Luận văn tốt nghiệp quản trị kinh doanh nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty jonhnathan charles

Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái MỞ ĐẦU  Tính cấp thiết của đề tài Luận Văn tốt nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng của sinh viên  ngành QTKD và là bước đầu tiên để  sinh viên học tập thực tế  của mơi trường Doanh  Nghiệp SXKD, nhận diện được các vấn đề phát sinh, các ngun nhân gây ra vấn đề và  thực tập đề  xuất phương án giải quyết vấn đề.Vì vậy sau đợt thực tập tốt nghiệp tại   cơng ty sinh viên phải chứng tỏ  được là có những khả  năng nắm bắt được kiến thức   của mơi trường Thực tế mà trong q trình học tập sinh viên khơng biết được cũng như  khả năng tiếp cận với mơi trường thực tế Trong cơ  chế  thị  trường như  hiện nay, để  thực hiện chiến lược phát triển  của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc   để  phù hợp trong thời kỳ  cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Sau hơn mư ời năm  đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu to lớn tạo nên một bước ngoặc lịch  sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững   trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ  giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của khách hàng.  Tuy nhiên khơng phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó địi hỏi người  quản trị phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường.  Đối với mỗi doanh nghiệp vai trị của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện  để có thể tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đốn có thể dẫn tới  doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn hoặc doanh nghiệp phát triển, tồn diện. Chính vì  vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong cơng tác quản trị là vơ cùng quan trọng.    Mục đích của chun đề là  Trong thời gian thực tập và viết luận văn tại cơng ty t  nhân  100% vốn  chuyển sang doanh nghiệp có 100% vốn dầu tư của nước ngồi, để theo kịp với nhịp độ  phát triển của thời đại, cơng ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về  phương thức kinh  doanh của mình, thay đổi về  phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ  tuy nhiên                                                                                               SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà khơng chỉ của   cơng ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các DNSXKD. Hoạt động mua hàng   rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc  mang lại lợi nhuận là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa   được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu đầu tiên, cơ  bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp   tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt  đơng bán hàng có được tốt hay khơng phụ  thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng.  Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài  “Nâng cao cơng tác quản trị  mua hàng tại cơng ty Jonhnathan Charles” làm đề  tài  cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt   động quản trị  mua hàng trong doanh nghiệp khơng chỉ  trên lý thuyết mà cịn thơng qua   thực tế  Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chun đề là hướng tới hoạt động quản lý  trong việc quản trị mua hàng của cơng ty Jonathan charles Do thời gian và Kiến thức có hạn em xin được trình bày Cơng Tác quản trị mua   hàng và Thực Trạng của doanh nghiệp và một số  giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác   quản trị trong Doanh nghiệp  Phương pháp nghiên cứu Trong  chuyên đề   sử  dụng  các  phương  pháp  sau:  phương pháp hệ   thống,   phương pháp phân tích ­ tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, trên cơ  sở thu thập và sử dụng các tài liệu, số liệu, biểu đồ  làm căn cứ  để  làm rõ vấn đề  cần  nghiên cứu  Kết cấu chuyên đề Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn:  Chương 1: cơ  sở  lý luận chung về  quản trị  mua hàng trong doanh nghiệp   Sản xuỏt Kinh Doanh.                                                                                               SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái Chương 2: Giới thiệu về cơng ty và thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại  cơng ty  Jonathan Charles Chương 3: Một số  giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị  mua hàng tại  Doanh Nghiệp   CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG  TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1 HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SXKD 1.1.1   Tầm   quan   trọng     hoạt   động   mua   hàng     doanh   nghiệp  SXKD Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, Mua hàng là hoạt động đầu tiên    nhằm tạo ra yếu tố đầu vào, yếu tố đầu vào là nguồn hàng một cách đầy đủ, kịp thời,  đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của sản xuất phù  hợp với u cầu của khách hàng và kế hoạch sản xuất bán ra của doanh nghiệp.  Dưới góc độ  của nhà quản trị  thì mua hàng hồn tồn trái ng ựơc với bán  hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hố và dịch vụ  một cách có hệ  thống và tìm cách làm tăng ý thức về  nhu cầu đó thì mua hàng là phủ  nhận hoặc đình hỗn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực   chất mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người, doanh nghiệp với doanh   ghiệp + Vị  trí  của hoạt  động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh  doanh  Nghiệp vụ mua hàng là mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,   đây là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hố, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng,   và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu  quy trình SXKD của doanh nghiệp, Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng như­                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái ng hành vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị  trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà quản trị kinh doanh.    + Mua hàng có vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh  nghiệp ở chỗ Các yếu tố đầu vào chính là hàng hố, NVL của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ  giúp cho doanh nghiệp có hàng hố SXSP từ  đó bán ra thị  trư ờng. Với chức năng mua  ngun vật liệu sản xuất ra hàng hóa sau đó bán ra thị  trường tiêu thụ  doanh nghiệp   ln muốn phấn đấu để mua được ngun vật liệu với chi phí thấp nhất, thoả mãn tốt  nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu   hút khách hàng về phía mình.    Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lịng về  sản phẩm của mình để  thu hút khách hàng. Tạo điều kiện giữ  chữ  tín nâng cao hiệu   quả kinh doanh là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy q trình sản xuất,   lưu thơng hàng hố, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ  cơng   nhân viên.  1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp SXKD 1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp SXKD.   a) Căn cứ vào quy mơ mua hàng  Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp, khi  doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức  là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu sản xuất bán ra của doanh nghiệp trong  một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua doanh nghiệp phải  căn cứ vào diễn biến thị trường, số lượng hàng mà khách hàng đặt, tốc độ tiêu thụ sản  phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.      Lượng hàng thích hợp           Lượng hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kỳ     một lần mua                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái   =                số vịng chu chuyển hàng hố dự kiến  Phương pháp này có ưu điểm sau: ` + Cơ  sở  để  xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được   xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, lượng hàng hố dự trữ thực tế  đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cho kỳ Sản xuất bán tiếp theo.  + Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua ngun vật liệu sản xuất là rất lớn nên   giúp cho doanh nghiệp cần thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu sản xuất bán hết bấy   nhiêu nên lựơng hàng hố dự trữ  ít. Do vậy sẽ tránh đ ược tình trạng  ứ  đọng vốn, tiết  kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ  gìn hàng hố và các chi phí khác. Điều đó làm tăng  nhanh tốc độ chu chuyển của vốn   + Q trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi giúp cho doanh nghiệp   tránh đựơc những rủi ro do biến động về  giá hay do nhu cầu về  hàng hố thay đổi,   giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra.   Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu cịn có nhựơc điểm cần lưu ý:     + Chi phí mua hàng thừơng cao, Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị  trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hố mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc  đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ  khơng đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ  khơng  thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”.    Mua hàng theo lơ lớn:  Mua hàng theo lơ lớn là lựơng hàng mua một lần   nhiều hơn nhu cầu SX bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ  sở dự đốn nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số  luận  cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng: Tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ  nhỏ  nhất khi chi phí l ưu trữ  hàng  hố = chi phí mua hàng.   Nếu ta gọi: C­Tổng chi phí    C1 ­ Chi phí một lần mua hàng                                                                                               SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái   C  ­ Chi phí bảo quản đơn vị hàng hố trong một đơn vị thời gian    C ­ Số lượng đơn vị hàng hố cần thiết trong một đơn vị thời gian       Q ­ Số lượng hàng hố thu mua một lần   Giả thiết Q khơng đổi và số lượng hàng hố dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:                          Q=  2*C1 * D C2                          C=  C  * (Q/2) +  C1  *Q/D)    Cơng thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản  là thấp nhất.  Từ đó có thể thấy mua theo lơ có những ưu điểm sau:  + Chi phí mua hàng có thể  giảm được và doanh nghiệp có thể  nhận được  những ưu đãi của các nhà cung cấp.  + Chủ động chọn nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng + Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt” thị trư ờng, do đó có thể  thu được lợi nhuận“siêu ngạch”.  Song nó cũng khơng tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:  + Phải sử dụng một lượng vốn hàng hố lớn điều này gây ra những khó khăn   tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp    + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hố lớn.    + Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao  b) Căn cứ vào hình thức mua  Tập trung thu mua:  Những doanh nghiệp có quy mơ lớn thường có những  bộ phận chun trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có  ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua sản xuất tách rời  Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khốn cho từng bộ phận mua   những món hàng cấn thiết, họ  phải tự  lo nguồn hàng cho sản xuất.  Ưu  điểm của                                                                                                SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái phương pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua đúng sản phẩm đúng nhu  cầu. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí ký kết tăng.  c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng  Mua đến đâu thanh tốn đến đó theo phương thức này thì khi nhận được hàng hố    do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán  Mua giao hàng trước: khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp  đã nhận được hàng hố sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh tốn lơ hàng đó.  Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hố  với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền đến hạn giao hàng bên bán sẽ  tiến hành giao hàng cho bên mua.    d)  Căn cứ theo nguồn hàng: Mua trong nước: hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp   được tiến hành trong phạm vi một quốc gia.  Mua từ nước ngồi (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng  từ nước ngồi  có hai hình thức nhập khẩu:    + Nhập khẩu uỷ  thác là hình thức nhập khẩu trong đó cơng ty đóng vai trị làm  trung gian để  tiến hành các nghiệp vụ  nhập khẩu hàng hố, thiết bị  máy móc nước  ngồi vào Việt Nam theo u cầu của khách hàng trong nước  + Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó cơng ty thực hiện từ  khâu đầu đến khâu cuối  phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp,  phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua bn hay mua lẻ Mỗi   phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào  thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem  mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.  1.1. 2. 2  Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.                                                                                               SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái + Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn  cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định.Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân  tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể  gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp   Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi ngun tắc này là ngun tắc “khơng bỏ  tiền vào một túi” tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. doanh nghiệp chỉ đư ợc mua  từ  một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể  ép giá và áp   đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp + Quy tắc ln giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: mua hàng là giải  một số bài tốn với vơ số ràng buộc khác nhau. Trong khi đó các nhà cung cấp ln ln   đưa ra những thơng tin phong phú và hấp dẫn về  giá cả, chất lượng, điều kiện vận  chuyển và thanh tốn, các dịch vụ sau bán hàng + Quy tắc đảm bảo  “sự  hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh   nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện  bất lợi cho mình thì ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng  kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để  đạt được lợi ích của mình mà khơng quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp  trục trặc trong việc thoả thuận và thực hiện hợp hợp đồng  1.2   VAI TRỊ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ  MUA HÀNG TRONG  DOANH NGHIỆP SXKD 1.2.1   Mục tiêu và vai trị của quản trị  mua hàng trong doanh nghiệp  SXKD.     +  Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD:  Đảm bảo an tồn cho bán ra thể hiện trư ớc hết là hàng mua phải đủ về số lượng  và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hố hay gián đoạn kinh  doanh làm  ảnh hưởng đến lưu thơng hàng hố. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với   nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do cơng ty bán ra.                                                                                               SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái   Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng có chất lượng mà khách  hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất,   Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận  lợi cho việc xác định giá bán hàng. để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là  thấp nhất.    + Tầm quan trọng của quản trị mua hàng:  Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện   chỗ  phải tổ  chức, chỉ  đạo, kiểm sốt hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng  thường xun, đều đặn và kịp thời, với nhu cầu về số l ượng, cơ  cấu, chủng loại với  chất lượng tốt, giá cả hợp lý. Lãi suất trong nước và ngồi, chi phí lưu kho và hàng loạt  các vấn đề khác.  1.2.2  Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD Quản trị mua hàng là q trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua,   mua cái gì? mua bao nhiêu? mua của ai? giá cả và các điều kiện thanh tốn như thế nào?  nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích,  Sơ đồ q trình mua hàng trong doanh nghiệp                                                    Xác định nhu  cầu Thoả mãn Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Thương  lượng và đặt hàng Theo dõi và thực hiện giao hàng Không thoả mãn                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng Đánh giá kết quả mua hàng Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái a ) Xác định nhu cầu mua hàng:  Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trư ớc khi mua hàng nhà quản  trị  phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ. Thực   chất của giai đoạn này là trả  lời cho câu trả  lời là mua cái gì?, mua bao nhiêu? chất   lượng như thế nào? để xác định được số lượng hàng hố mua vào là bao nhiêu trên thực   tế người ta thường dựa vào cơng thức cân đối lưu chuyển   M + D dk = B + D ck + Dhh     Trong đó:   M   ­    Lượng hàng hố cần mua vào trong tồn bộ kỳ kinh doanh.   B   –    Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ   D dk­  Lượng hàng hố tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ kinh doanh   D ck –Lượng hàng hố dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp   theo.   Dhh­  Định mức hao hụt (nếu có)  Từ cơng thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kỳ như sau:                   M = B + D ck – D dk +Dhh    Công thức trên được dùng để  xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng   Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của  từng mặt hàng. Chất lượng mua vào như  thế  nào? Mua vào phụ  thuộc vào mức bán ra   của doanh nghiệp cả về số  lượng, chất lượng, cơ cấu Yêu cầu về chất lượng:     +  Doanh nghiệp đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào    +  Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 10 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái  +  Ngồi ra doanh nghiệp cần chú ý đến u cầu về  cơ  cấu, chủng loại, mẫu      mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an tồn Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ  giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà  doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.   b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.  Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đ ược mục tiêu trên  doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ  tìm ở đâu và như thế nào Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp SXKD có thể  tìm  kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thơng qua các hình thức:     + Thơng qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp     +  Thơng qua hội chợ, triển lãm     +  Thơng qua đơn thư chào hàng     +  Thơng qua hội nghị khách hàng   Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.  c) Thương lượng và đặt hàng.  Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp  tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ Những ràng buộc này liên quan đến số  lượng hàng hố, chủng loại hàng hố, chất  lượng hàng hố, giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lý  nếu như vi phạm hợp đồng và để   đi được đến thoả  thuận chung thì hai bên cần phải  phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Các vấn đề  cần thương lư ợng bao  gồm:   ­ Các tiêu chuẩn kỹ  thuật của hàng hoá cần mua về  mẫu mã, chất l ượng,  phương tiện và phương pháp kiểm tra.                                                                                               SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 11 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái  ­ Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có  biến động  ­  Phương thức thanh tốn ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác   định thời hạn thanh tốn.     ­  Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận  chuyển, điều kiện giao thơng vận tải nên ghi cụ thể. Doanh nghiệp tiến hành đặt hàng   với các nhà cung cấp bằng một trong những hình thức sau: +  Ký kết hợp đồng mua – bán. Đây là hình thưc mang tình pháp lý cao nhất.  Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:  Tên, địa chỉ của các bên mua­ bán hoặc người đại diện cho các bên.   Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hố.   Đơn giá và phương định giá.   Phương pháp và điều kiện giao nhận.   Điều kiện vận chuyển.   Phương thức và điều kiện thanh tốn     +  Đơn đặt hàng là hình thức mang tính pháp lý thấp hơn hình thức trên  +  Hố đơn bán hàng. đây là hình thức mang tính pháp lý thấp nhất Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ  phải chịu trách nhiệm trước pháp luật d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:  Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đơn đốc,  nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới  hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn q trình l ưu thơng. Cần giám sát, theo  dõi tồn bộ q trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp  đồng khơng. Cụ thể:   + Hàng hố nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay khơng  sẽ ảnh hưởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thốt tài sản,   ngăn chặn các hàng hố kém phẩm chất vào tay ng ười tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín  của cơng ty.                                                                                               SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 12 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái    ­ Kiểm tra đúng số lượng   ­ Kiểm tra đúng chất lượng   ­ Cơng đoạn cuối làm thủ tục nhập hàng hố  e) Đánh giá kết quả thu mua: Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá  kết quả  và hiệu quả  mua hàng. việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác  định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán  hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trường hợp:    + Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được  các nhu cầu cho  SXKD để  cho đầu vào được  ổn định. Như  vậy quyết định mua hàng  của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.                                   + Trường hợp 2: Nếu khơng thoả  mãn thì quyết định mua hàng của doanh   nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và  khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.  CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY VÀ THỰC TRẠNG  HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CƠNG TY  JONATHAN CHARLES                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 13 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái 2.1 Sơ lược về cơng ty Jonathan charles  2.1.1 Q trình hình thàn và phát triển của cơng ty Cơng   ty   Johnathan   Charles   Fine   Furniture     công   ty   kết   hợp     Johnathan  Charles – nhà thiết kế  người Anh, một chun gia về  đồ  trang trí nội thất, người có   kinh nghiệm sống và làm việc tại Việt Nam hơn 15 năm – và cơng ty Wildwood Lamps   & Accents của Hoa Kỳ  ­ cơng ty sản xuất đèn với chất lượng cao nổi tiếng trên tồn  cầu hơn 40 năm qua Cơng ty chun thiết kế  và sản xuất đồ  trang trí nội thất giả  cổ  theo phong  cách của Châu Âu cũng như  phát triển các thiết kế  riêng của cơng ty theo phong cách   trong thời kỳ q độ  cận đại ở Anh Quốc và phân phối đến các quốc gia như Hoa Kỳ,  Anh, Tây Ban Nha, ý, Pháp… Yếu tố chính tạo nên sự khác biệt của cơng ty chính là sự tỉ mỉ và chất lượng   thể hiện trong từng sản phẩm. Chính điều này đó tạo sự phát triển to lớn của cơng ty từ  10 nhân viên vào 4/2004 đến gần 1.000 nhân viên vào 12/2008. Và cũng chính vào sự  quan tâm đến từng chi tiết nhỏ  nhất trên sản phẩm, cơng ty đó xây dựng hẳn một  xưởng đúc đồng để sản xuất ra những chi tiết bằng đồng cho sản phẩm. Mỗi ý tưởng  thiết kế một sản phẩm trang trí nội thất mới, cơng ty đồng thời cũng đưa ra những thiết   kế  độc quyền về tay cầm, bản lề,  Ổ khóa và chìa khóa có kiểu dáng mang phong cách  cổ điển . Đây chính là lý do thành cơng của cơng ty Cơng ty vẫn tiếp tục duy trì và đa dạng hóa phong cách của mình, đó là tập  trung vào sự tỉ mỉ và chất lượng của sản phẩm để đáp ứng các thị trường khó tính nhất  và trở thành cơng ty ln đồng hành với những sản phẩm trang trí nội thất tốt nhất hồn   hảo từ kiểu dáng đến chất lượng sản phẩm 2.1.2 chức năng và nhiệm vụ của cơng ty Chức năng của cơng ty  :  cơng ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt  động Sản Xuất  ra hàng hóa cung cấp cho thị trường trong nước và xuất khẩu: cơng ty   cịn là nhân tố quan trọng tạo ra sản phẩm cung cấp cho người  tiêu dùng, cung cấp cho                                                                                                SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 14 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái khách hàng những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của người tiêu   dùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa.  Chức năng thứ  hai của cơng ty là hình thành hàng hóa dự  trữ  để  góp phần   bình ổn thị trường, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và người tiêu dùng   cả về mặt khơng gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lượng hàng hóa.  Chức năng thứ ba: là giải quyết vấn đề việc làm , giảm bớt tình hình thất nghiệp  của người lao động góp phần khơng ít cho việc xuất khẩu hàng hóa , đóng thuế cho nhà  nước một phần lợi nhuận của Doanh nghiệp  Nhiệm vụ của cơng ty : Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoạt  động trong lĩnh vực sản xuất   thương mại, Cơng ty Jonathan charles  có nhiệm vụ  tiêu thụ  hàng hóa, thúc đẩy nhanh   tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh Cơng ty phải hồn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nước giao cho như: Tiết kiệm   nguồn tài ngun Gỗ, góp phần bình ổn thị trường hàng hóa giá cả, khơng để xảy ra các   “cơn sốt”, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng  Ngồi ra cơng ty cịn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là giải quyết vấn  đề về việc làm , đào tạo thợ có tay nghề , thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà   nước về nhà nước về quản lí tài chính, kế tốn đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách   nhà nước 2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phịng ban: 2.2.1 Cơ cấu tổ chức: Cơ  cấu tổ  chức của cơng ty được chia thành 5 cấp: cơng ty, khối, phịng   ban/phân xưởng, tổ, nhóm                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 15 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái CƠNG TY KHỐI PHỊNG BAN / PHÂN XƯỞNG TỔ NHĨM Hình 2.2.1 Cơ cấu tổ chức 5 cấp bậc BAN GIÁM ĐỐC KHỐI QUẢN LÝ CHUNG KHỐI SẢN XUẤT Kế toán KHỐI HỖ TRỢ SẢN XUẤT Thiết kế (R&D) Bộ phận mộc máy Hành Kế hoạch Bộ phận đúc đồng Kỹ thuật hỗ trợ kỹ thuật Nhân Bộ phận lắp ráp Mua hàng IT Xuất - Nhập Chất lượng Bộ phận hoàn tất Bộ phận hồn thiện đóng gói Bảo trì Kho vận Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức nhân sự Nguồn trích từ Phịng Hành Chính Nhân Sự                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 16 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái 2.2.2 Chức năng chính của các phịng ban: a. Khối quản lý chung: ­  Giám đốc (Director): Là người lảnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm điều   hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, chỉ  đạo trong việc thực hiện và   giám sát việc sử dụng vốn, lao động, nắm bắt các vấn đề trọng yếu trong tồn cơng ty ­ Kế tốn (Accountant Department): Quản trị tài chính, ngân sách, thực hiện  các nghiệp vụ  kế  tốn, quản lý tài sản, báo cáo tài chính, hỗ  trợ  Ban Giám Đốc trong  việc đánh giá hiệu quả hoạt động của cơng ty thơng qua thước đo giá trị ­ Hành chính (Admin Department): chịu trách nhiệm về tất cả các cơng tác  có liên quan đến thủ tục, giấy tờ, phụ trách bộ phân tạp vụ, vệ sinh cho tồn bộ cơng ty ­ Nhân sự (Human Resource Deartment): Phụ trách về cơng tác tuyển dụng,  đào tạo, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực trong cơng ty ­ Xuất nhập khẩu (Import­Expor Departmentt) : phụ  trách về  thủ  tục xuất   khẩu sản phẩm sang thị trường các nước và nhập khẩu ngun vật liệu, chủ yếu là gỗ,  báo cáo thuế xuất nhập khẩu… ­ Cơng nghệ thơng tin (IT Department): Chịu trách quản lý tồn bộ hệ thống  thơng tin, mạng trong và ngồi nhà máy, thiết kế  và bảo trì các chương trình tin học  quản lý trong cơng ty, quản lý thiết bị  thơng tin , quản lý giao nhận dữ  liệu giữa các  nhân viên đồng thời bảo mật thơng tin cần thiết trong cơng ty ­ Dịch vụ khách hàng (Customer Service Department): là trung tâm chính liên  kết, trao đổi thơng tin giữa cơng ty và khách hàng, giới thiệu sản phẩm, thu nhận và  phản hồi lại ý kiến của khách hàng. Bộ phận dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm quan  trọng trong việc duy trì tốt đẹp mối quan hệ giữa cơng ty và khách hàng ­ Mua hàng (Purchasing Department): Phụ  trách mua sắm hàng hóa, vật tư,  ngun vật liệu phục vụ cho cơng tác sản xuất trong cơng ty b/ Khối sản xuất: ­ Phân xưởng mộc máy (Machinery Department): phần chun tạo phơi các  chi tiết làm từ vật liệu gỗ                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 17 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái ­ Phân xưởng đúc đồng (Foundry Department) : phần tạo phơi các chi tiết  làm từ đồng (tay cầm, bản lề, khóa ) ­ Phân xưởng lắp ráp (Assembly Department): phân xưởng lắp ráp các chi  tiết thành sản phẩm hồn chỉnh ­ Phân xưởng hồn tất (Finishing Department) : phân xưởng chà nhám, sơn  phủ, đánh bóng sản phẩm., chun bọc niệm ghế, sofa ­ Phân xưởng hồn thiện và đóng gói (Final Finishing Department) : phân  xưởng hồn chỉnh sản phẩm về màu sắc, độ bóng  của Sản phẩm và đóng gói Trong mỗi xưởng đều có nhiều quản đốc phụ trách từng khu vực khác nhau. Quản đốc   chịu trách nhiệm chung trong xưởng về quản lý nhân cơng, chất lượng sản phẩm. trong  mỗi xưởng chia thành nhiều tổ. Mỗi tổ  phụ  trách một cơng đoạn gia cơng trong qui   trình gia cơng sản phẩm c. Khối hỗ  trợ sản xuất: Đây là khối chun hỗ  trợ  cho cơng tác sản xuất  chính của cơng ty bằng nhiều hình thức khác nhau ­  Thiết kế  (Research & Development Department): nghiên cứu phát triển  mẫu mã mới, kết hợp với bộ phận tạo mẫu (Sample) tạo ra sản phẩm mẫu trưng bày  trong hội chợ triển lãm các kỳ, mùa trong năm ­  Kế  hoạch (Planning Department): Lập kế  hoạch sản xuất cho khối sản   xuất để đảm bảo xuất hàng đúng thời điểm, thỏa thuận với khách hàng và tận dụng tối  ưu năng lực sản xuất của khối sản xuất ­ Kỹ thuật (Technical Department): xây dựng tiêu chuẩn về kỹ thuật, tạo ra  bản vẽ  kỹ  thuật, tính BOM (Bill of Material)cung cấp thơng tin ngun vật liệu hồn  thành sản phẩm cho việc tính giá thành sản phẩm, lập Routing Ticket để cung cấp cho   bộ phận sản xuất ­ Hỗ trợ Kỹ thuật (Technical Support Department): Bộ phận chuyên hỗ trợ  kỹ  thuật về  máy móc, trang thiết bị  vận hành để  sản xuất, tư  vấn về  mặt bằng máy  móc trong xưởng và việc sử dụng máy trong qui trình sản xuất                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 18 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái ­ Chất lượng (Quality Department): kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu  thu mua ngun vật liệu mua đầu vào và đầu ra sao cho đảm bảo sản phẩm theo đúng  các tiêu chuẩn kỹ thuật về kích thước, màu sắc, độ bóng mà bộ phận Kỹ Thuật đưa ra ­  Bảo trì (Maintaince Department): Chun về bảo trì, bảo dưỡng máy, nhà   xưởng, đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho cơng ty ­ Kho vận (Warehouse Department): Tổ chức lưu trữ hàng hóa, vật tư, đảm  bảo an tồn, tiết kiệm khơng gian, dễ  dàng xuất nhập hàng hóa trong kho, đồng thời   quản lý các thiết bị nâng chuyển 2.3 Sản phẩm của cơng ty: Sản phẩm của cơng ty khá đa dạng về  chủng loại hàng, phong phú từ  kiểu   dáng , kiểu mẫu với chất lượng gia công được đảm bảo tỉ  mỉ  đến từng chi tiết. Phần   lớn sản phẩm đều được công ty tự  thiết kế  nên sản phẩm vừa mang nét chung của   phong cách cổ  Châu Âu, đặc biệt là thời kỳ  q độ  cận đại của Anh Quốc, đồng thời  mang nét riêng thể hiện bản sắc riêng hiện đại độc đáo của cơng ty Cơng ty hiện nay có gần 2000 sản phẩm, đa dạng với các loại bàn, ghế, tủ,   giường, chân nến, hộp, kệ sách trường kỹ…Các sản phẩm của cơng ty được xuất khẩu  chủ  yếu sang thị  trường các nước Châu Âu, Hoa Kỳ  và các sản phẩm được thiết kế  ngày càng tinh xảo để đáp ứng được những thị trường khó tính nhất Để  đáp  ứng được nhu cầu và thị  hiếu của thị  trường hiện cơng ty mở  rộng  thêm mảng thiết kế    và tạo mẫu theo thị  hiếu và theo ý thích của khách hàng nhằm  hướng đến mục tiêu đáp  ứng đúng theo u cầu khách hàng một cách tốt nhất những   sản phẩm độc quyền, một trong những điểm đặc biệt mà khó có một cơng ty nào có thể  đáp ứng , các sản phẩm vừa mang nét cổ điển nhưng vẩn có thể ẩn náo một chút phong  cách hiện đại,điểm đặc biệt thứ 2 cơng ty có thể  giúp khách hàng phục hồi những sản  phẩm đồ  gỗ  cổ  bị  thời gian biến dạng hoặc hư hỏng sẽ được các nghệ  nhân lâu năm   nghiên cứu và phục hồi sản phẩm nếu khách hàng muốn có thêm sản phẩm giống sản  phẩm của mình ,cơng ty vẫn có thể tạo ra sản phẩm giống với độ chính xác trên 90% so  với sản phẩm chính là điều các cơng ty khác chưa hướng tới                                                                                              SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 19 Khoa Quản Trị Kinh Doanh                                                              GVHD: Lê Đình Thái Sản Phẩm Của Cơng ty                                                                                                     SVTH: Lê Th ị Ánh Hồng 20 ...  VAI TRỊ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ ? ?MUA? ?HÀNG TRONG  DOANH? ?NGHIỆP SXKD 1.2.1   Mục tiêu và vai? ?trị? ?của? ?quản? ?trị ? ?mua? ?hàng? ?trong? ?doanh? ?nghiệp? ? SXKD.     +  Mục tiêu của? ?quản? ?trị? ?mua? ?hàng? ?trong? ?doanh? ?nghiệp? ?SXKD: ... cơng? ?ty? ? Jonathan? ?Charles Chương 3: Một số  giải pháp nhằm hồn thiện cơng? ?tác? ?quản? ?trị ? ?mua? ?hàng? ?tại? ? Doanh? ?Nghiệp   CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ? ?MUA? ?HÀNG  TRONG? ?DOANH? ?NGHIỆP SẢN XUẤT? ?KINH? ?DOANH. .. Hơn nữa? ?mua? ?hàng? ?tốt? ?tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài  ? ?Nâng? ?cao? ?cơng? ?tác? ?quản? ?trị ? ?mua? ?hàng? ?tại? ?cơng? ?ty? ?Jonhnathan? ?Charles? ?? làm đề  tài  cho? ?luận? ?văn? ?tốt? ?nghiệp? ?của mình. Đây là một dịp? ?tốt? ?để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt