CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG PHÒNG NGỪA VÀ HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
3.2. Thực trạng hoạt động phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Melody Logistics Hà Nội
3.2.1. Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Theo kết quả khảo sát, quy trình nhận hàng nhập khẩu của Melody Logistics Hà Nội gồm 4 bước:
Sơ đồ 3.3: Quy trình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Melody Logistics Hà Nội
Nguồn: Phòng kế toán Melody Logistics Hà Nội Bước 1: Tiếp nhận thông tin và sắp xếp phương án vận chuyển
Các thông tin mà phòng kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng bao gồm thông tin về hàng hóa, chi tiết về bao gói, điều kiện vận chuyển, tuyến đường và các thông tin khác về lô hàng.
Bộ phận Pricing sẽ liên hệ với hãng tàu, hãng bay để kiểm tra lịch trình và tiền cước vận tải, liên hệ agent ở đầu nước ngoài để lên phương án vận chuyển nội địa và thủ tục hải quan tại đầu nước ngoài (nếu có). Trong khi đó, phòng Logistics lên phương án vận chuyển nội địa (nếu có) về phương tiện, chi phí, lịch trình và thủ tục
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và sắp xếp
phương án vận chuyển
Bước 2:
Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Bước 3: Tổ chức nhận hàng nhập
khẩu
Bước 4: Giao hàng và quyết toán
chi phí
30
hải quan. Phòng kế toán sẽ tính toán lại mức lợi nhuận của lô hàng để đảm bảo mức lợi nhuận tối thiểu 3% mà công ty đặt ra. Khi báo giá được thông qua, nhân viên kinh doanh sẽ lên hợp đồng và gửi cho khách hàng xác nhận, ký và hoàn thiện hợp đồng.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Sau khi tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận Sales, bộ phận nhận Prealert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng từ ra, kiểm tra đối chiếu các chi tiết trên MBL và HBL xem hàng hóa, số liệu có khớp nhau không (POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W, Measurement).
Trước ngày tàu đến hãng tàu sẽ gửi giấy báo hàng đến. Khi nhận được A/N và Debit note từ hãng tàu/co-loader gửi. Kiểm tra thông tin trên A/N so với MBL và thông tin khai báo MNF do hãng tàu/co-loader cung cấp, kiểm tra các số liệu trên Debit note so với biểu phí local charge của hãng tàu/co-loader. Nếu các thông tin trên AN/Debit note đã khớp so với MBL và biểu phí giá local charge của hàng tàu/co-loader thì thanh toán chi phí cho hãng tàu và chuyển bước tiếp theo. Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng dựa trên phần mềm Fast của Công ty.
Trong ngày tàu về, đưa A/N và MBL cho nhân viên hiện trường đi lấy lệnh D/O của hãng tàu. Kèm theo đó, là việc theo dõi mail thường xuyên để xác minh việc đã có điện giao hàng trên HBL. Khi công ty đã nhận đủ tiền phí lô hàng và tiền cược vỏ cont sẽ tiến hành cấp D/O cho khách.
Bước 3: Tổ chức nhận hàng nhập khẩu
Melody Hà Nội sẽ nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí.
Nguời giao nhận phối hợp cùng với người nhận hàng/người nhập khầu để thực hiện các công việc:
- Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu. Melody Hà Nội có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình. Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ thì sẽ cần kiểm tra thực tế hàng hóa của lô hàng; còn luông vàng thì sẽ bị kiểm tra chứng từ;
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định hàng hóa (nếu cần) và nộp lệ phí; lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;
- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế (ở đây là hãng tàu).
31
*) Trường hợp nhận hàng lẻ:
Nếu khách hàng không yêu cầu hay không ủy thác cho Melody Hà Nội nhận hàng thay mình thì công ty sẽ chỉ giao lệnh cho khách hàng khi họ xuất trình B/L và nhà nhập khẩu sẽ tự ra kho CFS nhận hàng.
Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu Melody Logistics Hà Nội thay mặt mình nhận hàng thì công ty sẽ cử nhân viên Ops đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận hàng và giao hàng lại cho nhà nhập khẩu.
Nhân viên Ops của Melody Logistics sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để đóng phí chứng từ, phí hàng lẻ để nhận lệnh giao hàng (D/O). Sau đó, nhân viên Ops sẽ mang D/O, commercial Invoice và Packing list đến văn phòng cảng ký nhận D/O để tìm vị trí để hàng, tại đây cũng phải lưu lại một bản D/O.
Nhân viên Ops phải mang D/O đến kho vận làm phiếu xuất hàng, tại đây cũng phải lưu lại một bản D/O nữa và ở đây làm “giấy xuất kho” cho Ops của Melody Logsitics (hai bản).
Tiếp theo, nhân viên Ops sẽ đem hai phiếu xuất kho này đến kho chứa hàng để làm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa của mình ra chờ Hải Quan kiểm hóa, khi Hải Quan ký xác nhận và kiểm hóa xong thì coi như hàng đã được thông quan.
*) Trường hợp nhận hàng nguyên container:
Nếu như khách hàng là tự nhận hàng tại bãi CY thì Melody Logistics Hà Nội sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng.
Nếu khách hàng yêu cầu Melody nhận hàng thay mình thì Melody sẽ đứng ra nhận hàng hóa thay nhà nhập khẩu. Melody Logistics sẽ liên hệ với hãng tàu để nắm lại lịch trình tàu cho chính xác đồng thời sẽ theo dõi lịch trình của tàu trên trang web của hãng tàu. Khi nhận được thông báo tàu đến (A/N), Melody Hà Nội sẽ cử nhân viên Ops đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấy D/O. Sau đó đem D/O đến hải quan cảng đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa (nếu có) và nhận chứng từ. Nhân viên Ops đem chứng từ và D/O xuống cảng nhận hàng từ hãng tàu.
Bước 4: Giao hàng và quyết toán chi phí
Sau khi tổ chức nhận hàng nhập khẩu xong, Melody Logistics sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định trong hợp đồng để giao hàng cho nhà
32
nhập khẩu. Thông thường thì Melody Hà Nội sẽ có đội xe riêng để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa trong nội địa cho khách hàng.
Tiếp đó, Melody Logistics Hà Nội quyết toán chi phí với nhà nhập khẩu và các nhà cung cấp các chi phí như cước vận chuyển (nếu có), local charges tại đầu nhập khẩu, phí đầu xuất khẩu (nếu có, trường hợp nhập term EXW,…), phí hoa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác. Tạo Debit note/Credit note cho đại lý và khách hàng theo báo giá và chi phí chi hộ (nếu có) và gửi qua email để lấy xác nhận.
Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và việc thống nhất gửi hóa đơn gốc tùy thuộc vào thống nhất giữa người giao nhận với các nhà cung cấp và người nhập khẩu.