TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS CHO HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TH
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, Chính phủ Việt Nam tham gia ký kết các hiệp định thương mại tự do song phương, đa phương, các hiệp định vận tải biển với các quốc gia trên thế giới, dịch vụ logistics đứng trước thời cơ lớn để phát triển mạnh mẽ Điều này giúp hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy mạnh nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước và quốc tế, đặc biệt là hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ logistics đường biển đóng vai trò là một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics, đặc biệt đối với điều kiện của Việt Nam là một quốc gia có bờ biển dài, gần các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới Khối lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam tăng trưởng và ổn định trong những năm trở lại đây Đặc biệt trong
2 tháng đầu năm 2024 ước đạt 111,614 triệu tấn, tăng 8% so với cùng kỳ năm 2023, hàng nhập khẩu ước đạt 33,884 triệu tấn (tăng 16%) Điều này đã tạo ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics đường biển, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và đem lại hiệu quả ngày càng cao Chính vì thế, để có thể tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường thì các doanh nghiệp cần có những giải pháp, chiến lược hoàn thiện, nâng cao quy trình cung ứng, từ đó đem lại chất lượng dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng phức tạp của khách hàng
Trong quá trình thực tập và làm việc tại Công ty Cổ phần (CP) Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans, bên cạnh những thành công đạt được, tác giả nhận thấy quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển – một trong những dịch vụ thế mạnh đem lại nguồn doanh thu đáng kể cho công ty vẫn còn nhiều bất cập, chưa thỏa mãn tối đa được nhu cầu của khách hàng Nhận thức được điều đó, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans” với mục đích sẽ đề xuất một số giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Trong những năm gần đây đã có một vài công trình nghiên cứu khoa học, luận văn về dịch vụ logistics đường biển nói chung và dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển nói riêng ra đời với nội dung đa dạng, đạt được nhiều thành công trong việc cải thiện năng lực cung ứng với các chỉ số kết nối Sau đây là những công trình nghiên cứu tiêu biểu:
Soner Esmer, (2018), The factors affecting the sea transportation in the new globalization era, Dokuz Eylul University, Maritime Faculty, Izmir, Turkey Nghiên cứu đã sử dụng phương pháp định tính và phương pháp định lượng để thu thập và phân tích dữ liệu Từ đó, tác giả đã chỉ ra 9 yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới vận tải biển và cảng biển trong thời kỳ toàn cầu hóa, trong đó yếu tố gây ảnh hưởng nhiều nhất là nhân tố cách
2 mạng công nghệ 4.0, tình hình chính trị và an ninh mạng Nghiên cứu đã phân tích rất tỉ mỉ và chi tiết ảnh hưởng của các nhân tố này tới vận tải biển Điểm mới đó là nghiên cứu chỉ áp dụng đối với hàng vận chuyển bằng container đường biển
N Luzhanska và cộng sự, (2019), The Influence of Customs and Logistics Service Efficiency on Cargo Delivery Time Tác giả tập trung nghiên cứu, phân tích sự ảnh hưởng của cơ quan hải quan đến sự chậm trễ trong vận chuyển hàng hoá quốc tế Trên cơ sở phân tích, tác giả cho thấy rằng để tối đa hóa hoạt động hiệu quả của các tổ hợp hải quan và vận chuyển hàng hóa, cần đảm bảo hợp tác với các chủ thể thị trường vận tải và chủ háng hóa được đặc trưng bởi mức độ tin cậy cao và hoạt động không vi phạm các quy tắc hải quan và công nghệ
Tác giả trường Đại học Bowling Green State, (2020), Logistics customer services – PMC, Bowling Green, OH, United States đã phân tích tầm ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đến dịch vụ khách hàng trong lĩnh vực logistics và những yếu tố này tác động như thế nào đến hiệu quả của hoạt động logistics Nghiên cứu này cũng giải thích mô hình quan hệ bán hàng - dịch vụ và cách đo lường mức độ dịch vụ Các chủ đề khác bao gồm thời gian chu kỳ đặt hàng, cách xác định mức độ dịch vụ tối ưu và sự thay đổi dịch vụ có thể chấp nhận được trong hậu cần
Trần Khánh Hồng, (2017), Luận văn Thạc sĩ Kinh tế “Hoàn thiện hoạt động cung ứng dịch vụ logistics của Công ty Cổ phần dịch vụ vận chuyển quốc tế và thương mại Vinh Vân Minh Vân”, Đại học Thương mại, đã tiếp cận và phân tích thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho các hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển cũng như thực trạng cung ứng dịch vụ vận tải, tư vấn và khai báo hải quan,… Đồng thời, tác giả cũng đưa ra những đánh giá và một số giải pháp nâng cao, hoàn thiện hoạt động cung ứng dịch vụ logistics sao cho tối ưu hóa hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, (2018), Giáo trình “Quản trị Logistics kinh doanh”, Nhà xuất bản Thống kê Giáo trình nêu rõ các lý luận, quan điểm chung về logistics cũng như quản trị logistics Đặc biệt, chương 8 với nội dung “Doanh nghiệp logistics và ngành logistics quốc gia” đã nghiên cứu về dịch vụ logistics và các doanh nghiệp logistics với các nội dung như mức độ cung ứng dịch vụ, quá trình cung ứng dịch vụ, từ đó đưa ra những mô hình, quan điểm, khái niệm khái quát nhất liên quan đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics của các doanh nghiệp logistics
Vũ Anh Tuấn và Lê Thị Việt Nga, (2019), Báo cáo tổng kết đề tài Nghiên cứu khoa học cấp cơ sở “Nghiên cứu chất lượng dịch vụ hỗ trợ vận tải biển Việt Nam trong bối cảnh hội nhập”, Đại học Thương mại Đề tài đã tập trung nghiên cứu, đánh giá các yếu tố tạo nên chất lượng và các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hỗ trợ vận tải biển của các doanh nghiệp Việt Nam giai đoạn từ 2014 đến 2018 Từ kết quả nghiên cứu đưa ra, tác giả đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ vận tải biển Việt Nam trong bối cảnh hội nhập
Lê Giang Thùy Linh, (2021), “Một số giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ logistics nhập khẩu nhằm gia tăng sự hài lòng của khách hàng ở hãng tàu Sealand Maersk”, Trường Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh đã xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ logistics nhập khẩu của hãng tàu Sealand Maersk Bên cạnh đó, nghiên cứu còn phân tích, đánh giá thực trạng dịch vụ của hãng tàu Sealand Maersk, qua đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện hoạt động logistics nhập khẩu Tác giả xây dựng các chiến lược để phát triển dịch vụ hàng nhập trong chuỗi cung ứng hoạt động logistics Câu hỏi nghiên cứu đặt ra trong luận văn là những giải pháp nào để nâng cao chất lượng dịch vụ logistics đường biển nhập khẩu của hãng tàu dựa vào thương mại điện tử, nguồn nhân lực hay công nghệ
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu ở trên về cơ bản đã đề cập khá toàn diện cơ sở lý luận cũng như đề ra giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và cung ứng dịch vụ logistics của công ty Tuy nhiên, trong số đó, có khá ít tài liệu đi sâu vào phân tích quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường hàng biển nói chung và tại Việt Nam nói riêng Mặc dù chỉ là một ngách nhỏ trong lĩnh vực logistics nhưng đóng vai trò là mắt xích quan trọng với hơn 80% khối lượng hàng hóa thương mại trên toàn cầu vận chuyển bằng đường biển Chính vì vậy, đề tài “Hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans” là duy nhất, không trùng lặp với những đề tài nghiên cứu trước đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, đề xuất giải pháp và hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài khóa luận nhằm mục đích nghiên cứu các mục tiêu chính sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của các doanh nghiệp giao nhận Các thông tin ở phần này sẽ là tiền đề, định hướng, cơ sở nghiên cứu, giúp khóa luận rõ ràng, mạch lạc hơn
- Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty CP Thương mại và vận tải quốc tế Vietrans giai đoạn
2020 – 6 tháng đầu năm 2023 Từ đó, có thể rút ra được những thành công và hạn chế, cũng như tìm ra được các nguyên nhân chủ quan và khách quan của các hạn chế mà công ty đang gặp phải
- Bước đầu đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans đến năm 2025
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu bằng các nguồn sau: Các đề tài luận văn, khóa luận, bài nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực giao nhận hàng hóa, xuất nhập khẩu, logistics, tại thư viện trường Đại học Thương Mại Số liệu, báo cáo của Tổng cục Thống kê, Tổng cục Hải quan,…và các văn bản pháp luật, văn bản quy định của Nhà nước Ngoài ra, có thu thập từ các nguồn nội bộ đơn vị thực tập trong giai đoạn 2020 – 6 tháng đầu năm 2023 như các báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh,… Các dữ liệu, thông tin được sử dụng trong bài luận văn được xử lý bằng các phương pháp như thống kê, phân tích tổng hợp, so sánh và đối chiếu các số liệu, thông tin đã thu thập để thu được thông tin phù hợp với đề tài khóa luận tốt nghiệp.
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng các phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế hoạt động kinh doanh thường ngày tại công ty, tập trung vào quá trình thực hiện hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu tại đơn vị thực tập
+ Đối tượng phỏng vấn (Danh sách phỏng vấn – Phụ lục): Giám đốc công ty, cán bộ quản lý trong công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
+ Địa điểm phỏng vấn: văn phòng công ty Vietrans có địa chỉ tại Lô B9, ngách 1, ngõ 187 Nguyễn Tuân, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
+ Thời gian phỏng vấn: Từ 15h tới 17h ngày 26/03/2024
+ Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
+ Nội dung phỏng vấn (Câu hỏi phỏng vấn và trả lời được thể hiện ở Phụ lục): bao gồm đánh giá về các bước trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu, những tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ và những định hướng của công ty trong tương lai.
Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và kết luận, khóa luận được kết cấu theo 3 chương sau:
Chương 1: Một số cơ sở lý luận về quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương 2: Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ
Khái quát dịch vụ logistics và dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.1.1 Khái niệm dịch vụ logistics và dịch vụ logistics đường biển a, Dịch vụ logistics
Logistics là một thuật ngữ tiếng Anh, có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp "logistikos", có nghĩa là "thuật toán, tính toán" Trong tiếng Việt, logistics thường được gọi là "hậu cần"
Logistics được hiểu là quá trình tối ưu hóa về vị trí, vận chuyển và dự trữ các nguyên vật liệu từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế Đây là định nghĩa logistics được sử dụng phổ biến hiện nay và được sử dụng trong đề tài
Theo Điều 233, Luật Thương mại 2005, và Khoản 7 Điều 3 Nghị định 163/2017/NĐ-CP thì dịch vụ logistics được định nghĩa như sau: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.” Dịch vụ logistics là một khái niệm chỉ một hoạt động kinh doanh thương mại, bao gồm tất cả các hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm soát và ứng dụng nhằm đảm bảo luồng dịch chuyển của hàng hóa hay các thông tin liên quan với nguyên vật liệu đầu vào một cách hiệu quả và hợp lý đến điểm đích cuối cùng theo thỏa thuận b, Dịch vụ logistics đường biển
Dịch vụ logistics đường biển là một phần của dịch vụ logistics, chuyên cung cấp các giải pháp vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Cũng giống như khái niệm về dịch vụ logistics, dịch vụ này bao gồm: vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển từ cảng xuất đến cảng nhập, làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cho lô hàng, bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển, và các dịch vụ khác như lưu kho, bao bì, ghi ký mã hiệu,… đảm bảo hàng hóa theo đúng yêu cầu của khách hàng
Dịch vụ logistics đường biển không chỉ bao gồm vận tải, giao nhận đường biển hay lưu kho mà nó bao quát cả một dây chuyền cung ứng vận tải biển phức tạp Do đó, dịch vụ logistics đường biển có vai trò quan trọng và được thực hiện theo hợp đồng thỏa thuận giữa các bên liên quan Thương nhân sẽ thực hiện cung ứng các dịch vụ logistics đường biển theo thỏa thuận và sau đó hưởng mức thu lao như trong hợp đồng Bên cạnh đó, trong hợp đồng sẽ có các điều khoản đền bù để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của hai bên
1.1.2 Vai trò của dịch vụ logistics đường biển a, Đối với nền kinh tế
Dịch vụ logistics đường biển góp phần quan trọng trong thúc đẩy thương mại quốc tế, kết nối hàng hóa giao thương giữa các nước trên thế giới Hơn 80% lượng hàng hóa thương mại quốc tế được vận chuyển bằng đường biển, đặc biệt đối với điều kiện của Việt Nam là một quốc gia có bờ biển dài, gần các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới Do đó dịch vụ logistics đường biển đóng vai trò thiết yếu trong việc kết nối hàng hóa giao thương các thị trường trên thế giới, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, thúc đẩy thương mại quốc tế phát triển
Dịch vụ logistics đường biển nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng Bằng việc cung cấp các giải pháp vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa hiệu quả, logistics đường biển giúp tối ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng, giảm chi phí và thời gian vận chuyển, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Ngoài ra, ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào dịch vụ logistics đường biển như blockchain, AI, IoT giúp nâng cao hiệu quả quản lý, truy xuất nguồn gốc hàng hóa, tăng cường khả năng kiểm soát và giám sát chuỗi cung ứng
Dịch vụ logistics đường biển góp phần phát triển kinh tế Dịch vụ này tạo ra hàng triệu việc làm, thu hút đầu tư và thúc đẩy phát triển các ngành công nghiệp liên quan như đóng tàu, sửa chữa tàu biển, du lịch biển… Việc phát triển dịch vụ logistics đường biển giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế, thu hút đầu tư nước ngoài, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng toàn cầu Không chỉ vậy, nó còn đóng góp lớn cho ngân sách qua nhiều loại thuế và phát triển những dịch vụ đi kèm Sự phát triển của dịch vụ logistics đường biển góp phần làm tăng sự huy động về nguồn vốn đầu tư trong xã hội rất lớn mà không phải ngành nghề nào cũng có được
Ngoài ra, dịch vụ logistics đường biển còn có một số vai trò khác như: thúc đẩy đầu tư vào cơ sở hạ tầng như cảng biển, đường cao tốc, và hệ thống kho bãi; bảo vệ môi trường nhờ hiệu quả sử dụng năng lượng cao và ít phát thải khí CO2 nhất so với các phương tiện khác,… b, Đối với doanh nghiệp
Dịch vụ logistics đường biển giúp doanh nghiệp mở rộng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Doanh nghiệp có khả năng tiếp cận thị trường quốc tế, mở rộng tập khách hàng tiềm năng, mở rộng cơ hội kinh doanh và tăng doanh thu Ngoài ra, dịch vụ logistics đường biển giúp giảm chi phí vận chuyển, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó nâng cao sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường quốc tế
Dịch vụ logistics đường biển góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ Bằng việc tối ưu hóa quy trình và lựa chọn tuyến đường vận chuyển phù hợp và phối hợp hiệu quả với các bên liên quan trong chuỗi cung ứng, dịch vụ logistics đường biển cung cấp cho khách hàng theo dõi và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn với thời gian hợp lý, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển, từ đó đáp ứng
8 nhu cầu và yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Dịch vụ logistics đường biển giúp giảm thiểu rủi ro Dịch vụ này là một chuỗi các hoạt động liên tục, có tác động qua lại và gắn bó mật thiết với nhau Trong chuỗi đó phải để đến việc thương nhân cung cấp dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, các giải pháp an ninh an toàn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hư hỏng hay mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển
Bên cạnh đó, dịch vụ logistics đường biển còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như: giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi; nâng cao năng lực quản lý chuỗi cung ứng; tăng cường khả năng thích ứng với thị trường
1.1.3 Ưu điểm & hạn chế của dịch vụ logistics đường biển
Bên cạnh các đặc trưng của ngành dịch vụ như: tính vô hình, tính không thể chia tách, tính đồng nhất, tính dễ hỏng,… dịch vụ logistics đường biển còn có những đặc điểm riêng so với các loại hình dịch vụ logistics khác với các ưu điểm và hạn chế sau
Ưu điểm của dịch vụ logistics đường biển:
Khả năng vận chuyển hàng hóa với quy mô lớn Đây là ưu điểm nổi bật nhất của dịch vụ logistics đường biển Phương tiện đường biển có thể là tàu container, tàu chở hàng rời, xà lan, có sức chứa hàng trăm nghìn tấn hàng hóa, từ máy móc công nghiệp đến hàng tiêu dùng như quần áo và thực phẩm
Quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.2.1 Các thành phần tham gia quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển bao gồm đa dạng thành phần tham gia, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Có thể kể đến các thành phần phổ biến là chính phủ, người gửi hàng, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics đường biển, hãng tàu, người nhận hàng và công chúng
Hình 1.1 Các thành phần tham gia quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển
(Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018) Người gửi thường là bên xuất khẩu, có vai trò gián tiếp trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Người gửi hàng có nhiệm vụ tập hợp lô hàng, đưa hàng lên tàu, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn, tránh sự cố và hao hụt, đồng thời đảm bảo trao đổi thông tin kịp thời và chính xác Mục tiêu của người gửi hàng là tối ưu hóa chi phí logistics tổng thể trong khi vẫn đảm bảo chất lượng hàng hóa và thời gian giao hàng
Người nhận thường là bên nhập khẩu (các thương nhân hoặc tổ chức có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ thị trường nước ngoài để thực hiện hoạt động kinh doanh) Các nhà nhập khẩu sẽ phối hợp cùng với các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics đường biển và các hãng tàu để trao đổi thông tin, đề ra những yêu cầu về khả năng cung ứng dịch
10 vụ để đảm bảo quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu đường biển được diễn ra trơn tu và hiệu quả nhất Người nhận hàng quan tâm tới chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với giá cả
Người vận tải đóng vai trò là trung gian quan trọng trong quá trình tổ chức vận chuyển giữa bên gửi hàng, bên nhận hàng và các đơn vị vận tải Nhà cung ứng dịch vụ logistics đường biển có trách nhiệm kết nối ba bên chính trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng cách cung cấp thông tin cụ thể và kịp thời về giá cước, tuyến đường và khả năng vận chuyển Điều này giúp tạo ra sự hòa hợp và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa Ngoài ra, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác như: dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, dịch vụ kho bãi, dịch vụ thủ tục hải quan, dịch vụ tư vấn logistics,…
Chính phủ là bên đầu tư và quản lý hệ thống hạ tầng cơ sở giao thông vận tải và các điểm dừng đỗ phương tiện vận chuyển (bến cảng) Sự can thiệp của chính phủ thể hiện dưới các hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp như: các chính sách và luật lệ, các chiến lược khuyến khích hoặc giới hạn quyền sở hữu các phương tiện vận tải,… nhằm mục tiêu phục vụ phát triển kinh tế xã hội quốc gia và hội nhập kinh tế thế giới
Công chúng là thành phần hưởng lợi từ các lợi ích của vận chuyển hàng hóa và cũng bị những tác động tiêu cực rất mạnh tới môi trường sống và mức độ an toàn xã hội, kinh tế do hoạt động vận chuyển hàng hóa nói riêng và giao thông vận tải nói chung gây ra Họ rất quan tâm đến hoạt động vậ chuyển và có khả năng tạo nên dư luận xã hội và gây sức ép để nhà nước và chính quyền các cấp ra các quyết định vì mục tiêu an sinh xã hội và phát triển bền vững của địa phương và quốc gia
1.2.2 Các bước trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ logistics không chỉ là một quy trình đơn lẻ mà thường là một hệ thống phức tạp bao gồm nhiều bước và hoạt động khác nhau để quản lý và điều phối các dòng chảy hàng hóa từ nguồn cung đến điểm tiêu thụ Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo cung ứng dịch vụ tới khách hàng một cách hiệu quả và tối ưu nhất
Dưới đây là sơ đồ quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển:
Hình 1.2 Quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển
(Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018)
Toàn bộ quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu có sự tham gia của nhiều thành viên, có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ tạo nên chuỗi cung ứng hiệu quả
Bước 1: Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics liên hệ, cập nhật thông tin về hàng hóa cho khách hàng
Bước 2: Liên hệ với người chuyên chở để nắm thông tin hàng hóa
Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến từ đại lý của hãng tàu khi hàng đến cảng đích Bước 4: Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng (nhà nhập khẩu)
Bước 5: Người nhập khẩu nộp vận đơn gốc và các chứng từ cần thiết
Bước 6: Nhận lệnh giao hàng từ người chuyên chở
Bước 7: Gửi lệnh giao hàng cho khách hàng
Bước 8: Làm các thủ tục nhập khẩu, thông quan hàng hóa và giao hàng (nếu được khách hàng yêu cầu)
Tuy nhiên, còn tùy thuộc vào loại hình cung ứng dịch vụ cụ thể mà quy trình sẽ có những thay đổi, tùy thuộc vào loại hình hàng hóa hay các yêu cầu của khách hàng
1.2.3 Lựa chọn đơn vị vận tải/đối tác cung ứng dịch vụ logistics đường biển Đơn vị vận tải/ Đối tác cung ứng dịch vụ logistics đường biển đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy việc thực hiện các tiêu chuẩn dịch vụ và chi phí của doanh nghiệp khi tham gia vào quá trình cung ứng hoặc phân phối hàng hóa Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển cần được tiến hành một cách cẩn thận, phù hợp với mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp Quy trình này bao gồm các bước sau đây:
Hình 1.3 Sơ đồ các bước lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics đường biển
(Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018) Bước 1: Xác định và đánh giá tầm quan trọng của mỗi tiêu chuẩn
Các doanh nghiệp cần xem xét các mục tiêu vận chuyển tiêu chuẩn đề ra về các tiêu thức như: chi phí vận chuyển, thời gian vận chuyển, độ tin cậy, năng lực vận chuyển, tính linh hoạt và độ an toàn hàng hóa Tầm quan trọng của mỗi tiêu thức được xác định theo hệ số phù hợp với quan điểm của người nhận hàng, tức là theo định hướng khách hàng, không định hướng theo người thuê dịch vụ vận tải Do đó, các công ty cần xếp hạng mức độ quan trọng của mỗi tiêu thức vận chuyển phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của khách hàng, có thể theo thứ tự: hệ số 1 là quan trọng nhất và hệ số 3 là ít quan trọng nhất
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải Đối với các đơn vị vận tải mà doanh nghiệp đã ký hợp đồng vận chuyển có thể được đánh giá về chất lượng dịch vụ và chi phí Đánh giá được thực hiện bằng cách gán điểm từ 1 đến 3 cho mỗi lần vận chuyển theo từng tiêu chí của từng đơn vị, với 1 là điểm cao nhất và 3 là điểm thấp nhất Điểm đánh giá này phản ảnh cả về số lượng và chất lượng Tổng số điểm đánh giá được tính bằng cách nhân điểm của mỗi tiêu chí với hệ số quan trọng tương ứng, sau đó cộng tổng số điểm của các tiêu chí để đạt được tổng số điểm cuối cùng Nhà cung cấp có tổng số điểm cao nhất được coi là người có năng lực vận chuyển đáp ứng yêu cầu cao nhất
Bước 3: Giám sát và đánh giá dịch vụ lựa chọn
Việc giám sát và đánh giá đóng vai trò quan trọng sau một khoảng thời gian nhất định (có thể là 1 tháng/ 3 tháng/ 6 tháng) để rút ra kinh nghiệm và nâng cao chất lượng dịch vụ, hoặc lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ vận tải khác phù hợp hơn Quá trình đánh giá có thể dựa trên các tiêu chí đã đề ra, kèm theo ý kiến phản hồi từ người nhận hàng (khách hàng) về đơn vị vận tải Đồng thời, việc đánh giá cần phải được điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu chiến lược vận chuyển trong ngữ cảnh của mạng lưới và tuyến đường vận tải đã được lập kế hoạch trước đó
1.2.4 Đánh giá chất lượng cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Chất lượng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như nhà cung cấp dịch vụ, cơ sở hạ tầng, công nghệ và quy định hải quan Một số tiêu chí chính cần quan tâm khi đánh giá chất lượng dịch vụ logistics nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm:
Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.3.1 Các yếu tố môi trường vĩ mô
Sự dịch chuyển của kinh tế toàn cầu theo hướng hội nhập tác động trực tiếp lên quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu bởi hàng hóa được vận chuyển qua đường biển là chính
Những biến động trong tỷ lệ hối đoái, thuế quan và các chính sách thương mại quốc tế có thể ảnh hưởng đến giá thành vận chuyển và thời gian quy trình logistics đường biển Ngoài ra, tình hình kinh tế chung của các quốc gia có thể tạo ra biến động trong nhu cầu vận chuyển hàng hóa và cung cấp dịch vụ logistics Sự ổn định hoặc không ổn định của nền kinh tế toàn cầu tác động trực tiếp đến lưu lượng hàng hóa nhập khẩu Điều này cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến khả năng xử lý hàng hóa thông qua đường biển và các dịch vụ hậu cần khác như lưu kho và phân phối Nếu kinh tế biển phát triển, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn vốn và tài nguyên để đầu tư vào cơ sở hạ tầng, công nghệ và nhân lực để nâng cao dịch vụ logistics của mình
Bên cạnh đó, tình hình kinh tế có thể gây ra những sự biến động về giá cả các dịch vụ logistics đường biển, bao gồm chi phí nhiên liệu, chi phí lao động và chi phí vận chuyển quốc tế Doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa chi phí cùng với cải thiện dịch vụ và tìm cách tạo ra lợi thế cạnh tranh để thu hút khách hàng
Môi trường chính trị - pháp luật
Trong nền kinh doanh hiện đại, các yếu tố môi trường chính trị, pháp luật ngày càng có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập toàn cầu Doanh nghiệp sẽ dễ dàng để phát triển hoạt động logistics đường biển hơn nếu thị trường có chính trị ổn định Ngược lại, nếu nền chính trị bất ổn, nhiều biến động thì quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển sẽ chịu ảnh hưởng nặng nề Mâu thuẫn chính trị có thể dẫn đến việc áp đặt các biện pháp phòng vệ thương mại, đánh thuế hoặc hạn chế vận chuyển hàng hóa
Bên cạnh đó, luật pháp quốc gia có thể đặt ra các quy định và hạn chế về quy trình nhập khẩu, vận chuyển và giao nhận hàng hóa đường biển quốc tế Việc tuân thủ các quy định pháp luật này là cực kỳ cần thiết để tránh trường hợp vi phạm pháp luật và rủi ro pháp lý
Do đó, để thành công các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics đường biển phải hiểu và nắm vững pháp luật và chính sách, quy định chính trị và pháp luật quốc tế cả thị
15 trường trong nước và quốc tế mà mình kinh doanh Việc có các quy định rõ ràng và hợp lý về vận chuyển, quản lý kho và thông quan hàng hóa giúp tạo ra môi trường kinh doanh ổn định và đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình
Môi trường văn hóa – xã hội
Môi trường văn hóa - xã hội ảnh hưởng lớn đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu đường biển
Văn hóa và xã hội ở các quốc gia có thể ảnh hưởng đến cách họ thực hiện các quy trình hải quan, kiểm tra hàng hóa, cũng như xử lý các vấn đề khác liên quan đến logistics Những sự khác biệt về quan điểm, văn hóa làm việc, và cách tiếp nhận thông tin do có những rào cản và khác biệt về ngôn ngữ, tôn giáo có thể tạo ra thách thức trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển Văn hóa - xã hội tác động đến quan điểm, cách nhìn nhận và niềm tin của khách hàng, đối tác về những sản phẩm - dịch vụ mà các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics đường biển cung cấp
Bởi vậy, các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics phải đặc biệt quan tâm đến những yếu tố văn hóa – xã hội tại thị trường của mình để nâng cao hơn hiệu quả của quy trình cung ứng dịch vụ logistics nhập khẩu đường biển của mình
Theo sự tiến bộ kỹ thuật của cách mạng công nghiệp 4.0, quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cũng có nhiều sự biến động Việc áp dụng công nghệ thông minh có thể thúc đẩy sự linh hoạt trong cung ứng dịch vụ logistics đường biển Cụ thể, các công nghệ mới được áp dụng trong logistics đường biển có thể kể đến là hệ thống quản lý kho tự động, hệ thống theo dõi vận tải thông minh, và phần mềm quản lý chuỗi cung ứng giúp tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm thiểu thời gian và chi phí
Ngoài ra, công nghệ còn giúp cải thiện khả năng theo dõi hàng hóa trong thời gian thực, cung cấp thông tin chính xác về vị trí và tình trạng của hàng hóa, từ đó tăng cường tính trasparency và minh bạch trong quy trình logistics Việc áp dụng công nghệ vào logistics cũng giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu sai sót nhân viên, và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng
Với sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp logistics cần liên tục cập nhật và áp dụng những công nghệ mới nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
1.3.2 Các yếu tố môi trường ngành
Hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu được tiến hành khi có sự xuất hiện về nhu cầu của khách hàng Khách hàng có thể ảnh hưởng đến quy trình này bằng cách lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, yêu cầu về khả năng cung ứng dịch vụ Trong một số trường hợp, sau khi có sự thống nhất về kích thước, trọng lượng, thời gian, giá cả, cách thức vận chuyển, có những lý do khác nhau khiến cho khách hàng
16 thay đổi thời gian vận chuyển, thay đổi một số điều khoản khiến cho thời gian cung ứng hàng hóa bị ảnh hưởng và gây khó khăn cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics
Do đó, nhà cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu cần chú trọng đến việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ và thu hút khách hàng
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS
Giới thiệu về Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển
Công Ty Cổ Phần (CP) Thương Mại Và Vận tải quốc tế Vietrans (Vietrans International Freight Forwarder and Trading Joint Stock Company), gọi tắt là Vietrans Int'l Freight Forwarder., Jsc, chính thức được thành lập ngày 23 tháng 4 năm 2014 dưới đại diện là Giám đốc Hoàng Tiến Sơn và đi vào hoạt động trên mọi lĩnh vực logistics trong nước và quốc tế, Thương mại và Xuất nhập khẩu
Hình 2.1: Logo của Công ty CP Thương Mại Và Vận tải quốc tế Vietrans
(Nguồn: Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans)
Với trụ sở chính được đặt tại số 42, phố Trần Nhật Duật, Phường Đồng Xuân, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội và sự mở rộng văn phòng giao dịch tại Lô B9, ngách 1, ngõ 187 Nguyễn Tuân, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội, Vietrans không ngừng phát triển, mở rộng thị trường, nhằm mục tiêu trở thành một trong những công ty forwarder uy tín hàng đầu Việt Nam
Một số thông tin liên hệ của Vietrans:
Ngày 23 tháng 4 năm 2014, Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans được thành lập với mục đích làm dịch vụ vận tải hàng hoá bằng xe tải phục vụ chính cho các khách hàng tại các khu công nghiệp của phòng Vận Tải Quốc Tế trực thuộc Công ty
CP Giao nhận Kho vận Ngoại thương Sau 6 tháng hoạt động khá hiệu quả, cộng thêm sự biến đổi chính trị mạnh mẽ tại Công ty CP Giao nhận Kho vận Ngoại thương là những nguyên nhân để Vietrans quyết định chia tay Công ty CP Giao nhận Kho vận Ngoại thương Ngày 1 tháng 1 năm 2015, công ty chính thức hoạt động trên mọi lĩnh vực logistics trong nước và Quốc tế, Thương mại và xuất nhập khẩu
Nhìn lại chặng đường gần 10 năm xây dưng và phát triển, công ty đã hoạt động rất hiệu quả và liên tục có các bước tiến đột phá trong ngành nghề kinh doanh đa dạng từ logistics đến xuất nhập khẩu, khai thuế Hải quan… Đặc biệt, năm 2017 công ty đã hoàn thành việc mua lại toàn bộ 20% cổ phần của Công ty CP Giao nhận và Kho vận Ngoại thương
Hiện nay, bằng việc mở rộng văn phòng đại diện tại Hải Phòng và các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Vĩnh Phúc, Hà Nam, Thanh Hóa, Vietrans đã hoàn thiện hệ thống đại lý ở hầu hết các nước có giao dịch thương mại với Việt Nam
Từ khi thành lập đến nay, công ty đã không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng công tác phục vụ của mình, với mục đích cố gắng hết mình nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả, trở thành nhà cung cấp đáng tin cậy và mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng cấp dịch vụ đáng tin cậy và mang đến nhiều giá trị hơn nữa cho khách hàng
2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực, sản phẩm kinh doanh chính
Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans kinh doanh đa dạng, hầu hết các lĩnh vực dịch vụ Logistics, Xuất nhập khẩu, vận chuyển, kho bãi, khai thuê hải quan, bất động sản, xây dựng, thương mại,… Tuy nhiên, Vietrans tập trung chủ yếu vào ba lĩnh vực kinh doanh chính dưới đây
Vận tải hàng hóa là lĩnh vực kinh doanh chủ lực của Vietrans Công ty cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đa dạng các phương thức, bao gồm vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và vận tải đa phương thức Trong đó, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cho các đơn hàng vận chuyển xuất nhập khẩu chiếm tỷ trong lớn trong doanh thu của Vietrans Phụ thuộc vào đặc điểm các tuyến đường, trọng lượng và khối lượng của hàng hóa, Vietrans sẽ đưa ra cho khách hàng những phương án vận chuyển tối ưu nhất như vận chuyển hàng nguyên container (FCL), vận chuyển hàng lẻ đóng ghép container (LCL), vận chuyển hàng rời,…Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và đường bộ cũng dần trở nên quan trọng trong chiến lược kinh doanh của công ty Các luồng tuyến từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc về Việt Nam và ngược lại; vận chuyển nội địa là các luồng tuyến chính của Vietrans
Thủ tục hải quan : Là doanh nghiệp chuyên sâu về lĩnh vực khai thuê Hải quan, đa dạng các loại mặt hàng từ thực phẩm; Thiết bị y tế, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm; Thiết bị xây dựng hàng công trình, dự án, dự án Hỗ trợ Phát triển Chính thức (ODA) đến hàng gia công… Vietrans tư vấn hỗ trợ khách hàng về thủ tục hải quan, tham vấn áp giá hải quan và các chính sách thuế liên quan; Thủ tục kiểm tra chuyên ngành hàng hóa; Khai báo hải quan và làm thủ tục thông quan hàng hóa; Hỗ trợ các thủ tục sau thông quan, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ giao hàng cho khách, cập nhật liên tục các công văn, nghị định mới liên quan đến hải quan để thông báo, tư vấn cho khách hàng
Dịch vụ kho bãi : Với hệ thống kho bãi sẵn có, Vietrans cung cấp các dịch vụ nâng hạ và đóng hàng tại kho; Đóng gói và quấn màng bảo vệ tại kho; Phân loại, tách hàng, ghép hàng, chằng buộc,…
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
Cơ cấu quản lý tổ chức của công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans được chia thành nhiều phòng ban, theo hình thức trực tuyến – chức năng Mỗi phòng ban sẽ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể và có người đứng đầu quản lý phòng ban đó như trưởng phòng kinh doanh, kế toán trưởng Với bộ máy tổ chức rõ ràng theo từng phòng ban, Vietrans dễ dàng điều hành và quản lý nhân sự, giúp cho quá trình vận hành được tối ưu nhất Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty được thể hiện ở hình 2.2
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
(Nguồn: Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans)
Giám đốc: Là người đại diện pháp luật cho Vietrans, lãnh đạo và điều hành chính cho mọi hoạt động tại công ty Giám đốc là người trực tiếp đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình hoạt động để từ đó đưa ra những phương hướng, chiến lược hoạt động cho công ty
Phòng Quan hệ Quốc tế: Phụ trách thực hiện các nghiệp vụ như: Liên hệ với khách hàng, đại lý, các hãng vận chuyển (đường biển, hàng không cung cấp bộ chứng từ chính xác Chuẩn bị chứng từ cho các lô hàng xuất, nhập khẩu; kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo tàu đến (A/N), phát hành lệnh giao (D/O), phát hành vận đơn (B/L), khai Manifest, làm C/O
Phòng Kinh doanh: Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty từ tìm kiếm, đàm phán, ký kết hợp đồng, đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ và mức chi phí tối ưu Đồng thời, tạo mối quan hệ với tất cả các nhà cung cấp về dịch vụ cước vận tải trong nước và quốc tế, bao gồm cước đường bộ, đường biển và cước đường hàng không, cung cấp giá mua vào trên mọi luồng tuyến cho nhân viên bán hàng Phòng Kinh doanh phải kết hợp với Phòng Quan hệ Quốc tế và Phòng Nghiệp vụ để theo dõi lô
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
2.2.1 Ảnh hưởng của môi trường vĩ mô
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu năm 2023 phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thách thức, kinh tế Việt Nam cũng chịu ảnh hưởng nặng nề do là một nền kinh tế có độ mở lớn Tình hình biến động thương mại quốc tế gây ra những hệ lụy tới hoạt động nhập khẩu của Việt Nam Các chính sách kinh tế, giá cả, lạm phát, tình hình thị trường tiêu thụ,… ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của Vietrans
Nhu cầu về dịch vụ logistics đường biển giảm mạnh ở nhiều thị trường nhập khẩu lớn của Vietrans, một phần do sức mua giảm sút vì lạm phát và kinh tế phục hồi chậm, giá cước vận tải đang giảm mạnh Để gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường, Vietrans buộc phải điều chỉnh các điều khoản trong hợp đồng thương mại, căn cứ vào điều kiện tài chính để tiết kiệm chi phí ngắn hạn và thích nghi với giai đoạn kinh tế bất ổn Sau một loạt chính sách và chiến lược đề ra nhằm cải thiện tình hình cung ứng dịch vụ logistics đường biển nói chung của công ty, Vietrans đã dần cải thiện và ổn định được quy trình cung ứng của mình, được thể hiện thông qua sự tăng trưởng về kết quả hoạt động kinh doanh
Môi trường chính trị - pháp luật
Chế độ chính trị ổn định của Việt Nam là điều kiện thuận lợi cho ngành thương mại và vận tải nói chung và Vietrans nói riêng Tận dụng cơ hội đó, cùng với hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng của Việt Nam, nhất là việc thực hiện các Hiệp định Thương mại tự do (FTA) thế hệ mới, Vietrans đã và đang tích cực mở rộng mối quan hệ với các khách hàng, đối tác nhập khẩu chủ yếu tại Hàn Quốc, Nhật Bản và Trung Quốc
Bên cạnh đó, khung khổ pháp lý đối với ngành logistics đường biển cho hàng nhập khẩu tại Việt Nam hiện nay tương đối đầy đủ, có thể kể đến quy định Dịch vụ logistics trong Luật Thương mại 2005, Luật Hàng hải, các văn bản quy phạm pháp luật giúp Vietrans có thể dễ dàng nắm bắt và đảm bảo tuân thủ Tuy nhiên, Vietrans cũng phải đối mặt với những cản trở khi một số quy định pháp luậy về logistics đường biển hiện nay không còn phù hợp, chồng chéo và thiếu cập nhật trong giai đoạn hội nhập khu vực và quốc tế, làm ảnh hưởng tới quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Môi trường văn hóa – xã hội
Môi trường văn hóa xã hội bao gồm các nhân tố nhân khẩu, tốc độ tăng dân số, cơ cấu dân số, quan điểm sống, các giá trị và chuẩn mực đạo đức,… có tầm ảnh hưởng lớn đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của Vietrans Bởi lẽ, khi có sự thay đổi về các nhân tố này sẽ gây ra sự thay đổi lớn về nhu cầu tiêu dùng sản phẩm Do đó, Vietrans cần nắm bắt chính xác các nhân tố này nhằm thích ứng nhanh chóng với những yêu cầu của khách hàng, có những chiến lược và các hành động phù hợp, đảm bảo cung cấp cho khách hàng những giá trị cao nhất
Trong dòng chảy của thời đại công nghệ 4.0, ngành logistics nói chung và hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển nói riêng bắt buộc phải chuyển đổi số một cách toàn diện và nhanh chóng để bắt kịp thị trường Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans cũng đã chú trọng và đầu tư việc ứng dụng công nghệ vào quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu đến tay khách hàng
Vietrans đã và đang tiến tới áp dụng một cách linh hoạt các công cụ và hệ thống quản lý kho hàng, hệ thống theo dõi hàng hóa và hệ thống quản lý đơn hàng để tối ưu hóa dòng thông tin giữa các tổ chức liên quan về trạng thái của lô hàng, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót và tổn thất liên quan đến hàng hóa Đối với công nghệ trong thông quan hàng nhập khẩu, Vietrans sử dụng phần mềm khai báo hải quan VNACCS, phần mềm ePort, eDo nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch, từ đó tối ưu hóa được hoạt động logistics đường biển của doanh nghiệp Chính nhờ thế, môi trường công nghệ đã giúp Vietrans cải thiện hiệu suất và hiệu của của quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển
2.2.2 Ảnh hưởng của môi trường ngành
Khách hàng của Vietrans hướng đến trong lĩnh vực nhập khẩu bằng đường biển là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại có nhu cầu vận chuyển số lượng hàng hóa lớn, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như công nghiệp, thực phẩm, dược phẩm, điện tử, may mặc và hàng tiêu dùng Khách hàng có yêu cầu đặc biệt về quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển, như ưu tiên về độ tin cậy và hiệu quả với mức chi phí cạnh tranh Khách hàng có vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, lợi nhuận và sự phát triển của Vietrans Do đó, Vietrans luôn chú trọng và đảm bảo rằng cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển được thực hiện đúng theo yêu cầu của khách hàng
Muốn kinh doanh có hiệu quả, đứng vững trong cạnh tranh, Vietrans cần phải nắm bắt được nhu cầu của khách hàng Khách hàng của công ty có thể là khách hàng tiềm ẩn, là cá nhân, doanh nghiệp tham gia vào thương mại quốc tế nhưng chưa lần nào sử dụng dịch vụ của công ty hoặc những người đã sử dụng một lần nhưng đắn đo có nên tiếp tục hay không, khách hàng quen, thường xuyên là những khách có mối quan hệ hợp tác lâu dài và đang sử dụng dịch vụ nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty Họ cũng có thể đánh giá cao mạng lưới cảng quốc tế và tuyến vận chuyển mạnh mẽ mà Vietrans cung cấp cho nhu cầu nhập khẩu của họ Ngoài ra, những khách hàng này có thể tìm kiếm các dịch vụ được cá nhân hóa, chẳng hạn như hỗ trợ thông quan và theo dõi lô hàng theo thời gian thực, để đảm bảo hàng hóa của họ được vận chuyển suôn sẻ và kịp thời Do đó, Vietrans cần nắm bắt và theo sát nhu cầu của từng loại khách hàng để có những hướng hoạt động phù hợp, xây dựng chiến lược kinh doanh nói chung và chiến lược quản trị quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển nói riêng để đạt được mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, mang lại doanh thu và lợi nhuận
Nhà cung cấp đóng vai trò là nguồn cung ứng đầu vào của công ty, giúp doanh nghiệp vận hành, duy trì hoạt động kinh doanh của mình Vietrans cần phải duy trì mối quan hệ với các tổ chức cung cấp các nguồn hàng khác nhau: vật tư, thiết bị, cơ sở vật chất, xe nâng, các hãng tàu lao động và tài chính Hiện nay, Vietrans đang có mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu vận tải (ONE, APL, OOCL, COSCO, Evergreen, Yang Ming, ), các bên làm thủ tục hải quan, các đại lý,… Tạo sự liên kết với các nhà cung ứng giúp quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu của Vietrans được hiệu quả, gắn kết, giảm nguy cơ bị đứt gãy chuỗi cung ứng Chính vì thế, để hoạt động kinh doanh diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả, Vietrans cần xây dựng phân cấp và lựa chọn nguồn cung ứng chất lượng, phù hợp với chiến lược kinh doanh của mình
Hiện nay, số lượng doanh nghiệp logistics trong nước chiếm khoảng 89%, doanh nghiệp liên doanh chiếm khoảng 10%; 1% còn lại là doanh nghiệp nước ngoài cung cấp dịch vụ logistics xuyên quốc gia với các tên tuổi lớn trong danh sách 50 công ty logistics
24 lớn nhất thế giới như DHL, Kuehne + Nagel, DSV, DB Schenker, Chính vì thế, Vietrans chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp logistics nói chung và logistics đường biển cho hàng nhập khẩu nói riêng Đối với mảng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển, đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Vietrans có thể kể đến các doanh nghiệp có hoạt động nổi trội như: Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (VIMC), công ty CP Giao nhận vận tải quốc tế Lacco, Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu Glotrans, Công ty Vận tải Trường Thành Logistics,…Ngoài ra, còn có sự xuất hiện của các công ty dịch vụ logistics đường biển ngoài nhà nước càng tạo sức ép trong hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho Vietrans Những đối thủ cạnh tranh này đều có quy mô, kinh nghiệm và sự uy tín trong ngành logistics đường biển cho hàng nhập khẩu tại Việt Nam và quốc tế, tạo ra một môi trường cạnh tranh sôi nổi Đối thủ cạnh tranh vừa là nguồn lực thúc đẩy, vừa là mối đe dọa lớn đến hoạt động kinh doanh chính của Vietrans Do đó, Vietrans cần tích cực hoàn thiện và thay đổi để thích ứng với nhu cầu của khách hàng và sự biến động của môi trường, giành thị phần và tăng trưởng tốt hơn.
Thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
đường biển tại Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
2.3.1 Các thành phần tham gia vào hoạt động cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Vietrans, hãng tàu nắm giữ vai trò then chốt, ảnh hưởng lớn đến chất lượng cung ứng dịch vụ Nhiệm vụ của các hãng tàu là cung cấp phương tiện vận chuyển, đưa hàng hóa từ nơi xuất khẩu đến địa điểm được Vietrans yêu cầu (cảng tại Việt Nam) Ngoài ra, hãng tàu cần cung cấp các dịch vụ logistics hỗ trợ cho Vietrans nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Hãng tàu cần cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, tình trạng hàng hóa để Vietrans có thể nắm bắt và thông báo đến cho khách hàng
Một số hãng tàu được Vietrans lựa chọn để hợp tác trong hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu đến với khách hàng là: Hãng tàu ONE (Ocean Network Express), hãng tàu APL (American President Lines Ltd), hãng tàu COSCO (China Ocean Shipping Company Limited), hãng tàu Evergreen,…
Công ty CP Thương mại và Vận tải Quốc tế Vietrans Đóng vai trò trung gian quan trọng điều phối việc tổ chức vận chuyển giữa bên gửi hàng, bên nhận hàng và các đơn vị vận tải, Vietrans là doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu cho khách hàng Để đảm bảo khả năng cung ứng dịch vụ đến tay khách hàng một cách tối ưu, Vietrans cần phải hiểu rõ nhu cầu của khách hàng là gì, hỗ trợ tư vấn khách hàng lựa chọn phương án và lộ trình cung ứng dịch vụ phù hợp nhất, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian, chi phí, đến đúng địa điểm như đã thỏa thuận
Vietrans nhận sự ủy thác từ khách hàng để thực hiện thủ tục khai hải quan, thông quan hàng hóa, giải quyết các vấn đề phát sinh,… và có nhiệm vụ thông báo thông tin về lô hàng cho khách hàng
Khách hàng tham gia vào quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans thường là các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ các thị trường nước ngoài để thực hiện hoạt động kinh doanh Họ là người đưa ra những thông tin về hàng hóa, những yêu cầu về khả năng cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu để Vietrans đàm phán và khả năng tiến tới ký kết hợp đồng với họ Khách hàng đặc biệt quan tâm đến chất lượng dịch vụ mà Vietrans cung ứng trong mỗi tương quan với chi phí
Bảng 2.2 Một số khách hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
Khách hàng Mặt hàng nhập khẩu Thị trường nhập khẩu Công Ty TNHH Thương
Mại Và Vải Sợi Thiên Hà Vải sợi Trung Quốc, Nhật Bản Đỉnh Phong - The Butcher
Shop & Restaurant Thủy hải sản Nhật Bản
Linh kiện điện tử Hàn Quốc, Nhật Bản,
Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans luôn tuân thủ theo các chính sách, pháp luật, chiến lược khuyến khích hoặc giới hạn do chính phủ đưa ra trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển Bởi lẽ, chính phủ đóng vai trò quan trọng trong việc đầu tư và quản lý cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường biển Đặc biệt, Vietrans luôn đề cao việc tuân theo các văn bản pháp luật do chính phủ ban hành như: Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015; Nghị định 160/2016/NĐ-CP về điều kiện kinh doanh vận tải biển, kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển và dịch vụ lai dắt tàu biển,…
Công chúng Đây là thành phần được hưởng lợi ích từ việc kinh doanh dịch vụ logistics đường biển, nhưng cũng gặp phải những tác động tiêu cực so hoạt động vận tải biển gây ra Công chúng có khả năng tạo nên dư luận xã hội và gây ra sức ép để chính phủ và nhà nước ra
26 các quyết định vì mục tiêu an sinh xã hội và sự phát triển bền vững của địa phương và các quốc gia
2.3.2 Các bước trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Hình 2.3 Quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty CP Thương mại và Vận tải Quốc tế Vietrans
Quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của Vietrans bao gồm 7 bước:
Bước 1: Đàm phán, ký kết hợp đồng
Trước hết, nhân viên phòng kinh doanh của Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans sẽ bắt đầu quá trình tiếp cận khách hàng từ danh sách khách hàng đã có sẵn hoặc tập khách hàng tự tìm kiếm thông qua các nền tảng mạng xã hội bằng cách gửi email và thực hiện cuộc gọi chào hàng
Sau khi tiếp xúc và xác định nhu cầu của khách hàng, hai bên sẽ bắt đầu đàm phán và trao đổi thông tin Khách hàng sẽ cung cấp các thông tin về lô hàng như khối lượng, số lượng, loại hàng hóa, yêu cầu giao hàng, cho nhân viên kinh doanh của Vietrans Dựa trên những thông tin này, nhân viên sẽ liên hệ với hãng tàu đối tác như ONE, APL, OOCL, COSCO, Evergreen, Yang Ming, để xin báo giá Khi có được các thông tin về báo giá từ hãng tàu, nhân viên sẽ thực hiện tạo bảng báo giá chi tiết các chi phí dự kiến cho khách hàng theo nhu cầu của họ Cả hai bên sẽ tiếp tục thảo luận và đàm phán về mức giá cho đến khi đạt được sự thỏa thuận
Sau khi đạt được thỏa thuận, nhân viên kinh doanh sẽ soạn thảo bản hợp đồng thương mại và gửi cho khách hàng để xác nhận các điều khoản Nếu khách hàng chấp nhận các điều khoản trong hợp đồng, Vietrans và khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng Nội dung của hợp đồng thương mại thường bao gồm: Các bên tham gia hợp đồng; Các điều khoản đã thỏa thuận từ các bên; Mô tả hàng hóa; Số lượng, trọng lượng hàng hóa; Thời gian và địa điểm thực hiện dịch vụ; Giá cả, phương thức thanh toán; Thời hạn thanh toán; Khiếu nại; Nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên
Bước 2: Nhận thông tin, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ
Sau khi hợp đồng đã được ký kết, nhân viên chứng từ phòng Quan hệ quốc tế của công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans sẽ tiến hành nghiên cứu về lô hàng, và kiểm tra chứng từ cần thiết cho thủ tục nhập khẩu Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với phòng kinh doanh để yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để chuẩn bị hồ sơ chứng từ cho các bước tiếp theo Thông thường, bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:
Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Giấy phép nhập khẩu (nếu cần)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu
Phiếu đóng gói (Packing List)
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
Chứng từ bảo hiểm (Cargo Insurance Certificate)
Các chứng từ liên quan khác (nếu có)
Nếu phát hiện thông tin không chính xác hoặc thiếu sót, nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với bên cung cấp thông tin để điều chỉnh ngay lập tức, nhằm tránh phát sinh chi phí không mong muốn
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng D/O
Khi nhận được thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ chuẩn bị hồ sơ chứng từ để lấy lệnh giao hàng Các chứng từ trong hồ sơ này bao gồm:
Căn cước công nhân hoặc chứng minh thư của người đi lấy lệnh giao hàng
Giấy thông báo hàng đến (A/N)
Vận đơn đường biển (B/L), bản photo có ký và đóng dấu ở mặt sau hoặc bản chính
Trước khi nhận được lệnh giao hàng, nhân viên phòng nghiệp vụ của Vietrans sẽ xuất trình các chứng từ trong bộ trên và đại diện cho khách hàng nhập khẩu để thực hiện thanh toán các chi phí và lấy lệnh giao hàng Các loại phí bao gồm phí CFS, phí D/O, phụ phí xếp dỡ tại cảng, và phí xử lý hàng hóa Sau khi hoàn tất tất cả các thủ tục nộp phí, hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên 3 tờ D/O (được ký và đóng dấu bởi hãng tàu) và giấy cược
28 container để làm thủ tục nhận hàng Nhân viên phòng nghiệp vụ sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu nội dung trên D/O với vận đơn gốc nhằm chỉnh sửa những sai sót nếu có
Nhân viên chứng từ của Vietrans sau đó sẽ chuẩn bị hồ sơ để lấy lại tiền cược container Bộ hồ sơ này bao gồm:
Bản sao của chứng minh thư hoặc căn cước công dân
Phiếu giao nhận Container Eir
Phiếu thu tiền cược container
Kết luận chung về thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế
hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
Sau gần 10 năm hoạt động trên thị trường, công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans đã không ngừng phát triển, mở rộng thị trường và hoàn thiện quy trình cung
33 ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu đến tay khách hàng, từng bước khẳng định được vị thế và uy tín của mình trên thị trường Dấu ấn đáng kể nhất phải kể đến là công ty đã trở thành thành viên của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) và Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) Vận tải đường biển luôn là thế mạnh của Vietrans nhờ hệ thống đại lý và mạng lưới kết nối toàn cầu Sản lượng hàng năm luôn đạt mốc gần 100.000 TEU hàng năm Thị trường chủ yếu của Vietrans là các quốc gia khu vực Châu Á, và hiện đang dự kiến mở rộng thị trường chủ đạo qua khu vực Châu Á, Châu Mỹ,…
Thứ nhất, Vietrans đã tập trung đầu tư mạnh mẽ vào việc cung cấp nguồn lực tài chính và kỹ thuật, cũng như đầu tư vào đội ngũ nhân sự trẻ trung, có trình độ học vấn và ngoại ngữ cao Điều này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn đóng góp vào sự phát triển toàn diện của công ty Nhân viên được đào tạo một cách kỹ lưỡng, có khả năng nắm bắt thị trường và có tinh thần kinh doanh mạnh mẽ trong bối cảnh của sự hội nhập toàn cầu Đồng thời, bộ máy quản lý có nhiều kinh nghiệm, tích lũy được qua nhiều năm làm việc, mỗi phòng ban tuy thực hiện một nghiệp vụ riêng biệt, tuy nhiên vẫn có thể nắm bắt bao quát quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu, tạo ra một cơ sở vững chắc để công ty có thể tiếp tục phát triển trong giai đoạn hội nhập sắp tới
Thứ hai, Vietrans đã thành công giảm thiểu thời gian và một phần chi phí trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển thông qua việc tối ưu hóa hoạt động lưu kho và vận chuyển hàng hóa Vietrans đã tích cực ứng dụng công nghệ vào hệ thống theo dõi và quản lý đơn hàng nhằm giúp Vietrans và khách hàng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin đơn hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ
Thứ ba, Vietrans với những nỗ lực không ngừng trong việc tạo dựng, tìm kiếm, ký kết, hợp tác với nhiều đại lý, đối tác toàn cầu và các hãng vận chuyển đường biển lớn (ONE, APL, OOCL, COSCO, Evergreen, Yang Ming, ) tạo sự liên kết với các nhà cung ứng giúp quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu của Vietrans được hiệu quả, gắn kết, giảm nguy cơ bị đứt gãy chuỗi cung ứng Bên cạnh đó, Vietrans thực hiện đánh giá và rà soát lại hệ thống đại lý, đối tác của mình theo chu kỳ 3-
6 tháng/lần nhằm đưa ra những giải pháp cụ thể để hoàn thiện hơn năng lực cung ứng dịch vụ đến khách hàng
2.4.2 Hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành công đã đạt được, quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans vẫn còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục
Thứ nhất, độ nhận diện của Vietrans chưa thực sự cao khiến cho phòng Kinh doanh còn gặp khó khăn trong quá trình chào giá với khách hàng Hoạt động marketing của công ty là thuê ngoài, tuy nhiên chỉ thuê xây dựng website xong không chú trọng đến các hoạt động truyền thông khác Bên cạnh đó, Vietrans vẫn đang duy trì cách thức tìm kiếm khách hàng truyền thống là thông qua các kênh trung gian - môi giới và dựa các mối quan hệ lâu dài với các khách hàng quen thuộc Cách thức truyền thống thụ động, hạn chế làm giảm
34 cơ hội hợp tác với các khách hàng tiềm năng khác, đặc biệt là trong giai đoạn dư thừa nguồn cung trên thị trường cung ứng dịch vụ logistics Đặc biệt, việc tìm kiếm khách hàng lại nằm trong bước đầu tiên “Đàm phán, ký kết hợp đồng” trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển, gây khó khăn, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cả quy trình Ngoài ra, trong một số trường hợp, khách hàng có nhu cầu thay đổi một số điều khoản hay thông tin về lô hàng như đã thỏa thuận trong hợp đồng khiến cho cả quy trình phải thay đổi dù ít hay nhiều, gây ra sự lãng phí về thời gian và chi phí
Thứ hai, cơ cấu nhân sự tại Vietrans còn khá trẻ, có những lợi thế về trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ cao phù hợp với yêu cầu của ngành Tuy nhiên đây cũng là yếu tố gây ra một số bất lợi trong việc nguồn nhân lực thiếu kinh nghiệm chuyên môn thực tế, còn xảy ra sai sót trong các khâu chuẩn bị bộ chứng từ, khai tờ khai hải quan, kiểm tra hàng hóa trước khi giao nhận cho khách hàng Một số lỗi sai mà nhân viên tại Vietrans thường gặp phải là sai mã số hàng hóa, hóa đơn thương mại,… gây ra kết quả khai tờ khai hải quan là luồng đỏ Điều này ảnh hưởng đến quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển vì phát sinh thêm thời gian vận chuyển và chi phí lưu kho không đáng có
Thứ ba, Vietrans cũng thường gặp một số hạn chế gây ra bởi các yếu tố bên ngoài bao gồm trục trặc phía bên hãng tàu, hệ thống đăng ký thủ tục nhập khẩu gặp lỗi hay bảo trì, hệ thống pháp luật,… khiến cho việc kiểm soát thông tin lô hàng, gây ảnh hưởng đến chất lượng cung ứng dịch vụ cho khách hàng Bên cạnh đó, quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu tại công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans vẫn chưa thực sự linh hoạt đối với các biến động trong lịch trình của tàu hoặc các yêu cầu phát sinh ngoài thỏa thuận của khách hàng
2.4.3 Nguyên nhân của hạn chế
Hạn chế trong việc phân công, phân cấp quyền hạn trong công việc của nhân viên:
Sự thay đổi và điều chỉnh yêu cầu từ phía khách hàng đôi khi gây khó khăn cho công ty trong việc tuân thủ các điều kiện của hợp đồng và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng Nhân viên kinh doanh phải tuân thủ theo một quy trình chăm sóc khách hàng, không được cấp đủ quyền hạn để đưa ra quyết định trong những tình huống khẩn cấp, hoặc trong trường hợp có sự thay đổi đột ngột, dẫn đến sự chậm trễ trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng
Hạn chế về nguồn nhân lực trẻ, còn thiếu kinh nghiệm chuyên môn:
Nhân sự tại Vietrans còn khá trẻ, thiếu kinh nghiệm về chuyên môn và các kỹ năng xử lý tình huống thực tế Do đó, hoạt động của công ty đôi khi vẫn còn xảy ra tình trạng thất lạc hàng hóa, giao thiếu hàng hoặc không thể tránh khỏi sự sai sót từ phía nhân viên trong quá trình báo giá hay xử lý chứng từ, làm ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng, gây thiệt hại không nhỏ cho công ty
Sự biến động kinh tế thế giới và xung đột chính trị trên thế giới:
Hiện nay, nền kinh tế toàn cầu đang phải đối mặt với nhiều biến động gây ra những ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu của Việt Nam Nhu cầu về dịch vụ logistics đường biển giảm mạnh ở nhiều thị trường nhập khẩu lớn của Vietrans, một phần do sức mua giảm sút vì lạm phát và kinh tế phục hồi chậm, giá cước vận tải đang giảm mạnh Bên cạnh đó, sự tăng giá xăng, dầu và nhiên liệu gây ảnh hưởng đến cước phí vận tải biển, khiến quá trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu cũng bị gián đoạn Điều này cũng gây ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng, khiến khách hàng có những thay đổi trong quá trình cung ứng dịch vụ do có sự so sánh về giá cả và khả năng cung cấp dịch vụ của Vietrans so với các đối thủ cạnh tranh
Hạn chế trong nền chính trị - pháp luật tại Việt Nam:
Ngoài ra, yếu tố chính trị - pháp luật tại Việt Nam còn tồn tại một số bất cập đối với thủ tục nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Tuy đang dần hoàn thiện nhưng quá trình làm việc giữa Vietrans và cơ quan Nhà nước có liên quan vẫn còn nhiều thủ tục lằng nhằng, gây ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu của Vietrans
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS CHO HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ VIETRANS
Định hướng hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
3.1.1 Dự báo xu thế phát triển dịch vụ logistics đường biển của Việt Nam
Theo báo cáo logistics Việt Nam năm 2023, thị trường logistics đường biển tại Việt Nam tính chung 9 tháng đầu năm 2023, sản lượng vận tải đường biển đạt 87,7 triệu tấn, có sự tăng trưởng 12% so với cùng kỳ năm 2022 Tuy nhiên, giá cước vận tải biển bắt đầu dấu hiệu điều chỉnh, đặc biệt giảm mạnh trong 6 tháng cuối năm 2022 và tiếp tục giảm thêm trong những tháng đầu năm 2023
Hình 3.1 Vận tải hàng hóa bằng đường biển giai đoạn 2021 – 2023 (Đvt: triệu tấn)
(Nguồn: Báo cáo Logistics Việt Nam 2023)
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu bắt đầu ảm đạm, người tiêu dùng có xu hướng giảm chi tiêu cho hàng hóa dẫn đến sự suy giảm nghiêm trọng trong nhu cầu vận chuyển, ảnh hưởng lớn đến thị trường vận tải biển quốc tế, trong đó có Việt Nam Các khu vực cảng biển tại Việt Nam có khối lượng thông quan cao nhất cả nước đều ghi nhận sự giảm sút Từ đầu năm 2024, giá cước vận tải biển có xu hướng tăng cao, trong đó có cước vận chuyển hàng hóa bằng container Vận tải biển dự báo tiếp tục có những biến động, nhất là các tuyến vận tải quốc tế đi châu Mỹ, châu Âu do ảnh hưởng của xung đột tại khu vực Biển Đỏ Cùng với đó, thời gian vận chuyển của tàu sẽ kéo dài thêm 10 đến 14 ngày so với trước đây do phải đi vòng, dự báo hiện tượng thiếu container để chở hàng hóa có thể sẽ xảy ra Điều này dẫn đến việc các hãng tàu lớn như: Yang Ming Line, One, Evergreen Line, HMM, Maersk… đã thông báo áp dụng thêm phụ phí để bù vào chi phí phát sinh, khiến giá cả hàng hóa bị ảnh hưởng, tác động đến người tiêu dùng
Trước tình hình đó, ngành hàng hải Việt Nam đang tích cực có giải pháp chủ động ứng phó, hạn chế tác động bất lợi đến phát triển ngành logistics đường biển nói riêng và kinh tế - xã hội nói chung Theo ông Lê Đỗ Mười, Cục trưởng Cục Hàng hải Việt Nam, giá cước vận tải biển tăng chủ yếu với tuyến vận chuyển đến châu Âu và một số khu vực biển xa, chưa ảnh hưởng đến vận chuyển giữa các nước châu Á Bên cạnh đó, giá cước vận tải biển nội địa của Việt Nam vẫn giữ ổn định, doanh nghiệp hoạt động bình thường
Bộ Giao thông vận tải ký Quyết định số 1254/QĐ – BGTVT về việc phê duyệt Đề án phát triển đội tàu vận tải biển của Việt Nam Quan điểm xuyên suốt của Đề án là phát huy tối đa tiềm năng biển, nhằm phát triển vận tải biển một cách toàn diện, trọng điểm, phù hợp với xu hướng phát triển mới của thế giới; phát triển đội tàu container chuyên dùng, mở rộng mạng lưới nhằm tăng thị phần vận tải châu Á, tạo nền tảng vững chắc cho việc khai thác các tuyến vận tải đường dài trong thời gian tới Trong giai đoạn 2022 – 2026, Đề án đặt ra 5 nhóm giải pháp chính để có thể đạt được các mục tiêu đề ra, trong đó có việc tập trung sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật về mua bán, đăng ký tàu biển và quản lý giá dịch vụ hàng hải và quản lý hoạt động vận tải container của các hãng tàu nước ngoài tại Việt Nam; cho phép không áp dụng thuế VAT khi nhập khẩu tàu biển vận chuyển hàng hóa cho chủ tàu Việt Nam đến hết năm 2026; Miễn thuế nhập khẩu và giảm 50% phí trọng tải khi chủ tàu mua và khai thác tàu container từ 1.500 TEUs trở lên hoặc tàu chạy bằng năng lượng sạch
Trong năm 2024, việc giảm lượng khí thải carbon đã trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp logistics đường biển trên toàn cầu Đặc biệt, sự chú ý của các doanh nghiệp đang được tập trung vào việc sử dụng các loại nhiên liệu phát thải thấp như khí tự nhiên hóa lỏng (LNG) để đóng góp vào việc bảo vệ môi trường Tại khu vực Đông Nam Á nói chung và Việt Nam nói riêng đang đạt được tiến độ tốt trong việc giảm khí thải carbon nhờ vào sự quan tâm của người tiêu dùng về sự phát triển bền vững Cục Hàng hải Việt Nam kêu gọi và khuyến khích các doanh nghiệp tìm ra các giải pháp cắt giảm tiêu thụ nhiên liệu, giảm khí thải carbon, góp phần giảm tác động của biến đổi khí hậu, hướng đến sử dụng công nghệ xanh cho ngành vận tải biển
Xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin đang ngày càng diễn ra mạnh mẽ nhưng vẫn còn ít những nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động của các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics đường biển Các công nghệ như hệ thống quản lý vận tải (TMS), hệ thống quản lý kho (WMS), trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT) và blockchain đang được ngành logistics đường biển sử dụng để tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giảm thiểu lãng phí và tăng tính hiệu quả Với sự phát triển của công nghệ, các ứng dụng thông tin như hệ thống theo dõi và quản lý tài xế, hệ thống định vị hàng hóa trong thời gian thực, cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan và tăng cường chuỗi cung ứng đang trở nên phổ biến Công nghệ blockchain cũng đang được sử dụng để quản lý tài liệu và thông tin liên quan đến vận chuyển hàng hóa một cách an toàn và minh bạch Nhờ vào việc tích hợp các công nghệ thông tin vào quy trình logistics đường biển, các doanh nghiệp có thể tối ưu hoá hoạt động của mình, nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường
3.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans
Trong gần 10 năm xây dựng và hoạt động, công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans đã không ngừng đẩy mạnh và phát triển dịch vụ logistics đường biển, với mục tiêu trở thành đơn vị cung ứng dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam Vietrans luôn nỗ lực không ngừng với mục tiêu theo đuổi những giá trị bền vững Để hiện thực hóa những mục tiêu này, công ty đã đề ra định hướng hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển giai đoạn 2022-2025 như sau:
Thứ nhất, Vietrans luôn nỗ lực không ngừng với mục tiêu theo đuổi những giá trị bền vững, lấy sự bền vững làm trọng tâm Do đó, Vietrans luôn không ngừng cải tiến dịch vụ và mạng lưới kết nối toàn cầu để hoàn thiện nhất quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển của mình Tất cả các hoạt động trong quy trình đều được thực hiện nghiêm chỉnh theo nguyên tắc đề ra, hạn chế tối đa các lỗi gây ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động cung ứng Bên cạnh đó, Vietrans tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sai sót nhằm khắc phục kịp thời, tránh gây ra sự lãng phí về thời gian và chi phí không đáng có
Thứ hai, Vietrans dự kiến mở rộng thị trường chủ đạo sang khu vực châu Mỹ, châu Âu, bên cạnh những thị trường chủ yếu hiện tại là Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản,… nhằm tiếp cận được đa dạng tập khách hàng tiềm năng, nâng cao doanh thu và hiệu quả kinh doanh
Thứ ba, Vietrans đề cao đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quan tâm đời sống nhân viên, tạo môi trường làm việc thuận lợi, thường xuyên cho nhân sự tham gia các khóa học đào tạo nghiệp vụ bởi các giáo viên và chuyên gia đầu ngành và được trực tiếp hướng dẫn những nghiệp vụ thực tế bởi những người có nhiều kinh nghiệm thực thi công việc trực tiếp Mỗi phòng ban thực hiện một nghiệp vụ riêng biệt, tuy nhiên vẫn có thể nắm bắt bao quát quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hang nhập khẩu bằng đường biển
Thứ tư , Vietrans chú trọng đầu tư thêm diện tích kho bãi tại Hà Nội, Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh, đa dạng các phương tiện vận chuyển, máy móc hiện đại (Xe kéo, xe nâng, xe rơ-mooc, xe chở containers, xe tải,…) nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
Một số giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế
3.2.1 Đề xuất giải pháp xây dựng mối quan hệ bền vững giữa các thành viên tham gia quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển
Trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển, vai trò của công ty CP Thương mại và Vận tải quốc tế Vietrans là vô cùng quan trọng Vietrans là người kết nối, chịu trách nhiệm chuyển tiếp thông tin đúng thời điểm giữa các thành viên, đảm bảo rằng luồng hàng hóa, thông tin và chứng từ diễn ra một cách kịp thời và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro Do đó, việc xây dựng và duy trì mối quan hệ ổn định với các thành viên trong quy trình là không thể thiếu
Khách hàng trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Vietrans là nguồn đem lại doanh thu lớn cho công ty Vì thế, việc coi khách hàng là trung tâm và hiểu rõ thông tin, yêu cầu của họ là cực kỳ quan trọng Vietrans có thể phân loại, xây dựng các nhóm khách hàng có đặc điểm chung theo từng loại yêu cầu và thông tin họ cung cấp, sau đó lựa chọn cách tiếp cận thích hợp cho mỗi nhóm nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí Nhân viên kinh doanh tại Vietrans cần cung cấp thông tin đầy đủ về khách hàng bao gồm: đặc điểm kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, nguồn cung cấp hàng hóa, thông tin về xuất xứ hàng hóa, cũng như văn hoá doanh nghiệp và nguyên tắc quan trọng mà khách hàng hàng đề cao Để quản lý khách hàng hiệu quả, công ty cần đầu tư vào nghiên cứu và phát triển mối quan hệ khách hàng một cách chuyên nghiệp và có hệ thống Đặc biệt, trước diễn biến phức tạp tại khu vực Aden, Biển Đỏ buộc các tàu container sẽ phải đi qua mũi Hảo Vọng khiến thời gian và chi phí vận chuyển sẽ tăng, làm giá cung ứng dịch vụ logistics đường biển của Vietrans cũng buộc tăng theo Do đó, nhân viên kinh doanh tại Vietrans cần đưa ra thêm những luận điểm thuyết phục nhằm giúp khách hàng tin tưởng lựa chọn dịch vụ của Vietrans Ngoài ra, cần có những chính sách sau bán giúp gia tăng trải nghiệm của khách hàng, gia tăng cơ hội hợp tác về lâu dài
Mối quan hệ tốt đối với các hãng tàu được thể hiện thông qua uy tín trong việc thanh toán và sự lựa chọn thường xuyên của đại lý để vận chuyển hàng hóa Đối với các hãng tàu đang có quan hệ hợp tác, Vietrans cần phản ánh lỗi ngay khi xảy ra và có đánh giá hãng tàu theo từng giai đoạn 1 tháng/ 3 tháng/ 6 tháng là cần thiết Để hoàn thành mục tiêu mở rộng thị trường chủ đạo sang khu vực châu Mỹ và châu Âu, Vietrans cần xây dựng lại với các hãng tàu bảng giá cung ứng dịch vụ logistics đường biển do các hãng tàu dự báo tình trạng hủy chuyến và tăng giá cước tiếp tục gia tăng trong năm 2024 trước những căng thẳng tại Biển Đỏ Ngoài ra, Vietrans cần yêu cầu hãng tàu đưa ra những cam kết về chất lượng, an toàn hàng hóa trong suốt hành trình, giảm thiểu tối đa những phát sinh không đáng có Mục tiêu là hợp tác lâu dài và phát triển mối quan hệ bền vững, vì vậy cả hai bên cần trung thực trong việc nhìn nhận vấn đề và phản ánh trực tiếp với nhau trong trường hợp nếu có phát sinh
Trong việc tìm kiếm những hãng tàu/ đối tác vận tải mới, Vietrans có thể tham gia trao đổi tại các văn phòng đại diện của các hãng tàu, yêu cầu nhân viên mở rộng mối quan hệ với các nhân viên kinh doanh tại hãng tàu và mở rộng hợp tác với các hãng mới với được mức giá tốt hơn Vietrans luôn cần có danh sách những hãng tàu dự kiến sẽ hợp tác dựa trên những tiêu chuẩn lựa chọn đơn vị vận tải/ đối tác cung ứng dịch vụ logistics đường biển (chi phí vận chuyển, thời gian, độ tin cậy, năng lực vận chuyển, tính linh hoạt và độ an toàn của hàng hóa) nhằm thuận tiện hơn trong việc lựa chọn đối tác phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty
40 Đối với chính phủ, Vietrans cần nghiêm chỉnh tuân theo các quy định pháp luật, chính sách được ban hành, nhằm đảm bảo quy trình cung ứng dịch vụ logistics được thực hiện trơn tru nhất có thể
Công chúng ảnh hưởng đến lượng khách hàng tiềm năng của Vietrans Việc xây dựng lòng tin từ phía công chúng là yếu tố quan trọng, giúp Vietrans tạo lập uy tín và thúc đẩy phát triển kinh doanh Đồng thời, thông qua việc tương tác và phản hồi từ công chúng, công ty có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và giữ vững sự cạnh tranh trên thị trường logistics đường biển
3.2.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển
Sau gần 10 năm hoạt động, quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của Vietrans đã dần hoàn thiện đáng kể Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong các bước của quy trình, gây ảnh hưởng đến tổng thể hoạt động cung ứng dịch vụ của công ty Do đó, đề tài đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện các hoạt động trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển của Vietrans
Thứ nhất , hoàn thiện các bước trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics bằng đường biển cho hàng nhập khẩu tại Vietrans Trong hoạt động cung ứng không thể tránh khỏi những sai sót, Vietrans cần chú ý đến việc xác định các vấn đề phát sinh và đưa ra các phương án xử lý phòng ngừa Ví dụ, khi vận chuyển hàng hóa từ cảng, Vietrans cần xác định số lượng và kích thước hàng hóa để đóng gói một cách hiệu quả, ước lượng thời gian di chuyển để sắp xếp lịch trình hợp lý, tăng số lượng xe vận chuyển nếu cần Đối với bước “Đàm phán và ký kết hợp đồng”, Vietrans cần mở rộng phương pháp tìm kiếm khách hàng thông qua việc chú trọng hơn đến hoạt động marketing nhằm thu hút thêm nhiều tập khách hàng tiềm năng quan tâm đến dịch vụ của công ty chứ không chỉ là phương pháp tìm kiếm khách hàng truyền thống Nhân viên kinh doanh của Vietrans cần xây dựng những phương án xử lý trong một số trường hợp đặc biệt như khách hàng có nhu cầu thay đổi một số điều khoản hay thông tin về lô hàng như đã thỏa thuận, tránh gây ảnh hưởng đến cả quy trình cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu
Vietrans nên đặc biệt quan tâm bước “Lên tờ khai hải quan và thông quan tờ khai”, do đây là khâu thường xuyên gặp phải những lỗi sai Nhân viên phòng Nghiệp vụ và phòng Quan hệ quốc tế cần kiểm tra kỹ lưỡng các tờ khai, thậm chí đối với lô hàng dễ xử lý, tránh việc lỗi hoặc hủy tờ khai gây ảnh hưởng đến công ty Đối với các thủ tục phức tạp, như việc tra mã HS, công ty nên hỏi sự hỗ trợ từ cơ quan hải quan để đảm bảo thông tin trên tờ khai chính xác
Vietrans cũng cần linh hoạt trong việc thực hiện các bước của quy trình, ưu tiên thực hiện các bước có thể làm trước, hoặc thực hiện đồng thời nhiều bước để tối ưu thời gian thông quan, giảm thiểu tình trạng chậm trễ hàng hóa đến tay người tiêu dùng
Thứ hai , hoàn thiện chất lượng đội ngũ nhân lực Bên cạnh cơ cấu nhân sự trẻ
(88.64% nhân sự từ 18-40 tuổi), Vietrans hiện có đến 86.36% nhân sự tốt nghiệp bằng cử nhân từ các trường đại học/cao đẳng, có thể nắm bắt được các nghiệp vụ Vietrans nên tận dụng và chú trọng phát triển nguồn nhân lực này bởi họ có khả năng nhạy bén và thích ứng nhanh với sự phát triển của công nghệ mới Việc truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cần phải được tổ chức từ cấp lãnh đạo đến tất cả các nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi để họ tiếp cận và áp dụng những kiến thức mới nhất và kỹ thuật tiên tiến trong công việc hàng ngày Vietrans nên định kỳ tổ chức các cuộc họp giữa các bộ phận, chi nhánh và nhân viên để chia sẻ kiến thức, kỹ năng và giải quyết các vấn đề phức tạp trong quá trình làm việc Bên cạnh đó, việc cấp thêm quyền quyết định cho nhân viên phòng Kinh doanh để họ có thể phối hợp với các phòng khác để đưa ra các quyết định trong các trường hợp có sự phát sinh khẩn cấp và nghiêm trọng, có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng là điều cần thiết Ngoài ra, việc thiết lập các chính sách thưởng phạt rõ ràng cũng là một phần quan trọng để nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên Việc Vietrans động viên và khen ngợi những nhân viên xuất sắc cũng như áp dụng các biện pháp kỷ luật phù hợp đối với những hành vi không đúng đắn là điều không thể thiếu để duy trì môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp
Thứ ba , nâng cao hoạt động tìm kiếm khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện có Vietrans cần mở rộng cách thức tìm kiếm khách hàng mới bên cạnh cách thức truyền thống vẫn đang sử dụng Việc đầu tư cho hoạt động marketing là thực sự cần thiết Điều này bao gồm việc gia tăng việc quảng bá thương hiệu và dịch vụ trên các phương tiện truyền thông đại chúng, đăng bài và cập nhật thông tin thường xuyên trên trang web và trang fanpage riêng của Vietrans Đồng thời, Vietrans tích cực tham gia các hội thảo để tạo cơ hội kết nối, nâng cao và mở rộng mối quan hệ hợp tác Từ đó, độ nhận diện của Vietrans sẽ tăng cao hơn, thu hút sự chú ý và quan tâm của khách hàng tiềm năng, thuận lợi hơn cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng Ngoài ra, để duy trì sự trung thành của khách hàng hiện tại, Vietrans cần tập trung vào việc cải thiện chất lượng dịch vụ để đáp ứng các nhu cầu đa dạng của họ Cần thiết lập các chính sách tri ân khách hàng trong các dịp đặc biệt như lễ, Tết bằng cách tặng quà, hoa, gửi lời chúc để củng cố mối quan hệ giữa công ty và khách hàng Đối với những khách hàng thân thiết, thường xuyên sử dụng dịch vụ, công ty nên đưa ra các ưu đãi về giá cả, ứng tiền, miễn cọc tiền trước để thể hiện sự trân trọng và khuyến khích họ tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty
Thứ tư, nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị Việc ứng dụng công nghệ là vô cùng cần thiết, nhất là trong bối cảnh hội nhập quốc tế cùng với thời đại công nghệ 4.0 Ứng dụng các phần mềm công nghệ không chỉ giúp Vietrans dễ dàng kiểm soát các hoạt động kinh doanh, đảm bảo an toàn hàng hóa và giảm thiểu rủi ro vận chuyển, mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh
3.2.3 Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ logistics cho hàng nhập khẩu bằng đường biển
Ngoài các tiêu chí cơ bản như chi phí vận chuyển, thời gian, độ tin cậy, năng lực vận chuyển, tính linh hoạt và độ an toàn của hàng hóa, công ty CP Thương mại và Vận
Một số kiến nghị khác
3.3.1 Đối với các cơ quan chức năng
Thứ nhất, một trong những biện pháp cần được thực hiện là việc các cơ quan quản lý nhà nước cần ban hành và bổ sung các văn bản pháp luật liên quan để cải thiện hệ thống pháp lý về hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển Đồng thời, việc kết hợp công tác cải cách hành chính cũng cần được thúc đẩy, đặc biệt là trong quy trình xử lý hải quan và thủ tục giao nhận hàng hóa, nhằm đảm bảo rằng việc vận chuyển hàng hóa sẽ diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng
Thứ hai, đầu tư và nâng cấp cơ sở hạ tầng giao thông đường biển là yếu tố then chốt để đảm bảo vận chuyển hàng hóa hiệu quả và nhanh chóng Để thực hiện điều này, việc hoàn thiện hệ thống thông tin, cầu cảng, kho bãi và kết nối các trung tâm kinh tế thành một mạng lưới giao thông hoàn chỉnh là cần thiết Bên cạnh việc đầu tư vào việc phát triển hệ thống cảng biển, đầu tư trang thiết bị tại cảng như xe tải chở hàng, băng tải, xe nâng hạ,… để bốc dỡ và vận chuyển hàng hóa cũng cần được quan tâm, nhằm hạn chế rủi ro về chất lượng hàng hóa và tăng cường hiệu suất trong quá trình xếp dỡ
Đối với cơ quan Hải quan Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và logistics đường biển, các cơ quan hải quan cần đơn giản hóa các thủ tục hải quan và tiếp tục cắt giảm quy trình trong lĩnh vực quản lý, kiểm tra chuyên ngành Việc giảm số lượng hàng hóa kiểm tra chuyên ngành và tăng cường chia sẻ thông tin giữa các cơ quan quản lý sẽ giúp giảm chi phí tuân thủ pháp luật và tạo sự minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp
Cơ quan hải quan cần hỗ trợ và hướng dẫn doanh nghiệp về thủ tục nhập khẩu để giảm thiểu sai sót, tránh chèn ép và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp logistics Phân bổ công việc cho cán bộ hải quan cần được thực hiện kịp thời để đảm bảo tiến độ kiểm tra, nhập hàng cũng cần được thực hiện một cách hiệu quả, tránh việc lưu kho kéo dài gây thiệt hại cho doanh nghiệp
3.3.2 Đối với Hiệp hội logistics
Các hiệp hội logistics cần tổ chức các hội thảo, hội nghị, đào tạo nghiệp vụ, kiến thức và kỹ năng về logistics và hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu nhằm tạo ra một môi trường học tập và chia sẻ kiến thức hiệu quả, nâng cao kiến thức và trải nghiệm giữa các thành viên Việc chia sẻ kinh nghiệm và thông tin giữa các doanh nghiệp logistics trong hiệp hội là yếu tố quan trọng giúp tăng cường sự đồng lòng và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình hoạt động Bằng cách này, các thành viên trong hiệp hội có thể tiếp cận những thông tin mới nhất, thực tiễn và áp dụng vào công việc hàng ngày của mình, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ
Ngoài ra, việc nghiên cứu và đề xuất giải pháp để khắc phục những khó khăn của suy thoái kinh tế và biến động thị trường là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các hiệp hội logistics Bằng cách tìm hiểu và đánh giá tình hình thị trường, những ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh bên ngoài, các hiệp hội có thể đưa ra những chiến lược phát triển phù hợp Đồng thời, việc đề xuất hướng phát triển mới cũng giúp hoạt động cung ứng dịch vụ logistics đường biển cho hàng nhập khẩu thích ứng và phát triển trong bối cảnh kinh tế hiện nay đang đối diện với những thách thức và cơ hội mới