Bài Thảo Luận Quản Trị Hành Chính Văn Phòng -Liên Hệ Thực Tiễn Công Tác Tổ Chức Lưu Trữ Tài Liệu Tại Tổng Công Ty Hàng Hải Việt Nam.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM

Giảng Viên: Bùi Thị Thu Hà

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

9 Nguyễn Thị Vân Anh 20D100353

Mục Lục

PHẦN I CƠ SỞ LÍ THUYẾT 6

1.1 KHÁINIỆMVÀNGUYÊNTẮCCỦACÔNGTÁCLƯUTRỮTÀILIỆU 6

1.2 N ỘI DUNGCÔNG TÁCLƯUTRỮTÀILIỆU 6

1.2.1 THUTHẬPTÀILIỆU 6

1.2.2 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ : 7

1.2.3 XÁCĐỊNH GIÁ TRỊTÀILIỆULƯUTRỮ 8

1.2.4 BẢO QUẢN ANTOÀNTÀILIỆU 8

1.2.5 THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRATÀILIỆULƯUTRỮ 9

1.2.6 TỔCHỨC KHAITHÁCVÀ SỬDỤNGTÀILIỆU LƯU TRỮ 11

PHẦN II LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM 11

I TỔNGQUANVỀTỔNG CÔNGTY HÀNG HẢI VIỆT NAM 11

II CÔNGTÁCLƯU TRỮ TÀI LIỆUCỦA TỔNG CÔNG TY HÀNGHẢI VIỆT NAM 12

1 N ỘI DUNGCÔNG TÁCLƯUTRỮTÀILIỆU (TRUYỀNTHỐNG) 12

2 NỘIDUNGCÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM (ÁPDỤNGCÔNGNGHỆ) 27

III ĐÁNHGIÁCÔNGTÁCLƯUTRỮTÀILIỆU CỦACÔNG TY HÀNG H VẢIIỆT NAM: 28

MỞ ĐẦU

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý và lưu trữ tài liệu đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc duy trì hoạt động hàng ngày mà còn trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, bảo vệ thông tin quan trọng và tạo điều kiện cho sự phát triển của tổ chức Một hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả không chỉ giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn tạo ra nền tảng vững chắc cho quy trình làm việc suôn sẻ và hiệu quả.

Trong bài tiểu luận này, Nhóm 5 sẽ đi sâu vào việc nghiên cứu và phân tích công tác lưu trữ tài liệu tại Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, một công ty lớn với sứ mệnh trở thành doanh nghiệp nòng cốt, chủ lực của ngành Hàng hải Việt Nam Trong ngành hàng hải, nơi mà thông tin và tài liệu đóng vai trò quan trọng trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, thì tầm quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu lại càng không thể phủ nhận Công ty hàng hải Việt Nam, với vai trò quan trọng trong việc phục vụ và phát triển ngành này, đặt ra một sứ mệnh cực kỳ quan trọng là xây dựng và duy trì một hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả, giúp quản lý thông tin một cách rõ ràng và tiện lợi, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình hoạt động và phát triển bền vững của doanh nghiệp Nhóm 5 không chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu công tác lưu trữ tài liệu tại công ty Hàng hải Việt Nam, mà chúng em còn đề ra những giải pháp cho những nhược điểm và phát huy những ưu điểm trong công tác lưu trữ tài liệu của công ty Đó là lí do Nhóm 5 chúng em quyết định nghiên cứu về đề tài: “ Tìm hiểu công tác lưu trữ tài liệu tại tổng công ty Hàng hải Việt Nam”.

Phần I Cơ sở lí thuyết.

1.1 Khái niệm và nguyên tắc của công tác lưu trữ tài liệu - Khái niệm lưu trữ tài liệu

Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các thông tin quá khứ

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của xã hội nói chung và của các đơn vị, tổ chức nói riêng

Trong phạm vi các cơ quan, công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, xác định tài liệu, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học trong lưu trữ, áp dụng các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu - Nguyên tắc của công tác lưu trữ tài liệu

+ Tính khoa học: Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo những phương pháp khoa học Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của khoa học kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế của đất nước + Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chưa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù có thể dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác những tài liệu này để phục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng Vì vậy, công tác lưu trữ phải luôn cảnh giác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành

1.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu 1.2.1 Thu thập tài liệu

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho các kho lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước ở trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước theo chế độ nộp lưu trữ của Nhà nước

- Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ đang bảo quản trong các lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ Nhà nước

Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ Làm tốt công tác này sẽ bảo đảm có đầy đủ tài liệu phục vụ cho các hoạt động của xã hội Đồng thời, công tác thu thập, bổ sung tài liệu là tiền đề để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ như: chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu

* Tài liệu lưu trữ: là bản chính của những tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và cá nhân không kể thời gian sản sinh, chế độ xã hội, vật liệu và phương pháp chế tác được lựa chọn để bảo quản, phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn

Các tài liệu được thu thập bổ sung vào các lưu trữ cơ quan gồm: - Các tài liệu văn thư hiện hành đã được giải quyết xong - Các tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức, cá nhân cán bộ - Tiếp nhận tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ nộp vào lưu trữ

- Sưu tầm, bổ sung những tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hay của lưu trữ Nhà nước

* Phông lưu trữ: Là khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic và quan hệ lịch sử hình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ Gồm:

- Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu của CHXHCNVN không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó Thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam: ĐCSVN và Nhà nước Việt Nam

- Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan được lựa chọn bảo quản trong một kho lưu trữ Những điều kiện để một cơ quan được lập phông lưu trữ cơ quan:

· Có văn bản của Nhà nước quy định việc thành lập, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy

· Có tài khoản riêng; có con dấu và văn thư độc lập

- Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ

* Sắp xếp tài liệu lưu trữ - Theo bảng chữ cái alphabet - Theo tên gọi (Quy định, Chỉ thị ) - Theo chủ đề (Quy chế, đơn từ )

Tài liệu sau khi được sắp xếp thành một hệ thống (tập hợp) có liên quan đến một nội dung, sự việc, vấn đề, đối tượng hình thành một hồ sơ Hồ sơ là sản phẩm của việc sắp xếp tài liệu

1.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:  Khái niệm:

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn và sử dụng có hiệu quả

 Mục đích:

- Thông qua chỉnh lý tài liệu để phân loại, lập hồ sơ tài liệu lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

- Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thực hiện các khâu của công tác lưu trữ, tạo điều kiện khai thác có hiệu quả các tài liệu lưu trữ

 Nguyên tắc:

Các tài liệu trong các kho lưu trữ phải được chỉnh lý theo các phông lưu trữ: các tài liệu của phông nào phải được sắp xếp và chỉnh lý theo phông đó nhằm tạo điều kiện cho công tác thống kê, bảo quản, khai thác, sử dụng

 Tổ chức quá trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện với hai giai đoạn: - Chuẩn bị chỉnh lý:

· Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông

· Xây dựng phương án hệ thống hóa tài liệu của phông theo một trật tự khoa học Lựa chọn một trong các phương án sau: “Cơ cấu tổ chức – thời gian”, “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, “Mặt hoạt động – thời gian”, “Thời gian – Mặt hoạt động”, “Thời gian – Vấn đề” · Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ

· Lập kế hoạch chỉnh lý

· Kiểm tra bổ sung tài liệu của phông trước khi tiến hành chỉnh lý · Chuẩn bị các phương tiện phục vụ chỉnh lý như: bàn ghế, giá, giấy, bút - Tiến hành chỉnh lý tài liệu:

· Hệ thống hóa tài liệu trong phông theo phương án đã định · Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý

· Biên mục hồ sơ: Biên mục bên trong gồm: Sắp xếp thứ tự các văn bản bên trong, đánh số tờ; Viết tài liệu bên trong hồ sơ; Viết chứng từ kết thúc Biên mục bên ngoài: Tên phông và tên đơn vị tổ chức trong phông; Tiêu đề hồ sơ; Ngày bắt đầu và kết thúc của tài liệu; Phông số; Mục lục số; Đơn vị bảo quản; Số lượng tờ; Thời hạn bảo quản của hồ sơ; Lập mục hồ sơ

· Sắp xếp tài liệu vào cặp hoặc vào hộp đựng tài liệu và sắp xếp lên giá, tủ đưa vào lưu trữ, có độ dày vừa phải Trên gáy mỗi cặp, hộp dán một tờ nhãn đủ các thông tin: Tên của lưu trữ cơ quan, tên phông, số của phông, cặp số (hộp số), hồ sơ từ số đến số 1.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản Đây là mục đích chủ yếu, xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu hủy - Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu:

+ Tiêu chuẩn nội dung

+ Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông + Tiêu chuẩn tác giả

+ Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin

- Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức hội đồng: Thủ trưởng hoặc chánh văn phòng; Cán bộ lưu trữ cơ quan; Cán bộ của đơn vị có tài liệu

+ Xác định giá trị tài liệu ở khâu văn thư trong các phông lưu trữ cơ quan dưới sự chỉ đạo của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

+ Tiêu hủy tài liệu: Các tài liệu tiêu hủy được thống kê thành mục lục hồ sơ Mục lục này được hội đồng xác định giá trị tài liệu phê duyệt và thủ trưởng cơ quan ra quyết định tiêu hủy Tài liệu tiêu hủy bằng phương pháp đưa ra vào máy nghiền làm nguyên liệu hoặc máy cắt vụn tài liệu Sau khi tiêu hủy tài liệu phải có văn bản báo cáo cho thủ trưởng cơ quan

1.2.4 Bảo quản an toàn tài liệu

- Bảo quản tài liệu là toàn bộ các công việc được thực hiện để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài * Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ:

- Nhân tố tự nhiên: Độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, nấm mốc, côn trùng, bão lụt là những nhân tố tự nhiên trực tiếp phá hoại các tài liệu Nước ta khí hậu nóng ẩm, nhiệt độ

và độ ẩm cao, điều kiện phát sinh nấm mốc thuận lợi và côn trùng sinh sản nhanh Đó là những khó khăn cho việc bảo quản tài liệu

- Nhân tố con người: Gồm những việc làm có ý thức như kẻ địch phá hoại, kẻ gian lấy cắp, do sự cẩu thả thiếu trách nhiệm của nhân viên và người sử dụng tài liệu, chấp hành không đúng các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ hoặc việc xác định giá trị tài liệu không chính xác có thể tiêu hủy những tài liệu có giá trị

- Các nhân tố thuộc về hóa học: Các hóa chất trong quá trình bảo quản, các chất xâm nhập từ môi trường bị ô nhiễm bên ngoài vào các tài liệu

* Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ

Phòng lưu trữ (kho) phải làm ở nơi khô ráo, sạch sẽ, xa hồ ao, cống rãnh, xa mạch nước ngầm Chỗ để tài liệu phải cách biệt các phòng làm việc khác Trong phòng (kho) phải có đầy đủ các thiết bị cần thiết và phù hợp với yêu cầu bảo quản như: giá, tủ sắp xếp tài liệu, thiết bị điều hòa nhiệt độ, chống ẩm và các thiết bị khác

Khi bảo quản tài liệu lưu trữ cần phải để tài liệu trong hộp kín và xếp lên giá tủ Khi tài liệu được bàn giao từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc phục vụ sử dụng phải ghi biên bản, khi trả lại phải kiểm tra Đặc biệt, phải có nội quy và thực hiện nghiêm ngặt nội quy phòng chống cháy

1.2.5 Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

a Thống kê

* Khái niệm: Thống kê tài liệu là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng thành phần, nội dung tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

* Mục đích:

- Giúp cho các cơ quan lưu trữ có căn cứ để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu - Làm cơ sở cho việc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia * Nguyên tắc:

- Bảo đảm thống kê toàn diện, kịp thời, chính xác các tài liệu

- Bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu, tài liệu trong kho lưu trữ thống kê theo kiểu nào thì được sắp xếp, bảo quan theo cách đó

- Các công cụ phải áp dụng thống nhất về thể loại, nội dung, đối tượng thống kê * Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ

+ Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ

Khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải ghi vào sổ nhập tài liệu theo mẫu sau:

Đây là công cụ thống kê chính dùng để thống kê trực tiếp các hồ sơ có trong phông (kể cả trong sưu tập) tài liệu Mục lục hồ sơ được lập đối với những phông tài liệu đã được chính lý, lập thành các hồ sơ và hệ thống hóa theo một phương án nhất định

Thời hạn bảo quản:

- Mục lục: Tờ mục lục của mục lục hồ sơ phải ghi lời nói đầu, bảng giải thích chữ viết tắt và bảng thống kê theo mẫu:

- Số lượng hồ sơ thống kê trong mục lục - Số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn - Số lượng hồ sơ bảo quản lâu dài

- Số lượng tờ của bản mục lục Người lập bản mục lục (Chức vụ, họ tên, chữ ký) + Sổ đăng ký mục lục hồ sơ: Những kho lưu trữ lớn bảo quản những phông tài liệu có nhiều mục lục hồ sơ thì phải lập sổ đăng ký mục lục hồ sơ

+ Sổ thống kê phông: Sổ thống kê phông nhằm thống kê và đánh số thứ tự cho các phông bảo quản trong kho, cố định trật tự sắp xếp các phông, tạo cơ sở đánh số tra tìm các hồ

Tên phông Tình hình xuất nhập tài liệu của phông

Ghi chú

+ Báo cáo tổng hợp: gồm 3 phần: kho tàng, cán bộ, tài liệu lưu trữ

+ Sổ xuất tài liệu lưu trữ: sổ này nhằm thống kê các tài liệu đưa ra khỏi kho lưu trữ do yêu cầu của công tác khai thác, sử dụng, giao nộp cho lưu trữ khác…

b Kiểm tra

* Khái niệm: Kiểm tra tài liệu nhằm mục đích nắm được số lượng, trạng thái thực tế của tài liệu và tình hình bảo quản để phát hiện những sai sót, có biện pháp khắc phục những sai sót, ngăn chặn không để xảy ra những hậu quả đáng tiếc

* Các hình thức kiểm tra

- Kiểm tra định kỳ: tiến hành theo thời gian đã định - Kiểm tra đột xuất: Trong các trường hợp: • Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá • Tình nghi bị mất cắp

• Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do bảo quản không tốt • Sau khi di chuyển tài liệu

• Người phụ trách thay đổi * Phương pháp kiểm tra

Công tác kiểm tra có thể tiến hành cả phông hoặc cho một phần của phông Khi kiểm tra người ta đối chiếu số lượng và tình hình thực tế của tài liệu với sổ sách, ghi lại các sai lệch, lập biên bản kiểm tra Sau khi tiến hành kiểm tra, các phông, kho lưu trữ phải tích cực áp dụng các biện pháp để khắc phục các sai sót như tìm tài liệu bị mất, bổ sung tài liệu bị thiếu, đòi tài liệu cho mượn quá hạn, phục chế tài liệu hư hỏng, tăng cường thiết bị bảo quản

Đối với những tài liệu bị mất không thể tìm thấy, tài liệu bị hư hỏng không thể phục chế được thì phải lập biên bản và xóa bỏ trong sổ sách

1.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

* Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơ quan, tổ chức kinh tế, xã hội các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ

Trong công tác lưu trữ, công tác tổ chức và sử dụng tài liệu vừa là khâu cuối cùng, vừa là kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ, là mục đích của công tác lưu trữ nói chung Công tác này nhằm biến các thông tin quá khứ thành những tri thức văn hóa, khoa học, kỹ thuật của con người phục vụ sản xuất, kinh doanh, phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo * Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu:

- Tổ chức phòng đọc

- Cấp các bản sao lục hoặc trích lục tài lưu trữ - Thông báo tài liệu lưu trữ

- Triển lãm tài liệu lưu trữ: Các tài liệu được đưa ra trưng bày trong các cuộc triển lãm được phục chế lại từ bản chính mà không đưa bản chính ra trưng bày

- Công bố tài liệu lưu trữ: Hình thức công bố tài liệu lưu trữ rất phong phú: xuất bản các tập sách công bố tài liệu, đăng báo, tạp chí, xây dựng các bộ phim…

Phần II Liên hệ thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu của tổng Công ty Hàng hải Việt Nam.

I.Tổng quan về tổng Công ty Hàng hải Việt Nam.

Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) là một trong những tập đoàn hàng hải lớn nhất và có uy tín tại Việt Nam, được thành lập vào năm 1995 Vinalines không chỉ hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển mà còn đa dạng hóa vào logistics, cảng biển và kinh doanh dầu khí Với cơ cấu tổ chức rộng lớn, Vinalines bao gồm các công ty con, chi nhánh và đơn vị liên kết trải dài khắp cả nước Công ty đã đề ra mục tiêu trở thành một trong những tập đoàn hàng hải hàng đầu ở khu vực và trên thế giới Tuy nhiên, Vinalines cũng đối mặt với những thách thức như biến đổi khí hậu và sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp hàng hải quốc tế Qua các hoạt động kinh doanh, Vinalines đã góp phần vào sự phát triển kinh tế và xã hội của Việt Nam Công ty luôn đặt mục tiêu tăng cường hiệu suất kinh doanh và tuân thủ các quy định pháp luật và xã hội Với vị thế và kinh nghiệm, Vinalines liên tục mở rộng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước Trong chiến lược phát triển, công ty tập trung vào việc đa dạng hóa hoạt động kinh doanh và bảo đảm sự bền vững.

II.Công tác lưu trữ tài liệu của tổng Công ty Hàng hải Việt Nam.1 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu (Truyền thống)

1.1: Thu thập tài liêu

 Xác định mục tiêu thu thập tài liệu: Đầu tiên cần xác định mục tiêu cụ thể của việc thu thập tài liệu, bao gồm việc xác định khách hàng mới, đánh giá rủi ro, hoặc tuân thủ các quy định pháp luật

 Xác định loại tài liệu cần thu thập: Dựa trên mục tiêu của bạn, xác định loại tài liệu cần thiết để đạt được mục tiêu đó Điều này có thể bao gồm giấy tờ cá nhân của khách hàng, báo cáo tài chính, hồ sơ giao dịch, hồ sơ tín dụng, hợp đồng vay, bản sao chứng minh thư,

 Xác định nguồn thông tin: Xác định các nguồn thông tin mà bạn sẽ thu thập tài liệu từ đó, bao gồm hồ sơ nộp đơn, bản sao giấy tờ, báo cáo tài chính, thông tin từ cơ quan chức năng, v.v

 Xác minh và xác thực tài liệu: Trước khi chấp nhận tài liệu, hãy đảm bảo rằng chúng được xác minh và xác thực Điều này có thể bao gồm việc gọi điện thoại hoặc gửi email để xác nhận thông tin với người cung cấp

 Lưu trữ và bảo mật tài liệu: Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được thu thập được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật theo các quy định pháp luật và quy định nội bộ của ngân hàng

 Thực hiện kiểm định và đánh giá: Kiểm định và đánh giá tài liệu thu thập để đảm bảo tính toàn vẹn và đáng tin cậy của thông tin Điều này giúp đảm bảo rằng ngân hàng có đủ thông tin để đưa ra các quyết định chiến lược

 Cập nhật tài liệu: Liên tục cập nhật và bổ sung tài liệu mới vào hệ thống của ngân hàng để đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và đáng tin cậy 1.2 Tài liệu lưu trữ( các tài liệu được thu thập và bổ sung của Tổng công ty Hàng

Hải Việt Nam (VIMC)  Hợp đồng vận chuyển và dịch vụ:

 Hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc đường bộ

 Hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics, gồm vận tải, kho bãi, và xếp dỡ hàng hóa

 Báo cáo tài chính và báo cáo hàng hóa:

 Báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm, bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo tài sản và nợ

 Báo cáo hàng hóa và dịch vụ cụ thể, bao gồm khối lượng hàng hóa vận chuyển, số lượng đơn hàng, và doanh thu từ dịch vụ

 Tài liệu pháp lý và hợp pháp:

 Giấy tờ đăng ký doanh nghiệp và giấy phép hoạt động

 Hợp đồng lao động và các văn bản liên quan đến quản lý nhân sự

 Các văn bản pháp lý khác như giấy phép vận tải, bảo hiểm và hợp đồng với đối tác

 Chứng từ và văn bản giao dịch:

 Phiếu giao nhận hàng hóa và biên bản giao nhận  Hóa đơn và chứng từ thanh toán từ khách hàng  Thư từ và email liên quan đến giao dịch và hợp đồng  Báo cáo quản lý và chiến lược:

 Báo cáo quản lý hàng quý và hàng năm về hoạt động kinh doanh và tài chính  Chiến lược phát triển kinh doanh và quản lý rủi ro

 Hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp:

 Thông tin và hồ sơ của khách hàng và nhà cung cấp  Hợp đồng và điều khoản với các đối tác kinh doanh

 Tài liệu liên quan đến quản lý hệ thống và công nghệ thông tin:  Tài liệu hướng dẫn và quản lý về hệ thống quản lý vận tải và logistics  Tài liệu về quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin

 Xác định mục tiêu của phông lưu trữ: Đầu tiên, xác định mục tiêu của phông lưu trữ, bao gồm việc bảo vệ tài liệu, dễ dàng truy xuất và tổ chức hợp lý

 Xác định loại tài liệu cần lưu trữ: Xác định các loại tài liệu cần được lưu trữ, bao gồm hồ sơ khách hàng, hợp đồng, báo cáo tài chính, v.v

 Thiết kế phông lưu trữ: Tạo ra một kế hoạch thiết kế phông lưu trữ dựa trên mục tiêu và loại tài liệu cần lưu trữ Điều này có thể bao gồm việc chia phòng thành các khu vực hoặc kệ lưu trữ dựa trên loại tài liệu hoặc ngày phát hành

 Chọn trang thiết bị lưu trữ: Chọn các loại trang thiết bị lưu trữ như kệ sách, tủ hồ sơ, hộp lưu trữ, v.v phù hợp với kích thước và loại tài liệu cần lưu trữ

 Gắn nhãn và sắp xếp tài liệu: Gắn nhãn và sắp xếp tài liệu theo các tiêu chí nhất định như loại, ngày tháng, số hợp đồng, v.v để dễ dàng truy xuất sau này

 Xác định quy trình nhập và xuất tài liệu: Xác định quy trình nhập và xuất tài liệu để đảm bảo rằng mọi tài liệu mới được đưa vào phông lưu trữ một cách cẩn thận và đúng quy trình

 Xác định quy trình bảo quản và bảo mật: Xác định các biện pháp bảo quản và bảo mật để đảm bảo rằng tài liệu được bảo vệ khỏi hỏng hóc, mất mát hoặc truy cập trái phép

 Đào tạo nhân viên: Huấn luyện nhân viên về các quy định và quy trình liên quan đến phông lưu trữ, bao gồm cách sử dụng trang thiết bị lưu trữ và thực hiện quy trình nhập xuất tài liệu

 Thực hiện kiểm tra và đánh giá định kỳ: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được lưu trữ theo đúng quy trình và không có bất kỳ vấn đề nào xảy ra

 Liên tục cải tiến: Liên tục đánh giá và cải tiến quy trình phông lưu trữ để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành

1.4 Sắp xếp tài liệu lưu trữ

 Phân loại theo loại tài liệu: Phân loại tài liệu theo loại, bao gồm hồ sơ khách hàng, hợp đồng, báo cáo tài chính, thông tin giao dịch, v.v

 Sắp xếp theo thứ tự thời gian: Sắp xếp tài liệu theo thứ tự thời gian để dễ dàng theo dõi sự phát triển và lịch sử của mỗi tài liệu Các tài liệu mới nhất nên được đặt trên cùng hoặc dưới cùng của mỗi bộ phận hoặc kệ lưu trữ

 Sắp xếp theo số hồ sơ hoặc mã số định danh: Đặt mã số hoặc số hồ sơ duy nhất cho mỗi tài liệu và sắp xếp chúng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần để tạo ra một hệ thống tổ chức dễ dàng truy xuất

 Phân chia theo các khu vực hoặc bộ phận: Phân chia khu vực hoặc kệ lưu trữ thành các phân đoạn dành riêng cho từng loại tài liệu hoặc từng bộ phận trong ngân hàng, giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng cường tính tổ chức

 Sử dụng nhãn và biểu đồ: Sử dụng nhãn và biểu đồ để đánh dấu vị trí của mỗi loại tài liệu trên kệ lưu trữ, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và lấy tài liệu mà họ cần

 Tạo bảng chỉ mục: Tạo một bảng chỉ mục cho các tài liệu quan trọng hoặc phân đoạn lưu trữ để dễ dàng xác định vị trí của chúng và tăng cường tính truy xuất

 Sử dụng hệ thống màu sắc: Sử dụng hệ thống màu sắc để phân loại và nhận diện các loại tài liệu khác nhau Ví dụ, màu đỏ có thể được sử dụng cho hồ sơ khách hàng, màu xanh cho thông tin tài chính, v.v

 Định kỳ kiểm tra và bảo trì: Định kỳ kiểm tra và bảo trì hệ thống lưu trữ để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu vẫn được sắp xếp và tổ chức một cách hiệu quả 1.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

 Nguyên tắc:

 Tuân thủ các quy định pháp luật: Chắc chắn rằng tất cả các tài liệu được chỉnh lý và lưu trữ tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, bao gồm các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân, tuân thủ quy định ngân hàng và các quy định liên quan khác

 Giữ tính toàn vẹn của tài liệu: Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được lưu trữ có tính toàn vẹn, tức là chúng không bị thay đổi hoặc sửa đổi mà không có sự phê duyệt hoặc ghi chú rõ ràng

 Bảo vệ thông tin cá nhân: Chỉnh lý tài liệu sao cho thông tin cá nhân của khách hàng và nhân viên được bảo vệ an toàn, bao gồm việc loại bỏ hoặc ẩn thông tin nhạy cảm khi cần thiết

 Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy: Kiểm tra và xác minh thông tin trong tài liệu để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy, đặc biệt là đối với các thông tin tài chính hoặc quan trọng

 Giữ tính bảo mật của tài liệu: Bảo vệ tài liệu khỏi sự truy cập trái phép hoặc lạm dụng bằng cách sử dụng các biện pháp bảo mật vật lý và kỹ thuật số phù hợp

 Tổ chức và phân loại hợp lý: Sắp xếp tài liệu một cách có hệ thống và logic, và phân loại chúng dựa trên các tiêu chí nhất định để dễ dàng truy xuất và quản lý sau này

 Giữ bản gốc và các bản sao: Lưu trữ bản gốc của tài liệu cùng với bản sao sao lưu để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị mất mát hoặc bị hỏng trong quá trình lưu trữ

 Chứng thực và ghi chú: Ghi chú rõ ràng về bất kỳ thay đổi hoặc chỉnh sửa nào được thực hiện trên tài liệu, bao gồm thời gian, người thực hiện và lý do thực hiện

 Đánh giá và cải tiến liên tục: Thực hiện đánh giá định kỳ về quy trình chỉnh lý và lưu trữ tài liệu để tìm kiếm cơ hội cải tiến và nâng cao hiệu suất

 Đào tạo nhân viên: Huấn luyện nhân viên về các nguyên tắc và quy trình chỉnh lý và lưu trữ tài liệu để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và tuân thủ quy định

 Tổ chức quá trình chỉnh lý ( gồm 2 giai đoạn) & Chuẩn bị chỉnh lý:

* Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông

 Giai Đoạn Thành Lập (Năm 1995 - 2008):

 Trong giai đoạn này, Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam (VIMC) chưa có một phông chữ cụ thể đại diện cho thương hiệu của mình

 Tập trung chủ yếu vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng, mở rộng mạng lưới và thúc đẩy hoạt động kinh doanh

 Phát Triển Thương Hiệu (Năm 2009 - 2015):

 Với sự phát triển nhanh chóng và mở rộng hoạt động, nhu cầu về việc xây dựng một nhận diện thị trường mạnh mẽ đã trở nên quan trọng hơn

 Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam (VIMC) bắt đầu tìm kiếm một phông chữ riêng biệt để đại diện cho thương hiệu của mình

 Tiến Bộ và Tích Hợp (Từ Năm 2016 đến Nay):

 Sau nhiều năm nghiên cứu và thử nghiệm, Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam (VIMC) đã chọn ra một phông chữ phù hợp với nhận diện thị trường và giá trị cốt lõi của mình

 Phông chữ được chọn không chỉ phản ánh sự chuyên nghiệp và uy tín của công ty mà còn mang đậm tính đột phá và hiện đại