QUY TRÌNH LÀM BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ LÊ ANH

Sau khi tiếp nhận thông tin lô hàng thì Lê Anh sẽ chủ động liên hệ với nhà xuất khẩu của bên đầu Việt Nam yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp các thông tin cơ bản sau: Port of Loading: Port of Discharge: Container Type: Commodity: Stuffing Date: Tuy nhiên, đối với lô hàng này, giữa Lê Anh và nhà xuất khẩu đã làm việc nhiều lần trước đó, nên khi thông tin lô hàng hóa thì nhà xuất khẩu sẽ trực tiếp gửi mail cung cấp thông tin cho Lê Anh Căn cứ vào những thông tin mà nhà xuất khẩu cung cấp, nhân viên kinh doanh của Lê Anh sẽ liên lạc trực tiếp với hãng tàu, nhưng vì đây thuộc hàng chỉ định, nên Agent yêu cầu Lê Anh làm việc trực tiếp với Hãng tàu One. Booking form này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan như sau: • Shipper: Tên người gửi hàng thực tế • Consignee: Tên người nhận hàng thực tế • Commodity: WOODEN FURNITURE • ETD: 11112020 • Quantity: 3x HC • POL: Ho Chi Minh Port • POD: SOUTHAMPTON Sau khi nhận booking form của nhà xuất khẩu nhân viên kinh doanh công ty Lê Anh sẽ chuyển thông tin qua bộ phận chứng từ hàng xuất, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ có hai cách để thực hiện booking request: Một là làm booking request dựa vào thông tin mà nhà xuất khẩu gửi sau đó gửi qua mail cho hãng tàu, hai là thực hiện làm booking request trực tiếp lên hãng tàu. Thông thường, vì muốn nhanh chóng đặt được chỗ Lê Anh sẽ thực hiện cách thứ hai. Quy trình làm Booking Request qua hệ thống hãng tàu như sau:

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP 2 Đề tài: QUY TRÌNH LÀM BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ LÊ ANH Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ Chuyên ngành: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ T.P HỒ CHÍ MINH: 12/2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP 2 Đề tài: QUY TRÌNH LÀM BỘ CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ LÊ ANH Ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ Chuyên ngành: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp một này là kết quả trong quá trình em nghiên cứu và thực tập tại công ty, dưới sự hướng dẫn của T.S Lê Thị Giang, và sự giúp đỡ của các anh (chị) trong bộ phận chứng từ và bộ phận kế toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh, đảm bảo tính trung thực về nội dung của bài báo cáo Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới T.S Lê Thị Giang đã tận tình hướng dẫn, hỗ trợ và tạo điều kiện giúp em hoàn thành bài báo cáo thực hành nghề nghiệp 2 Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Tài Chính Marketing đã trang bị cho em những kiến thức cần thiết làm cơ sở nền tảng để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực hành nghề nghiệp 2 này Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị bộ phận chứng từ đặc biệt là cô Thân Phạm Ngọc Thảo tại công ty TNHH dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện cho em có cơ hội học hỏi trong quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo thực hành nghề nghiệp 2 Với thời gian thực hiện bài cáo cáo thực hành nghề nghiệp 2 có hạn nên khó tránh khỏi những sai xót, rất mong được sự góp ý và bổ sung từ các thầy cô để bài báo cao thực hành nghề nghiệp 2 được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn! Lê Thị Thanh Giang   NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Thành phố Hồ Chi Minh, ngày tháng năm 2020 XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 5 LỜI CẢM ƠN 6 MỤC LỤC 8 LỜI MỞ ĐẦU 1 1 Mục tiêu nghiên cứu: 1 2 Đối tượng nghiên cứu: 2 3 Phạm vi nghiên cứu: .2 4 Phương pháp nghiên cứu: 2 5 Kết cấu đề tài: gồm 3 phần 2 CHƯƠNG 1 .3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh 3 1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh 4 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh 5 2.1.1 Chức năng của Công ty LE ANH ITT .5 2.1.2 Nhiệm vụ của LE ANH ITT .5 1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp 6 1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty 6 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 6 1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2017- năm 2019 tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh 7 1.5 Định hướng phát triển của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh trong thời gian tới 9 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 9 CHƯƠNG 2 10 2.1 Tổng quan quy trình làm chứng từ hàng xuất FCL tại LE ANH ITT 10 2.1.1 Quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL 10 2.1.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên tham gia .11 2.2 Phân tích quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL bằng đường biển tại LE ANH ITT 12 2.2.1 Nhận thông tin về lô hàng từ Agent: .12 2.2.2 Gửi Booking Request cho hãng tàu: 12 2.2.3 Nhận Booking confirmation từ hãng tàu và gửi Booking Confirmatin cho nhà XK và Agent .14 2.2.4 Nộp SI và VGM cho hãng tàu: 15 2.2.5 Lên tờ khai: .16 2.2.6 Phát hành HBL 17 2.2.7 Phát hành vận đơn 18 2.2.8 Gửi bộ chứng từ 18 2.2.9 Làm chứng từ kế toán và lưu file .18 2.3 Nhận xét, đánh giá quy trình làm bộ chứng từ hàng hóa xuất khẩu FCL 18 2.3.1 Ưu điểm .18 2.3.2 Nhược điểm .19 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 .19 CHƯƠNG 3 20 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL bằng đường biển tại Lê Anh .20 3.1.1 Tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong Công ty 20 3.1.2 Đảm bảo tính chính xác về Bộ chứng từ và cung cấp thông tin cho các bên có liên quan 20 3.1.3 Quy trình submit SI, VGM 21 TÓM TẮT CHƯƠNG 3 .21 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng anh Tiếng việt TNHH ITT International Transportation Trách nhiệm hữu hạn FCL And Trading Thương mại dịch vụ và vẫn chuyển CO., LTD Full container load quốc tế NVOCC COMPANY LIMITED Xếp/ gửi hàng nguyên container SI Non-Vessel Operating Common Carrier CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU VGM HẠN XK/ NK Agent Booking request Được hiểu là người tổ chức quá trình B/L Booking Confirmation vận chuyển, nhưng không có phương HBL tiện vận chuyển thực tế là tàu MBL Shipping Instruction FWD Đại lý Verified Gross Mass Được hiểu là yêu cầu đặt chỗ hãng tàu Export/ Import Bill Of Lading Được hiểu là sự các nhận việc đặt chỗ House Bill of Lading của hãng tàu Master Bill of Lading Được hiểu là các thông tin của người Debit Note xuất khẩu ( Shipper) giao cho người Forwarder vận chuyển ( có thể là FWD or hãng tàu) để làm Bill Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ của container Xuất khẩu/ Nhập khẩu Vận đơn đường biển Vận đơn nhà Vận đơn chủ Được xem là một dạng giấy báo nợ Tên gọi chỉ một công ty làm dịch vụ giao nhận ETD Estimated time of departure Dự tính ngày đi ETA Estimated time of arrival POL Port of Loading Dự tính thời gian đến POD Port of Discharge GW Gross Weight Cảng bốc hàng FOB Free On Board Cảng dỡ hàng EXW ExWork Tổng trọng lượng hàng hóa bao gồm cả MNF E-Manifest bao bì Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng đã được chất lên tàu Giao hàng tại xưởng Được hiểu dung để khai lên công thông tin một cửa quốc gia Nhìn chung doanh thu trong 3 năm tuy có tăng nhưng không đều, tuy nhiên để có được kết quả đó là do các bộ phận trong công ty không ngừng nổ lực, tích cực 1.5 Định hướng phát triển của Công ty TNHH thương mại dịch vụ và vận chuyển quốc tế Lê Anh trong thời gian tới Những định hướng mà Công ty đưa ra trong thời gian sắp tới: Thứ nhất, phấn đấu xây dựng sự uy tín, chất lượng dịch vụ trở thành đối tác đáng tin cậy dịch vụ cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước tin tưởng lựa chọn đồng thời xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài trong tương lai Thứ hai, tập trung chuyên sâu vào việc phát triển hoạt động logistics nội địa và quốc tế, mở rộng cung cấp thêm nhiều loại hình dịch vụ hơn: hàng dự án, vận chuyển đóng gói hàng hóa,… Đặc biệt là xác định thị trường chủ lực chính để đẩy mạnh hoạt động xuất nhật khẩu Cuối cùng, ngoài xây dựng sự uy tín, mở rộng thị trường, Lê Anh trong thời gian sắp tới sẽ bổ sung thêm nhiều chính sách đối với nhân viên: thưởng, phạt, đầu tư nhiều thiệt bị mới,… nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống và gia tăng thu nhập cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần làm việc và khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Nội dung chương 1 tác giả chủ yếu giới thiệu tổng quan về công ty: lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu nhân sự cũng như tình hình hoạt động của công ty từ năm 2017- 2019,… Qua đó có thể thấy được Lê Anh khi mới thành lập phải đổi mặt với nhiều khó khăn nhưng với sự cố gắng và nổ lực của bản thân Lê Anh nói chung và toàn bộ các nhân viên nói riêng đã phần nào giúp công ty đi vào ổn định và phát triển hơn Sau 7 năm hoạt động Công ty đã dần tạo cho mình được vị thế cũng như lòng tin nhất định trong lòng khách hàng ngày càng nâng cao năng lực canh tranh với các doanh nghiệp khác trong ngành 9 CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH LÀM CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ LÊ ANH 2.1 Tổng quan quy trình làm chứng từ hàng xuất FCL tại LE ANH ITT 2.1.1 Quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL Sơ đồ 2.1: Quy trình làm bộ chứng từ hàng xuất FCL Nhận thông tin về lô hàng từ Agent Gửi Booking request cho hãng tàu Nhận Booking confirmation từ hãng tàu Gửi Booking confirmation cho nhà XK và Agent Submit SI+ VGM Lên tờ khai Lê Anh phát hành HBL Nhận MBL + Debit Note Gửi bộ chứng từ cho Agent Làm Debit Note gửi Agent + Nhà XK Bộ chứng từ lưu file Nguồn: Bộ phận chứng từ hàng xuất 10