hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty tnhh giao nhận vận tải cargotrans việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI CARGOT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN

VẬN TẢI CARGOTRANS VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

TS MAI THANH HUYỀN VŨ THỊ HOÀI PHƯƠNG Lớp: K56E3

Mã sinh viên : 20D130185

HÀ NỘI – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam” là công trình nghiên cứu của riêng tôi với sự giúp đỡ của Ths Mai Thanh Huyền Các số liệu và kết quả nêu trong khóa luận là trung thực, xuất phát từ thực tế nghiên cứu tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2024 Tác giả khóa luận

Phương Vũ Thị Hoài Phương

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực hiện bài khóa luận, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm và giúp đỡ từ phía nhà trường và các thầy cô Vì vậy, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tất cả quý Thầy Cô Khoa Kinh Doanh Quốc tế - Trường Đại học Thương Mại đã giúp đỡ, truyền đạt cho em những kiến thức cơ bản, những bài học và kinh nghiệm để em có thể hình dung một cách khái quan về bài khóa luận, cũng như áp dụng những kiến thức đó trong quá trình thực tập và viết khóa luận Đặc biệt, em xin cảm ơn Ths Mai Thanh Huyền, người đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận Sự chỉ bảo tận tình và chu đáo của cô đã giúp em hoàn thành tốt bài khóa luận, giúp em nhận ra những sai sót cũng như tìm ra hướng đi đúng khi em gặp khó khăn khi viết bài khóa luận

Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và các anh chị của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans đã nhiệt tình hỗ trợ, giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất cho em được học hỏi, vận dụng những kiến thức đã học và nắm bắt kiến thức thực tế để em có thể hoàn thiện bài báo cáo thực tập tổng hợp

Do thời gian thực tập, kiến thức cũng như kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành từ các thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn và em có thể hoàn thiện tốt hơn trong khóa luận sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu 6

1.7 Kết cấu của khóa luận 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 7

2.1 Một số khái niệm cơ bản 7

2.1.1 Khái niệm về xuất khẩu 7

2.1.2 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa 7

2.1.3 Khái niệm về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 7

2.1.4 Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 8

2.1.5 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu 8

2.1.6 Các chứng từ cần thiết trong quy trình giao hàng xuất khẩu 9

2.2 Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu 10

2.2.1 Phân loại dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 10

2.2.2 Đặc điểm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 11

2.2.3 Nguyên tắc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 12

2.3 Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 13

2.3.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 13

2.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 17

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI CARGOTRANS VIỆT NAM 21

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam 21

3.1.1 Sơ lược về công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam 21 3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 21

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 22

3.1.4 Cơ cấu tổ chức 22

3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 23

3.1.6 Tài chính của công ty 24

3.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam giai đoạn 2021 – 2023 24

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam giai đoạn 2021 – 2023 24

3.2.2 Doanh thu từ dịch vụ giao nhận theo các phương thức vận tải quốc tế của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam giai đoạn 2021 - 2023 26

3.3 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam 28

3.3.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng 28

3.3.2 Chào giá/ Hỏi giá cho khách hàng 30

3.3.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ 32

3.3.4 Chuẩn bị bộ chứng từ khai Hải Quan 34

3.3.5 Đóng hàng vào container và xuất ra cảng 35

3.3.6 Thông quan hàng xuất khẩu 38

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG

TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI CARGOTRANS VIỆT NAM 50

4.1 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam đến năm 2030 50

4.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam 51

4.2.1 Giải pháp về đội ngũ nhân viên của công ty 51

4.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất 52

4.2.3 Giải pháp về công nghệ 53

4.2.4 Giải pháp về giảm chi phí 54

4.2.5 Giải pháp về quản trị quan hệ với khách hàng 54

4.2.6 Giải pháp về nâng cao chất lượng dịch vụ 55

4.3 Một số kiến nghị để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam 56

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

STT Tên bảng biểu Trang

2 Doanh thu, chi phí, lợi nhuận Công ty Cargotrans Logistics 24 3 Các chỉ tiêu kế hoạch của Cargotrans từ năm 2024 đến năm 2030 51

1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans 22

1 Doanh thu theo các phương thức vận tải quốc tế của Công ty

2 Số lượng khách hàng của Cargotrans giai đoạn 2021 – 2023 44

3 Đánh giá độ hài lòng từ khách hàng của công ty Cargotrans giai

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Được ví như “mạch máu” của nền kinh tế quốc dân, Logistics nói chung và hoạt động giao nhận vận chuyển nói riêng đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kết nối và thúc đẩy phát triển kinh tế Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và bình thường hóa hậu đại dịch, xu hướng phát triển ngành Logistics lại càng trở nên đậm nét khi mà giờ đây, hoạt động thương mại quốc tế được thúc đẩy và mở rộng hơn bao giờ hết, song hành cùng với đó là sự phát triển của các loại hình dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế Ta cũng có thể thấy việc hội nhập quốc tế còn tạo ra môi trường tích cực để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và tiếp cận các giải pháp tiên tiến, đồng thời, sự cạnh tranh trong lĩnh vực Logistics cũng đang thúc đẩy các doanh nghiệp giao nhận vận tải nâng cao năng lực và hiệu suất để duy trì và mở rộng thị trường trong ngữ cảnh ngày càng quốc tế hóa của nền kinh tế Bên cạnh đó, hàng loạt các xu hướng phát triển ngành Logistics đang trở nên thịnh hành trên thị trường hiện nay như xu hướng phát triển công nghệ 4.0 và tự động hóa; sự tích hợp công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo vào lĩnh vực Logistics, đã giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận và nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro cũng như đóng góp vào sự phát triển bền vững của ngành Những xu hướng này buộc các doanh nghiệp về giao nhận vận tải không thể đứng yên trước những cơn bão chuyển mình của thị trường Logistics và xuất nhập khẩu toàn cầu Trong đó, việc tập trung vào tối ưu hóa, đổi mới và hoàn thiện quy trình vận chuyển được các công ty đã và đang được các doanh nghiệp giao nhận vận tải chú trọng trong những năm gần đây

Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa nội địa và quốc tế cũng không thể nằm ngoài những xu hướng toàn cầu trên Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi thấy được với nhiều năm hoạt động trong ngành Logistics, Cargotrans Việt Nam đã xây dựng được cho mình một đội ngũ nhân lực chất lượng, cơ sở vật chất hiện đại, nghiệp vụ chuyên nghiệp cũng như một mô hình kinh doanh hiệu quả Tuy nhiên, nhìn vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn cũng như những rủi ro nhất định trong hầu hết các khâu của quy trình dẫn đến những hao tổn về cả mặt thời gian và chi phí Ngoài ra, chất lượng dịch vụ của công ty có dấu hiệu suy giảm, tỉ lệ lỗi trong xử lý chứng từ đang gia tăng, ngày càng nhiều khiếu nại từ khách hàng do chậm tiến độ giao hàng và chất lượng dịch vụ khách hàng có xu hướng suy giảm do hạ tầng công nghệ còn yếu kém, thiếu nhạy bén với sự thay đổi của thị trường hay thiếu sự liên kết trong quy trình, Thêm vào đó còn có sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty 3PL vốn đầu tư nước ngoài xuất hiện trên

thị trường ngày càng nhiều, cung cấp dịch vụ vượt trội hơn hẳn so với công ty trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Ngoài ra, cùng với sự phát triển và mở rộng của hàng loạt các loại hình vận tải quốc tế khác nhau như: vận chuyển đường hàng không, đường biển, đường bộ, phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển vẫn luôn được con người ưu tiên sử dụng vì những ưu điểm rõ rệt như có thể vận tải khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, vận tải các tuyến đường xa cũng như chi phí vận tải thấp hơn so với các loại hình khác Và trên thực tế, loại hình vận tải này cũng luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu các loại hình dịch vụ của công ty TNHH Cargotrans Việt Nam Tuy nhiên, quy trình này là một hệ thống phức tạp với các khâu khác nhau, đặc biệt với sự liên quan của nhiều bên liên quan như khách hàng, hãng tàu, cơ quan hải quan, cơ quan cấp giấy phép, và cảng vụ Do đó, trong quá trình thực hiện, công ty thường phải đối mặt với nhiều thách thức và rủi ro, bao gồm việc chậm tiến độ giao hàng, mất mát hoặc hư hại hàng hóa, cũng như những khó khăn trong quá trình thông quan hải quan Đây cũng chính là nguyên nhân hàng đầu ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động kinh doanh của Cargotrans trong thời gian gần đây

Từ những xu hướng, những tồn tại và hạn chế kể trên có thể việc phân tích thực trạng và đưa ra những đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đối với công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam là vô cùng cấp thiết và cần được quan tâm ngay lúc này Trên cơ sở đó, đề tài:

“Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam” được lựa chọn làm đề tài nghiên cứu khóa luận

với mục tiêu phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty, từ đó nhìn nhận được những mặt hạn chế để có cơ sở xây dựng giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ cho công ty Vấn đề này không chỉ cần thiết cho riêng công ty Cargotrans Việt Nam mà còn là mối quan tâm chung của hầu hết các công ty giao nhận vận tải trên thị trường, đặc biệt là trong bối cảnh hội nhập kinh tế và toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ như ngày nay

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế nói chung và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng đã và đang trở thành một vấn đề nóng được nhiều học giả, nhà kinh tế lựa chọn làm đề tài nghiên cứu trong những năm trở lại đây do tính cấp thiết cũng như tầm quan trọng của nó đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp giao nhận vận tải Dưới đây là một số công trình nghiên cứu tiêu biểu cả trong và ngoài nước đã khai thác và nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển:

- “Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải Mỹ Á” (Nguyễn Lý Ngọc Hà, năm

2017) Với đề tài này, tác giả đã nêu rõ được thực trạng cũng như những nhược điểm trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp một cách cụ thể, chi tiết Tuy nhiên, những giải pháp được đề ra mới chỉ đề cập đến vấn đề nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp, chưa có những phải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổng thể và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ,

- “Giải pháp hoàn thiện quy trình hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần Thương Mại Vận Tải Liên Quốc Tế” (Đinh Thị Hữu Đại, năm 2017) Mặc dù đề tài đã nghiên cứu kỹ lưỡng về thực tế những vấn đề còn tồn tại trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần Thương Mại Vận Tải Liên Quốc Tế, những giải pháp hay các kiến nghị được đưa ra trong bài luận lại hướng đến quy trình xuất khẩu chung cho mọi hình thức, phương tiện vận tải mà chưa đi sâu vào hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

- “Cải thiện hoạt động giao nhận xuất khẩu bằng đường biển tại Việt Nam: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng” (Phạm Thanh Trà, Hoàng Anh Đào, Trần Thảo Nguyên, 2020) Đề tài nghiên cứu của nhóm tác giả đã tập trung phân tích được những yếu tố chính ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thông qua mô hình gồm bốn biến số tại Việt Nam những năm gần đây Bên cạnh đó, nghiên cứu lại chưa thể đưa ra những giải pháp rõ nét cho việc hoàn thiện quy trình, ngoài ra, những giải pháp được đề cập khi áp dụng vào từng doanh nghiệp sẽ rất khác nhau do tính chất đặc thù cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

- “Nâng cao dịch vụ vận tải đường biển xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt” (Đặng Thị Vân Anh, 2021) Đề tài đã phân tích được quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa cả trong xuất khẩu và nhập khẩu của công ty vận chuyển Bách Việt, từ đó chỉ ra được những mặt ưu điểm, nhược điểm của quy trình và những giải pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp Nhưng nói về những giải pháp, các đề xuất đó chưa thực sự sát với thực tế, còn mơ hồ chưa rõ ràng và nhất quán với thực tế của doanh nghiệp cũng như của thị trường logistics ngày nay

- “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Long Hải” (Nguyễn Thị Thu Hường, 2022) Bài luận đã có một cái nhìn khái quát về thực trạng quy trình hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Long Hải, nhưng quy trình chưa được cụ thể hóa, các nghiệp vụ còn khá là chung chung Từ đó khiến cho việc đưa ra những định hướng chưa thể đáp ứng được nhu cầu, thực tế tại doanh nghiệp, các giải pháp không mang tính hiệu quả cao

Nhìn chung, các nghiên cứu trên đã nêu lên được những lý luận cơ luận cơ bản cũng như những thành tựu và những hạn chế, tồn tại trong các quy trình giao

chưa đi sâu vào phân tích từng hoạt động, các khâu nhỏ trong quy trình cũng như các giải pháp đưa ra còn chưa thực sự mang lại tính hiệu quả cao và sát thực tế

Dựa trên quá trình nghiên cứu và tìm hiểu những đề tài đi trước đó cùng với quá trình thực tập thực tế tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam, tôi nhận thấy việc thực hiện đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam” là vô cùng cần thiết cho công ty Cargotrans nói chung và các doanh nghiệp giao nhận vận tải nói chung Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu thực trạng cung ứng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty nhằm đánh giá những lợi thế, thành tựu và những hạn chế, thiếu sót trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Từ đó nêu những định hướng và đề xuất những giải pháp giúp cải tiến, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ này của công ty, bên cạnh đó, giúp tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh so với các doanh nghiệp giao nhận vận tải trong nước và quốc tế

- Đưa ra những kiến nghị và đề xuất nhằm nâng cao, hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời đưa ra những định hướng phát triển quy trình này tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam

1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.5.1 Phạm vi nội dung

Về nội dung, trên thực tế về hoạt động logistics, chúng ta có nhiều dạng dịch vụ liên quan đến vận tải, bao gồm vận tải hàng hải, vận tải thuỷ nội địa, vận tải hàng không, vận tải đường sắt, vận tải đường bộ, và vận tải đường ống Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam cũng có sự đa dạng hóa trong dịch vụ logistics của mình, bao gồm nhiều hình thức vận chuyển như bằng đường hàng không, đường biển, đường bộ,

Tuy nhiên, dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu loại hình dịch vụ của công ty, nhưng vẫn tồn tại nhiều

bất cập và quy trình còn nhiều hạn chế Vì vậy, đề tài sẽ tập trung vào việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

1.5.2 Phạm vi không gian

Về không gian, đề tài nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam ở nhiều thị trường trên toàn cầu như Trung Quốc, Mỹ, Đông Nam á, Châu Âu,

1.5.3 Phạm vi thời gian

Về thời gian, đề tài nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam giai đoạn gần đây, tập trung từ tháng 1 năm 2021 đến tháng 4 năm 2024 để đảm bảo tính cập nhật dữ liệu, tính mới mặc dù công ty được thành lập từ năm 2014 Trên cơ sở đó, đề xuất những giải pháp định hướng cho công ty đến năm 2030

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:

Từ nguồn tài liệu nội bộ của công ty từ năm 2021-2023: các báo cáo thường niên, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh…từ bộ phận hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán, kinh doanh của công ty

Dữ liệu được thu thập từ các đề tài luận văn, chuyên đề liên quan đến giao nhận vận chuyển, logistics và xuất nhập khẩu trước đó

Tiến hành thu thập tài liệu về những lý thuyết liên quan đến hoạt động logistics trong và ngoài nước từ các tài liệu, giáo trình, văn bản từ Bộ Công Thương, Bộ Giao thông vận tải, các hiệp định liên quan đến logistics và xuất nhập khẩu

Thu thập dữ liệu thông qua các nền tảng Internet như: các trang web, các tờ báo, tạp chí về xuất nhập khẩu và giao nhận vận chuyển

 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

Dữ liệu thu thập dưới dạng sơ cấp được nghiên cứu thông qua hai phương thức chính sau:

Phương pháp quan sát: dữ liệu được thu thập thông quan phương pháp quan sát trực tiếp các hoạt động của công ty trong thời gian thực tập, phương pháp này cho phép tiếp xúc trực tiếp với dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại phòng kinh doanh, cũng như qua quá trình học hỏi các anh chị nhân viên của công ty

Phương pháp phỏng vấn và phát phiếu điều tra: tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số cán bộ, nhân viên chức vụ cao của công ty phụ trách các hoạt động về kinh doanh, kế toán - tài chính, xuất nhập khẩu để thu thập những dữ liệu cần thiết Đồng thời gửi phiếu khảo sát online cho các anh chị nhân viên tại các phòng ban như phòng

kinh doanh, phòng chứng từ, từ đó tổng hợp nhận xét của từng cá nhân và thông qua hướng điều chỉ, đảm bảo tính khách quan cho đề tài nghiên cứu

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

Phương pháp thống kê mô tả: phương pháp này sử dụng bảng biểu, sơ đồ hoặc hình vẽ để mô tả vấn đề liên quan đến tình hình kinh doanh, chất lượng hoạt động trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Thông qua phương pháp thống kê mô tả thì dữ liệu được thể hiện dưới dạng bảng biểu hoặc biểu đồ, từ đó ta có thể đánh giá được quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam

Phương pháp phân tích: là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu đã thống kê được từ tài liệu nội bộ của công ty về hiệu quả hoạt động của công ty nói chung và về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng trong thời gian phân tích nhằm đánh giá sự hợp lý và không hợp lý của những dữ liệu này

Phương pháp so sánh: Thực hiện việc lập các bảng thống kê và sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của công ty qua nhiều năm, từ đó tiến hành so sánh để phân tích sự khác biệt, tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận cụ thể qua các kỳ, đồng hời đối chiếu với các chỉ tiêu đã đặt ra để đánh giá các khía cạnh mạnh, yếu, hiệu quả và không hiệu quả Mục tiêu là tìm ra các biện pháp cần thiết để cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam

Phương pháp tổng hợp: Phương pháp tổng hợp được áp dụng để tổng hợp và so sánh các phân tích trước đó, nhằm tạo ra một cái nhìn toàn diện về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển nói chung và đặc biệt là của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam Dựa trên các dữ liệu này, quá trình phân tích được thực hiện để phát hiện và đánh giá những thành công và các vấn đề còn tồn tại, đồng thời đề xuất những giải pháp hợp lý cho công ty trong thời gian tới

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời cảm ơn; danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ; danh mục từ viết tắt; tài liệu tham khảo; kết cấu khóa luận bao gồm 4 chương như sau:

- Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu

- Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Cargotrans Việt Nam

- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Cargotrans Việt Nam

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1 Một số khái niệm cơ bản 2.1.1 Khái niệm về xuất khẩu

Thực thế, ta có thể hiểu xuất khẩu là việc bán hàng hóa và dịch vụ cho một quốc gia khác, trên cơ sở sử dụng tiền tệ làm phương thức thanh toán Tiền tệ ở đây có thể là đồng tiền của một trong hai quốc gia của người mua, người bán hoặc của một quốc gia thứ ba khác

Đó là định nghĩa dễ hiểu, còn theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại 2005 thì khái niệm xuất khẩu theo pháp luật Việt Nam được quy định cụ thể như sau: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.”

2.1.2 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa

Theo quy tắc mẫu của FIATA - Hiệp hội giao nhận quốc tế (Federation Internationale des Associations de Transitaires et Assimiles) thì dịch vụ giao nhận được định nghĩa như sau: "Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, giao hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kế trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa",

Theo luật Thương Mại Việt Nam 2005 thì "giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, trong đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người giới, sau đó tổ chức việc vận chuyển, hoa kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác (gọi chung là khách hang)"

Như vậy, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải, nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi giỏi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

2.1.3 Khái niệm về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Nguyễn Hồng Đàm - Hoàng Văn Châu - Nguyễn Như Tiến - Vũ Sỹ Tuấn (2003, trang 215) đã định nghĩa: “Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển được hiểu là hoạt động thương mại thực hiện các công việc liên quan đến chuyên chở hàng hóa như đóng gói, sắp xếp, vận chuyển hàng lên tàu, nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển, trong đó phương tiện thường dùng chính là tàu thuyền, còn cần cẩu, xe cẩu tự hành là các phương tiện đóng vai trò xếp dỡ hàng hóa.”

2.1.4 Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Nguyễn Hồng Đàm - Hoàng Văn Châu - Nguyễn Như Tiến - Vũ Sỹ Tuấn (2003, trang 304) đã định nghĩa: “Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là quy trình vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu bằng đường biển Quy trình này bao gồm các hoạt động từ khi hàng hóa được nhận tại cảng xuất khẩu cho đến khi được giao cho người nhận tại cảng nhập khẩu Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển gồm các bước như vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ hàng hóa, thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ liên quan, cùng với các dịch vụ hậu cần khác như bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, đóng gói, và vận chuyển nội địa để đưa hàng hóa từ cảng đến điểm đích Quy trình này đòi hỏi sự hợp tác giữa nhiều đối tượng, bao gồm các doanh nghiệp vận tải biển, các cơ quan chức năng, các nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, và các bên liên quan khác.”

2.1.5 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu

Người gửi hàng (Shipper, còn gọi là chủ hàng): là người yêu cầu vận chuyển

hàng hóa đến địa điểm nhất định trong khoảng thời gian cho phép Mục tiêu của chủ hàng là sử dụng dịch vụ vận chuyển sao cho tối thiểu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo hàng hóa đến với người nhận đúng về thời gian, số lượng, chất lượng Bởi vậy, người gửi hàng cần hiểu biết về đặc điểm của các phương án vận chuyển khác nhau, đặc biệt về thời gian bốc xếp, vận chuyển, chuyển tải, trao đổi thông tin, chứng từ trong quá trình vận chuyển

Người nhận hàng (Consignee, còn gọi là khách hàng): là người yêu cầu được

nhận hàng hóa đúng địa điểm, thời gian, số lượng, chất lượng và cơ cấu với mức giá thỏa thuận theo đơn đặt hàng đã thông báo với người gửi hàng Người nhận hàng quan tâm tới chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với giá cả

Người vận chuyển (Carrier): là người cung cấp dịch vụ vận chuyển và hướng

tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận (thu cước phí vận chuyển từ khách hàng ở mức cao nhất có thể) Đồng thời, người vận chuyển cũng cố gắng tối thiểu hóa chi phí lao động, nhiên liệu và phương tiện vận tải Trong hoạt động của mình, người vận chuyển được hỗ trợ bởi các đại lý vận tải (transport agent) như người môi giới vận tải (broker) hay người giao nhận (freight forwarder)

Người giao nhận (Freight Forwarder): Là một cá nhân hoặc công ty đứng ra tổ

chức tiếp nhận và luân chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến điểm đích cuối cùng cho bên có nhu cầu Về cơ bản, đây là một bên trung gian, nhận vận chuyển hàng của chủ hàng, hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ (consolidation) thành những lô hàng lớn hơn, sau đó lại thuê người vận tải (hãng tàu) vận chuyển từ điểm xuất phát tới địa điểm đích

Theo Hiệp hội FIATA: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân họ không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện

mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như: bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa, ”

Các đại lý phương tiện vận chuyển: là bên thay mặt cho người vận chuyển thực

hiện các chứng từ liên quan đến giao hàng và vận chuyển hàng hoá

Các ga, cảng: là bên chịu trách nhiệm giao nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, xếp

dỡ,

Công ty bảo hiểm: là nơi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi

thường nếu có rủi ro xảy ra trong quá trình vận chuyển

Ngân hàng: là trung gian thực hiện nghiệp vụ thanh toán và bảo lãnh

Cơ quan chức năng đại diện cho chính phủ: Bộ Công thương, cơ quan Hải

quan (các tổng cục, cục, chi cục), cơ quan giám định, kiểm dịch, y tế, cơ quan quản lý ngoại hối,

2.1.6 Các chứng từ cần thiết trong quy trình giao hàng xuất khẩu

Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Vận đơn đường biển (Ocean Bill of

Lading/ Marine Bill of Lading hay viết tắt là B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa (Transport document) bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu (shipped on board) hoặc sau khi đã nhận hàng để chở (received for shipment)

Bảng kê chi tiết hàng hóa (Cargo list): Là bảng kê các hàng hóa gửi đi Bảng

kê do chủ hàng lập và xuất trình cho người đại diện của người vận tải

Đơn lưu khoang (Booking note): Lăn bản của người thuê tàu gửi cho hãng tàu

(người chuyên chở) yêu cầu dành chỗ trên tàu để vận chuyển hàng hóa Đơn lưu khoang thường được các hãng tàu chợ in sẵn thành mẫu đơn để người thuê tiện điền vào các khoản mục:

Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest): Là chứng từ kê khai hàng hóa trên

tàu, cung cấp thông tin về tiền cước (freight manifest) Bản lược khai hàng thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng

Hướng dẫn làm hàng (SI- Shipping Introduction): SI là các thông tin hướng

dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến Công ty vận tải/giao nhận Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng Và hạn chế những sai sót trên trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading Thông thường SI thường được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển để họ làm Vận đơn (Chứng từ vận tải vô cùng quan trọng) Người ta cũng thường gọi SI là mẫu hướng dẫn giao hàng

Thông báo hàng đến (Notice of Arrival): Người vận chuyển hoặc đại lý giao

nhận sẽ gửi thông báo hàng đến đến nhà nhập khẩu (hoặc bên được thông báo, nếu có) để báo về các thông tin của lô hàng, số l kiện hàng, mô tả hàng hoá, trọng lượng, phí

Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O): Chứng từ mà người chuyên chở hoặc

đại diện người chuyên chở ký cấp cho chủ hàng để làm bằng chứng đến nhận hàng tại bãi container hay kho cảng Muốn nhận được lệnh giao hàng, người nhận phải xuất trình vận đơn đường biển hợp lệ cho người chuyên chở

Các chứng từ khác:

- Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt)

- Biên bản giám định trên tàu (Survey Record) - Giấy chứng nhận giám định (Survey Report) …

2.2 Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu

2.2.1 Phân loại dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.2.1.1 Theo hình thức thuê tàu:

 Thuê tàu chợ (Liner booking):

Tàu chợ là tàu kinh doanh thường xuyên trên một luồng nhất định, ghé qua những cảng nhất định, theo một lịch trình định trước

Thuê tàu chợ hay còn gọi là lưu cước tàu chợ (booking a shipping space) hoặc lưu khoang theo một biểu cước phí đã định sẵn (liner tariff) là chủ hàng thông qua người môi giới thuê tàu (broker) hoặc trực tiếp tự mình đưa ra yêu cầu chủ tàu (shipowner) hoặc người chuyên chở (carrier) dành cho thuê một phần chiếc tàu chợ để chuyên chở một lô hàng từ cảng này đến cảng khác, và chấp nhận thanh toán tiền cước phí cho người chuyên chở theo một biểu cước phí đã định sẵn

Mối quan hệ giữa chủ tàu và người chuyên chở được điều chỉnh bằng một văn bản được gọi là vận đơn đường biển (Bill of lading - B/L)

 Thuê tàu chuyến (Voyage Charter)

Tàu chuyến là tàu chuyên chở hàng hóa giữa hai hoặc nhiều cảng theo yêu cầu của chủ hàng trên cơ sở một hợp đồng thuê tàu

Thuê tàu chuyến (voyage charter) là hình thức thuê tàu trong đó chủ tàu (shipowner) hoặc người chuyên chở (carrier) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hoặc một phần dung tích hoặc trọng tải con tàu để chuyên chở hàng hóa từ cảng chất xếp hàng đến cảng dỡ hàng với mức cước (freight) và các điều kiện của hợp đồng vận chuyển do hai bên thỏa thuận

Mối quan hệ giữa chủ tàu là người cho thuê tàu (charter) và chủ hàng là người đi thuê tàu (charter) được điều chỉnh bằng một văn bản là hợp đồng tàu chuyến (voyage charter party-C/P)

2.2.1.2 Theo đối tượng vận chuyển

 Phương pháp gửi hàng nguyên công (FCL/FCL - Full Container Load) Thuật ngữ FCL – Full Container Load được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếp nguyên trong một hay nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container thì áp dụng phương pháp FCL/FCL Trong phương thức này, người chuyên chở nhận nguyên container từ người gửi hàng ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận hàng ở nơi đến Cả quá trình chỉ có một người gửi hàng và một người nhận hàng

 Phương pháp gửi hàng lẻ bằng container (LCL/LCL - Less than a container Load)

Thuật ngữ LCL – Less than a Container Load được hiểu là: Những lô hàng lẻ đóng chung trong một container mà người gom hàng dù là hãng tàu hay người giao nhận phải chịu trách nhiệm xếp hàng vào và đưa hàng ra khỏi container Khi người gửi hàng có khối lượng hóa nhỏ, không đủ để xếp đẩy một container thì áp dụng phương pháp LCL/LCL Trong phương thức này, người chuyên chở nhận lẻ hàng hóa từ nhiều chủ hàng và giao lẻ hàng hóa cho nhiều chủ hàng, nên tồn tại nhiều người giao và nhiều người nhận

 Phương pháp gửi hàng bằng container kết hợp (FCL/LCL - LCL/FCL) Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là:

 Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)  Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)

Khi giao hàng bằng phương pháp kết hợp, trách nhiệm của chủ hàng và người chuyên chở cũng có sự thay đổi phù hợp Ví dụ: Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) thì trách nhiệm của chủ gửi và người chuyên chở khi gửi như là phương pháp gửi nguyên nhưng khi nhận, trách nhiệm của chủ nhận và người chuyên chở như phương pháp gửi hàng lẻ

2.2.2 Đặc điểm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm đặc điểm của hoạt động giao hàng quốc tế nói chung và cả đặc điểm riêng của giao hàng bằng đường biển nói riêng Nhìn chung, hoạt động giao hàng xuất khẩu có 4 đặc điểm như sau:

- Hoạt động giao hàng xuất khẩu không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ tác động và làm cho hàng hóa có sự thay đổi về mặt không gian Nhưng giao nhận hàng xuất khẩu lại có tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân

- Hoạt động giao hàng xuất khẩu có tính chất thụ động vì nó phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng; các quy định, nguyên tắc; những ràng buộc về pháp luật; các tập quán phong tục của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba;

- Hoạt động giao hàng xuất khẩu mang tính thời vụ Vì hoạt động giao hàng phụ thuộc vào hoạt động xuất nhập khẩu, mà hoạt động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ, tùy theo thời vụ của hàng hóa, do đó, hoạt động giao hàng xuất khẩu cũng mang tính thời vụ

- Hoạt động giao hàng xuất khẩu phụ thuộc vào cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng cũng như trình độ, kinh nghiệm của người giao nhận

- Hoạt động giao hàng xuất khẩu không dự trữ được Dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu là kinh doanh các sản phẩm vô hình, có đặc trưng đặc biệt là không dự trữ được Đây là những sản phẩm không tồn tại dưới dạng vật chất hay vật phẩm cụ thể, người ta không nhìn thấy hay sờ mó thấy sản phẩm vô hình trước khi tiêu dùng nó Do quá trình sản xuất và tiêu dùng dịch vụ diễn ra đồng thời nên không thể sản xuất dịch vụ hàng loạt và cất trữ, lưu kho bãi sau đó mới tiêu dùng được Một dịch vụ sẽ biến mất nếu ta không sử dụng nó

2.2.3 Nguyên tắc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa Xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt nam như sau:

- Việc giao nhận hàng hóa Xuất nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng Hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (hãng tàu) Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các phụ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng - Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ

- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm - Đối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (hãng tàu) Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng - Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ

- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm

2.3 Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.3.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.3.1.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng

Thông thường, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ, tìm kiếm khách hàng hoặc các nhà xuất khẩu sẽ chủ động tìm đến doanh nghiệp và thông báo có đơn hàng cần xuất khẩu Chủ hàng sẽ tự động hoặc nhân viên kinh doanh (sales logistics) sẽ yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết của lô hàng Các thông tin sẽ cần được làm rõ như sau:

- Thông tin hàng hóa: Loại hàng, số lượng hàng, các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng hay các yêu cầu đặc biệt trong việc vận chuyển và bảo quản hàng hóa,

- Thông tin cảng: Vị trí cảng đi và cảng đích là yếu tố quan trọng vì nó giúp xác định khoảng cách vận chuyển, qua đó doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận có thể tính toán giá cước và thời gian vận chuyển

- Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng mà nhân viên sales sẽ tư vấn cho họ lựa chọn dịch vụ Cũng có những trường hợp khách hàng đã quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu thì nhân viên kinh doanh sẽ báo giá cước của hãng tàu đó cho khách hàng của mình

2.3.1.2 Chào giá/ Hỏi giá cho khách hàng

Mỗi hãng tàu sẽ có bảng giá và lịch tàu chạy khác nhau Căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu phù hợp với nhu

cầu của khách hàng để hồi giá Thông qua giá chào của các hãng tàu, doanh nghiệp tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng

Nếu giá cước và lịch tàu đã chào được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi Booking Request (yêu cầu đặt chỗ) cho doanh nghiệp để xác nhận lại các thông tin: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, cảng xếp, cảng dỡ, ngày tàu chạy,

2.3.1.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi Booking Request đến hãng vận chuyển để đặt chỗ Hãng vận tải sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho Forwarder bằng cách gửi Booking Note/ Booking Confirmation (khi làm booking cho hàng nguyên container – FCL thì Booking Confirmation còn được gọi là Lệnh cấp container rỗng)

Sau khi có Booking Note/ Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi Booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục xuất khẩu Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa của doanh nghiệp thì khách hàng sẽ phải gửi thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng rồi tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu

2.3.1.4 Chuẩn bị bộ chứng từ khai Hải Quan

Nhân viên phụ trách của bên doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng từ có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu Bao gồm các chứng từ sau đây:

- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu

- 1 Packing list (bên khách hàng cung cấp) - 1 Invoice (bên khách hàng cung cấp) - Định mức (bên khách hàng cung cấp) - 1 lệnh cấp container rỗng

Sau khi có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đến cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan Hồ sơ hải quan gồm:

- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Purchase order): 1 bản chính

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản chính

- Giấy đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)

- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản

Sau khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đó đến cơ quan hải quan để đăng ký hải quan Một sai sót nhỏ trong bộ chứng từ cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận của lô hàng Vì vậy, để quá trình được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải làm việc hết sức cẩn thận và chuyên nghiệp Khi hàng đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên hải quan đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng

2.3.1.5 Đóng hàng vào container và xuất ra cảng

 Đối với hàng nguyên container (FCL/FCL)

Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điển và ký Booking Note ( giấy lưu cước) rồi đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Cargo List (danh mục hàng xuất khẩu) Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container cho chủ hàng mượn và giao Packing List, Seal Chủ hãng lấy container rỗng về địa điểm quy định để đóng hàng vào container, lập Packing List

Tiếp đến là mang container đã đóng hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan (có thể được miễn kiểm tra tùy loại hàng) và giao Packing List cho Phòng Thương vụ của cảng để cũng làm thủ tục rồi đến Hải quan đăng ký hạ bãi container

+ Người chuyên chở sẽ chịu trách nhiệm đóng hàng vào trong container, bốc container lên tàu và thực hiện chuyên chở hàng đến cũng đích Nếu doanh nghiệp xuất khẩu sử dụng dịch vụ giao nhận thì bên giao nhận sẽ là người đông hàng của nhiều chủ hàng vào container rồi giao nguyên container cho hãng tàu

 Đối với hàng rời khác

Chủ hàng trực tiếp giao hàng cho tàu hoặc có thể ủy thác cho cảng làm việc này Các bước tiến hành giao nhận hàng rời tại cảng như sau:

Vận chuyển hàng hóa từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số mảng xếp hạng, bố trí xe, công nhân và người áp tải nếu cần

Bốc hàng lên tàu Việc bốc hàng này là do công nhân của cảng làm, hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của hải quan Trong quá trình đó, nhân viên kiểm đếm của cảng sẽ ghi rõ số lượng hàng giao vào Tally sheet (Giấy kiểm đếm), cuối ngày sẽ note vào Daily Report, khi xếp xong tàu thì ghi vào Final Report Phía bên người chuyên chở cũng có người kiểm đếm và ghi kết quả giao hàng vào Tally sheet

- Cảng sẽ lập General Loading Report (Bảng tổng kết xếp hàng lên tàu) và cùng với tàu ký xác nhận

- Lấy Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập B/L - Thông báo người mua về việc đã giao hàng

2.3.1.6 Thông quan hàng xuất khẩu

Dựa vào bộ chứng từ và những thông tin về hàng hóa mà khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ của doanh nghiệp sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSS/ VNACCS để khai báo và truyền số liệu tờ khai hải quan qua mạng Nếu thành công, hệ thống của hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai hải quan và phân luồng hàng hóa Nhờ sự cải tiến về khai báo hải quan điện tử mà giúp doanh nghiệp cũng như cơ quan hải quan đơn giản hóa quy trình khai báo, giảm thời gian làm thủ tục hải quan so với trước đây bằng phương thức truyền thống

2.3.1.7 Phát hành vận đơn (B/L)

Vận đơn đường biển, viết tắt là B/L (Bill of Lading), là chứng từ phổ biến và quan trọng trong vận tải biển nói chung và vận tải container nói riêng Nếu định nghĩa một cách chính tắc, thì có thể khái quát như sau: “Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền của người vận chuyển (thuyền trưởng, đại lý) ký phát cho người gửi hàng, trong đó xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ cảng khởi hành đến cảng đích”

Trên vận đơn thường thể hiện những nội dung sau: Số vận đơn (number of BL), Người gửi hàng (shipper), Người nhận hàng (consignee), Bên thông báo (notify party), Tên tàu, số chuyến (vessel), Cảng xếp hàng (Port of loading), Cảng chuyển tải (via or transhipment port), Nơi giao hàng (Place of delivery), Tên hàng (name of goods), Ký mã hiệu (marks and numbers), Cách đóng gói và mô tả hàng hóa (kind of packages and description of goods), Số kiện (number of packages), Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or measurement) Cước phí và chi phí ( freight and charges), Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading), Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue), Chữ ký của người vận tải (master’s signature)

Trong trường hợp sau khi có được MB/L tử hãng tàu, nhân viên chứng từ phải kiểm tra và đối chiếu lại với HB/L xem có gì khác biệt hay không để kịp thời chỉnh sửa (nếu có) MB/L do hãng tàu phát hành, còn HB/L do công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận phát hành

2.3.1.8 Thực xuất tờ khai

Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng tử của công ty Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất Nhân viên giao nhận đến chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hai quan đóng dấu xác nhận thực xuất

2.3.1.9 Gửi chứng từ cho đại lý ở nước ngoài

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu số chuyển, cảng đi, cảng đến ETD/ETA, số vận đơn, loại vận đơn (Original BL/ Seaway bill/ Surrendered BL ), hợp đồng, invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến,

2.3.1.10 Lập chứng từ và kết toán hồ sơ

Dựa vào Booking Profile, điều khoản về cước phí:

Nếu là cước phí trả trước (freight prepaid) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (Bill fee, Seal fee, ) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ

Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn

2.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.3.2.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

 Môi trường kinh tế

Yếu tố kinh tế có ảnh hưởng vô cùng lớn đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, các yếu tố kinh tế có phạm vi rộng, tác động đến nhu cầu sử dụng dịch vụ Logistics nói chung cũng như dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng và các yếu tố liên quan đến việc huy động và sử dụng nguồn lực của các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp kinh doanh: tỷ lệ lạm phát, lãi suất tiền vay, tiền lương tối thiểu, mức độ thất nghiệp, tiềm năng phát triển và gia tăng đầu tư… Hiện nay, Việt Nam đang dần cải thiện một cách toàn diện việc phát triển hệ thống Logistics, bao gồm kho vận, giao nhận, vận chuyển và phân phối Điều đó cho thấy tiềm năng phát triển dịch vụ

 Môi trường văn hóa - xã hội

Môi trường văn hóa, xã hội thể hiện các thái độ xã hội và các giá trị văn hóa Nó bao gồm nhân tố nhân khẩu, tốc độ tăng dân số, cơ cấu dân số, quan điểm sống, quan điểm về thẩm mỹ, các giá trị, chuẩn mực đạo đức,… Khi có sự thay đổi về các nhân tố này sẽ tạo sự thay đổi rất lớn về nhu cầu tiêu dùng sản phẩm, từ đó tác động đến nhu cầu xuất nhập khẩu và thúc đầy hoạt động giao nhận vận chuyển hiện nay Việc nắm bắt các nhân tố này sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những yêu cầu của khách hàng, có hoạt động chuẩn bị cũng như hoạch định và thực hiện quy trình một cách phù hợp và tối ưu nhất, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng

 Môi trường chính trị - pháp luật

Hiện nay, các yếu tố chính trị - pháp luật ngày càng có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các quy định pháp luật và bộ máy tổ chức thực hiện cũng như các chế tài áp dụng hình thành môi trường pháp lý điều chỉnh sự phát triển thị trường dịch vụ Logistics nói chung và giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng Trong điều kiện hội nhập quốc tế, môi trường pháp lý đối với loại dịch vụ này chịu nhiều tác động của các quy định pháp luật, tập quán và thông lệ quốc tế, các quy định pháp luật trong nước đang trong quá trình xây dựng, thử nghiệm và hoàn thiện do đây là một lĩnh vực kinh doanh khá mới mẻ ở Việt Nam Các nguồn luật, tập quán và thông lệ quốc tế ảnh hưởng đến sự phát triển thị trường dịch vụ này rất đa dạng

 Môi trường tự nhiên

Điều kiện tự nhiên là nhân tố cần được các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải đặc biệt quan tâm Các yếu tố điều kiện tự nhiên ảnh hưởng đến kết quả, hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giao nhận vận tải có thể kể đến như: vị trí địa lý, thời tiết, khí hậu, tài nguyên,… Bên cạnh đó cũng phải kể đến ảnh hưởng của sự khan hiếm các nguyên, nhiên vật liệu, sự gia tăng của chi phí năng lượng Việt Nam là một nước có khí hậu nóng ẩm, độ ẩm cao nên gây ra nhiều khó khăn cho công tác dự trữ, bảo quản

 Đối thủ cạnh tranh

Theo đánh giá của Hiệp hội Logistic Việt Nam thì thị trường Logistic trong nước hiện này có tới 80% thị phần đang thuộc về khoảng 20 doanh nghiệp nước ngoài hàng đầu thế giới; 20% thị phần còn lại thuộc về các doanh nghiệp Việt Nam Hầu hết các doanh nghiệp nước ngoài có trình độ tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh rất chuyên nghiệp, các thiết bị vận chuyển đưa vào phục vụ Logistic hiện đại và có công suất lớn hơn hẳn các doanh nghiệp Việt Nam

Về mức độ và công cụ cạnh tranh, các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển Việt Nam không thể cạnh tranh nổi với các tập đoàn Logistics nước ngoài về chất lượng dịch vụ do họ có nguồn lực tài chính công nghệ vượt trội và phong cách quản lý hoạt

động chuyên nghiệp Điều đó khiến cho các công ty kinh doanh dịch vụ Logistic của Việt Nam thua thiệt, lép vế ngay trên sân nhà của mình Các doanh nghiệp Việt Nam cạnh tranh với nhau rất khốc liệt nhưng chủ yếu chỉ sử dụng công cụ giá để giành giật khách hàng, tự thôn tính lẫn nhau Việc nâng cao chất lượng dịch vụ, phát triển những gói dịch vụ Logistics mới, đặc biệt trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển gần như không được quan tâm đầu tư

 Khách hàng

Trong nhiều trường hợp, mặc dù đã có sự thống nhất về các yêu cầu vận chuyển như loại hàng, khối lượng, yêu cầu bảo quản, thời gian thu nhận hoặc giao trả, nhưng do những lý do khác nhau, khách hàng có thể quyết định thay đổi một số điều khoản của hợp đồng gốc Điều này đặt ra một thách thức đối với nhà vận tải, buộc họ phải điều chỉnh kế hoạch ban đầu nhanh chóng và linh hoạt Sự biến động này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian giao hàng mà còn tăng thêm chi phí cho quá trình điều chỉnh và tái tổ chức

2.3.2.2 Yếu tố bên trong doanh nghiệp

 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định đến sự thành công của các doanh nghiệp dịch vụ trên thị trường Tính đến thời điểm hiện tại, ngành dịch vụ Logistics đã phát triển đáng kể, với hơn 600 công ty được thành lập trải rộng khắp cả nước, bắt đầu từ những doanh nghiệp giao nhận quốc danh trong những năm đầu thập kỷ 90 Để duy trì và nâng cao khả năng cạnh tranh, quản lý nguồn nhân lực đòi hỏi sự đào tạo chất lượng và đầy đủ về số lượng

Nếu doanh nghiệp không chú ý và đầu tư đúng mức vào quá trình đào tạo, có thể đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức trong tương lai Đặc biệt, đội ngũ kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật trong hoạt động chính là lực lượng nòng cốt trong công việc điều phối quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển, càng có đội ngũ lành nghề, chuyên nghiệp thì hoạt động diễn ra sẽ thuận lợi cho bất kỳ hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ nói chung và doanh nghiệp giao nhận vận tải nói riêng

 Nguồn lực tài chính

Khả năng tài chính của doanh nghiệp giao nhận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín cũng như khả năng chủ động trong quá trình thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Nó không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ thực thiện quy trình nghiệp vụ và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn có tác động đáng kể đến việc đạt được mục tiêu tối thiểu hóa chi phí thông qua việc chủ động khai thác và tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực đầu vào

Do đó, tình hình tài chính của doanh nghiệp giao nhận có ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả tổng thể của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Điều này nổi bật rõ khi tài chính được quản lý một cách linh hoạt và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của thị trường và duy trì sự cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận vận tải

 Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất kỹ thuật trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đóng vai trò quan trọng là yếu tố vật chất hữu hình không thể phủ nhận trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây là nền tảng cơ bản, quyết định đến khả năng thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả Việc bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp theo cách hợp lý càng góp phần quan trọng vào việc tối ưu hóa hiệu suất hoạt động

Hiệu quả này trở nên rõ ràng khi một doanh nghiệp có các cơ sở như nhà xưởng, kho tàng, cửa hàng và bến bãi được tổ chức một cách hợp lý Đặc biệt, việc đặt chúng trong khu vực gần các cảng biển cũng như hạ tầng giao thông hiện đại, thuận lợi sẽ tạo nên một tài sản vô hình lớn Điều này không chỉ đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động với hiệu quả cao mà còn tạo nên lợi thế kinh doanh quan trọng trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

 Công nghệ thông tin

Trình độ kỹ thuật và trình độ công nghệ sản xuất của doanh nghiệp ảnh hưởng tới năng suất, chất lượng của dịch vụ, ảnh hưởng tới mức độ tiết kiệm hay tăng phí vận chuyển, kho bãi, hải quan, do đó ảnh hưởng đến hiệu quả cung ứng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các doanh nghiệp giao nhận vận tải hiện nay Ngoài ra, CNTT có ảnh hưởng lớn và tích cực đối với dịch vụ logistics, mang lại nhiều cơ hội và cải tiến trong quản lý chuỗi cung ứng và vận chuyển hàng hóa, như: tăng cường quản lý thông tin, tối ưu hoá quy trình vận chuyển, tăng cường an ninh và dự báo rủi ro, tăng cường tương tác và giao tiếp với khách hàng,

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI

CARGOTRANS VIỆT NAM

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam 3.1.1 Sơ lược về công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam

- Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam - Tên tiếng Anh: Cargotrans VietNam Merchandise Exchange Transport Company Limited

- Tên viết tắt: Cargotrans Co., Ltd

- Ngày thành lập Công ty: Ngày 01 tháng 11 năm 2014

- Địa chỉ trên ĐKKD: Số 20, Xóm Cầu, Xã Hữu Hòa, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Tháng 12/2015: Cargotrans Logistic trở thành thành viên của Hiệp hội WCA (Liên minh hàng hóa thế giới – World Cargo Alliance) - mạng lưới giao nhận hàng hóa lớn nhất và mạnh nhất thế giới với thành viên là các freight forwarder độc lập WCA có hơn hơn 7.313 văn phòng tại 191 quốc gia trên thế giới Tổ chức này có chức năng cung cấp cho mỗi thành viên khả năng liên hệ với các đối tác vận chuyển cùng network từ mọi nơi trên thế giới Sau đó là các hiệp hội lớn khác như: JCtrans Logistics Network, Global Agent Network Freight Midpoint (FM), ,…

Năm 2016: nhận thấy sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động thương mại quốc tế dẫn đến nhu cầu giao nhận hàng hóa tăng cao, công ty quyết định thành lập chi nhánh

tại Hải Phòng vào tháng 6 và tại Thành phố Hồ Chí Minh vào tháng 9 Đây là cột mốc đánh dấu sự mở rộng thị trường tại miền Bắc cũng như sự thâm nhập thị trường miền Nam của công ty

Từ 2017- nay: sau khi vượt qua giai đoạn thử thách nhất, Công ty đã có kết quả báo cáo tài chính tích cực Từ đó đến nay, Công ty không ngừng đạt được những thành tựu mới, khẳng định được vị thế của mình trên thị trường giao nhận vận tải các tuyến đường Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc Ban quản lý sau hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics đã tạo dựng được những mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng từ Công ty cũ để mời họ quay trở lại sử dụng dịch vụ mà Cargotrans cung cấp Để tồn tại trên thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, ban lãnh đạo Công ty đã có những hướng đi kịp thời để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp sản xuất, tạo ra các dịch vụ bổ sung, từng ngày làm thỏa mãn đối tác của mình

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh chính của Cargotrans là hoạt động đại lý cho các hãng tàu, Công ty Logistics trên thế giới Ngoài ra, công ty cũng cung cấp các dịch vụ logistics như đường bộ, đường thuỷ, đường hàng không, đường biển, kho bãi để phục vụ khách hàng

3.1.4 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty theo nguyên tắc trực tuyến,đảm bảo việc thực hiện nguyên tắc thống nhất chỉ huy, một nguyên tắc quan trọng của quản trị Trong Công ty, các thông tin được truyền đi nhanh chóng, kịp thời và chính xác, trách nhiệm được phân định rõ ràng, luôn có sự thống nhất và tập trung cao độ

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans

Nguồn: Phòng kế toán Cargotrans

Phòng hành chính nhân sự đào

tạo

Phòng marketing,

thiết kế, nghên cứu

sản phẩm

Phòng chăm

sóc khách

hàng

Phòng kinh doanh

Phòng chứng

từ

Phòng kế toán

tài chính Hội đồng quản trị

Ban Giám đốc

Chi nhánh

Hải Phòng,

HCM

Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị thường tham gia vào quá trình xây dựng

và đánh giá kế hoạch chiến lược của tổ chức Họ định rõ mục tiêu dài hạn, hướng phát triển và chiến lược để đạt được mục tiêu đó

Ban giám đốc: Ban giám đốc nắm quyền điều hành thực hiện các chiến lược đề

ra Tham gia vào xác định chiến lược của công ty và xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán

Phòng hành chính, nhân sự, đào tạo: Phòng Hành chính, nhân sự, và đào tạo

đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực và các hoạt động hành chính của tổ chức Bộ phần này sẽ tham gia các hội đồng của công ty như: tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động

Phòng marketing, thiết kế, nghiên cứu sản phẩm: Phòng Marketing, Thiết kế

và Nghiên cứu Sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng, quảng bá và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp Các nhiệm vụ chính của phòng như: nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng bá thương hiệu,…

Phòng chăm sóc khách hàng: Nhiệm vụ chính của phòng chăm sóc khách hàng

là thăm hỏi, quan tâm đến khách hàng trong quá trình dịch vụ được họ sử dụng, trải nghiệm bằng nhiều hình thức, phương tiện khác nhau như là: email, facebook, zalo, website hay gọi điện trực tiếp và tổ chức ghi nhận, tổng hợp ý kiến khiếu nại của khách hàng trong Công ty, phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục phòng ngừa

Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính là xây dựng và triển

khai thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm của công ty Phòng ban này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo doanh số bán hàng tăng lên và đóng góp vào sự phát triển của công ty

Phòng chứng từ: Nhiệm vụ của phòng chứng từ là phối hợp với các bộ phận

khác trong công ty: bộ phận đại lý, tally, kế toán để việc khai thác tàu/hàng được nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo công việc chung của công ty cũng như công việc thuộc bộ phận chứng từ

Phòng kế toán, tài chính: Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện, hướng dẫn

thực hiện, kiểm tra việc giải ngân đối với các nguồn vốn trong và ngoài nước, giám sát việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính và chế độ kế toán trong doanh nghiệp, lập báo cáo kết quả hoạt động SX-KD hàng tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu của BLĐ

3.1.6 Tài chính của công ty

 Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng

 Danh sách thành viên góp vốn:

Bảng 3.1 Danh sách thành viên góp vốn

STT Tên thành viên Giá trị phần vốn góp (VNĐ) Tỷ lệ (%)

Nguồn: Phòng kế toán Cargotrans

3.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam giai đoạn 2021 – 2023

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam giai đoạn 2021 – 2023

Bảng 3.2 Doanh thu, chi phí, lợi nhuận Công ty Cargotrans Logistics

Đơn vị: Tỷ đồng

Chỉ tiêu Năm 2021

Năm 2022

Năm 2023

So sánh 2022/2021

So sánh 2023/2022 ±Δ % ±Δ %

Nguồn: Phòng kế toán Cargotrans

Năm 2021, doanh thu của Cargotrans ghi nhận ở mức hơn 32 tỷ đồng (tăng

13,1% so với năm 2020) Dù năm 2021 là năm nền kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề nhất của đại dịch Covid-19, các công ty logistics nói chung và Cargotrans nói riêng phải đối diện với nhiều thách thức lớn như: nhiều nhà máy phải giảm hoạt động nên lượng hàng hóa cần lưu chuyển ít đi dẫn đến việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa trong chuỗi cung ứng cũng giảm; hệ thống vận chuyển toàn cầu bị ảnh hưởng nặng nề do đóng cửa biên giới, giới hạn chuyển phát và sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng; sự biến động trong nhu cầu vận chuyển do sự thay đổi trong mô hình tiêu dùng và sản

xuất; hay các biện pháp kiểm soát và an toàn tăng cường đã dẫn đến sự phức tạp trong thủ tục hải quan Tuy nhiên, do là một doanh nghiệp đầu ngành, các hoạt động của Cargotrans vẫn được duy trì như bình thường trong đại dịch Covid-19 Do rủi ro và thách thức tăng lên, Cargotrans cũng đã áp dụng chính sách tăng giá dịch vụ để đối phó với chi phí vận chuyển tăng cao, đồng thời thiết lập các mối quan hệ chiến lược với đối tác cung ứng và khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp có thể duy trì và tăng doanh thu

Tuy nhiên, trong năm này, Cargotrans lại ghi nhận lợi nhuận ở mức -3 tỷ đồng Mức lợi nhuận âm là do sự tăng cao về chi phí gần như gấp đôi so với năm 2020 Đại dịch Covid tuy không ảnh hưởng nhiều đến doanh thu của công ty nhưng lại đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong ngành logistics Do vậy, công ty quyết định đầu tư vào công nghệ để tối ưu hóa quy trình và tăng cường khả năng linh hoạt của họ trong bối cảnh biến động, cụ thể như: công nghệ Blockchain giúp theo dõi sự di chuyển của hàng hóa một cách an toàn; công nghệ AI và Machine Learning (học máy); và hàng loạt máy móc, phương tiện xếp dỡ tự hành tại kho bãi của công ty;

Năm 2022, doanh thu tiếp tục ghi nhận mức tăng trưởng ấn tượng (khoảng

38,5% so với năm 2021), đạt con số 45 tỷ đồng Bởi lẽ trong năm này, tình hình Covid-19 đã dần được kiểm soát và nền kinh tế cũng dần được phục hồi, từng bước thực hiện chính sách “bình thường hóa” với đại dịch, từ đó sự tăng cường trở lại của thương mại quốc tế và nhu cầu vận chuyển tăng cao sau hơn một năm đã giúp doanh thu của Cargotrans tăng mạnh mẽ Bên cạnh đó, sau một năm thực hiện đổi mới công nghệ và tối ưu quy trình logistics đã mang lại hiệu quả rõ rệt cho công ty, khi mức chi phí ghi nhận sự giảm rõ rệt so với 2021 (khoảng 31,5 tỷ đồng), chiếm khoảng 70,1% tổng doanh thu (so với 80,2% năm 2020 và 109,3 năm 2021) Như vậy, do sự tăng trưởng mạnh về doanh thu và nỗ lực giảm thiểu chi phí, lợi nhuận của Cargotrans năm 2022 đạt con số cao nhất từ trước đến nay (13,4 tỷ đồng), tăng hơn 16 tỷ đồng

Năm 2023, cả doanh thu và lợi nhuận của công ty cho thấy sự tăng trưởng

chững lại rõ rệt khi doanh thu ghi nhận mức tăng hơn 3 tỷ đồng và lợi nhuận chỉ tăng hơn 0,5 tỷ đồng Bởi vì kinh tế thế giới đang trải qua thời kỳ khó khăn khi mà các động lực chủ chốt của tăng trưởng toàn cầu đều suy yếu do hàng loạt những sự kiện như: Covid-19, căng thẳng chính trị và thương mại… Điều này đã tạo làn sóng tiêu cực lan rộng, gieo rắc sự không chắc chắn trong cả bức tranh kinh tế toàn cầu Trong bối cảnh nền kinh tế suy giảm, Cargotrans cũng phải đối mặt với không ít thách thức như tình trạng giảm số lượng đơn hàng khi kinh tế tăng trưởng chậm và xảy ra nhiều bất ổn chính trị trên thế giới, ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động vận chuyển quốc tế của doanh nghiệp Trong bối cảnh đó, sự cạnh tranh về giá lẫn dịch vụ diễn ra ngày càng gay gắt khi ngày càng nhiều doanh nghiệp nước ngoài tham gia vào thị trường với mục tiêu chiếm lĩnh, sẵn sàng chấp nhận lỗ 3-5 năm để giành được thị phần Vì

vậy, năm 2023 không ghi dấu sự tăng trưởng mạnh mẽ của Cargotrans, tuy nhiên công ty vẫn duy trì được sự ổn định nhất định

3.2.2 Doanh thu từ dịch vụ giao nhận theo các phương thức vận tải quốc tế của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam giai đoạn 2021 - 2023

Trên thị trường cạnh tranh, mỗi Công ty Logistics lớn đều được biết đến với đặc trưng riêng về dịch vụ, giúp doanh nghiệp sản xuất quyết định xem đâu là lựa chọn tối ưu Đến với Cargotrans,công ty cung cấp các loại hình dịch vụ chính là các dịch vụ xuất nhập khẩu đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải nội địa, Biểu đồ dưới đây thống kê cơ cấu dịch vụ chuyên biệt theo các phương thức vận tải mà Cargotrans đang cung cấp:

Nguồn: Phòng kế toán Cargotrans

Nhìn chung, doanh thu của các loại hình dịch vụ của Cargotrans trong giai đoạn 2021-2023 đều ghi nhận mức tăng trưởng ổn định Trong đó, vận tải đường biển chứng kiến mức tăng lớn nhất (gần 10 tỷ đồng), theo sau đó là mức tăng hơn 4 tỷ đồng của vận tải đường hàng không và gần 1 tỷ đồng của vận tải nội địa Xét về tỷ trọng, dịch vụ vận tải đường biển vẫn luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu dịch vụ của Cargotrans (hơn 50%), tiếp đó là các dịch vụ vận tải đường hàng không (16% - 20%) và các loại dịch vụ vận tải nội địa và vận tải đường sắt

Vận tải đường biển: Trong tình hình dịch bệnh, cụ thể là vào năm 2021 là năm

nhiều khó khăn đối với dịch vụ vận tải đường biển bởi sự suy giảm trong hoạt động thương mại trên thế giới và ở Việt Nam Khó khăn với ngành vận tải đường biển và

Vận tải đường biểnVận tải đường hàng không

Vận tải nội địa Vận tải đường sắt

Biểu đồ 3.3 Doanh thu theo các phương thức vận tải quốc tế của Công ty Cargotrans Logistics

Đơn vị: Tỷ đồng

Năm 2021Năm 2022Năm 2023

cảng biển trong nửa đầu năm 2021 không chỉ do khối lượng thương mại giảm mà còn bởi tình trạng thiếu nhân công và không thể đổi thủy thủ đoàn như thường lệ, bởi các quy định hạn chế và cách ly đối với người nhập khẩu tại các nước Các yêu cầu về giao thức y tế mới trong bối cảnh dịch bệnh và ngay cả khi đã chuyển sang giai đoạn “bình thường mới” dẫn đến nhiều quy trình hơn tại các cảng biển, làm ảnh hưởng đến lộ trình chung của các đội tàu Tuy nhiên, so với các loại hình dịch vụ vận tải khác, dịch vụ vận tải biển ít bị tác động bởi dịch COVID-19 hơn và đạt được những tăng trưởng nhất định Giá cước vận tải biển cao bởi nhu cầu tăng cao, trong khi nguồn cung container rỗng thiếu hụt cùng với sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tăng mạnh khiến lợi nhuận Cargotrans trong dịch vụ vận tải biển tăng đột biến trong năm 2022 (tăng 35% so với năm 2021) Bên cạnh đó, khối lượng hàng hóa thông qua cảng biển tăng trưởng mạnh cũng giúp các công ty khai thác cảng đạt được lợi nhuận tích cực bất chấp khó khăn do dịch Covid-19 Tuy nhiên, sau khi lập đỉnh vào tháng 9/2022, giá cước vận tải biển có dấu hiệu điều chỉnh, đặc biệt giảm mạnh trong 6 tháng đầu năm 2023 Do vậy, dịch vụ vận tải đường biển của Cargotrans ghi nhận mức tăng trưởng chỉ bằng một nửa so với 2022 (khoảng 14,13%)

Vận tải đường hàng không: năm 2021, trong số các phương thức vận tải thì

hàng không ghi nhận mức giảm mạnh nhất, do bị ảnh hưởng nặng nề nhất bởi các biện pháp hạn chế đi lại giữa các quốc gia trong bối cảnh dịch COVID-19 vẫn diễn biến phức tạp Tuy nhiên, bước sang năm 2022, cùng với sự hồi phục của khu vực châu Âu và Hoa Kỳ khi các nước mở cửa lại nền kinh tế cũng như khuyến khích thương mại quốc tế, dịch vụ vận tải đường hàng không của Cargotrans tăng trưởng mạnh mẽ trở lại, tăng khoảng 67% - mức tăng lớn nhất trong các loại dịch vụ trong giai đoạn kể trên Loại hình dịch vụ này tiếp tục tăng trưởng ổn định trong năm 2023, đạt doanh thu 9,7 tỷ đồng (tăng 11,2% so với năm 2022)

Vận tải nội địa: doanh thu của dịch vụ vận tải nội địa luôn đứng thứ ba các loại

hình vận tải mang lại doanh thu lớn nhất cho Cargotrans Doanh thu của loại hình vận tải này cho thấy mức độ tăng trưởng đều qua các năm và ghi nhận mức tăng 25% trong giai đoạn 2021-2023 Để có được mức tăng trưởng này, Cargotrans đã nỗ lực rất lớn trong liên kết, hợp tác với các nhà vận tải nội địa, từ đó giúp tiết kiệm và chi phí cũng như nguồn lực của công ty khi tiến hành các dịch vụ về vận tải nội địa

Vận tải đường sắt: Ngược lại với ba loại hình vận tải ở trên, đây là loại hình

vận tải kém được ưa chuộng nhất tại Cargotrans khi luôn chiếm tỷ trọng thấp nhất trong cơ cấu phương thức vận tải của doanh nghiệp Doanh thu từ phương thức vận tải bằng đường sắt cũng có xu hướng giảm dần qua các năm, từ 0.9 tỷ năm 2021 xuống còn 0.5 tỷ vào năm 2023 (giảm 55,5%) Tỷ trọng thấp của loại hình này có thể hiểu là do tính kém linh hoạt cũng như sự vượt trội hơn hẳn của những loại hình vận tải kể trên