hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế đông dương indochina post

Tác động của các yếu tố môi trường đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại Công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post .... Dự báo về triển vọng phát triể

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS

Khái quát về dịch vụ logistics và quy trình cung ứng dịch vụ logistics

2.1.1 Khái niệm dịch vụ logistics

Theo tác giả An Thị Thanh Nhàn (Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh, 2018) logistics được hiểu là “Quá trình tối ưu hóa về vị trí, vận chuyển và dự trữ các nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế.”

Theo Điều 233 Luật Thương mại 2005: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá.” Dịch vụ logistics được phân loại trong Luật thương mại Việt Nam như sau:

 Dịch vụ liên quan đến vận tải o Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải biển o Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường thủy nội địa o Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường sắt o Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường bộ o Dịch vụ vận tải hàng không o Dịch vụ vận tải đa phương thức

 Dịch vụ hỗ trợ vận tải o Dịch vụ xếp dỡ container, trừ dịch vụ cung cấp tại các sân bay o Dịch vụ kho bãi container thuộc dịch vụ hỗ trợ vận tải biển o Dịch vụ kho bãi thuộc dịch vụ hỗ trợ mọi phương thức vận tải o Dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa o Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm cả dịch vụ thông quan) o Dịch vụ khác, bao gồm các hoạt động sau: Kiểm tra vận đơn, dịch vụ môi giới vận tải hàng hóa, kiểm định hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác định trọng lượng; dịch vụ nhận và chấp nhận hàng; dịch vụ chuẩn bị chứng từ vận tải o Dịch vụ hỗ trợ bán buôn, hỗ trợ bán lẻ bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa và giao hàng

 Dịch vụ phân tích và kiểm định kỹ thuật

 Các dịch vụ khác do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics và khách hàng thỏa thuận phù hợp với nguyên tắc cơ bản của Luật Thương mại 2005

Dịch vụ chuyển phát được định nghĩa là việc nhận, phân loại, vận chuyển và phân phối (trong nước hoặc quốc tế) thư, bưu phẩm, bưu kiện của các doanh nghiệp không hoạt động theo giao ước dịch vụ chung Hoạt động này có thể sử dụng một hoặc nhiều phương thức vận tải, có thể sử dụng phương tiện vận tải của doanh nghiệp hoặc các phương tiện vận tải công cộng

Dịch vụ logistics bao hàm tất cả các hoạt động liên quan đến việc tổ chức, sắp xếp và quản trị dòng chảy của hàng hóa hữu hình và vô hình Tuy có bản chất vô hình, dịch vụ logistics lại đóng vai trò thiết yếu trong việc sản xuất các vật chất hữu hình Nói cách khác, logistics không trực tiếp tạo ra sản phẩm vật lý, nhưng lại là nhân tố then chốt góp phần tạo nên giá trị cho sản phẩm đó Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, dịch vụ logistics ngày càng được ứng dụng rộng rãi và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Nhờ dịch vụ logistics, hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ logistics

Dịch vụ là hoạt động và lợi ích mà khách hàng nhận được, thỏa mãn, không thể nhìn thấy, sờ, chạm hay cảm nhận trực tiếp trước khi mua Điều này có nghĩa là, sản phẩm dịch vụ không tồn tại dưới dạng vật chất hữu hình

- Tính không thể tách rời

Sản phẩm dịch vụ có đặc tính không thể tách rời giữa quá trình cung ứng và quá trình tiêu dùng sản phẩm dịch vụ Quá trình sản xuất (cung ứng) và tiêu dùng dịch vụ luôn diễn ra đồng thời tại địa điểm của nhà sản xuất, vì vậy mà nó mang tính không thể chia cắt

- Tính không thể lưu trữ

Sản phẩm dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt để cất trữ và lưu kho như sản phẩm hữu hình Chính bởi quá trình cung ứng và tiêu thụ sản phẩm dịch vụ luôn diễn ra đồng thời nên sản phẩm dịch vụ không thể lưu giữ hay lưu kho được

Chất lượng dịch vụ có thể thay đổi tùy thuộc vào người cung cấp, thời điểm và địa điểm cung cấp dịch vụ cũng như khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ đó Sản phẩm dịch vụ mang tính cá biệt vì chúng phụ thuộc lớn vào cảm nhận chủ quan của người tiêu dùng

2.1.3 Vai trò của dịch vụ logistics

Thứ nhất, dịch vụ logistics giúp tiết kiệm và giảm chi phí trong hoạt động lưu thông phân phối và sản xuất của doanh nghiệp Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một sản phẩm trên thị trường chính là giá cả Chi phí lưu thông cũng là một phần của giá cả bên cạnh chi phí trực tiếp sản xuất ra sản phẩm Trong đó, vận tải là hoạt động chiếm phần lớn trong chi phí lưu thông này, hay nói cách khách, chi phí vận tải có ảnh hưởng phần nhiều đến chi phí của sản phẩm Một hệ thống logistics được thiết kế khoa học có thể giảm đang kể chi phí này

Thứ hai, dịch vụ logistics, chuyển phát tạo ra nhiều cơ hội việc làm, đóng góp vào sự phát triển của xã hội Dịch vụ này cung cấp cơ hội cho tất cả những người lao động tại nhiều trình độ: từ những công việc lao động chân tay như lái xe, giao hàng, đến những công việc yêu cầu trình độ cao hơn như quản trị kho, quản trị giao nhận, quản trị vận tải

Thứ ba, dịch vụ logistics, chuyển phát thúc đẩy và mở rộng nền kinh tế nội địa và quốc tế Nó đóng vai trò như một cây cầu kết nối các nhà sản xuất, nhà cung cấp, nhà phân phối và người tiêu dùng, tạo ra một hệ thống thông suốt Hệ thống logistics hiệu quả giúp di chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm Giảm được chi phí cũng đồng nghĩa với việc tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Xây dựng một hệ thống logistics hợp lý sẽ xóa bỏ được nhiều rào cản cũng như lo ngại của doanh nghiệp về chi phí, thủ tục, quy trình và thời gian vận chuyển, lưu kho, phân phối… đặc biệt là tại các thị trường quốc tế

Thứ tư, dịch vụ logistics, chuyển phát thúc đẩy sự phát triển của thương mại điện tử Sự bùng nổ của thương mại điện tử trong những năm gần đây đã mang đến một môi trường đầy tiềm năng cho dịch vụ logistics Dịch vụ chuyển phát cung cấp nhiều giải pháp gom hàng, giao hàng, phù hợp với yêu cầu đa dạng của khách hàng trên sàn thương mại điện tử như nhận hàng nhanh, nhận hàng tiêu chuẩn, hỏa tốc, tiết kiệm Các dịch vụ chuyển phát, bưu chính thường cần nhiều ứng dụng về công nghệ và xử lý thông tin – một yếu tố cực kỳ then chốt trong ngành thương mại điện tử Điều này cho phép khách hàng theo dõi trạng thái của đơn hàng của họ từ khi đặt hàng đến khi được giao hàng, từ đó tạo ra sự minh bạch và tin cậy, giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm trực tuyến và tạo ra lòng tin từ phía khách hàng.

Quy trình cung ứng dịch vụ logistics

2.2.1 Các thành viên tham gia vào quy trình cung ứng dịch vụ chuyển phát

Theo tác giả An Thị Thanh Nhàn (Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh, 2018), có 4 thành viên chính tham gia vào quá trình cung ứng dịch vụ chuyển phát bao gồm: người gửi hàng, người nhận hàng, đơn vị vận tải, chính phủ và công chúng Mối quan hệ giữa các thành viên này được thể hiện như sau:

Hình 2.1: Các thành viên tham gia vào quá trình cung ứng dịch vụ chuyển phát

Nguồn: Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh

Người gửi hàng là cá nhân hoặc doanh nghiệp, tổ chức muốn di chuyển hàng hóa đến một địa điểm cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định Họ cần phải có kiến thức về đặc điểm của nhiều phương án vận chuyển khác nhau, đồng thời có một kĩ năng đàm phán tốt sao cho việc vận chuyển có thể đem lại lợi ích tối đa cho mình nhất

Người nhận hàng và người gửi hàng có một mối quan hệ gắn chặt và không thể tách rời Thông thường, chủ hàng sẽ phải gửi hàng sao cho thuận tiện với yêu cầu của bên nhận hàng Người nhận hàng là người yêu cầu hàng hóa được giao đến đúng nơi, đúng quy định, đúng chất lượng, số lượng theo quy định đã đồng ý với bên gửi hàng từ trước Người nhận hàng chú ý nhiều đến giá cả và chất lượng dịch vụ trong tương quan với mức giá đó Đơn vị vận tải là người sở hữu các phương tiện vận tải (xe, tàu, máy bay), là người trực tiếp vận chuyển hàng hóa từ địa điểm của người bán yêu cầu đến địa điểm nhận hàng của người mua Những doanh nghiệp này sẽ chịu trách nhiệm về việc di chuyển, lưu trữ, quản lý và đảm bảo an toàn cho hàng hóa từ điểm đầu đến điểm đích Những đơn vị vận tải phải nhận biết được yêu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó đưa ra những giải pháp tối ưu cho họ và chính bản thân, tiết kiệm thời gian, tối giản chi phí, quản lý và điều phối tốt các nguồn lực để di chuyển hàng hóa

Chính phủ là những cơ quan quản lý và người đầu tư về hạ tầng, cơ sở vật chất như cầu, đường, cảng hàng không, nhà ga, cảng biển, trạm xăng Họ cũng là đơn vị đưa ra các quy định và luật pháp liên quan đến an toàn giao thông, vận chuyển hàng hóa nhằm bảo vệ quyền lợi và định hình trách nhiệm cho các bên liên quan Chính phủ can thiệp vào quy trình vận chuyển hàng hóa bởi dịch vụ này là một trong những yếu tố then chốt giúp kinh tế được lưu thông và phát triển Từ đó, họ điều chỉnh các quy định nhằm cân đối hài hòa và tổng thể với các mục tiêu phát triển khác của đất nước

Công chúng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động vận chuyển hàng hóa nói riêng và giao thông vận tải nói chung Lý do là bởi vì hoạt động vận chuyển tác động trực tiếp đến nhiều khía cạnh quan trọng của đời sống của công chúng Việc vận chuyển ảnh hưởng đến chi phí giá cả hàng hóa, ô nhiễm môi trường, an toàn, trật tự giao thông Công chúng có thể ảnh hưởng đến hoạt động vận chuyển hàng hóa và giao nhận vận tải thông qua việc tạo dư luận, gây sức ép lên các doanh nghiệp và chính quyền, hoặc cùng tham gia đóng góp vào quy trình hoạch định các chính sách có liên quan

Như vậy, các thành viên tham gia đều có mối quan hệ khăng khít và phụ thuộc lẫn nhau Những vấn đề phát sinh hay khúc mắc giữa các bên đều có thể có tác động lớn đến những bên còn lại

2.2.2 Các giai đoạn trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics

Hình 2.2: Các giai đoạn trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

- Bước 1: Tìm kiếm và tiếp nhận thông tin khách hàng Để bán được dịch vụ, trước tiên ta phải tìm được người muốn sử dụng nó Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên bị động chờ khách hàng tìm đến mà phải chủ động tìm kiếm khách hàng Trước hết, doanh nghiệp cần hiểu được khách hàng là ai, họ đang ở đâu, đang cần gì, và doanh nghiệp có thể thỏa mãn nhu cầu của họ được không? Tiếp đến, doanh nghiệp cần xác định một thị trường cụ thể Một số dịch vụ có thể thu hút nhóm đối tượng này nhưng không thể làm hài lòng nhóm đối tượng khác Chính vì thế, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong thị trường mục tiêu rất quan trọng Khi đã xác định rõ khách hàng của mình là ai, bước tiếp theo là thu hút và thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của mình Ngày nay với sự phát triển của Internet và mạng truyền thông, có rất nhiều cách để tìm kiếm và thu hút khách hàng mới như:

 Bán hàng từ xa (telesale)

 Tìm kiếm khách hàng mới trên mạng xã hội (Facebook, Tiktok, Zalo )

 Sử dụng phương pháp tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing)

 Tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các sự kiện, hội chợ…

 Bán dịch vụ trên website, sàn thương mại điện tử

- Bước 2: Tư vấn khách hàng Đây là bước đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình cung cấp dịch vụ logistics Trong giai đoạn này, các nhân viên tư vấn sẽ đóng vai trò là cầu nối, giúp khách hàng hiểu rõ về các dịch vụ logistics phù hợp với nhu cầu của họ Nhân viên tư vấn sẽ so sánh từng dịch vụ, giúp khách hàng lựa chọn giải pháp tối ưu nhất về chi phí, thời gian Các thông tin được trao đổi thường gồm:

 Báo giá chi tiết cho từng dịch vụ, bao gồm các khoản phí liên quan như phí vận chuyển, phí kho bãi, đóng gói

 Thời gian vận chuyển dự kiến

 Các quy định về đền bù trong trường hợp hàng hóa hư hỏng, mất mát, chậm trễ

 Các bước thực hiện dịch vụ từ khi nhận hàng đến khi giao hàng

 Loại hàng hóa, khối lượng, kích thước, giá trị, yêu cầu bảo quản đặc biệt…

- Bước 3: Ký kết hợp đồng vận chuyển

Sau khi đã tư vấn và lựa chọn được dịch vụ phù hợp, khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ logistics sẽ tiến hành thương lượng và thống nhất giá cả cho dịch vụ Nhà cung cấp dịch vụ logistics sẽ gửi báo giá chi tiết cho khách hàng trong đó bao gồm các chi phí liên quan Khách hàng có thể cố gắng thương lượng với nhà cung cấp để giảm giá hoặc có những ưu đãi khác Sau khi giá được hai bên thống nhất, các bên sẽ ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ logistics trong đó ghi rõ các điều khoản và thỏa thuận đã được đồng ý bởi cả hai bên

- Bước 4: Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng ở đây tức là tiếp nhận, lưu trữ và gửi hàng đi cùng với các hoạt động liên quan như đóng gói, phân loại Bước này được thực hiện trong trường hợp công ty thực hiện gom hàng hoặc theo ủy thác của khách hàng Đây là khâu quan trọng không thể thiếu trong quá trình vận chuyển vì đóng gói hàng giúp bảo quản hàng hóa an toàn trong suốt quá trình vận chuyển, bốc xếp Đặc biệt đối với những hàng hóa nguy hiểm thì quá trình đóng gói cần phải tuân thủ theo một quy trình nghiêm ngặt Đóng gói đúng cách sẽ giảm được rủi ro về các vấn đề liên quan đến chất lượng của hàng hóa hoặc các quy định của pháp luật

- Bước 5: Kết nối với các đối tác vận tải

Sau khi đã xử lý đơn hàng và lập kế hoạch vận chuyển, nếu doanh nghiệp không sở hữu các phương tiện vận tải sẽ phải tìm cách kết nối với những đơn vị khác có sở hữu Nhà cung cấp dịch vụ logistics có thể tự tìm kiếm và lựa chọn các đối tác vận tải thông qua các kênh online như mạng xã hội, những ứng dụng chuyên kết nối đối tác vận tải, hoặc giới thiệu từ bạn bè, đối tác Họ cần tiến hành đánh giá kỹ lưỡng về các đối tác vận tải tiềm năng, bao gồm việc xem xét lịch sử hoạt động, độ tin cậy, dịch vụ để lựa chọn các đối tác phù hợp Nếu doanh nghiệp đã sở hữu phương tiện cần thiết thì cần lên kế hoạch vận chuyển sao cho phù hợp với những yêu cầu từ khách hàng

- Bước 6: Theo dõi đơn hàng

Theo dõi đơn hàng là một bước có thể mang lại cả giá trị cho doanh nghiệp và khách hàng Đối với doanh nghiệp, việc có thể theo dõi được vị trí của hàng hóa sẽ tăng được tính chủ động trong việc quản lý đơn hàng Theo dõi đơn hàng cũng là một dịch vụ gia tăng giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tăng mức độ hài lòng của họ Với những nhà cung cấp dịch vụ vận tải có hệ thống công nghệ thông tin phát triển, đơn hàng có thể được theo dõi trực tuyến thông qua mã theo dõi (Tracking code)

- Bước 7: Quyết toán đơn hàng

Quyết toán là hoạt động kiểm tra, tập hợp và thống kê tất cả những số liệu về khối lượng, giá trị một cách đúng đắn và hợp lệ Sau khi quyết toán, nghĩa vụ của tất cả các bên liên quan coi như đã hoàn thành và giao dịch được xem là hoàn tất Nội dung của quyết toán đơn hàng sẽ bao gồm các khoản thu, chi cũng như các chứng từ liên quan đến quá trình thực hiện dịch vụ logistics giữa các bên có liên quan

- Bước 8: Chăm sóc khách hàng sau bán

Sau khi đã hoàn tất việc vận chuyển và giao hàng, nhà cung cấp dịch vụ logistics cần tiếp tục duy trì mối quan hệ với khách hàng và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng Các hoạt động này bao gồm hỏi ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ thông qua email, khảo sát hoặc gọi điện thoại Nếu khách hàng có bất kỳ khiếu nại nào, nhà cung cấp dịch vụ logistics cần giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả Khi khách hàng được chăm sóc kể cả khi giao dịch đã hoàn tất, họ sẽ cảm thấy hài lòng và có thể quay lại sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ logistics trong tương lai Đây cũng là một cách để tạo dựng được uy tín và thương hiệu trên thị trường.

Các yếu tố ảnh hưởng tới quy trình cung ứng dịch vụ logistics

2.3.1 Yếu tố thuộc môi trường vĩ mô

- Chính trị Ổn định chính trị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo môi trường kinh doanh thuận lợi cho hoạt động logistics Nó giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến hạn chế hoặc gián đoạn các hoạt động logistics Bởi lẽ, khi chính trị ổn định, các chính sách, quy định và điều kiện kinh doanh sẽ không biến động đột ngột, tạo điều kiện và cơ sở cho doanh nghiệp logistics hoạch định chiến lược hiệu quả hơn Ngoài ra, chính trị ổn định cũng thúc đẩy phát triển cơ sở hạ tầng, đặc biệt là trong lĩnh vực giao thông vận tải, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động logistics Ngược lại, bất ổn chính trị có thể tạo ra những thách thức phức tạp, dẫn đến sự không chắc chắn về chính sách, thay đổi về quy định thuế và thương mại quốc tế, xung đột vũ trang ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận chuyển, lưu kho và phân phối hàng hóa

Logistics và kinh tế có mối quan hệ cộng hưởng, hỗ trợ lẫn nhau Phát triển logistics hiệu quả sẽ thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, và một nền kinh tế phát triển sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ngành logistics phát triển mạnh mẽ hơn Logistics, với vai trò quản lý và tối ưu hóa quá trình, đóng góp quan trọng vào sự phát triển và thành công của nền kinh tế Một nền kinh tế phát triển cung cấp một bệ đỡ vững chắc cho việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nâng cao năng lực người lao động, chất lượng dịch vụ logistics Sự hiệu quả của logistics lại tác động trực tiếp đến khả năng cạnh tranh và sản xuất của các doanh nghiệp trong thị trường, do đó kích thích phát triển kinh tế

Yếu tố xã hội có tác động đa chiều đối với ngành dịch vụ logistics Các doanh nghiệp trong lĩnh vực này cần phải hiểu và đánh giá các yếu tố xã hội để phát triển chiến lược phù hợp, đáp ứng nhu cầu thị trường và tăng cường khả năng cạnh tranh Chẳng hạn, mức độ tiêu dùng, xu hướng mua sắm và cấu trúc dân số trực tiếp ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển phát Thói quen tiêu dùng, niềm tin và sở thích cũng sẽ ảnh hưởng đến sự lựa chọn và đánh giá về dịch vụ logistics của khách hàng Một yếu tố khác cũng nên được xem xét chính là yếu tố nguồn nhân lực Ngành logistics cần có nguồn nhân lực đa dạng, có trình độ chuyên môn và kỹ năng phù hợp

Sự bùng nổ nhanh chóng của công nghệ đã tác động sâu sắc đến lĩnh vực logistics Công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo, chuyển đổi số và Internet vạn vật

(Internet of Things) đã tạo ra những cơ hội mới trong ngành Những ứng dụng này có thể được áp dụng vào tất cả các bước trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics, từ việc tìm kiếm, chăm sóc khách hàng, đến việc quản lý đơn hàng, giải quyết khiếu nại… Những quy trình thủ công như trước nay đã có thể được thay thế bằng quy trình tự động hóa và trí thông minh nhân tạo (AI), vì vậy sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, tăng tính hiệu quả, giảm sai sót và giảm đi sức người cần bỏ ra Doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng để tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Luật pháp đóng vai trò then chốt trong ngành logistics, đảm bảo sự vận hành an toàn, tuân thủ đồng nhất của các doanh nghiệp và khách hàng sử dụng dịch vụ logistics Nền tảng pháp lý này định hướng hoạt động của doanh nghiệp, quy định quyền hạn và nghĩa vụ, tạo môi trường kinh doanh minh bạch và công bằng Luật pháp cũng cung cấp khung pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các bên liên quan trong hoạt động logistics Tất cả doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics đều phải tuân thủ theo quy định pháp luật ở nước sở tại cũng như quốc tế, đồng thời phải thường xuyên cập nhật và chấp hành theo những ban hành luật pháp mới nếu có

Yếu tố môi trường đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động logistics trên nhiều khía cạnh Những hiện tượng tự nhiên như mưa, lũ, bão, biến đổi khí hậu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thực hiện logistics Hơn nữa, ngày càng có sự quan tâm về bảo vệ môi trường, đặc biệt là trong việc giảm phát thải và sử dụng nguồn năng lượng tái tạo bởi hoạt động logistics tạo ra một lượng lớn khí thải CO2 và các loại bao bì khó tái chế như nylon Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics cần phải có sự thay đổi trong hoạt động để phù hợp với sự thay đổi trong quy định và chính sách môi trường

2.3.2 Yếu tố thuộc môi trường vi mô

Khách hàng là nhân tố then chốt đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần sản xuất và bán sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Khách hàng là nguồn lợi nhuận, là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần lấy khách hàng làm trung tâm, định hướng chất lượng sản phẩm theo nhu cầu và thị hiếu của họ Khách hàng của dịch vụ logistics rất đa dạng, họ có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp Tùy vào từng kiểu khách hàng mà nhu cầu, xu hướng, thời quen và các ưu tiên cũng sẽ thay đổi Nhu cầu, tiêu chí lựa chọn của khách hàng doanh nghiệp sẽ rất khác với khách hàng cá nhân Dịch vụ logistics phải luôn linh động, có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu của khách hàng Doanh nghiệp phải đứng về phía khách hàng và nghĩ theo lập trường của khách hàng, từ đó điều chỉnh dịch vụ logistics của mình cho phù hợp

- Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là những tổ chức, doanh nghiệp cùng hoạt động trên thị trường, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự cho cùng phân khúc khách hàng

Họ đóng vai trò vừa là động lực, vừa là thách thức đối với sự phát triển của doanh nghiệp Trong môi trường cạnh tranh cao, doanh nghiệp phải thực thi nhiều chiến lược như tăng cường chi phí marketing, giảm giá dịch vụ và chấp nhận lợi nhuận thấp hơn để thu hút khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Cạnh tranh cũng là cơ hội để học hỏi kinh nghiệm và chiến lược từ những thành công và sai lầm của họ Ngược lại, khi ít đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ thiếu động lực để cải thiện và đổi mới Họ sẽ có thể gặp nguy cơ trì trệ và mất đi lợi thế cạnh tranh trong dài hạn, khi mà thị trường có thể thay đổi nhanh chóng và khó dự đoán

Xét trong ngữ cảnh “quy trình cung ứng dịch vụ logistics”, nhà cung ứng chính là những cá nhân, doanh nghiệp sở hữu các phương tiện vận tải, máy móc phục vụ các dịch vụ logistics như vận tải, lưu kho, đóng gói, hun trùng, khử trùng

Họ là những người chịu trách nhiệm trực tiếp với hàng hóa, vậy nên họ cũng quyết định phần lớn trải nghiệm của khách hàng Với sự hợp tác chặt chẽ giữa nhà cung ứng và doanh nghiệp, quy trình cung ứng dịch vụ logistics sẽ diễn ra hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại lợi ích cho các bên.

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ

Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương – Indochina Post

3.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương – Indochina Post

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương có tên giao dịch là Indochina Post, được thành lập và chính thức đi vào hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 0107912577 cấp ngày 12/07/2017 bởi Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố

Hà Nội Công ty được khởi đầu xây dựng và phát triển bởi các chuyên gia trong lĩnh vực vận tải hàng không, marketing, kho vận và chuỗi cung ứng Ý tưởng được hình thành bởi ông Vũ Quốc Đạt, người có kinh nghiệm hơn 10 năm làm việc cho Vietnam Airlines với tư cách là chuyên gia hệ thống quy trình của Vietnam Airlines

Hình 3.1: Logo của Công ty CP Bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương –

Về lịch sử hình thành của Indochina Post:

- Năm 2017 thành lập NAGS chuyên làm dịch vụ hậu cần sân bay Trong cùng năm, công ty lấy tên Indochina Logistics, chuyên làm dịch vụ logistics và môi giới cước hàng không

- Năm 2018 đổi thành Indochina Post Logistics Cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế và dịch vụ Logistics

- Năm 2019 Indochina Post Logistics hoàn thiện bổ sung các dịch vụ: chuyển phát nhanh quốc tế; chuyển phát nhanh nội địa, vận tải hàng không nội địa; vận tải hàng không quốc tế; vận tải đường bộ; vận tải xuyên biên giới

- Năm 2020 Phát triển dịch vụ Logistics tổng hợp; dịch vụ khai báo hải quan sân bay; mua hộ hàng, tư vấn xuất nhập khẩu quốc tế, Airchatering, vận chuyển thương mại điện tử Trong cùng năm, công ty đã mở thêm 3 chi nhánh tại Bình Dương, Cần Thơ, Vũng Tàu

- Năm 2021: Phát triển hệ thống đại lý quốc tế bao gồm Hermes World

Transport Germany, Spedman Global Logistics Sweenden, Finland, Norway, Denmark, Express Line Corp Line Hoa Kỳ, Pacific Airlift Singapore, Pos Indonesia và nhiều đối tác lớn khác

- Năm 2022: IndochinaPost Logistics tự hảo là đối tác, đại lý Booking tải hàng không quan trọng của Vietjet Aircargo và Bamboo Airway, Vietnam Airlines

3.1.2 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh

Indochina Post hiện đang kinh doanh dịch vụ chuyển phát và các dịch vụ hỗ trợ logistics Indochina Post là một doanh nghiệp hoạt động với tư cách là một Forwarder, tức doanh nghiệp này không trực tiếp sở hữu tàu biển, xe tải hay tàu bay, mà có năng lực tìm kiếm, kết hợp những bên sở hữu những tài sản đó để có xử lý và vận chuyển hàng hóa đúng theo nhu cầu của khách hàng

- Dịch vụ chuyển phát quốc tế

Dịch vụ chuyển phát quốc tế là một trong những dịch vụ được đầu tư và phát triển mạnh nhất tại Indochina Post Hiện công ty đang nhận vận chuyển đến hơn

180 quốc gia, vùng lãnh thổ trên toàn cầu với 3 hình thức vận chuyển chính:

 Vận chuyển bằng đường biển đi các nước với các đơn hàng có số lượng lớn

 Vận chuyển bằng đường hàng không đi các nước tại châu Âu, châu Mỹ, châu Á bằng dịch vụ chuyển phát nhanh

 Vận chuyển đường bộ đến các nước lân cận: Trung Quốc, Thái Lan, Lào, Campuchia

- Dịch vụ chuyển phát nội địa

 Vận chuyển bằng đường sắt theo tuyến tàu dọc theo đường sắt Bắc - Nam

 Chuyển phát nhanh bằng đường hàng không, giao nhận trong vòng 6 đến

8 tiếng hoặc trong 24 giờ kể từ giờ bay

- Các dịch vụ hỗ trợ khác

Trong 3 năm gần nhất, Indochina Post thu về 24,4 tỷ VNĐ từ các dịch vụ nói trên, trong đó chiếm nhiều nhất vẫn là dịch vụ chuyển phát quốc tế với doanh thu 15,3 tỷ VNĐ, tương ứng với 62,7% Ở vị trí tiếp theo là dịch vụ chuyển phát nội địa, chiếm trung bình 30,1% doanh thu, tương ứng hơn 7,3 tỷ VNĐ Các hoạt động bổ trợ, ngược lại còn khá lép vế so với hai dịch vụ trên khi chỉ chiếm 7,2% doanh thu cả ba năm, tương đương 1,75 tỷ VNĐ

Hình 3.2: Tỷ trọng giữa ba dịch vụ chính tại Indochina Post theo doanh thu

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Cụ thể hơn, tỷ trọng của các hình thức vận chuyển trong dịch vụ chuyển phát nội địa trong đó bao gồm đường hàng không – đường sắt – đường bộ lần lượt tương ứng với 44,6% - 37,45% – 18%

Hình 3.3: Tỷ lệ các hình thức vận chuyển trong dịch vụ chuyển phát nội địa tại

Indochina Post theo doanh thu

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Hàng không cũng là hình thức chủ yếu trong hoạt động chuyển phát quốc tế tại Indochina Post, khi mà tỷ lệ của nó chiếm đến 79,4 %, gấp gần 4 lần hai loại hình còn lại với chỉ 20,6 %

Hình 3.4: Tỷ lệ các hình thức vận chuyển trong dịch vụ chuyển phát quốc tế tại

Indochina Post theo doanh thu

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Dịch vụ bổ trợ bao gồm 3 dịch vụ nhỏ hơn bao gồm khai báo hải quan (khoảng 23%), mua hàng hộ (chiếm khoảng 66% doanh thu) và cuối cùng là các dịch vụ hút chân không, đóng gói với hơn 10%) Dịch vụ hút chân không mới chỉ được đưa vào trong vài tháng gần đây, hơn nữa chính sách công ty sẽ miễn phí đóng gói và hút chân không với khách hàng đến gửi hàng ở công ty, vậy nên doanh thu của dịch vụ này là không đáng kể

Hình 3.5: Tỷ lệ các dịch vụ hỗ trợ vận tải tại Indochina Post theo doanh thu

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp 3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức tại Indochina Post bao gồm các thành viên sau: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất công ty Hội đồng có trách nhiệm định hướng các chiến lược có thể tác động lên toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty và đưa ra những quyết định quan trọng khác

Ban kiểm soát chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, và mức độ cẩn trọng trong quản lý kinh doanh, công tác kế toán, thống kê, và lập báo cáo tài chính để bảo vệ lợi ích hợp pháp của cổ đông Ban này hoạt động độc lập với HĐQT và Tổng Giám đốc

Hội đồng quản trị có trách nhiệm bầu chọn và giám sát Ban Giám đốc

Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm giám sát tài chính của công ty và đảm bảo rằng công ty đang thực hiện các biện pháp để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ giá trị cho cổ đông, đồng thời tuân thủ đúng pháp luật kinh doanh của nước sở tại

Tổng giám đốc có vai trò như người quản lý chính của công ty, có thể chọn một hoặc nhiều Phó Tổng giám đốc (theo quy định trong Điều lệ của công ty) để hỗ trợ trong các lĩnh vực cụ thể

Tác động của các yếu tố môi trường đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại Công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post

logistics tại Công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post

3.2.1 Yếu tố liên quan đến môi trường vĩ mô

Indochina Post hiện đang hoạt động tại Việt Nam, một nước có nền chính trị ổn định trên thế giới Công ty được kinh doanh trong một môi trường an toàn, thuận lợi Ngành logistics, bưu vận cũng nằm trong diện được nhà nước chú trọng và thúc đẩy phát triển trong nhiều năm gần đây Nhà nước đã chủ trương xây dựng chính sách hỗ trợ phát triển dịch vụ logistics hiệu quả, phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội của từng địa phương Nhà nước cũng có những hỗ trợ doanh nghiệp dịch vụ logistics, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc tiếp cận các nguồn vốn trong và ngoài nước, phát triển thị trường, đào tạo, tiếp cận thông tin Vậy nên công ty cũng hưởng lợi từ những chính sách này Ngoài ra, Indochina Post có nhiều quan hệ với các đối tác cũng như khách hàng ở nước ngoài Nếu nền chính trị của nước đó ổn định, sẽ tạo được sự trơn chu trong quá trình xuất, nhập khẩu hàng hóa Ngược lại, sự bất ổn và khó dự đoán của chính trị sẽ khiến cho các hoạt động Logistics nói riêng của công ty và các hoạt động kinh tế khác nói chung trở nên gián đoạn và đứt gãy

Năm 2021, dù dịch Covid-19 tiếp tục gây ảnh hưởng nặng nề cho nền kinh tế thế giới nhưng kinh tế Việt Nam đã cán đích với mức tăng trưởng GDP là 2,58% Việt Nam là một trong ít nước giữ được mức tăng trưởng GDP dương, nằm trong nhóm 20 nền kinh tế hàng đầu về thương mại quốc tế Mặc dù đà tăng xuất - nhập khẩu trong quý III/2021 đã bị chững lại do ảnh hưởng của các biện pháp giãn cách xã hội, tuy nhiên trong quý IV/2021 năng lực sản xuất của các doanh nghiệp đã dần phục hồi Kim ngạch xuất - nhập khẩu năm 2021 đạt mốc 660 tỷ USD Kết quả này tiếp tục đưa Việt Nam trở thành quốc gia xuất siêu 6 năm liên tiếp

Sau một năm khó khăn, kinh tế năm 2022 phục hồi tích cực với những tiến triển tốt và đồng đều trên cả 3 khu vực Tốc độ tăng năm 2022 đạt GDP tăng 8,02% so với năm trước, cao nhất trong giai đoạn 2011 - 2022 Đáng chú ý, ngành bán buôn, bán lẻ tăng 10,15% so với năm trước, ngành vận tải kho bãi tăng 11,93% Năm 2022, tổng kim ngạch xuất, nhập khẩu hàng hóa ước đạt 732,5 tỷ USD, tăng 9,5% so với năm trước, trong đó kim ngạch xuất khẩu hàng hóa ước đạt 371,85 tỷ USD, tăng 10,4%; giá xuất khẩu hàng hóa tăng 7,09% và lượng hàng hóa xuất khẩu tăng 3,09%; cán cân thương mại đạt thặng dư, ước tính xuất siêu 11,2 tỷ USD

GDP năm 2023 ước tính tăng 5,05% so với năm trước, trong đó đáng chú ý một số ngành dịch vụ thị trường có tỷ trọng lớn, đóng góp nhiều vào tốc độ tăng tổng giá trị tăng thêm toàn nền kinh tế như sau: Bán buôn và bán lẻ tăng 8,82% so với năm trước, ngành vận tải, kho bãi tăng 9,18% Quy mô GDP theo giá hiện hành năm 2023 ước đạt 10.221,8 nghìn tỷ đồng, tương đương 430 tỷ USD Tính chung cả năm 2023, kim ngạch nhập khẩu hàng hóa ước đạt 327,5 tỷ USD Về thị trường xuất, nhập khẩu hàng hóa năm 2023, Hoa Kỳ là thị trường xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam với kim ngạch ước đạt 96,8 tỷ USD Trung Quốc là thị trường nhập khẩu lớn nhất của Việt Nam với kim ngạch ước đạt 111,6 tỷ USD

Hình 3.8: Tổng GDP của Việt Nam giai đoạn 2021 – 2023 (Đơn vị Tỷ USD)

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Tuy nhiên, bên cạnh cơ hội là những thách thức không thể xem nhẹ Indochina Post sẽ phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ khác trong ngành Để trụ vững và phát triển, doanh nghiệp cần tạo ra được lợi thế cạnh tranh riêng biệt, đồng thời nâng cao năng lực quản lý và vận hành hệ thống để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường

Ngành Logistics không chỉ đáp ứng nhu cầu của xã hội mà còn định hình và ảnh hưởng đến cấu trúc và sự phát triển của xã hội Ngành dịch vụ logistics có vai trò thiết yếu, là ngành dịch vụ mũi nhọn, có giá trị gia tăng cao, làm nền tảng cho phát triển thương ma ̣i, góp phần nâng cao năng lực ca ̣nh tranh của nền kinh tế Theo Báo cáo Logistics 2021, các doanh nghiệp logistics Việt Nam đại đa số có quy mô siêu nhỏ và nhỏ với 40,22% số doanh nghiệp có quy mô dưới 5 lao động; 31,67% số doanh nghiệp có quy mô 5 -9 lao động; 24,42% số doanh nghiệp có quy mô 10 -49 lao động và 3,17% số doanh nghiệp có quy mô từ 50 - dưới 300 lao động Số doanh nghiệp có quy mô lớn chỉ chiếm 0,52% trong tổng số hơn 29.694 doanh nghiệp trong ngành Ngoài ra, nguồn nhân lực hiện tại của Việt Nam cũng chưa thể theo kịp và cung ứng đủ chất lượng, số lượng với quy mô và tiềm năng của ngành logistics Theo tác giả Trần Thị Thu Hương, (Phát triển nhân lực logistics trong bối cảnh chuyển đổi số tại Việt Nam, 2022) ước tính trong giai đoạn 2021 - 2025, tổng nhu cầu nhân lực logistics của các doanh nghiệp Việt Nam bao gồm cả doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh) là 1.022.133 người Trong khi đó, khả năng đáp ứng về nhu cầu nguồn nhân lực logistics chỉ đáp ứng khoảng 10% nhu cầu của thị trường nên có thể nói thực trạng nhân lực tại Việt Nam vừa thiếu lại vừa yếu

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã có tác động đang kể đối với lĩnh vực logistics Một xu hướng rất rõ hiện nay trong ngành logistics là đầu tư cho công nghệ và chuyển đổi số trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics Quyết định 749/QĐ-TTG ban hành ngày 03/06/2020, phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” với các mục tiêu cơ bản đến năm 2025, trong đó định hướng Việt Nam thuộc nhóm 50 nước dẫn đầu về công nghệ thông tin (IDI) và thuộc nhóm 35 nước dẫn đầu về đổi mới sáng tạo (GII) Hiện nay đã có 50 - 60% doanh nghiệp trong lĩnh vực này đang ứng dụng đa dạng các giải pháp công nghệ, phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động để hòa mình vào dòng chảy của nền kinh tế số Nhiều doanh nghiệp lớn đã gặt hái thành công khi áp dụng công nghệ vào hoạt động logistics, mang lại hiệu quả rõ rệt và giảm thiểu chi phí đáng kể Điển hình là hệ thống cảng điện tử (ePort) và lệnh giao hàng điện tử (eDO) được triển khai tại Tân Cảng Sài Gòn, hay giải pháp tổng thể cho dịch vụ logistics được áp dụng tại Công ty T&M Forwarding Một công nghệ đáng chú ý khác là công nghệ 5G Trong báo cáo "5G – Tương lai trong ngành Logistics và Chuỗi cung ứng" cho rằng, 5G là động lực thiết yếu của sự thay đổi Điều này được lý giải do 5G mang tới tiềm năng trong lĩnh vực logistics nhờ sự kết hợp của trí thông minh nhân tạo giúp tăng cường hoạt động của đội tàu và kho bãi 5G sẽ thúc đẩy tự động hóa ngành công nghiệp logistics hơn nữa và tạo ra tác động kinh tế tích lũy trên các lĩnh vực Các hoạt động logistics có thể cải thiện năng suất thông qua phân tích dữ liệu, robot, và các thuật toán Không nằm ngoài xu hướng trên, Indochina Post cũng cần đầu tư vào công nghệ để có thể vừa thích ứng, vừa tạo ra lợi thế cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường

Luật pháp đóng vai trò then chốt trong ngành Logistics nói chung và bưu chính nói riêng Nó tạo nên khung pháp lý để đảm bảo quyền hạn, nghĩa vụ và lợi ích cho tất cả các bên có liên quan Luật pháp xác định quyền và nghĩa vụ của công ty trong việc cung cấp dịch vụ Logistics, quy định về tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty, xác định trách nhiệm của công ty đối với khách hàng, đối tác và nhà nước Indochina Post cần theo dõi thay đổi trong luật pháp Việt Nam và quốc tế liên quan đến logistics, từ đó phân tích tác động của các thay đổi đó lên hoạt động của công ty để đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn Tuân thủ luật pháp giúp Indochina Post hoạt động hiệu quả và bền vững, nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty cũng như tránh các rủi ro pháp lý và bảo vệ lợi ích của mình Phía dưới là một số văn bản liên quan đến pháp luật dành cho hoạt động logistics, chuyển phát bưu chính mà sinh viên tổng hợp được:

Bảng 3.2: Một số văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động logistics, chuyển phát

Tên văn bản Cơ quan ban hành Nội dung chính

Luật Doanh nghiệp 2020 Quốc hội Quy định về thành lập, hoạt động, tổ chức và quản lý doanh nghiệp

Luật Thương mại 2005 Quốc hội

Quy định về các hoạt động thương mại, bao gồm mua bán hàng hóa, vận chuyển, bảo hiểm, dịch vụ logistics, v.v

Luật Bưu chính 2010 Quốc hội Quy định về hoạt động bưu chính, bao gồm chấp nhận, vận chuyển và phát thư, gói, kiện hàng hóa

Chính phủ Quy định chi tiết về kinh doanh dịch vụ logistics

CP ban hành ngày 17/6/2011 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Bưu chính Thông tư số 22/2012/TT-

Bộ Giao thông vận tải Quy định về điều kiện kinh doanh vận tải bằng các phương tiện giao thông

Nghị định 25/2022/NĐ-CP ban hành ngày 12-04-2022 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Bưu chính

Nghị định 122/2013/NĐ-CP ban hành ngày 11/10/2013 Chính phủ

Quản lý, sử dụng vũ khí, vật liệu nổ và công cụ hỗ trợ trong hoạt động bưu chính

Thông tư 38/2015/TT-HQ ngày 25/3/2015 Bộ Tài chính Thủ tục hải quan đối với hàng hóa gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Biến đổi khí hậu và thời tiết cực đoan có thể gây ra các rủi ro và thách thức cho hoạt động logistics của Indochina Post Các cơn bão, lũ lụt, có thể làm trì hoãn hoặc hủy bỏ các chuyến hàng, gây mất mát và ảnh hưởng đến dòng chảy hàng hóa Hơn nữa, ngành logistics nói chung cũng phải đối mặt với áp lực từ công chúng và xã hội để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường Các quy định về khí thải, tiết kiệm năng lượng, và phân loại rác thải đang dần đặt ra các yêu cầu mới về vận chuyển và quản lý hàng hóa Theo thông báo của Bộ Công Thương, “từ ngày 1/1/2026, Việt Nam sẽ không sản xuất và nhập khẩu túi nilon khó phân hủy sinh học có kích thước nhỏ hơn 50cm x 50cm Sau ngày 31/12/2030, Chính phủ yêu cầu dừng sản xuất, nhập khẩu sản phẩm nhựa sử dụng một lần, bao bì nhựa khó phân hủy sinh học và sản phẩm, hàng hóa chứa vi nhựa” Chuyển phát là một lĩnh vực sử dụng khá nhiều rác thải giấy, nhựa, đặc biệt là trong quá trình đóng gói Phần nhiều trong số đó, như túi nylon và băng dính đã sử dụng, thường bị bỏ đi mà không được tái chế Công ty sẽ phải đưa ra những chính sách và hoạt động để thay đổi, thích ứng với xu thế của thị trường và quy định của Chính phủ về năng lượng, môi trường

3.2.2 Yếu tố liên quan đến môi trường vi mô

"Khách hàng" không chỉ đơn thuần là đối tượng tiêu dùng, mà còn là kim chỉ nam dẫn dắt mọi hoạt động của công ty Hiểu rõ khách hàng, đáp ứng nhu cầu và mang đến trải nghiệm dịch vụ xuất sắc chính là chiến lược cốt lõi giúp Indochina Post chinh phục thị trường và gặt hái thành công Bảng dưới đây phân loại khách hàng tại Indochina Post theo các tiêu chí khác nhau:

Bảng 3.3: Phân loại khách hàng tại Indochina Post

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

 Dịch vụ chuyển phát quốc tế thu hút khách hàng từ khoảng

30 tuổi, độ tuổi trưởng thành và có nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế cao

 Dịch vụ vận chuyển thú cưng hướng đến khách hàng trẻ tuổi hơn, từ 19 đến 32 tuổi

Theo dịch vụ thường sử dụng

 Chuyển phát quốc tế là dịch vụ được sử dụng nhiều nhất (63%) cho thấy nhu cầu giao thương quốc tế ngày càng tăng

 Chuyển phát hỏa tốc nội địa

 Vận chuyển thú cưng (Thuộc chuyển phát nội địa) là dịch vụ tiềm năng với thị trường ngách riêng

Theo vị trí địa lý

 Khách hàng tập trung chủ yếu tại miền Bắc (33%) và miền Nam (35.6%), hai khu vực kinh tế trọng điểm của Việt Nam

 Thị trường miền Trung và miền Tây tuy không sôi động bằng hai miền còn lại nhưng có tiềm năng phát triển trong tương lai

 Hơn 95% là khách hàng cá nhân có nhu cầu gửi hàng nhỏ

 Khách hàng doanh nghiệp gửi hàng với số lượng và khối lượng lớn thường xuyên không nhiều Bưu phẩm của khách hàng doanh nghiệp vẫn chỉ là tài liệu, thư từ và hàng mẫu có số lượng và khối lượng rất ít

- Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty Để phát triển bền vững, công ty cần xác định rõ đối thủ cạnh tranh, đánh giá năng lực của họ và xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả Các đối thủ cạnh tranh của Indochina Post là các Forwarder và các công ty chuyển phát khác:

Viettel Post là công ty chuyển phát thuộc Tập đoàn Viettel, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành Viettel Post có mạng lưới rộng khắp 63 tỉnh thành, với hơn 2.000 điểm giao dịch Xét theo phương diện nguồn lực, Viettel Post là một tập đoàn nhà nước, được hỗ trợ bởi các yếu tố tài chính, khoa học, kĩ thuật và nhân sự từ Viettel – một trong những tập đoàn lớn nhất Việt Nam, vậy nên Indochina Post không thể cạnh tranh sòng phẳng mà chỉ có thể xây dựng mối quan hệ đối tác Indochina Post phụ thuộc vào Viettel ở dịch vụ chuyển phát hàng hóa thông thường

Tuy nhiên, mảng mà công ty một phần cạnh tranh trực tiếp được là dịch vụ chuyển phát hỏa tốc theo chuyên tuyến giữa 3 điểm Hà Nội – Đà Nẵng và TP.HCM Để đánh giá, dịch vụ này của Viettel Post có giá cước ưu đãi hơn, nhưng thời gian vận chuyển lâu hơn Bên dưới là bảng so sánh dịch vụ chuyển phát nhanh giữa hai công ty theo các tiêu chí khác nhau với đơn hàng có kích cỡ 20 x 20 x20 cm, khối lượng 5 kg

Bảng 3.4: So sánh dịch vụ chuyển phát hỏa tốc tại Viettel Post và Indochina Post

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Chuyển phát hỏa tốc tại Indochina Post

Chuyển phát hỏa tốc tại

Viettel Post Thời gian nhận hàng 6 đến 8 giờ 12 giờ Địa chỉ giao nhận Từ sân bay – sân bay Giao hàng tận nhà hoặc lấy tại bưu cục

Nhất Tín Logistics là công ty cung cấp dịch vụ logistics trọn gói được thành lập vào năm 2014 Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và hệ thống mạng lưới rộng khắp, Nhất Tín Logistics đã trở thành một trong những công ty logistics uy tín hàng đầu tại Việt Nam Công ty này hiện đang cung cấp dịch vụ: Chuyển phát hỏa tốc nội tỉnh, liên tỉnh, liên miền và chuyên tuyến (Hà Nội – Đà Nẵng TP.HCM – Đà Nẵng, TP HCM – Hà Nội)

Phân tích thực trạng nội dung quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại Công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post

3.3.1 Thực trạng về các thành viên tham gia vào quy trình cung cấp dịch vụ logistics tại Indochina Post

Người gửi hàng ở Indochina Post chủ yếu là khách hàng cá nhân, vận chuyển hàng với số lượng nhỏ với khối lượng thường dưới 20kg Công ty hiện tại chưa có một khách hàng doanh nghiệp là công ty sản xuất nào với khối lượng hàng hóa vận chuyển lớn hoặc là đối tác chiến lược quan trọng Những khách hàng doanh nghiệp khác của công ty chỉ sử dụng dịch vụ gửi hỏa tốc nội địa tài liệu (Giao nhận trong vòng 18 giờ) và hàng mẫu số lượng và khối lượng nhỏ đi các quốc gia khác

Người nhận hàng cũng tương tự, chủ yếu là khách hàng cá nhân Xét theo vị trí địa lý, khách hàng nội địa chủ yếu tập trung ở các thành phố trọng điểm tại khu vực miền Bắc (Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh), miền Nam (Thành phố Hồ Chí Minh), Đà Nẵng thuộc khu vực miền Trung và Cà Mau thuộc miền Tây Đối với dịch vụ vận chuyển quốc tế, người nhận hàng đến từ các nước tại Châu Âu (Anh, Pháp, Đức), Mỹ, Australia, các nước châu Á (Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc)

Hình 3.8: Tỷ trọng khách hàng quốc tế tại Indochina Post

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Người vận chuyển các doanh nghiệp chuyển phát khác, hãng tàu, xe Những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa và quốc tế của Indochina Post bao gồm:

Dịch vụ mà công ty hợp tác với Viettel Post chỉ có dịch vụ chuyển phát thường nội địa với thời gian giao nhận khoảng từ 3 đến 5 ngày tùy địa điểm nhận Khách hàng sử dụng dịch vụ này đều hoàn toàn là khách hàng cá nhân, trọng lượng gửi hàng trung bình cho mỗi đơn giao động trong khoảng từ 5 đến 15 kg, chủ yếu là những mặt hàng gia dụng như quần áo, đồ thời trang, thuốc, đồ ăn, rượu

DHL là tên viết tắt của Dalsey, Hillblom & Lynn, là một tập đoàn cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế hàng đầu thế giới DHL cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh cho tất cả các loại hàng hóa, từ tài liệu, bưu kiện đến hàng hóa nặng và cồng kềnh DHL có hệ thống đánh giá chính xác thời gian vận chuyển và thời gian cut-off, giúp vận chuyển hàng cấp tốc đến đúng thời gian dự kiến DHL cũng có thế mạnh trong việc vận chuyển các mặt hàng có pin và thực phẩm khô đến một số thị trường như Hoa Kỳ, Trung Quốc, Hồng Kông và Singapore với quy trình đơn giản Thông tin có thể được cập nhật thông qua trang web “dct.dhl.com” Điều này giúp các công ty đối tác của hãng dễ dàng mở rộng thị trường vì gửi thực phẩm cho người thân hoặc hàng mẫu cần đến đích nhanh

Các đơn hàng đi theo các tuyến này đều là hàng cá nhân, khối lượng dưới 20kg Các loại mặt hàng chủ yếu là bánh, kẹo, thực phẩm, quần áo và tài liệu Dịch vụ mà DHL cung cấp là chuyển phát nhanh, nhận hàng trong vòng từ 3 đến 5 ngày Công ty sẽ khai báo thông tin của đơn hàng thông qua tài khoản trên website và đơn sẽ được lấy trong vòng từ 24 đến 36 giờ Khối lượng vận chuyển thông qua DHL rơi vào khoảng 1 tấn/tháng

Một doanh nghiệp lớn khác của ngành vận chuyển đến từ Trung Quốc Là một hãng đến từ thị trường châu Á, SF có hiểu rõ các tuyến vận chuyển trong khu vực lân cận là Đông Nam Á và Đông Á SF là hãng chuyển phát nhanh có giá cước rẻ nhất trong các hãng chuyển phát nhanh đối với các tuyến từ Việt Nam đi Trung Quốc, Hong Kong, Đài Loan, Mông Cổ, Hàn Quốc và Nhật Bản Indochina Post chủ yếu sử dụng dịch vụ của đối tác này với hàng hóa cá nhân, trọng lượng trung bình dưới 20kg Điểm trừ của SF đó là số chuyến bay kết nối ít nên hàng hóa thường bị chậm, mặt khác đối với người nhận là cá nhân, SF luôn yêu cầu người gửi cung cấp hóa đơn mua bản của mặt hàng vận chuyển, điều này cản trở khá nhiều trong việc thương lượng với khách hàng Công thức tính giá của hãng vẫn theo thông lệ quốc tế [Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm) ÷ 5,000] (tỷ lệ quy đổi thể tích trọng lượng) Ngoài ra các đơn hàng còn phải đóng thêm phụ phí xăng dầu và khẩn cấp khác tùy theo thời điểm

UPS, viết tắt của United Parcel Service, là một trong những tên tuổi lớn trong ngành vận chuyển và logistics toàn cầu Ưu điểm của UPS là mạng lưới chuyến bay phong phú đến các thị trường quan trọng như Mỹ và châu Âu Quy trình gửi hàng của họ đơn giản và nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian trong việc đặt lịch cho lô hàng Đối với giá cước, UPS hiện đang là nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh có giá cả cạnh tranh nhất trên tuyến Việt Nam - Mỹ và Canada Tuy nhiên, đối với các tuyến bay đến Việt Nam từ Đông Nam Á và Châu Á, giá cước của UPS có thể cao hơn so với SF

Vietjet Cargo là dịch vụ vận chuyển hàng hóa của Vietjet bằng những máy bay chở hàng chuyên dụng Indochina Post hiện là đại lý cấp 1 của Vietjet, tức công ty có thể trực tiếp đặt chỗ và làm việc với hãng bay mà không cần qua bên trung gian nào khác Việc làm đại lý cấp một cũng đồng nghĩa với việc công ty được ưu đãi cước vận chuyển hơn Vietjet cung cấp dịch vụ vận chuyển hỏa tốc với thời gian nhận hàng từ 6 đến 8 tiếng hoặc trong vòng 24 giờ tính từ giờ bay Khi có đơn hàng,

Indochina Post sẽ tiến hàng đặt chỗ trên tàu bay của Vietjet thông qua tài khoản được cấp trên website Thông tin khai báo bao gồm: kích cỡ, số lượng, khối lượng, loại mặt hàng, giờ bay và loại tàu bay Đặt chỗ phải diễn ra ít nhất 3 tiếng trước giờ tàu bay khởi hành và hàng phải có mặt tại kho của Vietjet chậm nhất 2 tiếng trước giờ bay Khối lượng hàng vận chuyển một tháng của công ty rơi vào khoảng 10 tấn

- Các đại lý tàu, nhà xe khác

Indochina Post cũng cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng đường sắt với khách hàng có khả năng và mong muốn lấy, nhận hàng tại các ga tàu Khối lượng giao nhận khoảng 500kg hàng tháng với dịch vụ chủ yếu là vận chuyển thú cưng Doanh thu của loại dich vụ này của công ty rơi vào khoảng 130 triệu một tháng và còn tăng cao hơn nữa trong những dịp Tết, khi mà nhu cầu vận chuyển thú cưng tăng cao hơn Địa điểm nhận, trả hàng là tất cả các ga nằm trên tuyến đường sắt Bắc Nam và ngược lại Thời gian tàu xuất phát từ Hà Nội và Hồ Chí Minh đều có trong cả 3 khung giờ sáng, chiều và tối Nếu khách hàng có nhu cầu nhận tại những địa điểm mà không nằm trên các ga chính, công ty có thể kết hợp phương thức giữa tàu hỏa và xe máy, ô tô

Công ty sẽ liên hệ với các nhà xe với những đơn hàng cần chuyển nhanh, thường ở những tỉnh xung quanh Hà Nội như Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hưng Yên Các đơn hàng này cũng là những đơn hàng nhỏ có khối lượng dưới 30kg, cần vận chuyển trong vòng 6 đến 12 tiếng

Chính phủ là những người đầu tư các cơ sở hạ tầng giao thông, những tuyến đường, điểm dừng đỗ phương tiện, tại Việt Nam những vấn đề này được bộ Giao thông vận tải quản lý chủ yếu Bộ đặt ra những quy định về điều kiện kinh doanh vận tải, an toàn giao thông, giao nhận, các quy định về từng loại hình vận tải, cấp quyết định cho phép những doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn hoạt động trong lĩnh vực này Năm 2023, Bộ Giao thông vận tải vừa ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 30-NQ/TW ngày23/11/2022 của Bộ Chính trị, trong đó chuẩn bị nguồn lực để đầu tư khởi công tuyến đường sắt tốc độ cao Bắc - Nam, đầu tư tuyến

Yên Viên - Phả Lại - Hạ Long - Cái Lân Bộ Giao thông vận tải (GTVT) sẽ từng bước tái cơ cấu thị phần vận tải tại vùng Đồng bằng sông Hồng bằng cách giảm tải áp lực cho hệ thống giao thông đường bộ, tập trung vào phát triển hệ thống đường sắt, thủy nội địa, hàng không Từ đó tạo tiền đề phát triển một hệ thống vận tải đồng nhất, công nghệ hiện đại, nâng cao chất lượng cho ngành logistics nói chung

Sự can thiệp của chính phủ nhằm mục đích đảm bảo an toàn giao thông, bảo vệ môi trường, đồng thời phối hợp chặt chẽ với những bộ, ban ngành khác hướng đến mục tiêu thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội Là một doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, Indochina Post phải hoạt động và chịu ảnh hưởng đến từ quy định và chính sách của Bộ GTVT cũng như các ban ngành Chính phủ khác

Đánh giá thực trạng về quy trình cung ứng dịch vụ Logistics tại Công ty Cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post

Cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post

3.4.1 Ưu điểm và nguyên nhân

So với các doanh nghiệp cùng ngành khác, Indochina Post có xu hướng đầu tư vào Marketing mạnh hơn hẳn Công ty rất chú trọng về khâu quảng cáo, xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp và cả từng nhân sự nói riêng trên các nền tảng mạng xã hội Các chiến lược marketing đều tập trung vào 3 khía cạnh chính: Branding – xây dựng thương hiệu; Performance – thu hút và thuyết phục khách hàng, cuối cùng là Content – hướng đến nội dung các bài viết trực tuyến Hệ thống hội nhóm, website của công ty là minh chứng rõ ràng nhất cho những đầu tư vào Marketing của công ty Dịch vụ vận chuyển thú cưng của Indochina Post đang rất phổ biến trong các hội, nhóm vận chuyển thú cưng

- Nhân viên được đào tạo bài bản

Tất cả các nhân viên làm việc tại Indochina Post sẽ đôi khi phải đảm nhiệm tất cả các khâu trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics, vì vây họ sẽ đều phải được đào tạo bài bản và thường xuyên Ngoài ra, vì công ty có nhiều tuyến vận chuyển (trên 10 tuyến) và 3 loại dịch vụ (chuyển phát thường, chuyển phát nhanh, chuyển phát hỏa tốc) nên mỗi người cũng phải nắm bắt được rõ bảng giá, thời gian vận chuyển, yêu cầu, giấy tờ và tất cả những thông tin có liên quan đến các tuyến đó Vì lý do đó, khách hàng sẽ được tư vấn rất nhanh chóng và kịp thời Thời gian phản hồi một khách hàng không được chậm quá 3 phút

- Mức giá của một số tuyến rẻ hơn các đối thủ

Indochina Post có mức giá ưu đãi hơn so với thị trường đối với một số tuyến nhất định, ví dụ như tuyến Việt Nam - Hong Kong và Việt Nam - Trung Quốc Lý do cho mức giá ưu đãi này là do Indochina Post là đại lý cấp 1 của SF Express nên được hưởng nhiều ưu đãi về giá Bên cạnh đó, Indochina Post cũng có bảng giá vận chuyển bằng đường sắt tương đối rẻ so với mặt bằng chung Lý do là do công ty thường xuyên vận chuyển lượng hàng hóa lớn bằng đường sắt, nên được hưởng mức chiết khấu cao từ các nhà cung cấp dịch vụ vận tải này

3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân

- Hệ thống marketing mạnh nhưng vẫn còn nhiều điểm thiếu hiệu quả

Hệ thống website và hội nhóm hiện tại tuy số lượng lớn nhưng hiệu quả chưa cao Lý do là vì:

 Thiếu tính tương tác: Chỉ một số ít nhóm và website có lượng truy cập và tương tác cao (3%), phần lớn còn lại chiếm đến hơn 97% chỉ được lập ra để mở rộng phạm vi tiếp cận mà không thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng thực sự tham gia mà chủ yếu chỉ có nhân viên công ty Có khoảng 15% nhóm chỉ có dưới 500 thành viên, lượng tương tác rất ít nhưng vẫn phải duy trì hoạt động hàng ngày

 Phân loại thị trường chưa hiệu quả: Việc lập nhóm theo công thức "Hội người Việt Nam ở các nước" dẫn đến số lượng nhóm quá nhiều (gần 200 nhóm) nhưng không phải nhóm nào cũng tiềm năng Khách hàng chủ yếu vẫn đến từ các nước có đông người Việt tại châu Âu, châu Mỹ nên hoạt động quảng cáo hướng đến khách hàng ở các nước châu Phi, Tây Á vẫn còn hạn chế

 Nhân lực thiếu hụt: Với gần 1000 trang, hội nhóm, website nhưng công ty chỉ có chưa đến 50 nhân viên quản lý Trung bình, mỗi người phải quản lý 20 hội nhóm và website Việc thiếu nhân lực dẫn đến tình trạng không kiểm soát được nội dung, tần suất xuất hiện của các bình luận cờ bạc, spam, lừa đảo vẫn còn thường xuyên

- Vấn đề về kho và dự trữ

Hiện Indochina Post không có một khu vực nằm tách biệt hoạt động như một nhà kho mà công ty tận dụng luôn không gian còn trống trong văn phòng làm nơi để hàng Điều này mặc dù tiết kiệm được một phần chi phí do không phải thuê ngoài, nhưng nó mang lại bất cập sau: Không gian nhỏ nên khả năng chứa hàng rất hạn chế Có nhiều thời điểm hàng quá nhiều đã chắn hết các lối đi, vừa gây bất tiện vừa gây mất thẩm mỹ Hàng hóa cũng không được sắp xếp theo thứ tự và quy trình cụ thể nào mà chỉ xếp chồng lên nhau, có khả năng gây ra nhầm lẫn khi hàng xuất kho Nguyên nhân chính của vấn đề này chủ yếu đến từ ngân sách của công ty Indochina Post hiện vẫn là một công ty còn nhỏ so với mặt bằng chung, vì vậy không thể dành quá nhiều chi phí để tách biệt các hoạt động riêng lẻ

Sự thiếu hụt nhân sự ở phòng nghiệp vụ khiến cho công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng đôi khi không được thuận lợi và, điều này tạo ra một điểm trừ trong mắt khách hàng Chỉ có 2 nhân viên làm việc luân phiên tại phòng nghiệp vụ nên họ không thể xử lý hết tất cả đơn hàng, do vậy nhân viên kinh doanh vẫn phải dành thời gian xử lý Khi nhân viên phòng kinh doanh phải làm vậy, hiệu suất công việc của họ sẽ bị ảnh hưởng Việc này khiến họ không thể tập trung vào các nhiệm vụ chính như phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chốt đơn

Mỗi phòng ban được thành lập với mục đích cụ thể và có đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn để đảm nhiệm các công việc trong lĩnh vực đó Khi nhân viên phòng kinh doanh phải làm việc thay cho nhân viên phòng nghiệp vụ, họ sẽ không thể phát huy tối đa năng lực và chuyên môn của mình Điều này dẫn đến việc lãng phí nguồn nhân lực và ảnh hưởng đến chất lượng công việc

- Chi phí giao hàng chặng cuối còn cao

Công ty hiện thực hiện khâu giao hàng chặng cuối qua các ứng dụng đặt xe công nghệ như Aha, Lalamove, Grab có mức giá vận chuyển khá cao, khiến khách chịu nhiều chi phí hơn Vào những dịp thời tiết xấu như mưa bão, thường xảy ra tình trạng thiếu hụt tài xế nhận đơn Hơn nữa, khi có tài xế nhận đơn, giá cước cũng thường tăng cao 1.5 đến 2 lần so với ngày bình thường, ảnh hưởng lớn đến chi phí vận hành của công ty và trải nghiệm của khách hàng Một tháng, chi nhánh công ty ở Hà Nội chi ra khoảng 10 triệu cho chi phí này

- Vẫn sử dụng nhiều phương pháp thủ công khi quyết toán đơn hàng

Công ty hiện vẫn đang thực hiện việc cập nhật dữ liệu kế toán một cách thủ công thông qua các phương pháp truyền thống như nhập liệu Excel Việc nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian và công sức, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Việc quản lý dữ liệu nhập liệu thủ công gặp nhiều khó khăn, do dữ liệu không được tập trung và dễ bị thất lạc.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI VIỆC NÂNG CAO QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG – INDOCHINA POST

Xu hướng phát triển của ngành dịch vụ logistics trên thế giới

- Sự bùng nổ của thương mại điện tử

Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghệ trên toàn cầu, đặc biệt là công nghệ 4.0, chuyển đổi số, thương mại điện tử sẽ trở thành xu hướng tất yếu và một trong lĩnh vực tiên phong của nền kinh tế số Theo dự đoán của Forbes giá trị của thị trường bán lẻ trực tuyến toàn cầu đến năm 2027 sẽ lên tới 7.9 nghìn tỷ USD

Hình 4.1: Giá trị thị trường bán lẻ trực tuyến toàn cầu từ 2021 – 2027 (Đơn vị:

- Xu hướng áp dụng công nghệ và chuyển đổi số

Thống kê của công ty nghiên cứu thị trường Market Research Future cho thấy, ước tính tới năm 2025, con số của thị trường chuyển đổi số này sẽ đạt khoảng 817,05 tỷ USD với tốc độ tăng trưởng mức đầu tư trung bình hàng năm đạt tới 18,87% Sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử đã thúc đẩy nhu cầu đổi mới trong ngành logistics Khác với thương mại truyền thống, logistics trong thương mại điện tử cần phải thỏa mãn người dùng với nhiều nhu cầu hơn Logistics lúc này phải có những đặc điểm để thỏa mãn với đặc tính của chính thương mại điện tử như: (1) Không giới hạn khoảng cách, (2) Không giới hạn vị trí bán hàng, (3) Không giới hạn thời gian (4) Tiết kiệm chi phí, (5) Đáp ứng tức thời, (6) Tính cá nhân hóa, (7) Giá cả linh hoạt Chính vì vậy, logistics trong thương mại điện tử cần nhiều ứng dụng công nghệ hơn bởi số lượng đơn hàng lớn nhưng rải rác, khách hàng mong muốn được cập nhật thông tin về tình trạng đơn hàng liên tục và chính xác, và việc đổi trả hàng trong thương mại điện tử diễn ra thường xuyên hơn

Theo Báo cáo Logistics 2023 của Valoma, ngành logistics tại Mỹ đang chứng kiến sự bùng nổ mạnh mẽ của các ứng dụng công nghệ tiên tiến, dẫn đầu bởi các giải pháp dữ liệu lớn, blockchain và tự động hóa Nhờ hợp tác với các công ty vận tải hàng hóa, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vừa và nhỏ tại Hoa Kỳ giờ đây có thể dễ dàng quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu của họ bằng cách sử dụng dữ liệu lớn để nắm bắt các thông tin về lô hàng, container, vị trí hàng hóa, nhiệt độ trong container Tại Trung Quốc, Hệ thống Cảng tự động (Automated Sea Port) và hệ thống Bắc Đẩu (Beidou Navigation System - BDS) đang được triển khai tại Thanh Đảo và Thượng Hải, mang đến những cải tiến vượt bậc cho ngành logistics tại hai thành phố cảng quan trọng này Cụ thể, hệ thống BDS có thể được coi là bản hoàn thiện của GPS

Tại Hội nghị Thượng đỉnh về biến đổi khí hậu của Liên Hợp quốc năm 2021 (COP26), gần 150 quốc gia, bao gồm cả Việt Nam đã cam kết sẽ không còn phát thải khí nhà kính vào năm 2050 Theo báo cáo của IBM Research Insights (2020), 57% người tiêu dùng sẵn sàng thay đổi thói quen mua hàng thương mại điện tử để giúp giảm tác động đến môi trường Hay theo khảo sát của DHL, 50% khách hàng phản hồi rằng những quan ngại về môi trường ảnh hưởng tới quyết định mua sắm của họ Theo LPI 2023, nhu cầu logistics xanh đang tăng lên, với 75% chủ hàng đang tìm kiếm các lựa chọn thân thiện với môi trường khi xuất khẩu sang các nước có thu nhập cao Nghiên cứu của Google, Temasek và Bain & Company cũng cho thấy, việc áp dụng quy trình logistics xanh, tối ưu hóa quãng đường di chuyển sẽ giảm 30 đến 40% lượng khí nhà kính phát thải trong ngành.

Xu hướng phát triển của ngành dịch vụ logistics tại Việt Nam

- Xu hướng chuyển đổi số và thương mại điện tử

Chuyển đổi số là một xu hướng tất yếu và đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Với ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid 19 và sự bùng nổ của thương mại điện tử, các doanh nghiệp ở Việt Nam cũng đang dần nhận thức được các tác động mà công nghệ có thể đem đến trong việc quản lý hoạt động kinh doanh Theo báo cáo của Sách trắng thương mại điện tử năm 2022, dù đại dịch COVID hoành hành ở Việt Nam năm 2021, thương mại điện tử Việt Nam vẫn giữ tốc độ tăng trưởng ổn định ở mức 16%, doanh thu bán lẻ đạt 13,7 tỷ USD, tăng 27% so với cùng kỳ năm 2020 Năm 2023, quy mô thị trường thương mại điện tử bán lẻ Việt Nam đạt 20,5 tỷ USD, tăng khoảng 4 tỷ USD (tương đương 25%) so với năm 2022 Tốc độ tăng trưởng thương mại điện tử của Việt Nam được xếp vào nhóm 10 quốc gia có tốc độ tăng trưởng thương mại điện tử hàng đầu thế giới (tính đến tháng 12/2023 theo Statista)

Các công nghệ số, công nghệ trí thông minh nhân tạo giúp ngành logistics và quản lý chuỗi cung ứng vượt qua những thách thức bằng việc tự động hóa quy trình, giảm sức người, giảm sai sót, rủi ro, tối ưu hóa hệ thống làm việc, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và kiểm soát chi phí tốt hơn Các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam cũng đang nhận thức được điều này

Hình 4.2: Nhận thức về mức độ quan trọng của chuyển đổi số tại các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam (Đơn vị %)

Tuy nhiên, chuyển đổi số ở các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam vẫn còn gặp nhiều khó khăn dù đang có những bước tiến triển dần dần Các nguyên nhân này có thể đến từ những lý do (1) Thiếu kiến thức và kinh nghiệm về chuyển đổi số, nên chưa thể hình dung được một kế hoạch triển khai chuyển đổi số; (2) Thiếu nguồn nhân lực, dẫn đến không có nhiều thời gian để triển khai dự án chuyển đổi số; (3) Không muốn hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng kéo dài trong quá trình chuyển đổi số Bước nhảy vọt này cũng yêu cầu một sự đầu tư rất lớn về thời gian và tiền bạc, sức người Đây là đột phá mang tính khoa học cao, do vậy cần những người tiên phong và những mô hình được xây dựng để phù hợp với tình hình thực tiễn của nước ta Vì vậy nếu không có một sự chuẩn bị kĩ lưỡng, khả năng cao nhiều doanh nghiệp sẽ gặp thất bại

Việt Nam là một trong những nước chịu ảnh hưởng nặng nề nhất từ biến đổi khí hậu, vậy nên Chính phủ đã và đang có nhận thức, xây dựng những chính sách đảm bảo việc giảm phát thải ô nhiễm, bảo vệ môi trường nhưng đồng thời vẫn duy trì và phát triển được nền kinh tế Đây là Xan động lực trực tiếp và mạnh mẽ thúc đẩy các doanh nghiệp thực hiện hoạt động logistics xanh Hai hoạt động lớn trong logistics xanh có thể kể đến sử dụng bao bì thân thiện với môi trường cũng như áp dụng các phương tiện giao hàng sử dụng nhiên liệu sạch Trong năm 2023, Nhà nước đã phát triển các tuyến vận tải thủy nội địa theo hướng logistics xanh trên các hành lang vận tải thủy chính khu vực Đồng bằng sông Hồng và Đông Nam Bộ và ĐBSCL Đã có một số nhà kho xây mới và đưa vào hoạt động trong năm 2023 đạt được chứng chỉ LEED về bảo vệ môi trường của Hội xây dựng Hoa Kỳ như của Eco Logistics Centre

Trong bối cảnh thương mại điện tử đang bùng nổ, việc sử dụng bao bì nhựa, nylon càng tăng cao và khó kiểm soát hơn Quy cách đóng gói hàng hóa cũng phải thay đổi để tích kiệm lượng vật liệu, bao bì cần sử dụng Rác thải nhựa từ thương mại điện tử: Thực trạng và Giải pháp” do Hiệp hội Thương mại điện tử Việt Nam (VECOM) diễn ra mới đây, năm 2023 thương mại điện tử ở Việt Nam sử dụng 332.000 tấn bao bì, trong đó khối lượng bao bì nhựa các loại là 171.000 tấn Vì vậy, áp lực rác thải lên môi trường rất lớn và khó có thể khắc phục Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đã có những bước đi tiên phong trong lĩnh vực này, có thể kể đến Bưu điện Việt Nam, Grab hay Lazada khi mà họ sử dụng bao bì giấy tái chế 100% cho các bưu kiện.

Phương hướng hoạt động của Công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post giai đoạn 2024 – 2027

Công ty Cổ phần Bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương – Indochina Post hiện đang trong công cuộc xây dựng, định hướng các chiến lược, mục tiêu trong bối cảnh một thị trường ngành logistics nói chung và ngành dịch vụ chuyển phát nói riêng đang ngày càng có nhiều biến động rất khó dự đoán Chính vì những lý do đó, Indochina Post phải luôn đổi mới và phát triển nhằm khẳng định và duy trì vị thế, tên tuổi của chính mình

Với những kết quả kinh doanh đạt được trong những năm vừa qua, Indochina Post phần nào cũng tạo được một chỗ đứng và uy tín nhất định trên thị trường dịch vụ chuyển phát Chính vì vậy, Ban lãnh đạo đã đề ra các kế hoạch nhằm tăng cường nhưng điểm mạnh của công ty, đồng thời phát triển những hướng đi và dịch vụ mới để tăng lợi nhuận thêm nữa Cụ thể trong 5 năm tiếp theo, công ty đã xây dựng được kế hoạch như sau:

Thứ nhất, tiếp tục mở rộng quy mô và thị trường Điều này bao gồm tìm kiếm và xác định thêm nhiều tệp khách hàng tiềm năng khác trong tương lai, trong khi mở rộng quy mô các tuyến vận chuyển nội địa, quốc tế và nâng cao chất lượng quy trình cung ứng dịch vụ Công ty sẽ tập trung vào các thị trường còn tiềm năng nhưng chưa khai phá được hết tại các miền thay vì chỉ là những thành phố trọng điểm như bây giờ Công ty đang dự tính sẽ mở thêm 6 văn phòng nữa tại các tỉnh Quảng Ninh, Hải Dương, Đà Lạt, Nghệ An, Hà Tĩnh và Vũng Tàu Đặt mục tiêu tỷ lệ giao hàng đúng hẹn lớn hơn 95% và độ chính xác của hàng hóa dao động từ 96 – 100% Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ hiện đại để thúc đẩy tốc độ xử lý vận đơn và đặt kế hoạch tăng trưởng mức doanh thu trung bình từ 20%/năm trong từng năm

Thứ hai, đa dạng hóa dịch vụ Nhu cầu thị trường luôn có sự biến đổi liên tục và rất khó, thậm chí không thể để dự đoán Việc tập trung vào một dịch vụ chuyển phát của công ty tuy có nhiều lợi ích nhưng đồng thời lại nâng cao sự phụ thuộc vào nó Vì vậy, chiến lược đa dạng hóa sẽ giúp công ty giảm bớt tính phụ thuộc, từ đó giảm rủi ro Ngoài dịch vụ giao nhận hàng hóa, công ty dự tính thử nghiệm các dịch vụ khác bao gồm:

- Dịch vụ cho thuê kho bãi

- Dịch vụ gom hàng lẻ

- Môi giới hãng tàu biển, NVOCC

Mục tiêu trong 5 năm tới, công ty sẽ xây dựng được mối quan hệ đối tác chiến lược với 2 khách hàng doanh nghiệp với sản lượng hàng hóa đạt trên 10 tấn/tháng

Thứ ba, đầu tư vào hệ thống công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và chuyển đổi số Indochina Post hiện đang trong quá trình chỉnh sửa, cải thiện lại các website chính để tăng tính mượt mà hơn, đồng thời sửa đổi giao diện để thân thiện hơn với người dùng Một tính năng mà công ty dự tính đưa vào website là phần tính toán chi phí dự kiến khi gửi hàng dựa trên khối lượng, kích thước và khoảng cách Phương án tiếp theo là thực hiện quản lý khách hàng bằng phần mềm CRM giúp quản lý khách hàng để công ty có cơ sở đưa ra các chương trình chăm sóc phù hợp

Thứ tư, đào tạo, phát triển nhân lực, tạo môi trường làm việc Cốt lõi của sự thành công không phải công nghệ, thị trường, mà chính là năng lực của con người Đào tạo con người là một khoản đầu tư thiết yếu cho sự phát triển bền vững của công ty Công ty dự kiến sẽ tuyển thêm 5 nhân lực chất lượng cao, có trên 8 năm kinh nghiệm quản lý và làm việc trong lĩnh vực chuyển phát, logistics Bởi công ty phần nhiều vẫn là lao động trẻ, ít hơn 5 năm kinh nghiệm làm việc, nên còn cần cải thiện nhiều về kĩ năng nghiệp vụ và ngoại ngữ Kế hoạch bao gồm:

- Xây dựng chương trình đào tạo của riêng công ty dựa trên thực trạng nhân lực hiện tại

- Hỗ trợ, khuyến khích nhân viên tham gia học chứng chỉ Hải quan, chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh, Nhật, Hàn, Trung Quốc

Mục tiêu: Trên 95% nhân viên có thể sử dụng thành thạo tiếng Anh trong vòng 5 năm tới, ít nhất 3 nhân sự thi đỗ chứng chỉ Hải quan

Ngoài ra, công ty cũng sẽ tạo một môi trường làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp, chế độ đãi ngộ tốt, nhưng đồng thời cũng phải thoải mái, tạo điều kiện hết sức cho người lao động phát huy tiềm năng của mình 5 năm tới sẽ là một khoảng thời gian đầy biến động nhưng cũng đầy hứa hẹn cho Indochina Post Công ty cần xem xét kỹ lưỡng những định hướng để có một sự chuẩn bị tốt nhất.

Giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics tại Công ty Cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương - Indochina Post

4.2.1 Đề xuất về cải thiện và phát triển mối quan hệ với các thành viên tham gia

Indochina Post cần duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, đồng thời tích cực tìm kiếm thêm khách hàng mới cho công ty Công ty nên đẩy mạnh những chiến dịch quảng cáo sáng tạo hơn, tăng tính tương tác và tiếp xúc với khách hàng và đặt ra những mục tiêu cụ thể như tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 85% và tăng tỷ lệ giới thiệu khách hàng mới lên 20% Nhằm tri ân khách hàng thường xuyên, công ty có thể sử dụng biện pháp sau: Liên tục cải thiện dịch vụ để giảm chi phí khách hàng phải gánh chịu thông qua các hoạt động tìm các nhà cung ứng với giá cả ưu đãi hơn, tự chủ việc giao hàng chặng cuối, chương trình giảm giá trong các mùa cao điểm để khuyến khích họ gửi hàng với số lượng lớn và quay trở lại trong tương lai, thu thập phản hồi của khách hàng thông qua khảo sát, phỏng vấn và đánh giá trực tuyến để cải thiện sản phẩm và dịch vụ

Về các đối tác là đơn vị vận tải, các bên phải duy trì một thái độ làm việc chuyên nghiệp, xác định rõ điều khoản, điều kiện trong hợp đồng vận chuyển về thời gian, chi phí giao hàng, đền bù thiệt hại Đồng thời, phải liên tục theo dõi hiệu suất làm việc của các bên này để thực hiện những thay đổi nếu cần thiết

Công ty cần xây dựng một phương án lựa chọn một nhà thuê ngoài theo hệ thống bao gồm các tiêu chí (1) Xác định đặc điểm của tuyến vận tải và đặc điểm thị trường cung ứng, (2) Lập danh sách các đối tác tiềm năng, (3) Đánh giá các đối tác theo tiêu chí đã đề ra (Độ ổn định, uy tín, tính chính xác, đúng giờ, phản hồi của khách hàng), (4) Tiến hành đàm phán, (5) Tiến hành thử nghiệm và sử dụng dịch vụ của đối tác, (6) Đánh giá nhà cung cấp theo tháng, quý và năm

Nếu đơn vị vận tải nào thường xuyên không thực hiện giao hàng như đúng hẹn, không làm tròn trách nhiệm được giao dẫn đến những tổn thất về hàng hóa thì công ty cần nghiêm túc ngồi bàn bạc và đàm phán lại mối quan hệ giữa hai bên Ngược lại, với những bên có hiệu suất tốt, công ty cần tổ chức những buổi tri ân, tặng quà, hoặc chia sẻ thêm doanh thu

Công ty cần duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với chính phủ và tuân thủ các quy định của pháp luật về hoạt động kinh doanh cũng như chuyển phát Điều này vừa tạo được một hình ảnh đẹp với công chúng, vừa đảm bảo quyền lợi và an toàn của công ty trên thị trường Công ty có thể xem xét tham gia vào các hiệp hội ngành như VLA và các diễn đàn chính sách để đóng góp ý kiến và đề xuất cho chính phủ Indochina Post cần chấp hành đúng pháp luật về ngành logistics nói riêng và trong kinh doanh nói chung

Công chúng là những người có quan tâm và có khả năng sức ép để thay đổi lên Chính phủ, từ đó gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp Một trong những quan tâm của công chúng tại Việt Nam hiện nay là những hoạt động logistics xanh Họ đang dần nâng cao nhận thức và yêu cầu về dịch vụ logistics xanh nói chung và trong thương mại điện tử nói riêng như đã được nhắc đến ở trên Trong nghiên cứu “Tiêu dùng xanh tại Việt Nam hiện nay: Thực trạng và giải pháp” (Thúy P T., 2023), người tiêu dùng Việt Nam đang ngày càng quan tâm hơn đến vấn đề “xanh” và

“sạch”, có đến 86% người tiêu dùng Việt sẵn sàng chi trả cao hơn cho sản phẩm đến từ thương hiệu có ảnh hưởng tích cực đến xã hội và môi trường, 80% người tiêu dùng lo ngại tác hại lâu dài của các nguyên liệu nhân tạo Chính vì vậy, Indochina Post nên bắt đầu thay đổi theo xu hướng của họ Công ty nên xem xét việc sử dụng các loại băng dính phân hủy sinh học, hạn chế sử dụng thùng xốp, tích cực tái chế, tái sử dụng thùng carton trong giai đoạn xử lý hàng hóa vì đây là nơi phát thải ra nhiều rác thải nhất Ngoài ra có những biện pháp đơn giản mà hiệu quả khác như sử dụng bóng đèn LED có thể tiết kiệm năng lượng tại văn phòng (LED tiết kiệm lượng điện hơn 75% so với đèn huỳnh quang)

4.2.2 Đề xuất cải thiện các bước trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics

4.2.2.1 Tìm kiếm và tiếp nhận thông tin khách hàng

Như đã phân tích ở phần trước, hệ thống Marketing sử dụng để tìm kiếm khách hàng của Indochina Post tuy mạnh nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế Dựa trên những lý do đó, công ty nên thực hiện các phương án sau để cải thiện hiệu suất:

Thứ nhất , tập trung nguồn lực vào các thị trường tiềm năng:

 Giảm số lượng hội, nhóm tại những thị trường ít tiềm năng ở châu Phi, các nước Ả Rập, Trung Á, Nam Mỹ Thay vào đó, tập trung nguồn lực vào các thị trường mà đông người Việt Nam làm việc và sinh sống tại các nước ở Bắc Âu, Bắc Mỹ, châu Úc

 Chỉ duy trì các hội, nhóm thực sự đem lại giá trị về mặt tìm kiếm khách hàng (chiếm 3% tổng số) thường xuyên Những hội nhóm còn lại không cần quá nhiều thời gian và nguồn lực

Thứ hai, nâng cao hiệu quả quản lý hội, nhóm:

 Duy trì duyệt bài, xóa các bình luận và nội dung không liên quan, không phù hợp hàng ngày

 Điều chỉnh số lượng nhóm mỗi nhân viên phải xử lý để giảm thiểu áp lực (~10 nhóm/nhân viên) và tăng hiệu quả

Bởi dịch vụ chuyển phát của công ty có nhiều tuyến vận tải, nhiều đối tác và thông tin khác nhau, nên lượng thông tin mà nhân viên tư vấn phải nắm được sẽ nhiều, vì vậy công ty cần phải đảm bảo những buổi đào tạo nội bộ cho họ Hiện tại, phần nhiều nhân viên tư vấn tại Indochina Post còn trẻ nên tình thần và tốc độ học sẽ rất nhanh Những buổi đào tạo nên được tiến hành định kì và được chủ trì bởi những nhân viên cấp cao, có kinh nghiệm hơn tại ngay chính trong công ty Công ty phải xây dựng một lộ trình đào tạo hợp lí, mang tính thực tiễn cao với nội dung, tài liệu và giáo trình giảng dạy cụ thể

Hiện tại, Indochina Post vẫn đang tuyển dụng những nhân viên trẻ, mới ra trường Mặc dù đây là thế hệ trẻ, sẵn sàng học hỏi và có tiềm năng rất lớn, tuy nhiên sự thiếu hụt trong kinh nghiệm thực tế và các kĩ năng sống có thể gây khó khăn trong quá trình thuyết phục khách hàng và ký kết hợp đồng Công ty có thể xem xét tuyển dụng thêm những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm hơn (từ 3 đến 5 năm) đã làm việc tại vị trí tương đương để tăng khả năng ký kết hợp đồng thành công

Vấn đề không gian lưu trữ trong văn phòng là một bài toán nan giải, đặc biệt khi chi phí mặt bằng ở các thành phố lớn ngày càng đắt đỏ Giải pháp hoàn hảo nhất là thuê kho riêng bên ngoài văn phòng, tuy nhiên, điều này lại gặp nhiều khó khăn về mặt thực tế Do đó, tối ưu hóa không gian hiện có là hướng đi thiết thực nhất:

 Sử dụng cỡ thùng vừa đủ với không gian của văn phòng

 Tận dụng tối đa không gian trên tường bằng cách lắp đặt kệ hoặc móc treo để lưu trữ các vật dụng nhỏ

 Cài đặt kệ gắn tường để cất giữ dụng cụ làm việc hoặc vật dụng lưu trữ khác Ngoài ra, cần xem xét một số yếu tố sau:

 Lựa chọn loại kệ phù hợp với nhu cầu sử dụng và diện tích văn phòng

 Sắp xếp kệ theo thứ tự logic, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết

 Thường xuyên dọn dẹp và loại bỏ những vật dụng không cần thiết

Quy trình xử lý hàng hóa, đặc biệt là việc dán băng keo là một trong những bước tốn thời gian nhất Tất cả các công đoạn đều phải được thực hiện thủ công và Indochina Post chưa có sự giúp đỡ từ máy móc, dây chuyền tự động hóa Công ty nên đầu tư các loại máy như máy dán thùng carton, máy dán băng dính để công việc được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm sức người và thời gian

Thiếu hụt nhân viên phòng nghiệp vụ là nguyên nhân chính khiến quy trình cung ứng dịch vụ của Indochina Post gặp nhiều vấn đề, dẫn đến tình trạng tốn thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Số lượng nhân viên tại phòng nghiệp vụ hiện tại (1-2 người mỗi văn phòng) không thể đáp ứng được lượng đơn hàng ngày càng tăng, gây ra sự quá tải và kéo dài thời gian xử lý Ngoài ra, nếu số lượng nhân sự của phòng này đủ, công ty có thể xem xét giao cho họ nhiệm vụ giao hàng, gom hàng thay vì chỉ phụ thuộc vào đối tác Ahamove, Lalamove Để giải quyết vấn đề này, Indochina Post cần thực hiện các biện pháp như tuyển dụng thêm nhân viên, luân chuyển vị trí, hoặc áp dụng các giải pháp khác như tăng ca, thuê ngoài

4.2.2.5 Kết nối với các đối tác vận tải

Một số kiến nghị đối với cơ quan nhà nước và cơ quan bộ ngành nhằm nâng

4.3.1 Kiến nghị đối với cơ quan lãnh đạo nhà nước

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống pháp luật về logistics và dịch vụ chuyển phát trong nước Mặc dù Nhà nước và Chính phủ đã cố gắng xây dựng một hệ thống pháp luật cho một môi trường kinh doanh lành mạnh nhưng trong thực tế, nhiều điều khoản còn chồng chéo lên nhau, chưa phù hợp, gây ra khó khăn khi đưa vào thực tiễn cho các đơn vị quản lý cấp sở, địa phương và cho cả chính doanh nghiệp

Cụ thể, trong Điều 28 thuộc Luật Bưu chính 2010, chưa có điều khoản nào quy định cụ thể về việc niêm yết và thực hiện đúng giá, chưa có quy định về “khuyến mại” để tránh việc cạnh tranh không lành mạnh, ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp “giảm giá, hạ giá” liên tục, mang tính chất bất thường, ảnh hưởng đến tính bền vững của kinh doanh Hay cần quy định rõ tiêu chí về các hàng cấm gửi là hàng lậu, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ, ma tuý, vũ khí, tài liệu hoạt động từ nước ngoài, văn hoá phẩm đồi trụy qua đường bưu chính Cần có một hệ thống pháp luật đồng bộ, thống nhất và phù hợp với thực tiễn hoạt động logistics Cần đơn giản hóa thủ tục hành chính, loại bỏ những bước rườm rà, không thiết thực và không cần thiết

Thứ hai, tăng cường tính hiệu quả trong việc thực hành và điều phối các chiến lược về logistics của quốc gia Bởi vì tính đa dạng của ngành dịch vụ logistics, bao gồm nhiều lĩnh vực được quản lý bởi các Bộ, ngành khác nhau Cơ chế phối hợp và chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan vẫn chưa được liền mạch, vẫn đứt gãy và chậm trễ Ngoài ra, tổ chức và cán bộ chuyên trách trong lĩnh vực quản lý nhà nước về dịch vụ logistics còn thiếu Các ban, bộ, ngành có liên quan đến logistics cần đảm bảo thông tin được truyền đạt ở mức cao, giúp nhận thức và đồng cảm hơn về công việc, nghĩa vụ trách nhiệm của nhau, từ đó tránh những hiểu nhầm, tăng tính nhất quán để phù hợp với thực tế của cộng đồng các doanh nghiệp

Thứ ba, đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động logistics Cơ sở hạ tầng logistics phát triển là yếu tố quan trọng để thu hút đầu tư nước ngoài, tăng cường vị thế và sức cạnh tranh của Việt Nam trong lĩnh vực logistics và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động không chỉ trong ngành này mà còn trong toàn nền kinh tế nói chung Thực tế, một số tỉnh, thành phố có tiềm năng nhưng cơ sở hạ tầng thương mại, hạ tầng giao thông chưa được đầu tư tương xứng như các vùng Đông Nam Bộ Cụ thể, thành phố Hồ Chí Minh và Bình Phước chỉ cách 125km nhưng di chuyển lại mất từ 4 đến 5 giờ đồng hồ nên các hoạt động dịch vụ logistics nhìn chung chưa phát triển được Ngoài ra, tiến độ hoàn thành dự án cao tốc Bắc – Nam, sân bay Long Thành, dự án Metro tại TP Hồ Chí Minh cũng cần được đẩy mạnh (Đức, 2023) Nhà nước cần hoàn thiê ̣n cơ sở ha ̣ tầng công nghê ̣ thông tin, vận chuyển phát triển ha ̣ tầng số mô ̣t cách đồng bô ̣, hiê ̣n đa ̣i, tạo nền tảng cho một cuộc cách mạng chuyển đổi số đồng đều cho tất cả các doanh nghiệp logistics

Thứ tư, đưa ra các chính sách và định hướng cụ thể nhằm nâng cao năng lực cho người lao động cũng như các cán bộ quản lý trong lĩnh vực logistics và bưu vận, chuyển phát Cốt lõi của việc xây dựng và vận hành một cộng đồng logistics không nằm ở đâu khác ngoài năng lực của các cá nhân Với đủ nhận thức, kiến thức và kinh nghiệm, họ sẽ là những người đem đến các giải pháp mới cho doanh nghiệp, bất kể thị trường có biến đổi ra sao Nhu cầu về nhân lực logistics chất lượng cao ở nước ta vẫn còn rất cao Phát triển nguồn nhân lực cho ngành logistics tại Việt Nam là bài toán đòi hỏi sự chung tay góp sức của nhiều bên, bao gồm Chính phủ, chính quyền địa phương, doanh nghiệp logistics và các trường đại học Việc hợp tác này giúp xác định chính xác nhu cầu lao động và tuyển dụng, đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng sát thực tế thị trường Nhà nước cần xây dựng các bộ tiêu chuẩn nghề nghiệp cho lĩnh vực logistics, đồng thời hỗ trợ các trường về công tác đào tạo, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của ngành logistics

Thứ năm, tập trung phát triển logistics xanh Logistics xanh đang là xu hướng tất yếu trên toàn thế giới, khi nhận thức của con người về sự ô nhiễm môi trường đang ngày càng tăng cao Dịch vụ logistics cũng đóng góp không nhỏ vào quá trình này thông qua hoạt động vận chuyển, đóng gói xả thải ra nhiều khí nhà kính và rác thải nhựa Dù Chính phủ đã ban hành những quy định liên quan đến vấn đề này, nhưng nó vẫn còn khó áp dụng vào thực tế bởi sự hạn chế của nguồn lực cũng như những vướng mắc chồng chéo trong chính bản thân những quy định ấy Các quy định về xử lý, tái chế và phục hồi chất thải vẫn còn nhiều hạn chế Xu hướng của Nhà nước quan tâm nhiều vào hoạt động vận tải, tuy nhiên đó không phải là tất cả của logistics Logistics là một hệ thống các hoạt động có tính liên đới, chỉ tập trung vào một phần thì không thể cải thiện cả bộ máy được

4.3.2 Kiến nghị đối với các Bộ ngành liên quan

- Kiến nghị với cơ quan Hải quan

Thứ nhất, xây dựng một khung pháp lý về Hải quan chặt chẽ, logic Logistics và dịch vụ bưu chính là những ngành dịch vụ cần sự tham gia của nhiều bộ, ngành khác nhau tại nhiều cấp, đơn vị hành chính chứ không phải chỉ là trách nhiệm của Nhà nước và Chính phủ Cụ thể, Tổng cục Hải Quan nên xây dựng một nền tảng phát lý về Hải quan hiện tại, tiên tiến, trong đó loại bỏ những thủ tục hành chính rườm rà và không mang tính thực tiễn, đẩy phát triển hệ thống hải quan điện tử, hải quan thông minh Hiện vẫn còn tồn đọng hiện tượng dù đã khai quan, thông quan điện tử nhưng đến điểm chốt cuối cùng lại phải mang tờ khai đóng dấu để nộp, vẫn phải chụp bản nộp cho cơ quan hải quan dù đã nộp thuế online Các thủ tục hải quan đều phải hướng đến tính minh bạch, đơn giản, nhất quá, phù hợp với khuyến nghị của Tổ chức Hải quan thế giới

Thứ hai, đào tạo và nâng cao năng lực của nhân viên hải quan Tất cả nhân viên hải quan phải có được lượng kiến thức nền tảng vững chắc về quy trình và yêu cầu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, đường biển Thông quan là bước quan trọng trong đó quyết định hàng hóa có được xuất khẩu và nhập khẩu hay không, vì vậy họ cần phải có một kiến thức chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp thật tốt để hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp

Thứ ba, cơ quan Hải quan cần tăng cường hội nhập, hợp tác với quốc tế để trau dồi, học hỏi và xây dựng một cơ quan Hải quan toàn diện, hiện đại, có hiệu quả, từ đó nâng cao vị thế và vai trò của Hải quan Việt Nam với cộng đồng thế giới, từ đó khuyến khích và kích thích nền giao thương quốc tế mạnh hơn nữa

4.3.3 Kiến nghị đối với Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam

- Nâng cao nhận thức của các doanh nghiệp logistics về xu hướng của ngành Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (Vietnam Logistics

Association) là một tổ chức có tiếng nói và ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của logistics tại Việt Nam Hiệp hội nên tập trung đẩy mạnh vai trò của mình trong tương lai hơn nữa bằng việc tiếp tục cung cấp thông tin, nâng cao nhận thức của các doanh nghiệp logistics về tương lai của ngành này, đặc biệt về các vấn đề chuyển đổi số và tự động hóa Hiệp hội có thể tổ chức các buổi hội thảo, diễn đàn, hoặc hội nghị để chia sẻ thông tin, xu hướng mới, và nghiên cứu về thực trạng của ngành Đây cũng là một cơ hội tốt để tạo ra một mạng lưới kết nối giữa các doanh nghiệp, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình đổi mới Hiệp hội có thể đại diện cho các doanh nghiệp logistics để thảo luận và đề xuất các chính sách hỗ trợ từ phía chính phủ, cũng như bảo vệ quyền lợi và lợi ích của ngành trong quá trình đổi mới và phát triển

- Tập trung vào nâng cao năng lực của người lao động

Dự báo đến năm 2030 nhu cầu nhân lực chất lượng cao cho toàn ngành là

200.000 nhân sự, trong khi đó khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự chỉ đạt khoảng

10% - một con số vô cùng khiêm tốn Tình hình năng lực nhân sự cho ngành logistics tại Việt Nam vừa thiếu vừa yếu VLA cũng đóng vai trò và có trách nhiệm trong vấn đề này Đề xuất VLA phối hợp với các trường đại học, cao đẳng trong việc xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu thực tế của ngành logistics, tổ chức các hội thảo, tập huấn chuyên đề về logistics dành cho sinh viên, mời các chuyên gia trong ngành logistics đến giảng bài, chia sẻ kinh nghiệm Cần tạo ra một hệ sinh thái giữa nhà trường – doanh nghiệp – sinh viên, từ đó vừa cung cấp cho sinh viên nhiều cơ hội việc làm, vừa có thể cập nhật những yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ đó điều chỉnh và đưa vào chương trình giảng dạy.