TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Đề tài Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác công ty TNHH một thành viên thoát nước Hà Nội GVG[.]
lOMoARcPSD|15978022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Đề tài: Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến cơng tác cơng ty TNHH thành viên nước Hà Nội GVGD: Ngô Thị Mai Mã LHP: 2121CEMG2431 Nhóm: lOMoARcPSD|15978022 DANH SÁCH NHĨM ST T 19 Mã sinh viên Họ tên 19D210017 Chu Thị Thảo Huyền 20 19D210087 Lê Khánh Huyền 21 19D210021 Hoàng Thị Mai Lệ 22 19D210161 Nguyễn Thị Sáu Liên 23 19D210301 Bùi Thị Phương Linh 24 19D210162 Đặng Thị Thùy Linh 25 19D210232 Đỗ Thị Linh 26 19D210023 Nguyễn Khánh Linh 27 19D210233 Nguyễn Thị Phương Linh Ghi lOMoARcPSD|15978022 BẢNG ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC STT Họ tên MSV Nhiệm vụ Chu Thị Thảo Huyền 19D210017 Phần 1.1 Lê Khánh Huyền 19D210087 Phần 1.1 Hoàng Thị Mai Lệ 19D210021 Phần 1.2.1 19D210161 - Nhóm trưởng - Lập đề cương, phân công công việc - Powerpoint Nguyễn Thị Sáu Liên Bùi Thị Phương Linh 19D210301 Đặng Thị Thùy Linh 19D210162 Đỗ Thị Linh 19D210232 Phần 1.2.3 Nguyễn Khánh Linh 19D210023 Thuyết trình Nguyễn Thị Phương Linh 19D210233 Tổng hợp word Phần 1.2.2 - Thư ký Phần 1.2.2 Đánh giá lOMoARcPSD|15978022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG I Giới thiệu chung công ty Lịch sử hình thành 1.1 Giới thiệu chung 1.2 Các giai đoạn phát triển 1.2.1 Giai đoạn khởi nghiệp: 1973 – 1983 1.2.2 Giai đoạn 1983 – 1993 1.2.3 Giai đoạn 1993 – 2003 1.2.4 Giai đoạn 2003 đến Tầm nhìn, sứ mệnh Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Cơng ty TNHH thành viên nước Hà Nội 3.1 Chức 3.2 Nhiệm vụ .8 II Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến công tác Thực trạng chung: 1.1 Lập kế hoạch chuyến công tác .9 1.2 Chuẩn bị cụ thể chuyến công tác 10 Cụ thể chuyến công tác 10 2.1 Văn kế hoạch chuyến công tác 10 2.2 Phỏng vấn 12 2.2.1 Hoạt động văn phịng hành trước chuyến cơng tác 12 2.2.2 Hoạt động văn phịng hành chuyến công tác 18 2.2.3 Hoạt động văn phịng hành sau chuyến cơng tác 19 Đánh giá chung đề xuất giải pháp (nếu có) Phần đánh giá gồm: thành công, hạn chế, nguyên nhân 19 3.1 Ưu điểm 19 3.2 Nhược điểm 20 3.3 Phương hướng giải 20 KẾT LUẬN 22 lOMoARcPSD|15978022 LỜI MỞ ĐẦU Trong trình cạnh tranh để tồn phát triển trước xu nay, vấn đề đặt cho doanh nghiệp cần xác lập củng cố vị trí thị trường khơng chiến lược sản xuất kinh doanh mà cách thức quản lý thích hợp hiệu quả, có khả thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt mục tiêu đối mặt với mơi trường cạnh tranh khắc nghiệt, mà điều tiến hành thông suốt hiệu nhờ máy giúp việc văn phòng Bất cấp quản trị có văn phịng làm việc phải quản trị văn phịng gọi quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin Cấp quản trị cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức hội họp, hội nghị chuyến công tác; phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; phải tiếp khách, gọi điện thoại; phải xếp chỗ làm việc theo luồng cơng việc… Tất hoạt động hành văn phòng nêu quản trị hệ thống thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế Quản trị hành văn phịng ngày trở thành ngành học lớn giới Các nước phát triển có Hiệp hội quản trị hành Ví dụ Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu hệ thống thủ tục SPA (Systems and Procedures Association)… Vì vậy, để hiểu rõ học phần quản trị hành văn phịng vận dụng cách tốt cho cơng việc sau sinh viên theo chuyên ngành quản trị nhân lực, nhóm chúng em tìm hiểu, thảo luận đề tài “Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác tổ chức/doanh nghiệp cụ thể” chúng em chọn Công ty TNHH thành viên Thoát nước Hà Nội Do hiểu biết kiến thức nhiều hạn chế nên thảo luận nhóm em cịn nhiều sai sót, mong bạn đóng góp ý kiến để nhóm em hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! lOMoARcPSD|15978022 NỘI DUNG I Giới thiệu chung cơng ty Lịch sử hình thành 1.1 Giới thiệu chung Cơng Ty TNHH Một Thành Viên Thốt Nước Hà Nội Cơng ty TNHH thành viên nước Hà Nội HANOI SEWERAGE AND DRAINAGE LIMITED COMPANY (HSDC) Được thành lập từ ngày 28/3/1973 với tên gọi “Đội nước”, có nhiệm vụ quản lý vận hành hệ thống thoát nước Thành phố, tập trung nước 04 quận nội thành là: Hồn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng Tên đầy đủ tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước thành viên thoát nước Hà Nội Tên viết tắt: Cơng ty TNHH Thốt nước Hà nội Tên giao dịch tiếng Anh: Hanoi Sewerage anh Drainage Limited Company Tên thương hiệu: HSDC Trụ sở chính: Số 65 Vân Hồ- Quận Hai Bà Trưng- Thành phố Hà Nội Điện thoại: (84-4) 9.762.245- Fax: (84-4) 9.745.138 Email: hsdc.thoatnuochanoi@hn.vnn.vn 1.2 Các giai đoạn phát triển Chặng đường xây dựng phát triển Cơng ty Thốt nước Hà nội chia làm giai đoạn phát triển chính: 1.2.1 Giai đoạn khởi nghiệp: 1973 – 1983 Từ ngày đầu thành lập, Đội Thốt nước có khoảng gần 100 cơng nhân điều chuyển từ Công ty Cầu đường nội thành (nay Cơng ty Cơng trình giao thơng 3) Đồng chí Nguyễn Công Toại cử làm phụ trách Đội, trụ sở đóng 65 Vân Hồ – Quận Hai Bà Trưng Đến ngày 22/12/1973 chuyển đổi thành Xí nghiệp Thoát nước Hà Nội Cơ sở vật chất Xí nghiệp q nghèo nàn, sơ sài Cơng cụ, dụng cụ chủ yếu công cụ cầm tay, thô sơ 1.2.2 Giai đoạn 1983 – 1993 Do hiệu cơng trình xây lắp khối lượng cơng trình ngày nhiều, từ 01/01/1986 lực lượng xây lắp Xí nghiệp Thốt nước tách thành lập Cơng ty Xây lắp giao thơng cơng chính, 500 CBCNV (cùng xe máy, thiết bị phục vụ công tác xây lắp) chuyển sang Công ty Số CBCNV lại khoảng 650 người tiếp tục thực việc quản lý, tu, vận hành hệ thống thoát nước Đề nâng cao chất lOMoARcPSD|15978022 lượng công tác quản lý, Xí nghiệp tiến hành khảo sát, đo vẽ dựng lại toàn hồ sơ kỹ thuật hệ thống cống, mương, sơng, hồ ao nước nội thành Đồng thời trọng việc bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực đôi với việc đầu tư thêm xe máy, thiết bị, sửa chữa Do phát triển lớn mạnh Xí nghiệp, năm 1991 UBND Thành phố Hà nội định đổi thành Cơng ty Thốt nước Hà nội Với đóng góp Cơng ty xây dựng Thủ đô, năm 1991 Công ty Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhì 1.2.3 Giai đoạn 1993 – 2003 Năm 1993, với chương trình viện trợ khơng hồn lại Chính phủ Nhật Bản, Cơng ty UBND Thành phố giao nhiệm vụ đối tác chuyên gia JICA lập quy hoạch tổng thể thoát nước Hà nội với phạm vi phục vụ 135,4 Cũng thời gian này, dự án triển khai hàng loạt cơng trình nước khác như: xây dựng thêm gần 30 km cống loại đường phố Nạo vét, kè bờ, cải tạo cầu cống sông Tô Lịch, Lừ, Sét, Kim Ngưu Nạo vét kè hồ Giảng Võ, Thành Công, Thuyền Quang, Thanh Nhàn 1,2…Hệ thống thoát nước vừa cải tạo, xây dựng vừa phải vận hành để đảm bảo nước khó khăn khơng nhỏ Công ty Để nâng cao chất lượng lao động, Công ty xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật cơng nhân ngành Thốt nước Xây dựng quy trình, quy phạm cơng việc Cơng ty Từ hoạt động Công ty dần vào nề nếp mang lại hiệu cao Với kết đạt được, năm 1996 Công ty Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhất năm 2003 Nhà nước tặng thưởng Huân chương độc lập hạng Ba 1.2.4 Giai đoạn 2003 đến Tốc độ đô thị hóa Thành phố khơng ngừng tăng năm qua Sự hình thành loạt thị mới, khu công nghiệp tập trung, kèm theo gia tăng dân số như: Khu đô thị Định Công – Linh Đàm, Trung Hịa – Nhân Chính, Khu liên hiệp thể thao Mỹ Đình, Nam Trung Yên, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, Việt Hưng, Nam Thăng Long, Tây Hồ Tây, Bắc Thăng Long – Vân Trì… làm cho nhu cầu nước tăng lên nhanh chóng Điều gây áp lực lên hệ thống nước, sơng hồ vùng Hà Nội tỉnh lân cận Mặt khác, lượng nước thải sinh hoạt chảy vào hệ thống cống chung ngày tăng cao, xả trực tiếp vào sơng hồ mà khơng qua xử lý Chính vậy, chất lượng nước sông hồ xấu cách nghiêm trọng, môi trường bị ô nhiễm nặng nề làm ảnh hưởng tới sức khỏe cộng đồng, làm xấu cảnh quan đô thị ảnh hưởng xấu tới nhịp độ phát triển kinh tế Thành phố Vì vậy, với tiến trình thị hóa, mở rộng Thủ nhu cầu thiết nước mưa, thu gom xử lý nước thải, kết hợp với yêu cầu Chính phủ theo Nghị định nước thị khu cơng nghiệp số 88/2007/NĐ – CP ngày 28/5/2007 Địi hỏi Cơng ty Thốt nước phải nỗ lực vươn lên, phải phát triển mạnh mẽ để theo kịp với tiến độ đô thị hóa nhanh chóng Hà nội lOMoARcPSD|15978022 Xác định vai trị chủ đạo lĩnh vực thoát nước phục vụ nhu cầu xây dựng phát triển Thủ đô giai đoạn Công ty vừa trọng đến việc tiếp nhận cơng trình đưa vào vận hành, khai thác (của Dự án thoát nước chủ đầu tư khác, có khối lượng khơng nhỏ cơng trình tưới tiêu nơng nghiệp trước đây), vừa trọng đến việc xử lý nước thải Dưới lãnh đạo Thành ủy – Hội đồng nhân dân UBND Thành phố, ủng hộ Sở, Ban, Ngành, quyền Quận, Huyện, nhân dân thủ Cơng ty Thốt nước Hà nội triển khai cụ thể hóa định hướng nước quy hoạch, góp phần hồn thiện hệ thống hạ tầng kỹ thuật Thủ đô, xứng với tầm nhìn tương lai nêu Pháp lệnh Thủ đơ, Hà nội “trái tim nước, ngày giàu đẹp, văn minh, đại, kế thừa phát huy truyền thống lịch sử ngàn năm văn hiến Thăng Long – Hà nội, góp phần xây dựng đất nước đàng hồng hơn, to đẹp hơn”! Tầm nhìn, sứ mệnh Là đơn vị giữ vị trí chi phối thủ Hà nội đứng hàng đầu nước công tác quản lý vận hành hệ thống thoát nước đô thị Phát triển thủ đô Hà nội hết úng ngập mưa vào năm 2010, sông hồ dần xanh trở lại vào năm 2020 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Cơng ty TNHH thành viên thoát nước Hà Nội 3.1 Chức Văn phịng Cơng ty có chức tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc công ty lĩnh vực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, cơng tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc Cơng ty; Cơng tác tạp chí, quản lý trang thông tin điện tử Công ty (Websibe) thực công tác thi đua, khen thưởng; quản lý vận hành hệ thống điện, nước trụ sở công ty; quản lý công tác vệ sinh Công ty 3.2 Nhiệm vụ - Cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ Tổ chức thực công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp khách; tổ chức phục vụ họp, làm việc, tiếp khách Công ty Chủ trì tổ chức phục vụ đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan Công ty Quản lý, tổ chức thực hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; quản lý dấu, công văn đi, công văn đến theo quy định công ty Kiểm tra thể thức thủ tục hành việc ban hành văn cơng ty Quản lý hồ sơ thoát nước lOMoARcPSD|15978022 Chuẩn bị chương trình cơng tác làm thủ tục công tác cho ban lãnh đạo công ty Thông báo ý kiến kết luận, đạo hội nghị, họp, làm việc ban lãnh đạo - Công tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị Quản lý hệ thống mạng điện thoại, máy fax đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt Quản lý cấp phát văn phòng phẩm, vận hành thiết bị văn phòng phục vụ nhu cầu làm việc khối văn phịng cơng ty Quản lý máy móc, phương tiện phục vụ q cơng tác thoát nước, làm vệ sinh nhân viên địa phương Quản lý đội xe khối Văn phịng, điều động xe phục vụ nhu cầu cơng tác cán công nhân viên theo quy định - Cơng tác tạp trí, quản lý trang thơng tin điện tử Xây dựng quản lý hệ thống trang thông tin điện tử (website) công ty Xây dựng tin văn hóa nội cơng ty Quản lý hịm thư điện tử cơng ty II Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến công tác Thực trạng chung: 1.1 Lập kế hoạch chuyến công tác Các chuyến công tác thường kỳ cần đưa vào kế hoạch năm, phải phù hợp với kế hoạch chung năm công ty Khi lập kế hoạch chuyến công tác kể chuyến công tác đột xuất phải lập kế hoạch thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương Những vấn đề chủ yếu việc lập kế hoạch chuyến công tác - Nội dung chuyến - Mục tiêu chuyến - Thời gian công tác - Cán với lãnh đạo - Phương tiện giao thông - Giấy tờ cần thiết - Tài liệu tham khảo, nghiên cứu - Kinh phí cho chuyến lOMoARcPSD|15978022 1.2 Chuẩn bị cụ thể chuyến công tác - Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhận ngày đến danh sách người đến công văn, điện thoại < tuỳ theo phạm vi chuyến mà điều chỉnh cho hợp lý thời gian nội dung công tác > - Chuẩn bị nội dung công tác: Đây phần chuyến công tác, tuỳ thuộc vào mục đích chuyến mà nội dung có độ phức tạp khác Vì người thư ký khơng thể tự giải công việc cho giám đốc mà người truyền đạt trực tiếp yêu cầu giám đốc đến bô phận chức phối hợp với chuyên gia, đơn vị liên quan giúp đỡ để hoàn thành công việc tốt - Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc cần tiến hành từ khái quát đến cụ thể Trước hết, người thư ký cần tổng hợp tư liệu theo danh mục tài liệu pháp quy, pháp luật hành thuộc lĩnh vực chun mơn Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc giải mà xem xét tài liệu cụ thể, phụ thuộc trường hợp định mà cần tra cứu, ghi lại số liệu để làm việc - Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm thời gian công tác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm Thư ký có trách nhiệm báo cho phịng hành công ty sau lựa chọn phương tiện giao thông phù hợp phục vụ cho chuyến - Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác giấy giới thiệu, giấy đường, chứng minh nhân dân giấy tờ khác có liên quan - Chuẩn bị kinh phí phương tiện khác: Thư ký thơng báo phối hợp với văn phịng hành chuẩn bị chu đáo cho chuyến công tác giám đốc theo chức nhiệm vụ cá nhân tập thể Cụ thể chuyến công tác 2.1 Văn kế hoạch chuyến công tác lOMoARcPSD|15978022 2.2 Phỏng vấn 2.2.1 Hoạt động văn phịng hành trước chuyến công tác * Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến cơng tác - Mục đích chuyến công tác: Tham quan dự án cơng ty phí Nam gặp gỡ đại diện của cơng phía Nam - nhà đầu tư lớn tỉnh miền Nam với nhiều dự án Trao đổi, đàm phán, thương lượng nội dung hợp đồng hợp tác bên Đồng thời nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm, có nhìn tồn diện u cầu chất lượng Tìm hiểu tham quan cơng ty đối tác, tham quan số cơng trình thi công - Thành phần công tác: Ban lãnh đạo Cơng ty Kiểm sốt viên Kế tốn trưởng Chủ tịch Cơng đồn cơng ty Trưởng phó phịng ban nghiệp vụ Giám đốc, phó giám đốc Xí nghiệp, đội trưởng, đội phó trực thuộc - Địa điểm : Các tỉnh phía Nam - Thời Gian: Từ chiều ngày 28 đến hết ngày 31/3/2019 * Lịch trình cụ thể sau Thời gian Ngày ( từ chiều 28/3/2019): khởi hành tỉnh phía Nội dung cơng Tài liệu chuẩn Người việc bị thực Ghi lOMoARcPSD|15978022 Nam) 13:00-14:00 14:00- 16:30 16:30- 18:00 + Di chuyển từ công ty đến sân bay Nội Bài + Di chuyển từ sân bay Nội Bài đến sân bay Tân Sơn Nhất + Kế toán liên hệ xe công ty +Vé máy bay +Hộ chiếu +Quyết định cử công tác + Thư mời đối tác + Các giấy tờ tùy thân thành viên tự chuẩn bị + Các tài liệu dự án Hà Nội + Bảo hiểm cho chuyến + Di chuyển từ sân bay Tân Sơn Nhất đến khách sạn Orchids Saigon hotel để checkin ăn uống nghỉ ngơi + Kế tốn cơng ty chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho cá nhân người công tác + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ khách sạn chuẩn bị xe Ngày (29/03/2019) : Tham quan cơng tác nước Long An 8:00-10:00 + Di chuyển từ khách sạn Orchids Saigon hotel đến Long An + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ chuẩn bị xe 13 lOMoARcPSD|15978022 10:00-11:00 + Gặp gỡ đại + Thơng tin diện cơng phía đại diện ty phía đối tác người gặp mặt + Lãnh đạo công ty thăm hỏi nơi làm việc công ty đối tác + Kế tốn thơng báo gặp mặt với cơng ty đối tác + Đại diện đồn cơng tác 11:00-14:00 + Di chuyển từ công ty đối tác đến khách sạn Thanh Vân + Nghỉ ngơi ăn uống khách sạn Thanh Vân + Tham quan + Thông tin công ty dự án hợp tác dự án công ty đối tác + Di chuyển từ công ty đối tác đến khách sạn Thanh Vân, ăn uống nghỉ ngơi + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ đến nhà hàng 14:00-16:00 16:00-17:00 Ngày (30/03/2019) : Tham quan cơng tác nước Tiền Giang 8:00-10:00 + Di chuyển từ Trưởng phòng, phó phịng ban nghiệp vụ + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ khách sạn chuẩn bị xe + Kế toán lOMoARcPSD|15978022 10:00-11:00 11:00-14:00 14:00-16:00 16:00-18:30 khách sạn Thanh Vân đến Tiền Giang + Gặp gỡ đại diện cơng ty phía đối tác + Lãnh đạo cơng ty thăm hỏi nơi làm việc công ty đối tác + Di chuyển đến khách sạn The worl ăn uống nghỉ ngơi + Tham quan công ty dự án công ty đối tác + Di chuyển từ Tiền Giang khách sạn Orchids Saigon hotel ăn uống nghỉ ngơi công ty phụ trách liên hệ chuẩn bị xe + Thơng tin + Kế tốn phía đại diện thơng báo gặp người gặp mặt mặt với cơng ty đối tác + Đại diện đồn cơng tác + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ khách sạn xe + Thông tin + Trưởng dự án hợp tác phịng, phó phịng ban nghiệp vụ + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ khách sạn xe Ngày thứ (31/03/2019): Tham quan công tác nước Thành phố Hồ Chí Minh 8:00-11:00 + Gặp gỡ đại + Thông tin diện công phía đại diện ty phía đối tác người gặp mặt + Lãnh đạo cơng ty thăm 15 + Kế tốn thông báo gặp mặt với công ty đối tác + Đại diện lOMoARcPSD|15978022 hỏi nơi làm việc công ty đối tác + Tham quan công ty dự án cơng ty đối tác đồn cơng tác 10:00-14:00 + Ăn trưa đối tác 14:00-15:00 + Di chuyển từ nhà hàng đến sân bay Tân Sơn Nhất + Khởi hành từ Thành phố Hồ Chí Minh đến sân bay Nội Bài + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ nhà hàng + Kế tốn cơng ty phụ trách liên hệ xe 15:00 + Vé máy bay + Đã chuyển (vé – vé về), cho cá nhân Chuẩn bị phương tiện lại Quãng đường Phương tiện Khoảng cách Ghi Từ công ty cấp thoát nước Taxi đến sân bay Nội Bài 20km Xe công ty Từ sân bay Nội Bài đến sân Máy bay bay Tân Sơn Nhất 1.160km Hạng thường Từ sân bay Tân Sơn Nhất Taxi đến khách sạn Orchids Saigon hotel Từ khách sạn Orchids Taxi Saigon hotel đến Long An Xe taxi 15km 40km Xe đối tác đón lOMoARcPSD|15978022 Từ Long An đến Tiền Taxi Giang 45km Xe đối tác đón Từ Tiền Giang đến Thành Taxi Phố Hồ Chí Minh 50km Xe đối tác đón Bảng đi, cụ thể phương tiện: Thời gian Lịch trình di chuyển Từ 13h ngày 28/03/2019 đến 16h30 ngày Di chuyển máy bay 28/03/2019 18h30 ngày 28/03/2019 đến 19h ngày Di chuyển taxi khách sạn 28/03/2019 Từ 8h ngày 29/03/2019 đến 10h ngày Di chuyển taxi đến Long An 29/03/2019 Từ 8h đến 10h ngày 30/03/2019 Di chuyển taxi từ Long An đến Tiền Giang Từ 16h đến 18h30 ngày 30/3/2019 Di chuyển taxi từ Tiền Giang đến khách sạn Orchids Saigon hotel Từ 14h đến 15h ngày 31/03/2019 Di chuyển từ khách sạn sân bay Từ 15h đến 17h30h ngày 31/01/2019 Di chuyển máy bay từ sân bay Tân Sơn Nhất Sân bay Nội Điều kiện ăn nghỉ, làm việc - Đặt phòng (3 Vip, thường) khách sạn Orchids Saigon hotel hai 28/03/2019 30/03/2019 cách Cơng ty cấp nước miền nam 10 Km - Đặt dịch vụ dọn dẹp phòng, đồ đạc cá nhân có nhu cầu vệ sinh cho cán công tác ngày công tác 17 lOMoARcPSD|15978022 - Đặt phòng (3 Vip, thường) khách sạn Thanh Vân Long An cách Công ty cấp nước Long An 10 Km Kinh phí STT Nội dung Thành tiền Tiền vé máy bay Tiền nghỉ khách sạn 50 triệu 16 triệu (2 ngày) Hoa tặng triệu Ăn uống lại 15 triệu Chi phí phát sinh 10 triệu Tổn g Ghi Vé máy bay hạng thường - phòng Vip: triệu - phòng thường: triệu 93 triệu 2.2.2 Hoạt động văn phòng hành chuyến cơng tác - - Giúp phó thủ trưởng thực nhiệm vụ thủ trưởng phân cơng: theo dõi, báo cáo tình hình làm việc nhân viên phịng ban cho phó thủ trưởng nhằm giúp phó thủ trưởng kịp thời nắm bắt xử lý thời gian thủ trưởng công tác; phân loại tài liệu khẩn để xử lý trước cịn tài liệu mang tính thơng báo xử lý sau Sắp xếp, phân loại tài liệu, giấy tờ phịng ban sau chuyển giao cho phó thủ trưởng, xét duyệt văn bản, tài liệu quyền hạn Làm việc với người ủy thác phụ trách chuyến công tác để đảm bảo chuyến công tác diễn cách thuận lợi: kiểm tra đoàn có đủ số lượng người tham gia hay khơng; lộ trình đồn có diễn theo kế hoạch đề hay không; nơi ăn nghỉ địa điểm chuyến công tác phải phục vụ đầy đủ dịch vụ mà bên công ty đặt, 2.2.3 Hoạt động văn phịng hành sau chuyến cơng tác - Nắm bắt tình hình xảy công ty thời gian công tác: Ghi lại, tóm tắt tình hình phịng ban cố phát sinh công ty ngày công tác thành báo cáo để nộp cho ban lãnh đạo 18 Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) lOMoARcPSD|15978022 - Nắm bắt lịch làm việc lịch tiếp khách ngày Thời gian Địa điểm Nội dung Tổng kết chuyến tham quan 14h30 ngày Phòng họp cơng học tập cơng tác nước Họp 2/4 ty tỉnh phía Nam ngày Ký kết hợp đồng xây dựng trạm Tiếp đồn khách Phịng tiếp khách xử lý nước thải bệnh viện từ Bệnh viện Dệt 9h ngày 4/4 cơng ty khơng dùng hóa chất bệnh May viện Dệt May Triển khai kế hoạch xây dựng trạm xử lý nước thải bệnh Phòng họp cơng viện khơng dùng hóa chất Họp 10h ngày 5/4 ty bệnh viện Dệt May cho phòng ban - - Đề nghị chuyển tài liệu thu thập chuyến công tác để lập hồ sơ: tài liệu ghi lại cơng tác nước tỉnh phía Nam chuyến tham quan học tập để chuyển cho ban lãnh đạo lưu vào kho liệu công ty Thu thập hóa đơn, giấy tờ, chứng từ chi phí lại, chi phí ăn ở, chi phí phát sinh để tốn kinh phí chuyến Báo cáo lại tình hình chuyến cơng tác với ban lãnh đạo cơng ty tổng kinh phí chuyến đi, thành cơng đạt tình phát sinh xảy Đánh giá chung đề xuất giải pháp (nếu có) Phần đánh giá gồm: thành công, hạn chế, nguyên nhân 3.1 Ưu điểm - Luôn theo sát tiến độ công việc để kịp thời gian - Hạn chế rủi ro thay đổi cần thiết - Đảm bảo kết công việc theo mục tiêu đạt ban đầu, tránh lạc đề hay phương hướng - Người tham gia biết trước nội dung, chủ động chuẩn bị, tránh tình trạng bị động, lúng túng kiểm soát,… 19 Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) lOMoARcPSD|15978022 - Nội dung xây dựng rõ ràng, truyền đạt đầy đủ, có chất lượng; - Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia vào nội dung dự thảo văn kiện thực đầy đủ, yêu cầu; - Công tác chuẩn bị nhân chu đáo, thận trọng, chặt chẽ, quy trình, thể tinh thần trách nhiệm cao 3.2 Nhược điểm - Tốn thời gian, bước đầu lập kế hoạch, đặt mục tiêu, tìm thơng tin - Làm tăng rủi ro trường hợp công việc, không theo kế hoạch biến đổi dễ gây lúng túng 3.3 Phương hướng giải - Cần có bàn bạc, tìm hiểu kỹ lưỡng, xác nhận thông tin bên để đảm bảo công việc tiến độ kế hoạch - Đưa tình xảy để có biện pháp giải quyết, khắc phục thực - Phân chia nhiệm vụ phù hợp với nhân viên để đạt hiệu cao - Chú ý xếp cơng việc khoa học, hợp lý để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Cần lên kế hoạch công việc rõ ràng thời gian, địa điểm nội dung cụ thể cơng việc cần hồn thành ngày - Phương tiện lại, nơi cần đặt trước nhiều ngày để tránh cố khơng mong muốn Ngồi thẻ ATM bạn nên mang thêm tiền mặt để sử dụng trường hợp cần dùng gấp - Các tài liệu công việc cần chuẩn bị mang theo đầy đủ, in sẵn lưu thiết bị lưu trữ Để đảm bảo an toàn bạn nên lưu tài liệu thành nhiều bản, máy tính, USB đưa lên Google Drive để sử dụng cần - Để chuyến công tác diễn tốt đẹp nhất, với việc lên kế hoạch công việc khoa học, bạn cần ý trì nêu cao tinh thần làm việc tập thể Đặc biệt chuyến số lượng nhân viên không nhiều người “lạ nước lạ cái” cần phải có tương trợ lẫn Khi có khó khăn cố kế hoạch, thành viên đoàn nên bàn luận, thống ý kiến để tránh mâu thuẫn nội ảnh hưởng đến tiến độ cơng việc, đồng lịng, trí 20 Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) ... thành cảm ơn! lOMoARcPSD|15978022 NỘI DUNG I Giới thiệu chung công ty Lịch sử hình thành 1.1 Giới thiệu chung Cơng Ty TNHH Một Thành Viên Thốt Nước Hà Nội Cơng ty TNHH thành viên thoát nước Hà. .. luận đề tài ? ?Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến công tác tổ chức/ doanh nghiệp cụ thể” chúng em chọn Công ty TNHH thành viên Thoát nước Hà Nội Do hiểu biết kiến thức cịn nhiều hạn chế nên thảo luận. .. tổ chức thực hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; quản lý dấu, công văn đi, công văn đến theo quy định công ty Kiểm tra thể thức thủ tục hành việc ban hành văn công ty Quản lý hồ sơ thoát nước