hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận và thương mại new sky

41 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY .... Nhậ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO

NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY

Giảng viên hướng dẫn

ThS VŨ ANH TUẤN

Sinh viên thực hiện

TRẦN VÂN ANH Lớp: K56E1

Mã sinh viên: 20D130006

HÀ NỘI – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky” là do bản thân tự thực hiện, dưới sự hướng dẫn và định hướng của giáo viên hướng dẫn ThS Vũ Anh Tuấn và không sao chép công trình nghiên cứu của người khác Các thông tin, số liệu sử dụng trong khóa luận do tôi tự thu thập, thống kê và được trích dẫn nguồn gốc rõ ràng

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước Bộ môn, Khoa và Nhà trường về đề tài khóa luận này

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2024 Sinh viên thực hiện khóa luận

Trần Vân Anh

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn – ThS Vũ Anh Tuấn, người đã tận tình định hướng và giúp đỡ tôi trong thời gian thực hiện khóa luận Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giảng viên Khoa Kinh tế & Kinh doanh quốc tế, các thầy cô Trường Đại học Thương mại, đã trang bị cho tôi những kiến thức quý báu và kinh nghiệm thực tiễn trong suốt quá trình tôi học tập tại trường

Tôi cũng xin cảm ơn Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky, đặc biệt là các anh, chị tại Phòng Chứng từ đã tạo điều kiện, hỗ trợ nhiệt tình và đóng góp ý kiến trong suốt thời gian tôi thực tập, nghiên cứu tại công ty

Do còn hạn chế về thời gian, trình độ, kiến thức, và kinh nghiệm nên khóa luận tốt nghiệp của tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của thầy cô để nâng cao hiểu biết và hoàn thành tốt hơn khóa luận này

Sau cùng, tôi xin kính chúc thầy cô thật nhiều sức khoẻ, chúc quý Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky ngày càng phát triển lớn mạnh

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.5.1 Phạm vi nội dung 4

1.5.2 Phạm vi không gian 4

1.5.3 Phạm vi thời gian 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 4

1.7 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ 7

2.1 Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 7

2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển 7

2.1.2 Vai trò dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển 8

2.1.3 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển 8

2.1.4 Các phương thức giao hàng xuất xuất khẩu bằng đường biển 10

2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế 11

2.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải 11

2.2.2 Giao hàng hóa tại địa điểm quy định và làm thủ tục hải quan 12

2.2.3 Lập chứng từ vận tải 13

2.2.4 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 13

2.2.5 Quyết toán chi phí 13

2.3 Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 14

2.4.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 18

2.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 19

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY 22 3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky 22

3.1.1 Thông tin chung về Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky 22

3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty 27

3.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh theo loại hình dịch vụ của Công ty 29

3.2.3 Kết quả kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty 30

3.3.4 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 37

3.3.5 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ 38

3.4 Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky 38

3.4.1 Thành công 38

3.4.2 Hạn chế 40

3.4.3 Nguyên nhân 41

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY 43

4.1 Xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải biển và định hướng phát triển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky 43

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải biển 43

4.1.2 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky 44

4.2 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky 45

4.2.1 Xây dựng mạng lưới đối tác vận tải nội địa 45

4.2.2 Tập trung nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 46

4.2.3 Tăng cường sự giao tiếp giữa công ty, nhà cung ứng và khách hàng 47

4.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình giao hàng xuất khẩu 47

4.3 Một số kiến nghị với các bên liên quan trong quản trị quy trình xuất hàng hóa 48

4.3.1 Đối với cơ quan nhà nước 48

4.3.2 Đối với các bên liên quan 49

KẾT LUẬN 51

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

PHỤ LỤC 54

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn năm 2021-2023 26 Bảng 3.2 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023 28 Bảng 3.3 Kết quả kinh doanh phân theo loại hình dịch vụ của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023 29 Bảng 3.4 Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023 31 Bảng 3.5 Dаnh sách một số đại lý lớn củа Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky tại một số nước trоng khu vực và trên thế giới năm 2023 33

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

SURRENDERED BL Surrendered Bill of Lading Vận đơn Điện giao hàng

ETD Estimated Time of Departure Thời gian khởi hành dự kiến ATD Actual Time of Departure Thời gian khởi hành thực tế

HS CODE Harmonized System Codes Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa

THC Terminal Handling Charge Phụ phí xếp dỡ tại cảng

cảng

cảng

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng, hoạt động thương mại quốc tế đóng vai trò là chìa khóa then chốt trong sự phát triển của mỗi quốc gia Số liệu của Tổng cục Thống kê cho thấy, tính riêng năm 2022,

tổng kim ngạch xuất, nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam về đích với con số kỷ lục 732.5 tỷ USD, tăng 9.5% so với năm trước, trong đó xuất khẩu tăng 10.6%, nhập khẩu tăng 8.4% Việc giao lưu buôn bán với lượng hàng hoá ngày càng lớn giữa các quốc gia trong và ngoài khu vực đòi hỏi thị trường phải đảm bảo được tính thuận tiện và hiệu quả cho tất cả các bên liên quan Trong bối cảnh này, nhu cầu về vận chuyển hàng hóa quốc tế ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết Theo đánh giá của Agility (một trong những nhà cung cấp dịch vụ kho vận hàng đầu thế giới), năm 2022, Việt Nam xếp hạng thứ 11 trong nhóm 50 thị trường logistics mới nổi toàn cầu Tốc độ phát triển hằng năm của ngành logistics Việt Nam đạt từ 14-16%, quy mô 40-42 tỷ USD/năm Điều này cho thấy sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty giao nhận trên thị trường, nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển quốc tế tăng cao, giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước tiếp cận thị trường thế giới một cách dễ dàng hơn

Là một thị trường mới nổi, ngành giao nhận vận tải Việt Nam vẫn còn tồn tại nhiều doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ, năng lực cung ứng dịch vụ còn yếu và chưa đủ để cạnh tranh trên thị trường dịch vụ quốc tế Đồng thời, thị trường cũng có sự tham gia của một số doanh nghiệp nước ngoài chiếm phần lớn thị phần, điều này khiến cho mức độ cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt, doanh nghiệp Việt Nam nếu muốn có thị phần thì phải cung ứng rất tốt các mảng dịch vụ của mình Do đó, để hoạt động vận chuyển quốc tế diễn ra thuận lợi, quy trình giao nhận hàng hóa tại các công ty logistics cũng cần được tập trung cải thiện

Là doanh nghiệp hoạt động sôi nổi trong lĩnh vực giao nhận vận tải, Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky đã có mặt trên thị trường kể từ khi lĩnh vực này mới có đà phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam Trong gần 9 năm hoạt động, công ty cung cấp các dịch vụ bao gồm vận chuyển quốc tế, vận tải nội địa, khai báo hải quan và các giấy chứng nhận chuyên ngành Trong đó, dịch vụ được chú trọng nâng

cao là vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển Tuy vậy, quy trình triển khai hoạt động xuất khẩu vẫn còn tồn tại vướng mắc ở các khâu xử lý nghiệp vụ còn chậm làm phát sinh phí kiểm hoá, chi ngoài Nhận định được thực trạng và tầm quan trọng

của vấn đề này, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky.” làm đề

tài để nghiên cứu và thực hiện khóa luận

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài, việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp trong những năm qua luôn nhận được sự chú ý và đầu tư nghiên cứu Do đó, tôi đã tìm hiểu và tham khảo những nghiên cứu có đề tài tương tự được hoàn thiện bởi các cựu sinh viên trường Đại học Thương mại và một số cá nhân khác bao gồm:

Nguyễn Thị Phương Thuý (2021), Khóa luận “Một số giải pháp phát triển dịch vụ GNVT hàng hóa XNK bằng đường biển tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Vàng Goldtrans Logistics”, Đại học Thương mại Nghiên cứu này đưa ra một số vấn

đề lý luận về phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đồng thời phân tích thực trạng, đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp tiếp tục phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển tại Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Vàng

Nguyễn Quốc Liêm (2020), Luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động logistics của Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn giai đoạn 2020 - 2025”, Trường Đại học

Kinh tế Tp Hồ Chí Minh Nghiên cứu phỏng vấn một nhóm gồm 3 cán bộ quản lý lâu năm trong cảng, có kinh nghiệm về lĩnh vực logistics và chiến lược của Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn; phỏng vấn sâu cán bộ cấp phòng, ban, đội nhằm tìm hiểu, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động logistics và xác định điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, và cơ hội Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động logistics tại Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn

Nguyen Viet Thang, Tran The Tuan, Nguyen Hung Cuong, Dinh Thi Lan

(2019), “Improving export forwarding activities by sea in Vietnam in the context of international integration”, Socio-economic and environmental issues in development,

10th NEU-KKU international conference Nghiên cứu này điều tra, phỏng vấn các

chuyên gia trong ngành giao nhận vận tải cũng như các doanh nghiệp giao nhận tại Việt Nam, kết quả cho thấy một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận xuất khẩu của các công ty giao nhận bao gồm: chuẩn bị hàng hoá, thủ tục hải quan, giao nhận hàng hoá và thanh lý Đây là cơ sở quan trọng để các doanh nghiệp xây dựng chiến lược nâng cao hiệu quả giao nhận xuất khẩu tại Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế

Vũ Thị Thu Huyền (2019), Khóa luận “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Logistics Minh Việt”, Trường Đại

học Thương mại Đề tài này tập trung vào việc nâng cao và phát triển dịch vụ giao hàng xuất khẩu nói riêng và xuất nhập khẩu nói chung, từ đó tác giả đưa ra các biện pháp nhằm phát triển dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Minh Việt

Chung Ngọc Khánh (2018), Luận văn “Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Luận văn này chỉ ra các vấn đề phát sinh

trong quá trình giao nhận hàng hoá và phân tích thực trạng quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp

Nhìn chung, các đề tài trên đã nêu được thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đề xuất những giải pháp nhất định nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình Tuy nhiên, các đề tài chưa có tính cập nhật, chưa đủ bao quát cho một hoạt động có tính thay đổi liên tục như giao nhận quốc tế đường biển Do đó, tôi đã lựa chọn tập trung nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển và đưa ra những vấn đề mới, mang tính cập nhật và thực tế hơn tại thời điểm thực hiện nghiên cứu Từ đó, làm mới những giải pháp và đề xuất để hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển cho Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky cho phù hợp hơn, nâng cao tính cạnh tranh của công ty trong giai đoạn thị trường nhiều khó khăn hiện nay

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu lý luận: Hệ thống hoá cơ sở lý luận về quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

Mục tiêu nghiên cứu thực trạng: Tìm hiểu, phân tích, nhận định rõ quy trình giao hàng bằng đường biển thực tế của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky nhằm đánh giá những thành tựu và hạn chế trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển của công ty

Mục tiêu về giải pháp: Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho Công ty New Sky phù hợp với thực tế tình hình xuất khẩu và các quy định hiện hành liên quan tới xuất khẩu đường biển của Việt Nam hiện nay

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài đặt ra đối tượng nghiên cứu về những vấn đề lý luận và thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

1.5 Phạm vi nghiên cứu

1.5.1 Phạm vi nội dung

Trong phạm vi đề tài khóa luận chỉ tập trung tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky Những khía cạnh khác sẽ chỉ được đề cập với vai trò cung cấp thông tin chung về công ty để bài làm có cái nhìn toàn diện hơn

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Đối với dữ liệu sơ cấp:

Là các dữ liệu được thu thập thông qua quá trình quan sát và ghi chép tình hình hoạt động giao nhận hàng hóa XNK của công ty và chưa được qua xử lý Bên cạnh đó,

thực hiện phỏng vấn một số nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh, giao nhận của công ty để đưa ra dữ liệu đảm bảo tính khách quan cho đề tài khóa luận Những dữ liệu này đã giúp ích rất nhiều trong việc bám sát tình hình hoạt động và phát triển của công ty

 Đối với dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu ở các nguồn:

Nguồn dữ liệu tại thư viện trường Đại học Thương mại: giáo trình, tài liệu từ các nghiên cứu khoa học, luận văn,…

Nguồn dữ liệu từ Internet: thu thập thông tin từ website của công ty và các trang web của Hải quan và Nhà nước về các văn bản pháp luật,…

Nguồn dữ liệu từ nội bộ Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky như: các tài liệu như các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2021, 2022 và 2023, các văn bản và quyết định của công ty

1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Để làm rõ được vấn đề nghiên cứu và đảm bảo tính cụ thể cho nội dung nghiên cứu, sau khi thu thập các dữ liệu thứ cấp, các dữ liệu được chọn lọc để lấy ra những thông tin, số liệu cần thiết Sau đó, các dữ liệu được tổng hợp và sắp xếp lại cho phù hợp với từng phần nghiên cứu khác nhau Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng gồm:

Phương pháp thống kê: Thống kê và phân tích dữ liệu thu thập được của công ty từ các phòng ban

Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích các số liệu thu thập được, đưa ra đánh giá và nhận định dựa trên cơ sở những phân tích

Phương pháp so sánh: Dựa vào số liệu được thống kê, thu thập được cùng những phân tích, tiến hành chỉ ra sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, từ đó so sánh kết quả đạt được với các chỉ tiêu, đưa ra kết luận, nhận xét và tìm ra hướng giải quyết của các vấn đề

1.7 Kết cấu của khóa luận

Bài khóa luận được chia làm bốn chương với các nội dung như sau: Chương 1: Tổng quan về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

Chương 3: Thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng vận chuyển đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN

HÀNG HÓA QUỐC TẾ

2.1 Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển

Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế (International

Freight Forwarding) được định nghĩa như sau: “Giao nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa giữa hai quốc gia khác nhau.”

Ngoài ra, theo quy định pháp luật của Việt Nam, tại Điều 163, Luật Thương mại Việt Nam năm 1997 có đề cập đến khái niệm “dịch vụ giao nhận hàng hóa” như

sau: “Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).” Khái niệm này được đổi tên thành “dịch vụ

logistics” quy định tại Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 và vẫn đang có

hiệu lực thi hành, với nội dung như sau: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”

Như vậy, có thể hiểu giao nhận hàng hóa quốc tế là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng giữa hai quốc gia khác nhau Dịch vụ giao hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển là một loại dịch vụ mà tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải bằng đường biển, nhằm thực hiện việc di chuyển

hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác

2.1.2 Vai trò dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển

 Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm mà không cần có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận hàng Bên cạnh đó, hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh của họ, góp phần giảm giá hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như giảm bớt các chi phí không cần thiết như: chi phí xây dựng kho cảng, bến bãi nhờ vào việc sử dụng kho cảng, bến bãi của người giao nhận, chi phí đào tạo nhân công,…

 Đối với nền kinh tế quốc dân

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp tích cực vào thành tựu tăng trưởng, phát triển kinh tế xã hội Tỉ trọng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp vào GDP tăng dần theo từng năm, bổ sung nguồn vốn quan trọng cho nền kinh tế Ngoài ra giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là ngành nghề dịch vụ thương mại gắn liền và liên quan mật thiết và tác động tới hoạt động ngoại thương và vận tải đối ngoại Đây là một loại hình dịch vụ thương mại không cần đầu tư nhiều vốn nhưng mang lại một nguồn lợi tương đối chắc chắn và ổn định nếu biết khéo léo tổ chức và điều hành trên cơ sở tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện có Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, cơ chế mở cửa giao thương rộng rãi, mang tính toàn cầu như hiện nay thì hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu càng đóng vai trò quan trọng Điều này dựa trên đặc điểm nổi bật của thương mại quốc tế là người mua và người bán ở những nước khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng tức là hàng được vận chuyển từ người bán sang người mua Để cho quá trình vận chuyển đó được bắt đầu, tiếp tục và kết thúc tức hàng hóa tới tay người mua, cần thực hiện một loạt các công việc khác nhau liên quan tới chuyên chở như: đưa hàng ra cảng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng ở dọc đường… tất cả những công việc đó là nghiệp vụ của người giao nhận Như vậy, nghiệp vụ giao nhận là điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của thương mại quốc tế

2.1.3 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển

Dịch vụ giao hàng xuất nhập khẩu đường biển về cơ bản là một dịch vụ nên cũng sở hữu những đặc điểm chung của dịch vụ, đó là: tính vô hình, tính không lưu trữ, tính không sở hữu, tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ, tính thay đổi, tính thích ứng

 Tính vô hình

Quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế là làm hàng hoá có sự dịch chuyển từ nơi này đến nơi khác Sản phẩm của quá trình vận chuyển này có tính vô hình, nghĩa là các chủ thể tham gia quá trình không thể nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hoá hữu hình

Chỉ khi tiêu dùng rồi thì khách hàng mới có thể thấy được chất lượng dịch vụ thông qua các tiêu thức như: thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, tàu có chạy đúng lịch trình và an toàn không, thủ tục chứng từ có đúng quy cách, rõ ràng không…  Tính không lưu trữ

Hoạt động giao nhận chỉ xuất hiện khi có nhu cầu của khách hàng nên người cung cấp dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt dịch vụ Dịch vụ được cung ứng ra bao nhiêu thì sử dụng hết bấy nhiêu, không có khả năng tồn kho

 Tính không sở hữu

Khi dịch vụ vận chuyển đường biển được thực hiện, với các công việc như vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khách hàng chỉ nhận được kết quả là hàng hoá được di chuyển đến đích, chứ không chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải, công cụ vận tải như tàu biển Hàng hoá được chủ hàng giao cho người vận chuyển nhưng quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển Người vận chuyển thay mặt chủ hàng để di chuyển hàng hoá đến giao cho người nhận hàng

 Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ

Thể hiện sự đồng thời cả về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu thụ dịch vụ vận chuyển Khi hàng hóa được vận chuyển là lúc người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp Do không thể sản xuất hàng loạt, sản xuất trước nên người giao nhận cần có kế hoạch, dự trữ phương tiền, nhiên liệu và dự báo được nhu cầu của khách hàng

 Tính thay đổi

Thể hiện ở việc dịch vụ vận tải không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ Sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng

Đặc biệt, vận tải biển phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết, điều kiện tự nhiên Thời tiết trên biển thay đổi liên tục, không ổn định, có những lúc mưa bão thất thường, ập đến bất ngờ khiến tàu hàng bị đe dọa, các hiện tượng tự nhiên đó có thể làm thay đổi chuyến đi, trì hoãn lịch trình dài ngày.

 Tính thích ứng

Sản phẩm vận tải không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hoá hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê

2.1.4 Các phương thức giao hàng xuất xuất khẩu bằng đường biển

2.1.4.1 Phương thức giao hàng nguyên container (FCL – Full container load)

Vận chuyển hàng nguyên container có nghĩa là khách hàng (hay chủ hàng) thuê nguyên một container để chở hàng Người gửi hàng có trách nhiệm đóng hàng và người nhận hàng có trách nhiệm dỡ hàng khỏi container Khi các mặt hàng đồng nhất (giống nhau) và đủ đóng một container thì đây là phương án hiệu quả kinh tế nhất

Trong trường hợp này, người gửi hàng sẽ chịu trách nhiệm ra cảng lấy container rỗng và vận chuyển về kho để đóng hàng (đảm bảo hàng đóng đầy và không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển) Sau đó tiến hành làm thủ tục hải quan, niêm phong kẹp chì (seal) cho container rồi vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời chịu các chi phí liên quan đến các hoạt động nói trên (chi phí thanh toán hải quan và các thủ tục hải quan cần thiết, phí bốc dỡ, phí THC, phí DEM/DET nếu có)

2.1.4.2 Phương thức giao hàng lẻ (LCL – Less than container load)

Hàng lẻ LCL là những lô hàng đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container thì chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ

Người đứng ra gom hàng (hay là consolidator) sẽ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ, tiến hành sắp xếp, phân loại, kết hợp các lô hàng lẻ để đóng vào container, niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa cảng gửi xuống tàu chở đi, dỡ container lên bãi chứa cảng đích và giao cho người nhận hàng lẻ Thường thì consolidator gom hàng chủ yếu qua các FWD

2.1.4.3 Phương thức giao hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL)

Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) hoặc gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)

Khi giao hàng bằng phương pháp kết hợp, trách nhiệm của chủ hàng và người chuyên chở cũng có sự thay đổi phù hợp Trường hợp gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) thì trách nhiệm của người gửi hàng và người chuyên chở khi gửi như là phương pháp gửi nguyên nhưng khi nhận, trách nhiệm của người nhận hàng và người chuyên chở như phương pháp gửi hàng lẻ Trường hợp gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL) thì trách nhiệm của người gửi hàng và người chuyên chở khi gửi như là phương pháp gửi lẻ nhưng khi nhận, trách nhiệm của người nhận hàng và người chuyên chở như phương pháp gửi hàng nguyên

2.1.4.4 Phương thức giao hàng rời

Hàng rời có thể hiểu là những hàng hóa không phù hợp hoặc không thể chứa trong các container, thường không được đóng thùng, đóng bao hay đóng gói Hàng hóa loại này sẽ được trực tiếp chứa thông qua các khoang hàng của tàu thủy Hàng rời được phân loại thành 2 nhóm sau:

Nhóm 1: Hàng rời rắn với sự kết hợp từ các phần tử nhỏ, hạt nhỏ hay còn gọi là hàng khô Loại hàng rời này sẽ được chở với khối lượng, số lượng lớn trên tàu như: lương thực, bột mì, hạt rời, cà phê, nông sản, đá, vật liệu,…

Nhóm 2: Hàng rời lỏng với các mặt hàng như xăng dầu, hóa chất, nước, dầu thô,… được vận chuyển bằng tanker, tàu thủy để đảm bảo an toàn

2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải

Doanh nghiệp giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và chứng từ của chủ hàng, chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan, bao gồm: hóa đơn

thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list), chứng nhận chất lượng (nếu trong hợp đồng cho phép người bán tự đứng ra chứng nhận về chất lượng hàng hóa), chứng nhận xuất xứ (nếu áp dụng cơ chế tự chứng nhận), giấy phép xuất khẩu, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, Đồng thời cũng nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hàng lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải

2.2.2 Giao hàng hóa tại địa điểm quy định và làm thủ tục hải quan

Công ty giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc: Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định, khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa;

Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;

Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế

Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL)

Sau khi có Xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) của hãng tàu, chủ hàng tự mình hoặc ủy thác cho người giao nhận liên hệ hãng tàu để đổi lấy lệnh cấp container rỗng Kẹp chì (Seal) có thể được cấp ngay khi lấy lệnh cấp container rỗng hoặc sau khi đã lấy container rỗng ở bãi

Người giao nhận đến bãi container rỗng (container depot) lấy container mang về địa điểm quy định để đóng hàng vào container Khi lấy container, người giao nhận cần kiểm tra kỹ số hiệu container, hình thức bên trong và bên ngoài để đảm bảo container không xảy ra trục trặc trong quá trình chuyên chở

Mang hàng hóa (hoặc container đã đóng hàng) ra cảng để làm thủ tục hải quan Tùy loại hàng hóa mà lô hàng có thể được miễn kiểm tra hoặc phải kiểm hóa Trường hợp phải kiểm hóa, quá trình xếp hàng vào trong container cần có sự giám sát của hải quan sau đó mới niêm phong kẹp chì (seal)

Giao Packing List cho Phòng Thương vụ của cảng để cảng làm thủ tục và đến Hải quan đăng ký hạ bãi container đồng thời lập Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) để làm cơ sở lập B/L

Vận chuyển container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi không muộn hơn 8 giờ trước thời hạn cuối cùng để nhận hàng chất lên tàu hay thường gọi “giờ cắt máng” (closing time) Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong

Nguyên tắc trong phương thức gửi hàng nguyên (FCL/FCL), người vận chuyển nhận nguyên container và giao nguyên container còn nguyên kẹp chì

Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ (LCL/LCL)

Người giao nhận có thể thay mặt chủ hàng để khai báo hải quan và mang lô hàng lẻ ra Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng (co-loader) Sau khi nhận hàng, người gom hàng ký phát vận đơn thứ cấp (HBL) cho chủ hàng

Người gom hàng tập hợp các lô hàng lẻ đóng vào trong các container, niêm phong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng đích để giao container cho hãng tàu

2.2.3 Lập chứng từ vận tải

Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng Thông tin thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number, Description of goods, Mark and No.(nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có

Gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải/ co-loader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL

Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính và hóa đơn (debit note) cho khách hàng

2.2.4 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài

Sau khi xác nhận tàu đã khởi hành, nhân viên giao nhận gửi pre-alert cho đại lý ở nước ngoài Thông tin cần có trên pre-alert bao gồm: tên công ty gửi hàng (shipper), tên công ty nhận hàng (consignee), mã cảng đi (POL), mã cảng đến (POD), thời gian đi thực tế, thời gian đến dự kiến, số vận đơn M/HBL, điều kiện giao hàng, chi tiết về hàng hóa (như số container và trọng lượng với hàng FCL, số GW và Volume với hàng LCL)

2.2.5 Quyết toán chi phí

Người giao nhận quyết toán chi phí với nhà cung cấp

Người giao nhận yêu cầu nhà cung cấp (hãng tàu, co-loader ) gửi Debit note để kiểm tra và xác nhận Người giao nhận cung cấp thông tin viết hóa đơn để nhà cung

cấp phát hành hóa đơn Trên cơ sở debit note và hóa đơn, người giao nhận thanh toán cho nhà cung cấp

Người giao nhận cũng thanh toán phí hoa hồng cho đại lý của mình ở nước ngoài

Việc thanh toán của người giao nhận với các nhà cung cấp hoặc đại lý có thể diễn ra cho từng lô hàng hoặc thanh toán vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê những lô hàng trong tháng

Người giao nhận quyết toán chi phí với khách hàng

Sau khi giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, người giao nhận phát hành Debit note và hóa đơn cho khách hàng và theo dõi thanh toán Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho người giao nhận như tiền công thực hiện các công việc giao nhận, khai báo, thông quan hàng hoá

2.3 Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Chứng từ vận tải đường biển là tập hợp những chứng từ cần có để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như kiểm kê tại hải quan để đảm bảo quá trình vận tải được thông quan nhanh nhất

2.3.1 Bill of Lading

Vận đơn đường biển (B/L – Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu (shipped on board hoặc sau khi đã nhận hàng để chở (received for shipment)

Vận đơn đường biển có các chức năng sau:

Thứ nhất, vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng do người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng làm bằng chứng xác nhận người chở hàng đã nhận chuyên chở lô hàng theo thông tin trên vận đơn: người nhận, người gửi, chủng loại, số lượng hàng hóa, tình trạng…

Thứ hai, vận đơn đường biển là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hóa giữa người gửi hàng và người chuyên chở Vận đơn chỉ là bằng chứng của hợp đồng mà không phải là hợp đồng chuyên chở vì trên vận đơn chỉ có chữ ký của người chuyên chở, trong khi trên hợp đồng cần phải có chữ ký của hai bên đối tác Tuy vậy, vận đơn đường biển có giá trị đầy đủ như một hợp đồng, toàn bộ nội dung ghi ở mặt

trước và mặt sau của tờ vận đơn là cơ sở pháp lý giải quyết mọi tranh chấp phát sinh giữa người chuyên chở với người sở hữu vận đơn

Thứ ba, vận đơn đường biển là bằng chứng sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn Chức năng sở hữu hàng hóa được thể hiện ở chỗ, người nào nắm giữ vận đơn gốc hợp pháp sẽ là người có quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn, là người có quyền yêu cầu người chuyên chở phải giao hàng cho mình tại cảng đích khi xuất trình một vận đơn gốc

Nội dung của vận đơn đường biển: Điều 160 Bộ Luật Hàng hải 2015 quy định

về nội dung vận đơn của đường biển, gồm có những nội dung sau: 1 Tên và địa chỉ trụ sở chính của người vận chuyển

2 Tên người/ doanh nghiệp gửi hàng

3 Tên người/ doanh nghiệp nhận hàng hoặc ghi rõ vận đơn được phát hành dưới dạng để nhận hàng

4 Tên tàu và số hiệu chuyến tàu

5 Thông tin cơ bản của hàng hóa: tên hàng hóa, kích thước, số kiện, trọng lượng…

6 Mô tả tình trạng hàng hóa bên ngoài hoặc bao bì hàng hóa

7 Các ký hiệu, đặc điểm nhận biết hàng hóa mà được người gửi thông báo trước khi hàng được đưa lên tàu bằng văn bản và được đánh dấu trên từng đơn vị hàng hóa (được gọi là Shipping Mark)

8 Cảng đi và nơi bốc hàng

9 Cảng đích và thời gian địa điểm cảng trả hàng

10 Số bản vận đơn gốc đã ký phát hành của người giao hàng 11 Thời điểm và địa điểm ký phát vận đơn

12 Chữ ký của người vận chuyển hoặc đại diện có thẩm quyền của người vận chuyển

Thông thường vận đơn đường biển sẽ có hai mặt:

Mặt trước sẽ hiển thị các thông tin cần thiết cơ bản của một vận đơn

Mặt sau có thể là các điều kiện chuyên chở do hãng tàu phát hành đơn quy định hoặc để trắng

Phân loại vận đơn:

Căn cứ vào tình trạng xếp hàng lên tàu: Vận đơn nhận để chở (Received for Shipment B/L), Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L)

Căn cứ vào phê chú trên vận đơn: Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L), Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L)

Căn cứ vào tính chất pháp lý về sở hữu hàng hoá: Vân đơn gốc (Origial B/L), Vận đơn sao (copy B/L)

Căn cứ vào tính lưu thông của vận đơn: Vận đơn đích danh (Straight B/L), Vận đơn theo lệnh (To order B/L), Vận đơn vô danh (To bearer B/L)

Căn cứ theo cách tiến hành chuyên chở: Vận đơn đi thẳng (Direct B/L), Vận đơn đi suốt (Though B/L)

Một số loại vận đơn khác: Vận đơn rút gọn (Short B/L), Vận đơn thay đổi (Switch B/L),…

Dưới đây là một số vận đơn thường gặp:

Original B/L (hay còn được gọi là vận đơn gốc) là vận đơn được phát hành bởi hãng tàu hoặc forwarder Trên vận đơn cần có chữ ký bằng tay của người phát hành để xác nhận tính chính thức của vận đơn Vận đơn gốc thường được sử dụng khi người mua và bán lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế là LC hoặc khi người mua và bán không tin tưởng lẫn nhau

Surrendered B/L là vận đơn xuất trình thường được đóng thêm dấu

“SURRENDERED” với ý nghĩa “bản gốc đã được nộp lại, đã được thu hồi hoặc

không có bản gốc”, được sử dụng trong trường hợp người nhận hàng đến lấy hàng mà không cần xuất trình bill gốc

Seaway Bill có thể coi là một “vận đơn” nhưng không có chức năng là chứng từ sở hữu hàng hóa như Original Bill hoặc Surrendered Bill Nó thường được sử dụng trong trường hợp bên mua và bên bán tin tưởng lẫn nhau

2.3.2 Đơn lưu khoang (Booking note)

Là văn bản của người thuê tàu gửi cho hãng tàu (người chuyên chở) yêu cầu dành chỗ trên tàu để vận chuyển hàng hóa Thường thì chủ hàng sẽ thông qua các forwarder hoặc công ty logistics để tiến hành booking quá trình vận chuyển

Trên Booking note cung cấp đầy đủ các thông tin bao gồm:

1 Số booking (Booking no.)

2 Tên tàu, số chuyến (vessel, voyage no)

3 Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)

4 Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa

5 Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải

6 Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL) 7 Closing time, VGM cut-off time, SI cut-off time

8 Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển

2.3.3 SI

SI (Shipping instruction) là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/shipper đến công ty vận tải/giao nhận, Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng và hạn chế những sai sót trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading

Các thông tin quan trọng cần khai báo:

10 Địa điểm giao hàng

11 Phương thức thanh toán cước vận chuyển (trả trước hoặc trả sau khi hàng hoá đến)

12 Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Một số nội dung quan trọng cần lưu ý điền chính xác trên VGM gồm:

1 Khối lượng sử dụng lớn nhất (Max Gross Weight): Khối lượng cho phép tối đa đối với container đã đóng hàng, được nhà sản xuất quy định rõ trên cửa container và bảng CSC

2 Xác nhận khối lượng toàn bộ (Verified Gross Mass): Tổng khối lượng thực tế của toàn bộ container sau khi đã đóng hàng, bao gồm: khối lượng của vỏ container rỗng (Tare Weight - ghi rõ trên cửa container), khối lượng hàng hóa và vật liệu chằng buộc chèn lót, và tất cả những gì khác có trong container đó

3 Tên đơn vị địa chỉ cân: Thông tin chủ hàng (nếu tự cân), hoặc đơn vị cân (nếu thuê ngoài)

2.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.4.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

2.4.1.1 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hóa như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI) Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại, người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài

2.4.1.2 Nguồn vốn

Để đạt được hiệu quả trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp cần phải có nguồn lực tài chính đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu và thách thức ngày càng phức tạp của thị trường quốc tế Doanh nghiệp không chỉ cần nguồn vốn để xây dựng cơ sở hạ tầng, mà còn cần đầu tư vào công nghệ và hệ thống thông tin hiện đại Nguồn tài chính đủ mạnh giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình cũng như tạo ra lợi ích cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp Tuy nhiên, không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng tài chính dồi dào, điều này sẽ gây hạn chế đối những doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, đầu tư vào quy trình làm việc 2.4.1.3 Nguồn nhân lực và trình độ

Nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Nhân sự chủ chốt ở mọi cấp độ, từ nhân viên giao nhận đến những người quản lý cấp cao, đều đóng góp vào việc đảm bảo rằng quy trình này diễn ra hiệu quả và đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng Nhân sự được đào tạo một cách chuyên sâu về quy trình giao hàng sẽ có trách nhiệm trong việc đảm bảo rằng các quy định hải quan, các yêu cầu về an ninh, và các thủ tục vận chuyển quốc tế được thực hiện đúng cách Nhân viên cần phải có kiến thức vững về các quy tắc và quy định của ngành để đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ, nghiêm túc

2.4.1.4 Cơ chế quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Cơ chế quản lý cồng kềnh sẽ gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong hoạt động giao nhận, điều này khiến cho doanh nghiệp có thể bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, tiếp nhận thông tin bị sai lệch giữa các cấp sẽ đưa đến các quyết định sai lầm

2.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

2.4.2.1 Môi trường kinh tế

Sự tăng trưởng kinh tế tích cực thường đi đôi với tăng cường hoạt động sản xuất và tiêu thụ, dẫn đến sự gia tăng trong giao nhận hàng hóa Ngược lại sự giảm sút của nền kinh tế làm cho suy giảm hoạt động sản xuất và tiêu thụ, dẫn đến giảm sút nhu cầu giao nhận hàng hóa Cụ thể, tình hình kinh tế Việt Nam giai đoạn 2020-2021 đã phải đối mặt với nhiều khó khăn do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 Nhiều doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động trong thời gian dài, trong giai đoạn này có rất ít đơn hàng được xuất khẩu đi nước ngoài, gây ra ảnh hưởng đáng kể đến dịch vụ giao hàng

xuất khẩu Do đó, hoạt động giao hàng xuất khẩu phụ thuộc rất lớn vào tình hình kinh tế trong nước lẫn toàn cầu

2.4.2.2 Môi trường chính trị - pháp luật

Môi trường chính trị và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và đòi hỏi sự chủ động, tuân thủ từ phía doanh nghiệp để đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định

Chính sách và Quy định Xuất khẩu: Quy định và chính sách của chính phủ về xuất khẩu có thể ảnh hưởng đến quy trình giao hàng Các quy định về kiểm soát xuất khẩu, giấy tờ cần thiết, và quy định về sản phẩm đặc biệt có thể tạo ra các yêu cầu và thủ tục phức tạp

Thuế và phí: Biểu thuế và phí ở cả nước xuất khẩu và nhập khẩu đều có thể tác động đến tổng chi phí của quá trình giao hàng Sự biến động trong thuế và phí có thể làm thay đổi giá cả và cạnh tranh của hàng hóa xuất khẩu

Hiệp định Thương mại: Các hiệp định thương mại giữa các quốc gia có thể tạo ra lợi ích hay thách thức cho quá trình giao hàng xuất khẩu Các thỏa thuận thương mại có thể giảm giới hạn hoặc tăng cường các rủi ro và hạn chế Các quốc gia có thể chế chính trị mở cửa sẽ có xu hướng tham gia vào các hiệp định thương mại và mở rộng quan hệ hợp tác đối với các quốc gia khác, điều này góp phần thúc đẩy sự phát triển quá trình xuất khẩu hàng hóa nói chung và xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển nói riêng

An ninh quốc gia và nền chính trị ổn định: Kiểm soát tốt an ninh quốc gia và ổn định chính trị là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cũng như hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Các biến động, bất ổn về an ninh quốc gia, các cuộc nổi dậy, chiến tranh, bạo động,… có thể tạo ra rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu trữ

Chính sách Hải quan và Quản lý Biên giới: Quy định hải quan và quản lý biên giới có thể tác động đến tốc độ thông quan và việc vận chuyển hàng hóa Các biện pháp kiểm soát hải quan có thể tạo ra thách thức trong quản lý thời gian và chi phí trong hoạt động giao nhận hàng hóa

2.4.2.3 Môi trường công nghệ

Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải biển đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, giảm chi phí khai thác

2.4.2.4 Môi trường tự nhiên

Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá, có thể làm chậm trễ việc giao hàng, gây phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan Ngoài ra, những tác động của thời tiết cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp Do vậy, đó là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận

2.4.2.5 Đặc điểm của hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng Ví dụ, hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hóa sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá

Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hoá khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI

NEW SKY

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

3.1.1 Thông tin chung về Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky là nhà cung cấp dịch vụ logistics với giải pháp logistics tổng thể hàng đầu Được thành lập năm 2015, công ty đã dần khẳng định chỗ đứng của mình trong lĩnh vực logistics và luôn nỗ lực mang lại giá trị cho mọi khách hàng và đối tác trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay Dưới đây là một số thông tin cơ bản về công ty:

Tên Công ty CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY

Tên giao dịch tiếng Anh

NEW SKY LOGISTICS AND TRADING COMPANY LIMITED

Người đại diện Đào Thị Thu Huyền

Địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà MD Complex, số 68 Nguyễn Cơ Thạch, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Website https://newskylogistics.com/ Vốn điều lệ theo

giấy phép ĐKKD

3.500.000.000 đồng (Ba tỷ năm trăm triệu Việt Nam đồng)

Thời hạn hoạt động

(Tính tới thời điểm hiện tại)

Lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của Công ty về cơ bản được chia làm ba nhóm chính:

Dịch vụ giao nhận vận tải đường biển

Công ty ký hợp đồng với các hãng vận chuyển như SITC, OOCL, CUL… nhằm cung cấp tối ưu các dịch vụ vận chuyển hàng lẻ và hàng nguyên container (container thường, container lạnh…) và các loại hàng đặc biệt tại hầu hết các cảng chính tại Việt Nam như cảng Hải Phòng, cảng Cát Lái, cảng Cái Mép… Ngoài ra, công ty còn cung cấp thêm dịch vụ NVOCC (Hãng vận chuyển chung không sở hữu tàu) để đảm bảo vận chuyển hàng hóa kịp thời, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng

Dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không

Với vai trò là đại lý cho các hãng hàng không lớn, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận chuyển hàng không nhờ việc sở hữu mạng lưới vận tải hàng không toàn

bảo hàng hóa được giao đến với thời gian vận chuyển nhanh nhất, lộ trình tối ưu và chi phí rẻ nhất

Dịch vụ thủ tục hải quan, vận tải và các dịch vụ xin giấy phép

Công ty có dịch vụ hỗ trợ khách hàng xử lý các thủ tục liên quan đến nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa bao gồm khai báo hàng hóa, kiểm tra và xác nhận hàng hóa, nộp thuế và các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan Ngoài ra, công ty cũng cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục hải quan tại các khu công nghiệp - chế xuất - gia công… và dịch vụ xin giấy kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá nhập khẩu, làm đăng ký chứng nhận hợp quy…

Công ty cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ bằng xe tải đặc biệt, xe thùng, xe container siêu trường, siêu trọng và các hoạt động khác hỗ trợ cho vận tải Công ty linh hoạt lựa chọn các loại hình vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng về số lượng, đặc điểm hàng hóa để đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng đúng hẹn

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky hoạt động theo mô hình cấu trúc tổ chức chức năng với quyền quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất là Giám Đốc tiếp theo là các phòng ban chính: Phòng Kế Toán, Phòng Kinh Doanh, Phòng Chứng Từ và Phòng Hiện Trường

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

Nguồn: Báo cáo từ Phòng Kế toán

Giám Đốc: Là người có quyền hành cao nhất trong Công ty, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời hoạch định các mục tiêu và phương hướng chiến lược, xây dựng cơ cấu doanh nghiệp

Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động tài chính của Công ty như thực hiện báo cáo, hạch toán, lưu trữ hồ sơ, thống kê thu-chi theo quy định, xây dựng hệ thống lập ngân sách tài chính và dự báo tài chính cho Công ty trong từng giai đoạn phát triển

Phòng Kinh doanh: Là bộ phận chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với khách hàng; tư vấn và cung cấp các giải pháp vận chuyển và logistics phù hợp với nhu cầu của khách hàng Trong phòng Kinh doanh gồm những bộ phận nhỏ như Bộ phận kinh doanh quốc tế, Bộ phận kinh doanh nội địa và Bộ phận làm giá thực hiện các nhiệm vụ riêng và phối hợp với nhau để đảm bảo lợi ích chung của phòng Do đó, phòng Kinh doanh được coi là phòng ban quan trọng vì trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty

Phòng Chứng từ (Docs-Cus): Phụ trách các nghiệp vụ về chứng từ hàng xuất, nhập khẩu, các thủ tục giao nhận và thanh toán như: kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo hàng đến, phát lệnh giao hàng, vận đơn, khai manifest, làm C/O, truyền tờ khai hải quan…, đảm bảo thông tin của chứng từ hàng hóa trước khi thông quan xuất nhập phải chính xác và hợp lý

Phòng Hiện trường (Operations): Phụ trách việc thực hiện thủ tục hải quan, liên hệ với bên vận tải để giao nhận chứng từ, nộp thuế và lệ phí OPS thường có mặt tại cảng, sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển, trực tiếp nhận hồ sơ và làm việc với các đơn vị hải quan chi cục để xử lý tờ khai hay thực hiện kiểm hóa (nếu hàng vào luồng đỏ); sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa; lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu; hỗ trợ làm C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật…

3.1.4 Cơ cấu nguồn nhân lực

Tính đến cuối năm 2023, công ty có 22 nhân sự chính thức làm việc tại các phòng ban chức năng của công ty Các nhân sự đều có trình độ Thạc sĩ, Cử nhân của các trường Đại học, Cao đẳng chuyên đào tạo về Xuất nhập khẩu, Logistics, Ngôn

ngữ… bao gồm những nhân sự có trình độ, kinh nghiệm kết hợp cùng những nhân sự trẻ, năng động, luôn học hỏi để bắt kịp xu thế, thị trường

Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn năm 2021-2023

Số người

Tỷ lệ (%)

Số người

Tỷ lệ (%)

Số người

Tỷ lệ (%)

Có thể đánh giá mặt bằng chung về trình độ của lao động công ty tương đối tốt Giám đốc và các Trưởng phòng ban đều là Thạc sĩ, Cử nhân tốt nghiệp các trường Đại học danh tiếng, đặc biệt có khả năng sử dụng ngôn ngữ thành thạo như tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Trung Quốc Đội ngũ nhân sự đều vững nghiệp vụ, có chuyên môn cao để đảm nhiệm tốt vị trí công việc của mình Đến nay, công ty vẫn không ngừng tìm kiếm và đào tạo ra những nhân viên tài năng để cùng nhau xây dựng và phát triển công ty

3.1.5 Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky đặt trụ sở tại Nam Từ Liêm, Hà Nội Nhìn chung, công ty sở hữu hệ thống cơ sở vật chất tương đối hoàn chỉnh cùng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại Tổng diện tích của văn phòng là 90m2 với phòng họp tiện nghi, tủ lớn lưu trữ chứng từ, đầy đủ thiết bị máy tính kết nối internet, máy fax, máy in… phục vụ cho công việc Ngoài ra, các phòng đều được trang bị ánh sáng hiện đại, điều hoà nhiệt độ, máy lọc nước, khu vực pantry văn phòng, bàn ghế làm việc đảm bảo sự thoải mái cho cán bộ, nhân viên công ty

3.2 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023

3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

Trải qua gần 9 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, đặc biệt là sở hữu một lượng khách hàng trung thành, ổn định và đạt được những con số doanh thu ấn tượng Trong suốt thời gian đó, công ty đã xác lập uy tín và chất lượng của mình thông qua các sản phẩm Những điều này sẽ được thể hiện qua tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021-2023

Bảng 3.2 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023

Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty New Sky giai đoạn 2021-2023

Năm 2021, New Sky ghi nhận mức doanh thu kỷ lục lên tới 63,75 tỷ đồng, đây là một con số ấn tượng trong nhiều năm hoạt động trong ngành của công ty Doanh thu tăng cao do đại dịch Covid-19 đã gây ra tình trạng khan hiếm container khiến chi phí vận chuyển tăng vọt 10 lần so với một năm trước đó Thời điểm này, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam chấp nhận chi trả cho các công ty giao nhận mức cước biển và cước hàng không cao chót vót chỉ để giữ chỗ và “có space” xuất hàng đi Năm 2022, thị trường dần quay trở về trạng thái bình thường trước dịch, do vậy doanh thu giảm xuống còn 45,34 tỷ đồng, tức giảm khoảng 28,88% so với năm 2021 Đến năm 2023, doanh thu phục hồi lên 51,95 tỷ đồng, tăng 14,59% so với năm 2022 nhưng vẫn thấp hơn 18,49% so với năm 2021

Doanh thu năm 2021 của công ty tăng cao kéo theo lợi nhuận sau thuế tăng trưởng đạt mức 2,25 tỷ đồng Sau khoảng thời gian dịch, kinh tế phục hồi dần nên công ty bắt đầu đầu tư thêm chi phí để mở rộng hoạt động kinh doanh và tuyển thêm nhân lực Do đó, dù năm 2023 chứng kiến sự phục hồi của doanh thu nhưng chi phí tăng khiến cho mức tăng trưởng của lợi nhuận không tương xứng với doanh thu, chỉ đạt 1,52 tỷ đồng và 1,66 tỷ đồng trong năm 2022 và năm 2023 Ngoài ra, tỷ suất lợi nhuận sau thuế có xu hướng giảm nhẹ qua từng năm, cho thấy sự cần thiết của việc quản lý chi phí hiệu quả hơn và tìm kiếm cách thức để gia tăng doanh thu