MỤC LỤC
Từ những phân tích đó, tiến hành đánh giá những khía cạnh đã đạt được và những mặt hạn chế, tồn tại trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty. - Đưa ra những kiến nghị và đề xuất nhằm nâng cao, hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời đưa ra những định hướng phát triển quy trình này tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam.
Về không gian, đề tài nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam ở nhiều thị trường trên toàn cầu như Trung Quốc, Mỹ, Đông Nam á, Châu Âu,.
Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển gồm các bước như vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ hàng hóa, thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ liên quan, cùng với các dịch vụ hậu cần khác như bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, đóng gói, và vận chuyển nội địa để đưa hàng hóa từ cảng đến điểm đích. Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading/ Marine Bill of Lading hay viết tắt là B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa (Transport document) bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu (shipped on board) hoặc sau khi đã nhận hàng để chở (received for shipment).
Thông báo hàng đến (Notice of Arrival): Người vận chuyển hoặc đại lý giao nhận sẽ gửi thông báo hàng đến đến nhà nhập khẩu (hoặc bên được thông báo, nếu có) để báo về các thông tin của lô hàng, số l kiện hàng, mô tả hàng hoá, trọng lượng, phí. Phương pháp gửi hàng nguyên công (FCL/FCL - Full Container Load) Thuật ngữ FCL – Full Container Load được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếp nguyên trong một hay nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Trên vận đơn thường thể hiện những nội dung sau: Số vận đơn (number of BL), Người gửi hàng (shipper), Người nhận hàng (consignee), Bên thông báo (notify party), Tên tàu, số chuyến (vessel), Cảng xếp hàng (Port of loading), Cảng chuyển tải (via or transhipment port), Nơi giao hàng (Place of delivery), Tên hàng (name of goods), Ký mã hiệu (marks and numbers), Cách đóng gói và mô tả hàng hóa (kind of packages and description of goods), Số kiện (number of packages), Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or measurement). Yếu tố kinh tế có ảnh hưởng vô cùng lớn đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, các yếu tố kinh tế có phạm vi rộng, tác động đến nhu cầu sử dụng dịch vụ Logistics nói chung cũng như dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng và các yếu tố liên quan đến việc huy động và sử dụng nguồn lực của các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
Cụ thể trong khoản 1 điều 5 Hợp đồng nguyên tắc của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans ghi “Trong vòng 07 ngày kể từ ngày bên B (công ty TNHH. Giao Nhận Vận Tải Cargotrans) xuất hóa đơn cho bên A (doanh nghiệp xuất khẩu), Bên A phải hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền trong hạn mức dư nợ là 100.000.000 VND (một trăm triệu đồng) cho toàn bộ cước vận chuyển của mỗi lô hàng. Đối với nghĩa vụ thanh toán nằm ngoài hay vượt quá hạn mức dư nợ quy định tại khoản khoản này, bên A phải thanh toán ngay cho bên B trong vòng 01-02 ngày kể từ ngày bên B xuất hóa đơn cho bên A” có thể hiểu khách hàng phải thanh toán tất cả công nợ trong vòng 7 ngày, nếu công nợ vượt quá 100 triệu thì phần vượt quá phải thanh toán trong vòng 2 ngày. Một số thông tin sai phổ biến có thể kể ra như: thông tin hàng hóa, trọng lượng cả bì, cảng đi… Để sửa lại bill, Cargotrans sẽ phải mất một khoản chi phí cũng như thời gian nhất định, ngoài ra, việc làm lại bill cũng ảnh hưởng đến quá trình xuất hàng của nhà xuất khẩu và nhận hàng của nhà nhập khẩu, đặc biệt là khi hàng đã rời cảng.
Phỏng vấn anh Nguyễn Văn Nam - trưởng phòng kế toán của Cargotrans cho biết:“Hệ thống thông tin kế toán của của công ty thường gặp sự cố hoặc không được duy trì cập nhật, từ đó gây ra sự chậm trễ và không chính xác trong quá trình lưu trữ hồ sơ.” Ngoài ra, việc lưu trữ không thống nhất giữa các bộ chứng từ còn gây khó khăn trong việc tìm kiếm, sử dụng sau này, cụ thể như trong việc hỗ trợ quy trình phúc tập hồ sơ của cơ quan Hải quan.
Nói về mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Cargotrans, chị Nguyễn Thanh Hà - trưởng phòng chăm sóc khách hàng của công ty cho biết: “Để có thể đạt được tỷ lệ khách hàng hài lòng về dịch vụ của công ty tăng theo từng năm, bộ phận chăm sóc khách hàng nói riêng và toàn thể công ty nói chung đã phải nỗ lực cải thiện nghiệp vụ rất nhiều trong từng khâu làm hàng cho khách, bắt đầu từ khi chào giá cho đến những dịch vụ sau giao hàng. Mặc dù đã đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống kho bãi của công ty Cargotrans, nhưng các hệ thống còn chưa có sự liên kết chặt chẽ với nhau bên cạnh đó, công ty vẫn chưa áp dụng được những thiết bị hiện đại trong công tác đóng gói hàng hoá và công tác giám sát dẫn đến tình trạng tồn tại một số hàng hóa còn bị hư hỏng, thất thoát.
Nguồn: Phòng kế toán Cargotrans Nói về định hướng của công ty, bà Trịnh Thị Trang - phó giám đốc công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Cargotrans Việt Nam: “Mục tiêu của Cargotrans trong thời gian tới là tiếp tục duy trì hoạt động hiệu quả trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh của công ty, đặc biệt hoàn thiện và nâng cao dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển hơn nữa, xây dựng công ty trở thành một thực thể vững mạnh, có uy tín thương hiệu ở thị trường Việt Nam, tạo lập một văn hoá doanh nghiệp có bản sắc riêng. Ngoài ra, với tầm nhìn dài hạn đến năm 2030, Cargotrans sẽ là đối tác chiến lược của 500 doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại thị trường Việt Nam.”.
Bên cạnh đó, một trong những cách được lưu giữ kiến thức, kinh nghiệm lâu hơn là có thể viết ra những cuốn sách điện tử viết về các chính sách mặt hàng, quy trình thực hiện các lô hàng, quy trình bán hàng,….để mọi nhân viên có thể tiếp cận dễ dàng và có thể tra lại khi cần thiết, vì suy cho cùng, để có được một đơn hàng là vô cùng khó khăn mà mỗi lần chào dịch vụ tới khách hàng là gặp một mặt hàng khác nhau nên nếu chỉ trau dồi qua kinh nghiệm thực tế thì rất khó có được thêm kiến thức nên sách sẽ là một nguồn tư liệu quý giá cho tất cả nhân viên trong đó đặc biệt có nhân viên bán hàng. Đã có nhiều biện pháp đưa ra cho các Forwarder như nếu là thanh toán trước thì khi chưa trả tiền, Forwarder sẽ giữ hàng, nếu là thanh toán sau-ký hợp đồng công nợ thì Forwarder có thể kiện ra trọng tài quốc tế nhưng thực tế, chi phí giải quyết vụ kiện cũng tốn kém, Forwarder cũng không muốn thực hiện, hoặc nếu trong thời gian dài quá, Forwarder đành “ngậm đắng nuốt cay chịu làm lô hàng đó không công cho khách hàng”.
Trong dịch vụ thủ tục hải quan, chất lượng dịch vụ được đánh giá cao khi quá trình thủ tục diễn ra một cách mượt mà, tài liệu được chuẩn bị kỹ lưỡng, ít phát sinh lỗi, rủi ro, và quy trình không phức tạp, giúp khách hàng dễ dàng hoàn thành thủ tục thông quan hải quan và nhận hàng một cách nhanh chóng. Thứ nhất, giải quyết các điểm nghẽn, nút thắt, điểm tiềm ẩn tai nạn giao thông trên tuyến hành lang vận tải thủy chính, hành lang huyết mạch nhằm tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp đầu tư cảng, bến và phương tiện hiện đại, có kích thước lớn để thúc đẩy xu hướng vận chuyển hàng container bằng đường thủy từ cảng biển cửa ngừ vào sâu trong nội địa và ngược lại.