hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận và thương mại new sky

41 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY .... Nhậ

TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng, hoạt động thương mại quốc tế đóng vai trò là chìa khóa then chốt trong sự phát triển của mỗi quốc gia Số liệu của Tổng cục Thống kê cho thấy, tính riêng năm 2022, tổng kim ngạch xuất, nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam về đích với con số kỷ lục 732.5 tỷ USD, tăng 9.5% so với năm trước, trong đó xuất khẩu tăng 10.6%, nhập khẩu tăng 8.4% Việc giao lưu buôn bán với lượng hàng hoá ngày càng lớn giữa các quốc gia trong và ngoài khu vực đòi hỏi thị trường phải đảm bảo được tính thuận tiện và hiệu quả cho tất cả các bên liên quan Trong bối cảnh này, nhu cầu về vận chuyển hàng hóa quốc tế ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết Theo đánh giá của Agility (một trong những nhà cung cấp dịch vụ kho vận hàng đầu thế giới), năm 2022, Việt Nam xếp hạng thứ 11 trong nhóm 50 thị trường logistics mới nổi toàn cầu Tốc độ phát triển hằng năm của ngành logistics Việt Nam đạt từ 14-16%, quy mô 40-42 tỷ USD/năm Điều này cho thấy sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty giao nhận trên thị trường, nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển quốc tế tăng cao, giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước tiếp cận thị trường thế giới một cách dễ dàng hơn

Là một thị trường mới nổi, ngành giao nhận vận tải Việt Nam vẫn còn tồn tại nhiều doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ, năng lực cung ứng dịch vụ còn yếu và chưa đủ để cạnh tranh trên thị trường dịch vụ quốc tế Đồng thời, thị trường cũng có sự tham gia của một số doanh nghiệp nước ngoài chiếm phần lớn thị phần, điều này khiến cho mức độ cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt, doanh nghiệp Việt Nam nếu muốn có thị phần thì phải cung ứng rất tốt các mảng dịch vụ của mình Do đó, để hoạt động vận chuyển quốc tế diễn ra thuận lợi, quy trình giao nhận hàng hóa tại các công ty logistics cũng cần được tập trung cải thiện

Là doanh nghiệp hoạt động sôi nổi trong lĩnh vực giao nhận vận tải, Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky đã có mặt trên thị trường kể từ khi lĩnh vực này mới có đà phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam Trong gần 9 năm hoạt động, công ty cung cấp các dịch vụ bao gồm vận chuyển quốc tế, vận tải nội địa, khai báo hải quan và các giấy chứng nhận chuyên ngành Trong đó, dịch vụ được chú trọng nâng

2 cao là vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển Tuy vậy, quy trình triển khai hoạt động xuất khẩu vẫn còn tồn tại vướng mắc ở các khâu xử lý nghiệp vụ còn chậm làm phát sinh phí kiểm hoá, chi ngoài Nhận định được thực trạng và tầm quan trọng của vấn đề này, tôi đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky.” làm đề tài để nghiên cứu và thực hiện khóa luận.

Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài, việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp trong những năm qua luôn nhận được sự chú ý và đầu tư nghiên cứu Do đó, tôi đã tìm hiểu và tham khảo những nghiên cứu có đề tài tương tự được hoàn thiện bởi các cựu sinh viên trường Đại học Thương mại và một số cá nhân khác bao gồm:

Nguyễn Thị Phương Thuý (2021), Khóa luận “Một số giải pháp phát triển dịch vụ GNVT hàng hóa XNK bằng đường biển tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Vàng Goldtrans Logistics”, Đại học Thương mại Nghiên cứu này đưa ra một số vấn đề lý luận về phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đồng thời phân tích thực trạng, đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp tiếp tục phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển tại Công

Ty Cổ Phần Giao Nhận Vận Tải Vàng

Nguyễn Quốc Liêm (2020), Luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động logistics của Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn giai đoạn 2020 - 2025”, Trường Đại học

Kinh tế Tp Hồ Chí Minh Nghiên cứu phỏng vấn một nhóm gồm 3 cán bộ quản lý lâu năm trong cảng, có kinh nghiệm về lĩnh vực logistics và chiến lược của Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn; phỏng vấn sâu cán bộ cấp phòng, ban, đội nhằm tìm hiểu, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động logistics và xác định điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, và cơ hội Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động logistics tại Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn

Nguyen Viet Thang, Tran The Tuan, Nguyen Hung Cuong, Dinh Thi Lan (2019), “Improving export forwarding activities by sea in Vietnam in the context of international integration”, Socio-economic and environmental issues in development,

10th NEU-KKU international conference Nghiên cứu này điều tra, phỏng vấn các

3 chuyên gia trong ngành giao nhận vận tải cũng như các doanh nghiệp giao nhận tại Việt Nam, kết quả cho thấy một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận xuất khẩu của các công ty giao nhận bao gồm: chuẩn bị hàng hoá, thủ tục hải quan, giao nhận hàng hoá và thanh lý Đây là cơ sở quan trọng để các doanh nghiệp xây dựng chiến lược nâng cao hiệu quả giao nhận xuất khẩu tại Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế

Vũ Thị Thu Huyền (2019), Khóa luận “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Logistics Minh Việt”, Trường Đại học Thương mại Đề tài này tập trung vào việc nâng cao và phát triển dịch vụ giao hàng xuất khẩu nói riêng và xuất nhập khẩu nói chung, từ đó tác giả đưa ra các biện pháp nhằm phát triển dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Minh Việt

Chung Ngọc Khánh (2018), Luận văn “Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Luận văn này chỉ ra các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá và phân tích thực trạng quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp

Nhìn chung, các đề tài trên đã nêu được thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đề xuất những giải pháp nhất định nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình Tuy nhiên, các đề tài chưa có tính cập nhật, chưa đủ bao quát cho một hoạt động có tính thay đổi liên tục như giao nhận quốc tế đường biển

Do đó, tôi đã lựa chọn tập trung nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển và đưa ra những vấn đề mới, mang tính cập nhật và thực tế hơn tại thời điểm thực hiện nghiên cứu Từ đó, làm mới những giải pháp và đề xuất để hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển cho Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky cho phù hợp hơn, nâng cao tính cạnh tranh của công ty trong giai đoạn thị trường nhiều khó khăn hiện nay.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu lý luận: Hệ thống hoá cơ sở lý luận về quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

Mục tiêu nghiên cứu thực trạng: Tìm hiểu, phân tích, nhận định rõ quy trình giao hàng bằng đường biển thực tế của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky nhằm đánh giá những thành tựu và hạn chế trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển của công ty

Mục tiêu về giải pháp: Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho Công ty New Sky phù hợp với thực tế tình hình xuất khẩu và các quy định hiện hành liên quan tới xuất khẩu đường biển của Việt Nam hiện nay.

Đối tượng nghiên cứu

Đề tài đặt ra đối tượng nghiên cứu về những vấn đề lý luận và thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky.

Phạm vi nghiên cứu

Trong phạm vi đề tài khóa luận chỉ tập trung tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky Những khía cạnh khác sẽ chỉ được đề cập với vai trò cung cấp thông tin chung về công ty để bài làm có cái nhìn toàn diện hơn

Nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

1.5.3 Phạm vi thời gian Đề tài nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky qua số liệu thực tế từ năm 2021-2023 và đề xuất định hướng, giải pháp cho Công ty trong giai đoạn năm 2024-2029.

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Đối với dữ liệu sơ cấp:

Là các dữ liệu được thu thập thông qua quá trình quan sát và ghi chép tình hình hoạt động giao nhận hàng hóa XNK của công ty và chưa được qua xử lý Bên cạnh đó,

5 thực hiện phỏng vấn một số nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh, giao nhận của công ty để đưa ra dữ liệu đảm bảo tính khách quan cho đề tài khóa luận Những dữ liệu này đã giúp ích rất nhiều trong việc bám sát tình hình hoạt động và phát triển của công ty

 Đối với dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu ở các nguồn:

Nguồn dữ liệu tại thư viện trường Đại học Thương mại: giáo trình, tài liệu từ các nghiên cứu khoa học, luận văn,…

Nguồn dữ liệu từ Internet: thu thập thông tin từ website của công ty và các trang web của Hải quan và Nhà nước về các văn bản pháp luật,…

Nguồn dữ liệu từ nội bộ Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky như: các tài liệu như các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2021, 2022 và 2023, các văn bản và quyết định của công ty

1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Để làm rõ được vấn đề nghiên cứu và đảm bảo tính cụ thể cho nội dung nghiên cứu, sau khi thu thập các dữ liệu thứ cấp, các dữ liệu được chọn lọc để lấy ra những thông tin, số liệu cần thiết Sau đó, các dữ liệu được tổng hợp và sắp xếp lại cho phù hợp với từng phần nghiên cứu khác nhau Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng gồm:

Phương pháp thống kê: Thống kê và phân tích dữ liệu thu thập được của công ty từ các phòng ban

Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích các số liệu thu thập được, đưa ra đánh giá và nhận định dựa trên cơ sở những phân tích

Phương pháp so sánh: Dựa vào số liệu được thống kê, thu thập được cùng những phân tích, tiến hành chỉ ra sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, từ đó so sánh kết quả đạt được với các chỉ tiêu, đưa ra kết luận, nhận xét và tìm ra hướng giải quyết của các vấn đề.

Kết cấu của khóa luận

Bài khóa luận được chia làm bốn chương với các nội dung như sau:

Chương 1: Tổng quan về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

Chương 3: Thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng vận chuyển đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ

Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển

Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế (International Freight Forwarding) được định nghĩa như sau: “Giao nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa giữa hai quốc gia khác nhau.”

Ngoài ra, theo quy định pháp luật của Việt Nam, tại Điều 163, Luật Thương mại Việt Nam năm 1997 có đề cập đến khái niệm “dịch vụ giao nhận hàng hóa” như sau: “Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).” Khái niệm này được đổi tên thành “dịch vụ logistics” quy định tại Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 và vẫn đang có hiệu lực thi hành, với nội dung như sau: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”

Như vậy, có thể hiểu giao nhận hàng hóa quốc tế là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng giữa hai quốc gia khác nhau Dịch vụ giao hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển là một loại dịch vụ mà tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải bằng đường biển, nhằm thực hiện việc di chuyển

8 hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác

2.1.2 Vai trò dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển

 Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm mà không cần có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận hàng Bên cạnh đó, hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh của họ, góp phần giảm giá hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như giảm bớt các chi phí không cần thiết như: chi phí xây dựng kho cảng, bến bãi nhờ vào việc sử dụng kho cảng, bến bãi của người giao nhận, chi phí đào tạo nhân công,…

 Đối với nền kinh tế quốc dân

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp tích cực vào thành tựu tăng trưởng, phát triển kinh tế xã hội Tỉ trọng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp vào GDP tăng dần theo từng năm, bổ sung nguồn vốn quan trọng cho nền kinh tế Ngoài ra giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là ngành nghề dịch vụ thương mại gắn liền và liên quan mật thiết và tác động tới hoạt động ngoại thương và vận tải đối ngoại Đây là một loại hình dịch vụ thương mại không cần đầu tư nhiều vốn nhưng mang lại một nguồn lợi tương đối chắc chắn và ổn định nếu biết khéo léo tổ chức và điều hành trên cơ sở tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện có Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, cơ chế mở cửa giao thương rộng rãi, mang tính toàn cầu như hiện nay thì hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu càng đóng vai trò quan trọng Điều này dựa trên đặc điểm nổi bật của thương mại quốc tế là người mua và người bán ở những nước khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng tức là hàng được vận chuyển từ người bán sang người mua Để cho quá trình vận chuyển đó được bắt đầu, tiếp tục và kết thúc tức hàng hóa tới tay người mua, cần thực hiện một loạt các công việc khác nhau liên quan tới chuyên chở như: đưa hàng ra cảng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng ở dọc đường… tất cả những công việc đó là nghiệp vụ của người giao nhận Như vậy, nghiệp vụ giao nhận là điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của thương mại quốc tế

2.1.3 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển

Dịch vụ giao hàng xuất nhập khẩu đường biển về cơ bản là một dịch vụ nên cũng sở hữu những đặc điểm chung của dịch vụ, đó là: tính vô hình, tính không lưu trữ, tính không sở hữu, tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ, tính thay đổi, tính thích ứng

Quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế là làm hàng hoá có sự dịch chuyển từ nơi này đến nơi khác Sản phẩm của quá trình vận chuyển này có tính vô hình, nghĩa là các chủ thể tham gia quá trình không thể nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hoá hữu hình

Chỉ khi tiêu dùng rồi thì khách hàng mới có thể thấy được chất lượng dịch vụ thông qua các tiêu thức như: thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, tàu có chạy đúng lịch trình và an toàn không, thủ tục chứng từ có đúng quy cách, rõ ràng không…

Hoạt động giao nhận chỉ xuất hiện khi có nhu cầu của khách hàng nên người cung cấp dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt dịch vụ Dịch vụ được cung ứng ra bao nhiêu thì sử dụng hết bấy nhiêu, không có khả năng tồn kho

Khi dịch vụ vận chuyển đường biển được thực hiện, với các công việc như vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khách hàng chỉ nhận được kết quả là hàng hoá được di chuyển đến đích, chứ không chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải, công cụ vận tải như tàu biển Hàng hoá được chủ hàng giao cho người vận chuyển nhưng quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển Người vận chuyển thay mặt chủ hàng để di chuyển hàng hoá đến giao cho người nhận hàng

 Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ

Thể hiện sự đồng thời cả về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu thụ dịch vụ vận chuyển Khi hàng hóa được vận chuyển là lúc người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp Do không thể sản xuất hàng loạt, sản xuất trước nên người giao nhận cần có kế hoạch, dự trữ phương tiền, nhiên liệu và dự báo được nhu cầu của khách hàng

Thể hiện ở việc dịch vụ vận tải không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ Sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng Đặc biệt, vận tải biển phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết, điều kiện tự nhiên Thời tiết trên biển thay đổi liên tục, không ổn định, có những lúc mưa bão thất thường, ập đến bất ngờ khiến tàu hàng bị đe dọa, các hiện tượng tự nhiên đó có thể làm thay đổi chuyến đi, trì hoãn lịch trình dài ngày

Sản phẩm vận tải không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hoá hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê

2.1.4 Các phương thức giao hàng xuất xuất khẩu bằng đường biển

2.1.4.1 Phương thức giao hàng nguyên container (FCL – Full container load)

Vận chuyển hàng nguyên container có nghĩa là khách hàng (hay chủ hàng) thuê nguyên một container để chở hàng Người gửi hàng có trách nhiệm đóng hàng và người nhận hàng có trách nhiệm dỡ hàng khỏi container Khi các mặt hàng đồng nhất (giống nhau) và đủ đóng một container thì đây là phương án hiệu quả kinh tế nhất

Trong trường hợp này, người gửi hàng sẽ chịu trách nhiệm ra cảng lấy container rỗng và vận chuyển về kho để đóng hàng (đảm bảo hàng đóng đầy và không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển) Sau đó tiến hành làm thủ tục hải quan, niêm phong kẹp chì (seal) cho container rồi vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời chịu các chi phí liên quan đến các hoạt động nói trên (chi phí thanh toán hải quan và các thủ tục hải quan cần thiết, phí bốc dỡ, phí THC, phí DEM/DET nếu có)

2.1.4.2 Phương thức giao hàng lẻ (LCL – Less than container load)

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải

Doanh nghiệp giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hoá và chứng từ của chủ hàng, chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan, bao gồm: hóa đơn

12 thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list), chứng nhận chất lượng (nếu trong hợp đồng cho phép người bán tự đứng ra chứng nhận về chất lượng hàng hóa), chứng nhận xuất xứ (nếu áp dụng cơ chế tự chứng nhận), giấy phép xuất khẩu, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, Đồng thời cũng nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hàng lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải

2.2.2 Giao hàng hóa tại địa điểm quy định và làm thủ tục hải quan

Công ty giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc: Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định, khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa;

Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;

Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL)

Sau khi có Xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) của hãng tàu, chủ hàng tự mình hoặc ủy thác cho người giao nhận liên hệ hãng tàu để đổi lấy lệnh cấp container rỗng Kẹp chì (Seal) có thể được cấp ngay khi lấy lệnh cấp container rỗng hoặc sau khi đã lấy container rỗng ở bãi

Người giao nhận đến bãi container rỗng (container depot) lấy container mang về địa điểm quy định để đóng hàng vào container Khi lấy container, người giao nhận cần kiểm tra kỹ số hiệu container, hình thức bên trong và bên ngoài để đảm bảo container không xảy ra trục trặc trong quá trình chuyên chở

Mang hàng hóa (hoặc container đã đóng hàng) ra cảng để làm thủ tục hải quan Tùy loại hàng hóa mà lô hàng có thể được miễn kiểm tra hoặc phải kiểm hóa Trường hợp phải kiểm hóa, quá trình xếp hàng vào trong container cần có sự giám sát của hải quan sau đó mới niêm phong kẹp chì (seal)

Giao Packing List cho Phòng Thương vụ của cảng để cảng làm thủ tục và đến Hải quan đăng ký hạ bãi container đồng thời lập Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) để làm cơ sở lập B/L

Vận chuyển container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi không muộn hơn 8 giờ trước thời hạn cuối cùng để nhận hàng chất lên tàu hay thường gọi “giờ cắt máng” (closing time) Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong

Nguyên tắc trong phương thức gửi hàng nguyên (FCL/FCL), người vận chuyển nhận nguyên container và giao nguyên container còn nguyên kẹp chì Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ (LCL/LCL)

Người giao nhận có thể thay mặt chủ hàng để khai báo hải quan và mang lô hàng lẻ ra Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng (co-loader) Sau khi nhận hàng, người gom hàng ký phát vận đơn thứ cấp (HBL) cho chủ hàng

Người gom hàng tập hợp các lô hàng lẻ đóng vào trong các container, niêm phong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng đích để giao container cho hãng tàu

2.2.3 Lập chứng từ vận tải

Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng Thông tin thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number, Description of goods, Mark and No.(nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có

Gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải/ co-loader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL

Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính và hóa đơn (debit note) cho khách hàng

2.2.4 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài

Sau khi xác nhận tàu đã khởi hành, nhân viên giao nhận gửi pre-alert cho đại lý ở nước ngoài Thông tin cần có trên pre-alert bao gồm: tên công ty gửi hàng (shipper), tên công ty nhận hàng (consignee), mã cảng đi (POL), mã cảng đến (POD), thời gian đi thực tế, thời gian đến dự kiến, số vận đơn M/HBL, điều kiện giao hàng, chi tiết về hàng hóa (như số container và trọng lượng với hàng FCL, số GW và Volume với hàng LCL)

Người giao nhận quyết toán chi phí với nhà cung cấp

Người giao nhận yêu cầu nhà cung cấp (hãng tàu, co-loader ) gửi Debit note để kiểm tra và xác nhận Người giao nhận cung cấp thông tin viết hóa đơn để nhà cung

14 cấp phát hành hóa đơn Trên cơ sở debit note và hóa đơn, người giao nhận thanh toán cho nhà cung cấp

Người giao nhận cũng thanh toán phí hoa hồng cho đại lý của mình ở nước ngoài

Việc thanh toán của người giao nhận với các nhà cung cấp hoặc đại lý có thể diễn ra cho từng lô hàng hoặc thanh toán vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê những lô hàng trong tháng

Người giao nhận quyết toán chi phí với khách hàng

Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Chứng từ vận tải đường biển là tập hợp những chứng từ cần có để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như kiểm kê tại hải quan để đảm bảo quá trình vận tải được thông quan nhanh nhất

Vận đơn đường biển (B/L – Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu (shipped on board hoặc sau khi đã nhận hàng để chở (received for shipment)

Vận đơn đường biển có các chức năng sau:

Thứ nhất, vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng do người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng làm bằng chứng xác nhận người chở hàng đã nhận chuyên chở lô hàng theo thông tin trên vận đơn: người nhận, người gửi, chủng loại, số lượng hàng hóa, tình trạng…

Thứ hai, vận đơn đường biển là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hóa giữa người gửi hàng và người chuyên chở Vận đơn chỉ là bằng chứng của hợp đồng mà không phải là hợp đồng chuyên chở vì trên vận đơn chỉ có chữ ký của người chuyên chở, trong khi trên hợp đồng cần phải có chữ ký của hai bên đối tác Tuy vậy, vận đơn đường biển có giá trị đầy đủ như một hợp đồng, toàn bộ nội dung ghi ở mặt

15 trước và mặt sau của tờ vận đơn là cơ sở pháp lý giải quyết mọi tranh chấp phát sinh giữa người chuyên chở với người sở hữu vận đơn

Thứ ba, vận đơn đường biển là bằng chứng sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn Chức năng sở hữu hàng hóa được thể hiện ở chỗ, người nào nắm giữ vận đơn gốc hợp pháp sẽ là người có quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn, là người có quyền yêu cầu người chuyên chở phải giao hàng cho mình tại cảng đích khi xuất trình một vận đơn gốc

Nội dung của vận đơn đường biển: Điều 160 Bộ Luật Hàng hải 2015 quy định về nội dung vận đơn của đường biển, gồm có những nội dung sau:

1 Tên và địa chỉ trụ sở chính của người vận chuyển

2 Tên người/ doanh nghiệp gửi hàng

3 Tên người/ doanh nghiệp nhận hàng hoặc ghi rõ vận đơn được phát hành dưới dạng để nhận hàng

4 Tên tàu và số hiệu chuyến tàu

5 Thông tin cơ bản của hàng hóa: tên hàng hóa, kích thước, số kiện, trọng lượng…

6 Mô tả tình trạng hàng hóa bên ngoài hoặc bao bì hàng hóa

7 Các ký hiệu, đặc điểm nhận biết hàng hóa mà được người gửi thông báo trước khi hàng được đưa lên tàu bằng văn bản và được đánh dấu trên từng đơn vị hàng hóa (được gọi là Shipping Mark)

8 Cảng đi và nơi bốc hàng

9 Cảng đích và thời gian địa điểm cảng trả hàng

10 Số bản vận đơn gốc đã ký phát hành của người giao hàng

11 Thời điểm và địa điểm ký phát vận đơn

12 Chữ ký của người vận chuyển hoặc đại diện có thẩm quyền của người vận chuyển

Thông thường vận đơn đường biển sẽ có hai mặt:

Mặt trước sẽ hiển thị các thông tin cần thiết cơ bản của một vận đơn

Mặt sau có thể là các điều kiện chuyên chở do hãng tàu phát hành đơn quy định hoặc để trắng

Căn cứ vào tình trạng xếp hàng lên tàu: Vận đơn nhận để chở (Received for Shipment B/L), Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L)

Căn cứ vào phê chú trên vận đơn: Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L), Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L)

Căn cứ vào tính chất pháp lý về sở hữu hàng hoá: Vân đơn gốc (Origial B/L), Vận đơn sao (copy B/L)

Căn cứ vào tính lưu thông của vận đơn: Vận đơn đích danh (Straight B/L), Vận đơn theo lệnh (To order B/L), Vận đơn vô danh (To bearer B/L)

Căn cứ theo cách tiến hành chuyên chở: Vận đơn đi thẳng (Direct B/L), Vận đơn đi suốt (Though B/L)

Một số loại vận đơn khác: Vận đơn rút gọn (Short B/L), Vận đơn thay đổi (Switch B/L),…

Dưới đây là một số vận đơn thường gặp:

Original B/L (hay còn được gọi là vận đơn gốc) là vận đơn được phát hành bởi hãng tàu hoặc forwarder Trên vận đơn cần có chữ ký bằng tay của người phát hành để xác nhận tính chính thức của vận đơn Vận đơn gốc thường được sử dụng khi người mua và bán lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế là LC hoặc khi người mua và bán không tin tưởng lẫn nhau

Surrendered B/L là vận đơn xuất trình thường được đóng thêm dấu

“SURRENDERED” với ý nghĩa “bản gốc đã được nộp lại, đã được thu hồi hoặc không có bản gốc”, được sử dụng trong trường hợp người nhận hàng đến lấy hàng mà không cần xuất trình bill gốc

Seaway Bill có thể coi là một “vận đơn” nhưng không có chức năng là chứng từ sở hữu hàng hóa như Original Bill hoặc Surrendered Bill Nó thường được sử dụng trong trường hợp bên mua và bên bán tin tưởng lẫn nhau

2.3.2 Đơn lưu khoang (Booking note)

Là văn bản của người thuê tàu gửi cho hãng tàu (người chuyên chở) yêu cầu dành chỗ trên tàu để vận chuyển hàng hóa Thường thì chủ hàng sẽ thông qua các forwarder hoặc công ty logistics để tiến hành booking quá trình vận chuyển

Trên Booking note cung cấp đầy đủ các thông tin bao gồm:

2 Tên tàu, số chuyến (vessel, voyage no)

3 Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)

4 Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa

5 Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải

6 Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL)

7 Closing time, VGM cut-off time, SI cut-off time

8 Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển

SI (Shipping instruction) là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/shipper đến công ty vận tải/giao nhận, Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng và hạn chế những sai sót trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading

Các thông tin quan trọng cần khai báo:

2 Tên của hãng vận chuyển được chỉ định

3 Tên nhà xuất khẩu (shipper)

4 Tên người nhập khẩu (consignee) ở nước ngoài

5 Tên hàng hóa cộng đồng xuất nhập khẩu

6 Số lượng và loại bao bì (nếu sử dụng container cần đề cập đến số lượng container và kích thước yêu cầu)

8 Cảng bốc hàng + Cảng xếp dỡ

11 Phương thức thanh toán cước vận chuyển (trả trước hoặc trả sau khi hàng hoá đến)

12 Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

VGM (Verified Gross Mass) là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (Gross Weight) của container hàng vận chuyển quốc tế

VGM để hãng tàu để kiểm soát tải trọng của container hàng và phục vụ cho công tác xếp dỡ hàng lên xuống tàu Nếu trọng lượng hàng trong container vượt quá tải trọng đóng hàng cho phép, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hàng, hoặc yêu cầu rút bớt tải trước khi được xếp lên tàu

Một số nội dung quan trọng cần lưu ý điền chính xác trên VGM gồm:

1 Khối lượng sử dụng lớn nhất (Max Gross Weight): Khối lượng cho phép tối đa đối với container đã đóng hàng, được nhà sản xuất quy định rõ trên cửa container và bảng CSC

2 Xác nhận khối lượng toàn bộ (Verified Gross Mass): Tổng khối lượng thực tế của toàn bộ container sau khi đã đóng hàng, bao gồm: khối lượng của vỏ container rỗng (Tare Weight - ghi rõ trên cửa container), khối lượng hàng hóa và vật liệu chằng buộc chèn lót, và tất cả những gì khác có trong container đó

3 Tên đơn vị địa chỉ cân: Thông tin chủ hàng (nếu tự cân), hoặc đơn vị cân (nếu thuê ngoài).

Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.4.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

2.4.1.1 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hóa như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI) Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại, người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài

2.4.1.2 Nguồn vốn Để đạt được hiệu quả trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp cần phải có nguồn lực tài chính đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu và thách thức ngày càng phức tạp của thị trường quốc tế Doanh nghiệp không chỉ cần nguồn vốn để xây dựng cơ sở hạ tầng, mà còn cần đầu tư vào công nghệ và hệ thống thông tin hiện đại Nguồn tài chính đủ mạnh giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình cũng như tạo ra lợi ích cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp Tuy nhiên, không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng tài chính dồi dào, điều này sẽ gây hạn chế đối những doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, đầu tư vào quy trình làm việc 2.4.1.3 Nguồn nhân lực và trình độ

Nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Nhân sự chủ chốt ở mọi cấp độ, từ nhân viên giao nhận đến những người quản lý cấp cao, đều đóng góp vào việc đảm bảo rằng quy trình này diễn ra hiệu quả và đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng Nhân sự được đào tạo một cách chuyên sâu về quy trình giao hàng sẽ có trách nhiệm trong việc đảm bảo rằng các quy định hải quan, các yêu cầu về an ninh, và các thủ tục vận chuyển quốc tế được thực hiện đúng cách Nhân viên cần phải có kiến thức vững về các quy tắc và quy định của ngành để đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ, nghiêm túc

2.4.1.4 Cơ chế quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Cơ chế quản lý cồng kềnh sẽ gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong hoạt động giao nhận, điều này khiến cho doanh nghiệp có thể bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, tiếp nhận thông tin bị sai lệch giữa các cấp sẽ đưa đến các quyết định sai lầm

2.4.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

Sự tăng trưởng kinh tế tích cực thường đi đôi với tăng cường hoạt động sản xuất và tiêu thụ, dẫn đến sự gia tăng trong giao nhận hàng hóa Ngược lại sự giảm sút của nền kinh tế làm cho suy giảm hoạt động sản xuất và tiêu thụ, dẫn đến giảm sút nhu cầu giao nhận hàng hóa Cụ thể, tình hình kinh tế Việt Nam giai đoạn 2020-2021 đã phải đối mặt với nhiều khó khăn do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 Nhiều doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động trong thời gian dài, trong giai đoạn này có rất ít đơn hàng được xuất khẩu đi nước ngoài, gây ra ảnh hưởng đáng kể đến dịch vụ giao hàng

20 xuất khẩu Do đó, hoạt động giao hàng xuất khẩu phụ thuộc rất lớn vào tình hình kinh tế trong nước lẫn toàn cầu

2.4.2.2 Môi trường chính trị - pháp luật

Môi trường chính trị và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và đòi hỏi sự chủ động, tuân thủ từ phía doanh nghiệp để đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định

Chính sách và Quy định Xuất khẩu: Quy định và chính sách của chính phủ về xuất khẩu có thể ảnh hưởng đến quy trình giao hàng Các quy định về kiểm soát xuất khẩu, giấy tờ cần thiết, và quy định về sản phẩm đặc biệt có thể tạo ra các yêu cầu và thủ tục phức tạp

Thuế và phí: Biểu thuế và phí ở cả nước xuất khẩu và nhập khẩu đều có thể tác động đến tổng chi phí của quá trình giao hàng Sự biến động trong thuế và phí có thể làm thay đổi giá cả và cạnh tranh của hàng hóa xuất khẩu

Hiệp định Thương mại: Các hiệp định thương mại giữa các quốc gia có thể tạo ra lợi ích hay thách thức cho quá trình giao hàng xuất khẩu Các thỏa thuận thương mại có thể giảm giới hạn hoặc tăng cường các rủi ro và hạn chế Các quốc gia có thể chế chính trị mở cửa sẽ có xu hướng tham gia vào các hiệp định thương mại và mở rộng quan hệ hợp tác đối với các quốc gia khác, điều này góp phần thúc đẩy sự phát triển quá trình xuất khẩu hàng hóa nói chung và xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển nói riêng

An ninh quốc gia và nền chính trị ổn định: Kiểm soát tốt an ninh quốc gia và ổn định chính trị là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cũng như hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Các biến động, bất ổn về an ninh quốc gia, các cuộc nổi dậy, chiến tranh, bạo động,… có thể tạo ra rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu trữ

Chính sách Hải quan và Quản lý Biên giới: Quy định hải quan và quản lý biên giới có thể tác động đến tốc độ thông quan và việc vận chuyển hàng hóa Các biện pháp kiểm soát hải quan có thể tạo ra thách thức trong quản lý thời gian và chi phí trong hoạt động giao nhận hàng hóa

Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải biển đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, giảm chi phí khai thác

Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá, có thể làm chậm trễ việc giao hàng, gây phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan Ngoài ra, những tác động của thời tiết cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp

Do vậy, đó là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận

2.4.2.5 Đặc điểm của hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng Ví dụ, hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hóa sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá

Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hoá khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp.

THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY 22 3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

Thông tin chung về Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky là nhà cung cấp dịch vụ logistics với giải pháp logistics tổng thể hàng đầu Được thành lập năm 2015, công ty đã dần khẳng định chỗ đứng của mình trong lĩnh vực logistics và luôn nỗ lực mang lại giá trị cho mọi khách hàng và đối tác trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay Dưới đây là một số thông tin cơ bản về công ty:

Tên Công ty CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY

Tên giao dịch tiếng Anh

NEW SKY LOGISTICS AND TRADING COMPANY LIMITED

Tên viết tắt New Sky

Ngày thành lập 10/09/2015 (đăng ký lần đầu)

Công ty TNHH một thành viên

Người đại diện Đào Thị Thu Huyền Địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà MD Complex, số 68 Nguyễn Cơ Thạch, Phường

Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Vốn điều lệ theo giấy phép ĐKKD

3.500.000.000 đồng (Ba tỷ năm trăm triệu Việt Nam đồng)

(Tính tới thời điểm hiện tại)

Lĩnh vực kinh doanh chính

Căn cứ vào Giấy Chứng nhận đăng ký Kinh doanh và Đăng ký số thuế của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky, ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường bộ Ngoài ra, Công ty đã mở rộng cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải như: dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ qua cửa khẩu, vận tải nội địa… và các dịch vụ thủ tục chuyên ngành như: dịch vụ tư vấn hải quan, khai thuê và làm thủ tục hải quan tại các chi cục Hải quan cửa khẩu, dịch vụ xin giấy kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá nhập khẩu…

Lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của Công ty về cơ bản được chia làm ba nhóm chính:

Dịch vụ giao nhận vận tải đường biển

Công ty ký hợp đồng với các hãng vận chuyển như SITC, OOCL, CUL… nhằm cung cấp tối ưu các dịch vụ vận chuyển hàng lẻ và hàng nguyên container (container thường, container lạnh…) và các loại hàng đặc biệt tại hầu hết các cảng chính tại Việt Nam như cảng Hải Phòng, cảng Cát Lái, cảng Cái Mép… Ngoài ra, công ty còn cung cấp thêm dịch vụ NVOCC (Hãng vận chuyển chung không sở hữu tàu) để đảm bảo vận chuyển hàng hóa kịp thời, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng

Dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không

Với vai trò là đại lý cho các hãng hàng không lớn, công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận chuyển hàng không nhờ việc sở hữu mạng lưới vận tải hàng không toàn cầu Công ty có đội ngũ vận chuyển hàng không hoạt động liên tục ngày đêm để đảm

24 bảo hàng hóa được giao đến với thời gian vận chuyển nhanh nhất, lộ trình tối ưu và chi phí rẻ nhất

Dịch vụ thủ tục hải quan, vận tải và các dịch vụ xin giấy phép

Công ty có dịch vụ hỗ trợ khách hàng xử lý các thủ tục liên quan đến nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa bao gồm khai báo hàng hóa, kiểm tra và xác nhận hàng hóa, nộp thuế và các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan Ngoài ra, công ty cũng cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục hải quan tại các khu công nghiệp - chế xuất - gia công… và dịch vụ xin giấy kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá nhập khẩu, làm đăng ký chứng nhận hợp quy…

Công ty cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ bằng xe tải đặc biệt, xe thùng, xe container siêu trường, siêu trọng và các hoạt động khác hỗ trợ cho vận tải Công ty linh hoạt lựa chọn các loại hình vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng về số lượng, đặc điểm hàng hóa để đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng đúng hẹn.

Cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky hoạt động theo mô hình cấu trúc tổ chức chức năng với quyền quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất là Giám Đốc tiếp theo là các phòng ban chính: Phòng Kế Toán, Phòng Kinh Doanh, Phòng Chứng Từ và Phòng Hiện Trường

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

Nguồn: Báo cáo từ Phòng Kế toán

Giám Đốc: Là người có quyền hành cao nhất trong Công ty, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời hoạch định các mục tiêu và phương hướng chiến lược, xây dựng cơ cấu doanh nghiệp

Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động tài chính của Công ty như thực hiện báo cáo, hạch toán, lưu trữ hồ sơ, thống kê thu-chi theo quy định, xây dựng hệ thống lập ngân sách tài chính và dự báo tài chính cho Công ty trong từng giai đoạn phát triển

Phòng Kinh doanh: Là bộ phận chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với khách hàng; tư vấn và cung cấp các giải pháp vận chuyển và logistics phù hợp với nhu cầu của khách hàng Trong phòng Kinh doanh gồm những bộ phận nhỏ như Bộ phận kinh doanh quốc tế, Bộ phận kinh doanh nội địa và Bộ phận làm giá thực hiện các nhiệm vụ riêng và phối hợp với nhau để đảm bảo lợi ích chung của phòng Do đó, phòng Kinh doanh được coi là phòng ban quan trọng vì trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty

Phòng Chứng từ (Docs-Cus): Phụ trách các nghiệp vụ về chứng từ hàng xuất, nhập khẩu, các thủ tục giao nhận và thanh toán như: kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo hàng đến, phát lệnh giao hàng, vận đơn, khai manifest, làm C/O, truyền tờ khai hải quan…, đảm bảo thông tin của chứng từ hàng hóa trước khi thông quan xuất nhập phải chính xác và hợp lý

Phòng Hiện trường (Operations): Phụ trách việc thực hiện thủ tục hải quan, liên hệ với bên vận tải để giao nhận chứng từ, nộp thuế và lệ phí OPS thường có mặt tại cảng, sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển, trực tiếp nhận hồ sơ và làm việc với các đơn vị hải quan chi cục để xử lý tờ khai hay thực hiện kiểm hóa (nếu hàng vào luồng đỏ); sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa; lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu; hỗ trợ làm C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật…

Cơ cấu nguồn nhân lực

Tính đến cuối năm 2023, công ty có 22 nhân sự chính thức làm việc tại các phòng ban chức năng của công ty Các nhân sự đều có trình độ Thạc sĩ, Cử nhân của các trường Đại học, Cao đẳng chuyên đào tạo về Xuất nhập khẩu, Logistics, Ngôn

26 ngữ… bao gồm những nhân sự có trình độ, kinh nghiệm kết hợp cùng những nhân sự trẻ, năng động, luôn học hỏi để bắt kịp xu thế, thị trường

Bảng 3.1 Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty TNHH Giao nhận và Thương mại

New Sky giai đoạn năm 2021-2023

Phân loại Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

II Theo trình độ lao động

Nguồn: Báo cáo từ Phòng Kế toán

Có thể đánh giá mặt bằng chung về trình độ của lao động công ty tương đối tốt Giám đốc và các Trưởng phòng ban đều là Thạc sĩ, Cử nhân tốt nghiệp các trường Đại học danh tiếng, đặc biệt có khả năng sử dụng ngôn ngữ thành thạo như tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Trung Quốc Đội ngũ nhân sự đều vững nghiệp vụ, có chuyên môn cao để đảm nhiệm tốt vị trí công việc của mình Đến nay, công ty vẫn không ngừng tìm kiếm và đào tạo ra những nhân viên tài năng để cùng nhau xây dựng và phát triển công ty.

Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky đặt trụ sở tại Nam Từ Liêm, Hà Nội Nhìn chung, công ty sở hữu hệ thống cơ sở vật chất tương đối hoàn chỉnh cùng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại Tổng diện tích của văn phòng là 90m2 với phòng họp tiện nghi, tủ lớn lưu trữ chứng từ, đầy đủ thiết bị máy tính kết nối internet, máy fax, máy in… phục vụ cho công việc Ngoài ra, các phòng đều được trang bị ánh sáng hiện đại, điều hoà nhiệt độ, máy lọc nước, khu vực pantry văn phòng, bàn ghế làm việc đảm bảo sự thoải mái cho cán bộ, nhân viên công ty.

Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023

3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty

Trải qua gần 9 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, đặc biệt là sở hữu một lượng khách hàng trung thành, ổn định và đạt được những con số doanh thu ấn tượng Trong suốt thời gian đó, công ty đã xác lập uy tín và chất lượng của mình thông qua các sản phẩm Những điều này sẽ được thể hiện qua tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021-2023

Bảng 3.2 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại

Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty New Sky giai đoạn 2021-2023

Năm 2021, New Sky ghi nhận mức doanh thu kỷ lục lên tới 63,75 tỷ đồng, đây là một con số ấn tượng trong nhiều năm hoạt động trong ngành của công ty Doanh thu tăng cao do đại dịch Covid-19 đã gây ra tình trạng khan hiếm container khiến chi phí vận chuyển tăng vọt 10 lần so với một năm trước đó Thời điểm này, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam chấp nhận chi trả cho các công ty giao nhận mức cước biển và cước hàng không cao chót vót chỉ để giữ chỗ và “có space” xuất hàng đi Năm 2022, thị trường dần quay trở về trạng thái bình thường trước dịch, do vậy doanh thu giảm xuống còn 45,34 tỷ đồng, tức giảm khoảng 28,88% so với năm 2021 Đến năm 2023, doanh thu phục hồi lên 51,95 tỷ đồng, tăng 14,59% so với năm 2022 nhưng vẫn thấp hơn 18,49% so với năm 2021

Doanh thu năm 2021 của công ty tăng cao kéo theo lợi nhuận sau thuế tăng trưởng đạt mức 2,25 tỷ đồng Sau khoảng thời gian dịch, kinh tế phục hồi dần nên công ty bắt đầu đầu tư thêm chi phí để mở rộng hoạt động kinh doanh và tuyển thêm nhân lực Do đó, dù năm 2023 chứng kiến sự phục hồi của doanh thu nhưng chi phí tăng khiến cho mức tăng trưởng của lợi nhuận không tương xứng với doanh thu, chỉ đạt 1,52 tỷ đồng và 1,66 tỷ đồng trong năm 2022 và năm 2023 Ngoài ra, tỷ suất lợi nhuận sau thuế có xu hướng giảm nhẹ qua từng năm, cho thấy sự cần thiết của việc quản lý chi phí hiệu quả hơn và tìm kiếm cách thức để gia tăng doanh thu

3.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh theo loại hình dịch vụ của Công ty

New Sky cung cấp các đa dạng loại hình dịch vụ từ giao nhận đường biển, đường hàng không, vận tải nội địa đến dịch vụ hải quan và xin giấy phép chuyên ngành

Bảng 3.3 Kết quả kinh doanh phân theo loại hình dịch vụ của Công ty TNHH

Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023

Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Doanh thu (tỷ đồng)

Giao nhận đường hàng không

Thủ tục hải quan và vận tải nội địa

Nguồn: Báo cáo từ Phòng Kinh doanh

Trong tất cả các phương thức kinh doanh, vận tải đường biển là lĩnh vực đem lại nhiều lợi nhuận và doanh thu cao nhất cho công ty Công ty cung cấp dịch vụ trên tất cả các tuyến đường biển, nhưng tập trung vào các tuyến Việt Nam - Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ… bởi đây là những tuyến công ty có thế mạnh và giá cước cạnh tranh nhất Năm 2021, dịch vụ giao nhận đường biển đóng góp 34,37 tỷ đồng vào doanh thu tổng Sang năm 2022, số tiền thu về từ dịch vụ này giảm xuống 25,73 tỷ đồng, chiếm 56,74% doanh thu tổng, cho thấy mặc dù doanh thu giảm nhưng tỷ lệ đóng góp vào tổng doanh thu lại tăng Đến năm 2023, doanh thu từ giao nhận đường biển tăng lên 30,26 tỷ đồng, là mảng dịch vụ chính với 58,24% tổng doanh thu

Có thể thấy, cơ cấu doanh thu của vận tải đường biển giai đoạn 2021-2023 có sự tăng

30 nhẹ từ 53,91% lên 58,24% Như vậy, mặc dù chưa trở lại mức doanh thu của năm

2021, công ty đã phục hồi phần nào về doanh thu, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận đường biển Điều này khẳng định sự hài lòng đến từ chất lượng dịch vụ mà New Sky cung cấp cho khách hàng

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là lựa chọn phổ biến thứ hai sau đường biển Công ty chủ yếu khai thác các tuyến bay chính đi Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ… với giá cước cạnh tranh so với các đối thủ Giai đoạn này cho thấy cơ cấu doanh thu đến từ dịch vụ giao nhận đường hàng không vẫn dao động ổn định ở mức trên dưới 27% dù doanh thu giảm từ 17,34 tỷ đồng năm 2021 xuống 14,57 tỷ đồng tính đến cuối năm 2023 Như vậy, mặc dù dịch vụ giao nhận đường hàng không có sự giảm sút vào năm 2022 nhưng tỷ lệ đóng góp vào tổng doanh thu lại tăng vào năm 2023, nguyên nhân là do tình hình thị trường cải thiện và do công ty có sự điều chỉnh giá cước và dịch vụ để thu hút khách hàng mới

New Sky đóng vai trò là cầu nối hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm việc với cán bộ hải quan tại các chi cục hải quan Hải Phòng, Bắc Hà Nội, Bắc Ninh… với dịch vụ tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan New Sky ghi nhận mức doanh thu của dịch vụ hải quan và vận tải nội địa có sự sụt giảm từ 9,53 tỷ đồng năm

2021 xuống 5,01 tỷ đồng năm 2023 Sau đại dịch, các dịch vụ như thủ tục hải quan và vận tải nội địa duy trì mức độ tăng trưởng ổn định từ năm 2022 đến 2023 Ngoài ra còn có doanh thu từ các dịch vụ khác như xin giấy phép xuất khẩu, xin giấy kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá nhập khẩu, làm đăng ký chứng nhận hợp quy… chiếm tỷ lệ không đáng kể, dao động từ 3,92% (năm 2021) đến 4,30% (năm 2022) và 4,06% (năm 2023)

3.2.3 Kết quả kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty

Thị trường thương mại quốc tế đang phát triển với tốc độ như vũ bão Dù đã hoạt động gần 9 năm trong ngành nhưng New Sky vẫn luôn phải đối mặt với thách thức không nhỏ trong việc thay đổi và cạnh tranh từ đối thủ Do đó, công ty đã lựa chọn cho mình những hoạt động kinh doanh chủ chốt để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, trong đó phải kể đến dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển

Bảng 3.4 Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky giai đoạn 2021-2023

Nguồn: Báo cáo từ Phòng Kinh doanh

Từ bảng 3.4 có thể thấy, hoạt động vận tải bằng đường biển, đặc biệt hoạt động xuất khẩu là thế mạnh được công ty chú trọng phát triển khi mà doanh thu của phương thức này chiếm tỷ trọng cao trong giai đoạn năm 2021-2023 Nhìn chung, doanh thu cả xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển dù đều có sự giảm sút sau năm 2021 nhưng sau đó đã có sự khởi sắc trở lại Những năm gần đây, doanh thu đến từ hoạt động xuất khẩu cao hơn do hiện Việt Nam đang thúc đẩy xuất khẩu hàng hóa, do đó thủ tục pháp lý và thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu cũng được tạo điều kiện hơn so với hàng hoá nhập khẩu bị kiểm tra nghiêm ngặt Năm 2021, doanh thu từ hoạt động xuất khẩu vào thời điểm thị trường lên cao đã đạt tới con số 18,46 tỷ đồng, gấp 1,16 lần doanh thu từ nhập khẩu Năm 2022, doanh thu của hai hoạt động đều giảm và dần phục hồi vào năm 2023, với 16,42 tỷ đồng đối với hoạt động xuất khẩu và 13,84 tỷ đồng đối với hoạt động nhập khẩu

Về cơ cấu mặt hàng, những năm gần đây, mặt hàng chủ yếu được ký hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại New Sky chủ yếu là hàng may mặc, nguyên vật liệu và máy móc thiết bị

Biểu đồ 3.1 Tỷ trọng doanh thu mặt hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky năm 2023 Đứng đầu trong danh sách mặt hàng là linh kiện điện tử chiếm tỷ trọng 53.4% doanh thu từ dịch vụ xuất khẩu đường biển Theo sau là nhóm hàng may mặc với tỷ trọng 21,8% và máy móc thiết bị với 14 3% Ngoài ra còn một số các mặt hàng khác chiếm tỷ trọng nhỏ như thiết bị vệ sinh, tấm lát sàn, khớp nối,…

Như vậy, hoạt động giao hàng xuất khẩu đường biển đang là một trong những dịch vụ được khách hàng lựa chọn tin tưởng và mang lại doanh thu lớn cho New Sky

Sự gia tăng về lượng khách hàng đồng nghĩa với việc vấn đề đảm bảo chất lượng dịch vụ khi số lượng đặt hàng quá nhiều sẽ trở thành bài toán khó với doanh nghiệp trong thời điểm hiện nay Đồng thời thị trường ngày cảng mở cửa, cho phép các doanh nghiệp mới tham gia vào chuỗi cung ứng dịch vụ cũng sẽ trở thành thách thức lớn đòi hỏi doanh nghiệp sẽ phải đưa ra giải pháp hợp lý

3.2.4 Hệ thống đối tác và nhà cung cấp dịch vụ

Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty

Dưới đây là quy trình xuất khẩu một mặt hàng công ty xuất thường xuyên là Linh kiện camera động cơ ô tô, khách hàng lựa chọn xuất khẩu từ cảng Hải Phòng sang cảng Incheon, Hàn Quốc dưới điều kiện giao hàng term DAP, công ty sẽ phụ trách các khâu từ vận tải nội địa, làm thủ tục hải quan, phát hành vận đơn, xin cấp C/O, đến khi giao hàng đến tay người nhận hàng ở đầu nước ngoài

3.3.1 Chuẩn bị bộ hồ sơ các chứng từ và hàng hóa xuất khẩu

Chuẩn bị đóng hàng: Nhân viên bộ phận giao nhận của New Sky sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đối lệnh lấy container, liên hệ với khách hàng để xác nhận thời gian đóng container tại kho của khách và vận chuyển đến kho để đóng hàng, sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ tại bãi hoặc tại cảng phụ thuộc vào thông tin trên booking

Chuẩn bị chứng từ: Nhân viên chứng từ thực hiện kiểm tra, chuẩn bị, đối chiếu các thông tin chứng từ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan hàng xuất, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn Ngoài ra có thể có giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu hàng được hưởng ưu đãi thuế), giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng (nếu hàng hóa yêu cầu có kiểm định) Các chứng từ đều được thực hiện kiểm tra đầy đủ và xác minh tính hợp lệ của chứng từ tránh trường hợp bộ chứng từ không khớp với thông tin, bị từ chối khiến việc thông quan hàng hóa trở nên khó khăn, kéo dài thời gian gây chậm trễ ảnh hưởng tới khách hàng và danh tiếng của công ty Ở bước này, thực tế có thể phát sinh một số vấn đề như khách hàng gửi booking và thông báo thời gian đóng hàng quá gấp rút, hoặc sát ngày lễ, nhân viên điều phối xe của New Sky không thể liên hệ các đối tác cung cấp dịch vụ vận tải kịp thời, do đó phải đi thuê xe bên ngoài với giá cao gấp hai, ba lần do với ngày thường Ngoài ra, đôi

35 khi do nhân viên không kiểm tra chứng từ từ trước dẫn đến nên có thể thiếu chứng từ, dẫn đến việc bị động khi làm các bước tiếp theo trong quy trình

3.3.2 Làm thủ tục hải quan

Sau khi nhận được xác nhận của ops và lái xe là container đã được hạ tại cảng Xanh - Green Port, nhân viên New Sky tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm khai báo hải quan trước hạn cut-off tờ khai Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, hệ thống sẽ chấp nhận tờ khai và cấp mã số tờ khai Nhân viên giao nhận tiếp nhận kết quả phân luồng Hàng hoá có thể được phân vào 1 trong 3 luồng:

Luồng xanh: hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Nhân viên hiện trường thực hiện in hai bản tờ khai điện tử đem tới chi cục Hải Quan nơi thông quan hàng hóa Thay mặt khách hàng đóng các khoản thuế và phí thông quan Tờ khai sẽ được sẽ được mang đi thanh lý và vào sổ tàu nếu lô hàng là luồng xanh

Luồng vàng: lô hàng sẽ bị kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

Luồng đỏ: lô hàng bị kiểm tra cả chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa Nhân viên phải đợi phân hải quan kiểm hóa xuống kiểm hàng, sau đó nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container Tờ khai sẽ được sẽ được mang đi thanh lý và vào sổ tàu sau khi nhận được phản hồi thông quan trên hệ thống Đối với mặt hàng Linh kiện ô tô đã được xuất khẩu nhiều lần, kết quả phân luồng trả về là luồng xanh và được thông quan luôn, nhân viên sẽ gửi tờ khai cho ops để thanh lý tờ khai và vào sổ tàu

Biểu đồ 3.2 Kết quả phân luồng tờ khai hải quan xuất khẩu của Công ty TNHH

Giao nhận và Thương mại New Sky năm 2023

Dựa vào biểu đồ 3.2 có thể thấy, đa số các tờ khai xuất khẩu đường biển chủ yếu được phân vào luồng xanh chiếm 62,8%, tiếp đó là luồng vàng với tỷ lệ 31,7% và luồng đỏ chiếm rất ít, chỉ 5,5% Nguyên nhân các tờ khai luồng xanh là do khách hàng xuất khẩu là doanh nghiệp chấp hành tốt luật pháp về hải quan, các mặt hàng thường là hàng xuất khẩu nhiều lần, hàng gia công, xuất khẩu miễn thuế suất, hàng kho ngoại quan, xuất khẩu có điều kiện… Đôi khi hệ thống sẽ phân các tờ khai vào luồng vàng nhưng không thường xuyên Các tờ khai luồng đỏ của New Sky thường là đối với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu ra nước ngoài, hoặc là hàng tái xuất nên được đưa vào diện kiểm tra nghiêm ngặt để xác định có tái xuất đúng số lượng, chủng loại như thời điểm tạm nhập hay không

Việc khai báo Hải quan trên phần mềm trực tuyến giúp doanh nghiệp rút ngắn được thời gian và chi phí khai Hải quan Tuy nhiên, vẫn còn xảy ra nhiều vấn đề sai sót trong quá trình thao tác nhập số liệu, trong đó một số lỗi sai mà nhân viên khai báo hải quan của công ty hay mắc phải là: khai sai mã hợp đồng, số hóa đơn thương mại, mã HS, chọn sai mã biểu thuế Điều này khiến tỷ lệ hàng hóa bị phân luồng vàng, đỏ tăng không chỉ gây khó khăn cho việc thông quan cho lô hàng ở thời điểm hiện tại mà

37 các lô sau này cũng gặp khó khăn hơn khi thông tin doanh nghiệp đã bị hệ thống lưu lại và đưa vào danh mục chú ý

Nhân viên bộ phận hàng xuất sẽ xin khách hàng các chứng từ để làm bill và xin C/O form VK, kiểm tra các chứng từ nếu có sai sót sẽ báo lại với khách hàng kịp thời trước thời hạn khai báo được yêu cầu

Dựa trên thông tin người gửi hàng cung cấp, bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm làm vận đơn HBL, và gửi hướng dẫn gửi hàng (SI) cho co-loader (đối với hàng LCL) hoặc hãng tàu (đối với hàng FCL) để làm MBL Khi nhận được MBL nháp từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HBL và MBL xem có gì khác biệt không để chỉnh sửa (nếu có) và xác nhận loại MBL (original, telex, seaway bill) với khách hàng Sau đó gửi lại bản cuối cùng gồm MBL và HBL cho các bên liên quan Đối với hàng container, công ty cần gửi VGM cùng với SI để thông báo cho hãng tàu biết thông tin về khối lượng container chứa hàng Ở bước này, nhiều khi công việc quá tải nên nhân viên công ty gửi SI/VGM muộn giờ cut-off dẫn đến chậm bill, mặc dù chưa gây hậu quả nghiêm trọng nhưng cần phải chú ý nhiều hơn nữa

Cụ thể với lô hàng này, từ invoice mà khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ sẽ làm HBL nháp gửi cho khách hàng xác nhận, và nộp SI/VGM trên website của hãng tàu DONG YOUNG SHIPPING trước 15:00 ngày 10/08/2023 Khi nhận được MBL nháp từ hãng tàu cần đối chiếu lại với HBL nháp, sau đó xác nhận thông tin trên MBL và loại MBL là Surrendered BL với hãng tàu

3.3.4 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài

Sau khi nhận được xác nhận từ hãng tàu về ATD, nhân viên chứng từ sẽ gửi pre-alert gồm MBL final, HBL final và các chứng từ khác như invoice cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến Đối với lô hàng Linh kiện ô tô cần xin C/O form VK, sau khi được hãng tàu confirm ATD (xác nhận tàu đã khởi hành), nhân viên sẽ tiến hành khai và xin C/O điện tử dựa trên các chứng từ được khách hàng cung cấp, bao gồm: invoice, quy trình sản xuất hàng phụ kiện ô tô, bảng giải trình nguyên vật liệu, hoá đơn mua nguyên vật liệu đầu vào cùng với tờ khai thông quan xuất khẩu Sau đó nhân viên sẽ gửi pre-alert gồm: MBL final (Hình 2 Phần Phụ lục), HBL SURRENDERED (Hình 3 Phần Phụ

38 lục), invoice cho agent EL FREIGHT đầu nước ngoài, đồng thời thông báo agent xác nhận với hãng tàu về free time của lô hàng này là “DEM/DET at ICN is 16 days combined”

New Sky sẽ tiến hành thanh toán cước biển và local charge tại cảng Hải Phòng cho DONG YOUNG SHIPPING để nhận lệnh nhả hàng và MBL có dấu

SURRENDERED (Hình 4 Phần Phụ lục), sau khi C/O được duyệt và cấp phép (Hình

5 Phần Phụ lục) thì thêm dấu điện tử của khách hàng và gửi cho agent để chuẩn bị chứng từ khai hải quan nhập khẩu tại Hàn Quốc Ở bước này, đôi khi C/O bị từ chối không được duyệt và phải chuẩn bị hồ sơ xin lại vì mã HS của nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp không khớp với mã HS của sản phẩm trong tờ khai xuất khẩu Do đó, trước khi khai C/O, nhân viên cần kiểm tra và đối chiếu các chứng từ mà khách hàng cung cấp để đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ, nếu phát hiện sai sót cần trao đổi lại với khách hàng để tránh mất thời gian và chi phí nếu sai chứng từ

3.3.5 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ

Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty

Thứ nhất, với mạng lưới liên kết với đại lý và các hãng tàu cả ở trong nước và nước ngoài, New Sky có khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng Trong trường hợp phát sinh các vấn đề khẩn cấp, công ty luôn có thể giải quyết nhanh chóng để kịp tiến độ làm hàng Nhờ vậy mà năng lực giao hàng xuất đường biển nói riêng và xuất khẩu

39 hàng hóa nói chung của công ty luôn được đánh giá cao trong thực hiện quy trình nghiệp vụ

Thứ hai, nhân viên của công ty được đào tạo chuyên nghiệp, luôn luôn chủ động trong công việc và rất linh động trong việc tham gia quá trình giao nhận Đơn cử như việc nhân viên chứng từ cũng có khả năng làm nhân viên giao nhận và kinh doanh nên đôi khi các công đoạn của quy trình giao hàng xuất được quản lý chặt chẽ, thông tin đến khách hàng nhanh chóng theo nhiều phương thức (gọi điện thoại, email,…) về tình trạng vận chuyển hàng, đảm bảo khách hàng luôn luôn nắm rõ thông tin về lô hàng của mình Điều này góp phần vào việc liên tục nâng cao công tác quản trị hàng hóa xuất khẩu của công ty và làm tăng mức độ uy tín cho công ty trên thương trường

Thứ ba, các giấy tờ, chứng từ có thể chuẩn bị trước như giấy ủy quyền, biên bản giao nhận và các con dấu ủy quyền luôn được các nhân viên chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ Trước khi bàn giao các chứng từ quan trọng, nhân viên sẽ báo trước 1-2 ngày cho khách hàng cần chuẩn bị những gì để xác minh danh tính chủ hàng và quá trình bàn giao được trực tiếp nhân viên công ty thực hiện Do đó mà tính bảo mật của dịch vụ New Sky cung cấp là cao và đáng tin cậy Điều này nhằm mục tiêu tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh quy trình một cách hiệu quả và tiện lợi nhất, tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái khi sử dụng dịch vụ tại công ty

Thứ tư, quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty đã được áp dụng liền mạch qua từng khâu, và các khâu đều có sự liên kết với nhau Các bước trong quy trình giao hàng được áp dụng nhưng không cứng nhắc, linh hoạt trong nhiều tình huống thực tế Đặc biệt, việc thực hiện các tác vụ như báo giá, tư vấn khách hàng, chuẩn bị chứng từ, phương tiện vận tải có thể được linh hoạt thực hiện không cần theo thứ tự mà vẫn không gây gián đoạn Điều này góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên

Từ những số liệu và phân tích trên, có thể thấy công ty liên tục có lãi trong giai đoạn năm 2021-2023 dù thị trường có nhiều biến động Mặc dù tình hình chung của kinh tế thế giới 2023 đang gặp khó khăn, song New Sky vẫn sẽ cố gắng duy trì và dự báo sẽ đạt mục tiêu tăng trưởng 10-20% vào những năm tiếp theo

Trong hoạt động cung ứng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty, bên cạnh những thành công đạt được thì vẫn có những tồn tại, vướng mắc trong quy trình giao hàng xuất khẩu

Thứ nhất, mặc dù có nhiều nhà cung cấp vận tải nội địa, nhưng công ty không có đầu kéo container và hệ thống xe tải riêng, vì vậy trong nhiều trường hợp cần thay đổi theo nhu cầu khách hàng thì vẫn phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp Điều này dẫn tới việc New Sky Logistics chưa thể linh động và chủ động khi cung cấp dịch vụ vận tải nội địa, chưa kể việc giá thành thuê ngoài sẽ cao hơn so với mặt bằng chung Đặc biệt những ngày cận lễ, Tết, nhu cầu giao hàng xuất khẩu tăng cao, khách hàng gửi booking muộn thì New Sky không thể sắp xếp được xe đến đóng hàng do các đơn vị cung cấp đã hết xe Đây cũng là lý do với một số đơn hàng, dù khách hàng mua cước biển và làm thủ tục hải quan bên New Sky nhưng không sử dụng dịch vụ vận tải nội địa mà thuê một bên khác với chi phí hợp lý hơn

Thứ hai, chất lượng nhân sự tại công ty chưa đồng đều Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, thị trường logistics đòi hỏi phát triển nguồn nhân lực có chất lượng cao cả về kỹ năng, kiến thức và chuyên môn Mặc dù nhân viên công ty New Sky có trình độ, kinh nghiệm nhưng số lượng còn hạn chế, mỗi phòng ban ở công ty đều có ít nhất từ 1 – 2 nhân sự có kinh nghiệm dưới 2 năm, chưa có nhiều kỹ năng, kiến thức, trải nghiệm thực tế về ngành để tư vấn cho khách hàng đối với những lô hàng khó, yêu cầu nghiệp vụ cao

Thứ ba, chất lượng cung ứng dịch vụ chưa đồng đều giữa tất cả các lô hàng

Bên cạnh những lô hàng được xử lý rất tốt, trao đổi hiệu quả giữa nhà cung ứng, công ty và khách hàng, thì cũng có những lô hàng cần sự hỗ trợ của khách hàng để thay đổi kế hoạch đóng hàng, hoặc sai thông tin trên chứng từ,… dẫn tới tình trạng phải mất nhiều chi phí, thời gian và công sức của các bên liên quan để xử lý một lô hàng Ví dụ, khi khai hải quan một lô hàng Robot công nghiệp, do chưa hiểu rõ đặc tính của sản phẩm và trao đổi kỹ lưỡng với khách hàng, nhân viên chứng từ đã áp mã HS

84795000 nhưng cán bộ hải quan không chấp nhận vì mã HS chưa thực sự phù hợp, chưa chỉ đích danh công dụng của loại robot này là dùng để nâng hạ, xếp dỡ hàng và

41 yêu cầu sửa sang mã HS 84287000 Sự sai sót do nhân viên thiếu trao đổi với khách hàng đã dẫn đến phát sinh chi phí và chậm thời gian thông quan của lô hàng

Thứ tư, công ty New Sky vẫn chưa có những áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý quy trình giao hàng xuất nói riêng và các hoạt động xuất nhập khẩu của công ty nói chung Phần lớn các công việc được sắp xếp, theo dõi, quản lý và thực hiện thủ công trên excel, chưa được triển khai trên phần mềm hệ thống cụ thể Khi nhận được thông tin lô hàng mới từ nhân viên sales, nhân viên khai hải quan và nhân viên chứng từ sẽ phải trao đổi thông tin lô hàng qua email mà không có hệ thống để cập nhật tự động tình trạng, tiến độ của lô hàng Ngoài ra, hiện tại bộ phận kế toán của công ty vẫn đang thực hiện nghiệp vụ bằng excel thủ công, chưa sử dụng nhiều phần mềm hỗ trợ Điều này dẫn tới tình trạng khó kiểm soát, quản lý khi quy mô công ty đang ngày càng mở rộng, khối lượng công việc gia tăng Về lâu dài sẽ gây nên tình trạng chậm trễ trong quản lý, điều phối hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ các đơn hàng xuất khẩu

Thứ nhất, do nguồn vốn còn hạn chế và chi phí đầu tư để có một đội xe riêng quá lớn nên công ty chưa thể đầu tư đầy đủ các cơ sở vật chất Các trang thiết bị của New Sky Logistics đều phục vụ cho các vị trí hành chính, chưa có nhà kho riêng, đầu xe kéo container riêng,… dẫn đến việc phải đi thuê ngoài các dịch vụ khi cần sử dụng đến những cơ sở vật chất này

Thứ hai, do quy trình tuyển dụng của công ty chưa thực sự hiệu quả nên đôi khi chưa đánh giá được năng lực và kỹ năng của ứng viên một cách đầy đủ, có thể dẫn đến việc thuê những người không đủ kinh nghiệm cho vị trí cụ thể Đồng thời, công ty chưa có những buổi đánh giá hàng tháng để nhận xét năng lực của nhân viên Nếu không được phản hồi đúng đắn về chất lượng công việc, các nhân viên có thể không biết được điểm mạnh và điểm yếu của mình để cải thiện Điều này có thể gây ra sự không đồng đều trong hiệu suất làm việc và chất lượng nguồn nhân lực của công ty

Thứ ba, do nhân viên chưa trao đổi kỹ với khách hàng để nắm rõ thông tin, nhân viên ở các khâu nhiều khi thiếu sự cập nhật, không thông tin kịp thời cho nhau dẫn đến hiểu sai, hiểu chưa rõ về tình trạng lô hàng Đôi khi là do nhân viên thiếu sự

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VÀ THƯƠNG MẠI NEW SKY

Xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải biển và định hướng phát triển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải biển

Vận tải đường biển là phương tiện vận chuyển hàng hóa, sản phẩm và con người quan trọng trong hàng ngàn năm Khoảng 85% hàng hóa trên thế giới được vận chuyển bằng đường biển, và chủ yếu bằng tàu container So với các phương tiện vận tải khác, tàu có công suất lớn phù hợp để vận chuyển các mặt hàng lớn, nặng, cồng kềnh và tiết kiệm hơn trong khi chỉ thải ra lượng khí thải tương đối nhỏ

Việt Nam hiện có hơn 34.000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics Theo Báo cáo của Ngân hàng Thế giới (WB), chỉ số năng lực quốc gia về logistics (LPI) của Việt Nam năm 2023 xếp thứ 43/139 nước và vùng lãnh thổ tham gia nghiên cứu, tăng 21 bậc so với năm 2016 Việt Nam cũng là nước xếp hạng ở tốp đầu trong các thị trường mới nổi, tốc độ phát triển của ngành logistics ở Việt Nam những năm gần đây đạt khoảng 14-16%, quy mô khoảng 40-42 tỷ USD/năm Chất lượng cung cấp dịch vụ logistics được nâng cao rõ rệt, số lượng các dịch vụ logistics được cung cấp đa dạng, thị trường logistics của Việt Nam được mở rộng, các doanh nghiệp tham gia vào nhiều khâu trong chuỗi dịch vụ logistics, tiến dần đến những khâu có giá trị gia tăng cao

Theo số liệu thống kê của Báo cáo Công nghiệp Mordor Intelligence, quy mô thị trường vận tải và logistics Việt Nam ước tính đạt 48,38 tỷ USD vào năm 2024 và dự kiến sẽ đạt 65,34 tỷ USD vào năm 2029, tăng trưởng với tốc độ CAGR là 6,19% trong giai đoạn dự báo (2024-2029) Theo đó, Việt Nam đang hướng tới mở rộng các tuyến vận tải biển quốc tế nhằm tăng cường kết nối và phát triển các cảng quốc gia thành cảng trung chuyển Dự kiến đến năm 2025, thị trường giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển của Việt Nam sẽ tiếp tục mở rộng và phát triển mạnh mẽ Việc đầu tư vào hạ tầng vận tải và công nghệ logistics sẽ được thực hiện để nâng cao hiệu quả cạnh tranh của ngành Bên cạnh đó, việc đẩy mạnh hợp tác quốc tế, áp dụng

44 các tiêu chuẩn quốc tế sẽ giúp ngành logistics Việt Nam trở thành một trung tâm logistics trong khu vực và biến hệ thống cảng biển ở Việt Nam trở thành đầu mối trung chuyển quan trọng tại khu vực

Tầm nhìn đến năm 2030, ngành dịch vụ logistics Việt Nam có triển vọng rất lớn Hoạt động giao nhận vận tải bằng đường biển sẽ trở nên sôi động hơn bao giờ hết Đặc biệt, sự đầu tư vào hạ tầng và công nghệ cùng với sự hỗ trợ của chính phủ và các đối tác quốc tế sẽ thúc đẩy ngành logistics Việt Nam phát triển và đóng góp vào sự phát triển chung của kinh tế Với nhu cầu lớn về dịch vụ logistics, việc ứng dụng của công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo trong ngành logistics sẽ tăng cường hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng Như vậy, các doanh nghiệp giao nhận tại Việt Nam cũng nên cân nhắc đầu tư về công nghệ, nghiên cứu phát triển theo hướng thương mại điện tử để nhanh chóng bắt kịp với xu hướng mới của thị trường

4.1.2 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, mang lại lợi nhuận lớn hơn cho công ty, cùng với đà tăng trưởng mạnh mẽ của năm 2021, New Sky đã đề ra mục tiêu giữ vững mức độ tăng trưởng ở mức 10% - 20%/năm trong những năm tiếp theo Trong đó, tỷ trọng hoạt động giao hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển cần phải duy trì chiếm trên 60% tỷ trọng trên tổng khối lượng doanh thu từ hoạt động xuất khẩu hàng của công ty Để đạt được mục tiêu, công ty đã gặp phải không ít khó khăn và cần phải nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vừa và nhỏ ở trong nước Cùng với đó, công ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:

Một là, sử dụng hiệu quả nguồn vốn trong việc đầu tư vào các cơ sở hạ tầng, chuyên môn hóa nghiệp vụ mũi nhọn là giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển, không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng dịch vụ Đồng thời, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực của công ty, mang lại hiệu quả cao trong công việc

Hai là, mở rộng thị trường, thu hút khách hàng và đối tác qua việc đẩy mạnh xây dựng hình ảnh trên các nền tảng trực tuyến nhằm quảng bá dịch vụ của công ty song song với việc tập trung vào khai thác các thị trường được chính phủ thúc đẩy xuất khẩu và có tiềm năng tại châu Á như Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, tạo chỗ đứng vững chắc trong thị trường logistics tại Việt Nam và trên khu vực

Ba là, xây dựng những cơ chế đãi ngộ nhân viên, thưởng phạt minh bạch, quy chế về hoa hồng, doanh thu để tạo động lực thúc đẩy phát triển kinh doanh Tiết kiệm chi phí trong các hoạt động, đảm bảo dịch vụ và khả năng cạnh tranh của công ty trong thị trường để giữ chân được khách hàng cũ và thu hút được những nguồn khách hàng mới.

Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận và Thương mại New Sky

4.2.1 Xây dựng mạng lưới đối tác vận tải nội địa

Hiện tại công ty đang hợp tác với 5-7 nhà cung ứng dịch vụ vận tải, tuy nhiên trong những trường hợp cần vận tải container kết hợp, kẹp, ghép, sử dụng mooc 20’… thì công ty vẫn khó có thể tìm được nhà cung cấp phù hợp Vì vậy, việc mở rộng mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp hơn sẽ giúp New Sky dễ dàng tìm được xe kéo cont, các phụ tùng đi kèm phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng Để xây dựng mạng lưới nhà cung cấp vận tải uy tín, nhân viên điều phối vận tải của công ty có thể tham gia vào các hội nhóm chuyên vận tải nội địa Trong các hội nhóm này có nhiều nhà cung cấp các dịch vụ khác nhau, chỉ cần gửi thông tin sẽ có nhiều nhà cung cấp tìm đến và chào giá Việc này giúp nhân viên công ty vừa tiết kiệm được thời gian đi tìm nhà cung cấp, vừa có thể tham khảo giá cả từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để so sánh và lựa chọn, vừa nắm được những xu hướng chung của thị trường

Dựa trên báo giá và thông tin tìm hiểu được về các bên cung cấp dịch vụ, nhân viên sẽ lựa chọn ra những nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí: danh tiếng uy tín, chất lượng dịch vụ tốt và giá thành dịch vụ hợp lý Sau đó, nhân viên điều phối vận tải sẽ ghi chép, tổng hợp thông tin về các nhà cung cấp tiềm năng và trình lên cho Giám đốc và Phòng Kế toán Phòng kế toán sẽ đàm phán với các đơn vị vận tải để đưa ra một mức giá tốt nhất cho công ty, sau đó soạn hợp đồng để hai bên cùng ký và đóng dấu

Như vậy, việc nâng cao khả năng kết hợp vận tải của mình nhờ vào các nhà cung cấp tốt sẽ giúp công ty giảm chi phí vận chuyển, giải quyết những hạn chế khi phải phụ thuộc vào một số đơn vị cố định

4.2.2 Tập trung nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, thị trường logistics đòi hỏi phát triển nguồn nhân lực có chất lượng cao cả về kỹ năng, kiến thức và chuyên môn Do đó, các phòng ban của công ty cần có những thay đổi nhất định để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong ngắn hạn và dài hạn

Cụ thể, các phòng ban cần xây dựng lộ trình, kế hoạch đào tạo, đưa ra chính sách đào tạo nhân sự cốt cán để cho đội ngũ nhân viên của mình luôn sở hữu những nhân tố chất lượng, bổ sung nhân tài để có thể phân quyền hợp lý Công ty có thể tổ chức các khoá ngắn hạn mời các chuyên viên của trung tâm đào tạo về chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm; hoặc cử nhân viên kinh doanh chủ chốt đi tham gia khoá kỹ năng mềm, nâng cao khả năng giao tiếp, nắm bắt tâm lý khách hàng Ngoài ra có thể áp dụng chính sách luân chuyển phòng ban để có thêm trải nghiệm, ví dụ như cho nhân viên bộ phận chứng từ đi thực tế ngắn ngày tại các cảng, cửa khẩu để hiểu rõ công việc, quy trình của nhân viên hiện trường Đặc biệt, các phòng ban nên tổ chức một buổi đánh giá nhỏ theo tháng hoặc quý để nhận xét năng lực của nhân viên, đánh giá nội dung công việc mà các cá nhân thực hiện chưa tốt để rút kinh nghiệm trong thời gian tới

Bên cạnh việc tăng cường đào tạo nhân viên cũ, công ty cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đầu vào thông qua quá trình tuyển dụng Ban lãnh đạo công ty chỉ đạo bộ phận nhân sự xây dựng quy trình tuyển dụng chặt chẽ, các yêu cầu tuyển dụng cho từng vị trí công việc phải được rõ ràng Công ty cũng cần quan tâm đến các chương trình thực tập sinh, tuyển sinh viên từ các trường đại học để bố trí những vị trí thực tập một cách hợp lý Như vậy, đây cũng là nguồn nhân lực dự phòng có giá trị, sau này công ty có thể tuyển dụng luôn mà không mất thời gian đào tạo lại

Hiện tại, lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics lớn nên số lượng nhân viên bộ phận chứng từ không đủ để đáp ứng lượng công việc tăng cao, do đó công ty nên cân nhắc tuyển thêm 2 nhân viên cho vị trí này Có thể để nhân viên mới phụ trách các công việc giấy tờ đơn giản trước, sau đó tăng dần lên theo lượng công việc và cử nhân viên có kinh nghiệm đào tạo sát sao Như vậy, dần dần chất lượng nhân sự của công ty sẽ được nâng cao và dễ dàng đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ

4.2.3 Tăng cường sự giao tiếp giữa công ty, nhà cung ứng và khách hàng

Việc thiếu sự trao đổi thường dẫn đến nhưng hiểu lầm không đáng có Do đó, để hạn chế việc sai sót, nắm bắt thiếu thông tin, nhân viên New Sky cần phải có sự trao đổi trực tiếp với khách hàng để đảm bảo rằng tất cả các bên đều hiểu rõ các yêu cầu và thông tin liên quan đến lô hàng, đồng thời kịp thời chia sẻ mọi thay đổi hoặc điều chỉnh Nhân viên chỉ cần thể hiện sự sát sao đối với mọi lô hàng, sẽ tránh được rất nhiều vấn đề phát sinh, từ đó chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng cũng được nâng cao

Sau mỗi lô hàng, nhân viên kinh doanh – người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng – cần xin ý kiến phản hồi, đặt câu hỏi về trải nghiệm của họ trong cả quá trình sử dụng dịch vụ của công ty, từ đó nhìn nhận và khắc phục những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện Ngoài ra, công ty cũng có thể xây dựng Bảng khảo sát gửi cho khách hàng đánh giá theo tháng hoặc theo quý tuỳ thuộc vào tần suất sử dụng dịch vụ của khách hàng, kèm theo các khuyến mãi hoặc ưu đãi cho lần sử dụng dịch vụ sau Những nhận xét, đánh giá của khách hàng sẽ giúp phát hiện được những sai sót nghiêm trọng, giúp giảm thiểu tình trạng không đồng đều trong chất lượng cung ứng dịch vụ và cải thiện hiệu suất tổng thể của công ty

4.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình giao hàng xuất khẩu

Cùng với xu hướng phát triển của thị trường logistics, việc quản lý thủ công dần không còn phù hợp, về lâu dài sẽ ảnh hướng đến tiến độ thực hiện đơn hàng, kéo theo đó là chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu đường biển nói riêng và các dịch vụ xuất nhập khẩu nói chung sẽ có sự đi xuống Do đó, New Sky cần đầu tư sử dụng các phần mềm, hệ thống quản lý logistics chuyên nghiệp như LOCY, Cargowise, Bytesoft, hay phần mềm quản lý vận tải container BestGear để đồng bộ hoá; đồng thời tổ chức tập huấn cho cán bộ công ty làm quen với việc thao tác trên phần mềm

Cụ thể, phần mềm quản lý logistics LOCY cho phép doanh nghiệp có thể quản lý danh mục khách hàng, tra lịch tàu, cước phí, theo dõi lô hàng xuất nhập khẩu, phát hành Debit Note, báo cáo công nợ… Khi nhân viên sales cập nhật lô hàng mới, phần mềm sẽ đẩy thông tin tới bộ phận chứng từ để thực hiện nghiệp vụ tiếp theo, các bộ phận khác cũng kịp thời biết rõ tình trạng lô hàng để chủ động trong quy trình Đây là giải pháp đáng đầu tư để quản lý quy trình giao hàng xuất khẩu một cách có hiệu quả,

48 giúp ban lãnh đạo và các trưởng phòng nắm bắt tình hình giao hàng cũng như các hoạt động của công ty để từ đó đưa ra nhận định chính xác, phù hợp cho các tình huống ngắn hạn lẫn dài hạn Về lâu dài, việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp công ty kiểm soát được mọi hoạt động diễn ra trong quy trình, cải thiện hiệu quả thực hiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, loại bỏ các bước không cần thiết và tối ưu hóa luồng công việc

Ngoài những giải pháp hướng đến giải quyết các hạn chế trên, New Sky Logistics có thể tìm cách nâng cao nguồn vốn của mình bằng cách huy động vốn từ tín dụng ngân hàng, giữ lại một phần lợi nhuận sau thuế để tái đầu tư, vay dài hạn từ các tổ chức tín dụng Việc nâng cao vốn tại New Sky Logistics được thực hiện nhằm giúp công ty có đủ tài chính để ứng dụng các công cụ về công nghệ thông tin trong việc tìm kiếm đối tượng khách hàng, xây dựng thêm các mối quan hệ, hoặc thuê thêm nhân viên giỏi để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty.

Một số kiến nghị với các bên liên quan trong quản trị quy trình xuất hàng hóa

4.3.1 Đối với cơ quan nhà nước

Thứ nhất, hoàn thiện khung quản lý Nhà nước về logistics và giao nhận vận tải: hiện nay pháp luật điều chỉnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải vẫn chưa thực sự đáp ứng được thực tiễn, quá trình triển khai và áp dụng hiện vẫn phát sinh nhiều bất cập trong công tác quản lý Các cơ quan quản lý Nhà nước cần phải xây dựng hệ thống văn bản pháp luật đảm bảo tính chặt chẽ, xuyên suốt, nhất quán và ổn định, đồng thời thường xuyên tiến hành rà soát các văn bản để tránh gây chồng chéo, nâng cao sự minh bạch, đảm bảo yếu tố cạnh tranh lành mạnh và khuyến khích sự phát triển của ngành

Thứ hai, hoàn thiện cơ sở hạ tầng: để tạo đà phát triển cho ngành logistics nói chung và giao nhận vận tải nói riêng, Việt Nam cần tạo cơ sở hạ tầng liên hoàn, cải cách nhanh chóng và toàn diện nguồn tài nguyên cho ngành như cảng, đường bộ, đường sắt, kho bãi, trang thiết bị, Tất cả các nguồn tài nguyên phải được sắp xếp một cách hợp lý trong một bản đồ quy hoạch liên hoàn, có khả năng tương tác và hỗ trợ qua lại lẫn nhau một cách hiệu quả

Thứ ba, giải quyết triệt để các bất cập trong quản lý và kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa: hiện nay tỷ lệ kiểm tra chuyên ngành hàng hóa còn quá lớn gây ra những khó khăn cho các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa quốc tế như tốn kém về thời gian, chi phí và nhân lực; các thủ tục tiến hành còn phức tạp và chồng chéo giữa các cơ quan chức năng

Thứ tư, tạo cơ chế thúc đẩy liên kết giữa các doanh nghiệp giao nhận: Chính phủ cần có chính sách và biện pháp hướng dẫn, thúc đẩy sự liên kết các doanh nghiệp giao nhận kho vận với nhau để có những doanh nghiệp có đủ quy mô, đủ điều kiện cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng loại trong khu vực và trên thế giới

4.3.2 Đối với các bên liên quan

4.3.2.1 Kiến nghị với Tổng cục hải quan

Thứ nhất, các cơ quan Hải quan tại các cảng biển cần có các chính sách tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh kho bãi, hãng tàu và doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nhanh chóng như hiện nay

Thứ hai, xem xét và cải thiện quy trình thông quan hàng hóa, nhằm giảm bớt thủ tục phức tạp và giảm thiểu thời gian xử lý, đơn giản hóa các biểu mẫu, tăng cường sử dụng hệ thống thông tin hải quan tự động và áp dụng các quy trình thông quan ưu tiên cho các loại hàng hóa đặc biệt

Thứ ba, thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn phổ biến các quy định về kiểm tra chuyên ngành cho các đối tượng có liên quan đến hoạt động này, cần xây dựng chuyên mục thông tin công khai Một số văn bản đã ký và ban hành từ lâu cần được cập nhật liên tục để doanh nghiệp và các đơn vị nắm được Đồng thời, lực lượng hải quan cần tăng cường hợp tác Quốc tế với các cơ quan hữu quan khác để trao đổi thông tin, phát hiện kịp thời những hành vi gian lận của cá nhân, doanh nghiệp và kịp thời ngăn chặn

Thứ tư, công khai mọi thủ tục hải quan để doanh nghiệp biết và làm đúng, đồng thời có cơ sở giám sát, điều tra việc làm của nhân viên hải quan Quy định thời gian tối đa cho việc làm thủ tục của một lô hàng xuất, nhập khẩu Tối giản hóa các khâu thủ tục để thuận lợi nhất cho việc làm thủ tục của các doanh nghiệp làm về Logistics

4.3.2.2 Kiến nghị với Các tổ chức, hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam

Cần nâng cao vai trò và trách nhiệm của các hiệp hội trong việc hợp tác, liên kết các doanh nghiệp giao nhận xuất khẩu khẩu trong và ngoài nước bên cạnh đó cũng cần nâng cao tính chuyên nghiệp và hiện đại, bắt kịp xu thế hội nhập của thế giới, tiếp tục kết nối hoạt động logistics giữa doanh nghiệp Việt Nam với các nước trong khu vực và toàn cầu, là diễn đàn để các doanh nghiệp trao đổi thông tin, kinh nghiệm, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp giao nhận xuất nhập khẩu Việt Nam

Thứ nhất, Cảng cần tạo điều kiện cho quá trình giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và thuận lợi Khi tàu cập cảng, nhân viên của cảng cần chuẩn bị các trang thiết phục vụ việc xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm kho bãi Trong quá trình bốc xếp, nhân viên của cảng cần cẩn thận, tránh việc làm ảnh hưởng, hư hỏng hàng hóa

Thứ hai, các hãng tàu nên liên kết với cảng và các doanh nghiệp giao nhận logistics để tối ưu hóa chất lượng dịch vụ, giúp đôi bên cùng có lợi, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung và thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nói riêng