Thứ nhất, trong những năm gần đây, xu thế hội nhập, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, giao thương quốc tế đang trở thành một xu thế ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. Chính vì vậy, logistics trở thành ngành có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, kết nối và thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế, từ đó thúc đẩy giao thương giữa các nước trong khu vực và trên toàn thế giới. Đặc trưng của hoạt động giao thương quốc tế là sự trao đổi, mua bán giữa hai hay nhiều quốc gia. Chính vì vậy, để quá trình trao đổi được diễn ra thông suốt đòi hỏi các bên phải thực hiện một loạt các hoạt động như bao gói, lưu kho, vận chuyển, xếp dỡ, đăng ký thủ tục xuất nhập khẩu... Tuy nhiên, để các công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam có thể tập trung vào năng lực cốt lõi của mình thì các hoạt động logistics kể trên sẽ được giao cho bên thứ ba đảm nhận. Đó chính là lí do các công ty chuyên cung ứng dịch vụ logistics ra đời và dần đóng vai trò lớn hơn trong chuỗi cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp.
Tính cấp thiết của vấn đề
Thứ nhất, trong những năm gần đây, xu thế hội nhập, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, giao thương quốc tế đang trở thành một xu thế ở hầu hết các quốc gia trên thế giới Chính vì vậy, logistics trở thành ngành có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, kết nối và thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế, từ đó thúc đẩy giao thương giữa các nước trong khu vực và trên toàn thế giới Đặc trưng của hoạt động giao thương quốc tế là sự trao đổi, mua bán giữa hai hay nhiều quốc gia Chính vì vậy, để quá trình trao đổi được diễn ra thông suốt đòi hỏi các bên phải thực hiện một loạt các hoạt động như bao gói, lưu kho, vận chuyển, xếp dỡ, đăng ký thủ tục xuất nhập khẩu… Tuy nhiên, để các công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam có thể tập trung vào năng lực cốt lõi của mình thì các hoạt động logistics kể trên sẽ được giao cho bên thứ ba đảm nhận Đó chính là lí do các công ty chuyên cung ứng dịch vụ logistics ra đời và dần đóng vai trò lớn hơn trong chuỗi cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp
Thứ hai, bên cạnh các phương thức vận tải khác như vận tải đường biển, đường sắt…, vận tải bằng đường hàng không không chỉ đơn thuần đóng vai trò vận chuyển hành khách mà còn đáp ứng được nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất khẩu ngày càng tăng Với ưu điểm vận chuyển với tốc độ cao, vận chuyển hàng không là sự lựa chọn tốt nhất với những loại mặt hàng có giá trị cao hoặc chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 xảy ra, các cảng biển, cửa khẩu tại nhiều quốc gia gặp tình trạng tắc nghẽn thì vận tải đường hàng không lại trở thành sự lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp
Thứ ba, Chi nhánh Công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội đã gia nhập thị trường hơn 15 năm nhưng trước sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ cạnh tranh lớn như Công ty Legend Cargo Logistics, Công ty forwarder DELTA,…cùng sự biến đổi không ngừng của thị trường giao thương quốc tế, điều gì sẽ giúp công ty gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường và dành được sự tín nhiệm trong lòng khách hàng? Câu trả lời chắc hẳn là việc hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics của doanh nghiệp Dịch vụ hoàn chỉnh, quy trình cung ứng dịch vụ nhịp nhàng thì hoạt động giao nhận hàng hóa mới có thể diễn ra thuận lợi, làm nâng cao uy tín của công ty trên thị trường
Từ những lập luận trên, có thể thấy việc phân tích, hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics của công ty On Time mang ý nghĩa vô cùng thiết thực trong bối cảnh sự cạnh tranh giữa các công ty cung ứng dịch vụ Logistics diễn ra vô cùng gay gắt Chính vì điều đó, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng xuất khẩu của Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội.” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nhận thấy tính cấp thiết của vấn đề, trong những năm vừa qua đã có một số công trình trong và ngoài nước nghiên cứu về quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp Trong đó phải kể đến một số nghiên cứu như:
“Export-Import Theory, Practices, and Procedures”, tác giả Belay Seyoum, phát hành bởi Routledge (2021) Tài liệu này phân tích toàn diện các lý thuyết thương mại quốc tế với các khái niệm, mục tiêu, quy trình, thủ tục liên quan đến hoạt động xuất- nhập khẩu Theo đó, tại chương 6 của tài liệu, mục “The international logistics process” (tạm dịch: Quy trình logistics quốc tế) có đề cập tới quy trình vận chuyển và phân phối hàng hóa ra nước ngoài, trong đó phân tích kỹ các chức năng và nghĩa vụ của các bên tham gia Tuy nhiên, vì phân tích toàn diện cho hoạt động toàn chuỗi cung ứng nên tài liệu chưa đi sâu vào phân tích các vấn đề liên quan đến hoạt động logistics bằng đường hàng không cho hàng xuất khẩu
“Vietnam transportation and logistics: opportunities and challenges” (tạm dịch: Giao thông vận tải và logistics Việt Nam: cơ hội và thách thức), tác giả Sullivan, xuất bản năm
2006 Tài liệu này đánh giá khái quát về thực trạng, cơ hội và thách thức đối với ngành vận tải và logistics tại Việt Nam Trong đó tập trung chủ yếu phân tích vào các cơ hội và thách thức của các phương thức vận tải hàng hóa như đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đường biển tại thị trường Việt Nam
“Quản trị chuỗi cung ứng”, tác giả An Thị Thanh Nhàn, Nhà xuất bản Thống Kê
(2021) Đây có thể nói là công trình nghiên cứu chuyên sâu về chuỗi cung ứng có tính cập nhật nhất hiện nay Ở công trình này, tác giả có đề cập đến những lý luận cơ bản về chuỗi cung ứng dịch vụ, tuy nhiên tác giả chưa đi sâu vào cụ thể nội dung cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không đối với hàng hóa xuất khẩu mà chỉ mang tính khái quát chung cho toàn ngành dịch vụ
“Quản trị logistics kinh doanh”, tác giả An Thị Thanh Nhàn, Nguyễn Thông Thái, Nhà xuất bản Thống Kê (2018) Trong cuốn giáo trình bày, tác giả và các cộng sự đã đề cập đến quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không đối với hàng hóa xuất nhập khẩu với những nội dung lý luận có tính cập nhật, bám sát thực tế tại các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ logistics (3PL) Nội dung liên quan đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics này được trình bày tại mục 8.3.3 của chương 8: “Doanh nghiệp 3PL và ngành logistics quốc gia” Theo đó, quy trình cung ứng dịch vụ logistics giao nhận hàng hóa được cụ thể hóa bằng sơ đồ với sự liên kết chặt chẽ giữa các bên liên quan từ người xuất khẩu, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics, người chuyên chở, các đại lý của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, đại lý hãng vận chuyển và người nhập khẩu
“Hoàn thiện hoạt động cung ứng dịch vụ logistics của công ty cổ phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân”, tác giả Trần Khánh Hồng, Đại học
Thương Mại, năm 2017 Trong luận văn này, tác giả tập trung trình bày các vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động cung ứng dịch vụ logistics của các công ty logistics, từ đó liên hệ đến
4 thực trạng hoạt động cung ứng dịch vụ logistics tại công ty cổ phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân Thông qua thực trạng, đánh giá những thành công, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó trong hoạt động cung ứng dịch vụ của công ty Tác giả cũng nêu ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động cung ứng dịch vụ logistics tại doanh nghiệp mà mình tiến hành khảo sát nghiên cứu
“Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Ken Logistics”, tác giả Nguyễn Thị Trang, Đại học Thương Mại, năm 2021 Ở khóa luận này, tác giả tập trung vào việc áp dụng các lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không vào quá trình thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Ken Logistics Từ đó tác giả đánh giá thành không và khó khăn mà công ty đang gặp phải Đồng thời đưa ra đề xuất tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty thông qua những thay đổi nhỏ trong quá trình hoàn thiện chứng từ, công tác kiểm tra giám sát và các giải pháp xoay quanh nhân lực của công ty
Sau quá trình tìm hiểu và tổng hợp các công trình nghiên cứu về quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng xuất khẩu thì có thể thấy, với đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng xuất khẩu của Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội.” mà tác giả tiến hành nghiên cứu có sự khác biệt và không bị trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước đó bởi mỗi công ty sẽ xây dựng lên quy trình cung ứng dịch vụ riêng biệt và góc nhìn cũng như quan điểm đánh giá của các tác giả cũng sẽ khác nhau Bởi vậy, đề tài trên là đề tài hoàn toàn mới và mang ý nghĩa đối với công ty mà tác giả đang thực tập trong việc hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics.
Các câu hỏi nghiên cứu trong đề tài
Tại khóa luận này, tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không đối với hàng hóa xuất khẩu Theo đó, khóa luận sẽ tập trung vào trả lời các câu hỏi sau:
- Quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không là gì?
- Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu tại Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội như thế nào?
- Đâu là giải pháp đưa ra để hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu tại công ty?
Các mục tiêu nghiên cứu
Dựa trên tình hình phân tích thực trạng các bước trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu tại công ty từ đó đánh giá các ưu/
5 nhước điểm và đề xuất giảp pháp nhằm hoàn thiện quy trình, nâng cao hiệu quả cung ứng dịch vụ của công ty
- Hệ thống các lý luận cơ bản liên quan đến hoạt động logistics nói chung và quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không nói riêng
- Phân tích thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu tại công ty
- Đánh giá những ưu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu tại công ty
- Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập thông tin, dữ liệu từ các tài liệu tham khảo, các kết quả điều tra công khai đã được phân tích bởi các công ty nghiên cứu thị trường, các văn bản, kết quả dữ liệu mà đơn vị thực tập cung cấp
❖ Thu thập dữ liệu thứ cấp
Các nguồn thu thập dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các nguồn khác nhau, từ nguồn dữ liệu nội bộ của công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại doanh nghiệp cho đến các nguồn dữ liệu công khai uy tín bên ngoài Cụ thể, các tài liệu đó bao gồm:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn từ năm 2019-2022 do bộ phận kế toán cung cấp
- Danh sách khách hàng, thông tin về quy trình cung ứng dịch vụ logistics do bộ phận hàng không cung cấp
- Các thông tin về bảng giá, các dịch vụ đi kèm,…do bộ phận kinh doanh cung cấp
- Các trang thông tin điện tử chính thống như trang web của Tổng cục thống kê: http://ww.gso.gov.vn; trang web của Bộ Công Thương Việt Nam https://moit.gov.vn;
- Các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí, giáo trình, các công trình nghiên cứu và các tài liệu tham khảo khác có liên quan đến đề tài
❖ Thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn điều tra
- Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập, tìm hiểu, làm việc trực tiếp tại công ty Sau đó tiến hành ghi chép lại các thông tin cần thiết để phục vụ trong quá trình nghiên cứu, làm khóa luận tốt nghiệp
- Phương pháp phỏng vấn điều tra: Tiến hành xây dựng phiếu điều tra và phỏng vấn giám đốc công ty, trưởng bộ phận hàng không và các nhân viên của bộ phận hàng không về thực trạng quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng xuất khẩu của công ty
Phương pháp phân tích và diễn giải dữ liệu: Sau khi thu thập được các dữ liệu có liên quan về đề tài nghiên cứu, tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp giúp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng xuất khẩu của công ty sao cho phù hợp nhất với điều kiện của công ty cũng như thích hợp với đặc điểm thị trường hiện tại.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về quy trình cung ứng dịch vụ Logistics bằng đường hàng không
Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng của quy trình cung ứng dịch vụ Logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu của Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ Logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu của Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Nội dung quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không 12 1 Thiết kế mạng lưới & tuyến đường vận tải
1.2.1 Thiết kế mạng lưới & tuyến đường vận tải Để quy trình cung ứng dịch vụ được diễn ra thuận lợi thì mạng lưới và tuyến đường vận chuyển cần được thiết kế để đảm bảo sự vận động hợp lý của hàng hoá trong kênh logistics theo những điều kiện nhất định Có nhiều phương án vận chuyển khác nhau, tuy nhiên, đối với dịch vụ logistics đường hàng không sẽ phù hợp với các phương án vận chuyển như sau
(1) Vận chuyển thẳng đơn giản
Với phương án vận chuyển thẳng, tất cả các lô hàng được chuyển trực tiếp từ từng nhà cung ứng tới các địa điểm của khách hàng như trong Hình 1.2 Đây hầu hết là những tuyến đường cố định với ưu điểm chính là xoá được các khâu kho trung gian, tăng cường khả năng phục vụ khách hàng, cách thức quản lý đơn giản
Hình 1.2 Vận chuyển thẳng đơn giản Nguồn: Giáo trình Logistics Kinh Doanh (Đại học Thương Mại)
(2) Vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng
Tuyến đường vòng là hành trình vận chuyển trong đó tuyến vận chuyển sẽ thực hiện giao hàng từ một nhà cung ứng tới lần lượt nhiều khách hàng hoặc gộp các lô hàng từ nhiều nhà cung ứng tới một khách hàng (Hình 1.3)
Hình 1.3 Vận chuyển thẳng với tuyến đường vòng
Nguồn: Giáo trình Logistics Kinh Doanh (Đại học Thương Mại)
(3) Vận chuyển đáp ứng nhanh Đây là phương thức vận chuyển phối hợp nhiều phương án để tăng mức độ đáp ứng và giảm chi phí trong hệ thống logistics Trong từng tình huống khác nhau, chủ hàng sẽ phải quyết định mạng lưới và tuyến đường vận tải phù hợp Mục tiêu cao nhất là đáp ứng yêu cầu về thời gian, địa điểm, khối lượng và cơ cấu hàng hoá vận chuyển tới khách hàng Bên cạnh đó có cân nhắc đến chi phí tổng thể cho cả phương tiện, dự trữ, bốc xếp và an toàn hàng hoá Phương án này đòi hỏi trình độ quản lý cao, có khả năng phối hợp hiệu quả trong các tình huống phức tạp và có hệ thống thông tin nhạy bén, kết nối trực tiếp với các nhà cung ứng và mạng lưới khách hàng
1.2.2 Lựa chọn đơn vị vận tải/đối tác
Bước tiếp theo cần căn cứ vào việc phân tích yêu cầu dịch vụ khách hàng, vào đặc trưng dịch vụ và chi phí của từng loại phương tiện, khả năng cung ứng của đối thủ cạnh tranh để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải thích hợp với mục tiêu chiến lược và mạng lưới vận chuyển đã thiết kế
Lựa chọn nhà cung cấp vận tải thường được phân tích theo các các tiêu chuẩn hoặc chỉ tiêu cụ thể như chi phí, thời gian, độ tin cậy, khả năng tiếp cận, công suất, tính linh hoạt và an toàn hàng hoá
- Chi phí vận chuyển: gồm nhiều khoản mục, và cần cân nhắc đến tổng chi phí như cước vận chuyển, các chi phí tại sân bay như phí thuê kho bãi, bốc dỡ chất xếp hàng hóa, phí bảo hiểm cho lô hàng, các chi phí thủ tục thông quan cho hàng xuất khẩu, Chi phí vận chuyển còn tùy thuộc vào loại hình hàng hóa, khối lượng và khoảng cách vận chuyển
- Thời gian vận chuyển: bao gồm tổng thời gian vận chuyển trọn gói từ khi chủ hàng gửi từ điểm xuất phát tới tận địa điểm khách hàng yêu cầu, trong đó gồm các yếu tố như
• Lộ trình đường bay: Sở hữu đường bay thẳng hay phải chuyển tải là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến thời gian giao nhận hàng hóa
• Thời gian chuyển tải: Là thời gian bốc dỡ và chất xếp hàng hoá sang phương tiện vận tải khác Nhiều khi, để chuyển hàng đến đúng địa điểm yêu cầu, cần đến nhiều phương tiện vận chuyển, và thời gian dừng lại để chuyển hàng sang phương tiện khác cũng cần được tính đến
• Thời gian chờ vận chuyển: Hàng không là phương tiện vận chuyển có tốc độ cao nhất, nhưng bên cạnh đó vận chuyển bằng phương tiện này cần phải tính đến thời gian chờ chuyến bay Thông thường máy bay không có khả năng vận chuyển từ cửa đến cửa, sử dụng ô tô để đến đúng địa điểm là phổ biến nhưng làm tăng thời gian vận chuyển
- Độ tin cậy: thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ chuyên chở hàng hoá trong những điều kiện xác định Những yếu tố tác động đến độ tin cậy là thời tiết, tình trạng giao thông, số lần dừng lại trên tuyến, thời gian tập hợp và giao nhận hàng hoá trên đường Khả năng sai lệch thời gian vận chuyển là thước đo sự không chắc chắn của quá trình thực hiện vận chuyển hàng hoá Nếu độ tin cậy thấp, thời gian vận chuyển không ổn định, lúc nhanh lúc chậm, sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình cung ứng dịch vụ, gia tăng tỉ lệ rủi ro hàng hóa Trong nhiều trường hợp, tiêu thức về độ tin cậy quan trọng hơn là thời gian vận chuyển để tăng sự chủ động trong việc kiểm soát lộ trình của lô hàng
- Năng lực vận chuyển: cho biết khối lượng hàng hoá và địa bàn hoạt động mà đơn vị vận tải có thể chuyên trở, thể hiện qua số lượng phương tiện vận tải và các thiết bị đi kèm Năng lực vận chuyển còn thể hiện ở khả năng tiếp cận đến đúng địa điểm và vị trí theo yêu cầu của khách hà
- Tính linh hoạt: khả năng đáp ứng nhanh chóng và kịp thời của đơn vị vận tải trong những tình huống ngoài kế hoạch và hợp đồng vận chuyển Chẳng hạn khối lượng vận chuyển lớn hơn nhiều so với dự kiến; vận chuyển trong điều kiện thời tiết không thuận lợi
- Độ an toàn hàng hoá: là khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của lô hàng Thông thường các đơn vị vận tải chịu trách nhiệm về những va đập, đổ vỡ hàng hoá trên đường, trừ trường hợp thiên tai bất ngờ
Sau khi xây dựng các tiêu chuẩn, tiến hành các bước lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển
(1) Xác định và đánh giá tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn: Tùy theo định hướng của khách hàng để xác định mục tiêu vận chuyển Tùy đó đánh giá tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn kể trên, được xác định theo hệ số phù hợp với quan điểm của khách hàng
Các yếu tố ảnh hưởng tới quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không
1.3.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Con người là chủ thể của mọi hoạt động Vì thế, nhân tố con người luôn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của các doanh nghiệp kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ Những nhân viên làm việc trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ logistics nói chung và dịch vụ logistics bằng đường hàng không nói riêng không chỉ cần am hiểu về nghiệp vụ, thái độ làm việc chuyên nghiệp với khách hàng, trình độ ngoại ngữ mà còn yêu cầu khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy Ưu điểm của dịch vụ logistics bằng đường hàng không chính là vận chuyển trong thời gian ngắn, bởi vậy đòi hỏi mọi quy trình xử lý phải diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đảm bảo các quy tắc an toàn Bởi vậy, dịch vụ có diễn ra theo đúng quy trình, thời gian hay không là phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những nhân viên tham gia trực tiếp và gián tiếp của quy trình Đây cũng là yếu tố đem lại niềm tin cho khách hàng khi họ lựa chọn sử dụng dịch vụ tại doanh nghiệp
- Năng lực, cơ chế quản lý
Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà sẽ có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khác nhau Mấu chốt là cần xây dựng lên cơ cấu tổ chức tương xứng, thích hợp với hoạt động kinh doanh của từng công ty, linh hoạt và thích ứng được với các thay đổi của thị trường Khi ấy sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu được chi phí trong quản lý điều hành, nâng cao năng lực quản lý và tính hiệu quả trong kinh doanh Bên cạnh đội ngũ nhân viên, đội ngũ những nhà quản lý, quyết định chiến lực kinh doanh của doanh nghiệp, trực tiếp điều hành quá trình cung ứng
19 dịch vụ logistics cũng đóng vai trò quan trọng không kém Nhà quản trị phải tổ chức sao cho mỗi phòng ban có sự liên kết chặt chẽ, thông tin nội bộ được trao đổi nhanh chóng thì hoạt động của doanh nghiệp mới nhanh chóng và hiệu quản
- Hệ thống công nghệ thông tin
Dịch vụ logistics bằng đường hàng không là sự kết nối giữa các quốc gia, trên một không gian rộng Đặc thù của ngành chính là đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị hệ thống công nghệ thông tin công nghệ cao, không chỉ giúp doanh nghiệp liên lạc, trao đổi thông tin đối với đại lý, người nhận hàng, các đối tác nước ngoài mà hoạt động tìm kiếm khách hàng, liên lạc hãng hàng không cũng được thực hiện qua hệ thống công nghệ thông tin Sở hữu hệ thống thông tin hiện đại đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sở hữu cơ hội tiệm cận hơn với nhu cầu của khách hàng, có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các đối tác, quản lý chặt chẽ, xuyên xuốt quá trình cung ứng dịch vụ thông qua thông tin liên lạc được cập nhật liên tục và đặc biệt, đây còn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Việc tăng cường hay hạn chế các hoạt động cung ứng dịch vụ logistics là phụ thuộc vào trình độ công nghệ thông tin của doanh nghiệp
1.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
- Cơ chế quản lý nhà nước về hoạt động xuất khẩu
Hoạt động cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không gắn liền với hoạt động thương mại quốc tế đa quốc gia Điều này có nghĩa việc cung ứng dịch vụ logistics phải chịu ràng buộc luật pháp cũng như các quy chế quản lý giữa hai quốc gia của người xuất khẩu và người nhập khẩu, thậm chí có sự tham gia của nước thứ ba Hơn nữa, đối với đường hàng không, các yêu cầu về tính an toàn bay là vô cùng nghiêm ngặt, bởi vậy hoạt động này càng chịu sự ràng buộc bởi nhiều quy tắc Để hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp, Nhà nước và Chính phủ cũng đã ban hành nhiều chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu, đổi mới Luật Thương mại, Luật hải quan, Luật thuế xuất nhập khẩu nằm tạo lập hành lang pháp lý vững chắc cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu Đây là sự nỗ lực mà Nhà nước và Chính phủ muốn đem lại nhằm thúc đẩy hoạt động cung ứng logistics quốc gia
Những năm gần đây, logistics trở thành ngành mũi nhọn đối với nền kinh tế Việt Nam Theo thống kê của Hiệp hội doanh nghiệp Logistics Việt Nam, hiện có khoảng 30.000 doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực logistics và số lượng nãy sẽ còn gia tăng Không những thế, doanh nghiệp còn đối mặt với các đối thủ cạnh tranh gián tiếp như các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh tự sở hữu hệ thống logistics và không cần đến sự cung ứng của các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics chuyên nghiệp Những đối thủ này không trực tiếp cạnh tranh nhưng họ làm giảm thị trường khách hàng của những doanh nghiệp logistics
- Mối quan hệ với các thành viên tham gia
20 Để quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không diễn ra thuận lợi đòi hỏi sự hợp tác thật sự chặt chẽ giữa các bên liên quan Các đối tác tham gia vào quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không có thể kể đến như: nhà xuất khẩu, đại lý vận chuyển nội địa, đại lý hãng hàng không, hãng hàng không, hải quan Sự liên kết giữa các bên càng chặt chẽ thì doanh nghiệp càng có nhiều lợi thế cạnh tranh, giúp quá trình cung ứng dịch vụ logistics càng trở nên thuận lợi, nhanh chóng và dễ dàng
- Các nhân tố tự nhiên
Các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hóa Khi thời tiết thuận lợi đồng nghĩa với việc quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không có thể diễn ra một cách thuận lợi nhanh chóng Ngược lại, khi có những hiện tượng thời tiết xấu như bão, sương mù, thiên tai, áp thấp…, máy bay không thể cất cánh hoặc hạ cánh và hoàn toàn có khả năng bị dời lịch tàu bay Yếu tố này cũng là một trong những nguyên nhân thường xuyên gây ra tranh chấp và là cơ sở xây dựng trường hợp bất khả kháng và miễn trách nhiệm cho người giao nhận
- Một số nhân tố khác:
Ngoài những yếu tố kể trên còn một số yếu tố khác ảnh hưởng tới quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không như môi trường luật pháp- chính trị- xã hội bởi những biến động ở những quốc gia có liên quan trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics có thể khiến quy trình bị trì hoãn, chậm trễ hay thậm trí là hủy bỏ Bởi vậy doanh nghiệp cần phải nắm rõ và liên tục cập nhật những thông tin từ trong nước đến quốc tế để có thể tiến hành công việc một cách thuận lợi và hiệu quả nhất Bên cạnh đó, yếu tố về cơ sở hạ tầng cũng gây tác động không nhỏ Chúng ta có thể thấy rõ thực trạng về cơ sở hạ tầng giao thông hàng không Việt Nam chưa thực sự phát triển, hệ thống tuyến đường bay còn nhiều hạn chế khi thường xuyên phải quá cảnh, trung chuyển qua nhiều nước khác nhau, hạ tầng sân bay thì chưa đáp ứng hết nhu cầu phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa gây ùn tắc vào mỗi dịp cao điểm Tuy những năm gần đây, Nhà nước đã có sự quan tâm và có những chính sách huy động các nguồn lực nhằm thúc đẩy đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng quốc gia những do nhiều nguyên nhân mà hoạt động này diễn ra chưa thực sự hiệu quả, gây nhiều khó khăn cho việc phát triển ngành logistics tại Việt Nam
THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ
Khái quát về doanh nghiệp
Hình 2.1: Logo công ty OTEL
Bảng 2.1: Thông tin chung về Chi nhánh công ty TNHH Ontime worldwide logistics Việt
Tên công ty Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide
Logistics Việt Nam tại Hà Nội
Tên giao dịch tiếng Anh ON TIME WORLDWIDE LOGISTICS (VIET
NAM) CO., LTD (HANOI BRANCH)
Loại hình doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn Địa chỉ Tầng 12, Tòa nhà Red Building, Số 169 phố Bùi
Thị Xuân, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện Lê Thị Minh Nguyệt
Thời hạn hoạt động (tính tới thời điểm hiện tại)
On Time Worldwide Logistics được thành lập năm 1995 tại Hồng Kong với hoạt động ban đầu như một công ty giao nhận địa phương trong lĩnh vực hàng không và đường biển Sau thời gian dài xây dựng và phát triển, On Time đã trở thành công ty logistics quốc tế có uy tín trên thị trường Với hơn 50 văn phòng tại khắp 16 quốc gia trên thế giới, cho phép OTEL sẵn sàng đáp ứng linh hoạt nhu cầu của khách hàng, hiểu biết rõ tính địa phương hóa
22 tại nhiều nước, tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng mong đợi mà các khách hàng muốn tìm kiếm ở một đại lý vận chuyển quốc tế Mạng lưới rộng khắp của công ty luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng dù là ở bất cứ đâu
Hiện tại, On Time Worldwide Logistics là một trong các thành viên của Tập đoàn YTO Express (International) Holdings Limited thuộc YTO group Theo thống kê, On Time Worldwide Logistics Việt Nam lọt vào danh sách Top 9 các công ty logistics nước ngoài hoạt động hiệu quả và phát triển mạnh mẽ trong những năm qua tại Việt Nam (theo thống kê trên trang Toplist.vn) On Time Worldwide Logistics Việt Nam hiện hoạt động với 02 văn phòng tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội và là thành viên của các hiệp hội uy tín trong ngành logistics tại Việt Nam
Suốt nhiều năm hoạt động, OTEL luôn chiếm được nhiều ưu thế trên thị trường quốc tế và sự tín nhiệm của khách hàng về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả cạnh tranh Công ty cam kết cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiệu quả, tiện lợi, bảo mật, tốc độ và chất lượng tốt nhất với chi phí tối ưu nhất Mục tiêu hoạt động tại On Time Worldwide Logistics là luôn hướng đến nâng cao chất lượng dịch vụ, áp dụng công nghệ trong quản lý cũng như luôn đưa ra những giải pháp nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của quý khách hàng
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh công ty On Time Worldwide Logistics tại Hà Nội
❖ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
➢ Giám đốc Đây là người có quyền điều hành cao nhất tại công ty, đại diện công ty ra mọi quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh như các phương án kinh doanh, định hướng phát triển của công ty Giám đốc cũng là người trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng với khách hàng Đồng thời có nghĩa vụ chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định đó
➢ Bộ phận hàng biển và Bộ phận hàng không
Bộ phận hàng hàng không
Bộ phận hàng hàng biển
Là bộ phận chuyên về hàng hàng không và bộ phân chuyên về hàng đường biển Đây là phòng trực tiếp đảm nhận khẩu nghiệp vụ về thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không/ đường biển Sau khi nhận được bàn giao khách hàng từ phòng kinh doanh, nhân viên đội làm hàng sẽ tiếp nhận các thông tin của khách hàng và tiến hành liên hệ, tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng để làm các thủ tục, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu mà khách hàng mong muốn Đồng thời còn có vai trò tư vấn giúp khách hàng lựa chọn các phương án vận chuyển hàng hóa thuận lợi nhất với mức giá cả cạnh tranh
Là bộ phận quản lý về mặt kế toán, tài chính, nắm rõ các con số, tài liệu thống kê giúp kiểm soát tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty Bên cạnh đó, bộ phận kế toán còn có chức năng nghiên cứu các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, từ đó nhanh chóng phản ánh lại các biến động của thị trường, giúp ban lãnh đạo kịp thời nắm bắt thông tin để đề ra những chính sách phù hợp trong thời đại mới
➢ Bộ phận kinh doanh Đây được đánh giá là bộ phận có vai trò quan trọng trong công ty Nhiệm vụ của các thành viên trong bộ phận kinh doanh là tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận các yêu cầu giao nhận vận chuyển từ phía khách hàng, kết hợp cùng Giám đốc đưa ra các phương án chào giá dịch vụ, đàm phán giá với các hãng tàu, hãng hàng không với mục tiêu đạt được tỉ lệ ký kết hợp đồng cao nhất Sau khi đã đàm phán, thỏa thuận xong hợp đồng, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành bàn giao lại thông tin về khách hàng và lô hàng cho bộ phận hàng hàng không hoặc bộ phận hàng biển để tiếp quản
Chi nhánh công ty TNHH On Time Wordwide Việt Nam tại Hà Nội chỉ là một trong hai chi nhánh tại Việt Nam của công ty On Time Trong đó, chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh đóng vai trò là trụ sở chính Bởi vậy, nhân viên giữa hai trụ sở sẽ liên tục kết hợp và thông tin nhịp nhàng giữa hai bên Tổng số nhân viên của chi nhánh công ty TNHH On Time Wordwide Việt Nam tại Hà Nội tính tới thời điểm hiện tại là 18 thành viên
2.1.3 Kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2019-2021
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Logistics Việt Nam tại Hà Nội từ năm 2019-2021 Đơn vị tính: Việt Nam đồng
Từ bảng khái quát trên có thể thấy rõ được sự biến động doanh thu của công ty trong giai đoạn trước và sau đại dịch Covid Trong 3 năm vừa qua, đại dịch Covid 19 và những hệ lụy kèm theo đã tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty Cụ thể, trong năm 2019- thời điểm trước khi đại dịch Covid 19 bùng phát, tổng doanh thu của công ty đạt 30.099.255.487 đồng Đây hoàn toàn là một con số lý tưởng cho riêng OTEL Việt Nam chi nhánh Hà Nội Tuy nhiên trong năm 2020 chỉ đạt 25.023.995.331 đồng, giảm tương ứng khoảng 16,9% so với năm 2019 Việc áp dụng các biện pháp giãn cách xã hội của chính phủ để góp phần giảm thiểu số ca mắc và sự phong tỏa từ các nước đã làm ảnh hưởng lớn đến quy trình xuất, nhập khẩu, gây đình trệ quá trình giao nhận hàng hóa Đây được cho là nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp dẫn đến sự sụt giảm về tốc độ tăng trưởng doanh thu của công ty trong năm 2020 Sang năm 2021, doanh thu đạt 27.760.460.146 đồng và có dấu hiệu tăng trở lại Khi tình hình dịch bệnh bớt căng thẳng ở nhiều nền kinh tế lớn, nhu cầu giao thương tăng mạnh trở lại là dấu hiệu tốt cho sự vực dậy trong hoạt động vận tải, giao nhận quốc tế của công ty So với năm 2020, doanh thu năm 2021 tăng 10,9% cho thấy công ty đạt được mức tăng trưởng, ghi nhận sự nỗ lực không ngừng trong việc phát triển công ty bằng cách nhanh chóng thích nghi với thực trạng biến động của thị trường, nghiên cứu và đề ra các giải pháp logistics mới để đưa hoạt động kinh doanh của công ty về mức ổn định.
Phân tích các tác động của yếu tố môi trường đến quá trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không của công ty
2.2.1 Các yếu tố trong doanh nghiệp
Tính tới thời điểm tháng 10/2022, chi nhánh công ty TNHH On Time Wordwide Việt Nam tại Hà Nội có 18 nhân viên được tuyển chọn với các yêu cầu về kĩ năng quản lý và am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ Nhân sự tại OTEL Hà Nội có tỉ lệ 100% trình độ đại học trở lên, trình độ tiếng Anh tốt, ngoài ra một số nhân viên còn có khả năng ngoại ngữ thứ ba như tiếng Trung, tiếng Nhật Các vị trí cao tại OTEL như giám đốc điều hành, trưởng bộ phận hàng hàng không, trưởng bộ phận hàng biển, nhân viên bộ phận kế toán,…đều là những nhân viên đã gắn bó lâu dài với OTEL Hà Nội từ 2 năm trở lên và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, giao nhận hàng hóa Hiện tại, bộ phận hàng không của công ty đang có 5 thành viên nhưng hầu hết các nhân viên đều có chứng chỉ IATA cho các khóa học về hàng hóa hàng không cơ bản, về hàng hóa hàng không nguy hiểm, bảo mật và dịch vụ khách hàng,…
Quy trình cung ứng dịch vụ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hay không, phụ thuộc lớn vào trình độ nguồn nhân lực Bản chất là một công ty toàn cầu, sở hữu nguồn nhân lực có chất lượng tốt, ngoại ngữ giỏi sẽ giúp OTEL mở rộng được mạng lưới khách hàng cũng như trao đổi thông tin dễ dàng hơn với các đối tác nước ngoài Đặc biệt, với nhân viên khai báo hải quan đường hàng không, với các mặt hàng nguy hiểm quy định rằng phải có chứng chỉ khai báo hải quan do cơ quan hải quan cấp thì tại OTEL, nhân viên khai báo hải quan hoàn toàn có thể đáp ứng các điều kiện này Bởi vậy, khách hàng sử dụng dịch vụ logistics đường
25 hàng không tại OTEL hoàn toàn có thể yên tâm về trình độ, chất lượng cũng như đảm bảo tiến độ thông quan hàng hóa của mình
❖ Năng lực, cơ chế quản lý
Ban lãnh đạo tại OTEL Hà Nội đều là những người có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và quản lý chuỗi cung ứng và đặc biệt, đã gắn bó với OTEL Hà Nội nhiều năm Bởi vậy, hơn ai hết, ban lãnh đạo của công ty là người hiểu rõ nhất điểm mạnh, điểm yếu mà công ty đang sở hữu Theo như chia sẻ của chị Lê Thị Minh Nguyệt – giám đốc điều hành tại OTEL Hà Nội cho biết, ban lãnh đạo xác định nhân lực là yếu tố quan trọng để quy trình cung ứng dịch vụ của công ty diễn ra suôn sẻ Bởi vậy, ngay từ khâu tuyển chọn ứng viên phỏng vấn, công ty ưu tiên lựa chọn những con người có đầy đủ chuyên môn và nghiệp vụ cũng như sở hữu khả năng ngoại ngữ là một lợi thế Trong các khâu xử lý tác nghiệp, ban lãnh đạo luôn là người theo dõi sát sao và đánh giá tiến độ Đặc biệt, ban lãnh đạo trên toàn hệ thống OTEL đã thống nhất xây dựng lên quy trình chuẩn về các thao tác nghiệp vụ SOP làm tài liệu lưu hàng nội bộ của riêng OTEL Quy trình này trình bày cụ thể các bước trong quy trình tác nghiệp cung ứng dịch vụ logistics tại OTEL Mỗi nhiệm vụ cũng được gắn với trách nhiệm cụ thể của từng thành viên và trở thành quy chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình cũng như năng lực làm việc của nhân viên tại công ty Quy trình này đã đạt chứng nhận ISO, cho thấy mức độ chuyên nghiệp và khả năng quản lý tài giỏi của các nhà lãnh đạo tại OTEL
❖ Hệ thống công nghệ thông tin
Thời đại 4.0, công nghệ thông tin phát triển đã đánh dấu những bước ngoặt trong việc cải tiến chất lượng tại nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có nhóm ngành logistics Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt động quản lý, tác nghiệp đã giúp nâng cao hiệu quả công việc Với hoạt động giao nhận hàng hóa, việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại phục vụ việc điều hành quá trình hoạt động giao nhận, giúp khả năng đáp ứng dịch vụ được nhanh chóng và chính xác hơn
Ngay tại OTEL cũng sở hữu nền tảng ứng dụng công nghệ xử lý thông tin riêng giúp liên kết nhanh chóng các khâu trong hoạt động giao nhận vận chuyển Các phần mềm quản lý như quản lý nhân sự, kế toán tài chính, nhóm phần mềm quản lý khách hàng (CMR)… đều đang được OTEL sử dụng và tận dụng hiệu quả trong hoạt động quản lý của công ty
2.2.2 Các yếu tố ngoài doanh nghiệp
❖ Cơ chế quản lý nhà nước về hoạt động xuất khẩu
Tại Việt Nam, Nhà nước luôn có những chính sách thúc đẩy ngành logistics phát triển Năm 1992, Chính phủ Việt Nam đã ban hành luật hàng không dân dụng và các văn bản có liên quan khác xác định môi trường pháp lý cho ngành hàng không dân dụng Việt Nam Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam là cơ quan quản lý, chịu trách nhiệm với các hoạt động có liên quan đến vận tải hàng không Quan hệ giữa các hãng hàng không khác nhau của các quốc gia dựa trên các hiệp định song phương được ký kết giữa hai Chính phủ mà đại diện
26 thường là Cục Hàng không Dân dụng của các quốc gia Tính đến nay, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam đã chính thức ký hiệp định chuyên chở hàng không tới 53 quốc gia và lãnh thổ Việc ký kết các hiệp định như Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), Hiệp định thương mại tự do Việt Nam- EU (EVFTA) cũng như tích cực gia tăng hữu nghị giữa các nước nhằm gia tăng sự bảo hộ, ưu đãi cho Việt Nam như các ưu đãi về thuế, miễn các giấy phép xuất khẩu đối với hầu hết các mặt hàng, đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu quốc gia phát triển, từ đó tạo ra nhiều nguồn lực lớn cho OTEL, nhất là trong khâu quản lý và chuẩn bị chứng từ cho hàng hóa xuất khẩu
OTEL cũng đối mặt với thực trạng chung trong ngành khi các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics gia nhập thị trường ngày càng tăng Rất nhiều công ty có quy mô lớn, dịch vụ vượt trội với hệ thống thông tin hiện đại được thành lập Dù là một Công ty chuyên cung ứng dịch vụ logistics lâu đời và hàng đầu Việt Nam, tuy nhiên OTEL cũng đang phải chạm trán với các đối thủ cạnh tranh khác kinh doanh dịch vụ giao nhận trên cả nước, có năng lực và khả năng tài chính tương đương Một số đối thủ cạnh tranh chủ yếu của Công ty như:
- Công ty Legend Cargo Logistics
- Công ty forwarder Giao nhận hàng hóa Quốc tế Phương Nam
- Công ty Hưng Thịnh Phát
- Công ty TNHH Shipbolt Việt Nam
❖ Mối quan hệ với các thành viên tham gia
Quy trình cung ứng dịch vụ logistics đòi hỏi sự liên kết nhịp nhàng giữa các thành viên tham gia Ví dụ, ngay từ khâu nhận hàng từ nhà xuất khẩu là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics vì nếu như xảy ra sai sót hay chậm trễ bên phía nhà cung cấp hàng thì quy trình xuất khẩu hàng bằng đường hàng không sẽ không thể bắt đầu Vì vậy đảm bảo rằng khách hàng sẽ giao hàng đúng thời gian là vô cùng quan trọng Bên cạnh đó, cũng cần tạo mối quan hê tốt đẹp với các đối tác vận tải, hải quan để kết hợp mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng Với lợi thế hoạt động lâu năm trên thị trường cung ứng dịch vụ logistics, OTEL đã xây dựng được mối quan hệ chiến lược với các đơn vị vận tải nội địa và các hãng máy bay uy tín Đảm bảo OTEL luôn có mức giá dịch vụ hợp lý nhất và có lợi thế cạnh trạnh Đồng thời, là một công ty quy mô quốc tế, OTEL có đến 50 văn phòng đại diện trên toàn thế giới như tại Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc,…và hợp tác với những đại lý tin cậy ở nhiều nước trên toàn thế giới như Mỹ, châu Âu, Nhật Bản, Trung Quốc, Đông Nam Á, giúp OTEL kiểm soát tốt hàng hóa của mình khi hàng cập bến nước ngoài
❖ Các nhân tố tự nhiên Điều kiện tự nhiên là nhân tố cần được các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics đặc biệt quan tâm Tuy vận chuyển hàng hóa qua đường hàng không được đánh giá ít bị ảnh
27 hưởng bởi yếu tố thời tiết trong quy trình chuyên chở nhưng trong quá trình máy bay cất, hạ cánh, các yếu tố bất ngờ như bão, băng tuyết, mưa giông, sét,… lại bị ảnh hưởng rất lớn Thiệt hại khi xảy ra rủi ro trong vận chuyển hàng không là vô cùng lớn Với sự ảnh hưởng của yếu tố thời tiết, dù xét trên khía cạnh nào cũng sẽ gây ảnh hưởng xấu đến nhà nhập khẩu và công ty cung cấp dịch cụ logistics như OTEL
Ngoài ra, dịch bệnh cũng là yếu tố gây ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics của các doanh nghiệp và OTEL cũng không nằm ngoài ảnh hưởng đó Khi dịch bệnh Covid 19 diễn ra, các nước đóng cửa gây đình trệ hoạt động xuất nhập khẩu, quy trình kiểm soát dịch bệnh diễn ra nghiêm ngặt gây rào cản rất lớn đến hoạt động cung ứng dịch vụ logistics của doanh nghiệp.
Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu của công ty
2.3.1 Thực trạng thiết kế mạng lưới & tuyến đường vận tải
OTEL Hà Nội cung ứng cho khách hàng dịch vụ logistics bằng đường hàng không xuất khẩu đi bất kì đâu trên thế giới với vị trí gom hàng chủ yếu tại miền Bắc Việt Nam Đặc thù các lô hàng tại OTEL chủ yếu là hàng chỉ định và đã xác định rõ hãng máy bay cụ thể vì vậy tuyến đường vận tải cho hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty chủ yếu là hàng vận chuyển thẳng đơn giản Các tuyến đường đang được khai thác chủ yếu tại OTEL Hà Nội là Hà Nội đi Inchoen (HAN-ICN), Hà Nội- Hồng Kong (HAN-HKG), Hà Nội- Thượng Hải (HAN-PVG), Hà Nội- Osaka (HAN-KIX), Hà Nội- Singapore (HAN-SIN)
Theo đó, hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp từ kho của thương nhân (thường là kho của nhà xuất khẩu), OTEL sẽ kết hợp của các phương thức vận tải như đường bộ, đường hàng không đưa hàng hóa đến thẳng kho của khách hàng bên kia quốc gia Lựa chọn tuyến vận chuyển thẳng đơn giản phần lớn là do đặc thù của lô hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không khi mà khách hàng chủ yếu có nhu cầu vận chuyển khối lượng hàng nhỏ, yêu cầu nhanh chóng về mặt thời gian và thường là sự trao đổi giữa một nhà xuất khẩu tới một nhà nhập khẩu Tuyến đường vận chuyển thẳng tỏ ra hiệu quả với những yêu cầu trên của khách hàng
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt yêu cầu gom hàng từ nhiều nhà xuất khẩu để vận chuyển đến một nhà nhập khẩu thì OTEL vẫn hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu từ phía khách hàng Tùy vào từng trường hợp cụ thể, công ty cũng có thể vận dụng vận chuyển đáp ứng nhanh để phục vụ các dịch vụ phù hợp với từng khách hàng
2.3.2 Thực trạng lựa chọn đơn vị vận tải/đối tác
Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội là công ty đóng vai trò trung gian, hợp tác cùng các bên để điều hành và kiểm soát toàn bộ quy trình cung ứng dịch vụ Công ty không sở hữu phương tiện vận tải vì vậy, việc lựa chọn đơn vị vận tải để hợp tác là vô vùng quan trọng
Như đã nói ở trên, dịch vụ vận tải đường hàng không là dành cho cách loại hàng hóa có kích thức nhỏ, khối lượng không lớn, có giá trị cao và yêu cầu thời gian vận chuyển nhanh
Vì vậy, OTEL lựa chọn đơn vị vận tải theo các tiêu chí sau:
- Thời gian vận chuyển: Khách hàng luôn muốn nhận được hàng hóa của mình sớm nhất Bởi vậy OTEL đòi hỏi ở đối tác của mình sự tuân thủ chặt chẽ về mặt thời gian Thời gian vận chuyển đôi khi còn phụ thuộc vào sự thuận tiện về tuyến đường mà các đơn vị vận tải có thể cung cấp
- Độ tin cậy và an toàn của hàng hóa: Độ tin cậy được đánh giá dựa trên độ tuân thủ về mặt thời gian và đảm bảo an toàn hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển Đối với các mặt hàng có giá cao và dễ bị ảnh hưởng về mặt thời gian thì tiêu chí về độ tin cậy và an toàn trong quá trình vận chuyển sẽ được lựa chọn hàng đầu
- Chi phí vận chuyển: Cùng một tuyến đường vận tải, mỗi đơn vị vận tải có thể đưa ra các mức chào giá khác nhau Tuy nhiên, mục tiêu của công ty là tối ưu hóa toàn bộ tổng chi phí Bởi vậy, công ty luôn cân nhắc đầy đủ các khoản chi phí để lựa chọn được đối tác cung cấp với tổng chi phí là thấp nhất với chất lượng dịch vụ đảm bảo
- Khả năng theo dõi hàng hóa: Vì là bên đại diện kiểm soát toàn bộ quy trình cung ứng dịch vụ, OTEL luôn chủ động trong việc nắm bắt thông tin về hàng hóa Để đạt được điều đó cần có sự hợp tác giữa công ty với đơn vị vận tải, có phép thường xuyên cập nhật, theo dõi tiến trình của hàng hóa để kịp thời thông tin lại cho khách hàng cũng như nhanh chóng đưa ra các hướng giải quyết khi có sự cố xảy ra
- Uy tín và sự ổn định, bền vững của đơn vị vận tải: Việc hợp tác với các đơn vị vận tải tại OTEL chủ yếu hướng đến sự hợp tác lâu dài Bởi vậy, một đơn vị có sự ổn định trên trị trường sẽ đảm bảo năng suất dịch vụ cho nhu cầu vận chuyển của OTEL Bên cạnh đó, xu hướng hiện nay khách hàng ưa chuộng các công ty thân thiện với môi trường hơn Bởi vậy, một nhà vận tải có khả năng tuân theo các mục tiêu bền vững và ý thức về môi trường chính là một lợi thế
Với bề dày nhiều năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng được các mối quan hệ hợp tác đáng tin cậy đối với các đơn vị vận tải Quy trình đánh giá dịch vụ vận tải thường được tiến hành 2 năm/ lần dựa trên báo cáo về hiệu xuất làm việc và đánh giá từ phía khách hàng Điều này đảm bảo cho OTEL có cái nhìn khách quan nhất về hiệu quả cung cấp dịch vụ logistics của mình, đồng thời rút kinh nghiệm để năng cao chất lượng dịch vụ giữa các bên Trong một số trường hợp, có thể tiến hành lựa chọn nhà vận tải khác phù hợp hơn Đối với dịch vụ logistics bằng đường hàng không, OTEL hợp tác với nhiều hãng máy bay
Hình 2.2 Các đối tác dịch vụ của OTEL Việt Nam – Đường hàng không
Có thể thấy, các đối tác của OTEL đều là những hãng hàng không lớn và sở hữu các đường bay đến bất kì đâu trên thế giới có thể kể đến như Cathay Pacific, All Nippon Airways, Nippon Cargo Airlines, Cargolux, Korean Air, United Airlines, British Airways… Trong đó, OTEL hiện đang làm đại lý trực tiếp cho các hãng máy bay VietNam Airlines (Tổng công ty hàng không Việt Nam), ETIHAD Airways (Hãng hàng không quốc gia của Abu Dhabi, được đánh giá là hãng hàng không hàng đầu của thế giới), Qatar Airways và Turkish Airlines Hầu hết, các hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại OTEL đều đi qua 4 hãng máy bay này Khi khách hàng chỉ định các hãng máy bay khác, OTEL vẫn có khả năng cung cấp dịch vụ thông qua việc hợp tác với các co-loader đang làm đại lý tương ứng với các hãng máy bay đó Đối với các đơn vị vận tải nội địa: Đây là dịch vụ đi kèm khi khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ logistics bằng đường hàng không tại OTEL nhưng không có phương tiện vận tải riêng Khi đó, OTEL sẽ hợp tác cùng các đơn vị vận tải cung cấp thêm dịch vụ vận tải nội địa Các đơn vị này có vai trò vận chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng đến kho sân bay và thường được OTEL yêu cầu độ tin cậy về mặt thời gian cao Khoảng thời gian từ khi khách hàng đặt booking, truyền tờ khai và sẵn sàn có hàng cho đến khi cắt máng trong vận chuyển đường hàng không là rất ngắn, đặc biệt là đối với hàng xuất khẩu Hiện tại, một số đơn vị vận tải nội địa mà OTEL Hà Nội đang hợp tác là:
- Công ty TNHH Một thành viên vận tải Dương Anh, địa chỉ tại Sóc Sơn, Hà Nội, chuyên cung cấp các dịch vụ vận tảu bằng đường bộ Công ty thường phục vụ các chuyến hàng đến sân bay Nội Bài từ các địa điểm xung quanh khu vực Hà Nội như KCN Bắc Thăng Long, Nội Bài, Bắc Ninh và một số khách hàng tại Vĩnh Phúc Hầu hết các hàng hóa xuất
30 nhập khẩu xung quanh khu vực Hà Nội của OTEL sẽ do công ty vận tải Dương Anh đảm nhận Đây cũng là mối quan hệ hợp tác lâu dài và đạt được độ tin cậy cao giữa hai bên
- Ngoài ra, tùy vào từng tuyến đường mà OTEL lựa chọn các đơn vị vận tải nội địa phù hợp Như tuyến Thái Bình- Hải Phòng- Hà Nội có vận tải Trung Tín Hay tuyến Hải Dương- Hưng Yên- Nội Bài có công ty TNHH dịch vụ vận tải và thương mại Trọng Tuấn,…
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu đánh giá thực trạng
Thứ nhất, Chi nhánh công ty TNHH On Time Worldwide Việt Nam tại Hà Nội đã xây dựng được quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không một cách cụ thể và đáp ứng được những yêu cầu cần thiết cơ bản nhất mà khách hàng yêu cầu Có thể thấy OTEL đã điều hành và kiểm soát từ những khâu đầu tiên nhận hàng từ khách hàng cho đến khi hàng hóa an toàn đến tay người nhập khẩu đúng thời gian Sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các phòng ban và mối quan hệ tốt với các thành viên tham gia giúp quy trình cung ứng dịch vụ tại OTEL diễn ra một cách nhịp nhàng, thuận lợi và nhận được nhiều sự tin tưởng từ phía khách hàng Minh chứng cho điều này là số lượng khách hàng kí kết hợp đồng với công ty không ngừng tăng lên, không chỉ mở rộng thị trường với các doanh nghiệp trong nước mà còn có những khách hàng từ doanh nghiệp nước ngoài Uy tín của OTEL trên thị trường vẫn đang được khẳng định
Liên lạc với đơn vị vận chuyển nội địa để sắp xếp tiến độ xe Đưa xe tới địa điểm lấy hàng xuất khẩu
Xác nhận tình trạng hàng hóa và nhận hàng từ kho hàng lên xe Đưa hàng tới kho sân bay
Liên lạc với nhân viên hiện trường và làm thủ tục giao hàng
Thứ hai, các bộ phận phòng ban của công ty có sự liên kết rất chặt chẽ OTEL đã xây dựng được quy trình cung ứng dịch vụ logistics chuẩn để áp dụng cho toàn bộ hệ thống Trong đó, ngoài việc chỉ rõ nhiệm vụ, chức năng của từng nhân viên cần làm trong từng bước quy trình thì còn đề rõ sự đồng bộ và phối hợp giữa các bộ phận trong công ty Từ khâu tìm kiếm, tiếp nhận yêu cầu booking của khách hàng từ bộ phận kinh doanh tới các công tác của nhân viên chứng từ của bộ phận hàng không, nhân viên hiện trường tại sân bay,…
Thứ ba, công ty sở hữu nguồn nhân lực trẻ, nặng động và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics Như đã nói ở trên, OTEL Hà Nội sở hữu đội ngũ nhân viên với 100% tốt nghiệp trình độ đại học cùng vốn ngoại ngữ tốt, thông thạo Bên cạnh đó, với các vị trí cao như trưởng bộ phận, giám đốc điều hành đều đã gắn bó với OTEL trong khoảng thời gian dài cho thấy khả năng giữ chân nhân tài tại công ty OTEL cũng thường xuyên mở các khóa đào tạo và nâng cao chất lượng nhân viên để có thể cập nhật và tổ chức nhanh nhất những thay đổi trên thị trường
Thứ tư, OTEL đã thiết lập được mối quan hệ thân thiết với các đối tác, tương tác trao đổi thông tin với các đại lý ở nước ngoài, các hàng hàng không lớn như Cathay Pacific, All Nippon Airways, Nippon Cargo Airlines, Cargolux, Korean Air, United Airlines, British Airways… Chính vì vậy, OTEL sở hữu lợi thế về giá cả cạnh tranh, cũng như giúp việc đặt cho hàng hóa của khách hàng tiến hành nhanh hơn mà không cần phải thông qua một trung gian nào khác
Thứ năm, noài việc xây dựng được uy tín trên thị trường, thu hút được nhiều hợp đồng từ các khách hàng lớn, nhỏ mới, OTEL còn xây dựng được tệp khách hàng lớn, trung thành trong suốt 15 năm hoạt động Có thể kể đến một số khách hàng lớn tại OTEL Hà Nội như Công ty TNHH Piaggio Việt Nam, công ty TNHH công nghệ chính xác Fuyu, công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Vinfast, công ty TNHH Fujifilm Business Innovation, công ty TNHH Compal Việt Nam, Đây đều là những khách hàng lớn với tỉ lệ hàng đi qua OTEL thường xuyên, số lượng lớn
2.4.2 Những điểm hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những điểm mạnh đó, sau quá trình thực tập và tìm hiểu tại công ty, có thể nhận ra một số điểm hạn chế trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường hàng không cho hàng xuất khẩu tại OTEL Hà Nội như sau:
Thứ nhất, tất cả các hoạt động được cung ứng tại OTEL đều là các hoạt động hợp tác với các bên cung ứng chuyên nghiệp khác, OTEL không sở hữu đội xe hay kho bãi mà chỉ đóng vai trò trung gian kết nối và kiểm soát Điều này có thể dẫn đến việc tăng chi phí, kéo theo lợi nhuận thu được theo từng koo hàng không cao Và đôi khi chất lượng dịch vụ bị phụ thuộc vào các bên thứ ba
Thứ hai, tại OTEL tuy đã sở hữu phần mềm thông tin xử lý dữ liệu từ lâu, nhưng cũng chính vì thế lại gặp khó khăn khi phần mềm cũ và không thường xuyên được cập nhật khiến phần mềm thường xuyên xảy ra các lỗi kỹ thuật, lỗi phần mềm khiến công việc gián đoạn,
40 chậm trễ và sai sót Trong khi đó, hiện tại công ty không có đội ngũ nhân viên IT riêng mà hợp tác mới một bên thứ ba cung cấp dịch vụ Điều này dẫn đến hệ quả khi hệ thống công ty xảy ra trục trặc thì không được xử lý ngay lập tức mà phải tốn thời gian chờ đợi sự can thiệp từ bên thứ ba Không những vậy, hiện tại OTEL chưa sở hữu trang web riêng Việc xây dựng trang web riêng có thể giúp công ty dễ dàng tiếp cận khách hàng
Thứ ba, hạn chế trong việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm các thị trường mới Thực trạng tại OTEL hiện nay quá dựa dẫm vào nguồn khách hàng lâu năm mà quên mất rằng cần đầu tư vào marketing để tiếp cận các khách hàng tiềm năng mới Hoạt động nghiên cứu thị trường tại công ty hầu như không có kế hoạch cụ thể, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển cũng như khả năng tồn tại của công ty trên thị trường khi mà thực tế, công ty đang phải đối diện với lượng đối thủ cạnh tranh rất đông và chất lượng
Thứ tư, khâu xử lý chứng từ tại OTEL đôi khi vẫn xảy ra sai xót Nguyên nhân là do việc thiếu thông tin về sản phẩm và lô hàng Như đã nói, vận chuyển qua đường hàng không có rất nhiều quy định về tính an toàn đặc biệt với các trường hợp hàng hóa nguy hiểm, hàng có PIN, hàng dễ hư hỏng,… Tuy nhiên, nhiều khách hàng cung cấp sai hay thiếu các thông tin cho doanh nghiệp như các chỉ dẫn đặc biệt về hàng nguy hiểm, quy cách bảo quản và chất xếp dẫn đến tình trạng khó khăn trong kiểm soát và lên kế hoạch cho lô hàng
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CHO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ONTIME
Dự báo nhu cầu dịch vụ logistics bằng đường hàng không và định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Bên cạnh các phương thức vận tải như đường bộ và đường biển thì vận tải bằng đường hàng không hiện đang là phương thức có nhiều triển vọng và có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất Đặc biệt, trải qua thời kỳ dịch bệnh khiến mạng lưới vận tải đường bộ và đường biển bị thắt chặt với nhiều quy định về phòng chống dịch bênh thì vận tải hàng không trở thành một giải pháp hiệu quả Ngay cả khi những nút thắt đó bắt đầu giảm bớt thì nhu cầu vận tải hàng hóa bằng đường hàng không vẫn đang tăng lên
Theo đó, số liệu thống kê của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA), khối lượng vận chuyển hàng hóa hàng không tăng 4.1%, từ mức 63.7 triệu tấn trong năm 2018 lên mức 65.9 triệu tấn trong năm 2019 Đặc biệt, có một thực trạng lưu lượng hành khách hàng không toàn cầu trong năm 2022 sẽ thấp hơn khoảng 1/5 so với mức của năm 2019 Tuy nhiên, lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không ước tính sẽ cao hơn 11.7% so với năm 2019 Điều này cho thấy vận chuyển hàng hóa qua đường hàng không đang là một “mảnh đất” nhiều triển vọng và sẽ phát triển hơn nữa trong tương lai Điều này cũng đã được công ty nghiên cứu thị trường Research and Markets dự đoán trong báo cáo của họ
Trong khi đó tại Việt Nam, theo báo cáo thị trường Logistics Việt Nam 2021, tính chung
9 tháng năm 2021, vận tải hàng hóa bằng đường hàng không đạt 179,9 nghìn tấn, luân chuyển hàng hóa đạt 3,34 tỷ tấn.km tăng 24,9% so với cùng kỳ năm 2020
Hình 3.1 Vận tải hàng hóa bằng đường hàng không
Nguồn: Báo cáo Logistics Việt Nam 2021
Ngoài việc thu hút 50 hãng hàng không quốc tế từ 25 quốc gia và vùng lãnh thổ thì hiện nay, các hãng bay tại Việt Nam cũng đang thể hiện tham vọng trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa ra ngoài thế giới Cụ thể là Vietjet Air và UPS (Hoa Kỳ) đã ký một thỏa thuận gia tăng năng lực khai thác vận tải hàng hóa trong nước và quốc tế Theo đó, Vietjet Air có quyền tiếp cận các chuyến bay trên mạng lưới vận chuyển hàng hóa quốc tế của UPS từ châu Á, trong khi hãng chuyển phát nhanh của Hoa Kỳ sẽ có thể sử dụng các dịch vụ của Vietjet Air tại Việt Nam, Thái Lan và khu vực châu Á Hãng hàng không Bamboo cũng cho biết có kế hoạch phát triển Bamboo Airways Cargo Hãng này trước đó cũng đã triển khai và xây dựng bộ tiêu chuẩn vận chuyển hàng hóa theo tiêu chuẩn của IATA, phát triển các đường bay chở hàng định kỳ như tuyến Hà Nội - Incheon (Hàn Quốc) Bên cạnh đó, các dự án cải tạo, nâng cấp hệ thống cảng, sân bay phục vụ vận tải hàng không cũng đang được đẩy mạnh như dự án nâng cấp đường cất, hạ cánh, đường lăn tại Cảng Hàng không quốc tế Nội Bài với mức đầu tư 2000 tỷ đồng, nâng cấp đèn tín hiệu, hệ thống thoát nước sơn kẻ tín hiệu và các công trình phụ trợ khác cũng đang được triển khai
Như vậy có thể thấy, triển vọng phát triển hoạt động vận tải hàng không trong tương lai là rất lớn Theo dự đoán của Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế (IATA), năm 2025, thị trường hàng không Việt Nam sẽ đứng thứ 3 thế giới về tốc độ tăng trưởng Mặc dù vận chuyển hàng không là phương thức vận chuyển tốn kém nhưng với nhu cầu cao về vận chuyển các hàng hóa tốc độ cao, hàng dễ hỏng, hàng giá trị cao thì đây sẽ là một lựa chọn tối ưu và là xu thế trong tương lai Điều này kéo theo sự phát triển của hoạt động cung ứng dịch vụ logistics hàng không cho hàng hóa xuất, nhập khẩu tại các công ty logistics
3.1.2 Định hướng phát triển của công ty
Có thể thấy, thị trường logistics Việt Nam hiện nay có mức độ cạnh trranh vô cùng lớn Việc xác định được rõ ràng phương hướng phát triển của công ty sẽ là kim chỉ nam giúp hoạt động của công ty diễn ra một cách hiệu quả, sử dụng hợp lý các nguồn lực cũng như có những chiến lược phù hợp giúp công ty đạt được những mục tiêu mà họ đã đề ra Nhận thức được rõ tầm quan trọng của việc đề ra định hướng chiến lược phát triển, ban điều hành tại OTEL luôn chú tâm nghiên cứu tình hình kinh doanh của công ty, nắm bắt các xu hướng phát triển cũng như những biến động của hoạt động xuất, nhập khẩu hàng hóa để có thể đề ra được những định hướng xác thực nhất, hiệu quả nhất đối với công ty mình Cụ thể, một số định hướng mà công ty đề ra như sau:
- Định hướng phát triển chung của công ty
Trải qua quá trình hình thành và phát triển hơn 15 năm qua, OTEL luôn chú trọng vào việc xây dựng uy tín của công ty thông qua việc cung ứng dịch vụ logistics uy tín, tin cậy và chuyên nghiệp trong đó tập trung vào việc nâng cao chất lượng đội ngũ quản trị, nguồn nhân lực của công ty, thông qua đó xây dựng, kết hợp hài hòa các nguồn lực để tạo điều kiện cho việc phát triển các dịch vụ cốt lõi
- Định hướng phát triển dịch vụ logistics đường hàng không cho hàng xuất khẩu
Cụ thể trong 5 năm tới, ban điều hành xác định dịch vụ logistics đường hàng không sẽ trở thành dịch vụ mũi nhọn tại công ty Để đạt được điều đó, các định hướng đã được đề ra như sau:
Thứ nhất, chủ động đánh giá, hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường hàng không cho hàng xuất khẩu Nhân viên phụ trách cần chủ động thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ chuẩn bị bộ chứng từ cho đến lúc hàng được giao về kho Tất cả các bước từ nhận, kiểm tra và chuyển bộ chứng từ, khai báo hải quan, theo dõi tiến độ,…cần thực hiển đúng theo quy trình và có những giải pháp cho những vấn đề thường gặp một cách triệt để, nhanh chóng, đưa ra những hướng giải quyết tối ưu đối với các vấn đề tốn nhiều thời gian và nguồn lực đang còn tồn tại trong quy trình
Thứ hai, phát triển đội ngũ quản lý, nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn của nguồn nhân lực trong công ty, ban lãnh đạo Công ty cùng các trưởng bộ phận cần chủ động quan tâm và đầu tư cho nhân viên qua những buổi đào tạo, hoạt động thực tế để nâng cao trình độ, kinh nghiệm, nâng cao kiến thức về luật định, khuyến khích nhân viên đề xuất giải pháp khắc phục các vấn đề còn tồn tại trong quy trình
Thứ ba, để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, cần đa dạng hóa các loại hình dịch vụ với chất lượng cao, giá cả hợp lý nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu từ phía khách hàng Đồng thời mở rộng, tìm kiếm các tập khách hàng mới thay vì chỉ tập trung vào lượng khách hàng quen thuộc, khách hàng đi hàng thường, hàng lẻ Để thực hiện mục tiêu xa hơn, công ty cần tập trung tìm kiếm các các hàng từ phía nhà máy, khách hàng có tỉ lệ đi hàng thường xuyên, đều đặn để duy trì được mức lợi nhuận
Thứ tư, mục tiêu mở rộng thị trường dịch vụ logistics hàng xuất khẩu sang thị trường châu Âu và châu Mỹ Để thực hiện được điều này, công ty cần nỗ lực tìm kiếm, hợp tác với các đối tác nước ngoài, đồng thời duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các hãng máy bay để tận dụng được tiềm lực thị trường cũng như gia tăng sự hợp tác giúp tối ưu hóa chi phí nhất khi công ty thâm nhập vào một thị trường mới.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quá trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cho hàng hóa xuất khẩu tại công ty 43 1 Giải pháp về tổ chức quản lý
3.2.1 Giải pháp về tổ chức quản lý
- Kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng bộ chứng từ nhận được từ khách hàng
Trong quá trình nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng, cần phải có nhân viên đúng chức năng thuộc bộ phận hàng không giải quyết các công việc liên quan đến chứng từ Sau khi nhận được chứng từ, nhân viên cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với sau, nếu có sự lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu và xác định rõ những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch nào, bắt đầu từ chứng từ nào, và cần phải có liên lạc nhanh với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho khớp với nhau
- Phân định rõ trách nhiệm, phạm vi công việc đối với từng cán bộ nhân viên
Thực tế cho thấy số lượng lô hàng xuất khẩu trung bình mỗi tuần là rất lớn và có rất nhiều các vấn đề liên quan đến chứng từ của nhiều lô hàng xảy ra trong cùng một thời điểm, nếu các vấn đề không được giải quyết nhanh chóng thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng xuất khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung của quá trình cung ứng dịch vụ Vì vậy, việc phân chia các cán bộ, nhân viên phụ trách riêng từng công đoạn để làm sẽ dễ dàng hơn trong giải quyết vấn đề đó Ví dụ, trong khâu chuẩn bị chứng từ, nên chia khách hàng với các nhân viên phụ trách cụ thể Điều này sẽ giúp liên lạc nhanh chóng hơn khi xảy ra sai xót, gia tăng sự liên kết giữa nhân viên OTEL với khách hàng Đồng thời sẽ tạo nên sự chuyên sâu và thành thạo hơn trong nghiệp vụ của các nhân viên, bởi công việc luôn là một dây chuyền khép kín, các cán bộ, nhân viên trong bộ phận, phòng sẽ trao đổi ngược với nhau, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện
Cần thiết phải xây dựng một trình tự làm việc hợp lý và chia nhỏ công việc, xác định rõ trách nhiệm mà mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận trong quy trình đó như một cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác nhận các chứng từ từ khách hàng và chuyển chứng từ sang cho nhà thầu logistics làm thủ tục hải quan, một cán bộ phụ trách giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện và kiểm soát tiến độ lô hàng cho đến khi hàng hóa được giao về kho Như vậy sẽ tạo nên sự chuyên sâu và thành thạo hơn trong nghiệp vụ của các nhân viên, bởi công việc luôn là một dây chuyền khép kín, các cán bộ, nhân viên trong bộ phận, phòng sẽ trao đổi ngược với nhau, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện
- Chủ động theo dõi, cập nhật các luật định để đáp ứng đủ các điều kiện, quy định được ban hành
Phân công nhân sự có năng lực, kiến thức chuyên môn và sự am hiểu về các luật định chịu trách nhiệm theo dõi những thay đổi liên quan đến nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa từ phía các cơ quan chức năng, theo dõi các luật định liên quan đến loại hàng hóa mà công ty đang nhận xuất khẩu, cập nhật thông tin từ cấp trên và cơ quan hữu quan như Cảng, Bộ Thương Mại để kịp thời có những bổ sung, điều chỉnh các thông tin phù hợp các chứng từ liên quan
3.2.2 Giải pháp về nguồn nhân lực
Con người luôn là chủ thể của mọi hoạt động Do đó, công tác đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho họ là giải pháp cần thiết Công ty có thể sử dụng các biện pháp sau:
Về trình độ nghiệp vụ, nhân viên cần chủ động học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, đặt trách nhiệm của bản thân đối với công việc Bên cạnh đó, công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác đào tạo huấn luyện đội ngũ cán bộ, nhân viên, mở khóa đào tạo nội bộ trong công ty đặc biệt là những nhân viên mới, cần sự hỗ trợ chỉ dẫn của các anh chị Công ty cũng nên nghiên cứu, sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, đúng trình độ, đúng chuyên môn, năng lực sở trường, và tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến Đó là cách hiệu quả để khai thác được năng lực của nhân viên và cho họ thể hiện khả năng của mình Điều này cũng sẽ giúp kích thích sự cố
45 gắng và cống hiến của nhân viên công việc của họ nói riêng và hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp nói chung
Về môi trường làm việc, cần xây dựng môi trường làm việc thân thiện, nhiệt tình cho các nhân viên làm việc, thường xuyên trò chuyện, trao đổi cùng nhân viên, khuyến khích nhân viên chủ động đề xuất những giải pháp khắc phục các vấn đề đang còn tồn tại
Về các quy định và quyền lợi, mục tiêu chính là gắn bó quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động đối với công ty, phát động các chính sách khen thưởng như: tăng lương, thưởng theo doanh thu, tăng các trợ cấp cho người lao động… để làm động lực thi đua cho mỗi nhân viên; luôn quan tâm, chăm sóc đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty Đây cũng là một trong những yếu tố “giữ chân” người lao động, hạn chế được tình trạng nhân viên nghỉ việc sau một thời gian làm việc ở công ty
3.2.3 Nâng cấp các phần mềm hỗ trợ phục vụ trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics
Công ty cần đầu tư vào việc nâng cấp, cập nhật mới cho hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp Như đã nói ở các phần nội dung trên, phần mềm của OTEL đã được xây dựng và sử dụng từ lâu, tuy nhiên không thường xuyên được nâng cấp nên thường xuyên xảy ra tình trạng đơ, gây ảnh hưởng đến quy trình tạo AWB trên hệ thống Ngoài ra, hệ thống lưu trữ tại công ty còn lưu trữ riêng lẻ mà chưa có hệ thống lưu trữ lên ổ chung của toàn công ty Điều này có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát cũng như theo dõi các lô hàng Vì vậy, công ty nên xem xét đầu tư để phát triển hệ thống công nghệ thông tin phục vụ quá trình cung ứng dịch vụ logistics bởi phát triển công nghệ thông tin cũng đồng nghĩa với việc giúp quản lý hệ thống cung ứng dịch vụ của doang nghiệp diễn ra hiệu quả hơn.
Các đề xuất của sinh viên qua thực tập ở công ty liên quan tới các vấn đề chuyên môn của ngành và chuyên ngành
Sau thời gian thực tập và khảo sát thực trạng tại doanh nghiệp logistics tiêu biểu trong ngành, một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng về các vấn đề liên quan chuyên môn của ngành và chuyên ngành như sau:
- Cần mở rộng đào tạo và nâng cao hơn nữa chất lượng nguồn nhân lực trong ngành logistics
Tại Việt Nam, logistics có thể không phải là một lĩnh vực mới nhưng mới được đầu tư và chú trọng trong thời gian gần đây Bởi vậy, nguồn nhân lực trẻ, chất lượng cao, được đào tạo bài bản là rất hiếm, chưa thể đáp ứng được nhu cầu nguồn nhân lực của ngành Chính vì vậy, cần có sự kết hợp giữa các chính sách của nhà nước với các doanh nghiệp, trường học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực trẻ, tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển của ngành sau này Cụ thể, các trường đại học, cao đẳng nên có những bộ môn, chuyên ngành đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực logistics, nội dung đào tạo bám sát quy trình logistics tại các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với những kiến thức thực tế Các doanh nghiệp nên kết hợp cùng với nhà trường tổ chức các buổi hội thảo chia sẻ thông tin, những
46 câu chuyện thực tế trong ngành; hay tổ chức các buổi tham quan, tiếp xúc trực tiếp với hoạt động tại doanh nghiệp, tạo điều kiện cho sinh viên có những buổi cọ sát, định hình được vị trí công việc mà họ mong muốn trong tương lai Thông qua đó, các doanh nghiệp cũng có thể thông qua các trường học tuyển dụng được nguồn nhân lực có chất lượng cao.
Kiến nghị
3.4.1 Đối với cơ quan Nhà nước
- Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật để phù hợp với những pháp luật, điều ước quốc tế Ngành vận tải hàng không là luôn khắt khe trong việc quản lý về tính ao toàn nên bị chi phối bởi rất nhiều các bộ luật Hơn thế, vận tải hàng không kết nối giữa nhiều quốc gia trên thế giới nên không chỉ bị tác động bởi hệ thống pháp luật của nước nhà mà còn chịu sự chi phối đến từ các điều ước quốc tế như Công ước Vacsava, Nghị định Hague,…Điều này đòi hỏi ngành vận tải hàng không phải có được sự đồng bộ, thống nhất giữa luật pháp quốc gia và quốc tế Chính vì vậy, nhà nước xây dựng và hoàn thiện khung khổ pháp lý về thể chế chính sách đồng thời đảm bảo tính nhất quán, thông thoáng và hợp lý, tạo điều kiện cho dịch vụ logistics đường hàng không của Việt Nam có nhiều cơ hội phát triển, mở rộng hơn nữa và mang lại hiệu quả kinh tế, khả năng cạnh tranh với các quốc gia trong khu vực
- Tăng cường và thức đẩy chính sách hợp tác kinh tế, chính trị và xã hội giữa các quốc gia để thiết lập mối gắn bó thân thiết, từ đó tạo mối quan hệ cho lợi ích quốc gia đồng thời thúc đẩy giao thương, hợp tác xuất khẩu hàng hóa cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho ngành logistics và vận tải quốc gia
- Có những chính sách khuyến khích doanh nghiệp đầu tư, phát triển công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý của các doanh nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động của doanh nghiệp hiện đang là xu thế tất yếu, giúp quá trình quản lý các hoạt động trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn khá mới chưa phát triển do hầu hết tại Việt Nam đều là các doanh nghiệp nhỏ, chưa có nhiều khả năng đầu tư, phát triển công nghệ Để theo kịp với xu hướng logistics hiện đại ngày nay, nhà nước nên có những chính sách khuyến khích, hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển hệ thống công nghệ thông tin, phát triển website để dễ dàng theo dõi đơn hàng, liên lạc giữa các bên, hay như dễ dàng quản lý thông tin của chính doanh nghiệp mình
3.4.2 Đối với cơ quan Hải quan
- Đơn giản hóa các thủ tục hải quan tạo thuận lợi cho cách doanh nghiệp trong xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không Thời gian qua cơ quan hải quan cũng đã nỗ lực trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa thông qua việc tích hợp xử lý thủ tục trên kênh một cửa Quốc gia hay ứng dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử Tuy nhiên, thực tế việc thực hiện thủ tục của các bộ ngành mới chỉ điện tử hóa một phần và vẫn đòi hỏi chứng từ bản giấy hay thời gian chờ xét duyệt trên thực tế kèo dài hơn rất nhiều so với quy định Điều này gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp, nhất là đối với các lô hàng gấp có thể gây ra chậm tiến độ lô hàng và gia tăng chi phí không cần thiết
- Các hướng dẫn ban hành cần phải rõ ràng, dễ hiểu và công khai hơn để các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thực hiện khai báo dễ dàng
- Có những biện pháp hạn chế tối đa những tiêu cực khi doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục khải quan