TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu mang lại cơ hội lớn cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các công ty giao nhận vận chuyển, khi nhu cầu ngày càng tăng Tuy nhiên, sự phát triển này cũng đi kèm với nhiều rủi ro tiềm ẩn, có thể gây hậu quả nghiêm trọng về tài chính và uy tín, thậm chí dẫn đến phá sản Để đối phó, doanh nghiệp cần nhận diện và phân tích các rủi ro, từ đó áp dụng các biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhằm hạn chế thiệt hại.
Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội đang đối mặt với những hạn chế trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, dẫn đến một số thiệt hại nhất định Mặc dù công ty đã nỗ lực trong việc cải thiện quy trình giao nhận, đặc biệt là qua đường biển, nhưng do năng lực nội bộ hạn chế và các yếu tố khách quan, việc xử lý rủi ro vẫn chưa đạt hiệu quả mong muốn Chính vì vậy, tôi chọn đề tài “Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội” nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là một chủ đề quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp giao nhận Để thực hiện nghiên cứu này, tôi đã tham khảo 5 công trình nghiên cứu liên quan nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc và giải pháp hiệu quả cho vấn đề này.
Lê Thị Chinh (2012) trong bài viết “Kiểm soát rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH thiết bị công nghệ Bình Minh” đã trình bày các lý luận cơ bản về quản trị rủi ro, đồng thời khái quát quy trình kiểm soát rủi ro trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa qua đường biển Bài luận nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình nhận hàng.
Bài viết trình bày 9 quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển và phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH công nghệ Bình Minh Tác giả đã đề xuất các giải pháp hiệu quả nhằm kiểm soát rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo an toàn cho hoạt động giao nhận hàng hóa.
Bài nghiên cứu của Th.S Vũ Quốc Bảo (2021) về "Quản lý rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ hải quan" đã trình bày các khái niệm liên quan đến nguy cơ, rủi ro và tổn thất, cùng với nội dung quản trị rủi ro Tuy nhiên, nghiên cứu này chưa đi sâu vào việc quản lý rủi ro trong quy trình nhập khẩu, mà chỉ tập trung vào những vấn đề cơ bản trong nghiệp vụ hải quan.
Bài nghiên cứu của Th.S Nguyễn Khánh Du (2017) về "Quản trị rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại cục Hải quan Hải Phòng" tập trung vào các rủi ro trong quy trình thủ tục Hải quan và các nguyên nhân ảnh hưởng đến việc áp dụng biện pháp quản lý rủi ro Mặc dù bài viết đã chỉ ra những vấn đề quan trọng, nhưng nó vẫn còn khá tổng quát và giới hạn trong phạm vi quy trình Hải quan tại Hải Phòng.
Th.S Nguyễn Liên Hương (2011) đã thực hiện nghiên cứu về "Vấn đề rủi ro và các biện pháp quản trị rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng" Bài nghiên cứu cung cấp cái nhìn tổng quan về xu hướng quản trị rủi ro, hệ thống hóa lý thuyết về rủi ro trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong ngành xây dựng Nghiên cứu đánh giá mức độ rủi ro theo từng giai đoạn quản lý và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp xây dựng Tuy nhiên, nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào rủi ro trong sản xuất, chưa khai thác nhiều mối quan hệ với lĩnh vực giao nhận.
Nguyên Quang Diệp (2005) trong bài nghiên cứu “Rủi ro và quản lý rủi ro trong kinh doanh xuất nhập khẩu” đã trình bày các vấn đề lý luận liên quan đến rủi ro và quản trị rủi ro trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Bài viết nêu rõ các loại rủi ro, tiến hành nhận diện và phân tích nguyên nhân, đồng thời chỉ ra tác hại của những rủi ro này Từ đó, tác giả đề xuất các biện pháp kiểm soát và hạn chế rủi ro Tuy nhiên, nghiên cứu chưa đi sâu vào việc phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề này.
Mục đích nghiên cứu
10 Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
− Hệ thống cơ sở lý luận của phòng ngừa và hạn chế rủi ro
Melody Logistics Hà Nội đang đối mặt với thách thức trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Phân tích thực trạng cho thấy công ty đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm tăng cường an toàn và giảm thiểu rủi ro, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục Đánh giá thành công của công tác này cho thấy sự cải thiện về quy trình và hiệu quả làm việc, tuy nhiên, việc nâng cao nhận thức và đào tạo nhân viên vẫn là yếu tố quan trọng để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Để tăng cường hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, Melody Logistics Hà Nội cần triển khai một số giải pháp hiệu quả Trước hết, công ty nên nâng cao quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhận, đồng thời áp dụng công nghệ theo dõi vận chuyển để kịp thời phát hiện và xử lý sự cố Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên về quy trình an toàn và quản lý rủi ro cũng là điều cần thiết Cuối cùng, hợp tác chặt chẽ với các đối tác vận chuyển và bảo hiểm sẽ giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình nhập khẩu.
Đối tượng nghiên cứu
Khóa luận này tập trung nghiên cứu các hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics, chi nhánh Hà Nội Mục tiêu chính là phân tích các biện pháp hiệu quả nhằm tối ưu hóa quy trình nhận hàng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất hoạt động logistics.
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào việc phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics, chi nhánh Hà Nội.
Nghiên cứu này tập trung vào thực trạng phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển trong giai đoạn 2020-2022 Các giải pháp được đề xuất sẽ được định hướng cho khoảng thời gian từ 2023 đến 2025.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu a, Thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ hai nguồn chính:
Nguồn dữ liệu nội bộ của Công Ty TNHH Melody Logistics Hà Nội bao gồm các báo cáo kết quả kinh doanh và tài liệu liên quan đến việc phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu.
Nguồn dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các công trình nghiên cứu khoa học, sách báo và tài liệu trực tuyến liên quan đến quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận vận tải xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong vận tải đường biển.
11 b, Thu thập dữ liệu sơ cấp
Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua các phương pháp dưới đây:
Phiếu điều tra được sử dụng để đánh giá mức độ nhận diện các nguy cơ, rủi ro và tổn thất trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Đối tượng phát phiếu điều tra bao gồm nhân viên kinh doanh, nhân viên các bộ phận chứng từ, Ops và Logs, những người trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Phương pháp phỏng vấn sẽ được thực hiện với người quản lý và nhân viên của Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội, những người trực tiếp tham gia vào quá trình nhận hàng tại cảng Hải Phòng Mục tiêu là tìm hiểu cách thức giao nhận hàng hóa và các biện pháp phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty.
1.6.2 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu
Phương pháp tổng hợp và thống kê là việc sử dụng Excel để phân tích các chỉ tiêu kết quả kinh doanh, đồng thời đánh giá tình hình phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Phương pháp so sánh cho phép phân tích kết quả kinh doanh trong 3 năm gần đây, từ đó nhận diện sự thay đổi về chi phí, doanh thu và hiệu quả kinh doanh Qua việc này, doanh nghiệp có thể phòng ngừa và hạn chế rủi ro, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Phương pháp phân tích kinh tế được sử dụng để đánh giá hiệu quả của hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Dựa vào các kết quả thống kê và bảng biểu, sinh viên nghiên cứu xác định những thành công, hạn chế và nguyên nhân của hoạt động này Từ đó, họ đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả trong tương lai.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài các phần mở đầu, lời cảm ơn, mục lục, danh mục, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận của phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty tnhh Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÒNG NGỪA VÀ HẠN CHẾ RỦI RO
Khái niệm về nguy cơ, rủi ro và tổn thất
2.1.1.1 Khái niệm về nguy cơ
Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 14121-1: 2007, "nguy cơ" được định nghĩa là sự kết hợp giữa xác suất xảy ra tổn hại và mức độ nghiêm trọng của tổn hại đó.
Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301, nguy cơ được định nghĩa là một nguồn, tình huống hoặc hành động có khả năng gây ra tổn hại cho con người, bao gồm cả tổn thương và tác hại đến sức khỏe.
Như vậy có thể hiểu nguy cơ rủi ro là những đe dọa nguy hiểm có thể xảy ra, có thể được đo lường bằng xác suất thống kê
2.1.1.2 Khái niệm về rủi ro
Trong lĩnh vực kinh doanh, rủi ro được định nghĩa là tổn thất tài sản hoặc sự giảm sút lợi nhuận thực tế so với dự kiến Những rủi ro này thường là những bất trắc ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình sản xuất và kinh doanh, có thể tác động tiêu cực đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Dù rủi ro là những sự kiện khách quan và không thể đoán trước, con người vẫn có khả năng kiểm soát chúng ở nhiều mức độ khác nhau Bằng cách này, có thể áp dụng các biện pháp nhằm hạn chế tối đa tổn thất do rủi ro gây ra.
Rủi ro được định nghĩa là những sự kiện bất ngờ, ngoài sự mong đợi của con người, có khả năng gây thiệt hại trong các hoạt động mà họ thực hiện.
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất đề cập đến những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, thường xuất phát từ các rủi ro (Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế)
Tổn thất có thể chia thành hai loại: hữu hình, bao gồm tài sản, con người và sức khỏe, và vô hình, như uy tín và tinh thần làm việc Khả năng tổn thất là chỉ số phản ánh mức độ tổn thất trong những tình huống cụ thể, và để xác định nó, cần dựa vào thống kê kinh nghiệm từ quá khứ Các thống kê này phải được thu thập từ một tổng thể đủ lớn về số lượng trường hợp và thời gian quan sát Khả năng tổn thất có thể được đánh giá qua hai cách biểu hiện khác nhau.
• Tính theo giá trị: gọi là Mức độ tổn thất
Tần số tổn thất là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng tổn thất, từ đó nhận diện đầy đủ và chính xác các rủi ro liên quan đến hoạt động của mình Việc hiểu rõ tần số tổn thất cho phép doanh nghiệp có thái độ xử lý đúng đắn và triển khai các biện pháp cụ thể nhằm giảm thiểu rủi ro và tổn thất.
2.1.1.4 Khái niệm về phòng ngừa và hạn chế rủi ro
Phòng ngừa và hạn chế rủi ro là những biện pháp quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể gây tổn thất trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2.1.2 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận vận tải bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, giao nhận hàng hóa là một hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, hoặc lưu kho Họ thực hiện các thủ tục giấy tờ và dịch vụ liên quan để chuyển giao hàng hóa cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là quy trình vận tải hàng hóa qua biển, đảm bảo di chuyển hàng từ nơi gửi đến nơi nhận Hình thức này sử dụng phương tiện vận tải biển để tối ưu hóa quá trình giao nhận.
15 tiện kết hợp cùng cơ sở hạ tầng đường biển là yếu tố quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa nhập khẩu Tàu thuyền là phương tiện chính được sử dụng, trong khi cảng biển và cảng trung chuyển đóng vai trò then chốt trong hệ thống hạ tầng này, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình vận chuyển hàng hóa.
2.1.3 Khái niệm về phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là rất quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tổn thất tiềm ẩn Việc thực hiện các biện pháp ngăn chặn rủi ro như thất lạc giấy tờ, rủi ro trong vận chuyển và phân luồng hàng hóa là cần thiết Doanh nghiệp cần nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro để tìm ra nguyên nhân, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát và khắc phục hiệu quả.
2.2 Một số lý thuyết liên quan đến hoạt động Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Hoạt động nhận hàng nhập khẩu bắt đầu sau khi người giao nhận vận chuyển ký hợp đồng với nhà nhập khẩu Quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển bao gồm các bước cụ thể sau đây.
Sơ đồ 3.1: Quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Nguồn: Giáo trình Quản trị giao nhận vận chuyển
Bước 1: Nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Một số lý thuyết liên quan đến hoạt động Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Hoạt động nhận hàng nhập khẩu bắt đầu sau khi người giao nhận vận chuyển ký hợp đồng với nhà nhập khẩu Quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển bao gồm các bước cụ thể sau đây.
Sơ đồ 3.1: Quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Nguồn: Giáo trình Quản trị giao nhận vận chuyển
Bước 1: Nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần hợp tác chặt chẽ với người nhập khẩu để theo dõi tình hình phương tiện vận tải, đồng thời thực hiện việc lưu cước và đăng ký chuyển đổi phương tiện vận tải.
Trong trường hợp đã ký hợp đồng với người chuyên chở, người giao nhận cần liên hệ với hãng vận chuyển để kiểm tra xem lịch trình của phương tiện có thay đổi hay không.
Bước 1: Nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Bước 4: Quyết toán chi phí
Trong trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ, người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế theo các điều khoản nhóm E và F Người giao nhận sẽ thực hiện các bước cần thiết để đặt booking cho khách hàng.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Người giao nhận nhận thông báo trước (pre-alert) và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, sau đó in chứng từ ra và kiểm tra đối chiếu giữa MBL và HBL để xác định các chi tiết như POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, mô tả hàng hóa, trọng lượng G.W và kích thước có khớp nhau hay không Nếu phát hiện có sự khác biệt, cần ngay lập tức gửi email thông báo cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra và xác nhận thông tin trên MBL hoặc HBL để chỉnh sửa bill trước khi nộp Manifest.
Trước khi tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng (Arrival Notice), trong đó thường có thông tin về tiền cước và các khoản phí địa phương cần nộp Cần kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre-alert của đại lý hay không Dựa trên Arrival Notice từ hãng vận chuyển, gửi thông báo này đến khách hàng.
Người nhập khẩu cần nắm rõ tình hình và có thể đại diện cho chủ hàng để mang vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển nhằm lấy lệnh D/O và thực hiện việc đóng lệ phí Đồng thời, họ cũng phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho việc khai báo và thông quan hải quan, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận kiểm dịch, hun trùng và nguồn gốc xuất xứ.
Khi thanh toán bằng chuyển khoản, bộ chứng từ hàng hóa, bao gồm vận đơn, sẽ được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu đến người nhập khẩu Ngược lại, trong trường hợp thanh toán qua nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ sẽ được gửi qua ngân hàng.
Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Người giao nhận phối hợp với người nhập khẩu để thực hiện các công việc:
Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu là quy trình quan trọng, trong đó người giao nhận có thể thực hiện khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên của chính mình với tư cách là đại lý khai báo hải quan Đối với hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, cần thiết phải phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;
- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế
*) Trường hợp nhận hàng nguyên container (FCL/FCL):
Mang D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến Văn phòng quản lý cảng để xác nhận D/O, đồng thời mang một bản D/O đến Hải quan giám sát để đối chiếu với Manifest.
- Đến bãi và tìm vị trí container
Để lấy phiếu xuất kho cho phép hàng rời khỏi cảng, bạn cần đến phòng Điều độ của cảng để nộp phí lưu kho và phí xếp dỡ container, đồng thời nộp biên lai thanh toán các khoản phí này cùng với D/O.
Khi mang container về kho riêng để kiểm hóa và rút hàng, cần gửi đơn đến hãng tàu để mượn container và yêu cầu xếp container lên phương tiện vận tải Sau khi hoàn tất việc rút hàng, người giao nhận sẽ sắp xếp để trả container tại cảng.
Khi dỡ hàng trong container tại cảng, cần có lệnh điều động công nhân để thực hiện việc dỡ hàng và xếp lên phương tiện vận chuyển.
- Hoàn tất việc nhận hàng nếu trong quá trình kiểm hóa không có vấn đề gì về hàng hóa và hồ sơ khai báo hải quan
Vận chuyển hàng hóa bằng container có tính chuyên dụng cao nên khi giao nhận container cũng tiến hành đơn giản hơn nhưng cần lưu ý:
- Số hiệu container phải rõ ràng
- Niêm phong kẹp chì phải còn nguyên vẹn và phù hợp với bảng kê khai hành hóa (MNF)
Vỏ container cần phải được duy trì trong tình trạng bình thường, không bị bẹp, méo, hỏng hóc hay cong vênh Mọi phát hiện về tình trạng hư hỏng sẽ được ghi nhận và lập biên bản.
Khi nhận hàng lẻ (LCL/LCL), bạn cần mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O Sau khi xác nhận và đối chiếu D/O, bạn sẽ mang đến kho để nhận phiếu xuất kho Cuối cùng, hãy mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng.
Bước 4: Quyết toán chi phí
Sau khi tổ chức nhận hàng nhập khẩu xong, công ty giao nhận tiến hành vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được quy định trong hợp đồng
THỰC TRẠNG PHÒNG NGỪA VÀ HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
Giới thiệu Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội
− Tên đầy đủ: Công ty TNHH Melody Logistics – Chi nhánh Hà Nội
− Tên giao dịch quốc tế: Melody Logistics Co.,LTD – Hanoi Branch
− Trụ sở: Tòa nhà Bách Anh, Tầng 7, số 52 phố Chùa Hà, Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
− Người đại diện: Trần Quang Bửu
Sơ đồ 3.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Melody Logistics chi nhánh Hà Nội
Nguồn: Phòng Kế Toán Melody Logistics Hà Nội
Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội với 56 nhân viên được chia thành các phòng ban, bộ phận với các chức năng nhiệm vụ công việc khác nhau
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Ông Trần Quang Bửu là giám đốc công ty, đảm nhiệm vai trò lãnh đạo và dẫn dắt, đồng thời phê duyệt các quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động của công ty.
• Phó giám đốc: Ông Trần Đức Vinh giữ chức vụ phó giám đốc, đồng thời là người giám sát trực tiếp tại chi nhánh Hà Nội
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và đối tác có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải hàng hóa Nhiệm vụ của họ bao gồm chào giá dịch vụ, chăm sóc khách hàng, và cập nhật tình trạng hàng hóa Ngoài ra, phòng còn theo dõi công nợ khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũng như các đối tác đại lý.
Phòng Pricing chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển quan hệ đối tác chiến lược với các nhà cung cấp, đại lý nước ngoài, hãng tàu và hãng hàng không Đội ngũ cũng quản lý, kiểm soát và cập nhật giá mua hàng ngày vào hệ thống nội bộ, đồng thời thực hiện nghiên cứu thị trường và phân tích cạnh tranh về giá dịch vụ.
• Phòng chứng từ: Soạn thảo, bàn giao, thu thập, lưu trữ, xử lý và bảo quản các loại hóa đơn, chứng từ của công ty
Phòng Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối vận tải nội địa, thực hiện các công việc liên quan đến giao nhận hàng hóa, bao gồm nhận chứng từ, kiểm tra hàng hóa và xử lý các vấn đề liên quan khác.
Phòng kế toán đảm nhận trách nhiệm quản lý thu chi của công ty, thực hiện hợp đồng lao động, quản lý nhân sự, lương thưởng và khen thưởng Ngoài ra, phòng còn theo dõi sổ sách, xử lý ứng và hoàn tiền, theo dõi công nợ khách hàng, cũng như quản lý thu chi trả hộ Phòng kế toán cũng thực hiện đề nghị thanh toán cho từng lô hàng và đảm bảo quyết toán, kiểm soát vốn và ngoại tệ một cách hiệu quả.
3.1.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Melody Logistics Hà Nội 3.1.2.1 Các hoạt động kinh doanh chủ yếu
Melody Logistics Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa qua đường biển và hàng không, bao gồm cả hàng nguyên container và hàng lẻ Chúng tôi cũng hỗ trợ dịch vụ hải quan, vận tải nội địa và kho bãi, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Bảng 3.1 Tỷ trọng doanh thu các hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Melody Logistics chi nhánh Hà Nội năm 2020-2022 (Đơn vị: %)
Các loại dịch vụ Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Vận tải đường hàng không 27.9 28.3 28.5
Nguồn: Phòng kế toán Melody Logistics Hà Nội
Dựa trên bảng số liệu, công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải quốc tế, với hoạt động giao nhận vận tải biển mang lại doanh thu cao nhất, tiếp theo là vận tải hàng không và dịch vụ hải quan.
Dịch vụ vận tải đường biển của Melody Logistics Hà Nội là một trong những dịch vụ chủ chốt, đóng góp gần 40% doanh thu của công ty trong những năm gần đây.
Dịch vụ vận tải đường hàng không của Melody Logistics Hà Nội đã ghi nhận doanh thu đứng thứ hai trong công ty, với tỷ trọng doanh thu đạt 27.9% vào năm 2020 và tăng lên 28.5% vào năm 2022.
Melody Logistics Hà Nội không chỉ chuyên vận chuyển mà còn hoạt động mạnh mẽ trong lĩnh vực hải quan, đóng góp hơn 14% doanh thu trong những năm gần đây Công ty cung cấp dịch vụ hải quan cho hàng nhập khẩu, thông quan hàng xuất khẩu, cùng với các dịch vụ hỗ trợ khác như xin giấy phép từ các bộ ngành, công bố sản phẩm mỹ phẩm, và chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
Mặc dù Melody Logistics Hà Nội chỉ mới hoạt động từ năm 2015, công ty đã nhanh chóng đạt được nhiều thành tựu đáng kể Sự phát triển kinh doanh ấn tượng của Melody Logistics được thể hiện rõ qua các số liệu trong bảng dưới đây.
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Melody Logistics chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022 (Đơn vị: VNĐ)
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Nguồn: Phòng kế toán Melody Logistics Hà Nội
Hình 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Melody Logistics Hà Nội giai đoạn
2020 – 2022 Nguồn: Phòng kế toán Melody Logistics Hà Nội
Doanh thu 70,147,152,164 88,602,519,152 92,098,716,979 Lợi nhuận sau thuế 2,348,822,692 3,316,897,214 3,984,680,556
1 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Doanh thu hoạt động tài chính
6 Chi phí quản lý doanh nghiệp
7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
9 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
10 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Năm 2020, đại dịch Covid-19 đã gây ra sự sụt giảm doanh thu nghiêm trọng, chỉ đạt 70,147,152,164 đồng, giảm khoảng 2,63 tỷ đồng so với năm trước Nguyên nhân chính là do các quốc gia phải đóng cửa giao thương, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị ngưng trệ Nhiều nhà máy tạm ngừng hoạt động, giảm lượng hàng hóa lưu chuyển, ảnh hưởng đến các hoạt động logistics như vận tải nội địa, đường biển và hàng không Dịch vụ thông quan và kho bãi cũng bị cản trở, khiến công ty mất nguồn thu đáng kể từ các thị trường lớn như Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản.
Để ứng phó với tình hình khó khăn, công ty đã điều chỉnh chi phí quản lý và tài chính Năm 2021, Melody Logistics Hà Nội đã đạt doanh thu 88,60 tỷ đồng, tăng 26,31% so với năm 2020, tương đương với mức tăng 18,45 tỷ đồng Lợi nhuận cũng tăng 41,21%, đạt 968,074,522 VNĐ so với năm trước Với kinh nghiệm trong việc ứng phó dịch bệnh và sự phục hồi của nền kinh tế, hoạt động vận tải đã có dấu hiệu tích cực.
2021 ghi nhận hồi phục và phát triển rất mạnh mẽ
Tính đến cuối năm 2022, doanh thu của công ty đạt 92,09 tỷ đồng, tăng 3,95% so với năm 2021, trong khi tổng lợi nhuận sau thuế ghi nhận 3,98 tỷ đồng, tăng 20,13% tương đương 667,783,342 VNĐ so với năm trước Mặc dù doanh thu và lợi nhuận có sự tăng trưởng, nhưng mức tăng không mạnh như giai đoạn 2020-2021 do nền kinh tế có dấu hiệu suy giảm và cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt.
Mặc dù gặp nhiều thách thức như diễn biến phức tạp của dịch bệnh, thay đổi cơ cấu nhân sự và suy giảm kinh tế, chi nhánh công ty vẫn kiên trì nỗ lực phát triển Tuy nhiên, áp lực cạnh tranh từ thị trường trong và ngoài nước vẫn là một yếu tố mà công ty không thể tránh khỏi.
3.1.2.3 Các sản phẩm, thị trường và đối tác chính của Melody Logistics Hà Nội a Về sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp
Bảng 3.3: Doanh thu các loại dịch vụ của Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022 (Đơn vị: VNĐ)
Các loại dịch vụ Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Vận tải đường hàng không
Dịch vụ hải quan 10,311,631,368 12,847,365,277 13,354,313,962 Vận tải nội địa 7,575,892,434 8,860,251,915 9,486,167,849 Bảo hiểm hàng hóa 2,735,738,934 3,632,703,285 3,683,948,679 Chuyển phát nhanh 1,473,090,195 1,506,242,826 1,381,480,755
Nguồn: Phòng kế toán Melody Logistics Hà Nội
Thực trạng hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội
3.2.1 Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội
Theo kết quả khảo sát, quy trình nhận hàng nhập khẩu của Melody Logistics Hà Nội gồm 4 bước:
Sơ đồ 3.3: Quy trình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Melody Logistics Hà Nội
Nguồn: Phòng kế toán Melody Logistics Hà Nội Bước 1: Tiếp nhận thông tin và sắp xếp phương án vận chuyển
Phòng kinh doanh tiếp nhận nhiều thông tin quan trọng từ khách hàng, bao gồm chi tiết về hàng hóa, thông tin bao bì, điều kiện vận chuyển, tuyến đường và các thông tin khác liên quan đến lô hàng.
Bộ phận Pricing sẽ chủ động liên hệ với hãng tàu, hãng bay để xác minh lịch trình và chi phí vận tải, đồng thời phối hợp với đại lý tại nước ngoài để xây dựng phương án vận chuyển nội địa và hoàn thiện thủ tục hải quan nếu cần thiết Trong khi đó, phòng Logistics sẽ tập trung vào việc lập kế hoạch vận chuyển nội địa, bao gồm việc lựa chọn phương tiện, ước tính chi phí, lên lịch trình và hoàn thiện các thủ tục cần thiết.
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và sắp xếp phương án vận chuyển
Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Bước 3: Tổ chức nhận hàng nhập khẩu
Bước 4: Giao hàng và quyết toán chi phí
Phòng kế toán sẽ tính toán lại lợi nhuận của lô hàng để đảm bảo đạt tối thiểu 3% theo yêu cầu của công ty Sau khi báo giá được phê duyệt, nhân viên kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng và gửi cho khách hàng để xác nhận, ký và hoàn tất hợp đồng.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Upon receiving the order from the Sales department, the Prealert team reviews the documentation received from the foreign agent They print the documents and verify the details on the Master Bill of Lading (MBL) and House Bill of Lading (HBL) to ensure that the information regarding the goods, including the Port of Loading (POL), Port of Discharge (POD), container/seal numbers, shipping marks, description of goods, gross weight (G.W), and measurements, is consistent and accurate.
Trước khi tàu đến, hãng tàu sẽ gửi giấy báo hàng Khi nhận A/N và Debit note từ hãng tàu/co-loader, cần kiểm tra thông tin trên A/N so với MBL và thông tin khai báo MNF Đồng thời, xác minh các số liệu trên Debit note với biểu phí local charge của hãng tàu/co-loader Nếu mọi thông tin khớp nhau, tiến hành thanh toán chi phí cho hãng tàu và chuyển sang bước tiếp theo Dựa trên A/N của hãng vận chuyển, gửi A/N cho khách hàng thông qua phần mềm Fast của công ty.
Vào ngày tàu về, nhân viên hiện trường sẽ nhận A/N và MBL để lấy lệnh D/O từ hãng tàu Đồng thời, cần theo dõi email thường xuyên để xác minh việc đã có điện giao hàng trên HBL Khi công ty nhận đủ tiền phí lô hàng và tiền cược vỏ cont, sẽ tiến hành cấp D/O cho khách hàng.
Bước 3: Tổ chức nhận hàng nhập khẩu
Melody Hà Nội sẽ đại diện cho chủ hàng để mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển nhằm lấy lệnh giao hàng (D/O) và thực hiện việc đóng lệ phí Đội ngũ giao nhận sẽ phối hợp chặt chẽ với người nhận hàng hoặc người nhập khẩu để thực hiện các công việc liên quan.
Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu là bước quan trọng trong quy trình logistics Melody Hà Nội có thể thực hiện khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên của chính mình Trong trường hợp hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, lô hàng sẽ cần phải trải qua kiểm tra thực tế Ngược lại, nếu hàng hóa thuộc luồng vàng, việc kiểm tra sẽ tập trung vào các chứng từ liên quan.
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định hàng hóa (nếu cần) và nộp lệ phí; lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;
- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế (ở đây là hãng tàu)
*) Trường hợp nhận hàng lẻ:
Nếu khách hàng không ủy thác cho Melody Hà Nội nhận hàng, công ty sẽ chỉ giao lệnh khi khách hàng xuất trình B/L, và nhà nhập khẩu sẽ tự ra kho CFS nhận hàng Trong trường hợp khách hàng yêu cầu Melody Logistics Hà Nội nhận hàng thay mặt, công ty sẽ cử nhân viên Ops đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận và giao hàng lại cho nhà nhập khẩu.
Nhân viên Ops của Melody Logistics thực hiện quy trình nhận lệnh giao hàng (D/O) bằng cách đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để đóng các khoản phí chứng từ và phí hàng lẻ Sau khi hoàn tất, họ mang D/O, hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói đến văn phòng cảng để ký nhận D/O và xác định vị trí hàng hóa, đồng thời lưu lại một bản D/O tại đây.
Nhân viên Ops cần mang D/O đến kho vận để làm phiếu xuất hàng, đồng thời lưu lại một bản D/O tại đây Tại kho, họ cũng thực hiện việc tạo "giấy xuất kho" cho Ops của Melody Logistics với hai bản sao.
Nhân viên Ops sẽ mang hai phiếu xuất kho đến kho hàng để thực hiện thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa chờ kiểm hóa Sau khi Hải Quan ký xác nhận và hoàn tất kiểm hóa, hàng hóa sẽ được thông quan.
*) Trường hợp nhận hàng nguyên container:
Nếu như khách hàng là tự nhận hàng tại bãi CY thì Melody Logistics Hà Nội sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu, Melody Logistics sẽ thay mặt nhà nhập khẩu nhận hàng hóa Chúng tôi sẽ liên hệ với hãng tàu để xác nhận lịch trình và theo dõi thông tin trên trang web của họ Khi nhận thông báo tàu đến, nhân viên Ops của Melody Hà Nội sẽ đến đại lý hãng tàu để trình vận đơn và lấy D/O Sau đó, chúng tôi sẽ thực hiện thủ tục hải quan tại cảng, bao gồm kiểm hóa nếu cần, và nhận chứng từ Cuối cùng, nhân viên Ops sẽ mang chứng từ và D/O xuống cảng để nhận hàng từ hãng tàu.
Bước 4: Giao hàng và quyết toán chi phí
Sau khi hoàn tất quy trình nhận hàng nhập khẩu, Melody Logistics sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định trong hợp đồng để thực hiện giao hàng cho khách hàng.
32 nhập khẩu Thông thường thì Melody Hà Nội sẽ có đội xe riêng để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa trong nội địa cho khách hàng
Melody Logistics Hà Nội thực hiện quyết toán chi phí với nhà nhập khẩu và các nhà cung cấp, bao gồm cước vận chuyển, local charges tại điểm nhập khẩu, phí đầu xuất khẩu (nếu có), phí hoa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác Đồng thời, công ty tạo Debit note/Credit note cho đại lý và khách hàng dựa trên báo giá và chi phí chi hộ (nếu có), sau đó gửi qua email để lấy xác nhận.
Đánh giá thực trạng phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội
Theo khảo sát, hoạt động phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu tại Melody Hà Nội đã đạt hiệu quả cao, điều này được chứng minh qua một số thành tựu nổi bật.
Melody đã nhận diện hiệu quả phần lớn các rủi ro có thể xảy ra, từ đó xác định rõ các rủi ro cần phòng ngừa và hạn chế Việc xây dựng phương án nhận diện rủi ro thích hợp giúp Melody Hà Nội phát hiện sớm dấu hiệu xuất hiện rủi ro, gia tăng khả năng ngăn chặn các tình huống không mong muốn.
Melody Logistics Hà Nội đang phát triển một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và chuyên nghiệp Công ty chú trọng vào đào tạo nhân viên để họ không chỉ tạo ra lợi nhuận mà còn đặt khách hàng làm trung tâm Với cam kết cung cấp dịch vụ tốt, nhanh chóng, an toàn và chi phí hợp lý, Melody Logistics hướng tới việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
Melody Hà Nội mở rộng quy mô với mạng lưới kết nối mạnh mẽ, liên kết chặt chẽ với các chi nhánh trong hệ thống Melody Logistics Group Các văn phòng của chúng tôi trải dài khắp 3 miền đất nước và có mặt tại nhiều quốc gia trên thế giới.
Công ty đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống vận chuyển và quản lý nội bộ, nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu chuyển phát hàng hóa đến Mỹ, Úc và Nhật Bản Việc phát triển phần mềm quản lý đơn hàng và đội xe vận chuyển nội địa, cùng với việc mở rộng kho bãi, giúp đảm bảo sự liên kết liên tục và chính xác giữa các điểm vận chuyển Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quy trình làm hàng mà còn giảm chi phí thuê ngoài, nâng cao cơ sở hạ tầng hiện đại và tăng hiệu quả hoạt động nhận hàng nhập khẩu qua đường biển.
3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Quy trình xử lý rủi ro hiện tại của công ty còn cứng nhắc và thiếu linh hoạt, khi áp dụng những quy tắc giống nhau cho hầu hết các lô hàng, dẫn đến hiệu quả phòng ngừa và hạn chế rủi ro chưa cao Nhiều tình huống rủi ro có tính chất khác nhau nhưng vẫn bị xử lý theo cách giống nhau, gây ra tổn thất lớn hơn so với dự kiến Thêm vào đó, việc xin quyết định xử lý rủi ro phải trải qua nhiều bước và chờ xác nhận từ Tổng Giám đốc và các bộ phận liên quan, làm cho quy trình trở nên rời rạc, kéo dài và tốn kém thời gian cũng như công sức của nhân sự.
Mặc dù Melody Hà Nội đã nỗ lực xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, công ty vẫn chưa đủ nguồn lực để đáp ứng khối lượng công việc hiện tại Phòng Pricing chỉ có 6 nhân viên, thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải do yêu cầu thông tin lớn từ bộ phận sales, dẫn đến việc phản hồi thông tin chậm Nhân viên Ops cũng gặp áp lực công việc cao vì khó tuyển thêm người Việc một bộ phận đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ có thể gây ra sai sót và giảm hiệu quả làm việc Kỹ năng nghiệp vụ yếu và thiếu đào tạo cũng là nguyên nhân dẫn đến những sai sót, trong khi nhân sự tham gia quy trình lại thiếu kỹ năng phân tích và nhận diện rủi ro.
Melody Logistics Hà Nội đang nỗ lực mở rộng cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ giao nhận vận chuyển, bao gồm xe vận chuyển nội địa và kho bãi Tuy nhiên, sự nâng cấp này chưa theo kịp với nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, dẫn đến việc phụ thuộc vào các bên khác Điều này gây ra khó khăn trong việc xử lý tổn thất khi rủi ro xảy ra và có thể làm tăng chi phí thuê ngoài.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÒNG NGỪA VÀ HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MELODY
Định hướng phát triển đối với hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody
Để phát triển mạnh mẽ trong ngành, việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là rất quan trọng, vì đây là một phần kinh doanh cốt lõi của công ty Do đó, việc xây dựng định hướng phát triển cho tương lai là vô cùng cần thiết.
Đào tạo và phát triển nhân viên trong các bộ phận để nhận diện và phân tích rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu là rất quan trọng nhằm giảm thiểu sự phụ thuộc vào người quản lý và tránh chậm trễ trong xử lý rủi ro Cần tổ chức thường xuyên các buổi họp và chương trình đào tạo ngắn hạn để chia sẻ kinh nghiệm và xây dựng mối quan hệ giữa các phòng ban, giúp quá trình làm việc diễn ra hiệu quả hơn Đồng thời, việc tuyển dụng thêm nhân sự có năng lực cũng là cần thiết để giảm tải công việc cho từng bộ phận.
Cần nâng cấp ứng dụng công nghệ trong quy trình phòng ngừa và hạn chế rủi ro để tiết kiệm chi phí sản xuất và quản lý đơn hàng Việc áp dụng công nghệ robot và AI tại kho bãi không chỉ giúp tiết kiệm nhân công mà còn tăng tốc độ vận chuyển, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong các hoạt động logistics.
Ban lãnh đạo công ty nên tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá và nhận xét về công tác phòng ngừa rủi ro Qua đó, công ty có thể nhận diện các vấn đề hiện tại, điều chỉnh chiến lược và đề xuất những phương pháp phòng ngừa hiệu quả hơn.
Xây dựng và củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước là rất quan trọng Mỗi đối tác có đặc điểm kinh doanh, phong tục tập quán và phong cách làm việc riêng, vì vậy công ty cần có cách tiếp cận phù hợp để giảm thiểu rủi ro trong quá trình hợp tác.
4.2 Đề xuất giải pháp cho hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội
Để nâng cao hiệu quả trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro, công ty cần triển khai các giải pháp cụ thể nhằm đối phó với những rủi ro và hạn chế đã được nêu.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý rủi ro, công ty cần xây dựng quy trình phòng ngừa và hạn chế rủi ro cho từng loại hàng hóa Quy trình này cần linh hoạt để ứng phó với các tình huống khẩn cấp Ngoài ra, việc thiết lập các quy định rõ ràng cho từng đầu việc và nhóm trường hợp sẽ giúp đơn giản hóa quá trình xử lý và đạt được sự chấp thuận nhanh chóng từ cấp trên.
Đầu tư vào chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng, bao gồm tuyển dụng nhân lực có chuyên môn cao từ đầu và đào tạo chuyên sâu cho nhân viên hiện tại thông qua các khóa học chuyên ngành như khóa học về hàng nguy hiểm của FIATA và khóa học nghiệp vụ của VISABA Mục tiêu là nâng cao khả năng phân tích và ứng phó linh hoạt với các rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, từ đó đảm bảo xử lý rủi ro hiệu quả và nhanh chóng Ngoài ra, cần thiết lập biện pháp kỷ luật cho nhân sự thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức khen thưởng thích hợp cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc.
Công ty Melody Logistics cần cải thiện và nâng cao khả năng nghiên cứu, nhận diện và dự báo rủi ro Việc này nên được thực hiện ngay từ giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng với nhà nhập khẩu.
Hà Nội cần chủ động tìm hiểu và dự báo các rủi ro tiềm ẩn để phòng ngừa và giảm thiểu thiệt hại Quá trình này đòi hỏi thời gian và nguồn lực nhân lực đáng kể để đạt được độ chính xác cao Tuy nhiên, việc phát hiện sớm các rủi ro sẽ giúp giảm thiệt hại và tổn thất cho thành phố.
Nâng cấp hệ thống thông tin nội bộ và trang bị thiết bị hiện đại sẽ giúp thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin hiệu quả hơn Đồng thời, việc xây dựng và mở rộng kho bãi sẽ đáp ứng nhu cầu khách hàng và giảm chi phí thuê ngoài trong tương lai.
Công ty cần tăng cường dự báo biến động môi trường kinh doanh và cập nhật tình hình kinh tế, chính trị để theo kịp xu hướng Điều này giúp đảm bảo bố trí nhân sự hợp lý với khối lượng công việc Bên cạnh đó, việc thường xuyên cập nhật các điều luật của Nhà nước là cần thiết để nắm rõ nghĩa vụ và nhiệm vụ, từ đó thực hiện đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý và kinh tế.
4.3 Một số kiến nghị đối với các cơ quan tổ chức có liên quan Để hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro đạt hiệu quả cần có sự can thiệp của Nhà nước Cụ thể:
Nhà nước cần cải cách và hoàn thiện khung pháp lý về hoạt động Logistics, ban hành các văn bản dưới luật nhằm mở cửa hội nhập và đơn giản hóa thủ tục hành chính Việc cải cách thủ tục hải quan theo hướng minh bạch sẽ bảo vệ doanh nghiệp Việt trước rủi ro luật lệ và thu hút đầu tư nước ngoài Tuy nhiên, cần duy trì quản lý chặt chẽ để ngăn chặn cạnh tranh không lành mạnh và bảo vệ thị trường.