Bài Thảo Luận Quản Trị Hành Chính Văn Phòng -Liên Hệ Thực Tiễn Công Tác Tổ Chức Lưu Trữ Tài Liệu Tại Tổng Công Ty Hàng Hải Việt Nam.pdf

Khái niệm và nguyên tắc của công tác lưu trữ tài liệu - Khái niệm lưu trữ tài liệu Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa học những văn bản tài liệu có giá t

CƠ SỞ LÍ THUYẾT

K HÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU

- Khái niệm lưu trữ tài liệu

Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các thông tin quá khứ

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của xã hội nói chung và của các đơn vị, tổ chức nói riêng

Trong phạm vi các cơ quan, công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, xác định tài liệu, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học trong lưu trữ, áp dụng các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu

- Nguyên tắc của công tác lưu trữ tài liệu

+ Tính khoa học: Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo những phương pháp khoa học Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của khoa học kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế của đất nước + Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chưa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù có thể dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác những tài liệu này để phục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng Vì vậy, công tác lưu trữ phải luôn cảnh giác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành.

N ỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho các kho lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước ở trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước theo chế độ nộp lưu trữ của Nhà nước

- Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ đang bảo quản trong các lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ Nhà nước

Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ Làm tốt công tác này sẽ bảo đảm có đầy đủ tài liệu phục vụ cho các hoạt động của xã hội Đồng thời, công tác thu thập, bổ sung tài liệu là tiền đề để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ như: chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu

* Tài liệu lưu trữ: là bản chính của những tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và cá nhân không kể thời gian sản sinh, chế độ xã hội, vật liệu và phương pháp chế tác được lựa chọn để bảo quản, phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn

Các tài liệu được thu thập bổ sung vào các lưu trữ cơ quan gồm:

- Các tài liệu văn thư hiện hành đã được giải quyết xong

- Các tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức, cá nhân cán bộ

- Tiếp nhận tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ nộp vào lưu trữ

- Sưu tầm, bổ sung những tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hay của lưu trữ Nhà nước

* Phông lưu trữ: Là khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic và quan hệ lịch sử hình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ Gồm:

- Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu của CHXHCNVN không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó Thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam: ĐCSVN và Nhà nước Việt Nam

- Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan được lựa chọn bảo quản trong một kho lưu trữ Những điều kiện để một cơ quan được lập phông lưu trữ cơ quan: ã Cú văn bản của Nhà nước quy định việc thành lập, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy ã Cú tài khoản riờng; cú con dấu và văn thư độc lập

- Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ

* Sắp xếp tài liệu lưu trữ

- Theo bảng chữ cái alphabet

- Theo tên gọi (Quy định, Chỉ thị )

- Theo chủ đề (Quy chế, đơn từ )

Tài liệu sau khi được sắp xếp thành một hệ thống (tập hợp) có liên quan đến một nội dung, sự việc, vấn đề, đối tượng hình thành một hồ sơ Hồ sơ là sản phẩm của việc sắp xếp tài liệu

1.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn và sử dụng có hiệu quả

- Thông qua chỉnh lý tài liệu để phân loại, lập hồ sơ tài liệu lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

- Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thực hiện các khâu của công tác lưu trữ, tạo điều kiện khai thác có hiệu quả các tài liệu lưu trữ

Các tài liệu trong các kho lưu trữ phải được chỉnh lý theo các phông lưu trữ: các tài liệu của phông nào phải được sắp xếp và chỉnh lý theo phông đó nhằm tạo điều kiện cho công tác thống kê, bảo quản, khai thác, sử dụng

 Tổ chức quá trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện với hai giai đoạn:

7 ã Nghiờn cứu và viết lịch sử đơn vị hỡnh thành phụng ã Xõy dựng phương ỏn hệ thống húa tài liệu của phụng theo một trật tự khoa học Lựa chọn một trong các phương án sau: “Cơ cấu tổ chức – thời gian”, “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, “Mặt hoạt động – thời gian”, “Thời gian – Mặt hoạt động”, “Thời gian – Vấn đề” ã Viết cỏc bản hướng dẫn nghiệp vụ ã Lập kế hoạch chỉnh lý ã Kiểm tra bổ sung tài liệu của phụng trước khi tiến hành chỉnh lý ã Chuẩn bị cỏc phương tiện phục vụ chỉnh lý như: bàn ghế, giỏ, giấy, bỳt

- Tiến hành chỉnh lý tài liệu: ã Hệ thống húa tài liệu trong phụng theo phương ỏn đó định ã Xỏc định giỏ trị tài liệu trong quỏ trỡnh chỉnh lý ã Biờn mục hồ sơ: Biờn mục bờn trong gồm: Sắp xếp thứ tự cỏc văn bản bờn trong, đỏnh số tờ; Viết tài liệu bên trong hồ sơ; Viết chứng từ kết thúc Biên mục bên ngoài: Tên phông và tên đơn vị tổ chức trong phông; Tiêu đề hồ sơ; Ngày bắt đầu và kết thúc của tài liệu; Phông số; Mục lục số; Đơn vị bảo quản; Số lượng tờ; Thời hạn bảo quản của hồ sơ; Lập mục hồ sơ ã Sắp xếp tài liệu vào cặp hoặc vào hộp đựng tài liệu và sắp xếp lờn giỏ, tủ đưa vào lưu trữ, có độ dày vừa phải Trên gáy mỗi cặp, hộp dán một tờ nhãn đủ các thông tin: Tên của lưu trữ cơ quan, tên phông, số của phông, cặp số (hộp số), hồ sơ từ số đến số 1.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản Đây là mục đích chủ yếu, xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu hủy

- Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu:

+ Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông

+ Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin

- Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức hội đồng: Thủ trưởng hoặc chánh văn phòng; Cán bộ lưu trữ cơ quan; Cán bộ của đơn vị có tài liệu

+ Xác định giá trị tài liệu ở khâu văn thư trong các phông lưu trữ cơ quan dưới sự chỉ đạo của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM

T ỔNG QUAN VỀ TỔNG C ÔNG TY H ÀNG HẢI V IỆT N AM

Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) là một trong những tập đoàn hàng hải lớn nhất và có uy tín tại Việt Nam, được thành lập vào năm 1995 Vinalines không chỉ hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển mà còn đa dạng hóa vào logistics, cảng biển và kinh doanh dầu khí Với cơ cấu tổ chức rộng lớn, Vinalines bao gồm các công ty con, chi nhánh và đơn vị liên kết trải dài khắp cả nước Công ty đã đề ra mục tiêu trở thành một trong những tập đoàn hàng hải hàng đầu ở khu vực và trên thế giới Tuy nhiên, Vinalines cũng đối mặt với những thách thức như biến đổi khí hậu và sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp hàng hải quốc tế Qua các hoạt động kinh doanh, Vinalines đã góp phần vào sự phát triển kinh tế và xã hội của Việt Nam Công ty luôn đặt mục tiêu tăng cường hiệu suất kinh doanh và tuân thủ các quy định pháp luật và xã hội Với vị thế và kinh nghiệm, Vinalines liên tục mở rộng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước Trong chiến lược phát triển, công ty tập trung vào việc đa dạng hóa hoạt động kinh doanh và bảo đảm sự bền vững.

C ÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG C ÔNG TY H ÀNG HẢI V IỆT N AM

1 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu (Truyền thống)

 Xác định mục tiêu thu thập tài liệu: Đầu tiên cần xác định mục tiêu cụ thể của việc thu thập tài liệu, bao gồm việc xác định khách hàng mới, đánh giá rủi ro, hoặc tuân thủ các quy định pháp luật

 Xác định loại tài liệu cần thu thập: Dựa trên mục tiêu của bạn, xác định loại tài liệu cần thiết để đạt được mục tiêu đó Điều này có thể bao gồm giấy tờ cá nhân của khách hàng, báo cáo tài chính, hồ sơ giao dịch, hồ sơ tín dụng, hợp đồng vay, bản sao chứng minh thư,

 Xác định nguồn thông tin: Xác định các nguồn thông tin mà bạn sẽ thu thập tài liệu từ đó, bao gồm hồ sơ nộp đơn, bản sao giấy tờ, báo cáo tài chính, thông tin từ cơ quan chức năng, v.v

 Xác minh và xác thực tài liệu: Trước khi chấp nhận tài liệu, hãy đảm bảo rằng chúng được xác minh và xác thực Điều này có thể bao gồm việc gọi điện thoại hoặc gửi email để xác nhận thông tin với người cung cấp

 Lưu trữ và bảo mật tài liệu: Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được thu thập được lưu trữ một cách an toàn và bảo mật theo các quy định pháp luật và quy định nội bộ của ngân hàng

 Thực hiện kiểm định và đánh giá: Kiểm định và đánh giá tài liệu thu thập để đảm bảo tính toàn vẹn và đáng tin cậy của thông tin Điều này giúp đảm bảo rằng ngân hàng có đủ thông tin để đưa ra các quyết định chiến lược

 Cập nhật tài liệu: Liên tục cập nhật và bổ sung tài liệu mới vào hệ thống của ngân hàng để đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và đáng tin cậy

1.2 Tài liệu lưu trữ( các tài liệu được thu thập và bổ sung của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam (VIMC)

 Hợp đồng vận chuyển và dịch vụ:

 Hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc đường bộ

 Hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics, gồm vận tải, kho bãi, và xếp dỡ hàng hóa

 Báo cáo tài chính và báo cáo hàng hóa:

 Báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm, bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo tài sản và nợ

 Báo cáo hàng hóa và dịch vụ cụ thể, bao gồm khối lượng hàng hóa vận chuyển, số lượng đơn hàng, và doanh thu từ dịch vụ

 Tài liệu pháp lý và hợp pháp:

 Giấy tờ đăng ký doanh nghiệp và giấy phép hoạt động

 Hợp đồng lao động và các văn bản liên quan đến quản lý nhân sự

 Các văn bản pháp lý khác như giấy phép vận tải, bảo hiểm và hợp đồng với đối tác

 Chứng từ và văn bản giao dịch:

 Phiếu giao nhận hàng hóa và biên bản giao nhận

 Hóa đơn và chứng từ thanh toán từ khách hàng

 Thư từ và email liên quan đến giao dịch và hợp đồng

 Báo cáo quản lý và chiến lược:

 Báo cáo quản lý hàng quý và hàng năm về hoạt động kinh doanh và tài chính

 Chiến lược phát triển kinh doanh và quản lý rủi ro

 Hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp:

 Thông tin và hồ sơ của khách hàng và nhà cung cấp

 Hợp đồng và điều khoản với các đối tác kinh doanh

 Tài liệu liên quan đến quản lý hệ thống và công nghệ thông tin:

 Tài liệu hướng dẫn và quản lý về hệ thống quản lý vận tải và logistics

 Tài liệu về quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin

 Các tài liệu khác: o Các văn bản và tài liệu nội bộ liên quan đến quản lý nhân sự, đào tạo, và phát triển tổ chức o Báo cáo và văn bản liên quan đến môi trường, an toàn lao động và bảo vệ môi trường

 Xác định mục tiêu của phông lưu trữ: Đầu tiên, xác định mục tiêu của phông lưu trữ, bao gồm việc bảo vệ tài liệu, dễ dàng truy xuất và tổ chức hợp lý

 Xác định loại tài liệu cần lưu trữ: Xác định các loại tài liệu cần được lưu trữ, bao gồm hồ sơ khách hàng, hợp đồng, báo cáo tài chính, v.v

 Thiết kế phông lưu trữ: Tạo ra một kế hoạch thiết kế phông lưu trữ dựa trên mục tiêu và loại tài liệu cần lưu trữ Điều này có thể bao gồm việc chia phòng thành các khu vực hoặc kệ lưu trữ dựa trên loại tài liệu hoặc ngày phát hành

 Chọn trang thiết bị lưu trữ: Chọn các loại trang thiết bị lưu trữ như kệ sách, tủ hồ sơ, hộp lưu trữ, v.v phù hợp với kích thước và loại tài liệu cần lưu trữ

 Gắn nhãn và sắp xếp tài liệu: Gắn nhãn và sắp xếp tài liệu theo các tiêu chí nhất định như loại, ngày tháng, số hợp đồng, v.v để dễ dàng truy xuất sau này 13

 Xác định quy trình nhập và xuất tài liệu: Xác định quy trình nhập và xuất tài liệu để đảm bảo rằng mọi tài liệu mới được đưa vào phông lưu trữ một cách cẩn thận và đúng quy trình

 Xác định quy trình bảo quản và bảo mật: Xác định các biện pháp bảo quản và bảo mật để đảm bảo rằng tài liệu được bảo vệ khỏi hỏng hóc, mất mát hoặc truy cập trái phép

Đ ÁNH GIÁ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA CÔNG TY H ÀNG H V ẢI IỆT N AM

 Hàng Hải Việt Nam có hệ thống lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp và hiện đại, giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả

 Công ty sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường tính chính xác trong quản lý

 Hệ thống lưu trữ được tổ chức và phân loại rõ ràng, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần thiết

 Công ty có quy trình được xây dựng một cách cẩn thận và minh bạch, giúp đảm bảo an toàn và bảo mật cho tài liệu quan trọng

 Công ty có chính sách sao lưu dữ liệu định kỳ, giúp đảm bảo không mất mát thông tin quan trọng

 Rủi ro về bảo mật: Mặc dù có các biện pháp bảo mật, nhưng vẫn có nguy cơ dữ liệu bị hack hoặc rò rỉ do lỗ hổng bảo mật trong hệ thống

 Khả năng mất dữ liệu: Nếu không có các biện pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu hiệu quả, có thể xảy ra mất mát dữ liệu do lỗi hệ thống hoặc sự cố không mong muốn

 Thách thức về quản lý dữ liệu lớn: Dữ liệu tăng lên không ngừng, đòi hỏi sự quản lý và xử lý hiệu quả để tránh sự rối loạn và mất kiểm soát

 Sự phụ thuộc vào công nghệ: Nếu hệ thống máy chủ hoặc công nghệ lưu trữ gặp sự cố, có thể gây ra tình trạng không thể truy cập hoặc mất dữ liệu

 Hạn chế trong việc tìm kiếm và truy cập dữ liệu: Nếu không có các công cụ quản lý tài liệu hiệu quả, việc tìm kiếm và truy cập dữ liệu có thể trở nên phức tạp và mất thời gian

 Chi phí đầu tư ban đầu cao: Việc triển khai và duy trì các hệ thống lưu trữ hiện đại có thể đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn

 Tăng cường bảo mật: Đầu tư vào các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như firewall, mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập để đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng của công ty

 Sử dụng công nghệ lưu trữ tiên tiến: Xem xét sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây, hệ thống lưu trữ dữ liệu phân tán để tăng cường tính tin cậy và linh hoạt

 Tăng cường quản lý dữ liệu: Triển khai các hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả, bao gồm việc phân loại, gắn thẻ và tổ chức dữ liệu một cách logic để dễ dàng tìm kiếm và truy cập

 Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các quy trình và chính sách lưu trữ tài liệu, cũng như sử dụng các công cụ quản lý tài liệu hiệu quả

 Đánh giá và cập nhật định kỳ: Đánh giá và cập nhật hệ thống lưu trữ và quy trình làm việc định kỳ để đảm bảo rằng nó vẫn đáp ứng được nhu cầu và tiêu chuẩn an toàn mới nhất