất, nếu không đủ thì tiếp tục lập đơn và gửi như đã đề cập.
Trong quá trình đặt hàng, hai bên cần thương lượng và thống nhất về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức vận chuyển, ngày giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản cần tuân thủ Khi đạt được sự đồng thuận về các vấn đề trong hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán.
Bảng 2.6 Sản lượng thực tế mua nguyên liệu, vật tư của công ty năm 2022
STT Loại nguyên liệu, vật tư ĐVT
Sản lượng mua ban đầu
Sản lượng thực tế mua
(Nguồn: Tổ quản lý kho vật tư và thiết bị)
Trong những năm gần đây, ngành sản xuất thiết bị phòng cháy chữa cháy đã phát triển mạnh mẽ, dẫn đến việc thực hiện kế hoạch mua sắm đạt được mục tiêu chi phí nhưng sản lượng lại vượt kế hoạch Sự gia tăng quan tâm đến vấn đề phòng cháy đã làm tăng mức độ đặt hàng, khiến sản lượng nguyên liệu và vật tư cần mua cao hơn dự kiến Một số công ty đã điều chỉnh tăng số lượng nhập khẩu để đảm bảo kế hoạch chi phí và dự trữ trước khả năng tăng giá Tuy nhiên, trong quá trình sản xuất, công ty cũng gặp phải một số sự cố như lỗi sản phẩm, cắt lệch số đo và cong vẹo cửa, buộc họ phải nhập thêm nguyên vật liệu để khắc phục.
2.3.5 Thực trạng tiếp nhận hàng hoá
Tổ quản lý kho và vật tư thiết lập tiến độ theo dõi thời gian nhận nguyên liệu và vật tư từ nhà cung ứng, giúp công ty chủ động trong các lĩnh vực tài chính, nhân lực, kho bãi và bến bãi Việc này rất cần thiết để đảm bảo quá trình tiếp nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ Công ty cần thanh toán đúng số lượng và thời gian theo thỏa thuận trong hợp đồng với nhà cung cấp.
Hình 2.3 Quy trình tiếp nhận hàng hóa tại Công ty TNHH PCCC Thiên long
(Nguồn: Tổ quản lý kho và vật tư, thiết bị)
Đánh giá chung về quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
Sau gần 6 năm phát triển, Công ty TNHH PCCC Thiên Long đã khẳng định vị thế trong lĩnh vực sản xuất và lắp đặt cửa chống cháy, bao gồm cửa thép, cửa kính, vách kính, cửa cuốn, màn cuốn chống cháy và cửa tầng thang máy chống cháy Công ty không ngừng hoàn thiện hoạt động quản trị, đặc biệt là quản trị mua hàng, để phù hợp với quy mô sản xuất và môi trường kinh doanh hội nhập Sau thời gian thực tập tại công ty, hoạt động quản trị mua hàng đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể.
Công ty đã thiết lập kế hoạch mua hàng chi tiết cho từng đơn vị và phân xưởng sản xuất, nhằm đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả Dù sản xuất nhiều loại sản phẩm với kiểu dáng đa dạng, công ty đã xây dựng định mức hoàn chỉnh cho từng sản phẩm Đặc biệt, công ty luôn chú trọng nghiên cứu và cải tiến công nghệ, giảm thiểu định mức tiêu hao nguyên vật liệu để gia tăng lợi nhuận.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ thu mua chuyên nghiệp, năng động và am hiểu thị trường, giúp tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu (NVL) chất lượng với giá cả hợp lý, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất Đơn vị đã thiết lập định mức sử dụng và dự trữ vật liệu hợp lý, góp phần giảm chi phí dự trữ, hạn chế hao hụt trong bảo quản và tránh lãng phí vốn do tồn kho không cần thiết.
Nhà cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm và lợi thế cạnh tranh của công ty Để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, công ty đã thiết lập mối quan hệ lâu dài với các nhà cung ứng dựa trên nguyên tắc hợp tác hai bên cùng có lợi Công ty luôn chú trọng việc củng cố mối quan hệ với các nhà cung ứng hiện tại để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững.
Công ty chủ động tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu mới, đáp ứng yêu cầu chất lượng và mục tiêu giảm chi phí, nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù công ty đã có nhiều nỗ lực và đạt được thành tựu, nhưng hoạt động quản trị mua hàng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần được cải thiện.
Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu và vật tư của công ty hiện chưa hiệu quả, dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu trong sản xuất và lượng dự trữ không đủ đáp ứng Nguyên nhân chính là do công ty chủ yếu dựa vào các đơn hàng mà chưa chủ động xem xét tình hình thị trường một cách cụ thể, khiến cho việc dự đoán cầu không chính xác và gây chậm tiến độ sản xuất.
Công ty thường ưu tiên các nhà cung ứng cũ để tiết kiệm thời gian đặt hàng, nhưng điều này khiến họ bỏ lỡ cơ hội mua nguyên liệu và vật tư từ những nhà cung cấp khác có chất lượng và giá cả hợp lý hơn Trong những giai đoạn sản xuất cao điểm, việc nguyên liệu khan hiếm và nhà cung ứng không đảm bảo số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng đã gây ra nhiều khó khăn cho hoạt động sản xuất Khi đó, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới sẽ gặp phải tình trạng chèn ép giá.
Công tác tiếp nhận hàng hóa đã tuân thủ quy trình nhưng vẫn gặp thiếu sót trong khâu chuẩn bị kho bãi, dẫn đến việc nguyên liệu vật tư không đạt tiêu chuẩn chất lượng được nhập kho Nguyên nhân chủ yếu là do công nghệ và trang thiết bị tiếp nhận nguyên vật liệu còn lạc hậu, gây sai lệch trong quá trình kiểm tra Hơn nữa, trình độ của cán bộ tiếp nhận còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn cần thiết trong công việc.
Việc đánh giá kết quả mua hàng hiện chưa có các chỉ tiêu rõ ràng, dẫn đến việc chưa xác định được thành công và tồn tại trong hoạt động mua hàng của công ty Điều này cũng gây khó khăn trong việc đo lường sự đóng góp của các thành viên và các bộ phận liên quan, cũng như làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong quá trình này.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong ngành chủ yếu bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan Nguyên vật liệu cho ngành chịu ảnh hưởng từ thiết bị chống cháy, gây khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn hàng đạt tiêu chuẩn pháp luật Kế hoạch mua hàng vẫn còn sai sót do chưa xem xét kỹ lưỡng tình hình thị trường và sản xuất Việc sử dụng nguyên vật liệu đa dạng khiến việc xác định nhu cầu chính xác trở nên khó khăn, gây trở ngại trong việc xây dựng định mức Dù công tác kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào đã được cải thiện, nhưng vẫn còn nhiều yếu tố chủ quan dẫn đến tình trạng thừa, thiếu nguyên liệu.
Bố trí nhân lực và trang thiết bị cho việc tiếp nhận, vận chuyển và kiểm tra hàng hóa đầu vào còn lạc hậu, ảnh hưởng đến độ chính xác của kết quả kiểm tra và gây khó khăn cho người chịu trách nhiệm Hệ thống tiêu chuẩn ISO thường quá cứng nhắc, khiến người lao động phải tuân thủ một cách thụ động, không phát huy được tính năng động và sáng tạo của họ.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PCCC THIÊN LONG
Dự báo thị trường thiết bị phòng cháy chữa cháy và phương hướng phát triển kinh
3.1.1 Dự báo thị trường thiết bị phòng cháy chữa cháy tại Việt Nam
Sau nhiều vụ hoả hoạn liên tiếp, đặc biệt là vụ cháy chung cư mini ở Khương Hạ, Hà Nội, vào ngày 13/09/2023, người dân đã nâng cao ý thức về công tác phòng cháy chữa cháy (PCCC) Thị trường thiết bị PCCC trở nên sôi động khi người dân đổ xô mua sắm các trang thiết bị như mặt nạ phòng độc, bình chữa cháy và thang dây Các chung cư mini, phòng hát và nhà dân đã tăng cường xây dựng hệ thống PCCC theo yêu cầu của cơ quan chức năng, đồng thời người dân chủ động lắp đặt cửa phòng cháy, thang thoát hiểm và hệ thống báo cháy tự động Nắm bắt nhu cầu thị trường, các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị PCCC đã tăng giá sản phẩm từ 2-3 lần so với trước vụ cháy, dẫn đến tình trạng khan hiếm hàng hóa, khách hàng phải đặt hàng trước mới có sản phẩm.
Giá cả trang thiết bị và nguyên liệu sản xuất phòng cháy chữa cháy đang tăng mạnh, dẫn đến chi phí sản xuất tăng cao trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt Để đáp ứng nhu cầu mua sắm tăng cao, Tổng cục Quản lý thị trường đã yêu cầu kiểm tra và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm trong sản xuất và kinh doanh thiết bị PCCC, nhằm ngăn chặn tình trạng găm hàng, tăng giá và bán hàng không rõ nguồn gốc Điều này giúp người tiêu dùng yên tâm hơn về chất lượng sản phẩm Công ty cần nâng cao mối quan hệ với các nhà cung cấp và liên tục tìm kiếm nguồn nguyên liệu mới để đảm bảo sản xuất ổn định và giá cả hợp lý.
Dự báo tình hình cháy nổ sẽ tiếp tục phức tạp trong bối cảnh công nghiệp hóa và đô thị hóa, đặc biệt tại các khu dân cư, nhà cao tầng, chợ, và trung tâm thương mại Nhiều cơ sở hạ tầng hiện tại không đáp ứng tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy, khiến nguy cơ gia tăng Các cơ quan chức năng sẽ siết chặt kiểm tra và thực hiện các chỉ thị liên quan đến an toàn phòng cháy chữa cháy Do đó, thị trường thiết bị phòng cháy chữa cháy dự kiến sẽ phát triển mạnh mẽ, với nhu cầu của người dân ngày càng tăng Công ty cũng cần chú trọng đến tiến độ sản xuất để đáp ứng kịp thời đơn hàng, tránh chậm trễ trong giao hàng.
3.1.2 Định hướng phát triển kinh doanh của Công ty TNHH PCCC Thiên Long đến năm 2025
Công ty TNHH PCCC Thiên Long định hướng phát triển chiến lược kinh doanh đến năm 2025 như sau:
Công ty TNHH PCCC Thiên Long hướng tới việc trở thành một doanh nghiệp mạnh mẽ, hiệu quả và có sức cạnh tranh cao trong lĩnh vực sản xuất và phân phối cửa chống cháy Chúng tôi cam kết hoạt động hoàn chỉnh từ thu mua đến dịch vụ, phục vụ các công trình xây dựng và công nghiệp trên toàn quốc, đồng thời chuẩn bị cho việc mở rộng ra thị trường quốc tế Mục tiêu doanh thu của công ty trong những năm tới là đạt trên 100 tỷ đồng Để đạt được điều này, chúng tôi sẽ đầu tư vào thiết bị máy móc hiện đại, đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất và an toàn cho người lao động Chúng tôi cũng sẽ nhanh nhạy với công nghệ mới và nghiên cứu các giải pháp công nghệ phù hợp với quy mô công ty, ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm.
Chúng tôi tiếp tục chú trọng vào sản xuất và phân phối cửa chống cháy, cung cấp và lắp đặt cho các công trình quy mô lớn Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo chất lượng công trình, tuân thủ đúng tiến độ và quy trình nghiệm thu các dự án đã ký hợp đồng.
Để hoàn thiện quản trị mua hàng, công ty cần đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu Tổ quản lý kho và vật tư cần theo dõi nhu cầu sản xuất và khả năng cung ứng của nhà cung cấp để lập kế hoạch mua sắm chính xác Bộ phận mua hàng phải thường xuyên kiểm tra và tìm hiểu về nhà cung cấp, bao gồm tình hình sản xuất và các đối tác của họ, nhằm đáp ứng nhu cầu sản phẩm trong quá trình sản xuất Công ty cần tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp nguyên vật liệu tốt nhất, lập danh sách chi tiết và so sánh để đưa ra quyết định hợp lý Sử dụng linh hoạt các tiêu chuẩn đối với nhà cung cấp trong từng trường hợp là cần thiết, đồng thời chủ động tìm kiếm nhà cung cấp mới để mở rộng cơ hội kinh doanh và giảm thiểu rủi ro từ nhà cung cấp cũ.
3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty TNHH PCCC Thiên Long
3.2.1 Hoàn thiện phân tích nhu cầu mua hàng
Công ty cần cải thiện kế hoạch mua hàng bằng cách xác định rõ ràng lượng nguyên liệu cần dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ, không chỉ dừng lại ở việc tính toán lượng nguyên liệu cần dùng Để xây dựng kế hoạch mua nguyên liệu chính xác hơn, công ty nên áp dụng các phương pháp định lượng tốt hơn và phát triển hệ thống hoạch định tài nguyên kết hợp thông tin từ cả bên trong và bên ngoài Hệ thống này sẽ cung cấp quyền truy cập cho nhân viên, đối tác và khách hàng, giúp tổng hợp dữ liệu để so sánh, theo dõi và phân tích Đồng thời, việc liên kết các cổng bán hàng và dịch vụ khách hàng với nhà cung cấp và nhà sản xuất sẽ tăng cường hiệu quả sản xuất.
Công ty nên áp dụng phần mềm thống kê chuyên dụng như SPSS, EVIEW, và STATA để cải thiện việc dự báo nhu cầu sản xuất, thay vì chỉ dựa vào Excel, công cụ không được thiết kế cho xử lý số liệu thống kê chuyên nghiệp Đồng thời, việc tổ chức đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng thành thạo các phần mềm mới này là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
Việc xác định nhu cầu mua hàng trong Công ty hiện chưa dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường, dẫn đến việc xác định cầu không chính xác và gây bất lợi cho Công ty, bao gồm thiếu nguyên vật liệu sản xuất và phải mua thêm với giá cao, làm gián đoạn quy trình sản xuất Nghiên cứu thị trường trước đây chủ yếu dựa vào tài liệu thu mua trước mà chưa được thực hiện hợp lý Để cải thiện xác định cầu, Công ty cần chú trọng nghiên cứu thị trường và thu thập kết quả phân tích dự báo từ các cơ quan nghiên cứu Dựa trên cầu nguyên vật liệu, Công ty cần xác định mức nguyên liệu dự trữ hợp lý để đảm bảo sản xuất liên tục; nếu dự trữ quá lớn sẽ tăng chi phí lưu kho, còn nếu quá thấp sẽ không đảm bảo cung ứng kịp thời.
3.2.2 Hoàn thiện lựa chọn phương thức mua hàng
Hiện nay, công ty quyết định tự mua nguyên liệu, vật tư và thiết bị thay vì thuê ngoài Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình mua hàng, công ty cần có đội ngũ nhân viên mua hàng chuyên nghiệp với kỹ năng và kiến thức về sản phẩm chống cháy Nếu nhân viên không đáp ứng yêu cầu của Ban giám đốc, công ty cần triển khai các giải pháp nâng cao năng lực, như tổ chức đào tạo nghiệp vụ mua hàng và cấp chứng chỉ liên quan đến phòng cháy chữa cháy Ngoài ra, công ty cũng có thể xem xét phương thức thuê ngoài để tập trung vào năng lực cốt lõi, đó là sản xuất cửa chống cháy.
Công ty cần kết hợp giữa mua mới và mua lại có điều chỉnh để tăng tính linh hoạt trong việc mua nguyên vật liệu, vật tư và thiết bị Việc mua mới không chỉ mở rộng danh sách nhà cung cấp mà còn mang lại nhiều lựa chọn với mức giá cạnh tranh hơn cho công ty.
3.2.3 Hoàn thiện xác định và lựa chọn nhà cung cấp
Việc chỉ lựa chọn các nhà cung ứng cũ đã gây ra khó khăn cho Công ty, do số lượng nhà cung ứng quá ít, dẫn đến rủi ro về chất lượng và thời gian giao hàng Để cải thiện tình hình, Công ty cần mở rộng lựa chọn nhà cung ứng và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với họ, giúp giảm thiểu rủi ro và tránh bị ép giá Song song, Công ty cũng nên duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo chất lượng hàng hóa, tiết kiệm chi phí và tận dụng sự tin tưởng lẫn nhau Đối với các mặt hàng mới, Công ty cần thực hiện khảo sát thị trường và thử nghiệm sản xuất; nếu thành công, sẽ tiếp tục kinh doanh Cuối cùng, Công ty nên thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng và hợp lý để quản lý hiệu quả quá trình cung ứng.
Bảng 3.1 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
STT Tiêu chuẩn Hệ số quan trọng
1 Chất lượng nhà cung cấp 5
4 Khả năng xuất của nhà cung cấp 4
6 Khả năng tài chính của nhà cung cấp 2
7 Uy tín của nhà cung cấp trên thị trường 2
8 Người lãnh đạo của công ty 1
(Nguồn : Tác giả tự đề xuất)
Khi xem xét bảng đánh giá nhà cung cấp, công ty có thể nhanh chóng đưa ra nhận định dựa trên một số tiêu chí chính Tuy nhiên, nếu có điều kiện, việc đánh giá toàn diện các nhà cung cấp theo tất cả các tiêu chuẩn sẽ giúp công ty lựa chọn được đối tác phù hợp hơn.
3.2.4 Hoàn thiện đặt hàng và ký kết hợp đồng
Trước khi đặt hàng, công ty cần tiến hành đàm phán với nhà cung cấp để thỏa thuận các điều khoản mua bán Mặc dù đàm phán tốn thời gian và chi phí, nhưng do thị trường luôn biến động về giá cả và chất lượng, việc này là cần thiết Nhân viên mua hàng nên gặp gỡ nhà cung cấp để thương lượng, nhằm tối ưu hóa lợi ích cho công ty Để đạt được kết quả tốt trong đàm phán, công ty cần chọn những nhân viên có chuyên môn cao và kỹ năng giao tiếp tốt Sau khi thống nhất các điều kiện, việc ký kết hợp đồng bằng văn bản là rất quan trọng, vì nó tạo cơ sở pháp lý cho các bên thực hiện và giải quyết tranh chấp khi cần thiết.
Phòng mua hàng tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà thầu đã lựa chọn, yêu cầu cán bộ có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn vững Việc thực hiện và theo dõi hợp đồng cần nghiêm túc để đảm bảo tính pháp lý và tránh sai sót Công ty nên lựa chọn hình thức đặt hàng phù hợp với từng mặt hàng, đặc biệt là đối với các mặt hàng giá trị lớn như gang và sắt phế liệu, nhằm giảm thiểu rủi ro và thiệt hại Hợp đồng pháp lý có giá trị cao, giúp công ty được bồi thường thỏa đáng nếu xảy ra sai sót từ nhà cung cấp Đối với mặt hàng có giá trị vừa và nhỏ, công ty có thể áp dụng hình thức đặt hàng bằng văn bản hoặc điện thoại, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm rủi ro trong quan hệ làm ăn lâu dài.
3.2.5 Hoàn thiện tiếp nhận hàng hoá
Các giải pháp kiến nghị khác
Kiến nghị với nhà nước về việc nhanh chóng công bố và cấp phép cho nhiều sản phẩm đạt tiêu chuẩn PCCC, giúp doanh nghiệp có thêm thông tin để lựa chọn sản phẩm phù hợp Đồng thời, cần ưu tiên sản phẩm nội địa theo tiêu chí “người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” Chính phủ và các cơ quan chức năng nên xã hội hóa công tác kiểm định, thẩm duyệt và nghiệm thu PCCC để rút ngắn thời gian xét duyệt hồ sơ, đưa công trình vào hoạt động, tạo ra sản phẩm cho xã hội Hiện nay, nhiều công văn chưa phù hợp thực tế gây khó khăn cho doanh nghiệp, như trong dịch COVID-19, ngành xây dựng áp dụng quy định về kính chống cháy nhưng Việt Nam chưa sản xuất được loại kính này, dẫn đến việc doanh nghiệp phải nhập khẩu từ Trung Quốc trong khi cửa khẩu phía Bắc gặp khó khăn Nếu không lắp đặt kính này, công trình không được nghiệm thu, và không thể hoạt động Tương tự, sơn chống cháy cũng phải nhập khẩu, gây khó khăn trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp sản xuất thiết bị phòng cháy chữa cháy.