QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đang trở thành xu thế chủ đạo của nền kinh tế thế giới, với hoạt động thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ Sự phát triển này đã thúc đẩy ngành dịch vụ hỗ trợ, đặc biệt là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, trở thành lĩnh vực thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước Dịch vụ này không chỉ giúp thương mại diễn ra thuận lợi mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thông qua chuyên môn hóa.
Hình thức giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đang ngày càng phổ biến tại Việt Nam, bên cạnh giao nhận bằng đường biển Sự phát triển của dịch vụ này được thúc đẩy bởi mạng lưới đường bay rộng khắp toàn cầu và thời gian vận chuyển nhanh chóng, những ưu điểm mà các phương thức vận chuyển khác khó có được.
Cạnh tranh trong ngành logistics tại Việt Nam đang ngày càng gia tăng, không chỉ giữa các doanh nghiệp nội địa mà còn với các đối thủ nước ngoài Để duy trì và phát triển dịch vụ, các doanh nghiệp logistics cần tìm ra những chiến lược hiệu quả và sáng tạo.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA, tôi nhận thấy đây là một doanh nghiệp trẻ với tiềm năng lớn trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Tuy nhiên, do còn non trẻ, quy trình giao nhận xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty vẫn tồn tại nhiều bất cập, đặc biệt là việc chưa chú trọng đến biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro Đây là vấn đề cấp thiết không chỉ với HCVINA mà còn với hầu hết các công ty giao nhận khác, vì rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ và sự tin cậy của khách hàng Nhận thức được tầm quan trọng này, tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài.
Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là một yếu tố quan trọng đối với Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong vận chuyển, công ty cần áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro, từ việc lựa chọn đối tác uy tín đến việc theo dõi chặt chẽ quy trình giao nhận Việc đào tạo nhân viên về quy trình và quy định cũng như sử dụng công nghệ hiện đại sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu sự cố HCVINA cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và bảo vệ quyền lợi của khách hàng thông qua các giải pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả.
Tổng quan nghiên cứu
Tính cấp thiết của việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA cho thấy rằng, bất kể quy mô hay kinh nghiệm của công ty, việc này đóng vai trò quyết định trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là một vấn đề quan trọng và ngày càng được chú trọng Nghiên cứu về các biện pháp bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển không chỉ giúp nâng cao hiệu quả logistics mà còn giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra Những nghiên cứu liên quan đã chỉ ra rằng việc áp dụng các tiêu chuẩn an toàn và quy trình kiểm soát chất lượng có thể giúp đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa.
- Nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty TNHH Jet Delivery Logistic Việt Nam (2018, Vũ Thị Hải, Luận văn Thạc sĩ)
Nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận xuất khẩu bằng đường biển là một nhiệm vụ quan trọng đối với các công ty giao nhận tại TPHCM Trong bài viết của Ngô Cao Hoài Linh (2019), tác giả đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu suất Việc áp dụng công nghệ mới và tối ưu hóa quy trình logistics sẽ giúp các doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường Từ đó, các công ty có thể nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu chi phí và thời gian giao hàng, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế khu vực.
- Quản trị rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại chi cục Hải Phòng (2018, Nguyễn Khánh Dư, Luận án Thạc sĩ)
Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Mỹ Á được trình bày trong luận văn của Nguyễn Lý Ngọc Hà (2017) Nghiên cứu tập trung vào việc cải thiện quy trình logistics, tối ưu hóa thời gian và chi phí vận chuyển, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ Các biện pháp đề xuất bao gồm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, đào tạo nhân viên chuyên nghiệp và thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác vận tải Mục tiêu cuối cùng là gia tăng sự hài lòng của khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường xuất khẩu.
Công ty TNHH Kee Eun Việt Nam cần áp dụng các biện pháp hiệu quả để hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu sang thị trường EU Việc hiểu rõ các quy định và tiêu chuẩn của EU sẽ giúp công ty đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ pháp lý Đồng thời, việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác logistics và nhà cung cấp cũng là yếu tố quan trọng để giảm thiểu sự cố trong vận chuyển Cuối cùng, công ty nên thường xuyên đánh giá và cập nhật quy trình giao nhận hàng hóa để thích ứng với những thay đổi trong thị trường và luật pháp quốc tế.
Các đề tài nghiên cứu đã mô tả quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu một cách chi tiết, làm rõ lý thuyết về rủi ro và biện pháp hạn chế rủi ro trong quá trình này Tuy nhiên, chúng chưa được đặt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự thay đổi trong hoạt động giao nhận cũng như ngoại thương Ngoài ra, các nghiên cứu chưa đưa ra giải pháp cụ thể để phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giao nhận nói chung Mỗi đề tài cũng có đối tượng và phạm vi nghiên cứu khác nhau.
Đề tài “Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA” là rất cấp thiết, dựa trên nghiên cứu tài liệu và thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA.
Mục tiêu nghiên cứu
-Tìm hiểu thực tế quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
Đánh giá thực trạng rủi ro trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA cho thấy nhiều thách thức trong quá trình này Phân tích những thành công và tồn tại trong công tác phòng ngừa rủi ro cho thấy công ty đã có những bước tiến nhưng vẫn cần cải thiện Để hoàn thiện hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro, công ty cần áp dụng các giải pháp như nâng cao đào tạo nhân viên, cải thiện quy trình kiểm tra hàng hóa, và tăng cường hợp tác với các đối tác logistics.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu về việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA Nghiên cứu này nhằm tìm ra các biện pháp hiệu quả để đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Nghiên cứu tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA.
Nghiên cứu này tập trung vào các biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA, sử dụng số liệu từ ba năm 2020, 2021 và 2022.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát thực tế, bao gồm quá trình thực tập, làm việc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty Ngoài ra, phương pháp phỏng vấn trực tiếp và sử dụng phiếu trắc nghiệm cũng được áp dụng để thu thập thông tin.
Câu hỏi phỏng vấn và trắc nghiệm được xây dựng để khám phá quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không tại công ty, cũng như các rủi ro thường gặp Bên cạnh đó, nội dung còn nhằm tìm hiểu các biện pháp mà công ty đã áp dụng để giảm thiểu những rủi ro này.
Kết quả ban đầu đã cung cấp thông tin quan trọng về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không của doanh nghiệp, đồng thời nêu rõ những rủi ro thường gặp trong quá trình này.
1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ:
Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA bao gồm các báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu trong giai đoạn 2020–2022.
- Nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí.
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng để thu thập và phân loại thông tin, giúp đánh giá tổng quát về một khía cạnh của đối tượng nghiên cứu Trong khóa luận này, phương pháp này được áp dụng để phân tích thực trạng hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA, dựa trên dữ liệu thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022.
Phương pháp phân tích sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ giữa dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty Qua đó, phương pháp này đánh giá thực trạng công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA, đồng thời góp phần xác định tính hợp lý của các dữ liệu này.
Bài viết tổng hợp các phân tích và so sánh để đánh giá thực trạng hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA Từ đó, bài viết đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình này, đặc biệt trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC PHÒNG NGỪA VÀ HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa
Theo luật Thương mại 1997, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận hàng hóa thực hiện việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc dịch vụ giao nhận khác.
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Người giao nhận ký hợp đồng với chủ hàng và hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Họ có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
2.1.2 Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là một khái niệm quan trọng được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi, nhưng vẫn chưa có định nghĩa thống nhất do sự khác biệt trong góc nhìn và trường phái Hiện nay, rủi ro được phân chia thành hai nhóm chính: trường phái truyền thống và trường phái hiện đại.
Theo quan điểm truyền thống, rủi ro được hiểu là sự không may mắn và tổn thất, bao gồm những nguy hiểm và bất trắc ngoài ý muốn Quan điểm này nhấn mạnh rằng rủi ro liên quan đến thiệt hại, mất mát và các yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra đối với con người.
Theo trường phái hiện đại, rủi ro được coi là sự bất trắc có thể đo lường, mang cả tính tích cực và tiêu cực Rủi ro không chỉ có thể dẫn đến tổn thất, mà còn mở ra những cơ hội và lợi ích nhất định Hiểu rõ về rủi ro giúp con người tìm ra biện pháp phòng ngừa, hạn chế những tác động tiêu cực, đồng thời tận dụng những cơ hội tích cực mà rủi ro mang lại.
2.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất là những thiệt hại về tài sản, cơ hội và con người, bao gồm cả tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, do các rủi ro gây ra (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009) Tổn thất có thể chia thành hai loại: hữu hình, như tổn thất tài sản và sức khỏe, và vô hình, như tổn thất về tinh thần và sự nghiệp Dù tổn thất vô hình khó đo lường hơn, nhưng trong nhiều trường hợp, giá trị của nó có thể lớn hơn tổn thất hữu hình Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thường chỉ các tổn thất hữu hình mới được đề cập đến.
Rủi ro và tổn thất là hai khái niệm khác nhau nhưng có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ, trong đó rủi ro đóng vai trò là nguyên nhân và tổn thất là hậu quả Rủi ro thể hiện chất lượng của sự kiện, bao gồm nguyên nhân và mức độ nguy hiểm, trong khi tổn thất phản ánh số lượng, bao gồm thiệt hại vật chất và tinh thần do rủi ro gây ra Qua đó, chúng ta có thể đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự kiện.
Hạn chế rủi ro là khái niệm chưa được nghiên cứu sâu, nhưng có thể hiểu là các hoạt động kiểm soát và tài trợ rủi ro của doanh nghiệp Mục tiêu của việc này là giảm thiểu tối đa những tổn thất mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Theo IDB, phòng ngừa rủi ro được định nghĩa là những biện pháp và hành động được thực hiện trước nhằm ngăn chặn các rủi ro mới hoặc cản trở sự phát triển và gia tăng của chúng.
2.1.6 Phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không
Phòng ngừa rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm hạn chế và tránh các rủi ro tổn thất có thể xảy ra trong quá trình này.
Hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là các hoạt động kiểm soát và tài trợ rủi ro của doanh nghiệp Mục tiêu chính là giảm thiểu tối đa tổn thất có thể xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không.
Một số lý thuyết của phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp logistics
2.2.1.1 Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Khách hàng có thể là các nhà xuất nhập khẩu trong nước ủy thác cho công ty giao nhận thực hiện việc nhận lô hàng xuất nhập khẩu Ngoài ra, khách hàng cũng có thể là các công ty giao nhận và hàng tàu nước ngoài ký hợp đồng đại lý với công ty giao nhận trong nước, yêu cầu theo dõi lô hàng và thực hiện các thủ tục cho người giao nhận hàng thực tế.
Nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận các thông tin chi tiết hàng hóa, sau đó tiến hành báo giá cho lô hàng xuất nhập của khách hàng.
2.2.1.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
- Kiểm tra kỹ thông tin trên từng chứng từ
+ Hợp đồng mua bán thì cần kiểm tra số, ngày ký hợp đồng, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán
+ Hóa đơn thương mại: kiểm tra số, ngày lập, đơn giá, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng
+ Chi tiết đóng gói (Packing list): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số lượng, cách đóng gói
+ Vận đơn (Air Waybill): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, số chuyến bay, trọng lượng, thể tích.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có) thì cần kiểm tra kỹ nếu có CO có ưu đãi đặc biệt thuộc form D, E thì được hưởng ưu đãi về thuế.
Kiểm tra chéo số liệu giữa các chứng từ là bước quan trọng trong quy trình kiểm tra hồ sơ Cần đối chiếu đơn giá trong hợp đồng với hóa đơn thương mại, cũng như tên hàng, số lượng, đơn giá và giá trị lô hàng giữa hợp đồng, packing list và vận đơn Nếu các số liệu khớp nhau, bộ chứng từ sẽ được coi là hoàn chỉnh Ngược lại, nếu có sự không khớp, cần liên hệ với khách hàng để bổ sung và chỉnh sửa thông tin.
Cần kiểm tra mã HS để đảm bảo tính chính xác với hàng hóa trong hợp đồng đã ký Đối với khách hàng mới, việc tìm hiểu thông tin chi tiết về tên hàng, tính chất, chất lượng, loại hàng và công dụng là rất quan trọng để xác định mã HS và mô tả hàng hóa chính xác Đối với khách hàng cũ, nên kiểm tra lại mã HS để đảm bảo vẫn còn phù hợp.
2.2.1.3 Tổ chức giao nhận hàng xuất nhập khẩu
Dù là nhà xuất nhập khẩu trong nước hay công ty giao nhận quốc tế, các công ty giao nhận cần thực hiện một số công việc quan trọng như quản lý logistics, xử lý thủ tục hải quan, và đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Hoàn thành bộ chứng từ để giao nhận hàng xuất nhập khẩu;
- Khai thủ tục hải quan, tiến hành thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu;
- Với hàng nhập khẩu, lấy hàng tại địa điểm quy định trong hợp đồng, rồi sau đó vận chuyển đến kho.
- Giao nhận hàng tại kho
- Với hàng nhập khẩu lấy hàng tại kho và vận chuyển đến địa điểm quy định trong hợp đồng.
Nhân viên công ty giao nhận có thể thực hiện việc nhận và kiểm tra hàng hóa tại kho của khách hàng hoặc kho của công ty, tùy thuộc vào khả năng của các kho và điều kiện cụ thể của khách hàng.
Tùy theo số lượng và kiểu cách hàng hóa mà công ty giao nhận đã lên phương án vận chuyển bằng các phương tiện thích hợp.
Nhân viên giao nhận hoặc vận tải sau đó điều xe về kho của khách hàng hoặc kho của công ty giao nhận để xếp hàng
Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển hàng đến kho và làm thủ tục để kéo hàng vào kho.
Khi khách hàng yêu cầu công ty giao nhận tiếp vận nhận hàng nhập khẩu thay mặt mình, công ty sẽ cần giấy giới thiệu từ khách hàng Sau khi nhận được giấy giới thiệu, công ty sẽ đến kho để nhận hàng và sau đó giao lại cho khách hàng.
Khi hàng hóa đi qua chuyển phát nhanh, thông thường công ty giao nhận sau khi làm thủ tục Hải Quan chỉ phải báo phát hàng cho khách hàng
2.2.1.4 Giao hàng cho khách hàng
Sau khi hoàn tất quá trình nhận hàng nhập khẩu, công ty giao nhận sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đã được quy định trong hợp đồng để giao cho khách hàng.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận thanh toán với người chuyên chở và các nhà cung ứng dịch vụ liên quan Chúng tôi thực hiện việc lập phiếu thu (Debit Note) và gửi đến khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
- Đối với nhận hàng nhập khẩu, theo dõi kết quả nhận hàng của người nhận, giải quyết khiếu nại về hàng hoá.
Đối với giao hàng xuất khẩu, nhân viên giao nhận cần giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận Điều này được thực hiện thông qua việc duy trì liên hệ chặt chẽ với người chở hàng hoặc đại lý của công ty ở nước ngoài.
Trong trường hợp có thông tin về tổn thất hàng hóa, công ty giao nhận cần thông báo cho khách hàng hoặc đại diện khách hàng liên hệ với bên bảo hiểm Dựa trên hợp đồng bảo hiểm, công ty sẽ mời cơ quan giám định xác nhận tổn thất thực tế, làm cơ sở cho việc giải quyết khiếu nại và yêu cầu bồi thường.
- Công ty giao nhận tiến hành tập hợp các chi phí để lập chứng từ thanh toán với khách hàng
2.2.2 Nhận dạng và phân tích rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không
Kinh doanh quốc tế tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn so với kinh doanh trong nước, vì vậy việc nhận diện các rủi ro là rất quan trọng để có biện pháp khắc phục hiệu quả và tiết kiệm chi phí Có nhiều phương pháp được áp dụng để nhận dạng rủi ro, giúp doanh nghiệp xác định và khoanh vùng các dấu hiệu rủi ro, đồng thời tăng độ tin cậy và kết quả trong quá trình nhận diện Các phương pháp này không chỉ giúp tránh bỏ sót các dấu hiệu mà còn nâng cao khả năng đối phó với các rủi ro trong kinh doanh.
- Phương pháp báo cáo tài chính
- Phương pháp thanh tra hiện trường
- Phương pháp phối hợp với các bộ phận khác trong tổ chức
- Phương pháp thông qua tư vấn
- Phương pháp phân tích hợp đồng
- Phương pháp nghiên cứu các số liệu thống kê
Khi nhận dạng rủi ro, việc kết hợp nhiều phương pháp khác nhau là cần thiết để đạt được kết quả chính xác nhất Doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều rủi ro trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không.
Rủi ro từ chuyên môn nhân lực yếu có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nhiều cán bộ nhân viên chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về thương mại quốc tế, dẫn đến việc thiếu khả năng xử lý các tình huống phức tạp Hơn nữa, kinh nghiệm hạn chế cũng làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu Việc nâng cao trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho nhân lực là cần thiết để giảm thiểu rủi ro này.
Rủi ro từ ngôn ngữ có thể phát sinh từ việc sử dụng từ ngữ tối nghĩa hoặc nhiều nghĩa, dẫn đến hiểu sai ý nghĩa chính xác của từ Việc hiểu sai các từ ngữ nước ngoài cũng góp phần vào những sai sót trong giao tiếp Thêm vào đó, những lỗi khi đánh máy văn bản có thể gây ra hiểu lầm và ảnh hưởng đến thông điệp truyền tải.
Việc thiếu hiểu biết đầy đủ về hàng hóa có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng, bao gồm sai sót trong việc áp mã HS, không tuân thủ các tiêu chuẩn về chất lượng, bao bì và quy cách đóng gói, cũng như các điều khoản bảo hành Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mà còn có thể gây thiệt hại về tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA là một đơn vị vận tải năng động với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và am hiểu sâu về thị trường vận chuyển quốc tế Chúng tôi có kinh nghiệm trong việc thông quan các mặt hàng như máy móc, quần áo, đồ thủ công mỹ nghệ, thiết bị khoa học và phòng thí nghiệm, cùng với báo chí và sách HCVINA cam kết chuyên chở và giao nhận hàng hóa tận nơi trên toàn cầu.
Một số thông tin cơ bản của công ty như sau:
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN HCVINA
- Tên quốc tế: HCVINA TRADING AND LOGISTICS COMPANY LIMITED
- Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Quận Cầu Giấy.
- Địa chỉ: Tầng 6 tòa nhà SANNAM, số 78 phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
- Đại diện pháp luật: Đàm Văn Hải
3.1.2 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
HCVINA, với bề dày kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực vận tải quốc tế, mang đến các dịch vụ chuyên nghiệp, tập trung vào khả năng làm việc nhóm hiệu quả qua nhiều năm.
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa
- Dịch vụ lưu kho bãi
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm và là đối tác tin cậy của nhiều hãng tàu quốc tế Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển chất lượng cao từ Việt Nam đến các cảng quốc tế và ngược lại, với khả năng vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, giúp tiết kiệm chi phí và mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và đảm bảo thời gian vận chuyển hiệu quả.
Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
3.2.1 Khái quát chung về tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
Công ty hoạt động đa ngành, với mỗi lĩnh vực mang lại những lợi thế riêng, giúp công ty tiến xa trong quá trình hội nhập Đặc biệt, lĩnh vực giao nhận vận chuyển là một trong những thế mạnh chủ chốt, đóng góp đáng kể vào tổng doanh thu của công ty.
3.2.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty HCVINA
Bảng 3.1 Doanh thu, lợi nhuận của công ty HCVINA giai đoạn 2020- 2022
Tổng doanh thu 9.859.023.540 10.758.327.632 12.812.539.678 Lợi nhuận thuần 2.957.183.497 3.227.819.847 4.143.883.329 Tăng trưởng doanh thu so với năm trước - 9,12% 19,09%
Từ bảng trên ta có thể nhận thấy tình hình kinh doanh của công ty là tăng trưởng khá đều qua các năm.
- Doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ trong ba năm trở lại đây đều tăng, năm
Năm 2021, doanh thu tăng 9,12% so với năm 2020 và tăng 19,09% so với năm 2022, cho thấy sự tiến bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Sự tin tưởng và tín nhiệm từ khách hàng ngày càng tăng là yếu tố quan trọng giúp doanh thu hằng năm của công ty gia tăng.
Lợi nhuận thuần của công ty tăng nhanh, đặc biệt trong năm 2022 với mức tăng 28,38% so với năm 2021 Tuy nhiên, sự gia tăng đầu tư từ các công ty nước ngoài vào lĩnh vực logistics tại Việt Nam đang tạo ra áp lực cạnh tranh lớn đối với các công ty nhỏ như HCVINA Mặc dù công ty đã nỗ lực cắt giảm chi phí và mở rộng hoạt động để duy trì tăng trưởng lợi nhuận, nhưng sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm của các ông lớn trong ngành đang ảnh hưởng đáng kể đến tốc độ tăng trưởng này.
3.2.1.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty HCVINA
Kể từ khi thành lập, công ty HCVINA đã không ngừng nỗ lực và nâng cao kỹ năng, mang lại những kết quả khả quan mặc dù thị trường xuất nhập khẩu hàng hóa đang gặp nhiều thách thức Những thành tựu mà công ty đạt được thể hiện rõ nét trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Bảng 3.2 Doanh thu các dịch vụ chính của công ty HCVINA Đơn vị tính: VNĐ
Loại hình dịch vụ Năm 2020
Giao nhận vận chuyển quốc tế 5.881.198.932 59,65 6.489.157.251 60,31 8.145.248.850 63,57
Giao nhận vận chuyển nội địa 1.492.868.263 15,14 1.723.473.584 16,01 1.909.365.767 14,9
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế.
Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của HCVINA đóng góp đáng kể vào doanh thu hàng năm của công ty, với sản lượng giao nhận tăng liên tục qua các năm Đến cuối năm 2022, doanh thu từ giao nhận hàng hóa quốc tế đã tăng hơn 4% so với năm 2020.
- Giao nhận vận chuyển đường hàng không
Công ty có bộ phận chuyên trách hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không với các nghiệp vụ:
+ Phân tích giá và báo giá cước vận tải của các hãng bay
+ Lựa chọn hãng hàng không đảm bảo về giá và tiến độ giao hàng
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ mua bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng nhập khẩu qua đường hàng không, đồng thời đảm nhận việc đóng gói, dỡ hàng và giao nhận tại sân bay Với kinh nghiệm từ những ngày đầu hoạt động, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể và hiện đang tập trung phát triển mảng này Chúng tôi tự hào là đại lý cấp I của các hãng hàng không quốc tế, cung cấp dịch vụ vận tải hàng không door to door từ bất kỳ địa điểm nào trên thế giới với mức giá cạnh tranh, nhằm xây dựng sự tín nhiệm và uy tín trong lòng khách hàng.
- Giao nhận vận chuyển đường biển
Với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển đường biển, công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm và nhiệt tình, cùng với hệ thống đại lý rộng khắp Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển chất lượng cao từ Việt Nam đến các cảng biển quốc tế và ngược lại, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Dịch vụ vận tải đường biển của chúng tôi bao gồm nhiều sản phẩm dịch vụ phong phú.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đến mọi nơi trên thế giới và ngược lại Dịch vụ của chúng tôi bao gồm vận tải nguyên container và vận tải hàng lẻ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
+ Cung cấp dịch vụ door to door
+ Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải.
Dịch vụ vận tải biển của HCVINA được khách hàng đánh giá cao về giá cả và khả năng đảm bảo tiến độ giao hàng, cũng như khả năng xử lý các vấn đề phát sinh hiệu quả Công ty đã không ngừng đầu tư và mở rộng thị trường trong lĩnh vực giao nhận quốc tế, điều này được thể hiện qua doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển và hàng không liên tục tăng trưởng từ năm 2020 đến 2022.
Dịch vụ vận tải nội địa
Công ty chúng tôi sở hữu 4 xe tải có trọng tải từ 1,25 đến 10 tấn và hợp tác với các công ty vận tải trong nước để cung cấp dịch vụ vận tải nội địa đường bộ theo lịch trình, hàng gom và thuê nguyên chuyến Với đội ngũ chuyên nghiệp và năng động, chúng tôi đưa ra các giải pháp vận tải linh hoạt và kế hoạch điều chỉnh linh hoạt nhằm tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển Dịch vụ vận tải đường bộ của chúng tôi đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
- Bốc xếp và sắp đặt hàng
- Giao nhận vận tải hàng trọn gói
- Lưu kho và phân phối hàng hóa
- Vận tải hàng siêu trọng,siêu trường,hàng rời ,hàng đặc biệt
Công ty vận tải hàng hóa với giá cước vận chuyển hợp lý, với phương châm vận tải đường bộ nhanh nhất,an toàn nhất đảm bảo chất lượng.
Dịch vụ khai hải quan
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu nhằm hỗ trợ khách hàng trong hoạt động vận tải quốc tế Chúng tôi nhận làm bộ chứng từ và khai báo hải quan với mức giá từ 800.000 đến 3.000.000 VND cho mỗi bộ chứng hải quan.
Công ty HCVINA đang chú trọng vào dịch vụ khai hải quan cho hàng xuất nhập khẩu vào khu chế xuất, nhờ vào đặc thù lượng hàng hóa vào ra ổn định tại khu vực này.
Dịch vụ khai báo hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng lợi nhuận cho công ty, trung bình chiếm khoảng 16% Ngoài việc nâng cao uy tín, dịch vụ này còn giúp kết nối công ty với khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Công ty đã nhận được đánh giá cao về dịch vụ khai báo hải quan, từ việc chỉ thuê dịch vụ này đến việc mở rộng sang cả dịch vụ vận tải quốc tế.
3.2.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
Công ty HCVINA chuyên cung cấp đa dạng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển, đường hàng không và các dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển nội địa và dịch vụ hải quan Đặc biệt, dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không đóng góp một tỷ trọng đáng kể vào tổng doanh thu của công ty.
Bảng 3.3: Tỷ trọng hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty
Năm Tổng doanh thu Hàng xuất nhập khẩu đường hàng không
Theo bảng phân tích tỷ trọng hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty HCVINA, tổng lượng hàng xuất nhập khẩu qua đường hàng không đã chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của công ty qua các năm.
Thực trạng của việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
3.3.1.Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
Dựa trên thông tin khảo sát và quá trình thực tập tại công ty, HCVINA thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua các bước sau đây.
3.3.1.1 Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu báo giá cước hàng không, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ cung cấp báo giá bao gồm cước bay và phí kho Đồng thời, nhân viên sẽ hỏi xem khách hàng có nhu cầu thuê dịch vụ làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa hay không, nếu có, sẽ tư vấn thêm về dịch vụ khai thuê hải quan Sau khi nhận được xác nhận từ khách hàng về báo giá, bộ phận sẽ tiến hành các bước tiếp theo.
3.3.1.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất nhập khẩu
Khi tiếp nhận hàng hóa, nhân viên giao nhận cần kiểm tra toàn bộ chứng từ để phát hiện sai sót và thực hiện sửa chữa hoặc bổ sung kịp thời Để tránh bị hải quan trả hồ sơ, họ phải nắm rõ các chứng từ cần thiết cho lô hàng Sau khi nhận thông báo từ khách hàng, nhân viên sẽ liên hệ để lấy bộ chứng từ gốc, đây là điều kiện cần thiết để lập tờ khai hải quan cho hàng xuất nhập khẩu Khi có bộ chứng từ, nhân viên cần kiểm tra tính chính xác và sự khớp nhau của thông tin trên các chứng từ, nhằm đảm bảo quy trình khai hải quan diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, giảm thiểu phiền phức cho khách hàng.
Đối với những khách hàng quen thuộc với công ty và nhân viên giao nhận, việc gửi thông tin lô hàng như hợp đồng, invoice, packing list, AWB qua email hoặc fax giúp nhân viên lên tờ khai hải quan điện tử nháp trước khi truyền chính thức, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí Nhân viên giao nhận cần kiểm tra cẩn thận và chính xác tất cả các chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ và sự trùng khớp giữa chúng Nếu phát hiện sai sót hay nhầm lẫn, nhân viên phải thông báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh.
Nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hóa, giúp nắm rõ các tính chất, công dụng và kích thước của sản phẩm Mục tiêu của việc này là hiểu đúng về hàng hóa và sử dụng chính xác tên gọi cũng như mã áp thuế (mã HS) Việc nghiên cứu cẩn thận giúp nhân viên giao nhận nhận đúng hàng, tránh tình trạng hàng hóa không khớp với số lượng trong hợp đồng Nếu nhân viên không kiểm tra kỹ lưỡng, họ sẽ phải chịu trách nhiệm và công ty sẽ gánh chịu toàn bộ chi phí thiệt hại nếu khách hàng không đồng ý chi trả.
3.3.1.3 Tổ chức giao nhận hàng xuất nhập khẩu
- Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Sau khi xác minh thông tin lô hàng từ khách hàng qua các chứng từ như hợp đồng thương mại, hóa đơn, danh sách đóng gói và AWB, nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành lập tờ khai hải quan điện tử Quy trình này rất quan trọng, yêu cầu người lập tờ khai ghi tên hàng chính xác và tuân thủ quy định, đồng thời dễ nhận diện theo Biểu Thuế Xuất Nhập Khẩu của Bộ Tài Chính Việc áp mã thuế và tính thuế cho khách hàng cần được thực hiện một cách cẩn trọng.
Người lên tờ khai hải quan phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc để tránh sai sót, vì nếu áp mã sai, họ sẽ chịu trách nhiệm cho những lỗi đó Khi thực hiện thủ tục hải quan, cần chú ý đến loại hình hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu để chọn chi cục Hải quan phù hợp Chẳng hạn, nếu hàng hóa được vận chuyển qua DHL, Fedex, UPS, tờ khai sẽ được mở tại chi cục Hải quan Chuyển Phát Nhanh Đối với doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài hoặc công ty liên doanh, thủ tục hải quan sẽ được thực hiện tại địa điểm quản lý doanh nghiệp.
- Nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) đối với hàng nhập khẩu
Sau khi nhận được AWB và thông báo hàng đến từ khách hàng, nhân viên giao nhận của HCVINA sẽ mang theo AWB, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của công ty khách hàng đến hãng để lấy lệnh Hãng sẽ kiểm tra thông tin và nếu đúng, sẽ giao D/O cho nhân viên giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ thanh toán lệ phí để lấy D/O, bao gồm phí chứng từ và phí đại lý.
Với hàng nhập Chuyển Phát Nhanh nhân viên giao nhận sẽ không phải lấy D/O.
- Làm thủ tục thông quan hàng xuất nhập khẩu
Sau khi tờ khai được truyền chính thức sẽ ra luồng Xanh, Vàng hoặc Đỏ.
+ Với tờ khai luồng Xanh, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy nộp thuế rồi nộp thuế giúp doanh nghiệp.
Nhân viên hiện trường tiếp nhận tờ khai luồng Vàng và phối hợp với Hải Quan để thông quan lô hàng Trong quá trình này, nhân viên chứng từ và hiện trường làm việc chặt chẽ để giải quyết các vấn đề phát sinh, như cung cấp tài liệu bổ sung (CO, MSDS, Catalog hàng) theo yêu cầu của Hải Quan Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận và sự hợp tác từ khách hàng là yếu tố quan trọng giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng, đặc biệt khi có nhiều tình huống phát sinh với các mặt hàng khác nhau.
Khi tiếp nhận tờ khai luồng Đỏ và tờ khai luồng Vàng, Hải Quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa để xác minh tính chính xác với chứng từ và khai báo Nếu lô hàng đúng với thông tin khai báo, sẽ được thông quan Ngược lại, nếu phát hiện sai sót hoặc thông tin không hợp lý, Hải Quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc chỉnh sửa tờ khai.
- Chuẩn bị phương tiện vận tải để giao nhận hàng
HCVINA sẽ chuẩn bị phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa của khách hàng và yêu cầu thanh toán khi có hóa đơn Nhân viên giao nhận sẽ xem xét loại hàng, chất lượng, số lượng và tính chất của hàng hóa để chọn phương tiện vận tải phù hợp, đảm bảo hàng hóa trong trạng thái tốt nhất Địa điểm giao nhận sẽ được thỏa thuận giữa công ty và khách hàng Để hoàn thành tốt việc giao nhận, nhân viên cần sắp xếp thời gian hợp lý và phương tiện vận tải, tránh tình huống hàng đã lấy ra nhưng chưa có phương tiện Ngoài ra, nhân viên giao nhận phải liên hệ trước với khách hàng để xác định thời gian và địa điểm giao nhận nhằm tránh sự chờ đợi không cần thiết.
Để tối ưu hóa quy trình xuất khẩu, việc chuẩn bị xe và nhận hàng hóa từ khách hàng nên được thực hiện trước khi tiến hành thủ tục thông quan Điều này nhằm đảm bảo sẵn sàng cho trường hợp tờ khai gặp phải luồng Đỏ, khi hàng hóa cần phải kiểm hóa.
Nhân viên HCVINA cần trình giấy giới thiệu, D/O, tờ khai và mã vạch khi nhập hàng vào kho Họ sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa để đảm bảo không bị hư hại Nếu phát hiện bất thường, nhân viên sẽ ngay lập tức thông báo cho khách hàng để tìm hướng giải quyết Sau khi hoàn tất kiểm tra, hàng hóa sẽ được đưa lên xe và giao đến địa chỉ yêu cầu của khách hàng.
Nhân viên HCVINA sẽ tiếp nhận hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa để đảm bảo khớp với chứng từ Sau khi xác nhận đúng thông tin, hàng hóa sẽ được xếp lên xe chuẩn bị và vận chuyển đến kho để thực hiện thủ tục thông quan.
Sau khi hoàn tất thủ tục tại sân bay, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra và sắp xếp các chứng từ như hóa đơn lệ phí hải quan, hóa đơn giám định, và hóa đơn D/O để trình cho trưởng phòng xuất nhập khẩu Trưởng phòng sẽ yêu cầu nhân viên lập hóa đơn tổng hợp chi phí liên quan đến lô hàng và hai bảng kê bàn giao hồ sơ, chứng từ Tất cả chứng từ gốc sẽ được trả lại cho khách hàng để kiểm tra Nếu đầy đủ, khách hàng sẽ ký biên bản bàn giao chứng từ và chấp nhận thanh toán Sau khi khách hàng ký nhận, nhân viên giao nhận sẽ lưu biên bản vào hồ sơ và chuyển bảng kê thanh toán cho kế toán.
Đánh giá thực trạng phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Thương mại và Giao nhận HCVINA
Trong những năm gần đây, HCVINA đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Mặc dù vẫn gặp một số khó khăn, công ty đã nỗ lực không ngừng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả Những kết quả đạt được là nhờ vào các biện pháp chủ động nhằm giải quyết và khắc phục những vấn đề, từ đó giảm thiểu rủi ro trong quy trình giao nhận.
Ban giám đốc công ty đã quyết định xây dựng bảng liệt kê các rủi ro thường gặp trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không theo từng quý Bảng này được phân chia theo các nhóm tác nghiệp cụ thể, giúp dễ dàng xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp sửa chữa kịp thời.
Công ty luôn nỗ lực tuyển chọn và đào tạo nhân tài, xây dựng đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên môn sâu rộng và kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả Trong quá trình làm việc, nhân viên không ngừng hoàn thiện bản thân và nâng cao trách nhiệm với công việc, đặc biệt là trong quản trị rủi ro Đội ngũ nhân viên lâu năm với kinh nghiệm phong phú luôn sẵn sàng hỗ trợ và hướng dẫn các đồng nghiệp trẻ, tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích sự phát triển chung.
Công ty đã tăng cường công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Hiện tại, số lượng rủi ro trong các hợp đồng giao nhận đang có xu hướng giảm Để đạt được điều này, công ty chú trọng giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng ở tất cả các giai đoạn.
Khi đối mặt với rủi ro bất ngờ, công ty nhanh chóng triển khai biện pháp kiểm soát và khắc phục, đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và nhiệt huyết của công ty không chỉ làm việc vì lợi nhuận mà còn vì mong muốn cung cấp dịch vụ tốt nhất, nhanh chóng, chính xác, an toàn và tiết kiệm chi phí cho khách hàng Công ty cũng đặc biệt chú trọng đến việc đào tạo và nâng cao kiến thức về xuất nhập khẩu cho nhân viên.
Công ty HCVINA cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao với giá cả cạnh tranh, mang lại sự an tâm cho khách hàng Nhờ vào nỗ lực không ngừng trong việc cải thiện dịch vụ, HCVINA đã xây dựng được một tập khách hàng ổn định và thu hút ngày càng nhiều đối tác mới.
3.4.2 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
3.4.2.1 Vấn đề còn tồn tại
Hiện nay, quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty gặp nhiều rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro còn yếu kém, thường chỉ được chú trọng khi tổn thất xảy ra, dẫn đến việc các phòng ban chia trách nhiệm và tìm cách khắc phục Mặc dù công ty đã triển khai nhiều biện pháp khắc phục, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề cần giải quyết.
Giao hàng không đúng số lượng và hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển đang là vấn đề lớn mà công ty phải đối mặt Việc kiểm soát khâu giao nhận hàng hóa chưa được thực hiện tốt, dẫn đến khách hàng yêu cầu bồi thường cho số hàng hóa thiếu hụt và hư hỏng Tình trạng này không chỉ gây thiệt hại cho công ty mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng.
Đội ngũ nhân viên, mặc dù được đào tạo bài bản từ các trường đại học, vẫn còn nhiều thành viên trẻ tuổi, thiếu kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết cho từng khâu tác nghiệp.
Nhân viên mới chỉ được đào tạo về nghiệp vụ mà chưa được củng cố kiến thức quản trị rủi ro, dẫn đến nguy cơ gia tăng rủi ro cho công ty Khi nhân viên trực tiếp đảm nhận công việc không nhận biết được rủi ro, ban giám đốc sẽ khó có thể xử lý kịp thời các tình huống rủi ro phát sinh.
Hiện tại, công ty chưa thành lập bộ phận chuyên trách nghiên cứu và quản lý rủi ro, đồng thời cũng chưa có nhân viên phụ trách công tác này Các biện pháp kiểm soát rủi ro hiện tại chủ yếu phụ thuộc vào chỉ đạo từ cấp trên.
Công ty mới gia nhập thị trường, còn non trẻ và nguồn quỹ dự phòng rủi ro hạn chế Trong trường hợp gặp phải những rủi ro nghiêm trọng, công ty sẽ phải cân nhắc kỹ lưỡng để xử lý với số tiền lớn.
Công ty hiện chưa có biện pháp hiệu quả để phòng tránh và hạn chế rủi ro, dẫn đến việc các rủi ro vẫn xảy ra và gây tổn thất Khi tổn thất xảy ra, công ty không thể nhanh chóng xác định nguyên nhân, từ đó không thể đưa ra các biện pháp khắc phục chính xác; các biện pháp hiện tại còn rời rạc và không thống nhất giữa các bộ phận Điều này khiến công ty mất nhiều thời gian, chi phí và nguồn nhân lực để xử lý rủi ro Hơn nữa, hệ thống cơ sở hạ tầng và giao thông tại Việt Nam còn yếu kém, gây khó khăn trong quá trình vận chuyển hàng hóa Bên cạnh đó, hệ thống luật pháp hải quan phức tạp và không đồng bộ làm cho công tác thủ tục hải quan của công ty gặp nhiều trở ngại.
3.4.2.2 Nguyên nhân của vấn đề
Chính sách hải quan thường xuyên thay đổi, ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu Sự thiếu đồng bộ trong các chính sách, quy định, luật lệ và thuế gây khó khăn lớn cho quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Cơ sở hạ tầng và công trình giao thông phục vụ xuất nhập khẩu và logistics hiện còn yếu kém, chưa áp dụng công nghệ tiên tiến, dẫn đến tổn thất và chi phí vận chuyển hàng hóa gia tăng.
Định hướng phát triển công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình
Để nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận, công ty HCVINA đặt mục tiêu duy trì tỷ lệ lãi trên doanh thu trong những năm tới, đồng thời giảm thiểu rủi ro đến mức tối thiểu Công ty tập trung nghiên cứu nguyên nhân gây ra rủi ro và thực hiện các biện pháp phòng ngừa cũng như khắc phục triệt để, nhằm giảm tần suất xảy ra rủi ro Bên cạnh đó, HCVINA cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận để tồn tại và phát triển trong thị trường logistic cạnh tranh Công ty cũng đã xác định các phương hướng phát triển rõ ràng cho tương lai.
- Nâng cao sức cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường để từng bước phát triển trở thành công ty có chỗ đứng trên thị trường.
Thường xuyên tổ chức hội thảo và các chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán bộ nhân viên nhằm truyền đạt kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm đối với Công ty.
Tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty là điều cần thiết để nâng cao sự phối hợp trong quá trình giao nhận Sự liên kết này giúp tránh những sai sót và rủi ro không đáng có, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thủ tục hải quan giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể so với quy trình thông quan truyền thống Đồng thời, các công ty cần liên tục cập nhật và bổ sung các văn bản mới liên quan đến chính sách thông quan nhập khẩu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Để giảm thiểu rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa, cần tăng cường lập kế hoạch chi tiết và cụ thể Việc phân tích và nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn sẽ giúp đưa ra các giải pháp phòng tránh hiệu quả Điều này nhằm đảm bảo giảm thiểu tổn thất khi rủi ro xảy ra, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động logistics.
Công ty cần nâng cao trình độ nhân sự bằng cách đào tạo chuyên sâu về quản trị rủi ro và nghiệp vụ xuất nhập khẩu, giúp nhân viên có khả năng phản ứng linh hoạt khi gặp vấn đề trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Công ty cần xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với đội ngũ cán bộ hải quan mà nhân viên giao nhận thường xuyên tương tác Khi gặp khó khăn trong thủ tục hải quan, nhân viên có thể dễ dàng hỏi han các cán bộ này để nhận được sự hỗ trợ kịp thời, từ đó giúp quá trình làm việc diễn ra thuận lợi hơn.
Một số đề xuất hoàn thiện công tác phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty HCVINA
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu và nhận dạng và dự báo rủi ro
Trong bối cảnh giao thương quốc tế hiện nay, môi trường kinh tế, chính trị và pháp luật đang biến động mạnh mẽ, gây ra nhiều rủi ro cho hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của doanh nghiệp Dù có yếu tố chủ quan và khách quan, việc kiểm soát rủi ro là cần thiết Do đó, các công ty cần chú trọng vào công tác nghiên cứu và dự báo rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực.
Dự báo sớm các rủi ro giúp công ty chủ động trong việc phòng ngừa và kiểm soát Quá trình này đòi hỏi đầu tư thời gian và nhân lực để nhận diện, phân tích và đưa ra biện pháp kiểm soát hiệu quả Tại HCVINA, bộ phận quản trị rủi ro còn sơ khai do nhân viên chưa đủ năng lực và phải kiêm nhiệm nhiều công việc, gây khó khăn trong việc tập trung Do đó, công ty cần trang bị kiến thức cho nhân viên về nghiên cứu và nhận diện rủi ro, cung cấp thông tin cập nhật về chính sách và thị trường, đồng thời khuyến khích tham gia hội thảo quản trị rủi ro Ngoài ra, việc chiêu mộ và đào tạo cán bộ chuyên sâu trong quản trị rủi ro là cần thiết để xây dựng nền tảng vững chắc cho bộ phận này, từ đó giúp dự báo và kiểm soát rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty cần cập nhật thường xuyên thông tin về thị trường, biến động kinh tế và chính trị, cũng như khả năng cung ứng để xử lý kịp thời các thay đổi Bộ phận nghiên cứu thị trường phải phối hợp và báo cáo định kỳ với lãnh đạo nhằm điều chỉnh các hoạt động của công ty phù hợp với điều kiện hiện tại.
4.2.2 Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không cần được giám sát chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro Việc trao đổi thông tin thường xuyên giữa các bộ phận là rất quan trọng nhằm đảm bảo quy trình diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Công tác kiểm tra chứng từ cần được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết, đảm bảo các thông tin trong bộ chứng từ khớp nhau và đúng với hợp đồng đã ký Thủ tục giấy tờ tại hải quan hiện nay vẫn còn phức tạp, với nhiều công đoạn, vì vậy nhân viên kinh doanh cần lập kế hoạch hợp lý trong quá trình giao nhận hàng để tiết kiệm thời gian chờ đợi.
Trong quá trình nhận hàng, cán bộ kinh doanh cần chú trọng đến thời gian do các đại lý tàu biển chỉ cho phép hàng hóa lưu lại tại cảng tối đa 5 ngày, tránh phát sinh chi phí Việc am hiểu chuyên môn và thực hiện thao tác nhanh chóng, chính xác là rất quan trọng để tránh rủi ro làm chậm tiến độ giao hàng Hơn nữa, công tác giao nhận hàng hóa cần được cập nhật thông tin liên tục để kịp thời phát hiện rủi ro và sai sót, từ đó nhanh chóng tìm ra biện pháp xử lý phù hợp.
Công ty cần tổ chức nhân sự hợp lý để quản trị rủi ro hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa các nhân viên Việc phối hợp chặt chẽ giữa giám đốc và nhân viên là rất quan trọng, nhằm hoạch định công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý và hiệu quả trong từng khâu.
4.2.3 Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro
Công ty cần xây dựng kế hoạch bố trí nhân công hợp lý cho quá trình bốc dỡ hàng hóa Nhân viên hiện trường phải có kiến thức chuyên môn về hàng nhập khẩu để kiểm tra đúng mẫu mã và số lượng Việc bốc dỡ và xếp hàng cần được thực hiện phù hợp với đặc tính của hàng hóa nhằm tránh tình trạng xô vỡ và xước hàng.
Hệ thống kho bãi cần được thiết kế rộng rãi, sạch sẽ và thoáng mát, trang bị các thiết bị bảo quản hàng hóa hiện đại Việc áp dụng khoa học công nghệ trong quản lý kho sẽ đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi được giao đến tay khách hàng.
4.2.4 Các biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro khác
Công ty cần chú trọng đến quy trình tuyển dụng để chọn lựa những nhân viên trẻ, tài năng và nhiệt huyết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo sau này Việc nâng cao ý thức trách nhiệm, tư duy sáng tạo và ý thức bảo vệ tài sản công ty là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc Để đạt được điều này, công ty nên thiết lập chính sách thưởng phạt rõ ràng nhằm khuyến khích tinh thần tự giác và đãi ngộ hợp lý cho những nhân viên có sáng kiến Lãnh đạo cần gương mẫu và có trách nhiệm cao trong công việc, đồng thời áp dụng chính sách sử dụng lao động đúng người, đúng việc Công ty cũng cần có hình thức kỷ luật phù hợp với những nhân viên thiếu trách nhiệm và khuyến khích những người hoàn thành tốt công việc, bên cạnh việc giáo dục và tập huấn cho nhân viên về cách xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình chuẩn bị giấy tờ, thủ tục.
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với tổng cục hải quan
- Hiện nay, việc làm thủ tục hải quan còn rườm rà, nhiều thủ tục và tốn nhiều thời gian.
Công ty nên giao nhiệm vụ thực hiện thủ tục hải quan cho cán bộ có chuyên môn cao và hiểu biết sâu sắc về các chính sách liên quan, nhằm đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả và chính xác.
Công ty cần đề xuất với Tổng cục Hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục hải quan một cách nhanh chóng Việc tích hợp công nghệ vào quy trình làm thủ tục sẽ giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ những bước không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cán bộ hải quan cần có chuyên môn vững vàng và kiến thức sâu rộng về máy móc, thiết bị y tế, cũng như linh kiện điện tử để giảm thời gian chờ cho doanh nghiệp Họ cũng cần hướng dẫn nhân viên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện đúng trình tự thủ tục hải quan, đồng thời tận tình hỗ trợ bổ sung các giấy tờ cần thiết, giúp công ty hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng.
Để cải thiện hoạt động xuất nhập khẩu, cần tăng cường sự thống nhất giữa Hải quan và các ban ngành liên quan, đồng thời luật Hải quan cần quy định rõ ràng để thực hiện cải cách thủ tục Các quy định này bao gồm đơn giản hóa hồ sơ hải quan, công khai hóa quy trình khai hải quan, và thiết lập dịch vụ khai hải quan phù hợp với từng loại hình hàng hóa Quyền và nghĩa vụ của người làm thủ tục hải quan cũng cần được quy định rõ ràng, bao gồm việc lựa chọn quy định ưu tiên về thủ tục, giải quyết khiếu nại, và cho phép khai hải quan qua phương tiện điện tử Ngoài ra, nguyên tắc tự khai, tự tính thuế và tự chịu trách nhiệm cần được đảm bảo để đáp ứng yêu cầu quản lý, thu thuế và lệ phí đối với hàng hóa và phương tiện vận tải xuất nhập cảnh.
Trong hoạt động logistics, việc đảm bảo tính thông suốt trong quá trình vận chuyển hàng hóa là rất quan trọng, đặc biệt là yếu tố đúng thời điểm trong giao nhận Do đó, cải tiến thủ tục hải quan nhằm rút ngắn thời gian và chuẩn hóa quy trình khai báo hải quan là một yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan nhà nước
- Về việc những bổ sung và sửa đổi trong Luật để quy định về hoạt động Logistics, mà cụ thể là luật Thương Mại
Hoạt động Logistics tại Việt Nam hiện đang diễn ra nhưng thiếu sự điều chỉnh từ các nguồn lực chuyên biệt, chủ yếu chỉ tập trung vào vận tải và giao nhận truyền thống Việc sửa đổi và bổ sung Luật Thương Mại cùng các luật liên quan một cách hợp lý không chỉ thể hiện nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam mà còn phù hợp với thông lệ quốc tế, từ đó tạo sức thuyết phục lớn hơn đối với các quốc gia mong muốn phát triển quan hệ thương mại với Việt Nam Hơn nữa, việc điều chỉnh các quy định pháp luật về Logistics sẽ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế.
- Cần có những quy chế, chính sách để giành quyền vận chuyển cho công ty Việt Nam
Chính phủ chưa thiết lập các cơ chế hỗ trợ cho các công ty vận tải giao nhận Việt Nam trong việc giành quyền vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, dẫn đến việc các công ty này phải phụ thuộc vào việc thuê phương tiện và dịch vụ từ các nhà đầu tư trong nước.
- Nhà nước cần tăng cường thu hút FDI vào hoạt động giao nhận vận tải
Ngành giao nhận vận tải Việt Nam cần phát triển cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại để bắt kịp các nước trong khu vực và thế giới Để đạt được điều này, việc tăng cường thu hút đầu tư nước ngoài là rất quan trọng, nhằm có nguồn vốn và công nghệ tiên tiến Hiện tại, quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong ngành còn nhỏ lẻ và cách làm việc chưa chuyên nghiệp, do đó, việc hiện đại hóa là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Cải cách thủ tục hành chính, tạo môi trường pháp lý thông thoáng
Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống luật đầu tư nước ngoài, ban hành các văn bản dưới luật nhằm mở cửa và hội nhập, phù hợp với thông lệ quốc tế Cải cách thủ tục hành chính cần được thực hiện để trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn Đồng thời, công tác quản lý nhà nước đối với đầu tư cần tạo ra các ưu đãi hợp lý, nhưng cũng phải chặt chẽ để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp trong nước, ngăn chặn tình trạng các công ty nước ngoài lợi dụng ưu đãi để cạnh tranh không lành mạnh, gây thiệt hại cho ngân sách Nhà nước.
Để thu hút nhà đầu tư, chính phủ Việt Nam cần tạo ra một môi trường kinh tế và xã hội ổn định Điều này bao gồm việc duy trì ổn định kinh tế vĩ mô và cân nhắc điều chỉnh chính sách tài khóa, tiền tệ để bảo vệ lợi ích chính đáng của nhà đầu tư Đồng thời, việc giữ vững ổn định chính trị và trật tự an toàn xã hội cũng rất quan trọng, nhằm đảm bảo an toàn cho tính mạng, tài sản và quyền lợi cơ bản của các nhà đầu tư.
Để cải thiện cơ chế nhà nước về giá trong giao nhận vận tải biển hàng xuất nhập khẩu, cần nhận thức rằng giá cước chịu ảnh hưởng lớn từ yếu tố quốc tế Nhà nước chỉ có thể điều chỉnh cơ chế quản lý giá dịch vụ hàng không Đối với các dịch vụ bắt buộc tại Việt Nam, việc quy định giá hợp lý là cần thiết nhằm tránh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp, gây thiệt hại cho thu nhập của họ và làm giảm thu ngân sách Cần quy định giá tối thiểu cho dịch vụ xếp dỡ hàng xuất nhập khẩu, trong khi giá xếp dỡ hàng trung chuyển nên để các bên tự thỏa thuận.
Để thu hút nhà đầu tư, Chính phủ Việt Nam cần tạo ra môi trường kinh tế - xã hội ổn định Việc ổn định kinh tế vĩ mô, cân nhắc chính sách tài khóa và tiền tệ là rất quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư Đồng thời, giữ vững an ninh chính trị và an toàn xã hội cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo tài sản và quyền lợi cho các nhà đầu tư.