Tiểu luận quản trị hành chính văn phòng đề tài thực tế công tác hành chính văn phòng tại công ty sữa vinamilk

Untitled MÔN HỌC TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI THỰC TẾ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY SỮA VINAMILK 1 Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần sữa Việt Nam VINAMILK Vinamilk[.]

MƠN HỌC: TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI THỰC TẾ: CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY SỮA VINAMILK Giới thiệu tổng quan công ty cổ phần sữa Việt Nam VINAMILK Vinamilk tên gọi tắt Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) công ty sản xuất, kinh doanh sữa sản phẩm từ sữa thiết bị máy móc liên quan Việt Nam Hình Logo Vinamilk Cơng ty doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp chế biến sữa, chiếm lĩnh 75% thị phần sữa Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh nước với 0 mạng lưới 183 nhà phân phối gần 94.000 điểm bán hàng phủ 64 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk xuất sang nhiều nước Mỹ, CanaDa, Đức,… Sau 30 năm mắt người tiêu dùng, đến Vinamilk xây dựng nhà máy, xí nghiệp xây dựng thêm nhà máy mới, với đa dạng sản phẩm, Vinamilk có 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, trùng sản phẩm làm từ sữa 1.1 Tầm nhìn sứ mệnh cơng ty Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin số Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ cho sống người” Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết ang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng trân trọng tình u trách nhiệm cao với sống người xã hội” 1.2 Nhiệm vụ công ty vinamilk - Con người  Vinamilk có chương trình đào tạo giúp nhân viên phát triển đạt mục tiêu nghề nghiệp  Chế độ lương bổng đãi ngộ xứng đáng: làm việc Vinamilk, bạn nhận mức lương tương xứng với lực cạnh tranh so với thị trường  Nền văn hóa tạo cảm hứng làm việc sáng tạo - Trang Thiết Bị Văn Phịng “Thiết bị văn phịng đóng vai trị quan trọng việc trì hoạt động làm tăng hiệu suất làm việc nhân viên Đóng vai trị thiết yếu q trình sử dụng phục vụ cho cơng việc nhân viên văn phịng, kể đến: Giấy bút, Máy vi tính, máy photo, kẹp tài liệu ” Những thiết bị văn phịng vơ thiết yếu cần thiết mà nhân viên cần dùng đến  ·Giúp điều hành quản lý công việc - tài liệu, hồ sơ dễ dàng 0  ·Tiết kiệm thời gian làm việc mà lại thu hiệu quả, hiệu suất cao  ·Hỗ trợ cho việc truyền đạt, tổng hợp, báo cáo, thuyết trình  ·Là sở để tạo mơi trường làm việc hồn thiện, đại, chun nghiệp suất Hình Văn phịng Vinamilk thiết kế theo dạng ô chữ nhật lớn tương ứng với nhóm nhân viên Hình Nơi làm việc nhân viên nhóm khơng có vách ngăn, tiện cho việc trao đổi cơng việc 0 1.3 Các ngun tắc văn hóa thủ tục - Đối với lãnh đạo doanh nghiệp “Nỗ lực mang lại lợi ích vượt trội cho cổ đông, sở sử dụng hiệu bảo vệ nguồn tài nguyên Vinamilk.”Lãnh đạo công ty cổ phần sữa Vinamilk làm việc cách nghiêm túc, có tầm nhìn rộng phát triển cơng ty cách bền vững, đảm bảo yếu tố môi trường tận dụng nguồn tài nguyên có sẵn có doanh nghiệp - Đối với đội ngũ nhân viên “Đối xử tôn trọng, công với nhân viên Vinamilk tạo hội tốt cho nhân viên để phát triển bình đẳng, xây dựng trì mơi trường làm việc thân thiện, an tồn cởi mở.” - Đối với khách hàng “Vinamilk cung cấp sản phẩm dịch vụ đa dạng Vinamilk cam kết chất lượng đạt tiêu chuẩn cao nhất, giá cạnh tranh trung thực với giao dịch.” Trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp Vinamilk đảm bảo yếu tố thực tiễn, đem đến sản phẩm chất lượng phục vụ khách hàng Sơ tổ chức công ty 0 2.1 Chức phong ban công ty  Hội đồng quản trị Chức -Giám sát phận cụ thể họ Tài Chính, Tiếp Thị Sản Xuất -Phân tích đánh giá hiệu cơng việc ngayftrong phịng ban đảm bảo tất mục tiêu đáp ứng -Đưa định hoạt động kinh doanh công ty -Xây dựng, quản lý cấu tổ chức cơng ty -Xây dựng trì mối quan hệ hợp tác với khách hàng đối tác Nhiệm vụ -Xây dựng, tiến hành, triển khai, thực thi chiến lược kinh doanh, nhằm thúc đẩy nhanh chóng trình hoạt động gia tặng lợi nhuận cho cơng ty -Tổ chức thực hiện, giám sát q trình thực chiến lược để đảm bảo hiệu tài tốt giảm bớt chi phí cho công ty -Tổ chức thực đạo từ hội đồng quản trị  Phịng kế tốn (Accounting) Chức -Thực công việc nghiệp vụ chun mơn tài kế tốn theo qui định Nhà nước chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán … -Theo dõi, phản ánh vận động vốn kinh doanh Cơng ty hình thái cố vấn cho Ban lãnh đạo vấn đề liên quan -Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) chế độ kế toán thay đổi chế độ qua thời kỳ hoạt động kinh doanh 0 Nhiệm vụ Ghi chép, tính tốn, phản ánh số có, tình hình ln chuyển sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn Kiểm tra tình hình thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài việc thu, nộp, tốn, kiểm tra việc giữ gìn sử dụng tài sản Phổ biến sách chế độ quản lý tài nhà nước với phận liên quan cần thiết Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế tài chính, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh cho BTGĐ Cơng ty - Phịng quản trị hành nhân ( HR/Admind ) Thực việc lưu trữ hồ sơ tồn nhân cơng ty Liên tục cập nhật thông tin, liệu nội liên quan đến nhận công ty thường, ngày nghỉ ốm, chế độ bảo hiểm, thai sản,… Lên kế hoạch để chuẩn bị tốt cho tài liệu hướng dẫn nhận mẫu hợp đồng tuyển dụng lao động công ty -Giải đáp thắc mắc nhân viên cơng ty sách vấn đề có liên quan đến nhân Thực công tác hỗ trợ nhân viên kế toán việc lên bảng lương hàng tháng cho tồn nhân viên cơng ty, Thực vấn đề với đối tác bên ngồi cơng ty liên quan đến vấn đề nhân - Phịng Marketing Chức 0 Tạo hình ảnh, phát triển thương hiệu -Nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường -Thực chương trình marketing Ban Giám đốc duyệt -Tham mưu cho Giám đốc công ty chiến lược marketing, sản phẩm, khách hàng -Kiểm tra giám sát công việc nhân viên thuộc phận mình, định khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc phận Nhiệm vụ -Tổ chức quản lý chăm sóc khách hàng -Chương trình hậu mãi, bảo hành sản phẩm -Tham gia tài trợ họat động xã hội -Tổ chức hệ thống thu thập thông tin sản phẩm, giá, đối thủ cạnh tranh -Đánh giá thông tin định thay đổi chỉnh sửa sản phẩm -Định hướng thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu -Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường -Lập kế hoạch marketing theo yêu cầu Giám đốc -Tổ chức thực chương trình marketing -Theo dõi, điều chỉnh, báo cáo tình hình thực - Chức năng, nhiệm vụ phòng xuất nhập -Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập cho công ty -Nghiên cứu tìm kiếm thị trường -Lập phương án kinh doanh -Tiếp cận, đàm phán ký kết hợp đồng -Điều hành việc thực hợp đồng xuất nhập 0 - Phòng QA -Đề xuất, đưa quy trình phát triển (development process) sản phẩm phù hợp với yêu cầu cụ thể dự án -Đưa tài liệu, biểu mẫu, hướng dẫn để đảm bảo chất lượng sản phẩm cho tất phận nhóm phát triển sản phẩm -Kiểm tra, audit việc thực thi quy trình phận nhóm làm sản phẩm có quy trình QA đề khơng - Phịng IT (Công nghệ thông tin) -Hỗ trợ công việc liên quan đến thiết kế đồ họa, thiết kế website, mạng nội bộ, domain, hosting, quản lý website nội bộ, email, vấn đề liên quan đến kỹ thuật -Hỗ trợ phòng ban khác vấn đề kỹ thuật chuyên môn -Nhận yêu cầu từ nhân viên kinh doanh web, lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, xây dựng, phản hồi website -Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao công ty -Quản lý, đăng ký, gia hạn, khắc phục cố, lưu, phục hồi vấn đề liên quan đến domain hosting, email -Lập kế hoạch, nâng cấp sản phẩm kinh doanh công ty -Quản lý kỹ thuật website nội công ty -Khắc phục cố máy tính nội cơng ty mặt tổng thể công ty 2.2 Hệ thống nghiệp vụ văn phịng  Hiểu sâu sắt nghề nghiệp mình, nhiệm vụ mà giao  Thao tác thành thạo nghiệp vụ chuyên môn yêu cầu 0  Có khả truyền đạt, hướng dẫn nghiệp vụ chun mơn cho người khác  Có khả thao tác số kỹ thuộc nghiệp vụ hành văn phịng sử dụng tốt trang thiết bị văn phòng đại  Có kỹ trí nhớ tốt  Có tính độc lập, kiên định kiến  Am hiểu nhiều mảng kiến thức quản trị hành văn phịng  Phong cách lịch sự, tự tin  Sáng tạo  Có óc phán dốn - Trang phục cơng sở + Về kiểu dáng:  Công ty Vinamilk dựa vào đặc điểm, tính chất cơng việc nhân viên định lựa chọn mẫu áo phông đồng phục công ty đơn giản thể nét lịch sự, tao nhã thời trang đồng phục công ty Mẫu áo đồng phục thể trẻ trung, động môi trường làm việc công ty + Về màu sắc  Đồng phục công ty Vinamilk công ty định lựa chọn hai tơng màu chủ đạo màu xanh dương màu trắng Hai màu thuận tiện cho công ty thể thông điệp làm bật logo, biểu tượng cơng ty Vinamilk 0 Hình Hình ảnh màu sắc trang phục - Văn hóa giao tiếp: +Ứng xử với đồng nghiệp: Luôn chào hỏi để thể phép lịch sự, có thái độ tơn trọng biết lắng nghe từ đồng nghiệp, luôn sãn sang giúp đỡ người cần hỗ trợ Luôn tiếp thu thay đổi để hồn thiện, có tinh thần tập thể, làm việc theo tập thể có kết tốt - Ứng xử với khách hàng:  Thân thiện, lịch chuyên nghiệp khách hàng cần giúp đỡ hay chuyện  Hiểu sản phẩm khách hàng  phân biệt khách hàng  Đặt lợi ích khách hàng lên đầu  Tránh để khách hàng chờ đợi  Luôn lắng nghe  Nghệ thuật đặt câu hỏi  Không hứa điều  Luôn cố gắng làm nhiều khả  Kheó léo với góp ý phản hồi tiêu cực 0 2.3 Điều kiện vật lý văn phịng Khơng khí:  Văn phịng môi trường mà nhiều người dành phần lớn thời gian ngày, xem nhà thứ hai họ Chính vậy, khơng gian văn phịng nơi ảnh hưởng, tác động trực tiếp lên họ  Thường xun lau chùi hệ thống thơng khí, thống gió, điều hịa, quạt trần để ngăn chặn tích tụ lâu ngày bụi bẩn  Thường xuyên mở cửa sổ để đón bầu khơng khí tự nhiên bên ngồi mơi trường để tăng lưu thơng khí Hình Hoa, cảnh mảng xanh đặt nhiều nơi văn phòng Màu sắc  Màu sắc yếu tố quan trọng công ty, giúp cơng ty đạt ấn tượng tốt khách hàng Bên cạnh cịn ảnh hưởng đến khả sang tảo nhân viên  Văn phòng lấy màu trắng, xanh xanh dương (ba màu nhận diện thương hiệu Vinamilk) làm gam chủ đạo trang trí Ánh sáng  Sử dụng loại bóng đèn huỳnh quang đời mới, 0  Đèn có chao chụp phản quang để tăng cường độ sáng, độ đồng phân bố ánh sáng  Bố trí dãy đèn song song với hướng nhìn cửa để hạn chế phản xạ lóa mắt  Ánh sáng nguồn sáng dài bố trí chiếu trực tiếp từ trần xuống  Số lượng đèn bố trí văn phịng bảo đảm độ rọi sáng theo tiêu chuẩn Mật độ công suất tiêu thụ điện 10W/m2 0 ... cơng ty -Tổ chức thực hiện, giám sát q trình thực chiến lược để đảm bảo hiệu tài tốt giảm bớt chi phí cho công ty -Tổ chức thực đạo từ hội đồng quản trị  Phịng kế tốn (Accounting) Chức -Thực công. .. động công ty -Giải đáp thắc mắc nhân viên cơng ty sách vấn đề có liên quan đến nhân Thực công tác hỗ trợ nhân viên kế toán việc lên bảng lương hàng tháng cho tồn nhân viên cơng ty, Thực vấn đề. .. số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế tài chính, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh cho BTGĐ Cơng ty - Phịng quản trị hành nhân