CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG PHÒNG NGỪA VÀ HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
3.2. Thực trạng hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội
3.2.2. Thực trạng hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội
3.2.2.1. Hoạt động nhận diện rủi ro
Dựa vào kết quả điều tra, khảo sát các nhân viên các bộ phận liên quan trực tiếp đến thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội đã thu được các kết quả như sau:
Các hoạt động nhận diện rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thường được thực hiện đầy đủ trong suốt các giai đoạn.
Hình 3.2. Các phương pháp nhận diện rủi ro
Nguồn: Kết quả khảo sát Với từng giai đoạn trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, Melody Logistics Hà Nội thường gặp phải các rủi ro sau:
70%
60%
50%
40%
50%
60%
Xây dựng bảng liệt kê Phân tích báo cáo tài chính Phương pháp thanh tra hiện trường Phương pháp làm việc với cơ quan bên ngoài doanh
nghiệp
Phương pháp phân tích hợp đồng Phương pháp nghiên cứu số lượng tổn thất trong quá
khứ
33
Bảng 3.5. Các rủi ro thường gặp trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội
Quy trình Rủi ro thường gặp
Bước 1 : Tiếp nhận thông tin và sắp xếp phương án vận chuyển
• Rủi ro về giá
• Hàng hóa bị hạn chế nhập khẩu
• Lượng hàng hóa thực tế không khớp với số liệu trên chứng từ
• Rủi ro từ chủ thể đối tác, đối tác không uy tín Bước 2 : Chuẩn bị
chứng từ nhập khẩu
• Nhập sai dữ liệu lên các hệ thống khai báo
• Chứng từ sai
• Thất lạc chứng từ Bước 3 : Tổ chức
giao nhận hàng nhập khẩu
• Rủi ro trong việc theo dõi lô hàng
• Hàng hóa bị sai số cân, số khối
• Hàng hóa bị phân luồng vàng, luồng đỏ
• Phương tiện chở hàng gặp sự cố tai nạn
• Hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hàng, hoặc mất hàng Bước 4 : Giao hàng
và quyết toán chi phí
• Giao hàng muộn hoặc không giao được hàng
• Thanh toán chậm hoặc không thanh toán
• Không khớp tỷ giá thanh toán
Nguồn : Kết quả khảo sát 3.2.2.2. Phân tích các nguyên nhân gây nên rủi ro
Bảng 3.6: Nguyên nhân các rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội Rủi ro thường gặp Nguyên nhân của rủi ro
• Rủi ro về giá
• Hàng hóa bị hạn chế nhập khẩu
• Lượng hàng hóa thực tế không khớp với số liệu trên chứng từ
- Sau khi Melody đã chốt giá bán cho khách hàng thì hãng tàu, bên vận chuyển nội địa bất ngờ tăng giá cước mà không thông báo trước. Nếu hàng về vào các ngày nghỉ lễ thì giá nhân công bốc xếp sẽ cao hơn ngày thường. Trong trường hợp không book được space thì Melody sẽ phải tìm
34
• Rủi ro từ chủ thể đối tác, đối tác không uy tín
và book chuyến của hãng tàu khác, sẽ có sự chệnh lệch giá giá các hãng tàu từ vài chục đô đến vài trăm đô. Ngoài ra, sau khi chốt được booking có thể có tình trạng thiếu vỏ cont, trường hợp này Melody thường sẽ phải chi ngoài để tìm thêm vỏ cont hoặc chấp nhận trả Cancel fee. Trường hợp đến ngày Closing time mà hàng vẫn chưa sẵn sàng theo đúng lịch thì sẽ phát sinh thêm cả phí lưu cont, lưu xe,…
- Hàng hóa nằm trong danh mục bị hạn chế nhập khẩu (máy móc cũ).
- Phía xuất khẩu đóng gói lượng hàng hóa không đúng như trên chứng từ nhưng cũng không báo lại với bên nhập khẩu.
- Phát sinh các trường hợp như bên Shipper và Buyer cố tình nhét thêm các sản phẩm hoặc hàng hóa khác vào gói hàng mà không báo lại cho bên giao nhận, nếu bị Hải quan xét kiểm phát hiện ra thì có thể bị coi là nhập lậu.
- Bên khách hàng trốn tránh giải quyết khi phát sinh vấn đề trong quá trình làm hàng hoặc bỏ hàng, không thanh toán chi phí cho bên Melody.
• Nhập sai dữ liệu lên các hệ thống khai báo
• Chứng từ sai
• Thất lạc chứng từ
- Lỗi hệ thống.
- Nhân viên không kiểm tra kĩ các thông tin, địa chỉ… của người nhận dẫn đến sai sót, thông tin không đầy đủ trong bộ chứng từ (Packing List khác Invoice, tổng tiền khác hóa đơn thực tế,...).
Nếu HS code sai thì sẽ không chỉ mất phí phạt khi sửa chứng từ mà còn mất tiền thuế.
- Năng lực nhân viên yếu kém trong việc soạn thảo và bảo quản chứng từ.
35
• Rủi ro trong việc theo dõi lô hàng
• Hàng hóa bị sai số cân, số khối
• Hàng hóa bị phân luồng vàng, luồng đỏ
• Phương tiện chở hàng gặp sự cố tai nạn
• Hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hàng, hoặc mất hàng…
- Nhiều hãng tàu, hãng vận chuyển cập nhật tiến trình trên các web của họ nhưng nhiều hãng thì không, hoặc việc truy cập mất thời gian, tốc độ web chậm. Điều này khiến nhân viên phụ trách không nắm bắt hàng hóa đã đi về đến đâu nên không lên được lịch trình sắp xếp phương tiện vận tải gây nên phát sinh phí lưu ca, lưu kho,…
- Dụng cụ đo lường bị hỏng hóc hoặc sai lệch, chứng từ không khớp với thực tế.
- Tai nạn bất ngờ, thời tiết bất thường làm hàng hóa bị ẩm ướt, sai lệch với tiêu chuẩn ban đầu.
- Nhân viên kiểm tra không kỹ số lượng hàng hóa, thiếu hàng, thiếu chứng từ nhưng vẫn cho nhập kho.
- Thường các doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, hoặc hàng đặc biệt thì thường sẽ bị vào luồng đỏ hoặc luồng vàng.
- Chậm trễ trong việc nhận hàng dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, đặc biệt đối với các mặt hàng đặc biệt như nông sản, thịt,…sẽ dễ bị hư, thối,…
- Quá trình vận chuyển và bảo quản lưu trữ không phù hợp với đặc tính hàng hóa. Cơ sở hạ tầng kho lưu trữ lạc hậu, khả năng bảo quản kém, các thiết bị máy móc hỗ trợ bốc dỡ kém chất lượng.
- Đối với các mặt hàng giá trị, nếu không bao gói cẩn thận hoặc không có thùng đựng hàng chuyên biệt thì có thể bị mất cắp hàng.
• Giao hàng muộn hoặc không giao được hàng
• Thanh toán chậm hoặc không thanh toán
- Địa chỉ nhận hàng sai, bên nhà nhập khẩu không nhận hàng.
- Địa chỉ nhận hàng nằm ở vị trí có đường cấm hoặc đường hạn chế phương tiện, hoặc đường
36
• Không khớp tỷ giá thanh toán
khó vào, Melody có thể cần phải thuê xe chuyên chở khác để chở hàng vào.
- Lô hàng phát sinh chi ngoài và nhà nhập khẩu không chấp nhận thanh toán khoản này.
- Thiếu chứng từ thanh toán.
- Phương tiện vận chuyển bị tại nạn hoặc gặp phải sự kiện bất khả kháng.
- Tỷ giá thay đổi khác với thỏa thuận ban đầu dẫn đến chênh lệch khoản chi phí.
Nguồn: Kết quả khảo sát Có thể thấy, một rủi ro có thể có nhiều nguyên nhân gây ra, cũng như một nguyên nhân có thể gây ra nhiều rủi ro. Ở bước 1, các rủi ro xảy ra có thể là do các yếu tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp ví dụ như sự thiếu trách nhiệm từ phía khách hàng hoặc đối tác, hàng hóa thiếu và hàng hóa bị hạn chế nhập khẩu. Tuy nhiên, nguyên nhân chủ yếu là do yếu tố nhân sự của doanh nghiệp thiếu sự cẩn thận khi kiểm tra hàng hóa, dẫn đến các rủi ro về sau. Đến bước 2, nguyên nhân chính gây ra các rủi ro là do bước này của doanh nghiệp sẽ thực hiện hầu hết trên hệ thống do đó rủi ro gặp phải cũng nhiều hơn ví dụ như việc hệ thống bị lỗi. Bên cạnh đó, sự thiếu nghiêm túc và kiến thức của nhân sự khi làm việc dẫn đến nhập sai dữ liệu, làm thất lạc chứng từ quan trọng. Ở bước 3, rủi ro xảy ra khi hàng hóa cập cảng và chuyển đến tay nhà giao nhận vận chuyển. Các rủi ro trong bước này thường có nguyên nhân về hàng hóa cũng như trong quá trình làm thủ tục để giải phóng hàng hóa. Cuối cùng bước 4 các rủi ro xuất hiện khi Melody giao hàng đến địa điểm được chỉ định và quyết toán chi phí. Các rủi ro thường diễn ra trên đường vận chuyển và rủi ro trong việc thanh toán tiền cho bên Melody Logistics Hà Nội…
3.2.2.3. Đo lường rủi ro và mức độ tổn thất
Theo kết quả khảo sát, có 13.33% rủi ro có tần xuất xuất hiện thấp, mức độ tổn thất thấp; 40% rủi ro có tần xuất xuất hiện thấp, mức độ tổn thất cao; 6.67% rủi ro có tần xuất xuất hiện cao, mức độ tổn thất thấp; 40% rủi ro có tần xuất xuất hiện cao, mức độ tổn thất cao.
37
Bảng 3.7. Đo lường rủi ro dựa trên mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện tại Công ty TNHH Melody Logistics Chi nhánh Hà Nội
Tần xuất xuất hiện Mức độ
tổn thất
Cao Thấp
Cao • Rủi ro về giá
• Lượng hàng hóa thực tế không khớp với số liệu trên chứng từ
• Chứng từ sai
• Hàng hóa bị phân luồng vàng, luồng đỏ
• Nhập sai dữ liệu lên các hệ thống khai báo
• Thanh toán chậm hoặc không thanh toán
• Rủi ro từ chủ thể đối tác, đối tác không uy tín
• Thất lạc chứng từ
• Phương tiện chở hàng gặp sự cố tai nạn
• Hàng hóa bị sai số cân, số khối
• Giao hàng muộn hoặc không giao được hàng
• Hàng hóa bị hỏng hóc, thiếu hụt hoặc mất hàng
Thấp • Hàng hóa bị hạn chế nhập khẩu
• Rủi ro trong việc theo dõi lô hàng
• Không khớp tỷ giá thanh toán
Nguồn: Kết quả khảo sát Theo kết quả khảo sát, có 13.33% các rủi ro có tần xuất xuất hiện thấp và mức độ tổn thất thấp. Với rủi ro về việc không khớp tỷ giá thanh toán thì Melody Hà Nội thường sẽ áp một mức tỷ giá nhất định nào đó khi lên hợp đồng thương mại, hoặc sẽ thống nhất với khách hàng về tỷ giá quy đổi tại thời điểm xuất hóa đơn tại một ngân hàng cụ thể nào đó mà hai bên thống nhất. Các tổn thất này xuất hiện thường ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của công ty, tuy nhiên khả năng thiệt hại thường sẽ thấp vì Melody Hà Nội luôn có các bước làm giá thích hợp để đảm bảo mức lợi nhuận trên 3%, đảm bảo lãi tối thiểu theo quy định đối với từng đơn hàng.
38
Tiếp theo, các rủi ro có tần xuất xuất hiện thấp và mức độ tổn thất cao là 40%.
Đối với rủi ro xe gặp sự cố như hư hỏng dọc đường hay bị cháy/chìm tàu, làm hỏng hàng hoặc làm mất hàng hóa như rơi container hàng xuống biển. Khi đó hàng hóa sẽ phải đền bù cho khách hàng và chuyển hàng chậm so với dự kiến dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, chi phí đền bù hàng hóa, xử lý sự cố,…Hàng hóa bị sai số cân, số khối thường do lỗi của đầu xuất khẩu, việc này có thể kiểm soát được ngay từ ban đầu nên cũng ít xảy ra rủi ro. Việc làm thất lạc chứng từ cũng tương đối nghiêm trọng, đặc biệt nếu làm mất các chứng từ quan trọng như C/O chẳng hạn, có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thông quan và mất khoản tiền lớn do không được hoàn thuế. Một số trường hợp khác rủi ro lớn hơn như việc nhà nhập khẩu cố tình không nhận hàng, việc này dẫn đến chi phí có thể phát sinh như lưu giữ hàng hóa hoặc là phải chịu phí hủy hàng. Ngoài ra, nếu khách hàng không nhận hàng còn ảnh hưởng đến việc thanh lý hợp đồng giữa hai bên, làm ảnh hưởng đến vốn xoay vòng của công ty cũng như phát sinh thêm các khoản nợ bị đánh thuế. Đây cũng là trường hợp các đối tác không uy tín, Melody Hà Nội sẽ cho các đối tác này vào danh sách đen và sẽ không hợp tác lại trong tương lai (trừ khi họ đền bù thỏa đáng).
Các rủi ro có tần xuất xuất hiện cao, mức độ tổn thất cao chiếm 40%. Các rủi ro về giá rất đa dạng và khó có thể lường trước, vấn đề xảy ra có thể giải quyết ngay nhưng có những trường hợp lại gặp phải khó khăn khi giải quyết. Các rủi ro xảy ra khác do nguyên nhân chủ yếu là từ sự yếu kém trong kĩ năng nghiệp vụ của nhân sự.
Việc làm sai chứng từ, nhập dữ liệu sai tên người nhận, sai cân, sai khối dẫn đến việc truyền thông tin khai Manifest, việc này khiến hàng hóa không được thông quan ở đầu nhập khi hóa đơn, chứng từ sai, lượng hàng khác thực tế. Hậu quả dẫn đến là chi phí tăng thêm và làm mất thời gian. Bên cạnh đó, đối với các mặt hàng đặc biệt hoặc các doanh nghiệp lần đầu tiên nhập khẩu hàng về Việt Nam thì phần lớn sẽ bị rơi vào luồng đỏ và sẽ có kiểm hóa hàng. Thanh toán chậm có lẽ là rủi ro thường xảy ra nhất trong bước này do nhà nhập khẩu thường cố gắng kéo dài thời gian công nợ, tuy nhiên, điều này sẽ ảnh hưởng đến Melody do phải trả các khoản thuế, lãi phát sinh thêm. Ngoài ra, nếu nhà nhập khẩu không chịu thanh toán, Melody sẽ phải chịu toàn bộ các chi phí làm hàng, nếu đây là lô hàng lớn thì Melody sẽ phải chịu thiệt hại nặng nề khi mà không có khoản thu để bù đắp lại, hoặc khoản thu không đủ bù lỗ.
39
Rủi ro có tần xuất xuất hiện cao, mức độ tổn thất thấp là 6.67%. Các đơn hàng bị hạn chế nhập khẩu mà Melody Hà Nội thường là các thiết bị máy móc xe nâng cũ.
Tuy nhiên, các lô hàng này thường được nhập về để phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất chứ không vì mục đích thương mai khác, và tuổi của máy thường trong 10 năm trở lại, do vậy, nhập khẩu mặt hàng này không quá khó khăn và rủi ro.
3.2.2.4. Hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro của Melody Logistics Hà Nội Trong quá trình nhập hàng nhập khẩu bằng đường biển, Melody Logistics Hà Nội đã gặp không ít các rủi ro gây nên thiệt hại cho doanh nghiệp. Do vậy, công ty cũng đã và đang nỗ lực tìm ra các giải pháp để tăng cường hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
a, Các biện pháp phòng ngừa rủi ro
Đối với rủi ro từ chủ thể đối tác và các rủi ro về thanh toán, công ty ngay từ ban đầu đã lựa chọn kỹ đối tác khi ký kết hợp đồng, tìm hiểu các thông tin và tình hình kinh doanh tài chính hiện tại của họ; Yêu cầu cả 2 bên (mua và bán) cùng ký quỹ tại một ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng; Quy định trong hợp đồng điều khoản phạt (penalty) để tránh các bên thực hiện các sai phạm; Sử dụng các công cụ mạnh của ngân hàng như bảo lãnh ngân hàng, bảo đảm thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, công ty cũng sẽ thống nhất tỷ giá quy đổi cụ thể hoặc lựa chọn tỷ giá quy đổi tại thời điểm xuất hóa đơn ở một ngân hàng mà hai bên thống nhất từ ngay khi lập hợp đồng để tránh bất đồng về tỷ giá khi thanh toán.
Đối với rủi ro về giá mua và bán, các nhân viên bộ phận sales sẽ tiến hành lên báo giá và nghiên cứu thị trường hiện tại hoặc dự đoán biến động trong tương lai gần tùy theo ETD mà khách hàng đưa ra để cân đối và đưa ra mức giá phù hợp, đảm bảo giá đầu vào ổn định, đảm bảo lợi nhuận luôn trên 3% theo quy định của công ty.
Đối với rủi ro về số lượng hàng hóa khác với chứng từ được bàn giao, sai số cân, số khối, Melody sẽ đặc biệt nhắc nhở bên nhập khẩu về vấn đề này để đưa ra các số liệu chứng từ đúng ngay từ ban đầu và tránh sự gian dối, khai gian hàng hóa.
Đối với rủi ro về hàng hóa khi bị rơi vào luồng vàng và luồng đỏ thì Melody cũng lưu ý trước với các khách hàng nhập lần đầu hoặc hàng bị hạn chế nhập khẩu thường sẽ vào luồng đỏ để khách hàng cập nhật thông tin cũng như tiến độ làm hàng
40
trường hợp này cũng sẽ bị chậm đi. Bên cạnh đó, công ty cũng luôn lưu ý với khách hàng về tem nhãn và quy cách đóng gói để tránh gặp rủi ro sẽ bị kiểm hóa.
Đối với các rủi ro như nhập sai thông tin, làm sai chứng từ hay gây thất lạc chứng từ, các rủi ro này thì phần lớn gây ra do trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên Melody. Do vậy, công ty cũng đã có những buổi đào tạo về nghiệp vụ cho nhân viên các bộ phận. Ngoài ra, công ty cũng đã tạo các hội nhóm để nhân viên trong công ty có thể thảo luận về các vấn đề gặp phải, cũng như để báo cáo về những nhân viên làm việc yếu kém, không chuyên nghiệp để có các quyết định xử phạt phù hợp.
Đối với các rủi ro về bảo quản hàng hóa, giao hàng, công ty đã thực hiện các biện pháp cụ thể hợp lý để giao hàng cho đúng theo thời hạn trên hợp đồng như: tính toán thời gian hợp lý, chuẩn bị kĩ công tác gom hàng và chuẩn bị hàng hóa đầy đủ và đảm bảo về tình trạng hàng hóa. Nếu địa chỉ giao hàng nằm ở khu vực bị hạn chế thời gian di chuyển đối với phương tiện vận chuyển thì cần sắp xếp lịch trình giao hàng vào khoảng thời gian phù hợp, với các đoạn đường gồ ghề thì có thể bố trí xe chuyên dụng từ ngay ban đầu để tránh mất thời gian sang tài cũng như chịu phí việc thuê nhiều loại xe. Ngoài ra, công ty cũng đang đầu tư mở rộng các kho bài để phục vụ lưu trữ hàng hóa cho khách hàng. Bên cạnh đó, công ty cũng thường xuyên đề xuất cho khách hàng cách thức đóng gói phù hợp với từng mặt hàng để hạn chê việc hưu hỏng, mất mát trong quá trình bốc xếp, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.
Việc xác định những rủi ro đã và sẽ gặp phải trong tương lai để có thể ngăn chặn trước. Đào tạo cho nhân viên nghiệp vụ về kiến thức chuyên môn giao nhận hàng hóa nhập khẩu để có khả năng tư duy phán đoán những nguy cơ xảy ra rủi ro; Tìm hiểu rõ lý do vì sao khách hàng không nhận hàng, làm rõ nguyên nhân do đâu, Melody Logistics Hà Nội sẽ quy trách nhiệm cho cá nhân hoặc phòng ban cụ thể và xử lý theo quy định của công ty; Nâng cao chất lượng an ninh như lắp đặt camera trên phương tiện vận tải, kho bãi, làm thẻ kiểm soát người ra vào kho để ngăn ngừa trộm cắp; Bảo quản hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, sắp xếp các thiết bị nâng hạ phù hợp để tánh va chạm, đổ vỡ hàng hóa.
b, Các biện pháp hạn chế rủi ro