Sau khi tiếp nhận thông tin lô hàng thì Lê Anh sẽ chủ động liên hệ với nhà xuất khẩu của bên đầu Việt Nam yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp các thông tin cơ bản sau: Port of Loading: Port of Discharge: Container Type: Commodity: Stuffing Date: Tuy nhiên, đối với lô hàng này, giữa Lê Anh và nhà xuất khẩu đã làm việc nhiều lần trước đó, nên khi thông tin lô hàng hóa thì nhà xuất khẩu sẽ trực tiếp gửi mail cung cấp thông tin cho Lê Anh Căn cứ vào những thông tin mà nhà xuất khẩu cung cấp, nhân viên kinh doanh của Lê Anh sẽ liên lạc trực tiếp với hãng tàu, nhưng vì đây thuộc hàng chỉ định, nên Agent yêu cầu Lê Anh làm việc trực tiếp với Hãng tàu One. Booking form này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan như sau: • Shipper: Tên người gửi hàng thực tế • Consignee: Tên người nhận hàng thực tế • Commodity: WOODEN FURNITURE • ETD: 11112020 • Quantity: 3x HC • POL: Ho Chi Minh Port • POD: SOUTHAMPTON Sau khi nhận booking form của nhà xuất khẩu nhân viên kinh doanh công ty Lê Anh sẽ chuyển thông tin qua bộ phận chứng từ hàng xuất, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ có hai cách để thực hiện booking request: Một là làm booking request dựa vào thông tin mà nhà xuất khẩu gửi sau đó gửi qua mail cho hãng tàu, hai là thực hiện làm booking request trực tiếp lên hãng tàu. Thông thường, vì muốn nhanh chóng đặt được chỗ Lê Anh sẽ thực hiện cách thứ hai. Quy trình làm Booking Request qua hệ thống hãng tàu như sau:
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh
1.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh
Nhận thấy tại thị trường Việt Nam có nhiều lợi thế và cơ hội lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đặc biệt là mảng giao nhận hàng hóa nên công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh bắt đầu ra đời.
Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 29/03/2013, đăng ký tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự chủ tài chính.
Tên doanh nghiêp: Công ty TNHH Thương Mại Và Vận Chuyển Quốc Tế LÊ ANH
Tên tiếng Anh: LE ANH INTERNATIONAL TRANSPORTATION AND TRADING COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: LE ANH ITT CO., LTD
Đại diện pháp lí: (Bà) Lê Thị Lan Anh
Email : ann@leanh.com.vn
Trụ sở chính: 03 Trà Khúc, Phường 2, Quận Tân Bình, HCM
Văn phòng đại diện: 14 Tobys Blvd, Mount Pritchard, NSW 2170
Hình 1.1 Logo công ty LE ANH ITT CO., LTD
Là một nhà cung cấp dịch vụ Logistic hàng đầu thế giới và sự tin cậy, chất lượng và chuyên nghiệp trong từng dịch vụ và hoạt động kinh doanh
Trở thành thương hiệu uy tín và chất lượng hàng đầu Việt Nam và Châu Á trong lĩnh vực vận chuyển thương mại
Mang lại dịch vụ với chất lượng vượt trội và tín nhiệm cao cho khách hàng
Luôn đổi mới dịch vụ để giữ vững niềm tin và sự hài long cho khách hàng
1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh
Những năm đầu sau khi thành lập, Lê Anh đối mặt với vô vàn những khó khăn và thách thức lớn cho bước đường phát triển kinh doanh hầu như giai đoạn này chỉ tập trung chủ yếu vào hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
Nửa đầu 2016, Lê Anh tiến hành tái cấu trúc toàn diện, từ định hướng chiến lược, chính sách nhân sự, phạm vi hoạt động đến quy mô hình thức và cách tổ chức điều hành. Phát huy truyền thống và kinh nghiệm sẵn có cùng những thay đổi kịp thời phù hợp với những xu hướng của thế giới.
Từ cuối năm 2017 đến nay, Lê Anh dần bước vào giai đoạn ổn định và phát triển khi công ty bắt đầu chuyển hướng tập trung vào việc cung cấp nhiều dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không Bên cạnh đó, công ty đã bắt đầu đa dạng hóa thêm các dịch vụ kinh doanh như: vận chuyển hàng lẻ, hàng chung chủ (NVOCC), khai thuê hải quan, vận tải nội địa đại lý máy bay.
Ngày 09/10/2019, đây là lần thứ tư Lê Anh đăng kí thay đổi địa chỉ công ty, từ 22 Trà Khúc chuyển thành 03 Trà Khúc, Phường 2, Quận Tân Bình.
Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển, Lê Anh đang từng bước khẳng định năng lực và vị trí của mình trên thị trường như là một nhà vận chuyển và giao nhận chuyên nghiệp, nhận được rất nhiều sự tín nhiệm cao của khách hàng
Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh
2.1.1 Chức năng của Công ty LE ANH ITT
Le Anh ITT chuyên cung cấp các dịch vụ: giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng dự án thủ tục hải quan, thu gom hàng, vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu hàng hoá quá cảnh, tạm nhập tái xuất qua lãnh thổ Việt nam và ngược lại.
Thu xếp nhiều lô hàng nhỏ để đóng ghép và vận chuyển tới điểm đích, giúp tiết kiệm được nhiều chi phí cho từng chủ hàng riêng lẻ.
Tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải, xuất nhập khẩu, thương mại hàng hóa
Đại lí giao nhận trong và ngoài nước
Nhận vận chuyển các loại hàng hóa cồng kềnh, hàng đặc biệt: du thuyền, thang máy, hàng chất lỏng,…
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực giao nhận, vận chuyển, kho bãi, thuê tàu
2.1.2 Nhiệm vụ của LE ANH ITT
Xây dựng, kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành.
Tái cấu trúc hệ sinh thái nhân sự, thực hiện nghiêm chỉnh chính sách Pháp luật Lao Động.
Điều hành hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty theo Cơ chế hiện hành.
Công ty thay mặt khách hàng thực hiện tất cả các nghiệp vụ mà khách hàng yêu cầu về việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Kiểm tra mọi chứng từ liên quan đến đến hàng hóa cũng như quá trình lưu thông hàng hóa.
Đảm bảo luôn có sự minh bạch, trung thực trong quá trình làm việc, tạo lợi nhuận và thực hiện nghĩa vụ với chính phủ và xã hội
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý tại Lê Anh
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Đứng đầu Công ty là Giám đốc, điều hành và chịu trách nhiệm cá nhân trước Pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước về mọi hoạt động của Công ty Đồng thời là người quyết định các hoạt động kinh doanh, phương hướng, các vấn đề về tổ chức bộ máy, ban hành các quy chế quản lý nội bộ của công ty.
Bộ phận kinh doanh: hoạt động chính trong lĩnh vực khai thác vận tải: đường bộ, đường biển, đường sắt và dịch vụ giao nhận thủ tục hải quan Nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, báo giá, giới thiệu dịch vụ, tìm các đơn vị chuyện chở giá cả hợp lí báo cáo tình hình hoạt động mỗi tuần,…
Bộ phận Marketing: Quảng cáo, truyền thông thương hiệu, kết hợp kinh tế đối ngoại mở rộng mạng lưới đối tác, khách hàng cho các phòng ban tương tác Đồng thời Xây dựng kế hoạch và nghiên cứu thị trường cho công ty.
BỘ PHẬN MARKETING BỘ PHẬN
BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN
BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN KẾ
Bộ phận chứng từ: Tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng xuất nhập khẩu như kiểm tra, sửa đổi chứng từ (nếu cần), gửi thông báo hàng đến, phát hành lệnh giao hàng, phát hành vận đơn, Đảm bảo tính chính xác và chịu trách nhiệm hoàn thành các giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến các hoạt động giao nhận, xuất- nhập hàng hóa của công ty trước khi trình hải quan.
Bộ phận giao nhận: Thực hiện các công việc: pick up hàng hóa, lấy lệnh, nhận hàng, kéo cont, xuống cảng làm thủ tục, thanh lí tờ khai,….
Bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, làm phiếu thu chi cho tất cả các chi phí phát sinh, theo dõi chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng Chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng.
Tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2017- năm 2019 tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2017-2019 tại Lê Anh Đơn vị tính: Triệu đồng
Nguồn: Báo cáo tài chính- Phòng kế toán Công ty Lê Anh
Biểu đồ 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh quý 2 của MSL từ 2017- 2019
Doanh thu Chi Phí Lợi nhuận
Qua bảng 1.1 và biểu đồ 1.1 kết quả hoạt động kinh doanh từ 2017- 2019 tăng lên qua từng năm.
Năm 2017, sau khi tiến hành tái cấu trúc toàn diện về nhân sự, định hướng lại chiến lược lấy tổ chức kinh doanh thế mạnh Đây được xem là bước ngoặc lớn, đánh dấu sự phát triển cho công ty tại thời điển này doanh thu đạt 4.337 triệu đồng với mức chi phí bỏ ra là 3.184 triệu đồng Có thể thấy được tình hình kinh doanh sau cải cách của Lê Anh đang ngày một khả quan và có những chiến lược đúng đắn.
Bước sang năm 2018, Công ty ngày càng được nhiều khách hàng biết nguyên nhân là do Lê Anh mở rộng thêm nhiều loại hình dịch vụ như: thu gom hàng lẻ, khai thuê hải quan,… để kịp thời đáp ứng những nhu cầu của khách hàng và xu hướng chung của ngành Logistics Kết quả về tình hình kinh doanh có sự thay đổi lợi nhuận tăng lên đáng kể, cụ thể là tăng lên 1.735 triệu đồng, tức tăng 582 triệu đồng so với năm 2017.
Với đà tăng trưởng của năm 2018, đến năm 2019, hoạt động kinh doanh của công ty tiếp tục phát triển và đi vào ổn định hơn từ nửa đầu năm 2019 Tại thời điểm năm 2019, lợi nhuận vẫn tăng nhưng không nhiều, nguyên nhân là do vào thời điểm cuối năm 2019 do ảnh hưởng từ dịch Covid khiến cho hoạt động kinh doanh của Lê Anh bị tác động mạnh mẽ.
Nhìn chung doanh thu trong 3 năm tuy có tăng nhưng không đều, tuy nhiên để có được kết quả đó là do các bộ phận trong công ty không ngừng nổ lực, tích cực.
Định hướng phát triển của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh trong thời gian tới
Những định hướng mà Công ty đưa ra trong thời gian sắp tới:
Thứ nhất, phấn đấu xây dựng sự uy tín, chất lượng dịch vụ trở thành đối tác đáng tin cậy dịch vụ cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước tin tưởng lựa chọn đồng thời xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài trong tương lai
Thứ hai, tập trung chuyên sâu vào việc phát triển hoạt động logistics nội địa và quốc tế, mở rộng cung cấp thêm nhiều loại hình dịch vụ hơn: hàng dự án, vận chuyển đóng gói hàng hóa,… Đặc biệt là xác định thị trường chủ lực chính để đẩy mạnh hoạt động xuất nhật khẩu.
Cuối cùng, ngoài xây dựng sự uy tín, mở rộng thị trường, Lê Anh trong thời gian sắp tới sẽ bổ sung thêm nhiều chính sách đối với nhân viên: thưởng, phạt, đầu tư nhiều thiệt bị mới,… nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống và gia tăng thu nhập cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần làm việc và khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân.
Nội dung chương 1 tác giả chủ yếu giới thiệu tổng quan về công ty: lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu nhân sự cũng như tình hình hoạt động của công ty từ năm 2017- 2019,… Qua đó có thể thấy được Lê Anh khi mới thành lập phải đổi mặt với nhiều khó khăn nhưng với sự cố gắng và nổ lực của bản thân Lê Anh nói chung và toàn bộ các nhân viên nói riêng đã phần nào giúp công ty đi vào ổn định và phát triển hơn Sau 7 năm hoạt động Công ty đã dần tạo cho mình được vị thế cũng như lòng tin nhất định trong lòng khách hàng ngày càng nâng cao năng lực canh tranh với các doanh nghiệp khác trong ngành.
Tổng quan quy trình làm chứng từ hàng xuất FCL tại LE ANH ITT
2.1.1 Quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL
Sơ đồ 2.1: Quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL
Nguồn: Bộ phận chứng từ hàng xuất
Nhận thông tin về lô hàng từ
Gửi Booking request cho hãng tàu
Nhận Booking confirmation từ hãng tàu
Gửi Booking confirmation cho nhà XK và
Lê Anh phát hành HBL
Gửi bộ chứng từ cho Agent
Làm Debit Note gửi Agent +
Bộ chứng từ lưu file
2.1.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên tham gia
Do thời gian thực tập có giới hạn và lí do bảo mật của công ty nên em sẽ lấy một lô hàng xuất cụ thể để minh họa cho toàn bộ quy trình chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất FCL bằng đường biển
Sơ đồ 2.2: Mối quan hệ giữa các bên tham gia
Tóm tắt mối quan hệ
1 Shipper là là nhà xuất khẩu
Consignee là nhà nhập khẩu
Hai bên kí kết hợp đồng ngoại thương với nhau.
2 Nhà nhập khẩu sẽ kí một hợp đồng dịch vụ với Agent để họ làm các thủ tục book tàu, lên tờ khai,…
3 Lô hàng này xuất khẩu tại đầu Việt Nam nên Agent sẽ kí một hợp đồng dịch vụ với
Lê Anh, để Lê Anh phụ trách làm các thủ tục tại đầu xuất.
4 Lê Anh sẽ thay mặc Agent liên hệ với nhà xuất khẩu và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất hàng.
5 Lê Anh sẽ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ.
Phân tích quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL bằng đường biển tại LE
2.2.1 Nhận thông tin về lô hàng từ Agent:
Nhà xuất khẩu và Nhập khẩu sẽ kí một hợp đồng mua bán hàng hoá, sau đó nhà nhập khẩu sẽ kí tiếp một hợp đồng dịch vụ với một công ty Forwarder để họ làm dịch vụ cho nhà nhập khẩu Để thuận tiện cho việc xuất khẩu hàng hóa được nhanh chóng và đẽ dàng thì công ty forwarder thường lên hệ với một công ty forwarder khác tại nước đầu xuất để thõa thuận với nhau về lô hàng.
Lô hàng này xuất khẩu tại đầu Việt Nam nên Agent sẽ gửi các thông tin về lô hàng cho Công ty Lê Anh và yêu cầu Lê Anh thay mặt Agent là tất các thủ tục cần thiết Đối với Lê Anh, lô hàng này được xem như là lô hàng chỉ định Xét về mặt lý thuyết hàng chỉ định thì người nhập khẩu sẽ có trách nhiệm thuê tàu, khi đó người nhập khẩu sẽ ủy quyền cho Agent làm thủ tục thuê tàu Lúc này, để thuận tiện nên Agent thõa thuận với Lê Anh về thông tin lô hàng, và yêu cầu Lê Anh thay mặt mình đặt chỗ với hãng tàu.
2.2.2 Gửi Booking Request cho hãng tàu:
Sau khi tiếp nhận thông tin lô hàng thì Lê Anh sẽ chủ động liên hệ với nhà xuất khẩu của bên đầu Việt Nam yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp các thông tin cơ bản sau:
Tuy nhiên, đối với lô hàng này, giữa Lê Anh và nhà xuất khẩu đã làm việc nhiều lần trước đó, nên khi thông tin lô hàng hóa thì nhà xuất khẩu sẽ trực tiếp gửi mail cung cấp thông tin cho Lê Anh
Căn cứ vào những thông tin mà nhà xuất khẩu cung cấp, nhân viên kinh doanh của
Lê Anh sẽ liên lạc trực tiếp với hãng tàu, nhưng vì đây thuộc hàng chỉ định, nên Agent yêu cầu Lê Anh làm việc trực tiếp với Hãng tàu One.
Booking form này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan như sau:
Shipper: Tên người gửi hàng thực tế
Consignee: Tên người nhận hàng thực tế
POL: Ho Chi Minh Port
Sau khi nhận booking form của nhà xuất khẩu nhân viên kinh doanh công ty Lê
Anh sẽ chuyển thông tin qua bộ phận chứng từ hàng xuất, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ có hai cách để thực hiện booking request: Một là làm booking request dựa vào thông tin mà nhà xuất khẩu gửi sau đó gửi qua mail cho hãng tàu, hai là thực hiện làm booking request trực tiếp lên hãng tàu Thông thường, vì muốn nhanh chóng đặt được chỗ Lê Anh sẽ thực hiện cách thứ hai.
Quy trình làm Booking Request qua hệ thống hãng tàu như sau:
Bước 1: Vào web: https://www.one-line.com/en Đăng nhập vào hệ thống
Bước 2: Sau khi đăng nhập xong:
Port of loading, Port of discharging, Ngày ETD, ETA, Nơi giao hàng
Sẽ điền dựa trên Booking form mà nhà xuất khẩu cung cấp.
2.2.3 Nhận Booking confirmation từ hãng tàu và gửi Booking Confirmatin cho nhà XK và Agent
Khi LE ANH ITT đã submit booking request lên hãng tàu thì hãng tàu sẽ gửi 1 booking Cofirmation qua mail Lê Anh sẽ làm một booking mới form Lê Anh để gửi cho nhà XK và Agent Sở dĩ phải làm một Booking Confirmation theo form Lê Anh vì
Booking Confirmation của hãng thàu có thể hiện các thông tin để Lê Anh làm việc trực tiếp với nhận viên kinh doanh tại hãng tàu.
2.2.4 Nộp SI và VGM cho hãng tàu:
Trước ngày ETD hoặc đến hạn trên Booking Confirmation form của Lê Anh yêu cầu thì Nhà XK phải gửi SI và Packing List cho Lê Anh submit cho hãng tàu và chuẩn bị phát hành HBL draft:
Bước 3: Lúc này mẫu Booking Request hiện ra, điền các thông tin như Booking Form mà nhà xuất khẩu cung cấp.
1 Khi điền số hợp đồng, thì các thông tin như name, phone sẽ hiện ra Số hợp đồng này là hợp đồng book tàu giữa Lê Anh và hãng tàu One
2 Chọn shipper, ở đây shipper sẽ để là Lê Anh, consignee là Agent đầu bên kia, vì hai FWD này đang trung gian vận chuyên hàng cho nhà xuất khẩu và nhập khẩu
Quy trình submit SI như sau:
Bước 1: Vào Outbound Chọn Shipping Instruction Chọn SI Submission &
Bước 2: Sử dung SI mà nhà XK gửi để nhập thông tin như: Tên nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, cảng bốc cảng dỡ,tên hàng, số lượng,
Lưu ý: Chọn straignht B/L vì vận đơn này đi thẳng
Bước 3: Sau khi đã hoàn thành quá trình điền thông tin, Chọn nút submit để hoàn tất quá tình submit SI cho hãng tàu.
Sau khi Submit SI, chuyển sang submit VGM, quy trình submit SI như sau:
Sau khi đã submit xong, Lê Anh sẽ yêu cầu nhà XK cung cấp các thông tin như Contract, Invoice, Packing list để chuẩn bị cho quá trình lên tờ khai xuất khẩu cho lô hàng này
Nhưng vì tính chất bảo mật về chữ kí số nên nhà xuất khẩu sẽ tự khai hải quan.
Sau khi làm hàng xong, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ dựa và thông tin trên SI và VGM vào phần mềm FAST làm HBL nháp form Lê Anh để phát hành cho khách hàng.
Quy trình lập HBL qua phần mềm FAST:
Bước 1: Vào Outbound Chọn VGM Chọn VGM Input
Bước 2: Có thể chọn nhập số Booking hoặc số Container Search
Khi submit SI thông tin và số cân nặng được nhập nên ở đây chỉ cần kiểm tra lại nếu chính xác thì submit
Vì tính chất bảo mật và các thông tin có liên quan đến các bên nên em chỉ thể hiện phần mềm, các thao tác thực hiện trên phần mềm sẽ không được thể hiện ra Nhưng lưu ý một số điểm sau khi lập HBL: Đối với phần cước:
Freight payable at: Khi cước (Prepaid) tại nước thứ 3: Nếu cước trả tại nước thứ 3, phải ghi tên công ty thanh toán cước và thông báo cho đại lý nước thứ 3 Nếu cước trả trước (Prepaid) để trống ô này.
Cước trả sau (Collect): bởi Người nhận hàng tại nơi hàng đến
Nếu cước trả sau tại nơi hàng đến, thể hiện tên thành phố mà Người nhận hàng sẽ thanh toán cước hoặc tại Cảng dỡ hàng (Thực tế có thể bỏ qua)
Number of original Bills of Lading: Số bản gốc của Vận đơn đường biển
Nhận xét, đánh giá quy trình làm bộ chứng từ hàng hóa xuất khẩu FCL
Thứ nhất, công ty đã xây dựng trình tự làm việc một cách hợp lý: mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một công việc trong trình tự đó Mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu, thành thạo 1 lĩnh vực từ đó đẩy nhanh tiến độ công việc
Ví dụ: trong công tác chuẩn bị chứng từ submit SI có hai giai đoạn chủ yếu là tiếp nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra chứng từ kết hợp submit lên hãng tàu Quá trình trên sẽ do 2 nhân viên đảm nhận: một nhân viên chuyên sâu mảng chứng từ sẽ liên lạc với khách hàng và kiểm tra chứng từ và và một nhân viên khác sẽ submit SI Cứ như vậy, mỗi nhân viên đảm nhận 1 công việc nào đó trong chuỗi của quy trình, các giai đoạn được chia ra rõ ràng như vậy, giúp cho nhân viên chứng từ thuận lợi hơn trong việc sắp xếp, bổ sung cũng như theo dõi lô hàng
Thứ hai, nhờ mối quan hệ làm ăn lâu năm nên công ty nhận được sự hỗ trợ rất nhiều từ phía nhà xuất khẩu trong việc cung cấp thông tin và các chứng từ có liên quan đến lô hàng, giúp cho quy trình chuẩn bị bộ chứng từ diễn ra khá suôn sẻ và nhanh chóng.
Thứ ba, vì là nhóm ngành dịch vụ giao nhận, đa số nhân viên trong công ty năng động và nhiều kinh nghiệm Không chỉ vậy, nhận viên ở đây, luôn cố gắng tìm tòi học hỏi và cập nhập tình hình, các thông tư, nghị định mà nhà nước ban hành.
Thứ tư, trong lô hàng này Lê Anh làm việc qua hãng tàu One, nhờ có mối quan hệ làm ăn trước đó nên Lê Anh đã được hãng tàu hỗ trợ trong vệc gia hạn thêm thời gian submit SI và VGM, cũng như việc chỉnh sửa lại Bill.
Bên cạnh những mặt tích cực, còn có các mặt hạn chế, sai sót Trong các nhược điểm cần phải xem xét đó là:
Thứ nhất, do sự phân công mỗi nhân viên phụ trách mỗi khâu khác nhau nên không thể tránh khỏi việc phối hợp xử lý công việc chưa nhuần nhuyễn Các nhân viên đôi khi vẫn chưa thống nhất, kết hợp công việc một cách khoa học để đạt hiệu quả tối đa Vì mỗi nhân viên chỉ đảm nhận một khâu trong quy trình nên làm cho trình độ chuyên môn của nhân viên có phần bị thu hẹp và không thể phát huy hết khả năng của bản thân
Thứ hai, khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ là giai đoạn mất nhiều thời gian và chi phí giao dịch (điện thoại, fax ), bởi mỗi nhân viên sẽ làm một công việc cụ thể nên khi có phát sinh trong việc chỉnh sửa sẽ giao lại cho nhân viên nắm chính khâu đó nên việc chỉnh sửa thường mất khoảng một ngày làm việc.
Thứ ba, đôi khi vấn đề nộp SI, VGM vẫn còn bị gián đoán, bởi Lê Anh lựa chọn việc submit qua hệ thống của hãng tàu mà trang web hãng tàu truy cập rất lâu và thường thay đổi giao diện cũng như cập nhập thêm nhiều tính năng mới.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Ở chương 2, trải qua việc làm thực tế một lô hàng tại Công ty TNHH Lê Anh Từ đó, nêu ra các ưu nhược điểm trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu qua đó làm cơ sở để tác giả đưa ra giải pháp và kiến nghị cá nhân nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu, sẽ được trình bày ở chương 3.
Một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL bằng đường biển tại Lê Anh
3.1.1 Tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty.
Công ty cần tập trung phân công lại công việc trong công tác làm bộ chứng từ, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một lô hàng cụ thể, đi xuyên suốt quá trình để kịp thời theo dõi, bổ sung và cập nhập thông tin nhanh chóng
Công ty nên có những buổi huấn luyện vài những ngày cuối tuần giữa các nhận viên, để nhận viện nào trong công ty cũng hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện một bộ chứng từ hàng xuất (nhập), đồng thời có thể tự giải quyết giấy tờ cho một lô hàng nếu như nhận viên đảm nhận chính khâu đó quá nhiều việc hoặc nghỉ phép Từ đó, công ty có thể sắp xếp nhận viên kịp thời, tránh tình trạng phải chờ đợi các phong bạn với nhau.
Ngoài ra, cần phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, phòng chứng từ và kế toán của công ty để hỗ trợ nhau trong việc liên lạc, kiểm tra và quyết toán để bộ chứng từ hoàn thiện giảm bớt sự sai xót không đáng xảy ra, đảm bảo uy tín với phía đại lí nhằm tạo mối quan hệ làm ăn tốt đẹp, dài lâu.
3.1.2 Đảm bảo tính chính xác về Bộ chứng từ và cung cấp thông tin cho các bên có liên quan Đối với bộ phận xuất, đặc biệt là bộ phận đảm nhận việc kiểm tra thông tin về các loại chứng từ phải kiểm tra thật kĩ, đối chiếu kĩ các thông tin như mã cảng bốc dỡ vì đôi khi mã cảng sẽ bị thay đổi nếu áp dụng những mã cũ thì bộ chứng từ phát hàng không chính xác, mã hs code, tên hàng,… Từ đó, giảm bớt sự xai xót về bộ chứng từ, tránh tình trang phải sửa đổi nhiều lần, mất nhiều thời gian cũng như các chi phí phát sinh khác. Đối với bộ phận kinh doanh, ngoài việc hỗ trợ bộ phận chứng từ trong việc cung cấp thông tin cho khách hàng, trước khi gửi bất cứ thông tin nào, đều phải kiểm tra lại thật kĩ, nếu có sự không trùng khớp thì yêu cầu bộ phận chứng từ chỉnh sửa.
20 Đối với bộ phận kế toán, hỗ trợ nhanh nhất có thể trong việc thanh toán các khoản phí, cước để bộ phận chứng từ có chứng từ và các loại giấy tờ khác có liên quan đến lô hàng sớm nhất để đưa hàng xuất khẩu đúng thời gian.
3.1.3 Quy trình submit SI, VGM
Quá trình submit SI, VGM hầu hết đều làm trực tiếp qua trang web của hãng tàu giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian, nhưng phần mềm luôn thay đổi thường xuyên khiến cho nhân viên phải liên tục cập nhập và lúng túng cho việc sử dụng các thao tác submit ảnh hướng đến tiến trình xuất hàng đi Vì thế, công ty nên thường xuyên cập nhập các thay đổi và chủ động liên hệ với hãng tàu để họ giúp đỡ.
Ngoài ra, do quá trình submit hoàn toàn sử dụng mang Internet nên đôi khi rất dễ xảy ra tình trang mạng yếu, hoặc web bị sập Chính vì vậy, công ty nên có những khoản đầu tư nhất định vào hệ thống mạng, đồng thời giữ mối quan hệ tốt với hãng tàu để khi gặp sự cố có thể tân dụng mối quan hệ để nhờ hãng tàu giúp đỡ hoặc gia hạn thêm thời gian.
Tại bất kì doanh nghiệp nào, cũng đều gặp phải những khó khăn, tồn đọng nhiều mặt hạn chế, nhưng điều quan trọng là tìm ra được nguyên nhân để có hướng giải quyết đúng đắn và hiệu quả nhằm khắc phục những thiếu xót hoàn thiện quy trình Chính vì vây, ở chương ba tác giả đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình làm bộ chứng từ tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh.