Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 5: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu. Chương này cung cấp cho học viên những kiến thức về: tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; tổ chức lưu trữ tài liệu;... Mời các bạn cùng tham khảo!
NỘI DUNG CHƢƠNG 5.1 Tổ chức quản lý giải văn 5.2 Tổ chức lƣu trữ tài liệu • • • • Khái niệm văn Tổ chức quản lý, giải văn đến Tổ chức quản lý, giải văn Tổ chức quản lý sử dụng dấu • Khái niệm ngun tắc cơng tác lưu trữ tài liệu • Nội dung công tác lưu trữ tài liệu 5.1 Tổ chức quản lý giải văn 5.1.1 Khái niệm văn Văn phương tiện giao tiếp thức quan Nhà nước với cấp trên, cấp với công dân phương tiện phục vụ cho hoạt động thông tin giao dịch doanh nghiệp - Phân loại: Văn đến văn 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải văn đến • Nguyên tắc: - Các văn đến phải tập trung phận văn thư - Phải quản lý, giải kịp thời, xác thống - Nếu có dấu mức độ mật phải người có trách nhiệm bóc xử lý - Văn mức độ khẩn phải xử lý sau nhận 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải văn đến Quản lý, giải văn đến: - Tiếp nhận văn đến - Kiểm tra, phân loại, bóc bì - Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến - Đăng ký văn đến - Trình văn đến - Chuyển giao văn đến - Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến - Sao văn đến 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải văn đến Lưu ý bóc bì văn Bóc trước bì đóng dấu khẩn Không gây hư hại văn ngồi bì; cần sốt lại bì Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi phong bì với số, ký hiệu văn bì Nếu văn kèm phiếu gửi phải đối chiếu văn với phiếu gửi trước ký xác nhận Giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải văn đến Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến • Tất văn cần đóng dấu đến: 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải văn đến Đăng ký văn đến Doanh nghiệp tiếp nhận 2000 văn đến/ năm Doanh nghiệp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến/ năm - Sổ đăng ký văn đến - Sổ đăng ký văn đến - Sổ đăng ký văn mật Bộ, ngành, đến quan TW - Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác - Sổ đăng ký văn mật đến Doanh nghiệp nhận 5000 văn đến/ năm Lập sổ theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải văn đến Sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày Tên loại tháng trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải văn đến Trình văn đến Văn đến sau đăng ký trình cho người đứng dầu người có thẩm quyền giải Ý kiến đạo ghi vào mục “chuyển” dấu “đến” Chuyển lại cho phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến 5.2 Tổ chức lƣu trữ tài liệu 5.2.1 Khái niệm nguyên tắc • Khái niệm: Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức bảo quản cách khoa học văn tài liệu có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ • Ngun tắc: Tính khoa học; Tính mật 5.2 Tổ chức lƣu trữ tài liệu 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thu thập tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ Bảo quản an toàn tài liệu 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thu thập tài liệu • Thu thập tài liệu: Là việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho kho lưu trữ quan theo nguyên tắc phương pháp thống • Tài liệu lƣu trữ: Là tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, kinh tế cá nhân lựa chọn để bảo quản, phụ vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học công tác thực tiễn 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thu thập tài liệu (tiếp) • Phơng lƣu trữ: Là khối tài liệu có mối quan hệ lơgic quan hệ lịch sử hình thành hoạt động quốc gia, quan, cá nhân bảo quản kho lưu trữ 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thu thập tài liệu (tiếp) • Sắp xếp tài liệu lƣu trữ: - Theo bảng chữ alphabet - Theo tên gọi - Theo chủ đề 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ • Khái niệm: Là kết hợp chặt chẽ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn sử dụng có hiệu • Mục đích: - Lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Khai thác hiệu tài liệu lưu trữ 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ (tiếp) • Nguyên tắc: Chỉnh lý theo phơng lưu trữ • Q trình chỉnh lý: - Chuẩn bị chỉnh lý - Tiến hành chỉnh lý tài liệu 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Xác định giá trị tài liệu lưu trữ • Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu: Nội dung; Đơn vị hình thành phơng; Tác giả; Tiêu chuẩn lặp lại thơng tin • Cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Tổ chức hội đồng -> Xác định giá trị tài liệu khâu văn thư phông lưu trữ -> Tiêu huỷ tài liệu 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Bảo quản an tồn tài liệu • Nhân tố phá hoại tài liệu lƣu trữ: - Nhân tố tự nhiên - Nhân tố người - Nhân tố thuộc hố học • Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lƣu trữ: - Phòng lưu trữ Hộp cặp đựng tài liệu Ghi biên sử dụng tài liệu lưu trữ, kiểm tra nhận lại Thực nghiêm nội quy PCCC 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ • Khái niệm: Là sử dụng cơng cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ • Mục đích: - Có để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu - Lên kế hoạch mua trang thiết bị bảo quản tài liệu - Làm sở cho việc quản lý Nhà nước công tác lưu trữ, bảo vệ bí mật quốc gia 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ (tiếp) • Nguyên tắc: - Thống kê tồn diện, kịp thời, xác tài liệu - Bảo đảm thống thống kê bảo quản tài liệu - Áp dụng thống thể loại, nội dung, đối tượng thống kê 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ (tiếp) • Các cơng cụ thống kê tài liệu lƣu trữ: - Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ - Mục lục hồ sơ - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ - Sổ thống kê phông - Báo cáo tổng hợp - Sổ xuất tài liệu lưu trữ 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Kiểm tra tài liệu lƣu trữ • Khái niệm: Là hoạt động nhằm mục đích nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu tình hình bảo quản để phát sai sót, có biện pháp khắc phục sai sót • Cách thức kiểm tra: - Kiểm tra định kỳ - Kiểm tra đột xuất 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ • Khái niệm: Là q trình cung cấp cho quan, tổ chức kinh tế, xã hội, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ • Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu: - Tổ chức phòng đọc - Cấp lục trích lục tài liệu lưu trữ - Thông báo tài liệu lưu trữ - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Công bố tài liệu lưu trữ Thảo luận nhóm Liên hệ thực tiễn cơng tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu ... từ tài liệu lưu trữ • Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu: - Tổ chức phòng đọc - Cấp lục trích lục tài liệu lưu trữ - Thông báo tài liệu lưu trữ - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Công bố tài liệu. ..NỘI DUNG CHƢƠNG 5.1 Tổ chức quản lý giải văn 5.2 Tổ chức lƣu trữ tài liệu • • • • Khái niệm văn Tổ chức quản lý, giải văn đến Tổ chức quản lý, giải văn Tổ chức quản lý sử dụng dấu • Khái... định giá trị tài liệu lưu trữ: Tổ chức hội đồng -> Xác định giá trị tài liệu khâu văn thư phông lưu trữ -> Tiêu huỷ tài liệu 5.2.2 Nội dung cơng tác lưu trữ tài liệu Bảo quản an tồn tài liệu •