Trang 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---o0o--- HỌ VÀ TÊN: DƯ THỊ MỸ UYÊN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TR
GIỚI THIỆU VỀ JOY REAP METAL PTE LTD
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Công ty Joy Reap Metal Pte Ltd có địa chỉ tại 2109-10, Tòa nhà Sài Gòn Trade Center, số 37 Đường Tôn Đức Thắng, phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua điện thoại: +84 989 120 588 hoặc +84 777 205 992.
Website: https://joyreapmetal.com.vn/
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA JOY REAP METAL PTE LTD
Joy Reap Metal Pte Ltd là một công ty phân phối thép không gỉ chuyên nghiệp, được thành lập vào ngày 28 tháng 2 năm 2017 tại Singapore Công ty là thương hiệu quốc tế do Tập đoàn ZXH & Liamtron Trung Quốc sáng lập, đứng trong top ba nhà phân phối thép không gỉ hàng đầu tại Trung Quốc đại lục với doanh số bán hàng trên 1,1 triệu tấn mỗi năm Để mở rộng mạng lưới phân phối ra thị trường quốc tế, Joy Reap Metal Pte Ltd đã được thành lập, đồng thời công ty cũng sở hữu nhà máy liên doanh thép không gỉ tại Yongjin, Quảng Đông, Trung Quốc và Yongjin, Việt Nam.
Joy Reap Metal có mặt trên các thị trường thép không gỉ toàn cầu, bao gồm Mỹ, EU, Ấn Độ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga, Nam Mỹ và UAE, với Ấn Độ chiếm 90% sản lượng phân phối Mỹ là một trong những thị trường mới của công ty Joy Reap Metal tự hào là đối tác chiến lược của các nhà sản xuất thép không gỉ hàng đầu như Tsingshan Group, Yongjin China, Yongjin Vietnam, TISCO, DELONG GROUP và LISCO, cung cấp sản phẩm với giá cạnh tranh và cam kết dịch vụ xuất sắc cho khách hàng quốc tế.
SỨ MỆNH VÀ TẦM NHÌN
Đối với Joy Reap Metal Pte Ltd., sứ mệnh và tầm nhìn là nền tảng xác định hướng đi, mục tiêu và giá trị cốt lõi của công ty Chúng không chỉ xây dựng nhận thức thương hiệu mà còn tạo ra hình ảnh tích cực trong tâm trí khách hàng, liên kết với các giá trị của công ty Tầm nhìn và sứ mệnh cũng góp phần hình thành một cộng đồng nội bộ mạnh mẽ, nơi mọi người cùng hướng về một mục tiêu chung Hơn nữa, chúng mang lại năng lượng và động lực cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ ý nghĩa công việc, từ đó gia tăng sự tự động lực và cam kết.
Chính vì thế, Joy Reap Metal Pte Ltd đã xác định được sứ mệnh và tầm nhìn cho chính doanh nghiệp của mình với 7 nội dung chính sau:
- Chất lượng sản phẩm và dịch vụ
- Hợp tác đôi bên cùng có lợi
- Chân thật và toàn vẹn trong kinh doanh
- Mạng lưới phân phối toàn cầu
- Cùng bạn đi tới thành công
LĨNH VỰC VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG
Joy Reap Metal Pte.Ltd là một công ty chuyên phân phối thép không gỉ, cung cấp sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ tin cậy Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi cam kết mang đến đa dạng các loại thép không gỉ, bao gồm thép cuộn và thép tấm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Joy Reap Metal nhận thức rõ tầm quan trọng của thép không gỉ trong nhiều lĩnh vực, bao gồm xây dựng, sản xuất thiết bị y tế, thực phẩm và hóa chất Công ty cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao, luôn tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và hiệu suất tối ưu.
Khách hàng của Joy Reap không chỉ là đối tác mà còn là đồng đội trong hành trình phát triển Joy Reap Metal cam kết mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp thông qua việc cung cấp giải pháp thép không gỉ toàn diện và phù hợp với mọi nhu cầu.
Joy Reap Metal Pte Ltd sở hữu mạng lưới phân phối rộng khắp với hơn 17 thị trường xuất khẩu, bao gồm Mỹ, Việt Nam, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Nhật Bản và Ấn Độ, nơi chiếm tới 90% sản lượng phân phối hàng năm Ngoài ra, công ty cũng dự kiến mở rộng sang các thị trường như Philippines, Mexico, Brazil, Canada, Nga, Colombia và Thổ Nhĩ Kỳ trong tương lai.
Joy Reap Metal Pte Ltd hiện có các văn phòng đại diện tại Việt Nam, Ấn Độ và Hồng Kông, đồng thời dự kiến sẽ mở thêm văn phòng tại Thái Lan và Nhật Bản trong tương lai.
SẢN PHẨM
Thép không gỉ là hợp kim bao gồm ba thành phần chính: Carbon, Niken và Crôm, trong đó Niken là nguyên liệu hiếm giúp tăng cường khả năng chống ăn mòn axit và khả năng làm mềm, còn Crôm chiếm tối thiểu 10,5%.
Joy Reap Metal Pte Ltd chuyên phân phối hai dòng sản phẩm chính là thép không gỉ cuộn và thép không gỉ tấm Trong đó, thép không gỉ cuộn bao gồm hai loại: thép không gỉ cuộn cán nóng và thép không gỉ cuộn cán nguội.
Bao gồm có 3 series chính:
- Series 200: 201 có các dòng từ J1-J4 với các bề mặt No.1/2B/ FH
Các dòng thép không gỉ thuộc nhóm 200 thường được sử dụng phổ biến trong sản xuất đồ gia dụng như bàn ghế, tủ, thau, chậu, v.v Ưu điểm chính của nhóm này là giá thành thấp hơn so với dòng 304, nhờ vào tỉ lệ niken thấp Tuy nhiên, điều này cũng dẫn đến độ bền của sản phẩm từ nhóm 200 thấp hơn so với các dòng 304 và 316.
- Series 300: Bề mặt No 1/ 2B/BA/No 4/HL
Thép không gỉ Series 304 là một trong những loại thép không gỉ phổ biến và được ưa chuộng nhất nhờ vào những tính chất đặc biệt và ưu điểm vượt trội Joy Reap Metal Pte Ltd chủ yếu phân phối sản phẩm này vì những lý do quan trọng liên quan đến thép không gỉ Series 304.
Thép không gỉ Series 304 nổi bật với khả năng chống ăn mòn hiệu quả trong nhiều môi trường khác nhau, đặc biệt là trong các điều kiện ẩm ướt và tiếp xúc với hóa chất.
Thép không gỉ Series 304 dễ chế tạo và gia công, là lựa chọn lý tưởng cho nhiều sản phẩm, từ đồ gia dụng đến ứng dụng bảo vệ môi trường.
Tính chất cơ học ổn định: Thép không gỉ 304 có tính chất cơ học ổn định, đặc biệt là khả năng chống lại nứt gãy và ứng suất cao
Thép không gỉ 304 nổi bật với bề mặt trắng bóng, dễ dàng bảo quản và duy trì vẻ đẹp lâu dài Chất liệu này không chỉ giữ được sự sạch sẽ mà còn bền bỉ qua thời gian, rất thích hợp cho các ứng dụng cần tính thẩm mỹ cao.
Thép không gỉ Series 304 cung cấp sự kết hợp tối ưu giữa chất lượng và chi phí, với mức giá trung bình so với các loại thép không gỉ cao cấp khác, điều này làm cho nó trở thành sự lựa chọn ưa chuộng cho nhiều ứng dụng.
Series 400 bao gồm inox 430 với hàm lượng crom từ 12-17% và hàm lượng niken rất thấp hoặc bằng 0% Điều này khiến series này trở thành lựa chọn có giá thành rẻ nhất so với các series inox khác.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TỪNG BỘ PHẬN
Sơ đồ cơ cấu tổ chức chặt chẽ là yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp xây dựng hệ thống tổ chức hiệu quả Nó xác định rõ vai trò, trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phòng ban và cá nhân, từ đó tạo ra sự minh bạch và giúp mọi người hiểu rõ công việc của mình.
Joy Reap Metal Pte Ltd có hệ thống cơ cấu tổ chức như sơ đồ sau:
Chức năng của từng bộ phận thông qua mô hình sau:
Giám đốc giữ vai trò then chốt trong việc xây dựng và thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty Họ đưa ra quyết định chiến lược, định hình tương lai và đảm bảo các hoạt động hướng đến mục tiêu chung Với vai trò quan trọng trong các quyết định như đầu tư, mở rộng hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp, giám đốc cần đánh giá rủi ro và cơ hội, đồng thời phát triển các chiến lược để đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
Giám đốc Kinh Doanh có trách nhiệm đề xuất và triển khai chiến lược kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu doanh số và doanh thu Họ phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo tính khả thi của chiến lược, phản ánh đúng định hướng phát triển của công ty Đồng thời, Giám đốc Kinh Doanh cũng cần nắm bắt cơ hội mới trên thị trường, đề xuất và thực hiện các chiến lược mở rộng kinh doanh, thâm nhập vào thị trường mới và tối ưu hóa cơ hội từ thị trường hiện tại.
Trưởng phòng Kinh Doanh quản lý đội ngũ bán hàng, cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ và đào tạo để nhân viên đạt mục tiêu doanh số Họ cũng cần theo dõi thị trường và hoạt động của đối thủ cạnh tranh để hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh.
Các công ty thường tiến hành nghiên cứu thị trường để đánh giá các xu hướng và cơ hội mới, từ đó giúp họ thích ứng và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
Nhân viên Kinh Doanh là nhân tố chủ chốt trong việc triển khai chiến lược bán hàng của công ty Họ thường xuyên tương tác với khách hàng, cung cấp tư vấn và giới thiệu sản phẩm một cách hiệu quả.
Để đạt được mục tiêu doanh số bán hàng, nhân viên Kinh Doanh cần xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Họ có trách nhiệm cung cấp hỗ trợ, giải đáp thắc mắc và đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt nhất, từ đó tạo ra sự hài lòng và lòng trung thành từ phía khách hàng.
Giám Đốc Thu Mua quản lý toàn bộ quy trình mua hàng của công ty, từ việc đặt hàng, đàm phán giá cả đến đảm bảo nguồn cung ổn định cho sản xuất và kinh doanh Họ có trách nhiệm xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp, đảm bảo rằng đối tác cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng, đúng thời hạn và giá cả hợp lý.
Trưởng Phòng Thu Mua đóng vai trò lãnh đạo quan trọng trong việc quản lý và phát triển đội ngũ thu mua, đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ và có năng lực thực hiện nhiệm vụ hiệu quả Họ cũng chịu trách nhiệm phát triển và triển khai chiến lược mua hàng phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổng thể của công ty, cân nhắc đến các yếu tố chi phí, chất lượng và độ tin cậy của nhà cung cấp.
Nhân viên Thu Mua đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua sắm, bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và đảm bảo hàng hóa hoặc dịch vụ đáp ứng yêu cầu Họ theo dõi xu hướng thị trường và tìm kiếm cơ hội mua hàng mới, đồng thời đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu của công ty một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Trưởng Phòng Nhân Sự là người quản lý toàn bộ bộ phận nhân sự của công ty, chịu trách nhiệm cho quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên nhằm tạo ra đội ngũ có năng lực đáp ứng yêu cầu công việc Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các chính sách nhân sự, đảm bảo tuân thủ pháp luật, công bằng và minh bạch trong mọi quy trình liên quan đến nhân sự.
Nhân viên Nhân Sự chịu trách nhiệm thực hiện quy trình tuyển dụng, bao gồm xác định nhu cầu nhân sự, đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên và tổ chức phỏng vấn để lựa chọn ứng viên phù hợp.
Bộ phận kế toán có chức năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thông qua việc duyệt và kiểm tra các bảng cân đối, báo cáo tài chính Ngoài ra, bộ phận này còn tham gia vào quá trình ra quyết định chiến lược của công ty, đặc biệt trong các vấn đề liên quan đến tài chính.
Chức năng quản lý công nợ của công ty bao gồm theo dõi và ghi nhận các khoản nợ phải trả, kiểm tra công nợ từ khách hàng và đối tác Quy trình thu nợ được thực hiện để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ Ngoài ra, việc lập bảng cân đối công nợ và báo cáo tuổi nợ cũng là những nhiệm vụ quan trọng trong quản lý nợ và thanh toán.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA JOY REAP METAL PTE
PTE LTD TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY (2021-2023)
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Joy Reap Metal Pte Ltd (2021-2023)
Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh của Joy Reap Metal Pte Ltd
Thông qua số liệu các năm ở bảng 1.1, ta thấy rằng tình hình hoạt động kinh doanh của Joy Reap Metal Pte Ltd biến đổi liên tục:
Doanh thu của công ty trong năm 2021 đạt gần 129 triệu USD, nhưng đã giảm xuống còn khoảng 113 triệu USD vào năm 2022 Tuy nhiên, vào năm 2023, doanh thu đã tăng mạnh lên tới 147 triệu USD so với cùng kỳ năm trước, cho thấy sự biến động của thị trường tiêu thụ thép không gỉ trong ba năm liên tiếp Sự tăng trưởng doanh thu trong năm 2023 chứng tỏ công ty đang hoạt động hiệu quả và nhu cầu về sản phẩm cao Ngược lại, doanh thu năm 2022 giảm 14.04% so với năm 2021, cho thấy sự gia tăng cạnh tranh và cần thiết phải xây dựng các chiến lược mới để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Chi phí phân phối thép trong năm 2021 đạt 125 triệu USD, nhưng đã giảm xuống còn khoảng 111 triệu USD vào năm 2022, tương ứng với mức giảm 12.82% Tuy nhiên, đến năm 2023, chi phí đã tăng trở lại 22.37%, đạt khoảng 143 triệu USD so với năm trước Sự biến động này cho thấy ảnh hưởng kéo dài của dịch COVID-19 đến thị trường phân phối thép.
Giá nguyên vật liệu tăng cao do ảnh hưởng của 13 không gỉ, dẫn đến đứt gãy chuỗi cung ứng và khó khăn trong giao hàng Điều này trực tiếp tác động đến giá vốn hàng hóa và chi phí vận chuyển Từ năm 2021 đến năm 2023, tổng chi phí gia tăng chủ yếu là do sự mở rộng kinh doanh và chi phí vận hành của công ty.
Lợi nhuận của công ty đã trải qua sự biến động lớn trong các năm qua Năm 2021, lợi nhuận đạt gần 3,9 triệu USD, nhưng đã giảm xuống còn 2,2 triệu USD vào năm 2022 do thị trường biến động, dẫn đến chi phí tăng cao và khó khăn trong tiêu thụ Tuy nhiên, năm 2023 ghi nhận sự phục hồi mạnh mẽ với lợi nhuận tăng 52,46%, đạt 4,7 triệu USD, cho thấy sự tăng trưởng tích cực của lợi nhuận ròng trong giai đoạn này.
2021 đến năm 2023 Điều này là một dấu hiệu tích cực và cho thấy công ty đã quản lý được chi phí để tạo ra lợi nhuận tốt hơn
Từ năm 2021 đến 2023, Joy Reap Metal Pte Ltd đã trải qua một giai đoạn kinh doanh biến động, cho thấy thị trường phân phối thép không gỉ có nhiều cơ hội phát triển Tuy nhiên, thị trường này cũng tiềm ẩn sự dao động lớn về giá cả, ảnh hưởng đến sự tăng trưởng doanh thu của công ty trong giai đoạn này.
Năm 2023, Joy Reap Metal đạt doanh thu và lợi nhuận cao nhất trong ba năm, tuy nhiên, chi phí tăng cao qua các năm đã dẫn đến sự sụt giảm lợi nhuận Năm 2022, mặc dù doanh thu chỉ giảm 14,04%, nhưng lợi nhuận lại giảm tới 74,85%, cho thấy chi phí là yếu tố khó kiểm soát và là vấn đề quan trọng mà Công ty cần chú trọng.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU THÉP KHÔNG GỈ TẠI JOY REAP
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU THÉP KHÔNG GỈ TẠI JOY REAP METAL PTE LTD
Joy Reap Metal là đơn vị phân phối thép không gỉ uy tín, được khách hàng toàn cầu tin tưởng Để đáp ứng mục tiêu công ty và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, Joy Reap Metal đã xây dựng quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu Quy trình này bao gồm 4 giai đoạn chính, được thể hiện rõ ràng trong sơ đồ.
2.1.1 Tiếp nhận Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng xuất khẩu hàng hóa không chỉ là một bước quan trọng trong chuỗi cung ứng mà còn là công cụ quan trọng để quản lý rủi ro, thiết lập mối quan hệ đối tác và thúc đẩy thương mại quốc tế Đối với các khách hàng thân thiết đã hợp tác lâu dài với Joy Reap Metal, các đơn đặt hàng sẽ được khởi đầu qua các Tệp khách hàng trên những nền tảng Wechat, Whatsapp Đội ngũ Trợ lý kinh doanh - được phân bổ giám sát theo từng khách hàng, sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng để xác nhận và thu thập thông tin đặt hàng về: hàng hóa, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán, và các điều khoản khác…
Quá trình xử lý đơn đặt hàng chuyên nghiệp và đáp ứng đúng yêu cầu của bên nhập khẩu không chỉ tạo ra lòng tin mà còn củng cố mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
Và chính vì thế mà khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, đội ngũ Trợ lý kinh doanh của
Joy Reap Metal sẽ xử lý đơn đặt hàng và tiến hành tạo hợp đồng xuất khẩu ngay trong ngày nhận đơn.
2.1.2 Tạo hợp đồng xuất khẩu
Giai đoạn 1: Nhận thông tin từ chuyên viên kinh doanh
Từ đơn đặt hàng của khách hàng, thông tin được lưu trữ và tổng hợp vào File Order bằng Excel File Order này bao gồm nhiều mục khác nhau, giúp quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.
Mục Sales man’s Order chứa thông tin quan trọng để lập hợp đồng xuất khẩu, được thu thập từ sự tương tác giữa chuyên viên kinh doanh và khách hàng Các thông tin này bao gồm mô tả hàng hóa, khối lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.
Danh sách khách hàng sẽ tổng hợp thông tin quan trọng như tên khách hàng, tên công ty, địa chỉ công ty và thông tin liên hệ của người đại diện Đối với khách hàng chủ yếu từ Ấn Độ, các thông tin như số IEC, GST và PAN là cần thiết Mỗi khách hàng sẽ được gán một mã Code trên Excel, giúp việc tạo hợp đồng trở nên dễ dàng hơn, vì chỉ cần nhập mã Code để tự động nhập các thông tin liên quan vào hợp đồng xuất khẩu.
Giai đoạn 2 Tạo hợp đồng xuất khẩu
Dựa trên điều kiện thanh toán là thư tín dụng chứng từ hoặc điện chuyển tiền, Trợ lý kinh doanh sẽ chọn mẫu hợp đồng phù hợp để tạo, vì đây là hai phương thức thanh toán phổ biến nhất giữa Joy Reap Metal Pte Ltd và khách hàng Để tạo hợp đồng xuất khẩu, Trợ lý kinh doanh sử dụng công cụ Excel, với các thông tin chính đã được tự động nhập vào hợp đồng nhờ công thức đã gắn sẵn Các thông tin khác như điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và chứng từ kèm theo sẽ được Trợ lý kinh doanh nhập trực tiếp vào hợp đồng xuất khẩu.
Khi lập hợp đồng xuất khẩu, Trợ lý kinh doanh sẽ tạo Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) để ghi nhận số tiền đặt cọc mà khách hàng đã thanh toán cho Joy Reap Metal.
Hóa đơn 17 là một tài liệu quan trọng dùng để nhắc nhở khách hàng thanh toán khoản tiền đặt cọc Tài liệu này được tạo ra từ trang tính trong cùng một tệp dữ liệu với hợp đồng, giúp đảm bảo tính chính xác và đồng bộ trong quá trình giao dịch.
- Phụ lục 1 (Vì tính bảo mật, nên các thông tin liên quan đến nội bộ và khách hàng sẽ được ẩn): Hợp đồng xuất khẩu
Một hợp đồng xuất khẩu của Joy Reap Metal Pte Ltd bao gồm các nội dung chính sau:
+ Thông tin người bán, người mua
+ Thông tin hàng hóa, giá bán, tổng tiền (bao gồm cả đặt cọc)
+ Thông tin nhà máy, tiêu chuẩn sản phẩm
+ Thông tin cảng đến, cảng đi, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán
+ Điều khoản về bộ chứng từ cho việc nhận hàng (OBL, CIPL, MTC, INS)
- Phụ lục 2: Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Các nội dung chính có trong một PI bao gồm:
+ Thông tin người bán, người mua, cảng đến, cảng đi
+ Thông tin hàng hóa và số tiền đặt cọc phải thanh toán
+ Thông tin của phương thức thanh toán
+ Thông tin của ngân hàng thụ hưởng
Giai đoạn 3 Kí BMC (Business Management Control) cho hợp đồng mới
BMC là biên bản ghi nhận và kiểm tra nội dung của các chứng từ liên quan, được thực hiện bởi những chuyên gia có kinh nghiệm Tại Joy Reap Metal, các loại BMC chủ yếu bao gồm BMC kiểm tra hợp đồng mới, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, cùng với các khoản thanh toán như đặt cọc, thanh toán cuối cùng và thanh toán trước Đối với BMC hợp đồng mới, sự tham gia của đại diện phòng thu mua là cần thiết để đảm bảo rằng hàng hóa khách hàng đặt hàng là hợp lệ và nhà máy có khả năng cung cấp.
Sau khi xem xét nội dung hợp đồng mới, các đại diện sẽ ký vào BMC và ghi chú các điểm cần điều chỉnh Nhiệm vụ của người làm hợp đồng là đảm bảo rằng tất cả những điểm đã được ghi nhận đều được chỉnh sửa một cách chính xác.
- Phụ lục 3: BMC hợp đồng mới
Một BMC kiểm tra hợp đồng mới sẽ có những nội dung chính sau đây:
+ Những lưu ý về các điểm chính cần lưu ý được đúc kết từ quá trình kiểm tra
+ Số hợp đồng xuất khẩu
+ Các nội dung chi tiết cần phải được kiểm tra bởi Trợ lý kinh doanh, chuyên viên thu mua và bộ phận BA
Mục vấn đề là phần dành riêng để chỉ rõ các điểm sai và ghi chép lại như một minh chứng cho bất kỳ sự sai lệch nào có thể xảy ra trong tương lai.
Giai đoạn 4 Lấy chữ ký từ khách hàng và Giám đốc
Sau khi hợp đồng được chỉnh sửa theo quy định của BMC, bản nháp sẽ được gửi cho khách hàng để xin chữ ký Mọi điều chỉnh từ phía khách hàng cần có sự đồng ý của công ty Cuối cùng, hợp đồng hoàn chỉnh sẽ bao gồm chữ ký của cả khách hàng và Joy Reap Metal Pte Ltd.
Giai đoạn 5 Nhập liệu hợp đồng vào BR
Người tạo hợp đồng sẽ nhập toàn bộ thông tin và dữ liệu hợp đồng vào hệ thống BR của Trợ lý kinh doanh Tại đây, dữ liệu sẽ được tổ chức và lưu trữ trong một trang tính.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU TẠI JOY REAP METAL PTE LTD
Joy Reap Metal sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và có trình độ chuyên môn cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành dịch vụ và mang lại sự hài lòng cho khách hàng Không khí làm việc tích cực và nhiệt huyết của nhóm nhân viên trẻ không chỉ thúc đẩy động lực mà còn lan tỏa ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ tổ chức Môi trường làm việc thân thiện, nơi mọi người quan tâm và hỗ trợ lẫn nhau, cùng với sự hướng dẫn tận tình từ những người đi trước, góp phần quan trọng vào sự phát triển chung của công ty.
Việc phân bổ đội ngũ Trợ lý kinh doanh theo từng khách hàng và nhóm khách hàng quốc tế giúp họ tập trung chăm sóc khách hàng một cách chi tiết và tận tâm Điều này cho phép nắm bắt nhu cầu đặc biệt của từng khách hàng, phát triển chiến lược bán hàng tùy chỉnh, tối ưu hóa cơ hội bán hàng và tăng cường mối quan hệ khách hàng Phân bổ theo từng khách hàng cũng giúp dễ dàng theo dõi hiệu suất bán hàng, xác định khách hàng có hiệu suất cao và những điểm cần cải thiện Trợ lý kinh doanh có khả năng xử lý tình huống khẩn cấp nhanh chóng, ngay cả khi làm việc với khách hàng quốc tế lệch múi giờ, đảm bảo giải quyết kịp thời mọi vấn đề, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp trong dịch vụ và giao tiếp, tạo ấn tượng tích cực với khách hàng.
Trong bối cảnh thị trường hiện nay đang có xu hướng giảm, Joy Reap Metal áp dụng hình thức phân phối hàng hóa Back-to-Back, tức là chỉ đặt hàng với nhà máy khi có đơn đặt hàng từ khách hàng Phương pháp này giúp doanh nghiệp nhanh chóng phản ứng với biến động thị trường, tối ưu hóa quy trình sản xuất và linh hoạt đáp ứng nhu cầu thay đổi Đồng thời, việc này cũng giảm thiểu chi phí lưu kho, vì doanh nghiệp chỉ cần duy trì một lượng hàng tối thiểu, từ đó tiết kiệm chi phí bảo quản, kiểm kê và các khoản chi phí liên quan đến kho, cũng như giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc hủy đơn hàng do biến động thị trường.
Trong một giao dịch bán hàng hay mua hàng, số lượng chứng từ và tài liệu là rất lớn, cùng với sự gia tăng không ngừng của khách hàng Mỗi hồ sơ khách hàng cần được lưu trữ cẩn thận trong một khoảng thời gian nhất định, dẫn đến việc các công ty phải đối mặt với thách thức trong việc tổ chức, sắp xếp và lưu trữ tài liệu Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin khỏi hư hỏng và mất mát mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và sử dụng tài liệu Joy Reap cung cấp giải pháp hiệu quả cho vấn đề này.
Metal hiện đang lưu trữ dữ liệu bằng cả giấy và các công cụ điện tử như Excel và OneDrive Tuy nhiên, việc sử dụng Excel và OneDrive để lưu trữ dữ liệu cũng có một số nhược điểm cần được xem xét kỹ lưỡng.
Excel và OneDrive có thể không đảm bảo bảo mật tối ưu cho dữ liệu quan trọng Nếu không thiết lập các biện pháp bảo mật thích hợp, các tệp Excel có nguy cơ bị mất mát hoặc bị truy cập trái phép Việc tuân thủ các quy tắc an ninh là rất cần thiết để bảo vệ thông tin.
Excel thường gặp khó khăn trong việc xử lý khối lượng dữ liệu lớn, đặc biệt khi có nhiều công thức và tính toán phức tạp Tình trạng này có thể dẫn đến giảm hiệu suất khi làm việc với các tệp dữ liệu xuất khẩu lớn.
Quản lý phiên bản và theo dõi thay đổi trong tệp Excel trên OneDrive có thể gây khó khăn do sự xuất hiện của nhiều phiên bản và cập nhật từ nhiều người dùng Sự rối rắm này làm cho việc theo dõi các thay đổi trở nên phức tạp, và xung đột có thể xảy ra khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tệp đồng thời.
Excel và OneDrive có khả năng tích hợp và mở rộng hạn chế so với các hệ thống quản lý tài liệu và ERP, điều này có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tích hợp dữ liệu xuất khẩu với các quy trình khác hoặc mở rộng hệ thống.
Việc không thực hiện sao lưu dữ liệu đúng cách hoặc gặp sự cố với OneDrive có thể dẫn đến mất mát dữ liệu quan trọng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính toàn vẹn của thông tin xuất khẩu.
Quy trình kiểm tra chứng từ xuất khẩu tại Joy Reap Metal trải qua nhiều cấp quản lý và bộ phận thông qua việc kiểm tra BMC nhiều lần, giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót Tuy nhiên, quy trình này cũng gặp nhược điểm như việc kiểm tra trùng lặp do thông tin chưa được tự động hóa, dẫn đến giảm hiệu suất công việc và lãng phí thời gian Hơn nữa, việc phân bổ nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận chưa rõ ràng, cần thiết để chuyên môn hóa nghiệp vụ kiểm tra chứng từ.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM TỐI ƯU QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU THÉP KHÔNG GỈ TẠI JOY REAP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU BẰNG GIẢI PHÁP ERP
Việc tích hợp giải pháp ERP, cụ thể là Microsoft Dynamics ERP, vào quy trình tổ chức nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu của Joy Reap Metal Pte Ltd sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể Giải pháp này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính chính xác của thông tin Microsoft Dynamics ERP đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty con của các tập đoàn quốc tế lớn.
Giải pháp ERP mang lại nhiều ưu điểm và tính năng hữu ích cho Joy Reap Metal, được phát triển dưới sự quản lý của Microsoft, công ty sở hữu nền tảng Microsoft Dynamics Những lợi ích này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP cải thiện quy trình đặt hàng và xử lý chứng từ xuất khẩu bằng cách tự động hóa các công việc từ tạo đơn đặt hàng đến xuất hóa đơn và các chứng từ liên quan, giúp giảm thiểu lỗi và nâng cao độ chính xác.
Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin khách hàng và đối tác một cách hiệu quả, bao gồm lưu trữ chi tiết thông tin liên hệ, yêu cầu đặt hàng và các dữ liệu liên quan khác Điều này tạo ra một nguồn thông tin đồng nhất, dễ dàng truy cập và quản lý, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Hệ thống ERP hỗ trợ quản lý hiệu quả đơn đặt hàng và hợp đồng xuất khẩu từ khách hàng, giúp tổ chức và theo dõi thông tin một cách chính xác Việc tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận như kinh doanh, sản xuất và giao hàng đảm bảo sự đồng bộ, giảm thiểu nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống ERP tích hợp tài chính giúp theo dõi và báo cáo các giao dịch tài chính liên quan đến xuất khẩu, cung cấp thông tin về thanh toán, thuế và chi phí vận chuyển một cách tự động.
Hệ thống ERP đảm bảo bảo mật dữ liệu bằng cách quản lý quyền truy cập, ngăn chặn truy cập trái phép vào thông tin quan trọng về xuất khẩu và bảo vệ an toàn cho dữ liệu.
Hệ thống ERP cung cấp khả năng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất xuất khẩu, xác định chi phí và nhận diện cơ hội cải thiện quy trình.
Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quy trình quản lý liên kết bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, đồng thời đảm bảo thông tin được chia sẻ hiệu quả giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Việc triển khai giải pháp ERP tại Joy Reap Metal Pte Ltd không chỉ mang lại nhiều lợi ích đáng kể mà còn cần xem xét những yếu điểm và thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình áp dụng hệ thống.
Chi phí triển khai và duy trì hệ thống ERP là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, thường được xem là rào cản lớn Việc triển khai một hệ thống ERP không chỉ đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu lớn mà còn kéo theo các chi phí duy trì liên tục.
Triển khai giải pháp ERP có thể tốn thời gian và gây ra gián đoạn trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp do quá trình tích hợp.
Việc thay đổi văn hóa làm việc và quy trình làm việc có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là khi nhân viên phải thích nghi với những thay đổi do việc triển khai hệ thống ERP Sự đổi mới này đôi khi gây ra sự bỡ ngỡ và thách thức cho nhân viên trong việc điều chỉnh thói quen làm việc của họ.
Quản lý và vận hành hệ thống ERP đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, do đó, doanh nghiệp cần xem xét việc đào tạo nhân viên để đảm bảo sử dụng hiệu quả hệ thống này.
NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH KIỂM TRA CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU
3.2.1 Đề xuất giải pháp Đầu tiên, tập trung vào từng giai đoạn của quy trình kiểm tra chứng từ và xác định những công việc cụ thể cần được thực hiện Điều này bao gồm việc xác định loại chứng từ, thông tin cần kiểm tra, và các quy trình liên quan Tạo một bảng phân công nhiệm vụ chi tiết cho mỗi cá nhân và bộ phận, mô tả rõ ràng công việc họ chịu trách nhiệm Đảm bảo rằng mỗi người được giao một phần công việc mà họ có kinh nghiệm và kỹ năng Định rõ trách nhiệm cụ thể của từng người và bộ phận, cũng như quyền lợi và trách nhiệm quyết định Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc có trách nhiệm và minh bạch
Chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho Joy Reap Metal như Asana, Trello hoặc Microsoft Project để quản lý tác vụ và theo dõi tiến độ Cần thường xuyên cập nhật thông tin về tiến độ công việc và dự án, đồng thời sử dụng hệ thống thông báo tự động để thông báo các sự kiện quan trọng Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu suất dự án và hệ thống quản lý tác vụ, từ đó điều chỉnh kế hoạch dự án và quy trình quản lý nhằm tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả.
Bằng cách áp dụng những bước này, Joy Reap Metal có khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời giải quyết hiệu quả các vấn đề về trùng lặp và theo dõi tiến độ.
Mặc dù việc phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân trong quy trình chứng từ giúp kiểm soát thông tin đồng nhất và nâng cao hiệu suất, nhưng sự thay đổi trong phương thức làm việc có thể gặp phải sự phản đối từ nhân viên Nhiều người có thể cảm thấy bị áp lực và không sẵn lòng thích nghi, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi từ kiểm tra thủ công sang tự động hóa.
Khả năng tương thích của phần mềm quản lý dự án với hệ thống hiện tại của Joy Reap Metal có thể gặp thách thức, vì việc tích hợp không tốt có thể gây khó khăn trong quá trình triển khai Hệ thống tự động hóa cũng tiềm ẩn rủi ro an ninh, đặc biệt khi phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ Một sự cố trong hệ thống có thể dẫn đến gián đoạn quy trình làm việc và ảnh hưởng đến khả năng xuất khẩu.