quản trị nhân lực căn bản liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại một doanh nghiệp việt nam

Công việc có thể được xem như là một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chức/doanh nghiệp và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và đối với người lao động người thực hiện công việc

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI MỘT DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

MỤC LỤC

NHÂN LỰC 3

1 Công việc và chức danh công việc……….3

2 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc………3

3 Vai trò của phân tích công việc……… 4

4 Sản phẩm của phân tích công việc 5

4.1 Bản mô tả công việc……….5

4.2 Bản tiêu chuẩn công việc……….7

5 Quá trình phân tích công việc 9

II LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK 10

1 Giới thiệu về Vinamilk……….10

2 Cơ cấu tổ chức Vinamilk………11

3 Bản mô tả chức danh công việc Giám đốc Điều hành Marketing – Nhận xét… 12

4 Bản tiêu chuẩn công việc chức danh công việc Giám đốc Điều hành Marketing – Nhận xét 15

I MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

1 Công việc và chức danh công việc

• Khái niệm công việc

- Theo nghĩa rộng: Công việc là một số hoạt động cụ thể phải hoàn thành nếu tổ chức/doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu của mình

- Theo nghĩa hẹp: Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động Công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ tổ chức/doanh nghiệp Công việc có thể được xem như là một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chức/doanh nghiệp và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và đối với người lao động (người thực hiện công việc)

• Chức danh công việc

- Với tiếp cận nêu trên, công việc là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với một vị trí việc làm trong tổ chức/doanh nghiệp Còn chức danh công việc là tên gọi gắn với một công việc cụ thể

- Như vậy trong tổ chức/doanh nghiệp, tương ứng với một vị trí việc làm, có một chức danh công việc để gọi tên người thực hiện một công việc cụ thể Số lượng vị trí việc làm, chức danh công việc trong tổ chức/doanh nghiệp thường nhỏ hơn hoặc bằng số lượng lao động trong tổ chức/doanh nghiệp đó Vì có những vị trí việc làm và chức danh công việc chỉ do 1 người lao động đảm nhiệm (ví dụ: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng Nhân sự, ), nhưng cũng có vị trí việc làm, chức danh công việc lại do nhiều người đảm nhiệm (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng, nhân viên bốc xếp, )

2 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc

Khái niệm phân tích công việc: Phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao

→ Qua khái niệm trên có thể thấy:

- Phân tích công việc là một quá trình thu thập thông tin để thực hiện mô tả về công việc và tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc Để thu thập thông tin, người phân tích công việc có thể sử dụng các phương pháp khác nhau nhưng phải đảm bảo tính hữu ích, chính xác, tin cậy để thực hiện phân tích Cần chú ý phân tích công việc là một quá trình chứ không phải là một kỹ thuật cụ thể

- Phân tích công việc hướng tới trả lời các câu hỏi sau:

+ Lý do sự tồn tại của công việc?

+ Người thực hiện cần thực hiện những nhiệm vụ/trách nhiệm gì? + Kết quả ra sao?

+ Quyền hạn của người thực hiện nhiệm vụ? + Điều kiện để tiến hành công việc

+ Người thực hiện công việc phải quan hệ với ai (bên trong, bên ngoài) để thực hiện nhiệm vụ đó?

+ Tính phức tạp của công việc?

+ Để thực hiện công việc đó, người thực hiện công việc cần phải có các năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất nghề nghiệp) gì?

- Trong tiến trình thu thập thông tin hướng tới việc trả lời các câu hỏi nêu trên, sản phẩm của phân tích công việc thường bao gồm: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

3 Vai trò của phân tích công việc

Phân tích công việc có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp

• Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh (định biên nhân sự)

• Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và người quản lý mong đợi gì từ họ • Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp phân công công việc rõ ràng, bố trí và sử dụng nhân lực chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp

• Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng được các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực thiết thực hơn

• Phân tích công việc giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn Bản mô tả công việc sẽ là tài liệu quan trọng đính kèm Hợp đồng Lao động, thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu công việc, điều mà hợp đồng lao động chưa làm rõ được

• Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng một chế độ lương, thưởng công bằng hơn Căn cứ vào trách nhiệm và khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện và môi trường làm việc v.v đã được mô tả để đánh giá, so sánh và phân nhóm lao động Những chức danh có cùng giá trị công việc được xếp vào cùng một nhóm lương Mọi thay đổi về trách nhiệm, khối lượng công việc đều được cập nhật và đánh giá lại theo đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và khách quan trong việc trả lương

4 Sản phẩm của phân tích công việc

Sản phẩm của phân tích công việc bao gồm: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

4.1 Bản mô tả công việc

• Khái niệm bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc (MTCV) là văn bản liệt kê kết quả mong muốn của công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc, mức độ phức tạp của công việc Bản mô tả công việc giúp cho người thực hiện công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

• Nội dung cơ bản của bản mô tả công việc

Nội dung cơ bản của bản mô tả công việc bao gồm các nội dung chính như sau:

4.2 Bản tiêu chuẩn công việc

• Khái niệm bản tiêu chuẩn công việc

- Bản tiêu chuẩn công việc (TCCV) là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần đó để thực hiện công việc được giao Bản tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các năng lực cá nhân như kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất nghề nghiệp thích hợp cho công việc

- Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhà quản lý hiểu được tổ chức/doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Đồng thời, bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu rõ hơn yêu cầu của công việc đối với bản thân mình

• Nội dung cơ bản của bản tiêu chuẩn công việc

Nội dung cơ bản của bản tiêu chuẩn công việc bao gồm các nội dung chính như sau:

5 Quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc phản ánh các công việc cần làm khi thực hiện dự án phân tích công việc của tổ chức/doanh nghiệp Tùy thuộc vào dự án phân tích công việc được thực hiện lần đầu hay dự án cập nhật mô tả công việc mà các bước công việc trong quy trình phân tích công việc có thể mở rộng hoặc thu hẹp, hoặc có sự khác nhau về mức độ chi tiết và phức tạp của từng bước công việc Tuy nhiên, một cách khái quát, quy trình phân tích công việc của tổ chức/doanh nghiệp có thể được thực hiện theo

• Bước 1: Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh

• Bước 2: Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc • Bước 3: Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc • Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

• Bước 5: Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

• Bước 6: Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc • Bước 7: Điều chỉnh phân tích công việc

II LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK

1 Giới thiệu về Vinamilk

• Vinamilk được ra đời từ ngày 20/08/1976 Đây là công ty được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa, do chế độ cũ để lại

• Từ đó tới nay, khi lần lượt được nhà nước phong tặng các Huân chương Lao Động, Danh hiệu Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới Vinamilk đã cho xây dựng các trang trại bò sữa ở khắp mọi miền đất nước

• Không chỉ phát triển ở thị trường trong nước, Vinamilk còn mở rộng thương hiệu đến New Zealand và hơn 20 nước khác, trong đó có Mỹ

• Ngoài ra, Vinamilk còn là thương hiệu tiên phong mở lối cho thị trường thực phẩm Organic cao cấp tại Việt Nam, với các sản phẩm từ sữa tươi chuẩn USDA Hoa Kỳ

- Công ty Sữa Vinamilk đã cung cấp hơn 250 loại sản phẩm khác nhau, với các ngành

• Kem và phô mai

• Sữa đậu nành

- TẦM NHÌN: “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người“

- SỨ MỆNH: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội”

2 Cơ cấu tổ chức của Vinamilk

3 Bản mô tả chức danh công việc Giám đốc Điều hành Marketing - Nhận xét

Công ty Cổ phần sữa Vinamilk

Bản mô tả công việc Số: 06

Mô tả chung

Chức danh công việc Giám đốc điều hành marketing

Cấp quản lý trực tiếp Tổng giám đốc

Cấp quản lý gián tiếp Đại hội đồng cổ đông

▪ Hoạch định và phát triển chiến lược Marketing ngắn hạn và dài hạn của các nhóm ngành hàng phù hợp với chiến lược kinh doanh chung của công ty ▪ Tổ chức, phân công và chỉ đạo các Trưởng Bộ phận marketing ngành

hàng/Trưởng ban Nhãn hiệu trong việc lên kế hoạch, triển khai thực hiện và đánh giá kết quả của các chương trình Marketing trong năm của từng nhãn hiệu trong nhóm ngành hàng phụ trách; đảm bảo đúng theo chiến lược phát triển chung đã đặt ra và đạt được các mục tiêu của nhóm ngành hàng và nhãn hiệu Phân tích các báo cáo, kết quả thực hiện theo kế hoạch để đề ra các giải pháp, chương trình nhằm thúc đẩy việc thực hiện theo mục tiêu đề ra và ứng phó với các hoạt động, chương trình của các đối thủ cạnh tranh

▪ Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, giám sát việc triển khai các chương trình Marketing theo kế hoạch

▪ Theo dõi, đánh giá tình hình quản lý rủi ro của khối marketing, lập báo cáo giám sát, đánh giá theo quy định của Công ty và đề xuất hành động khắc phục ▪ Đề xuất, tham gia xây dựng các văn bản kiểm soát cấp Công ty liên quan đến

hoạt động của Khối Marketing: Quy chế, chính sách quy định Chủ trì xây dựng các văn bản hướng dẫn hoạt động của Khối: Quy trình, hướng dẫn công việc

▪ Xây dựng, phát triển và đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing Xử lý các vấn đề liên quan đến chính sách, quy trình, quản lý rủi ro, và tổ chức nhân sự của Khối Marketing

▪ Sàng lọc, củng cố và tập hợp các đề xuất của các Trưởng bộ phận Marketing ngành hàng/Trưởng ban Nhãn hiệu (liên quan đến chiến lược marketing của công ty)

Quyền lợi

▪ Chế độ lương bổng và đãi ngộ xứng đáng ▪ Chương trình đào tạo giúp nhân viên phát triển ▪ Chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện

Báo cáo cho các vị trí sau

cáo Tổng giám đốc Báo cáo việc xây dựng mục tiêu, hoạch định

chiến lược và tổ chức chỉ đạo việc triển khai thực hiện các kế hoạch Marketing

Hàng tháng

Các vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo Khi có phát sinh Kết nối thông tin

Tiểu ban chiến lược

Phối hợp để thực hiện đưa ra các chiến lược marketing phù hợp với chiến lược kinh doanh chung của công ty

Giám đốc hoạch định chiến lược Tiểu ban nhân

sự

Xây dựng, phát triển và đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing Xử lý các vấn đề liên quan đến chính sách, quy trình, quản lý rủi ro, và tổ chức nhân sự của Khối Marketing

+ Đưa ra những thông tin rất chi tiết giúp ứng viên đánh giá xem họ có phù hợp với vị trí hay không và là cơ sở để nhà tuyển dụng căn cứ để tìm ứng viên phù hợp

+ Giúp ứng viên xác định vai trò và vị trí của mình trong cấu trúc tổ chức, các nhiệm vụ chính cần thực hiện và trách nhiệm của vị trí này Nêu rõ các quyền lợi được hưởng để thu hút sự quan tâm của ứng viên

- Hạn chế:

+ Chưa nêu mục đích công việc: kết quả mong muốn của công việc này là gì?

+ Chưa chỉ rõ quyền hạn (quyền sử dụng các nguồn lực của công ty) để thực hiện nhiệm vụ được giao cũng như tần suất hay tính phức tạp của việc ra quyết định của người thực hiện công việc

4 Bản tiêu chuẩn công việc chức danh công việc Giám đốc Điều hành Marketing

Công ty Cổ phần sữa Vinamilk

Bản tiêu chuẩn công việc Số: 06

Mô tả chung

Chức danh công việc Giám đốc điều hành marketing

Cấp quản lý trực tiếp Tổng giám đốc

Cấp quản lý gián tiếp Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị

(VINAMILK)

Số 10, Tân Trào, P Tân Phú, Q.7, Tp HCM

Các tiêu chuẩn công việc

Trình độ đào tạo, ngành nghề ưu tiên

▪ Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành Kinh Tế, Marketing, Quản Trị Kinh Doanh ▪ Ưu tiên Thạc sỹ chuyên ngành Kinh Tế,

Marketing, Quản Trị Kinh Doanh

Kiến thức chuyên môn ▪ Có kiến thức về quản trị kinh doanh, marketing,

Kinh nghiệm ▪ Có 8-10 năm kinh nghiệm quản lý thực tế trong lãnh vực Marketing ở các công ty đa quốc gia/công ty có qui mô lớn về ngành hàng sữa, thực phẩm/ ngành hàng tiêu dùng nhanh

▪ Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc 4-5 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí quản lý cấp cao trong lãnh vực tiếp thị nhãn hiệu, quảng cáo

▪ Có kinh nghiệm trong việc hoạch định chiến lược kế hoạch Marketing và quản lý nhãn hiệu Ngoại ngữ ▪ Giao tiếp tốt tiếng Anh

Kỹ năng chuyên môn ▪ Kỹ năng hoạch định kế hoạch chiến lược, chỉ đạo thực hiện, giám sát

▪ kỹ năng phân tích nhạy bén và đưa ra quyết định tốt

▪ Kỹ năng lãnh đạo, phát triển và đào tạo nhân viên cấp dưới

▪ Kỹ năng lập báo cáo

Kỹ năng bổ trợ ▪ Kỹ năng thuyết trình, đàm phán, thương lượng giao tiếp tốt

Phẩm chất ▪ Sáng tạo và luôn cải tiến trong công việc ▪ Tinh thần làm việc tập thể cao

▪ Tinh thần nhiệt tình, chủ động trong công việc ▪ Làm việc dưới áp lực cao

• Nhận xét: Bản tiêu chuẩn công việc đưa ra đầy đủ các thông tin về tiêu chuẩn mà một ứng viên phải có, bao gồm:

- K (Knowledges): kiến thức (trình độ đào tạo, ngành nghề ưu tiên, kiến thức chuyên môn, kiến thức xã hội, kinh nghiệm)

- S (Skills): kỹ năng (ngoại ngữ, tin học, kỹ năng chuyên môn, kỹ năng bổ trợ) - A (Attitudes): phẩm chất