CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG PHÒNG NGỪA VÀ HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
3.3. Đánh giá thực trạng phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội
3.3.1. Thành công
Theo kết quả khảo sát, hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu của Melody Hà Nội khá hiệu quả, được thể hiện qua một số thành tựu dưới đây:
Thứ nhất, Melody đã có thể nhận diện được phần lớn các rủi ro có thể xảy ra một cách khá hiệu quả. Để có thể phòng ngừa và hạn chế được các rủi ro thì trước hết là cần xác định được có những rủi ro nào. Việc có những phương án nhận diện rủi ro thích hợp đã giúp Melody Hà Nội xác định được dấu hiệu xuất hiện rủi ro, từ đó gia tăng khả năng ngăn chặn các rủi ro xảy ra.
Thứ hai, Melody Logistics Hà Nội đã và đang xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, xây dựng đội ngũ nhân lực trẻ, năng động. Công ty luôn chú trọng vào công tác đào tạo cho nhân viên, hướng họ làm việc không chỉ đem lại lợi nhuận cho công ty mà còn luôn đặt khách hàng làm trọng tâm, làm bạn với khách hàng, đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt, nhanh chóng, an toàn và chi phí hợp lý nhất.
Thứ ba, mở rộng quy mô: Với mạng lưới rộng, Melody Hà Nội kết nối với các chi nhánh còn lại trong hệ thống của Melody Logistics Group, các văn phòng trải dài khắp 3 miền đất nước, còn có nhiều chi nhánh, văn phòng tại nhiều nơi trên thế giới
42
như Mỹ, Úc và Nhật Bản, nhằm đáp ứng nhu cầu chuyển phát những lô hàng trong thời gian nhanh chóng nhất. Ngoài ra, công ty cũng đầu tư phát triển các phần mềm quản lý nội bộ công ty, các phần mềm quản lý đơn hàng, các đội xe vận chuyển nội địa cũng như đầu tư xây dựng thêm kho bãi. Việc này đảm bảo sự liên kết liên tục, trơn tru và chính xác giữa các điểm vận chuyển đầu và cuối, tạo sự đồng nhất trong quy trình làm hàng để tránh những sai sót có thể gây nên rủi ro. Những việc này còn giúp giảm được chi phí thuê ngoài, xây dựng được cơ sở hiện đại hơn, tăng năng suất và hiệu quả của hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
3.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, Quy trình xử lý rủi ro còn cứng nhắc, chưa linh hoạt: công ty vẫn luôn giữ vững những quy tắc xử lý với phần lớn các lô hàng, nhiều trường hợp rủi ro xảy ra có tính chất khác nhau nhưng vẫn áp dụng các cách xử lý như nhau, không thay đổi phương án xử lý theo từng trường hợp rủi ro cụ thể. Điều này dẫn đến việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro chưa thực hiệu quả, trong một vài tình huống còn khiến tổn thất gây lên lớn hơn so với dự kiến ban đầu. Bên cạnh đó, việc xin quyết định xử lý rủi ro phải trải qua nhiều bước và chờ xác nhận từ Tổng Giám đốc và các bộ phận tham gia khác. Việc này khiến quy trình xử lý rủi ro bị rời rạc, kéo dài thậm chí bị gián đoạn gây nên sự tốn kém tiền bạc và công sức của nhân sự.
Thứ hai, tuy rằng Melody Hà Nội đã luôn cố gắng xây dựng đội ngũ nhân sự chất lương nhưng thực tế công ty vẫn chưa bổ sung đủ nguồn lực tương ứng với lượng công việc. Hiện tại, phòng Pricing chỉ có 6 nhân sự, thường trong tình trạng quá tải lượng công việc khi mà lượng thông tin từ bộ phận sales yêu cầu khá lớn dẫn đến khả năng trả lời thông tin request từ các bộ phận khác khá chậm, các nhân viên Ops hiện trường bên công ty cũng luôn trong tình trạng quá tải công việc vì vị trí công việc này khó để tuyển thêm nhân sự. Việc một bộ phận đảm nhận quá nhiều đầu việc sẽ dẫn đến những sai sót không đáng có và gây nên áp lực công việc khá lớn, khiến năng suất làm việc sẽ không được hiệu quả. Kỹ năng nghiệp vụ yếu cũng là một phần nguyên nhân gây lên những sự sai sót khi không được đào tạo kỹ. Ngoài ra, các nhân sự là những người trực tiếp tham gia vào quy trình lại thiếu kỹ năng phân tích và nhận diện các nguy cơ rủi ro.
43
Thứ ba, Melody Logistics Hà Nội đã và đang ngày càng xây dựng và mở rộng thêm cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ giao nhận vận chuyển như xe vận chuyển nội địa, kho bãi,…Tuy nhiên, việc nâng cấp chưa kịp với tốc độ phát triển về nhu cầu sử dụng của khách hàng, do đó vẫn còn phải phụ thuộc vào các bên khác dẫn đến khó khăn trong việc xử lý tổn thất khi có rủi ro xảy ra, cũng như sẽ tốn thêm chi phí thuê ngoài.