Quản trị hàng tồn kho tại công ty tnhh một thành viên 27 tổng cục công nghiệp quốc phòng

Trong những năm qua, mặc dù Công ty đã chú trọng quản trị hàng tồn kho, đảm bảo tốt đáp ứng các yêu cầu về tiến độ thực hiện sản xuất sản phẩm, tiến độ tiêu thụ sản phẩm, số lượng, chất

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

VONGSIPASOM APHIKHANKHAM

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN 27- TỔNG CỤC CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

THÁI NGUYÊN - 2022

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

VONGSIPASOM APHIKHANKHAM

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN 27- TỔNG CỤC CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Mã số: 8.34.01.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Người hướng dẫn khoa học: TS Vũ Thị Hậu T

THÁI NGUYÊN - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nghiên cứu nêu trong đề cương luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Thái Nguyên, ngày 27 tháng 2 năm 2022

Tác giả Luận văn

VONGSIPASOM APHIKHANKHAM

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Ban Giám hiệu Nhà trường, các thầy cô giáo đã tham gia giảng dạy chương trình Cao học, các cán bộ của Phòng Đào tạo, Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh - Đại học Thái Nguyên đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tác giả trong quá trình học tập và thực hiện luận văn này

Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Vũ Thị Hậu, cô giáo đã tận tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn này

Tác giả xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, khích lệ và giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn

Thái Nguyên, ngày 7 tháng 4 năm 2022

Tác giả luận văn

VONGSIPASOM APHIKHANKHAM

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH vii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

5 Kết cấu của luận văn 3

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 4

1.1 Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Tổng quan về doanh nghiệp 4

1.1.2 Hàng tồn kho của doanh nghiệp 7

1.1.3 Quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp 14

1.2 Kinh nghiệm về công tác quản trị hàng tồn kho tại một số doanh nghiệp 30

1.2.1 Kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho tại một số doanh nghiệp công nghiệp quốc phòng 30

1.2.2 Bài học kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho cho Công ty TNHH Một thành viên 27/Tổng cục CNQP 34

Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 36

2.1 Câu hỏi nghiên cứu 36

2.2 Phương pháp nghiên cứu 36

2.2.1 Phương pháp thu thập thông tin 36

2.2.2 Phương pháp phân tích và tổng hợp thông tin 37

2.3 Hệ thống các chỉ tiêu nghiên cứu 39

2.3.1 Nhóm chỉ tiêu đánh giá hoạt động kinh doanh và quản trị hàng tồn kho 39

2.3.2 Nhóm chỉ tiêu ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho 39

Chương 3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 27/ TỔNG CỤC CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 40

3.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Một thành viên 27/Tổng cục CNQP 40

3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng 40

3.1.2 Ngành nghề kinh doanh 41

3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng 43

3.1.4 Tổ chức bộ máy quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng 44

3.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng 46

3.2 Phân tích thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng 47

3.2.1 Thực trạng thiết lập kế hoạch quản trị hàng tồn kho 47

3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị hàng tồn kho 53

3.2.3 Thực trạng công tác kiểm soát quản trị hàng tồn kho tại Công ty 71

3.3 Đánh giá về quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng 75

3.3.1 Kết quả đạt được 75

3.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân 77

3.3.3 Những nguyên nhân của những tồn tại trong công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty 79

Chương 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN 27/TỔNG CỤC CÔNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG 82

4.1 Định hướng và mục tiêu hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Một thành viên 27/Tổng cục CNQP đến năm 2025 82

4.1.1 Định hướng 82

4.1.2 Mục tiêu 83

4.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Một thành viên 27/Tổng cục CNQP 85

4.2.1 Hoàn thiện bộ máy quản trị hàng tồn kho 85

4.2.2 Đổi mới phương pháp quản lý mã hóa vật tư 87

4.2.3 Hoàn thiện lập kế hoạch và hệ thống định mức vật tư 88

4.2.4 Hoàn thiện công tác tổ chức mua sắm vật tư 89

4.2.5 Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng vật tư 90

4.2.6 Hoàn thiện công tác bảo quản, lưu trữ vật tư, kiểm kê hàng tồn kho 91

4.2.7 Các biện pháp hỗ trợ khác 92

4.3 Kiến nghị với các bên có liên quan 94

4.3.1 Bộ quốc phòng 94

4.3.2 Cơ quan nhà nước 95

KẾT LUẬN 96

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 99

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH

Bảng

Bảng 3.1 Bảng kế hoạch sản xuất – tiêu thụ sản phẩm năm 2018-2020 50

Bảng 3.2 Bảng kế hoạch tiến độ sản xuất sản phẩm quốc phòng năm 2020 51

Bảng 3.3 Đánh giá người lao động về thiết lập kế hoạch quản trị hàng tồn kho tại Công ty 53

Bảng 3.4 Thống kê số lần mua sắm vật tư của Công ty năm 2018-2020 63

Bảng 3.5 Bảng chi tiết nhập vật tư chủ yếu qua các năm 2018-2020 65

Bảng 3.6 Bảng thống kê một số vật tư có số thẻ kho trùng nhau 55

Bảng 3.7 Đánh giá của người lao động về tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị hàng tồn kho tại Công ty 70

Bảng 3.8 Đánh giá của người lao động về kiểm soát quản trị hàng tồn kho tại Công ty 74

Bảng 4.1 Kế hoạch sản xuất – tiêu thụ sản phẩm của Công ty 83

Bảng 4.2 Bảng mã hóa vật tư theo thiết kế mới 88

Sơ đồ Sơ đồ 1.1 Cấu thành chi phí hàng tồn kho 17

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình quản trị hàng tồn kho 19

Sơ đồ 1.3 Quản trị hàng tồn kho theo chuỗi cung ứng 22

Hình Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản trị hàng tồn kho tại Phòng vật tư 44

Hình 3.2 Hệ thống bố trí kho của Công ty 57

Hình 3.3 Đồ thị quản trị hàng tồn kho nhập xuất tồn năm 2018-2020 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho (HTK) luôn có vai trò rất quan trọng đối với quá trình hoạt động sản xuất - kinh doanh Quản trị HTK là một điều vô cùng cần thiết, bởi vì hàng tồn kho luôn chiếm một phần rất lớn trong tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp Quản trị HTK là tập hợp các công việc liên quan đến các công tác tổ chức, quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho lưu trữ, thực hiện liên tục và xuyên suốt trong quá trình hàng hóa lưu trữ trong kho Để quản trị tốt HTK phải có sự kết hợp hiệu quả giữa các bộ phận chức năng trong DN, trong

đó quản trị là công cụ quản trị quan trọng không thể thiếu đối với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty TNHH một thành viên 27/Bộ Quốc phòng là một doanh nghiệp Nhà nước tiền thân là Nhà máy Z127, được thành lập từ năm 1966 Năm 2004 Bộ Quốc phòng thực hiện chủ trương đổi mới, cải cách nên đã sáp nhập Nhà máy Z159 và Nhà máy Z127 thành Công ty TNHH một thành viên 27

Công ty TNHH một thành viên 27 là công ty cơ khí luyện kim hàng đầu của

Bộ Quốc phòng, có nhiệm vụ sản xuất phục vụ Quốc phòng và kinh tế quốc dân với đội ngũ cán bộ, kỹ sư được đào tạo bài bản từ những trường đại học hàng đầu trong

và ngoài nước cùng đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề Là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất cung cấp các sản phẩm cơ khí, kết cấu thép, vật liệu định hình hợp kim nhôm, hợp kim đồng cho thị trường trong nước và phục vụ sản xuất quốc phòng Tuy nhiên, để tồn tại và phát triển, Công ty phải tham gia cạnh tranh thị trường, những năm gần đây, tỷ trọng chi phí vật tư của đơn vị thường lớn hơn 80% chi phí sản xuất Từ thực tiễn này, đòi hỏi Công ty phải nâng cao trình độ quản trị

DN, trong đó quản trị hàng tồn kho mang tính cấp thiết và vô cùng quan trong đối với hoạt động sản xuất của đơn vị

Trong những năm qua, mặc dù Công ty đã chú trọng quản trị hàng tồn kho, đảm bảo tốt đáp ứng các yêu cầu về tiến độ thực hiện sản xuất sản phẩm, tiến độ tiêu thụ sản phẩm, số lượng, chất lượng vật tư, đúng quy cách, chủng loại kịp về thời gian

và đồng bộ Điều này tác động ảnh hưởng tích cực đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư Tuy nhiên, quy

mô quản trị hàng tồn kho lớn, giá trị cao, giá trị mỗi lần nhập xuất khoảng trên

150 tỷ/năm, danh mục HTK lớn trên 1000 chủng loại, vật tư, sản phẩm, …gây ra các hạn chế trong phương pháp quản trị HTK; Công tác xây dựng và quản trị định mức tiêu dùng HTK, công tác xây dựng kế hoạch cung ứng hàng tồn kho…Làm thế nào để quản trị hàng tồn kho 1 cách hiệu quả nhất, đòi hỏi cách nhìn khách quan, nghiêm túc

Chính vì những lý do trên, nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản

trị hàng tồn kho nên tôi chọn đề tài “Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Một

thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp quốc phòng”

2 Mục đích nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Đề xuất một số giải pháp có căn cứ khoa học và phù hợp với thực tế nhằm hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hóa lý luận và thực tiễn về quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp

- Nghiên cứu thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng

- Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng

- Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng: Quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng

kho của Công ty giai đoạn 2018-2020; và đề xuất giải pháp cho giai đoạn 2022-2025; thời điểm thực hiện khảo sát là tháng 12/2021

- Phạm vi về nội dung nghiên cứu: Hoạt động quản trị hàng tồn kho của Công ty bao gồm từ lập kế hoạch, tổ chức cung ứng, dự trữ, sử dụng và kiểm soát các hoạt động liên quan tới hàng tồn kho

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, các doanh nghiệp

và các cá nhân, tổ chức khác quan tâm đến vấn đề này

5 Kết cấu của luận văn

- Chương 1:Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp

- Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

- Chương 3: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng

- Chương 4:Giải pháp hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH một thành viên 27/Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ

HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1.1 Tổng quan về doanh nghiệp

Hiện nay các doanh nghiệp trên thị trường đa số đều thực hiện quá trình sản xuất và kinh doanh, cung cấp các dịch vụ thế mạnh để sinh lời Những doanh nghiệp này được xem là một tổ chức kinh tế vị lợi Bên cạnh đó cũng có những doanh nghiệp hoạt động không vì mục đích lợi nhuận

Doanh nghiệp là tổ chức được thành lập nhằm mục đích kinh doanh dưới hình thức các loại hình công ty, như doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty hợp danh, công ty cổ phần (CP)…

Đối với doanh nghiệp nhà nước, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp Nhà nước được tổ chức quản trị dưới hình thức công ty TNHH, công ty CP, bao gồm:

- Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ:

+ Công ty TNHH 1 thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ là công

ty mẹ của tập đoàn kinh tế Nhà nước, công ty mẹ của tổng công ty Nhà nước, công

ty mẹ trong nhóm công ty mẹ - công ty con;

+ Công ty TNHH 1 thành viên là công ty độc lập do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ

- Doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết:

+ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty CP do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là công ty mẹ của tập đoàn kinh tế, công ty mẹ của tổng công ty Nhà nước, công ty mẹ trong nhóm công ty mẹ - công ty con;

+ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty CP là công ty độc lập do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết

1.1.1.2 Đặc điểm

Mỗi loại hình doanh nghiệp mang những đặc điểm riêng nổi bật, tuy nhiên chúng đều có những đặc điểm chung sau đây:

-Doanh nghiệp có tính hợp pháp: phải nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

để đăng ký kinh doanh và nhận giấy phép đăng ký thành lập khi muốn thành lập công ty.Khi doanh nghiệp được cấp phép kinh doanh thì doanh nghiệp được công nhận hoạt động kinh doanh, được pháp luật bảo hộ và chịu sự ràng buộc bởi các quy định pháp lý có liên quan

-Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ thường xuyên Hầu hết các doanh nghiệp khi thành lập đều hướng đến mục đích tạo ra lợi nhuận qua việc mua bán, sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc cung ứng để phục vụ người tiêu dùng.Bên cạnh đó, có một số doanh nghiệp xã hội đặc thù, hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận mà hướng đến yếu tố vì cộng đồng, vì xã hội và môi trường ví dụ như các doanh nghiệp về điện, nước, vệ sinh,…

-Doanh nghiệp có tính tổ chức Tính tổ chức thể hiện qua việc có tổ chức điều hành, cơ cấu nhân sự, có trụ sở giao dịch hoặc đăng ký và có tài sản riêng để quản trị, kèm theo tư cách pháp nhân trừ loại hình doanh nghiệp tư nhân

1.1.1.3 Vai trò

Doanh nghiệp nhà nước tồn tại trong mọi nền kinh tế Ở Việt Nam, doanh nghiệp nhà nước có vị trí, vai trò quan trọng, được khẳng định cả trong chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước lẫn trong thực tiễn Chủ trương, quan điểm của Đảng về vị trí, vai trò của doanh nghiệp nhà nước (DNNN) trong nền kinh tế đã có những thay đổi qua các kỳ Đại hội của Đảng cùng với quá trình đổi mới tư duy, nhận thức của Đảng, sự phát triển của nền kinh tế, của doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác và quá trình mở cửa và hội nhập quốc tế, doanh nghiệp nhà nước thể hiện các vai trò sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp nhà nước có đóng góp quan trọng cho tăng trưởng kinh

tế, chiếm tỷ lệ lớn trong thu ngân sách và bảo đảm việc làm cho người lao động

Đến nay, với quá trình đẩy mạnh cổ phần hóa, số lượng doanh nghiệp nhà nước giảm dần, chiếm tỷ trọng thấp về số lượng trong toàn bộ khu vực doanh nghiệp, song vẫn nắm giữ nguồn lực lớn về vốn, tài sản, tạo nguồn doanh thu và đóng góp đáng kể cho ngân sách nhà nước

Thứ hai, doanh nghiệp nhà nước đóng vai trò chi phối trong một số ngành, lĩnh

vực, đặc biệt lĩnh vực tạo lập kết cấu hạ tầng cho tăng trưởng

Trong nhiều ngành, lĩnh vực quan trọng của quốc gia, như: năng lượng, tài chính tín dụng, ngân hàng, viễn thông, xuất khẩu lương thực, dịch vụ cảng hàng không , doanh nghiệp nhà nước có ảnh hưởng lớn, thậm chí là chi phối

Thứ ba, doanh nghiệp nhà nước đi đầu trong đầu tư vào những vùng khó khăn,

những lĩnh vực đầu tư có tỷ suất lợi nhuận thấp qua đó thu hẹp khoảng cách phát triển giữa các vùng, miền, kiến tạo nền tảng phát triển

Để thúc đẩy và hỗ trợ các hoạt động đầu tư này, Việt Nam có nhiều chính sách khuyến khích đầu tư vào lĩnh vực, vùng còn khó khăn, kém phát triển Đặc biệt kể từ ngày 1-7-2015, các dự án đầu tư tại địa bàn có điều kiện khó khăn được áp dụng mức thuế suất thu nhập doanh nghiệp thấp hơn mức thuế suất thông thường có thời hạn hoặc toàn bộ thời gian thực hiện dự án đầu tư; được miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp; đồng thời miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu để tạo tài sản cố định, các nguyên liệu, vật tư, linh kiện để thực hiện dự án đầu tư Miễn, giảm tiền

thuê đất, tiền sử dụng đất, thuế sử dụng đất DN đầu tư vào địa bàn đặc biệt khó khăn được miễn giảm tiền thuê đất, tiền sử dụng đất, thuế sử dụng đất theo pháp luật về đất đai

Với các chính sách trên, doanh nghiệp nhà nước khắc phục khó khăn, đi tiên phong trong các chương trình đầu tư vào các khu vực và lĩnh vực ít sinh lời, tạo sức lan tỏa và động lực phát triển để thu hút các thành phần kinh tế khác tham gia; đóng góp tích cực vào chương trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa nông nghiệp, nông thôn

Thứ tư, ngoài các nhiệm vụ kinh doanh, doanh nghiệp nhà nước còn thực hiện

nhiệm vụ chính trị - xã hội, tham gia các hoạt động hỗ trợ cộng đồng, góp phần trực tiếp tham gia thực hiện công tác an sinh xã hội

Trong những năm qua, các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn của Nhà nước xác định tham gia các hoạt động hỗ trợ cộng đồng, thực hiện an sinh xã hội chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng của chính bản thân doanh nghiệp Bên cạnh nhiệm vụ kinh doanh, các doanh nghiệp này luôn đề cao vai trò, trách nhiệm thực hiện an sinh xã hội của mình đối với người lao động trong doanh nghiệp và cộng đồng

Bên cạnh các chương trình cụ thể bảo đảm thu nhập, nâng cao chất lượng cuộc sống người lao động trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước chủ động hỗ trợ cộng đồng thông qua các chương trình vận động của các tổ chức xã hội, nhất là của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Thực hiện tốt các chương trình này cũng chính là góp phần triển khai chủ trương tăng trưởng đi liền với tiến bộ, công bằng xã hội của Đảng

Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho

Thông tư 200/2014/TT-BTC đã trình bày khái niệm hàng tồn kho dựa theo nguồn hình thành và địa điểm cất trữ, theo đó hàng tồn kho là những tài sản ngắn hạn của DN dưới hình thái vật chất Hàng tồn kho của DN có thể mua từ bên ngoài, do

DN sản xuất ra để dùng cho hoạt động kinh doanh của DN hoặc để cung cấp dịch vụ hoặc để bán Hàng tồn kho của DN bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của DN

Như vậy, có thể hiểu hàng tồn kho là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ bao gồm: chi phí sản xuất, kinh doanh

dở dang, thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi đi bán, hàng hóa kho báo thuế

Theo chuẩn mực số 02 “ Hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cung dịch vụ

HTK trong các DN sản xuất kinh doanh (SXKD) rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật Đặc điểm cho của hàng tồn kho là chỉ tham gia vào

1 chu kỳ sản xuất kinh doanh Trong quá trình tham gia vào hoạt động SXKD, hàng tồn kho không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt hình thái và giá trị

Với khái niệm trên, HTK là bộ phận tài sản quan trọng trong mỗi DN, được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, có thể được bảo quản và dự trữ ở những địa điểm khác nhau trong quá trình sản xuất và kinh doanh nhằm liên kết hoạt động trong

DN theo một chuỗi liên tục

Nghiên cứu HTK theo mục đích sử dụng, Trương Đức Lực (2018) cho rằng HTK là tất cả các nguồn lực nhàn rỗi nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai, bao gồm:

- HTK thương mại: là những hàng hóa mua vào để bán

- HTK sản xuất: gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác

- HTK là các vật phẩm khác: các thứ hàng tồn kho này không trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng”

Như vậy, theo quan điểm trên, HTK được chia thành 3 loại và đó đều là những tài sản phục vụ cho mục đích tiêu thụ ngay hoặc qua quá trình sản xuất rồi mới bán

Tiếp cận từ cơ sở đo lường, hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

Như vậy, HTK là những tài sản có thể được đo lường bằng 2 loại thước đo: giá trị và hiện vật, sẵn sàng phục vụ cho quá trình SXKD của DN trong tương lai Thời gian hàng được coi là “tồn” trong kho phụ thuộc vào từng loại hàng, đặc tính, tốc độ lưu chuyển hàng trong DN

Qua phân tích các khái niệm về hàng tồn kho, tác giả đưa ra khái niệm hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn thuộc quyền sở hữu, kiểm soát của DN, tồn tại dưới hình thái vật chất, bao gồm các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trong sản xuất

và thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng Đó là các nguồn lực nhằm đáp ứng nhu cầu cung ứng, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm ở hiện tại và trong tương lai của DN

1.1.2.2 Đặc điểm và phân loại hàng tồn kho

Thứ hai, HTK rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi các hao mòn vô hình và hữu hình thông qua các hình thái biểu hiện như bị hư hỏng trong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời,…do đó đòi hỏi phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại HTK, xu hướng biến động để có thể xác định chính xác mức hao mòn

Thứ ba, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK luôn là công việc khó khăn, phức tạp do tính đa dạng, thời hạn sử dụng, của chúng không giống nhau

Thứ tư, HTK thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, thời hạn sử dụng khác nhau, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất, lại do nhiều người quản trị Do đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản trị, bảo quản

và sử dụng HTK gặp nhiều khó khăn

Thứ năm, HTK trong quá trình SXKD thường biến động do có các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra với tần suất liên tục, luôn biến đổi về mặt hình thái, hiện vật để chuyển thành các tài sản ngắn hạn khác như tiền, nợ phải thu đòi hỏi phải có sự theo dõi thường xuyên, chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa sự mất mát, lãng phí

Thứ sáu, sự vận động của HTK trong chuỗi cung ứng là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau, được tổ chức một cách khoa học và hệ thống, nhằm di chuyển hàng từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với mục tiêu cuối cùng là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng

b Phân loại hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán số 2 – Hàng tồn kho bao gồm:

-Hàng mua về để bán (hàng lưu kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi

đi bán, hàng gửi đi gia công)…

-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán: sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm);

-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và

đã mua đang đi trên đường

liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của DN

(1) Phân loại theo mục đích sử dụng

Theo mục đích sử dụng, hàng tồn kho được chia thành 3 loại:

HTK dự trữ để chuẩn bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN: Bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ

- Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động, 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Căn cứ vào công dụng và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp được chia thành các loại sau:

+ Nguyên liệu và vật liệu chính: là những HTK không chủ yếu để tạo nên thực thể sản phẩm ở các DB sản xuất Nguyên liệu chính là sản phẩm khai thác từ tự nhiên chưa qua chế biến được dùng cho mục đích sản xuất sản phẩm như: Mía để sản xuất đường; đất sét để sản xuất gạch vật liệu chính là sản phẩm đã qua chế biết được dùng cho mục đích sản xuất sản phẩm như: đường dùng chế biến bánh, sợi dùng để dệt vải, Vì vậy, khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể:

+ Vật liệu phụ: Là loại HTK có tác dụng kết hợp với nguyên liệu và vật liệu chính trong quá trình sản xuất sản phẩm mục đích làm thay đổi màu sắc, hương vị, của sản phẩm hoặc nâng cao độ bền của sản phẩm, công cụ, dụng cụ và máy móc thiết bị

+ Nhiên liệu

+ vật tư thay thế

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

+ Vật liệu khác, là loại HTK thu được từ sản phẩm phế thải của quá trình sản xuất

- Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị theo quy địn đối với TSCĐ Có chức năng hoạt động độc lập, được sử dụng cho mục đích sản xuất, quản trị như: Các đà giáo, ván khuôn, vật dùng chứa vật liệu

+ Bao bì luân chuyển

+ Hàng mua đang đi trên được

+ Hàng dự trữ tại kho

+ Hàng gửi đi bán

(3) Phân loại theo nguồn hình thành

+ Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được DN mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp

+ Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được DN mua từ các nhà cung cấp thuộc

hệ thống tổ chức kinh doanh của DN như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty…

+ HTK tự gia công: là tồn bộ hàng tồn kho được DNSX, gia công tạo thành + HTK được nhập từ các nguồn khác:…

(4) Phân loại HTK theo nhu cầu sử dụng

+ Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh

(7) Phân loại HTK theo địa điểm bảo quản:

+ Hàng trong doanh nghiệp

+ Hàng bên ngoài doanh nghiệp

Tóm lại: Mỗi cách phân loại HTK đều có ý nghĩa nhất định với nhà quản trị DN

1.1.2.3 Vai trò của hàng tồn kho

Tồn kho hàng hóa là một tất yếu Tồn kho hàng hóa tồn tại do sự cách biệt về mặt không gian và thời gian, giữa sản xuất và tiêu dùng, do điều kiện khí hậu tự nhiên hoặc do phải đề phòng do diễn biến khó lường của thị trường: dịch bệnh, thiên tai, mất mùa…

- Hàng hóa tồn kho trong DN có vai trò quan trọng đối với sản xuất va tiêu dùng xã hội bởi hàng hóa tồn kho chiếm tỷ trọng lớn nhất và là bộ phận cấu thành chủ yếu của hàng hóa dự trữ trong lưu thông

- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng

kế hoạch dự kiến, do đặc điểm của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng nhất với thời gian tiêu dùng sản phẩm vì thế cần phải

có quá trình dự trữ hay tồn kho hàng hóa Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp

-Đảm bảo cho hoạt động sản xuât diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà có nhiều vấn đề DN không thể dự báo từ trước như thiên tai, dịch họa, rủi ro…

Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục phải có dự trữ an toàn, hạn chế rối loạn sản xuất kinh doanh

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà

họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn HTK được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ” Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít” Do đó, vai trò của quản trị HTK là cân đối giữa các khâu mua vào – dự trữ - sản xuất – tiêu thụ

- Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng hóa

- Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn Nó cho phép giảm lượng hàng hóa hao hụt, mất mát, bảo quản hàng hóa, đảm bảo cho các

DN có đủ vật tư, hàng hóa cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ đề ra Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, vừa hợp

lý để nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của DN

Đồng thời, quản trị HTK còn giúp DN tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho DN

1.1.3 Quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.1.3.1 Khái niệm

Quản trị HTK là việc thực hiện các chức năng quản trị để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lưc nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp

Quản trị HTK là một phần của quá trình quản trị sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và chi phí sản xuất bàng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí Hay nói cách khác, quản trị HTK phải giải quyết được hai vấn đề trái ngược, đó là, một mặt doanh nghiệp cần phải có dự trữ để đảm bảo sản xuất liên tục không bị gián đoạn, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào, nhưng mặt khác, phải làm thế nào để kho dự trữ tăng lêm, DN chỉ phải tốn thêm một chi phí dự trữ là thấp nhất

1.1.3.2 Đặc điểm quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp

Đặc điểm quản trị HTK của doanh nghiệp:

- Quản trị HTK phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất Với từng loại HTK cần theo dõi cả mặt số lượng và giá trị, quản trị HTK phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật

- Quản trị HTK phải đảm bảo cho HTK có đủ số lượng và cơ cấu không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh

bị ứ đọng hàng hóa

- Quản trị HTK phải đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho DN

- Quản trị HTK phải đảm bảo cho lượng vốn DN tồn tại dưới hình thái vật chất

ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần giảm chi phí bảo quản hàng hóa

Quản trị HTK truyền thống trong DN chỉ quan tâm tới 2 vấn đề cơ bản là dự trữ bao nhiêu (xác định quy mô đơn hàng) và khi nào dự trữ (xác định điểm tái dự trữ) Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi quy mô và tầm bao phủ thị trường của các DN ngày càng rộng với các chuỗi cung ứng kéo dài thì vấn đề dự trữ loại HTK nào và vị trí dự trữ lại là những thách thức mà DN phải đối mặt Mục tiêu quản trị HTK đang thay đổi cả về quan điểm và phương pháp nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị hiệu quả với chi phí thấp nhất cho DN Do đó quản trị HTK nhằm vào hai mục tiêu, đó là tạo ra mức dịch vụ tối ưu (tính sẵn sàng của HTK) và giảm chi phí dự trữ hợp lý

Quản trị HTK tốt có thể tránh mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng, giảm đến mức thấp nhất các chi phí lưu kho và sẽ giúp DN linh hoạt hơn khi thực hiện các kế hoạch mà DN đặt ra

Vấn đề quản trị HTK luôn có 2 mặt trái ngược nhau: muốn quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, DN sẽ tăng lượng dự trữ Ngược lại, dự trữ tăng,

DN lại phải tốn thêm những chi phí khác liên quan đến dự trữ Vì vậy DN cần phải xác định mức tồn kho hợp lý nhất, tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm của doanh nghiệp để kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất

1.1.3.3 Mục tiêu, yêu cầu của quản trị hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

a Mục tiêu

Hàng tồn kho là một trong những khoản mục chủ yếu và quan trọng trong tài sản ngắn hạn, giúp cho hoạt động SXKD của DN diễn ra bình thường, liên tục và có hiệu quả Quản trị HTK truyền thống trong DN chỉ quan tâm tới 2 vấn đề cơ bản là

dự trữ bao nhiêu (xác định quy mô đơn hàng) và khi nào dự trữ (xác định điểm tái

dự trữ)

Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi quy mô và tầm bao phủ thị trường của các DN ngày càng rộng với các chuỗi cung ứng kéo dài thì vấn đề dự

trữ loại HTK nào và vị trí dự trữ lại là những thách thức mà DN phải đối mặt Điều này xuất phát từ tính hai mặt của quá trình quản trị HTK, vừa cần thiết để đảm bảo cho vận hành kinh doanh thông suốt, vừa không được nhiều hơn mức mong muốn làm phát sinh các phí tổn không cần thiết

Mục tiêu quản trị HTK đang thay đổi cả về quan điểm và phương pháp nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị hiệu quả với chi phí thấp nhất cho DN Do đó quản trị HTK nhằm vào hai mục tiêu, đó là tạo ra mức dịch vụ tối ưu (tính sẵn sàng của HTK) và giảm chi phí dự trữ hợp lý

Mục tiêu dịch vụ: Trình độ hay mức dịch vụ tối ưu của HTK thể hiện năng lực

đáp ứng về hàng dự trữ mà DN có khả năng cung ứng cho khách hàng Mức dịch vụ tối ưu này được xác định bằng thời gian thực hiện đơn đặt hàng; hệ số thoả mãn mặt hàng, nhóm hàng và đơn đặt hàng (sản xuất, bán buôn); hệ số ổn định mặt hàng kinh doanh, hệ số thoả mãn nhu cầu mua hàng của khách

Trong quá trình SXKD của DN, sự thiếu hụt hay dư thừa HTK đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong việc tổ chức- điều hành của nhà quản trị Nếu DN bị thiếu hụt HTK sẽ khiến cho quá trình sản xuất bị gián đoạn, dẫn tới hậu quả là sản lượng sản xuất bị giảm đi hoặc không thể tiếp tục sản xuất, gây ra sự ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, giảm doanh thu, lợi nhuận của DN, thậm chí có thể thua lỗ kéo dài Mặt khác, nếu DN bị dư thừa HTK cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng, dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn cho DN

Như vậy, nếu DN tính toán và đảm bảo được lượng HTK vừa đủ sẽ tạo ra được

sự gắn bó, liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn của quá trình SXKD

Mục tiêu giảm chi phí HTK: Có nhiều loại chi phí có liên quan đến quản trị

HTK (sơ đồ 1.1) Các loại chi phí này đều liên quan đến thông số qui mô lô hàng mua

vì lượng hàng mua quyết định quy mô và thời gian tồn trữ hàng Khi thay đổi qui mô

lô hàng mua, các loại chi phí này biến đổi theo chiều hướng ngược chiều nhau Do

đó, trong quản trị HTK, DN phải xác định qui mô lô hàng sao cho tổng chi phí liên quan đến dự trữ đạt giá trị nhỏ nhất

Chẳng hạn, việc dự trữ nguyên liệu thô là cần thiết khi nhà sản xuất mua chúng với số lượng lớn ở mức cho phép làm giảm chi phí trên đơn vị sản phẩm, chi phí vận chuyển bình quân

Khi DN đặt hàng tại các nhà cung cấp ở cùng một khu vực thì họ có thể phối hợp các đơn hàng nhỏ thành lớn hơn để vận chuyển và làm phát sinh yêu cầu dự trữ

Do đó nếu quản trị tốt chi phí HTK sẽ cho phép DN đạt được mức sản lượng kinh tế trong hoạt động sản xuất hoặc phân phối của mình

Sơ đồ 1.1 Cấu thành chi phí hàng tồn kho

DN tiết kiệm được những khoản chi phí này Mặt khác, với khoản chi phí tiết kiệm được, DN sẽ có khoản tiền đầu tư vào mục đích khác trong kinh doanh để thu lại được một khoản nhất định Việc đầu tư đó còn giúp DN bù đắp được các chi phí thực hiện và thúc đẩy tăng lợi nhuận

b Yêu cầu quản trị HTK

HTK trong DN thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau Do

đó, các DN phải đảm bảo tổ chức quản trị HTK một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu:

Khâu thu mua, DN cần kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng thu mua hàng trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, giá mua,… nhằm cung cấp đầy

đủ kịp thời vật tư hàng hoá cho quá trình sản xuất kinh doanh

Khâu bảo quản, DN phải tổ chức tốt hệ thống bến bãi, trang bị các phương tiện kĩ thuật, bảo đảm an toàn cho hàng, tránh bị mất mát, hư hỏng,… gây nên sự lãng phí

Khâu dự trữ, để có thể vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quá trình

SX và tiêu dùng của xã hội, đồng thời vừa tránh được sự ứ đọng, DN cần thường xuyên tiến hành kiểm tra số tồn kho để có thể điều chỉnh lại kế hoạch cung ứng, thu mua

Khâu tiêu thụ, DN cần phải nâng cấp chất lượng sản phẩm, giữ uy tín, áp dụng các chiến lược marketing nhằm thu hút nhiều khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp

1.1.3.4 Quy trình quản trị hàng tồn kho

Quy trình quản trị HTK được xác định bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của DN cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa

Quy trình bao gồm 3 công việc chính: Quản trị mã hàng, Quản trị hoạt động nhập kho, Quản trị hoạt động xuất kho

Sơ đồ quy trình quản trị HTK:

a Quy trình quản trị mã hàng:

Bước 1: Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật mã

hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người phụ trách quản trị việc đặt mã hàng của

DN

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình quản trị hàng tồn kho

(Nguồn :[6]) Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng, sau đó thực hiện đối chiếu Nếu

không tồn tại thì thực hiện bước 3; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước

4 thực hiện

Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về mặt

hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo quy định

Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc thay đổi, chỉnh sửa Nếu không thể thay

đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu Nếu có thể thay đổi thì thực hiện bước 5

Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã trước đó

Quy trình quản trị này thường được hệ thống rất tốt trong các phần mềm quản trị kho

b Quản trị hoạt động nhập kho

Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:

+ Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo

kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản trị chất lựơng và các bên có liên quan để bố trí nhân sự

+ Căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho

+ Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), và nhận Phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp

+ Nhân viên bộ phận quản trị chất lượng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, nếu nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu, Nhân viên này phát hành Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu và Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và chữ ký của Nhân viên bộ phận quản trị chất lượng là hợp lệ và chuyển cho Kế toán kho vật tư

+ Sau khi nhập nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm tra số lượng và ghi nhận vào thẻ kho

+ Kế toán kho dựa vào những thông tin trên đơn hàng và lập hóa đơn

+ Thủ kho thực hiện xuất kho theo hóa đơn

Xuất kho sản xuất:

+ Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc có

bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu

+ Bước 2: Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị

+ Bước 3: Kiểm tra lượng tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu không? Nếu đủ hàng đề xuất thực hiện bước 4; Nếu không đủ thì thực hiện bước 5

+ Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan

+ Bước 5: Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho

Xuất chuyển kho:

+ Bước 1: Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho Nếu được duyệt chuyển sang bước 2

+ Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện giao dịch chuyển kho, in phiếu và lấy xác nhận của các bên có liên quan

+ Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho

1.1.3.5 Nội dung quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Quản trị HTK trong hệ thống sản xuất và cung ứng có vai trò vừa phải đảm bảo sự liên tục, không đình trệ của quá trình SXKD, vừa phải giảm thiểu mức tồn kho

để tiết kiệm chi phí cho DN Để giải quyết đồng thời các yêu cầu đó, quản trị HTK cần phải giúp cho nhà quản trị giải quyết hai vấn đề cơ bản: DN cần phải có lượng

dự trữ để đảm bảo sản xuất liên tục, không bị gián đoạn, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng nhưng mặt khác phải làm như thế nào để khi dự trữ tăng lên, DN chỉ phải tốn thêm chi phí cho HTK ở mức thấp nhất

Việc quản trị HTK trong DN là rất quan trọng, không phải chỉ vì trong DN tồn tại dự trữ chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của DN Điều quan trọng hơn

là nhờ có dự trữ đúng mức, hợp lý sẽ giúp DN không bị gián đoạn trong kinh doanh, không bị thiếu sản phẩm, hàng hóa để bán đồng thời giúp DN sử dụng vốn tiết kiệm, giảm chi phí tồn kho

Để quản trị HTK hiệu quả, DN phải tìm cách xác định điểm cân bằng giữa

mức độ đầu tư cho HTK và những lợi ích thu được do thỏa mãn nhu cầu sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp nhất

Sơ đồ 1.3 Quản trị hàng tồn kho theo chuỗi cung ứng

(Nguồn: Douglas Lambert và cộng sự, 2005)

Quản trị HTK trong doanh nghiệp bao gồm 3 nội dung cơ bản:

a Thiết lập kế hoạch quản trị hàng tồn kho

* Tổ chức xây dựng định mức nguyên vật liệu

Tổ chức xây dựng hệ thống định mức NVL là một công cụ hiệu quả để quản trị chi phí HTK dựa trên cơ sở loại bỏ sự bất hợp lý và kém hiệu quả của hoạt động SXKD Hệ thống định mức được xây dựng để phản ánh mức độ hoạt động trong tương lai mà không phải các mức độ hoạt động đã qua, là căn cứ để lập các báo cáo

bộ phận và đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm

* Tổ chức lập dự toán hàng tồn kho

Tổ chức lập dự toán HTK sẽ giúp cho DN chủ động trong SXKD, lường trước được các khó khăn khi thực hiện mục tiêu, hạn chế được các loại chi phí về tồn đọng vốn, chi phí kho bãi, chi phí nhân viên … Dự toán HTK là một trong những dự toán SXKD của DN và bị chi phối bởi dự toán tiêu thụ để xác định lượng hàng tồn cuối

kỳ nhằm phục vụ quyết định sản xuất và tiêu thụ

b Tổ chức thực hiện kế hoạch quản trị HTK

- Quản trị kinh tế HTK: Chức năng quản trị kinh tế HTK phải thực hiện hai

mục tiêu trái ngược nhau: Mục tiêu an toàn (có dự trữ để tránh mọi gián đoạn) và mục tiêu tài chính (giảm đến mức thấp nhất chi phí cho HTK) Để giải quyết điều đó, nội

dung quản trị kinh tế HTK cần xác định lượng đặt hàng tối ưu và thời điểm đặt hàng Thông qua các kỹ thuật và mô hình quản trị dự trữ, quản trị kinh tế HTK sẽ giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định liên quan đến HTK như thời điểm đặt hàng, số lượng đặt hàng mỗi lần, phân loại hàng dự trữ theo giá trị và số lượng…

- Quản trị hiện vật HTK: quản trị HTK về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn

hàng về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng trong kho Mặt khác việc quản trị này còn giúp cho hoạt động chất xếp, xuất - nhập hàng trong kho được dễ dàng giúp cho các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng tồn kho Nội dung quản trị về mặt hiện vật của HTK bao gồm các hoạt động được chia thành 4 nhóm công việc chính:

+ Xây dựng hệ thống hàng tồn kho: tổ chức quản trị hàng trong kho và tổ chức kiểm kê hàng tồn kho, một hệ thống giúp theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng và việc lưu trữ hàng hóa trong kho của mỗi DN Quy trình xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn trong kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu nhập vào kho cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa Nhiệm vụ chính của hệ thống quản lý HTK là giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối, nhằm đảm bảo hàng trong kho luôn sẵn có theo yêu cầu Trường hợp thiếu hụt HTK sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc sử dụng vốn không hiệu quả

+ Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu, đơn vị cần đánh giá năng lực cung ứng của đơn vị đó, căn cứ vào uy tín của đơn vị cung cấp, uy tín đó sẽ được thể hiện qua quy mô, qua lịch sử phát triển cũng như các giấy tờ liên quan… Một đơn vị uy tín sẽ có các thông tin minh bạch, rõ ràng về mặt pháp lý trong việc chứng minh nguồn gốc sản phẩm

+ Tổ chức vận chuyển tiếp nhận hàng tồn kho : thực hiện dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, bốc xếp, lưu kho đóng gói và phân phối hàng hóa đến khi tiếp nhận hàng ở kho

+ Tổ chức giao nhận hàng vào kho, tổ chức quản trị xuất hàng: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, hóa đơn, chứng từ mua hàng, tổ chức giao nhận hàng vào kho; tổ chức

xuất hàng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, nhu cầu đặt hàng của khách hàng tiến hành xuất hàng

- Quản trị kế toán HTK: Quản trị kế toán HTK thực chất là quản trị về mặt số

lượng và về mặt giá trị của từng loại HTK Trong đó, quản trị số lượng HTK của kế toán được diễn ra đồng thời với quá trình xuất nhập kho, kiểm kê thông qua chứng từ

kế toán Quản trị về mặt giá trị của kế toán được xem là một nội dung khá phức tạp

do các mặt hàng nhập vào kho có thời điểm mua và giá mua khác nhau giữa các chủng loại hàng và ngay giữa các hàng cùng chủng loại Theo Chuẩn mực kế toán quốc tế

số 02 có 3 phương pháp (PP) tính giá hàng xuất kho được áp dụng: PP thực tế đích danh; PP bình quân gia quyền; PP nhập trước - xuất trước (FIFO) Các PP tính giá khác nhau sẽ cho các giá trị hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi gộp không giống nhau

Các nhà quản trị có thể lựa chọn các phương pháp phù hợp để quyết định giá bán ra có lợi nhất, giảm thiểu chi phí và làm thay đổi mức lợi nhuận trên báo cáo kế toán Để tồn tại và phát triển trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế đòi hỏi các DN cần phải đổi mới tư duy, phương thức quản trị, mặt khác các DN cần phải khai thác các công cụ quản trị nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực kinh tế, tối đa hóa giá trị cho khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững Một trong những công cụ quản trị quan trọng đó chính là kế toán quản trị hàng tồn kho

- Đánh giá công tác quản trị HTK của doanh nghiệp: thông qua việc đánh giá các chỉ tiêu mức độ đầu tư cho HTK, sự biến động hàng tồn kho, tốc độ luân chuyển HTK và tình hình thực hiện so với kế hoạch

c Tổ chức quá trình kiểm tra, kiểm soát thực hiện quản trị hàng tồn kho

HTK là một loại tài sản của doanh nghiệp, có vai trò rất quan trọng trong sản xuất, kinh doanh Tổ chức quá trình kiểm tra, kiểm soát thực hiện quản trị hàng tồn kho là công việc mà nhà quản trị cần thực hiện để nắm được tình hình xuất, nhập, tồn,

từ đó dựa vào tình hình sản xuất, kinh doanh, tình trạng tồn kho để ra quyết định bổ sung, tiêu thụ hàng hóa, nguyên vật liệu

- Lên kế hoạch và chuẩn bị kiểm tra, giám sát

Bước đầu tiên trong kiểm tra, kiểm soát thực hiện quản trị HTK là lên kế hoạch

và chuẩn bị Việc quản trị HTK không chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà còn yêu cầu nhà quản trị đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa Do đó, việc lên kế hoạch cho nhập, xuất hàng hóa có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp Nhà quản trị cần dựa vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị cho phù hợp

- Quan sát, và kiểm kê hiện vật HTK

Kiểm kê kho hàng chính là bước kiểm tra tình hình tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch cho phù hợp Kiểm kê hàng hóa còn giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm, nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung cho kịp thời

Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách kế toán để kịp thời điều chỉnh số liệu trùng khớp Số liệu kiểm kê phải được báo cáo lại với nhà quản trị để quản trị nắm được tình hình tồn kho Việc kiểm kê nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người và sau đó đối chiếu để đảm bảo chính xác Ngày nay việc áp dụng kể thống quản trị trong quy trình kiểm soát tồn kho

sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn

- Kiểm soát quản trị xuất, nhập kho

Quản trị nhập kho bao gồm các công việc: quản trị mua hàng hóa, nguyên vật liệu, quản trị sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho,…

Quản trị xuất kho bao gồm các công việc: xuất kho bán hàng, xuất nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, hàng mua phải trả lại, hàng chuyển kho,…

- Kiểm soát quản trị tồn kho

Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ công hoặc phần mềm quản trị để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán Kiểm kê

sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,…

- Kết chuyển và tổng kết, đánh giá

Sau khi kiểm tra sổ sách, xác định lượng hàng hóa thực tồn kho, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo Đồng thời, kế toán phụ trách lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in các báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để nộp cho nhà quản trị

1.1.3.6 Nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp

a Nhân tố khách quan

- Nhà cung cấp trên thị trường

Việc lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu DN, đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn là vấn đề phức tạp, nhân tố ảnh hưởng theo chiều thuận đối với quá trình quản trị HTK Khi đánh giá nhà cung cấp, uy tín của nhà cung cấp

đó là yếu tố đầu tiên và cũng là yếu tố quyết định tới việc có lựa chọn hợp tác với nhà cung cấp hay không Để xét xem nhà cung cấp đó có đủ uy tín hay không, nhà quản trị cần xem xét một số khía cạnh như :

Thông tin rõ ràng: Nhà cung cấp đó có thực sự tồn tại không; địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh có hay không?

Sự minh bạch trong hợp tác: Nhà cung cấp đó có đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác không?

Xem xét các vấn đề về pháp lý: Xem các thủ tục pháp lý liên quan đến các hợp đồng quá khứ, hiện tại của nhà cung cấp; việc tuân thủ pháp luật của nhà cung cấp có đảm bảo không?

- Giá cả của nguồn hàng tồn kho trên thị trường

Giá cả của nguồn HTK ảnh hưởng lớn đến quản trị hàng tồn kho, bởi biến động giá nguyên vật liệu ảnh hưởng đến tình hình nhập, xuất HTK, tuy nhiên bởi không có mặt hàng nào cứ tăng mãi mà không có điều chỉnh

Trong quan hệ cung - cầu, khi cung vượt quá cầu sẽ dẫn tới tình trạng thừa cung, dẫn đến biến động giá Thực tế, HTK quá lớn sẽ khiến cho dòng vốn bị đọng lại

Doanh nghiệp chủ động tích trữ hàng do lo ngại rủi ro giá nguyên vật liệu tăng mạnh và có nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và các đơn hàng đã ký lại là điều tốt, nhưng nếu tồn kho là vì không bán được hàng do nhu cầu mua giảm sút lại

là vấn đề khác

Các DN thường sử dụng vốn vay, vốn ngắn hạn để tích trữ HTK Nếu HTK tăng rơi vào trường hợp vay vốn để mua thì đó là rủi ro khi phải trả lãi vay và giảm giá Tức là DN nhỏ mà dùng đòn bẩy nợ quá lớn để tích trữ HTK, khi có biến cố bất ngờ xảy ra sẽ chịu khó khăn cả hai đầu: hàng không bán được trong khi phải chịu chi

phí lãi vay cao Do đó, cần đánh giá tình trạng giá cả của nguồn hàng tồn kho trên thị trường để đảm bảo số lượng và giá trị tồn kho phù hợp

- Hệ thống giao thông vận tải

Để có được HTK cho DN sử dụng, khâu trung gian là hệ thống giao thông vận tải chuyển hàng là nhân tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng theo chiều thuận tích cực đối với quản trị HTK Ở khâu vận chuyển, DN cần xem xét đến tính chất sản phẩm Những sản phẩm ít giá trị thường được lưu trữ và vận chuyển với số lượng lớn Phương thức vận chuyển phổ thông với thời gian vận chuyển dài Điều đó giúp DN tiết kiệm chi phí vận chuyển

Tuy cách thức trên làm tăng chi phí tồn kho, song vẫn là lựa chọn hợp lý

Vì chi phí vận tải thường lớn hơn rất nhiều so với chi phí tồn kho nên sự đánh đổi này là một chiến lược giảm tổng chi phí cho toàn bộ chuỗi cung ứng hàng tồn kho của DN

b Nhân tố chủ quan

- Nhận thức và trình độ của đội ngũ nhân sự

Nhận thức và trình độ của nhân viên là yếu tố quyết định thành công trong quản trị DN nói chung và quản trị HTK nói riêng Mọi hành động của nhân viên đều xuất phát từ nhân thức cũng như trình độ chuyên môn của họ Việc nâng cao nhận thức, cải thiện chuyên môn là việc làm thiết thực nhất, nhanh nhất để cải thiện công tác quản trị HTK trong DN một cách có hiệu quả Thay đổi tư duy, nhận thức trong mỗi người giúp cho họ có cái nhìn hoàn thiện hơn về các vấn đề, từ đó nâng cao trách nhiệm của mình trong công việc hàng ngày

- Phương tiện quản trị, công nghệ kỹ thuật

Phương tiện quản trị hình thành nên cách thức quản trị HTK của DN Phương tiện quản trị ở đây có thể là máy móc, thiết bị, sổ ghi chép, kho lưu trữ Nếu một DN

có các phương tiện hiện đại, đồng bộ thì hiệu quả quản trị sẽ cao hơn nhiều so với

DN có phương tiện cũ kỹ, lạc hậu

Ngày nay, việc áp dụng công nghệ kỹ thuật vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh là một phần không thể thiếu đối với DN Đưa công nghệ kỹ thuật hiện đại vào trong quản trị HTK sẽ giúp chia sẻ gánh nặng, giảm áp lực cho nhân viên, nâng cao

năng suất làm việc Ví dụ, thay vì ghi chép thủ công trên sổ sách, nhân viên có thể thực hiện các thao tác trên các phần mềm Điều này, có thể không tiết kiệm chi phí đầu tư nhưng nó có thể tăng hiệu quả quản trị do tiết kiệm thời gian, công sức bỏ qua

các sai sót cơ học

- Quy trình quản trị xuất nhập HTK

Hoạt động nhập xuất HTK là hoạt động diễn ra thường xuyên tại các DN sản xuất và thương mại Đối tượng xuất nhập hàng là nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa Dựa vào hoạt động này có thể xác định được số lượng hàng xuất, nhập

và tồn trong kỳ, tình hình biến động của tài sản của DN Nếu không có cách quản trị, phương thức làm việc hiệu quả thì sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động phát sinh sau này Chẳng hạn như, việc không kiểm tra, kiểm soát hàng kỹ trong quá trình nhập kho sẽ gây ra những vấn đề như sản phẩm kém chất lượng, bị hư hỏng, thiếu hoặc mất mát, từ đó làm tăng chi phí ngoài, thất thoát tài sản cho DN, chưa kể có thể gây chia rẽ mối quan hệ với các nhà cung cấp, giảm uy tín của DN Xuất nhập HTK một cách không khoa học, không tuân thủ đúng quy trình làm cho hàng khó kiểm soát, giảm chất lượng trong công tác quản trị Không kiểm soát được lượng hàng tồn trong kho dẫn tới tình trạng DN dự báo sai gây thiếu hụt hàng hóa hoặc

dự trữ quá nhiều Chính vì vậy, quản trị quy trình xuất nhập hàng tồn kho sẽ giúp

DN nâng cao công tác quản trị của mình

- Các chi phí phát sinh trong công tác quản trị

HTK luôn là mối quan tâm lớn đối với các nhà quản trị bởi nó là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp Việc lưu trữ HTK là cần thiết khách quan vì nó mang lại nhiều lợi ích cho DN

Thứ nhất, duy trì một lượng HTK giúp DN thuận lợi trong việc mua vật tư và hoạt động sản xuất, bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi mua một số lượng lớn và được hưởng chiết khâu từ các nhà cung cấp và nếu DN dự đoán trong tương lai giá

cả nguyên vật liệu tăng hay khan hiếm hoặc cả hai thì việc lưu trữ HTK sẽ đảm bảo cho DN luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định

Thứ hai, sự sẵn sàng của các sản phẩm dở dang mang lại cho mỗi công đoạn

sản xuất một mức độ độc lập nào đó Mặt khác, sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi Khi cung và cầu về một loại hàng hóa nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ, việc duy trì thường xuyên một lượng dự trữ nhằm tích lũy đủ cho một thời gian cao điểm là việc cần thiết Có như vậy, quá trình sản xuất sẽ được tiến hành một cách liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất

- Đặc tính của hàng tồn kho, các sản phẩm hàng hoá

HTK rất đa dạng và phong phú Mỗi loại HTK có đặc tính lý hóa, sinh học riêng, ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng trong quá trình thu mua, vận chuyển

dự trữ,… HTK luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã,… Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng

- Khả năng phân loại nhóm HTK

Phân nhóm các yếu tố ảnh hưởng theo dạng hàng tồn kho vì mỗi dạng HTK lại chịu sự ảnh hưởng của những yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau Đối với doanh nghiệp cơ khí, nhóm HTK được phân nhóm thành nguyên vật liệu, nửa thành phẩm, thành phẩm Kết thúc giai đoạn sản xuất của 1 phân xưởng cho sản phẩm là nửa thành phẩm, nửa thành phẩm là nguyên vật liệu đầu vào của phân xưởng 2 (giai đoạn sản xuất 2), nếu quá trình quản trị HTK (nửa thành phẩm) không chặt chẽ về tiêu chuẩn, các thông số kỹ thuật ảnh hưởng chất lượng đầu vào của giai đoạn sản xuất tiếp theo Quản trị HTK cần bám sát tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật cho từng nhóm HTK ở mỗi giai đoạn sản xuất Cụ thể:

+ Đối với hàng tồn kho ở dạng nguyên vật liệu, nhiên liên, quản trị HTK thường phụ thuộc vào các yếu tố sau:

Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất của DN Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của DN gồm 3 loại: Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với DN sản xuất có tính chất thời vụ)

Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường

Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp

Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp

Giá cả của các loại nguyên vật liệu, nhiên liệu được cung ứng

+ Đối với mức hàng tồn kho ở dạng bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các yếu tố ảnh hưởng gồm:

Đặc điểm và các yêu cầu kỹ thuật, công nghệ trong quá trình sản xuất sanr phẩm

Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm

Trình dộ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp

+ Đối với quản trị hàng tồn kho dạng thành phẩm, các yếu tố ảnh hưởng gồm Sự phối hợp giữa các khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng

Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường sản phẩm của DN

Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh của DN thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái từ hình thái vốn tiền tệ ban đầu sang vốn vật tư hàng hóa và sau cùng lại trở về hình thái ban đầu là hình thái tiền tệ Như vậy, quá trình vận động của HTK là quá trình vận động của vốn kinh doanh của doanh nghiệp Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng một cách hiệu quả

1.2 Kinh nghiệm về công tác quản trị hàng tồn kho tại một số doanh nghiệp

1.2.1 Kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho tại một số doanh nghiệp công nghiệp quốc phòng

1.2.1.1 Công ty cơ khí Z179

Công ty cơ khí Z179 là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Bộ Quốc Phòng- Tổng Cục Kĩ Thuật Quân Đội Công ty cơ khí Z179 là một doanh nghiệp sản xuất, chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí cho Quốc Phòng và kinh tế Chủ yếu các hoạt động sản xuất của công ty đều tập trung vào sản xuất sản phẩm truyền thống của công ty là sản phẩm bánh răng côn xoắn Sản phẩm này luôn mang lại cho công ty những cơ hội làm ăn lớn và những thành tích sản xuất đáng tự hào Hàng năm, ngoài sản xuất các mặt hàng kinh tế cho các thị trường công, nông, lâm, ngư nghiệp, công

ty còn phải sản xuất một số mặt hàng Quốc Phòng, do Bộ giao

Công ty cơ khí Z179 là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các ngành công, nông, lâm, ngư nghiệp… trên thị trường kinh tế và các mặt hàng phục vụ cho lĩnh vực an ninh quốc phòng nên đặc điểm vật tư đưa vào sản xuất là rất

dễ bảo quản, chủng loại vật tư đa dạng, khối lượng lớn, bao gồm các loại sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đai…Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu rất quan trọng trong công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

Kinh nghiệm trong công tác quản trị HTK tại Công ty cơ khí Z179 là:

- Quản trị hàng tồn kho: lưu các thông tin về vật tư, hàng hóa, chủ yếu thông qua mã vật tư, hàng hóa tại 2 bộ phận phòng kế toán và kho, và được quản trị hạch toán trên hệ thống phần mềm kế toán Misa

- Chú trọng công tác kế hoạch mua sắm HTK: Căn cứ kế hoạch cung ứng vật

tư tại công ty cơ khí Z179 do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm Phòng kế hoạch – vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kì (tháng, quý, năm)

- Công tác xây dựng và quản trị định mức tiêu dùng vật tư ở công ty cơ khí Z179 rất được chú trọng

- Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác xây dựng

và quản trị định mức vật tư cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản trị định mức vật tư cho các vật liệu phụ, nhằm quản trị được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng vật tư sản xuất có hiệu quả nhất

- Về công tác bảo quản vật tư, công ty đã chú trọng xây dựng hệ thống kho tàng và đạt được những yêu cầu nhất định về kĩ thuật cũng như về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát vật tư diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, tránh được tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu vật tư

- Về công tác cấp phát vật tư, sử dụng và xuất dùng vật tư, hàng hóa

Công tác cấp phát vật tư được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời

và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu vật tư mà

bị ngừng trệ

- Công ty chú trọng dựa vào các mối quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trường