Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế thế giới, xuất nhập khẩu đã bắt đầu gia nhập vào quá trình phát triển của các nước kinh tế. Việt Nam đang dồn sức vào việc xây dựng đất nước. Việc xuất nhập khẩu đang dần trở thành một phần trong nền kinh tế phát triển của nước ta.Xuất khẩu đã được xuất hiện từ rất lâu nhưng chỉ là hình thức sơ khai. Nhưng ngày nay, xuất khẩu đã mở rộng và phát triển mạnh mẽ với nhiều hình thức đa dạng khác nhau. Chất lượng hàng hóa xuất khẩu được nâng lên đáng kể, một số mặt hàng đã có sức cạnh tranh trên thị trường thế giới và có tích cực đến chất lượng sản phẩm trong nước. Hiện nay, các mặt hàng gạo, dầu thô, thủy hải sản, hàng dệt may, giày dép, cà phê, nhân điều, hạt tiêu … của nước ta đã được thị trường được nhiều nước ưa chuộng. Hoạt động này diễn ra trên nhiều lĩnh vực, ngành nghề của nền kinh tế cả với hàng tiêu dùng cũng như với tư liệu sản xuất. Vậy xuất khẩu là gì? Khái niệm xuất khẩu là một khái niệm có từ rất lâu và không thể thiếu trong lĩnh vực kinh tế nước ta. Trong thương mại quốc tế, xuất khẩu là việc bán hàng hóa và dịch vụ ( có thể là hữu hình hoặc vô hình) cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm cơ sở thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là tiền của một trong hai nước hoặc cũng có thể là tiền dùng trong thanh toán quốc tế của một nước thứ ba nào đó. Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế thế giới thì xuất khẩu là hoạt động đóng vai trò vô cùng quan trọng và rất cần thiết. Xuất khẩu chính là hoạt động giúp các quốc gia có tham gia gắn kết và phụ thuộc vào nhau nhiều hơn. Tùy vào lợi thế mà mức độ chuyên môn hóa sẽ khác nhau, trình độ chuyên môn hoá cao hơn, làm giảm chi phí sản xuất và các chi phí khác từ đó làm giảm giá thành. Theo Luật Thương mại 2005, điều 28 khoản 1 thì khái niệm xuất khẩu mang tính vĩ mô: “ Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.” Từ các quan niệm trên, có thể thấy rằng, định nghĩa về việc xuất khẩu là: “ Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi quốc tế. Đây là hành vi buôn bán riêng lẻ mà cả là một hệ thống các quan hệ mua bán trong nền thương mại có tổ chức 13 cả bên trong và bên ngoài nhằm bán sản phẩm, hàng hóa sản xuất trong nước ra nước ngoài thu ngoại tệ, đẩy mạnh sản xuất hàng hóa phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế ổn định từng bước nâng cáo mức sống nhân dân.” 2.2 Sơ đồ quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TMDV Tân Minh Trí 2.2.1 Sơ đồ các bên liên quan: Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các bên liên quan Đây là sơ đồ quy trình nghiệp vụ mà công ty sẽ thực hiện khi đã ký kết hợp đồng với khách hàng: Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng Nhận thông tin về lô hàng của khách hàng Chuẩn bị hàng hoá và kéo container về đóng hàng tại kho công ty Làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu 14 Thanh lý tờ khai vào sổ tàu Nhận Bill of Lading từ MSC và trả cước hàng FCL Hoàn thành hồ sơ, bàn giao chứng từ lại cho khách hàng và lưu hồ sơ Quyết toán với khách hàng ( Nguồn: Phòng giao nhận, xuất nhập khẩu của công ty TNHH Tân Minh Trí) Sơ đồ 2.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu (FCL) bằng đường biển tại công ty 2.3 Phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu (FCL) Coffee Robusta bằng đường biển tại công ty 2.3.1 Ký kết hợp đồng và dịch vụ Đây là nhiệm vụ của phòng kinh doanh marketing của công ty. Bên cạnh bộ phận chuyên tổ chức giao nhận vận tải, thì đây là bộ phận bán hàng chuyên tìm kiếm khách hàng, liên lạc và đàm phán với khách hàng. Sau khi tìm kiếm khách hàng và đàm phán thành công thì bước tiếp của bộ phận này là sẽ ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ giao nhận với khách hàng. Các nhân viên của phòng kinh doanh marketing sẽ tiếp tục bàn giao công việc còn lại cho các phòng nghiệp vụ khác và tiếp tục tìm kiếm khách hàng mới. Đối tượng của công ty là các doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu nhưng chưa đủ năng lực thực hiện quy trình xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm, và họ muốn tập trung thời gian và công sức vào việc đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Giới Thiệu Tổng Quan Về Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí
Tóm lược quá trình hình thành và phát triển
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty:
Công ty TNHH TMDV Tân Minh Trí được thành lập vào ngày 04/07/2012 Theo giấy phép kinh doanh số: 0311862559 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh.
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí.
Tên giao dịch quốc tế: TAN MINH TRI INVESTMENT SERVICE TRADING CO.,LTD Trụ sở chính đặt tại: 187/7 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Công ty hoạt động dưới loại hình: TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN.
Người đại diện theo pháp luật của công ty: giám đốc Nguyễn Thanh Tùng.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Sau khi thấy được nhu cầu tăng mạnh về thương mại hàng hoá giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí đã ra đời nhằm hoà theo xu hướng hội nhập phát triển hàng hoá xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế đường biển – đường hàng không, vận tải nội địa, thực hiện các thủ tục hải quan và thông quan.
Với sự nhiệt huyết và tinh thần không ngừng học hỏi, cùng với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, tạo được niềm tin ở khách hàng lẫn trong và ngoài nước về một dịch vụ an toàn và hiệu quả Chính vì thế, công ty ngày càng phát triển, dần có chỗ đứng và thu hút được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
Sau nhiều năm hoạt động, với những chiến lược tài tình, cùng với đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm, công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí đã khẳng định được vị thế của mình trong long khách hàng và đạt được nhiều thành tựu to lớn Tuy gặp nhiều khó khăn về những biến động của thị trường, hàng hải, hải quan, cùng với những khó khăn về mặt tài chính trong những bước đầu gầy dựng công ty.Nhưng, công ty đã vượt qua cùng với những biện pháp đúng đắn cùng những kế hoạch rõ ràng, công ty luôn tự tin để chinh phục những nấc thang cao hơn đang chờ đợi ở phía trước.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty cũng cung cấp đa dạng các dịch vụ về giao nhận hàng hoá với phạm vi như sau:
Vận tải biển và hàng không: Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu; Dịch vụ vận tải nội địa; Dịch vụ giao hàng tận nơi; Lưu kho và phân phối; Giao nhận vận tải đa phương tiện; Dịch vụ khai thuê hải quan.
Những dịch vụ chủ lực của công ty bao gồm:
Vận tải biển: Hàng lẻ; Hàng nguyên container; Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập theo các phương thức như: nhận hàng tại cảng ( Cy-Cy ), nhận hàng tại xưởng ( Door – Cy ) hay phương thức ( Door- Door ) là giao hàng đến tay người nhận; Dịch vụ uỷ thác nhập khẩu hàng hoá
Vận tải hàng không: Đưa hàng từ kho đến sân bay (Door to Airport); Giao hàng từ sân bay về kho (Airport to Door); Nhận hàng từ kho này chuyển đến kho khác (Door to Door).
Vận tải nội địa: Vận chuyển bằng xe tải; Vận chuyển nội địa chuyên tuyến; Kinh doanh vận tải bằng đường bộ và đường thuỷ nội địa
Dịch vụ khai thuê hải quan: Lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi; Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan; Thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập tái xuất, tạm xuất – tái nhập, gia công,sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan…; Tư vấn giấy phép nhập khẩu, mã số thuế nhập khẩu; Giúp khách hàng tránh các phát sinh sau thông quan.
Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty:
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Đầu Tư Tân Minh Trí phân bố cơ cấu nhân sự liên kết chặt chẽ với nhau theo mô hình trực tuyến, theo mô hình tinh anh và đơn giản vô cùng hiệu quả và phù hợp với hoạt động công ty.
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty ( Nguồn: Phòng hành chính nhân sự của công ty TNHH Tân Minh Trí)
Sơ đồ bộ máy được thiết kế theo phương pháp trực tuyến và tinh gọn hơn giúp tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, cơ cấu tổ chức này giúp cấp trên dễ dàng quản lý, phù hợp với quy mô của công ty Việc phân chia công việc phù hợp, rõ rang đến từng phòng ban giúp giảm chi phí quản lý cho công ty Góp phần làm cho tổ chức dễ dành xử lý mọi việc linh hoạt, hiệu quả hơn với sự thay đổi môi trường.
Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng bộ phận quản lý nên đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo từng bộ phận quản lý chuyên môn khác nhau, dẫn đến những quyết định đưa ra thường có rủi ro cao vì khả năng, trình độ của mỗi người không đồng đều.
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
- Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của công ty như: Thực hiện điều hành, quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty; Lập kế hoạch kinh doanh, đề ra những mục tiêu cần đạt được; Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý; Ban hành tổ chức những quy chế để quản lý nội bộ; Trực tiếp ký kết các hợp đồng.
- Phó giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, chỉ đứng sau giám đốc và cũng là người được giám đốc uỷ quyền quản lý trực tiếp các phòng ban trong công ty như: Thay giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, các công ty đối tác và các cơ quan quản lý chuyên ngành; Cập nhật thông tin và chịu trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh cho giám đốc; Trực tiếp ký kết các hợp đồng thay giám đốc.
- Phòng kế toán: là phòng có nhiệm vụ và trách nhiệm lập kế hoạch tài chính, định mức, vốn lưu động cần thiết để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty Hoạch toán việc thu – chi và quyết toán kinh doanh Quản nghiệp vụ kế toán sổ sách và chứng từ kế toán của công ty và giải quyết việc thu hồi công nợ.
- Phòng vận tải: có nhiệm vụ điều hành hoạt động vận tải của phương tiện vận tải, sắp xếp kế hoạch để vận tải hàng hóa đúng theo kế hoạch đã thỏa thuận với khách hàng.
- Phòng kinh doanh – marketing có vai trò: tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, dự đoán nhu cầu thị trường, soạn thảo hợp đồng, báo giá, giới thiệu dịch vụ, báo cáo kết quả hoạt động mỗi tuần; tham gia đề xuất và đóng góp ý tưởng; đưa ra những phương án thích hợp nhằm nâng cao chất lượng về dịch vụ của công ty; vạch ra phương hướng phát triển và kinh doanh với các đối thủ; thực hiện những chính sách marketing nhằm thu hút khách hàng.
- Phòng giao nhận – xuất nhập khẩu gồm 2 bộ phận chủ yếu:
+ Bộ phận chứng từ: có nhiệm vụ nhận chứng từ và hợp đồng có liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu của khách hàng từ phòng kinh doanh, kiểm tra chứng từ, liên hệ khách hàng để xác nhận và điều chỉnh lại nếu có sai sót; trao đổi chứng từ và thanh lý tờ khai; lập tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, làm các hoá đơn thương mại như Invoice, Packing List,… định mức và đăng ký các công văn cần thiết tuỳ theo từng loại hình xuất khẩu; thường xuyên liên lạc với các đại lý vận tải, hang tàu để theo dõi tình hình vận chuyển của lô hàng.
+ Bộ phận giao nhận: Liên hệ với hãng tàu để đặt và nhận Booking Note với hãng tàu hoặc nhận Booking Note theo sự chỉ định của khách hàng; thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hoá, các thủ tục hải quan tại cảng, kho, sân bay và các thủ tục liên quan kể từ khi nhận chi tiết hàng từ khách hàng cho đến khi giao hàng xong cho khách hàng; kiểm tra hàng trước khi giao nhận nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
- Phòng hành chính nhân sự: đề ra những kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực; hỗ trợ giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự; xây dựng nội quy và chính sách về hành chính nhân sự cho toàn công ty; điều hành và quản lý hoạt động nhân sự của toàn công ty; tìm kiếm và tuyển ứng viên phù hợp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của công ty.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TMDV Tân Minh Trí từ đầu năm 2016 đến năm 2018
- Hoạt đông của công ty gồm thương mại và dịch vụ nhưng em chỉ tập trung phân tích chủ yếu các số liệu kinh doanh từ năm 2016 đến năm 2018 đặc biệt là mảng dịch vụ như: giao nhận đường biển, giao nhận đường hàng không, vận tải nội địa và khai thuê hải quan Đây là các dịch vụ chính và đem lại nguồn thu chủ yếu cho công ty, giúp doanh thu tăng trưởng mạnh và khẳng định chất lượng về dịch vụ trong từng đơn hàng của công ty.
Bảng 1.1: Cơ cấu dịch vụ trong doanh thu của công ty giai đoạn 2016-2018
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Dịch vụ giao nhận đường biển 102.6 31.83% 186.6 38.83% 201.6 40.83%
Dịch vụ giao nhận đường hàng không 68.7 21.3% 107.9 22.45% 120.8 24.2%
( Nguồn: phòng kế toán của công ty TNHH TMDV Tân Minh Trí năm 2019)
- Dựa vào bảng 2.1 có thể thấy trong năm 2017 dịch vụ giao nhận bằng đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất 31.83% và chiếm tỷ trọng thấp nhất là vận tải nội địa 20.4% Do nhu cầu tăng mạnh về giao thương hàng hóa hiện nay, ngoài ra công ty luôn làm việc có uy tín, đúng hẹn, đúng giờ hoàn thành thủ tục và giao hàng cho khách, tạo lòng tin với khách hàng dẫn đến tỷ trọng vể giao nhận hàng hóa của công ty luôn chiếm ở mức cao. Đặc biệt, dịch vụ giao nhận bằng đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất chủ yếu vì tính đa
Tổng cộng 322.3 100% 480.5 100% 519.5 100% dạng, vận chuyển được nhiều mặt hàng khác nhau với khối lượng lớn và cước phí thấp nên thu hút sự lựa chọn của cách hàng so với các phương thức vận chuyển khác.
- Nhìn chung, vào năm 2018 cơ cấu dịch vụ của các ngành cũng không có nhiều biến đổi. Tình hình doanh thu của công ty giảm do nhiều lý do khách quan, chủ yếu do nhiều biến động của nền kinh tế trong và ngoài nước Một số doanh nghiệp logistics có vốn đầu tư nước ngoài nhảy vào thị trường Việt Nam, gây ra một số khó khăn cho công ty.
- Năm 2019, đây là một năm đầy khởi sắc của hoạt động kinh doanh, các ngành mũi nhọn như vận tải biển, vận tải đường hàng không của công ty dần tăng mạnh so với năm 2017.
Cụ thể, doanh thu của dịch vụ giao nhận đường biển tăng từ 107.9 triệu vào năm 2018 lên 120.8 triệu vào năm 2019 Cho thấy, công ty dần có hướng phát triển và có lối đi đúng đắn Bên cạnh đó, do nền kinh tế có nhiều biến đổi mạnh Đặc biệt nhu cầu về giao nhận hàng hóa ở Việt Nam ngày càng cao kéo theo tình hình hoạt động của công ty có nhiều khởi sắc Đây là một tín hiệu đáng mừng.
- Công ty Tân Minh Trí với nhiều năm hoạt động trong ngành Với đội ngũ nhân viên giỏi, sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc và sự gắn kết chắt chẽ giữa các phòng ban. Luôn luôn đặt ra những mục tiêu nhằm hoàn thiện và phát triển công ty trong giai đoạn sắp tới.
- Luôn cung cấp những dịch vụ an toàn và chất lượng đến tay khách hàng, thường xuyên trau dồi kĩ năng cho nhân viên, đào tạo nâng cao nghiệp vụ Thường xuyên đầu tư nâng cao cơ sở vật chất và marketing để thu hút khách hàng và cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước Nên được sự tin yêu từ khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ.
- Nhưng bên cạnh đó, hầu hết các doanh nghiệp logistic ở Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ, công ty TNHH Tân Minh trí cũng vậy Nên việc cạnh tranh trong ngành với các đối thủ trong và ngoài nước là một điều vô cùng khó khăn với công ty Đặc biệt khi các doanh nghiệp logistics có vốn đầu tư nước ngoài đang ồ ạt đổ vào thị trường Việt Nam,tạo sức ép không hề nhỏ cho công ty Ngoài ra, các đối thủ trong nước có quy mô vừa và nhỏ cũng cạnh tranh gây gắt và thi nhau mổ xẻ miếng bánh này Đòi hỏi công ty phải có những chính sách và định hướng rõ ràng để dìu dắt công ty ngày một đi lên.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016-2018
- Nhờ sự nổ lực không ngừng của toàn thể công ty, sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc và phó giám đốc, đã nổ lực không ngừng, dồn hết tâm quyết để dìu dắt công ty vượt qua những khó khăn về những mặt hạn chế, cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và hoạt động Dù quy mô của công ty chỉ ở mức vừa và nhỏ nhưng với sự nổ lực không ngừng, giúp công ty luôn tự tin để tiến xa hơn.
- Sau đây, em sẽ đi sâu vào phân tích các số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty từ năm 2017 đến năm 2019 để thấy được những thành quả mà công ty có được, cũng như những tiềm lực của công ty đối với ngành trong những giai đoạn sắp tới:
Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016 – 2018
( Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 322.3 480.5 550.7
Doanh thu hoạt động tài chính
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 32.06 47.41 54.05
Thuế thu nhập doanh nghiệp
( Nguồn: phòng kế toán của công ty TNHH TMDV Tân Minh Trí năm 2019)
- Dựa vào bảng 1.2 có thể thấy, công ty TNHH Tân Minh Trí đã không ngừng nổ lực để hoàn thiện hơn, với nhiều năm hoạt động trong ngành, với lòng nhiệt huyệt và hướng đi rõ ràng Doanh thu của công ty không ngừng tăng mạnh qua từng năm Cụ thể, doanh thu của công ty đã tăng vọt lên 480.5 triệu VNĐ vào năm 2018 so với năm 2017 và tăng 550.7 triệu vào năm 2019.
- Do nhu cầu về ngành logistics ở Việt Nam ngày càng cao, bên cạnh đó cùng với nổ lực không ngừng của toàn thể công ty Công ty Tân Minh trí dần khẳng định được uy tín mình trong lòng khách hàng Cho thấy sự khởi sắc không ngừng của công ty và giúp công ty cạnh tranh với những đối thủ trong và ngoài nước.
Về giá vốn hàng bán:
- Giá vốn hàng bán vào năm 2017 giảm 16.7 triệu VNĐ so với năm 2016 Do các công ty logistics có vốn đầu tư nước ngoài đang đổ bộ vào thị trường Việt Nam, đòi hỏi công ty phải bỏ ra một số vốn để mua thêm trang thiết bị và chi phí marketing để cạnh tranh với các công ty logistics trong và ngoài nước.
- Lợi nhuận của công ty cũng dần được khởi sắc, chủ yếu do nền kinh tế dần ổn định,việc doanh thu tăng mạnh kéo theo lợi nhuận của công ty cũng tăng cao vào năm 2018 đạt 480.5 triệu VNĐ Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết luôn sẳn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, luôn tạo lòng tin cho khách hàng bằng cách mang đến cho khách hàng những dịch vụ nhạnh gọn, hiệu quả , chất lượng với mức chi phí tối ưu.Bên cạnh đó, ban lãnh đạo có những chính sách tài tình dìu dắt công ty ngày một phát triển, tạo được lòng tin trong lòng khách hàng, giúp công ty có thể cạnh tranh với các đối nghiệm và mốt quan hệ với các đối tác như đại lý, hãng tàu,…giúp công ty dễ dàng mang đến cho khách hàng một dịch vụ chất lượng với mức giá cạnh tranh.
Chương 1 là chương giới thiệu tổng quan về công ty TNHH TMDV Tân Minh Trí Cho ta biết được quá trình hình thành của một công ty Trong suốt thời gian hình thành và phát triển, công ty đã trải qua nhiều khó khăn, đã vượt qua và phát triển đến thành công như hiện tại Chương 1 còn nói tìm hiểu them về tình hình phát triển của công ty từ năm
2016 đến năm 2018, giúp ta hiểu rõ hơn về những mặt lợi mặt hại của công ty, và biết được trong 2 năm đó công ty đã thu về được những gì Ngoài ra, chương 1 cũng cho ta biết về cơ cấu tổ chức bao gồm những ai, nhiệm vụ ở mỗi tổ chức như thế nào và cách điều hành các bộ phận của công ty.
Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu (FCL) lô hàng
Cơ sở lý thuyết
Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế thế giới, xuất nhập khẩu đã bắt đầu gia nhập vào quá trình phát triển của các nước kinh tế Việt Nam đang dồn sức vào việc xây dựng đất nước Việc xuất nhập khẩu đang dần trở thành một phần trong nền kinh tế phát triển của nước ta.Xuất khẩu đã được xuất hiện từ rất lâu nhưng chỉ là hình thức sơ khai Nhưng ngày nay, xuất khẩu đã mở rộng và phát triển mạnh mẽ với nhiều hình thức đa dạng khác nhau Chất lượng hàng hóa xuất khẩu được nâng lên đáng kể, một số mặt hàng đã có sức cạnh tranh trên thị trường thế giới và có tích cực đến chất lượng sản phẩm trong nước. Hiện nay, các mặt hàng gạo, dầu thô, thủy hải sản, hàng dệt may, giày dép, cà phê, nhân điều, hạt tiêu … của nước ta đã được thị trường được nhiều nước ưa chuộng Hoạt động này diễn ra trên nhiều lĩnh vực, ngành nghề của nền kinh tế cả với hàng tiêu dùng cũng như với tư liệu sản xuất.
Vậy xuất khẩu là gì? Khái niệm xuất khẩu là một khái niệm có từ rất lâu và không thể thiếu trong lĩnh vực kinh tế nước ta.Trong thương mại quốc tế, xuất khẩu là việc bán hàng hóa và dịch vụ ( có thể là hữu hình hoặc vô hình) cho một quốc gia khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm cơ sở thanh toán Tiền tệ ở đây có thể là tiền của một trong hai nước hoặc cũng có thể là tiền dùng trong thanh toán quốc tế của một nước thứ ba nào đó. Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế thế giới thì xuất khẩu là hoạt động đóng vai trò vô cùng quan trọng và rất cần thiết Xuất khẩu chính là hoạt động giúp các quốc gia có tham gia gắn kết và phụ thuộc vào nhau nhiều hơn Tùy vào lợi thế mà mức độ chuyên môn hóa sẽ khác nhau, trình độ chuyên môn hoá cao hơn, làm giảm chi phí sản xuất và các chi phí khác từ đó làm giảm giá thành Theo Luật Thương mại 2005, điều 28 khoản 1 thì khái niệm xuất khẩu mang tính vĩ mô: “ Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.”
Từ các quan niệm trên, có thể thấy rằng, định nghĩa về việc xuất khẩu là: “ Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi quốc tế Đây là hành vi buôn bán riêng lẻ mà cả là một hệ thống các quan hệ mua bán trong nền thương mại có tổ chức cả bên trong và bên ngoài nhằm bán sản phẩm, hàng hóa sản xuất trong nước ra nước ngoài thu ngoại tệ, đẩy mạnh sản xuất hàng hóa phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế ổn định từng bước nâng cáo mức sống nhân dân.”
Sơ đồ quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TMDV Tân Minh Trí
2.2.1 Sơ đồ các bên liên quan:
Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các bên liên quan Đây là sơ đồ quy trình nghiệp vụ mà công ty sẽ thực hiện khi đã ký kết hợp đồng với khách hàng:
Làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hoá và kéo container về đóng hàng tại kho công tyNhận thông tin về lô hàng của khách hàngTìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng
( Nguồn: Phòng giao nhận, xuất nhập khẩu của công ty TNHH Tân Minh Trí)
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu (FCL) bằng đường biển tại công ty
2.3 Phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu (FCL) Coffee Robusta bằng đường biển tại công ty
2.3.1 Ký kết hợp đồng và dịch vụ Đây là nhiệm vụ của phòng kinh doanh- marketing của công ty Bên cạnh bộ phận chuyên tổ chức giao nhận vận tải, thì đây là bộ phận bán hàng chuyên tìm kiếm khách hàng, liên lạc và đàm phán với khách hàng Sau khi tìm kiếm khách hàng và đàm phán thành công thì bước tiếp của bộ phận này là sẽ ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ giao nhận với khách hàng Các nhân viên của phòng kinh doanh- marketing sẽ tiếp tục bàn giao công việc còn lại cho các phòng nghiệp vụ khác và tiếp tục tìm kiếm khách hàng mới Đối tượng của công ty là các doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu nhưng chưa đủ năng lực thực hiện quy trình xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm, và họ muốn tập trung thời gian và công sức vào việc đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với hợp đồng cung ứng trong dịch vụ giao nhận này, khách hàng là công ty TNHH MTV Cà phê Nguyên Huy Hùng Việt Nam và công ty cung ứng dịch vụ là Tân Minh Trí sẽ thoả thuận các điều khoản như sau: Thời gian khi hợp tác cung ứng dịch vụ; Giá cả của dịch vụ; Những vấn đề mà mỗi bên phải chịu trách nhiệm về các chi phí để thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu; Quy định về trách nhiệm của mỗi bên: + Trách nhiệm của công ty TNHH MTV Cà phê Nguyên Huy Hùng:
Quyết toán với khách hàng
Thanh lý tờ khai vào sổ tàu
Hoàn thành hồ sơ, bàn giao chứng từ lại cho khách hàng và lưu hồ sơNhận Bill of Lading từ MSC và trả cước hàng FCL hàng hoá, đưa vào gia công chế biến, đóng gói hàng hoá, viết ký mã hiệu, dán nhãn hiệu, đóng thành kiện để sẵn sàng xuất khẩu.
Cung cấp toàn bộ thông tin cần thiết có liên quan đến lô hàng khi công ty Tân Minh Trí yêu cầu để hoàn thành nhanh chóng việc xuất hàng.
Đảm bảo thanh toán dịch vụ đúng thời hạn
+ Trách nhiệm của công ty Tân Minh Trí:
Liên hệ với hãng tàu để kéo container về công ty để đóng hang.
Làm thủ tục hải quan và các giấy tờ cần thiết có liên quan đến lô hàng theo yêu cầu của khách hàng như: giấy kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), lấy vận đơn đường biển,…
Chịu toàn bộ trách nhiệm về lô hang cho đến khi lô hàng được giao lên tàu.
Thông báo cho công ty khách hàng khi đã hoàn thành việc giao hàng và bàn giao bộ chứng từ cho công ty khách hàng.
Bộ phận giao nhận xuất nhập khẩu sẽ dựa vào hợp đồng khi ký kết để liên hệ và thực hiện theo đúng yêu cầu của khách hàng.
2.3.2 Nhận thông tin về lô hàng của khách hàng
Nhận và xử lý thông tin của khách hàng đã đăng ký dịch vụ Những thông tin mà công ty tiếp nhận từ khách hàng như sau:
Loại hàng: Căn cứ vào loại hang, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau củ quả tươi thì sẽ chọn cont lạnh: 20’RF, 40'RH tuỳ vào số lượng hàng; hàng bách hoá hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”) Cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó Ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng,…
Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
Hãng tàu: Tuỳ vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.
Tuy nhiên cũng có một số khách hàng đã quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hoá của mình thì công ty sẽ xét báo giá cước cho khách hàng đó biết.
Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
Trong hoá đơn thương mại thể hiện các nội dung chính như:
- Người bán: Công ty TNHH MTV Cà Phê Nguyên Huy Hùng
- Địa chỉ: 472 Hùng Vương Thị trấn Đắk Hà – Huyện Đắk Hà – Tỉnh Kon Tum
- Người mua: Công ty CAFEMA INTERNATIONAL S.A GENEVA
- Địa chỉ: AVENUE DE CHAMPEL 57 CP 400 – CH 1211 GENEVA 12
- Tên hàng: Cà phê hạt Robusta Việt Nam loại 1
- Tổng giá trị lô hàng: 51,118.88 USD
- Cảng bốc hàng: Cảng ICD PHƯỚC LONG 3
- Cảng dỡ hàng: LONDON GATEWAY PORT
- Điều kiện thanh toán: TTR
2.3.3 Chuẩn bị hàng hoá và kéo container về đóng hàng tại kho công ty
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa:
- Công ty xuất khẩu chuẩn bị hàng đầy đủ và đóng gói theo yêu cầu của hợp đồng.
Công ty sẽ liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, các bộ phận sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường Bộ phận nhân viên sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho nhân viên giao nhận bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading),cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng(losing time)…Sau khi chuẩn bị hàng xong, tiến hành thuê phương tiện vận tải (Book tàu) Theo tiêu chí: Đúng tuyến, Thời gian, Giá, Uy tín, Chế độ chăm sóc khách hàng
- Hãng tàu/FWD sẽ gửi: Booking note; Lệnh cấp container rỗng (một số hãng tàu chỉ cung cấp booking sau đó nếu khách hàng cần lấy cont sẽ duyệt lệnh cấp rỗng qua email); Seal container: khi nhận cont rỗng tại cảng sẽ được cấp seal này hoặc khi lên đại lý, hãng tàu duyệt sẽ được cấp.
- Chuẩn bị phương tiện vận tải, nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu ( thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container Ớ bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng.
- Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho cảng vụ Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
Booking Confirmation hoặc Lệnh cấp cont rỗng của lô hàng này thể hiện những nội dung sau:
- Người thuê tàu: Công ty TNHH MTV Cà phê Nguyên Huy Hùng
- Tên tàu/ số chuyến: CORNELIA I HU002A
- ETA : 18 JAN 2020 (Ngày dự kiến hàng đi)
- ETD : 20 JAN 2020 (ngày tàu rời cảng bốc hàng)
- Cảng bốc hàng: ICD PHUOC LONG 3
- Cảng dỡ hàng: LONDON GATEWAY PORT
- Loại hàng hóa: Cà phê hạt Robusta Việt Nam loại 1
- Thời gian/ ngày cut off giao container hàng là trước: 17 JAN 2020, 17:00pm
Closing time ( ngày cuff off ) là thời gian hãng tàu thường yêu cầu người giao hàng phải hoàn tất mọi thủ tục hải quan trước giờ quy định trên booking confirmation để có thể xếp hàng lên tàu trước ngày tàu chạy.
Nhận xét về quy trình giao hàng xuất khẩu (FCL) bằng đường biển tại công ty
- Đầu tiên là đối với phần mềm khai hải quan điện tử ECUS,với sự nâng cấp lên phiên bản 5, đã hỗ trợ cho các công ty một cách triệt để Sự nâng cấp này đã giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ khai hải quan đã trở nên phổ biến và dễ dàng thao tác hơn, giúp tiết kiệm thời gian, thông quan hàng hoá tự động, khai bổ sung thuế sau thông quan (AMA)
- Tiếp đến là công ty Tân Minh Trí có một cơ cấu tổ chức nhân sự khá chặt chẽ và được kết hợp điều hành và quản lý một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả. Ngoài ra, cơ cấu này còn được tổ chức trực tuyến Các phòng ban luôn liên kết vào tạo điều kiện hỗ trợ nhau giải quyết, hoàn tất công việc nhanh chóng Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận phối hợp ăn ý với nhau trong việc làm chứng từ, đảm bảo cho hàng hoá được xuất khẩu đúng tiến độ.Cuối cùng, Tân Minh Trí đã đầu tư và có được dàn đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, giúp cho công việc diễn ra trôi chảy và hiệu quả.
- Tân Minh Trí là một công ty TNHH TMDV, bên cạnh đó cũng là một trung tâm giảng dạy về các nghiệp vụ XNK Chính vì điều này, việc hiển thị trên trang web của công ty đa phần sẽ là những thông tin về các lớp học, các thông tin giảng dạy Trang web ít đề cập đến những lĩnh vực chủ chốt của công ty Điều này sẽ khiến cho khách ty.
- Mỗi công ty kinh doanh đều biết việc quảng bá marketing là điều tất yếu Tuy nhên, công ty còn hạn chế việc quảng bá cho công ty trên các trang mạng xã hội Ví dụ như việc chạy quảng cáo các chương trình học tập, các ưu đãi của công ty dành cho các khách hàng khi đến với công ty Vì vậy, việc các công ty, doanh nghiệp khác đang có nhu cầu tìm kiếm những vấn đề về xuất nhập khẩu sẽ khó tìm thấy được Tân Minh Trí.
- Tân Minh Trí là một công ty đang phát triển về xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Tuy nhiên, hiện nay là xã hội công nghiệp hóa, hiện đại hóa, các công ty trong và ngoài nước đều có nhu cầu giao - nhận hàng hóa Và quan trọng hơn, khi giao nhận hàng hóa từ trong nước sang nước ngoài, vấn đề chi phí đôi khi sẽ bị phát sinh, và khó có thể giải quyết kịp thời ngay thời điểm đó, điều này sẽ rất khó xử lý và ảnh hưởng ít nhiều cho các bên liên quan.
Chương 2 sẽ phân tích về những công việc mà công ty Tân Minh Trí sẽ thực hiện khi có hợp đồng ký kết với khách hàng Đặc biệt, chương 2 sẽ phân tích rõ hơn về lô hàng của đề tài đó là lô hàng Coffee Robusta loại 1 được xuất khẩu (FCL) bằng đường biển Ngoài ra, chương 2 còn thể hiện mặt ưu điểm và nhược điểm của công ty trong suốt quá trình hoạt động và quá trình thực hiện các bước để hoàn thành tốt công việc của mỗi phòng ban Cuối cùng, chương 2 làm rõ cho ta thấy một quy trình xuất khẩu (FCL) là như thế nào?