Tiểu luận- Quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng

Lời cam đoan Em xin cam đoan đề tài tiểu luận : “ Tìm hiểu nghiệp vụ tổ chức hop Xây dựng tình cụ thể doanh nghiệp” cơng trình nghiên cứu độc lập hướng dẫn giáo viên hướng dẫn: Lưu Minh Huyên Đề tài, nội dung báo cáo sản phẩm mà em nỗi lực nghiên cứu, tìm hiểu trình thu thập khảo sát thực tế, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tân tình từ ban lãnh đạo, cán văn thư Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT Các kết trình bày báo cáo hoàn toàn ttung thực, em xin chịu hoàn tồn trách nhiệm, kỷ luật mơn nhà trường đề có vấn đề xảy Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Hồng Hoàng Thị Hồng Mục lục LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: Khái quát tổ chức Công ty 1.1 Lịch sử hình thành 1.1.1 Tên, địa quy mô hoạt động 1.1.2 Lịch sử phát triển 1.1.3 Lĩnh vực hoạt động theo giấy phép kinh doanh 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Quy mô lao động 10 CHƯƠNG II: Khái quát chung tổ chức họp 12 2.1 Khái niệm 11 2.2 Các loại hình hội họp 12 2.3 Các nguyên tắc tổ họp 12 2.4 Các bước tổ chức điều hành họp 12 2.4.1 Giai đoạn chuẩn bị cho họp 12 2.4.2 Công việc người thư ký thời gian diễn họp 17 2.5 Những giải pháp khắc phục lỗi 22 CHƯƠNG III: Tình cụ thể doanh nghiệp 24 A Mô Tả 24 B Tiến hành tình cụ thể 25 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 Lời mở đầu Hầu hết ngưởi dành phần lớn thời gian cho cơng việc, mà mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sống chúng ta, tác động lớn đến nhiều khía cạnh khác đời người Bên cạnh lực u thích cơng việc yếu tố khơng thể thiếu việc bày trí khơng gian làm việc cách hài hịa cân đối góp phần giúp bạn đạt kết thuận lợi cho cơng việc Trong lĩnh vực quản trị cấp quản trị có văn phòng làm việc phải quản trị văn phòng viết gọn lại “Quản Trị Hành Chánh Văn Phịng” Hầu hết xí nghiệp có phịng hành chính, Quản Trị Hành Chính đã, lĩnh vực thiếu quan, tổ chức kinh doanh Nơi làm việc làm việc dù có khơng gian nhỏ hay hẹp bố trí khơng gian màu sắc…thì tất củng mang cho tinh thần thoải mái khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần sức khỏa hiệu công việc,và tương tự, bạn tổ chức tốt khu vực hành quan Và ngày để tìm giải pháp cho vướng mắc thế giới tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp vẩn tốt điện thoại, máy fax, máy vi tính…hoặc làm việc Tổ chức tốt họp quan trọng việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành Nó đem lại hiểu lớn cho công việc thành công bạn Bendeich, tác giả người Úc tác phẩm” Office skills- Update” phát biểu câu hay sau: “Nhiều nhà kinh doanh thành công, có số người đướng đầu có số công ty lớn giới, trước bắt đầu nghiệp nghề thư ký Các kỹ hay nghiệp vụ , mà họ học làm thư ký hay nhân viên hành văn phịng giúp họ thành cơng nghề nghiệp Một cơng ty hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc thiết bị đại đến đâu trở nên vô nghĩa quản trị nguồn nhân lực Chính quản trị nhân lực tạo mặt, bầu khơng khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám công ty Ta không phủ nhận vai trò lĩnh vực khác quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế tốn… rõ ràng quản trị nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng doanh nghiệp Để công việc hồn thành có hiệu quả, địi hỏi người thực cơng việc phải có kỹ tương ứng với u cầu cơng việc Trong quản trị vậy, để hoàn thành tốt chức quản trị, địi hỏi nhà quản trị phải có kỹ chủ yếu như: kỹ kỹ thuật, kỹ nhân sự, kỹ tư duy… Tất nhà quản trị, dù làm việc lĩnh vực phải có đầy đủ loại kỹ Tuy nhiên tầm quan trọng kỹ lại tùy thuộc vào cấp bậc nhà quản trị Kỹ nhân nhà quản trị cấp Một nhà quản trị nhân cần trang bị cho kỹ nhân cần thiết, kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công Tổ chức thành công họp công việc mà nhà quản trị có lực phải có khả thực Đây việc khơng dễ dàng Các họp nên tổ chức nào? Làm để biết chắn người tham dự đến giờ? Truyền đạt cho người nào? Tổ chức thực công việc sau họp sao? Là nhà quản trị người tổ chức họp cần phải xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp lập kế hoạch để biến định thành hành động Kết cấu tiểu luận gồm: chương Chương 1: khái quát chung tổ chức Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT Chương 2: Khái quát chung tổ chức họp Chương 3: Tình cụ thể doanh nghiệp Chương 1: khái quát chung tổ chức Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT 1.1 Lịch sử hình thành 1.1.1 Tên, địa quy mô hoạt động doanh nghiệp Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT Trụ sở: Thôn Đào Viên - Xã Dân Tiến - Huyện Khoái Châu - Hưng Yên Điện thoại/ Fax: 0987 573 333 Fax: 02213 714 316 Mã số thuế: 0900277050 Email: congtythanhphatlpt@gmail.com Giấy chứng nhận ĐKKD số 0900277050 đăng ký lần đầu ngày 29/11/2007 đăng ký thay đổi lần thứ ngày 28/04/2016 Sở kế hoạch Đầu Tư tỉnh Hưng Yên cấp Người đại diện: Hoàng Văn Tùng Chức vụ: Giám đốc Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán vật liệu xây dựng, lốp ôtô, vận tải hàng hố đường đóng thùng xe, sữa chữa chăm sóc… Tài khoản số: 2407 211 000 320081 Ngân hàng Agribank_CN Hưng Yên II 4661 00000 38422 Ngân hàng BIDV_CN Bắc Hưng Yên 11 000000 55913 Ngân hàng Vietinbank_CN Bắc Hưng Yên Cùng với phát triển công ty không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh lĩnh vực mạnh vận tải sản phẩm cơng ty có uy tín thương hiệu Việt, đặc biệt chiếm lĩnh thị trường tỉnh tỉnh bạn - thị trường địi hỏi có cạnh tranh khốc liệt giá … Dưới lãnh đạo giám đốc Hoàng Văn Tùng đồng tâm hợp lực đội ngũ CBCNV có trình độ chuyên môn , giàu kinh nghiệm, tận tụy, giỏi tay nghề giúp cho công ty phát triển lớn mạnh không ngừng Chiến lược phát triển công ty tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh sản phẩm dựa khai thác mạnh để đáp ứng thiết thực yêu cầu phát triển KT-XH, phát triển đa ngành, đa nghề nhiều lĩnh vực để hỗ trợ lẫn Phát triển nhanh phải đảm bảo hiệu bền vững, phấn đấu xây dựng công ty thành doanh nghiệp mạnh khu vực miền bắc vào năm 2020 Với thành đạt với kinh nghiệm tận tâm Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT địa tin cậy khách hàng đối tác Quy mô hoạt động doanh nghiệp - Diện tích mặt Tổng diện tích 3.980 m2 đất, nằm diện tích đất xã Dân Tiến, huyện Khối Châu, tỉnh Hưng n Vớn điều lê: 20.000.000.000 đồng (hai mươi tỷ triệu đồng) 1.1.2 Lịch sử phát triển doanh nghiệp Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT công ty trách nhiệm hữu hạn NN hoạt động kinh với lĩnh vực buôn bán vật liệu xây dựng, lốp ô tô, vận tải hàng hoá đường đóng thùng xe, sữa chữa chăm sóc Được thành lập ngày 29/11/ 2007 theo định Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh Hưng Yên Tên giao dịch công ty LPT THANH PHAT CO.,LTD Địa giao dịch (trụ sở chính) Thơn Đào Viên, xã Dân Tiến, huyện Khoái Châu, tỉnh Hưng Yên Từ xưởng sản xuất phụ tùng nhỏ Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT phát triển thành đơn vị thành viên với chức năng: Với lĩnh vực buôn bán vật liệu xây dựng, lốp tơ, vận tải hàng hố đường đóng thùng xe, sữa chữa chăm sóc….Cho đến cơng ty Trong lĩnh vực kinh doanh vận tải hàng hoá đường nước quốc tế, hàng năm công ty vận chuyển hàng nghìn hàng hố nhiều lơ thiết bị đảm bảo yêu cầu tiến độ khách hàng… 1.1.3 Lĩnh vực hoạt động theo giấy phép kinh doanh Kinh doanh ngành nghề cấp phép chấp hành đầy đủ chế độ pháp luật Nhà nước nhằm nâng cao tính hiệu hợp pháp hoạt động Phát triển thêm ngành nghề Công ty, nâng tỷ trọng sản xuất công nghiệp, dịch vụ, đầu tư thiết bị công nghệ đại, nâng cao chất lượng khả cạnh tranh thị trường Buôn bán vật liệu xây dựng, lốp ô tô, vận tải hàng hố đường đóng thùng xe, sữa chữa chăm sóc… HÌNH ẢNH XE TRONG CƠNG TY 1.2 Cơ cấu tổ chức *Sơ đồ cấu tổ chức doanh nghiệp Sơ đồ: Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LP Ban giám đốc Phịng kinh doanh Phịng tài chínhkế tốn Phịng điều hành vận tải Bộ phận an tồn giao thơng Nguồn: Phịng nhân Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT - Ban giám độc: Giám đốc Công ty người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm trước điều hành Công ty theo hướng định Công ty Nghĩa vụ, quyền hạn Giám đốc sau: + Trực tiếp điều hành phân công nhiệm vụ để giải công việc hàng ngày Công ty + Quyết định kịp thời vấn đề phát sinh liên quan đến công việc hàng ngày Công ty + Ký văn bản, chứng từ, hợp đồng, giao dịch theo thẩm quyền + Quyền hạn, nhiệm vụ thực nghĩa vụ theo quy định Điều lệ Công ty Luật Doanh nghiệp - Phòng kinh doanh : + Tham mưu giúp ban Giám đốc Công ty vông việc triển khai thực Nghị Công ty công tác định hướng kế hoạch kinh doanh quy định hướng khách hàng + Trực tiếp triển khai tổ chức hoạt động kinh doanh theo kế hoạch mục tiêu đề + Tham mưu giúp ban Giám đốc nắm bắt thông tin kịp thời chiến lược phát triển kinh tế, xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn sản xuất – kinh doanh công ty theo mục tiêu mà Nghị Giám đốc đề + Thường xuyên nắm vững thông tin thị trường Tổ chức thực tốt kế hoạch sản xuất - kinh doanh phạm vi tồn cầu Cơng ty + Quản lý hàng hóa theo quy chế, quy định cơng y, thường xuyên kiểm tra tình hình sản xuất - kinh doanh đơn vị trực thuộc, kịp thời báo cáo để ban Giám đốc có biện pháp đạo + Theo dõi thống kê, tổng hợp báo cáo xác, kịp thời định kỳ đột xuất - Phòng tài - kế tốn: + Tham mưu giúp Giám đốc đạo, quản lý điều hành công tác kinh tế tài hạch tốn kế tốn; + Thực theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, sách người lao động Công ty; + Thanh tốn chi phí hoạt động, chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh + Quản lý chi phí Cơng ty + Thực cơng tác tra tài đơn vị trực thuộc Cơng ty - Phòng điều hành vận tải: Giúp Giám đốc điều hành hoạt động Công ty; Điều hành hoạt động kinh doanh đội xe, quản lý phân công nhiệm vụ cho lái xe - Bộ phận an tồn giao thơng: Kiểm tra an tồn xe trước thực chu trình vận hành Xây dựng quy trình đảm bảo an tồn giao thơng Cơng ty, tổ chức thực biện pháp an toàn tuyên truyền pháp luật, phổ biến kiến thức an tồn giao thơng, an tồn lao động; xử lý vấn đề liên quan đến tai nạn giao thông, tai nạn lao động 1.3 Quy mô lao động Bảng 1: Cơ cấu lao động cơng ty tính đến tháng 5/2020 STT Trình độ Số người Tỷ lệ Trên đại học 0,69% Trình dộ đại học tương đương 52 7,14% Trình độ cao đẳng, trung cấp 191 38,46% Trình độ khác 200 53,71% Tổng cộng 448 100% Nguồn: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT Chương 2: Khái quát chung tổ chức họp 2.1 Khái niệm 10 - Người phận giao thực phụ trách việc điều hành hoạt động họp - Thời gian tối thiểu tối đa dành cho hoạt động, thời gian nghỉ hoạt động - Những hoạt động dự phòng biện pháp xử lý có tình đột xuất xảy  Chuẩn bị địa điểm trang thiết bị cho họp - Việc bố trí địa điểm cho họp phải vào tính chất, mục đích họp; vào số lượng đặc điểm, vị trí người tham dự; vào điều kiện có quan Khi dự kiến địa điểm phù hợp, thư ký văn phòng cần đăng ký với phận quản trị để xếp trước, tránh chồng chéo với hoạt động khác Địa điểm họp cần thông báo cụ thể công văn mời họp giấy mời - Điều cần lưu ý là, xác định địa điểm cần thiết, họp quan trọng, đại biểu từ nơi xa đến dự cần phải có địa điểm dự phịng, để có trương hợp bất trắc xẩy khơng phải hỗn họp lý địa điểm - Địa điểm cần trang trí phù hợp với u cầu mục đích họp, tránh phơ trương, hình thức khơng đại khái, qua loa Một số họp phải trang trí theo nghi lễ quy định (băng, cờ, hiệu) - Việc bố trí bàn ghế phịng họp vấn đề mà thư ký cần ý Hầu hết họp bố trí theo kiểu hội trường, gồm bục cao để diễn giả nói bên ghế đại biểu người tham dự Cũng có họp ngồi bục diễn giả cịn có thêm bàn Chủ tịch đồn (hoặc người chủ toạ) bàn riêng cho phận thư ký - Nếu họp người, có tính chất trao đổi bình đẳng nên bố trí bàn ghế theo hình chữ nhật, hình trịn hình e - líp Vị trí người chủ toạ nên đặt nơi mà người dễ thấy 14 - Trong trường hợp họp có vị khách quan trọng, cần ngồi cho thứ tự thư ký văn phịng nên chuẩn bị biển, ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ người để vào vị trí cần thiết giúp cho đại biểu vào phịng nhanh chóng xác định chỗ ngồi, tránh nhường chỗ đùn đẩy cho - Ngồi việc trang trí bố trí bàn ghế, địa điểm họp cịn phải trang bị hệ thống đảm bảo âm ánh sáng Thư ký văn phòng phải phối hợp với phận phụ trách vần đề để có phương án dự phòng (chẳng hạn chuẩn bị máy phát điện), lẽ họp hội nghị đơng người, khơng có điện điện chừng họp khơng thể tiến hành tiếp tục - Khi chuẩn bị địa điểm họp có thành viên tham dự người nước ngồi thư ký văn phịng cịn phải chuẩn bị phương tiện, máy móc phục vụ cho hoạt động phiên dịch, thiết bị giao dịch điện thoại, Fax, in ấn loại tài liệu cần thiết  Chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho họp hội nghị - Đối với họp nào, việc chuẩn bị văn tài liệu công việc thiếu Nếu họp để truyền đạt phổ biến chủ trương, sách thư ký văn phịng phải chuẩn bị cho người thủ trưởng (hoặc chủ toạ) văn cấp Nếu họp để lấy ý kiến đóng góp cho định văn chuẩn bị ban hành dự thảo phải in nhiều để gửi trước (hoặc đầu giờ) cho người tham dự Đặc biệt, tổ chức hội nghị hội thảo thư ký cần phải liên hệ trước với người tham dự để có trước ý kiến tham luận trình bày hội thảo Các tham luận phải in ấn thành nhiều để gửi cho thành viên vào trước khai mạc Đối với họp mà mục đích cuối đến ký kết hợp đồng phải có thảo luận chung tuỳ họp, hợp đồng thoả thuận chung phải thư ký dự thảo trước, để sau thành viên 15 đóng góp ý kiến nhanh chóng sửa chữa in ấn thức, kịp thời cho người tham dự ký văn - Thông thường thư ký văn phòng phải giúp thủ trưởng soạn thảo trước số phát biểu để trình bày trước, trong, kết thúc họp Để hoàn thành nhiệm vụ này, thư ký phải làm việc trước với thủ trưởng để tiếp thu ý kiến chủ yếu, sau hồn thành văn thảo phải đưa cho thủ trưởng xem xét trước đưa in ấn - Các tài liệu, văn có liên quan phải phận văn phòng in ấn, xếp đầy đủ trước họp hội nghị tiến hành phải kiểm tra cẩn thẩn, tránh thiếu sót khâu in ấn, đặc biệt danh sách tên đại biểu tác giả tham luậm  Phối hợp với phận khác để chuẩn bị sở vật chất cho họp hội nghị - Các họp dù đơn giản cần phải chuẩn bị nước uống cho người dự Đối với họp quan trọng, kéo dài, thư ký văn phịng phối hợp giúp đỡ cán phận lễ tân phận quản trị, đời sống để chuẩn bị đồ ăn giải khát nghỉ giải lao, chuẩn bị bữa ăn (nếu họp diễn nhiều ngày), chuẩn bị tiệc chia tay chiêu đãi Đây vấn đề thiết thực mà để xảy dù sơ xuất nhỏ dễ làm phật lòng người tham dự giảm uy tín quan - Ngồi ra, thư ký văn phịng cịn phải phối hợp với phận chức để lo, xếp hướng dẫn cho người dự họp biết nơi để xe, nơi ăn nghỉ, vệ sinh giải trí - Đối với số họp khen thưởng tổng kết cuối năm, lễ hội ký niệm quan, thư ký văn phòng phải xin ý kiến đạo chuẩn bị phần thưởng quà tặng Đây vấn đề tế nhị, ln địi hỏi thư ký văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ chu đáo  Chuẩn bị kinh phí cho họp hay hội nghị 16 - Đây công việc có liên quan đến tất q trình diễn họp hay hội nghị Để có kinh phí tổ chức cho hoạt động này, thư ký cần vào quy mô yêu cầu tổ chức để lập dự tốn kinh phí Bản dự tốn phải lập chi tiết tỉ mỉ cho mục đích chi phí phải thủ trưởng (hoặc người có trách nhiệm) xác nhận chuyển qua cho phận phụ trách tài quan - Để chuẩn bị tốt cho họp hội nghị, thư ký văn phịng cần nhanh chóng giải thủ tục để tạm ứng kinh phí trước Việc sử dụng nguồn kinh phí phải có sổ sách theo dõi thư ký văn phòng phải ý thu thập hóa đơn, chứng từ hợp lệ để tiện cho việc tốn sau 2.4.2 Cơng việc người thư ký thời gian diễn họp, hội thảo lễ hội Để cho họp, hội nghị diễn cách tốt đẹp hiệu quả, thư ký văn phòng giao nhiệm vụ tổ chức cần thực công việc cụ thể sau đây: a Kiểm tra lại công việc giai đoạn chuẩn bị Mặc dù chuẩn bị chu đáo, trước khai mạc họp hội nghị, người thư ký văn phịng phải đến sớm (ít 30 phút) để kiểm tra lại lần cuối điều kiện đảm bảo cho họp, bao gồm: - Kiểm tra lại địa điểm họp, ánh sáng, âm thanh, trang thiết bị - Kiểm tra lại việc bố trí bàn ghế (số lượng, ghế chủ toạ thư ký, ghế đại biểu, ghê khách mời) - Kiểm tra việc chuẩn bị trà nước bữa ăn phục vụ - Kiểm tra việc bố trí bàn đón tiếp, tài liệu quà tặng cần phát cho đại biểu, danh sách ghi tên chữ ký người đến dự Trong trình kiểm tra, phát thấy sai sót đìeu chưa đầy đủ, thư ký văn phòng cần báo cáo với người có trách nhiệm, quyền hạn mình, thư ký phải nhanh chóng với nhân viên khác 17 tìm cách giải (chẳng hạn như: nổ máy phát điện điện, bổ sung thiết bị, bố trí người đón hướng dẫn cho đại biểu vào địa điểm, …) b Đón tiếp đại biểu - Việc đón tiếp đại biểu thường thư ký văn phòng đảm nhận Đối với họp thơng thường, cần bố trí bàn đón tiếp cửa vào (cửa chính) phịng họp Cần có biển ghi rõ :”Bàn đón tiếp” người đến dự biết Thư ký cần chuẩn bị sẵn danh sách ghi rõ họ tên đại biểu, (hoặc để đại biểu tự ghi) cột lấy chữ ký người đến dự (nếu cần) Trong trường hợp đường đến địa điểm họp khó tìm, phải qua nhiều phịng, nhiều tầng thư ký văn phịng phải có biển dẫn, bố trí người dẫn để tránh nhầm lẫn thời gian tìm kiếm Việc đăng ký đại biểu phát tài liệu, quà tặng,… cần tiến hành nhanh chóng, tránh để đại biểu chờ lâu Trường hợp người dự đông cần có nhiều bàn đón tiếp phân thành nhóm (theo quan, theo địa dư, … ) Mặc dù vậy, thư ký phải bình tĩnh cẩn thận, tránh thiếu sót nhầm lẫn phát tài liệu quà lưu niệm - Đồng thời với việc đón tiếp, thư ký văn phịng cịn phải hướng dẫn đại biểu vào vị trí cần thiết Đối với số khách mời đặc biệt đại biểu cấp trên, thư ký cần bố trí phịng đón tiếp riêng (gần nơi họp) Tại đây, người thư ký cần chuẩn bị số phiếu để khách mời ghi tên, chức danh thông tin cần thiết khác, giúp cho việc giới thiệu đầy đủ xác - Trong thời gian chờ đợi khai mạc, có điều kiện nên bố trí tivi tranh, ảnh, sách báo tuyên truyền để đại biểu xem tăng thêm hiểu biết hoạt động quan c Điều hành chương trình họp - Trong số trường hợp, thư ký văn phịng giao nhiệm vụ điều hành chương trình họp hay hội nghị, bao gồm công việc sau đây: 18 + Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu chương trình họp + Giới thiệu người đọc báo cáo tham luận + Điều hành việc thảo luận + Điều hành việc nghỉ + Tuy nhiên, tuỳ theo quy mô tính chất họp hội nghị, người thư ký đảm nhiệm việc tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu chương trình họp, cịn phân việc khác chủ tịch đồn điều khiển Khi tuyên bố lý (hoặc khai mạc) giới thiệu đại biểu, thư ký cần chuẩn bị sẵn, trước đám đơng cử toạ yếu tố tâm lý dễ làm cho người thư ký lúng túng quên ý nhầm lẫn Đây sai sót tối kỵ, không nên để xảy ra, hội nghị quan trọng - Việc giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đủ xác Thư ký cần ý thứ tự đại biểu cần giới thiệu (theo chức vụ vị trí đại biểu hội nghị) Trong số trường hợp cần thiết, họ tên chức danh, thư ký cần giới thiệu tóm tắt số thành tích, đóng góp quan tâm đại biểu hoạt động quan, vấn đề mà họp đưa bàn bạc thảo luận - Sau phần giới thiệu đại biểu thành phần tham dự, thư ký phải thơng báo chương trình họp (kể chương trình in sẵn gửi trước cho đại biểu) Việc giới thiệu chương trình giúp cho người dự chủ động tham gia vào hoạt động họp chuẩn bị ý kiến đóng góp tham luận - Nếu giao việc giới thiệu người đọc báo cáo tham luận, thư ký cần chuẩn bị sẵn danh sách Trước họp bắt đầu, thư ký cần kiểm tra có mặt họ nên gặp người để thông báo cho đại biểu biết thứ tự thời gian dành cho báo cáo tham luận Một số báo cáo tham luận in sẵn phát cho người dự cần tóm tắt vấn đề giải thích thêm số điều cần thiết Rất nhiều họp, không thông báo 19 trước, nên nhiều đại biểu, thay việc tóm tắt nội dung bản, đọc toàn tham luận báo cáo in sẵn (mà đại biểu có), làm thời gian gây lỗng khơng khí cho họp Trong trường hợp đại biểu trình bày phát biểu dài, xa chủ đề, thời gian qui định (nhất hội nghị có nhiều tham luận) thư ký phải tìm cách nhắc nhở, cần thiết xin lỗi báo cho người trình bày biết số thời gian cho phép cịn lại để họ chủ động kết thúc vấn đề + Một vấn đề khó khăn thư ký việc điều hành họp, hội nghị hướng dẫn người tham dự trao đổi thảo luận Nếu giao đảm nhận việc thư ký cần phải ý số vấn đề sau: + Cần nêu rõ vấn đề cần thảo luận tầm quan trọng vấn đề + Có thể yêu cầu người dự họp thảo luận vấn đề đóng góp ý kiến cho vấn đề + Thư ký cần phải phân công người ghi lại ýkiến thảo luận cách xác, đầy đủ, logic phải có khả tổng hợp ý kiến theo vấn đề + Thư ký phải lắng nghe ý kiến chuẩn bị phương án để kịp thời xử lý tình xảy q trình thảo luận: Có nhiều ý kiến trái ngược nhau, tranh luận có xu hướng gay gắt, q ý kiến tham luận, đến thống chung… + Kết thúc vấn đề thảo luận, thư ký (hoặc người điều hành) phải tổng kết vấn đề thống vấn đề phải tiếp tục nghiên cứu thảo luận buổi họp d Ghi biên họp hội nghị - Đây nhiệm vụ phổ biến thường xuyên thư ký Trong họp bình thường quan, Ban lãnh đạo thường có thư ký văn phịng chịu trách nhiệm ghi biên Còn hội nghị, họp lớn việc ghi biên giao cho ban thư ký 20 - Biên phải ghi đầy đủ thông tin như:  Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc  Thành phần tham dự khách mời  Số đại biểu có mặt vắng mặt  Chủ tịch đoàn thư ký đoàn  Nội dung diễn biến họp  Các ý kiến thảo luận  Các kết luận họp  Q trình kết bầu cử (nếu có)…  Cuối biên phải có chữ ký chủ toạ thư ký  Trong ghi biên ghi phần thảo luận, tuỳ theo tính chất họp, thư ký áp dụng cách ghi sau:  Ghi tổng hợp tóm tắt  Ghi nguyên văn: số trường hợp, cần ghi nguyên văn lời phát biểu ghi rõ họ tên người phát biểu e Công việc người thư ký sau họp, hội nghị kết thúc - Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ họp (hội nghị) Những tài liệu cần thu thập bao gồm: - Chương trình - Báo cáo tổng kết (hoặc báo cáo đề dẫn khoa học) - Các tham luận - Bản tổng hợp ý kiến trao đổi thảo luận - Các văn bầu cử (nếu có) - Biên họp, hội nghị Các văn tài liệu phải lập thành hồ sơ độc lập 21 - Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp lại bàn ghế hoàn trả trang thiết bị cho phận chức - Thu thập hoá đơn chứng từ có liên quan tới chi phí cho họp hội nghị Khi thu thập cần ý tới việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ Sau có đầy đủ hố đơn, chứng từ thư ký phải lập kê khai khoản cho chi phí cho mục đó, lấy chữ ký chủ toạ tới phận tài vụ để lấy toán Khi làm toán thư ký cần phải kèm dự tốn kinh phí ban đầu để tiện cho việc toán - Trước thư ký cần phải kiểm tra lại thiết bị điện nước không quên cảm ơn người tham gia họp, hội nghị - Biên tập soạn thảo số thư từ, văn theo yêu cầu người lãnh đạo, tinh thần nội dung trao đổi trí họp, hội nghị 2.5 Những giải pháp khắc phục lỗi Để họp đảm bảo thành cơng nên thực theo nguyên tắc sau: - Tạo điều kiện khuyến khích mội người tự đưa sáng kiến - Khơng bình luận, đánh giá ý kiến đưa ra, ý kiến gi nhận cảm ơn Tránh hình thức bình luận, đánh giá họp - Liệt kê ý kiến đưa cho dù ý kiến coi điên rồ - Ý tưởng xuất sắc xây dựng, phát triển sở nhiều ý tưởng khác nhau, mở rộng ý tưởng - Cuộc họp phải mang tính hợp tác từ ý kiến dần đến lý luận tạo ý tưởn xuất sắc - Tránh việc gắn cá nhân với ý tưởng đưa 22 - Trân trọng ý tưởng điên rồ ta nghe điên rồ xem xét kỹ, nghiền ngẫm ý tưởng lại có lý thực tế - Các thiết bị phục vụ họp đảm bảo hoạt động trình tổ chức họp - Đầu tiên người điều hành họp cần nắm rõ cách thức tổ chức họp cho thuận lợi từ đầu tới cuối họp - Các kỹ mềm người điều hành vận dụng họp nhằm giảm thiểu vấn đề phát sinh họp - Những người tham dự họp cần có kỹ như: kỹ lắng nghe Kỹ nói trước đám đơng, kỹ làm việc nhóm - Thái độ hợp tác bước vào họp người tham dự - Trong q trình tổ chức cc họp phải ghi nhận ý kiến đóng góp dù tốt hay khơng tốt, lấy ý kiến không vội vàng đưa bình phẩm mà phải kết thúc họp đưa nhận định cho vấn đề - Đánh giá khả xảy cho q trình cần giải từ người điều hành đẫn dắt người vào vấn đề cách tốt 23 Chương 3: Tình cụ thể doanh nghiệp Tại doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT A Mô tả Chuẩn bị - Đặt trước phịng họp cơng ty - Chuẩn bị thiết bị cần thiết: chiếu, máy chiếu, micro, loa, máy tính… - Chuẩn bị tài liệu cần thiết - Chuẩn bị nước uống - Các chương trình khác: - Lập danh sách thành viên tham gia họp - Gửi email thông báo họp - Gửi trước nội dung cho người tham dự - Phân công người viết văn bản, phục vụ buổi họp Tiến hành họp: - Nội dung cơng việc - Đón tiếp ghi danh người - Người thực - Bộ phận thư kí - Thời gian - Tham dự - Khai mạc họp giới thiệu - Chủ tịch hội đồng Nội dung họp - Nội dung họp - Thư ký ghi biên họp 24 Kết thúc - Thời gian - Sau họp: Thư ký thu thập tài liệu hồ sơ họp B Tiến hành Tình cụ thể Tên buổi họp : Vay vốn Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Phố Hiến (sau gọi tắt “Ngân hàng”) phương án sử dụng vốn gửi ngân hàng Thời gian họp : 9:00 ngày 20/09/2020 Địa điểm họp : Tầng 3, Tịa nhà PVI, Thơn Đào Viên - Xã Dân Tiến - Huyện Khoái Châu - Hưng Yên I THÀNH PHẦN DỰ HỌP: Thành viên tham dự họp bao gồm toàn thành viên hội đồng quản trị: - Bà Chu Thị Thúy – Thành viên Hội đồng quản trị - Bà Vũ Thị Xuân Thúy - Thành viên Hội đồng quản trị - Ông Hoàng Văn Tùng - Thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị Chủ tọa thư ký họp: - Chủ tọa: Ơng Phạm Xn Bình - Chủ tịch Hội đồng quản trị - Thư ký: Hoàng THị Thu Tổng số thành viên Hội đồng quản trị dự họp đáp ứng đủ điều kiện tổ chức họp Hội đồng cổ đông theo quy định Điều lệ Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT (sau gọi tắt “Điều lệ”) quy định pháp luật II MỤC ĐÍCH, CHƯƠNG TRÌNH VÀ NỘI DUNG HỌP Mục đích, chương trình nội dung họp Hội đồng quản trị gồm: Thực quyền Hội đồng quản trị theo quy định Điều lệ công ty để thông qua việc Công ty ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT 25 vay vốn Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Phố Hiến (sau gọi tắt “Ngân hàng”) phương án sử dụng vốn gửi ngân hàng Trên sở ý kiến thảo luận, trao đổi họp, thành viên Hội đồng quản trị dự họp biểu thông qua nội dung sau: 2.1 Thông qua việc vay vốn phương án sử dụng vốn Ngân hàng với nội dung sau: a) Tổng số tiền vay ngắn hạn quy đồng Việt Nam tối đa là: 1.000.000.000 VNĐ (Bằng chữ: Một tỷ đồng chẵn./.) b) Mục đích vay ngắn hạn là: Bổ sung vốn ngắn hạn phục vụ sản xuất kinh doanh c) Thời gian vay tối đa là: 04 tháng d) Biện pháp bảo đảm là: - Thế chấp tài sản máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Thế chấp/Cầm cố tài sản khác công ty và/hoặc bên thứ ba 2.2 Giao ơng Hồng Văn Tùng – Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Thành Phát LPT tổ chức thực nội dung Hội đồng quản trị thông qua nêu thực thủ tục để ký kết thỏa thuận, hợp đồng văn có liên quan với Ngân hàng phù hợp với quy định pháp luật Cuộc họp Hội đồng quản trị kết thúc vào lúc 11h00 ngày Biên thành viên Hội đồng cổ đơng dự họp biểu trí thơng qua ký tên đây: CHỦ TỌA THƯ KÝ CHỮ KÝ CÁC THÀNH VIÊN THAM DỰ HỌP 26 Kết Luận Những họp đóng vai trị quna trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hóa tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Nếu bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê nhân viên bạn bắt đầu tin làm cơng ty tẻ nhạt, cịi khơng biết q trọng thời gian Và thông họp đẳng cấp người quản lý khẳng định Và với kiến thức học cơng với việc tìm kiếm hình ảnh tư liệu từ mạng sách báo, người lĩnh vực…Em làm tiểu luận mong giúp bạn biết bước để tổ chức lên họp cần chuẩn bị tầm quan trọng việc tổ chức họp, điểm tốt cần phát huy nhược điểm cần tránh để tổ chức thành cơng họp Qua giúp bạn thành công 27 Tài liệu tham khảo Giáo trình Quản trị hành văn phịng Tài liệu qua sách , báo điện tử … 28 ... Trong lĩnh vực quản trị cấp quản trị có văn phịng làm việc phải quản trị văn phịng viết gọn lại ? ?Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng? ?? Hầu hết xí nghiệp có phịng hành chính, Quản Trị Hành Chính đã, lĩnh... khơng phủ nhận vai trị lĩnh vực khác quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế tốn… rõ ràng quản trị nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng doanh nghiệp Để cơng việc hồn thành có hiệu quả, địi... Yên I THÀNH PHẦN DỰ HỌP: Thành viên tham dự họp bao gồm toàn thành viên hội đồng quản trị: - Bà Chu Thị Thúy – Thành viên Hội đồng quản trị - Bà Vũ Thị Xuân Thúy - Thành viên Hội đồng quản trị -