Quản trị hàng tồn kho và hướng giải quyết những vấn đề liên quan tới quản trị hàng tồn kho

Untitled ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ Môn học QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH Đề tài QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Giảng viên Th S Nguyễn Quốc T[.]

lOMoARcPSD|22244702 ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ Môn học QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH Đề tài: QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Giảng viên: Th.S Nguyễn Quốc Thịnh Học viên: Đặng Minh Quang Lớp: LT27.1 MSSV: 35221020094 lOMoARcPSD|22244702 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU I KHÁI NIỆM & ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO .4 Khái niệm quản trị hàng tồn kho: .4 Hàng tồn kho mặt hàng, sản phẩm DN giữ để bán sau Nói cách khác, hàng tồn kho mặt hàng dự trữ mà công ty sản xuất để bán thành phần tạo nên sản phẩm  Do đó, hàng tồn kho liên kết việc sản xuất , bán sản phẩm , phận tài sản ngắn hạn , chiếm tỉ trọng lớn , có vai trò quan trọng việc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp II CÁC LOẠI CHI PHÍ LIÊN QUAN HÀNG TỒN KHO Các chi phí tăng lên tăng tồồn kho: Các chi phí giảm tồồn kho tăng: .5 III CÁC TÍNH CHẤT CỦA NHU CẦU: Nhu cầu độc lập: Nhu cầu phụ thuộc: Nhu cầu không chắn: Nhu cầu tĩnh: Nhu cầu động: .6 IV V Đặc điểm hàng tồn kho: .4 TỒN KHO MỘT GIAI ĐOẠN VÀ NHIỀU GIAI ĐOẠN: Tồn kho giai đoạn: Tồn kho nhiều giai đoạn: 2.1 Hệ thống số lượng đặt hàng cố định (FQS): .7 2.2 Hệ thống số lượng đặt hàng thay đổi theo nhu cầu thời kỳ cố định (FPS): HƯỚNG GIẢI QUYẾT LIÊN QUAN TỚI QUẢN TRỊ TỒN KHO TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 lOMoARcPSD|22244702 LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp dù sản xuất, dịch vụ hay thương mại cần trữ nguyên vật liệu cho sản xuất, cất trữ thành phẩm chưa đưa thị trường gọi chung hàng tồn kho - có vai trị đệm an tồn giai đoạn khác chu kì sản xuất kinh doanh Hàng tồn kho có nhiều loại, hình thức biểu khác dù biểu hình thức chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ Có số lí khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng: + Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn tổng số tài sản lưu động doanh nghiệp dễ bị xảy sai sót gian lận lớn hoạt động quản lý + Mỗi doanh nghiệp lựa chọn phương pháp khác để định giá hàng tồn kho mơ hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp Vì phương pháp, mơ hình khác đem lại kết khác nên yêu cầu đặt với doanh nghiệp phải đảm bảo tính thống việc sử dụng phương pháp định mô hình dự trữ kì, năm tài + Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận năm; Công việc xác định chất lượng, tình trạng giá trị hàng tồn kho công việc phức tạp khó khăn hầu hết tài sản khác Hàng tồn kho loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp quan trọng Hàng tồn kho khái niệm rộng, bao gồm nhiều loại khác Do tính đa dạng mình, loại hàng tồn kho bảo quản cất trữ nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhiều người quản lý Vì thế, cơng tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý sử dụng hàng tồn kho công việc phức tạp cơng tác quản lý tài sản nói chung tài sản lưu động nói riêng Trong giai đoạn nay, kinh tế ghi nhận bước phát triển vô vượt bậc, nhiều doanh nghiệp đạt lợi nhuận cao, việc quản trị hàng tồn kho hiệu quan trọng cần thiết doanh nghiệp Để hiểu rõ quản trị hàng tồn kho với kiến thức học kết hợp nghiên cứu tài liệu, em thực đề tài “ Quản trị hàng tồn kho hướng giải vấn đề liên quan tới quản trị hàng tồn kho” nhằm hiểu chất quản trị hàng tồn, xây dựng vấn đề hoạch định tồn kho kỹ thuật phân tích số vấn đề tồn kho đồng thời đưa biện pháp nhằm cải thiện vấn đề quản trị hàng tồn kho lOMoARcPSD|22244702 I KHÁI NIỆM & ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Khái niệm quản trị hàng tồn kho: - Hàng tồn kho mặt hàng, sản phẩm DN giữ để bán sau Nói cách khác, hàng tồn kho mặt hàng dự trữ mà công ty sản xuất để bán thành phần tạo nên sản phẩm  Do đó, hàng tồn kho liên kết việc sản xuất , bán sản phẩm , phận tài sản ngắn hạn , chiếm tỉ trọng lớn , có vai trị quan trọng việc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Quản trị hàng tồn kho hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch, phối hợp, kiểm soát việc thu mua, vận chuyển, lưu trữ, xử lý, phân phối nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụ tùng thay măt hàng khác cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng  Mục tiêu: Nhằm trì hoạt động sản xuất ổn định, đáp ứng biến thiên nhu cầu sản phẩm hay thời gian đặt hàng, tận dụng yếu tố kinh tế đặt hàng số lượng lớn Đặc điểm hàng tồn kho: - Mã hàng: (SKU – Stock Keeping Unit) gọi Mã định danh - Hầu hết doanh nghiệp dự trữ số lượng lớn hàng tồn kho cho mặt hàng thường xuyên nhiều địa điểm Để quản lý kiểm soát kho dự trữ, loại hàng thường gán định doanh gọi mã hàng tồn kho Một mã hàng tồn kho ứng với mặt hàng lưu trữ địa điểm cụ thể - Lợi thế: + Tránh khoản lỗ kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn, cơng ty tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khơng có sẵn nguồn cung thời điểm, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng + Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng đánh máy, phê duyệt, gửi thư… giảm nhiều, ta đặt đơn hàng lớn vài đơn hàng nhỏ lẻ + Đạt hiệu sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho đảm bảo cho trình sản xuất đạt hiệu , ngăn ngừa thiếu hụt nguyên liệu thời điểm định mà làm gián đoạn trình sản xuất - Tồn kho cần thiết phương diện sau: o Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu lOMoARcPSD|22244702 o Làm ổn định mức sản xuất đơn vị nhu cầu biến đổi o Bảo vệ đơn vị trước dự báo thấp nhu cầu II CÁC LOẠI CHI PHÍ LIÊN QUAN HÀNG TỒN KHO Các chi phí tăng lên tăng tồn kho:  Chi phí tồn trữ: Là chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như:  Chi phí vốn: đầu tư vào tồn kho phải xét tất hội đầu tư ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn hội vốn Phí tổn hội vốn đầu tư vào tồn kho tỷ suất sinh lợi dự án đầu tư có lợi bị bỏ qua Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, chấp nhận phí tổn hội cao  Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng thiết bị phương tiện kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh, )  Thuế bảo hiểm: chi phí chống lại rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí tăng tồn kho tăng Tồn kho tài sản, bị đánh thuế, tồn kho tăng chi phí thuế tăng  Hao hụt, hư hỏng: tồn kho tăng, thời giản giải toả tồn kho dài, nguy hư hỏng, hao hụt, mát hàng hố lớn Đây khoản chi phí liên quan đến tất tồn kho mức độ khác  Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho lớn làm cản trở hệ thống sản xuất Thời gian cần để sản xuất, phân phối đơn hàng khách hàng gia tăng khả thay đổi đơn hàng khách hàng yếu  Chi phí cho phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho lớn làm cản trở quy trình sản xuất nên nhiều lao động cần đến để giải toả tắc nghẽn, giải vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất lịch trình phối hợp  Chi phí chất lượng lơ hàng lớn: Khi sản xuất lơ hàng có kích thước lớn tạo nên tồn kho lớn Trong vài trường hợp, số bị hỏng số lượng chi tiết lơ sản xuất có nhược điểm Nếu kích thước lơ hàng nhỏ giảm lượng phẩm chất Các chi phí giảm tồn kho tăng: lOMoARcPSD|22244702  Chi phí đặt hàng: Bao gồm phí tổn việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, hình thức đặt hàng Khi sản xuất lô hàng phát sinh chi phí cho việc chuyển đổi qui trình thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn Kích thước lơ hàng lớn tồn kho vật tư lớn, đặt hàng lần năm chi phí đặt hàng hàng năm thấp  Chi phí thiếu hụt tồn kho: Mỗi thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất thành phẩm cho khách hàng, chịu khoản chi phí giảm sút doanh số bán hàng, gây lòng tin khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất bao gồm chi phí phá qui trình sản xuất đơi dẫn đến doanh thu, lòng tin khách hàng Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi dự trữ an tồn  Chi phí mua hàng: Khi mua ngun vật liệu với kích thước lơ hàng lớn làm tăng chi phí tồn trữ chi phí mua hàng thấp chiết khấu theo số lượng cước phí vận chuyển giảm  Chi phí chất lượng khởi động: Khi bắt đầu sản xuất lô hàng có nhiều nhược điểm giai đoạn đầu, cơng nhân học cách thức sản xuất, vật liệu khơng đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có điều chỉnh Kích thước lơ hàng lớn có thay đổi năm phế liệu  Khi tồn kho tăng có chi phí tăng lên có khoản chi phí khác giảm đi, mức tồn kho hợp lý làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho III CÁC TÍNH CHẤT CỦA NHU CẦU: Nhu cầu độc lập: - Nhu cầu độc lập nhu cầu mã hàng không liên quan đến nhu cầu mã hàng khác Đây loại cầu có liên quan trược tiếp đến nhu cầu khách hàng (thị trường) cần phải dự báo Nhu cầu phụ thuộc: - Nhu cầu phụ thuộc nhu cầu mã hàng có liên quan trực tiếp đến nhu cầu mã hàng khác Nhu cầu tính tốn mà khơng cần phải dự báo Nhu cầu không chắn: - Nhu cầu khơng chắn nhu cầu thay đổi liên tục khoảng thời gian Nhu cầu tĩnh: - Nhu cầu tĩnh nhu cầu ổn định lOMoARcPSD|22244702 Nhu cầu động: - Nhu cầu động thay đổi theo thời gian lOMoARcPSD|22244702 IV TỒN KHO MỘT GIAI ĐOẠN VÀ NHIỀU GIAI ĐOẠN:  Một số loại hàng sử dụng (để sản xuất hay để bán) thời gian tương đối ngắn lượng hàng cịn lại khơng thể lưu trữ mùa tới cần áp dụng mơ hình tồn kho giai đoạn Mơ hình sử dụng mua lần cho mặt hàng thời kỳ  Trong trường hợp khác, loại hàng sử dụng liên tục thời gian dài áp dụng mơ hình tồn kho nhiều giai đoạn nhằm tận dụng lợi kinh tế lô lớn Tồn kho giai đoạn: - Mơ hình tồn kho giai đoạn sử dụng tình liên quan đến mặt hàng theo mùa vụ dễ hư hỏng nên tồn kho để bán thời gian tới - Khi tồn kho khoảng thời gian vậy, định hàng tồn kho có sản phẩm đặt hàng đầu kỳ Vấn đề tồn kho thời kỳ gọi vấn đề người bán báo Tồn kho nhiều giai đoạn: 2.1  Hệ thống số lượng đặt hàng cố định (FQS): Mơ hình số lượng đặt hàng kinh tế ( EOQ khơng có DTAT): Mơ hình sơ đồ EOQ1  Các giả định mơ hình số lượng đặt hàng kinh tế: o Xem xét loại hàng định o Toàn số lượng đặt hàng chuyển đến kho thời điểm o Hai loại chi phí biến đổi có liên quan: chi phí đjăt hàng chi phí tồn trữ o Khơng chấp nhận trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho lOMoARcPSD|22244702 o Nhu cầu hàng tồn kho không xác định liên tực theo thời gian o Thời gian đặt hàng khơng đổi  Mơ hình số lượng đặt hàng cố định có dự trữ an tồn ( EOQ có DTAT ): Mơ hình sơ đồ EOQ2 - Việc thiếu hụt hàng tồn kho xảy lúc mà nhu cầu khoảng thời gian đặt hàng vượt điểm đặt hàng lại (ROP) Khi nhu cầu khơng chắn, sử dụng mơ hình EOQ dưa nhu cầu trung bình dẫn đến xác xuất thiếu hụt hàng tồn kho cao - Có cách để làm giảm rủi ro làm tăng điểm đặt hàng lại cách thêm vào lượng tồn kho bổ sung gọi dự trữ an toàn Dự trữ an toàn lượng tồn kho bổ sung nhằm giảm thiểu rủi ro từ việc thiếu hụt hàng tồn kho Như vậy, tổng chi phí mơ hình tính là: Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng (Cđh) + Chi phí tồn trữ (Ctt) TC= Ta có lượng hàng tối ưu (Q*) tổng chi phí nhỏ Để có tổng chi phí nhỏ Cdh = Ctt (hoặc lấy đạo hàm tổng chi phí) Q*= D: Tổng nhu cầu hàng tồn kho kỳ C0: Chi phí lần đặt hàng lOMoARcPSD|22244702 Ch: Chi phí tồn trữ cho đơn vị hàng tồn kho kỳ Ch= I.C I: Tỉ lệ % chi phí tồn trữ hàng tồn kho hàng năm so với đơn giá C: Đơn giá hàng tồn kho ( giá mua hay chi phí sản xuất ) Lượng đặt hàng tối ưu Q* để giảm thiểu tổng chi phí Q* gọi lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): Điểm đặt hàng lại ROP phụ thuộc vào thời gian đặt hàng (L) lượng nhu cầu bình quân đơn vị thời gian () ROP= L 2.2 - Hệ thống số lượng đặt hàng thay đổi theo nhu cầu thời kỳ cố định (FPS): Hệ thống số lượng đặt hàng theo thời kỳ cố định (FPS) có số lượng đặt hàng thay đổi theo nhu cầu thời kỳ đặt hàng cố định (định kỳ) - Có định FPS khoảng thời gian lần đặt hàng số lượng hàng cần đặt Độ dài thời kỳ đặt hàng thiết lập dựa mức độ quan trọng mặt hàng thuận tiện việc đặt hàng Độ dài thời kỳ đặt hàng sử dụng kết hợp với mơ hình EOQ mà theo khoảng thời gian hai lần đặt hàng T= số lượng đặt hàng chưa có dự trữ an tồn M= T+L T+L =T V HƯỚNG GIẢI QUYẾT LIÊN QUAN TỚI QUẢN TRỊ TỒN KHO  Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu: nguyên vật liệu dự trữ giai đoạn đầu thể chức liên kết sản xuất cung ứng Cách đầu tiên, nhất, phù hợp với kinh tế thị trường, làm giảm bớt lượng dự trữ tìm cách giảm bớt thay đổi nguồn cung ứng số lượng, chất lượng, thời điểm giao hàng, công cụ chủ yếu để đạt đến trình độ cung ứng thời điểm - Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang dây chuyền sản xuất: có loại dự trữ nhu cầu thiết yếu trình sản xuất, chịu tác động chu kỳ sản xuất Nếu giảm chu kỳ sản xuất giảm lượng dự trữ Muốn làm điều cần khảo sát kỹ lưỡng lOMoARcPSD|22244702 cấu chu kỳ sản xuất - Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng: loại dự trữ tồn nhu cầu trì bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị Nhu cầu tương đối khó xác định cách xác - Giảm thành phẩm dự trữ: tồn dự trữ xuất phát từ nhu cầu khách hàng thời điểm định Do đó, dự báo xác nhu cầu khách hàng làm giảm loại dự trữ Ngoài để đạt lượng dự trữ thời điểm , nhà quản trị cần tìm cách giảm bớt cố, giảm bớt nhữnbg biến cố bên công việc quan trọng quản trị sản xuất Vấn đề để đạt yêu cầu thời điểm quản trị sản xuất sản xuất lô hàng nhỏ theo tiêu chuẩn định trước Chính việc giảm bớt kích thước lô hàng biện pháp hỗ trợ việc giảm lượng dự trữ chi phí hàng dự trữ Khi mức tiêu dùng không thay đổi lượng dự trữ trung bình xác định sau: Lượng dự trữ trung bình(Q) = lượng dự trữ tối đa (Qmax)+ lượng dự trữ tối thiểu (Qmin) Một giải pháp để giảm đến mức thấp lượng dự trữ (cung ứng thời điểm) chuyển lượng dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, khơng đưa đến nơi chưa có nhu cầu - Kiểm kê kho hàng liên tiếp: Để giải hàng tồn bạn cần phải điều hành hàng hóa kho thường xuyên phải thật cụ thể bạn cần phải bắt đầu vào & đầu có kế hoạch giải hợp lý Bên cạnh đó, việc kiểm kê kho thường xun cịn giúp bạn nhập hàng hợp lí, tránh sai sót khâu Hơn nữa, giúp bạn tóm mặt hàng bán chạy mặt hàng tồn nhiều để có bước giải hiệu suất cao Từ tránh tình trạng tồn kho khơng mong muốn Bạn kiên phải tránh tình trạng kho hàng lộn xộn khơng kiểm sốt, khơng dễ dẫn đến thất hàng hóa & việc lý hàng tồn trở nên gian truân - Giảm giá: phương án xử lý nhanh cho hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí với sách giảm giá theo phân khúc khách hàng mà doanh nghiệp có nhu cầu muốn bán Khách hàng đa số có xu hướng so sánh giá & đối chiếu lợi ích nơi trước định đặt đơn hàng Tuy nhiên, ưu đãi giảm giá nên cân nhắc mức hợp lý, nên nghĩ giá thật rẻ có người đặt đơn hàng cịn phụ thuộc vào cách quảng bá sản phẩm - Tặng quà kèm theo: Có thể dùng hàng tồn kho để tặng kèm điều chỉnh giá phù hợp để không bị lỗ vốn Cách giúp lý hàng tồn vừa khiến khách hàng cảm lOMoARcPSD|22244702 thấy hời thỏa mãn mua sắm Đây hồn tồn dùng chi phí sản phẩm để thay chi phí marketing - Mở rộng thị trường: Khi hàng tồn kho không nên nghĩ đến việc lan rộng thị trường, phạm vi khách hàng tiếp cận bị hạn hẹp so với số lượng hàng hóa bán Do đó, nên tìm kiếm khách hàng tiềm khác thị trường có hội phát triển mạnh khỏe thị trường lOMoARcPSD|22244702 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ứng dụng lý thuyết hệ thống quản trị doanh nghiệp – PGS-TS Lê Thanh Hà (chủ biên), Hoàng Lâm Tịnh, Th.S Nguyễn Hữu Nhận Giáo trình xác suất thống kê tốn – Nguyễn Cao Văn (chủ biên) Quản lý sản xuất – NXB Đại Học Quốc giá Tp HCM, Hồ Thanh Phong, Nguyễn Văn Chung Quản trị sản xuất – NXB Thống kê, tác giả Đặng Minh Trang